Anda di halaman 1dari 16

1.

1 PELAYANAN UMUM
1.1.1 PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN / PELANGGAN

Prosedur tetap ini menjelaskan pedoman baku proses penerimaan dan


pendaftaran pelanggan agar didapatkan data permintaan pemeriksaan dan
pelayanan yang benar sesuai dengan standar mutu pelayanan dan persyaratan
pelanggan. Proses ini dimulai dari pelanggan datang sampai dengan penyerahan
formulir permintaan pemeriksaan kepada pelaksana pelayanan medik, dimana
Prosedur ini berada di bawah tanggung jawab Manager Pelayanan.

PROSEDUR
1. Pelanggan datang dan mengambil
nomor antrian, kemudian menunggu
untuk pemanggilan nomor
antriannya oleh Customer Service.
2. Customer Service melakukan
pemanggilan sesuai dengan nomor
urut antrian, setelah pelanggan
datang segera menyambut dengan
salam dan melakukan proses
penerimaan pelanggan sesuai
Instruksi kerja Penerimaan
Pelanggan
3. Melakukan verifikasi persyaratan
sebelum pemeriksaan, meliputi;
- Apakah persiapan pelanggan sudah
CUSTOMER SERVICE dilakukan dengan benar, sesuai
dengan Standar Persiapan
Pemeriksaan
- Apakah identitas dan kelengkapan
administratif sudah terpenuhi, sesuai
Instruksi kerja Kelengkapan
Administrasi Pelanggan Proses ini
dikecualikan untuk pemeriksaan
rujukan.
Bila Memenuhi syarat diteruskan
ke proses selanjutnya
Bila Tidak meminta dan
menjelaskan kepada Pelanggan
untuk melakukan persiapan
pemeriksaan yang akan dilakukan.
4. Menginput data permintaan
pemeriksaan sesuai Instruksi Kerja
Input Data Pemeriksaan dan
Pembayaran
5. Meminta persetujuan kepada
pelanggan tentang pemeriksaannya,
jumlah biaya dan syarat pembayaran;
Bila pelanggan Setuju dilanjutkan
ke transaksi pembayaran
Bila pelanggan Tidak setuju maka
transaksi tidak dilanjutkan dan
selesai.
6. Menerima pembayaran atau meminta
surat jaminan pembayaran
(pelanggan rekanan)
7. Mencetak nota pembayaran atau
bukti pembayaran lainnya (bila
diminta), rangkap 2, satu lembar
diberikan kepada pelanggan, satu
lembar ditempel pada Formulir
Permintaan Pemeriksaan sebagai
arsip
8. Mencetak Kartu Kontrol Pelayanan
9. Menjelaskan kepada pelanggan
tentang alur pelayanan yang
dilalui/dikerjakan sebagaimana
dalam Kartu Kontrol Pelayanan
sesuai dengan Instruksi Kerja Alur
Pemeriksaan, kemudian
menyerahkan kartu tersebut berikut
nota pembayaran pada pelanggan.
10. Selanjutnya formulir permintaan
pemeriksaan dan nota pembayaran
diteruskan pada Pelaksana Verifikasi
input data untuk diverifikasi.
11. Pada akhir sesi pekerjaan membuat
Laporan Penerimaan Kas Harian
12. Mengambil formulir permintaan
pemeriksaan dari customer service
13. Melakukan koreksi ulang (verifikasi)
terhadap;
- Kesesuaian data pelanggan dan data
dokter pengirim
- Kesesuaian data pemeriksaan antara
formulir permintaan pemeriksaan
dan nota pembayaran.
- Kesesuaian permintaan layanan
VERIFIKASI INPUT pengantaran
DATA Jika Benar, nota divalidasi sebagai
bukti bahwa input data sudah
diverifikasi kemudian diteruskan
pada prosedur selanjutnya
Jika ada yang Tidak benar
diserahkan kepada manager
pelayanan untuk dimintakan
perbaikan dan diinput ulang kembali
mengikuti prosedur no 16
14. Mencetak barcode identitas
sampel sesuai Instruksi Kerja Cetak
Barcode Identitas Sampel,
ditempelkan pada formulir
permintaan pemeriksaan kemudian
diteruskan pada bagian sampling
atau bagian elektromedis/radiologi
dan pemeriksaan medik lainnya
15. Membuat laporan kegiatan verifikasi
input
16. Menerima formulir permintaan
pemeriksaan dari bagian verifikasi
input data yang terdapat
ketidaksesuaian.
17. Melakukan koreksi ulang (check &
verifikasi) terhadap;
- Kesesuaian data pelanggan dan data
dokter pengirim
- Kesesuaian data pemeriksaan antara
formulir permintaan pemeriksaan
dan nota pembayaran.
- Kesesuaian permintaan layanan
pengantaran
MANAGER PELAYANAN 18. Jika terdapat ketidaksesuaian
dilanjutkan dengan proses editing
sesuai dengan Instruksi Kerja
Penambahan/Pengurangan
Pemeriksaan
19. Melakukan input data mengikuti
prosedur no.4 dan 5
20. Selanjutnya formulir permintaan
pemeriksaan dan nota pembayaran
diteruskan pada Pelaksana Verifikasi
input data untuk diverifikasi.
21. Melakukan check laporan nota yang
belum diakui.
22. Pada akhir sesi pekerjaan membuat
Laporan Penerimaan Kas Harian
1.1.2 PELAYANAN PEMERIKSAAN MEDICAL CHECK-UP

Prosedur tetap ini ditujukan untuk menjadi pedoman baku prosedur


pelaksanaan pemeriksaan MCU kolektif yang dilakukan di tempat instansi atau di
luar Laboratorium mulai dari tahap penerimaan surat perintah kerja sampai
dengan penyerahan pekerjaan pada proses utama, agar didapatkan standar
pelayanan pemeriksaan yang bermutu dan benar. Manager Marketing bertanggung
jawab mulai negosiasi, membuat kesepakatan sampai dengan pembuatan Berita
Acara Pekerjaan MCU. Dimana prosedur ini berada di bawah tanggung jawab
Manager Pelayanan dan Koordinator MCU, Manager SDM & Umum bertanggung
jawab pada perlengkapan, transportasi, konsumsi dan proses persiapan, Manager
Laboratorium bertanggung jawab terhadap pengerjaan pemeriksaan laboratorium,
proses administrasi, rekapitulasi hasil keseluruhan, verifikasi akhir dan
penyerahan hasil, dan Manager Keuangan bertanggung jawab pada penagihan jasa
medical check-up.

PROSEDUR

Persiapan Pelaksanaan MCU

1. Sesudah proses negosiasi dan terjadi kesepakatan kerja


bersama, dan atas dasar Surat Perintah Kerja maka
timbul suatu pekerjaan MCU.
2. Marketing membuat Berita Acara MCU yang ditanda
tangani oleh Manager Marketing dan Kepala Cabang
3. Tembusan Berita Acara tersebut disampaikan kepada
- Manager Pelayanan
- Manager SDM & Umum
- Manager Laboratorium
MARKETING - Manager Keuangan
- Manager Shift II
4. Selanjutnya bagian marketing ikut memantau setiap
tahapan kegiatan (walaupun tidak harus terlibat dalam
kegiatan) agar terdapat koreksi bila ada penyimpangan
dari kesepakatan perjanjian.
5. Atas dasar berita acara MCU dari bagian Marketing,
Manager Pelayanan merencanakan dan membuat
undangan untuk rapat koordinasi antar bagian yang
terkait.
6. Manager Pelayanan membentuk tim pelaksana dan
menunjuk satu koordinator lapangan, berikut
pembagian tugasnya.
7. 2 (dua) hari sebelum hari pelaksanaan Manager
Pelayanan membuat rapat technical meeting dengan
BAGIAN semua anggota tim pelaksana, jika peserta lebih dari
PELAYANAN 100
8. Masing-masing anggota pelaksana tim menyiapkan
peralatan dan perlengkapannya
9. Melakukan check terhadap kelengkapan dan fungsi
peralatannya. Jika sudah lengkap dan berfungsi dengan
baik, Peralatan tersebut dipasang pada ruangan yang
ditentukan atau diberikan kepada bagian transportasi
untuk diangkut ke tempat MCU bila medical check-up
dilakukan di luar kantor

10. Atas dasar Tembusan Berita Acara yang dibuat


Manager Marketing, bagian SDM & Umum
mempersiapkan sarana dan prasarana non medis,
logistik dan mulai memesan konsumsi.
11. 1 (satu) hari kerja sebelum hari pelaksanaan Manager
SDM dan Umum mengkoordinasikan persiapan install
alat.
12. Setelah semua perlengkapan terkumpul di bagian
pengangkutan, alat segera diangkut ke tempat.
BAGIAN SDM & 13. Melakukan install alat, bila perlu dengan bagian terkait
UMUM 14. Melakukan check akhir semua peralatan, dan
memastikan bahwa semua alat dapat berfungsi dengan
baik
15. Bila semua sudah berjalan baik, dibuat berita acara
bahwa persiapan alat sudah selesai, ditembuskan ke
pelayanan.

16. Atas dasar tembusan berita acara yang dibuat oleh


Marketing, Manager Laboratorium melakukan
persiapan dan pengecekan terhadap kebutuhan bahan-
BAGIAN bahan logistik yang diperlukan untuk MCU.
LABORATORIUM 17. Mempersiapkan diri untuk proses pengerjaannya.
1.1.3 PELAYANAN PEMERIKSAAN CITO

Layanan Cito adalah layanan pemeriksaan dengan hasil prioritas cepat.


Dengan tujuan Memberikan pelayanan kepada pelanggan yang membutuhkan
hasilpemeriksaan lebih cepat dari janji hasil yang ditentukan yang diperuntukkan
untuk kasus-kasus kegawatan (emergency) dan kasus-kasus lainnya yang
mendesak. Dimana Prosedur tetap ini menjelaskan pedoman baku proses
pelayanan permintaan hasil cito, agar didapatkan sistem pelayanan yang benar
sesuai dengan standar mutu pelayanan dan persyaratan pelanggan. Proses ini
dimulai dari permintaan pelayanan cito sampai dengan penyerahan hasil kepada
Pelanggan, Prosedur ini terbatas hanya untuk layanan cito pemeriksaan
laboratorium. Prosedur ini berada di bawah tanggung jawab Manager Pelayanan
dan Manager Laboratorium.

PROSEDUR
1. Permintaan pelayanan cito disampaikan dan diterima
pada saat pendaftaran.
2. Petugas custumer service melakukan input data
permintaan layanan cito tersebut, pada saat input data
pemeriksaan. Data permintaan cito ini akan link ke
bagian operasional pemeriksaan.
3. Proses selanjutnya mengikuti dan sesuai dengan SOP
Penerimaan dan Pendaftaran.
CUSTUMER SERVICE 4. Setelah Nota tercetak, pada nota tersebut diberi tanda
& cito untuk mendapatkan prioritas pada proses
PELAKSANA berikutnya dan jam pengambilan hasil sesuai dengan
VERIFIKASI Intruksi Pelayanan Pemeriksaan Cito dan Standart
INPUT DATA Waktu Penjanjian Pemeriksaan Cito kemudian
diserahkan pada pelaksana verifikasi input data untuk
dilakukan proses verifikasi
5. Setelah proses verifikasi input data, pelaksana
verifikasi input data mengkomunikasikan informasi
cito ini pada Manager Laboratorium/Administrasi
Laboratorium untuk menginformasikan jam
pengambilan hasil dan konfirmasi pekerjaan cito.
6. Setelah menerima informasi cito, Manager
Laboratorium/Administrasi Laboratorium menulis
MANAGER
informasi pekerjaan cito tersebut pada Buku
LABORATORIUM
Permintaan Pemeriksaan Cito
7. Selanjutnya Manager Laboratorium/Administrasi
Laboratorium melakukan cross check pada program
LIS (Lab Note) untuk memastikan bahwa catatan pada
Lab Note tentang infomasi cito sudah di input.
8. Pelaksana terkait akan melihat data detail informasi
PELAKSANA ANALIS pekerjaan cito tersebut di komputer (Lab Note pada
program LIS).
9. Kemudian melakukan pemeriksaan sesuai prosedur
yang berlaku dengan memprioritaskan pemeriksaan
cito tersebut.
10. Setelah proses analisa selesai segera input data hasil
11. Setelah data hasil pemeriksaan sudah lengkap isinya di
komputer, pelaksana administrasi mencetak hasil
pemeriksaan sesuai prosedur Dokumentasi & Validasi
12. Melakukan serah terima hasil cito pada program LIS
dengan proses submit oleh pelaksana administrasi
laboratorium
13. Menyerahkan hasil pemeriksaan cito tersebut kepada
PELAKSANA petugas customer service dan melakukan tanda serah
ADMINISTRASI terima oleh customer service dengan proses receive
LABORATORIUM pada program LIS
14. Selanjutnya Petugas Custumer Service akan
menyerahkan hasil pemeriksaan tersebut pada
pelanggan sesuai prosedur Penyerahan Hasil
Pemeriksaan

1.1.4 PELAYANAN PELANGGAN RUJUKAN

Pelanggan Rujukan adalah pelanggan yang dikirim oleh laboratorium/RS


lain, yang oleh karena sesuatu hal Lab/RS tersebut belum/tidak mampu
mengerjakan sendiri. Prosedur tetap ini menjelaskan pedoman baku proses
pelayanan pelanggan rujukan ekstenal PRAMITA, agar didapatkan sistem
pelayanan yang benar sesuai dengan standar mutu pelayanan dan persyaratan
pelanggan. Proses ini dimulai dari pendaftaran Rujukan atau penerimaan bahan
rujukan dari ekspedisi sampai dengan pengiriman hasil kepada Pelanggan
Laboratorium/RS yang merujuk. Prosedur ini berada di bawah tanggung jawab
Manager Pelayanan.
PROSEDUR
PENERIMAAN PEMERIKSAAN RUJUKAN
1. Bahan-bahan dari luar kota yang dikirim via ekspedisi
yang diterima oleh pelaksana keamanan atau bahan
yang diambil langsung oleh kurir diserahkan pada
pelaksana contact person rujukan.
2. Contact Person rujukan selanjutnya melakukan
pencatatan pada buku Penerimaan Bahan Rujukan
CONTACT PERSON 3. Melakukan verifikasi terhadap kelengkapan dan
RUJUKAN kesesuaian bahan;
- Bila Memenuhi syarat, formulir rujukan diserahkan
kepada pelaksana Custumer Serice untuk proses input
data pendaftaran.
- Bila Tidak menghubungi laboratorium pengirim,
untuk mengkomonikasikan terhadap ketidaksesuain
persyartan tersebut.

4. Formulir permintaan pemeriksaan rujukan yang


diberikan oleh contact person rujukan atau yang
langsung dari bagian ekspedisi labolatorium/RS
rujukan, diterima oleh pelaksana custumer service
5. Custumer Service melakukan proses pendaftaran dan
CUSTOMER SERVICE input data permintaan pemeriksaan sebagaimana
intruksi kerja Input Data & Pembayaran dalam SOP
Penerimaan dan Pendaftaran.

PENYAMPAIAN HASIL RUJUKAN

6. Contact Person Rujukan merekap seluruh pemeriksaan


rujukan pada buku catatan pasien rujukan
7. Penyampaian hasil rujukan dari Laboratorium
Eksternal,dilakukan sesuai prosedur pengiriman hasil
melalui Faximile, sedangkan hasil otentik dikirim via
kurir atau diambil sendiri oleh laboratorium yang
bersangkutan.
CONTACT PERSON 8. Contact Person Rujukan mempersiapkan hasil
RUJUKAN pemeriksaannya dimulai dengan display data hasil
pemeriksaan di komputer.
9. Bila hasil sudah lengkap, data dicetak dalam Laporan
Hasil Rujukan
10. Kemudian diserahkan kepada Dokter Penanggung
Jawab untuk dilakukan verifikasi dan validasi
11. Hasil yang sudah divalidasi adalah dokumen hasil
pemeriksaan rujukan yang siap dikirim melalui
Faximile.
1.2 SUMBER DAYA MANUSIA
1.2.1 PENERIMAAN PEGAWAI
Pegawai atau karyawan adalah tenaga kerja yang dipekerjakan
diperusahaan berdasarkan Surat Keputusan Presiden Direktur untuk waktu yang
tidak ditentukan dengan menerima upah sebagai balas jasa atas pekerjaan yang
dilaksanakan. Prosedur tetap ini ditujukan untuk menjelaskan pedoman baku
pelaksanaan penerimaan pegawai agar diperoleh Sumber Daya Manusia yang
berkualitas dan berdedikasi tinggi. Prosedur ini mulai dari permintaan
penambahan pegawai sampai penempatan pegawai dan pengangkatan pegawai
menjadi karyawan tetap. Prosedur ini berada dibawah tanggung jawab Manager
UMUM & SDM dan Kepala Cabang.

PROSEDUR
Perencanaan Penerimaan Pegawai
1. Manager UMUM & SDM membuat rencana penerimaan
pegawai, perencanaan ini didasarkan dari permintaan
unit terkait dengan mengisi Formulir Pengajuan
MANAGER SDM Kebutuhan SDM..
2. Melakukan pengkajian dan evaluasi apakah memang
penambahan tersebut dibutuhkan saat ini;
- Bila Benar Formulir Pengajuan kebutuhan SDM
tersebut dan diajukan kepada Kepala Cabang.
- Bila Tidak disampaikan alasannya, dan bila
diperlukan didiskusikan lebih lanjut dengan manager
terkait atau melalui Kepala Cabang.
3. Menerima Formulir Pengajuan Kebutuhan SDM dari
Manager SDM.
4. Melakukan pengkajian dan evaluasi terhadap permintaan
tersebut;
- Apakah kebutuhan tersebut memang diperlukan.
KEPALA CABANG - Bagaimana hubungan dengan rencana anggaran dan
kebijakan perusahaan
Bila disetujui dibuat rekomendasi persetujuan dan
disampaikan kepada Manager UMUM & SDM
Bila Tidak disetujui berarti proses berhenti dan
disampaikan alasannya
5. Melakukan seleksi surat lamaran pekerjaan yang masuk
dari pelamar. Seleksi meliputi :
- Performance Pelamar
- IPK Pelamar
6. Setelah menerima Perintah Penerimaan Pegawai dari
Kepala Cabang / Direktur UMUM & SDM, Manager
UMUM & SDM membuat pengumuman/iklan di media
MANAGER SDM
cetak/elektronik atau mengambil dari lamaran yang
sudah masuk sebelumnya.
7. Kemudian melanjutkan pada proses seleksi pegawai
Seleksi Calon Pegawai

1. Surat Lamaran Pekerjaan yang sudah diseleksi oleh


Kepala Cabang dikumpulkan oleh bagian SDM,
kemudian diseleksi kembali sesuai kebutuhan dan
kriteria persyaratan yang ditentukan.
2. Adapun kelengkapan persyaratan lamaran adalah sebagai
berikut :
- Surat Lamaran
- Curiculum Vitae
- Fotocopy Ijazah dan transkrip nilai serta Sertifikat
pendukung lainnya
- STR (untuk pegawai Teknis)
- Referensi dari pekerjaan sebelumnya (bagi yang sudah
berpengalaman)
- Pas Photo berwarna minimal 3 X 4 cm sebanyak 2 (dua)
BAGIAN SDM
lembar.
3. Pada lamaran yang memenuhi syarat akan dilakukan
pemanggilan untuk proses seleksi
4. Atas dasar panggilan seleksi, calon pegawai datang
kemudian dilakukan test wawancara ( Manager UMUM
& SDM dan atau Manager terkait ) dan test
- Bila Hasil Test Memenuhi syarat dilanjutkan pada
tahap seleksi selanjutnya yaitu test Psikotes
- Bila tidak memenuhi berarti lamaran ditolak,
kemudiaan diberitahuan via surat atau teleponbahwa
hasil seleksi tidak memenuhi persyaratan.
5. Melakukan Test Psikologi ( bila perlu );
- 8.2.5.1 Bila Hasil Test Memenuhi syarat dilanjutkan
pada tahap seleksi selanjutnya yaitu test kesehatan.
- Bila tidak memenuhi berarti lamaran ditolak,
kemudiaan diberitahukan via surat atau telepon bahwa
hasil seleksi tidak memenuhi persyaratan.
6. Melakukan test kesehatan;
- 8.2.6.1 Bila Hasil Test Memenuhi syarat dilanjutkan
pada tahapan akhir keputusan penerimaan.
- Bila tidak memenuhi berarti lamaran ditolak,
kemudiaan diberitahukan via surat atau telepon bahwa
hasil seleksi tidak memenuhi persyaratan.
7. Menyampaikan hasil test calon pegawai kepada Kepala
Cabang / Direktur untuk mendapatkan keputusan akhir
penerimaan.
8. Setelah menerima laporan hasil seleksi calon pegawai,
Kepala Cabang melakukan verifikasi terhadap hasil
KEPALA CABANG seleksi yang dilakukan oleh bagian SDM, bila diperlukan
bisa melakukan test wawancara akhir terhadap calon
pegawai;
- BilaMemenuhi Syarat dibuat keputusan penerimaan,
dan dilanjutkan pada prosedur berikutnya.
- Bila Tidak Memenuhi dibuat keputusan penolakan
9. Membuat Surat Perjanjian Kerja dengan Calon Pegawai
beserta penyerahan ijazah asli dari calon pegawai yang
bersangkutan
10. Menyerahkan kepada Bagian SDM untuk proses
berikutnya yaitu pengangkatan dan penempatan pegawai.
Pengangkatan dan Penempatan Pegawai

1. Setelah menerima surat perjanjian kerja dari Kepala


Cabang, bagian SDM melanjutkan dengan membuat
agenda/jadwal masa percobaan pegawai. Pembuatan
jadwal ini dapat dilakukan dengan berkoordinasi dengan
unit terkait.
MANAGER UMUM & 2. Masa percobaan pegawai dimulai dari orientasi pekerjaan
dan organisasi kepada calon pegawai, materi orientasi
SDM meliputi;
- Pengenalan Laboratorium Klinik PRAMITA (sejarah,
cabang dll)
- Visi dan Misi Organisasi
- Struktur Organisasi
- Ruang Lingkup Usaha
- Pemahaman system ISO yang diterapkan (panduan
Mutu)
- Pemahaman Peraturan Perusahaan
- Pemahaman K3
- Pemahaman Job Description dan SOP terkait
3. Kemudian dilanjutkan pada materi inti masa percobaan
keahlihan (kompetensi) sesuai spesifikasi dan job
description, pelaksanaan masa percobaan dapat
dilakukan pada bagian terkait.
4. Membuat evaluasi masa percobaan dan kompetensi,
evaluasi ini dilakukan dengan test tertulis dan penilaian
dari atasan pegawai, selanjutnya menyampaikan hasil
masa percobaan ini kepada Kepala Cabang.
5. Pada akhir masa percobaan, Kepala Cabang membuat
rekomendasi diterima atau tidak diterima sebagai calon
pegawai tetap kepada Direktur UMUM & SDM,
rekomendasi ini dibuat berdasarkan hasil evaluasi dari
masa percobaan pegawai serta memperhatikan masukan
dari bagian bagian lain yang terkait.
KEPALA CABANG 6. Mengirim rekomendasi tersebut kepada Direktur UMUM
& SDM berikut copy dokumen kepegawaian dan hasil
test lainnya beserta surat permohonan pengangkatan dan
penempatan.
7. Pada akhir masa percobaan, calon pegawai harus
memenuhi standar penilaian prestasi kerja, jika kurang
memenuhi persyaratan maka akan dibuat 3 keputusan,
yaitu Tidak dilanjutkan sebagai pegawai, diberikan
tambahan masa percobaan maksimal 2 bulan atau dibuat
Kesepakatan Kerja Bersama dalam jangka waktu
tertentu.
8. Setelah menerima surat rekomendasi dan pengajuan
pengangkatan dari Kepala Cabang, Direktur UMUM &
SDM membuat keputusan pengangkatan terhadap calon
PRESIDEN DIREKTUR
pegawai tersebut berupa Surat Rekomendasi
DAN
DIREKTUR
Pengangkatan dan Penempatan Pegawai.
UMUM & SDM 9. Kemudian diserahkan pada Administrasi Kepegawaian
Kantor Pusat untuk pencatatan.
10. Presiden Direktur akan membuat Surat
KeputusanPengangkatan dan Penempatan Pegawai
11. Surat Pengangkatan Pegawai dikirim kembali ke Cabang
dan kepada Pegawai yang bersangkutan.

1.2.2 PENGADAAN BARANG DAN JASA


Barang Logistik adalah barang atau reagensia habis pakai yang digunakan dalam
proses operasional atau produksi atau kegiatan lain yang mendukung proses tersebut.
Prosedur tetap ini ditujukan untuk menjadi pedoman baku prosedur pengadaan barang & jasa,
agar kualitas mutu bahan selalu memenuhi persyaratan dan menunjang tercapainya mutu
produk yang berkualitas tinggi. Proses ini mulai dari pengajuan pembelian barang sampai
dengan Pengiriman Surat Pesanan kepada Supllier. Prosedur ini berada di bawah tanggung
jawab Manager UMUM & SDM.

PROSEDUR
PEMOHON Pengadaan & Negosiasi
PEMBELIAN 1. Pengajuan barang dapat dilakukan oleh bagian gudang
atau langsung oleh unit terkait khususnya terhadap
pengadaan barang inventaris (spesifikasi diisi dengan
detail dan lengkap) dengan terlebih dahulu membuat /
mengisi form pengajuan pengadaan/pembelian
2. Mengajukan form tersebut pada Manager Bagian
terkait untuk mendapatkan persetujuan.
MANAGER BAGIAN 3. Setelah menerima Formulir Pengajuan Pengadaan/
Pembelian Barang dari Pemohon, Manager Bagian
melakukan verifikasi untuk memastikan apakah
memang proses pembelian diperlukan dan informasi di
dalamnya sudah benar;
- Bila Benar divalidasi dan diteruskan pada prosedur
selanjutnya.
- Bila Tidak ditolak atau dilakukan perbaikan bila
ada yang salah.
4. Selanjutnya menyerahkan kembali Formulir Pengajuan
Pengadaan/Pembelian tersebut kepada pemohon untuk
diserahkan kepada bagian pengadaan
PENGADAAN 5. Setelah menerima Formulir Pengajuan Pengadaan
/Pembelian, Bagian Pengadaan melihat apakah barang
tersebut adalah barang logistik rutin dan apakah
suppliernya termasuk dalam daftar rekanan.
- Bila YA melanjutkan ke prosedur pemesanan barang
- Bila TIDAKsegera meminta penawaran kepada
supplier terhadap barang/jasa yang akan dibeli
minimal pada 2 supplier, kecuali pada barangbarang
rumah tangga atau supplier tunggal.
6. Setelah surat penawaran masuk, melakukan verifikasi
terhadap penawaran tersebut tentang;
Apakah syarat dan spesifikasi barang/jasa sudah
terpenuhi sesuai dengan surat pesanan.
Keabsahan dan persyaratan administratif surat.
- Bila memenuhi syarat dilanjutkan pada proses
berikutnyaBila tidak penawaran ditolak
Melakukan proses negosiasi kepada masing-masing supplier,
kemudian membuat berita acara hasil negosiasi pada Formulir
Berita Acara Negosiasi. Supplier dengan penawaran harga
terendah adalah kandidat pemenang dan akan ditentukan lebih
lanjut oleh pejabat yang berwenang (Manager UMUM & SDM
/Kepala Cabang/Direktur) Menyerahkan surat-surat penawaran
dan hasil negosiasi pada Manager UMUM & SDM/Manager
Keuangan untuk mendapatkan persetujuan pembelian dan
diketahui oleh Kepala Cabang/Manager Keuangan (dengan
catatan mendapat pendelegasian atau konfirmasi via telepon
dari Kepala Cabang). Menerima Surat Penunjukan Penawaran
Terpilih dari Manager UMUM & SDM.
7. Membuat Surat Pemesanan (Purchase Order/PO)
tentang barang yang akan dibeli.
8. Mengirim surat tersebut pada supplier.
9. Menyerahkan tembusan PO kepada bagian keuangan
(setelah barang datang), Gudang dan Arsip.

1.2.3 PENERIMAAN DAN PENGELOLAAN BARANG ASSET

Barang Inventaris adalah barang milik perusahaan diluar aktiva lancar


(persediaan) dan berumur ekonomis lebih dari 1 (satu tahun). Prosedur tetap ini
ditujukan untuk menjadi pedoman baku prosedur penerimaan, penyimpanan,
pemakaian sampai dengan pemusnahan/mutasi barang. Prosedur ini dimulai dari
pengiriman barang oleh suplier/pemasok sampai dengan penyerahan laporan
mutasi/pemusnahan barang kepada bagaian keuangan. Prosedur ini berada di
bawah tanggung jawab Manager SDM dan Umum.

PROSEDUR
Penerimaan & Penggunaan Barang Inventaris

1. Barang pesanan yang dikirim oleh supplier dilakukan


inspeksi oleh Pelaksana Pembelian, inspeksi dilakukan
PELAKSANA
terhadap;
PEMBELIAN
- Jenis, jumlah & kualitas barang sesuai dengan syarat
pembelian.
- Syarat Pengiriman
- Kesesuaian administratif.
Bila semua sudah sesuai dibuat berita acara inspeksi
barang pada formulir Inpeksi Barang, yang
selanjutnya diteruskan pada bagian penerimaan
barang inventaris yaitu bagian administrasi umum.
Bila tidak sesuai, barang dikembalikan lagi pada
Supplier untuk dikirim ulang.
2. Barang yang sudah diinspeksi oleh Bagian Pembelian,
diserahkan pada pelaksana administrasi umum.
3. Pelaksana Administrasi umum menerima barang
tersebut, dan melakukan pengecekkan lagi, kesesuaian
jumlah dan jenis barang dengan surat pesanannya. Bila
sudah sesuai barang diterima dan surat tanda terima
PELAKSANA
barang ditandatangani
ADMINISTRASI
4. Pelaksana Administrasi Umum mencatat barang
UMUM
tersebut pada Daftar Induk Barang Inventaris,
kemudian diberikan identifikasi dengan Label Identitas
inventaris.
5. Selanjutnya menyerahkan barang tersebut kepada
pengguna, melakukan serah terima barang dengan
media surat tanda terima barang dan Formulir
Penempatan/penarikan Barang Inventaris
6. Pengguna akan mencatat barang tersebut pada Formulir
Daftar inventaris.
7. Surat tanda terima barang ditandatangan oleh bagian
keuangan dan kepala cabang yang selanjutnya di
simpan oleh Bagian Pembelian, Bagian Administrasi
umum dan Bagian Keuangan.
Mutasi Barang Inventaris

1. Mutasi barang inventaris dapat terjadi atas permintaan


kantor pusat, permintaan cabang sendiri karena barang
tidak digunakan atau permintaan kantor cabang lain
KEPALA CABANG yang memerlukan barang.
2. Persetujuan mutasi barang oleh kepala cabang
dinyatakan dalam validasi formulir Mutasi Barang
yang selanjutnya diserahkan pada Manager SDM &
Umum untuk mengkoordinasikan proses pelaksanaan
mutasinya
3. Manager SDM selanjutnya berkoordinasi dengan
pelaksana administrasi umum untuk penarikan barang
ditempat user, tetapi bila barang sudah berada dalam
pengawasan dan tanggung jawab pelaksana
administrasi umum maka langsung pada procedure
4. Pelaksana ADM umum selanjutnya akan menerbitkan
formulir Penempatan/penarikan Barang inventaris ,
divalidasi oleh Manager SDM & Umum, dan
selanjutnya diserahkan pada pengguna barang untuk
proses penarikan.
PELAKSANA 5. Setelah barang ditarik, dibuat berita acara penarikan
ADMINISTRASI dengan menandatangani formulir
UMUM Penempatan/penarikan Barang inventaris dan meng-
update formulir Daftar Inventaris
6. Selanjutnya Pelaksana Adm. Umum akan mencatat
proses mutasi ini pada Daftar Induk Barang Inventaris
7. Membuat dokumen-dokumen mutasi barang seperti
surat jalan, bukti kepemilikan (bila ada), formulir
mutasi barang dll, kemudian menyerahkan pada
Manager SDM & Umum untuk divalidasi
8. Selanjutnya menyerahkan barang berikut dokumennya
pada bagian ekspedisi
9. Setelah barang diterima, cabang yang penerima akan
mengirim kembali formulir mutasi barang sebagai
bukti bahwa barang sudah diterima
10. Membuat laporan mutasi barang pada bagian keuangan
Pemusnahan Barang Inventaris

1. Proses pemusnahan barang inventaris dimulai dari


pengajuan oleh bagian Administrasi & Umum atas
dasar bahwa barang sudah tidak layak pakai dan tidak
mempunyai nilai ekonomis.
BAGIAN 2. Kemudian diajukan pada Manager SDM & Umumg
SDM & UMUM melalui formulir Pemusnahan Barang Inventaris untuk
mendapatkan persetujuan
3. Manager SDM & Umum selanjutnya melakukan
verifikasi dan bila perlu dengan inspeksi, hal yang
perlu diperhatikan adalah memastikan bahwa alat
sudah tidak layak pakai dan menyulitkan penyimpanan:
- Bila BENAR disetujui dan formulir diajukan lebih
lanjut pada kepala cabang
- Bila TIDAK setujuh proses selesai.

4. Selanjutnya kepala cabang akan melakukan verifikasi,


hal yang diperhatikan oleh kepala cabang adalah
apakah barang tersebut sudah tidak mempunyai nilai
KEPALA CABANG ekonomis dan nilai fungsi bila dipindahkan ke tempat
lain
- Bila BENAR pengajuan disetujui dengan memvalidasi
formulir pengajuan
- Bila TIDAK setjuh proses selesai
5. Setelah disetujui Kepala Cabang, formulir diserahkan
kembali pada Manager SDM & Umum untuk
pelaksanaan eksekusinya.
6. Manager SDM & Umum sebagai pelaksana lapangan
eksekusi pemusnahan barang inventaris
7. Kemudian dibuat berita acara pelaksanaan pemusnahan
barang inventaris dengan menandatangani formulir
BAGIAN Pemusnahan Barang Inventaris
SDM &UMUM 8. Formulir diserahkan pada pelaksana Administrasi
Umum, untuk dicatat & mengupdate status Barang
pada Daftar Induk Inventaris
9. Selanjutnya Pelakasana Administrasi Umum membuat
laporan perubahan status barang ini pada bagian keuangan.