CURSO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y RECURSOS FINANCIEROS

MATERIAL DE APOYO TAREA PRESUPUESTO

PLANIFICACIN, PRESUPUESTOS Y CONTROL PRESUPUESTARIO

4.1 Planificacin y presupuestos

La planificacin es una de las fases del proceso administrativo que dice relacin con los diferentes
planes que se formulan en una organizacin para el logro de los objetivos planteados. Gulick
(citado en Chiavenato, 1998), la define como la tarea de trazar las lneas generales de lo que debe
hacerse y de los mtodos para hacerlo, con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa (p. 116).

Para los fines de este documento, interesa especialmente la planificacin financiera que
comprende las siguientes etapas:

Planificacin estratgica

Planificacin operacional

Planificacin presupuestaria

4.1.1 Planificacin estratgica

Se refiere a la estrategia corporativa que la institucin educacional define en base al anlisis de sus
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, tanto del punto de vista interno como en
relacin con su entorno y competencia. Chiavenato (1998) dice que se refiere a la forma cmo una
empresa procura aplicar una determinada estrategia para alcanzar sus objetivos (p. 367). Este
autor seala que la planificacin estratgica tiene cuatro etapas, a saber:

Formulacin de los objetivos institucionales: En esta etapa se definen y jerarquizan los

objetivos corporativos.

Anlisis interno de la empresa: Se precisan las fortalezas y debilidades internas de la

empresa para alcanzar los objetivos organizacionales. Implica el anlisis de la
estructura material y financiera de la entidad, de la estructura organizacional de la
misma y de los resultados de negocios y financieros logrados.

Anlisis externo del ambiente: En esta etapa se identifican las oportunidades y

amenazas que se vislumbran en el ambiente externo de la organizacin. Implica el
anlisis de los mercados, de la competencia y de los factores externos medio
ambientales, econmicos, polticos y sociales.

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 Formulacin de alternativas estratgicas: Corresponde definir los cursos de accin
para alcanzar los objetivos propuestos.

La herramientas de uso frecuente en planificacin estratgica son el PEST (anlisis Poltico,

Econmico, Social y Tecnolgico), denominado tambin PESTLE (anlisis Poltico, Econmico,
Social, Tecnolgico, Legal y Ecolgico) y el FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas).

4.1.2 Planificacin operacional

Para lograr los objetivos cualitativos planteados en la etapa anterior, el establecimiento define, para
cada una de sus unidades organizacionales, las actividades que se deben realizar para alcanzarlos
y los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para llevarlas a cabo.

4.1.3 Planificacin presupuestaria

En esta etapa, el establecimiento educacional desarrolla un conjunto de presupuestos detallados

para las diferentes reas, en base a las actividades definidas para alcanzar los objetivos
propuestos.

4.1.3.1 Concepto de presupuesto

Los presupuestos son la expresin numrica de los planes de accin preparados por la direccin
de la entidad educacional para los diferentes mbitos de la organizacin, referidos a un perodo
futuro de tiempo.

Reflejan los compromisos que las personas de los distintos departamentos del
establecimiento asumen en su desempeo profesional. Son, tambin, una herramienta de control
de la marcha de la entidad y una forma de identificacin de los factores gravitantes de su resultado
econmico.

Los presupuestos se elaboran pronosticando el comportamiento de las diferentes actividades

educativas y la disponibilidad de recursos para satisfacer la demanda de los servicios
educacionales del establecimiento.

Para confeccionar un presupuesto se debe recopilar toda la informacin relevante sobre las
diferentes actividades y para ello se requiere de la participacin integrada de todos los estamentos,
cada uno en el mbito de su especialidad y experiencia. Por ejemplo, debe existir una actuacin
coordinada entre las personas que formulan el Proyecto Educativo Institucional, las que estiman la
futura matrcula de alumnos, las que fijan las polticas de remuneraciones, los encargados de
obtener y manejar los recursos financieros, etc. Dicha participacin es fundamental, porque las
cifras que se espera lograr constituyen un compromiso para toda la organizacin.

Los presupuestos se pueden preparar en unidades, por ejemplo, horas pedaggicas o

cantidad de alumnos por niveles o, en trminos financieros, en pesos. Se confeccionan
generalmente en trminos anuales, u otra medida de tiempo, de acuerdo con las necesidades del
establecimiento educacional.

4.1.3.2 Tipos de presupuestos

En la etapa de planificacin presupuestaria se distinguen tres tipos de presupuestos:

Presupuestos de operacin
Presupuestos de inversin
Presupuestos de caja o de efectivo

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4.1.3.2.1 Presupuestos de operacin

Incluyen estimaciones para los diferentes rubros de ingresos y gastos del Estado de Resultados de
la entidad. Los principales presupuestos de este tipo, son los siguientes:

Presupuesto de ingresos operacionales:

De acuerdo con los objetivos planteados y sobre la base de las estimaciones de la demanda
de los servicios educacionales de la entidad, corresponde pronosticar los ingresos por matrcula y
colegiatura correspondientes a cada uno de los niveles de enseanza.

Para la elaboracin de este presupuesto, se sugiere la siguiente secuencia:

Definir los servicios educacionales que se prestarn, de acuerdo con la planificacin

estratgica efectuada.

Estimar la demanda de los servicios educacionales con las herramientas que se

estimen pertinentes y teniendo presente la situacin de la competencia y las
expectativas de la economa.

Conjuntamente con la estimacin de la cantidad demandada, definir la estrategia de

precios, descuentos y cobranza de la colegiatura.

Segmentar adecuadamente el presupuesto, por ejemplo, por ciclos educacionales.

Dar a conocer el presupuesto de ventas elaborado a las dems unidades

organizacionales participantes en el proceso presupuestario, para que sirva de base a
sus propios presupuestos.

Presupuesto de costos de ventas:

Incluye estimaciones de los costos necesarios para obtener los volmenes de venta
previstos. Corresponde estimar la cantidad y remuneracin de profesores y del personal
estrechamente relacionado con el servicio educativo, el gasto por concepto de material didctico,
consumo de horas de Internet, mantencin de computadores utilizados por alumnos y educadores,
y otras partidas de gastos relacionadas directamente con la prestacin del servicio educacional.

Presupuesto de gastos de administracin y distribucin:

Debe incluir proyecciones de gastos relacionados con la direccin y supervisin del

establecimiento, gastos de publicidad y promocin, gastos de representacin, servicios de utilidad
pblica como energa elctrica, gas y telfono, mantenciones, seguros, etc.

4.1.3.2.2 Presupuestos de inversin

Comprende las previsiones de gastos para bienes de capital, tales como edificios, computadores,
equipamiento para laboratorios, instalaciones, mobiliario y otros similares.

4.1.3.2.3 Presupuestos de caja o de efectivo

Incluye los movimientos de dinero previstos para perodos futuros, tanto de ingresos como egresos
de efectivo, de acuerdo con las estimaciones de los dems presupuestos de la entidad. Su
principal objetivo es conocer anticipadamente los excedentes o faltantes de caja para evaluar las
fuentes de financiamiento necesarias. Adems, es una herramienta til para el rea de tesorera
del establecimiento, para saber cundo invertir los excedentes de efectivo o utilizar las lneas de
crdito bancarias disponibles.

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 Su estructura bsica incluye los siguientes componentes:

Entradas de efectivo (entradas a caja): Incluye principalmente las entradas de

efectivo provenientes de las ventas al contado, de la recaudacin de las cuentas y
documentos por cobrar, de los retiros de depsitos a plazo, de dividendos percibidos
en efectivo, etc.

Las entradas de efectivo deben registrarse en los perodos en que efectivamente se

perciben. Por ejemplo, si en el presupuesto de ingresos operacionales se prev
ingresos por ventas de $25.000.000 mensuales y la poltica de cobranza es 50% al
contado y el saldo en cuatro cuotas, el presupuesto de caja incluir como efectivo la
suma de $12.500.000 en enero, $15.625.000 en febrero (50% de $25.000.000 de
febrero + de $12.500.000 de enero), $18.750.000 en marzo (50% de $25.000.000
de marzo + de $12.500.000 de enero + 1/4 de $12.500.000 de febrero, etc.).

Desembolsos de efectivo (Salidas de caja):

Son las erogaciones de efectivo en el momento en que efectivamente se producen,

relacionadas con las compras de activos fijos y materiales, el pago de sueldos,
facturas a proveedores, arriendos, lneas de crdito, intereses, dividendos, impuestos,
etc.

Flujo neto de efectivo y necesidades de financiamiento:

Restando de las entradas en efectivo los desembolsos en efectivo, se tiene el flujo

neto de efectivo. Si a este flujo se adiciona el saldo inicial de efectivo se llega al saldo
disponible en caja. En este punto, se est en condiciones de determinar las
necesidades de financiamiento para mantener un saldo mnimo predeterminado de
efectivo.

Este presupuesto permite, en consecuencia, determinar el momento en que faltar

efectivo para cumplir con las obligaciones y el instante en que se dispondr de
excedentes. En otras palabras, su objetivo es asegurar que la operacin financiera de
la entidad no se vea afectada por imprevistos que alteren la prestacin normal de
servicios y el cumplimiento oportuno de los compromisos contrados.

4.1.3.3 Ventajas de los presupuestos:

Obligan a la administracin del establecimiento a formular planes y a traducirlos en

cifras que indiquen los resultados que deben alcanzarse para llegar a los objetivos
propuestos.

Facilita que las diferentes unidades organizacionales trabajen mancomunadamente

para generar un resultado previsto.

Generan compromisos entre los participantes del proceso presupuestario para el logro
de los resultados previstos.

Establecen mediciones que permiten comparar los resultados efectivamente obtenidos

con los proyectados y, de paso, medir la actuacin del personal involucrado en el
proceso presupuestario.

Exigen que la entidad disponga de una organizacin con funciones y relaciones de

autoridad claramente definidas.

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4.1.3.4 Limitaciones de los presupuestos:

Se basan en estimaciones y pueden omitir hechos imprevisibles como cambios de

preferencias del mercado o acciones sorpresivas de la competencia.

No minimizan los riesgos, simplemente reflejan el riesgo de la actividad que se est

pronosticando.

Si se utilizan para sancionar el incumplimiento de metas, los pronsticos pueden ser

no desafiantes.

Su preparacin puede ser costosa en tiempo y dinero y su administracin tornarse

burocrtica.

Los compromisos del personal con el cumplimiento de los presupuestos puede ser
bajo, si fueron impuestos a la organizacin o si no particip activamente en su
confeccin.

Pueden ser un obstculo a la creatividad o carecer de adaptacin ante imprevistos, si

son extremadamente inflexibles.

Estn referidos principalmente a la informacin financiero-contable y, por lo tanto,

podran no incorporar otras perspectivas como la de clientes, procesos y desarrollo de
futuro.

4.1.3.5Prerrequisitos de los presupuestos:

Deben prepararse cuidadosamente y las estimaciones que se formulen deben ser lo

ms prximas a la realidad.

El cambio es lo dominante en el futuro. Si es previsible, el presupuesto debe incluirlo;

si no lo es, el presupuesto debe modificarse tomando en cuenta el cambio producido.

El presupuesto debe revisarse peridicamente.

Debe utilizarse en los anlisis de resultados que la entidad realiza peridicamente.

4.2 Control presupuestario

Es un proceso que permite comparar, por ejemplo una vez al mes, los resultados esperados de la
gestin con los efectivamente logrados. La idea es cuantificar las desviaciones y proponer acciones
correctivas que hagan posible la consecucin de las metas establecidas en los planes de la
organizacin.

Hay desviaciones originadas en variables que estn fuera del control del colegio, como
podran ser cambios en las tasas de inters o en el tipo de cambio. Sobre ellas, slo cabe
reconocer su efecto y prepararse para situaciones que puedan afectar significativamente la
situacin financiera del establecimiento. Por ejemplo, evaluar cuidadosamente el endeudamiento
en perodos de incertidumbre en las tasas de inters o volatilidad en los tipos de cambio.

Las desviaciones que requieren de una atencin especial son las que se originan en
decisiones tomadas al interior del establecimiento. Por ejemplo, las diferencias en las estimaciones
de matrcula de alumnos, necesidades de profesores, aportes del Estado, necesidades de
infraestructura informtica, niveles de gastos generales, etc.

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 Si el presupuesto se construy sobre bases reales y exigentes, las desviaciones positivas
reflejan un buen desempeo de su personal y una buena gestin del establecimiento; lo contrario,
si son desviaciones negativas, y estaran evidenciando un cierto grado de desconocimiento de las
actividades del establecimiento.

Las ventajas del control presupuestario, son:

Entrega una visin general de la empresa.

Deja en relieve los objetivos de la organizacin.
Es un mecanismo de revisin de las polticas y estrategias de la institucin.
Es una herramienta de coordinacin.
Permite fijar prioridades.
Permite centrar la atencin en las desviaciones importantes.
Ayuda a fijar responsabilidades.
Ayuda a tomar de decisiones.

4. 3 Ventajas de la planificacin

Las conveniencias de la planificacin en sus diferentes modalidades son las siguientes:

Anlisis del futuro: La planificacin obliga a una clara definicin de objetivos, a un

anlisis de las acciones necesarias para alcanzarlos y a realizar un esfuerzo para
prever el futuro. Como consecuencia de ello, la entidad est en mejores condiciones
para comprender las tareas por realizar, sus posibilidades de xito y para modificar
oportunamente sus planes si se considera necesario.

Facilita la direccin: La subdivisin del trabajo que conlleva la planificacin facilita la

coordinacin de las actividades y la asignacin de las tareas con sus correspondientes
plazos entre los diferentes responsables.

Facilita el control: La planificacin hace posible la comparacin de lo proyectado con

lo efectivamente logrado y tomar las medidas correctivas a las desviaciones
observadas.

4.4 Limitaciones de la planificacin

Los inconvenientes de la planificacin son:

Confianza en las predicciones: Los pronsticos que se formulan sobre el futuro

dependen de la cantidad de informacin disponible y del grado de control que tenga la
entidad de las variables involucradas.

Caractersticas de las actividades planificadas: Mientras menos repetitivas y ms

innovadoras sean las actividades, mayores sern las dificultades para planificarlas.

Tendencia hacia la inflexibilidad: Mientras ms detallados y extensos sean los

planes, mayor ser la inflexibilidad. Asimismo, una vez que el plan ha sido diseado,
existe la tendencia a no cambiarlo.

Costo: La recoleccin de informacin necesaria para planificar suele ser costosa,

razn por la cual se debe comparar el costo asociado con los beneficios esperados de
la programacin de las actividades.

Apoyo tarea Presupuesto_curso MDL107.docx