Comunicacin institucional: la comunicacin bien

entendida empieza por casa

(5.759 palabras - 15 pginas)

Lic. Mnica Mara Viada

Escuela de Ciencias de la Informacin - Universidad Nacional de Crdoba

Argentina

Introduccin

Desde hace unos aos, empresas primero e instituciones no gubernamentales

despus, comenzaron a vislumbrar las ventajas de comunicar sus organizaciones
(sus acciones, filosofa, etc.) a la sociedad. De esta forma, la comunicacin dej
de ser patrimonio de medios de informacin y gobiernos para extenderse a todos
los mbitos de la sociedad. Paralelamente se ampli el campo ocupacional de los
profesionales de la informacin y la comunicacin.

Es cierto que los objetivos de encarar una poltica de este tipo varan y nunca son
desinteresados: maximizacin de las ganancias, posicionamiento de la marca o de
la empresa como "socialmente comprometida" con el medio ambiente, los
derechos de los nios o los discapacitados, bsqueda de apoyo comunitario, son
slo algunos ejemplos. Pero, en el fondo, hay un elemento comn: la importancia
que adquiere la imagen (institucional o corporativa) ante los dems.

Tambin es cierto que no se puede comunicar de manera eficiente y a largo plazo

hacia afuera si hacia adentro los actores desconocen la realidad de las otras reas
o si la informacin que circula es parcial, contradictoria, poco clara o directamente
inexistente.

El presente trabajo tiene una finalidad prctica: dar algunas pistas para los
interesados en mejorar la comunicacin interna de sus instituciones. No obstante,
advertimos que no es un recetario; es ms, aconsejamos desconfiar de los
manuales que prescriben frmulas taxativas para lograr determinados fines. Por el
contrario, entendemos que as como cada casa es un mundo, tambin cada
organizacin, al estar compuesta de sujetos y relaciones diferentes, tiene sus
particularidades que harn que algunos proyectos tengan xito y otros fracasen.
Por eso, slo pretendemos aportar ideas y criterios de organizacin que
consideramos tiles para que cada uno tome, adapte, rechace y mejore para
aplicar en su propia organizacin.

Una ltima advertencia: razones de espacio nos limitan en el desarrollo y

profundizacin en el tema que nos aboca. Por ello, apelamos a la colaboracin y
"complicidad" del lector (como le llama Umberto Eco) para que complete, de
acuerdo a sus conocimientos y experiencia, lo que aqu aportamos.

Para ejemplificar, tomamos un caso concreto: el relevamiento de las necesidades

y demandas de comunicacin interna en la Facultad de Ciencias Econmicas de la
Universidad Nacional de Crdoba (Argentina), a partir del cual se elabor una
estrategia que deriv, entre otras acciones, en la creacin del Area de
Comunicacin Institucional.

1. La punta del ovillo

Reconocer que existe el problema y tener la voluntad de instrumentar una

poltica para superarlo es la primera condicin para encarar un proyecto puesto
que en los propios problemas se encuentra la raz de la solucin. Esto, que parece
una verdad de perogrullo, no lo es tanto si se tiene en cuenta que, muchas veces,
acostumbrados a una determinada situacin, nos cuesta reconocer que algo no
funciona como debiera o como se esperaba en un principio. Si pretendemos que el
emprendimiento sea exitoso, ser necesario que las personas involucradas (los
productores y destinatarios de esos mensajes) compartan esta necesidad y
aporten su actitud proactiva para que la situacin inicial se modifique. Asimismo se
requerir el compromiso de las autoridades o nivel directivo para que las iniciativas
se mantengan en el tiempo, pues de lo que se trata, en definitiva, es de generar
una nueva cultura de democratizacin de la informacin lo que, indudablemente,
demandar su tiempo.

Cumplida la primera condicin, antes de elaborar cualquier proyecto ser

imprescindible conocer "pao". Esto significa examinar con detenimiento el
proceso de produccin-circulacin-consumo de la informacin en la organizacin,
aspecto que ampliamos en el punto 2.

Finalmente, todo diagnstico debe ser dinmico porque as es la realidad. Por

ello, no cabe duda que las adecuaciones debern ser permanentes. Elaborar un
magnfico informe para colocarlo en la biblioteca del directorio podr quedar muy
bien estticamente pero ser de poca utilidad. Si no se ponen en prctica las
acciones correctivas slo se habr malgastado tiempo, dinero, esfuerzos, se
frustrarn las expectativas de quienes esperaban un cambio y se fortalecern las
de los que esperan que todo siga igual.

El escenario

Conocer el mbito donde se pretende realizar el estudio es esencial para un buen

trabajo. No podemos hacer un diagnstico desde un escritorio, desde los papeles.
Una organizacin jams es igual a otra. Cada una tiene una distribucin espacial
diferente, historias y expectativas diferentes. Cada organizacin est compuesta
por hombres y mujeres con intereses y compromisos distintos, cada uno de los
cuales contribuye a crear y recrear -consciente o inconscientemente- la cultura
comunicacional de la entidad en la que se desenvuelve.
Veamos el caso concreto que nos ocupa. Si la Facultad de Ciencias Econmicas
fuera una poblacin, llegara casi a la categora de ciudad, y ms precisamente de
una ciudad con densidad elevadsima. En efecto, esta dependencia de la
Universidad Nacional de Crdoba alberga en sus poco ms de 10.000 metros
cuadrados a unos 9.000 estudiantes activos (14.000 matriculados por ao), ms
de 500 docentes y casi 70 no docentes. Es natural, entonces, que surjan
problemas de comunicacin, mxime si no existe una estructura especfica que se
encargue de ordenarla y canalizarla.

En toda organizacin coexisten un organigrama jerrquico planeado (formal) y una

estructura u organigrama funcional real, que se manifiesta a travs de las
relaciones informales que se dan entre los miembros y que permite que cada actor
cumpla con una funcin manteniendo la vida de la organizacin. En este ltimo, la
interrelacin entre las personas y la forma en que se toman las decisiones no est
dada generalmente por el cargo que ocupa cada una sino por un nmero de
factores que constituyen las relaciones reales. Con esto queremos expresar que
no existe una organizacin formal (en los papeles) y una real (de relaciones) sino
que hay una nica organizacin (la verdadera o real) que es la que configura, en
definitiva, las relaciones entre sus miembros.

En este sentido, confluyen en esta pequea Babel intereses, situaciones y

expectativas totalmente diferentes cuando no contradictorios. Circunstancias
histricas, sociales, econmicas, culturales, factores de poder y cuestiones
personales inciden en la participacin de cada uno de los actores en la vida de
esta comunidad y, por ende, en la cantidad y calidad de informacin que circula
por ella. Atender y compatibilizar estas situaciones para mejorar el
desenvolvimiento de la institucin en su faz comunicacional es un eje que no
habr que perder de vista.

Unidades de observacin

Para comprender cmo se desenvuelven los actores en el escenario es til

identificar las unidades de observacin y fuentes de informacin. En este aspecto,
apuntar a los productores de informacin es condicin necesaria pero no
suficiente. En efecto, los consumidores de informacin tambin podrn proveer
datos de inters para el estudio.

2. Manos a la obra

Relevamiento y anlisis de fortalezas y debilidades, ofertas y demandas de

comunicacin

Relevar una institucin en lo comunicacional implica no slo conocer sus

problemas, sino tambin sus potencialidades, no slo lo que falta sino lo que hay y
que muchas veces no se aprovecha.

Veamos algunas de las herramientas que se pueden emplear:

 Entrevistas a informantes clave. Como mencionamos, para evitar una mirada
distorsionada o parcial ser importante consultar a personas de los distintos
niveles jerrquicos; a productores y receptores de informacin. No debemos
olvidar que, en algn momento, todos ejercemos uno u otro rol. Esto tambin sirve
como elemento de control para corroborar lo expresado por los distintos actores.
Aun cuando cada entrevistado responda con sinceridad, tenemos que tener en
cuenta que las percepciones, segn el lugar que se ocupe, pueden ser diferentes
y hasta opuestas.

Anlisis de documentos. Entendemos por documentos todo material normativo

o de difusin que emplea la organizacin, no slo en soporte papel (papelera,
folletos, instructivos, reglamentos) sino tambin audiovisuales (vdeos),
informticos o multimedia (CD, pginas web u otros).

Observacin. Todo es observable; desde los comportamientos de las personas

(no siempre lo que uno dice se refleja en las conductas, tendencia a
autojustificarnos) hasta la infraestructura (fachada, accesos, paredes).

Una vez recogidos todos los elementos, ser necesario sistematizar y procesar el
material recogido para proceder a su anlisis. De la interpretacin de los datos
surgirn con mayor claridad cules son los actores generadores y receptores de
informacin, los flujos informativos que se producen en el interior de la entidad, el
volumen y tipo de informacin que reciben y generan, origen y destino de la
misma, demandas potenciales, responsabilidades, mecanismos de distribucin
utilizados y funcionamiento de los canales, entre otros aspectos.

Volvamos a nuestro caso testigo. En Ciencias Econmicas, por ejemplo, se

detectaron los siguientes problemas:

Inexistencia de un sistema formal de comunicacin interna que organice y

redistribuya la informacin de manera efectiva. Este vaco trae aparejado el
problema que se enuncia a continuacin.

Predominio de los canales informales de comunicacin

Siempre hay comunicacin; cuando no existe un sistema formal, sta se las

arregla para circular por canales informales. El pasilleo se convierte, en estas
ocasiones, en el medio por excelencia por el cual se distribuyen los mensajes. Al
ser informacin casual, oral y no oficial, se producen distorsiones, se promueven
el rumor y los malos entendidos y se potencian las relaciones de poder (slo se
enteran algunos). Todo esto genera, a la postre, ms conflictos que soluciones.

Tambin se observa la distorsin de funciones. En el caso que nos ocupa, el

conmutador funciona -por su ubicacin- como oficina de informes y derivacin de
gente.
 Fallas en la comunicacin de asuntos administrativos

Si bien existen mecanismos habituales y rutinarios de comunicacin de

expedientes, resoluciones, informes, etc., a veces presentan fallas. En algunos
casos, a pesar de que se procura informar, los mensajes no llegan a sus
destinatarios por distintas razones:

- porque no existe un sistema de notificacin fehaciente (por ejemplo, para los

docentes cuyos cargos se concursan).

- porque se delega a los departamentos docentes esta tarea y all se pierde la

informacin, ya sea porque no baja a los docentes o porque stos no concurren a
su departamento.

En otras ocasiones, no existen manuales de procedimientos que indiquen

funciones y responsabilidades de cada rea. De esta manera, las notas o
expedientes pueden ir a destinos incorrectos burocratizando los trmites con los
consiguientes perjuicios.

Estas situaciones traen como consecuencia otros problemas:

- Muchas veces la informacin llega tarde o por lo menos no hay certeza de que lo
haga en tiempo y forma a quien/es corresponde.

- Se diluyen las responsabilidades porque explcitamente no hay determinacin de

funciones.

Inexistencia de una base de datos de docentes completa y actualizada con

direcciones, telfonos y correo electrnico. Esto genera costos acadmicos y
profesionales (no asistencia a cursos por desconocimiento, no aprovechamiento
de becas, etc.) e incluso costos de tiempo y econmicos debido a la alta
devolucin del correo postal.

Entre las personas entrevistadas, el correo electrnico es el medio que

prcticamente todos consultan a diario y el elegido como el ms rpido, cmodo y
funcional para recibir y enviar informacin. A pesar de ello, menos de la mitad de
los docentes poseen cuenta de correo electrnico en la Facultad y, salvo
excepciones, se desconoce si poseen una en sus domicilios particulares o en el
trabajo.

Deficiente comunicacin horizontal y vertical

En trminos generales, se desconoce lo que ocurre en otras reas de la facultad

(y a veces hasta en la propia), desde el funcionamiento de las ctedras del mismo
departamento hasta la produccin de los Institutos de investigacin.
Segn lo expresado por algunos entrevistados, "los principales problemas son
interctedra e interdepartamento. La comunicacin que existe es por inquietudes
personales y no por decisin a nivel directores. No conocemos a los docentes de
otros departamentos. (...) Adems, es difcil mantener el vnculo de las reuniones
porque es desgastante y no hay disposicin de algunos docentes y directores".

En cuanto a la comunicacin vertical, hay desconocimiento de las resoluciones del

Consejo Directivo. Esta situacin se produce no por falta de comunicacin (se
publican en un transparente) sino por la mala utilizacin del canal (pocos conocen
este medio o est tapado por los cartelones de las agrupaciones estudiantiles).

Saturacin y dispersin de los mensajes

Esto provoca, muchas veces, su propia anulacin. El caso ms ejemplificador es

el de los afiches que pueblan las paredes de la facultad. En numerosos casos no
se puede decir que la informacin "no est". Sin embargo, la manera en que se
difunde obliga a los destinatarios a recorrer todos los pasillos de la institucin para
ver si encuentra mensajes de su inters. En definitiva, resulta poco operativa
porque se pierde mucho tiempo en buscar informacin que est desperdigada por
paredes, transparentes y paneles.

Superposicin de roles y/o de actividades

Por ejemplo, tienen informacin sobre becas la Secretara de Extensin, la

Secretara de Asuntos Estudiantiles, la Secretara de Relaciones Internacionales y
la Secretara de Ciencia y Tcnica. Dictan cursos de postgrado tanto la Escuela de
Graduados como la Escuela del Profesorado y algunos institutos. Organizan
actividades de capacitacin el Area Pedaggica como la Escuela del Profesorado.

Todo ello confunde a los posibles destinatarios y es un ejemplo de la

desorganizacin que, en muchos casos, tiene que ver con cuestiones de poder (no
se quiere resignar el espacio) o de inercia (hace mucho tiempo que funciona de
esta manera).

Desinters o falta de pertenencia de algunos docentes

Hay profesores que no tienen contacto con la vida cotidiana de la facultad: dan su
clase y se van. En otros casos no cumplen con los horarios de consulta o no
pasan por la secretara del departamento. Estas situaciones dificultan el contacto
fluido entre la institucin, los docentes y los alumnos.

Desactualizacin del sitioweb

Adems de esta falencia, se superponen contenidos y no hay criterio coherente

para publicar, sino que cada rea inserta lo que considera pertinente sin tener en
cuenta a los destinatarios. Ello provoca que haya mucha informacin de ms y
poca de utilidad. Algunos enlaces tienen exceso de texto y otros, posiblemente los
de mayor inters o demanda (como becas o pasantas) estn vacos o con
informacin genrica o ambigua.

Deficiente funcionamiento del sistema telefnico

Si bien este punto tiene que ver con la comunicacin externa, tambin afecta las
relaciones al interior de la facultad. No est garantizado el servicio telefnico: las
lneas se saturan, la central no funciona o funciona a medias, est desconectada
en algunas horas o la guardia no atiende.

Fortalezas

Todo diagnstico debe contener no slo los problemas sino tambin las fortalezas
o potencialidades. En el estudio que nos ocupa surgieron las siguientes:

Reconocimiento de la existencia de un problema de comunicacin y

voluntad para encarar una accin superadora.

Existencia de recursos humanos valiosos interesados en colaborar en la

implementacin de las acciones propuestas.

Existencia de recursos tcnicos para implementar las acciones propuestas

(imprenta propia, tecnologa multimedia, etc.).

Concentracin de los pblicos (productores y destinatarios) en un espacio

reducido.

Colaboracin del Centro de Estudiantes en las acciones que se encaren.

Existencia de experiencias previas de comunicacin (boletn docente, boletn

de informacin institucional, publicaciones de la facultad y los institutos).

Posibilidad de contar con una cuenta gratuita de correo electrnico para

cada docente y alumno.

Canales mencionados como los que mejor funcionan:

- Comunicados generales enviados por el Centro de Cmputos a travs del correo

electrnico.

- Copia de las resoluciones especficas del Consejo Directivo.

- Correo electrnico en general.

Amenazas y oportunidades
Estos aspectos se refieren al futuro. En cuanto a las amenazas, la principal
detectada es la resistencia al cambio propia de cualquier organismo. Tambin
pueden atentar la burocracia y la falta de recursos, principalmente econmicos en
nuestro caso, para llevar adelante todas las iniciativas que surjan.

Respecto de las oportunidades, con sumar las fortalezas y la necesidad y

demanda de informacin que existe por los actores es suficiente para calificar el
lugar y el momento como propicios para desarrollar un proyecto comunicacional.

3. Elaboracin y desarrollo de propuestas (polticas, sistemas y productos)

Del correcto anlisis del diagnstico situacional debe surgir una estrategia de
comunicacin. En este punto tenemos que tener en claro que la simple
yuxtaposicin de actividades no necesariamente supone una estrategia. Cada
accin o producto que propongamos deber interactuar con los dems, pero a la
vez tener independencia y ser flexible como para que no se caiga el sistema si
alguno de ellos no puede llevarse a cabo. Tambin es importante que
consideremos que una estrategia es una accin eminentemente poltica, que
requiere la toma de decisiones polticas, ejecuciones administrativas y una fuerte
accin interna para que los agentes conozcan, compartan y sean partcipes
activos de la estrategia. A lo que debemos apuntar, en sntesis, es que las
iniciativas funcionen como un sistema puesto que de la interaccin entre las
distintas actividades resultarn los cambios esperados.

Como todo cambio, la aceptacin por los pblicos tomar su tiempo, pues de lo
que se trata es de generar una nueva cultura. Asimismo, debido al carcter
dinmico de los escenarios y los comportamientos humanos, debemos prever un
funcionamiento autocorrectivo a travs del seguimiento de la implementacin de la
estrategia en su conjunto. Por todo esto, deberemos establecer un periodo
determinado para evaluar el sistema en general y cada subsistema en particular, lo
que excluye el examen peridico de cada uno de ellos.

Volvamos a la aplicacin prctica. La estrategia propuesta en Econmicas

contempl cinco subsitemas*:

a. Acciones organizativas

b. Productos grficos

c. Productos virtuales

d. Acciones ambientales

e. Otras acciones no comunicacionales

a. Acciones organizativas
3.1. Area de Comunicacin Institucional Ante los problemas "inexistencia de un
sistema formal de comunicacin interna que organice y redistribuya la informacin"
y "predominio de los canales informales de comunicacin", se propuso crear un
rea u oficina especfica que se abocara a esta cuestin.

Teniendo en cuenta que la funcin primera de los emisores o potenciales emisores

de la facultad est vinculada bsicamente con la actividad acadmica y/o
administrativa, y que la comunicacin puede ser considerada importante pero
secundaria para estos actores, se plante la necesidad de derivar esta actividad a
personas que se dediquen exclusivamente a ella y detecten las ofertas y
demandas informativas, facilitando la a veces tediosa (para ellos) tarea de
elaborar las piezas necesarias y potenciando la vinculacin entre productores de
informacin y sus respectivos destinatarios.

3. 2. Oficina de informes

Cuando una persona ingresa a la facultad y necesita averiguar algo adnde se

dirige? Quin o quines pueden satisfacer sus inquietudes? Un ordenanza, un
alumno, el Centro de Estudiantes o la primer oficina que encuentre... Seguramente
no todos tienen la respuesta buscada. Por ello, se propuso montar una oficina de
informes, no para burocratizar sino para orientar e informar sobre las consultas
ms frecuentes y canalizar como corresponda otras demandas.

En realidad, de hecho esta funcin estaba siendo cumplida en parte por el Centro
de Estudiantes y por el encargado del conmutador. Lo que se pretendi, entonces,
fue formalizar el servicio para que no dependa del voluntarismo de la/s persona/s
que eventualmente se encuentre/n en alguno de esos puestos.

Tambin se propuso hacer de esta oficina un punto de encuentro, para lo cual se

sugiri armar un sistema para que alumnos y docentes puedan dejar sus
mensajes.

b. Productos grficos

3. 3. Ecfono

El ecfono es un sistema de atencin de alumnos mediante IVR, cuyo desarrollo

fue paralelo al proyecto comunicacional. Se colabor en la etapa de diseo
funcional del producto y se propuso desarrollar la campaa de lanzamiento y
difusin del sistema.

3.4. Paneles informativos

Contar con mucha informacin no significa necesariamente estar bien informado.

En las paredes y pasillos de la facultad abunda y hasta satura la cantidad de
mensajes. Se torn necesario, entonces, organizarla de manera que cada persona
no necesite leer todas las paredes para encontrar lo que busca o que no se le
pase alguna que pueda ser de su inters.

Concretamente, para el problema "saturacin y dispersin de los mensajes" se

propuso reorganizar los transparentes existentes y construir paneles modulares en
el hall central, dividido por rubros, para organizar y facilitar la lectura y disminuir la
contaminacin visual.

3.5. Publicacin peridica (revista)

Algunas reas de investigacin cuentan con publicaciones que, por lo general,

llegan a un pblico especfico vinculado a ellas, pero no existe ningn medio de
divulgacin e informacin general. La idea fue, entonces, democratizar el
conocimiento y hacer conocer las actividades de los distintos estamentos,
de manera que todos estn al tanto de lo que hacen los dems. Para ello se
propuso editar una publicacin peridica general de toda unidad acadmica, con
periodicidad semestral, de acuerdo a las posibilidades econmicas de la
institucin.

3.6. Newsletter

Se trata de una hoja informativa que responde a los mismos problemas y

finalidades que la revista, aunque en este caso el contenido propuesto es
netamente informativo (resoluciones, agenda de actividades acadmicas,
culturales, deportivas, cursos, informacin del Centro de Estudiantes, concursos
docentes, etc. y la periodicidad mensual o quincenal. El objetivo planteado fue
contar con un medio de comunicacin gil y atractivo para que las novedades ms
urgentes lleguen a los destinatarios. Al ser menores los costos, es posible hacer
una tirada y distribucin ms masiva que en el caso de la revista.

c. Productos virtuales

3.7. Sistematizacin de servicios de e-mail masivos

Exista un sistema de envo de mails a un listado de aproximadamente 150

cuentas (principalmente de docentes y no docentes) denominado "comunicados
generales", que inclua informaciones generadas en las distintas reas de la
facultad. De acuerdo al relevamiento realizado, era el principal medio por el cual
docentes e investigadores se informaban de lo acontecido en la unidad
acadmica. Estos comunicados dependan de la voluntad de informar del rea que
los generaba, es decir que presentaba algunos vacos, producto de la falta de
prctica, desconocimiento o desinters por utilizar este canal. Por ello se propuso
sistematizar este medio hacindolo peridico (semanal), ampliar la base de
destinatarios y la de fuentes de informacin y, por ltimo, hacer ms funcional y
atractivo el material.
3.8. Reformulacin del sitioweb de la Facultad

La Facultad dispone de un sitioweb en Internet, pero en algunos casos faltaba

informacin o estaba desactualizada. Con las premisas de agilidad, sencillez,
belleza, funcionalidad, y, sobre todo, utilidad, se plante la necesidad de
redisearla, dotndola de una nueva esttica y reorganizando sus contenidos. Se
reformul la estructura del rbol, tomando como prototipo de visitante a alguien
que no conoce la organizacin de esta unidad acadmica y se resolvi darle un
criterio integrador, evitando el individualismo y la dispersin de formas.

3.9. Creacin de listas de distribucin y foros de discusin por Internet

Se propuso esta iniciativa a raz de una demanda concreta para motivar a los
docentes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia a la facultad.
No se previ que fuera de aplicacin masiva e indiscriminada sino, por el contrario,
que se instrumentara a pedido de los interesados.

d. Acciones ambientales

3.10. Refuncionalizacin de espacios fsicos de la Facultad: hall central, Sala

de profesores y Oficina de informes

En el primer caso (hall central) se impuso una readecuacin de los elementos

existentes (paneles, transparentes, gigantografas, etc.) para reducir la
contaminacin visual.

En segundo trmino, con la premisa de recuperar la Sala de Profesores como

espacio de encuentro de los docentes, se deriv a Planeamiento Fsico de la
Universidad la elaboracin de un proyecto para la refuncionalizacin de este
mbito. La iniciativa deba contemplar la renovacin del mobiliario, el
mejoramiento de la iluminacin, pintura, incorporacin de terminales de PC para
trabajos acadmicos, consulta de correo electrnico y navegacin, mquina
expendedora de bebidas (o cafetera) y panel para informacin docente.

3.11. Revisin de la sealtica interna e identificacin de boxes

En la Facultad existan dos tipos de sealizacin: una general, integrada por dos
islas triangulares en el hall central, ms paneles de pared en cada piso, y otra
especfica, que sealaba aulas u oficinas.

En el caso de las islas, la distribucin de la informacin en los planos era confusa,

por lo que no siempre contribua con su finalidad. Se plantearon, entonces, dos
alternativas no excluyentes: mejorar el sistema existente o incorporar un equipo
informtico con una versin en 3D de las instalaciones de la Facultad, que con la
modalidad touch screen guiara al usuario hasta su destino. Por cuestiones de
costos, se inclin por la primera opcin.
En el caso de la identificacin de boxes, en la mayora de los casos no exista, y
en otros estaba ubicada en lugares poco visibles (arriba del dintel). Se propuso,
entonces, confeccionar cartelera para todos los boxes con indicacin de ctedra y
nombre de cada docente.

e. Otras acciones no comunicacionales

En el diagnstico situacional se detectaron problemas cuya solucin era ms bien

poltica antes que comunicacional. Este es un aspecto que no debemos perder de
vista: hay aspectos que, aun rozando o involucrando lo comunicacional,
corresponde a las autoridades evaluarlos y resolver sobre la conveniencia y
oportunidad de implementar acciones para su correccin.

Ejemplo de ello fueron la asignacin de roles o actividades explcitas al

personal no docente para evitar la superposicin o dilusin de las
responsabilidades y la necesidad de contar con un sistema de control de gestin
docente, por citar slo algunos. Un Area de Comunicacin Institucional tiene la
obligacin de informar los problemas que detecte, pero de ninguna manera debe
confundir su rol y responsabilidades.

4. Conclusiones y recomendaciones finales

Como se mencion oportunamente, una estrategia funciona si las partes que la

componen se dirigen a un mismo fin. Podramos decir que el xito de un proyecto
se asegura con la implementacin del conjunto de propuestas, con su seguimiento
en el tiempo y con la revisin permanente para ajustarlas de acuerdo a las
necesidades que vayan surgiendo. Pero tambin debemos reconocer que esto es
ideal, cuestin que no nos excusa; por el contrario, siempre hay que apuntar a la
excelencia, pero tampoco hay que olvidar la realidad concreta condicionada por
los tiempos de la burocracia, de los presupuestos, de la toma de decisiones.
Siempre hay un margen de desviacin que hay que considerar.

En el caso que nos ocupa, podemos decir que las iniciativas se fueron
implementando paulatinamente y que incluso no fue posible ejecutarlas todas. Si
tomamos, por ejemplo, un plazo de cinco meses desde la entrega y aprobacin del
proyecto, podemos concluir sintticamente lo siguiente:

El Area de Comunicacin Institucional se cre, aunque sin presupuesto

determinado y sin las condiciones previstas inicialmente.

La Oficina de Informes no se implement, entre otras razones, porque el edificio

est en reformas para su ampliacin y varias de las oficinas sufrirn cambios, por
lo cual no se defini su emplazamiento.

El ecfono funciona y es til, pero todava genera desconfianza en los alumnos,

sobre todo cuando realizan trmites -como inscripciones para cursar o rendir
materias- de los cuales no reciben comprobantes. No obstante, podemos observar
que da a da crece el nmero de consultas.

Paneles informativos: contribuyeron realmente a disminuir la contaminacin

visual. No obstante, todava falta generar un cambio de cultura para que los
afiches y carteles se ubiquen en la seccin que corresponde para facilitar la
lectura.

Revista: no se implement hasta la fecha, en parte responsabilidad del Area de

Comunicacin, en parte por la demora de los articulistas en entregar el material.

Newsletter: se editaron tres nmeros con muy buena repercusin.

E-mails masivos: de las 150 cuentas a las que se enviaban los comunicados, se
ampli a 2.443 suscriptos. La nueva publicacin -denominada Contando virtual-
consiste en el envo de un mail que contiene ttulos y una breve resea del
contenido. Si el usuario desea ampliar su informacin, debe cliquear sobre la
direccin indicada que, en general, vincula con el sitioweb de la facultad. Si bien la
suscripcin fue compulsiva (y no voluntaria por los receptores) debemos aclarar
que stos tienen la posibilidad de "borrarse" de la lista en cualquier momento para
no recibir ms la publicacin virtual. En los primeros tres meses y medio se
registraron slo cinco bajas y cerca de cien altas voluntarias.

Sitioweb: se puso en red el nuevo sitio de la Facultad. En tres meses y medio se

produjo igual cantidad de visitas que en los 18 meses anteriores, lo que da una
idea del nuevo impulso. Debemos aclarar que esto mucho se debe a la interaccin
con Contando virtual. La direccin del sitioweb es http://www.eco.uncor.edu

Creacin de listas de inters y foros de discusin por Internet. Se opt por foros
de discusin. No tuvo el eco esperado entre docentes e investigadores. La forma
ms utilizada es a travs de las ctedras, que promueven el uso de esta
herramienta entre los alumnos.

Refuncionalizacin de los espacios fsicos: salvo lo que tiene que ver con los
paneles informativos, se encuentra en la misma situacin que la Oficina de
Informes.

Como habr podido observar el lector, en casi todos los puntos aparece un "pero".
Es lgico que as sea. Es ms, nos atrevemos a decir que si alguien presentara un
informe final brillante sera o un genio o un gran mentiroso. Siempre surgen
complicaciones, siempre demoras. Lo importante es no agarrarse de las
dificultades para excusarse sino procurar avanzar en todo lo posible y modificar a
tiempo lo que haya que modificar.

En sntesis, para desarrollar una estrategia de comunicacin institucional se

requieren de no pocas condiciones: mentalidad abierta por las autoridades de la
empresa o institucin y de los encargados de llevar adelante las iniciativas,
capacidad para el trabajo en equipo, creatividad para resolver los problemas,
iniciativa para generar permanentemente nuevas ideas, ejecutividad para
implementar las acciones, humildad y capacidad crtica para reconocer errores,
determinacin para cambiar lo que haya que cambiar y, sobre todo, mucho
sentido comn.

Ahora bien, si existe una persona con todas estas condiciones en un rea de
comunicacin institucional, permtanme decir que est totalmente desperdiciada;
debera estar en el silln presidencial.

Anexo

PROPUESTA OBJETIVOS RECURSOS

NECESARIOS
Planificar, organizar y Espacio fsico.
1. AREA DE desarrollar la
COMUNICACIN comunicacin interna de Equipamiento y
la FCE. servicios: lnea telefnica
y fax; terminales de PC
Detectar y recibir las multimedia con los
ofertas y demandas de perifricos necesarios
informacin y para la elaboracin de las
comunicacin de los piezas de comunicacin
distintos estamentos. (scanner, impresora color,
zip, grabadora de CD) y
Elaborar las piezas acceso a Internet.
necesarias para una
mejor comunicacin Muebles y tiles;
interna. elementos de papelera.

Redistribuir la Recursos humanos.

informacin.

Generar acciones que

promuevan el
intercambio
comunicacional entre los
distintos mbitos de la
Facultad.
Servir de orientacin e Espacio fsico en el hall
2. OFICINA DE informacin para central con
INFORMES ingresantes y pblico en refuncionalizacin y
 general. sealizacin.

Brindar informacin a Equipamiento y

alumnos y docentes servicios: telfono
sobre cuestiones interno, PC con
operativas de la Facultad impresora, conexin a
(orientacin, fechas, Internet y correo
novedades). electrnico.

Servir de espacio para Muebles y tiles.

que alumnos y docentes
puedan dejar sus Folletera y papelera.
mensajes.
Recursos humanos.
Informar sobre la Espacio fsico,
3. ECOFONO: existencia y preferiblemente
CAMPAA DE funcionamiento del insonorizado.
LANZAMIENTO Y sistema.
MANTENIMIENTO Equipamiento: PC
Lograr que los emisores multimedia para
brinden la informacin en grabacin.
tiempo y forma
Recursos humanos:
Motivar a los operador/a.
destinatarios para que
utilicen el servicio. Piezas para el
lanzamiento.
Organizar y mantener
actualizado el sistema en
la faz informativa.
Ordenar la informacin
4. PANELES dispersa en paredes, Materiales: panel central
INFORMATIVOS boletines, folletos, etc., (diseo, ejecucin e
evitando la instalacin. Panel para
contaminacin visual. Sala de Profesores.

Centralizar la
informacin de utilidad,
principalmente para
alumnos y docentes,
facilitando su llegada a
los destinatarios.
Contribuir a la Recursos humanos
5. PUBLICACION divulgacin acadmica y (para recoleccin de la
 cientfica de la FCE. informacin, redaccin,
PERIODICA (revista) fotografa y diseo).
Informar sobre las
actividades que se Recursos econmicos
desarrollan en la (costos de diseo,
Facultad o vinculadas fotografa e impresin).
con ella (congresos,
seminarios y Se imprimir en la
conferencias, etc.). imprenta de la Facultad.

Brindar un espacio de
expresin a los miembros
de la Facultad.

Informar sobre temas

de actualidad vinculados
a las Cs. Econmicas y la
sociedad.

Servir de foro de debate

de ideas.
Informar acerca de Recursos humanos
6. HOJA PERIODICA cuestiones cotidianas de (recoleccin de la
(newsletter) inters general de la informacin, redaccin,
Facultad o vinculadas fotografa y diseo).
con ella (resoluciones,
llamados a concurso, Recursos econmicos
etc.). (costos de diseo,
fotografa e impresin).
Ofrecer una agenda de
actividades (cursos, Se imprimir en la
seminarios, becas, imprenta de la Facultad.
actividades culturales,
congresos, etc.).

7. SISTEMATIZACION Equipamiento
DE Mantener actualizados informtico, soft para
a docentes, estudiantes y disear pginas web y
E-MAILS MASIVOS no docentes con servidor de correo
informacin de inters, electrnico.
empleando un medio
rpido, gil y econmico. Base de direcciones de
correo (existente, pero a

Redisear la pgina de Equipamiento y soft
8. REFORMULACION Internet de la FCE (existentes).
DE LA PAGINA WEB DE hacindola til y funcional
LA FACULTAD a las necesidades de los Recursos humanos.
potenciales destinatarios.
Mantenerla actualizada
en cuanto a contenidos.
Estimular la
9. CREACION DE capacitacin continua del
LISTAS DE INTERES Y claustro docente.
FOROS DE DISCUSION
POR INTERNET Estimular la integracin
de los docentes entre s y
con la FCE.
10. REFUNCIONALIZACION Reducir la
DE ESPACIOS FISICOS DE contaminacin visual del
LA FACULTAD:
hall central.
HALL CENTRAL, SALA DE
PROFESORES Y OFICINA Crear un espacio de
DE INFORMES orientacin y encuentro
para estudiantes y
personas recin
ingresadas al edificio de
la Facultad.
Recrear un espacio de
encuentro e intercambio
para docentes.
11. REVISION DE LA Orientar a los pblicos
SEALETICA INTERNA internos y externos sobre
E IDENTIFICACION DE las distintas Recursos econmicos.
ampliar).
Recursos humanos.
Equipamiento y soft
necesarios (existentes y
disponibles en la
Facultad).
Materiales para armar la
Oficina de Informes
(estantes, cartelera
luminosa y otros); lo
mismo para la Sala de
Profesores.
Equipamiento:
terminales de PC con
conexin a Internet e
impresora; mquina
expendedora de bebidas.
Servicios: lnea
telefnica interna.
Papelera para la
Oficina de Informes.
Recursos econmicos.
Recursos materiales
para cartelera.
BOXES dependencias del edificio
de la Facultad.