Heidi Armani/145020301111060

AUDIT MANAJEMEN-CA

STUDI KASUS AUDIT ATAS KETERLAMBATAN

PRODUKSI DI PABRIK TEKSTIL MILIK PT. SERAT SUTRA

1. Temuan Audit
a. Kondisi:
i. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk
berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga
kedatangan bahan baku sering terlambat. Dari catatan penerimaan bahan baku
2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan
produksi, sehingga proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari
produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai
jadwalpengiriman yang ditetapkan.
ii. Karena proses produksi harus terus berjalan, supervisor memerintahkan untuk
memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi
pabrik, walaupun belum waktunya diproses, yang menyebabkan terjadinya
penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.
iii. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya,
sehingga padasaat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap
karena masih diperbaiki, yangberakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam
setiap hari.
iv. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan
yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang
telah ditetapkan, yangmenyebabkan tertundanya pengiriman barang yang
terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.
v. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan
denganterjadinya perubahan pesanan dari pelanggan, yang menyebabkan
terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam seminggu.
b. Kriteria:
i. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat
menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap
jenis produk.
ii. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :
1. Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap
bulan untuksetiap jenis barang,
2. Biaya penyetelan (setup) mesin,
3. Upah lembur, dan
4. Pengangguran sumber daya.
iii. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan :
1. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi
pabrik 6 jamsebelum proses produksi dimulai.
2. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk
dioperasikan.
 Heidi Armani/145020301111060
AUDIT MANAJEMEN-CA

3. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak
pesanan diterima.
iv. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas
produksi.
v. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain
vi. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi
yangdiakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar
tidak mengganggurencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
c. Penyebab:
i. Sering terjadinya keterlambatan pemenuhan pesanan.
ii. Supervisor memerintahkan untuk memproses bahan baku yang belum
waktunya diproses.
iii. Beberapa komponen mesin masih diperbaiki.
iv. Perusahaan belum memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk
melakukanperubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan)
permintaan dari pelanggan.
v. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian
produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk
mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
d. Akibat:
i. Laba mengalami penurunan yang signifikan dalam dua tahun terakhir.
ii. Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang
dibutuhkan untukmemenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal
pesanan yang telah ditetapkan.
iii. Terjadinya pembatalan pesanan sebesar 15% dari total pendapatan di
kawasan Timur Tengah dan sebesar 10% dari total pendapatan di kawasan
Eropa, serta penundaan pembayaran dari beberapa pelanggan sebagai
jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan berikutnya. Pasar
dalam negeri menurun sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu.
iv. Penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.
v. Waktu tunggu rata-rata mencapai 1 jam per hari.
vi. Penundaan pengiriman barang rata-rata 2 hari setiap pesanan.
vii. Terhambatnya proses produksi rata-rata hingga 18 jam seminggu.

2. Kesimpulan Audit Berdasarkan Hasil Audit

Berdasarkan temuan audit tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan
kebutuhan bahan baku perusahaan sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku
sering terlambat. Jadwal pemeliharaan mesin juga tidak selalu tepat dengan jadwal
penggunaannya, sehingga padasaat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum
siap karena masih diperbaiki. Selain itu, jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya
pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga menyebabkan tertundanya
pengiriman barang. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi juga
tidak disesuaikan denganterjadinya perubahan pesanan dari pelanggan.
 Heidi Armani/145020301111060
AUDIT MANAJEMEN-CA

3. Rekomendasi atas Permasalahan

Dari kesimpulan audit di atas, ditemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan-kelemahan tersebut adalah:
a. Kelemahan atas perubahan penjadwalan produksi dan pesanan dari pelanggan
karena perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis yang mendasari hal-hal
tersebut.
b. Kelemahan atas crosscheck antar bagian bagian produksi, pembelian bahan baku,
dan pemeliharaan fasilitas.
c. Kelemahan atas terselenggaranya jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu
tepat dengan jadwal penggunaannya.
Berdasarkan kelemahan-kelemahan tersebut, maka rekomendasi yang bisa diambil
manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut adalah :
1. Perusahaan harus membuat pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi
yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak
mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
2. Perusahaan harus membuat jadwal pemeliharaan mesin yang tepat dengan jadwal
penggunaannya
3. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang disusun berdasarkan rencana
penjualan,yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan
jadwal produksi setiap jenis produk.
4. Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check) program antara
bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk
mencegah terjadinya keterlambatan produksi.