REDACCIN Y ELABORACIN DE CARTAS COMERCIALES, DOCUMENTOS OFICIALES Y DOCUMENTOS

COMERCIALES

Redactar es escribir nuestros pensamientos ordenados con anterioridad. Lo importante es escribir con
claridad, brevedad y elegancia.

CMO REDACTAR UNA CARTA:

Para redactar bien, es necesario que el redactor fije ciertas condiciones que debe llenar el mensaje:
1. Para qu es el mensaje, o sea, el propsito de la carta (informar, solicitar, saludar, recordar,
reclamar, investigar, renunciar, etc.)
2. Para quin va ese mensaje. Cmo es la persona? (sencilla, orgullosa, de cultura media, etc.)
3. Sobre qu va a tratar, es decir, el asunto en concreto (pedido de mercanca, solicitud de empleo,
renuncia al puesto, de cobro, publicidad, aclarar un asunto, rectificar una equivocacin,
autorizacin de algn asunto, recomendacin de algn empleado, etc.)
4. Jerarquizar los prrafos por orden de importancia. Es conveniente entrar al asunto en el primer
prrafo, o lo ms, en el segundo.
5. Con qu lenguaje se va a dirigir al lector (terminologa comercial, oficial, diplomtica, cientfica,
tcnica o familiar)
6. En qu tono va a redactar la carta: atento, sin adulacin, cordial, convincente, persuasivo,
terminante, dudoso)
7. Estilo, o sea, de qu manera se escribir la carta. En la redaccin de una carta se refleja la manera
de ser del remitente, la personalidad del que la escribi.

IMPORTANCIA EN EL DESARROLLO DE UN ESTILO PROPIO PARA REDACTAR:

La mejor forma de desarrollar un buen estilo en la redaccin de cartas o documentos, es la de escribir
como hablamos; en el supuesto de que hablamos correctamente, con sencillez y elegancia.

Para redactar bien, es necesario que el redactor fije claramente cul es el objetivo del mensaje, que lo
que diga despierte el inters en el lector, que la forma como lo dice sea amable, comprensiva y que se
adapte a la personalidad del lector. No todas las cartas pueden ser escritas y redactadas con un mismo
formato; es importante conocer un poco ms sobre la persona a quien le vamos a enviar la carta.
Cuando se recurre a copiar total o parcialmente una carta de un libro de texto, para ser enviada como si
la hubiera escrito uno mismo, se automatiza el documento.

Todas esas frases o formulismos que en una poca se usaron, deben ser totalmente descartados. La
poca actual exige un lenguaje ms coloquial, una expresin escrita basada en lo moderno. La forma del
hombre antiguo o de hace algunos aos es muy diferente de la del hombre de hoy. Sus necesidades son
distintas y sus intereses son otros; por lo tanto, su forma de expresin oral y escrita tiene que variar. En
la actualidad, el hombre evita el exceso de cortesa y el formulismo que se torn habitual en una poca.
Se busca que el escrito, carta o documento sea funcional. No se puede seguir empleando las frases de
hace mucho tiempo, que carecen de modernidad, de actualidad. Por ejemplo: antes se usaba Ruego a
usted muy atentamente se sirva a bien disponer o autorizar Ahora se usa: Mucho le agradecer dar
su autorizacin

La forma de expresin de un hombre denota cmo es su educacin, cultura, forma de ser, etc. Si
demuestra descuido al escribir y usa un vocabulario pobre y ordinario; su personalidad ser reflejada de
distinta manera que la de una persona que escribe con claridad, precisin y sencillez en su vocabulario.
Para lograr un estilo adecuado, es conveniente observar ciertos lineamientos o requisitos que debe llenar
nuestro mensaje:
CLARIDAD: significa que lo que se escriba sea comprensible al lector;
Escriba observando las reglas ortogrficas.
Usar una correcta puntuacin.
Usar un lenguaje sencillo y no escribir con vocabulario rebuscado y pomposo que denote
petulancia por parte del remitente.
No usar abreviaturas dentro del cuerpo de la carta.
Si se usan siglas, stas deber ir ratificadas con el nombre completo.
Usar las palabras con toda propiedad y escribir oraciones construidas de acuerdo a las
recomendaciones gramaticales.

NATURALIDAD: esta caracterstica es bsica en los escritos; conduce al lector a escribir o redactar sin
adulaciones, sin formulismos, sin grosera, sin palabras de doble sentido, sin vulgaridad. Exige
vocabulario sencillo, frases naturales de cortesa, sinceridad en lo que se dice.

PRECISIN: consiste en utilizar las palabras precisas que den el verdadero sentido que se desea dar al
mensaje. Para observar esta caracterstica en el estilo, es conveniente usar con ms frecuencia el
diccionario y leer libros de autores famosos.

CONCISIN O BREVEDAD: esta es una caracterstica que le da al mensaje concrecin, que permite
escribir en pocas palabras todo lo que deseamos decir, sin recurrir al circunloquio (rodeo, ambigedad)
que adorna y empobrece a la vez nuestro mensaje. En la actualidad, es necesario ir al grano para
economizar tiempo y energas. La concisin no significa ser irrespetuoso; podemos ser corteses y
amables, pero breves.

ARMONA: todo ser humano es amante de la belleza y la armona. Escribir con armona, es escribir con
sonoridad; es decir, que el conjunto de palabras estn combinadas o entrelazadas de manera que al
leerlas en voz alta, su sonido sea agradable, aunque lo que se diga no sea necesariamente aspectos
positivos de un asunto.
Es conveniente evitar el choque fuerte de palabras o el uso excesivo y continuo de monoslabos.
Es importante evitar la cacofona (cacos=malo, fonos=sonido).

INTERS: este aspecto persigue despertar en el nimo del destinatario la curiosidad, la atencin,
incentivar y causar una buena impresin. El redactor debe evitar caer en lo rutinario (cartas de
machote), en lo impersonal, en lo abstracto, en lo vano.
Cada carta debe tener el toque personal del redactor; y demostrar la habilidad que tuvo ste en
despertar el inters en el lector.
Los argumentos presentados en una carta, deben ser de suficiente peso para que convenzan
positivamente al lector; y ste acte de acuerdo a nuestros deseos.

ASPECTOS FISICOS DE LA CARTA

MEMBRETE: es la identificacin que se hace del remitente de una carta. Generalmente se imprime en la
parte superior de la hoja de papel, pero puede ir en cualquiera de los dos extremos superiores. Algunas
empresas tienen un tipo de membrete que cubre toda la hoja y otras usan un rayado vertical en la parte
izquierda del papel.
En el membrete puede ir:
El nombre de la institucin Direccin electrnica
Su lema Nombre de la ciudad
Direccin y telfono-s Otros.
NOMBRE DE LA CIUDAD Y FECHA: si en el membrete no va el nombre de la ciudad; deber ponerse sta
en la fecha. De lo contrario, basta poner solamente la fecha. La fecha se escribe poniendo primero el
da, luego el nombre del mes (con minscula) y seguidamente el ao (sin utilizar la coma, ya que en los
nmeros de cuatro dgitos, no se recomienda escribir ni punto ni coma.

DESTINATARIO: el destinatario comprende:

a. El tratamiento de seor, seora, seorita; en su lugar, puede emplearse el ttulo de la persona. Hoy
en da, NO es muy recomendable usar el tratamiento de seor y agregar el ttulo.
El destinatario de un sobre tiene que ser igual al escrito en la carta. Aunque el sobre se entregue
personalmente, siempre debe ser de tres lneas como mnimo y escribir el nombre de la ciudad.

b. El nombre completo de la persona. Debe respetarse la ortografa del nombre y el gusto del destinatario
en la forma de escribir su nombre.

c. Puesto que desempea la persona. Si el nombre de la persona es corto, puede escribirse en la misma
lnea el puesto que desempea, anteponindole una coma. Si el nombre de la persona es largo, es mejor
escribir el puesto en otra lnea. Una coma puede sustituir a las palabras de o de la.
Ejemplo:
Licenciado
Roberto Valdeavellano Castillo
Jefe, Departamento de Personal

d. Nombre completo de la institucin. No es conveniente escribir slo las siglas, ni aun en el caso de
escribir cartas internas.

e. Nombre del edificio y el nivel. Estos datos se colocan en la carta y en el sobre. Es importante colocar
estos datos para una mayor informacin del destinatario.
Ejemplo:
Doctor
Erwin Alemn, Director
Instituto de Nutricin
Edificio El Tringulo Nivel 17
7. Avenida 15-46, zona 4
Guatemala, Guatemala.

f. Direccin exacta. Al escribir la direccin hay que respetar la numeracin de calles y avenidas. En
Guatemala, de la 1. A la 10. Se conocen con nmeros ordinales. A partir de la 11 en adelante, los
nmeros son cardinales. Despus del nmero de la casa se coloca una coma y luego la palabra zona
que puede ir con mayscula, minscula o abreviatura; lo mismo se puede hacer con las palabras calle o
avenida.

g. Nombre de la ciudad. Las palabras presente y ciudad no se recomiendan porque son ambiguas y
no significan nada. Es mejor usar el nombre de la ciudad.

TRATAMIENTO, SALUDO O VOCATIVO: el tratamiento que se le da a una persona, depende del grado de
familiaridad o confianza que se le tenga. Si se escribe la palabra estimado o apreciado es porque se le
estima o aprecia. No se recomienda el uso de los adjetivos estimable o apreciable, ya que indica en la
persona que los usa, una actitud an no consumada. estimable o apreciable significa que puede llegar
a ser estimada o apreciada, no que lo sea para uno.
Cuando la carta es eminentemente oficial, es conveniente tratar a la persona por el puesto que
desempea; de lo contrario, puede tratrsele por su nombre o por su ttulo acadmico. El tratamiento,
sea cual fuere, debe ser siempre deferente y respetuoso.

La palabra seor en el saludo o vocativo se escribe sin abreviatura y siempre deber escribirse con inicial
mayscula.

En la correspondencia diplomtica se utilizan saludos muy especiales como:

Excelentsimo seor Embajador

En la correspondencia familiar, el tratamiento es de mucha confianza.

Querida mam, Querida amiga.

INTRODUCCIN DE LA CARTA: la introduccin de una carta es la motivacin de la misma; ste tiene que
ser sumamente interesante para provocar toda la atencin en el lector. Las frases rutinarias y muy usadas
no causan una buena impresin. Es necesario usar frases originales, personales o propias que
demuestren la creatividad del remitente.

DESPEDIDA: la despedida puede catalogarse como el cierre de una carta. Existen cartas que requieren
una despedida larga y otras que exigen una despedida corta.
a. Despedidas cortas: Atentamente, Respetuosamente, Cordialmente, Sinceramente,
Afectuosamente, Muchas gracias.
b. Despedidas largas:
En espera de sus noticias, quedo de usted muy atentamente,
En espera de que mi solicitud tenga su aprobacin, quedo de usted atento servidor,
Nuevamente muchas gracias,
Mucho agradecer la atencin que d a mi solicitud; y en espera de su respuesta quedo muy
atentamente,

ANTEFIRMA: la antefirma puede ser el nombre de un departamento o el lema de alguna institucin. Esta
debe ser escrita totalmente en mayscula y despus de la despedida corta o larga.
Ejemplo:

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Lic. Mario Hugo Rosal Paz

Jefe

FIRMA O NOMBRE MECANOGRAFIADO DE LA PERSONA: la firma en la carta no es ms que el nombre

mecanografiado de la persona que la enva. El propsito de escribir el nombre de la persona es para
identificar quin es el remitente; ya que en la mayora de los casos, la firma no se entiende.

El nombre del remitente debe escribirse con inicial mayscula, anteponindole su ttulo acadmico.
La lnea que se coloca arriba del nombre mecanografiado del remitente, es innecesaria; ya que las
personas al firmar no la necesitan.

Si son varias personas las que firman una carta o documento, es conveniente buscar la esttica en la
colocacin de los nombres. Es muy importante escribir primero los nombres de las personas segn su
jerarqua.
Si la carta es firmada por una persona, y debe llevar el visto bueno del jefe; es correcto escribirlo as:

Atentamente,

Ana Mara Escobar Ramrez

Secretaria

Vo.Bo.
Licda. Lupe Palomo de Meneses
Directora del rea Secretarial

El sello de la institucin o del departamento se coloca de preferencia, en el lado izquierdo de la firma; sin
embargo, no est impuesto o establecido el lugar.

En las cartas de solicitud de empleo, se recomienda escribir abajo del nombre, la direccin y telfono del
remitente.

OTROS ADITAMENTOS (complementos):

Se consideran aditamentos a todos los agregados que se escriben despus de la firma. Los aditamentos
ms conocidos son.

P.S Post Sciptum (despus de lo escrito)

N.B Nota Bene (ntese bien)
C.C Con copia o copia carbn
Adj. Adjunto
Incl. Incluyo
Anexo. Se usa cuando se anexa o adjunta algo a la carta.
Iniciales: Las iniciales se escriben siempre al final de todos los aditamentos para sealar que todo lo
escrito en la carta est respaldado por dos o ms personas.
Generalmente las iniciales de las personas que firman la carta se escriben primero y con mayscula; y
luego con minscula la iniciales de la persona que la mecanografa. Si en la hechura de una carta
interviene tres personas: la que firma la que redacta y la que la mecanografa, deben de colocarse con
mayscula la de las dos personas primeras y luego con minscula la de la tercera.
Ejemplo:
HR/ Sm HR/LM/sm

En la actualidad: si es hombre deber colocar inicial de su primer nombre y escribir su primer apellido.
Si es mujer escribir su primer nombre y colocar la inicial de su primer apellido.
 ESTETICA DE LA CARTA

Adems de la redaccin de una carta, la esttica de la misma es de vital importancia. La distribucin de

las partes de un documento debe ir balanceadas o equilibradas dentro de la hoja de papel, para que la
impresin de nuestro mensaje sea agradable.

Tamaos de las cartas:

0 a 50 palabras: telegramas o Cablegrama

50 a 100 carta corta o pequea

101 a 200 carta mediana

201 a 300 carta larga o grande

301 en adelante carta de dos pliegos

El tamao de una carta se mide por el nmero de palabras que tiene el texto de la misma.

Medidas de una carta:

Carta grande mediana pequea
Espacios que se dejan del
borde superior a la fecha: 10 12 14 14

Espacios que se dejan de la

fecha al destinatario: 4 6 8

Espacios que se dejan del

destinatario al vocativo: 2 2 2

Espacios que se dejan del

vocativo a la introduccin
de la carta: 2 2 2

Espacios que se dejan entre

un prrafo y otro: 2 2 2

Espacios que se dejan del

ltimo prrafo para la des-
pedida: 2 2 2

Espacios que se dejan de la

despedida para la antefirma: 2 2 2

Espacios que se dejan de la

antefirma para la firma: 46 4 6 46
Espacios que se dejan de la
firma a los aditamentos: 12 23 34

Espacios que se dejan entre

un aditamento y otro. 1 1 1

Estilos de las cartas:

1. Estilo Bloque extremo: consiste en que todas las partes de la carta principian en el margen
izquierdo u los prrafos no llevan sangra.

2. Estilo bloque: La fecha, despedida corta, antefirma y firma se colocan a partir de la mitad de la
hoja de papel. Las dems partes de la carta se escriben a partir del margen izquierdo y los
prrafos no llevan sangra.

3. Estilo semibloque: Es parecido al estilo anterior, con la nica diferencia de los prrafos llevan una
sangra de cinco o diez espacios.

4. Estilo Sangrado: Consiste en que el destinatario, la despedida corta, antefirma i firma se escriben
con una sangra de tres espacios entre lneas y lnea. Los prrafos llevan una sangra de cinco o
diez espacios, ni menos ni ms.

5. Estilo colgante: consiste en que la primera lnea del destinatario es la nica que se escribe sin
sangra; las dems llevan una sangra de tres espacios. Lo mismo se hace con la despedida,
antefirma, y firma.

Puntuacin de las Cartas:

Esta puntuacin se refiere a la forma de puntuar las diferentes partes de la carta, menos el
cuerpo o texto de la misma. Existen tres clases, a saber.

1. Puntuacin cerrada o completa: consiste en que al final de la fecha se escribe punto. Al final
de cada una de las lneas del destinatario llevan coma, menos en la ltima. Despus del
saludo se escriben los dos puntos.

2. Puntuacin abierta o incompleta: consiste en que no se coloca ningn punto ni coma en

todas las partes de la carta.

3. Puntuacin Estndar: consiste en colocar dos puntos en el saludo o vocativo y coma en la

despedida corta o larga.
Del borde de la hoja al membrete 4 espacios
____________________________
______________________________Membrete
____________________________
Carta grande: 10 espacios
Del borde de la hoja hacia la fecha Carta mediana: 12 14 espacios
Carta pequea: 14 espacios

Fecha ___________________________________

Carta grande: 4 espacios

Carta mediana 6 espacios
Carta pequea: 8-10 espacios

___________________________
___________________________ Destinatario
___________________________

2 espacios
_________________________ Tratamiento, saludo o vocativo

2 espacios
Introduccin de la carta_____________________________________
______________________________________________________________________________
____________________________________

2 espacios
2do. prrafo______________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________

2 espacios
3er.Prrafo________________________________________
______________________________________________________________________________
__________________________________________________

2 espacios
Despedida corta__________________________

2 espacios
Antefirma___________________________

4 espacios
Firma ____________________
Puesto___________________

2 4 espacios
_________ Aditamentos
_________
 EJEMPLO DEL ESTILO BLOQUE EXTREMO CON PUNTUCIN ABIERTA

Guatemala, 20 de enero de 20__

Seorita
Georgina Sandoval Paz
7. Avenida 3-24, zona 1
Guatemala

Estimada seorita Sandoval

Me es grato dar respuesta a su carta del 2 de enero, en la cual solicita informacin sobre el estilo Bloque
Extremo. Al respecto puedo informarle que es el estilo ms sencillo, que requiere menos esfuerzo y el
ms econmico, ya que todas las partes de la carta principian en el margen izquierdo.

Este estilo no es muy artstico, ya que el peso recae en un solo lado, o sea, el margen izquierdo. Muchas
personas no usan este estilo por su esttica.

No se recomienda usar este estilo cuando la carta se escribe a rengln doble, ya que no es fcil
diferenciar un prrafo de otro. Observar que al principio de prrafo no uso sangra.

Espero que esta informacin le sea de beneficio para que usted tenga una idea ms amplia del estilo
Bloque Extremo.

Atentamente,

Mercedes Cacacho de Figueredo

Catedrtica del programa de
Adiestramiento en el Servicio
 EJEMPLO DEL ESTILO BLOQUE CON PUNTUCIN CERRADA

Guatemala, 20 de enero de 20__

Seorita,
Anil Rodrguez,
10. Avenida A 3-04, zona 2,
Guatemala, Guatemala.

Estimada seorita Rodrguez:

De acuerdo a nuestra conversacin telefnica del 16 de enero, me da mucho gusto informarle sobre las
caractersticas del etilo Bloque.

Este estilo consiste en que la fecha, la despedida corta, antefirma y firma se colocan a partir de la mitad
de la hoja de papel; y los prrafos de la carta no llevan sangra, por esa razn, no es recomendable
hacerla a rengln doble.

La puntuacin que uso en esta carta es la cerrada o completa, que consiste en colocar un punto al final
de la fecha, coma en el final de cada una de las lneas del destinatario, menos en la ltima que lleva
punto. Despus de la despedida se coloca una coma, al final de la firma se pone otra coma y en el puesto
de la persona se coloca un punto. Es importante que recuerde que cuando se habla de puntuacin de las
cartas, no se refiere al texto, sino a las dems partes de la misma.

Espero que esta informacin le sea de provecho y que en su prctica secretarial pueda usar este estilo.

Atentamente,

PROGRAMA DE ADIESTRAMINTO,

Profa. Mercedes C. de Figueredo,

Catedrtica.

McdeF/mcdef.
 EJEMPLO DEL ESTILO SEMIBLOQUE CON PUNTUACIN COMPLETA

Guatemala, 20 de enero de 20__.

Seorita
Marisol Camey,
Avenida Elena 3-40, zona 3,
Guatemala, Guatemala.

Estimada seorita:

De acuerdo a su solicitud del 12 de enero de 1986, con mucho gusto le envo la informacin
sobre el estilo de carta Semibloque.

Para una mayor ejemplificacin, esta carta se la escribo en el estilo Semibloque. Como usted
podr darse cuenta, es un estilo muy atractivo y por esta razn es el que ms se usa en la
correspondencia comercial y oficial.

La fecha, despedida corta, antefirma y firma van escritas a partir de la mitad de la hoja de papel;
las dems partes de la carta principian en el margen izquierdo y todos los prrafos llevan una sangra que
pude ser de cinco o diez espacios.

Mi deseo es que esta breve informacin que le proporciono le sea de mucha utilidad.

Cordialmente,

COLEGIO SANTA MONICA

Herminia Jerez de Lima

Catedrtica
HJdel/mcdef
 EJEMPLO DEL ESTILO SANGRADO CON PUNTUACIN ESTNDAR

Guatemala, 20 de enero de 20___

Seorita
Graciela Lpez
10. Calle 11-47, zona 1
Guatemala, Guatemala

Estimada seorita Lpez:

Gustosamente doy respuesta a su atenta nota del 16 de enero de 1986, en la cual me solicita
informacin y detalles sobre las caractersticas del estilo Sangrado.

En este estilo cada una de las lneas del destinatario lleva una sangra de tres espacios, excepto la
primera. En la forma antes mencionadas se escribe la despedida corta, antefirma y firma (el puesto de la
persona se hace tambin con sangra).

Este estilo requiere demasiado tiempo y mucha dedicacin por parte del remitente; por lo tanto,
es de los menos usados. Se considera uno de los estilos ms conservadores, ya que muchas cartas
manuscritas se hacan en esta forma.

Para clarificar mi explicacin, le escribo esta carta en el estilo sangrado; aunque, en lo personal,
el estilo que yo ms uso es el semibloque.

Afectuosamente,

COLEGIO LAS MERCEDES

Mercedes C. de Figueredo.
Catedrtica
MCdeF/sm
 EJEMPLO DEL ESTILO COLGANTE CON PUNTUACIN ABIERTA

Guatemala, 20 de enero de 20__

Seorita
Gladys Prera
17 Avenida A 0-86, ZONA 15
Vista Hermosa I I
Guatemala, Guatemala

Apreciada seorita Prera

El curso de Cmo ser un eficiente auxiliar del ejecutivo desarrollar el siguiente programa, del 9 de
febrero al 12 de mayo, de 8 a 10 horas, en las instalaciones del INAP, 6. Avenida 13-11, zona 9.

1. El papel de la secretaria en las instituciones gubernamentales.

2. Reglas ortogrficas.
3. Elaboracin de Tcnica de Documentos Comerciales y Oficiales.
4. Clasificacin y Archivo de Documentos
5. Organizacin del Trabajo Secretarial

El curso de Tcnicas Modernas Estenogrficas desarrollar el siguiente programa, del 9 de febrero al 24

de marzo, de 15 a 17 horas, en las instalaciones del INAP.

1. Retroalimentacin de las reglas taquigrficas, frases y gramlogos.

2. Ejercicios de rapidez y exactitud
3. Ejercicios de transcripcin lgica, rpida y exacta.

El curso de Relaciones humanas para las Secretarias realizar un programa sorpresa y se llevar a cabo
del 24 de marzo al 12 de mayo, de 10 a 12 horas. Este curso contar con la participacin de
catedrticos destacados como el Licenciado Ral Roldn Rubn y la Licenciada Mara del Carmen
Garca de Fernndez, profesionales egresados de la Universidad Nacional de Chile.

Ojal que pueda participar en cualquiera de estos cursos que estn prximos a comenzar.

Cordialmente

Mercedes Cacacho de Figueredo

Catedrtica
Estilos y Puntuacin de los sobres:

Los estilos de los sobres son: Bloque, Sangrado y Colgante.

Estilo Bloque Seor

Miguel Garca Melgar
8. Avenida 0-27, zona 2
Guatemala

Estilo Sangrado Seor

Miguel Garca Melgar
8. Avenida 0-27, zona 2
Guatemala

Estilo Colgante Seor

Miguel Garca Melgar
8. Avenida 0-27, zona 2
Guatemala

Las puntuaciones de los sobres son: Cerrada y Abierta.

Puntuacin Cerrada

Seor,
Fernando Soler,
Catedrtico, Programa de,
Adiestramiento en el Servicio,
Instituto Nacional de Adminis-
Tracin pblica -1 N A P- ,
6. Avenida 13-11, zona 2,
Guatemala, Guatemala.

Licenciada,
Irma Fernndez Vielman,
1. Avenida no. 30, zona 1,
Antigua, Guatemala.

Puntuacin abierta
Seorita
Leticia Garca Rosal
2da. Calle 30-23, zona 2
 Quezaltenango

Combinacin de los etilos y puntuaciones de cartas y sobres:

Estilo de cartas Estilo de sobres

Bloque extremo

Bloque Bloque

Semibloque

Sangrado Sangrado

Colgante Colgante

Puntuacin de cartas. Puntuacin de sobres

Estndar
Abierta
Abierta

Cerrada Cerrada

Recomendaciones para la hechura de una de carta de dos o ms pliegos:

La carta de dos o ms pliegos requiere que la primera hoja lleve membrete y las dems no; sin
embargo, deben ser identificadas y numeradas. En alguna instituciones privadas y del gobierno envan
cartas de varios pliegos, y todas las hojas van con membrete; sin embargo, esto no es necesario.

La identificacin del segundo pliego debe llevar los siguientes datos:

1. Ttulo y nombre de la persona a quien va dirigida la carta.

2. Nmero de la hoja.
3. Fecha con o sin abreviatura.
Ejemplo:

Lic. Federico Galicia -2- 26 de enero de 20__

Lic. Federico Galicia

Pag. 2
26 de enero de 20__
 Del borde superior del papel para las seas de identificacin de la carta, se pueden dejar de
cuatro a diez espacios. De las seas de identificacin a la continuacin del texto de la carta se dejan
cuatro espacios. Ejemplo:

Lic. Gins Fernndez -2- 26 de enero de 20__.

De la fecha de esta carta, la mercadera llegar a finales del mes de febrero en el Vapor Reina Victoria.

Siempre a sus rdenes, quedamos de usted sus atentos servidores,

Luis Mario Snchez Lujn

Gerente Administrativo

LMSL/sm

Otras recomendaciones en la esttica y presentacin de las cartas:

1. Que los mrgenes izquierdo y derecho, superior i inferior sean ms o menos iguales.
2. Que los prrafos no sean muy largos porque aburren al lector y se pierde la atencin en el
mensaje.
3. El papel que se use tiene que ser de buena calidad.
4. El mismo estilo puntuacin que se usa en la carta, debe usarse en el sobre.
5. El sobre y la carta deben ser escritos con el mismo tipo de mquina y color de tinta.
6. Al dividir una palabra a final de rengln debe usarse el guin pequeo. El guin de subrayar
solamente debe usarse en casos especiales como: solicitudes en papel sellado, certificaciones,
actas y otros documentos que se elaboran en papel sellado o espaol.
7. Algunas personas creen que los mrgenes izquierdo y derecho tienen que ser exactamente
iguales, y para conseguirlo usan el guin de relleno. Esto es incorrecto porque se sacrifica la
claridad del mensaje por la esttica de la carta.
Todas las cartas pueden tener su dentelleo, o sea, que es permisible que una lnea se salga del
margen hasta tres espacios. Hay instituciones que le exigen a sus secretarias que no dividan
palabras a final de rengln, y que las cartas no tengan dentelleo; esto, por supuesto, requiere de
una mquina especial y un mayor esfuerzo por parte de la secretaria.
8. No es recomendable usar la lnea arriba del nombre mecanografiado de la persona que firma la
carta. Esta lnea no se respeta, ya que algunas personas firman para abajo o para arriba.
9. Evitar, en lo posible, que haya divisin de palabras en tres lneas consecutivas. Ejemplo:
soli-
anten-
conven-
10. No usar en exceso el uso de las letras maysculas.
 CLASIFICACION DE CARTAS
Segn su redaccin, las cartas pueden clasificarse as:
1. Cartas de tramitacin: son aquellas que como su nombre lo indica, sirven para tramitar algn
asunto. Estas cartas no requieren de un gran esfuerzo para escribirlas. Dentro de las notas o
cartas de tramitacin se pueden mencionar:
Cartas de pedido
Cartas de solicitud de referencias
Cartas de informacin
Cartas de acuse de recibo, etc.
2. Cartas argumentativas: son todas aquellas cartas que requieren de un mayor esfuerzo por parte
de la persona que las redacta, toda vez que los argumentos que exponga pueden ser decisivos
para la respuesta que se necesite. Estas cartas exigen o requieren de un gran cuidado y bastante
lgica para influir en el nimo de las personas. Ejemplo:
Carta de solicitud de empleo
Cartas de cobro
Cartas de recomendacin
Cartas de publicidad, etc.
Cuando la persona que redacta est principiando o no tiene mucha experiencia, es recomendable que
haga las cartas en borrador y luego las revise y las lea en voz alta.
Carta solicitud de Empleo

La carta de solicitud de Empleo debe reflejar nuestra propia personalidad. Antes de escribirla
auto examnese y hgase las preguntas siguientes:

Qu preparacin tengo para el cargo que solicito?

Qu habilidades poseo?

Qu experiencia considero tener en ese trabajo?

Cmo podra demostrar que puedo desempear el cargo con eficiencia?

El objeto de una carta de Solicitud de Empleo es lograr una entrevista, por lo que debe ser
persuasiva y tener el poder de convencer al empleador de que usted es la persona indicada para
desarrollar el trabajo que corresponde a la plaza vacante.

Tome en cuenta las siguientes caractersticas:

I. Inicie su carta con un prrafo de inters para el destinatario.
II. Presente su Curriculum Vitae en una hoja separada, llamada tambin hoja de datos
personales.
III. Cierre su carta solicitando una entrevista.

Al escribir su carta siga los siguientes pasos.

1. Haga un plan.

2.- Centre bien la carta en el papel.

3.- Cuide que su mecanografa sea perfecta.

4.- Revise su Ortografa y Puntuacin.

5.-No anote datos que no puede comprobar.

6.- Evite escribir datos personales que en nada pueden interesar al empresario.

Como principiar una solicitud de Empleo:

1. Por la prensa de hoy me enter que
2. Solicito a usted la plaza que se encuentra vacante
3. Me ha interesado su anuncio en el que solicita persona capacitada para el desempeo de
4. He sido informada de que en su apreciable casa se encuentra vacante la plaza de
5. Poseo el ttulo de Perita Contadora y he realizado estudios universitarios en...
EJEMPLO DE CARTA DE SOLICITUD DE EMPLEO

Guatemala, 23 de enero de 20__

Seores
Apartado Postal 567
Guatemala, Guatemala

Seores:

Tengo a la vista su anuncio de Prensa Libre del da de hoy, en el cual solicitan los servicios de una
Secretaria Comercial con experiencia y conocimientos en computacin.

Soy egresada del Liceo Miguel Angel Asturias en 2005. Escribo a razn de 100 palabras por
minuto en Taquigrafa y 70 palabras por minuto en Mecanografa. Mis conocimientos sobre Ortografa,
Redaccin y Archivo son buenos. Para dar a conocer mi experiencia y mi preparacin acadmica,
agradecer a ustedes darme la oportunidad de un examen de oposicin.

Desde 2006 he trabajo en la Corporacin Financiera Nacional -CORFINA- en donde he

desempeado desde el puesto de Secretaria Recepcionista, Secretaria del Departamento de Personal
hasta el de Secretaria de la Gerencia. Actualmente desempeo el puesto de Secretaria de la Junta
Directiva de esa corporacin.

El ambiente y el personal de CORFINA es muy agradable, y yo me siento muy contenta de

trabajar ah; sin embargo, por el puesto que desempeo, me veo en la necesidad de trabajar todos los
das hasta las veintids horas y todo el da sbado. Este horario, por supuesto, no me agrada; y quisiera
ser removida de mi puesto, pero esto es imposible ahora.

Por lo antes expuesto, muy atentamente solicito a ustedes la plaza vacante de Secretaria que
tienen ustedes en el departamento de Personal.

En espera de sus noticias, quedo atenta servidora,

Mara Elena Vides de Toledo

6a. Avenida 10-45, zona 1
Colonia Las Victorias
Telfono 5524 2930

Mara V.
EJEMPLO DE CARTA DE SOLICITUD DE EMPLEO

Guatemala, 28 de enero de 20__

Licenciado
Miguel Angel Barrios Paz
Jefe de Personal
Banco Nacional de Desarrollo
Agrcola B A N D E S A-
9 a. Calle 9-27, zona 1
Guatemala, Guatemala

Seor Jefe de Personal:

Por medio del licenciado Higinio Hurtado, Jefe del Departamento de planificacin y programacin
y programacin de esa institucin, me enter que en el Depto de personal hay una plaza vacante de
Secretaria Bilinge; por lo tanto, muy atentamente solicito a usted ser tomada en cuenta para ocupar
dicha plaza.

Soy secretaria Bilinge, egresada en 1978 en el Colegio Sagrado Corazn. Tengo amplios
conocimientos en las ciencias secretariales. Mi experiencia como secretaria Bilinge es de dos aos,
los cuales he trabajado en la Embajada del Canad.

Mi deseo es trabajar en un banco y adquirir experiencia en operaciones financieras, ya que

actualmente estudio Auditora en la Universidad Francisco Marroqun y llevo el 5to ao.

Adjunto a esta carta mi curriculum vitae y dos fotografas recientes para cualquier entrevista
personal o examen de oposicin, agradecer que me enven una citacin a la siguiente direccin: 1ra.
Calle B 4-32, zona 11 Colonia Molino de las Flores, telfono 481818.

En espera de sus noticias, quedo de usted atenta servidora,

Mara Alexandra Castillo Ruiz

Adj. Curriculum vitae

MACR/macr
La hoja de datos (Curriculum Vitae) debe contener:

1) Datos personales. Nombre completo, direccin y telfono.

2) Educacin. Estudios universitarios: Ttulo profesional o cursos aprobados. Estudios de

Secundaria, Plan diversificado: Bachillerato, Magisterio, Perito Contador, Secretariado
Bilinge, etc. Indique establecimiento en que hizo sus estudios y fecha en que obtuvo el
ttulo.

3) Habilidades: mecanogrficas, taquigrficas, manejo de mquinas, etc.

4) Experiencias: cargos desempeados, nombre de las empresas, direccin y tiempo en que

labor en ellas.

5) Referencias: solamente debe dar como referencias, los nombres de las personas que
realmente le conozcan y que puedan informar sobre sus estudios, capacidad, puntualidad,
sentido de responsabilidad, etc.

6) No olvide que su carta va a competir con muchas ms y que de ella depende que Ud. sea una
de las personas seleccionadas para la entrevista.
 MODELO DE UN CURRICULUM VITAE

CURRICULUM VITAE

DATOS GENERALES

Nombre completo: MARIA ALEJANDRA MOLINA VISQUERRA

Lugar y fecha de nacimiento: Guatemala, 28 de julio de 1960
Estado Civil: Soltera
Profesin: Secretaria Bilinge
Direccin y telfono: 1 a. Calle B 4-32, zona 11 Colonia Mariscal
Tel. 49192950

Estudios Realizados

1981 a 1986 Estudios en la Facultad de Ciencias Jurdicas y Sociales,

Sexto Semestre Universidad de San Carlos de Guatemala

1973 a 1978 Estudios Secundarios. Secretariado Bilinge Ingls y

Espaol. Colegio Santa Mnica.

1967 a 1972 Estudios Primarios. Colegio Sagrado Corazn.

TRABAJO DESEMPEADOS

1984 a la fecha Secretaria de Gerencia de Cervecera Centroamericana.

1981 a 1983 Secretaria del Departamento de Contabilidad y posteriormente

Secretaria del Departamento de Personal del Banco Industrial
Boulevard Liberacin, zona 9.

1979 a 1981 Secretaria del Departamento de Cartera del Banco Inmobiliario

8 a. Avenida 11-35, zona 1.

OTRAS ACTIVIDADES

Curso de Tcnicas de Desarrollo Secretarial impartido en INAP, del 6 al 31 de octubre de 1986, de 8 a 10

horas, habiendo obtenido un certificado de aprobacin.

Curso de Tcnicas Estenogrficas Modernas impartida en INTECAP, del 4 al 28 de julio de 1984, de 7 a 9

horas, habiendo obtenido un diploma de participacin.

Secretaria de la Asociacin Secretarial Guatemalteca de 1983 a 1984.

 HOJA DE DATOS PERSONALES

Nombre: CARMEN YOLANDA MOLINA MENCOS

Direccin: 5a. Calle 8-50 zona 1
Guatemala, Ciudad.
Telfono 7951 1890

Educacin:

Perito Contador, graduada en el Colegio Santa Marta, en noviembre de 1980. Secretaria Bilinge,
graduada en el Colegio El Carmen el 10 de octubre de 1981.

Habilidades comerciales y cursos realizados:

Ingls avanzado
Mecanografa 120 palabras por minuto
Taquigrafa 70 palabras por minuto

Experiencia:
Contadora en la Tabacalera Nac. S.A. de diciembre 1981 a mayo de 1982. Secretaria Contadora en la
Escuela Nacional de Ciencias Comerciales, de junio 1982 a la fecha.

Referencias:
Mara Lpez, directora del Colegio Santa Marta
Telfono 51304030

M.T. Carmen, Jefe de Personal en la Tabacalera Nacional S.A.

Telfono 45678679

Ramiro Garca, Jefe de personal en la Tabacalera Nacional S.A.

Telfono 45678540
CARTA DE SOLICITUD DE REFERENCIA

Las casas comerciales acostumbran solicitar referencias acerca de la persona que ha solicitado un empleo
o un crdito. Con anticipacin el solicitante ha proporcionado los nombres de las personas que pueden
dar tales referencias.

Los requisitos de estas cartas son:

a) Nombre completo de la persona cuyos informes se solicitan.

b) Diferentes puntos acerca de los cuales se requiere mayor informacin (capacidad, honorabilidad,
solvencia, cumplimiento, puntualidad, etc.)
c) Para obtener pronta respuesta se acostumbra incluir un sobre con estampillas y debidamente
rotulado, a fin de ocasionar menos molestias al informante.
d) Algunas empresas indican el nombre de la persona de quien requieren referencias en una tarjeta
u hoja aparte que acompaan a la carta, asignndole un nmero determinado. Al dar respuesta
el informante no tendr que anotar el nombre de su informado, sino bastar nicamente con que
indique el nmero. Este proceder permite mayor discrecin.

Como iniciar una carta de Solicitud de Referencias:

1. El seornos ha dado su nombre como persona que puede dar referencias.

2. El solicitante No. de nuestro registro, cuyo nombre aparece en tarjeta adjunta
3. El seor ha solicitado un crdito a nuestro negocio; por ello le solicitamos informacin
4. Agradeceremos a usted proporcionarnos informes acerca de
5. Mucho apreciaremos la informacin que se sirva proporcionarnos acerca de
EJEMPLO DE CARTA EN LA QUE SE SOLICITAN REFERENCIAS

Guatemala, 15 de enero de 20__

Licenciado
Ral Cbar Girn
Jefe de Personal
Instituto Nacional Forestal
-INAFOR
Finca La Aurora, zona 13
Guatemala, Guatemala

Seor Jefe de Personal:

La seorita Carmen Yolanda Amsquita Barrientos ha solicitado empleo de secretaria en esta

institucin, y ha indicado que usted nos puede proporcionar informacin sobre su capacidad como tal.

Nos interesa conocer sobre su personalidad, carcter, eficiencia, responsabilidad, honradez,

puntualidad, honorabilidad, iniciativa, lealtad, amabilidad con el pblico, etc.

Mucho le agradeceremos su colaboracin en brindarnos la informacin que le solicitamos, la cual

ser estrictamente confidencial. En su respuesta, por favor, refirase a la seorita Amsquita como la
persona No. A-1236.

En espera de poder corresponderle en un futuro, nos despedimos,

INSTITUTO NACIONAL DE TRANSFORMACIN AGRARIA

Lic. Carlos Granados Posadas

Jefe de Personal

Anexo: 1 hoja de referencias, un sobre con franquicia postal. (no se le cobra el envo)
CARTAS DE REFERENCIAS

Es la respuesta que se da a la solicitud de referencias. Los informes que en ella se proporcionan deben
ser ajustados a la verdad.

Una informacin falsa puede traernos serios problemas.

Como iniciar una carta de Referencias:

1. En respuesta a su solicitud de referencia acerca de la capacidad del seor
2. Con gusto le informo que conozco al seor
3. Me agrada poder proporcionarle los informes que me solicita
4. Me es grato proporcionarle los informes que
5. Proporciono a usted los datos que me solicita sobre

EJEMPLO DE CARTA EN LA QUE SE SUMINISTRAN REFERENCIAS

Guatemala, 2 de febrero de 20__

Licenciado
Salvador Cruz Castillo
Gerente General
Banco Granai & Townson S.A.
7. Avenida 4-23, zona 4
Guatemala, Guatemala

Seor Gerente:

Me da mucho gusto informarle que la seorita Mara Paola Asturias Paz, trabaj en esta
institucin, por espacio de cuatro aos. Durante el tiempo que la seorita Asturias Paz Labor en estas
oficinas, se caracteriz por ser una secretaria muy eficiente y responsable; sin embargo, me siento en la
obligacin de informarle que la seorita mencionada padece frecuentemente de dolores de cabeza, lo
que le impide efectuar su trabajo con regularidad y cabalidad.

Espero que esta informacin que le proporciono, sea archivada en estricta reserva. Cualquier
informacin adicional sobre la seorita Asturias, puedo proporcionrsela por telfono.

Atentamente,

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

Jos Mara Barrios Ordez

Jefe
CARTAS DE RECOMENDACIN
En estas cartas deseamos conseguir un propsito que es el de que la persona recomendada obtenga lo
que persigue. Por ejemplo: se recomienda a una persona para el desempeo de un cargo o para dirigir
alguna actividad, etc. Se acostumbra elaborarlas utilizando espaciado doble.

EJEMPLO DE CARTA DE RECOMENDACIN

Guatemala, 26 de enero de 20__

A QUIEN INTERESE:

Me es grato informar que la seorita Mara Cristina Cifuentes Alejos trabaj en esta institucin por el
trmino de cinco aos; y desempe los cargos de secretaria del Depatamento de Abogados y secretaria-
recepcionista del Departamento de Personal.

La seorita Cifuentes Alejos demostr ser una persona capaz, puntual, respondable, colaboradora,
eficiente y fiel cumplidora de sus obligaciones. Se retir de esta empresa por mejoras salariales.

La institucin que ocupe los servicios profesionales de la seorita mencionada, adquirir un eemento
muy valioso. Cualquier informacin adicional con respecto a la citada persona, gustosamente la
proporcionar.

Atentamente,

EMPRESA ELECTRICA DE GUATEMALA

Lic. Luis Alfonso Peralta Ros

Gerente General

c.c. Archivo General y Departamento de Personal

CARTAS DE SOLICITUD DE INFORMACIN

El propsito de estas cartas es obtener informacin, como listado de precios, catlogos, muestras de
productos, respuesta a anuncios publicitarios, etc. El mensaje es muy corto.

EJEMPLO DE CARTA DE INFORMACIN

Guatemala, 19 de enero de 20__

Licenciada
Thelma Lpez Young
Coordinadora, Programa de
Adiestramiento en el Servicio
Instituto Nacional de Adminis-
Tracin para el Desarrlollo INAP-
6a. Avenida 13-11, zona 9
Guatemala, Guatemala

Estimada Licenciada Lpez Young:

Muy atentamente solicito a usted informacin sobre los cursos que ese programa de
Adiestramiento en el Servicio impartir en el primer trimestre de 1986.

Tengo muy buenas referencias sobre los cursos que ustedes imparten, y como Jefe de personal
que soy del Banco Nacional de la Vivienda me interesa muchsimo que todos los empleados de esta
institucin tengan la oportunidad de participar en las asignaturas que les agrade e interese.

Tuve conocimientos de que las actividades docentes de INAP principiarn el 9 de febrero del ao
en curso; por lo tanto, necesito conocer todo el programa del 86 para poder promocinalo dentro del
banco.

Agradecer la atencin que d a mi solicitud, y espera de sus noticias quedo como su deferente
servidor,
DEPARTAMENTO DE PERSONAL

Carlos Vsquez Martnez

Jefe

CVM/am
CARTAS DE RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIN

El objetivo de estas cartas es lograr que el cliente haga pedidos a la compaa en base a la informacin
proporcionada ya sea de precios, catlogos, trminos, servicios, etc.

EJEMPLO DE CARTA DE RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIN

Guatemala, 28 de enero de 20__

Seor
Juan Manuel Castro Lpez
Gerente General
Elektra, S.A.
Cobn, A.V.

Seor Castro Lpez:

Acusamos recibo de su amable carta en la que nos solicitaban informacin detallada sobre nuestros
productos ya que, segn indicaban en la misma, queran ofrecer a sus clientes nuestra gama de equipos,
en estos momentos ms de 250.

No tenemos inconveniente alguno en hacerles llegar dicha informacin, pero dada la amplitud de
nuestras lneas de productos sera conveniente que nos indicaran qu tipos de equipos necesitan o bien
las necesidades que necesitan cubrir para recomendarles los productos ms adecuados.

Tenemos un servicio de atencin comercial al que pueden dirigirse o bien contactar directamente con el
Jefe de Ventas, el cual ha sido informado de su peticin. Si lo desean podemos contactar con ustedes va
telefnica o presencialmente el da y hora que nos indiquen

Ponemos a su disposicin nuestras instalaciones por si desean visitar la sede de nuestra empresa y
comprobar como trabajamos y a qu se debe el nivel de calidad de nuestros equipos.

Agradecindole su inters y quedando a la espera de que nos indiquen ms concretamente sus

necesidades, reciba un cordial saludo.
 Manuel Jos Patrel Argonso
Director de Comunicacin
CARTA DE PEDIDO

Son las que sirven para solicitar el envo de alguna mercanca.

Los datos principales que debe contener, son: cantidad, clase de artculo, marca, calidad, estilo, talla,
color, precio, etc., en general todos los datos que se consideren necesarios para evitar posibles
equivocaciones.

Tambin es importante indicar la forma en que se efectuar el pago o bien si se enva cheque, indicar el
nmero, cantidad y Banco girado. Indique adems, el medio de transporte.

En algunas casas comerciales se emplean formulas especiales de pedido, con un rayado similar al de las
facturas en las que en una forma ordenada indican los artculos que necesitan con todos los detalles,
accesorios, adjuntndolas a la carta.

Las caractersticas de estas cartas son: brevedad, claridad, precisin.

Como iniciar una carta de pedido:

Solicito a usted enviarme lo ms pronto posible, en transporte guilas lo siguiente
Srvase remitirme los siguientes artculos
Va area srvase enviarme los artculos

Planeamiento de una carta de pedido

Planeamiento Carta
Seores:
Solicitud Srvanse enviarnos los siguientes artculos:

Descripcin completa de los artculos 20 vestidos, tejidos

Talla 14 de Q.30.00 c/u Q.600.00
30 blusas de algodn
Talla 12, estilo sport
Q.10.00 c/u Q.300.00
TOTAL Q.900.00

Forma de pago y de envo El valor de la factura les rogamos cargarlo a

nuestra cuenta.
Envo que esperamos nos llegue por transportes
Galgos

Despedida Atentamente,
EJEMPLO DE CARTA DE PEDIDO

Guatemala, 11 de enero de 20__

Seor
Mario Enrique Gonzlez Paz
Jefe, Departamento de Ventas
Librera La Lectura
6. Avenida 11-32, zona 1
Guatemala.

Estimado seor Gonzlez:

Mucho le agradecer enviarme para el 28 de enero del presente ao, la mercadera que detallo
en hoja adjunta.

Como en ocasiones anteriores, el pago lo har contra entrega del pedido y presentacin de la
factura correspondiente.

Espero que, como de costumbre, me haga el 10% de descuento sobre el monto total.

Atentamente,

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Licda. Beatriz Rivera de Santos

Jefe
Adj. Pedido No. 24
Sr. Mario Enrique Gonzlez Paz -2- 11 de enero de 20__

PEDIDO No. 24

50 Libretas de taquigrafa marca La Secretaria (libretas con espiral)

10 Cajas de lpices Mongol No. 2

15 Cajas de Lapiceros Bic de color azul

1 Millar de hojas papel bond, de 80 gramos, tamao carta

1 Millar de hojas papel bond, de 80 gramos, tamao oficio

10 Cajas de marcadores marca Presidente en colores variados, tamao grande

1 Millar de Cartulina blanca

10 Cajas de sobres blancos tamao oficio

10 Cajas de sobres blancos tamao cuadrado

50 Rollos de Tape blanco marca Scotch, tamao mediano

Atentamente,

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Licda. Beatriz Rivera de Santos

Jefe
Carta de Envo
Las cartas de envo son respuesta a las cartas de pedido y sirven para dar aviso al cliente que ha sido
despachada la mercadera que solicit con anterioridad. Deben contener los datos siguientes:
a) Referencia al nmero de pedido o fecha del mismo.
b) Medio de transporte en el que fue remitida.
c) Detalle completo de la mercadera despachada (cantidad, calidad, marca, color, tamao, precio
unitario y total).
d) Indicacin si la factura se carg en cuenta o bien si ya fue cancelada.

En algunas empresas comerciales hay formas especiales de envo que se hacen en duplicado o triplicado
debiendo la persona que recibe la mercadera devolver el original debidamente firmado.

Cmo principiar cartas de envo.

1. Le avisamos que por medio del vapor x
2. Conforme a su pedido no.----- despachamos hoy lo siguiente:
3. Por ferrocarril le llegar su pedido No.______ que fue despachado hoy.
4. Atendiendo sus rdenes de fecha____ le despach por medio de los transportes.
5. Tenemos el gusto de avisarles que hemos enviado a bordo del barco ____los artculos que solicit.
6. Hoy les remitimos.
EJEMPLO DE CARTA DE ACUSE DE RECIBO
Guatemala, 14 de enero de 20__

Licenciada
Beatriz Rivera de Santos
Jefe, Depto. De Contabilidad
Instituto Nacional de Electrificacin
INDE
6. Avenida 4-37, zona 4
Guatemala, Guatemala

Apreciada Licenciada:
Recib su atenta carta del 11 de enero, en la cual me solicita el envo de una mercanca.
Gustosamente le comunico que su pedido No. 24 ser despachado el viernes 16 del mes antes
mencionado.
Agradezco la confianza que usted nos ha demostrado al preferirnos en sus compras.
Quedo de usted, como siempre, atento servidor y amigo,
LIBRERA LA LECTURA

Mario Enrique Gonzlez Paz

Jefe, Depto. de Ventas

CARTAS DE RECLAMO

Cuando un pedido no ha sido despachado conforme a nuestros deseos ya sea porque lleg mal
empacado o equivocado o bien deteriorado, nos vemos precisados a hacer un reclamo, el cual debe
hacerse en forma comedida y sin faltar a las reglas de cortesa, aun cuando tal error nos haya causado
molestias.

En las cartas de Reclamo es necesario anotar.

a) Referencia al envo y nmero de pedido.

b) En qu consisti el error.
c) Indicar la forma en que se desea que el error sea enmendado.

Como Iniciar las Cartas de Reclamos.

1. En referencia a su envo de fecha x

2. Ignoramos el motivo del retraso
3. En su envo No.__ faltaron
4. Sentimos manifestarle que
5. Recibimos su envo de fecha

Cartas de Aclaracin

Cuando se ha cometido un error es necesario enviar una carta aclaratoria a qu se debi. Pidiendo
excusa o disculpa e indicando la forma en que puede rectificarse, o cuando menos, prometiendo mayor
atencin en las prximas operaciones. Son generalmente respuestas a las cartas de reclamo.

Como iniciar Cartas de Aclaracin

1) Lamentamos el descuido involuntario en nuestro envo de fecha..

2) Enterados de que nuestra remesa de fecha
3) Srvanse disculparnos por la falta de atencin a su pedido
4) Con el portador le llegarn las mercaderas que faltaron en nuestro envo No
5) Hemos llamado la atencin a nuestro encargado del despacho pro su error cometido en

Cartas Circulares.

Son aquellos cuyo texto es necesario darlo a conocer a varias personas. Para reproducirlas, es decir para
sacar varias copias de una misma de carta, se hace uso del papel carbn cuando el nmero de copias no
pasa de diez, en caso de necesitarse un mayor nmero de copias se har uso del mimegrafo, ditto o
fotocopia.

Las cartas circulares pueden ser redactadas por diferentes motivos:

a) Aviso de cambio de local.
b) Ingreso de un nuevo socio.
c) Oferta de productos.
d) Fallecimiento o retiro de uno de los socios.
e) Cambio del nombre del negocio de la razn social.
f) En general, toda nueva disposicin que deba hacerse saber a la clientela y dems.
 Generalmente las cartas circulares no llevan destinatario, es decir, que de la fecha se pasa al
Saludo que en este caso pude se: Apreciable clientela: Al pblico en general: A nuestra estimable
clientela: Seores:

Los espacios que se dejan entre fecha y saludo pueden ser de ocho a diez espacios.

Frases de introduccin.
1. Avisamos a Ud. Que nos hemos trasladado a
2.Avisame a usted que ha ingresado a nuestra compaa el conocido hombre de negocios..
3. Le rogamos tomar no raque nuestro negocio denominado El Paje, permanecer cerrado
4. Le comunicamos que a partir de esta fecha sus pagos pude efectuarlos
5. Nuestro apreciable socio se ausentar del pas.

Cartas de Solicitud de Precios

Como su nombre lo indica, sirve para requerir el precio de determinados artculos. Los datos
importantes que se deben anotar en esta clase de cartas son: unidad y marca del artculo cuyo precio se
solicita.

Como iniciar unas Solicitud de Precios.

1. Srvanse enviarme lista de precios.
2. Deseamos hacerles un pedido y para ello necesitamos informes acerca de los precios que tienen
los artculos siguientes:
3. Atentamente le ruego enviar lo antes posible los precios que tienen los artculos siguientes.
4. Mucho le agradeceremos nos enven lista de precios.
5. Tengo inters en conocerlos precios que tengan en sa de los artculos.
6.
7.
Cartas de cotizacin

Son las que sirven para informar acerca de los precios de determinados artculos, son de consiguient4
respuesta a la solicitud de precios.

Como iniciar una cotizacin

1. Los precios que actualmente rigen en este mercado son

2. Cumpliendo sus deseos le enviamos lista de preciso
3. A continuacin encontrar Ud. Los precios de
4. Hacemos de su conocimiento que los precios de los artculos
5. Les estamos enviado lista de precios
 Cartas de cancelacin

Son aquellas en que se avisa el envo de un giro o cheque para saldar una cuenta. Es importante anotar
en estas el nmero del documento, el nombre de la persona o institucin encargado de hacer el pago, la
cantidad en letras y en nmeros y la indicacin de que con tal documento queda candelada nuestra
cuenta pidiendo a la vez que se sirvan avisarnos al recibo del mismo.

Como iniciar una carta de cancelacin.

1. Con nuestro cheque No a cargo del Banco de Londres quedar cancelada nuestra cuenta.
2. Acompaamos a sta un giro por valor de Q con el cual se cancela factura...
3. Nuestro saldo de Q quedar cancelado con el giro postal que le enviamos.
4. Le estamos remitiendo el pago de nuestra factura No con el portador, seor
5. Srvanse cancelar nuestra factura No con cheque No a cargo del Banco Agrcola.

Cartas de Renuncia

Cuando una persona se retira de algn empleo sea cual fuere el motivo, es conveniente comunicarlo a los
jefes con un plazo anticipado (15 das) a su retiro a efecto de que el jefe pueda encontrar a otra persona
que la sustituya dentro del mismo. Las cartas de renuncia deben ser, siempre atentas tratando de
conservar la buena armona con los jefes. Pero es de mal gusto anotar que nos retiramos por
desavenencia con compaeros de trabajo o fejes; asimismo; debe evitarse el decir que renunciamos
irrevocablemente, palabra que se acostumbra nicamente entre funcionarios pblicos.

Como iniciara una carta de renuncia.

1. Por motivos de salud me veo obligada a renunciar al

2. Tengo la pena de avisarle que no podr continuar desempeando el cargo de
 CORRESPONDENCIA OFICIAL
Se ha caracterizado por el trmite y recorrido que sigue a travs de varios departamentos
gubernamentales desde que se recibe en una oficina estatal. Adems, porque su redaccin involucra
relaciones humanas y es diferente a la redaccin comercial.
Correspondencia oficial es la comunicacin escrita por los organismos oficiales para su relacin con: otros
organismos oficiales, con empresas privadas y con personas particulares y en actividades de beneficio
para el bien comn.
Presentacin: todos los escritos dirigidos a instancias pblicas deben regirse a normas comunes, tanto
formales como de contenido, que facilitan el manejo, la lectura y la conservacin de los documentos.
Caractersticas en la redaccin de la Correspondencia Oficial:
Toda nota expedida por las oficinas pblicas, lleva en la parte superior, el nmero de registro de
Secretara y/o del Archivo.
Si existiesen antecedentes del asunto tratado, es preciso hacer alusin al nmero de referencia o
expediente, para que se facilite insertar la propuesta a los antecedentes o expediente.
La redaccin de estos documentos se realiza en pasos que son:
El Oficio, La Nota Oficial, La Providencia, El dictamen, La Resolucin y La Notificacin.
Asimismo encontramos:
Escrito, solicitud, instancia y carta si no existe norma especfica de procedimiento-.
Certificacin, en algunos casos.
Conocimiento.
Los diversos trmites, a partir del escrito, solicitud o instancia forman el expediente.
EXPEDIENTE:
Es un conjunto de papeles ordenados y relacionados, que unen un mismo asunto administrativo o
privado, durante el paso de los distintos departamentos gubernamentales, en el cual constan las
gestiones hechas por l o los interesados y las decisiones de las autoridades competentes.
Precaucin en el manejo de expedientes:
Cuando le corresponda recibir un expediente, antes de firmar la copia de constancia de recepcin o
cuaderno de conocimiento:
Cuente las hojas que forman el expediente.
Revise si est anotada la cantidad de hojas del expediente en la nota de recepcin original-.
Si no est anotado, escriba en forma manuscrita el nmero en letras- de hojas que recibe.
Numere tambin las hojas que se generen en la oficina donde labore; y, cuando traslade el expediente a
otra dependencia, anote al pie de la carta las hojas que se acompaan.
DIVISIN DE LA CORRESPONDENCIA OFICIAL:
La correspondencia oficial, segn el destinatario o la relacin, se divide en dos ramas.
INTERNA EXTERNA
a) Gubernativa a particular:
a) Entre funcionarios o empleados de Es la notificacin de lo resuelto
igual jerarqua. Ejemplo: afirmativo o negativamente; o, es una
disposicin emanada por alguna
 Ministro a Ministro.
Director a Director.
b) Particular a gubernativa:
b) De superior a inferior jerarqua.
Ejemplo:
Director a Jefe de Seccin.
c) De inferior a superior jerarqua.
Ejemplo:
Jefe de Unidad a Seccin.
Director a Viceministro.
Viceministro a Ministro.
entidad gubernativa.
En otros casos, es una resolucin,
respuesta al planteamiento de la
persona particular.
Es cuando una persona solicita algn
servicio a cualquier dependencia del
gobierno.
Su presentacin ser acorde a las
disposiciones de cada entidad, por
ejemplo:
Nota simple.
Nota simple y con un timbre de
impuesto adherido, segn el
valor del impuesto.
Formato con un timbre de
impuesto adherido.
En papel rayado o espaol, ms
el timbre impuesto-.

LA SOLICITUD
Es la forma en que una persona o dependencia, utiliza como medio de peticin para algo que quiere en
forma personal o colectiva.

Ejemplo:
07 de agosto de 2015.

Seora Ministra de Educacin

MINISTERIO DE EDUCACIN
1. Calle 9-15, zona 1, Cobn, Alta Verapaz

Seora Ministra:
Por este medio me dirijo a usted, para informarle lo siguiente:
Desde hace cuatro aos he venido sufriendo quebrantos de salud y me he sometido a dos operaciones
por una enfermedad coronaria. Debido a que los tratamientos son muy frecuentes, me es imposible
laborar en forma normal y sin ausentarme de mi trabajo como docente en la escuela Salvador de Oliva,
ubicada en la zona 3 de esta ciudad.
Por lo tanto, solicito que me sea autorizada mi jubilacin por tener 20 aos de servicio como docente en
varios establecimientos pblicos.
Para confirmar todo lo respecto a mi enfermedad, los tratamientos y operaciones que me han realizado,
han sido por medio del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, especficamente en la Policlnica
ubicada en la zona 3 y en el Hospital General de Enfermedad Comn, zona 2 de esta ciudad.
Le agradezco la atencin a la presente, y estar en espera de una resolucin favorable a mi solicitud.
Atentamente,

Blanca rosa gil Rodrguez

Afiliacin No. 2-69-03378-2

EL OFICIO
Las instituciones oficiales se comunican por medio de oficios; sirven para dirigirse a una autoridad,
dependencia o persona con el objeto de exponer un problema, asunto personal o gestin colectiva, del
cual se tiene respuesta por escrito en su solucin, trmite o negacin. Consta de fecha, nmero de oficio,
persona o funcionario a quien se dirige, contenido y despedida; firma, direccin o telfono y sello.
Oficio No. 223-15
Reg. T/n
Ref. MACH/Luca

Guatemala, 15 de agosto de 2015.

Seores (as)
Supervisores (as) Educativos (as)
Departamento de Guatemala
Presente

LA NOTA OFICIAL
Esta se usa cuando el asunto a tratar es uno solo y menos formal. La extensin, estilo y concepto vara
segn a quien va dirigida.

LA PROVIDENCIA
Es la respuesta al recibo de una peticin para que siga un determinado trmite.
Este documento se inicia con un encabezado fraccionado de la dependencia donde se origina, la fecha,
descripcin del asunto y contenido de lo que se desea expresar. Se dirige en forma atenta sin despedida
y con copia.
Ejemplo: (hoja tamao carta)
(10 espacios del borde)
Prov. 0-065-2015
(3 espacios)
Clasificacin 1372-37-G-9-2015
(3 espacios)

GERENCIA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIN. Guatemala, 14 de agosto del dos mil
(1 espacio)
quince.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
(5 espacios)
Interesado-o-os: Compaa Ingenieros Civiles Asociados.

(2 espacios)
ASUNTO: Solicitud reajuste de precios al contrato nmero trece
guin dos mil catorce 113-2015.
Construccin de la fase Cinco (5) del Proyecto hidroelctrico
Pueblo Viejo Quixal. - - - - - - - - - - - - - - -
 (5 espacios)
Trasldese expediente a la Direccin Legal para que examine el expediente completo y
(1 espacio)
dictamine si procede autorizar el reajuste.
(1 espacio)
Los interesados acompaan fotocopias legalizadas de los documentos que amparan la
(1 espacio)
peticin.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

(5 espacios)

Ingeniero Francisco Belarde Leal

Gerente General

(4 espacios)

Anexo: expediente de trece hojas.

(1 espacio)
Copia: Secretara General I.N.D.E.
(1 espacio)
Lucrecia Godnez, Secretaria.

EL DICTAMEN: Se origina de una providencia y es el resultado que se hace con el anlisis de un

documento y que da por finalizada la exposicin de los motivos, y que al final puede ser positivo o
negativo. Ejemplo:
INSTITUTO NACIONAL DE ELECTRIFICACIN: DEPARTAMENTO LEGAL. Guatemala, cinco de abril del ao
dos mil quince.

Interesados: Compaa Ingenieros Civiles Asociados.

ASUNTO: Solicitud reajuste de precios al contrato trece guin dos

mil catorce. 113-2015. Construccin de la fase cinco (5) del
Proyecto Hidroelctrico Pueblo Viejo Quixal.
Dictamen No. 105-2015:

Posterior a la revisin analtica del expediente y solicitud planteada, los resultados son los
siguientes:

Primero: en relacin al reajuste de precios, el Artculo once (11) del Decreto treinta y cinco guin dos mil
doce, es de aplicacin general por cuanto en el no hace referencia a un sistema de clculo de sobrecostos
en particular. De consiguiente, la disposicin en el contenida, es igualmente aplicable al sistema de
frmulas de escalamiento.

Segundo: el Artculo citado no hace alusin a un lmite mximo de sobrecostos (techo) superior al diez
por ciento (10%); pero, tampoco lo prohbe. Por lo tanto es factible que el I.N.D.E. incorpore el lmite
mencionado en los contratos que suscriba.
De presentarse el caso descrito, se tendr una franja, limitada superiormente por el lmite mximo de
sobrecostos e inferiormente por el diez por ciento (10%). Cualquier sobrecosto ubicado dentro de dicha
franja, deber reconocerse y, en el caso contrario, no.

Tercero: en el caso de la Compaa Ingenieros Civiles Asociados, en el rubro material de construccin,

nicamente debe pagarse la diferencia entre el sobrecosto total y el diez por ciento (10%) regulado por la
Ley, ya que dicho costo excede el porcentaje del diez por ciento (10%) citado.

Cuarto: en lo referente a mano de obra, no deber pagarse ningn sobrecosto, porque ste es menor al
diez por ciento (10%) citado.

Quinto; para futuras solicitudes, de afrontar similar problema de sobre-costo abajo del diez por ciento
(10%), los interesados, previamente, tendran que renegociar el contrato por medio de una ampliacin
de ste.

Con el presente dictamen, trasldese el expediente a Gerencia General, para su aprobacin final.

Lic. Csar Alberto Batres Klee

Director Legal

Anexo: expediente de veinte hojas.

Copia: archivo y correlativo de dictmenes del Departamento Legal.

Ral Fuentes Milla, Oficial Primero.

LA RESOLUCIN
Es el documento por el cual un funcionario de alto nivel resume y resuelve la aprobacin de un
expediente que tuvo por origen una solicitud, despus de agotar los informes, opiniones y dictmenes de
diferentes dependencias afines al caso planteado.
LA NOTIFICACIN
Es un documento legal, por medio del cual se hace del conocimiento a una persona del contenido de una
resolucin que le afecta o le beneficia.

ACUERDO
Es una ley emitida por el Gobierno de la Repblica. Tiene por objeto reglamentar algn acto
administrativo con el fin de amparar los actos de una o varias personas. Comparada con el Decreto, sta
se considera una ley de menor grado.
El Acuerdo puede ser emitido por:
a) Los Ministerios, en cuyo caso se llama ACUERDO MINISTERIAL.
b) El Poder Ejecutivo; se le denomina ACUERDO GUBERNATIVO.
Los Acuerdos constan de las siguientes partes:
a) Nombre de la oficina.
b) Fecha de su emisin.
c) El o los Considerandos.
d) Los Por Tantos y
e) Lo acordado.
El o los Considerandos y los Por Tantos, a veces pueden ser omitidos, menos lo acordado.

Referencia P-680-2015
ACUERDO No. 90-2015
 LA PRESIDENCIA DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL BANCO DE LA CONSTRUCCIN
CONSIDERANDO:
Que se tuvo a la vista el informe relativo a la Auditora Externa de las operaciones realizadas por
la Institucin durante el ao dos mil catorce.
CONSIDERANDO:
Que el mismo llena todos los requisitos exigidos por la Junta Evaluadora y que se ajusta a las
normas descritas en las bases de licitaciones;
CONSIDERANDO:
Que el informe fue entregado en el tiempo estipulado y en el nmero correcto de ejemplares;
ACUERDA:
Que se liquide el precio que por el mismo fue fijado al adjudicatario del trabajo; consistente en
Q.85,000.00 (ochenta y cinco mil quetzales exactos).
Guatemala, 7 de agosto de 2015.
Lic. Alejandro Lorca Pellecer
Presidente.
Hecho por: Marisol Estrada.
Confrontado por: Carlos Pinto Zelaya.

ACUERDO GERENCIAL PRIVADO:

Sirve para emitir o respaldar alguna accin de cualquier ndole y de carcter interno; lo imite el Gerente o
Presidente de la Entidad para cuyo efecto lo faculta la Ley Orgnica de la misma.
DECRETO
Se le llama Decreto a todo acto administrativo de autoridad ejecutiva, dictado ya sea en carcter de
ejecutor de la ley, ejerciendo la potestad reglamentaria autnoma, o bien por delegacin legislativa
Congreso de la Repblica-.
Es el conjunto de Consideraciones con sus respectivos artculos para formar el cuerpo de una ley, la cual
redundar en beneficio del pueblo.
Un Decreto puede ser Legislativo o Ejecutivo, segn el poder que lo emita.
Los Decretos, tiene generalmente tres partes:
a) Enunciativa.
b) Considerativa.
c) Resolutiva.
PARTE ENUNCIATIVA: se menciona el carcter y se relacionan los antecedentes del asunto de que trata,
con indicacin del nmero del expediente, nombre del interesado o recurrente, etc., si la emisin del
mismo es con base a solicitud previa.
Cuando el Decreto es producto de una situacin nacional se explica en esta parte las razones de emitirlo.
PARTE CONSIDERATIVA: se explican los fundamentos, antecedentes legales o necesidad, etctera, del
Decreto.
PARTE RESOLUTIVA: es en la que se expone lo Decretado, o sea lo que se ordena hacer y va redactando
en forma de artculos, cada uno para las respectivas disposiciones.
DECRETO NUMERO 1,707
EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA
CONSIDERANDO:
Que por medio del Decreto-Ley nmero 317, Ley Orgnica de Educacin Nacional, fue instituida la
Direccin de Servicios Bsicos, a efecto de que se proporcionaran los servicios fundamentales para el
desarrollo de las actividades y programas de trabajo del Ministerio de Educacin Pblica, pero en la
prctica se ha establecido su inoperancia, obstaculizando las labores nacionales para el impulso de la
educacin en que est empeado el Gobierno de la Repblica;
CONSIDERANDO:
Que para suprimir la Direccin de Servicios bsicos es necesario introducirle las reformas
correspondientes a la Ley Orgnica de Educacin Nacional, pues no existe otra forma de superar la
situacin creada con la ineficacia de dicha dependencia del Ministerio de Educacin Pblica.
POR TANTO
En uso de las facultades que le confiere el inciso 1. Del artculo 170 de la constitucin de la Republica,
DECRETA:
Las siguientes reformas al Decreto-Ley nmero 317, Ley Orgnica de Educacin Nacional:
ARTICULO 1o. Se reforma el artculo 45, para que quede as:
Artculo 45. Son dependencia de administracin y servicios:
1) Direccin de Personal;
2) Departamento de almacenes generales y distribucin;
3) Departamento de transportes y mantenimiento de vehculos;
4) Departamento de mantenimiento y reparacin de edificios escolares; y,
5) Departamento editorial y de produccin de material didctico.
ARTICULO 2. Se reforma el artculo 46, se leer:
Artculo 46. La Direccin de Personal tiene a su cargo la clasificacin, control y movimiento de personal
del ramo de Educacin. Est integrada por un Directos y el personal de secretara que sea necesario.
La Direccin de Personal proceder inmediatamente a elaborar el reglamento respectivo para normar las
relaciones de trabajo entre el Estado y sus Servidores en el ramo de la educacin, acatando los preceptos
aplicables al Captulo IV de la Constitucin de la Repblica, especialmente desarrollando el artculo 122
de dicha ley fundamental.
ARTICULO 3. Se derogan los artculos 52 y 53.
ARTICULO 4. Los fondos que se economicen, por motivo de la supresin de la Direccin de Servicios
Bsicos, sern destinados en las partidas presupuestales correspondientes, para la creacin de nuevas
plazas para maestros.
ARTICULO 5. Se deroga el Decreto nmero 1,700 del Congreso.
Artculo 6. El presente Decreto entrar en vigor el da primero de enero de dos mil diecisis.
PASE AL ORGANISMO EJECUTIVO PARA SU PUBLICACION Y CUMPLIMIENTO.
DADO EN EL PALACIO DEL ORGANISMO LEGISLATIVO, EN GUATEMALA: A LOS ONCE DIAS DEL MES DE
DICIEMBRE DE DOS MIL QUINCE.

J. GREGORIO BETETA
Presidente

FRANCISCO GIARTE GERMAN CASTAEDA

Tercer Secretario Cuarto Secretario

RESOLUCIN
Es un documento en donde se analiza el fondo del asunto y se toma una decisin, la cual le pone fin al
procedimiento, por ejemplo: derogacin de algn impuesto; y se basa en los datos que la ley y la lgica
requieren para resolverlo.
Tambin se realizan para expresar reconocimiento, honrar, felicitar, expresar pena, indicar accin,
conmemorar o introducir una lnea de accin.
La Resolucin comprende: a) Considerando, b) Por Tanto y c) Resolucin.
En la Resolucin pueden omitirse los Considerando y Por Tanto, menos la Resolucin.
RESOLUCIN
LA PRESIDENCIA EJECUTIVA DEL BANCO GRANAI & TOWNSON, en vista de la solicitud de crdito
presentada por la seora ROXANA BARRIENTOS, y con base a la opinin emitida por el Departamento de
Crditos, segn Dictamen No. 2125-97 de fecha 2 de agosto de dos mil quince.
RESUELVE:
APROBAR un prstamo Fiduciario a la seora ROXANA BARRIENTOS, segn Resolucin No. 1199 del Acta
No. 138 de fecha 2 de agosto de 2015, en las siguientes condiciones:
1. FIADOR: ROBERTO GONZALEZ MENDEZ.
2. MONTO: Q.90,000.00 (NOVENTA MIL QUETZALES EXACTOS).
3. PLAZO: 5 aos, contados a partir de la fecha de entregados los fondos.
4. DESTINO: Mejoras de negocio ubicado en la 7. Avenida 33-85, zona 6, Guatemala.
5. FORMA DE
ENTREGA: una sola entrega directamente a la deudora.
6. RECUPERACIN: A partir del ltimo da hbil del mes siguiente de entregados los fondos,
60, cuotas mensuales, niveladas, vencidas y consecutivas de Q.1,800.00
(un mil ochocientos quetzales exactos) cada una; incluyen capital e
intereses de la obligacin.
7. INTERESES: 20% anual, incluido en la cuota nivelada.
8. GARANTIA: Fiduciaria, solidaria y mancomunada de los seores ROXANA
BARRIENTOS y ROBERTO GONZALES MENDEZ, quienes participan en la
operacin como deudora y fiador respectivamente, que deber constar
en Escritura Pblica.
9. OTRAS
CONDICIONES: a. Cualquier diferencia financiera que resulte como consecuencia de la
presente operacin, deber ser cubierta por la deudora.
b. Cualquier variacin en la tasa de inters, no se aplicar a este crdito.
c. Esta operacin deber formalizarse en un plazo mximo de quince
das, contados a partir de la fecha de notificada en la presente
resolucin; en caso contrario, quedar sin efecto.

DOCUMENTOS LEGALES

ACTA EN GENERAL:
El acta siempre debe poseer las siguientes partes:
1. Introduccin
2. Clasulas o cuerpo del acta.
Introduccin: consta de nmero del acta, nombre de la ciudad, da,mes, ao y hora, lugar o sede de la
reunin o sesin, ttulo, nombre y puesto de las personas que participan, motiva de la reunin. La
introduccin puede iniciar con o sin sangra.
Cuerpo del acta: contiene las clusulas que deben redactarse claras y concretas. Si aparecen nmeros, se
escriben en letras, a excepcin de los nmeros de artculos o nmeros de Leyes.
PRESENTACIN DEL LIBRO DE ACTAS:
1. Todas las hojas deben numerarse correlativamente.
2. Todas las actas deben firmarse y sellarse.

ACTA No. 10.

En la ciudad de Cobn, del departamento de Alta Verapaz, el nueve de agosto de dos mil quince, a las
ocho horas con diez minutos, se reunieron en la Sala de Reuniones de la Asociacin de Secretarias de
Guatemala, la Licenciada Miriam Hub C, Presidenta; la Licenciada Joseelyn Macz Ortiz, Directora
Administrativa; la Licenciada Marleny Yoj Choc, Directora de formacin y Capacitacin, la seorita
Miranda Alvizures Gmez, para dar toma de posesin del cargo de secretaria de la Direccin de
Formacin y Capacitacin a la seorita Alvizurez Gomez.- - - - - - - - - -
PRIMERO: La seora Presidenta de la Asociacin de Secretarias procedi a dar la bienvenida a la seorita
Alvizurez.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
SEGUNDO: La seora Directora Administrativa dio lectura al Acuerdo de Nombramiento que especifica
nombrar a la seorita Miranda Alvizures Gomez, como secretaria de la Direccin de Formacin y
Capacitacin, a partir del diez de agosto de dos mil quince, con un salario de Q.1,300.00 (UN MIL
TRESCIENTOS QUETZALES MENSUALES), segn partida presupuestaria No. 02208481450.- - - - - - - - - - - - -
---------------------------------------------------
TERCERO: seguidamente la Licenciada Marleny Yoj Choc, Directora de Formacin y Capacitacin dio
lectura a las atribuciones inherentes al mencionado cargo de secretaria.- - - - - - - - - - - - - - - - - -
CUARTO: la seorita Alvizures Gmez agradeci la confianza depositada en su persona, y prometi
cumplir con todas sus obligaciones como trabajadora de ASOSEGUA.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Se da por terminada la presente sesin, en el mismo lugar y fecha arriba mencionados, a las nueve horas
con quince minutos. Leda y ratificada, damos fe los que aqu intervenimos.- - - - - - - - - - - - -

TESTADO:
En documentos como el acta, cuya redaccin es delicada, clara y precisa; al mecanografiar no se
permiten tachones ni borrones o algn error sin aclaracin.
De igual forma, es prohibido destruir hojas cuando se incurre en equivocaciones. En este caso se recurre
a la anulacin del acta, por medio de otra que se levantar a continuacin.
Para salvar errores o inexactitudes, fue creado el testado.
TESTAR: es un proceso importante; se utiliza con el objeto de no corregir con borrador o corrector de
cualquier naturaleza sino por medio de entrelinear o salvar.
Si se corrige en forma no aceptada, la contraparte puede planear la excepcin de nulidad por alteracin
de documentos segn de lo que se trate.
El testado se escribe inmediatamente despus de la ltima clusula y antes de firmar.
Consta de: Entrelineados (omisiones y agregados).
Significado: vanse los siguientes ejemplos:
/documentos/
TERCERO: Se tiene a la vista los docmentos que amparan lo asegurado por la seora Gmez
/Porras Ruiz,/
Rosi, y de cuya veracidad del seor no manifiesta oposicin alguna.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Testado: documentos, omtase. Entrelineados: documentos, Porras Ruiz, Lase.

Entrelineados: documentos, Porras Ruiz---agregado.
Omisiones: documentos.
TRANSCRIPCIN DE ACTAS
Transcripcin es la accin de transcribir; y transcribir es copiar la relacin parcial o total de un escrito.
En el caso de transcripcin parcial, recibe tambin el nombre de transcripcin de lo Conducente, o sea lo
ms importante. En el otro caso, transcripcin total, o de lo literal.
EJEMPLO
El infrascrito, Abogado y Notario Julio Fernando Paz Villatoro, transcribe a continuacin la clusula
tercera del Acta Notarial (Reconocimiento de Deuda o Compromiso de Pago); - - - - - -
TERCERO: Se tiene a la vista los documentos que amparan lo asegurado por la seora Gmez Rosi, y de
cuya veracidad el seor Porras Ruiz, no manifiesta oposicin alguna.- - - - - - - - - - - -
Y para los usos legales que a los interesados convenga, se extiende la presente transcripcin, as como
para entregar a los seores Gmez Rosi y Porras Ruiz, en la ciudad de Guatemala a los siete das del mes
de agosto de dos mil quince.
Julio Fernando Paz Villatoro
Abogado y Notario
CONTRATO
Documento que formaliza un convenio que se especifica por escrito.
1. Requisitos:
Al inicio:
Fecha de iniciacin del contrato.
Datos generales de los contratantes e identificacin del papel que desempearn dentro del
contrato.
2. Recomendaciones:
Escrbalo a mquina o con letra legible.
La relacin de la redaccin debe ser lgica.
Cada hoja lleva numeracin correlativa.
Los espacios en blanco llnelos con guiones, para no permitir intercalaciones.
Nmeros: escrbalos con signos y letras.
Intervencin de documentos: transcrbanse total o parcialmente.

NUMERO CUATRO (4). En la ciudad de Cobn, departamento de Alta Verapaz, el nueve de agosto de dos
mil quince, Ane M: MARIO DURAN SARTI, Notario, comparecen, por una parte la seora ANDREA
MARIANA SALGUERO RODAS, de cuarenta aos de edad, soltera, Secretaria, guatemalteca, de este
domicilio, con Documento Personal de Identificacin dos mil quinientos veinte espacio diecisiete mil
setecientos cuatro espacio un mil seiscientos uno, extendido por el Registro Nacional de las Personas de
esta ciudad; quien en el curso de este contrato podr llamarse LA PROPIETARIA o LA ARRENDANTE, y
por la otra, el seor MARIO REN GLVEZ ESTRADA, de cuarenta aos de edad, soltero, Transportista,
guatemalteco de este domicilio, con Documento Personal de Identificacin dos mil quinientos ochenta
espacio diecisis mil seiscientos tres espacio un mil seiscientos uno, extendido por el Registro Nacional
de las Personas de esta ciudad, quien en el curso de este contrato podr llamarse EL ARRENDATARIO o
EL INQUILINO. Doy Fe: de haber tenido a la vista los documentos de identificacin anteriormente
relacionados, de que los comparecientes me aseguran ser de las generales consignadas y hallarse en el
libre ejercicio de sus derechos civiles y de que me manifiestan que han convenido celebrar el contrato de
ARRENDAMIENTO, contenido bajo las siguientes estipulaciones y condiciones: a) El plazo es de seis
meses, contados a partir del quince de agosto del ao en curso; b) El arrendatario pagar en concepto de
arrendamiento la cantidad de UN MIL QUETZALES EXACTOS (Q.1,000.00), por cada mes en forma
anticipada, todos los das quince de cada mes calendario. Los dos comparecientes con el carcter con que
se presentan, manifiestan que aceptan para s el presente contrato. Yo el Notario Doy Fe: De todo lo
expuesto; de haber quedado a la vista el documento que aclara la propiedad del bien inmueble, objeto
de este contrato, de haber ledo ntegramente lo escrito a los otorgantes y bien impuestos de su
contenido, objeto, validez y dems efectos legales lo aceptan, ratifican y firman, junto con el Infrascrito
Notario, que de todo lo relacionado da fe.

Andrea M. Salguero R. Mario Ren Glvez

Ante m:
MARIO DURAN SARTI
Abogado y Notario

ESCRITURA
Es un documento legal y formal. Por su medio se transfiere el ttulo de una o varias propiedades o
inmuebles a una o varias personas, u otros.
Todo lo relacionado es aprobado por un Abogado, escribindolo en su protocolo, antes de certificarla a la
Agencia gubernamental correspondiente.
INDICACIONES ESPECIALES:
Todas las hojas van firmadas y selladas por el Abogado.
Al final todos los intervinientes firman.
El Abogado firma despus de las personas involucradas en el documento. Antepone la frase Ante m:
firma y sella.

AUTENTICA
Es una verificacin que efecta un Notario, de las firmas de la o las personas que aprecen en la redaccin
de un documento legal.
Estas firmas deben efectuarse ante el Notario, quien comprueba por medio de los Documentos de
Identificacin Personal, si dichas firmas corresponden a la o las personas mencionadas dentro del
documento. Las firmas se repiten.