BAGIAN II K E R TAS K E R J A I I .

K E R TAS K E R J A I I . 1 Hal-hal yang sudah memenuhi persyaratan SPI (Struktur Pengendalian Internal):
pembagian tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing divisi dalam organisasi
1. Departemen yang terdapat pada Hotel Nine Eleven (9-11) adalah tersebut dan pengendalian kas dimana Income Auditor dan Bookeeper melakukan cross
a) Food &Beverage Departement, check penerimaan tunai dengan General Cashier. divisi ini juga melakukan perbandingan
b) Accounting Departement atas catatan Night Audit Report dengan data yang ada yaitu laporan dari front office dan
c) dan Room Division Departement laporan dari F&B Departement
2. General Manager mempunyai hubungan family dengan :
Claudia, General Cashier dan HRD Administration (keponakan)
Cantika, Bookeeper (adik kandung)
3. Claudia menduduki posisi sebagai General Cashier
4. Claudia menduduki posisi sebagai HRD Administration
5. Hotel Nine Eleven (9-11) memiliki 4 gudang yang terdiri dari dua jenis gudang.
Gudang untuk keperluan bahan makanan yang terletak di dapur
gudang untuk keperluan penginapan yang tersedia tiap lantai ( 2nd
floor, 3rd floor, dan 4th floor).
Hotel Nine Eleven (9-11) tidak memiliki gudang utama
6. Night Audit bertugas untuk merekap seluruh pendapatan dan pengeluaran yang
terjadi pada hari tersebut
7. Seluruh pembayaran untuk setiap fasilitas pendukung dilakukan dikasir Front
Office secara tunai setiap kali menggunakan fasilitas tersebut, walaupun yang
menggunakan fasilitas tersebut sedang menginap dihotel tersebut
8. Manajemen berencana untuk mengambil alih seluruh fasilitas pendukung dalam
K E R TAS K E R J A I I . 3
jangka waktu dua tahun kedepan
9. Fungsi-fungsi yang diharapkan ada pada struktur organisasi yang baru :
Marketing Kelemahan Struktur Organisasi Hotel Nine Eleven (9-11):
Logistik - Lemahnya pemisahan tanggung jawab dan fungsi dalam organisasi.
Akuntansi dan Keuangan Contohnya, Claudia memegang dua posisi jabatan, yaitu General Cashier
Divisi Food & Beverage (F&B)
Divisi Room dan HRD Administration. Untuk menciptakan Sistem Pengendalian Internal
Divisi yang menunjang fasilitas-fasilitas selain fasilitas utama. yang kuat, sebaiknya dua jabatan tersebut dipegang oleh dua orang yang
 berbeda. Selain itu, General Manager juga melakukan fungsi marketing. K E R TAS K E R J A I I . 4
Padahal, sebaiknya General Manager hanya fokus pada tugasnya untuk
Ya
mengkoordinasi seluruh operasional hotel. Fungsi marketing sebaiknya
dilakukan oleh suatu divisi tersendiri
- Setiap divisi dalam organisasi ini tidak memiliki kepala bagian, sehingga
otorisasi dari masing-masing divisi dilakukan langsung oleh General
Manager. Dalam prosesnya, pengambilan keputusan akan berjalan lebih
lambat serta tidak efektif dan efisien
- Beberapa karyawan diangkat berdasarkan hubungan kekeluargaan. Hal itu
dapat melanggar etika bisnis
KERTAS KER JA II.5

General
Manager

Akuntansi dan
Auditor Marketing HRD Logistik Operasional
Keuangan

Food and
Penerimaan Fasilitas
Absence Sallary Store Keeper Pembelian Security Bookeper Cost Control Beverage Room Division
Barang Pendukung
Departement

Ruang Meeting
Cook Steward Waiter Front Office House Keeping Restoran
dan Ballroom

Receptionist Cashier Room Boy House Keeping Security

Cash payment Credit

KERTAS KER JA II.6

 General Manager

Auditor

Akuntansi dan
Marketing HRD Logistik Operasional
Keuangan

Food and
Fasilitas
Absence Store Keeper Bookeper Beverage Room Division
Pendukung
Departement

Sallary Pembelian Cost Control Cook Front Office House Keeping Restoran

Penerimaan Ruang Meeting

Steward Receptionist Cashier Room Boy
Barang dan Ballroom

Security Waiter Cash payment House Keeping Lapangan Golf

Credit Security Outbond Camp

Kolam Renang

Wisata Jawa
Timur

Usulan Deskripsi Kerja :

Masing-masing divisi bertanggung jawab kepada Kepala Bagian, kemudian Kepala Bagian
bertanggung jawab terhadap General Manajer
 M en gko o rd in a si selu ru h o p e ra sion al H o tel N ine
G e n e ral M a n a ger E leven (9 -1 1) m elalu i Kep ala B agian ti ap d iv isi

M elaku kan p ro m o si serta p engikla n an

M arketi ng M en cip takan p e nin gkatan p e n ju alan pe ru sah a an
m e la lu i strateg i p en ju ala n yan g efe kti f d an efi sie n .

A bsen ce
HRD M en go ntro l a b sen si p e gaw a i
B e rko o rd in asi d e ngan ba gia n sa lary te rkait gaji
karyaw an m e la lu i ju m lah ab se n si ka ryaw a n
Salary
M em b ayar ga ji d an u an g lem b u r karyaw an atas
p ersetu ju an G en era l M a n a g er seti a p tan ggal 1 atas
u pa h ya n g h aru s d ib ayar seti ap b u la n seb elu m nya

S to re K e e p e r
M e n d a t a I n v e n t o r y s e c a r a b e r k a l a s e ti a p 6 b u l a n
L o g i s ti k s e k a li
P e m b e lia n
M e n c a r i v e n d o r y a n g d ib u t u h k a n h o t e l d a n
m e m b u a t k o n tra k h a rg a d e n g a n v e n d o r te rs e b u t.
P e n e r im a a n B a r a n g
M e n g o n t r o l p e n e r im a a n b a r a n g u n t u k s t o k F & B
D e p a rte m e n t.
A k u n ta n s i SB eo couk rei tpye r
M en m j ab gu aa tk el aapmo ar an na nk eguu adnagnagn
dan In te r n a l A u d ito r
M e n ja d i N ig h t A u d it o r

Keuangan M e m e r ik s a k e b e n a r a n ju m la h u a n g d e n g a n ju m la h
y a n g t e r t u l i s p a d a r e m i tt a n c e e n v e l o p e .
C o st C o n tro l

F o o d a n d B e v e ra g e D e p a r te m e n t

O p e r a s io n a l Cook
M e m a s a k s e s u a i p e s a n a n d a n m e m a s ti k a n ti d a k s a l a h
m a s a k d e n g a n c a r a b e r k o o r d in a s i d e n g a n w a it e r
K u a lita s d a r i m a k a n a n h a r u s d ija g a , m e m ilih b a h a n -
b a h a n b e r k u a lit a s
P e m b e lia n b a h a n b a k u d ila k u k a n s t o r e k e e p e r
s e h i n g g a h a r u s s e l a l u b e r k o o r d i n a s i a g a r ti d a k t e r j a d i
k e s a la h a n s e r ta m e la k u k a n r e - c h e c k e t e la h b a h a n
d a ta n g
S te w a rd
M e n ja g a k e b e r s ih a n d a p u r
W a ite r
P e la n g g a n y a n g m e m e s a n m a k a n a n a k a n
b e r h u b u n g a n la n g s u n g d e n g a n w a it e r b a ik p e la n g g a n
y a n g m e n d a t a n g i r e s t o r a n a t a u m e m e s a n m e la lu i
k a m a r, p e m e s a n a n m e l a l u i k a m a r a k a n b e r h u b u n g a n
d e n g a n r e s e p s io n is d a n r o o m m a id
T id a k h a n y a b e r k o o r d in a s i d e n g a n F & B d a n F r o n t
o ffi c e t a p i j u g a c o o k i n g u n t u k m e m a s ti k a n p e s a n a n
y a n g s e le s a i d a n s ia p d is a n t a p o le h p e la n g g a n
 Front Office
Recepcionist
Melakukan semua aktifitas yang
berhubungan dengan front office.
Dipisahkan tanggung jawab dengan
kasir untuk mencegah terjadinya RESTORAN
kecurangan
Tidak melakukan pembuatan laporan
RUANG MEETING
keunganLaporan keuangan. DLL
Resepsionis hanya mencatat keluar
masuknya tamu hotel
Kasir
Kasir akan melakukan pengisian kas
FASILITAS
kecil untuk pengeluaran uang unai
PENDUKUNG
Room
dan penerimaan
Bukti-bukti transaksi dikumpulkan dan
dicacat oleh kasir agar memudahkan
akuntan dalam pencatatan

Division
House Keeper
Room Boy
Menjaga kebersihan kamar
Berkoordinasi dengan bagian logistik
mengenai persediaan di kamar hotel
House Man
Menjaga kebersihan lingkungan hotel
dan memastikan kamar yang kosong
sehingga dapat berkoordinasi dengan
resepsionis terkait reservasi
Security
Membantu tamu hotel yang
kesusahan mencari tempat dengan
memberikan jawaban apabila ada
yang bertanya mengenai tempat-
tempat di hotel