Sistema de Información Colegio - Trabajo de Grado

PROPUESTA METODOLGICA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN
CONTABLE PARA LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIVADAS DE

EDUCACION BASICA Y MEDIA EN EL MUNICIPIO DE CARTAGO VALLE,
CASO ESTUDIO: COLEGIO CONQUISTADORES
DANIELA PALACIO MONTOYA

MATEO JIMENEZ LOPEZ
MODALIDAD: MONOGRAFA
UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN
PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA
CARTAGO - VALLE DEL CAUCA
2017
PROPUESTA METODOLGICA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN
CONTABLE PARA LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIVADAS DE
EDUCACION BASICA Y MEDIA EN EL MUNICIPIO DE CARTAGO VALLE,
CASO ESTUDIO: COLEGIO CONQUISTADORES
DANIELA PALACIO MONTOYA

MATEO JIMENEZ LOPEZ
ASESOR
JAIME ESPINOSA PEA
MAGISTER EN CIENCIAS FINANCIERAS Y DE SISTEMAS

FACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN
PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA
CARTAGO - VALLE DEL CAUCA
2017
NOTA DE ACEPTACIN
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
JURADO
__________________________________
JURADO
Cartago, 1 de Junio de 2017

DEDICATORIA
Ms vale adquirir sabidura que oro; ms vale entendimiento que plata.

Proverbios 16:16
Estudiar contadura no fue mi primera opcin, pero se convirti en la gran llave
que se me otorg para abrir puertas con grandiosas oportunidades, y ahora
agradezco a Dios, a mis padres y hermano, que han sido un apoyo incondicional
para toda mi vida; tambin a Dani, la mejor compaera, todo el esfuerzo vali la
pena; un escaln ms alto para estar ms cerca de mis sueos.
Mateo Jimnez Lpez
A Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud
para lograr tan anhelado objetivo, a mi Madre, Padre y Hermano por ser el pilar
fundamental en todo lo que soy, en toda mi educacin, tanto acadmica, como en
mi vida y por su incondicional apoyo, a mi compaero Mateo que ha sido
indispensable en este proceso, quiero darle las gracias, logramos lo que tanto
esperamos.
Daniela Palacio Montoya

AGRADECIMIENTOS
Agradecemos a los profesores que aportaron en nuestro proceso acadmico, y en

especial exaltar la labor de quien marc huella, quien, entre chistes y ancdotas,
inspir, motiv y corrigi, Jos Antonio Rodrguez, Gracias; y a Jaime Espinosa,
un excelente asesor de trabajo de grado, siempre con su buen humor, actitud y
disposicin, el asesor ideal para nosotros.
Al Colegio Conquistadores por abrirnos las puertas y poder realizar nuestro

estudio all. A la Universidad del Valle por habernos enseado lo que
acadmicamente necesitamos para ser profesionales en la Contadura Pblica.
Daniela Palacio y Mateo Jimnez

RESUMEN
Las instituciones educativas privadas de educacin bsica y media necesitan

establecer un sistema de informacin contable de acuerdo a las necesidades
de su labor, mejorando sus procesos y toma de decisiones. Mediante la
investigacin realizada al Colegio Conquistadores se conoci que la institucin
no tena un Sistema de Informacin Contable, y que no cuenta con bases
slidas para llegar a la construccin de polticas contables adecuadas, la
informacin que posee es muy bsica para garantizar que esta sea presentada
fiable y relevantemente. Para obtener una informacin real se utiliz tcnicas
como la entrevista y la observacin realizadas al personal directivo,
administrativo y docente, adems de los padres de familia y estudiantes; con la
informacin recopilada se realiz un diagnstico e identificacin del entorno y
las variables que afectan su informacin financiera, con el propsito de ayudar
a estructurar una base para un Sistema de informacin Contable que se
acomode a sus objetivos y conduzca a una gestin eficiente y a la satisfaccin
de las demandas de los usuarios internos y externos.
Palabras clave: Sistema de informacin contable, Institucin educativa privada,

productividad, competitividad, polticas contables
ABSTRACT
Elementary and High School private educational institutions need to establish a

reporting system according to the needs of their work, improving their
processes and decision making. Through the investigation carried out to the
Conquistadores School, it was known that the institution did not have a
Reporting System, and that it does not have a solid basis to elaborate suitable
accounting policies, the information that it possesses is very basic to guarantee
that it is presented reliable and relevantly. To obtain real information,
techniques such as interviews and observation were used for managers,
administrators and teachers, as well as parents and students; with the
information collected, a diagnosis and identification of the environment and the
variables that affect its financial information were performed, with the purpose
of helping to structure a base for a Reporting System that fits its objectives and
leads to efficient management and satisfaction of the demands of internal and
external users.
Key Words: Reporting System, Private educational institution, Accounting

policies, Competitiveness, Productiveness
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN .................................................................................................... 1
1. ANTECEDENTES ............................................................................................ 4
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 9
2.1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA................................................................. 9
2.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA ............................................................. 10
2.3. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA ....................................................... 11
2.4. DELIMITACIN DEL PROBLEMA .............................................................. 12
3. OBJETIVOS ................................................................................................... 13
3.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 13
3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................... 13
4. JUSTIFICACIN ............................................................................................ 14
5. MARCO REFERENCIAL ................................................................................ 16
5.1. MARCO TERICO ..................................................................................... 16
5.1.1. Organizacin ........................................................................................... 16
5.1.2. Sistema ................................................................................................... 20
5.1.3. Clasificacin de los sistemas ................................................................... 23
5.1.4. Sistema de informacin ........................................................................... 25
5.1.5. Teora basada en Recursos y Capacidades (TBRC) ............................... 29
5.1.6. Los sistemas de informacin contables en la administracin estratgica
organizacional ...................................................................................................... 32
5.1.7. Funcin y Objetivo de un sistema de informacin contable visto como un
recurso 33
5.1.8. Condiciones para el alineamiento de la informacin contable y la
administracin estratgica .................................................................................... 36
5.1.9. Utilidad de los Sistemas de Informacin Contable ................................... 39
5.2. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................. 44
5.3. MARCO LEGAL .......................................................................................... 59
5.3.1. Constitucin Poltica de Colombia. .......................................................... 59
5.3.2. Ley 115 de Febrero 8 de 1994 ................................................................. 59
5.3.3. Decreto 2253 de diciembre 22 de 1995 ................................................... 62
5.3.4. Ley 1314 de julio de 2009 ........................................................................ 66
5.3.5. Aspectos para el funcionamiento del Colegio ......................................... 68
5.4. MARCO CONTEXTUAL.............................................................................. 70
6. ASPECTOS METODOLGICOS ................................................................... 74
6.1. TIPO DE INVESTIGACIN ......................................................................... 74
6.2. MTODOS DE INVESTIGACIN ............................................................... 76
6.3. TCNICAS DE INVESTIGACIN ............................................................... 77
6.3.1. Las fuentes primarias .............................................................................. 78
6.3.2. Las fuentes secundarias .......................................................................... 78
7. UNIDADES TEMATICAS ............................................................................... 79
7.1. UNIDAD I .................................................................................................... 79
7.1.1. Entorno jurdico........................................................................................ 80
7.1.1.1. Legislacin Educativa ........................................................................... 81
7.1.1.2. Legislacin Laboral ............................................................................... 83
1.1.1.1. Legislacin Tributaria ........................................................................... 84
1.1.1.2. Derecho Civil ........................................................................................ 85
1.1.2. Entorno econmico .................................................................................. 86
1.1.3. Entorno tecnolgico ................................................................................. 87
1.1.4. Entorno cultural........................................................................................ 89
1.1.5. Diagnstico de los procesos internos....................................................... 92
1.1.5.1. Descripcin de los procesos administrativos y contables...................... 92
1.1.5.2. Identificacin de los procesos acadmicos ........................................... 96
1.2. UNIDAD II ................................................................................................. 102
1.2.1. Variables................................................................................................ 104
1.2.1.1. Directivos............................................................................................ 104
1.2.1.2. Docentes ............................................................................................ 106
1.2.1.3. Padres de familia ................................................................................ 106
1.2.1.4. Estudiantes......................................................................................... 107
1.2.2. Estudio de las entrevistas ...................................................................... 108
1.2.3. Anlisis situacional ................................................................................ 115
1.2.3.1. Control ................................................................................................ 115
1.2.3.2. Sistema Presupuestario...................................................................... 115
1.2.3.3. Administracin Financiera .................................................................. 115
1.2.3.4. Planeacin Tributaria .......................................................................... 116
1.3. UNIDAD III ................................................................................................ 117
1.3.1. Objetivos del SIC ................................................................................... 119
1.3.2. Usuarios del SIC .................................................................................... 119
1.3.2.1. Usuarios Internos ............................................................................... 119
1.3.2.2. Usuarios Externos .............................................................................. 120
1.3.3. Polticas contables ................................................................................. 121
1.3.3.1. Importancia de las polticas contables ................................................ 122
1.3.4. Autoevaluacin institucional para colegios privados .............................. 135
1.3.4.1. Proceso: apoyo financiero y contable ................................................. 147
1.3.5. Cultura presupuestal .............................................................................. 152
1.3.5.1. Elaboracin del presupuesto .............................................................. 153
1.3.6. Cultura de control .................................................................................. 162
1.4. UNIDAD IV ................................................................................................ 176
1.4.1. Gastos y compras generales ................................................................. 176
1.4.1.1. Recursos Humanos ............................................................................ 178
1.4.2. Ingresos ................................................................................................. 180
1.4.3. Tesorera ............................................................................................... 182
1.4.4. Cartera .................................................................................................. 184
1.4.5. Otros procesos contables ...................................................................... 185
CONCLUSIONES ............................................................................................... 196
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 198
BIBLIOGRAFA ................................................................................................... 199
WEBGRAFA ...................................................................................................... 201
ANEXOS ............................................................................................................ 206
NDICE DE CUADROS
CUADRO 1 EVOLUCIN DE LA TEORA DE LA ORGANIZACIN (TEORAS

CLSICAS) ................................................................................................... 18
CUADRO 2 EVOLUCIN DE LA TEORA DE LA ORGANIZACIN (TEORAS
MODERNAS)................................................................................................. 19
CUADRO 3 CREACIN DE VALOR ECONMICO ............................................. 40
CUADRO 4 DOFA ENTORNO JURDICO ............................................................ 81
CUADRO 5 DOFA LEGISLACIN EDUCATIVA .................................................. 82
CUADRO 6 DOFA LEGISLACIN LABORAL ...................................................... 83
CUADRO 7 DOFA LEGISLACIN TRIBUTARIA .................................................. 85
CUADRO 8 DOFA DERECHO CIVIL .................................................................... 85
CUADRO 9 DOFA ENTORNO ECONMICO ...................................................... 87
CUADRO 10 DOFA ENTORNO TECNOLGICO................................................. 89
CUADRO 11 DOFA ENTORNO CULTURAL ........................................................ 91
CUADRO 12 DOFA PROCESO PAGO DE LA MENSUALIDAD ........................... 93
CUADRO 13 DOFA PROCESO COSTOS Y GASTOS ......................................... 94
CUADRO 14 DOFA PROCESO NMINA ............................................................ 95
CUADRO 15 DOFA PROCESO VINCULACIN DE DOCENTES ........................ 96
CUADRO 16 PRIMER GRADO .......................................................................... 137
CUADRO 17 PARA LOS GRADOS SIGUIENTES .............................................. 138
CUADRO 18 PARTICIPANTES DEL PRESUPUESTO ...................................... 154
CUADRO 19 TIEMPOS ESTABLECIDOS .......................................................... 162
CUADRO 20 MATRIZ DOFA GENERAL (PROCESOS INTERNOS,
ECONMICOS Y ADMINISTRATIVOS) ...................................................... 194
NDICE DE GRFICOS
GRFICO 1 EL SISTEMA COMO PROCESADOR .............................................. 20

GRFICO 2 COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN ................. 26
GRFICO 3 CLASIFICACIN OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIN. ................................................................... 31
GRFICO 4 PROCESO ACADMICO ASESORA ALUMNOS ............................ 97
GRFICO 5 PROCESO ACADMICO DOCENTES............................................. 98
GRFICO 6 PROCESO ACADMICO PADRES DE FAMILIA ............................. 99
GRFICO 7 PROCESO ACADMICO GENERAL ............................................. 100
GRFICO 8 PROCESO ACADMICO RECTORA ............................................ 101
GRFICO 9 PROCESO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE ..... 117
GRFICO 10 PROCESO DE ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN
CONTABLE ................................................................................................. 118
GRFICO 11 MAPA DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL
.................................................................................................................... 141
GRFICO 12 CMO SE REALIZA EL PROCESO DE AUTOEVALUACIN
INSTITUCIONAL? ....................................................................................... 143
GRFICO 13 MAPA DEL REA GESTIN ADMINISTRATIVA ......................... 145
GRFICO 14 CUL ES LA ESTRUCTURA DE LA GUA DE AUTOEVALUACIN
PARA EL MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL? .......................................... 146
GRFICO 15 ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ........................................ 155
GRFICO 16 EJECUCIN DEL PRESUPUESTO ............................................. 156
GRFICO 17 CONTROL DEL PRESUPUESTO ................................................ 157
GRFICO 18 EVALUACIN Y RETROALIMENTACIN DEL PRESUPUESTO 158
GRFICO 19 ESQUEMATIZACIN DEL PROCESO PRESUPUESTAL ........... 159
NDICE DE ANEXOS
ANEXO 1 ENTREVISTA RECTORA .................................................................. 206

ANEXO 2 ENTREVISTA AUXILIAR CONTABLE................................................ 206
ANEXO 3 ENTREVISTA A PADRE DE FAMILIA ................................................ 207
ANEXO 4 ENTREVISTA A ESTUDIANTES ........................................................ 207
ANEXO 5 GLOSARIO ........................................................................................ 208
ANEXO 6 RESOLUCIN COLEGIO CONQUISTADORES AO 2017............... 211
INTRODUCCIN
Para toda organizacin los ltimos aos han sido de grandes avances en sus
procesos y sistemas, teniendo el deber, como si fuera una obligacin, actualizar e
innovar, estos cambios surgen en las nuevas demandas de informacin existentes
en este nuevo entorno. Sirviendo este avance como modelo para la contabilidad y
el profesional contable, pues la contabilidad es, sin duda, una actividad
determinante en toda organizacin.
Y es por esto que la importancia de los sistemas de informacin contable se

fundamenta en la utilidad de stos, tanto para la toma de decisiones como para los
usuarios externos de la informacin. Dicha importancia reconocida por cualquier
ente privado o pblico, que lo considere beneficioso para su productividad y
aprovechamiento de los recursos, as como para la informacin de carcter legal,
es imprescindible el servicio prestado por la contabilidad.
En base a lo mencionado se debe sealar que actualmente las instituciones, con

la finalidad de mejorar sus actividades, aplican tcnicas y mtodos que permite el
registro y control sistemtico de todas las operaciones que se realizan en esta,
para lo cual se demanda de sistemas de informacin contables que perciban los
procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las
actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones.
Es donde el propsito de este proyecto confluye para elaborar una gua de un

diseo del sistema de informacin contable para las instituciones educativas
privadas de bsica y media, siendo como caso de estudio de la investigacin, el
Colegio Conquistadores, en el cual se pueda incorporar todos los aspectos que
involucra la contabilidad de acuerdo a las necesidades de su labor para mejorar
sus procesos, donde facilite y direccione las decisiones a tomar.
1
Se desarroll en 4 unidades temticas, donde inicialmente se precisa una
identificacin de la situacin actual de la institucin educativa, para despus hacer
un diagnstico de su estructura contable, esto dando pautas para una pertinente
caracterizacin de una contabilidad ajustada a sus necesidades, y por ltimo, la
presentacin de una gua de un SIC, dando esto respuesta y cumplimiento al
propsito de este proyecto.
Los objetivos especficos dan la pauta para establecer el desarrollo de las

unidades, las cuales se describen de manera introductoria a continuacin:
Se realizar una identificacin y descripcin de los procesos contables y

financieros en la trayectoria de la institucin, tratando de determinar la calidad de
estos y su funcin en el desarrollo de la misma, donde en toda institucin es de
suprema importancia enfrentarse ante el mercado con herramientas que
incrementen su competitividad para poder obtener una mayor productividad en sus
procesos.
Tambin se diagnosticar la estructuracin contable, observando desde la base de

las variables del colegio que afecten la misin, y si estos dan respuesta al
cumplimiento de los requisitos legales, para obtener una observacin general del
comportamiento del entorno jurdico, econmico, tecnolgico y cultural con el fin
de percibir de manera adecuada las amenazas y oportunidades que influyan en la
organizacin.
As mismo se har un caracterizacin de una estructura contable, confiable y

fidedigna que refleje la realidad de la institucin, actividades, funciones y
operaciones para satisfacer las necesidades del colegio en su sistema de
informacin contable, que generen valor agregado a los procesos hacia una
optimizacin de los recursos en beneficio de la sostenibilidad del negocio a largo
plazo, proponindose una gua de este, donde puedan establecer sus costos y
2
gastos para as obtener utilidades, buscando que la informacin sea relevante,
veraz, confortable y oportuna para ayudar a quienes toman decisiones en la
evaluacin de la situacin financiera.
Por ltimo, se motiva a los administrativos para la implementacin de un sistema

de informacin contable que ayude a incrementar la productividad y competitividad
de su institucin, dndole un valor agregado a esta, mostrndoles un comparativo
de las herramientas que pueden aplicar para mitigar debilidades y amenazas.
3
1. ANTECEDENTES
Colegio es un trmino tcnico de origen romano, Collegium, refirindose a

personas que deciden trabajar o estudiar juntas, literalmente asociacin de
colegas; a travs de la historia se ha adoptado la palabra Colegio como
agrupacin de varias personas que comparten una misma misin en funcin del
desarrollo educativo de quienes se acojan a su visin, el desarrollo educativo en
amrica latina tuvo lugar en varios pases que atravesaron procesos de
modernizacin durante la primera mitad del siglo XXI, en Colombia este proceso
tuvo una significacin importante en el perodo de 1930-1946, bajo los gobiernos
sucesivos del partido liberal, conocidos como La Repblica Liberal.
De esta manera, muchos Colegios en Colombia se han establecido con el

propsito de cubrir una necesidad de la sociedad y aportar al crecimiento de los
menores de edad en su formacin preescolar, bsica y media. En este sentido, el
Colegio Conquistadores, se establece para promover un PEI (Proyecto Educativo
Institucional) con el objetivo de satisfacer la demanda de los padres de familia en
la formacin integral de sus hijos, con el lema, "Amor, Formacin y Valores
Cristianos".1
Desde entonces, hace aproximadamente 5 aos el Colegio Conquistadores nace

inicialmente como una fundacin con servicio de guardera, y al tener un gran
crecimiento se establecen como Preescolar Happy Kids (Nios Felices)2,
teniendo an ms acogida y una mayor demanda de los padres de familia, ya para
el ao 2015 se establecen como Colegio Conquistadores, con aprobacin para
ofrecer servicios de bsica primaria y bsica secundaria, pudiendo as tener
grados hasta noveno de bachillerato, con la oportunidad de continuar con su
misin de formar y amar a los nios del municipio.
1
COLEGIO CONQUISTADORES, Identificacin del PEI de la Institucin Educativa.
2
COLEGIO CONQUISTADORES, Nombre Inicial de la institucin educativa
4
Ahora bien, teniendo en cuenta el crecimiento del colegio y la demanda que
tienen, nace la necesidad de organizar toda su informacin contable y financiera
derivada de esta actividad, lo que implica proponer y establecer una gua
metodolgica para construir un sistema de informacin contable que pueda aportar
una visin ms confiable y real de los acontecimientos econmicos que resultan
en la institucin.
La contabilidad junto con los sistemas de informacin contable se remonta desde

tiempos muy antiguos, pocas como la egipcia y la romana, en donde nace la
necesidad de llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria
no bastaba para guardar la informacin requerida.
El origen de los Sistemas de Informacin se puede rastrear tan atrs como los
censos (en donde se recopila, almacena, procesa y recupera informacin que
posteriormente se usa para la toma de decisiones) que realizaban los babilonios y
egipcios 4000 aos antes de Cristo. Actualmente, se piensa en Sistemas de
Informacin con sustento en las TICs.3
Se tiene tambin que la contabilidad de doble partida se inici en las ciudades

comerciales italianas; los libros de contabilidad ms antiguos que se conservan
provienen de la ciudad de Gnova, datan del ao 1340, y revelan que, las tcnicas
contables para este tiempo estaban ya muy avanzadas.
El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorera y de los bacos,

durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las tcnicas
contables en oriente.
3
UNIVERSIDAD DE LA REPUBLICA, Facultad de Ingeniera Uruguay, Concepcin de Sistemas de
Informacin, [En lnea] Consultado noviembre 8 de 2016, disponible en
https://www.fing.edu.uy/inco/grupos/csi/wiki/webspace/index.php/Sistemas_de_Informaci%C3%B3n
5
Fue Fray Luca Pacioli, en el ao 1494, quien estableci las bases de toda la teora
contable. Entre uno de los varios mritos que tuvo este monje, estuvo el de haber
detallado los procedimientos para el manejo de las cuentas lo cual se conoce
hasta hoy como la teora de la partida doble.
La Revolucin Industrial provoc la necesidad de adoptar tcnicas contables que

reflejaran la creciente mecanizacin de los procesos, las operaciones tpicas de la
fbrica y la produccin masiva de bienes y servicios. Es all donde a mediados del
siglo XIX, el papel de la contabilidad adquiri aun mayor importancia.
La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran

cantidad de prcticas que convergen para mejorar la calidad de la informacin
financiera en las empresas.
Los Sistemas de Informacin Contable hacia el siglo XXI se ven influenciados por
tres variables, Tecnologa, Complejidad y globalizacin de los negocios y
Formacin y educacin.
Tomando como referencia algunas investigaciones anteriores sobre los sistemas

de informacin contable, se citan los siguientes:
Diseo del sistema de informacin contable para la empresa Fabrifarma S.A.;

autora LINA MARA GUTIRREZ ARROYAVE, planteando como objetivo base el
de Disear un sistema de informacin contable para la empresa FABRIFARMA
S.A., que se ajuste a los requerimientos segn los procesos y adems la direccin
hacia una correcta toma de decisiones que le permita ser competitiva en el
mercado manteniendo un crecimiento sostenible en el tiempo. 2012,
6
Incidencia de los sistemas de informacin contable en la toma de decisiones
administrativas y financieras en 3 empresas de Cartago. Un estudio comparativo;
autores MONICA MARIA RAMIREZ ZULUAGA Y ANGELA MARIA HERRERA
GARCIA; su objetivo general era el de Describir en 3 empresas (grande, mediana
y pequea) del municipio de Cartago Valle del Cauca, el impacto socio-econmico
del Sistema de informacin Contable en la toma de decisiones financieras y
administrativas. UNIVERSIDAD DEL VALLE
Estrategia administrativa dirigida a promover el cumplimiento de las metas del

plan de mejoramiento Institucional de la Institucin Educativa Zaragoza; autor
VLADIMIR GUZMN GARCA; quien tiene como parte de su justificacin El
mejoramiento de la calidad educativa ha sido un tema al cual se le ha dado gran
importancia en los ltimos tiempos; ya que una enseanza de calidad es sinnimo
de evolucin puesto que de esta manera se desarrolla un pas, En Colombia
tambin se est dando este proceso de calidad gracias a diferentes polticas
conducidas por el Ministerio de Educacin el cual ha intensificado procesos desde
las diferentes leyes buscando dicha mejora. UNIVERSIDAD DEL VALLE
Diseo e implementacin del sistema contable en la fundacin Alianza Social

Educativa A.S.E.; POR NYDIA ESPERANZA ORTIZ ROZO, CAMILO ANDRES
ANDRADE BOHORQUEZ y FABIAN ESTEBAN FIGUEROA GARZON, donde
plantean la idea de, Disear la estructura de los procesos contables, a travs de
esquemas, lineamientos y contenidos necesarios para que sean utilizados en el
futuro por la fundacin. 2007, UNIVERSIDAD DE LA SALLE
Evolucin histrica de los sistemas de informacin contable y su impacto en la

competitividad de las empresas que prestan asesora contable en el municipio de
Cartago; autores LINA MARA ALZATE ALDANA Y LEIDY JOHANA GLVEZ
RODAS; cuyo objetivo principal es Identificar los impactos en la competitividad de
los actuales sistemas de informacin contable y su aprovechamiento entre las
7
empresas de asesora contable y su aprovechamiento entre las empresas de
asesora contable en el municipio de Cartago Valle del Cauca. UNIVERSIDAD
DEL VALLE
Se puede observar que han existido algunos estudios sobre el tema, Sistemas de
Informacin Contable; pero se puede asegurar que no existen como tal estudio
dirigido a un colegio privado del municipio, con el objetivo de mejorar sus
procesos, no se encuentra ninguna referencia.
8
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA
El principal cuestionamiento al realizar la presente investigacin, se fundamenta

en el hecho de establecer de qu manera se puede elaborar una propuesta
metodolgica de un sistema de informacin contable para mejorar la productividad
y competitividad de la Institucin Educativa Privada del municipio de Cartago
Valle, Colegio Conquistadores, teniendo en cuenta la poca experiencia en el rea
contable y financiera que poseen las directivas de la institucin educativa en
cuanto al manejo de su informacin; este desconocimiento genera de alguna
forma inestabilidad y un bajo control con respecto a sus gastos, generando
adems un mayor desconocimiento respecto a sus utilidades y la reinversin que
se hace de estas en la planta fsica.
Por el hecho de dedicarse al rea educativa y a la calidad de la misma, las

directivas de los colegios desconocen o no prestan suficiente importancia en
conocer sus obligaciones fiscales, y sin este conocimiento y falta de orden no
conocen el fin de sus ingresos, debido a la falta de informacin para compararla y
relacionarla junto con sus procesos educativos, que de alguna forma sern de
mayor calidad cuando tengan establecido un sistema de informacin contable.
Este dilema, muestra una informacin contable y financiera interna poco fidedigna
internamente para la institucin e irregular para ofrecer alguna informacin
externa.
Con una mirada a los principales participantes de la Institucin Educativa:

Directivos, docentes, padres de familia y estudiantes, se desea observar su
9
participacin en el proceso de la contabilidad de la Institucin Educativa y su
influencia en cada uno de los procesos de la prestacin del servicio acadmico.
Debido a esta problemtica, se desea implementar la siguiente investigacin

estableciendo un adecuado uso del registro de las actividades financieras de la
Institucin Colegio Conquistadores, obteniendo una mayor productividad y
organizacin, ofreciendo un servicio de calidad que se vea reflejado en sus
estados financieros.
2.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA
El sector educativo, en especial el privado en la ciudad Cartago, es reducido y de

alguna forma cuenta con poca orientacin y asistencia de los procesos contables,
ya que algunos de los entes encargadas de velar por la educacin de los menores
de edad se enfocan y establecen sus esfuerzos, en asesoras pedaggicas y
formativas, existiendo poca preparacin y desarrollo en el mbito contable,
teniendo estas instituciones que contratar profesionales que les establezcan un
sistema de informacin contable, que en muchos casos las directivas
desconociendo estos procesos y la obligacin de ellos, los omiten en ignorancia.
Debido al crecimiento y acogida en la ciudad, el Colegio Conquistadores no se

puede permitir continuar sin haber implementado un sistema de informacin
contable que permita dar respuesta a las necesidades de las directivas,
ayudndoles a tomar decisiones, establecindose prcticas contables que arrojan
una informacin fidedigna, real y oportuna a los diferentes usuarios de la
informacin.
Adems de la falta de formalizacin de algunas de las prcticas contables de la

institucin, la inoportuna entrega de la informacin y la falta de conocimiento en la
10
asignacin de los hechos contables, son las caractersticas que presenta hoy el
Colegio Conquistadores
Y es por esto que se analiza y propone un Sistema de Informacin Contable para

el Colegio Conquistadores de Cartago Valle, planteando la pregunta principal de
esta investigacin De qu manera es pertinente proponer para la Institucin
Educativa privada de educacin bsica y media del municipio de Cartago Valle,
Caso estudio: Colegio Conquistadores para el ao 2017, una gua con la
propuesta metodolgica para que pueda establecer un sistema de informacin
contable de acuerdo a las necesidades de su labor y de esta manera mejorar su
productividad, competitividad y todos sus procesos frente a otras instituciones de
la regin?
2.3. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA
Partiendo de la pregunta central, es vital realizar otras preguntas que a su vez

darn respuesta a esta pregunta, las cuales complementan y ayudan a desarrollar
el objeto de estudio.
1. Cul es la identificacin de los procesos contables y financieros desde su

inicio de la contabilidad en el Colegio Conquistadores de Cartago Valle del Cauca
hasta la actualidad?
2. El Diagnstico de la estructura contable actual que tiene el Colegio

Conquistadores, teniendo en cuenta las variables de la institucin, ayuda al
desarrollo de la misin y cumple de alguna forma los requisitos legales?
3. Cmo se podra caracterizar una estructura contable, confiable y fidedigna que

refleje la realidad de la institucin, y satisfaga las necesidades del colegio?
11
4. Cul es la viabilidad para la elaboracin de una gua para el Colegio
Conquistadores de un Sistema de Informacin Contable, para conocer sus costos
y gastos del servicio para as obtener utilidades?
2.4. DELIMITACIN DEL PROBLEMA
El presente proyecto establece una manera de elaborar una gua metodolgica

con el fin de realizar un Sistema de Informacin Contable que mejore los procesos
administrativos del Colegio Conquistadores para el 2017, es necesario delimitar el
problema de la siguiente manera:
Lmite espacial. La presente investigacin se realiz orientada a las

Instituciones Educativas Privadas de Cartago Valle, con base en el Colegio
Conquistadores.
Lmite conceptual de la investigacin. Toda la investigacin estuvo
fundamentada en el tema de los Sistemas de Informacin Contable, orientado
al Sector Educativo.
Lmite temporal. Esta investigacin se realiz en el primer semestre del 2017.
Limite poblacional. Se observar y describir el comportamiento de las
variables que interactan con el rea financiera y contable del Colegio,
directivos, docentes, estudiantes y padres de familia de la institucin educativa
Colegio Conquistadores.
12
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Proponer para la Institucin Educativa privada de educacin bsica y media del

municipio de Cartago Valle, Caso estudio: Colegio Conquistadores para el ao
2017, una gua con la propuesta metodolgica para que pueda establecer un
sistema de informacin contable de acuerdo a las necesidades de su labor y de
esta manera mejorar su productividad, competitividad y todos sus procesos frente
a otras instituciones de la regin.
3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Identificar los procesos contables y financieros desde su inicio de la

contabilidad hasta la actualidad que se manejan en la institucin,
determinando la calidad de estos y su funcin en el desarrollo de la institucin.
Diagnosticar la situacin de la estructura contable actual determinando las
variables de la institucin que afecten el desarrollo de su misin y si estos
cumplen de alguna forma los requisitos legales.
Caracterizar una estructura contable, confiable y fidedigna que refleje la
realidad de la institucin, y satisfaga las necesidades del colegio en su sistema
de informacin contable.
Elaborar una gua para el Colegio Conquistadores de un Sistema de
Informacin Contable, para conocer sus costos y gastos del servicio para as
obtener utilidades, determinando la viabilidad de la misma.
13
4. JUSTIFICACIN
Este proyecto plantendose bajo la modalidad de monografa; desea aportar al

desarrollo de Sistemas de Informacin Contables, para instituciones privadas,
tema que no se ha desarrollado con profundidad y establecer un punto de partida
con base en las teoras contables la aplicabilidad de una estructuracin contable
para el desarrollo de polticas y procedimientos contables y financieros en la
educacin, un aspecto que motiva a estudiar y contribuir a su crecimiento.
Es necesario tener en cuenta para la puesta en marcha de este estudio obtener

conocimientos de diferentes bases tericas, donde se puedan comparar y
esclarecer una visin clara del asunto a estudiar. Adems del uso de instrumentos
comparativos y grficos para evaluar el comportamiento de las variables de los
sistemas de informacin contable para la institucin.
De esta forma, establecer de qu manera se puede elaborar una propuesta

metodolgica de un sistema de informacin contable para mejorar la productividad
y competitividad del Colegio Conquistadores, con el fin de mitigar la poca
experiencia en el rea contable y financiera que poseen las directivas de la
institucin educativa en cuanto al manejo de su informacin; adems se desea
contrarrestar de alguna forma la inestabilidad y el bajo control con respecto a los
gastos, que a su vez genera un mayor desconocimiento respecto a sus utilidades
y la reinversin que se hace de estas en la planta fsica.
Este proyecto dar un punto de partida en el trabajo como profesionales, en donde

se obtendr experiencia, debido al estudio que se debe hacer para obtener la
informacin de la Institucin, teniendo una funcin de auditoria dentro de la
institucin, adems al proponer y ayudar que las directivas de aceptar y acoger la
propuesta de gua de un SIC, dar capacitacin a la hora de entender cmo
14
funciona en la prctica este sistema, que en futuras ocasiones se har con un
mayor conocimiento de causa.
Sin desconocer la problemtica propia y especifica del Colegio, es necesario

aportar a la directivas del Colegio una clara estructuracin de la necesidad de la
implementacin del SIC para entender su importancia y conocer la dinmica de
este, y as conocer sus obligaciones y necesidades contables, econmicas y
financieras para tener como resultado final informacin que se pueda comparar y
relacionar junto con sus procesos educativos, para que estos ltimos sean de
mayor calidad cuando tengan establecido un sistema de informacin contable.
La siguiente investigacin establecer una pauta para un adecuado uso del

registro de las actividades financieras de la Institucin Colegio Conquistadores,
obteniendo una mayor productividad y organizacin, ayudando a tomar decisiones,
donde las prcticas contables que se adopten arrojaran una informacin fidedigna,
real y oportuna a los diferentes usuarios de la informacin, se espera que este
aporte de crecimiento a la competitividad y orden a los procesos internos de la
institucin.
En este orden de ideas, la herramienta fundamental y eje que integre todas las
reas que intervienen en los procesos, es el sistema de informacin contable ya
que no solamente es el que se tiene para que agrupe los hechos econmicos sino
tambin para que transforme, cuantifique y concilien todo el ambiente financiero
de la institucin, convirtindolo en ncleo para mejorar la toma de decisiones.
La Universidad del Valle a su vez, tendr un reconocimiento donde se podr dejar

un precedente del servicio a la comunidad y apoyo a procesos y necesidades que
las empresas y entes del municipio que poseen, esto dndole un lugar abierto
para futuras consultas y apoyo, de acuerdos a las actividades misionales de la
Universidad.
15
5. MARCO REFERENCIAL
5.1. MARCO TERICO
Para el desarrollo de la estandarizacin de la contabilidad para nuestra poca es

supremamente importante que todos, tanto como individuos y sociedad estn
preparados para enfrentar los nuevos retos. De alguna forma el nuevo escenario
est influenciado por la tecnologa, y para el adecuado desarrollo de la
transformacin de la informacin se requiere que se disponga de capacidades,
conocimientos y habilidades para llevar a cabo cada uno de los procesos y
actividades, encaminados al crecimiento organizacional.
Por esto, es primordial dar una visin a los conceptos de organizacin y sistema,
especficamente a los sistemas de informacin y sus fundamentos tericos, y
como estos interactan entre todos los niveles administrativos de una
organizacin, para despus dar un enfoque a los sistemas de informacin
contable.
5.1.1. Organizacin
Las organizaciones son formaciones sociales complejas, racionalmente

constituidas, con un crculo precisable de miembros y una concreta definicin de
funciones, orientadas de manera consciente hacia fines y objetivos concretos
conocidos por el ordenamiento jurdico. Concepto que puede ser reforzado, en
cuanto que una organizacin es un grupo grande de personas, estructurado en
forma impersonal con el fin de alcanzar determinados objetivos. Este concepto
abarca las instituciones burocratizadas entre las que se hallan las empresas, los
hospitales, las prisiones, las escuelas, las universidades, los departamentos
16
administrativos, el ejrcito, las iglesias y las asociaciones. Es decir, el trmino
organizacin, no se circunscribe de manera nica y exclusivas a las empresas
productivas, comerciales o de servicios, sean estas pblicas o privadas, con o sin
nimo de lucro.4
Teoras de la organizacin
Las organizaciones se componen de muchos elementos y detalles, de los cuales

se pudieran enumerar varios de ellos, pero dndole un enfoque ms amplio es
importante enunciar elementos explcitos esenciales para una organizacin,
siendo: personas, tecnologa y proceso, con mayor o menor desarrollo de los
mismos, siempre estn presentes.
En un sentido general, se exponen las tendencias histricas relacionadas con el

aspecto administrativo, que han influenciado en las formas y desarrollo de la
actividad organizacional, en el diseo organizacional y en el diseo de los puestos
de trabajo, as como en otras actividades de suma importancia en las
organizaciones.
Las distintas teoras o escuelas que se han sucedido, ninguna es excluyente de

las otras y en la prctica unas se han apoyado en las otras, en algunos casos
cambiando la forma pero en la generalidad muy poco en su contenido base.
Se muestra a continuacin un cuadro en el que se resumen las propuestas de las

principales escuelas y autores del pensamiento administrativo a travs del tiempo:
4
BARRIOS ALVAREZ, Claudia y RIVERA ARRUBLA, Yaismir Adriana. Sistemas Contables Administrativo:
Anlisis de su Contribucin al Ordenamiento Espacio-Temporal de las Organizaciones. Santiago de Cali
Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del Valle, 2011. Pg. 131-135.
17
Cuadro 1 Evolucin de la teora de la organizacin (Teoras Clsicas)
Teoras Clsicas
Nombre Referentes Postulado
Teora cientfica Frederick Taylor, Henry L Gantt, La mejor forma de organizacin es la
Lilian y Frank Gilbreth que permite medir el esfuerzo
individual.
Teora funcional Henri Fayol La mejor forma de organizacin est
basada en una distribucin de
funciones, que se subdividen en
subfunciones y procedimientos, los
cuales a su vez son desarrollados por
uno o ms puestos.
Teora burocrtica Max Weber La mejor forma de organizacin es la
que tiene reglas claras y racionales,
decisiones impersonales y excelencia
tcnica en sus empleados y gestores.
Teora de las relaciones Elton Mayo, Mary Parker Follet, La mejor forma de organizacin es la
humanas Abraham Maslow, Frederick que considera e integra a las
Herzberg, Douglas McGregor personas que la hacen funcionar.
Teora de los sistemas Chester Barnard, 1938 La mejor forma de organizacin es la
cooperativos que asegura la cooperacin de los
miembros que la conforman,
mediante un trato justo y beneficios
recprocos.
Teora de los sistemas Ludwig von Bertalanffy, Robert Katz, La mejor forma de organizacin es la
Franz Rosenzweig que coordina armnicamente los
diferentes subsistemas que definen el
sistema organizacional.
Teora del comportamiento James G. March, Herbert A. Simon La mejor forma de organizacin es la
que permite que los empleados de
todos los niveles tomen decisiones y
colaboren en el cumplimiento de los
objetivos, de acuerdo a su nivel de
influencia y autoridad.
Teora poltica Philip Selznick, Jeffrey Pfeffer y La mejor forma de organizacin es la
Michel Crozier que crea relaciones entre los
diferentes grupos de inters que
existen en ella y gestiona de manera
positiva el conflicto.
Teora del desarrollo Kurt Lewin y Douglas McGregor La mejor forma de organizacin es la
organizacional que promueve el cambio planeado
basado en intervenciones, en las que
la colaboracin entre distintos niveles
organizacionales es posible.
Teora de la contingencia Tom Burns, G. M. Stalker, Joan La mejor forma de organizacin
Woodward, John Child depende de la tecnologa, tamao y
medio ambiente.
Fuente: Rivas Tovar, Luis Arturo. Evolucin de la teora de la organizacin
18
Cuadro 2 Evolucin de la teora de la organizacin (Teoras Modernas)
Teoras Modernas
Nombre Referentes Postulado
Teora de la poblacin ecolgica Michael T. Hannan y John H. La mejor forma de organizacin es la
Freeman que consigue adaptarse al entorno y
seguir operando con eficiencia.
Teora institucional John W. Meyer, Brian Rowan y P. J. La mejor forma de organizacin es la
DiMaggio, W. Powell que considera e integra a las
personas que la hacen funcionar.
Teora del costo de Oliver E. Williamson La mejor forma de organizacin es la
transacciones que minimiza los costos de
transaccin.
Teora de los recursos y Jay Barney La mejor forma de organizacin es la
capacidades que gestiona ms racionalmente sus
recursos y capacidades.
Teora de la agencia Richard P. Rumelt, Dan Schendel, La mejor forma de organizacin es la
David J. Teece que crea los mecanismos que
previenen que el agente acte a favor
de sus propios intereses y lo premia
si acta a favor de los intereses de la
organizacin.
Teora del caos determinista A. B. Cambell La mejor forma de organizacin es la
que gestiona la variabilidad catica de
la organizacin a travs de su
complejidad.
Teora de los sistemas alejados Ilya Prigogine La mejor forma de organizacin es la
del equilibrio que puede adaptarse y auto-
organizarse.
Teora de los sistemas Stuart A. Kauffman La mejor forma de organizacin es la
adaptativos complejos que permite ajustes continuos de sus
elementos entre s y con su entorno.
Teora de la autocriticabilidad Humberto Maturana y Francisco La mejor forma de organizacin es la
organizada Varela que crea una red de procesos u
operaciones que pueden crear o
destruir elementos del mismo
sistema, como respuesta a las
perturbaciones del medio.
Fuente: Rivas Tovar, Luis Arturo. Evolucin de la teora de la organizacin
Se puede definir entonces a una institucin educativa como una organizacin, en

donde sus elementos interactan entre s para desarrollar su actividad, con el fin
de converger en todos sus componentes y cumplir una meta en conjunto, aqu es
donde se adentra a definir que es un sistema.
19
5.1.2. Sistema
La palabra sistema por s sola, ya indica un enfoque a algo integral, completo,

como una totalidad y unificacin de partes para lograr un funcionamiento ptimo
de un conjunto de componentes.
Podramos decir que sistema es un conjunto de elementos organizados que se

encuentran en interaccin, que buscan alguna meta o metas comunes, operando
para ello sobre datos o informacin sobre energa o materia u organismos en una
referencia temporal para producir como salida la informacin o energa o materia u
organismos.5
Grfico 1 El sistema como procesador
Fuente: Murdick, Robert, Ross. Joel E. Information Systems for Modern Management
Definir la estructura de un sistema es de suprema importancia ya que este en su

expresin ms bsica se define como el comienzo y la base de un sistema:
5
KENDALL, Julie y KENDALL, Kenneth. Anlisis y Diseo de Sistemas. Tercera Edicin. Editorial Prentice Hall
Latinoamericana. Edo. de Mxico (Mxico). 1997
20
Variables
Las entradas del sistema pueden asumir distintos valores y por tanto, son
sus variables. Las salidas tambin varan de magnitud y constituyen
variables de l.
Parmetros del sistema

Muchas cantidades que entran en relacin entre las variables de entrada y
la salida se consideran constantes durante determinado perodo o en un
estilo operacional del sistema. En esencia, para un conjunto fijo de dichos
valores se dice que el sistema se encuentra en un "estado" especificado.
Estas cantidades que determinan el estado del sistema se denominan
parmetros.
Componentes
Los componentes de un sistema son simplemente las partes identificables
del mismo. Si un sistema es lo suficientemente grande como para incluir
subsistemas y si cada subsistema se compone a su vez de otros
llegaremos a partes que no son individualmente subsistemas. Es decir en
una jerarqua hay componentes de ms bajo nivel.
Atributos de los componentes

Los componentes pueden ser objetos o personas, poseen propiedades o
caractersticas, las cuales influyen en la operacin del sistema, en su
velocidad, precisin, confiabilidad, capacidad y muchos otros aspectos.
Estructura
La estructura del sistema es el conjunto de las relaciones entre los objetos y
atributos de los objetos de un sistema. El grado en que los elementos
funcionan juntos para alcanzar los objetivos totales sirve asimismo para
definir la estructura.
21
Proceso
El proceso total del sistema es el resultado neto de todas las actividades
que convierten las entradas en salidas. De ah que los diseadores de
sistemas han escogido los datos que se introducirn y la informacin que se
obtendr de l, para idear el proceso de conversin.
Fronteras
La frontera de un sistema puede existir en forma fsica o conceptual. De ah
que su definicin operacional del sistema se consiga de la siguiente
manera:
Se enumeran todos los componentes que lo integrarn y se identifica
todo lo que se halle dentro del espacio delimitado (se llama sistema y
todo lo que quede afuera se denomina ambiente).
Los flujos que atraviesan la frontera desde el ambiente se
denominan entradas y los que desde el interior de la frontera salen
hacia el exterior se denominan salidas.
Se identifican todos los elementos que contribuyen a la obtencin de
metas especficas.
Interfaces
La interfaz es una conexin entre dos sistemas, la regin de contacto.
Entropa La entropa es el movimiento de desgaste de un sistema,

desorden o discrepancia totales.6
6
TEODORO VENTURA Juan Carlos, Sistema de Informacin para el Seguimiento de Proyectos de Agua (Caso:
SEDUEEP). Universidad de las Amricas Puebla, Cholula, Puebla, Mxico a 9 de diciembre de 1999
22
5.1.3. Clasificacin de los sistemas
Los sistemas pueden clasificarse a lo largo de varios aspectos numerosos. Ellos

pueden ser simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinmicos,
adaptables o no adaptativos, permanentes o temporales. 7
Simple vs. complejo.
En un sistema simple hay pocos elementos o los componentes y la relacin o la

interaccin entre elementos es complicada y directa. Un sistema complejo, por
otra parte, tiene muchos elementos que se relacionan altamente. En la prctica, la
generalidad de los sistemas estn entre simple y complejo.
Abierto vs. cerrado.
Un sistema abierto tiene una interaccin con su ambiente. Estos tienen una
corriente de aportes y rendimientos a travs de la frontera del sistema. Todos los
organismos vivos, incluyendo plantas y animales, son los sistemas abiertos porque
ellos tienen un grado alto de interaccin con el ambiente.
Un sistema cerrado es lo contrario que un abierto. No hay interaccin con el

ambiente dentro de un sistema cerrado. En la prctica, hay muy pocos sistemas
cerrados. Algunos sistemas tienen ms interaccin con el ambiente que otros. Es
muy difcil distinguir los componentes que constituyen a un sistema cerrado. Ya
que el ambiente que rodea a un sistema cerrado no cambia y, si lo hace, se
levantar una barrera entre el ambiente y l para impedir cualquier influencia.
7
HALL, Vicki J. Information Systems Analysis Prentice Hall 1988
23
Estable vs. Dinmico
Un sistema estable es aquel cuyos elementos y operaciones no varan de manera

importante o lo hacen en ciclos repetitivos.
Un sistema dinmico es uno que experimenta el cambio rpido y constante debido

a cambios en su ambiente.
Adaptable vs. no adaptativos.
Los conceptos de no adaptativo y adaptables son relativos a estables y dinmicos.

Un sistema que reacciona con su ambiente en tal forma que mejora su
funcionamiento, logro o probabilidad de supervivencia se llama sistema adaptativo.
Un sistema no adaptativo es aquel sistema que no cambia con un ambiente
variable.
Un cambio de magnitud importante en el ambiente puede ocasionar que en un

sistema cambie de esttico a dinmico, una prueba frecuentemente a su
naturaleza adaptativa o no adaptativo.
Permanente vs. temporal.
Un sistema permanente es aquel que durar mucho ms que las operaciones que
en ellos realiza el ser humano. Es decir las polticas de una empresa son
permanentes en lo tocante a las operaciones anuales. Es verdad que pueden
introducirse importantes cambios de polticas, pero stos durarn entonces un
tiempo indefinido respecto a las actividades diarias de los empleados.
Un sistema temporal es uno que no ser en existencia para un perodo largo de

tiempo. En algunos casos, los sistemas temporales existen por menos de un mes.
24
Los sistemas temporales son importantes para el logro de tareas especficas en
los negocios y la investigacin cientfica
De esta manera se podra decir que una institucin educativa necesita un sistema
orientado al procesamiento de su informacin financiera y contable que tenga las
siguientes caractersticas, de acuerdo a la expresado anteriormente: complejo, ya
que tiene muchos elementos que interactan entre s, con una relacin alta;
abierto, debido que sus componentes interactan constantemente con todos los
elementos del exterior en su ambiente especfico.
Tambin se puede decir que debe ser estable, porque aunque su entorno
constantemente cambia debido a leyes o fluctuaciones de valores, este sistema
mantiene una manera de desarrollarse que es milenaria y no cambia travs del
tiempo, puede decirse tambin que un SIC converge entre adaptable y no
adaptativo, ya que es necesario que este se adapte rpidamente al entorno pero la
base fundamental de este no vara. Y por ltimo es un sistema permanente y que
una organizacin necesita de su funcionamiento sin tener o sentir el riesgo de su
ausencia.
5.1.4. Sistema de informacin
Un sistema de informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos

que funcionan en conjunto. El nfasis en sistema significa que los variados
componentes buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la
organizacin. Estas incluyen operaciones diarias de la empresa, la comunicacin
de los datos e informes, la administracin de las actividades y la toma de
decisiones.8
8
JAMES a. Senn. information systems in management 4. Edition, wadswort publishing co. 1990
25
Un sistema de informacin ejecuta tres partes generales. Primero, recibe datos de
fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Despus,
acta sobre los datos para producir informacin. Como ltimo el sistema produce
la informacin para el futuro usuario, que posiblemente sea un gerente, un
administrador o un miembro del cuerpo directivo.
Grfico 2 Componentes de un Sistema de Informacin
Fuente: JAMES a. Senn. information systems in management
El medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y
puede ser cualquier cosa, desde la comunicacin interna entre los diferentes
componentes de la organizacin y las lneas telefnicas hasta sistemas de
cmputo que generan reportes peridicos para varios usuarios. Los sistemas de
informacin proporcionan servicios a todos los dems sistemas de una
26
organizacin y enlazan todos sus componentes en forma tal que estos trabajen
con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.9
La informacin producida por el sistema debe presentar las diez caractersticas

siguientes:
Accesibilidad
Facilidad y rapidez con que se puede obtener la informacin resultante.
Comprensibilidad
Integridad del contenido de la informacin. No se refiere necesariamente al
volumen sino que el resultado sea completo.
Precisin
Ningn error en la informacin obtenida. Cuando se trata de un gran volumen de
datos, en general se producen dos clases de errores: de transcripcin y de calculo.
Muchos aspectos de esta caracterstica puede ser cuantificados.
Propiedad
El contenido de la informacin debe ser apropiado para el asunto al cual esta
enfocado, tiene una estrecha relacin con lo solicitado por el usuario.
Oportunidad
Se relaciona con una menor duracin del ciclo de acceso: entrada, procesamiento
y entrega al usuario. Comnmente para que la informacin sea oportuna, es
preciso reducir la duracin de este ciclo.
9
SENN, James, Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin, (2da Ed.). [En Lnea] Consultado diciembre 15
de 2016, disponible en https://es.scribd.com/doc/227516753/Analisis-y-Diseno-de-Sistemas-de-
Informacion-James-Senn-2da-Ed
27
Claridad
El grado en que la informacin est exenta de expresiones ambiguas. A la claridad
puede asignrsele un valor muy preciso en dinero.
Flexibilidad
Adaptabilidad de la informacin, no slo a ms de una decisin, sino a ms de un
responsable de la toma de decisiones.
Verificabilidad
Posibilidad de que varios usuarios examinen la informacin y lleguen a la misma
conclusin.
Imparcialidad
No debe existir ninguna situacin de alterar o modificar la informacin con el fin de
hacer llegar a una conclusin preconcebida.
Cuantificabilidad
Naturaleza de la informacin producida por un sistema formal de informacin.
Aunque a veces los rumores, conjeturas y otros se consideran como informacin,
estn fuera de nuestro mbito. 10
Sabiendo la necesidad de las organizaciones para que establezcan sistemas,

sistemas de informacin eficaces, desarrollan as, una Visin a cumplir, donde de
esta manera se forman estrategias para fortalecerse dentro los mercados
capitalistas con el objetivo de ser competitivos y establecerse en el tiempo dentro
de la estructura econmica del pas.
10
TEODORO VENTURA Juan Carlos, Sistema de Informacin para el Seguimiento de Proyectos de Agua
(Caso: SEDUEEP). Universidad de las Amricas Puebla, Cholula, Puebla, Mxico a 9 de diciembre de 1999
28
Es por esto que los entes instituyen sistemas de informacin pertinentes a sus
necesidades que sirvan para la toma de decisiones. Incluido el desarrollado en
este trabajo, un sistema de informacin contable. Estos sistemas son una serie de
elementos que se relacionan entre s para lograr un fin comn, y lograr una
influencia en la empresa.
Una de las teoras de la organizacin que se puede orientar a un sistema de

informacin contable es la teora basada en recursos y capacidades, ya que esta
sostiene que los recursos y capacidades cada vez tienen un papel ms relevante
para definir la identidad de la empresa y que el beneficio de la empresa es
consecuencia tanto de las caractersticas competitivas del entorno, como de la
combinacin y uso de las capacidades y recursos de que dispone.
Cabe aadir que mediante el anlisis de los recursos y capacidades se identifican

las fortalezas y debilidades de una organizacin y si con base en ellos se pueden
explotar las oportunidades y neutralizar las amenazas, se constituyen en fuente de
ventaja competitiva, por lo que ha de apuntarse a la generacin de capacidades
distintivas en aras a lograr ventajas competitivas sostenibles. A travs de los
recursos y capacidades, entonces, la organizacin puede hacer realidad y ajustar
la estrategia.11
5.1.5. Teora basada en Recursos y Capacidades (TBRC)
La TBRC ha sido uno de los pilares de la direccin estratgica como un nuevo

enfoque de la organizacin. En esencia, la organizacin primero se piensa a s
misma (anlisis estratgico), formula (planes estratgicos) y luego implementa
(acta)
11
TORO DIAZ, Jairo, Contribuciones a la administracin, [En Lnea] Consultado mayo 29 de 2017, disponible
en http://www.eumed.net/libros-
gratis/2010a/658/TEORIA%20DE%20RECURSOS%20Y%20CAPACIDADES.htm
29
El proceso de la administracin estratgica es un enfoque encaminado a
responder, con eficacia, los desafos que imponen las nuevas tendencias de
mercado, que se enmarca en un ritmo de profundos cambios y constante
evolucin. La interdependencia entre los pases refleja el flujo de bienes y
servicios, recursos financieros y conocimiento, que demanda un anlisis ms
amplio del mercado, la industria, la competencia, los consumidores y los agentes
de abastecimiento. La capacidad estratgica de una organizacin se diferencia en
el mercado por la adecuacin y ajuste de los recursos y competencias para la
supervivencia en este entorno.12
Es aqu donde de acuerdo con ello, se encuentran aplicaciones de la TBRC para

prcticamente todas las actividades internas de una organizacin incluidas en el
proceso de direccin estratgica: anlisis estratgico, planificacin estratgica y
control estratgico.
Se afirma que los sistemas de informacin contable, se pueden observar como un

recurso de competitividad y su uso, una capacidad diferenciadora La creacin de
conocimiento y la gestin de informacin son factores que predominan entre los
directores de una organizacin como fuentes de mayor competitividad. Las
estrategias relativas a la informacin pueden tener una profunda influencia en la
creacin y destruccin de competencias nucleares que sustentan la ventaja
competitiva. El efecto de la capacidad de procesamiento de informacin sobre los
recursos y competencias para realizar actividades y procesos empresariales
transforma la manera como las organizaciones construyen sus relaciones con los
dems agentes en su red de valor.13
12
RUEDA-DELGADO, Gabriel, ARIAS-BELLOENN, Martha Liliana, Los sistemas de informacin contable en la
administracin estratgica organizacional [En Lnea] Consultado mayo 28 de 2017, disponible en
http://revistas.javeriana.edu.co/index.php/cuacont/article/view/3209/2441
13
Ibid.
30
El sistema de informacin contable es, sin duda, un apoyo fundamental para la
gerencia, en la medicin de gestin, por medio del cual la organizacin hace
monitoria, seguimiento y evaluacin de los logros frente a los objetivos propuestos.
De esta forma se puede plantear que hay tres propsitos fundamentales que los
sistemas de informacin desempean en una empresa:
Apoyo a sus procesos y operaciones de negocio.

Apoyo a sus empleados y directivos en la toma de decisiones.
Apoyo a sus estrategias para conseguir una ventaja competitiva.
De esta manera, un sistema de informacin debe adecuarse a las necesidades

propias de las organizaciones, para que cada uno de los subsistemas brinde los
insumos que desde lo operacional hasta lo estratgico, alimenten y logren estos
propsitos que fortalecern su estructura interna y le permitirn desarrollarse en
un entorno competitivo.14
Grfico 3 Clasificacin operativa y administrativa de los sistemas de

informacin.
Fuente: James O'Brien y George Marakas, Sistemas de informacin gerencial
14
Ibid.
31
5.1.6. Los sistemas de informacin contables en la administracin
estratgica organizacional
El concepto de alineacin se fundamenta en el logro de la visin, misin,

estrategia y objetivos que la organizacin se plantea en el corto, mediano y largo
plazo; se requiere la sincronizacin efectiva de los esfuerzos de las unidades de
negocio, departamentos y procesos independientes. Este enfoque no debe ser
visto como una meta, sino como un proceso continuo constante, oportunidad en el
re-enfoque y el re-alineamiento, lo que garantizar excelencia organizacional.
Este concepto de alineacin estratgico es fundamental, ya que les permite a los

gerentes, jefes y supervisores de cualquier nivel de la organizacin la capacidad
de:
Sincronizar los esfuerzos de las diferentes unidades de negocio, procesos y
departamentos funcionales, a la visin y estrategia de la organizacin.
Eslabonar el trabajo diario de todos los empleados al logro de los resultados
claves de la organizacin.
Orientarse completamente hacia las necesidades de los clientes, accionistas y
empleados (y en casos necesarios: proveedores y comunidad).
Integrar los procesos del rea de Recursos Humanos hacia la estrategia de la
organizacin para desarrollar gente de alto desempeo.
Mejorar continuamente el desempeo de unidades, departamentos, procesos y
personas.15
Es aqu donde desde la perspectiva de una teora mucho ms completa, como la

Teora basada en Recursos y Capacidades, partiendo de la nocin de que las
empresas son fundamentalmente heterogneas en sus recursos y capacidades
15
32
internas, lo cual ha estado por largo tiempo en el centro de la estrategia
empresarial, a tal grado que el clsico enfoque de la formulacin estratgica
comenz con una apreciacin de los recursos y las competencias
organizacionales.16
Se afirma que, la implementacin de un sistema de informacin contable dentro de

las empresas es fundamental, donde este permite llevar un control de las
operaciones diarias mercantiles y financieras y adems dar respuesta a la
inherente necesidad de transformar la informacin, donde as se pueda obtener
mayor productividad y aprovechamiento de los recursos, ayudando estos a la toma
de decisiones.
La toma de decisin se convierte as, en uno de los procesos ms difciles que

una organizacin debe adelantar, una vez que es un proceso complejo y esencial,
pues todas las acciones que se llevan a cabo en una organizacin son el resultado
de la toma de decisiones, en otras palabras, toda decisin es un compromiso para
emprender una accin.17
5.1.7. Funcin y Objetivo de un sistema de informacin contable visto

como un recurso
Algunas personas todava tienen la creencia que la contabilidad se limita a una

tcnica de recopilacin de informacin y que solo se basa en un proceso rutinario
donde se registra, clasifica y resume la informacin de cada una de las
16
HERNNDEZ, Jess Surez, LBARRA MIRN, Santiago, La teora de los recursos y las capacidades. un
enfoque actual en la estrategia empresarial, [En Lnea] Consultado mayo 28 de 2017.
Disponible en: https://uvadoc.uva.es/bitstream/10324/19783/1/AEEE-2002-15-teoria-recursos-
capacidades.pdf
17
GONZALEZ Gonzlez. Patricia y BERMDEZ, Rodrguez. Tatiana. Una aproximacin al modelo de toma de
decisiones usados por los gerentes de las micros, pequeas y medianas empresas ubicadas en Cali, Colombia
desde un enfoque de modelo de decisin e indicadores financieros y no financieros., Colombia: Universidad
de Antioquia, 2008. Pg. 140.
33
transacciones efectuadas por el ente. Esto muy alejado de la realidad, se puede
afirmar que la contabilidad es mucho ms que eso, esta se constituye en la
actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de una
organizacin y la toma de decisiones de esta.
Por la evolucin del estudio de los sistemas de informacin en general y por la

aplicacin de sistemas informticos al proceso de tratamiento de la informacin
contable. Adems, expone que ante todo, se ha de tener presente que para
mejorar la calidad de la informacin emitida por nuestras empresas y poder
satisfacer las necesidades de los distintos grupos de usuarios es preciso dotar a
dichas empresas de sistemas de informacin contables eficientes integrados en la
estructura empresarial. Para esta autora es preciso que las empresas dediquen
una mayor atencin a la funcin contable en general, y esto slo se lograr
cuando comiencen a considerar los costes en informacin, no como un gasto, sino
como una inversin, cuya rentabilidad se mide en trminos de mayor coordinacin,
control y apoyo a la toma de decisiones.18
La contabilidad adems de lo expuesto anteriormente se encarga de analizar y

valorar los resultados econmicos que la empresa obtiene agrupando y
comparndolos, donde a su vez planifica y recopila todos los procedimientos a
seguir en funcin del control y del cumplimiento de los objetivos empresariales,
tambin registra y clasifica las operaciones de la empresa, y de esta forma
documenta los hechos econmicos de forma pertinente, que permita ejecutar las
tareas segn los procedimientos preestablecidos.
La contabilidad no es un fin, sino ms bien un medio para lograr un fin. El

producto final de la informacin contable es la decisin, ampliada en ltimo
trmino por el uso de la informacin contable, bien sea que la tomen los
18
DEL BRO GONZLEZ, Esther. (1995): El sistema de informacin contable. Revista Actualidad Financiera.
Pg. 1150
34
propietarios, la gerencia, los acreedores, los cuerpos reguladores
gubernamentales, los sindicatos u otros grupos que tengan algn inters en el
desempeo final de la empresa.19
En la actualidad se puede apreciar a la contabilidad como el instrumento donde

mejor se revela la realidad econmica de un ente, y es as donde su correcta
implementacin dentro de las empresas es de vital importancia no solo para la
toma de decisiones sino tambin para ofrecer un servicio de calidad a sus
usuarios siendo mucho ms productivos.
La efectividad en el desarrollo del funcionamiento de un sistema de contabilidad

depende de su implementacin.
Donde su diseo debe estar basado en los objetivos organizacionales y ligados

con los programas y procedimientos que integran el esquema funcional de la
empresa haciendo referencia a la manera en la cual, los gerentes, administradores
y directivas deben visualizar los aspectos de la direccin general.
La Administracin financiera ha evolucionado principalmente en el rea

empresarial, desarrollando las posibles fallas que se presentaban al administrar
financieramente que no slo se dan en el entorno econmico sino tambin en el
comercial y social. 20
Se puede tomar un concepto final para entender de forma precisa la funcin y

objetivo de un SIC.
La principal funcin de la Contabilidad es registrar hechos econmicos,

considerando una serie de formativas que existen para estandarizar este registro,
19
ROBERTS, Meigs, WILLIAMS, Jan, BETTNER, Mark S. y HAKA, Susan, Contabilidad La Base para decisiones
Gerenciales. Bogot D.C. junio de 2001, 11 edicin. Pg. 3
20
JOHNSON, Robert Administracin Financiera, Mxico, Editorial Cecsa 2000, pg.10
35
de tal modo que la informacin emanada de la contabilidad sea comprendida por
todos los que la utilizan para tomar decisiones
Debido a lo anterior la informacin contable, debe reunir los requisitos de ser

verdadera, exacta, y clara, para que pueda ser bien utilizada por los usuarios;
completa para proporcionar todos los elementos necesarios para analizar la
situacin descrita; econmica, de modo que su costo no sea superior al beneficio y
oportuna, para que, basndose en ella, puedan ser tomadas las medidas
necesarias para mejorar la eficiencia de las operaciones que realiza la empresa.21
5.1.8. Condiciones para el alineamiento de la informacin contable y la

administracin estratgica
La breve descripcin de la naturaleza de las organizaciones que operan en un

mercado como el actual, y las variables que aportan y los factores que debe
considerar la informacin contable sugieren que el problema es ms complejo y
que en parte deben considerarse entonces algunas condiciones para la
construccin de una contabilidad que agregue valor a las entidades.
Que la contabilidad sea algo ms que un requisito de ley y no slo

est ligado lo financiero y lo fiscal
Histricamente, la contabilidad financiera ha sido utilizada como un requisito legal

que hay que cumplir y que normalmente sirve para soportar la presentacin de
declaraciones de renta (Rueda & Rodrguez, 2008). Igualmente, el tipo de
regulacin que se sigue en Colombia, de nuevo desde lo financiero, sigue siendo
determinada o al menos influenciada por una visin legalista de la informacin
21
FILCUN CORONADO, Juan Carlos. Conocimientos bsicos de contabilidad, [En Lnea] Consultado mayo 29
de 2017 Disponible en: http://www.mailxmail.com/curso-conocimientos-basicos-contabilidad/funcion-
objetivos-contabilidad
36
(Tascn Fernndez, 1995), en la cual la contabilidad da cuenta de las relaciones
jurdicas que ocurren una vez se presenten figuras como la liquidacin o la
quiebra.
En esa medida, es indispensable que las organizaciones empiecen a percibir que

lo contable no slo son requisitos de ley, sino que su contenido regulado o no
les aporta elementos importantes para su fortalecimiento y gestin creciente.
Si bien se adverta que el uso de la informacin contable est condicionado o

limitado al perfil gerencial, es importante que se comprenda que la toma de
decisiones implica contar con una serie de datos y de informacin relevante que la
contabilidad financiera, gerencial e incluso de control aporta a las organizaciones.
Que lo contable se simplifique y se integre
La informacin contable de diversos rdenes no puede ser vista como

subsistemas complejos y aislados. Los Planes nicos de Cuentas han generado
que las empresas, sin importar su tamao lleven el mismo PUC. Varias
experiencias mundiales han propuesto exitosamente la adopcin de prcticas
simplificadas cuando as se requiera y no como ocurre actualmente en el pas.
Pero a la vez deben procurarse caminos para que la informacin contable se

integre y contemple algunas prcticas bsicas de control (interno y externo) as
como de legitimidad y transparencia que le den a la gerencia visiones integrales
sobre el negocio para mejorar las herramientas para la toma de decisiones.
Estas dos anteriores caractersticas son comunes a cualquier propuesta pensada

directamente para las organizaciones colombianas
37
Que lo contable considere elementos de valoracin adecuados para
las decisiones en ambientes racionales pero tambin de incertidumbre
Derivado de las lgicas anteriores y de la necesidad de proyeccin, la empresa

debe contar con informacin contable para operar en ambientes de incertidumbre
e irracionalidad limitada (por ejemplo, con buenos sistemas de costos y de
distribucin de costos).
Aqu, el componente clave de la informacin es el riesgo, entendido ste como la

probabilidad de que el valor esperado de un portafolio o inversin (valor de una
empresa) o de un flujo de caja, sea menor que su valor esperado o proyectado. El
riesgo se suele asociar con la volatilidad y, a su vez, con la varianza (Universidad
Nacional de Colombia, Centro de Investigaciones para el Desarrollo, CID, 2004a).
En la medida en que la informacin contable permita proyectar los niveles de

incertidumbre en diferentes escenarios, se podrn proyectar los planes de
contingencia que conduzcan a minimizar resultados adversos y, en consecuencia,
a maximizar la competitividad.
Que el control deje de ser visto nicamente como la deteccin del

error y la identificacin de culpables, para ser visto mejor como
oportunidad de reaccin y anticipacin
Las prcticas de control contemporneo permiten que el negocio oriente sus

esfuerzos hacia guas estratgicas y pueda ajustar sus esfuerzos conforme se
producen cambios en las variables incluidas en la planeacin. As, por ejemplo, el
control interno (COSO, 2003) centra su esfuerzo en la identificacin,
administracin y control de riesgos de negocio, es decir, en aquellos asuntos que
desven a la organizacin de sus intereses estratgicos.
38
En esa medida, el control se convierte en la parte del proceso administrativo que
retroalimenta la gestin de la entidad y potencia sus resultados y su capacidad de
legitimidad social y de informacin transparente a los usuarios que componen la
organizacin entendida como coalicin de intereses (Rueda, 2002). Tambin es
una manera de anticipar el cambio y potenciar la participacin en el mercado, para
liderar condiciones privilegiadas frente a la competencia.22
5.1.9. Utilidad de los Sistemas de Informacin Contable
Uno de los conceptos en el rea econmica, de utilidad es tenido como el

resultado de la diferencia entre los ingresos y, los costos y gastos, algunos
llamndole ganancias, rentas o en un caso desfavorable, perdidas.
La utilidad que puede apreciar el consumidor en los informes de las empresas

puede variar en funcin de diversos aspectos, tales como el criterio utilizado para
su elaboracin, los objetivos buscados, el perodo de tiempo o la incertidumbre
futura de las decisiones de eleccin. As para intentar buscar la utilidad de la
inversin que realiza el consumidor, vamos a definir el concepto de utilidad.
En primer lugar, el inversor debe conocer el coste econmico de una unidad de

producto (C) y el precio de venta del mismo (P). De la diferencia de ambos
conceptos, obtendr el beneficio econmico (B=P-C) derivado de la venta del
producto. No obstante, para determinar el coste del producto, la empresa deber
tener en cuenta todos los gastos ocasionados por el mismo, como por ejemplo los
gastos de transporte o mantenimiento.
22
39
Despus, el inversor deber cuantificar la utilidad (U) que percibe el consumidor
de la inversin realizada, de manera que de la diferencia entre esta utilidad (U) y el
precio de venta del producto (P), obtendr el supervit del consumidor (S=U-P).
Como resultado de todo lo anterior, se puede decir que la inversin realizada por
esta empresa, ha creado valor econmico (Valor Econmico = Beneficio
Econmico + Supervit Econmico).23
Cuadro 3 Creacin de valor econmico
Fuente: Nomen (2005) y Consuelo Ruiz Rodrguez
Y gracias al desarrollo investigativo contable, existe un anlisis de los paradigmas

los cuales nos hacen dar una mirada crtica a los procesos de una ciencia, de aqu
ya se empiezas a ver a la contabilidad no solo como una prctica sino como una
ciencia, se puede definir paradigma como un patrn, un modelo de referencia o
conjunto de reglas y procedimientos que son aplicados para la explicacin de la
realidad de un fenmeno o para la solucin de un problema.
Dichos paradigmas o matrices disciplnales, segn Kuhn, experimentan cambios

en sus enfoques que pueden ser totales o parciales, cuando se presentan crisis en
23
RUIZ RODRGUEZ, M del Consuelo, [En lnea] Consultado mayo 29 de 2017. Disponible en:
http://www.aeca1.org/pub/on_line/comunicaciones_xvicongresoaeca/cd/90a.pdf
40
determinada comunidad cientfica. Tomando como referencia que un paradigma
es reemplazado por otro cuando se desarrolla una nueva teora.24
Durante la dcada de los sesenta surge el paradigma de utilidad de la informacin,

que orienta el contenido de los estados financieros a las necesidades del usuario
(externo o interno), asumiendo que su principal requerimiento es el apoyo
informativo adecuado a la toma de decisiones.
Aunque pudo estar implcito en algunas formulaciones, son varios los autores que
atribuyen a Staubus (1961) la condicin de impulsor definitivo de esta concepcin
utilitarista cuando, en el indicado artculo, sienta sus bases, afirmando que ...al
reconocer que los inversores constituyen el mayor grupo de usuarios del producto
contable... rpidamente podemos llegar a la conclusin de que el principal objetivo
de la Contabilidad es suministrar informacin econmica, de carcter cuantitativo,
que resulte til en la toma de decisiones.
De hecho, la evolucin en el perodo 1961-1966 es decisiva, hasta el punto de que

la formalizacin semntica de Mattessich (1966) recoge claramente el
planteamiento utilitarista a travs de la distincin entre las premisas bsicas y los
subrogados orientadores del sistema, que permite establecer un conjunto de
hiptesis especficas adaptadas a un sistema concreto. La edicin alemana de
este trabajo recoge expresamente un supuesto bsico orientador que encierra, en
su formulacin, una clara sntesis del paradigma de utilidad: existen unos objetivos
especficos o necesidades de informacin dadas, que deben ser cubiertas por un
sistema contable concreto; la eleccin de reglas contables (hiptesis especficas)
depende del propsito o necesidad sealados.
24
RADA BARONA, Fernando, Paradigmas de la contabilidad, [En Lnea] Consultado mayo 29 de 2017. Pg. 1.
Disponible en: http://auditor2006.comunidadcoomeva.com/blog/
41
La American Accounting Association tuvo un importante papel en esta evolucin
hacia el paradigma de utilidad, con sus revisiones peridicas del estado de la
teora contable y, en especial, con A Statement of Basic Accounting Theory, la
correspondiente a 1966, en la que se defino la Contabilidad como el proceso de
identificar, medir y comunicar la informacin econmica, que permite juicios y
decisiones informados a sus usuarios.
Bajo esta ptica, los objetivos de la Contabilidad consisten para la Asociacin en

suministrar informacin para una amplia gama de propsitos, entre los que se
encuentran la toma de decisiones relativas al uso de recursos limitados, incluida la
identificacin de las reas cruciales de decisin y la determinacin de objetivos y
fines, as como la direccin y control efectivos de los recursos humanos y
materiales de la organizacin, junto con la evaluacin y control de la utilizacin de
los recursos confiados a la entidad y facilitar las funciones y controles sociales.
De este modo, el usuario se convierte en el determinante de la informacin a

incluir en los estados financieros, cuyo contenido se establece a partir de los
posibles requerimientos de sus destinatarios; objetivos de la informacin financiera
y necesidades informativas de los usuarios constituyen, actualmente, el punto
clave del itinerario deductivo que lleva a fijar las reglas con las que se
confeccionan las cuentas anuales.
Por ello, Sterling, en expresiva frase que resume los planteamientos implcitos en
el paradigma de utilidad, afirma que la eleccin entre lo informacin disponible
debe solventarse con base en su utilidad para la toma de decisiones, de manera
que la informacin ms relevante es la que contiene un mayor potencial con
respecto al suministro de datos necesarios para los modelos empleados por el
decisor.
42
A la vista de esta evolucin, quizs no resulte exagerado que ha disminuido el
inters por la medicin de la riqueza y de la renta, surgiendo en su lugar la
preocupacin por los usuarios y objetivos de la informacin financiera, ni concluir
que, en consecuencia, la determinacin de la utilidad de los actuales y posibles
elementos de los estados financieros ha sido la primera tarea de la investigacin a
prior y emprica durante los ltimos aos.25
Consecuencias de la adopcin del paradigma de utilidad
La evolucin del concepto de usuarios de la informacin financiera, que se

ampla progresivamente, y que se incluye, como punto de partida, de las
declaraciones conceptuales de nuestra disciplina.
La discusin de los objetivos de la informacin financiera, punto bsico de
las aplicaciones contables, que determina la orientacin de sus reglas.
La discusin de los requisitos de la informacin financiera, cuya finalidad es
la de asegurar la utilidad de tal informacin.
El incremento de la informacin y los nuevos mbitos de la regulacin
contable, de modo que los documentos tradicionales balance y cuenta de
resultados ven aumentar su dimensin, surgiendo, adems, la memoria
(notas adicionales), como complemento inexcusable de aquellos, llamado a
explicarlos y ampliarlos, a la vez que aparecen nuevos documentos, antes
inusuales en la informacin empresarial.
Una nueva consideracin sobre el carcter cientfico de nuestra disciplina,
que se configura como aplicada y, en consecuencia, normativa, a la vez
que se acua la distincin entre teora general y aplicaciones de la
contabilidad.
25
TUA PEREDA, Jorge, LECTURAS DE TEORIA E INVESTIGACION CONTABLE, Edit. Centro Interamericano
Jurdico-Financiero, 1995, pag. 191 a 197
43
El auge de la investigacin emprica, que trata de determinar, mediante
verificacin positivista con la realidad circundante, cual es la mejor manera
de satisfacer las necesidades de los usuarios de la informacin. 26
La informacin contable es una herramienta de gran ayuda a los usuarios para la

toma de decisiones, por este motivo es que a travs de la investigacin en teora
contable, se busca satisfacer las necesidades especficas requeridas, acordes con
el entorno econmico y con la aplicabilidad de las mismas.
Al implementarse el paradigma de la utilidad en la informacin se le puede dar un

enfoque ms amplio a la contabilidad, permitiendo que se generen ms informes,
diferentes estados financieros y documentos anexos que soporten dichos datos, a
la vez que se presenta un crecimiento de los usuarios por la diversidad de
informacin que se puede generar a travs de la contabilidad.
Y de esta manera el paradigma de la utilidad de la contabilidad complementa de

manera positiva a lo propuesto en este marco terico, y a este proyecto de
investigacin, en donde es el usuario final, quien determina y elige los aspectos
importantes de su informacin contable, debido a su labor especfica y sus
necesidades particulares.
5.2. MARCO CONCEPTUAL
Para el presente trabajo se establecern diferentes conceptos que darn de

manera especfica y concisa, una mayor cercana a la temtica a trabajar,
entendindose estos conceptos como base primordial para la comprensin de esta
investigacin y la accesibilidad a sus planteamientos. Por esta razn a
continuacin se tratarn algunos de estos:
26
Ibid. pag. 69-70
44
Por tratarse del desarrollo de un SIC en un colegio, es importante aclarar estos
conceptos que estn relacionados de primera mano con el objeto de este estudio;
por otro lado conceptos como calidad, se relacin pues en el caso estudio Colegio
Conquistadores, una de sus principales fortalezas es la calidad tanto de la
educacin como del personal que all trabaja.
Se puede decir que una institucin educativa, se denomina Institucin educativa

el conjunto de personas y bienes promovida por las autoridades pblicas o
particulares cuya finalidad es prestar un ao de educacin preescolar y nueve
grados de educacin bsica como mnimo, y la media; la que para prestar el
servicio educativo debe contar con licencia de funcionamiento o reconocimiento de
carcter oficial, disponer de la infraestructura administrativa, soportes
pedaggicos, planta fsica y medios educativos adecuados; debe combinar los
recursos para brindar una educacin de calidad, la evaluacin permanente, el
mejoramiento continuo del servicio educativo y los resultados del aprendizaje en el
marco de su Programa Educativo Institucional. Las instituciones educativas
estatales son departamentales, distritales y municipales.27
Pero para definir institucin educativa, es necesario que se pueda entender que es
educacin; el vocablo "educacin" aparece documentado en obras literarias
escritas en castellano no antes del siglo XVII. Hasta esas fechas, segn Garca
Carrasco y Garca del Dujo (1996), los trminos que se empleaban eran los de
"criar" y "crianza", que hacan alusin a "sacar hacia adelante", "adoctrinar" como
sinnimo de "doctrino", y "discipular" para indicar "disciplina" o "discpulo". Son
trminos que se relacionan con los cuidados, la proteccin y la ayuda material que
dedicaban las personas adultas a los individuos en proceso de desarrollo.28
27
BOHORQUEZ CASTRO, Jorge Alberto. Jefe Oficina Asesora Jurdica, -ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
(NATURALEZA) [En Lnea] Consultado agosto 20 de 2016. Pg. 1. Disponible en:
http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-127853_archivo_pdf_Naturaleza_4.unknown
28
POZO ANDRS, Mara del Mar; LVAREZ CASTILLO, Jos Lus; LUENGO NAVAS, Julin y OTERO URTZA,
Eugenio; Teoras e instituciones contemporneas de educacin, Madrid, Biblioteca Nueva, 2004. pg. 31
45
En toda organizacin, desde empresas productoras hasta instituciones como los
colegios, necesitan de calidad en todos sus aspectos entendida esta como el
grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes a un objeto (producto,
servicio, proceso, persona, organizacin, sistema o recurso) cumple con los
requisitos.29
Ms especficamente la calidad del servicio, ya que su actividad generadora de

renta est directamente relacionada con la satisfaccin de las necesidades y
expectativas del cliente o, expresado en otras palabras, como aptitud de uso.30
Sin dejar a un lado, y reconociendo su importancia, la calidad educativa, la

educacin es un sistema complejo, es decir, un sistema en el cual, en la totalidad
o la unidad, existe la diversidad, por lo que la unidad o totalidad es la sntesis de
mltiples determinaciones. Un sistema complejo se caracteriza porque contiene
mltiples subsistemas fuertemente conectados. Pero los sistemas sociales (y la
educacin es uno de ellos) son sistemas autnomos en el real sentido de la
palabra. Todo est dentro de ellos; si se alteran o perturban ellos, se gesta en el
interior del sistema. Por esto los sistemas sociales se auto transforman y tienen
conciencia de su auto-transformacin, es decir, tienen y hacen su propia
historia.31
El Colegio Completo es una Institucin escolar que ofrece todos los grados de
educacin bsica y media (hasta el noveno grado como mnimo); que cuenta con
los servicios y recursos necesarios para brindar condiciones adecuadas de
enseanza-aprendizaje; que est en capacidad de responder por sus funciones y
29
DEFINICIN ISO 9001, Definicin de Calidad, [En lnea] Consultado agosto 15 de 2016. Disponible en:
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9000:ed-4:v1:en:term:3.6.2.
30
QUE ES LA CALIDAD DE SERVICIO, Articulo de Calidad de Servicio, [En lnea] Consultado agosto 15 de 2016.
Disponible en: http://www.aiteco.com/que-es-la-calidad-de-servicio/
31
AGUERRONDO, Ins; La calidad de la educacin: Ejes para su definicin y evaluacin, [En lnea] Consultado
agosto 20 de 2016. Disponible en: http://campus-oei.org/calidad/aguerrondo.htm
46
resultados; que rinde cuentas a la comunidad y hace posible la participacin
social.32
...El Colegio Completo tiene un rector, un gobierno escolar, una planta de

personal nica y un solo sistema de administracin, informacin y contabilidad.7
De esta manera los sistemas complejos caracterizados por la gran cantidad de

procesos, que se entienden como sucesin e interrelacin de pasos, tareas y
decisiones, con valor agregado, que se vinculan entre s para transformar un
insumo en un producto o servicio. Son los pasos que se realizan de forma
secuencial para conseguir elaborar productos o servicios a partir de determinados
insumos.33
Y entonces los sistemas de informacin, pueden definirse como un conjunto de

componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y
distribuir la informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una
Institucin.
Los sistemas de informacin sirven para:
Un acceso rpido a determinada informacin y por ende mejora tanto en

tiempos como en resultados el servicio a los usuarios.
Motivar a todo tipo de funcionario de las compaas para requerimientos de
cualquier ndole con excelentes resultados.
Generar informacin e indicadores los cuales permiten analizar, comparar
estudiar para detectar fallas y as mismo tener el control del sistema.
32
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Los Colegios deben ser completos, marzo 2001 [En Lnea]
Consultado agosto 28 de 2016. Disponible en: http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-87149.html
33
WEB Y EMPRESA, Que es un proceso en una empresa?, [En lnea] Consultado agosto 28 de 2016.
Disponible en: http://www.webyempresas.com/que-es-un-proceso-en-una-empresa/
47
Da la posibilidad de planear, idear proyectos los cuales van a estar generados
de un sistema de informacin que tiene unos elementos claros y en dado caso
sustentados para prever cualquier tipo de requerimiento.
Evita la prdida de tiempo en la organizacin de la informacin ya que
realizndola de forma manual se corre el riesgo de no dar la investigacin
correcta.
Hay mayor inters en la creacin de nuevos procesos de trabajo debido a la
facilidad que brinda para la obtencin y el procesamiento de informacin.
Se hace ms efectiva la comunicacin entre procesos y por lo tanto entre
grupos de trabajo, una comunicacin de diferentes instancias con los mismos
resultados giles y confiables.
Organizacin de archivo automatizado, clasificado de inters general y
particular, entre otras.
Un sistema de informacin es tan importante que adems de llevar un control

adecuado de todas las operaciones que all se registren, conlleva a buen
funcionamiento de cualquier proceso y por ende de una entidad por lo que genera
buenos beneficios tanto para la empresa como para sus usuarios, sean estos
internos o externos. 34
Sistema de Informacin Contable
La Herramienta de esencial importancia para toda organizacin en el desarrollo

de la toma de decisiones es un riguroso y efectivo Sistema de Informacin
Contable, el sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el
conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos
econmicos que afectan a la misma. 35
34
GERENCIE.COM, Sistemas de Informacin, consultado [Agosto 8 de 2016], Disponible en:
http://www.gerencie.com/sistemas-de-informacion.html
35
WALS, Sergio Introduccin de Contabilidad (1997) pg., 112
48
Otro concepto que se puede observar por el aporte de Diego Delgadillo es el
Sistema de Informacin Contable denominado tambin rea, seccin,
departamento, divisin o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa
en la cual se desarrollan procesos y actividades especiales por la cual, agrupa a
personas, recursos con la funcin de manejar la informacin que generan sus
transacciones, actividades y hechos econmicos, a fin de producir y revelar
informacin de carcter contable-financiero que sea confiable y til, de manera
que los responsables de la administracin dispongan de ella oportunamente para
las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.36
El sistema contable suministra informacin cuantitativa y cualitativa con tres

grandes propsitos: o Informacin interna para la gerencia que la utilizar en la
planeacin y control de las operaciones que se llevan cabo. o Informacin interna
a los gerentes, para uso en la planeacin de la estrategia, toma de decisiones y
formulacin de polticas generales y planes de largo alcance o Informacin externa
para los accionistas, el gobierno y terceras personas.37
Componentes y Factores del Sistema de Informacin Contable.
El componente de un sistema es aquel elemento que es indispensable para que

este cumpla con su misin y objetivos. As, por ejemplo, el corazn, el hgado, los
riones, los pulmones, los rganos de los sentidos, etc., son los componentes
esenciales del organismo humano. En una empresa del sector textil las materias
primas, la planta y equipo, los empleados y personal general de la planta, de
produccin, as como el diseo de las confecciones son, entre otras, partes
fundamentales, para que esa misma organizacin productiva pueda cumplir su
objeto social.
36
DELGADILLO R. Diego. El sistema de la Informacin Contable. Fundamentos y marco de referencia para su
administracin. Ed. Universidad del Valle. Santiago de Cali Colombia, 2001. Pg. 17.
37
BRAVO, Mercedes Contabilidad General (1998) pg. 15
49
Con referencia al Sistema de Informacin Contable enseguida se presenta una
lista general de componentes que permiten su dinmica y constituyen su
estructura de funcionamiento, a saber:
1. Los documentos de soportes de las transacciones de la empresa y de los

hechos econmicos.
2. La legislacin fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc.
3. La tecnologa de computacin para la captacin, el procesamiento y
almacenamiento de datos, as como para su interpretacin, anlisis y
suministro de informacin.
4. Los fundamentos tericos, tcnicos y marco conceptual contable financiero.
5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinmica del sistema.
6. Los recursos financieros y materiales necesarios.
7. El sistema y subsistema de control interno contable.
Los componentes definidos y caracterizados en forma precisa convierten en

factores fundamentales a considerar para cada una de las funciones
administrativas que deben ocupar una buena parte del tiempo del director del rea
contable de la organizacin.38
Entorno Directo del Sistema de Informacin Contable
La empresa es el medio en el que nace y se desarrolla el sistema contable. Esta

se constituye en el factor preponderante para disear el modelo de Sistema de
Informacin Contable y a la vez para fijar su manejo y direccin. 39
38
administracin. Ed. Universidad del Valle. Santiago de Cali Colombia, 2001. Pg. 37.
39
Ibd., Pg. 20.
50
Entorno Indirecto o Externo del Sistema de Informacin Contable.
El sistema de informacin, adems del entorno directo la empresa tiene la

influencia del medio que rodea a la empresa: este es el entorno del sistema
general contable. El entorno de la empresa reduce al sistema contable en varios
aspectos, su influencia se hace evidente en el transcurso de las actividades
contables y en el contenido de los informes financieros. Por tanto, el entorno
general de la empresa circunscribe y delimita la actividad del sistema contable de
manera directa. Como consecuencia de ello, influye en la definicin de su carcter
y en las actividades contables cotidianas.40
El Colegio Conquistadores nace como un proyecto misional, pero gracias a la

acogida de la comunidad y el desarrollo del PEI, tiene un gran crecimiento y se
establece como un Colegio con el objetivo de seguir su labor y atender a las
familias que deseen ser parte de su visin.
En este sentido, el crecimiento econmico es ineludible y por lo tanto la necesidad

de establecer una organizacin que permita consolidarse como un Colegio con
prestacin de servicio de calidad y el propsito con esta investigacin en
conseguir que la Institucin puedan apoyarse en esta monografa y ayudarse con
ella para cumplir su objetivo.
Se tiene en cuenta lo relacionado a la informacin contable pues nos brinda al

desarrollo de la investigacin mayor amplitud a la hora del anlisis; siendo esto
esencial para elaborar un SIC.
40
Ibd., Pg. 25.
51
Objetivos y Cualidades de la Informacin Contable
Artculo 3. Objetivos bsicos. La informacin contable debe servir

fundamentalmente para:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las

obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido del periodo.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los
negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.
5. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.
6. Ejerce el control sobre las operaciones del ente econmico.
7. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional.
9. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad
econmica de un ente represente para la comunidad.
Artculo 4. Cualidades de la informacin contable
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe

ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin
sea comparable.
1. La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender.

2. La informacin es til cuando es pertinente y confiable.
3. La informacin es pertinente cuando posee valor de realimentacin, valor de
prediccin y es oportuna.
52
4. La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la
cual represente fielmente los hechos econmicos.
5. La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases
uniformes.41
Caractersticas Cualitativas de la informacin contable
Las caractersticas cualitativas de la informacin contable son aquellos atributos

de la misma, que son necesarias para satisfacer sus objetivos bsicos. El decreto
establece que la informacin debe ser:
1. Comprensible: clara y fcil de entender.

2. til: Pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee valor
de retroalimentacin, valor de prediccin y es oportuna; y es confiable
cuando es neutral, verificable y representa fielmente los hechos
econmicos.
3. Comparable: cuando ha sido preparada sobre bases de informes.42
Los estados financieros hacen parte fundamental de un SIC, es necesario

mencionarlos en el desarrollo del trabajo para un completo entendimiento de este
conjunto de pasos que van relacionados y encaminados al mejoramiento de la
institucin.
Estados financieros
Toda vez que los usuarios de los estados financieros tienen necesidades
diferentes, los informes contables debern prepararse y presentarse considerando
41
LEGIS, Plan nico de Cuentas para Comerciantes. Objetivos y cualidades de la informacin contable. Legis
Editores S.A., 2011. Pg. 41.
42
Ibd. Pg. 31.
53
que su propsito final es cubrir dichas necesidades. Aunque muchos de estos
usuarios pueden consultar informacin adicional a la suministrada en los estados
financieros, generalmente se confa en ellos como principal fuente de informacin
financiera. La principal responsabilidad, con relacin a la presentacin y
preparacin de los estados financieros, corresponde a los administradores de la
empresa y a ella misma interesa la informacin que contienen los estados a pesar
de contar con otras fuentes que le ayudan a llevar a cabo su planificacin y
gestin.
De conformidad con las directrices contenidas en el Decreto 2649 de 1993 lo

estados financieros pueden ser clasificados, as:
a. De acuerdo con sus destinatarios o usuarios de la informacin: los estados

financieros se clasifican en estados financieros de propsito general y
estados financieros de propsito especial.
b. De acuerdo con su comparabilidad: los estados financieros de propsito
general se deben preparar y presentar sobre una base temporal (es decir,
comparar periodos de una misma duracin) y de no ser posible con base en
una comparabilidad operacional (es decir, comparar lapsos iguales del ciclo
de operaciones).
c. De acuerdo con su preparacin y examen: los estados financieros pueden
ser certificados o dictaminados.
Estados financieros de propsito general. Son aquellos que se preparan al

cierre de un periodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el nimo
principal de satisfacer el inters comn del pblico en evaluar la capacidad de un
ente econmico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar
por su condicin, claridad, neutralidad y fcil consulta.
54
Son estados financieros de propsito general, los estados financieros bsicos y los
estados financieros consolidados.
Estados financieros bsicos:

1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambio en la situacin financiera.
5. El estado de flujos de efectivo.
Estados financieros consolidados. Son aquellos que presentan la situacin

financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la
situacin financiera, as como los flujos de efectivo, de un ente matriz y sus 27
subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una
sola empresa.
Estados financieros de propsito especial. Son estados financieros de

propsito especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades
especficas de ciertos usuarios de la informacin contable. Se caracterizan por
tener una circulacin o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas
partidas u operaciones.
Entre otros son estados financieros de propsito especial:

1. El balance inicial.
2. Los estados financieros de perodos intermedios.
3. Los estados de costos.
4. El estado de inventarios.
5. Los estados financieros extraordinarios.
6. Los estados de liquidacin.
55
7. Los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujecin a las
reglas de clasificacin y con el detalle determinados por estas; y
8. Los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de
contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.43
La ley 1314 de 2009, con su implementacin busca como objetivo primordial

apoyar la internacionalizacin de las relaciones econmicas, la accin del Estado
se dirigir hacia la convergencia de tales normas de contabilidad, informacin
financiera y de aseguramiento de la informacin, con estndares internacionales
de aceptacin mundial, con las mejores prcticas y con la rpida evolucin de los
negocios.
Mediante normas de intervencin se podr permitir u ordenar que tanto el sistema

documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros,
como los informes de gestin y la informacin contable, en especial los estados
financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos
electrnicamente. Para tal efecto dichas normas podrn determinar las reglas
aplicables al registro electrnico de los libros de comercio y al depsito electrnico
de la informacin, que seran aplicables por todos los registros pblicos, como el
registro mercantil. Dichas normas garantizarn la autenticidad e integridad
documental y podrn regular el registro de libros una vez diligenciados. 44
En un entorno capitalista, con bsqueda a siempre querer aumentar las utilidades

y el crecimiento infraestructural , las organizaciones, en especial las privadas,
buscan un mximo de ingresos con un mnimo de costos, por lo cual es de
suprema importancia realizar una eleccin satisfactoria de los recursos y medios
para alcanzar tal objetivo, como lo menciona Armando Gil, al explicar que la
43
LEGIS, Plan nico de Cuentas para Comerciantes. Objetivos y cualidades de la informacin contable. Legis
Editores S.A., 2011. Pg. 45, 47, 48 y 49.
44
Ibd., pg. 29.
56
bsqueda de la utilidad o ganancia como objetivo primordial hace parte de la
racionalidad predominante en el capitalismo.45
Teniendo en cuenta que la toma de decisiones requiere un cierto nivel de

informacin, especialmente para decisiones empresariales, es necesario tener
presente los mecanismos y las tcnicas, siendo estos el soporte y la fuente para
tales decisiones, que representa la esencia de stas.
Entonces, es de suprema importancia la informacin contable y su respectivo

anlisis sin lo cual, de alguna manera sera imposible estructurar y desarrollar un
adecuado programa de accin, como bien lo plantea Lange: La contabilidad es la
expresin de la racionalidad totalmente desarrollada de la actividad de la empresa,
puesto que consiste en la fijacin y comparacin cuantitativa de todas las partes
que constituyen el ingreso y el costo, junto con las variaciones del valor del haber
(capital).46
Es innegable entonces la importancia de la contabilidad, pues toda organizacin

debe conocer a perfeccin su capacidad financiera en el momento de tomar una
decisin, bien sea de inversin, financiacin u operacin, segn los objetivos y
proyectos de la empresa, los cuales dependen invariablemente de la veracidad y
comprensibilidad de la informacin contable; En la actualidad y desde la etapa
fundante de la administracin, esta tcnica ha brindado los elementos de control
de la produccin y por ende del capital.47
45
GIL OSPINA, Armando. Racionalidad econmica: Debate Sempiterno. Revista Pginas No 63. Pereira:
Universidad Catlica Popular del Risaralda. 2002. p 68.
46
LANGE, Oskar. Economa poltica. Mxico: Fondo de Cultura Econmica. 1989. p 147
47
CRDOBA QUINTERO, Yuly, REYES PEA, Eliana, Consideraciones acerca del impacto de la llegada de las
grandes superficies en el comercio de la ciudad de Pereira - Home Center y El Cidral, [En Linea] Concultado
en junio 2 de 2017, Disponible en: https://goo.gl/tNOOFW
57
Es justamente el SIC una tcnica cuantitativa que permite la comparacin y
evaluacin de los resultados de la gestin de la empresa, y su impacto en el
sector, segn lo considera Diego Delgadillo: El sistema de informacin contable
se disea y se establece con el propsito de que mediante su producto la
informacin contable sirva de referencia, gue el trabajo y encauce el uso de los
recursos de la empresa.48
Es por esto que en la actualidad la administracin organizacional enfrenta un

importante reto para establecer sus objetivos, pues la maximizacin de ganancias
aparentemente es el primordial como lo plantea Serna: Esta es una decisin en
una ideologa cortoplacista, y por ello no garantiza que la organizacin est en
capacidad de crecer y permanecer en el mercado.49
Entonces un SIC no slo es de utilidad para conocer la capacidad interna de la

empresa, sino tambin la base primordial en la toma de decisiones
administrativas, financieras y operativas de la organizacin.
48
DELGADILLO ISRAEL, Diego. Sistema de informacin contable: Fundamentos y marco de referencia para su
administracin. Facultad de ciencias de la administracin. Cali: Universidad del Valle. 2001. p 32.
49
GARCA SERNA, Oscar Len. Administracin financiera, fundamentos y aplicaciones. Tercera Edicin. Cali:
Prensa Moderna Impresores S.A. 2000. p 3.
58
5.3. MARCO LEGAL
5.3.1. Constitucin Poltica de Colombia.
Artculo 6750
La educacin es un derecho de la persona y un servicio pblico que tiene una
funcin social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la
tcnica, y a los dems bienes y valores de la cultura. La educacin formar al
colombiano en el respeto a los derechos humanos, a la paz y a la democracia; y
en la prctica del trabajo y la recreacin, para el mejoramiento cultural, cientfico,
tecnolgico y para la proteccin del ambiente. El Estado, la sociedad y la familia
son responsables de la educacin, que ser obligatoria entre los cinco y los quince
aos de edad y que comprender como mnimo, un ao de preescolar y nueve de
educacin bsica. La educacin ser gratuita en las instituciones del Estado, sin
perjuicio del cobro de derechos acadmicos a quienes puedan sufragarlos.
Corresponde al Estado regular y ejercer la suprema inspeccin y vigilancia de la
educacin con el fin de velar por su calidad, por el cumplimiento de sus fines y por
la mejor formacin moral, intelectual y fsica de los educandos; garantizar el
adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a los menores las condiciones
necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo. La Nacin y
las entidades territoriales participarn en la direccin, financiacin y administracin
de los servicios educativos estatales, en los trminos que sealen la Constitucin
y la ley.
5.3.2. Ley 115 de Febrero 8 de 1994
ARTCULO 20251
50
CONSTITUCIN POLITICA DE COLOMBIA de 1991, Articulo 67
51
EL CONGRESO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, Ley 115 de Febrero 8 de 1994, [En Linea] Consultado en
junio 2 de 2017, Disponible en http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-85906_archivo_pdf.pdf
59
Costos y tarifas en los establecimientos educativos privados. Para definir las
tarifas de matrculas, pensiones y cobros peridicos originados en la prestacin
del servicio educativo, cada establecimiento educativo de carcter privado deber
llevar los registros contables necesarios para establecer los costos y determinar
los cobros correspondientes.
Para el clculo de tarifas se tendrn en cuenta los siguientes criterios:
a. La recuperacin de costos incurridos en el servicio se har mediante el

cobro de matrculas, pensiones y cobros peridicos que en su conjunto
representen financieramente un monto igual a los gastos de operacin, a los
costos de reposicin, a los de mantenimiento y reservas para el desarrollo futuro y,
cuando se trate de establecimientos con nimo de lucro, una razonable
remuneracin a la actividad empresarial. Las tarifas no podrn trasladar a los
usuarios los costos de una gestin ineficiente;
b. Las tarifas podrn tener en cuenta principios de solidaridad social o

redistribucin econmica para brindar mejores oportunidades de acceso y
permanencia en el servicio a los usuarios de menores ingresos;
c. Las tarifas establecidas para matrculas, pensiones y cobros peridicos

debern ser explcitas, simples y con denominacin precisa. Deben permitir una
fcil comparacin con las ofrecidas por otros establecimientos educativos que
posibilite al usuario su libre eleccin en condiciones de sana competencia, y
d. Las tarifas permitirn utilizar las tecnologas y sistemas administrativos que

garanticen la mejor calidad, continuidad y seguridad a sus usuarios. El Gobierno
Nacional, a travs del Ministerio de Educacin Nacional y atendiendo los
60
anteriores criterios, reglamentar y autorizar el establecimiento o reajuste de
tarifas de matrculas, pensiones y cobros peridicos dentro de uno de los
siguientes regmenes:
1. Libertad regulada, segn el cual los establecimientos que se ajusten a los

criterios fijados por el Gobierno Nacional, a travs del Ministerio de Educacin
Nacional, slo requieren para poner en vigencia las tarifas, comunicarlas a la
autoridad competente con sesenta (60) das calendario de anticipacin,
acompaadas del estudio de costos correspondiente. Las tarifas as propuestas
podrn aplicarse, salvo que sean objetadas.
2. Libertad vigilada, segn el cual los diferentes servicios que ofrece un

establecimiento sern evaluados y clasificados en categoras por el Ministerio de
Educacin Nacional, en cuyo caso las tarifas entrarn en vigencia sin otro requisito
que el de observar los rangos de valores preestablecidos para cada categora de
servicio, por la autoridad competente.
3. Rgimen controlado, segn el cual la autoridad competente fija las tarifas al

establecimiento educativo privado, bien por sometimiento voluntario de ste o por
determinacin del Ministerio de Educacin Nacional, cuando lo considere
necesario para evitar abusos del rgimen de libertad. El Ministerio de Educacin
Nacional, en coordinacin con las entidades territoriales, har evaluaciones
peridicas que permitan la revisin del rgimen que venga operando en el
establecimiento educativo para su modificacin total o parcial.
61
5.3.3. Decreto 2253 de diciembre 22 de 1995
Artculo 4o. Para efectos de la aplicacin del presente reglamento, se definen

los siguientes conceptos:
1. Valor de Matrcula: Es la suma anticipada que se paga una vez al ao en

el momento de formalizar la vinculacin del educando al servicio
educativo ofrecido por el establecimiento educativo privado o cuando sta
vinculacin se renueva, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 201 de la Ley
115 de 1994.
Este valor no podr ser superior al diez por ciento (10%) de la tarifa anual
que adopte el establecimiento educativo, atendiendo lo dispuesto en
el Manual de Evaluacin y Clasificacin de Establecimientos Educativos
Privados a que se refiere el artculo 5o. de este reglamento.
2. Valor de la Pensin: Es la suma anual que se paga al establecimiento

educativo privado por el derecho del alumno a participar en el proceso formativo,
durante el respectivo ao acadmico.
Su valor ser igual a la tarifa anual que adopte el establecimiento educativo,

atendiendo lo dispuesto en el Manual, menos la suma ya cobrada por concepto de
matrcula y cubre el costo de todos los servicios que presta el establecimiento
educativo privado, distintos de aquellos a que se refieren los conceptos de cobros
peridicos aqu determinados.
El cobro de dicha pensin podr hacerse en mensualidades o en perodos

mayores que no superen el trimestre, segn se haya establecido en el sistema de
matrculas y pensiones, definido por el establecimiento educativo en su proyecto
educativo institucional.
62
3. Cobros Peridicos: Son las sumas que pagan peridicamente los padres de
familia o acudientes que voluntariamente lo hayan aceptado, por concepto de
servicios de transporte escolar, alojamiento escolar y alimentacin, prestados
por el establecimiento educativo privado. Estos cobros no constituyen
elemento propio de la prestacin del servicio educativo, pero se originan como
consecuencia del mismo.
4. Otros Cobros Peridicos: Son las sumas que se pagan por servicios del
establecimiento educativo privado, distintos de los anteriores conceptos y fijados
de manera expresa en el reglamento o manual de convivencia, de
conformidad con lo definido en el artculo 17 del Decreto 1860 de 1994,
siempre y cuando dicho reglamento se haya adoptado debidamente, segn lo
dispuesto en los artculos 14 y 15 del mismo Decreto y se deriven de manera
directa de los servicios educativos ofrecidos.
CAPITULO III DEL REGIMEN DE LIBERTAD REGULADA
Artculo 13 De conformidad con el artculo 202 de la Ley 115 de 1994, el rgimen

de libertad regulada es el aplicable al establecimiento educativo privado que previa
evaluacin y clasificacin de sus servicios efectuada en los trminos del presente
reglamento, le permite poner en vigencia las tarifas de matrculas y pensiones, con
el slo requisito de comunicarlas a la Secretara de Educacin Departamental o
Distrital de la respectiva jurisdiccin, con sesenta (60) das calendario de
anticipacin a la fecha prevista para la matrcula de alumnos para el ao
acadmico en que se aplicarn, salvo que sean objetadas en los trminos legales
y reglamentarios.
Artculo 14. Para que los establecimientos educativos privados puedan acogerse
al rgimen de libertad regulada para el cobro de tarifas de matrculas y pensiones,
63
debern ajustarse a los criterios e instrucciones contenidos en el Manual de
Evaluacin y Clasificacin de Establecimientos Educativos Privados y acompaar
el estudio de costos correspondiente.
Para efectos del estudio de costos debern diligenciarse los formularios para la
fijacin de tarifas que hacen parte integral del Manual y justificarse debidamente
cada uno de sus tems.
Slo podrn acceder al rgimen de libertad regulada aquellos establecimientos

educativos privados que hayan aplicado el rgimen de libertad vigilada, al menos
por un ao acadmico.
Pargrafo. Los establecimientos educativos privados que se encuentren en el

rgimen de libertad regulada, podrn reingresar al rgimen de libertad vigilada
para el ao acadmico inmediatamente siguiente, atendiendo las disposiciones del
presente reglamento.
Artculo 15. El rector o director del establecimiento educativo privado o el director

administrativo del mismo, si lo hubiere, efectuar el anlisis previo de servicios y
costos educativos, de conformidad con lo ordenado en el artculo anterior y lo
someter a la consideracin del Consejo Directivo del establecimiento, junto con
los correspondientes soportes y la propuesta de tarifas para cada uno de los
conceptos de que trata el artculo 4o. de este reglamento.
La propuesta de tarifas debe ser clara, inequvoca y determinada y ser

presentada a la consideracin del Consejo Directivo por lo menos en dos sesiones
que se celebrar con un intervalo mnimo de tres (3) das calendario, de tal
manera que en la primera de ellas se otorgue ilustracin sobre la propuesta y se
entreguen documentos de soporte y en la segunda, se llegue a la decisin.
64
En el mencionado intervalo, el Consejo Directivo del establecimiento educativo
privado informar y explicar a los padres de familia la propuesta presentada.
El estudio de costos y la propuesta de tarifas correspondiente, debern ser

aprobados por el Consejo Directivo del establecimiento educativo privado, por
mayora y con el voto afirmativo de los representantes de los padres de familia en
dicho rgano del Gobierno Escolar.
Aprobados stos, sern remitidos por el rector o director del establecimiento a la

Secretara de Educacin Departamental o Distrital de la respectiva jurisdiccin,
con sesenta (60) das calendario de anticipacin al inicio de la etapa de matrcula,
acompaados de toda la documentacin exigida en el Manual, de la copia del acta
del Consejo Directivo en donde conste la determinacin y de la certificacin de la
fecha prevista para el inicio del ao acadmico.
El requisito de remisin dispuesto en el inciso anterior, tiene por objeto expedir el

acto administrativo que autorice al establecimiento educativo privado la adopcin
del rgimen de libertad regulada y la tarifa correspondiente, de acuerdo con los
dispuesto en el artculo 28 de este reglamento.
Servir igualmente para obtener la informacin pertinente para el ejercicio de la

inspeccin y vigilancia que le ha sido delegada a la entidad territorial.
El acto administrativo ser expedido por el Secretario de Educacin

Departamental o Distrital de la respectiva jurisdiccin.
Artculo 16. Las secretaras de educacin departamentales y distritales disponen

hasta de cuarenta y cinco (45) das calendario, contados a partir del recibo de la
comunicacin de la propuesta del establecimiento educativo, para decidir sobre la
misma, pudiendo objetarla.
65
Recibida la solicitud la respectiva Secretara de Educacin Departamental o
Distrital, har la evaluacin pertinente y solicitar al peticionario, si fuere el caso,
las informaciones y documentos aclaratorios necesarios para decidir, de
conformidad con los dispuesto en el artculo 12o. del Cdigo Contencioso
Administrativo.
En firme la objecin, el establecimiento educativo privado deber permanecer en

el rgimen de libertad vigilada, salvo que la objecin se fundamente en alguna de
las infracciones sealadas en el artculo 19 de este reglamento, caso en el cual
quedar sometido al rgimen controlado.
La no objecin en tiempo constituye silencio administrativo positivo, en los

trminos definidos por el Cdigo Contencioso Administrativo, salvo lo dispuesto en
el artculo 19 de este mismo reglamento.
Artculo 17. Para el cobro peridico de transporte escolar, alojamiento escolar y

alimentacin y para los otros cobros peridicos definidos en el artculo 4o de este
reglamento, los establecimientos educativos privados bajo el rgimen de libertad
regulada tendrn en cuenta el monto de costos calculado para tales servicios,
debidamente justificado.52
5.3.4. Ley 1314 de julio de 200953
"Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e informacin

financiera y de aseguramiento de informacin aceptados en Colombia, se sealan
las autoridades competentes, el procedimiento para su expedicin y se determinan
52 52
GOBIERNO NACIONAL, Decreto 2253 de diciembre 22 de 1995, [En Linea] Consultado en junio 2 de
2017, Disponible en http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-86223_archivo_pdf.pdf
53
SECRETARIA GENERAL DEL SENADO, ndex of Senado, Ley 1314 2009, [En Lnea] Consultado agosto 18 de
2016. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1314_2009.html
66
las entidades responsables de vigilar su cumplimiento."
Artculo 2. mbito de aplicacin. La presente ley aplica a todas las personas

naturales y jurdicas que, de acuerdo con la normatividad vigente, estn obligadas
a llevar contabilidad, as como a los contadores pblicos, funcionarios y dems
personas encargadas de la preparacin de estados financieros y otra informacin
financiera, de su promulgacin y aseguramiento.
Artculo 4. Independencia y autonoma de las normas tributarias frente a las de

contabilidad y de informacin financiera. Reglamentado por el Decreto Nacional
2548 de 2014. Las normas expedidas en desarrollo de esta ley, nicamente
tendrn efecto impositivo cuando las leyes tributarias remitan expresamente a
ellas o cuando estas no regulen la materia.
Artculo 6. Autoridades de regulacin y normalizacin tcnica. Bajo la direccin

del Presidente de la Repblica y con respeto de las facultades regulatorias en
materia de contabilidad pblica a cargo de la Contadura General de la Nacin, los
Ministerios de Hacienda y Crdito Pblico y de Comercio, Industria y Turismo,
obrando conjuntamente, expedirn principios, normas, interpretaciones y guas de
contabilidad e informacin financiera y de aseguramiento de informacin, con el
fundamento en las propuestas que deber presentarles el Consejo Tcnico de la
Contadura Pblica, como organismo de normalizacin tcnica de normas
contables, de informacin financiera y de aseguramiento de la informacin.54
54
SECRETARIA GENERAL DEL SENADO, ndex of Senado, Ley 1314 2009, [En Lnea] Consultado agosto 12 de
2016. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1314_2009.html
67
5.3.5. Aspectos para el funcionamiento del Colegio 55
Decreto 3433 de septiembre de 2008. Por el cual se reglamenta la expedicin de

licencias de funcionamiento para establecimientos educativos promovidos por
particulares para prestar el servicio pblico educativo en los niveles de preescolar,
bsica y media.
Decreto 1469 de abril 30 de 2010. Por el cual se reglamentan las disposiciones

relativas a las licencias urbansticas; al reconocimiento de edificaciones; a la
funcin pblica que desempean los curadores urbanos y se expiden otras
disposiciones.
Decreto 1678 de 1958, artculo 5 y el Decreto 2759 de 1997. Ordenan a los

Gobernadores y Alcaldes a "dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la
legislacin vigente para prohibir la designacin, con el nombre de personas vivas,
de las divisiones generales del territorio nacional, los bienes de uso pblico y los
sitios u obras pertenecientes a la Nacin, los Departamentos, Distritos, Municipios
o a entidades oficiales o semioficiales.
Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008. Por el cual se reglamentan

parcialmente los artculos 11, 12,13 y 14 de la ley 715 de 2001 en relacin con el
Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales.
Decreto 2247 de septiembre 11 de 1997. Por el cual se establecen normas
relativas a la prestacin del servicio educativo del nivel preescolar y se dictan otras
disposiciones.
5.3.6. Linimentos legales de un SIC segn el Ministerio de Educacin
55
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Licencias y Requisitos mnimos, Actualizado el 7 de Feb. De 2016.
[En Lnea] Consultado agosto 12 de 2016. Disponible en: http://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-article-
179304.html
68
En la legislacin colombiana actual es pertinente al mencionar que las
instituciones educativas deben formalizar sus procesos contables y establecer
dentro de su organizacin un Sistema de Informacin Contable, y tener en cuenta
los lineamientos para establecerlo.
Para tener un punto de referencia se debe tener en cuenta la informacin que

ofrece el Fondo de Servicios educativos con el fin de comparar la operatividad
econmica de una Institucin Educativa Pblica con una Privada.
Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables de los

establecimientos educativos, creadas como un mecanismo de gestin
presupuestal y ejecucin de recursos para la adecuada administracin de sus
ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversin distintos a los
de personal.
Dichos Fondos perciben ingresos de los diferentes niveles de Gobierno y de otras

fuentes privadas, destinados exclusivamente a atender el servicio fundamental de
educacin y, por lo tanto, son recursos pblicos que deben manejarse de
conformidad con las normas establecidas, buscando la eficiencia administrativa en
beneficio de la comunidad. Por consiguiente, cada entidad territorial certificada a
travs de sus secretaras de educacin en cumplimiento de sus funciones debe
ejercer un papel fundamental en la orientacin y control de su ejecucin.56
Se observa que algunos de los Componentes del Sistema Presupuestal son
esenciales a tener en cuenta para el entendimiento de los procesos financieros de
una institucin educativa.
56
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Papel de las secretaras de educacin de las entidades
territoriales certificadas frente a los fondos de servicios educativos, [En Lnea] Consultado septiembre 5 de
2016. Pg. 1.
Disponible en: http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-243879_archivo_pdf.pdf.
69
El Plan Financiero Instrumento de planificacin y gestin financiera con base en
operaciones efectivas que contempla, ingresos, gastos, dficit y su financiacin. A
nivel nacional es una herramienta de poltica macroeconmica y a nivel regional
de programacin presupuestal que define metas mximas de pagos, base para el
Plan Operativo Anual de Inversiones y del Programa Anual de Caja.
El Plan Operativo Anual de Inversiones: seala los proyectos de inversin

clasificados por sectores, rganos y programas, teniendo en cuenta el Plan de
Desarrollo y el Plan Plurianual de Inversiones e identificando fuente de
financiacin.57
Proceso Financiero La interaccin sistemtica y oportuna entre los diferentes

actores que participan en el proceso de ejecucin financiera de las entidades,
adems de posibilitar la aplicacin y el cumplimiento de indicadores de gestin,
financieros y de calidad indispensables para el cabal cumplimiento de los procesos
de presupuesto, contabilidad y tesorera, tambin facilita las acciones de
coordinacin y trmite oportuno de los recursos asignados a los establecimientos
educativos estatales.58
5.4. MARCO CONTEXTUAL
Los pueblos primitivos carecan de escuelas, maestros y de una pedagoga bien

estructurada, a pesar de esto la sociedad la realizaba de manera inconsciente por
ende siempre ha existido.
Con la llegada de las grandes civilizaciones fueron ellas las que impartieron la
educacin de una manera estructurada y ms organizada, se tuvo conocimiento
57
Ibd., Pg. 9.
58
Ibd., Pg. 14.
70
de la primera Universidad que hubo en la actual China, entre los aos 2257 a. C
2208 a. C. Tambin se destacaron grandes filsofos Griegos como son Tales de
Mileto y Demcrito, encargados de estudiar la Filosofa, Matemticas, entre otras
ramas de la ciencia.59
La importancia que le da la historia de la educacin a cualquier educador, es que

permite tener un conocimiento del pasado educativo a la humanidad.
Tanto las escuelas como Colegios fueron mejorando y llegando a nuevas

ciudades, en el ao 1538 se fund la primera universidad de Amrica, la
Universidad Santo Toms de Aquino en Santo Domingo, La Espaola.
Fue el espaol Jos de Calasanz, quien puso en marcha en el ao 1597 la

primera escuela pblica y gratuita de Europa, en la que l mismo ejerca como
maestro. En 1617 fund una escuela mayor en la ciudad Italiana de Frascati, la
cual dio inicio a las Escuelas Pas.
As mismo en nuestro pas, se presenta La Universidad Santo Toms como la

universidad colombiana ms antigua y la quinta en el continente americano,
fundada en 1580 por la Orden de Predicadores (Padres Dominicos) en la ciudad
de Bogot (antigua ciudad de Santaf), la capital de Colombia.
Este mismo patrn en la fundacin y establecimiento de universidades e

instituciones en los siglos pasados se ha repetido, en donde rdenes y
comunidades religiosas, con sus rdenes misionales, con el propsito de ayudar y
aportar a los pases a donde llegaban.
59
WIKIPEDIA, LA ENCICLOPEDIA LIBRE, Historia de la Educacin Pblica, [En Lnea] Consultado agosto 15 de
2016. Disponible en: https://es.wikipedia.org/wiki/Educaci%C3%B3n_p%C3%BAblica.
71
En Cartago Valle, las instituciones educativas privadas ms renombradas y con
mayor acogida en el municipio han sido establecidas por comunidades religiosas,
como la Hermanas Franciscanas y Las Dominicas de La Presentacin, entre otros,
y al pasar los aos a estas instituciones se han sumado ideas y visiones de grupos
de personas que deseaban desarrollar nfasis educativos diferentes a los ya
establecidos, y nacen otras instituciones tcnicas, bilinges y acadmicas.
Hace 5 aos se fund el Jardn Happy Kids (Nios Felices), con el fin de satisfacer
las necesidades de la sociedad del Sur de Cartago; aos ms tarde gracias a su
crecimiento en todos los campos se convirti en el Colegio Conquistadores, donde
actualmente tiene aprobacin para ofertar hasta noveno de bsica secundaria.
La institucin est ubicada en el Barrio el Rosario de Cartago Valle, direccin, Cr

17 No 9a - 31, Telfono: 209 49 96.
La situacin actual del colegio est enmarcada por una carente orientacin y
asistencia de los procesos contables, desde los entes reguladores de la educacin
y su calidad enfocados nicamente en asesoras pedaggicas y formativas, hasta
las instituciones privadas que en su esencia no tienen un compromiso establecido
del manejo y control de todas sus operaciones financieras y contables, esto ha
generado una apocada preparacin y pequeo desarrollo en el mbito contable.
Existe falta de formalizacin de algunas de las prcticas contables de la

Institucin, genera inoportuna entrega de la informacin y falta de conocimiento en
la asignacin de los hechos contables.
La institucin cuenta con una planta fsica en comodato, aplicando en

desconocimiento, el principio de activos de las normas internacionales, en donde
puede hacer uso de este en su totalidad y tratarlo como si fuera suyo, justificando
as la inversin permanente en la planta fsica.
72
En el presente ao cerr con 94 estudiantes matriculados, y 11 trabajadores, entre
catedrticos, directores de grupos, coordinadora, aseadoras, cocinera, y directora,
ofreciendo los grados: materno, prvulos, pre jardn, jardn, transicin y primero;
para el prximo ao se espera contar con al menos 150 estudiantes matriculados
de manera permanente, y 13 trabajadores con toda la disposicin legal y pagos
pertinentes.
En la actualidad se encuentran con un buen sistema de seguridad en el trabajo, en

el cual estn invirtiendo para que sea mejor y supla las necesidades de la
institucin.
El Colegio Conquistadores se encuentra en Libertad Regulada, que es la

calificacin que se le da a las instituciones que han obtenido altos puntajes en su
autoevaluacin, segn lo establecido en el artculo 202 de la Ley 115 de 1994.
73
6. ASPECTOS METODOLGICOS
6.1. TIPO DE INVESTIGACIN
En el proceso de desarrollo de esta monografa se explica el carcter

representativo, exploratorio y descriptivo, una investigacin representativa tiene
como objetivo explicar el estado, la particularidad, causas, elementos y otros
componentes y procedimientos que especifica la definicin de un sistema de
informacin contable para el Colegio Conquistadores de la Ciudad de Cartago
Valle del Cauca que permitan a cada uno de los administrativos tener una idea
clara de esta investigacin.
El proceso descriptivo siendo uno de los esenciales en esta investigacin tambin

conocido como diagnstico, es donde se escribe y estudia consiste,
fundamentalmente, en caracterizar un fenmeno o situacin concreta indicando
sus rasgos ms peculiares o diferenciadores.
El objetivo de la investigacin descriptiva consiste en llegar a conocer las

situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la
recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las relaciones que
existen entre dos o ms variables. Los investigadores no son meros tabuladores,
sino que recogen los datos sobre la base de una hiptesis o teora, exponen y
resumen la informacin de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente
los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al
conocimiento.60
60
MORALES, Frank. Conozca 3 tipos de investigacin: Descriptiva, Exploratoria y Explicativa, [En Lnea]
Consultado mayo 29 de 2017. Disponible en: http://manuelgross.bligoo.com/conozca-3-tipos-de-
investigacion-descriptiva-exploratoria-y-explicativa#.WSyGjus1-Uk
74
Una investigacin descriptiva es precisa para el estudio del Colegio
Conquistadores, en consecuencia no solamente a conocer y recolectar datos, sino
en darles sentido unos con otros, como lo son las variables que interactan con la
estructuracin de la contabilidad de la institucin, y ya realizada la investigacin el
informe sealar los datos obtenidos y la naturaleza exacta de la poblacin de
donde fueron extrados.
El proceso exploratorio no es solamente la captura y la acumulacin de datos y su

tabulacin pertinente, sino tambin hay que relacionarla con condiciones y enlaces
existentes, prcticos que tienen validez, opiniones y puntos de vista de las
personas, y procesos en marcha. Estos estudios se centran en medir los
explicativos en descubrir. Siendo esta pertinente para aplicar a un objeto poco
estudiado, por lo que sus resultados constituyen una visin aproximada de dicho
objeto, es decir, un nivel superficial de conocimiento.
En donde se puede hacer una investigacin dirigidos a la formulacin ms precisa

de un problema de investigacin, dado que se carece de informacin suficiente y
de conocimiento previo del objeto de estudio, resulta lgico que la formulacin
inicial del problema sea imprecisa. En este caso la exploracin permitir obtener
nuevo datos y elementos que pueden conducir a formular con mayor precisin las
preguntas de investigacin.61
Cuando no se evidencia investigaciones anteriores sobre el objeto de estudio

como en este caso se requiere en primera instancia explorar e indagar, para lo
que se utiliza el tipo de investigacin exploratorio.
Este tipo de investigacin, permite investigar las partes, sus categoras o clases
que componen el sistema de informacin contable.
61
Ibid.
75
Para analizar un tema relativamente desconocido se dispone de una amplia gama
de medios y tcnicas para recoger datos en diferentes ciencias como son la
revisin bibliogrfica, entrevistas y cuestionarios, observacin participante y no
participante y seguimiento de casos.
La investigacin exploratoria terminar su proceso cuando, a partir de la

informacin recolectada, se haya podido crear un marco terico lo suficientemente
compacto como para determinar qu factores son relevantes al problema
planteado y por ende deben ser investigados.
El estudio exploratorio se centra en descubrir. La investigacin histrica y la

investigacin Documental son de tipo exploratorio.
6.2. MTODOS DE INVESTIGACIN
Los mtodos de investigacin que se aplican a esta investigacin son los

siguientes:
El Mtodo inductivo, que permite a los investigadores llegar a conclusiones

relacionadas a un adecuado sistema de informacin contable para el Colegio
Conquistadores, dedicado a prestar servicio de enseanza.
Se aplicar el Mtodo de anlisis, dentro de la investigacin llevando a identificar

las partes, componentes, elementos y pautas de los sistemas de informacin
contable sirviendo como apoyo para conocer ms del objeto de estudio, con lo
cual se puede: explicar, hacer analogas, comprender mejor su comportamiento y
establecer nuevas teoras.
76
6.3. TCNICAS DE INVESTIGACIN
La investigacin busca entonces unas adecuadas fuentes de informacin contable,

que supla las necesidades de conocimiento de la estructura de los sistemas de
informacin contable para la Institucin.
Se manejar las entrevistas como fuente principal para la obtencin de datos. La
entrevista es la comunicacin entre dos personas con el nico fin de obtener
respuesta a preguntas planteadas; se dice que este mtodo es ms efectivo que
los cuestionarios, ya que permite obtener una informacin ms amplia.
Para que la entrevista tenga xito debe cumplir con las siguientes condiciones:
* La persona que responda debe tener la informacin requerida para que pueda
contestar la pregunta.
* La persona entrevistada debe tener alguna motivacin para responder, esta
motivacin comprende su disposicin para dar las respuestas solicitadas como
para ofrecerlas de una manera verdadera.62
Existen dos tipos de entrevistas
- La estructurada, Se conoce porque est debidamente planteada y

organizada, se formulan a todos los participantes las mismas preguntas en
el mismo orden con el mismo formulario de interrogantes, es limitada las
preguntas que pueden fluir de la conversacin.
- La no estructurada, es menos rgida y ms flexible, el investigador puede

modificar el orden, el contenido y la formulacin de las preguntas, todo
debido a la particularidad del objeto de estudio.
62
GALN AMADOR, Manuel. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION, [En Lnea] Consultado agosto 23 de
2016. Disponible en: http://manuelgalan.blogspot.com.co/2009/05/la-entrevista-en-investigacion.html
77
6.3.1. Las fuentes primarias
Es la informacin que se tiene de primera mano, que la proporcionan de forma
directa a los Administrativos del Colegio, fuentes que contienen informacin nueva
y original, resultado de un trabajo integral.
Esta Informacin se recoge a travs de las tcnicas ya especificadas,

directamente a travs de un contacto inmediato con el objeto de anlisis, el cual es
el Colegio Conquistadores, directivos, docentes, padres de familia y estudiantes,
otorgando la visin que se desea en el tema a trabajar.
6.3.2. Las fuentes secundarias

Contienen informacin organizada, elaborada, producto de anlisis, extraccin o
reorganizacin que refiere a documentos primarios originales, estn dadas por el
conjunto de datos pre-elaborados que provienen de los calendarios estadsticos y
de los estudios.
Finalmente, tanto las fuentes primarias como secundarias a ser utilizadas en el

presente estudio, pasan por el filtro respectivo para dar garanta de que los datos
e informacin a utilizar son los ms adecuados.
78
7. UNIDADES TEMATICAS
7.1. UNIDAD I
Identificacin de los procesos contables y financieros desde su inicio de la

contabilidad hasta la actualidad que se manejan en la institucin,
determinando la calidad de estos y su funcin en el desarrollo de la
institucin.
La competitividad y la productividad son de suprema importancia en la economa

mundial, porque a la necesidad de ser efectivos, las instituciones se han obligado
a implementar un sistema de informacin contable completo, que contribuya al
crecimiento interno y externo, y as alcanzar un estndar de calidad y confianza,
que satisfaga las necesidades del entorno econmico.
En un intento de precisin conceptual se define entorno econmico de la empresa

como los aspectos econmicos del medio ambiente que le afectan y no estn bajo
su control o le son ajenos y se explica que sus lmites van ms all de lo regional y
lo nacional para ubicarse en los procesos econmicos interrelacionados que
constituyen la Economa Internacional Global y principalmente la de los pases que
tienen o pueden tener influencia en el comportamiento de la actividad que realiza
la empresa.
El anlisis llevado a cabo bajo estos lineamientos debe identificar Amenazas y

Oportunidades para la empresa, alimentando as su proceso de planeacin
estratgica.63
63
CRUZ KRONFLY, Fernando. Entorno Organizacional. Pg. 29.
79
Por esta razn, es necesario describir la situacin actual contable de algunas de
las instituciones educativas privadas del municipio, tomando como referencia el
Colegio Conquistadores, donde de alguna forma sus procesos se definen a travs
de la experiencia de las directivas en prestar un buen servicio acadmico, con
cierto orden en los procesos administrativos, pero sin una estructuracin
sistemtica en el rea de contabilidad que apoye todos los otros procesos de la
Institucin.
En los Sistemas de informacin contable es necesario establecer una pedagoga

nueva para la implementacin de los SIC, donde una de las motivaciones para
esto es que, Las nuevas demandas a la contabilidad provenientes de los gerentes
y administradores de empresas con entornos cada vez ms competitivos
interrogan constantemente acerca del valor agregado de la contabilidad para
administrar sus empresas. 64
Es necesario valorar qu dificultades por medio de matrices DOFA, se pueden

presentar en el Colegio Conquistadores de acuerdo con la descripcin de sus
procesos. Estos riesgos inherentes de la actividad educativa, deben ponerse en
observacin para conocer la situacin actual y real de la Institucin.
7.1.1. Entorno jurdico
Para los Colegios privados existe una vasta cantidad de normas que rigen su buen
funcionamiento y adecuado uso de los recursos que se perciben por su prestacin
de servicio.
El propsito de todo sistema jurdico es establecer una red legal de gran amplitud
para regular las actividades sociales. En general, los sistemas jurdicos tienen en
64
DEGADILLO R, Diego. Determinantes de la funcin contable, Pg. 206
80
comn tres componentes: Un sistema de derecho constitucional diseado para
garantizar un orden poltico abierto y justo. Un sistema de derecho penal diseado
para salvaguardar el orden social. Un sistema de leyes civiles y mercantiles
diseados para garantizar la imparcialidad y eficiencia en las transacciones de
negocios. Cuando funciona bien, un sistema jurdico garantiza que la sociedad
puede buscar el desarrollo econmico y social y, cuando surgen discrepancias,
permite resolverlas sin caer en la anarqua.65
Cuadro 4 DOFA Entorno Jurdico
Oportunidades Amenazas
Gestin para la implementacin de Fluctuacin constante de la

asesoras que ayuden a entender el normatividad colombiana
entorno jurdico
Debilidades Fortalezas
No existe un plan de conocimiento de la La normatividad exigida por el gobierno,

normatividad que afecta a la Institucin y el Ministerio de Educacin para los
educativa colegios, ha sido aplicada
Fuente: elaborado por los autores
7.1.1.1. Legislacin Educativa
La creacin de un nuevo establecimiento educativo privado exige el cumplimiento

de unas condiciones mnimas, que son requisito para que la secretara de
educacin autorice su apertura y operacin, mediante la expedicin de una
Licencia de Funcionamiento. Este requisito es un acto administrativo de
reconocimiento oficial por medio del cual la Secretara de Educacin autoriza la
apertura y operacin en su entidad territorial.
65
DANIELS, John D Radebaugh, LEE H SULLIVAN. Daniel P. Negocios Internacionales Ambientes y
operaciones. 12 ed. Editorial, Prentice Hall, 2010. Pg. 116.
81
Para reglamentar la expedicin de licencias de funcionamiento, el Ministerio de
Educacin Nacional emiti el Decreto 3433 de septiembre 12 de 2008 que
establece tres modalidades de la licencia:
Definitiva, cuando quien va a abrir el colegio ha presentado todos los
requisitos exigidos. Se expide por tiempo indefinido.
Condicional, cuando el interesado ha presentado todos los requisitos
excepto el concepto sanitario o el permiso de ocupacin. Se expide por
cuatro aos, y se prorroga por periodos de un ao, a solicitud del particular,
si este demuestra haber hecho las gestiones para obtenerlas
Provisional: esta licencia no permite operar, pero es un aval al proyecto
educativo, cuando el particular todava no tiene licencia de construccin.
Una vez obtenida, puede iniciar las gestiones de licencia, compra,
adecuacin o arriendo de la edificacin en que funcionar.66
El Colegio Conquistadores cuenta con licencia definitiva, la cual como la

normatividad colombiana lo especfica es por tiempo indefinido.
Cuadro 5 DOFA Legislacin educativa
Los establecimientos educativos Operar sin licencia de funcionamiento, o

privados pueden optar por procesos de estar en rgimen controlado, debido a
acreditacin o certificacin. no cumplir con los requisitos
Falta de desarrollo programado para La legislacin educativa est aplicada al

obtener la acreditacin o certificacin colegio y opera con su licencia
con el gobierno. definitiva.
Fuente: Elaborado por los autores
66
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Licencias y requisitos mnimos, [En lnea] Consultado septiembre
27 de 2016. Disponible en: http://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-article-179304.html
82
7.1.1.2. Legislacin Laboral
Cdigo Sustantivo del trabajo se establece con el objeto de regular las relaciones
jurdicas entre los entes econmicos y el trabajador, se consolida por la prestacin
del servicio que proporciona el trabajador para generar bienes o servicios, la cual
es subordinada por el empleador.
La legislacin laboral regula la relacin entre los empresarios y trabajadores. Los

trminos de referencia de estas relaciones comienzan con la contratacin de
personal, la determinacin y la fijacin de su remuneracin, le siguen, su
entrenamiento, seguridad social y finalmente su desvinculacin. Existen
obligaciones y derechos tanto del empresario como de los trabajadores y
empleados de la empresa regulados por un orden jurdico, facilitan un discurrir
armnico del trabajo.67
Cuadro 6 DOFA Legislacin Laboral
Disear e implementar un plan de pago Cambios en la legislacin laboral que

salarial por escalafn. afecten la contratacin de ms
profesores, debido a los costos que
genera la nmina.
Ausencia de Organizacin en un Pago conforme a la ley, con todos los

formato de nmina para el control de compromisos.
trabajo extra y no trabajado.
Fuente: elaborado por los autores
67
administracin. Pg. 29.
83
1.1.1.1. Legislacin Tributaria
La legislacin tributaria, son las normas jurdicas que el Estado establece para
obtener los ingresos que necesite y as solventar el gasto pblico. Regulada por el
Estatuto Tributario y dems normas de carcter fiscal. Las empresas que
incumplan con lo estipulado por la ley, se exponen a ser sancionadas por
extemporaneidad, lo que conlleva a intereses moratorios sobre el valor del
impuesto a liquidar; de igual manera, existen beneficios tributarios otorgados por la
ley para aquellas empresas que cumplan con requisitos o parmetros establecidos
por la ley los cuales disminuyen el valor sobre el impuesto a pagar.
La legislacin fiscal cubre una amplia gama de temas que normalizan las
relaciones entre los agentes econmicos generales, los contribuyentes y el
Estado. Este tiene varias formas reales de actuacin, por lo cual el sistema
contable esta intervenido en todas las vertientes tcnicas que implican la valuacin
de activos, el clculo de la utilidad y la presentacin de informacin. La tributacin,
cubre, adems, casi todas las actividades y sujetos de la vida econmica. Las
normas contables como las tributarias tienen en este campo de trabajo comn un
similar punto de partida para marcar las pautas de suministro de informacin
legal.68
68
84
Cuadro 7 DOFA Legislacin Tributaria
Disear un plan de pagos fiscales que La nueva reforma tributaria.

beneficien la Institucin, y establecerlo
en su presupuesto.
Desconocimiento de la importancia de Iniciativa para establecer un Sistema de

un plan estratgico de pagos fiscales. Informacin Contable.
1.1.1.2. Derecho Civil
El cdigo civil comprende las disposiciones legales sustantivas que determinan

especialmente los derechos de los particulares, por razn del estado de las
personas, de sus bienes, obligaciones, contratos y acciones civiles. 69
Cuadro 8 DOFA Derecho Civil
Fortalecer los convenios que ahora Desconocimiento por parte de los

poseen con contratos y todas las padres y otros de la importancia de la
disposiciones legales. aplicacin y cumplimiento de la ley civil.
Falta de exigencia de los contratos Implementacin en los contratos de la

actuales para su completo prestacin del servicio con los padres
cumplimiento. de familia.
69
Cdigo Civil y legislacin complementaria. Legis Editores S.A. Cali. 2008. Pg. 6.
85
1.1.2. Entorno econmico
El sistema econmico, esto es, un conjunto de fenmenos interrelacionados de

produccin, intercambio, distribucin y consumo de productos y servicios que
satisfacen necesidades humanas y que debe ser apreciado en su totalidad si se
desea entender tanto el sistema mismo como las partes que lo componen.
El funcionamiento del sistema econmico de un pas, mediante sus agentes y

componentes, genera una dinmica productiva de bienes y servicios que es la que
permite dar razn y existencia del sistema contable de la empresa. Dicho de otro
modo, el origen de cualquier sistema contable se fundamenta y desarrolla en
funcin de su significado econmico, especialmente en lo que a la contabilidad
financiera se refiere.
Las condiciones de operacin y la naturaleza de los hechos de cada sector,

obligan a que los sistemas contables den respuestas concretas mediante su
adecuacin y una interpretacin de las variables productivas de cada empresa
para satisfacer las necesidades de los usuarios de la informacin en forma
particular.70
Los resultados indican que las variables asociadas a la infraestructura de los

colegios y al entorno socioeconmico de los estudiantes, tienen un impacto
positivo y significativo sobre el logro acadmico. En trminos de eficiencia, los
resultados muestran que los colegios privados se podran estar beneficiando de
condiciones de entorno ms favorables, teniendo en cuenta que estos, en
promedio, atienden alumnos de mayores ingresos. No obstante, cuando se
70
86
asumen entornos equivalentes, no existen grandes diferencias en los niveles de
eficiencia entre colegios pblicos y privados.71
Cuadro 9 DOFA Entorno Econmico
El Colegio Conquistadores, tiene una Al ser una Institucin privada nueva, y

ventaja al poder estructurar una mejor entrar en competencia con los colegios
utilizacin de los recursos y ofrecer una que llevan mayor experiencia puede
educacin de Calidad. presentarse descompensacin en su
eficacia.
Carencia de una mejor locacin para La locacin que ahora poseen es en

ofrecer una mayor oferta. comodato, ayudando a la solvencia de
la Institucin, logrando ofrecer un buen
servicio a un precio ms econmico.
1.1.3. Entorno tecnolgico
Como se estableci desde el principio de este trabajo la influencia de la tecnologa

en el mundo contemporneo, afecta no solo a los individuos, sino tambin genera
un gran impacto en las instituciones, empresas y organizaciones en general, lo
que implica tener una continua y ardua evolucin tecnolgica de las mismas.
Toda actividad de negocios utiliza, por lo menos, un grado mnimo de tecnologa
necesaria para permanecer en el mercado. Pero el requerimiento de nivel de
tecnologa utilizada en los procesos productivos de casi todo campo de negocios,
sigue aumentando de manera considerable.
71
BANCO DE LA REPUBLICA, Evaluacin y anlisis de eficiencia de la educacin en Colombia, [En Lnea]
Consultado, Octubre 1 de 2016, Disponible en http://www.banrep.gov.co/docum/ftp/borra381.pdf
87
La tecnologa es pues, un factor importante que contribuye al buen xito de la
actividad empresarial. Por ello los negocios la necesitan, en primer lugar, para que
puedan igualar a la competencia en sus procesos y asegurar su permanencia en
el mercado, y, en segundo lugar, pero no en importancia, aumentar la participacin
en el mercado a travs de la utilizacin de niveles superiores de tecnologa.
Mejorar la tecnologa utilizada por las empresas tiene, entre otros dos objetivos
fundamentales:
1. Generar bienes y servicios, cuyas caractersticas cumplan y superen lo que
espera el consumidor de ellos en el momento de comprarlos ante los de la
competencia.
2. Reducir los costos de elaboracin de los productos al hacer ms eficientes sus
procesos productivos, proporcionando una ventaja competitiva importante: precios
de venta inferiores.
Hay que recordar que mientras mejor sea el nivel de tecnologa que se integre al
producto, ms firme ser la posicin de la empresa ante la competencia.
Es el momento de identificar que el desarrollo y / o adopcin de tecnologas no es

un gasto, es una inversin. Recuperar la inversin como tal, depender de la
eficiencia en el uso de la tecnologa lo cual generalmente no es en un corto plazo,
pero resulta determinante invertir para mantener la vida de la organizacin.
Todos los negocios se ven influenciados, en mayor o menor medida, en la

tecnologa existente en el ambiente externo. En el entorno se encuentran fuerzas
que presionan a las organizaciones a realizar cambios necesarios para mejorar
sus procesos y acciones generales.72
72
PRIETO, S. Carlos; Introduccin a los Negocios El Entorno de las Empresas. Editorial Banca y Comercio. Pg.
82-84.
88
Para la Institucin sera muy conveniente establecer un plan de mejora para la
implementacin de Excel en sus procesos administrativos, un control de ingresos,
gastos, pagos salariales y dems, donde se establezcan con claridad cada uno de
los rubros.
Cuadro 10 DOFA Entorno Tecnolgico
Adquirir un software contable que No cuenta con un software contable

integre el mayor nmero de reas eficaz, que sea consecuente con la
posibles que se encuentran elaboracin de los procesos.
relacionadas con el Sistema de
Informacin Contable.
Apata por parte de las directivas para la Existen equipos que se pueden destinar
implementacin de un software para llevar la contabilidad.
contable, por su precio.
1.1.4. Entorno cultural
La cultura es un aspecto de suprema importancia en cualquier organizacin, este

es el reflejo de la imagen que se quiere proyectar de la organizacin; los manuales
de procedimientos, las normas de comportamiento, la imagen corporativa, entre
otros, son principios que ayudan a constituir una cultura empresarial propia de la
organizacin.
As mismo, el entorno cultural, como todos los entornos, tienen mucho de

proceso, pero tambin mucho de centro de poder y/o decisin. El proceso de la
89
cultura es un proceso ms o menos espontneo de los pueblos, si se deja que
transcurra libre y espontneamente segn su propia lgica y racionalidad.
Pero, dada su significacin altsima desde el punto de vista de control social y del
consumo y la productividad en las sociedades modernas, la cultura se ha
convertido en algo que, cada vez con mayor sofisticacin, debe ser objeto de
manipulacin intencionalmente orientada a producir determinados efectos y
resultados. De este modo la cultura debe dejar de ser un proceso simplemente
manipulado o intervenido desde los centros de poder, para pasar a convertirse en
un producto manipulado desde su origen mismo.: en su forma, en su contenido, en
sus modos de uso y de consumo y, por supuesto, manipulado tambin en el
clculo anticipado de sus resultados.
No es lo mismo un proceso cultural cuya espontaneidad relativa resulta moldeada

o intervenida desde determinados intereses, que un proceso cultural fabricado
industrialmente, como ocurre en la cultura de masas o cultura para el consumo de
las masas en las sociedades industriales contemporneas. Para las
organizaciones empresariales resulta de vital importancia identificar las tendencias
culturales, para prever el futuro y planear en consecuencia, as como conocer la
cultura presente ya dada, a fin de ver en ellas las posibles oportunidades o
amenazas que representan desde el punto de vista de las actividades de la
organizacin.
Visto as las cosas, se podra incluso concluir que, aun a riesgo de esquematizar
un poco, a las organizaciones les interesa el estudio del Entorno Cultural, desde
dos fundamentales puntos de vista: en primer lugar, en cuanto la cultura es un
factor clave que interviene, junto con otros, en la estructura del consumo; y en
segundo lugar, en cuanto la cultura es un factor, tambin clave, que interviene
junto con otros, en el comportamiento de la fuerza de trabajo subordinada pero
igualmente subordinante.
90
Por otro lado, la cultura es el conjunto de creencias y valores compartidos por los
miembros de un grupo social. La cultura influye claramente en el comportamiento
de los individuos y a la sociedad a la que pertenecen, por lo que las empresas
debern estar muy atentas a los elementos culturales que se presenten.
Generalmente las empresas se ven influidas por dos tipos de elementos
culturales: internos y externos.
Los internos se crean dentro de la misma empresa, mientras que los externos se
presentan en el pas, la comunidad y los grupos sociales a quienes se pretende
servir y abastecer. Ciertamente hay formas de modificar la cultura, de ser promotor
de nuevas ideas. Pero lo primero que se debe evitar es un choque, porque daa a
las partes. Hay que aprender y comprender la cultura del medio, adaptarse a ella,
desarrollar y conformar la nuestra a travs de la integracin con la anterior, y
evolucionarlas de acuerdo con las situaciones reales. 73
Cuadro 11 DOFA Entorno Cultural
Ensear a los padres y a los Competencia desleal.

estudiantes una cultura financiera
adecuada para la continuidad del
colegio
Falta de sentido de pertenencia por Excelente compromiso por parte de los

parte de los padres. profesores.
73
Prieto, S. Carlos; Introduccin a los Negocios El Entorno de las Empresas. Editorial Banca y Comercio. Pg.
126-130.
91
1.1.5. Diagnstico de los procesos internos
Con el diagnstico interno, se pretenden analizar los recursos con que cuenta el
Colegio Conquistadores con el objetivo de identificar fortalezas y debilidades, con
el propsito de conocer las herramientas con que se cuenta para abordar de
manera estratgica todo lo pertinente a su misin.
Cuando una herramienta es funcional se puede medir por medio del cumplimiento
de los objetivos propuestos, o en su defecto cuando la Institucin est ejecutando
los mismos, por el contrario, las debilidades, se consideran como un faltante que
condiciona la realizacin de dicho objetivo.
1.1.5.1. Descripcin de los procesos administrativos y contables
Diagnstico del proceso administrativo

El Colegio Conquistadores cuenta con un rea administrativa, la directora
administrativa, una secretaria, la tesorera y el contador encargados de: Admisin y
Matrcula, cobro de mensualidades, pago de nmina y dems gastos, y tambin
de todos los registros en los cuadernos de diario que tienen. Tambin cuentan con
el equipo acadmico, liderado por la directora acadmica, profesores, auxiliares y
una secretaria, encargados de prestar todo el servicio educativo.
El personal tiene una definicin clara de sus labores y funciones, mas no as de

los objetivos y oportunidades de mejora. Debido a la falta de un sistema
organizacional bien definido, hay ciertas funciones y objetivos que no se llevan a
cabalidad, ya que, las funciones no se realizan con pasos establecidos a seguir.
Pago de la Mensualidad
El proceso que actualmente lleva el colegio para el cobro de la mensualidad es
limitado por la falta de control que hay de la cartera, las edades de esta, el control
92
es dado por unas libretas que cumplen la funcin de dar registro bsico de lo que
entr a diario y este adems se registra en un cuaderno de ingresos, el cual
tambin se anotan los gastos. Adems, se recauda el dinero a diario por parte del
tesorero.
Cuadro 12 DOFA Proceso Pago de la mensualidad
Establecer un sistema de cobro ms Calamidades domsticas, que impidan

adecuado a la realidad de la Institucin a las familias del colegio cumplir con la
y con la aplicacin de programas de obligacin de pago.
ofimtica, optimizando los recursos, con
el propsito de mejorar la informacin
contable.
Se percibe desinformacin y desorden Planes de financiacin a los padres

en este proceso, esta desinformacin para el pago de la mensualidad
puede generar informacin no confiable
y tambin posibilidad de fraude
Costos y Gastos
Los costos y gastos en la institucin reflejan un mnimo control por parte de

las directivas, ya que est establecido que cada empleado solicite la
cantidad de materiales que necesite para el desarrollo de sus funciones, sin
un control ptimo de este, evidenciando una fluctuacin de estos en cada
periodo (mes), sin existir los parmetros suficientes para definir cmo se
debe invertir o llevar a cabo los gastos y costos.
Adems, se puede apreciar que no hay diferenciacin de los costos y de

los gastos, ambos se tratan de la misma manera, ya que al ser una
93
institucin que presta un servicio, es compleja la diferenciacin entre uno y
otro.
Cuadro 13 DOFA Proceso Costos y Gastos
Establecer un sistema de costos y Fluctuacin de los precios por la

gastos de acuerdo con las necesidades inflacin y la reforma tributaria.
del colegio.
No existe una base de datos de Por la parte acadmica existe un control

proveedores ni convenios de gasto de materiales para los
profesores.
Nmina
Para entender cmo debe ser el pago de la nmina y tener una referencia es
necesario observar que el rgimen laboral aplicable a las relaciones laborales y a
las prestaciones sociales de los educadores privados es el cdigo sustantivo de
trabajo (ley 115 de 1994, art. 196).
Adicionalmente, a los educadores privados les aplican las normas sobre escalafn
docente, capacitacin y asimilaciones del antiguo estatuto docente (Decreto 2277
de 1979, art. 4). Donde adems el concepto genrico educadores incluye a
docentes y directivos docentes (Decreto 2277 de 1979, art. 2).
En la Institucin educativa que se estudi se observa que cada empleado devenga

segn sus estudios y lo pactado con la directora administrativa, este recaudado
con los ingresos de las mensualidades, se les cancela a ellas segn su contrato
sea laboral o de prestacin de servicios.
94
Cuadro 14 DOFA Proceso Nmina
Desarrollar un sistema ptimo de pago Falta de personal calificado para

de Nmina, teniendo en cuenta el contratar.
tiempo extra y las faltas.
Falta de organizacin con el registro Pago oportuno y control de los gastos

contable de los gastos de nmina. de nmina.
Vinculacin de docentes
Al observar la ley colombiana se establece que los establecimientos slo podrn

contratar personas de reconocida idoneidad tica y pedaggica, con ttulo en
educacin emitido por una universidad o entidad de educacin superior, o con otro
ttulo universitario, para dictar ctedras relacionadas con su especialidad.
De acuerdo al Cdigo sustantivo de Trabajo establece que los contratos de los

docentes privados se hacen por 10 meses. Sin embargo, la Corte Suprema de
Justicia estableci que los contratos pueden ser por un periodo mayor o menor,
cuando las partes as lo acuerden (Corte Suprema de Justicia, sala de casacin
laboral, sentencia de febrero 14 de 1997).
En el Colegio Conquistadores la vinculacin Docente se hace por medio de

convocatoria abierta y los contratos se realizan de forma escrita.
95
Cuadro 15 DOFA Proceso Vinculacin de docentes
Generar una propuesta de contratacin No encontrar los profesionales

docente por medio de una evaluacin competentes con el perfil para el
de habilidades. colegio.
Algunos de los profesores an estn en Los equipos docentes trabajan en

proceso de profesionalizacin. equipo
1.1.5.2. Identificacin de los procesos acadmicos
Para un mayor entendimiento de la calidad de los procesos contables y

financieros, es necesario dar una mirada somera a los procesos acadmicos, ya
que son estos la razn de ser de la institucin y nos dar una visin ms
estructurada y clara de sus procesos; con el propsito de resaltar lo expuesto en la
justificacin de este trabajo, donde se menciona que los procesos acadmicos
cuentan con la calidad requerida ms los contables y financieros carecen de
estructuracin.
96
Grfico 4 Proceso acadmico asesora alumnos
ALUMNOS
INICIO
PROCESO
ACESORIA A ALUMNOS-PROCEOS
INDIVIDUA
L
ENTREVISTA Y GRUPAL
DIALOGO
SI TALLERES
SE SOLUCIONO SEGUIMIENTO
EL PROBLEMA?
DAR A CONOCER
HERRAMIENTAS DE
NO TRABAJO
CITAR A ACUDIENTES
BUSCAR MEJORAMIENTO
SOCIAL
PLANEAR SOLUCIONES
SI
CONTACTO CON
SE SOLUCIONO INSTITUCIONES
EL PROBLEMA EXTERNAS
CAMBIAR
NO ESTRATEGIAS
HAY RESULTADOS
NUEVAS ESTRATEGICAS SATISFACTORIOS?
FIN DEL FIN DE

PROCESO PROCESO
Fuente:
Elaborado por los autores
97
Grfico 5 Proceso Acadmico Docentes
PROCESO DE
DOCENTES
PROCESO
DOCENTES
FIRMAR CONTROL DE
LLEGADA
PREPARACION CONTINUA
DEL TEMA DE CLASE
APLICACIN DE METODOLOGIAS
PARA MEJORAR EL APRENDIZAJE
DETERMINAR SITUACIONES PROBLEMATICAS

Y PLANTEAR POSIBLES SOLUCIONES
DESARROLLAR UNA
FORMACION EGRAL PARA
EL DESEMPEO EN LA
SOCIEDAD
NO
CONVIVENCIA EN
ESTABLECER DIALOGO EL DESARROLLO
PARA NUEVAS DE CLASE?
DECISIONES
SI
TRABAJAR EN LA CALIDAD DE
DESEMPEO
CUMPLIR CON LAS TAREAS DE

LAS DIRECTRICES
98
Grfico 6 Proceso Acadmico Padres de Familia
INICIO
PADRES DE
FAMILIA
PROCESOS
ASESORIA A PADRES DE
FAMILIA
ENTREVISTA Y
DIALOGO
PLANTEAR ALTERNATIVAS
DE SOLUCION
PARTICIPACION Y
COMPROMISO
NO
PLANTEAR NUEVAS
HAY
ALTERNATIVAS
SOLUCION?
SI
SEGUIMIENTO
FIN
99
Grfico 7 Proceso Acadmico General
INICIO
PROCESO
GENERAL
PROCESO
ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
MATRICULA
DESARROLLO DEL PLAN DE

ESTUDIOS
DISEO CURRICULAR
ORGANIZACIN E INICIO DE ACTIVIDADES

ESCOLARES
DESARROLLO ACADEMICO Y
EVALUACION
RETROALIMENTACION
FIN
100
Grfico 8 Proceso Acadmico Rectora
INICIO
PROCESO DE
RECTORIA
PROCESO
RECTORIA
DIRIGIR PLANEACION
EJECUTIVA
EJECUCION Y EVALUACION DE
PROYECTOS INSTITUCIONALES
PLAN ESTRATEGICO B
VELAR POR EL CUMPLIMIENTOS DE LA

COMUNIDAD EDUCAT IVA
PLANTEA ORGANIZACIN DE
LOS ORGANOS DE CONTROL
NO
PERMITE
PARTICIPACION
REORGANIZAR
SI
SUPERVISA Y CONTROLA
EL INCUMPLIMIENTO DE
FUNCIONES
PROMUEVE EL MEJORAMIENTO
DE LA CALIDAD EDUCATIVA
101
1.2. UNIDAD II
Diagnstico de la situacin de la estructura contable actual determinando las

variables de la institucin que afecten el desarrollo de su misin y si estos
cumplen de alguna forma los requisitos legales.
Es necesario definir y conceptualizar las variables que conforman una Institucin

educativa, y cules son sus funciones de acuerdo a la estructura contable,
teniendo en cuenta que estas variables internas estn directamente relacionadas
con todo el personal involucrado en esta.
La Ley 115 introduce trminos como COMUNIDAD EDUCATIVA, la cual est

conformada por directivos, docentes, padres de familia y estudiantes. El trmino
comprende adems a otros miembros del establecimiento y a la comunidad que
hace parte del contexto de la escuela; entre todos ellos, es decir, entre todos los
actores que abarca el trmino COMUNIDAD EDUCATIVA, tienen como
responsabilidad la formacin de los estudiantes de acuerdo con la realidad en la
que est inmersa la Institucin.
La formacin, el desarrollo acadmico y los avances del conocimiento sern, en

gran parte, responsabilidad de los actores que conforman la COMUNIDAD
EDUCATIVA.74
Las variables se pueden establecer segn la ley 115, en donde se puede

visualizar la estructura organizativa con que cuentan la mayora de las
instituciones, como es el caso del Colegio Conquistadores de Cartago Valle del
74
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Como participar en los procesos educativos de la escuela, [En
Lnea] Consultado octubre 1 de 2016. Disponible en http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-
120646_archivo_pdf.pdf
102
Cauca, las cuales son: Padres de familia, Administrativos, Docentes y Estudiantes;
fundamentados en lo investigado a travs del desarrollo del proyecto se puede
evidenciar que cada variable complementa los procedimientos internos que tiene
el Colegio.
Ley 115 Art 142. Conformacin del gobierno escolar. Cada establecimiento
educativo del Estado tendr un gobierno escolar conformado por el rector, el
Consejo Directivo y el Consejo Acadmico.
Las instituciones educativas privadas establecern en su reglamento, un gobierno

escolar para la participacin de la comunidad educativa a que hace referencia el
artculo 68 de la Constitucin Poltica. En el gobierno escolar sern consideradas
las iniciativas de los estudiantes, de los educadores, de los administradores y de
los padres de familia en aspectos tales como la adopcin y verificacin del
reglamento escolar, la organizacin de las actividades sociales, deportivas,
culturales, artsticas y comunitarias, la conformacin de organizaciones juveniles y
dems acciones que redunden en la prctica de la participacin democrtica en la
vida escolar.
Los voceros de los estamentos constitutivos de la comunidad educativa, podrn

presentar sugerencias para la toma de decisiones de carcter financiero,
administrativo y tcnico-pedaggico.
Tanto en las instituciones educativas pblicas como privadas, la comunidad

educativa debe ser informada para permitir una participacin seria y responsable
en la direccin de las mismas. 75
75
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Consulta sobre funciones del Consejo Acadmico, [En Lnea]
Consultado octubre 2 de 2016. Disponible en http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-
357165_archivo_pdf_Consulta.pdf
103
El Ministerio de Educacin Nacional reconoce la importancia de la participacin
de los padres para el mejoramiento de la calidad educativa. Su liderazgo
promueve ambientes propicios para que la educacin responda a las expectativas
de la comunidad educativa. En este sentido, es imprescindible generar y promover
espacios dentro de las instituciones educativas para que dicha participacin sea
efectiva.76
1.2.1. Variables
1.2.1.1. Directivos
El inmediato superior de los docentes es el Rector o Director del Establecimiento

educativo, lo anterior en virtud a las facultades establecidas en el artculo 25 del
decreto 1860 de 1994 el cual establece entre las funciones del rector o director
entre otras:
"Artculo 25. Funciones del Rector. Le corresponde al rector del establecimiento

educativo:
a. Orientar la ejecucin del proyecto institucional y aplicar las decisiones del
gobierno escolar;
b. Velar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno
aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto;
c. Promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de la educacin en
el establecimiento;
d. Mantener activas las relaciones con las autoridades educativas, con los
patrocinadores o auspiciadores de la institucin y con la comunidad local, para el
76
COLOMBIA APRENDE, Participacin de padres de familia, [En Lnea] Consultado octubre 3 de 2016.
Disponible en http://www.colombiaaprende.edu.co/html/home/1592/article-229175.html
104
continuo progreso acadmico de la institucin y el mejoramiento de la vida
comunitaria;
e. Establecer canales de comunicacin entre los diferentes estamentos de la
comunidad educativa;
f. Orientar el proceso educativo con la asistencia del Consejo Acadmico;
g. Ejercer las funciones disciplinarias que le atribuyan la Ley, los reglamentos y el
manual de convivencia;
h. Identificar las nuevas tendencias, aspiraciones e influencias para canalizarlas
en favor del mejoramiento del proyecto educativo institucional;
i. Promover actividades de beneficio social que vinculen al establecimiento con la
comunidad local;
j. Aplicar las disposiciones que se expidan por parte del Estado, atinentes a la
prestacin del servicio pblico educativo, y
k. Las dems funciones afines o complementarias con las anteriores que le
atribuya el proyecto educativo institucional". 77
El Colegio cuenta con la planta administrativa; la encargada de todos los procesos

operativos y no operativos del plantel. Su principal funcin es hacer un buen uso
de los dineros que proveen sus estudiantes, contribuyendo al mejoramiento tanto
educativo como fsico de la Institucin.
Sus directivas mantienen al tanto de los recursos que ingresan por la prestacin
del servicio y as mismo establecen desde principio de ao algunas necesidades
bsicas que se deben cubrir de acuerdo al objetivo trazado. Existe una persona
encargada de recaudar estos ingresos, los cuales se llevan de forma manual pero
ordenada que tanto ella como los directivos la puedan entender.
77
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Funciones rector o director de establecimiento educativo, [En
Lnea] Consultado abril 1 de 2017. Disponible en http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-86999.html
105
1.2.1.2. Docentes
De conformidad con lo establecido en el artculo 2 del Decreto Ley 2277 de 1979,

las personas que ejercen la profesin docente se denominan genricamente
educadores.
Se entiende por profesin docente el ejercicio de la enseanza en planteles

oficiales y no oficiales de educacin en los distintos niveles. Igualmente incluye
esta definicin a los docentes que ejercen funciones de direccin y coordinacin
de los planteles educativos, de supervisin e inspeccin escolar, de programacin
y capacitacin educativa, de consejera y orientacin de educandos, de educacin
especial, de educacin de adultos y dems actividades de educacin formal
autorizadas por el Ministerio de Educacin Nacional, en los trminos que
determine el reglamento ejecutivo.78
En la parte docente su contribucin a la calidad en cuanto al manejo de la

informacin contable-administrativa, recae en el manejo de los procesos
operativos de enseanza, los cuales se describen como organizados y claros a la
hora de reportarlos ante los administrativos, esto hace que exista un buen control
sobre las calificaciones, asistencias, dineros recaudados en el saln de clases
(actividades extras), y en muchas ocasiones es el medio de comunicacin, gracias
a su cercana, entre los padres de familia y la planta administrativa.
1.2.1.3. Padres de familia
La familia es el grupo humano primario ms importante en la vida del hombre, la

institucin ms estable de la historia de la humanidad. El hombre vive en familia,
78
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Profesin docente, [En Lnea] Consultado abril 1 de 2017.
Disponible en http://www.mineducacion.gov.co/cvn/1665/article-80190.html
106
aquella en la que nace, y, posteriormente, la que el mismo crea. Es innegable que,
cada hombre o mujer, al unirse como pareja, aportan a la familia recin creada su
manera de pensar, sus valores y actitudes; trasmiten luego a sus hijos los modos
de actuar con los objetos, formas de relacin con las personas, normas de
comportamiento social, que reflejan mucho de lo que ellos mismos en su temprana
niez y durante toda la vida, aprendieron e hicieron suyos en sus respectivas
familias, para as crear un ciclo que vuelve a repetirse.79
En el caso estudiado en este proyecto, se percibe a los padres de familia haciendo

su mayor aporte a la Institucin por medio del pago de la matrcula acadmica y
pensin, que a su vez son los administrativos los encargados del recaudo de la
misma, con el fin de hacer un buen uso de estos fondos, para el beneficio de los
mismos estudiantes.
Este comit de padres, tambin hace parte de actividades extras como son rifas,
festivales gastronmicos, actos culturales, entre otras, con el objetivo de obtener
fondos que ayudan al sostenimiento y desarrollo del plantel. Estos aportes son
recaudados por el rea administrativa que es la encargada tanto de los ingresos
como egresos que tiene la Institucin.
1.2.1.4. Estudiantes
Permite denominar al individuo que se encuentra realizando estudios de nivel

medio o superior en una institucin acadmica, aunque claro, cabe destacarse que
tambin la palabra la usamos con suma recurrencia como sinnimo de alumno.
Bsicamente, el estudiante se caracteriza por su vinculacin con el aprendizaje y
79
CENTRO DE REFERENCIA LATINOAMERICANO PARA LA EDUCACIN PREESCOLAR, La familia en el proceso
educativo, [En Lnea] Consultado abril 1 de 2017. Disponible en http://www.oei.org.co/celep/celep6.htm
107
por la bsqueda de nuevos conocimientos sobre la materia que cursa o que
resulta ser de su inters. No necesariamente al estudiante lo encontramos con
exclusividad en la escuela primaria, en la secundaria, en la universidad o
realizando algn posgrado, sino que tambin podemos encontrarlo en un taller o
en su propio espacio profundizando sobre los conocimientos que le interesan.80
Por ltimo y haciendo parte fundamental dentro de una Institucin, la funcin de

los estudiantes obedece a ser los transmisores de informacin de los directivos y
docentes del colegio hacia los padres; utilizando un cuaderno, donde llevan las
notas que los docentes envan a los acudientes y as mantenerlos informados de
las actividades y el cronograma; esto ayudando con la asistencia y participacin a
los eventos y como medio de comunicacin en caso de alguna eventualidad.
1.2.2. Estudio de las entrevistas
A continuacin, se realiza el estudio pertinente a las respuestas recopiladas en las

entrevistas hechas a la rectora, a una muestra de padres de familia y estudiantes,
y as tener una mirada generalizada de la opinin que puedan dar los usuarios de
lo que internamente sucede en la institucin.
De acuerdo a los dos tipos de entrevistas, se clasifica como estructurada la de la

rectora y el auxiliar contable, las preguntas fueron planteadas y organizadas con
anticipacin; del mismo modo fueron contestadas, muy claras y directas, sabiendo
que son quienes conocen las fortalezas y falencias que poseen; ya en el rea
contables, el tiempo de aplicacin de la entrevista es muy limitado, pues sus
labores requieren de tiempo, por eso deban ser entrevistas estructuradas.
Por otro lado se clasifica como no estructurada las entrevistas de estudiantes y
80
DEFINICION ABC, Definicin de Estudiante, [En Lnea], Consultado abril 1 de 2017. Disponible en
http://www.definicionabc.com/general/estudiante.php
108
padres de familia, donde es menos rgida y flexible en cuanto a la elaboracin de
las preguntas, debido a que sus respuestas pueden ser ms amplias y su punto de
vista ms superficial, ya que los padres y estudiantes no conocen a profundidad el
manejo de los recursos de la institucin.
Estudio entrevista Rectora
ENTREVISTA PARA LA RECTORA DEL COLEGIO CONQUISTADORES
Nombre: Natalia Andrea Agudelo

Cargo: Rectora
1. Cmo se realiza la vinculacin de docentes en la Institucin?
La Vinculacin Docente se hace por medio de convocatoria y recepcin de hojas

de vida, con el propsito de evaluar y hacer un proceso transparente que ayude
con la seleccin y contratacin de la mejor planta docente, capacitada y
competente para el colegio.
Los contratos se realizan de forma escrita, establecindose: la ndole del trabajo y

el sitio en donde ha de realizarse; la cuanta y forma de la remuneracin, ya sea
por unidad de tiempo, por obra ejecutada, por tarea, adems de los perodos que
regulen su pago; la duracin del contrato.
2. Cmo es la promocin en el Colegio, Automtica?
No es promocin automtica ya que considera que es necesario incentivar en los

estudiantes una mayor exigencia y necesidad de compromiso frente a sus
procesos pedaggicos, la promocin automtica solo genera bajar los niveles de
109
actuacin y de compromiso y por eso los alumnos que se estn graduando de
bachilleres y que estn llegando a la universidad, dejan mucho que desear.
3. Cmo es el proceso en el registro de notas?
Basados en el modelo de calificacin donde se dividen las notas en 4 periodos

durante el ao acadmico, con un sistema de calificacin que oscila entre 1 y 5,
donde la mnima es 1 y la mxima es 5.
Las notas son la sumatoria de todas las evaluaciones y talleres que los profesores
realizaron durante el periodo, se califican logros conceptuales, procedimentales y
actitudinales. De estas notas se realiza un promedio ponderado con el fin de ser
asertivos.
4. De los boletines informativos, cada cunto se hace reuniones?
Durante todo el mes se estn enviando boletines informativos a los padres de las
actividades y lo que los nios necesitan para el desarrollo de las actividades
acadmicas y ldicas.
Las reuniones de Padres se hacen cada 2 o 3 meses, con el fin de entregar el

boletn de notas y tambin de socializar temas importantes con respecto a los
prximos eventos de la Institucin.
110
Estudio entrevista Auxiliar Contable
ENTREVISTA AL AUXILIAR CONTABLE DEL COLEGIO CONQUISTADORES
1. Cmo se registran todos los hechos contables que suceden en el da

a da?
Todos los ingresos de la Institucin educativa son registrados por la secretara y
los gastos por la tesorera, ambas en cuadernos de control diario, existe una
planilla de ingresos y gastos donde se hacen sumatorias por 15 das.
2. Tienen estas personas algn tipo de conocimiento en otros procesos

contables como lo son las devoluciones de matrculas, depreciaciones
y dems procesos que pueden ser relevantes?
La persona encargada de decepcionar esta informacin tiene poco

conocimiento en cuanto a procesos contables y financieros; es el auxiliar
contable quien realiza todas estas tareas, teniendo en cuenta que desde la
parte de rectora no se han exigido tales procesos.
3. Existe un Software, utilizan herramientas ofimticas o

computarizadas para llevar la informacin contable? Cules?
No cuentan an con un software contable, la nica herramienta es Excel.
4. Cmo se captan los ingresos del colegio y quien es la persona

encargada de esta funcin? Y cules son esos ingresos?
La tesorera tiene unas libretas con los recibos totales del ao en donde los
padres se acercan durante el mes a pagar la mensualidad, existe un
111
sistema de cobro sencillo, cuando los pagos no se han hecho a tiempo, se
les notifica por medio de apunte entregado personalmente.
Pago de la Mensualidad: Libretas de cada estudiante con el valor

pactado a pagar por la mensualidad
Se genera un recibo y queda una copia en la Institucin
Se registra en un cuaderno diario de ingresos
El Tesorero revisa caja y recauda los ingresos a diario
Costos y Gastos: Realizados a travs de caja menor, donde se
responde y se hace arqueo cada semana
Los gastos de Nmina y de Servicios los realiza la Tesorera
Nmina: Cada empleado devenga segn sus estudios y lo pactado

con la directora administrativa.
El valor de la nmina se recauda con las pensiones
El pago se realiza quincenal, cada empleada firma un recibo, queda
copia a la Institucin.
Estudio entrevista Padres de Familia
ENTREVISTA A PADRE DE FAMILIA
1. A su percepcin, cmo cree que se manejan los procesos

acadmicos y financieros dentro de la Institucin?
Segn lo que los padres de familia pueden observar, es que al interior los
procesos son ordenados, tienen claro el proceso en cuanto al cobro, el pago de
sus deudas y sobre todo que la informacin que proporcionan es clara y coincide
con los dems.
112
En cuanto al proceso financiero; como parte de la junta de padres de familia, se
dan cuenta que este proceso no es el mejor en cuanto a tecnologa y amplitud en
el desarrollo de la informacin, pero como lo anterior, muy organizados en la
informacin manual que llevan.
2. Cmo es la forma de pago de la matrcula acadmica del estudiante?
El pago se hace directamente en las instalaciones, exactamente en la secretaria

por medio de un contrato de matrcula, que como padres deben leer muy bien; se
entrega una ficha de comunicacin donde se debe definir cul es el acudiente para
el estudiante y la persona encargada del pago, manifiestan que deben estar de
acuerdo con el manual de convivencia.
Se debe dar un anticipo para separar el cupo del estudiante y ya cuando se inician
las clases se debe cancelar el restante.
3. Cmo es la vinculacin a la Asociacin de Padres de Familia?
Este proceso es voluntario, los dems padres postulan al ver el desempeo en las
reuniones y lo interesados que esten en colaborar con los procesos del Colegio.
Se hace por medio de un acta donde firman la rectora, profesora y padre de

familia. La labor de esta Asociacin es poder comunicar a ambas partes las
dificultades que se presenten en cada una de estas y poder hacer un buen
desarrollo de todas las actividades que se planean al inicio de ao.
113
Estudio entrevista Estudiantes
ENTREVISTA A ESTUDIANTES
1. Por medio de que se comunican los docentes con los padres de

familia cuando necesitan dar algn tipo de informacin?
Se tiene un cuaderno de notas donde copian lo que los profesores les mandan a
decir a los padres y otras veces son los profesores quienes copian las notas.
2. Qu actividades hace el colegio para recoger fondos?
Se hacen rifas, festivales de comidas, se celebran los das especiales y otras

actividades relacionadas. Para la participacin en estas actividades se debe dar
una cuota y esos fondos son invertidos en el Colegio.
114
1.2.3. Anlisis situacional
Observando el estado contable financiero, se entrev un rea con muchos

faltantes, primando la falta de planeacin y control, convirtindole en vulnerable y
poco confiable.
No existe un manual escrito que proporcione precisin y determinacin en la

informacin contable, y que permita tener principios bien definidos con relacin a
los procesos contables.
1.2.3.1. Control
No existe un sistema o un plan que aporte control, para que toda la informacin
sea el reflejo de lo que realmente sucede en la institucin y que brinde la garanta
que avale la fiabilidad de las operaciones contables.
1.2.3.2. Sistema Presupuestario
El Colegio Conquistadores no cuenta con una cultura presupuestal, que le ayude a

delimitar si cuenta o no con los recursos adecuados para una oportuna y asertiva
respuesta a los inconvenientes econmicos y financieros que se presenten. Y es
por esto que no se alcanza a visualizar si los resultados, son los esperados o no.
1.2.3.3. Administracin Financiera
Al no existir un sistema de contabilidad, la institucin no puede obtener una

visualizacin generalizada de los hechos contables a lo largo de los periodos,
entonces no pueden dar un anlisis concienzudo de estos
115
1.2.3.4. Planeacin Tributaria
La planeacin tributaria es limitada y no va de acuerdo a las necesidades de la

institucin, est solo busca satisfacer algunas de las obligaciones legales, mas no
est la de elaborar un manual de procedimiento tributario de la planeacin
financiera, para garantizar el cumplimiento oportuno, dentro del periodo
establecido en el calendario tributario segn lo establecido por la ley.
116
1.3. UNIDAD III
Caracterizacin de una estructura contable, confiable y fidedigna que refleje

la realidad de la institucin, y satisfaga las necesidades del colegio en su
sistema de informacin contable.
Teniendo en cuenta las necesidades y los procesos que se llevan a cabo en el

Colegio Conquistadores de Cartago Valle, se quiere dar a conocer la siguiente
propuesta, como una gua, que podr ayudar con la rapidez y eficacia de los
procesos internos contables de la Institucin.
Grfico 9 Proceso de un Sistema de Informacin Contable
PROCESAMIENTO DE LA
DOCUMENTOS DE ENTRADA SALIDA DEL SISTEMA
INFORMACION
* Compra de papeleria, * Seleccin y clasificacion de los Elaboracion de Estados
materiales e insumos documentos financieros para:
* Salarios y prestaciones * Ingreso de los documentos * Toma de decisiones
sociales de los trabajadores (matriculas, notas, etc) al * Informacion para usuarios
* Ingresos por matricula y sistema internos como externos
recaudo de otras actividades * Contabilizacion de provisiones * Analisis financieros
* Desembolso por diversos * Ajustes de pre - cierre * Elaboracion del presupuesto
conceptos
* Causacion de diferentes
conceptos
117
Grfico 10 Proceso de anlisis y evaluacin de la informacin contable
Se debe definir algunos elementos de vital importancia para la estructuracin de

una propuesta metodolgica de un sistema de informacin contable, los cuales se
encuentran:
118
1.3.1. Objetivos del SIC
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las

obligaciones que tengan de transferir recursos a otros entes, los cambios
que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el
periodo.
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de
los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito.
Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico.
Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.
Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad
econmica de un ente represente para la comunidad. 81
1.3.2. Usuarios del SIC
Esta propuesta debe tener presente la necesidad de satisfacer las necesidades

informativas de los usuarios. Siendo preciso identificar los diversos grupos de
usuarios los cuales no tienen la misma necesidad sobre la informacin y que son
ellos quienes establecen sus principales requerimientos informativos.
1.3.2.1. Usuarios Internos
Para la Institucin Educativa que se analiza en este trabajo, es fcil esclarecerlos

y definirlos: directivos y administrativos quienes directamente interactan con el
81
LEGIS EDITORES S.A, Objetivos del Sistema de Informacin Contable, PUC Plan nico de Cuentas para
Comerciantes. 2005. Pg. 38
119
Sistema de informacin.
Los principales usuarios del Sistema Informacin Contable son los gerentes y
empleados dentro de la empresa que interactan con el sistema. El grado de
participacin puede variar de acuerdo con el tipo de usuario.
Los usuarios directos son quienes realmente interactan con el sistema. Ellos
ingresan los datos o reciben salidas de datos. Como ejemplo se tiene el
almacenista, el auxiliar contable, la secretaria, entre otros. Los usuarios indirectos
se benefician de los resultados o informes producidos por el sistema, pero
interactan directamente con l. Esos usuarios pueden ser jefes de algn rea de
la empresa que utilicen el sistema, como por ejemplo el jefe de Ventas, el jefe de
persona, etc. Y, por ltimo, los usuarios administrativos son quienes tienen
responsabilidades en la administracin de los sistemas de aplicacin. Estos
usuarios son los gerentes de altos niveles con diferentes funciones en los
negocios, que emplean mucho el sistema de informacin. Mientras el personal
puede o no utilizar el sistema indirecta o directamente, ellos tienen la autoridad
para aprobar o desaprobar la inversin en el desarrollo de la aplicacin; tambin
tienen la responsabilidad de organizacin para la efectividad de los sistemas.
Los tres tipos de usuarios son importantes. Cada uno tiene la funcin esencial en
relacin con la empresa: cmo funciona, y hacia dnde se dirige. 82
1.3.2.2. Usuarios Externos
Inversionistas. Para el caso de las empresas que cotizan en bolsa, los posibles
inversionistas son usuarios constantes de la informacin contable, puesto que con
82
MONTAO O. Edilberto. Contabilidad y Legislacin. Control, valuacin y revelaciones. 3da. Edicin
actualizada 2011. Santiago de Cali-Colombia: Facultad de Ciencias de la Administracin. Universidad del
Valle, 2011. Pg. 59.
120
base a ella se puede anticipar de alguna forma el comportamiento futuro de la
empresa, lo que le servir de base para decidir comprar o vender sus acciones.
Proveedores. Los proveedores son usuarios de la informacin contable muy

interesados por conocer la estabilidad financiera de la empresa y su capacidad de
pago. Ningn proveedor realizar inversiones cuantiosas en una empresa en la
que no pueden determinar la seguridad de su inversin, y esto slo es posible con
la informacin suministrada por la contabilidad.
Entidades financieras. Al igual que los proveedores, las entidades financieras

estn muy interesadas en conocer la realidad financiera de la empresa, de hecho,
lo primero que solicita un banco es precisamente los estados financieros.
Entidades de control estatales. Las entidades estatales de control, y muy

especialmente las que administran los impuestos, son usuarias muy asiduas y
exigentes de la informacin contable, tanto que tienen la facultad de incidir sobre
la formar como se debe generar esa informacin, puesto que buscan garantizar
que esa informacin satisfaga sus necesidades.83
1.3.3. Polticas contables
Se puede establecer como de suma importancia que los directivos definan una
estructura, no solamente que permite la implementacin de la tecnologa, en la
utilizacin de programas con formatos para mejorar sus procesos contables y de
tesorera, sino tambin que permita establecer las polticas contables del Colegio,
con el objetivo de dar respuesta a las necesidades contables y organizar toda la
informacin de acuerdo con los hechos.
83
GERENCIE, Usuarios de la informacin contable, [En lnea] Consultado abril 2 de 2017, disponible en
https://www.gerencie.com/usuarios-de-la-informacion-contable.html
121
Empezar el proceso de convergencia hacia la adopcin de las NIIF, es de vital
importancia para el Colegio, donde se debe desarrollar la construccin de polticas
contables; por lo cual es necesario empezar por crear los lineamientos, pasos o
etapas a seguir para mejorar el funcionamiento y el control interno de esta. Se
propone lo siguiente:
1.3.3.1. Importancia de las polticas contables
a) Qu es una Poltica Contable?

Se define como: Son polticas contables los principios, bases, convenciones,
reglas y procedimientos especficos adoptados por una entidad al preparar y
presentar estados financieros.84
b) Naturaleza de las polticas contables.

Principios y lineamientos que deben ser diseados para satisfacer las necesidades
de la Institucin teniendo en cuenta las caractersticas operativas y funcionales,
donde tambin deben cumplir con los requerimientos establecidos en la
normatividad (NIIF para PYMES) la cual dice que se deben estructurar las polticas
contables con el fin de que la informacin sea: Relevante y Fiable (Decreto 3022,
2013)
c) Objetivos de las polticas contables.

Dar cumplimiento a los requerimientos establecidos por la NIIF para PYMES.
Mostrar uniformidad de la informacin contable.
Garantizar la concordancia de los criterios contables y los objetivos financieros con
la finalidad de proporcionar la informacin necesaria para la toma de decisiones.
d) Importancia de las polticas contables
84
Decreto 3022 de 2013; seccin 10, prrafo 2; polticas contables estimaciones y errores
122
Las polticas contables son lineamientos y criterios determinantes para que la
gerencia tenga la seguridad de que la informacin registrada es confiable y
oportuna para la toma de decisiones.
La estructura adecuada de las polticas contables proporciona beneficios como:

Lineamientos para la elaboracin y presentacin de la informacin
financiera.
Prevenir fraudes en el registro de los hechos.
Mostrar la situacin real y los resultados de las operaciones.
Dar seguimiento en los procesos.
Promover la coordinacin y cooperacin entre la gerencia y el
departamento contable.
e) Aspectos bsicos para la estructuracin de polticas contables.

Es necesario que la gerencia realice un anlisis de factores internos y externos,
evaluando la importancia de la estructuracin de las polticas contables.
Naturaleza y objeto social.

Entender la naturaleza desde el punto de vista jurdico ya que una Institucin
Educativa est sujeta a regulaciones especficas, adems de evaluar la finalidad
de la Institucin, que es la prestacin de servicios.
Identificacin del campo de accin.

Se debe reconocer claramente el ambiente econmico en el que desarrollan las
actividades y los hechos contables.
Identificar los tipos de usuarios.

Dependiendo el fin para el que se requiere la informacin se determina el tipo de
usuario, para cumplir con todos los requerimientos de la norma tcnica en cuanto
a presentacin y revelacin de estados financieros y as satisfacer las
123
necesidades del usuario. Estos pueden ser internos o externos, como clientes,
proveedores, instituciones financieras, entre otros.
Anlisis del nuevo marco normativo.

Los directivos del Colegio junto a su equipo de trabajo debern realizar una lectura
de NIIF para PYMES, con el fin de dar inicio a la convergencia, siendo este el
marco de referencia tcnico contable que se decidi adoptar expresado en el
Decreto 3022 de 2013, para lograr comprender los lineamientos, criterios, bases y
procedimientos establecidos en la presentacin de la situacin financiera.
Ejemplo de Polticas contables Generales

Al analizar algunos de los aspectos propuestos a lo largo del trabajo,
especficamente en este punto donde es de suprema importancia el compromiso
de los directivos al elaborar las polticas contables, se desarrollar un ejemplo de
estas mismas de un modo general, estructurarlas de acuerdo con las necesidades
del Colegio Conquistadores, y a los requerimientos y exigencias del marco tcnico
contable adoptado (NIIF para PYMES).
Polticas contables generales.

El Colegio Conquistadores, seleccion las siguientes polticas contables para
facilitar el procesamiento de la informacin contable, garantizando que los Estados
financieros cumplan con los requisitos de la NIIF para PYMES y que a su vez
suministran informacin relevante y oportuna para la toma de decisiones.
Marco de referencia tcnico contable adoptado.

El Colegio Conquistadores, aplicar como marco de referencia tcnico contable la
Norma Internacional de Informacin Financiera para Pequeas y Medianas
Entidades, para la elaboracin y presentacin de las polticas contables y sus
estados financieros; deber realizar revelaciones a los estados financieros de
124
forma explcita y sin reservas, de que los estados financieros cumplen con todos
los requerimientos establecidos en la normativa adoptada.
Caractersticas de la informacin en los estados financieros.

El Colegio Conquistadores, presentar los Estados financieros de acuerdo con las
siguientes caractersticas cualitativas:
Comprensibilidad: Los Estados financieros presentados deben ser claros

y concisos, respecto de su clasificacin, caracterizacin y presentacin de
la informacin, describiendo la naturaleza de los hechos, detallando
transacciones complejas, y suministrando informacin clave para los
usuarios de la informacin financiera.
En cuanto a la informacin ms compleja se debe presentar, aunque sea

difcil la comprensin, por la relevancia de la misma.
Relevancia: Se debe proporcionar informacin relevante en los Estados

financieros, es decir, debe reflejar toda aquella informacin que ejerza
influencia sobre las decisiones econmicas de los usuarios, estas pueden
ser sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir
evaluaciones realizadas con anterioridad.
Materialidad o importancia relativa: Los estados financieros no revelan

informacin que confunda al usuario e influya en decisiones errneas; es
decir; se deben presentar por separado las partidas de naturaleza o funcin
distinta, a menos que no tenga importancia relativa.
125
Fiabilidad: La informacin se presentar libre de errores materiales,
sesgos o prejuicios, es decir, debe ser neutral y para llegar a reflejar esta
confiabilidad requerir el cumplimiento de:
La esencia sobre la forma. Se contabilizarn y presentarn los

hechos econmicos de acuerdo con su esencia y no solamente en
consideracin a su forma legal.
Integridad. Se presentar en los estados financieros una informacin

completa dentro de los lmites de su importancia relativa y su costo.
Prudencia. La informacin presentada incluir cierto grado de

precaucin, al realizar los juicios necesarios al hacer las estimaciones
requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos
o los ingresos no se sobrevaloren y que las obligaciones o los gastos no se
sobrevaloren.
Comparabilidad: Los estados financieros debern ser comparables con la

que suministran otras entidades, o con la informacin suministrada por el
Colegio Conquistadores, en periodos anteriores, incluso la informacin
cualitativa o descriptiva.
Supuestos contables: El Colegio Conquistadores, elabora sus estados

financieros bajo estructuracin de supuestos contables como:
Base contable de acumulacin (o devengo). Las partidas se

reconocern como activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos cuando
satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento para las
mismas; excepto en lo relacionado con la informacin sobre flujos de
efectivo, para lo cual debern utilizar la base contable de efectivo.
126
Hiptesis de negocio en marcha. Los estados financieros debern
ser preparados bajo este supuesto, la gerencia deber evaluar
peridicamente la capacidad que tiene el Colegio Conquistadores, para
continuar en funcionamiento; cuando la gerencia, al realizar esta evaluacin
sea consciente de la existencia de incertidumbres significativas relativas a
sucesos o condiciones que puedan aportar dudas importantes sobre la
capacidad de la Cooperativa de continuar como negocio en marcha,
revelar en los estados financieros estas incertidumbres.
f) Compensacin
El Colegio Conquistadores, presentar en los estados financieros el neto de las
partidas relacionadas; activos con pasivos o ingresos con gastos; es decir, no se
podrn compensar activos con pasivos, ni ingresos con gastos; a menos que la
NIIF para PYMES lo permita.
g) Bases generales para el reconocimiento, medicin y presentacin.
Bases de medicin:
Costo histrico. Para los activos ser el valor del efectivo o equivalentes al
efectivo pagado, o el valor razonable de la contrapartida entregada al
momento de la compra del activo. Para los pasivos se registra el valor del
producto recibido a cambio de incurrir en la deuda o, por las cantidades de
efectivo y otras partidas equivalentes que espera pagar para cubrir la deuda
en el curso normal de la operacin.
Valor Razonable. Se reconocer como el valor por el cual puede ser

intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre las partes,
debidamente informadas y en condiciones de independencia mutua.
127
Activos
Reconocimiento. Se reconocer un activo si es probable que genere

beneficios econmicos futuros, asociados con el bien, fluyan hacia la
Cooperativa y que adems su costo pueda ser medido con fiabilidad.
Medicin Inicial. Se medir inicialmente al costo histrico o al valor

razonable, dependiendo de la clasificacin del activo.
Medicin Posterior. Al importe menor entre el costo de adquisicin y el

valor recuperable (considera el deterioro del valor de los activos), al costo
amortizado menos el deterioro del valor o al valor razonable, dependiendo
del tipo o clasificacin del activo.
Presentacin. Sern presentados en el estado de situacin financiera,

clasificados como corrientes y no corrientes (Decreto 3022, 2013)
Pasivos
Reconocimiento. Cuando el Colegio Conquistadores posea una obligacin

como resultado de un suceso pasado y adems es probable que tenga que
desprenderse de recursos que incorporan beneficios econmicos para su
liquidacin al vencimiento y que el importe de dicha liquidacin puede
medirse de forma fiable.
Medicin Inicial. A costo histrico del importe recibido en efectivo o

equivalentes al efectivo o al valor razonable de los activos no monetarios,
dependiendo de la clasificacin del pasivo.
128
Medicin Posterior. Al costo amortizado, al importe de la mejor estimacin
que se requerir para liquidar la obligacin o al valor razonable,
dependiendo de la clasificacin del pasivo.
Presentacin. Se presentarn en el estado de situacin financiera como

corrientes y no corrientes. (Decreto 3022, 2013)
Ingresos
Reconocimiento. Cuando haya surgido un incremento en los beneficios

econmicos futuros del Colegio Conquistadores, relacionado con un
aumento en el valor de los activos o una disminucin en los pasivos, y que
su importe pueda ser medido con fiabilidad.
Medicin Inicial. Al valor razonable de la contraprestacin recibida o por

percibir.
Medicin Posterior. Al valor neto de la contraprestacin recibida o por

recibir, deduciendo los importes por devoluciones o rebajas en el precio.
Presentacin. Son presentados en el estado del resultado integral, de

forma separada, como ingresos provenientes de actividades ordinarias y de
actividades no ordinarias (ganancias). (Decreto 3022, 2013).
Gastos
Reconocimiento. Cuando haya surgido un decremento en los beneficios

econmicos futuros del Colegio, relacionado con una disminucin en el
valor de los activos o un aumento en los pasivos, y que su importe pueda
ser medido con fiabilidad.
129
Medicin Inicial. Al valor razonable de la contraprestacin entregada.
Medicin Posterior. Al valor neto de la contraprestacin entregada,

deduciendo los importes por devoluciones o rebajas en el precio.
Presentacin. En el estado de resultados integral, clasificados de forma

separada, como gastos provenientes de actividades ordinarias y no
ordinarias. (Decreto 3022, 2013)
h) Moneda funcional y de presentacin: Las transacciones se realizarn y se

expresarn en los estados financieros en pesos colombianos, siendo esta la
moneda del entorno econmico en el que se desarrollan las actividades del
Colegio Conquistadores
Operaciones en moneda extranjera. Las transacciones en moneda

extranjera sern convertidas a la moneda funcional utilizando las tasas de
cambio vigentes a la fecha de las transacciones. Las ganancias o prdidas
que resultan de la cancelacin de dichas transacciones, y de la traduccin
de activos y pasivos monetarios denominados en moneda extranjera, a la
moneda funcional utilizando la tasa de cambio a la fecha de cierre, son
reconocidas en los resultados (Decreto 3022, 2013)
i) Presentacin de estados financieros: El Colegio Conquistadores,

presentar los estados financieros de acuerdo con los requerimientos de la
NIIF para Pymes:
Presentacin razonable. La situacin financiera, el rendimiento financiero,

y los flujos de efectivo debern ser la representacin fiel de los efectos de
las transacciones, otros sucesos y condiciones, revelando informacin
130
adicional para la mejor razonabilidad de la informacin (Decreto 3022,
2013)
Cumplimiento con las NIIF para PYMES. Se dar cumplimiento a todos

los requerimientos de esta NIIF y se efectuar en las notas una declaracin,
explcita y sin reservas de dicho cumplimiento.
En el caso extremadamente excepcional que la gerencia no de

cumplimiento de la NIIF, deber seguir los parmetros establecidos en
cuanto a condiciones y revelaciones de la Seccin 3 prrafos 4, 5, 6 y 7 de
la NIIF para Pymes.
Frecuencia de la informacin. Los estados financieros debern ser

presentados anualmente, comprendiendo el perodo del 01 de enero al 31
de diciembre, de forma comparativa como mnimo con respecto al perodo
anterior o cuando sea requerido con otro periodo distinto, en caso de
presentarse en un periodo inferior o superior el Colegio deber revelar:
Ese hecho
La razn por la cual utiliza un periodo inferior o superior
El hecho de que la informacin comparativa genere diferencia por
algn efecto que impida la real comparacin debe revelarse en las
notas a la informacin financiera.
Uniformidad en la presentacin. Se debern estructurar los estados

financieros de igual forma para su presentacin en diferentes periodos, para
su mejor comprensin y comparacin; caso contrario, debe informarse para
la nueva estructuracin de la poltica contable y deber revelarse de
acuerdo con lo establecido en la seccin 3 prrafos 11, 12 y 13 de la NIIF
para PYMES
131
Conjunto completo de estados financieros. Los estados financieros que
deber presentar el Colegio Conquistadores, son:
Estado de situacin financiera,

Un nico estado del resultado integral,
Estado de cambios en el patrimonio y
Estado de flujos de efectivo;
Notas explicativas a los estados financieros
Identificacin de los Estados financieros. El Colegio Conquistadores,

debe realizar claramente la identificacin de los estados financieros. La NIIF
para Pymes seala que la identificacin de los estados financieros y de las
notas, se presentar en tal forma que se distinga de otra informacin que
est contenida en el mismo documento, por lo tanto, una adecuada
identificacin de los estados financieros contendr:
Nombre de la entidad.
Nombre del estado financiero
Fecha de cierre y el perodo cubierto por los estados financieros.
La moneda de presentacin
En las notas revelar:
El domicilio y,
la forma legal de la Cooperativa
El pas donde se constituy
El domicilio donde desarrolle sus actividades
Una descripcin de la naturaleza de las operaciones y de sus
principales actividades. (Decreto 3022, 2013)
132
j) Preparacin y presentacin de estados financieros
Estado de situacin financiera. Se preparan de forma que sus activos y

pasivos se reflejan en categoras separadas, corrientes y no corrientes,
detallando subtotales y totales. Un activo o pasivo clasificar como corriente
cuando:
Se espera realizarlo o liquidarlo en el ciclo normal de operaciones,

lo mantiene principalmente con fines de negociacin,
lo realizar o liquidar dentro de los doce meses siguientes a la
fecha de la que se informa y,
se trate de efectivo y equivalentes de efectivo, salvo que la
Cooperativa no pueda utilizarlos por un perodo mnimo de doce
meses desde la fecha de la que se informa;
Todos los dems activos y pasivos se clasifican como no corrientes
(Decreto 3022, 2013)
Estado de resultado integral. Se preparar y presentar un nico estado

del resultado integral en el periodo, los gastos se desglosan y se utilizar
una clasificacin basada en la funcin de los gastos bajo la siguiente
estructura:
Ingresos de Actividades Ordinarias

Otros Ingresos
Total Ingresos del Periodo
Costos de Distribucin
Gastos de Administracin
Otros Gastos
Excedentes Netos
133
El otro resultado integral. Se presentar por nica vez en la apertura y
transicin de la implementacin de la NIIF para Pymes.
Estado de cambios en el patrimonio. Se preparar de tal manera que

refleje una conciliacin entre los importes en libros, al inicio y al final del
perodo, del patrimonio; detallando por separado los cambios procedentes
de: capital social, reservas, utilidades y prdidas acumuladas y efectos de
la transicin a la NIIF para PYMES.
Estado de flujos de efectivo. Refleja la conciliacin entre los importes en

libros, al inicio y al final de perodo, del efectivo y equivalentes de efectivo;
clasificados por actividades de operacin, de inversin y de financiacin.
Para la preparacin del flujo de efectivo proveniente de actividades de
operacin se utiliza el mtodo directo. Se excluirn del estado de flujos de
efectivo las transacciones de inversin y financiacin que no requieran el
uso de efectivo o equivalentes de efectivo.
Notas a los estados financieros. Se prepararon las notas a los estados

financieros de forma sistemtica, haciendo referencia para cada rengln de
los mismos. Las notas debern contener informacin sobre las bases para
la preparacin de los estados financieros y sobre las polticas contables
utilizadas, proporcionando informacin adicional que no se presenta en los
estados financieros, pero que es relevante para la comprensin de
cualquiera de ellos.
134
1.3.4. Autoevaluacin institucional para colegios privados
Al caracterizar un sistema de informacin contable, es necesario darle prioridad no

solamente a las necesidades internas por parte de las directivas, sino tambin a
las que se deben satisfacer para completar la informacin requerida de acuerdo a
la autoevaluacin anual institucional establecida por el Ministerio de Educacin.
La autoevaluacin institucional ha sido expuesta en el marco legal, refirindose a

toda la normativa sobre el tema; y en esta parte se tratar la pertinencia de la
responsabilidad de la institucin educativa frente al cumplimiento de la misma.
La autoevaluacin se realiza por parte de las instituciones educativas para obtener

un reconocimiento de la manera cmo estn desarrollando su labor, con el fin de
obtener un mejoramiento continuo de la calidad de su servicio, permitiendo
establecer los procesos que se encuentran bien desarrollados en la institucin y
han demostrado su capacidad de generar los resultados esperados, as como los
que requieren ser fortalecidos.
Convirtindose en la herramienta por excelencia para llevar a cabo este

reconocimiento porque permitiendo recopilar, sistematizar, analizar y valorar la
informacin sobre el desarrollo de las acciones arroja los resultados precisos de
los procesos de la institucin. Esto con el fin de establecer un balance de
fortalezas y oportunidades de mejoramiento que permiten elaborar un plan de
mejoramiento institucional.
Por principio, la evaluacin se sustenta en una reflexin metdica, fundada en el

anlisis de diferentes referentes, documentos e indicadores que permiten a los
miembros de la comunidad educativa emitir juicios sobre la gestin escolar. El
Ministerio de Educacin Nacional con el fin de orientar a las instituciones en este
135
proceso pone a disposicin de la comunidad educativa la gua de autoevaluacin
para el mejoramiento institucional.85
El resultado arrojado por la autoevaluacin, sirve para establecer a las

instituciones educativas de carcter privado, en varias categoras:
Clasificacin de colegios en alguno de los regmenes establecidos
Una vez diligenciado en su totalidad el Formulario 1A, el colegio se clasifica en

uno de los regmenes establecidos en el artculo 202 de la Ley 115 de 1994:
- Se clasifican en Libertad Regulada los colegios con altos puntajes en su

autoevaluacin institucional, o los que estn certificados en calidad,
- Se clasifican en Libertad Vigilada quienes obtienen puntajes intermedios. El
Rgimen de Libertad Vigilada se subdivide en categoras. Para cada una de las
cuales hay definida una tarifa mxima que el colegio no puede superar,
- Se clasifican en Rgimen Controlado los colegios con ms bajos puntajes, los
que obtienen cero puntos en alguno de los indicadores prioritarios (que clasifican
al colegio en Rgimen Controlado) o los que son sancionados por la secretara de
educacin.86
El Colegio Conquistadores se encuentra en Libertad Regulada, que es la

calificacin que se le da a las instituciones que han obtenido altos puntajes en su
autoevaluacin, segn lo establecido en el artculo 202 de la Ley 115 de 1994,
mencionado anteriormente en el marco contextual.
85
MINEDUCACION, Guia de Autoevaluacion para el mejoramiento institucional, [En Linea] Concultado en
junio 1 de 2017, Disponible en http://www.mineducacion.gov.co/cvn/1665/articles-91093_archivo_pdf.pdf
pg 5
86
MINEDUCACION, Clasificacin de colegios en alguno de los regmenes establecidos, [En Linea] Concultado
en junio 1 de 2017, Disponible en http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-
345218_clasificacion_1a_colegios.pdf
136
Segn el artculo 9 de RESOLUCIN No 18904 de 28 SEP 2017, el incremento
anual de tarifas en el Rgimen de Libertad Regulada, por aplicacin del Manual de
Autoevaluacin. Los establecimientos educativos de carcter privado, o sus
jornadas, que se clasifiquen en el Rgimen de Libertad Regulada por su puntaje
en la evaluacin institucional, fijarn la tarifa anual para el ao escolar que inicia
en el 2017, sin superar el porcentaje que se presenta a continuacin: 87
1. Para el primer grado:
Cuadro 16 Primer Grado
Fuente: Ministerio de Educacin Nacional, Manual de Evaluacin y Clasificacin de

Establecimientos Educativos Privados
2. Para los siguientes grados, el incremento se realizar sobre la tarifa cobrada en

el ao inmediatamente anterior, como mximo en los porcentajes que se muestran
en la siguiente tabla:
87
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Manual de Evaluacin y Clasificacin de Establecimientos
Educativos Privados y se establecen los parmetros para la fijacin de las tarifas de matrcula y pensiones del
servicio de educacin preescolar, bsica y media prestado por dichos establecimientos para el ao escolar
que inicia en el 2017, [En Lnea] Consultado en junio 1 de 2017, Disponible en
http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-358236_recurso_1.pdf
137
Cuadro 17 Para los grados siguientes
Fuente: Ministerio de Educacin Nacional, Manual de Evaluacin y Clasificacin de

Establecimientos Educativos Privados
Esto le da libertad a la institucin educativa establecer los precios de matrcula y

pensin de acuerdo a sus necesidades. De esta manera para seguir obteniendo
una calificacin de libertad regulada, necesita tener un plan de mejora continua,
para que su autoevaluacin permanezca en los puntajes ms altos, este plan de
mejora orientado en la parte contable y financiera, necesita ser orientado a una
dimensin especfica de la gestin institucional.
Artculo 14. Para que los establecimientos educativos privados puedan

acogerse al rgimen de libertad regulada para el cobro de tarifas de matrculas y
pensiones, debern ajustarse a los criterios e instrucciones contenidos en el
Manual de Evaluacin y Clasificacin de Establecimientos Educativos Privados y
acompaar el estudio de costos correspondiente
...Artculo 15. El rector o director del establecimiento educativo privado o el director

administrativo del mismo, si lo hubiere, efectuar el anlisis previo de servicios y
costos educativos, de conformidad con lo ordenado en el artculo anterior y lo
someter a la consideracin del Consejo Directivo del establecimiento, junto con
138
los correspondientes soportes y la propuesta de tarifas para cada uno de los
conceptos de que trata el artculo 4o. de este reglamento.
La propuesta de tarifas debe ser clara, inequvoca y determinada y ser

presentada a la consideracin del Consejo Directivo por lo menos en dos
sesiones que se celebrar con un intervalo mnimo de tres (3) das calendario, de
tal manera que en la primera de ellas se otorgue ilustracin sobre la propuesta y
se entreguen documentos de soporte y en la segunda, se llegue a la decisin.
En el mencionado intervalo, el Consejo Directivo del establecimiento educativo

privado informar y explicar a los padres de familia la propuesta presentada.
El estudio de costos y la propuesta de tarifas correspondiente, debern ser

aprobados por el Consejo Directivo del establecimiento educativo privado, por
mayora y con el voto afirmativo de los representantes de los padres de familia en
dicho rgano del Gobierno Escolar. 88
En este contexto, la gestin institucional, expresada en sus distintas dimensiones

directiva, de comunidad, pedaggica, administrativa y financiera se instala
como una nueva forma de ver la institucin educativa que la moviliza hacia el logro
de sus propsitos y desarrolla su capacidad para articular los procesos internos y
concentrar todos sus esfuerzos hacia la consolidacin de un Proyecto Educativo
Institucional (PEI) que posibilite alcanzar el desempeo esperado en los
estudiantes.
La gestin administrativa y financiera apoya y existe en funcin de los

componentes acadmico y directivo, adems del logstico (biblioteca, laboratorios,
88
MINEDUCACION, DECRETO NUMERO 2253 DE 1995 [En Linea] Concultado en junio 1 de 2017, Disponible
enhttp://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-104515_archivo_pdf.pdf
139
inventario de bienes); el ofrecimiento de servicios complementarios y la
administracin de los recursos humanos. Las normas, procesos y procedimientos
son insumos para determinar cmo se comporta este componente institucional, y
crear las oportunidades de mejoramiento en la prestacin de servicios internos. La
reingeniera permite actuar por procesos, con actividades, indicadores y equipos
responsables de cada poltica
La calidad educativa no se limita a la formacin de individuos con la capacidad de

resolver de manera eficiente pruebas, es por esto que el reto por excelencia de la
nueva institucin es el mejoramiento de la gestin en su conjunto y de cada una
de las dimensiones de la gestin institucional -directiva, de comunidad,
pedaggica y administrativa- para lo que se requiere de acciones planeadas,
sistemticas e intencionadas dentro de un esquema que la convierte en una
organizacin autnoma, orientada por propsitos, valores comunes, metas y
objetivos claramente establecidos y compartidos.89
89
MINEDUCACION, Guia de Autoevaluacion para el mejoramiento institucional, [En Linea] Concultado en
junio 1 de 2017, Disponible en http://www.mineducacion.gov.co/cvn/1665/articles-91093_archivo_pdf.pdf
pg 9.
140
Grfico 11 Mapa del proceso de autoevaluacin institucional
Fuente: MINEDUCACION, Guia de Autoevaluacion para el mejoramiento institucional
Principios de la autoevaluacin institucional

El proceso de autoevaluacin debe ser verse reflejado en resultados, y que estos
sean tiles para la institucin en la toma de decisiones, se necesita que los
participantes compartan los siguientes principios:
Veracidad: la honestidad, coherencia y responsabilidad en el manejo de la

informacin son actitudes fundamentales para garantizar la calidad de la
evaluacin. Por ello, las evidencias (documentos, informes, encuestas,
indicadores) son indispensables para sustentar los juicios relativos al
estado en que se encuentra la institucin y las decisiones que determinarn
su rumbo futuro.
141
Participacin: ms que cumplir con una norma, la autoevaluacin busca
promover la participacin activa de la comunidad educativa en el
conocimiento del estado de desarrollo institucional, sugiriendo ambientes
favorables a la contribucin significativa y propositiva en la autoevaluacin y
a la presentacin de sus resultados a la comunidad en general.
Corresponsabilidad: puesto que la autoevaluacin no es un fin en s mismo,

ya que de ella se derivarn nuevas rutas a seguir para mejorar la
institucin, se requiere que los participantes en el proceso comprendan que
el xito del desarrollo institucional exige del esfuerzo conjunto y organizado
de todos en el mbito de accin que les corresponde.
Tambin son condiciones fundamentales para el ejercicio de la autoevaluacin

institucional:
Disponer de informacin relevante sobre el desempeo de los procesos.
Comprometer a los equipos participantes con la veracidad de la
informacin.
Asegurar el liderazgo del equipo de direccin.
Facilitar el apoyo de los diferentes grupos o equipos de trabajo de la
institucin.
Desarrollar un proceso de comunicacin con la comunidad educativa sobre
la importancia y el sentido de la autoevaluacin y sus resultados. 90
La autoevaluacin institucional, como una de las tareas fundamentales de la

gestin directiva, se encuentra a cargo de la rectora, quien dirige el proceso,
coordina los recursos y los equipos, asigna roles y tareas y responde por la
90
Ibid. pg. 10-11
142
calidad de sus resultados; para esta labor, cuenta con el apoyo de su equipo
directivo institucional y del consejo directivo.
Grfico 12 Cmo se realiza el proceso de autoevaluacin institucional?
Fuente: MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL, Gua de Autoevaluacin para el mejoramiento

institucional
La gestin administrativa, en este caso, debe tener un realce especial debido a su

importancia en la relacin con el sistema de informacin contable caracterizado a
una institucion educativa de caracter pirvado.
En la institucin educativa, la Gestin administrativa se halla orientada a proveer

los recursos financieros, fsicos, logsticos y humanos necesarios a la prestacin
del servicio educativo. En esta rea se analizan la capacidad de la institucin para
guiar sus sistemas de apoyo en beneficio del quehacer pedaggico, y la manera
143
como la administracin fundamenta su razn de ser en funcin de las demandas
de la Gestin acadmica.
La informacin para el respectivo anlisis se ha organizado en seis grandes reas.

Por esta razn, es importante sealar que en este apartado se incluyen los
procesos requeridos para el funcionamiento ordenado de la institucin educativa y
que a continuacin se exponen:
Apoyo financiero y contable: identifica los procesos de administracin de los

recursos financieros y su respuesta a las prioridades y necesidades
institucionales del proyecto educativo; informa del manejo de la
documentacin e informacin contable y del uso de stas en la planeacin
financiera en la institucin.
Apoyo a la gestin acadmica: se orienta a la administracin de la

informacin y los procesos para el apoyo a la gestin acadmica de la
institucin y examina la agilidad y confiabilidad, tanto en el proceso de
matrcula como en la expedicin de constancias, certificados, boletines de
notas y otros documentos.
Administracin de recursos fsicos: busca garantizar la existencia y

disponibilidad de recursos fsicos (laboratorios, biblioteca, talleres y salas
de informtica, entre otros) y otros suministros que sirvan de herramientas
para el aprendizaje escolar.
Administracin de la planta fsica: se orienta a asegurar los requerimientos

de la planta fsica de la institucin que corresponden a las necesidades
identificadas por el direccionamiento estratgico.
144
Servicios complementarios: provee de programas y servicios que apoyan el
desarrollo fsico, emocional y social de los educandos y facilitan su
socializacin y proceso de aprendizaje.
Talento humano: se orienta al diseo de polticas y programas que apoyan

el desarrollo armnico del talento humano en la institucin educativa y
promuevan las competencias para el cumplimiento del proyecto educativo
institucional. Tambin establece la coherencia entre los retos y demandas
institucionales y el talento humano que se requiere para afrontarlos
constructivamente.91
Grfico 13 Mapa del rea gestin administrativa
91
Ibid. pg. 36-37
145
De los apoyos que debe ofrecer la gestin administrativa a una institucin

educativa, se debe resaltar y profundizar en el apoyo financiero contable, el de
recursos fsicos, planta fsica y talento humano.
Estos apoyos pueden ser calificados en 4 categorias, en una escala de desarrollo

institucional: Es una gradacin con cuatro descriptores incluyentes, es decir, que
recogen la categora previa y que permiten ubicar el estado de un determinado
proceso. Los niveles de esta escala son: 1 EXISTENCIA, 2 PERTINENCIA, 3
APROPIACIN y 4 MEJORAMIENTO CONTINUO.
Grfico 14 Cul es la estructura de la Gua de autoevaluacin para el

mejoramiento institucional?
146
1.3.4.1. Proceso: apoyo financiero y contable
Se dar entonces una pauta precisa basada en el mejoramiento continuo, para

establecer un plan en el cual la institucin pueda desarrollar prcticas con miras a
un excelente resultado de su autoevaluacin institucional y as aadir a su
competitividad y productividad.
Aspecto: Presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos (FSE).

Estndar: La elaboracin del presupuesto se evala y mejora para facilitar la
coordinacin entre las necesidades de las distintas sedes y niveles; los
procedimientos de anlisis financiero y de proyeccin presupuestal se utilizan
efectivamente para la planeacin y gestin financieras de la institucin.
El colegio puede utilizar la herramientas que se van a dar en la UNIDAD III, las
cuales dan pautas especficas para la construccin del presupuesto, esto con
miras de analisar el area finanaciera y proyectar para una mejor gestion
administrativa.
Aspecto: Contabilidad
Estndar: La contabilidad del FSE tiene todos sus soportes: los informes
financieros necesarios se elaboran y presentan dentro de las fechas establecidas
por las normas y se usan para el control financiero de la institucin y para la toma
de decisiones en el corto y en el largo plazo; sus resultados, aportan informacin
para ajustar los planes de mejoramiento institucional
Este trabajo expone pautas precisas y prcticas para la implementacin de un

sistema de informacin contable, que pueda servir para que la informacin
financiera y econmica de la institucin sea presentada de manera pertinente en
su autoevaluacin, de acuerdo a la normatividad colombiana, con una visin a
convergencia a NIIF.
147
Aspecto: Recaudo de ingresos
Estndar: Hay evaluacin y seguimiento de los procesos de recaudo de ingresos
y de realizacin de gastos; dicha informacin retroalimenta la planeacin
financiera y apoya la toma de decisiones.
El recaudo de los ingresos necesita ser contabilizados en un sistema de

informacin con la tecnologa pertinente, para que el control de los gastos sea
precisa y fiscalizada, para retroalimentar a las directivas en la tom de decisiones.
Aspecto: Procesos de compra

Estndar: El proceso de compra es evaluado, entre otros, en relacin con la
satisfaccin de las necesidades y expectativas de los usuarios; dichas
evaluaciones orientan acciones de mejoramiento.
Las compras deben estar enmarcadas por un estudio de recursos y necesidades,

una planeacin estratgica es pertinente, para que las compras sean establecidas
segn el plan de actividades orientadas desde la direccin acadmica.
PROCESO: ADMINISTRACIN DE RECURSOS FSICOS
Aspecto: Adquisicin de los recursos para el aprendizaje

Estndar: La evaluacin de la disponibilidad y calidad de los recursos para el
aprendizaje, entre otros factores, orienta acciones de mejoramiento.
Aspecto: Suministros y dotacin

Estndar: El proceso de adquisicin y suministro de insumos para el desarrollo
del programa educativo se evala, entre otras, en relacin con su apoyo a la
propuesta pedaggica y respecto de la evaluacin de docentes y estudiantes.
148
Aspecto: Mantenimiento equipos y recursos para el aprendizaje.
Estndar: La evaluacin del programa de mantenimiento de equipos considera,
entre otros temas, la satisfaccin de los usuarios con el estado de los equipos y la
administracin de los manuales de uso. Los resultados de las evaluaciones
orientan acciones de mantenimiento.
As mismo como se expresa en el tem del proceso de compra, una planeacin

estratgica orientada al plan de actividades acadmicas, debe enmarcar la
adquisicin de los recursos para el aprendizaje, suministros y dotacin y
mantenimiento de equipos y recursos para el aprendizaje.
Aspecto: Seguridad y proteccin.

Estndar: El panorama de riesgos es revisado y actualizado de manera peridica.
PROCESO: ADMINISTRACIN DE LA PLANTA FSICA
Aspecto: Mantenimiento planta fsica

Estndar: El programa de mantenimiento de la planta fsica se revisa y mejora
continuamente.
Aspecto: Programas para adecuacin y embellecimiento de la planta fsica

Estndar: Los programas de mejoramiento de la planta fsica se evalan
peridicamente y sus resultados propician acciones de mejoramiento.
Aspecto: Seguimiento al uso de espacios

Estndar: La evaluacin del uso de los espacios fsicos posibilita a la institucin
disear y dirigir acciones de mejoramiento.
Aunque la locacin que ocupa el Colegio Conquistadores est en comodato,

segn las normas internacionales para el manejo de activos, ellos pueden decidir
149
de qu manera hacer mejoras a la locacin, de acuerdo al plan estratgico pero
tambin, cuando los excedentes sean suficientes para satisfacer esta necesidad
sin perjuicio que no se cumpla la actividad normal de la institucin.
PROCESO: ADMINISTRACIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Aspecto: Servicios de transporte, restaurante y cafetera y salud (enfermera,

odontologa, psicologa)
Estndar: Los servicios complementarios que se ofrecen tienen la calidad
requerida y se prestan oportunamente; la institucin ha desarrollado, por sedes,
programas sensibles a las demandas de los estudiantes y cuenta por dems con
el apoyo de otras entidades e instituciones para su prestacin; existen
mecanismos de evaluacin y seguimiento de la calidad de los servicios
complementarios y el sistema es receptivo a las necesidades del estudiantado.
Los servicios complementarios necesitan un seguimiento de control, el cual se

trata en este trabajo en la cultura de control, para el diseo del Sistema de Control
Interno, el cual ayudar a mitigar posibles fraudes, las evaluaciones y auditoras
internas son de suprema importancia, tenerlas como un plan anual de auditora
sera pertinente para el buen funcionamiento de estos procesos.
PROCESO: TALENTO HUMANO
Aspecto: Perfiles
Estndar: El proceso de definicin y uso de los perfiles para la seleccin del
personal se evala y se mejora continuamente en funcin de los planes de
mejoramiento de la institucin y de sus necesidades de personal.
Aspecto: Formacin y capacitacin
150
Estndar: Los procesos de formacin son coherentes con los planes de
mejoramiento institucional y desarrollo profesional; existe un sistema de
evaluacin de los planes de formacin respecto de su incidencia en el
mejoramiento de los procesos de enseanza y aprendizaje y en el desarrollo
institucional y, la informacin al respecto, es utilizada para retroalimentar los
programas de formacin anual.
Aspecto: Apoyo y estmulo a la investigacin

Estndar: La institucin es reconocida por sus desarrollos investigativos y porque
discute y perfecciona sus planes de investigacin y busca fuentes de financiacin
que favorezcan las condiciones para su desenvolvimiento.
Aspecto: Evaluacin de desempeo.

Estndar: La evaluacin al proceso y los resultados obtenidos en la evaluacin de
desempeo, han orientado acciones de mejoramiento. Los resultados son
presentados a la comunidad y son utilizados para definir el desarrollo profesional y
el mejoramiento institucional, as como para la creacin de planes de incentivos, el
apoyo a la investigacin, etc.
Se necesitan abrir espacios, aunque siendo oneroso, necesarias para ayudar a

que la institucin en miras a mejorar sus procesos y autoevaluacin, pueda
desarrollar investigacin, formacin y capacitacin, esto con el fin de una
evaluacin de desempeo con resultados positivos y que los perfiles sean los mas
adecuados para la contratacion del personal de la institucin.
151
1.3.5. Cultura presupuestal
Otra de las herramientas que se proponen para la implementacin de un

adecuado Sistema de Informacin Contable es una gua para la elaboracin del
presupuesto anual de la Institucin educativa, con el fin de generar una cultura
presupuestal, este elemento ser un valor agregado, y ayudar a la consolidacin
de la eficacia de los procesos.
El presupuesto es una herramienta muy valiosa para la empresa; en ella se

planea integralmente todo lo referente a las operaciones que se llevan durante un
periodo determinado. Su finalidad es auxiliar a la administracin en el
cumplimiento de los objetivos que se han propuesto los directivos.
Dentro del documento, se definen los recursos que se han de utilizar para cumplir
con los trminos financieros. Como cualquier herramienta, el presupuesto tiene
sus ventajas y limitantes. Dentro de sus ventajas estn:
Facilita la eficiencia y el control dentro de la operativa

Exige cooperacin entre todos los departamentos de la empresa, motivando
a la direccin a que se enfoque en definir los objetivos
Promueve la estandarizacin y el control en el flujo de informacin
Reduce la incertidumbre
Significa un reto de mejora continua para los ejecutivos dentro de la
empresa.92
92
SOTO, Homero, IEDGE La importancia del presupuesto dentro de la empresa, [En Lnea] Consultado en
marzo 30 de 2017, Disponible en, http://www.iedge.eu/homero-soto-la-importancia-del-presupuesto-
dentro-de-la-empresa#sthash.Z2l2uifu.dpuf
152
1.3.5.1. Elaboracin del presupuesto
Pre iniciacin
En esta etapa los directivos, junto con los administrativos y el contador son los
encargados de realizar el presupuesto, deben evaluar los resultados obtenidos en
ejercicios anteriores, con el fin de analizar las tendencias de los principales
indicadores y efectuar la evaluacin de los factores no controlables estudiando el
comportamiento de la Institucin.
Este diagnstico est orientado a conocer las polticas y directrices de la

Institucin educativa contribuyendo a sentar los fundamentos del planeamiento,
estratgico y operativo, existiendo objetividad al tomar decisiones en la seleccin
de las estrategias competitivas.
Se analizan adems factores sociales, culturales, demogrficos, polticos y

econmicos que inciden en el pas y que afecten al sector y al establecimiento,
poblacin infantil a la cual llegar con el servicio, entorno cultural de las familias de
la comunidad, decisiones fiscales y normativas que afecten al preescolar, estudios
de oferta y demanda, entre otros.
Identificar las posibles amenazas y oportunidades que envuelve al sector

educativo privado, las reglamentaciones y las decisiones externas de la secretara
de educacin, como tambin del comportamiento de la Institucin educativa con
sus fortalezas y debilidades en cada una de las reas funcionales.
Se establece desde la misin y la visin de la Institucin y se fijan los objetivos a

corto y mediano plazo, estos a su vez se deben comunicar al personal de la
empresa junto con las estrategias, polticas y normas, del presupuesto y la
Institucin.
153
Aqu es donde los directivos y administrativos deben definir los objetivos y metas y
se establecen las estrategias y polticas para cada uno.
Cuadro 18 Participantes del Presupuesto
Elaboracin
Para este segundo paso se acoge a la creencia que la elaboracin de los

presupuestos debe estar en cabeza de los altos directos pero que a su vez estos
deben estar asesorados por el personal que conforma la Institucin, ya que estos
conocen de manera particular y especfica el funcionamiento del establecimiento
educativo.
154
Con base en toda la planeacin aprobada por la direccin y administracin del
jardn donde estos conceptos adquieren valores monetarios.
Grfico 15 Elaboracin del Presupuesto
155
Ejecucin
Esta es la puesta en marcha de todo lo anteriormente planteado, se realiza la

asignacin de recursos; con el inters de alcanzar los objetivos trazados por el
Colegio Conquistadores, la administrativa es la encargada de llevar a cabo la
ejecucin del presupuesto con la ayuda de la directora y la auxiliar de
administracin quien es la que conoce ms este proceso, presentar informes
peridicos del avance de ejecucin y su repercusin en el establecimiento y en la
toma de decisiones.
Se deben presentar las metas especficas por periodos mensuales, en la ejecucin

uno de los aspectos fundamentales es el conocimiento de lo real y compararlo con
lo presupuestado esto dar una visin con claridad frente a la toma de decisiones.
Grfico 16 Ejecucin del Presupuesto
156
Control
Mediante el control se conocen hasta qu punto puede seguir marchando la

Institucin con el presupuesto establecido como patrn de medida.
Algunos de los aspectos ms importantes son la preparacin de los informes de

ejecucin parcial y acumulable que incorporen las comparaciones numricas y
porcentuales de lo real junto con lo presupuestado. Analizar y explicar las
desviaciones ocurridas. Implementar correctivos o modificar el presupuesto
cuando sea necesario. Todas estas se realizan en tiempo real.
Grfico 17 Control del Presupuesto
157
Evaluacin y retroalimentacin
Al culminar el periodo para el cual se elabor el presupuesto se prepara un

informe final crtico de los resultados de la Institucin Educativa donde contendr
las variaciones y su comportamiento, se analizar cada una de las etapas con el
fin de vencer la resistencia del planeamiento materializado del presupuesto.
Adems, se determinar el grado de eficacia y eficiencia en la ejecucin

presupuestaria de los ingresos y gastos, as como el cumplimiento de las metas
presupuestarias contempladas en las actividades y proyectos para el perodo en
evaluacin.
Grfico 18 Evaluacin y Retroalimentacin del Presupuesto
158
Grfico 19 Esquematizacin del proceso presupuestal
Modificaciones al presupuesto
El presupuesto debe tener la flexibilidad para que puedan acomodarse las partidas
cuando son insuficientes, o asignarse nuevos si ello lo amerita. Todas las
modificaciones o ajustes al presupuesto aprobado, debern ser avaladas por la
rectora. Estas modificaciones sern solicitadas con la identificacin del costo o
gasto que se pretende modificar, con la documentacin soporte que la justifique.
159
Clases de Modificaciones
Inclusin de Nuevas Cuentas: Teniendo en cuenta que el Colegio

Conquistadores asumi el Plan nico de Cuentas establecido para
comerciantes, cada vez que la Ley incluya o modifique algunas cuentas,
esa actualizacin deber ser incorporada automticamente en el plan de
cuentas de la Institucin, previa comunicacin de la Administracin, la cual
llevar la respectiva descripcin de la cuenta. Cuando se trate de cuentas
que son propias de la Institucin Educativa creadas segn sus
necesidades, el control de estas estar a cargo de la auxiliar administrativa,
quien ser responsable de asignar el respectivo cdigo y darlo a conocer
para que sean incluidas en el plan de cuentas, junto con su descripcin.
Traslados Presupuestales: Son los movimientos crditos o dbitos, que

se realizan a los montos presupuestados con el fin de aumentarlos o
disminuirlos, de acuerdo con la ejecucin presupuestal y las necesidades
planteadas; el efecto final sobre el total del presupuesto, es neutro.
Adiciones o Disminuciones: Se entienden por adiciones o disminuciones

del presupuesto aquellas operaciones que aumentan o disminuyen
apropiaciones del presupuesto.
Correcciones y Reubicaciones: En cualquier poca del ao, la direccin

est autorizada para hacer las correcciones de los errores, como las
aclaraciones de conceptos presupuestales y la reubicacin de
adjudicaciones que no impliquen el cambio de destinacin y del objeto del
gasto.
160
Tiempos establecidos para la elaboracin del presupuesto
Es indispensable ejercer control presupuestal con una fijacin del lapso que
comprenden las estimaciones. Esto depender de la estabilidad de las
operaciones de la Institucin.
Es conveniente que las estimaciones coincidan con los resultados para que se
puedan llevar a cabo las comparaciones y hacer las correcciones necesarias. En
caso contrario, probablemente los resultados no seran significativos.
Pre iniciacin se lleva a cabo generalmente en el mes de septiembre del anterior

ao que se va a presupuestar, dando las bases de preparacin para el
presupuesto. Este trabajo llevar aproximadamente 1 mes.
Elaboracin del Presupuesto. Una vez que la direccin y la administracin

reciben el plan de operacin anual previamente aprobado, en conjunto se debe
preparar el plan del ao siguiente. Llevar aproximadamente 2 meses.
Ejecucin. Se aprueba y publica el presupuesto para el siguiente ao, y se

ejecuta. Durante todo el ao.
Control. Se ir comparando con los informes peridicos que se elaboren por la

direccin para comparar lo real contra lo presupuesto y detectar las variaciones o
desviaciones. Durante todo el ao.
Evaluacin y retroalimentacin. Se realizar los ltimos dos meses del ao que

se est ejecutando el presupuesto con la intencin de culminar el periodo
presupuestado con su evaluacin.
161
Cuadro 19 Tiempos establecidos
1.3.6. Cultura de control
Una de las funciones esenciales de la contabilidad es servir como medio de

control. Y reconociendo que el Sistema de informacin contable tiene sus propios
controles es necesario mencionar un elemento fundamental: El Control Interno.
Definicin
La ley 87 de 1993 esclarece en su definicin de Control Interno como sistema

integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin
adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas
u objetivos previstos.93
93
MILNER, John Elementos clave para implementar un Sistema de Control Interno. [En Lnea] Consultado en
abril 9 de 2017, Disponible en https://www.victoria147.com/claves-del-control-interno/
162
Razones por la cuales implementar un SCI
Estos sistemas contemplan como eje central al Gobierno Corporativo incluyendo

el establecimiento de buenas prcticas que estn enfocados a tener mayor
transparencia y confianza con los socios, inversionistas y en general con todas las
partes interesadas en la compaa.
Existen mltiples razones porque tener un buen sistema de Control Interno;

destacando las siguientes:
Proteger los activos de la empresa incluyendo los recursos financieros

Fortalecer la eficiencia y eficacia de las operaciones
Identificar, medir y ayudar a minimizar los riesgos
Proporcionar mayor seguridad a los accionistas e inversionistas potenciales
Brindar seguridad y transparencia hacia terceros: clientes, proveedores,
autoridades reguladoras, etc.
Asegurar y consolidar las bases para la preparacin de la informacin
financiera
Definir los mecanismos de correccin y ajuste en caso de desviaciones
importantes
Disear y establecer un sistema de monitoreo y plan de accin contino.94
Principios del SCI
Los principios ms importantes del sistema de control interno son los siguientes:
Igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad,
valoracin de costos ambientales. Debe concebirse y organizarse como un
desarrollo intrnseco dentro de las funciones de todos los cargos existentes en la
entidad y en particular, a aquellos que tiene responsabilidad de direccin.
94
Ibd.
163
1. Igualdad: Consiste en que el SCI debe velar porque las actividades de la
organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters general, sin otorgar
privilegios a grupos especiales.
2. Moralidad: Todas las operaciones se deben realizar no slo acatando las

normas aplicables a la organizacin, sino los principios ticos y morales que rigen
la sociedad.
3. Eficiencia: Vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad,

la provisin de bienes y/o servicios se haga al mnimo costo, con la mxima
eficiencia y e mejor uso de los recursos disponibles.
4. Economa: Vigila que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada en

funcin de los objetivos y las metas de la organizacin.
5. Celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control

debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organizacin, a las
necesidades que ataen a su mbito de competencia.
6. Imparcialidad y Publicidad: Consisten en obtener la mayor transparencia en

las actuaciones de la organizacin, de tal manera que nadie pueda sentirse
afectado en sus intereses o ser objeto de discriminacin, tanto en oportunidades
como en acceso a la informacin.
7. Valoracin de Costos Ambientales: Consiste en que la reduccin al mnimo

del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de
164
decisiones y en la conduccin de sus actividades rutinarias en aquellas
organizaciones en las cuales su operacin pueda tenerlo. 95
Objetivos del Sistema de Control Interno.
El diseo implementacin desarrollo, revisin permanente y fortalecimiento del SCI

deben estar orientados con el propsito de cumplir los siguientes objetivos:
1. Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada

administracin ante posibles riesgos que lo afecten;
2. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misin institucional;
3. Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn
dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
4. Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin
organizacional;
5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros;
6. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el
logro de sus objetivos;
7. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verificacin y evaluacin;
8. Velar porque la entidad disponga de procesos de planeacin y mecanismos
adecuados para el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo con su
naturaleza y caractersticas. 96
95
ROMERO, Javier. Diseo, implementacin y fortalecimiento del sistema de Control Interno. [En lnea]
Consultado abril 9 de 2017, disponible en https://www.gestiopolis.com/diseno-implementacion-
fortalecimiento-sistema-control-interno/
96
LEY 87 DE 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones, [En lnea] Consultado abril 9 de 2017, disponible en
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=300
165
Los objetivos se pueden establecer en 3 categoras:
Operacionales: relativo al efectivo y eficiente uso de los recursos de la institucin.

Informacin Financiera: relativo a la preparacin y divulgacin de estados
financieros contables.
Cumplimiento: relativo al cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones
aplicables.
Componentes del Sistema de Control Interno
Es necesario establecer a mayor cercana cuales son los componentes del SCI,
derivados de la forma como la administracin maneja el negocio y estn
integrados a los procesos administrativos, se expresan los siguientes 5 elementos:
AMBIENTE DE CONTROL
La organizacin debe establecer un entorno que permita el estmulo y produzca

influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus
actividades. Para que este ambiente de control se genere se requiere de otros
elementos asociados al mismo los cuales son:
Integridad y valores ticos. Se deben establecer los valores ticos y de

conducta que se esperan del recurso humano al servicio del Ente, durante el
desempeo de sus actividades propias. Los altos ejecutivos deben comunicar y
fortalecer los valores ticos y conductuales con su ejemplo.
Competencia. Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda

persona que pertenezca a la organizacin, para desempear satisfactoriamente su
actividad.
166
Experiencia y dedicacin de la Alta Administracin. Es vital que quienes
determinan los criterios de control posean gran experiencia, dedicacin y se
comprometan en la toma de las medidas adecuadas para mantener el ambiente
de control.
Filosofa administrativa y estilo de operacin. Es sumamente importante que

se muestre una adecuada actitud hacia los productos de los sistemas de
informacin que conforman la organizacin. Aqu tienen gran influencia la
estructura organizativa, delegacin de autoridad y responsabilidades y polticas y
prcticas del recurso humano. Es vital la determinacin actividades para el
cumplimiento de la misin de la empresa, la delegacin autoridad en la estructura
jerrquica, la determinacin de las responsabilidades a los funcionarios en forma
coordinada para el logro de los objetivos.
Evaluacin de riesgos
Riesgos. Los factores que pueden incidir interfiriendo el cumplimiento de los

objetivos propuestos por el sistema (organizacin), se denominan riesgos. Estos
pueden provenir del medio ambiente o de la organizacin misma. Se debe
entonces establecer un proceso amplio que identifique y analice las interrelaciones
relevantes de todas las reas de la organizacin y de estas con el medio
circundante, para as determinar los riesgos posibles.
Toda organizacin se encuentra sumergida en un medio ambiente cambiante y

turbulento muchas veces hostil, por lo tanto, es de vital de importancia la
identificacin y anlisis de los riesgos de importancia para la misma, de tal manera
que los mismos puedan ser manejados. La organizacin al establecer su misin y
sus objetivos debe identificar y analizar los factores de riesgo que puedan
amenazar el cumplimiento de los mismos. La evaluacin de riesgos presenta los
siguientes aspectos sobresalientes:
167
Objetivos. Todos los recursos y los esfuerzos de la organizacin estn
orientados por los objetivos que persigue la misma. Al determinarse los
objetivos es crucial la identificacin de los factores que pueden evitar su
logro. La administracin debe establecer criterios de medicin de estos
riesgos para prevenir su ocurrencia futura y as asegurar el cumplimiento de
los objetivos previstos. Las categoras de los objetivos se relacionan
directamente con los objetivos del control interno planteados anteriormente:
Objetivos de Informacin Financiera, son aquellos relacionados con la
obtencin de informacin financiera suficiente y confiable.
Objetivos de Operacin, son los que pretenden lograr efectividad y
eficiencia de las operaciones.
Objetivos de Cumplimiento, son los que se orientan a la adhesin a las
leyes, reglamentos y polticas emitidas por la administracin.
Anlisis de riesgos y su proceso. Los aspectos importantes a incluir son entre

otros:
Estimacin de la importancia del riesgo y sus efectos

Evaluacin de la probabilidad de ocurrencia
Establecimiento de acciones y controles necesarios
Evaluacin peridica del proceso anterior
Manejo de cambios. Tiene relacin con la identificacin de los cambios que

puedan tener influencia en la efectividad de los controles internos ya
establecidos. Todo control diseado para una situacin especfica puede ser
inoperante cuando las circunstancias se modifican. Este elemento tiene estrecha
relacin con el proceso de anlisis de riesgos, pues el cambio en s implica un
factor que puede incidir en el xito de los objetivos.
168
Adems de los factores que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos del
sistema organizacional, se debe tener en cuenta el riesgo de auditora, que
consiste en que el auditor no detecte un error de importancia relativa que pueda
existir en el sistema examinado. El riesgo de auditora puede consistir en riesgo
inherente, riesgo de control, y el riesgo de deteccin.
- "Riesgo de auditora" significa el riesgo de que el auditor de una opinin de

auditora inapropiada cuando los estados financieros estn elaborados en
forma errnea de una manera importante. El riesgo de auditora tiene tres
componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin.
- "Riesgo inherente" es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase

de transacciones a una representacin errnea que pudiera ser de
importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con
representaciones errneas en otras cuentas o clases, asumiendo que
no hubo controles internos relacionados.
- "Riesgo de control" es el riesgo de que una representacin errnea que

pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que
pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega
con representaciones errneas en otros saldos o clases, no sea
prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de
contabilidad y de control interno.
- "Riesgo de deteccin" es el riesgo de que los procedimientos

sustantivos de un auditor o detecten una representacin errnea que
existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podra
ser se importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con
representaciones errneas en otros saldos o clases.
169
Actividades de control
Las actividades de una organizacin se manifiestan en las polticas, sistemas y

procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la
entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificacin y
anlisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misin y los objetivos
y en beneficio de la proteccin de los recursos propios o de los terceros en poder
de la organizacin, son actividades de control. Estas pueden ser aprobacin,
autorizacin, verificacin, inspeccin, revisin de indicadores de gestin,
salvaguarda de recursos, segregacin de funciones, supervisin y entrenamiento
adecuado.
Informacin y comunicacin
La capacidad gerencial de una organizacin est dada en funcin de la obtencin

y uso de una informacin adecuada y oportuna. La entidad debe contar con
sistemas de informacin eficientes orientados a producir informes sobre la gestin,
la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para as lograr su
manejo y control.
Los datos pertinentes a cada sistema de informacin no solamente deben ser

identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser
comunicado al recurso humano en forma oportuna para que as pueda participar
en el sistema de control. La informacin por lo tanto debe poseer unos adecuados
canales de comunicacin que permitan conocer a cada uno de los integrantes de
la organizacin sus responsabilidades sobre el control de sus
actividades. Tambin son necesarios canales de comunicacin externa que
proporcionen informacin a los terceros interesados en la entidad y a los
organismos estatales.
170
Supervisin y seguimiento
Planeado e implementado un sistema de Control Interno, se debe vigilar

constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo.
Todo sistema de Control Interno por perfecto que parezca, es susceptible de

deteriorarse por mltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su
efectividad. Por esto debe ejercerse sobre el mismo una supervisin permanente
para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias
cambiantes del entorno.
La administracin tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y supervisar un

adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema, aunque sea
fundamentalmente adecuado, puede deteriorarse sino se revisa peridicamen-
te. Corresponde a la administracin la revisin y evaluacin sistemtica de los
componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. La
evaluacin busca identificar las debilidades del control, as como los controles
insuficientes o inoperantes para robustecerlos, eliminarlos o implantar nuevos. La
evaluacin puede ser realizada por las personas que diariamente efectan las
actividades, por personal ajeno a la ejecucin de actividades y combinando estas
dos formas.
El sistema de control interno debe estar bajo continua supervisin para determinar
si:
Las polticas descritas estn siendo interpretadas apropiadamente y si se
llevan a cabo.
Los cambios en las condiciones de operacin no han hecho estos
procedimientos obsoletos o inadecuados y,
Es necesario tomar oportunamente efectivas medidas de correccin cuando
sucedan tropiezos en el sistema. El personal de Auditora interna es un
171
factor importante en el sistema de control interno ya que provee los medios
de revisin interna de la efectividad y adherencia a los procedimientos
prescritos.
El papel de supervisor del control interno corresponde normalmente al

Departamento de Auditora Interna, pero el Auditor Independiente al evaluarlo
peridicamente, contribuye tambin a su supervisin.97
Procedimientos del SCI
1. Demarcacin de responsabilidades.
2. Separar funciones de carcter incompatible.
3. Dividir el procesamiento de cada transaccin.
4. Seleccionar personas hbiles y capaces.
5. Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la informacin.
6. Dar instrucciones por escrito (manuales).
7. Usar documentos numerados.
8. Evitar el uso de dinero en efectivo.
9. Administracin eficiente de las cuentas bancarias.
10. Identificar los aspectos clave de control en cada proceso.
11. Realizar inspecciones tcnicas con frecuencia.
12. Actualizar medidas de seguridad.
13. Definir objetivos y metas claras y alcanzables.
Cmo Disear un SCI
Teniendo en cuenta que el SCI no es un objetivo en s mismo, un criterio

fundamental, al momento de concebir e implantar tales sistemas, es considerar
97
UNICAUCA, Componentes del control interno, [En lnea] Consultado abril 9 de 2017, disponible en
http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse88.html
172
constantemente la relacin costo-beneficio. En particular, el costo de cada
componente del SCI se debe contrastar con el beneficio general, los riesgos que
reduce al mnimo y el impacto que tiene en el cumplimiento de las metas de la
organizacin. El reto es encontrar el justo equilibrio en el diseo del SCI, pues un
excesivo control puede ser costoso y contraproducente.
La institucionalizacin de la funcin de control interno es todo un proceso, por esta

razn es importante que su desarrollo obedezca a un plan, el cual debe ser un
producto concertado entre la oficina de control interno y las directivas de la
organizacin. Dicho plan debe contemplar los siguientes elementos bsicos:
Definicin de la misin del SCI.

Definicin del alcance de las funciones de la oficina de control interno en el rea
de control de gestin.
Divisin de trabajo entre la lnea de la organizacin y la oficina de control interno
en el desarrollo de las actividades de control.
Definicin y cronograma de desarrollo de las herramientas computacionales y de
otra naturaleza que servirn de apoyo en el ejercicio del control interno.
Cronograma de formalizacin, documentacin e implantacin de los procesos y
procedimientos crticos.
Cronograma para la elaboracin y expedicin de loa manuales de control interno.
Cronograma de formalizacin, documentacin e implantacin de los dems
procesos y procedimientos de la organizacin.
Uno de los mayores problemas que enfrentan la mayora de las instituciones es la

ausencia de mtodos y procedimientos documentados y actualizados. Al no existir
documentacin, la memoria organizacional se concentra en cabeza de individuos
aislados y existe la posibilidad de que el desarrollo de un proceso cualquiera sea
susceptible de interpretaciones diversas.
173
Una de las razones por la cual la situacin descrita es tan frecuente, es debido a
que las reas no perciben el problema como propio. Por otra parte, la
formalizacin y documentacin de los procesos y procedimientos es percibida por
las reas como una actividad poco rentable para ellas, por cunto deben gastar
tiempo en dar informacin sin recibir nada a cambio.
Cmo se desarrolla un manual para un SCI
Tomamos la estructura orgnica (organigrama) de la entidad a la cual se le va a

elaborar el manual.
Determinamos los niveles de autoridad: Cargos de direccin, Jefes de seccin o
sus equivalentes y Cargos Subalternos o menores.
Tomamos toda la informacin relacionada con la naturaleza de cada funcin.
A cada empleado le pedimos que describa lo que hace
Se evala la descripcin de funciones y qu hace el empleado, clasificando las
labores que realmente se relacionan con el cargo.
Describir determinadas las funciones, a cada empleado le decimos que describa
el procedimiento sobre como lo hace, paso a paso.
De igual forma que las funciones, se evala el como lo hace, buscando
sencillez, estandarizacin, unidad, secuencia lgica, simplificacin, y se clasifica.
Luego los formatos modelos, apndices se adaptan y diligencian de acuerdo con
las instrucciones de cada uno.
El procedimiento requiere adems de la narrativa, una flujogramacin; se
procede mediante la utilizacin de los signos convencionales.
Se consolidan todos los formatos de acuerdo con el organigrama, se le adiciona
una Cuadro de contenido, introduccin, finalidad, alcance, uso, conceptos y,
finalmente, se integra bajo la denominacin de Manual de funciones y
174
procedimiento, con el nombre del rea a la que pertenece y se procede a su
autorizacin de la direccin general. 98
A pesar de que existe la dificultad para introducir y consolidar una cultura de

administracin por resultados que establezca los procesos de afianzamiento y
seguimiento de objetivos y metas en las reas, lo que verdaderamente importa es
el logro de las metas organizacionales y no el cumplimiento aislado de los
compromisos de las reas.
Es por eso que un plan para la estructuracin del SCI dar a la institucin, un
ambiente de control que ayudar a la supervisin y desarrollo de todas las
actividades de manera que se cumplan los objetivos planteados por la institucin y
los expuestos en este proyecto con el propsito de disear una propuesta
completa y que supla todas las necesidades para un Sistema de informacin
Contable.
98
ROMERO, Javier. Diseo, implementacin y fortalecimiento del sistema de Control Interno. [En lnea]
Consultado abril 9 de 2017, disponible en https://www.gestiopolis.com/diseno-implementacion-
fortalecimiento-sistema-control-interno/
175
1.4. UNIDAD IV
Elaboracin de una gua para el Colegio Conquistadores de un Sistema de

Informacin Contable, para conocer sus costos y gastos del servicio para as
obtener utilidades, determinando la viabilidad de la misma.
Una gua fundamentada en la estructuracin que se plante en la unidad anterior

para el sistema de informacin, debe contener pautas ms operacionales, y
sencillas de poner en prctica que aporten valor agregado a la institucin y a sus
procesos con algunos formatos amigables que ayuden a hacer ms gil, dinmica
y actualizada la informacin.
De esta manera una propuesta metodolgica debe servir para ser aplicable al
instante y ser pertinente para dar respuesta a las necesidades reales de la
institucin, por esta razn esta propuesta surge despus de conocer los procesos
internos y las necesidades que tiene la institucin.
1.4.1. Gastos y compras generales
Definicin: Egreso de dinero que el Colegio debe pagar por algn bien o servicio
prestado, la frecuencia con que se hacen estos gastos son mensuales. Y el
responsable de contabilizarlos es el encargado de contabilidad.
Objetivo: Establecer los parmetros para la adquisicin de bienes y/o servicios

necesarios para el funcionamiento de los procesos de educacin y administracin,
con el fin de realizar compras de buena calidad, mejor precio y garanta del
servicio para el Colegio Conquistadores.
176
Alcance: Inicia a partir de la elaboracin de la solicitud, por parte de los
profesores a la rectora acadmica y de los administrativos a la directora
administrativa y finaliza cuando se recibe a satisfaccin los bienes y/o servicios y
se entrega la factura original al rea de contabilidad para su respectivo pago.
Consideraciones Generales: La forma de pago de las compras pueden

realizarse de contado o a crdito dependiendo del proveedor, por lo tanto, el
procedimiento de facturacin vara de la siguiente forma:
Contado: compras que se realizan con los proveedores directamente y con

la factura original, en donde se hace el pago de inmediato, en tal caso que
la secretara deba confirmar, se llevar la factura original para que gestione
el desembolso del dinero.
Crdito: El proveedor nos da la mercanca con la factura original y la

secretara debe darle seguimiento hasta que la factura finalice el plazo
establecido. Se debe elaborar un listado actualizado de proveedores de
productos y/o servicios, el cual es revisado para satisfacer las demandas
internas y realizar las cotizaciones respectivas.
Pasos Relacionados
1. Los empleados deben realizar la solicitud segn la necesidad, la cual debe ser
clara, precisa, detallada y exacta con el fin de que el rea de compras tenga la
mayor informacin posible para evitar compras errneas e innecesarias.
2. De acuerdo a esta la secretara revisa el listado de proveedores aprobado y
empieza a cotizar el producto o servicio requerido. Dependiendo de su monto se
harn como mnimo tres cotizaciones para una mejor toma de decisiones. Quien
las hace, la directora administrativa o la rectora.
3. Una vez aprobado el proveedor que cumple con las condiciones ms idneas
177
para satisfacer la demanda del bien o servicio se procede a generar la orden de
compra y posterior envo al proveedor.
5. Cuando llega el producto o servicio se compara con la orden de compra para
ver que se cumpla todo lo solicitado en la misma y hacer entrega al rea que hizo
la solicitud.
6. Despus de haber recibido a satisfaccin el producto o servicio solicitado se
procede a causar la factura en el siguiente formato para su respectivo pago de
acuerdo a los plazos convenidos con el proveedor.
Formato 1 Gastos y compras generales
COLEGIO CONQUISTADORES
COMPRAS MES XX
AREA QUE SOLICITA: __________________
CANTIDAD VALOR UNIDAD ARTICULOS
1.4.1.1. Recursos Humanos
Definicin: Son las personas con las que el Colegio Conquistadores cuenta para
desarrollar y ejecutar de manera correcta las acciones, actividades, labores y
tareas que deben realizarse y que han sido solicitadas a dichas personas.
Objetivo: Contar con un procedimiento el cual defina los parmetros para la

elaboracin de la nmina para los trabajadores del Colegio Conquistadores,
178
logrando la garanta de un pago acorde a los servicios prestados por los
trabajadores.
Alcance: Inicia desde el momento del registro de control del ingreso de los
empleados hasta el pago y entrega del soporte de este a los trabajadores.
Consideraciones Generales: La nmina de los trabajadores vinculados por la

empresa debe ser administrada por la secretara en el formato otorgado para esto.
Pasos Relacionados
1. Se debe hacer una conciliacin de tiempos trabajo y de nmina, la secretara

registra en el formato establecido de nmina, todo lo concerniente a los tiempos
causados por los empleados tales como horas extras, permisos, incapacidades
entre otros.
2. Del formato de nmina utilizado se genera el listado por empleado del pago
correspondiente a su periodo. Este listado es revisado y aprobado por la directora
administrativa.
3. Se ingresa a los archivos de nmina registrado a cada uno de los empleados
para su pago de salario de acuerdo al periodo liquidado y a las novedades
generadas en ese mismo periodo de tiempo.
4. Se informa al rea de contabilidad y tesorera para que proceda a hacer el pago
de nmina a cada uno de los empleados.
Se deben tener en cuenta que, a la hora de llevar a cabo el registro de la nmina,
se debe verificar si los trabajadores tienen permisos, incapacidades o alguna otra
excusa que no permita el pago completo del mismo.
179
Formato 2 Nmina
NOMINA DEL AL DE DE
TRANSPORTE $ CARTAGO
AUXILIO
NOMBRE CEDULA DIAS SUELDO DEVENGADO TOTAL SALUD PENSION TOTAL TOTAL A PAGAR FIRMA
TRANSPOTE
TOTALES - - - - - - - -
1.4.2. Ingresos
Definicin: Agrupa los beneficios operativos y financieros que percibe el ente

econmico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un
ejercicio determinado.
El Departamento de contabilidad es responsable del proceso de facturacin, pero

en el caso de los colegios privados, las actividades educativas no son facturadas
por lo tanto est encargada de generar el documento contable equivalente
denominado Recibo de Caja.
Objetivo: Alimentar de manera oportuna el sistema de informacin contable, que

refleje clara, efectiva y los ingresos generados por la venta del servicio prestado,
as como las cuentas por cobrar a los clientes internos o externos.
Alcance: Reconocimiento de ingresos de venta de bienes, prestacin de servicios,

uso por parte de terceros, de activos de la entidad que produzcan intereses,
regalas y dividendos, y lograr obtener mtodos adecuados que evidencien el
apropiado y correcto proceso de ingreso que refleje de manera fidedigna y veraz
180
los ingresos generados y las cuentas por cobrar de las mismas.
Consideraciones Generales
Ninguna Unidad Acadmica y/o Administrativa diferente a la Seccin de

Tesorera, deber recaudar dinero ni ttulos valores, excepto aquellas
autorizadas por el Colegio en calidad de cajas recaudadoras y respaldadas.
En casos especiales, se requiere la autorizacin de la directora
administrativa para realizar pagos despus de la fecha establecida por el
colegio.
Pasos relacionados
1. Los pagos en efectivo por concepto de matrcula y de mensualidades se

recibirn en caja nicamente. En donde los documentos equivalentes deben
contener el ttulo de Recibo de Caja y ajustarse a todos los dems requerimientos
exigidos de ley.
2. Se hace la respectiva causacin de las cuentas por cobrar contra un ingreso a
principio de cada mes y seguidamente cuando cada acudiente vaya a cancelar, se
acredita la cuenta por pagar y se debita caja.
3. El Documento Equivalente, Recibo de caja debe estar con la firma de quien
recibi y del acudiente que pag.
4. En tal caso que el acudiente no pague a tiempo ser llevado en el proceso de
cartera
5. El acudiente se lleva el original del pago y el Colegio se queda con una copia
del ingreso.
Recibo de caja
Es el documento en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheques
181
recaudados por la empresa, posee: membrete, nombre o razn social del cliente,
numeracin, forma de pago, concepto, fecha, valor, dbitos y crditos, firma y
sello; el original se entrega al cliente y las copias se archivan as: una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Formato 3 Recibo de Caja
COLEGIO
RECIBO DE CAJA
CONQUISTADORES
NIT 43.020.604 N_______
Dia Mes Ao
Ciudad Fecha Valor
Pagado a: C.C.
Por concepto de:
La suma de:
Firma y Sello
Cra 17 No. 9a - 31 B/ El Rosario // Cartago Valle
209 4996 // ColegioConquistadores@hotmail.com
C.C. facebook.com/ColegioConquistadores
1.4.3. Tesorera
Definicin: Es el rea de una empresa en la cual se organizan y gestionan todas

las acciones relacionadas con operaciones de flujo monetario o flujo de caja.
Esto incluye los cobros por actividades de la empresa, los pagos a proveedores,
las gestiones bancarias y cualquier otro movimiento de la caja de una empresa.
182
Objetivo: Garantizar de manera eficiente las actividades de recaudo adecuado de
los ingresos y la custodia, control, manejo y desembolso de fondos, valores y
documentos negociables que se administran en el Colegio Conquistadores.
Alcance: Definido por las actividades de recaudo de los ingresos y pago de los
gastos y costos, Inicia con la programacin del Plan Anualizado de Caja. Contina
con la gestin de ingresos y de pagos. Termina con la Consolidacin del Boletn
Diario de Caja.
Consideraciones Generales
Tesorera es el rea que administra todos los ingresos y egresos de los

diferentes fondos que se manejan en la institucin, al igual que, las
recaudaciones recibidas por diferentes conceptos.
Se debe presentar al final de cada ejercicio fiscal, un informe de movimiento
de tesorera que contiene el registro y control del efectivo y de las cuentas
bancarias de la Institucin y emite los cheques correspondientes.
Elaborar en conjunto con las directivas el Plan Anual de actividades y el
Anteproyecto de Presupuesto de su departamento.
Pasos relacionados
1. Los documentos presentados deben ajustarse a todos los requerimientos

exigidos de ley para una factura o documento equivalente, debe llevar anexa la
copia de la orden de compra y documento contable, el comprobante de egreso
(CE).
2. Para realizar los pagos se realiza la verificacin pertinente de las facturas a
cancelar, por parte del contador o en su defecto del tesorero para mitigar el riesgo
de error de la contabilizacin de las mismas, sea por clculo en las retenciones
183
aplicadas, o elementos que no se hayan detectado en el momento de su
contabilizacin.
3. Realizar el documento contable, comprobante de egreso o pago electrnico,
para legalizar el pago y saber el monto a cancelar.
Formato 4 Previsin de Tesorera
PREVISION DE TESORERIA
COBROS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
SALDO INICIAL 0
VENTAS 0
0
0
TOTAL COBROS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
PAGOS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
0
0
0
0
0
0
0
0
TOTAL PAGOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1.4.4. Cartera
Definicin: El recaudo de cartera es obligacin del rea de tesorera y es la

encargada de dar soporte a las inquietudes al cliente interno y externo. Es
importante tener conocimientos exactos de cada uno de los clientes, con el fin de
ofrecer soluciones y dar alternativas de pago de las facturas vencidas.
Objetivo: Obtener de manera eficiente y pertinente la rotacin de la cartera,

puesto que es el elemento principal del flujo de efectivo.
Alcance: Alcanzar polticas y procedimientos que manifiesten el control del

manejo adecuado de la cartera que permitan resultados efectivos y que reflejen
liquidez en la compaa.
184
Pasos relacionados
1. Una vez registradas las obligaciones de los clientes en Excel se proceder al

seguimiento de las fechas de vencimiento.
2. El rea de tesorera debe socializar la cartera y estar en permanente contacto
con los clientes, para as evitar inconveniente que afecten el correcto
funcionamiento y naturalidad de las cuentas por cobrar.
3. Se debe revisar a diario los movimientos de caja ya que el recaudo de las
mensualidades y matriculas se recibe dinero en efectivo.
Formato 5 Reporte Cartera
REPORTE DE CARTERA
DIAS SALDO ANTERIOR SALDO FINAL

CC NOMBRE N. FACTURA FECHA DEBITOS CREDITOS
VENCIDOS TERCEO TERCERO
TOTAL $ -
1.4.5. Otros procesos contables
El ciclo contable est compuesto por una serie de pasos que el rea de
contabilidad debe seguir, con el objetivo de validar la informacin, registrarla en
los diferentes libros y posteriormente presentarla en forma concisa en los estados
financieros bsicos estipulados en la ley, requeridos por los administrativos y por
185
los entes externos facultados para ello.
Objetivo: Determinar los mejores procesos operativos con los cuales el Colegio
podr realizar con calidad y de manera oportuna los procesos no descritos en los
otros puntos.
Alcance: Inicia desde el momento que se constituye la institucin con los aportes
de los dueos, y se deben realizar registros contables, elaboracin de
comprobantes, registros en libros hasta la preparacin de los Estados Financieros.
Pasos relacionados
1. El departamento de contabilidad recibe diariamente los documentos que

soportan las operaciones financieras ejecutadas por los diferentes departamentos.
2. El auxiliar contable recibe los soportes citados en el paso No. 1, y procede de la
siguiente forma: Verifica el estado de las operaciones financieras, el cumplimiento
de los requisitos legales de los documentos. Codifica las operaciones financieras a
su cargo que se cian al catlogo de cuentas de la contabilidad sistematizada.
3. Despus de concluir el paso No. 2, el auxiliar contable, procede a registrar las
operaciones, empleando el procedimiento del ciclo contable.
4. Archiva documentos que soporten las operaciones financieras.
5. Fin del proceso.
En estos procesos contables se incluyen los siguientes:
Conciliacin bancaria
Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene
registrados, en una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.
Este formato ayuda a tener un mayor control de lo que entra y sale del banco
186
durante un periodo. La persona encargada debe estar pendiente los primeros das
posteriores a cada mes de lo que ingres o sali del banco y plasmarlo en el
formato dado.
Formato 6 Conciliacin Bancaria
CONCILIACION BANCARIA
Empresa: COLEGIO CONQUISTADORES

Nit
Banco donde se posee la cuenta

Ciudad CARTAGO
Tipo de cuenta
Corriente
de Ahorros
Fondo Comn o Fiduciario
Nmero de la cuenta
Fecha de Corte en la que se

efecta la conciliacin
Saldo anterior segn extractos $ -

Saldo segn contabilidad $ -
Menos: Cheques girados y entregados pero pendientes de cobro ante la

entidad bancaria
Fecha en que
Beneficiario No. Cheque se gir (segn Valor
contabilidad)
$ -
Mas: Consignaciones bancarias que figuran en los extractos aumentando

el saldo en extracto pero que todava sehallan pendientes de registrar en la contabilidad
Fecha en que
Concepto apareci en Valor
el extracto
$ -
Fecha en que
Concepto apareci en Valor
el extracto
$ -
Total Saldo segn Extracto $ -
187
Inventario de Activos Fijos
Es un registro documental de los bienes o activos fijos que posee el Colegio y se

encuentran registrados a una fecha determinada.
Con la implementacin de este formato se propone imprimir etiquetas en papel

adhesivo para marcar cada uno de los activos que hagan parte de este inventario
y as tener el control de los mismos.
Formato 7 Inventarios Activos
INVENTARIOS DE BIENES DE ACTIVO FIJO

Ubicacin: xxxxxx Periodo: XXXXX Fecha Elaboracion:
XXXXXXXX
NMERO DE
ESTADO UBICACIN CODIGO PERSONA
NUMERO FECHA NOMBRE DEL FACTURA O TIPPO DE DESCRIPCIN VALOR
FISICO FISICA DEL SEGN RESPONSABLE
CORRELATIVO ADQUISICIN PROVEEDOR COMPROBANTE BIEN DEL BIEN ADQUISICIN
ACTUAL BIEN EMPRESA DEL BIEN
FISCAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
XXXXXX XXXXXX XXXXXX

Rectora contador Responsable Control Activo Fijo
Los costos
Definicin: Es el gasto econmico ocasionado por la produccin de algn bien o

la oferta de algn servicio. Este concepto incluye la compra de insumos, el pago
de la mano de trabajo, los gastos en la produccin y administrativos, entre otras
actividades.
188
Objetivo: Ofrecer informacin para la toma de decisiones, generar informacin
para ayudar a la administracin o fundamentar la planeacin de operaciones.
Comprobante de Egreso
Es el soporte de contabilidad que respalda el pago de una cantidad determinada

de dinero o en cheque. Estos documentos debern contener las siguientes
caractersticas: Fecha, numeracin, detalle, valor, nombre del beneficiario del
pago, sellos correspondientes.
Formato 8 Comprobante de Egreso
COLEGIO
COMPROBANTE DE EGRESO
CONQUISTADORES
NIT 43.020.604 N_______
Dia Mes Ao
Ciudad Fecha Valor
Pagado a: C.C.
Por concepto de:
La suma de:
Firma y Sello
Nota de Contabilidad
En este documento se registran las operaciones que no tienen soporte contable,

es decir, asientos de correccin, ajustes y cierre. Consta de membrete, fecha,
detalle.
189
Formato 9 Nota de Contabilidad
COLEGIO
NOTA DE CONTABILIDAD
CONQUISTADORES
NIT 43.020.604 N_______
Dia Mes Ao
Ciudad Fecha Valor
Pagado a: C.C.
Por concepto de:
La suma de:
Firma y Sello
Para finalizar con este proyecto y determinar la viabilidad de esta gua propuesta
en donde los administrativos implementen un Sistema de Informacin Contable
que se acomode a sus necesidades, es importante definir cmo beneficiara de
manera positiva a la Institucin educativa, con el propsito de incrementar su
productividad y competitividad.
Las organizaciones, a medida que evolucionan en su proceso de crecimiento y de

interaccin con el medio que las rodea, van incorporando ms personas y precisan
ms informacin para hacer posible que esas personas se comuniquen entre s. A
ello ha respondido el ser humano desarrollando nuevos mtodos de trabajo y
tecnologa de tratamiento de la informacin, que hoy da, estn configurando un
nuevo modelo de sociedad: la de la Era de la informacin.99
El principal beneficio que se puede obtener al establecer un Sistema de

Informacin Contable es que dar una apertura a la convergencia con la
99
DE PABLO LPEZ, Isidro.: E1 reto informtico. La gestin de la informacin en la empresa. Ediciones
Pirmide, pg. 27
190
normatividad existente para la contabilidad y las normas internacionales, lo que
genera un valor agregado al servicio ofrecido por el Colegio, desarrollando nuevos
mtodos de trabajo, aportando a la productividad de la Institucin.
La evolucin de la unidad de Tesorera hace que esta deba contribuir a la mayor

competitividad de la empresa, asumiendo los objetivos de reducir costes
financieros y las necesidades de capital y aumentando el rendimiento de los
recursos econmicos, humanos y materiales empleados. 100
Esta productividad se debe ver reflejada en el uso de la tecnologa para mejorar

sus procesos reduciendo sus costos, ayudando a incrementar su efectividad en la
utilizacin de los recursos, para el beneficio de la Institucin y de los usuarios.
Los futuros sistemas de gestin de Tesorera debern estar integrados con el

resto de sistemas de la compaa. Esta integracin es considerada por las
compaas como el punto ms significativo de evolucin tecnolgica en el soporte
a la unidad de Tesorera. Esto posibilitar la recepcin de informacin de otras
reas (clientes, proveedores, ventas, compras, personal) con lo que el mbito de
gestin de los fondos necesarios o excedentarios podr extenderse hasta la
presupuestacin y previsin de las operaciones. 101
Beneficios de la aplicacin del SIC
Es cierto que los beneficios de la aplicacin de un Sistema de Informacin

Contable se pueden observar cuando este ya se ha implementado y se han puesto
en desarrollo todos sus aspectos, con el fin de evaluar cules fueron los beneficios
obtenidos; pero al ser trabajo una propuesta metodolgica de un SIC, se pueden
establecer algunas hiptesis y proyectar cuales fueran los beneficios a obtener.
100
ANDERSEN CONSULTING.: La Funcin de Tesorera en la Empresa: la visin estratgica. Editorial
Andersen y Ca., 1994. pg. 6
101
Ibd.
191
Mayor especializacin del trabajo
Cuando se constituyen y se diferencian las distintas funciones asociadas al rea

econmica financiera, se redefine la estructura organizativa, porque se pueden
establecer los nuevos procedimientos administrativos de forma sencilla donde
mejorar la calidad en las relaciones tanto internas como externas. Con la
adecuada formacin y especializacin de los recursos humanos optimizando
considerablemente la calidad del trabajo.
Maximizar el uso del tiempo como recurso
Si se mecanizan al mximo las tareas repetitivas, acondicionndolas a la nueva

estructura organizativa: eliminando tareas redundantes, reorganizando funciones,
creando nuevas reas especializadas e incorporando funciones con valor aadido.
La maximizacin del uso del tiempo como recurso ser fundamental para poder
obtener la informacin necesaria para la toma de decisiones.
Integridad de los datos
Si el origen de la informacin es nica y los criterios homogneos, se lograr que

los usuarios tengan credibilidad en la misma. Las distintas aplicaciones
informticas podrn estar integradas e intercambiarn automticamente datos e
informacin, garantizando la consistencia de los mismos.
La gestin y el anlisis podrn sustituir a lo operacional
Se conseguir una coordinacin mayor en el rea econmico-financiera, lo que

permitir tener ms tiempo para la gestin y el anlisis. Tomando mayor
protagonismo la accin de decidir, en contraposicin con la captura de los datos
necesarios. Los usuarios dispondrn de herramientas de gestin que les faciliten
la informacin en tiempo real.
192
Mejoramiento de los procesos de cobros y pagos
Se lograra que a travs de los sistemas de informacin correspondientes

(Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar) todos los cobros y pagos se realicen de
forma gil y segura. Al enfocar las bases de datos de los proveedores y clientes,
permitir conocer mejor con quin mantiene relacin la Institucin y qu tipo de
relacin. Se podran tambin concentrar los das de pago a terceros para facilitar
la elaboracin de las provisiones de tesorera a corto plazo.
Los anteriormente nombrados se convertiran en los principales beneficios de

implementar un SIC, ayudando a su productividad y competitividad, ya que sus
procesos podran ser ejecutados ms rpidos y con mejores resultados.
A continuacin, se presenta la matriz DOFA resumida, de la evaluacin de los

procesos internos, econmicos y administrativos del Colegio Conquistadores, con
el fin de dar estrategias y aportar al mejoramiento.
193
Cuadro 20 Matriz DOFA General (procesos internos, econmicos y
administrativos)
Fortalezas Debilidades
1. Pago Nominal conforme a la ley 1. Ausencia de un formato de

MATRIZ DOFA 2. La legislacin educativa est nmina.
aplicada al colegio y opera con 2. Falta de programacin para
Descripcin de los procesos que su licencia definitiva. obtener la acreditacin o
pueden generar dificultades en el 3. Iniciativa para establecer un certificacin.
Colegio Conquistadores Sistema de Informacin 3. Desconocimiento de la
Contable. importancia de un plan
4. Implementacin en los estratgico de pagos fiscales.
contratos de la prestacin del 4. Falta de exigencia de los
servicio con los padres de contratos actuales para su
familia. completo cumplimiento.
5. La locacin que ahora poseen 5. Carencia de una mejor
es en comodato, ayudando a la locacin para ofrecer una
solvencia de la Institucin. mayor oferta.
6. Existen equipos que se pueden 6. Apata para la implementacin
destinar para llevar la de un software contable, por
contabilidad. su precio.
7. Excelente compromiso por 7. Falta de sentido de
parte de los profesores. pertenencia por parte de los
8. Planes de financiacin a los padres.
padres para el pago de la 8. Desinformacin y desorden,
mensualidad posibilidad de fraude
9. Por la parte acadmica existe 9. No existe una base de datos
un control de gasto de de proveedores ni convenios
materiales para los profesores. 10. Desorganizacin con el
10. Pago oportuno y control de los registro contable de los gastos
gastos de nmina. de nmina.
Oportunidades Estrategias (FO) Estrategias (DO)
1. Disear plan de pago salarial Utilizar las fortalezas para Vencer las fortalezas
por escalafn. aprovechar las oportunidades aprovechando las debilidades
2. Optar por procesos de
acreditacin o certificacin. 1. Disear e implementar en el 1. Disear el formato de nmina
3. Disear un plan de pagos presupuesto pago por escalafn con pago por escalafn
fiscales y establecerlo en su 2. Construir con la comunidad 2. Programar como objetivo y
presupuesto. educativa el plan de visin la acreditacin
4. Fortalecer convenios con acreditacin y certificacin 3. Socializar ante las directivas la
contratos y todas las 3. Organizar el presupuesto importancia de un plan de
disposiciones legales. incluyendo los gastos fiscales pagos fiscales
5. Estructurar una mejor 4. Organizar desde el inicio los 4. Exigir el cumplimiento de los
utilizacin de los recursos y contratos con los clientes y contratos.
ofrecer una educacin de empleados 5. Aprovechar al mximo la
calidad. 5. Estructurar cmo maximizar la locacin que poseen, por
6. Adquirir un software contable utilizacin de la locacin medio de un plan.
que integre el mayor nmero 6. Adquirir un software para 6. Reconocer la importancia del
de reas posibles. maximizar el uso de los software para la
7. Ensear una cultura financiera computadores implementacin del sistema
adecuada para la continuidad 7. Capacitar a la comunidad 7. Generar un plan de enseanza
del colegio educativa de una cultura de de la cultura institucional
8. Establecer un sistema de cobro pertenencia 8. Crear un sistema de control
ms apropiado con la realidad 8. Sistematizar el cobro y interno
de la Institucin y con la establecer de manera 9. Hacer convenios con
aplicacin de programas de organizada la financiacin proveedores y establecer un
ofimtica. 9. Planear y organizar los gastos y sistema de costos
9. Establecer un sistema de costos costos en el presupuesto 10. Con seguridad de desarrollar
y gastos de acuerdo con las 10. Reorganizar por medio de un el sistema de pago de nmina,
necesidades. formato los pagos de nmina organizar el registro contable
10. Desarrollar un sistema ptimo exactos. de este.
de pago de nmina, teniendo
en cuenta el tiempo extra y las
faltas.
194
Amenazas Estrategias (FA) Estrategias (DA)
1. Cambios en la legislacin Usar Fortalezas para evitar Reducir debilidades evitando

laboral que afecten la amenazas amenazas
contratacin 1. Establecer en el presupuesto 1. Polticas para mitigar los
2. Estar en rgimen controlado, posibles riesgos de cambio cambios de normatividad
debido a no cumplir con los 2. Aprovechar su licencia para 2. Corregir las faltas actuales
requisitos. obtener la acreditacin para no estar en rgimen
3. La nueva reforma tributaria. 3. Planear por el SIC como controlado
4. Desconocimiento de la incorporar la reforma tributaria 3. Conocer el impacto de una
importancia de la aplicacin y 4. Aplicar los contratos al servicio reforma e incluirlo en el plan
cumplimiento de la ley civil. prestado y explicarlo 4. Promover en los espacios
5. Competencia con los colegios 5. Aprovechar la solvencia para educativos una correcta
que llevan mayor experiencia competir en otras reas aplicacin de la ley civil
puede presentarse 6. Presupuestar la compra del 5. Aprovechar las otras
descompensacin en su software fortalezas para ser ms
eficacia. 7. Mejorar los procesos con los competitivos
6. No cuenta con un software docentes para ofrecer un mejor 6. Establecer la necesidad del
contable. servicio software contable
7. Competencia desleal. 8. Hacerles conocer a los padres 7. Utilizar las escuelas de padres
8. Calamidades domsticas, que los planes de financiacin para ensearles amor por el
impidan a las familias del 9. Controlar el plan de compras Colegio
colegio cumplir con la 10. Incentivar la labor del personal 8. Orden y prevencin en los
obligacin de pago. con que ahora se cuenta. procesos para estar
9. Fluctuacin de los precios de preparados
los gastos y costos. 9. Conectarse con los
10. Falta de personal calificado proveedores
para contratar. 10. Capacitar al personal que ya
se encuentra trabajando
195
CONCLUSIONES
El concepto de Sistema de Informacin Contable dentro del entorno organizacional

debe ser tomado como una actividad enfocada y dispuesta a dar valor a la
institucin en donde no solo, aporta al orden de la informacin sino a darle
relevancia, desde una mirada del usurario para la toma de decisiones y adems
de puntualidad, generando as ventajas competitivas dentro del entorno
empresarial.
Como resultado final, este proyecto, procur dar un modelo de una gua para la
implementacin de un SIC para las instituciones educativas, que facilite la
usabilidad de estructuras, procesos y practicas especficas para la obtencin,
procesamiento y resultados finales de la informacin, para quienes administran
dentro de la organizacin generando ventajas competitivas con un objetivo claro
para mitigar posibles problemas en los procesos contables y administrativos.
Dando cumplimiento a los objetivos especficos en este trabajo se realiz un

anlisis y descripcin de los procesos contables y financieros, donde se observ
que la Institucin no cuenta con bases slidas para llegar a la construccin de
polticas contables adecuadas, y tampoco cuenta con indicadores que permitan
examinar a fondo la situacin actual del colegio, y adems la informacin que
posee es muy bsica para garantizar que esta sea presentada fiable y
relevantemente.
Se encuentra que la Institucin ofrece un buen servicio acadmico y reconoce que

sus procesos contables son muy manuales y requieren de una nueva
estructuracin e implementacin de nuevas tecnologas como es la
implementacin de un Sistema de Informacin Contable.
196
Entonces, se propone para el Colegio, nuevos formatos de acuerdo a la necesidad
que tienen no solo financieramente sino en otros procesos, aunque bsicos,
fundamentales para el buen funcionamiento de la Institucin; entre estos, una
base para realizar polticas contables, el presupuesto, la iniciacin de un sistema
de control interno y formatos contables generales.
Se les entrega, un manual de un sistema de Informacin, para ser entendido tanto

por las directivas como los administrativos, diseado de tal forma que minimize y
mitigue el riesgo que produce no contar con este SIC.
Se incentiva y aconseja tambin a las directivas, que implementar este sistema,

ayudar a que sus procesos sean ms agiles, seguros y eficaces, donde puedan
tener una informacin oportuna, para observar con detalle sus costos y puedan
actuar sobre las reas faltantes, para as, incrementar la efectividad de sus
procesos financieros.
Este trabajo de investigacin puede darse como pauta para una prxima
investigacin en cuanto a construccin de un modelo de SIC, en instituciones
educativas, u organizaciones que le sirvan a la comunidad.
197
RECOMENDACIONES
Desarrollar una planificacin estratgica del Colegio, para mejorar su

funcionamiento tanto a nivel interno como externo, es necesario adoptar
nuevas estrategias tanto administrativas como contables que se encuentren
dirigidas hacia el aprovechamiento de las oportunidades y a la eliminacin
de sus debilidades.
Adoptar un sistema contable, que permita agrupar la informacin generada
en cada departamento de la Institucin, de tal forma que se pueda informar
adecuadamente a la planta administrativa el desenvolvimiento funcional de
los dems miembros.
Para el Colegio Conquistadores, es indispensable realizar una adecuacin
a nivel administrativo y financiero de forma que se pueda armar y disear
un manual de polticas y procedimientos que permita un mejor
direccionamiento del cumplimiento de las funciones dentro de estas dos
reas.
Implementar un sistema tecnolgico de informacin dentro del Colegio, que
permita al personal responsable de cada procedimiento y cada rea
encontrar de forma automtica los requerimientos para el cumplimiento del
mismo, siempre enfocados hacia la eficiencia y eficacia de cada
procedimiento ejecutado.
Establecer capacitaciones al personal del Colegio Conquistadores, que
ayuden en el desenvolvimiento de los procesos propuestos en el presente
proyecto, de tal forma que se puedan familiarizar y conocer de qu forma se
deben ejecutar, bajo qu parmetros y la documentacin que se requiere
para cada procedimiento.
198
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205
ANEXOS
Anexo 1 Entrevista rectora
1. Cmo se realiza la vinculacin de docentes en la Institucin?
2. Cmo es la promocin en el Colegio, Automtica?
3. Cmo es el proceso en el registro de notas?
4. De los boletines informativos, cada cunto se hace reuniones?
Anexo 2 Entrevista auxiliar contable
1. Cmo se registran todos los hechos contables que suceden en el da a

da?
2. Tienen estas personas algn tipo de conocimiento en otros procesos

contables como lo son las devoluciones de matrculas, depreciaciones y
dems procesos que pueden ser relevantes?
3. Existe un Software, utilizan herramientas ofimticas o computarizadas

para llevar la informacin contable? Cules?
4. Cmo se captan los ingresos del colegio y quien es la persona

encargada de esta funcin? Y cules son esos ingresos?
206
Anexo 3 Entrevista a padre de familia
1. A su percepcin, cmo cree que se manejan los procesos acadmicos y

financieros dentro de la Institucin?
2. Cmo es la forma de pago de la matrcula acadmica del estudiante?
3. Cmo es la vinculacin a la Asociacin de Padres de Familia?
Anexo 4 Entrevista a estudiantes
1. Por medio de que se comunican los docentes con los padres de familia
cuando necesitan dar algn tipo de informacin?
2. Qu actividades hace el colegio para recoger fondos?
207
Anexo 5 Glosario
ACTIVO FIJO: son todos aquellos bienes fsicos que posee la empresa para
poder funcionar y por los cuales no tiene la intencin de venderlos.
ACTIVO: representa los bienes y derechos de la empresa. De acuerdo a la

facilidad de convertirse en efectivo se clasifica en activo corriente, activo fijo y
otros activos.
BALANCE GENERAL: es la relacin de los activos, pasivos y capital contable de

una empresa en una fecha determinada. Tambin se le conoce con el nombre de
estado patrimonial.
CARTERA: conjunto de clientes que los vendedores de una empresa tienen

dentro de un rea de venta y con los que interesa mantener un contacto.
COMPRA: acto por que un agente econmico adquiere el dominio de un bien (o

recibe un servicio) contra el pago de un precio.
CONCILIACIN BANCARIA: proceso de explicar las razones de la diferencia

entre los registros de una empresa que posee cuenta corriente con los registros
del banco.
CONTABILIDAD: es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos

que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para
llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del
mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa
determinada.
208
CONTROL INTERNO: es el plan organizacional y todas las medidas relacionadas
con l, adoptadas por una empresa para proteger los activos, asegurar los
registros contables exactos y confiables, fomentar la eficiencia personal y
estimular el cumplimiento de las polticas de la empresa.
COSTO: es el valor monetario de los consumos de factores que supone el

ejercicio de una actividad econmica destinada a la produccin de un bien,
servicio o actividad.
CUENTA POR COBRAR: representa al derecho no documentado que tiene una

empresa por haber vendido a crdito activos fijos de la empresa o cualquier
servicio. Lo importante es que dicha venta no tiene que ser mercadera.
CUENTA POR PAGAR: representa a la deuda no documentada por comprar a

crdito activos fijos o cualquier servicio. Lo importante es que dicha compra no
tiene que ser mercadera.
CUENTA: es el elemento bsico y central en la contabilidad y en los servicios de

pagos. Las cuentas suponen la clasificacin de todas las transacciones
comerciales que tiene una empresa o negocio.
EGRESO: a la salida de dinero de una empresa, mientras que los ingresos

permiten hacen referencia al dinero que entra. Los egresos aluden a los gastos y a
las inversiones. Mientras el gasto aumenta las prdidas o disminuye el beneficio.
GASTO: cantidad de dinero que gasta la gerencia para satisfacer las necesidades
del desarrollo de la actividad.
IMPUESTO: es una clase de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias en

favor del acreedor tributario) regido por Derecho pblico.
209
INGRESO: dinero o equivalente monetario que es ganado o recibido como contra
partida por la venta de bienes y servicios.
NMINA: es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relacin

nominal de cada uno de los individuos que en una oficina deben percibir haberes.
PASIVO: representa toda la deuda que posee una empresa, ya sea con terceros o
con los dueos.
PATRIMONIO: es la deuda que la empresa tiene con los dueos.
POLITICA: conjunto de los procedimientos y medidas que se adoptan para dirigir

los asuntos que afectan a la sociedad o tienen relacin con ella.
PRESUPUESTO: clculo y negociacin anticipada de los ingresos y egresos de

una actividad econmica de una empresa, por lo general en forma anual, es un
plan de accin dirigido a cumplir un final previsto.
TESORERA: es el rea de una empresa en la que se gestionan las acciones

relacionadas con las operaciones de flujos monetarios. Incluye, bsicamente, la
gestin de la caja y las diversas gestiones bancarias. La contabilidad registra
dicha ejecucin.
210
Anexo 6 Resolucin Colegio Conquistadores Ao 2017
211
212
213

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PROPUESTA METODOLGICA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

CONTABLE PARA LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIVADAS DE

DANIELA PALACIO MONTOYA

UNIVERSIDAD DEL VALLE

DANIELA PALACIO MONTOYA

UNIVERSIDAD DEL VALLE

Cartago, 1 de Junio de 2017

Ms vale adquirir sabidura que oro; ms vale entendimiento que plata.

Daniela Palacio Montoya

Agradecemos a los profesores que aportaron en nuestro proceso acadmico, y en

Al Colegio Conquistadores por abrirnos las puertas y poder realizar nuestro

Daniela Palacio y Mateo Jimnez

Las instituciones educativas privadas de educacin bsica y media necesitan

Palabras clave: Sistema de informacin contable, Institucin educativa privada,

Elementary and High School private educational institutions need to establish a

Key Words: Reporting System, Private educational institution, Accounting

CUADRO 1 EVOLUCIN DE LA TEORA DE LA ORGANIZACIN (TEORAS

GRFICO 1 EL SISTEMA COMO PROCESADOR .............................................. 20

ANEXO 1 ENTREVISTA RECTORA .................................................................. 206

Y es por esto que la importancia de los sistemas de informacin contable se

En base a lo mencionado se debe sealar que actualmente las instituciones, con

Es donde el propsito de este proyecto confluye para elaborar una gua de un

Los objetivos especficos dan la pauta para establecer el desarrollo de las

Se realizar una identificacin y descripcin de los procesos contables y

Tambin se diagnosticar la estructuracin contable, observando desde la base de

As mismo se har un caracterizacin de una estructura contable, confiable y

Por ltimo, se motiva a los administrativos para la implementacin de un sistema

Colegio es un trmino tcnico de origen romano, Collegium, refirindose a

De esta manera, muchos Colegios en Colombia se han establecido con el

Desde entonces, hace aproximadamente 5 aos el Colegio Conquistadores nace

La contabilidad junto con los sistemas de informacin contable se remonta desde

Se tiene tambin que la contabilidad de doble partida se inici en las ciudades

El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorera y de los bacos,

La Revolucin Industrial provoc la necesidad de adoptar tcnicas contables que

La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran

Tomando como referencia algunas investigaciones anteriores sobre los sistemas

Diseo del sistema de informacin contable para la empresa Fabrifarma S.A.;

Estrategia administrativa dirigida a promover el cumplimiento de las metas del

Diseo e implementacin del sistema contable en la fundacin Alianza Social

Evolucin histrica de los sistemas de informacin contable y su impacto en la

2.1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

El principal cuestionamiento al realizar la presente investigacin, se fundamenta

Por el hecho de dedicarse al rea educativa y a la calidad de la misma, las

Con una mirada a los principales participantes de la Institucin Educativa:

Debido a esta problemtica, se desea implementar la siguiente investigacin

2.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA

El sector educativo, en especial el privado en la ciudad Cartago, es reducido y de

Debido al crecimiento y acogida en la ciudad, el Colegio Conquistadores no se

Adems de la falta de formalizacin de algunas de las prcticas contables de la

Y es por esto que se analiza y propone un Sistema de Informacin Contable para

2.3. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA

Partiendo de la pregunta central, es vital realizar otras preguntas que a su vez

1. Cul es la identificacin de los procesos contables y financieros desde su

2. El Diagnstico de la estructura contable actual que tiene el Colegio

3. Cmo se podra caracterizar una estructura contable, confiable y fidedigna que

2.4. DELIMITACIN DEL PROBLEMA

El presente proyecto establece una manera de elaborar una gua metodolgica

Lmite espacial. La presente investigacin se realiz orientada a las

3.1. OBJETIVO GENERAL

Proponer para la Institucin Educativa privada de educacin bsica y media del

3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Identificar los procesos contables y financieros desde su inicio de la

Este proyecto plantendose bajo la modalidad de monografa; desea aportar al

Es necesario tener en cuenta para la puesta en marcha de este estudio obtener