2016
UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
(Universidad del Per, DECANA DE AMRICA)
CUESTIONARIO:
LIMA- PER
2016
2
Contenido
1. Nombre de la empresa ........................................................................................ 5
Misin ........................................................................................................................... 5
Visin ............................................................................................................................ 5
Organigrama ............................................................................................................. 6
3
11. Qu recursos tecnolgicos poseen en la empresa para realizar las
compras y cmo influyen en el funcionamiento de ella? es decir, que
hardware, software, u otros elementos utilizan para esta funcin. ................ 16
13. Explique los controles que utilizan para realizar sus compras ................ 17
4
1) Nombre de la empresa
La empresa elegida tiene por nombre La Dama Juana S.A.C.,
restaurante show turstico ubicado en la Av. Repblica de Panam
230, en el distrito de Barranco.
Misin
Dar a conocer al mundo la riqueza de la gastronoma del Per
desde una mirada contempornea.
Visin
Hacer que el mundo valore y haga suya la gastronoma peruana
como un producto de alta calidad, siendo uno de los lderes en el
mercado nacional.
3) Estructura organizacional
El restaurante cuenta con 51 trabajadores, los cuales se encuentran
distribuidos en la siguiente estructura organizacional:
5
Organigrama
JUNTA GENERAL
DE ACCIONISTAS
GERENCIA
GENERAL
PLANIFICACIN DE
TESORERA
EVENTOS
INFORMTICA Y
TALENTO
USO DE
HUMANO
TECNOLOGA
GERENCIA DE GERENCIA
OPERACIONES ADMINISTRATIVA
REA DE REA DE
REA DE
REA DE COCINA REA DE SERVICIO CONTABILIDAD Y MARKETING Y
ABASTECIMIENTO
FINANZAS VENTAS
JEFE DE
CONTADOR
CHEF EJECUIVO MAITRE MERCADEO Y JEFE DE COMPRAS JEFE DE ALMACN
GENERAL
PUBLICIDAD
JEFE DE ZONA DE JEFE DE ZONA DE JEFE DE CAPITN DE AUXILIAR RELACIONISTA ANALISTA DE SUPERVISOR DE CONTRALOR DE
PUBLICISTA
FROS CALIENTES REPOSTERA MOZOS CONTABLE PBLICO COMPRAS CALIDAD INVENTARIOS
AYUDANTES DE AYUDANTES DE
REPOSTEROS MOZOS
COCINA COCINA
6
4) Tiene departamento de compras?
Tal como pudimos observar en el organigrama, el departamento de
compras existe y se encuentra ubicado dentro del rea de
Abastecimiento.
Encontramos entonces:
7
Es responsabilidad de todos los colaboradores involucrados
directa o indirectamente en las actividades de compras,
resguardar en todo momento el buen nombre del restaurante,
estableciendo y preservando relaciones adecuadas con sus
proveedores.
La seleccin de proveedores debe ser realizada de manera
conjunta entre el Jefe de Compras, Chef Ejecutivo y Jefe de
Almacn.
Es indispensable promover una sana competencia entre los
proveedores para obtener el mximo valor agregado para el
negocio sin perder de vista el desarrollo de relaciones con
proveedores, de mutuo beneficio, de largo plazo.
El Analista de Compras es el encargado de realizar los pedidos
de los productos, y en caso de que no se encuentre, de manera
extraordinaria se encargar el Supervisor de Calidad.
Para realizar el pedido se utiliza el pedido a proveedores, que se
rellena exclusivamente por correo electrnico. Una vez relleno el
pedido a proveedores, el Analista de Compras debe firmarlo y
entregarlo al Jefe de almacn.
El personal encargado de interactuar en la adquisicin de los
insumos y materiales, debe celebrar contratos sin incurrir en
favoritismos de ninguna ndole.
Los compromisos y adelantos de dinero, se realizan
posteriormente a la entrega de garantas de fiel cumplimiento
de parte de los proveedores.
La verificacin del pedido es tarea del Jefe de Almacn y debe
ser realizada en presencia del Supervisor de Calidad
inmediatamente sea entregado.
8
En el caso de que la mercanca se considere como No apta,
el Jefe de Almacn debe contactarse con el proveedor para
comunicrselo y efectuar la devolucin correspondiente.
JEFE DE COMPRAS
SECRETARIA
ANALISTA DE SUPERVISOR DE
COMPRAS CALIDAD
9
Esto va de la mano con la calidad de la oferta, lo cual contribuye a
la percepcin positiva de los clientes de la relacin calidad-precio
y la satisfaccin de sus expectativas.
Evaluacin del
proveedor
Aceptar Fin
Reevaluacin anual
10
pueden conseguir a mejor precio en el mercado por mayoreo y
porque algunos productos de varios grupos pueden ser
suministrados por un mismo proveedor.
Seleccionar al proveedor
11
Reevaluacin anual
Requerimientos diario
12
Abarca todos los productos frescos que necesitan una
elaboracin inmediata o casi inmediata para que no
ocasionen mermas. Por ejemplo: carnes, verduras, pecados,
etc. Para este tipo de productos es necesario estipulas das
especficos de la semana para su abastecimiento, que varan
dependiendo del volumen de trabajo que tenga el
establecimiento.
Requerimientos peridicos
Comprenden todos los productos enlatados, secos,
congelados, harinas, pastas, etc., que en definitiva no
representan merma alguna, estos productos podrn
comprarse cada semana, cada 15 das o hasta cada es,
siempre y cuando se dispongo de almacenes o congeladores
adecuados para su almacenamiento; con base en el trabajo
disponible u el volumen de trabajo se podrn fijar fechas
especficas de compra.
13
TIPO DE PRODUCTO OBJETIVO ESTRATEGIAS ACCIONES
ESTRATGICO Satisfacer los Contar con un proveedor confiable Realizar controles mensuales a
que comercialice y transporte los los proveedores de estos
requerimientos de los
insumos con un estricto control de productos.
Insumos marinos comensales por el calidad. Realizar alianzas estratgicas
Mantener buenas relaciones con con nuestros proveedores.
consumo de platos
nuestro proveedor. Rotacin de los mens por los
marinos. tiempos de veda y
estacionales.
CUELLO DE BOTELLA Brindarle al consumidor Realizar contratos con los principales Realizar una buena evaluacin
proveedor de estas bebidas de los proveedores.
un producto de alta
alcohlicas. Asegurar el constante
Pisco, Ron, Whisky o calidad en nuestro bar. Mantener buenas relaciones con suministro de estos productos.
nuestro proveedor. Almacenar adecuadamente
Vodka
esta mercadera para evitar
mermas.
APALANCAMIENTO Compra de productos Contar con proveedores conocidos Conservar a nuestros
por la empresa que nos proveedores.
Insumos de Cocina de buena calidad a
proporcionan buenos precios. Analizar precios con los niveles
(carnes, lcteos, frutas precios razonables Contar con el equipamiento de calidad deseados.
necesario para el almacenamiento
etc.)
de estos productos.
RUTINARIO Reduccin de costos Realizar contratos con pocos Negociaciones continas en el
proveedores. precio de estos productos para
Conseguir descuento por volumen de actualizar los precios.
Productos de limpieza compras.
14
IMPACTO FINANCIERO Y COMPLEJIDAD COMER
15
10) Se establecen cantidades mximas y mnimas
para los productos a la hora de realizar la compra?
16
12) Qu sistema de compras se utiliza en la
Compaa? Por ejemplo, compras sin Stock, con Stock,
Son centralizadas, descentralizadas? Explique
Esta empresa de restauracin utiliza el comercio asociado o integral
que quiere dar a entender que el sistema de comercializacin busca
una satisfaccin general entre el proveedor, el consumidor final y la
empresa al brindar un servicio de calidad en nuestros platos. Se
utilizan frmulas en el departamento de compras como el mtodo
de stock FIFO o PEPS (First In First Out o en espaol lo que Primero
Entra Primero Sale) que se utiliza para controlar la cantidad de stock
que poseemos en insumos para la preparacin de los platos. Se
utiliza este mtodo ya que lo primero que entra al almacn debe ser
lo primero que salga, de esta forma estamos pendientes de la fecha
de vencimiento y de ciertos insumos que no pueden estar mucho
tiempo en el almacn. Estas acciones son centralizadas por el
departamento de compras y lo comparte con el rea de
almacenamiento ya que al momento de la llegada de los insumos
son ellos los que se encargan de supervisar la calidad de los insumos
para luego de la revisin se pase al rea de almacn.
17
El departamento de compras tiene la autoridad de expedir
rdenes de compras.
El departamento se cerciorar de cul es la mejor fuente de
abastecimiento y en relacin a los artculos ms importante
ser necesario pedir diversas cotizaciones.
Los documentos clave al ordenar los insumos lo sern la
requisicin y orden de compra.
La requisicin especificara los artculos deseados y es
autorizada por el supervisor del departamento origen.
Las requisiones podrn ser prenumeradas.
Las rdenes de compras son formuladas en el departamento
de compras.
Las ordenes de compras debern contener una descripcin
precisa de los artculos y servicios y deseados, cantidades,
precios y nombres y domicilio del proveedor.
La rdenes de compra debern estar prenumeradas y
firmadas por un agente de compras autorizado.
La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las
copias debern ser distribuidas internamente al
departamento de recepcin, departamento de cuentas por
pagas y al departamento que hizo la solicitud.
18
b. Debemos tener como mnimo 3 proveedores por producto
19
La calidad del producto, el que el proveedor cumpla con las
caractersticas especificadas.
La situacin financiera que impida demoras en el suministro
debido a problemas de cobros o pagos o de disponibilidad
de recursos monetarios.
Justiprecio, o sea que el precio este en funcin al servicio y a
la calidad del producto.
Disponibilidad para atender pedidos de emergencia en caso
nos encontremos sin insumos.
Condiciones y facilidades de pago, as como los precios
deben ser competitivos
Estos criterios deben tener un valor para poder calificar a cada uno
de ellos de acuerdo al grado de importancia que el
establecimiento establezca para cada criterio. Entre los principales
podemos mencionar adems del precio, nivel de servicio, calidad,
etc. aspectos como asistencia o soporte tcnico, capacidad de
innovacin, cumplimiento de los plazos, etc.
20
Los resultados se medirn porcentualmente y este definir cul de
ellos cubre nuestras expectativas y cul no. Todo ello estar en
funcin a las polticas que tenga cada establecimiento. Por ltimo
toda esta gestin debe ser comunicada oportunamente a
cada uno de nuestros proveedores para que, en caso existan
observaciones en su desempeo estos las puedan levantar para
mejorar las relaciones comerciales, satisfacer al cliente y evitar las
penalidades en caso existan.
A continuacin un ejemplo:
Ejemplo
ESCALAS (C) VALOR TOTAL (B*C)
CRITERIOS (A) PESOS (%) (B)
Prov. 1 Prov. 2 Prov. 3 Prov 1 Prov 2 Prov 3
Grado de cumplimiento 30 4 3 2 120 90 60
Capacidad de
5 3 4 5 15 20 25
produccin
Plazo de entrega 20 3 5 4 60 100 80
Clima laboral 5 4 2 3 20 10 15
Calidad 30 5 3 4 150 90 120
Situacin financiera 10 2 3 4 20 30 40
TOTAL 100 385 340 340
2. insuficiente,
3. Regular
4. Bueno
21
5. Muy bueno
22
Tener disponibilidad de los productos o servicios requeridos,
para poder mantener el flujo de las actividades en la
empresa.
Puntualidad en las entregas, evitando cuellos de botella y
sobre costos para la empresa
Posibilidad de realizar los pagos en plazos determinados.
Contar con las garantas necesarias de los productos o
servicios que se solicitan.
Entre las medidas que este restaurant adopta para mantener una buena
relacin con sus proveedores estn las siguientes: comunicarse
constantemente con sus proveedores; cumplir con los pagos y ser
transparente en lo que ambas partes necesitan; el aprovechamiento de
las nuevas tecnologas para siempre estar al pendiente de los pedidos, las
utilizan para conocer el estado de sus pedidos, el tiempo estimado de
llegada, los posibles incidentes que hayan ocurrido en el camino y las
soluciones tomadas en caso de problemas, esto le permitir ir controlando
y viendo que los acuerdos se cumplan tal cual fueron pactado.
23
realizado con la mayor responsabilidad posible y por lo mismo es
recomendable que se realice en una Planilla de requerimientos o similar,
con la firma del responsable. Siempre suele suceder que cuando
preguntamos quien fue el que pidi tal o cual cosa, o quien se olvid de
algo, nunca aparece el responsable.
24
Pronstico de ventas: siempre se recomienda el generar una
historia del negocio, es decir, guardar las estadsticas de
movimiento, para visualizar, platos ms vendidos, salida de
productos por temporada, etc. Esto nos permitir realizar una
proyeccin de nuestras ventas futuras.
25
aseguraran que las recetas no tendrn variacin. Como
ejemplo, simplemente pregntense que recibiran si solo
levantaran el telfono para hablar con el proveedor y le
pidieran un cajn de tomates para maana. Cuantas
variedades existen y son comercializadas habitualmente.
Estudio de mercado de proveedores: en varios libros que he
consultado me encontr con la aseveracin de lo necesario
que era el tener para la compra seleccionada, ms de dos o
tres proveedores por producto. De tal manera que todos ellos
sepan que estn compitiendo para la venta, mejorando
entonces: La calidad, el precio, las condiciones de pago, el
abastecimiento, la cantidad.
Notas de pedido u Orden de compra: documento
indispensable para el control, asegura que lo que se solicit y
acord se cumpla en el momento de la recepcin de la
mercadera. En este documento emitido por duplicado o
triplicado se establecer el producto, cantidad, precio, la
calidad, presentacin, condiciones de entrega, embalaje,
condiciones de pago, etc. Si entonces, siguiendo los
procedimientos administrativos, el que compra no es el mismo
que recibe, quien recibe la mercadera con la nota de
pedido en la mano corrobora que lo recibido coincida en un
todo con lo solicitado.
26
18) Almacenan la mercanca comprada? Cmo
funciona este almacenaje? Qu tecnologa utilizan para
esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantera, etc.)
27
sabores y el deterioro de las caractersticas propias de los
mismos.
Los equipos y medios de almacenamiento y de medicin en
los almacenes de alimentos no deben representar riesgos de
contaminacin. La administracin de los almacenes debe
elaborar un plan de limpieza y desinfeccin para estos
equipos y medios, as como para los pisos, paredes y
columnas de la instalacin.
Los alimentos pueden clasificarse, entre otros criterios, segn
las caractersticas que determinan las condiciones requeridas
para su almacenamiento. Dicha clasificacin es: Productos
que no requieren climatizacin, productos que requieren
climatizacin, estos se guardan en cmaras de conservacin
o mantenimiento (pudiendo llegar hasta 0 C) o en cmaras
de congelacin (pudiendo llegar hasta -30 C).
28