Anda di halaman 1dari 24

JMTContinous Improvement!

We Are an ISO 9001:2008 Certified


Outsourcing Services Company!
The ISO 9001:2008 is an international
standard on quality management sys-
tem (QMS) that pro-
motes a systematic
approach towards
the management of
product quality.

www.jmt.co.id
JMT
Continous Improvement!

www.jmt.co.id
18 TAHAPAN MENCAPAI KESUKSESAN
PROGRAM OUTSOURCING!
PENGANTAR pengelolaan SDM yang bekerja diluar ban bulanan dan biaya pemutusan
core-business perusahaan kepada karyawan dapat dikurangi. Resiko
Look, the debate over outsourcing vendor outsourcing, perusahaan dapat perselisihan dengan karyawan pun
should be over by now. It was pretty mengendalikan biaya SDM-nya dengan dapat dihindari karena secara hukum
much all about politics to begin with. mengubah fixed cost menjadi variable hal ini menjadi tanggung jawab vendor
The question now is not how do we cost, dimana jumlah SDM disesuaikan outsourcing.
stop outsourcing, but how do we use dengan kebutuhan core-business.
outsourcing to enhance competitive- 6. Meningkatkan efisiensi dan
ness in what is, and forever will be, a 3. Memanfaatkan kompetensi ven- perbaikan pada pekerjaan-peker-
global marketplace? dor outsourcing jaan yang sifatnya non-core

JACK WELCH Karena core-business-nya dibidang Banyak perusahaan yang menyadari


Mantan CEO General Electric ketenagakerjaan, vendor outsourcing bahwa merekrut dan mengkontrak
sumber: www.welchway.com
memiliki sumber daya dan kemam- karyawan, menghitung dan membayar
puan yang relatif lebih baik dibanding- gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan,
Keuntungan Melakukan Outsourcing
kan dengan perusahaan. Saat menjalin memberikan pelatihan, adminis-
kerjasama dengan vendor outsourcing trasi umum serta memastikan semua
1. Fokus pada kompetensi utama
yang profesional, perusahaan akan proses ini berjalan sesuai dengan per-
mendapatkan keuntungan dengan me- aturan perundangan adalah pekerjaan
Dengan melakukan outsourcing, pe-
manfaatkan keahlian vendor tersebut yang rumit, banyak membuang waktu,
rusahaan akan mendapatkan keun-
untuk menyediakan dan mengelola pikiran dan dana yang cukup besar.
tungan dengan memfokuskan sumber
SDM yang dibutuhkan oleh perusa- Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini
daya yang ada sepenuhnya pada
haan. kepada vendor outsourcing yang lebih
pekerjaan strategis yang berkaitan
kompeten dengan memberikan sejum-
langsung dengan kepuasan pelanggan
4. Perusahaan menjadi lebih ramp- lah fee sebagai imbalan jasa terbukti
dan mengalihkan pekerjaan penun-
ing dan lebih gesit dalam mere- lebih efisien dan lebih murah daripada
jang diluar core-business perusahaan
spon pasar mengerjakan semuanya sendiri.
kepada vendor outsourcing. Jika
perusahaan anda adalah perusahaan
Setelah melakukan outsourcing, be- Dalam dunia bisnis internasional mau-
manufaktur atau jasa, bukankah lebih
berapa perusahaan dapat mengurangi pun Indonesia saat ini, outsourcing
baik anda fokus membuat produk
jumlah karyawan mereka secara sig- menjadi salah satu topik utama para
atau jasa berkualitas tinggi yang dapat
nifikan karena banyak dari pekerjaan perusahaan, baik kecil maupun besar,
memuaskan keinginan pasar, daripada
mereka menjadi tidak relevan lagi. Jika PMDN maupun PMA, swasta maupun
menghabiskan sumber daya perusa-
dilakukan dengan baik, outsourcing BUMN. Mereka berusaha merestruk-
haan yang terbatas untuk menangani
dapat membuat perusahaan menjadi turisasi proses bisnis mereka, men-
persoalan ketenagakerjaan?
lebih ramping dan lebih gesit dalam cari jalan yang lebih efektif dan lebih
merespon kebutuhan pasar. Kecepatan efisien dalam mengelola pekerjaan
2. Penghematan dan pengendalian
merespon pasar ini menjadi competi- non-core dan menangani persoalan-
biaya operasional
tive advantage perusahaan dibanding- persoalan ketenagakerjaan yang
kan kompetitor. dirasakan semakin rumit dan mahal.
Salah satu alasan utama melakukan
Banyak dari mereka yang memutuskan
outsourcing adalah peluang untuk
5. Mengurangi resiko bahwa outsourcing adalah solusi yang
mengurangi dan mengontrol biaya
paling tepat.
operasional. Dengan mengalihkan
Dengan melakukan outsourcing, peru-
masalah ketenagakerjaan kepada
sahaan mampu mempekerjakan lebih Namun sayangnya hanya sedikit ekse-
vendor outsourcing, perusahaan dapat
sedikit karyawan, dan dipilih yang kutif perusahaan yang benar-benar
melakukan penghematan biaya dengan
intinya saja. Hal ini menjadi salah satu mengerti tentang outsourcing, yaitu
menghapus anggaran untuk berbagai
upaya perusahaan untuk mengurangi bagaimana memutuskan pekerjaan
investasi di bidang ketenagakerjaan,
resiko terhadap ketidakpastian bisnis apa saja yang akan dialihkan, cara
termasuk mengurangi SDM yang
di masa mendatang. Jika situasi bisnis memilih vendor yang tepat, dan cara
diperlukan untuk melakukan kegiatan
sedang bagus dan dibutuhkan lebih mengelola proyek outsourcing agar
administrasi ketenagakerjaan. Hal ini
banyak karyawan, maka kebutuhan ini tidak menjadi kegagalan yang justru
tentunya akan mengurangi overhead
tetap dapat dipenuhi melalui out- merugikan perusahaan.
dan dana yang dihemat dapat digu-
sourcing. Sedangkan jika situasi bisnis
nakan untuk hal lain yang berkaitan
sedang memburuk dan harus mengu- Kami adalah perusahaan yang telah
langsung dengan peningkatan kualitas
rangi jumlah karyawan, perusahaan menggeluti dunia outsourcing sejak 3
produk/jasa.
tinggal mengurangi jumlah karyawan 1994, berpengalaman panjang dalam
outsourcing-nya saja, sehingga be- menghadapi berbagai masalah ke-
Dengan mengalihkan penyediaan dan
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
tenagakerjaan dan telah bekerjasama jang dan tidak berhubungan langsung berjalan tanpa arahan yang jelas dan
dengan berbagai perusahaan dengan dengan proses produksi, atau dalam is- bahkan menyimpang dari strategi dan
karakter dan kebutuhan yang berbeda- tilah bisnis disebut sebagai non-core. tujuan awal perusahaan.
beda. Walaupun relatif termasuk Perusahaan harus memastikan bahwa
pemain lama, kami tidak pernah ber- pekerjaan yang dialihkan memenuhi 2. Kurangnya pengetahuan men-
henti melakukan perbaikan sistem dan persyaratan sebagaimana tercantum genai siklus outsourcing secara
kinerja untuk menyesuaikan dengan dalam pasal 65 dan pasal 66 untuk utuh dan benar
perkembangan zaman. menghindari terjadinya perubahan
status hubungan kerja antara pekerja/ Kurangnya pengetahuan akan out-
Tahun ini, layanan outsourcing kami buruh dan perusahaan penyedia jasa sourcing secara utuh dan benar dapat
berhasil mendapatkan sertifikat pekerja/buruh beralih menjadi hubun- mengakibatkan kegagalan dalam me-
Quality Management System ISO gan kerja antara pekerja/buruh dan menuhi sasaran dan bahkan merugi-
9001:2008 No. FS 560046 dari The perusahaan pemberi pekerja. kan perusahaan. Hal ini terjadi karena
British Standards Institution dan ANSI- perusahaan gagal memilih vendor yang
ASQ National Accreditation Board Cara Menentukan Core atau Non-core tepat dan sesuai dengan kebutuhan
(BSI-ANAB). Keberhasilan ini adalah Suatu Pekerjaan perusahaan.
bukti pengakuan dunia internasional
terhadap sistem manajemen mutu lay- Berdasarkan Pasal 6 Keputusan Men- 3. Kurang baiknya cara mengkomu-
anan outsourcing yang diterapkan oleh teri Tenaga Kerja dan Transmigrasi nikasikan rencana outsourcing
PT. Jasa Mandiri Techgraha. Republik Indonesia Nomor: KEP.220/ kepada seluruh karyawan
MEN/X/2004 Tentang Syarat-Syarat
Melalui brosur ini, kami ingin berbagi Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Komunikasi harus dilakukan secara
pengetahuan kepada anda menge- Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain, efektif dan terarah agar tidak muncul
nai tahapan-tahapan penting dalam suatu pekerjaan dikategorikan sebagai rumor dan resistensi dari karyawan
melakukan outsourcing, agar keputu- core atau non-core adalah sepenuhnya yang dapat mengganggu kemulusan
san anda untuk melakukan outsourcing ditetapkan oleh perusahaan. Perusa- proyek outsourcing. Resistensi ini
benar-benar menjadi keputusan yang haan membuat alur kegiatan proses muncul karena:
menguntungkan dan merubah perusa- secara keseluruhan dan menetap- a. Kekhawatiran akan adanya PHK.
haan anda menjadi lebih kompetitif. kan kegiatan/pekerjaan apa saja b. Penentangan dari serikat pekerja.
yang dikategorikan sebagai core dan c. Kekhawatiran outsourcing dapat
TAHAP 1 non-core, kemudian melaporkannya merusak budaya yang ada.
MENGENAL ARTI OUTSOURCING kepada dinas tenaga kerja setempat d. Kekhawatiran akan hilangnya
sebagai landasan penyerahan sebagian kendali terhadap pekerjaan-
Apa yang dimaksud dengan outsourc- pelaksanaan pekerjaan kepada vendor pekerjaan yang dialihkan.
ing? outsourcing. e. Kekhawatiran bahwa kinerja
vendor ternyata tidak sebaik
Dalam dunia bisnis, outsourcing atau Posisi atau Pekerjaan yang Tidak Seha- perusahaan.
alih daya dapat diartikan sebagai rusnya Dialihkan
penyerahan sebagian pelaksanaan 4. Terburu-buru dalam mengambil
pekerjaan yang sifatnya non-core atau Setiap posisi, pekerjaan atau fungsi keputusan outsourcing
penunjang oleh suatu perusahaan bisnis yang dianggap strategis dan
kepada perusahaan lain melalui per- menjadi bagian dari kompetensi utama Proses pengambilan keputusan untuk
janjian pemborongan pekerjaan atau perusahaan tidak seharusnya dialih- outsourcing harus dilakukan dengan
penyediaan jasa pekerja/buruh. kan, karena bila ternyata dialihkan dan hati-hati, terencana dan mempunyai
gagal, maka dapat dipastikan peru- metodologi yang jelas dan teratur.
Dasar Hukum Outsourcing sahaan akan kehilangan kemampuan Jika tidak, hal ini malah menjadikan
untuk bersaing di pasar dan men- outsourcing sebagai keputusan yang
Dasar hukum outsourcing adalah Pasal galami kerugian yang sangat besar. Se- beresiko tinggi.
64 Undang-Undang No.13 Tahun 2003 baliknya, pekerjaan atau fungsi bisnis
Tentang Ketenagakerjaan: apa pun diluar kompetensi utama 5. Outsourcing dimulai tanpa visi
perusahaan dapat dijadikan kandidat yang jelas dan pondasi yang kuat
Perusahaan dapat menyerahkan se- untuk outsourcing.
bagian pelaksanaan pekerjaan kepada Tanpa visi yang jelas dan pondasi yang
perusahaan lainnya melalui perjanjian Penyebab Gagalnya Outsourcing kuat, tujuan dari proyek outsourcing
pemborongan pekerjaan atau penye- tidak akan tercapai karena:
diaan jasa Pekerja/Buruh yang dibuat 1. Kurangnya komitmen, dukungan a. Harapan perusahaan terhadap
secara tertulis. dan keterlibatan pihak manaje- vendor tidak jelas.
men dalam pelaksanaan proyek b. Perusahaan tidak siap mengha-
Pekerjaan yang Dapat Dialihkan outsourcing dapi perubahan.
c. Perusahaan tidak membuat pato-
Tanpa keterlibatan dari pihak manaje- kan kinerja sebelum pengalihan
4 Berdasarkan Pasal 65 Undang-Undang men dalam mencapai tujuan jangka kerja ke vendor.
No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagak-
erjaan, pekerjaan yang dapat dialihkan pendek maupun jangka panjang d. Peran dan tanggungjawab antara
adalah pekerjaan yang bersifat penun- outsourcing, proyek outsourcing akan klien dan vendor yang tidak jelas.
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
e. Tidak adanya dukungan internal. card, sepatu, kelengkapan kah berikutnya adalah mempresenta-
f. Lemahnya komunikasi atau safety, dsb. sikan hasil temuan dan rekomendasi
manajemen internal. e. Anggaran untuk peralatan kan- anda kepada manajemen. Presentasi
g. Lemahnya manajemen proyek, tor: meja, kursi, lemari, kom- anda sedikitnya berisi hal-hal berikut:
keputusan diserahkan sepenuh- puter, printer, kertas, alat tulis, 1. Posisi atau pekerjaan yang men-
nya kepada vendor. air minum, gelas, dsb. jadi kandidat outsourcing.
f. Biaya lain-lain: biaya rekrutmen, 2. Hasil analisis untung dan rugi
TAHAP 2 pelatihan, seminar, perjalanan perusahaan secara finansial dan
MELAKUKAN ASSESSMENT dinas, dsb. non-finansial bila melakukan
outsourcing.
Keputusan untuk melakukan outsourc- 2. Biaya operasional karyawan 3. Kemungkinan resiko yang diha-
ing adalah keputusan yang sangat Adalah biaya yang terkait dengan dapi dan cara mengatasinya.
penting, bersifat permanen dan memi- pekerjaan yang dilakukan kary- 4. Rekomendasi anda.
liki pengaruh jangka panjang. Sebe- awan.
lum memutuskan untuk melakukan a. Operasional komputer: lisensi Tujuan dari presentasi adalah untuk
outsourcing, anda harus memahami software, koneksi internet. mendapatkan dukungan dari pihak
sejauh mana pengaruh outsourcing ter- b. Biaya legal ketenagakerjaan. manajemen terhadap rekomendasi
hadap masa depan perusahaan. Anda c. Jasa keuangan: administrasi dan apa pun yang anda berikan. Ada tiga
harus menganalisis seberapa besar payroll bank, pelaporan pajak. pilihan rekomendasi yang dapat anda
keuntungan dan resiko yang mungkin d. Biaya listrik, telepon, cetak berikan kepada manajemen:
dihadapi oleh perusahaan. dokumen, pos, kirim fax, dsb. 1. Melakukan outsourcing.
e. Transportasi ke bank, Jam- 2. Tetap pada kondisi saat ini.
Financial Assessment sostek, Disnaker, dan instansi 3. Melakukan perbaikan kondisi
terkait ketenagakerjaan lainnya. yang ada tanpa outsourcing.
Untuk mengetahui seberapa besar
biaya yang dapat anda hemat, anda 3. Biaya-biaya lainnya yang secara Membentuk Tim Outsourcing
dapat membuat perbandingan biaya. tidak langsung dikeluarkan
Umumnya perusahaan melihat biaya sehubungan dengan pengelolaan Setelah mendapat lampu hijau dari
outsourcing adalah 20-30% lebih karyawan manajemen, langkah pertama dalam
mahal daripada dikerjaan sendiri oleh membuat rencana outsourcing adalah
perusahaan (in-house), hal ini karena Selain financial assessment, ada tiga membentuk tim outsourcing yang ter-
mereka hanya menggunakan perhitun- assessment lain yang sama pentingnya diri atas perwakilan pihak manajemen
gan sederhana seperti contoh berikut: yang harus dilakukan perusahaan: dan memiliki tanggung jawab:
1. Mendefinisikan sasaran dan hasil
In-House vs Outsourcing 1. Business value assessment outsourcing yang ingin dicapai
Menganalisis kompetensi perusa- perusahaan.
Komponen In-House haan dan memilah antara pekerjaan 2. Mengidentifikasi posisi atau peker-
Outsourcing
biaya
core dan non-core untuk memas- jaan yang akan dialihkan.
Upah 1.000 1.000 tikan bahwa rencana outsourcing 3. Memilih dan menganalisis ke-
Fee 10% - 100 sesuai dengan strategi perusahaan. mampuan vendor dalam mencapai
PPN 10% - 110 sasaran dan hasil yang diinginkan
2. Operational assessment perusahaan.
Total Biaya 1.000 1.210
Menganalisis kesiapan perusahaan 4. Memperjelas peran dan tanggung
Selisih 0% 21% dalam mendukung rencana out- jawab pihak-pihak yang terlibat.
sourcing ini, memastikan sumber 5. Memimpin dan mengelola peruba-
Perusahaan tidak melihat komponen- daya yang diperlukan telah tersedia han-perubahan yang terjadi akibat
komponen biaya lain yang dapat dihe- dan siap digunakan. pengalihan karyawan atau peker-
mat sehubungan dengan dialihkannya jaan.
SDM atau pekerjaan mereka kepada 3. Risk assessment
vendor outsourcing. Secara keseluru- Setiap proyek pasti mengandung Menetapkan Sasaran yang Ingin Dica-
han, komponen-komponen biaya yang resiko, termasuk juga proyek out- pai
juga harus diperhitungkan adalah: sourcing. Risk assessment mengiden-
tifikasi resiko-resiko yang mungkin Mendefinisikan dengan jelas sasaran
1. Biaya karyawan muncul sehubungan penerapan out- apa yang ingin dicapai oleh perusa-
Adalah biaya yang berkaitan dengan sourcing di perusahaan dan menyu- haan dengan adanya outsourcing. Hal
karyawan perusahaan yang dapat sun rencana penanggulangannya. ini sangat penting, karena sasaran
dikurangi akibat proses outsourcing. yang jelas akan menjadi arah peru-
a. Upah: gaji pokok, upah lembur,
bonus/insentif, serta berbagai
TAHAP 3 sahaan untuk melangkah ke tahapan
MENGAMBIL KEPUTUSAN berikutnya.
macam tunjangan karyawan.
b. Pesangon, pinjaman karyawan, Membuat Jadwal Kerja
Mempresentasikan Hasil Assessment
asuransi kesehatan, dsb. 5
Kepada Manajemen
c. Tunjangan pajak penghasilan. Setelah menetapkan sasaran yang
d. Peralatan kerja: seragam, ID ingin dicapai, saatnya anda membuat
Setelah melakukan assessment, lang-
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
jadwal kerja penerapan outsourcing. 2. Tugas dan tanggung jawab masing- sia Nomor 40 Tahun 2007 Tentang
masing pihak. Perseroan Terbatas, yang di dalamnya
3. Tingkat kinerja dari jasa yang memuat kegiatan usaha penyedia jasa
Langkah yang dilakukan Waktu
diberikan. Pekerja/Buruh.
Menetapkan persyaratan 1 minggu b. Surat pengesahan akte pendirian peru-
Mencari calon vendor 1 minggu Untuk melakukan ini, kedua belah sahaan dari Departemen Kehakiman
Mengundang calon pihak terlebih dahulu mengidentifikasi dan HAM RI.
vendor, diskusi mengenai dan mendokumentasikan berbagai ele- c. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP).
kebutuhan perusahaan, 1 minggu men dari pelaksanaan outsourcing. d. Surat Ijin Operasional Perusahaan
dan minta proposal Penyedia Jasa Pekerja/Buruh dari
penawaran Elemen Penjelasan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
sesuai domisili perusahaan. Walaupun
Waktu yang diberikan Deskripsi terperinci disahkan oleh dinas setempat, surat
kepada calon vendor un- Jasa mengenai jasa yang ijin operasional ini dapat digunakan di
1 minggu
tuk survei lapangan dan diberikan seluruh wilayah Indonesia.
membuat proposal Posisi dan jumlah kary- e. Surat Wajib Lapor Ketenagakerjaan
Karyawan
Evaluasi proposal yang awan yang dialihkan yang masih berlaku (Undang-Undang
2 minggu
masuk Jenis laporan yang No. 7 Tahun 1981).
Lakukan inspeksi ke harus diberikan f. Sertifikat Kepesertaan Jaminan Sosial
lokasi calon vendor dan 1 minggu kepada perusahaan, Tenaga Kerja.
Laporan g. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
uji tuntas termasuk laporan yang
kepada pe-
Presentasi kepada berhubungan dengan
1 minggu rusahaan 2. Tidak memotong hak-hak tenaga
manajemen instansi pemerintah
seperti Depnakertrans kerja
Total waktu 2 bulan dan Kantor Pajak
Vendor outsourcing profesional harus
Mengumumkan Rencana Outsourcing Pelayanan dan doku- memberikan perlindungan upah dan
men yang diberikan kesejahteraan kepada SDM yang mer-
Pelayanan
Outsourcing adalah keputusan strate- kepada karyawan eka tempatkan di perusahaan. Vendor
kepada
gis yang dapat mempengaruhi seluruh outsourcing, termasuk tidak boleh mengambil keuntungan
karyawan
bagian di dalam perusahaan anda slip gaji, print saldo dengan melakukan pemotongan upah
dan demi kesuksesan outsourcing ini, Jamsostek, dsb. dengan alasan apapun, kecuali:
anda perlu dukungan penuh bukan
dari pihak manajemen saja, tetapi juga Setelah elemen-elemen tersebut a. Pemotongan upah yang telah diatur
dari seluruh karyawan baik di kantor didefinisikan, maka kedua belah pihak oleh peraturan perundangan
maupun di pabrik. Oleh karena itu, dapat merancang Service Level Agree- Pajak Penghasilan PPh Pasal 21.
komunikasi yang baik kepada seluruh ment (SLA), yaitu perjanjian antara Jaminan Hari Tua Jamsostek.
karyawan adalah hal yang sangat pent- perusahaan sebagai pengguna jasa dan Potongan upah apabila kary-
ing. Pilih metode yang anda anggap vendor outsourcing sebagai penyedia awan tidak melakukan pekerjaan
paling baik, melalui email, rapat, atau jasa yang mengatur tingkat layanan (Pasal 93 Ayat 1 Undang-Un-
yang lainnya. Anda bisa meminta ven- yang akan diterima/diberikan oleh dang No.13 Tahun 2003 Tentang
dor outsourcing membantu anda dalam masing-masing pihak. Ketenagakerjaan).
proses komunikasi ini. Keberadaan b. Pemotongan yang dikenakan oleh
mereka akan membantu pertanyaan- TAHAP 5 pihak ketiga
pertanyaan yang mungkin muncul MENCARI VENDOR YANG TEPAT Biaya administrasi oleh Bank
seputar rencana outsourcing. atas transaksi payroll.
Ciri Vendor Profesional Potongan lain oleh pihak ketiga
TAHAP 4 yang menjadi kewajiban kary-
MERINCI KEBUTUHAN 1. Memenuhi persyaratan dokumen awan.
legal c. Pemotongan upah untuk cicilan
Menetapkan Persyaratan dan Tingkat pinjaman karyawan kepada vendor
Kinerja yang Harus Dicapai oleh Ven- Sesuai dengan Pasal 2 Keputusan outsourcing.
dor Menteri Tenaga Kerja dan Transmi-
grasi Republik Indonesia Nomor: 3. Manajemen yang profesional
Perusahaan harus membuat per- KEP.101/MEN/VI/2004 Tentang Tata
syaratan dan tingkat kinerja yang ha- Cara Perijinan Perusahaan Penyedia Vendor yang memegang teguh prinsip
rus dicapai oleh vendor dan melampir- Jasa Pekerja/Buruh, ditambah dengan profesionalisme adalah vendor yang
kannya kedalam perjanjian kerjasama dokumen-dokumen lain yang dibutuh- menerapkan sistem manajemen mutu
antara perusahaan dan vendor. kan, dokumen legal yang harus dimiliki dengan fokus pada kepuasan pelang-
oleh vendor outsourcing antara lain: gan, memberikan pelayanan berkuali-
Beberapa hal yang masuk kedalamnya tas, dan tepat waktu.
6 antara lain: a. Akte notaris pendirian perusahaan
1. Jasa yang harus diberikan oleh yang sudah disesuaikan dengan
vendor. Undang-Undang Republik Indone-
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
JMT Continous Improvement!

What Our Clients Say


About Outsourcing...

One way of increasing companys


competitiveness is by using outsourcing
strategy, especially for non-core opera-
tions. by doing so, we can focus more on
handling and developing core operations,
which are the main competencies of our
company.

Sapurahno
Assistant GM - Warehouse Dept. Service Parts Division
PT. Toyota-Astra Motor

Core employee, consultants/contractors and


outsourcing services are an integral parts that
can not be seperated one to another for mak-
ing the company more successful

Ir. Adjie Sapta, M.Si 7


General Manager - General Affairs Division
PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia
www.jmt.co.id
JMT Continous Improvement!

What Our Employees Say


About Us...

I have experienced with other out-


sourcing company before. I was faced
with various costs. At JMT, I never
found all those things anymore.

Denny Firdaus, ST.


Building Supervisor - Jakarta

JMT has been a good place to work for.


Their staff were very nice and helpful. The
salary is also good, my life is so much better
than before. Thank you JMT!

8 Malikul
Driver - Karawang

www.jmt.co.id
Ciri-ciri vendor dengan manajemen vendor dapat menjelaskan pengalaman dinilai. Sudah menjadi rahasia umum
profesional: mereka dalam menangani proyek out- bahwa banyak vendor yang berusaha
a. Berbudaya korporat: transparansi, sourcing yang serupa dengan proyek mendapatkan pekerjaan dengan cara-
independensi, responsif, akuntabili- yang akan dilakukan oleh perusahaan. cara yang tidak etis, seperti melakukan
tas, dan kejujuran. perjanjian terselubung dengan oknum
b. Menjaga prinsip efisiensi dan efek- 2. Profil vendor outsourcing perusahaan. Hal ini sangat berbahaya,
tivitas. karena vendor yang terpilih tentunya
c. Bekerja secara terencana/terpro- Berisi profil lengkap vendor seperti dipilih secara tidak objektif yang pada
gram. misi dan visi perusahaan, struktur akhirnya akan merugikan perusahaan.
d. Menerima setiap umpan balik dari organisasi, alamat, dokumen legal yang
perusahaan, mengevaluasi dan dibutuhkan sebagai perusahaan out- 2. Menjadikan biaya sebagai satu-
melakukan perbaikan. sourcing, laporan keuangan, sertifikat/ satunya faktor penentu
penghargaan dan sebagainya.
4. Pengalaman menangani perusahaan Penghematan biaya hanyalah man-
besar 3. Bentuk kerjasama faat jangka pendek dari penerapan
outsourcing, masih banyak manfaat
Perusahaan-perusahaan besar biasan- Vendor harus menjelaskan secara ter- lain yang lebih besar bagi perusahaan.
ya memberikan persyaratan yang sulit perinci bentuk kerjasama dan langkah- Oleh karena itu, untuk memastikan
dipenuhi oleh sebagian besar vendor langkah apa saja yang akan dilakukan. keberhasilan proyek outsourcing yang
outsourcing. Vendor dituntut untuk Langkah-langkah ini termasuk jasa akan dilakukan perusahaan, beberapa
memiliki sistem manajemen yang pro- yang akan diberikan, perencanaan faktor penting seperti kompetensi,
fesional dan tingkat kinerja yang tinggi strategis dan operasional proyek out- pengalaman, dan reputasi vendor juga
dari SDM yang ditempatkan di perusa- sourcing, rencana rekrutmen dan pen- harus menjadi faktor penentu dalam
haan mereka. Bila vendor outsourcing empatan, standar penilaian kinerja. memilih vendor outsourcing.
yang anda pilih memiliki pengalaman
kerjasama yang cukup panjang dengan 4. Perkiraan biaya 3. Proses evaluasi vendor yang tidak
perusahaan-perusahaan ini, dapat benar
dipastikan mereka cukup profesional Vendor harus menjelaskan secara
untuk bekerjasama dengan perusa- terperinci besaran dan komponen- Setiap vendor memiliki kelebihan dan
haan anda. komponen biaya apa saja yang akan kekurangan masing-masing. Adalah
dan mungkin timbul sebagai akibat penting bagi perusahaan untuk men-
Membuat Daftar Vendor Potensial pelaksanaan proyek ini. Pastikan gukur secara hati-hati resiko yang
bahwa tidak ada biaya tersembunyi mungkin dihadapi dengan berbagai
Cara mudah mencari vendor: yang akan timbul di kemudian hari. pilihan vendor ini, apalagi hubungan
1. Internet kerja yang terjadi antara perusahaan
Lakukan pencarian di internet dan 5. Referensi perusahaan pengguna dan vendor adalah hubungan kerja
lihat website-nya untuk mendapat- jangka panjang yang mempengaruhi
kan gambaran awal dari vendor. Daftar perusahaan pengguna jasa ven- kelancaran bisnis perusahaan.
2. Kenalan dor, lengkap dengan alamat dan nomor
Minta referensi dari teman anda telpon PIC serta jenis pekerjaan yang TAHAP 6
yang bekerja di perusahaan lain. dilakukan vendor. MENGANALISIS ISI KONTRAK
Vendor mana yang mereka pakai
dan bagaimana kinerjanya. Mengevaluasi Vendor Silahkan hubungi kami jika anda ingin
mengetahui bentuk standar draft
Meminta Dokumen Penawaran Cara efektif mengevaluasi vendor perjanjian kerjasama antara PT. Jasa
adalah sebagai berikut: Mandiri Techgraha sebagai vendor
Setelah membuat daftar vendor out- 1. Buat kriteria penilaian yang akan outsourcing dan perusahaan sebagai
sourcing dalam jumlah yang cukup, diterapkan untuk seluruh vendor. pengguna jasa outsourcing. Struktur
langkah selanjutnya adalah meminta 2. Buat tim yang terdiri dari berbagai perjanjian kami adalah:
dokumen penawaran dari mereka. Do- departemen untuk menilai vendor
kumen penawaran sedikitnya memuat berdasarkan kriteria yang telah 1. Judul perjanjian
hal-hal sebagai berikut: ditetapkan. Pastikan proses penilaian
berlangsung secara objektif. Sesuai dengan Pasal 64 Undang-
1. Pendahuluan 3. Evaluasi hasil dan diskusikan secara Undang No.13 Tahun 2003 Tentang
terbuka. Jika perlu, libatkan pihak Ketenagakerjaan, judul perjanjian yang
Berisi penjelasan atau jawaban dari manajemen untuk memberi masukan. tepat bukanlah Perjanjian Outsourcing
vendor mengenai ruang lingkup, sasa- melainkan Perjanjian Penyediaan Jasa
ran, prioritas, strategi dan persyaratan Kesalahan dalam memilih vendor Pekerja atau Buruh.
yang diminta oleh perusahaan. Selain
itu, vendor harus menjelaskan keung- 1. Konflik Kepentingan 2. Nama pihak yang melakukan
gulan jasa mereka dibandingkan perjanjian
vendor lain serta strategi yang mereka Masalah yang sering terjadi adalah 9
miliki untuk memastikan kesuksesan terjadinya benturan kepentingan Nama perusahaan dan vendor yang
proyek outsourcing ini. Bila diperlukan, antara penilai dengan vendor yang bekerjasama.
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
3. Nomor perjanjian adalah mencegah salah satu pihak me- mengakhiri perjanjian sebelum masa
wakili dan/atau menggunakan nama berlakunya selesai, serta konsekuensi
Untuk keperluan arsip masing-masing pihak lainnya untuk keperluan dan dari berakhirnya perjanjian.
perusahaan. alasan apapun.
Pasal 13 PENGALIHAN TUGAS
4. Pencantuman waktu atau tanggal Pasal 4 HAK DAN KEWAJIBAN PARA menjelaskan tentang larangan vendor
pembuatan perjanjian PIHAK menerangkan mengenai hak untuk mengalihkan sebagian atau selu-
dan kewajiban masing-masing pihak. ruh pekerjaan kepada pihak lain tanpa
Pencantuman tanggal ini sangat pent- Segala hal yang menyangkut hak-hak persetujuan tertulis terlebih dahulu
ing untuk menentukan saat mulai ber- dan kewajiban-kewajiban ini harus dari perusahaan.
lakunya perjanjian. Ketiadaan tanggal dinyatakan secara tertulis dan jelas
bisa mengakibatkan suatu perjanjian untuk menghindari perselisihan saat Pasal 14 FORCE MAJEURE menjelas-
tidak bisa dilaksanakan atau tidak pelaksanaan perjanjian ini. kan tentang hal-hal yang harus
mempunyai kekuatan mengikat secara dilakukan apabila terjadi bencana tak
hukum kepada para pihak. Pasal 5 HAK UNTUK MEMERIKSA terduga yang menimpa salah satu pi-
CATATAN menjelaskan hak perusa- hak, baik perusahaan maupun vendor.
5. Para pihak yang mengadakan haan untuk memeriksa atau mengaud-
perjanjian it catatan pajak dan segala biaya lain Pasal 15 PENYELESAIAN PERSELISI-
yang menjadi kewajiban vendor untuk HAN menjelaskan bahwa setiap
Yaitu identitas para pihak yang mencegah penyelewengan kewajiban perselisihan yang terjadi antara peru-
meliputi nama, kedudukan dalam oleh vendor. sahaan dan vendor terkait pelaksanaan
perusahaan, alamat perusahaan, serta perjanjian harus diselesaikan terlebih
kewenangannya dalam mewakili peru- Pasal 6 LARANGAN PEMBERIAN dahulu secara musyawarah dan mu-
sahaan atau institusi untuk melakukan KEUNTUNGAN dibuat untuk mence- fakat. Apabila jalan musyawarah tidak
tindakan hukum. gah hal-hal buruk (seperti negosiasi berhasil, maka perselisihan disele-
ilegal) yang dapat mengakibatkan ter- saikan melalui pihak ketiga, yaitu
6. Premis yang menjelaskan latar jadinya benturan kepentingan akibat Badan Arbitrase Nasional Indonesia
belakang dibuatnya perjanjian ini hubungan antara Pekerja/Buruh dan (BANI).
karyawan vendor dengan karyawan
Premis menerangkan bidang usaha perusahaan. Pasal 16 PEMBERITAHUAN menjelas-
masing-masing pihak serta pencantu- kan alamat korespondensi untuk
man pihak pertama sebagai pemberi Pasal 7 BIAYA DAN IMBALAN JASA masing-masing pihak,.
kerja dan pihak kedua sebagai peneri- menjelaskan komponen biaya apa
ma kerja. saja yang menjadi kewajiban masing- Pasal 17 HUKUM YANG BERLAKU
masing pihak. menjelaskan bahwa hukum yang
7. Isi perjanjian berlaku dalam perjanjian ini adalah
Pasal 8 PENAGIHAN DAN PEM- hukum dan ketentuan-ketentuan yang
Isi perjanjian adalah bagian utama dan BAYARAN BIAYA menjelaskan cara berlaku di negara Republik Indonesia.
paling penting dari suatu perjanjian. penagihan dan pembayaran biaya dan
Isi perjanjian memuat keinginan kedua imbalan jasa. Pasal 18 LAIN-LAIN menjelaskan
belah pihak yang dituangkan secara mengenai hal-hal lain yang belum
tertulis dalam bentuk pengaturan atas Pasal 9 PERNYATAAN JAMINAN me- diatur atau belum cukup diatur dalam
hak dan kewajiban. nyatakan jaminan dari masing-masing perjanjian ini.
pihak, baik perusahaan maupun ven-
Pasal 1 DEFINISI menerangkan dor terkait keabsahan perjanjian serta
istilah-istilah penting yang perlu hal-hal dasar yang menjamin kelan- TAHAP 7
dijelaskan dalam perjanjian, agar tidak caran pelaksanaan perjanjian ini. NEGOSIASI KONTRAK
terjadi perbedaan interpretasi.
Pasal 10 KERAHASIAAN dibuat untuk Menjalin Hubungan Kemitraan yang
Pasal 2 RUANG LINGKUP PEKER- mencegah kebocoran data-data peru- Saling Menguntungkan
JAAN menerangkan mengenai lingkup sahaan yang sebenarnya rahasia dan
pekerjaan. Ruang lingkup disesuai- digunakan oleh pihak-pihak luar yang Negosiasi adalah proses membicara-
kan dengan Pasal 65 ayat 2 Undang- tidak bertanggung jawab. kan manfaat, biaya dan resiko masing-
Undang No.13 Tahun 2003 Tentang masing pihak terkait dengan hubun-
Ketenagakerjaan dan Keputusan Men- Pasal 11 PELANGGARAN OLEH gan kemitraan yang akan dibangun.
teri Tenaga Kerja dan Transmigrasi PEKERJA/BURUH menjelaskan Negosiasi harus dilandasi oleh keingi-
Republik Indonesia Nomor: KEP.220/ langkah-langkah yang harus dilakukan nan masing-masing untuk membentuk
MEN/X/2004 Tentang Syarat-Syarat perusahaan dan vendor bilamana ter- sebuah hubungan kemitraan jangka
Penyerahan Sebagian Pelaksanaan jadi pelanggaran yang dilakukan oleh panjang yang setara dan seimbang, sal-
Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain. Pekerja/Buruh. ing membutuhkan dan menguntung-
kan. Hal-hal berikut harus dibangun
10 Pasal 3 HUBUNGAN PARA PIHAK Pasal 12 MASA BERLAKU DAN PEN- dan dikembangkan untuk membentuk
menerangkan mengenai hubungan GAKHIRAN PERJANJIAN menjelas- hubungan kemitraan yang baik:
antara para pihak. Inti dari pasal ini kan masa berlaku perjanjian ini, cara
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
JMTContinous Improvement!

Legal Requirements
We have meet all the requirements needed to
operate an outsourcing company!

1. Akte Notaris Pendirian Perusahaan


2. Surat Pengesahan Akte Pendirian Perusahaan
3. Akta Notaris Perubahan Anggaran Dasar Perseroan
Disesuaikan Dengan Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan
Terbatas dan Memuat Kegiatan Usaha Penyedia Jasa
Pekerja/Buruh
4. Persejutuan Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan
5. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) Menengah
6. Surat Ijin Operasional Perusahaan Penyedia Jasa Pe-
kerja/Buruh
7. Surat Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan
(Undang-Undang No.7 Tahun 1981)
8. Surat Keterangan Fiskal (SKF)
9. Sertifikat Kepesertaan Jamsostek
10. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
11. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
12. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP)
13. Izin Tempat Usaha Berdasarkan UU Gangguan
14. Kartu Tanda Anggota Biasa Kamar Dagang dan Industri
(KADIN)

11

www.jmt.co.id
JMTContinous Improvement!

Job Safety is The Number One


Priority for Our Employee!
Especially for those who work in dangerous area. It is our responsibil-
ity to provide all safety equipment needed to our employees and make
sure they are well informed about how accidents can happen.
12

www.jmt.co.id
JMTContinous Improvement!

13

www.jmt.co.id
JMTContinous Improvement!

Some Jobs That Have


Been Outsourced to Us...
Administration
Building Maintenance
Building Supervisor
Cleaning Service
Drafter
Driver
Forklift Driver
Gardener
Helper
Office Boy / Room Boy
Packaging
Photocopier Operator
Receptionist
Sales/SPG
Secretary
Scrap Cleaner
Sludge/Oil Trap Cleaner
Telephone Operator
Warehouse
Web Developer/Programmer
And Many others..

14

www.jmt.co.id
1. Kepercayaan perselisihan serta mengubah hubun- a. Posisi atau pekerjaan apa saja
gan yang baik menjadi hubungan yang yang akan dialihkan dan posisi
Hubungan kemitraan yang dimulai buruk dan dingin antara para pihak. atau pekerjaan apa saja yang
dengan rasa saling curiga akan beraki- tidak dialihkan.
bat buruk dan berujung pada perselisi- 7. Saling membutuhkan b. Alasan mengalihkan posisi atau
han, bahkan pemutusan kerjasama. pekerjaan tersebut.
Oleh karena itu, kepercayaan adalah Dengan kekurangan dan kelebihan c. Perusahaan mana yang dipilih
faktor paling penting dalam menjalin yang dimiliki oleh masing-masing sebagai vendor outsourcing dan
hubungan kemitraan, karena tanpa pihak, rasa saling membutuhkan akan alasan kenapa perusahaan terse-
rasa saling percaya, hubungan kemi- timbul dan menjadi alasan dilak- but yang dipilih.
traan tidak akan berlangsung lama. sanakannya kemitraan ini. Rasa saling d. Kapan rencana penerapan
membutuhkan akan menimbulkan proyek outsourcing akan dimulai
2. Komitmen ketergantungan para pihak yang dan siapa penanggung jawabnya.
melakukan kerjasama. Bila keter-
Komitmen adalah keinginan kuat gantungan ini menjadi manfaat yang 4. Mencari waktu yang tepat untuk
masing-masing pihak untuk men- dirasakan bersama, maka hal ini akan melakukan komunikasi. Komunikasi
jalankan dengan sungguh-sungguh apa menciptakan hubungan kemitraan sebaiknya dilakukan paling tidak satu
yang telah dijanjikan dan disepakati jangka panjang. bulan sebelum rencana penerapan out-
bersama. Komitmen mencerminkan sourcing. Hal ini agar karyawan yang
integritas masing-masing pihak yang 8. Komunikasi yang baik diberhentikan memiliki cukup waktu
melakukan kerjasama. untuk mempersiapkan diri.
Komunikasi yang baik dan lancar
3. Semangat dapat menguatkan hubungan kemi- 5. Mengantisipasi kemungkinan terburuk
traan yang telah terjalin. Hal ini harus bila timbul gejolak dalam karyawan.
Tidak ada hubungan kemitraan diperhatikan demi kelancaran hubun- Siapkan rencana antisipasi bersama
yang dapat berjalan dengan baik gan kemitraan yang telah terjalin tim security dan manajer divisi atau
tanpa didukung oleh semangat untuk dengan baik. Dengan komunikasi yang departemen. Hal ini untuk meng-
melaksanakan perjanjian dengan baik. baik, informasi dan pengetahuan dapat hindari dampak negatif akibat keke-
Semangat untuk bekerja akan tumbuh disampaikan dengan jelas, semua per- cewaan karyawan. Perketat keamanan
dengan sendirinya bisa masing-masing masalahan akan segera tertangani dan aset, termasuk data perusahaan.
pihak melihat manfaat yang mengun- tidak menumpuk atau tertunda.
tungkan dengan adanya hubungan Melakukan komunikasi kepada semua
pihak yang terpengaruh oleh hasil
kemitraan ini. TAHAP 8 keputusan
MENGKOMUNIKASIKAN HASIL
4. Dapat diandalkan KEPUTUSAN
Mengkomunikasikan hasil keputu-
Dapat diandalkan berarti selalu san untuk melakukan outsourcing
Setelah proses negosiasi terkait syarat
berhasil melaksanakan dengan baik kepada seluruh tingkatan, mulai dari
dan ketentuan kontrak selesai dilaku-
apa yang dijanjikan dan menjadi staf hingga direktur. Komunikasikan
kan, saatnya mengkomunikasikan hasil
kewajibannya. Hal ini penting untuk dengan baik dan jelas, seberapa jauh
keputusan untuk melakukan outsourc-
menumbuhkan kepercayaan salah satu pengaruh keputusan untuk melaku-
ing kepada semua pihak yang terpen-
pihak terhadap pihak lainnya, sehingga kan outsourcing terhadap karyawan,
garuh oleh hasil keputusan.
masing-masing pihak merasa aman terutama karyawan yang terpengaruh
dan nyaman dalam hubungan kemi- langsung oleh keputusan ini.
Membuat rencana komunikasi
traan ini.
Bagaimana dengan masa depan
Buatlah rencana komunikasi yang baik
5. Kebersamaan agar tidak muncul rumor dan resis-
mereka saat posisi mereka dialihkan
nanti? Apakah mereka akan di-PHK
tensi dari karyawan yang dapat meng-
Kebersamaan dilandasi oleh visi yang ataukah mereka tetap dipekerjakan
ganggu kemulusan proyek outsourcing.
sama yang dimiliki oleh kedua belah tetapi status hubungan kerjanya
pihak mengenai arah kemitraaan ini. berubah menjadi karyawan outsourc-
1. Identifikasi pertanyaan-pertanyaan
Dengan adanya kebersamaan, semua ing. Jika mereka diberhentikan atau
yang mungkin muncul serta antisipasi
masalah yang timbul dalam hubungan tetap dipekerjakan sebagai karyawan
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
kemitraan ini akan diselesaikan secara outsourcing, bagaimana dengan hak-
tersebut.
bersama-sama tanpa merugikan salah hak pesangon, gaji dan tunjangan
satu pihak. mereka nanti? Apakah akan berubah
2. Menganalisis cara berkomunikasi
atau tetap sama?
yang sesuai. Komunikasi dapat dilaku-
6. Saling menghargai kan melalui rapat rutin atau khusus.
Sebaiknya dilakukan secara terba- TAHAP 9
Hubungan kemitraan yang tidak tas dan tertutup dengan melibatkan MASA TRANSISI PROYEK
dilandasi dengan rasa saling menghar- manajer divisi atau departemen.
gai akan berakibat salah satu pihak Setelah selesai mengkomunikasikan
15
merasa diabaikan/diremehkan. Hal ini 3. Memilah dengan baik hal-hal apa saja keputusan melakukan outsourcing,
dapat memicu kesalahpahaman dan yang akan dikomunikasikan. saatnya anda memulai proyek out-
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
sourcing. Di tahap awal ini ada bebera- vendor adalah: outsourcing saat ini maupun di
pa hal yang harus anda lakukan: 1. Peningkatan efisiensi dan efektivi- masa mendatang, menghindari
tas perusahaan. kelebihan atau kekurangan jumlah
1. Pastikan bahwa semua karyawan yang 2. Peningkatan produktivitas kary- karyawan, sehingga setiap peker-
terlibat dalam proyek outsourcing ini awan. jaan dapat diselesaikan dengan baik
memahami seluruh isi dan persyaratan 3. Peningkatan kepuasan kerja dan dan tepat waktu.
dalam perjanjian atau kontrak yang kualitas pelayanan kepada kary- 3. Menghindari terjadinya tumpang
telah ditandatangani bersama. awan. tindih dalam pelaksanaan peker-
4. Rendahnya tingkat absensi dan jaan.
2. Bentuk tim khusus yang melibatkan perpindahan karyawan. 4. Mempermudah koordinasi,
level supervisor atau manajer dan ber- integrasi dan sinkronisasi dalam
tanggung jawab terhadap kelancaran Untuk mencapai tujuan ini, perusa- perusahaan.
proses transisi ini. haan menuntut vendor outsourcing
untuk dapat mengelola karyawan- Sebelum anda mengirimkan kebutu-
3. Semua anggota tim harus dibuatkan nya secara profesional agar tercipta han karyawan outsourcing kepada ven-
tugas dan tanggung jawab masing- keseimbangan antara kebutuhan SDM dor, anda harus mengetahui karyawan
masing terkait dengan masa transisi dengan tuntutan dan perkembangan seperti apa yang sedang anda cari. Hal
ini. bisnis perusahaan. ini dapat dilakukan dengan membuat
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan
Setiap masalah yang terjadi harus Bagus tidaknya vendor anda dalam yang antara lain berisi tentang:
dicatat dan segera dilakukan tindakan mengelola karyawan mereka menentu- 1. Nama posisi.
koreksi bersama vendor anda. Setelah kan tingkat produktivitas serta disiplin 2. Rincian upah (gaji pokok, tunjan-
tim terbentuk dan siap bekerja, pas- kerja karyawan outsourcing yang mer- gan, benefit lain).
tikan anda memperhatikan hal-hal eka tempatkan di perusahaan anda. 3. Lokasi penempatan.
berikut: Perusahaan, baik besar dengan ribuan 4. Atasan atau penanggung jawab
karyawan maupun kecil dengan belas- karyawan.
1. Bicarakan lebih mendalam bersama an karyawan, sama-sama memerlukan 5. Hari dan jam kerja.
vendor mengenai prosedur-prosedur sistem manajemen SDM yang bekerja 6. Ringkasan pekerjaan dan kondisi
standar terkait kegiatan outsourcing secara efektif dan efisien. kerja.
yang akan diterapkan oleh vendor 7. Tanggung jawab dan tugas utama.
anda di perusahaan. Lihat apakah Untuk mendapatkan sistem ini, 8. Kualifikasi (persyaratan pendidi-
sesuai dan dapat diterapkan dengan pastikan vendor anda telah memiliki kan, usia, status, pengalaman kerja,
baik di perusahaan anda, bila tidak dan menerapkan prosedur-prosedur dsb.).
lakukan penyesuaian. standar yang telah terbukti efektif dan
efisien dalam mengelola SDM. Prose- Setelah perencanaan SDM dilakukan
2. Beritahu vendor hal-hal apa saja dur-prosedur ini antara lain prosedur dan kebutuhan karyawan outsourcing
yang perlu mereka ketahui menge- rekrutmen dan seleksi, pengenalan, telah diidentifikasi, anda dapat me-
nai perusahaan anda terkait dengan penempatan dan pemberhentian, minta formulir permintaan karyawan
pelaksanaan outsourcing. Contoh: pelatihan dan pengembangan SDM, kepada vendor anda.
tata tertib perusahaan, SOP-SOP penilaian kinerja dan pengupahan.
teknis, kebijakan-kebijakan terkait
Kesehatan dan Keselamatan Kerja TAHAP 11
(K3), dsb. Jika diperlukan, lakukan PERENCANAAN SDM
pelatihan bersama.
Perusahaan yang tidak merencanakan
3. Pastikan bahwa komunikasi antara karyawan outsourcing-nya dengan
perusahaan dan vendor dapat ber- baik akan mendapatkan kenyataan
langsung dengan baik. Tentukan PIC bahwa karyawan outsourcing mereka
serta nomor telp atau email yang dapat tidak sesuai baik dari segi kuantitatif,
dihubungi, baik di pihak perusahaan kualitatif, strategi, operasional dan
maupun vendor. Contoh: tentukan fungsional. Padahal, produktivitas
PIC untuk bagian payroll, PIC untuk perusahaan hanya akan meningkat Contoh Formulir Permintaan Karyawan
bagian penagihan, PIC untuk bagian apabila karyawan outsourcing yang
rekrutmen, PIC untuk bagian keperso- ada merupakan karyawan-karyawan
naliaan, dsb. Hal ini penting, agar se- yang telah direncanakan dan disesuai-
TAHAP 12
tiap masalah dapat disampaikan secara REKRUTMEN & SELEKSI
kan dengan kebutuhan perusahaan.
utuh dan ditangani dengan cepat.
Setelah mengisi dengan jelas dan
Tujuan dari perencanaan SDM adalah
lengkap formulir permintaan kary-
TAHAP 10 untuk:
awan dan menyerahkannya kepada
MANAJEMEN SDM 1. Menentukan spesifikasi dan jumlah
vendor anda, vendor akan melakukan
karyawan outsourcing yang akan
16 prosedur rekrutmen dan seleksi untuk
Umumnya, tujuan akhir yang ingin mengisi posisi yang akan dialihkan
mencari karyawan sesuai dengan per-
dicapai perusahaan saat mengalihkan oleh perusahaan.
syaratan yang telah anda tetapkan.
sebagian manajemen SDM-nya kepada 2. Menjamin tersedianya karyawan
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
JMTContinous Improvement!

E-Recruitment System
Our own online recruitment system is a
powerful, easy to use and simple to
understand. It is designed to help
jobseekers to search jobs and
recruiters to advertise jobs
in Indonesia.

LowonganKerjaSMA.com Lowongan Kerja Khusus SMA & Sederajat

EngineeringJobs.co.id Lowongan Kerja Khusus Teknik


17

www.jmt.co.id
JMTContinous Improvement!

We Help You Stay


Lean & Nimble!
By turning your fixed HR costs into
variable ones. Pay only for what you
need.

18

www.jmt.co.id
yang nantinya dikirimkan kepada wawancara oleh user di perusahaan
anda patut dipertanyakan karena telah dan mencegah vendor menempatkan
melibatkan uang atau keuntungan bagi karyawannya tanpa persetujuan tertu-
vendor yang seharusnya tidak ada. lis dari perusahaan.

2. Vendor yang baik memiliki komitmen


kuat untuk mendapatkan karyawan
yang berkualitas. Hal ini dibuktikan
oleh adanya prosedur standar dalam
melakukan rekrutmen dan seleksi
karyawan mereka. Prosedur ini mutlak
dibutuhkan untuk menjaga konsistensi
dan kemampuan telusur apabila kary-
awan yang lulus ternyata bermasalah
dikemudian hari.

Sumber tenaga kerja yang biasa digu-


nakan oleh PT. Jasa Mandiri Techgraha Contoh Formulir Rekomendasi Kandidat Yang
adalah: Lulus

1. Sumber Internal Vendor akan memanggil kembali


Database pelamar, mantan karyawan kandidat yang direkomendasikan oleh
dengan reputasi baik. perusahaan untuk menandatangani
Prosedur Standar Rekrutmen & Seleksi JMT
kontrak atau Perjanjian Kerja Waktu
2. Sumber Eksternal Tertentu (PKWT). PKWT ini dilampir-
Beberapa keuntungan melakukan
Iklan (online recruitment dan surat kan dengan:
rekrutmen dan seleksi dengan meng-
kabar), mailing list, rekomendasi dari 1. Formulir persetujuan upah dan
gunakan vendor adalah:
karyawan atau rekan bisnis, lembaga tunjangan.
1. Anda dapat berkonsentrasi pada
pendidikan, organisasi professional, 2. Pernyataan kerahasiaan.
kegiatan yang lebih penting.
job expo, kerjasama dengan agen 3. Tata tertib dan peraturan perusa-
2. Anda dapat menggunakan keahl-
tenaga kerja. haan.
ian dan jaringan yang dimiliki oleh
4. Dokumen-dokumen lainnya.
vendor.
3. Vendor dianggap lebih mengerti PT. Jasa Mandiri Techgraha memiliki
standar bahwa setiap permintaan satu Setelah kontrak dilakukan, vendor
mengenai peraturan ketenagaker-
orang karyawan oleh perusahaan, akan menjelaskan berbagai hal-hal
jaan daripada perusahaan, sehingga
berarti PT. Jasa Mandiri Techgraha penting yang bersifat non-teknis yang
dapat mengurangi resiko hukum.
harus mengirimkan setidaknya tiga perlu diketahui oleh karyawan, me-
4. Waktu, tempat dan biaya yang di-
orang kandidat yang telah lulus tes liputi periode cut-off absensi, waktu
gunakan untuk iklan, seleksi doku-
dan wawancara kepada perusahaan. pembayaran upah, rincian dan cara
men, tes dan wawancara awal dapat
Setelah melakukan rekrutmen dan menghitung upah (termasuk penjela-
dihemat, karena semua dilakukan
seleksi, vendor akan mengantarkan san mengenai potongan pajak, iuran
oleh vendor.
kandidat terpilih kepada perusahaan JHT dan potongan payroll oleh bank),
5. Nama perusahaan dan status anda
untuk dites lebih lanjut. hak istirahat/cuti (bila ada), pelatihan
yang sedang mencari karyawan
yang akan diberikan, fasilitas Jam-
baru tetap rahasia, hal ini biasanya
sostek dan cara menggunakannya, dsb.
dianggap penting oleh perusahaan-
perusahaan besar untuk meng-
hindari hujan lamaran, baik TAHAP 13
yang dikirim via pos maupun yang PENEMPATAN & ORIENTASI
datang langsung.
Setelah proses rekrutmen dan seleksi
Untuk mendapatkan karyawan yang selesai dilaksanakan dan karyawan
tepat dan terbaik bagi perusahaan, baru telah dikontrak, vendor akan
anda harus memastikan bahwa vendor menugaskan pengawas lapangan
anda memiliki reputasi baik. Hal ini untuk mengantarkan karyawan baru
dapat dilakukan dengan dua cara. tersebut ke lokasi penempatannya.
Formulir serah terima karyawan ditan-
Contoh Formulir Pengantar Kandidat
1. Lakukan penyelidikan untuk menge- datangani sebagai bukti penempatan
tahui apakah vendor anda memperda- karyawan baru.
Jika ada kandidat yang lulus, maka
gangkan kebutuhan karyawan kepada
perusahaan mengisi formulir reko- Perusahaan dan vendor kemudian
para pelamar atau tidak. Bila ya,
mendasi kandidat yang lulus dan dikir- bekerjasama melakukan orientasi atau
maka dapat dipastikan bahwa vendor
imkan kepada vendor. Hal ini penting pengenalan karyawan baru. Kegiatan 19
anda adalah vendor dengan reputasi
sebagai bukti persetujuan perusahaan ini dilakukan di lokasi penempatan
buruk. Proses rekrutmen dan seleksi
atas kandidat yang telah lulus tes dan yang ditunjuk oleh perusahaan. Hal-
serta kualitas dari kandidat-kandidat
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
hal yang umum diberikan pada saat Program pelatihan meliputi penentuan
orientasi antara lain: metode dan materi pelatihan. Setelah
itu, perusahaan menyerahkan pro-
1. Hal-hal terkait perusahaan penempa- gram pelatihan kepada vendor untuk
tan, meliputi sejarah, visi, misi, sasa- dieksekusi.
ran dan tujuan perusahaan, struktur
organisasi, produk/jasa perusahaan, Vendor melakukan pelatihan di peru-
fasilitas-fasilitas dalam perusahaan, sahaannya sendiri atau bekerjasama
peraturan, tata tertib dan kebijakan dengan lembaga pelatihan milik
perusahaan, buku pedoman karyawan pemerintah atau swasta. Biaya yang
(bila ada), prosedur K3, dsb. timbul kemudian ditagihkan kepada
2. Tugas dan tanggung jawab karyawan, perusahaan. Hal ini dikarenakan pela-
meliputi penjelasan mengenai lo- tihan dilakukan atas permintaan dan
kasi kerja, uraian tugas dan tanggung kebutuhan pihak perusahaan. Tujuan
jawab, jadwal kerja, peralatan kerja, dari pelatihan antara lain:
hubungan dengan bagian/unit kerja 1. Meningkatkan keahlian dan penge-
lain, dsb. tahuan kerja.
3. Perkenalan kepada supervisor/penga- 2. Meningkatkan kuantitas dan kuali-
was, atasan langsung di perusahaan tas pekerjaan.
dan rekan kerja. 3. Meningkatkan efisiensi dan efekti-
Prosedur Standar Penilaian Kinerja JMT
vitas kerja.
4. Menurunkan jumlah kecelakaan
Ada 10 poin kinerja yang dinilai dan
kerja.
dikelompokkan menjadi tiga kategori:
5. Memperbaiki moral karyawan.
1. Kemampuan melaksanakan tugas:
6. Meningkatkan disiplin dan moti-
penguasaan pekerjaan, pengetahuan
vasi kerja.
tentang tugas, cara mengerjakan
7. Menurunkan turnover, ketidakha-
tugas, sistem dokumentasi, manaje-
diran dan peningkatan kepuasan
men waktu dan komunikasi.
kerja.
Contoh Formulir Serah Terima Karyawan
2. Hasil pekerjaan: kualitas hasil
pekerjaaan dan pencapaian target.
TAHAP 15 3. Disiplin: kehadiran dan penampi-
TAHAP 14 PENILAIAN KINERJA lan.
PELATIHAN
Secara berkala, vendor bekerjasama
Jika diperlukan, perusahaan dapat dengan perusahaan melakukan pe-
melakukan pelatihan kepada karyawan nilaian kinerja atas karyawan out-
outsourcing atau bekerjasama dengan sourcing yang ditempatkan di perusa-
vendor. Teknis dan biaya yang timbul haan. Di PT. Jasa Mandiri Techgraha,
harus dibicarakan terlebih dahulu karyawan outsourcing dinilai kinerjan-
bersama-sama. ya setiap tiga bulan sekali. Tujuan dari
penilaian kinerja ini adalah:
1. Sebagai alat untuk menjaga tingkat
kinerja.
2. Sebagai alat untuk membantu
dan mendorong karyawan untuk
Contoh Formulir Penilaian Kinerja
mengambil inisiatif dalam rangka
memperbaiki kinerja.
3. Memperkuat hubungan antara Setelah dilakukan penilaian kinerja,
karyawan dengan JMT dan user vendor kemudian membahas hasilnya
melalui diskusi tentang kemajuan untuk merumuskan tindak lanjut apa
kerja mereka. yang tepat bagi karyawan outsourc-
4. Meningkatkan motivasi dan etos ing yang mendapatkan nilai rendah,
kerja. sedang atau tinggi. Vendor kemudian
5. Pembeda antara karyawan satu den- membuat summary dan melaporkan-
gan yang lain. nya kembali kepada perusahaan.
6. Mengidentifikasi dan menghilan-
gkan hambatan-hambatan agar
Prosedur Standar Pelatihan JMT kinerja menjadi lebih baik.
7. Dasar bagi pemutusan hubungan
Pertama, perusahaan mengidentifi- kerja, pemberian sanksi ataupun
kasi kebutuhan pelatihan dan sasaran hadiah.
20 yang ingin dicapai. Kemudian perusa-
haan merancang program pelatihan Contoh Formulir Laporan Penilaian Kinerja
yang sesuai dengan sasaran tersebut.
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
Setelah dihitung, dikonfirmasikan ing tidak masuk kedalam jenis barang
kembali, dan disetujui oleh perusa- dan jasa yang tidak dikenakan PPN,
haan, vendor kemudian melakukan sehingga wajib membayar PPN. Dasar
pembayaran upah melalui transfer pengenaan pajak adalah sebesar selu-
bank atau tunai (untuk yang belum ruh tagihan yang diminta oleh vendor
memiliki rekening bank) di akhir bu- outsourcing kepada perusahaan (ter-
lan. Slip gaji dicetak dan didistribusi- masuk tagihan atas upah dan manage-
kan kepada semua karyawan outsourc- ment fee).
ing, agar karyawan dapat memeriksa
Contoh Formulir Rencana Tindak Lanjut Lapo- kebenaran dari hak kompensasinya. 2. Pajak Penghasilan Pasal 23
ran Penilaian Kinerja
Sesuai dengan Pasal 1 ayat 2 huruf k
Peraturan Menteri Keuangan Nomor:
TAHAP 16 244/PMK.03/2008, jasa penyedia
KOMPENSASI & TAGIHAN tenaga kerja (outsourcing services)
termasuk jasa lain yang dipotong Pajak
Hak Karyawan Terkait Pengupahan Penghasilan sebesar 2% (dua persen)
dari jumlah bruto tidak termasuk PPN.
Sesuai peraturan perundangan, kary-
awan outsourcing setidaknya memiliki Lebih lanjut dalam Surat Edaran No-
hak sebagai berikut: mor: SE-53/PJ/2009 yang dimaksud
dengan jumlah bruto adalah jumlah
1. Upah minimum seluruh penghasilan tidak termasuk
Sesuai dengan Peraturan Menteri pembayaran gaji, upah, honorarium,
Tenaga Kerja Republik Indonesia tunjangan dan pembayaran lain
Nomor: PER-01/MEN/1999 Tentang sebagai imbalan sehubungan den-
Upah Minimum. gan pekerjaan yang dibayarkan oleh
penyedia tenaga kerja kepada tenaga
2. Upah kerja lembur kerja yang melakukan pekerjaan, ber-
Sesuai dengan Keputusan Menteri dasarkan kontrak dengan pengguna
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Re- Prosedur Standar Penagihan JMT jasa. Pembayaran tersebut harus dapat
publik Indonesia Nomor: KEP-102/ dibuktikan dengan kontrak kerja dan
MEN/VI/2004 Tentang Waktu Kerja Vendor kemudian melakukan penagi- daftar pembayaran gaji, upah, honorar-
Lembur dan Upah Kerja Lembur. han kepada perusahaan dengan ium, tunjangan dan pembayaran lain
melampirkan dokumen-dokumen yang sebagai imbalan sehubungan dengan
3. Tunjangan Hari Raya (THR) diperlukan, antara lain: pekerjaan sebagaimana dimaksud di
Sesuai dengan Peraturan Menteri 1. Rekapitulasi tagihan, yang berisi atas.
Tenaga Kerja Republik Indonesia rincian upah karyawan.
Nomor: PER-04/MEN/1994 Tentang 2. Kwitansi bermaterai. Berdasarkan peraturan tersebut, jum-
Tunjangan Hari Raya Keagamaan 3. Faktur pajak. lah bruto yang dimaksud adalah jasa
Bagi Pekerja di Perusahaan. 4. Laporan absensi. manajemen (management fee) tidak
5. Perintah kerja lembur. termasuk gaji karyawan.
4. Jaminan Sosial Tenaga Kerja
(Jamsostek) Kewajiban Pajak Outsourcing 3. Contoh tagihan
Sesuai dengan Keputusan Menteri
Tenaga Kerja Republik Indonesia 1. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Total upah karyawan : Rp 1.000,-
Nomor: KEP-150/MEN/1999 Tentang Management Fee 10% : Rp 100,-
Penyelenggaraan Program Jaminan Outsourcing adalah kegiatan penye- Tagihan sebelum Pajak : Rp 1.100,-
Sosial Tenaga Kerja Bagi Tenaga diaan jasa pekerja/buruh, dimana PPN 10% : Rp 110,-
Kerja Harian Lepas, Borongan dan pekerja/buruh dikontrak oleh perusa- Tagihan setelah pajak : Rp 1.210,-
Perjanjian Kerja Waktu Tertentu. haan penyedia jasa dan ditempatkan PPh 23 (2%*Fee) : Rp 2,-
pada perusahaan pengguna jasa. Kary-
Proses Penagihan awan outsourcing merupakan kary- Jumlah yang dibayarkan kepada ven-
awan perusahaan penyedia jasa bukan dor setelah dikurangi dengan PPh 23
Di PT. Jasa Mandiri Techgraha, periode karyawan perusahaan pengguna jasa, adalah: Rp 1.208,-
perhitungan upah karyawan outsourc- dan perusahaan penyedia jasa melaku-
ing adalah tanggal 21 bulan ini s/d 20
bulan berikutnya. Pengumpulan lapo-
kan pembayaran secara langsung gaji, TAHAP 17
upah, honorarium, tunjangan dan PENANGANAN KELUHAN
ran absensi dan perintah kerja lem- sejenisnya kepada karyawan outsourc-
bur karyawan outsourcing dilakukan ing-nya.
setiap tanggal 21 setiap bulannya, dan Kepuasan pelanggan adalah kunci dari
kelangsungan kerjasama bisnis jangka
kemudian dilanjutkan dengan proses Oleh karena itu, sesuai dengan Su- 21
perhitungan upah oleh departemen panjang. Vendor yang berkomitmen
rat Edaran Direktur Jenderal Pajak kuat terhadap peningkatan kepuasan
payroll dan pajak. Nomor: SE-05/PJ.53/2003, outsourc- pelanggan wajib memiliki prosedur
Find more information about us at http://www.jmt.co.id
standar bagaimana cara mengatasi ketenagakerjaan, dll.
keluhan dari para pelanggannya.
Saat anda melakukan rapat atau
berdiskusi dengan vendor anda, pasti-
kan bahwa mereka memiliki kemam-
puan untuk melakukan pekerjaan-
pekerjaan tersebut.

TAHAP 18
MENGEVALUASI PROYEK OUT-
SOURCING

Di akhir periode perjanjian, setidaknya


tiga bulan sebelum perjanjian antara
perusahaan dan vendor berakhir, peru-
sahaan harus mengevaluasi beberapa
Prosedur Standar Survey Pelanggan JMT hal:
1. Apakah keputusan melakukan
outsourcing secara umum men-
guntungkan perusahaan atau malah
merugikan perusahaan?
2. Jika menguntungkan, seberapa
besar dampaknya terhadap perusa-
Prosedur Standar Keluhan Pelanggan JMT haan?
3. Apakah sasaran dan tujuan perusa-
PT. Jasa Mandiri Techgraha, berkenaan haan melakukan outsourcing telah
dengan persyaratan ISO 9001:2008 tercapai?
telah merancang dan menerapkan 4. Bagaimana dengan kinerja vendor,
prosedur standar untuk menangani ke- apakah sesuai dengan harapan
luhan pelanggan. Prosedur ini dibuat perusahaan?
untuk memastikan bahwa seluruh Contoh Formulir Survey Pelanggan
masalah atau keluhan pelanggan dapat Lakukan diskusi dengan manajemen
segera ditangani dan terdokumentasi dan pimpinan divisi/departemen un-
dengan baik. tuk menjawab pertanyaan ini, kemu-
dian putuskan langkah apa yang akan
diambil setelah perjanjian outsourcing
berakhir. Ada tiga keputusan utama
yang mungkin akan muncul:
1. Memberhentikan proyek outsourc-
ing, dan kembali mengambil alih
pekerjaan-pekerjaan yang sebelum-
nya dialihkan.
2. Mengganti vendor, apabila di-
anggap tidak dapat memperbaiki
kinerjanya
3. Memperpanjang perjanjian dengan
maupun tidak merubah perjanjian
Contoh Formulir Keluhan Pelanggan
yang ada.
Setiap keluhan pelanggan akan dicatat Apapun keputusan anda, pastikan
dan dipelajari, kemudian diambil tin- keputusan ini adalah keputusan ter-
dakan koreksi atau pencegahan meng- baik untuk perusahaan dan pelanggan
gunakan prosedur standar permintaan anda!
tindakan koreksi dan pencegahan. Prosedur Standar Permintaan Tindakan Koreksi

Setiap akhir tahun, PT. Jasa Mandiri


dan Pencegahan JMT
TERIMA KASIH
Techgraha juga mengadakan survey Selain dari apa yang telah kita bahas
kepuasan pelanggan untuk menge- Telah bersedia meluangkan waktu
di atas, sebenarnya masih banyak
tahui persepsi pelanggan terhadap dan perhatian anda membaca
pekerjaan yang menjadi kewajiban
pelayanan PT. Jasa Mandiri Techgraha. brosur kami ini. Semoga kita dapat
pihak vendor seperti hubungan in-
Hasil survey didiskusikan dalam rapat bekerjasama membentuk hubun-
dustrial, yaitu bagaimana memelihara
22 internal untuk kemudian dibuatkan hubungan dengan pekerja, menangani
gan kemitraan yang baik dan saling
rencana dan program perbaikan di menguntungkan!
perselisihan perburuhan, administrasi
saat memasuki tahun berikutnya. kepegawaian, pengelolaan laporan
PT. Jasa Mandiri Techgraha - An ISO 9001:2008 Certified Outsourcing Services Company
JMTContinous Improvement!

Focus on Core
Business!
Focus on the more important
business issues associated
with meeting your customer
needs.

Free Up Your
Time & Resources!
Let us deal with the complicated, risky,
time consuming, non-core parts of your
business.

23

www.jmt.co.id
JMTContinous Improvement!

Some of Our Clients


As the business grows, they know they
cannot handle all the tasks. They hire us
to do the non-core works.
PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia
PT. Yamaha Music Manufacturing Asia
PT. Nusa Toyotetsu Corporation
PT. Central Proteina Prima Tbk.
PT. Toyota Astra Motor
PT. Dentsu Indonesia
PT. Indospring Tbk.

24

www.jmt.co.id

Anda mungkin juga menyukai