PEDOMAN

MANAJEMEN MUTU PUSKESMAS

A. Manajemen Kesehatan
1. Definisi
Secara klasik, manajemen adalah ilmu atau seni tentang penggunaan sumber daya secara
efisien, efektif, dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Manajemen merupakan ilmu terapan yang penerapannya disesuaikan dengan ruang
lingkup fungsi organisasi, bentuk kerja sama manusia di dalam organisasi, dan ruang lingkup
masalah yang dihadapi. Di bidang kesehatan, manajemen diterapkan untuk mengatur perilaku
staf yang bekerja di dalam organisasi (institusi pelayanan) kesehatan untuk menjaga dan
mengatasi gangguan kesehatan pada individu atau kelompok masyarakat secara efektif, efisien,
dan produktif (Muninjaya, 2012).
Sehat adalah suatu keadaan optimal, baik jasmani maupun rohani serta sosial ekonomi, dan
tidak hanya terbatas pada keadaan bebas dari penyakit atau kelemahan fisik dan mental saja
(WHO, 1946). Di Indonesia pengertian sehat dituangkan dalam UU Pokok Kesehatan RI No.9
tahun 1960 (Herlambang & Murwani, 2012).
Menurut Notoatmodjo (2003) dalam buku Manajemen Kesehatan dan Rumah Sakit,
manajemen kesehatan adalah suatu kegiatan atau suatu seni untuk mengatur para petugas
kesehatan dan nonpetugas kesehatan guna meningkatkan kesehatan masyarakat melalui
program kesehatan (Herlambang & Murwani, 2012).
Sesuai dengan tujuan sistem kesahatan, yakni peningkatan derajat kesehatan yang setinggi-
tingginya, maka manajemen kesehatan tidak dapat disamakan dengan manajemen niaga yang
lebih berorientasi pada upaya mencari keuntungan berupa uang untuk pemilik perusahaan
(profit oriented) melainkan manajemen kesehatan berorientasi memberikan manfaat pelayanan
secara optimal pada masyarakat (benefit oriented) oleh karena organisasi kesehatan lebih
mementingkan pencapaian kesejahteraan umum (Herlambang & Murwani, 2012).

2. Fungsi
Fungsi-fungsi dalam manajemen kesehatan sama dengan fungsi-fungsi dalam manajemen
perusahaan, yaitu (Herlambang & Murwani, 2012) :
a. Fungsi Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan fungsi terpenting dalam manajemen. Perencanaan kesehatan
adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-masalah kesehatan yang berkembang di
masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan
program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan tersebut.
Dengan perencanaan dapat mengetahui tujuan yang ingin dicapai, jenis dan struktur
organisasi yang dibutuhkan, jenis dan jumlah staf yang diinginkan dan uraian tugasnya,
 sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan, bentuk dan standar
pengawasan yang akan dilakukan.
Terdapat lima langkah yang perlu dilakukan pada proses penyusunan sebuah
perencanaan dalam manajemen kesehatan, yaitu:
a. Analisa situasi
b. Mengidentifikasi masalah dan prioritasnya
c. Menentukan tujuan program
d. Mengkaji hambatan dan kelemahan program
e. Menyusun rencana kerja operasional.
b. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
Dengan adanya pengorganisasian, maka seluruh sumber daya yang dimiliki oleh
organisasi akan diatur penggunaannya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan.
Dengan pengorganisasian, seorang pemimpin akan mengetahui: pembagian tugas secara
jelas, tugas pokok dan prosedur kerja staf, hubungan organisatoris dalam struktur organisasi,
pendelegasian wewenang, dan pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi.
Ada enam langkah penting dalam membuat pengorganisasian, yaitu:
1) Tujuan organisasi harus sudah dipahami oleh staf
2) Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan-kegiatan pokok untuk mencapai tujuan
3) Menggolongkan kegiatan pokok ke dalam suatu kegiatan yang praktis
4) Menetapkan kewajiban yang harus dilakukan oleh staf dan menyediakan fasilitas
pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya
5) Penugasan personal yang terampil.

c. Fungsi Pelaksanaan dan Pembimbingan (Actuating)

Pada fungsi ini lebih mengarahkan dan menggerakkan semua sumber daya untuk
mencapai tujuan yang telah disepakati. Beberapa hal yang dapat menggerakkan dan
mengarahkan sumber daya manusia dalam organisasi yaitu: peran kepemimpinan
(leadership), motivasi staf, kerja sama antar staf, dan komunikasi yang lancer antar staf.
Adapun tujuan fungsi pelaksanaan dan pembimbingan adalah:
1) menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2) mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf
3) menumbuhkan rasa menyukai dan memiliki pekerjaan
4) mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi prestasi kerja staf
5) membuat organisasi berkembang secara dinamis

d. Fungsi Pengawasan (Controlling)

Melalui fungsi pengawasan, standar keberhasilan program yang telah dibuat dalam
bentuk target, prosedur kerja, dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang
telah dicapai atau yang mampu dikerjakan oleh staf.
Jenis standar pengawasan ada dua, yaitu:
1) Standar norma, standar yang dibuat berdasarkan pengalaman staf melaksanakan
program yang sejenis atau yang pernah dilaksanakan dalam situasi yang sama di masa
lalu
2) Standar kriteria, standar yang diterapkan untuk kegiatan-kegiatan pelayanan oleh
petugas yang sudah mendapatkan pelatihan.
 Pemimpin bisa mendapatkan data pada saat melakukan pengawasan dengan tiga cara:
pengamatan langsung, laporan lisan dari staf atau pengaduan masyarakat, dan laporan
tertulis dari staf.

e. Fungsi Evaluasi (Evaluation)

Tujuannya yaitu untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas pelaksanaan program
dengan memperbaiki fungsi manajemen. Evaluasi ada beberapa macam, yaitu:
1) Evaluasi terhadap input, dilaksanakan sebelum program dilaksanakan
2) Evaluasi terhadap proses, dilaksanakan pada saat kegiatan berlangsung
3) Evaluasi terhadap output, dilaksanakan setelah pekerjaan selesai.
Meskipun keempat fungsi manajemen tersebut terpisah satu sama lain, teteapi sebagai
sebuah proses, keempatnya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berhubungan satu
sama lain. Jika tujuan organisasi belum tercapai, pimpinan organisasi harus menganalisis
kelemahan pelaksanaan salah satu atau beberapa fungsi manajemen tersebut (Muninjaya,
2012).

3. Ruang Lingkup
Seperti halnya manajemen perusahaan, di bidang kesehatan juga dikenal berbagai jenis
manajemen sesuai dengan ruang lingkup kegiatan dan sumber daya yang dikelolanya. Ruang
lingkup manajemen kesehatan secara garis besar mengerjakan kegiatan yang berkaitan dengan
(Herlambang & Murwani, 2012).:
a. Manajemen sumber daya manusia (personalia)
b. Manajemen keuangan (mengurusi cashflow keuangan)
c. Manajemen logistik (mengurusi logistik-obat dan peralatan)
d. Manajemen pelayanan kesehatan dan sistem informasi manajemen (melayani pelayanan
kesehatan masyarakat)
Untuk masing-masing bidangtersebut dikembangkan manajemen yang lebih spesifik sesuai
dengan ruang lingkup dan tugas pokok institusi kesehatan. Penerapan manajemen pada unit
pelaksana teknis seperti puskesmas dan RS merupakan upaya untuk memanfaatkan dan
mengatur sumber daya yang dimiliki oleh masing-masing unit pelayanan kesehatan tersebut,
dan diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi (unit kerja dan sebagainya) secara efektif,
efisien, produktif, dan bermutu (Muninjaya, 2012).
Manajemen kesehatan harus dikembangkan di tiap-tiap organisasi kesehatan di Indonesia,
seperti Kantor Departemen Kesehatan, Dinas Kesehatan di daerah, Rumah Sakit, dan
Puskesmas, dan jajarannya. Untuk memahami penerapan manajemen kesehatan di Rumah
Sakit, Dinas Kesehatan, dan Puskesmas perlu dilakukan kajian proses penyusunan rencana
tahunan Departemen Kesehatan dan Dinas Kesehatan di daerah. Khusus untuk tingkat
Puskesmas, penerapan manajemen dapat dipelajari melalui perencanaan yang disusun setiap
lima tahunan (Herlambang & Muwarni, 2012).

4. Subsistem Manajemen Kesehatan

Subsistem adalah bagian dari sistem yang membentuk sistem pula. Dalam sistem kesehatan
nasional, subsistem manajemen kesehatan adalah tatanan yang menghimpun berbagai upaya
administrasi kesehatan yang didukung oleh pengelolaan data dan informasi, pengembangan dan
 penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengaturan hukum kesehatan secara terpadu
dan saling mendukung, guna menjamin tercapainya derajat kesehatan yang setinggi-tingginya
(Herlambang & Murwani, 2012).
Subsistem manajemen kesehatan terdiri dari empat unsur utama (Herlambang & Murwani,
2012):
a. Administrasi kesehatan, adalah kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian serta
pengawasan dan pertanggungjawaban penyelenggara pembangunan kesehatan.
b. Informasi kesehatan, adalah hasil pengumpulan dan pengolahan data yang merupakan
masukan bagi pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
c. Ilmu pengetahuan dan teknologi, adalah hasil penelitian dan pengembangan yang
merupakan masukan bagi pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
d. Hukum kesehatan, adalah peraturan perundang-undangan kesehatan yang dipakai sebagai
acuan bagi penyelenggara pembangunan kesehatan.

5. Pembiayaan Program Kesehatan

Sesuai dengan UU No. 22 dan 25 tahun 1999 (diubah menjadi UU No.32 dan 33 tahun
2004) tentang pemerintah daerah dan perimbangan keuangan pusat dan daerah, dana
pembangunan kesehatan berasal dari tiga sumber yaitu (Muninjaya, 2012):
a. Pemerintah (APBN), yang disalurkan ke daerah dalam bentuk DAU ( Dana Alokasi Umum)
dan DAK (Dana Alokasi Khusus). Dengan diberlakukannya otonomi daerah, porsi dana
sector kesehatan yang bersumber dari APBN menurun. Pemerintah pusat juga masih tetap
membantu pelaksanaan program kesehatan melalui bantuan dana dekonsentrasi, khususnya
untuk pemberantasan penyakit menular.
b. APBD yang bersumber dari PAD (Pendapatan Asli Daerah), baik yang bersumber dari pajak
maupun penghasilan badan usaha milik Pemda. Mobilisasi dana kesehatan juga bisa
bersumber dari masyarakat dalam bentuk asuransi kesehatan, investasi pembangunan sarana
pelayanan kesehatan oleh pihak swasta dan biaya langsung yang dikeluarkan oleh
masyarakat untuk perawatan kesehatan. Dana pembangunan kesehatan yang diserap dari
berbagai sektor harus dibedakan dengan dana sektor kesehatan yang diserap oleh dinas
kesehatan.
c. Bantuan luar negeri, dapat dalam bentuk hibah (grant) atau pinjaman (loan) untuk investasi
atau pengembangan pelayanan kesehatan.

B. Manajemen Puskesmas
1. Definisi
Menurut Permenkes No.75 tahun 2014 tentang pusat kesehatan masyarakat, disebutkan
bahwa Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan
perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk
mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (Depkes,
2014).

2. Tugas dan Fungsi

 Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan
pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya dalam rangka mendukung terwujudnya kecamatan
sehat. Dalam melaksanakan tugas tersebut, puskesmas menyelenggarakan fungsi (Depkes,
2014):
a. Penyelenggaraan UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya dan
b. Penyelenggaraan UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya.

3. Susunan Organisasi
Puskesmas merupakan unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota, sesuai dengan
ketentuan peraturan perundangundangan. Puskesmas dipimpin oleh seorang Kepala Puskesmas
yang merupakan seorang Tenaga Kesehatan dengan kriteria sebagai berikut (Depkes, 2014):
a. Tingkat pendidikan paling rendah sarjana dan memiliki kompetensi manajemen kesehatan
masyarakat
b. masa kerja di Puskesmas minimal 2 (dua) tahun dan
c. telah mengikuti pelatihan manajemen Puskesmas
Kepala Puskesmas bertanggungjawab atas seluruh kegiatan di Puskesmas dan ia dapat
merencanakan dan mengusulkan kebutuhan sumber daya Puskesmas kepada dinas kesehatan
kabupaten/kota. Dalam hal di Puskesmas kawasan terpencil dan sangat terpencil yang tidak
tersedia seorang tenaga kesehatan seperti kriteria diatas, maka Kepala Puskesmas merupakan
tenaga kesehatan dengan tingkat pendidikan paling rendah diploma tiga (Depkes,2014).
Organisasi Puskesmas paling sedikit terdiri atas (Depkes, 2014):
a. Kepala Puskesmas
b. Kepala sub bagian tata usaha
c. Penanggung jawab UKM dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat
d. Penanggung jawab UKP, kefarmasian dan Laboratorium
e. Penanggungjawab jaringan pelayanan Puskesmas dan jejaring
f. Fasilitas pelayanan kesehatan
4. Penerapan Manajemen di Puskesmas
Untuk dapat melaksanakan usaha pokok puskesmas secara efisien, efektif, produktif, dan
berkualitas, pimpinan puskesmas harus memahami dan menerapkan prinsip-prinsip manajemen.
Penerapan manajemen kesehatan di puskesmas terdiri dari :
a. Micro Planning (MP)
Merupakan perencanaan tingkat puskesmas. Pengembangan program puskesmas selama 5
tahun disusun dalam MP.
b. Lokakarya Mini Puskesmas (LKMP)
Merupakan bentuk penjabaran MP kedalam paket-paket kegiatan program yang
dilaksanakan oleh staf, baik secara individu maupun berkelompok. LKMP dilaksanakan
setiap tahun.
c. Local Area Monitoring (LAM) atau PIAS-PWS (Pemantauan Ibu dan Anak Setempat-
Pemantauan Wilayah Setempat)
Merupakan sistem pencatatan dan pelaporan untuk pemantauan penyakit pada ibu dan anak
atau untuk penyakit menular yang dapat dicegah dengan imunisasi. LAM merupakan
penjabaran fungsi pengawasan dan pengendalian program. LAM yang dijabarkan khusus
untuk memantau kegiatan program KIA disebut dengan PIAS. Sistem pencatatan dan
 pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) adalah kompilasi pencatatan program yang dilakukan
secara terpadu setiap bulan.
Stratifikasi puskesmas merupakan kegiatan evaluasi program yang dilakukan setiap tahun
untuk mengetahui pelaksanaan manajemen program puskesmas secara menyeluruh. Penilaian
dilakukan oleh tim dari Dinas Kesehatan Provinsi dan Kabupaten/Kota. Data SP2TP
dimanfaatkan oleh puskesmas untuk penilaian stratifikasi (Muninjaya, 2004).
Supervisi rutin oleh pimpinan puskesmas dan rapat-rapat rutin untuk koordinasi dan
memantau kegiatan program. Supervisi oleh pimpinan, monitoring, dan evaluasi merupakan
penjabaran fungsi manajemen (pengawasan dan pengendalian) di puskesmas (Tabel 2.1)
(Muninjaya, 2004).

Planning
Mikro planning, perencanaan tingkat puskesmas
Organizing
Struktur organisasi, pembagian tugas, pembagian wilayah kerja, pengembangan program
puskesmas
Actuating
Lokakarya mini puskesmas, kepemimpinan, motivasi kerja, koordinasi, komunikasi melalui
rapat rutin bulanan untuk membahas aktivitas harian dan kegiatan program
Controlling
PIAS, LAM, PWS KIA, supervise, monitoring,
Evaluasi
Evaluasi dan Audit internal keuangan di puskesmas
5. Subsistem Manajemen Puskesmas
Dalam upaya menunjang pengembangan program pokok puskesmas, puskesmas memiliki
enam subsistem manajemen, yaitu (Muninjaya, 2004):
a. Subsistem pelayanan kesehatan
Berupa promosi, pencegahan, pengobatan, rehabilitasi medis dan sosial
b. Subsistem manajemen keuangan
Jenis anggaran yang digunakan terdiri dari dana rutin (gaji pegawai) dan dana
operasional/proyek untuk masing-masing program.
Sumber anggaran, sejak otonomi daerah yang ditetapkan berdasarkan UU No. 22 dan 25
tahun 1999 sumber dana puskesmas sebagian besar dari APBD kabupaten/kota yang
disalurkan melalui dinas kesehatan kabupaten/kota. Hanya sebagian kecil yang berasal dari
APBN. Puskesmas juga mendapat dana dari sumber-sumber lain yang sah dan tidak
mengikat.
Pimpinan puskesmas menunjuk bendahara puskesmas, ada yang menjadi bendahara proyek
(mencatat dan melaporkan dana operasional kegiatan proyek) dan bendahara rutin
(mengurusi gaji pegawai dan pemasukan keuangan rutin puskesmas).
c. Subsistem manajemen logistik
Setiap program membutuhkan dukungan logistik yang jumlah dan jenisnya berbeda-beda.
Kebutuhan ini disusun dalam Lokakarya Mini Puskesmas (LKMP). Agar praktis biasanya
kebutuhan logistik puskesmas disediakan oleh dinas kesehatan kabupaten/kota dan BKKBN
(khusus untuk program KB) dengan dana yang sudah dialokasikan setiap tahun. Pimpinan
 puskesmas mempunyai wewenang dan wajib memeriksa administrasi barang dan obat
secara rutin.

d. Subsistem manajemen personalia

Untuk meningkatkan motivasi kerja staf, sistem intensif perlu diterapkan sesuai dengan
ketentuan yang disepakati bersama. Selain itu pemberian penghargaan oleh pimpinan
kepada staf yang berprestasi akan membantu meningkatkan motivasi mereka.
Untuk manajeman personalia di puskesmas, dokter selaku manajer puskesmas tidak
diberikan wewenang untuk mengangkat staf kecuali puskesmas menyisihkan dana sendiri
untuk membayar honor staf. Akan tetapi dokter berhak mengusulkan kebutuhan staf (jumlah
dan jenis) ke Dinkes kabupaten/kota.
Pertemuan antara pimpinan dengan staf sebaiknya diadakan secara rutin dalam pertemuan
rutin seperti rapat bulanan dan mingguan
e. Subsistem pencatatan dan pelaporan
1) Laporan yang dibuat oleh puskesmas antara lain:
2) Laporan harian (melaporkan adanya kejadian luar biasa (KLB) penyakit tertentu
3) Laporan mingguan (melaporkan kegiatan penanggulangan penyakit diare)
4) Laporan bulanan (ada 4 jenis, LB1 berisi data kesakitan, LB2 berisi data kematian, LB3
berisi data program gizi. KIA, KB, dan P2M, LB4 untuk obat-obatan)
f. Subsistem pengembangan peran serta masyarakat (melalui PKMD)

DAFTAR PUSTAKA
Muninjaya, A. 2004. Manajemen Kesehatan Edisi 2. Jakarta : EGC. Hal 44-49, 129-164
Herlambang, S., Murwani, A. 2012. Cara Mudah Memahami Manajemen Kesehatan dan Rumah sakit.
Gosyen publishing: Yogyakarta.
Badan Pengawas Obat dan Makanan. 2001. Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan
Republik Indonesia Nomor 02002/SK/KBPOM Tentang Tata Laksana Uji Klinik.
Badan Pengawas Obat dan Makanan. 2014. Good Clinical Practice. Diambil dari:
http://www.pom.go.id/mobile/index.php/view/berita/6043/Good-Clinical-Practice-Inspection-Training-
Course-Tahun-2014.html [Diakses tanggal 18 Maret 2015]
ICH Expert Working Group. 1996. International Conference On Harmonization of Technical
Requirements For Registration Of Pharmaceuticals For Human Use. Guideline For Good Clinical
Practice E6 (R1).
Sastroasmoro, S. dan Ismael, S. 2011. Uji Klinis. Dalam: Dasar-Dasar Metodologi Penelitian Klinis.
Edisi Keempat. Sagung Seto. Jakarta: 187-217.
Vijayananthan, A. 2008. The Importance of Good Clinical Practice Guidelines and itsrole inclinical
trials. Biomedical Imaging and Intervention Journal