BREVE GUIA PARA LA ELABORACION DE PROCESOS

UNIDAD DE RECTORADO Y APOYO A GERENCIA

Definicin de Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Para cada proceso hay que realizar los siguientes pasos

1. Qu actividades hay que realizar y en qu secuencia para suministrar o prestar los productos
y servicios acordados (misin). (realizado ya )
2. Quin debe realizar cada una de las actividades.
3. Cmo hay que realizar cada actividad.
4. Cmo medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.

La finalidad de nuestros procesos es suministrar

o prestar los productos y servicios que
nos han encomendado de manera eficaz y eficiente y con la calidad comprometida.
Cmo identificar los procesos?
Algunos de los parmetros seran los siguientes:
- Influencia en la satisfaccin del cliente.
- Los efectos en la calidad del servicio.
- Influencia en los factores clave del xito.
- Influencia en la misin y estrategia.
- Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
- Los riesgos econmicos y de insatisfaccin.
- Utilizacin intensiva de recursos.

Una vez identificados debemos representar grficamente los procesos y la secuencia e

interaccin entre los mismos, en el mapa de procesos

En el mapa de procesos debemos incluir:

- Procesos de planificacin como aquellos procesos que estn vinculados al mbito de las
responsabilidades de la direccin.

- Procesos de gestin de recursos como aquellos procesos que permiten determinar,

proporcionar y mantener los recursos necesarios (recursos humanos, infraestructura y
ambiente de trabajo).

- Procesos de realizacin del producto/servicio como aquellos procesos que permiten llevar a
cabo la produccin y/o la prestacin del servicio.

- Procesos de medicin, anlisis y mejora como aquellos procesos que permiten hacer el
seguimiento de los procesos, medirlos, analizarlos y establecer acciones de mejora

Nosotros centraremos la actividad en el punto tercero puesto que realizamos un servicio pero
no nos encargamos de la planificacin

Los procesos son de tres tipos

1. Procesos estratgicos como aquellos procesos que estn vinculados al mbito de las
responsabilidades de la direccin y, principalmente, al largo plazo. Se refieren
fundamentalmente a procesos de planificacin y otros que se consideren ligados a factores
clave o estratgicos.

2. Procesos operativos como aquellos procesos ligados directamente con la realizacin del
producto y/o la prestacin del servicio. Son los procesos de lnea.

3. Procesos de apoyo como aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. Se
suelen referir a procesos relacionados con recursos y mediciones.
Incidiremos en el punto 2.

Smbolos en los diagramas de procesos

Sas Se suele utilizar este smbolo para representar el origen de una entrada
Inicio
Iniciooofin
finde
deun
proceso
proceso
un o el destino de una salida. Se emplea para expresar el comienzo o el fin
de un conjunto de actividades.

Dentro del diagrama de proceso, se emplea para representar una

Actividad
Actividad actividad, si bien tambin puede llegar a representar un conjunto de
actividades.

Decisin
Representa una decisin. Las salidas suelen tener al menos dos flechas
Decisin
(opciones)

Representan el flujo de productos, informacin, ... y la secuencia en que

se ejecutan las actividades.

Representan un documento. Se suele utilizar para indicar expresamente

Documento
Documento la existencia de un documento relevante.

Representan a una base de datos y se suele utilizar para indicar la

Base
Basede
dedatos
datos introduccin o registro de datos en una base de datos (habitualmente
informtica)

Nuestra tarea ser realizar las fichas de los procesos mas importantes mediante la simbologa.
La ficha de procesos se puede considerar como un soporte de informacin que recoge todas
aquellas caractersticas relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama,
as como para la gestin del proceso. Para ello tenemos unos formatos normalizados que nos
han proporcionado.

Informacin a incluir en la Ficha de Proceso

Misin u objeto: Es el propsito del proceso. Hay que preguntarse cul es la razn de ser del
proceso? para qu existe el proceso?. La misin u objeto debe inspirar los indicadores y la
tipologa de resultados que interesa conocer.

Propietario del proceso: Es la funcin a la que se le asigna la responsabilidad del proceso y, en

concreto, de que ste obtenga los resultados esperados (objetivos). Es necesario que tenga
capacidad de actuacin y debe liderar el proceso para implicar y movilizar a los actores que
intervienen.
Lmites del proceso: Los lmites del proceso estn marcados por las entradas y las salidas, as
como por los proveedores (quienes dan las entradas) y los clientes (quienes reciben las
salidas). Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de procesos, y es necesario
asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y en el propio mapa de
procesos. La exhaustividad en la definicin de las entradas y salidas depender de la
importancia de conocer los requisitos para su cumplimiento.

Alcance del proceso: Aunque debera estar definido por el propio diagrama de proceso, el
alcance pretende establecer la primera actividad (inicio) y la ltima actividad (fin) del proceso,
para tener nocin de la extensin de las actividades en la propia ficha.

Indicadores del proceso: Son los indicadores que permiten hacer una medicin y seguimiento
de cmo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misin u objeto. Estos indicadores
van a permitir conocer la evolucin y las tendencias del proceso, as como planificar los valores
deseados para los mismos.

Variables de control: Se refieren a aquellos parmetros sobre los que se tiene capacidad de
actuacin dentro del mbito del proceso (es decir, que el propietario o los actores del proceso
pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o comportamiento del proceso, y por
tanto de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dnde se puede tocar en el
proceso para controlarlo.

Inspecciones: Se refieren a las inspecciones sistemticas que se hacen en el mbito del

proceso con fines de control del mismo. Pueden ser inspecciones finales o inspecciones en el
propio proceso.

Documentos y/o registros: Se pueden referenciar en la ficha de proceso aquellos documentos o

registros vinculados al proceso. En concreto, los registros permiten evidenciar la conformidad
del proceso y de los productos con los requisitos.

Recursos: Se pueden tambin reflejar en la ficha (aunque la organizacin puede optar en

describirlo en otro soporte) los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente de trabajo
necesario para ejecutar el proceso.