LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

PBF PT. SAPTA SARI TAMA

(Jl.Caringin No. 254 Kota Bandung)
3 13 April 2017

Disusun Oleh :

DILLA ZULFA RIFATUL, M., S.Farm 22161013

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

SEKOLAH TINGGI FARMASI BANDUNG
2017
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah yang senantiasa mencurahkan berbagai macam nikmat dan
karunia kepada setiap hamba-Nya. Karena hanya atas limpahan rahmat dan hidayah-
Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Sapta
Sari Tama yang berlangsung tanggal 3 s/d 13 April 2017. Laporan ini disusun sebagai
salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Apoteker pada Program Pendidikan Profesi
Apoteker di Sekolah Tinggi Farmasi Bandung.
Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan
penghargaan dan ucapan terimakasih kepada :

1. Entris Sutrisno, MH.Kes., Apt, selaku Ketua Sekolah Tinggi Farmasi Bandung.
2. Dr. Patonah, M.Si., Apt., selaku Ketua Program Studi Profesi Apoteker Sekolah
Tinggi Farmasi Bandung.
3. Prof. H. Yudi Padmadisastra, M.Sc, Ph.D., Apt., selaku Dosen pembimbing Praktek
Kerja Profesi Apoteker di Sekolah Tinggi Farmasi Bandung.
4. Wahyu Hidayat, S.Farm., Apt. selaku pembimbing dalam pelaksanaan Praktek Kerja
Profesi Apoteker di PT. Sapta Sari Tama.
5. Seluruh staf dan karyawan PT. Sapta Sari Tama atas dukungan dan kerja samanya
selama pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker.
6. Kedua orang tua dan semua keluarga yang dengan penuh kesabaran, kasih sayang
dan juga cintanya tak pernah lelah memberikan doa dan dukungannya.
7. Teman-teman Program Pendidikan Profesi Apoteker Angkatan XVI yang telah
banyak membantu.
8. Semua pihak yang telah membantu.
Penulis sangat menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih sangat jauh
dari sempurna, walau demikian penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk
penulisan ini dan karenanya penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang
membangun untuk perbaikan kedepan.
 Harapan penulis adalah agar semua yang telah dipaparkan dalam laporan ini dapat
bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan khususnya bagi penulis sendiri. Akhirnya
semoga Allah SWT senantiasa memberikan balasan yang tidak terhingga kepada semua
pihak atas jasa-jasa dan bantuannya. Amiin.

Bandung, April 2017

Penulis
 DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR .................................................................................................. i
DAFTAR ISI .................................................................................................................
........................................................................................................................................ iii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................
........................................................................................................................................ iv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................................ 1
1.2 Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker .................................................................. 2
1.3 Manfaat Praktek Kerja Profesi Apoteker ................................................................ 2
1.4 Waktu dan Tempat Praktek Kerja Profesi Apoteker ......................................... 3
BAB II TINJAUAN UMUM ....................................................................................... 4
2.1 Pengertian Pedagang Besar Farmasi ....................................................................... 4
2.2 Tugas dan Fungsi PBF ............................................................................................ 4
2.3 Persyaratan Mendirikan Pedagang Besar Farmasi .................................................. 5
2.4 Pemberian Izin PBF Pusat ...................................................................................... 6
2.5 Pengakuan PBF Cabang ......................................................................................... 8
2.6 Penyelenggaraan PBF ............................................................................................. 9
2.7 Tata Cara Penyaluran Perbekalan Farmasi .............................................................
........................................................................................................................................ 10
2.8 Gudang PBF ...........................................................................................................
........................................................................................................................................ 11
2.9 Laporan Pedagang Besar Farmasi ..........................................................................
........................................................................................................................................ 12
2.10 Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) ..............................................................
................................................................................................................................. 13
BAB III TINJAUAN KHUSUS PT. SAPTA SARI TAMA .......................................
........................................................................................................................................ 24
3.1 Sejarah PT. Sapta Sari Tama ..................................................................................
.................................................................................................................................. 24
3.2 Visi dan Misi PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung ............................................
........................................................................................................................................ 24
3.2 Organsiasi, Kualifikasi, dan Tanggung Jawab .......................................................
.................................................................................................................................. 25
3.4 Bangunan dan Peralatan .........................................................................................
........................................................................................................................................ 29
3.5 Dokumentasi ...........................................................................................................
........................................................................................................................................ 31
BAB IV PEMBAHASAN ............................................................................................
........................................................................................................................................ 39
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................
........................................................................................................................................ 51
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................
........................................................................................................................................ 52
LAMPIRAN .................................................................................................................
........................................................................................................................................ 54
 DAFTAR LAMPIRAN
Hala
man
LAMPIRAN 1 Denah PT. SAPTA SARI TAMA CABANG BANDUNG ...................
........................................................................................................................................ 54
LAMPIRAN 2 Struktur Organisasi Pt. Sapta Sari Tama Cabang Bandung ..................
........................................................................................................................................ 55
LAMPIRAN 3 Contoh Surat Pesanan Prekursor Dari Pbf Ke Principal ........................
........................................................................................................................................ 56
LAMPIRAN 4 Contoh Surat Pengadaan Barang ..........................................................
........................................................................................................................................ 57
LAMPIRAN 5 Contoh Faktur ......................................................................................
........................................................................................................................................ 58
LAMPIRAN 6 Contoh Surat Pesanan Prekursor Kepada Pbf Sapta Sari Tama ...........
........................................................................................................................................ 59
LAMPIRAN 7 Contoh Faktur Retur Penjualan ............................................................
........................................................................................................................................ 60
LAMPIRAN 8 Contoh Kartu Bukti Retur Barang ........................................................
........................................................................................................................................ 61
LAMPIRAN 9 Contoh Blanko Kartu Stock Gudang ....................................................
........................................................................................................................................ 62
LAMPIRAN 10 Contoh Form Ekspedisi ......................................................................
........................................................................................................................................ 63
LAMPIRAN 11 Sertifikat Kalibrasi Termometerhygro ................................................
........................................................................................................................................ 64
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kesehatan merupakan salah satu faktor penting dalam membangun sumber daya
manusia yang berkualitas, oleh karena itu ketersediaan obat-obatan ang bermutu sangat
diperlukan untuk menunjang dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Untuk
menunjang kesehatan pasien, obat diperlukan sebagai salah satu hal penting, Obat bukan
merupakan komoditi biasa karena obat digunakan untuk menyelamatkan jiwa (life
saver), memulihkan (recovery), atau memelihara (maintenance) kesehatan manusia.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 tahun 2011
dan perubahannya Nomor 34 Tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi, Pasal 1
yang dimaksud Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan
hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau
bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Ketentuan dan standar yang harus dijalankan oleh setiap pelaku bisnis distribusi
farmasi berpedoman pada Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Aturan tersebut
bersifat mutlak dan akan ada sanksi apabila tidak dijalankan. Sumber daya manusia
sangat penting dalam pembentukan dan penerapan sistem pemastian mutu yang baik
dalam pendistribusian obat oleh PBF. Setiap personil yang terdapat pada PBF
hendaklah memahami prinsip CDOB dengan memperoleh pelatihan awal dan
berkesinambungan termasuk instruksi yang berkaitan dengan pekerjaan.
Peranan Apoteker dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan kefarmasian yang
harus terlibat langsung dan bertanggung jawab atas penyelenggaraannya terutama
dalam legalitas pendistribusian dan kemampuan implementasi CDOB sehingga dapat
menjamin produk/obat dan alat kesehatan yang sampai ke tangan masyarakat dengan
khasiat,keamanan dan mutu yang sesuai dengan persyaratan yang berlaku sebagaimana
tercantum dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 tahun 2009
tentang Pekerjaan Kefarmasian, seorang Apoteker sebagai penanggung jawab pada
fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi. Bentuk perwujudan tanggung
jawab keprofesian terutama dalam bidang distribusi atau penyaluran sediaan farmasi,
maka seorang Apoteker harus memiliki pemahaman, wawasan, pengetahuan,
keterampilan, dan pengalaman praktis tentang peran, fungsi, posisi dan tanggung jawab
Apoteker di fasilitas distribusi farmasi.
Sebagai bentuk proses pembekalan bagi para calon Apoteker maka Program
Pendidikan Profesi Apoteker Sekolah Tinggi Farmasi Bandung melakukan kerja sama
dengan PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung dalam rangka memberikan kesempatan
bagi mahasiswa tingkat profesi Apoteker untuk mengetahui tugas, tanggung jawab dan
wewenang Apoteker di Pedagang Besar Farmasi.

1.2 Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker

Tujuan dilaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di fasilitas
distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan adalah:
1. Meningkatkan pemahaman calon Apoteker tentang peran, fungsi, posisi dan
tanggung jawab Apoteker di distribusi farmasi.
2. Membekali calon Apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan,
keterampilan, dan pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan
kefarmasian di bidang distribusi farmasi.
3. Memberi kesempatan kepada calon Apoteker untuk menerapkan prinsip Good
Distribution Practices dan penerapan nyata dalam distribusi farmasi.
4. Mempersiapkan calon Apoteker dalam memasuki dunia kerja sebagai tenaga
farmasi di distribusi farmasi.

1.3 Manfaat Praktek Kerja Profesi Apoteker

Manfaat dilaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di fasilitas
distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan adalah:
1. Mengetahui dan memahami manajemen Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang
diterapkan PBF dilapangan.
 2. Memahami Peran Apoteker di PBF.
3. Memahami pelaksanaan Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) di PBF,
baik dari mulai pemesanan, penyimpanan, sampai Penyaluran sediaan farmasi
dan alat kesehatan.

1.4 Waktu dan Tempat Praktek Kerja Profesi Apoteker

Praktek Kerja Profesi Apoteker di Pedagang Besar Farmasi (PBF) PT. Sapta
Sari Tama Cabang Bandung yang terletak di Jalan Caringin No. 254, Babakan Ciparay,
Kota Bandung, yang telah dilaksanakan pada tanggal 03 13 April 2017.
 BAB II
TINJAUAN UMUM

2.1 Pengertian Pedagang Besar Farmasi

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan
Kefarmasian, yang dimaksud dengan PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum
yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi
dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 Tahun
2011 dan perubahannya Nomor 34 Tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF),
menyebutkan bahwa Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan. PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah
memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat
dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.

2.2 Tugas dan Fungsi PBF

Tugas dan fungsi pedagang besar farmasi (PBF) tercantum dalam Peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 Tahun 2011 dan perubahannya
Nomor 34 Tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), adalah sebagai berikut :
1. Tugas PBF
a. Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmasi yang meliputi obat,
bahan obat, dan alat kesehatan
b. Sebagai sarana yang mendistribusikan perbekalan farmasi ke sarana pelayanan
kesehatan masyarakat yang meliputi : apotek, rumah sakit, toko obat berizin
dan sarana pelayanan kesehatan masyarakat lain serta PBF lainnya.
 2 . Fungsi PBF
a. Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi
b. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh tanah
air secara merata dan teratur guna mempermudah pelayanan kesehatan
c. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan
penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan
d. Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja

2.3 Persyaratan Mendirikan Pedagang Besar Farmasi

Persyaratan dalam pendirian PBF menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 1148 Tahun 2011 dan perubahannya Nomor 34 Tahun 2014 tentang
Pedagang Besar Farmasi (PBF), pasal 2 ayat (1) adalah sebagai berikut:
a. Setiap pendirian PBF wajib memiliki izin dari Direktur Jenderal.
b. Setiap PBF dapat mendirikan PBF Cabang.
c. Setiap pendirian PBF Cabang sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib
memperoleh pengakuan dari Kepala Dinas Kesehatan Provinsi di wilayah PBF
Cabang berada.
Untuk memperoleh izin mendirikan PBF menurut Menurut Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 Tahun 2011 dan perubahannya Nomor 34
Tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), pasal 4 ayat (1) menyebutkan
bahwa pemohon harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi;
b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
c. Memiliki secara tetap Apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung
jawab;
 d. Komisaris/Dewan pengawas dan Direksi/Pengurus tidak pernah terlibat, baik
langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-
undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir;
e. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan
pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin
kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF;
f. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang
dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan; dan
g. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai
CDOB.

2.4 Pemberian Izin PBF Pusat

Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus mengajukan permohonan kepada
Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan
Provinsi dan Kepala Balai POM dengan menggunakan contoh Formulir 1 sebagaimana
terlampir. Permohonan harus ditandatangani oleh Direktur/Ketua dan Apoteker calon
penanggung jawab.
Tata cara pemberian izin mendirikan PBF menurut Menurut Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 Tahun 2011 dan perubahannya Nomor 34
Tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), yaitu :
a. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan,
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM, maka Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi kelengkapan administratif;
b. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan,
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM, maka Kepala Balai
POM melakukan audit pemenuhan persyaratan CDOB;
c. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi mengeluarkan
rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada Direktur Jenderal
dengan tembusan kepada Kepala Balai POM dan pemohon dengan
menggunakan contoh Formulir 2 sebagaimana terlampir;
d. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
persyaratan CDOB, Kepala Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil
analisis pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan
pemohon dengan menggunakan contoh Formulir 3 sebagaimana terlampir;
e. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi
sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4) serta persyaratan lainnya
yang ditetapkan, Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF dengan
menggunakan contoh Formulir 4 sebagaimana terlampir;
f. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), ayat (4), dan ayat
(5) tidak dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat
pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Balai POM dan Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi dengan menggunakan contoh Formulir 5 sebagaimana
terlampir;
g. Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pernyataan
sebagaimana dimaksud pada ayat (6), Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF
dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi,
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Kepala Balai POM.
Izin PBF berlaku 5 tahun dan dapat diperpanjang selama memenuhi
persyaratan Izin PBF dinyatakan tidak berlaku, apabila :
a. Masa berlakunya habis dan tidak diperpanjang;
b. Dikenai sanksi berupa penghentian sementara kegiatan; atau
c. Izin PBF dicabut
 Izin usaha Pedagang Besar Farmasi dapat dicabut apabila :
Tidak memperkerjakan Apoteker atau Asisten Apoteker penanggung jawab
yang memiliki Surat Izin Kerja.
Tidak aktif dalam penyaluran obat selama 1 (satu) tahun.
Tidak lagi memenuhi persyaratan usaha sebagaimana yang ditetapkan dalam
peraturan.
Tidak lagi menyampaikan informasi pedagang besar farmasi tiga kali
berturut-turut.
Tidak memenuhi ketentuan Tata Cara Penyaluran Perbekalan Farmasi.

2.5 Pengakuan PBF Cabang

Untuk memperoleh pengakuan sebagai PBF cabang, pemohon harus mengajukan
permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan tembusan kepada
Direktur Jenderal, Kepala Balai POM, dan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Permohonan harus ditandatangani oleh Kepala PBF Cabang dan Apoteker calon
penanggung jawab PBF Cabang disertai dengan kelengkapan administratif sebagai
berikut:
a. Fotokopi KTP/ Identitas Kepala PBF Cabang;
b. Fotokopi izin PBF yang dilegalisir oleh Direktur Jendral;
c. Surat penunjukan sebagai Kepala PBF Cabang;
d. Pernyataan Kepala PBF Cabang tidak pernah terlibat pelanggaran peraturan
perundang-undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 tahun terakhir;
e. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh Apoteker calon penanggung jawab
PBF Cabang;
f. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;
g. Peta lokasi dan denah bangunan; dan
h. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker calon penanggung jawab PBF
Cabang
 Tata cara pengakuan PBF Cabang menurut Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 1148 tahun 2011 dan pembaharuannya Nomor 34 tahun
2014 tentang Pedagang Besar Farmasi, yaitu:
a. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melakukan verifikasi
kelengkapan administratif.
b. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan, Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan
CDOB.
c. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak dinyatakan memenuhi kelengkapan
administratif, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengeluarkan
rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi dengan tembusan kepada Kepala Balai POM dan
Pemohon.
d. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak dinyatakan memenuhi persyaratan
CDOB, Kepala Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil analisis
pemenuhan persyaratan CDOB kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
dengan tembusan kepada pemohon dengan menggunakan contoh formulir 8
sebagaimana terlampir.
e. Paling lama dalam waktu 6 hari kerja sejak menerima rekomendasi dan telah
memenuhi kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
menerbitkan pengakuan PBF Cabang.
f. Dalam hal ketentuan yang tidak dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat
membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi dengan tembusan kepada Direktur Jendral, Kepala Badan,
Kepala Balai POM dan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
g. Paling lama 12 hari kerja sejak menerima surat pernyataanm Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi menerbitkan pengakuan PBF Cabang dengan tembusan
 kepada Direktur Jenderal, Kepala Badan, Kepala Balai POM dan Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota.

2.6 Penyelenggaraan PBF

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 Tahun
2011 dan perubahannya Nomor 34 Tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF),
PBF memiliki izin untuk menyelenggarakan kegiataan antara lain :
1) Pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam
jumlah sesuai peraturan perundang-undangan
2) PBF dan PBF Cabang yang melakukan pengadaan, penyimpanan, dan
penyaluran narkotika wajib memiliki izin khusus sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan
3) PBF atau PBF Cabang yang melakukan pengubahan kemasan bahan obat dari
kemasan atau pengemasan kembali bahan obat dari kemasan aslinya wajib
melakukan pengujian laboratorium. Dalam hal dilakukan pengubahan kemasan
atau pengemasan kembali bahan obat sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
PBF atau PBF Cabang wajib memiliki ruang pengemasan ulang sesuai
persyaratan CDOB.
4) PBF mempunyai fungsi sebagai tempat pendidikan dan pelatihan.

2.7 Tata Cara Penyaluran Perbekalan Farmasi

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya PBF juga diberikan larangan oleh
pemerintah yaitu :
a. Setiap PBF dan PBF Cabang dilarang menjual obat atau bahan obat secara eceran
b. Setiap PBF dan PBF Cabang dilarang menerima dan/atau melayani resep dokter
Dalam penyaluran perbekalan farmasi di PBF ataupun PBF cabang memiliki
syarat-syarat sebagai berikut :
 1) PBF dan PBF Cabang hanya dapat menyalurkan obat kepada PBF atau PBF
Cabang lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
2) Fasilitas pelayanan kefarmasian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. apotek;
b. instalasi farmasi rumah sakit;
c. puskesmas;
d. klinik; atau
e. toko obat.
3) Dikecualikan dari ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PBF dan
PBF Cabang tidak dapat menyalurkan obat keras kepada toko obat.
4) Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dan PBF Cabang dapat
menyalurkan obat dan bahan obat kepada instansi pemerintah yang dilakukan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
5) PBF Cabang hanya dapat menyalurkan obat dan/atau bahan obat di wilayah
provinsi sesuai surat pengakuannya.
6) PBF dan PBF Cabang hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras
berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau
apoteker penanggung jawab.
7) PBF dan PBF Cabang hanya dapat menyalurkan bahan obat kepada industri
farmasi, PBF dan PBF Cabang lain, apotek, instalasi farmasi rumah sakit dan
lembaga ilmu pengetahuan.
8) surat pesanan untuk lembaga ilmu pengetahuan ditandatangani oleh pimpinan
lembaga.

2.8 Gudang PBF

 Syarat dan ketentuan gudang PBF menurut Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 1148 Tahun 2011 dan perubahannya Nomor 34 Tahun 2014
tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF),yang tercantum pada Bab IV adalah:
a. Gudang dan kantor PBF atau PBF Cabang dapat berada pada lokasi yang terpisah
dengan syarat tidak mengurangi efektivitas pengawasan intern oleh
Direksi/Pengurus dan Penanggung jawab.
b. Dalam hal gudang dan kantor PBF atau PBF Cabang berada dalam lokasi yang
terpisah maka pada gudang tersebut harus memiliki Apoteker.
c. Permohonan penambahan gudang PBF diajukan secara tertulis kepada Direktur
Jendral dengan tembusan Kepala Dinkes Provinsi, Kepala Badan, dan Kepala
Balai POM dengan mencantumkan:
a. Alamat kantor PBF Pusat
b. Alamat gudang pusat dan gudang tambahan
c. Nama apoteker penanggung jawab pusat
d. Nama apoteker penanggung jawab gudang tambahan.
Permohonan tersebut ditandatangani oleh Direktur/Ketua dan dilengkapi dengan
persyaratan sebagai berikut:
a. Fotokopi izin PBF
b. Fotokopi surat tanda registrasi apoteker calon penanggung jawab gudang
tambahan.
c. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab
d. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang
e. Peta lokasi dan denah bangunan gudang tambahan.
d. Permohonan penambahan gudang PBF Cabang diajukan secara tertulis
kepadaKepala Dinkes Provinsi dengan mengikuti ketentuan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2).
e. Permohonan perubahan gudang PBF diajukan secara tertulis kepada Direktur
Jendral dengan tembusan Kepala Dinkes Provinsi, Kepala Badan dan Kepala
Balai POM dengan mencantumkan:
 a. Alamat kantor PBF Pusat
b. Alamat gudang
c. Nama apoteker penanggung jawab.
Permohonan ditandatangani oleh direktur/ketua dan dilengkapi dengan
persyaratan sebagai berikut:
a. Fotokopi izin PBF dan
b. Peta lokasi dan denah bangunan gudang.
h. Permohonan perubahan gudang PBF Cabang diajukan secara tertulis kepada
Kepala Dinkes Provinsi dengan mengikuti ketentuan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dan ayat (2).

2.9 Laporan Pedagang Besar Farmasi

Selama menjalankan kegiatannya PBF wajib memberikan laporan secara rutin dan
berkala kepada pihak yang berwenang seperti yang disebutkan dalam Menurut
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 Tahun 2011 dan
perubahannya Nomor 34 Tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), yang
tercantum pada Bab V diantaranya:
a. Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga)
bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat dan/atau bahan
obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM
b. Selain laporan kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Direktur Jenderal
setiap saat dapat meminta laporan kegiatan penerimaan dan penyaluran obat
dan/atau bahan obat
c. Setiap PBF dan PBF Cabang yang menyalurkan narkotika dan psikotropika wajib
menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan
 d. Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dapat dilakukan secara
elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi
e. Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) setiap saat harus dapat diperiksa
oleh petugas yang berwenang.

2.10 Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)

Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik
Indonesia Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 tahun 2012, Cara Distribusi Obat yang Baik
yang selanjutnya disingkat CDOB adalah cara distribusi/penyaluran obat dan atau
bahan obat yang bertujuan memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran
sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya.

Prinsip-prinsip yang terkandung dalam CDOB antara lain:

a. Prinsip-prinsip Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) berlaku untuk aspek
pengadaan, penyimpanan, penyaluran termasuk pengembalian obat dan/atau
bahan obat dalam rantai distribusi.
b. Semua pihak yang terlibat dalam distribusi obat dan/atau bahan obat
bertanggungjawab untuk memastikan mutu obat dan/atau bahan obat dan
mempertahankan integritas rantai distribusi selama proses distribusi.
c. Prinsip-prinsip CDOB berlaku juga untuk obat donasi, baku pembanding dan
obat uji klinis.
d. Semua pihak yang terlibat dalam proses distribusi harus menerapkan prinsip
kehati-hatian (due diligence) dengan mematuhi prinsip CDOB, misalnya dalam
prosedur yang terkait dengan kemampuan telusur dan identifikasi risiko.
e. Harus ada kerja sama antara semua pihak termasuk pemerintah, bea dan cukai,
lembaga penegak hukum, pihak yang berwenang, industri farmasi, fasilitas
distribusi dan pihak yang bertanggung jawab untuk penyediaan obat,
 memastikan mutu dan keamanan obat serta mencegah paparan obat palsu
terhadap pasien.
Good Distribution Practices (GDP) dilakukan untuk menjamin produk/obat yang
sampai ke tangan pengguna dengan keamanan, khasiat, mutu yang sesuai yang
dipersyaratkan. Aspek-aspek dari CDOB/GDP meliputi:
2.10.1 Manajemen Mutu
Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang mencakup
tanggung jawab, proses dan langkah manajemen risiko terkait dengan kegiatan
yang dilaksanakan. Fasilitas distribusi harus memastika bahwa mutu obat dan
atau bahan obat dan integriteritas rantai distribusi dipertahankan selama proses
distribusi.
Sistem pengelolaan mutu harus mencakup struktur organisasi, prosedur,
proses, dan sumber daya, serta kegiatan yang diperlukan untuk memastikan
bahwa obat dan/atau bahan obat yang dikirim tidak tercemar selama
penyimpanan dan/atau transportasi. Totalitas dari tindakan ini digambarkan
sebagai sistem mutu. Dalam suatu organisasi, pemastian mutu berfungsi sebagai
alat manajemen. Harus ada kebijakan mutu terdokumentasi yang menguraikan
maksud keseluruhan dan persyaratan fasilitas distribusi yang berkaitan dengan
mutu. Sistem mutu harus memastikan bahwa:
a. Obat dan/atau bahan obat yang diperoleh, disimpan, disediakan,
dikirimkan, atau diekspor dengan cara yang sesuai dengan persyaratan
CDOB.
b. Tanggung jawab manajemen ditetapkan secara jelas.
c. Obat dan/atau bahan obat dikirimkan ke penerima yang tepat dalam jangka
waktu yang sesuai.
d. Kegiatan yang terkait dengan mutu dicatat pada saat kegiatan tersebut
dilakukan.
 e. Tindakan perbaikan dan pencegahan / Corrective Actions Preventive
Actions (CAPA) yang tepat diambil untuk memperbaiki dan mencegah
terjadinya penyimpangan sesuai dengan prinsip manajemen resiko mutu.
f. Penyimpangan terhadap prosedur yang sudah ditetapkan di dokumentasikan
dan di selidiki.

2.10.2 Organisasi, Manajemen, dan Personalia

Pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang baik serta
distribusi obat dan atau bahan obat yang benar sangat bergantung pada personil
yang menjalankannya. Harus ada personil yang cukup dan kompeten untuk
melaksanakan semua tugas yang menjadi tanggung jawab fasilitas distribusi.
Tanggung jawab masing-masing personil harus dipahami dengan jelas dan dicatat.
Harus ada struktur organisasi untuk setiap bagian yang dilengkapi
dengan bagan organisasi yang jelas. Tanggung jawab, wewenang dan hubungan
antar semua personil harus ditetapkan dengan jelas. Tugas dan tanggung jawab
harus didefinisikan secara jelas dan dipahami oleh personil yang bersangkutan
serta dijabarkan dalam uraian tugas.
Manajemen puncak di fasilitas distribusi harus menunjuk penanggung
jawab. Penganggung jawab harus memenuhi tanggung jawabnya, tugas purna
waktu dan memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Penanggung jawab harus seorang Apoteker yang memenuhi kualifikasi dan
kompetensi, sesuai peraturan perundang-undangan. Di samping itu, telah
memiliki pengetahuan dan mengikuti pelatihan CDOB yang memuat aspek
keamanan, identifikasi obat dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai distribusi.
Penanggung jawab memiliki tanggung jawab antara lain:
a. Menyusun, memastikan, dan mempertahankan penerapan sistem manajemen
mutu.
b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta menjaga
akurasi dan mutu dokumentasi.
c. Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan
mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam kegiatan distribusi.
d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan
obat dan atau bahan obat.
e. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif.
f. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan.
g. Meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam
stok obat dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual.
h. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan penerima
kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-masing
pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat dan/atau
bahan obat.
i. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan tersedia
tindakan perbaikan yang diperlukan.
j. Mendelegasikan tugasnya kepada apoteker/tenaga teknis kefarmasian yang
telah mendapatkan persetujuan dari instalasi yang berwenang ketika sedang
tidak berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan dokumen
yang terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan.
k. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkaratina dan atau
memusnahkan obat dan/atau bahan obat kembalian, rusak, hasil penarikan
kembali atau diduga palsu.
l. Memastikan pemenuhan persyaratan lain yang diwajibkan untuk obat dan/atau
bahan obat tertentu sesuai peraturan peraturan-undangan.
Harus dipastikan tersedianya personil yang kompeten dalam jumlah
yang memadai di tiap kegiatan yang dilakukan di rantai distribusi, untuk
memastikan bahwa mutu obat dan/atau bahan obat tetap terjaga. Semua personil
harus memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan dalam CDOB dengan mengikuti
pelatihan dan memiliki kompetensi sebelum memulai tugas, berdasarkan suatu
prosedur tertulis dan sesuai dengan program pelatihan termasuk keselamatan
kerja. Penanggung jawab juga harus menjaga kompetensinya dalam CDOB
melalui pelatihan rutin berkali.

2.10.3 Bangunan dan Peralatan

Sistem yang digunakan dalam distribusi obat di gudang adalah First
Expired First Out (FEFO) atau First In First Out (FIFO). Pada FEFO obat-obat
yang tanggal kadaluarsa lebih dekat dijual atau didistribusikan terlebih dahulu
dan pada FIFO obat-obat yang masuk lebih cepat akan didistribuskan lebih
dahulu.
Hal-hal yang harus diperhatikan yang berkaitan dengan bangunan dan
peralatan, antara lain :
a. Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi
penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang
memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan
penanganan obat yang baik, dan area penyimpanan dilengkapi dengan
pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan semua kegiatan
dilaksanakan secara akurat dan aman.
b. Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat dan/atau bahan obat yang
menunggu keputusan lebih lanjut mengenai statusnya (ruang karantina).
c. Diperlukan area penyimpanan dengan kondisi khusus untuk obat dan/atau
bahan obat yang membutuhkan penanganan dan kewenangan khusus sesuai
dengan peraturan perundang-undangan (misalnya narkotika, bahan radioaktif,
dan bahan berbahaya). Jika diperlukan area penyimpanan dengan kondisi
khusus harus dilakukan pengendalian yang memadai untuk menjaga agar
semua bagian terkait dengan area penyimpanan berada dalam parameter suhu,
kelembaban, dan pencahayaan yang dipersyaratkan.
d. Area penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman harus terpisah, terlindung
dari kondisi cuaca dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan
peralatan yang memadai dan memiliki sistem pencegahan yang berupa sistem
alarm dan kontrol akses yang memadai.
e. Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih dan bebas dari sampah dan
debu. Selain itu bangunan dan fasilitas harus dirancang dan dilengkapi
sehingga memberikan perlindungan terhadap masknya serangga, hewan
pengerat atau hewan lain.
f. Ruang istirahat, toilet, dan kantin untuk personil harus terpisah dari area
penyimpanan.
g. Semua peralatan untuk penyimpana dan penyaluran obat dan/atau bahan obat
harus didesain, diletakkan, dan dipelihara sesuai dengan standar yang
ditetapkan.
h. Peralatan yang digunakan untuk mengendalikan dan memonitor lingkungan
penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus dikalibrasi serta harus ada
program perawatan untuk peralatan vital, seperti termometer, genset, dan
chiller.
i. Sistem komputerisasi yang digunakan sebelumnya harus diuji secara
menyeluruh dan dipastikan kemampuannya memberikan hasil yang diinginkan.
j. Data harus dilindungi dengan membuat back up data secara berkala dan
teratur. Back up data harus disimpan di lokasi terpisah dan aman selama
tidak kurang dari 3 (tiga) tahun atau sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.

2.10.4 Operasional
Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat
memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan
distribusinya ditangani sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada kemasan.
Fasilitas distribusi harus menggunakan semua perangkat dan cara yang tersedia
untuk memastikan bahwa sumber obat dan/atau bahan obat yang diterima berasal
dari industri farmasi dan atau fasilitas distribusi lain yang mempunyai izin sesuai
peraturan perundang-undangan untuk meminimalkan risiko obat dan/atau bahan
obat palsu memasuki rantai distribusi resmi.
Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan persetujuan
penunjukannya, merupakan hal operasional yang penting. Pemilihan pemasok
harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan hasilnya didokumentasikan serta
diperiksa ulang secara berkala. Sebelum memulai kerjasama dengan pemasok
baru, fasilitas distribusi harus melakukan pengkajian guna memastikan calon
pemasok tersebut sesuai, kompeten dan dapat dipercaya. Harus dilakukan
kualifikasi yang tepat sebelum pengadaan dilaksanakan.
Selain pemasok, fasilitas distribusi juga harus memastikan bahwa obat
dan/atau bahan obat hanya disalurkan kepada pihak yang berhak atau berwenang
untuk menyerahkan obat ke masyarakat. Fasilitas distribusi juga harus
memastikan bahwa proses pengiriman, penyimpanan, pemisahan obat dan/atau
bahan obat, pemusnahan obat dan/atau bahan obat, pengambilan, pengemasan,
pengiriman, ekspor dan impor telah terlaksana dengan baik dan sesuai dengan
prosedurnya.

2.10.5 Inspeksi Diri

Inspeksi diri harus dilakuakn dalam rangka memantau pelaksanaan dan
kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB dan untuk bahan tindak lanjut. Tujuan
inspeksi diri adalah untuk melakukan penilaian apakah seluruh aspek
distribusi dan pengendalian mutu sarana distribusi memenuhi ketentuan CDOB.
Program inspeksi diri harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan
dan mencakup semua aspek CDOB serta kepatuhan terhadap peraturan
perundang-undangan, pedoman dan prosedur tertulis. Untuk pelaksanaan
inspeksi diri ditunjuk tim inspeksi yang mampu menilai secara objektif pelaksaan
CDOB. Prosedur dan catatan mengenai inspeksi diri hendaklah di
dokumentasikan.

2.10.6 Keluhan, Obat dan/atau bahan obat kembalian, diduga palsu,

dan penarikan kembali
Semua keluhan dan informasi lain tentang obat dan/atau bahan obat yang
berpotensi rusak harus dikumpulkan, dikaji, dan diselidiki sesuai dengan prosedur
tertulis. Harus tersedia dokumentasi untuk setiap proses penanganan keluhan
termasuk pengembalian dan penarikan kembali serta dilaporkan kepada pihak
yang berwenang.
Harus tersedia prosedur tertulis di tempat untuk penanganan keluhan.
Harus dibedakan antara keluhan tentang kualitas obat dan/atau bahan obat dan
keluhan yang berkaitan dengan distribusi. Keluhan tentang kualitas obat dan/atau
bahan obat harus diberitahukan sesegera mungkin kepada industri farmasi
dan/atau pemegang izin edar.
Obat dan/atau bahan obat kembalian harus disimpan terpisah dari obat
dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual dan dalam area terkunci serta
diberi label yang jelas sampai ada keputusan tindak lanjut. Penilaian yang
diperlukan dan keputusan mengenai status obat dan/atau bahan obat tersebut
harus dilakukan oleh personil yang berwenang. Persyaratan obat dan/atau bahan
obat yang layak dijual kembali antara lain jika:
a. Obat dan/atau bahan obat dalam kemasan asli dan kondisi yang
memenuhi syarat serta memenuhi ketentuan.
b. Obat dan/atau bahan obat kembalian selama pengiriman dan penyimpanan
ditangani sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan.
c. Obat dan/atau bahan obat kembalian diperiksa dan dinilai oleh
penanggung jawab atau personil yang terlatih, kompeten, dan berwenang.
d. Fasilitas distribusi mempunyai bukti dokumentasi tentang kebenaran asal
usul obat dan/atau bahan obat termasuk identitas obat dan/atau bahan obat
untuk memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat kembalian tersebut
bukan obat dan/atau bahan obat palsu.
Penanganan obat dan/atau bahan obat yang ditarik kembali yaitu obat
dan/atau bahan obat harus ditempatkan secara terpisahm aman, dan terkunci serta
diberi label yang jelas. Proses penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang
ditarik harus sesuai dengan persyaratan penyimpanan sampai ditindak lanjuti.
Perkembangan proses penarikan obat dan/atau bahan obat harus
didokumentasikan dan dilaporkan, serta dibuat laporan akhir setelah selesai
penarikan, termasuk rekonsiliasi antara jumlah yang dikirim dan dikembalikan.
Semua dokumen penarikan obat dan/atau bahan obat harus didokumentasi oleh
penanggung jawab sesuai kewenangan yang tercantum pada uraian tugas.

2.10.7 Transportasi
Selama proses transportasi harus diterapkan metode transportasi yang
memadai. Obat dan/atau bahan obat harus diangkut dengan kondisi penyimpanan
sesuai dengan informasi pada kemasan. Metode transportasi yang tepat harus
digunakan mencakup transportasi melalui darat, laut, udara atau kombinasi di
atas. Adapun metode transportasi yang dipilih, harus dapat menjamin bahwa obat
dan/atau bahan obat tidak mengalami perubahan kondisi selama transportasi yang
dapat mengurangi mutu.
Untuk obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi khusus
selama transportasi (misalnya suhu dan kelembaban), industri farmasi harus
mencantumkan kondisi khusus tersebut pada penandaan dan dimonitor serta
dicatat. Disamping itu, harus memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan di tingkat nasional dan kesepakatan internasional.
Harus tersedia sistem kontrol suhu yang tervalidasi (misalnya kemasan
termal, kontainer yang suhunya dikontrol, dan kendaraan berpendingin)
untuk memastikan kondisi transportasi yang benar dipertahankan antara faslitas
distribusi dan pelanggan. Pelanggan harus mendapatkan data suhu pada saat serah
terima obat dan/atau bahan obat. Jika diperlukan, pelanggan dapat memperoleh
dokumen data suh untuk menunjukkan bahwa obat dan/atau bahan obat
tetap dalam kondisi suhu penyimpanan yang dipersyaratkan selama transpotasi.

2.10.8 Fasilitas Distribusi Berdasar Kontrak

Cakupan kegiatan kontrak terutama yang terkait dengan keamanan,
khasiat, dan mutu obat dan/atau bahan obat yaitu kontrak antar fasilitas distribusi
dan kontrak antara fasilitas distribusi dengan pihak penyedia jasa antara lain
transportasi, pengendalian hama, pergudangan, kebersihan dan sebagainya.
Pemberi kontrak bertanggung jawab untuk menilai kompetensi yang diperlukan
oleh penerima kontrak. Pemberi kontrak harus melakukan pengawasan terhadap
penerima kontrak dalam melaksanakan tugas yang dikontrakkan sesuai dengan
prinsip dan pedoman CDOB.
Penerima kontrak harus memiliki tempat, personil yang kompeten,
peralatan, pengetahuan, dan pengalaman dalam melaksanakan tugas yang
dikontrakkan oleh pemberi kontrak. Didalam persyaratan kontrak harus
mencakup antara lain:
a. Penanganan kehilangan/kerusakan produk obat selama pengiriman dan dalam
kondisi tidak terduga.
b. Kewajiban penerima kontrak untuk mengembalikan obat dan/atau bahan obat
kepada pemberi kontrak jika terjadi kerusakan selama pengiriman dengan
menyertakan berita acara kerusakan.
c. Kehilangan selama pengiriman oleh penerima kontrak, penerima kontrak
wajib melaporkan kepada pihak kepolisian dan pemberi kontrak.

2.10.9 Dokumentasi
Dokumentasi pengelolaan pengadaan dan penyaluran obat merupakan
bagian dari sistem informasi manajemen meliputi prosedur, metode dan intruksi,
catatan, laporan serta jenis dokumentasi lain yang diperlukan dalam perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian serta evaluasi seluruh rangkaian kegiatan pengadaan
dan penyaluran obat.
Tujuan dilaksanakan dokumentasi suatu distributor, antara lain :
a. Menjamin pelaksanaan pengadaan dan distribusi sesuai ketentuan
perundang- undangan.
b. Menjamin penyediaan data dan informasi yang akurat dan aktual dalam
pemesanan, penerimaan, persediaan, penyaluran dan sebagainya.
c. Menjaga tingkat stok pada kondisi yang dapat menjamin kelancaran
pelayanan.
d. Menjamin penerimaan produk yang benar meliputi jumlah, identitas dan
kualitas.
e. Menjamin penyimpanan yang tepat sehingga mutu tetap terjaga dan
mampu memberikan perlindungan terhadap kehilangan, pencurian dan
kebakaran.
f. Melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap serta mencatat semua
kegiatan yang dilaksanakan dalam pengelolaan dan penyaluran obat.
Sistem dokumentasi digunakan pula dalam pemantauan dan
pengendalian untuk pelaksanaan pengelolaan yang berdaya guna dan berhasil
guna dalam pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat. Dokumentasi harus
mencakup data penting dan dijaga agar selalu aktual, tidak diperkenankan untuk
melakukan perubahan secara sendiri-sendiri. Semua koreksi untuk perubahan dan
perbaikan harus dilakukan oleh atau atas pengetahuan penanggung jawab dan
pembuatan protap baru harus dengan mencantumkan riwayat revisi.
Dokumentasi dapat dibuat secara manual maupun komputerisasi dan harus jelas,
lengkap serta disimpan sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
 BAB III
TINJAUAN KHUSUS
PT. SAPTA SARI TAMA

3.1 Sejarah PT. Sapta Sari Tama

PT. Sapta Sari Tama didirikan pada tahun 1975 berdasarkan akta Notaris
Suharmani, No. 5 tgl. 9 Mei 1975 Akta perubahan Notaris Suryana, SH. No. 130
tanggal 30 Mei 1980, berita acara rapat, Notaris Ny. Harry Harjito, SH. No. 4 tanggal 7
September 1998, Akte Risalah Rapat Perseroan Terbatas PT. Sapta Sari Tama, Notaris
Diana Indrawati Hermawan, SH. No. 22 tanggal 21 April 2008, keputusan Menteri
Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : AHU-3705 tahun 2008,
akte berita acara rapat PT. Sapta Sari Tama. Notaris Friana Lukito S.H. No. 6 tanggal 1
Desember 2009, berkedudukan di Kota Bandung, Provinsi Jawa Barat.
PT. Sapta Sari Tama sudah mempunyai 27 Cabang yang tersebar di seluruh
Indonesia. PT. Sapta Sari Tama bermula dari semangat untuk bekerja dan membantu
menciptakan lapangan kerja, dalam perjalannya Sapta mengambil peran dan ikut
partisipasi dalam membantu mendistribusikan Obat maupun Alat Kesehatan habis Pakai
dan Pabrikan ke user, baik Apotek, Rumah Sakit maupun Instansi baik Pemerintah
maupun swasta yang berkaitan dengan pengadaan dan penyediaan obat-obatan dan alat
kesehatan habis pakai.
PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBF)
berkedudukan di Bandung - Jawa Barat. Dengan jaringan kerja sama yang dimiliki,
tentu banyak hal yang bermanfaat yang dapat diperoleh, pelayanan yang prima karena
ditangani oleh staf yang profesional dan harga kompetitif.

3.2 Visi dan Misi PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung
1. Visi :
Menjadi Perusahan distribusi berskala Internasional
2. Misi :
Membangun jaringan distribusi yang kuat di Indonesia dengan bantuan tim yang
berkualitas, marketing expertise dan technologi untuk meningkatkan service.

3. Motto :
Sarana untuk Mencapai Cita - Cita Bersama bagi Prinsipal, Pelanggan dan
Karyawan.
Nilai pokok : Integrity, Client Commitment, Excellence, Profitability.

3.3 Organsiasi, Kualifikasi, dan Tanggung Jawab

Struktur organisasi perusahaan dibentuk sebagai penunjang pelaksanaan
operasional sehingga setiap karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing. Petugas yang memegang peranan dan wewenang dalam hal
penyimpanan/stock serta penyaluran sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya
telah terkualifikasi kemampuan serta pengalamannya untuk menjamin produk-produk
tersebut disimpan dan disalurkan dengan baik.

3.3.1 Personalia
Perusahaan di PT. Sapta Sari Tama dikelola oleh seorang Kepala Cabang
(Business Manager) yang bertanggung jawab kepada PT. Sapta Sari Tama Pusat.
Kepala Cabang membawahi Distribution Manager dalam operasional penerapan Cara
Distribusi Obat Yang Baik (CDOB), dan membawahi Kepala Staf Administrasi, Kepala
Logistik, Supervisor Reguler, Supervisor Non Reguler, dan Supervisor Alat Kesehatan.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan

Kefarmasian, dalam Pasal 6 Ayat (1) disebutkan bahwa Pengadaan Sediaan Farmasi
dilakukan pada fasilitas produksi, fasilitas distribusi atau penyaluran dan fasilitas
pelayanan sediaan farmasi; dan Pasal 6 Ayat (2) menyebutkan bahwa Pengadaan
Sediaan Farmasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dilakukan oleh tenaga
kefarmasian dalam hal ini adalah Apoteker. Oleh karena itu, dalam pelaksanaan
operasional perusahaan ditunjuk seorang Apoteker sebagai Distribution Manager yang
bertanggung jawab mengendalikan semua pendistribusian sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan lainnya.

Adapun tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing personalia adalah

sebagai berikut:

1. Kepala Staff Administrasi

Tugas dan tanggung jawab:
a. Bertanggung jawab kepada BM
b. Membuat dan Menyusun rencana kebutuhan dan dana operasional, estimasi
tagihan dan budget biaya.
c. Melakukan Pemeriksaan atas keabsahan bukti-bukti penarikan dan pengeluaran
uang sesuai standar Operasional.
Dibawah kepala Staff Administrasi ada anggota-anggota yang ikut dalam
operasional, yaitu:
a. CSO (Customer Service Operational)
1) Menerima pesanan baik dari salesman atau outlet langsung berupa surat
pesanan (telpon, fax, email, sms) lalu diberikan ke bagian EDP (Entry Data
Processing) untuk dicetak fakturnya.
2) Mencatat faktur dari EDP ke buku register
3) Memberikan faktur dan Surat Pesanan ke bagian gudang logistik dengan tanda
terima dibuku register
4) Memberikan informasi barang kosong ke salesman atau outletnya
b. Fakturis/EDP (Entry Data Processing)
1) Menginput data penjualan ke komputer
2) Membuat dan mencetak faktur
 3) Merubah harga jika ada kenaikan harga produk berdasarkan informasi dari
PBF Sapta Sari Tama Pusat.
4) Input barang retur (membuat nota retur)
c. Inkaso
1) Bertanggung jawab kepada Kepala staff Administrasi
2) Membuat faktur pajak
3) Membubuhkan stampel pada faktur pajak
4) Menyusun faktur pajak
5) Menerima faktur balik dari gudang
6) Menyertakan faktur pajak dengan faktur penjualan
7) Menyimpan faktur penjualan yang telah disertakan faktur pajak sebagai arsip
dan untuk penagihan
8) Membuat DIH (Daftar Inkaso Harian) untuk penagihan
9) Melakukan pencatatan dan pelaporan pajak baik PPN maupun PPh
10) Membuat daftar piutang yang telah dilunasi
d. Kasir
1) Menyusun buku kas
2) Bertanggung jawab langsung kepada kepala staff administrasi
3) Menangani proses penerimaan dan pengeluaran kas
4) Melakukan kliring ke bank
5) Pembuatan laporan mingguan dan bulanan
2. Kepala Logistik
Tugas dan tanggung jawab:

a. Bertanggung jawab kepada BM

b. Bertanggung jawab atas persediaan barang digudang sesuai sistem dan prosedur
yang berlaku
c. Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun keamanan dari
pencurian dan bahaya lainnya
 d. Bertanggung jawab terhadap operasional gudang mulai dari barang masuk, barang
keluar, penerimaan barang, penyimpanan barang, dan penyusunan barang di
gudang
Dibawah kepala logistik ada anggota-anggota yang ikut dalam operasional gudang,
yaitu:

a. Administrasi Gudang
1) Input barang masuk dari principal atau pbf
2) Order barang dan membuat Surat Pesanan (SP) pengadaan
3) Membuat laporan barang masuk
4) Membuat laporan barang rusak
5) Membuat tanda terima retur barang rusak
b. Staf Gudang
1) Bertanggung jawab kepada Kepala logistik
2) Memeriksa kadaluarsa produk dan melakukan penyisihan barang yang expire
date nya dekat, dan barang yang rusak
3) Melakukan stok opname harian sebelum pelayanan dimulai
4) Melakukan stok opname setiap bulan
5) Menata kerapian barang digudang dan tata letaknya
6) Menyiapkan barang sesuai permintaan dalam faktur
7) Melakukan Pengepakan untuk barang pesanan
8) Bertanggung jawab atas barang per principal
c. Supir/Driver
Yaitu tim expedisi yang mengantarkan barang menggunakan mobil biasanya
keluar kota, barang yang diantarkan dalam jumlah yang banyak.
d. Looper
Yaitu tim expedisi yang mengantarkan barang menggunakan motor. Produk yang
di antar dalam jumlah yang sedikit, untuk outlet dalam kota.
3. Supervisor
 Tugas dan tanggung jawab supervisor:

a. Bertanggung jawab ke BM
b. Memastikan tercapainya target sales sesuai business plan
c. Melakukan kontrol tersedianya produk di pasar
d. Memastikan program-program dapat dilaksanakan dengan baik
e. Menyediakan stok agar tercapai omset sesuai target
f. Memastikan piutang dapat tertagih dan meminimalisir munculnya piutang
overdue
g. Memberikan laporan berkaitan dengan kegiatan distribusi yang dilakukan
h. Membagi waktu dengan efektif dimana 75% di lapangan dan 25% di kantor
i. Melakukan pengawasan dan koordinasi terhadap salesman
j. Melakukan fungsi coaching demi peningkatan kualitas salesman
k. Membina hubungan baik dengan pelanggan dan principal
Dibawah Supervisor ada salesman, tugas dan tanggung jawabnya yaitu:

a. Menyusun rencana kunjungan

b. Memperkenalkan produk baru dan meningkatkan sales produk lama
c. Memonitor dan melaporkan kegiatan-kegiatan pesaing
d. Mencari pengalaman baru, untuk meningakatkan penjualan
e. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan
f. Fungsi pokok bagian salesman adalah mencari dan memasarkan barang yang telah
dipesan serta melaporkan hasil penjualan barang kepada supervisor.

3.3.2 Pelatihan
Seluruh karyawan yang ikut serta secara langsung dalam kegiatan pendistribusian
obat telah dilatih mengenai kegiatan CDOB dan dimotivasi untuk mendukung standar
CDOB oleh tenaga yang berkompeten.
Pelatihan untuk karyawan biasanya dilakukan pada saat diadakan meeting setiap
hari sabtu. Untuk bagian administrasi biasanya salah satu karyawan akan dikirim ke
pusat mengikuti pelatihan bersama, baik dalam pelatihan mengenai adanya program-
program baru yang akan diselenggarakan oleh pusat ataupun tentang tata cara
administrasi yang baik. Sedangkan untuk bagian gudang, pelatihan akan diberikan
langsung oleh apoteker penanggungjawab. Karyawan dilatih mengenai kegiatan Cara
Distribusi Obat Yang Baik (CDOB), ataupun cara penyimpanan obat yang baik/ good
storage practice (GSP). Sedangkan untuk sales, pelatihan yang diberikan bisa mengenai
tata cara mendistribusikan atau menghantarkan barang yang baik kepada para
pelanggan dengan komunikasi yang baik, sopan santun dan ramah.

3.4 Bangunan dan Peralatan

PT. Sapta Sari Tama memiliki 27 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia, salah
satunya adalah PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung yang menyediakan dan
mendistribusikan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya, yang diproduksi
oleh pihak ketiga kepada outlet di wilayah sekitar Bandung PT. Sapta Sari Tama
Cabang Bandung dalam menjaga kualitas produk selama penyimpanan dan
pendistribusian berpedoman pada Cara Distribusi Obat Yang Baik (CDOB) termasuk
mengenai pengelolaan tempat, fasilitas, dan peralatan pendukungnya.

PT. Sapta Sari Tama Cabang terletak di Jl. Caringin No. 254 Bandung. PT. Sapta
Sari Tama Cabang Bandung Sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBF) berkedudukan di
Bandung - Jawa Barat. Dengan jaringan kerja sama yang dimiliki, tentu banyak hal
yang bermanfaat yang dapat di peroleh, pelayanan yang prima karena di tangani oleh
staf kami yang profesional.

3.4.1 Bangunan
Bangunan di PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung memiliki beberapa ruangan
untuk menunjang operasional dalam penyimpanan dan pendistribusian diantaranya
yaitu ruang Kepala Cabang, ruang Fakturis, ruang Administrasi Logistik, ruang Tata
Usaha (TU), ruang Administrasi Keuangan, gudang penyimpanan sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan lainnya, serta ruang penerimaan dan pengiriman barang (transito
in dan transito out).
Penerangan dalam bangunan telah mencukupi untuk dapat melaksanakan kegiatan
dengan aman dan benar.
Fasilitas pergudangan telah memiliki kapasitas dan peralatan yang cukup
memadai sehingga dapat mendukung dalam pelaksanaan operasional perusahaan
dengan lancar. Dengan penerapan sistem informasi yang terintegrasi dengan PT. Sapta
Sari Tama Pusat / ULS (Unit Logistik Sentral) mendukung kelancaran pengiriman
barang serta komunikasi yang terjalin dengan baik.
Sanitasi dan higienis merupakan tanggung jawab seluruh karyawan, terutama
pada bagian penyimpanan di area gudang. Pembersihan dan pemeliharaan bangunan
dan fasilitas di PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung dilakukan berkala setiap
seminggu sekali untuk tempat penyimpanan produk dan setiap hari untuk kebersihan
lingkungan penyimpanan dan kebersihan ruangan.

3.4.2 Peralatan Pendukung

Transportasi sebagai elemen penting dalam mendukung kelancaran distribusi
telah dilengkapi dengan sejumlah kendaraan khusus, yaitu mobil box, mini bus untuk
operasional karyawan serta beberapa kendaraan bermotor. Peralatan pendukung umtuk
menjamin mutu produk dalam penyimpanan juga sudah tersedia dan digunakan di PT.
Sapta Sari Tama, seperti Chiller untuk penyimpanan produk CCP di ruangan, Cool box
untuk penyimpanan produk CCP ketika didistribusikan, Pallet untuk menghindari
kontak langsung produk dengan lantai, Termometerhygro untuk mengukur suhu di
ruang penyimpanan produk, Genset yang digunakan apabila listrik mendadak mati,
Trolley untuk memudahkan mobilisasi produk, Air Conditioner (AC) untuk
mengendalikan suhu di ruang penyimpanan produk, dan peralatan pendukung lainnya.

3.5 Dokumentasi
Dokumentasi pengelolaan pengadaan dan penyaluran sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung menggambarkan secara
lengkap asal-usul jenis produk serta tujuan penyaluran sehingga memungkinkan
penelusuran kembali.
Pada sistem dokumentasi ini telah diterapkan Quality System secara
komputerisasi, sehingga dapat mempermudah akses dalam pencatatan, perencanaan dan
pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, penyaluran, penarikan kembali produk,
penanganan produk kembalian.
3.5.1 Perencanaan dan Pengadaan
Sumber produk di PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung berasal dari PT. Sapta
Sari Tama Pusat, Principal lokal, dan produk-produk dari pihak ketiga, meliputi obat-
obat generik, obat-obat ethical, multivitamin, suplemen makanan, kosmetik dan alat
kesehatan. Perencanaan dan pengadaan dilakukan untuk memberikan pelayanan yang
berkesinambungan dan teratur.
Untuk pembelian barang job order yang dibuat setiap bulan adalah untuk
Supplier/Pabrik, diterima setiap tanggal 15 dan sudah mendapat persetujuan dari
Direktur.
Dalam menjamin ketersediaan produk sebelum dilakukannya pembelian, perlu
dilakukan Inventory Control (Pengontrolan Persediaan) untuk menentukan Forecasting
berdasarkan Pareto, histori penjualan, target marketing, serta melihat potensi penjualan
dan pasar.
Dalam sistem pengadaan, dilakukan penentuan level persediaan produk
berdasarkan penentuan nilai Level Stock, Buffer Stock, Lead Time dan Re Order Point
(ROP).
 Pengadaan barang untuk produk PT. Satpa Sari Tama Cabang Bandung melalui
permintaan langsung kepada PT. Sapta Sari Tama Pusat melalui sistem komputerisasi
sehingga tidak perlu memakai Surat Pesanan tetapi berupa Transfer Order dari sistem
berdasarkan perhitungan kebutuhan barang.
Pengadaan barang untuk produk pihak ketiga (principal pusat dan lokal) melalui
koordinasi dengan PT. Sapta Sari Tama Pusat serta banyaknya kebutuhan harus
diketahui oleh bagian Penjualan.
3.5.2 Penerimaan
Untuk memastikan bahwa obat yang diterima dalam keadaan baik, sah, sesuai
dengan yang dipesan, maka dilakukan pemeriksaan pada saat obat diterima oleh bagian
Transito dengan menggunakan checklist pada faktur pembelian yang diterima dan
Rincian Surat Kirim Barang.

Setiap produk yang dibeli selalu diperiksa kondisinya ketika diterima, apabila
ditemukan produk yang cacat ataupun rusak segera dikembalikan kepada supplier untuk
diganti dengan yang baru dengan nomor batch yang sama. Kemudian faktur
ditandatangani dan diberi cap penerimaan kemudian diserahkan pada bagian
Administrasi gudang untuk dilakukan pencatatan.

Standar Operasional Prosedur penerimaan barang, meliputi :

1. Pada saat penerimaan barang, Apoteker mencocokan kesesuaian barang tersebut

dengan faktur/surat jalan dan bukti ekspedisi. Hal-hal yang harus diperiksa :
kesesuaian nama barang dan jumlahnya (faktur/surat jalan). Setelah cocok,
faktur/surat jalan dan bukti ekspedisi ditandatangani oleh Apoteker. Barang yang
diterima dipindahkan ke gudang dan dicatat di buku penerimaan barang dan kartu
gudang. Faktur / surat jalan dan bukti ekspedisi disatukan, dan diarsipkan.
2. Arsip disusun dan disimpan berdasarkan urutan barang yang datang terlebih dahulu.
Perlu diperhatikan :
 a. Surat jalan/faktur tidak boleh dicoret-coret, jika terdapat ketidaksesuaian antara
barang yang diterima dengan yang tercatat di faktur/surat jalan.
b. Jika pada saat penerimaan barang terdapat barang yang rusak/pecah, maka harus
segera dilaporkan dan dicatat pada faktur/surat jalan.
Retur Pembelian ke Supplier/Pabrik :

1. Barang yang diretur disiapkan dan disimpan terpisah dari barang lainnya oleh staff
gudang. Apoteker membuat form retur yang memuat barang-barang tersebut
ditandatangani oleh Apoteker dan Direktur.
2. Barang dikirim ke Supplier/Pabrik beserta form retur. Apoteker mengarsip copy
form retur yang disatukan dengan bukti ekspedisi. Pengeluaran barang dicatat di
buku pengeluaran barang.
3. Apoteker meminta ekspedisi bukti ekspedisi/tanda terima untuk barang yang sudah
diterima oleh Supplier (ada tanda tangan penerima) paling lambat 1 minggu setelah
barang dikirim.
4. Dokumen retur di arsip oleh Apoteker.
Jika respons dari supplier :

a. Barang diganti dengan barang baru, (proses hampir sama dengan penerimaan
barang).
b. Barang diproses retur, tidak perlu melakukan proses lanjutan.
c. Barang dikembalikan (barang ditolak oleh Supplier), proses hampir sama
dengan penerimaan barang, barang diinput sebagai barang rusak.
3.5.3 Penyimpanan
Produk disimpan pada kondisi yang sesuai seperti yang telah ditetapkan oleh
pabriknya.

Sistem penyimpanan obat di gudang menggunakan sistem First Expired First Out
(FEFO); obat-obat yang tanggal kadaluarsanya lebih dekat dijual atau didistribusikan
terlebih dahulu serta penempatan pada rak-rak yang telah dikelompokkan berdasarkan
sumber prinsipal.

Penyimpanan produk masih disertai dengan kemasan aslinya, kecuali untuk

produk-produk yang dijual eceran sesuai permintaan outlet. Penempatan sediaan cair
yang disertai kemasan yang mudah pecah disimpan pada bagian bawah rak untuk
mengurangi resiko terjatuh pada saat pengambilan produk.

Setiap satu bulan sekali dilakukan stock opname dan dilakukan SOBH (Stok
Barang Harian) sebagai mekanisme kontrol terhadap arus masuk dan keluar barang
dengan membandingkan data fisik barang dengan data pada sistem dokumentasi. Hal ini
merupakan ketentuan yang harus dilakukan oleh manajemen untuk menentukan jumlah
persediaan akhir.

3.5.4 Penjualan
Untuk outlet yang akan mendaftarkan sebagai New Open Outlet / pelanggan baru
harus terlebih dahulu mengisi formulir untuk pelanggan baru disertai persyaratan yang
telah ditentukan oleh pihak PT. Sapta Sari Tama, kemudian formulir isian tersebut akan
di entry dalam bentuk Formulir Permohonan untuk pelanggan baru yang akan disetujui
dan ditandatangani oleh Manager Penjualan serta diketahui oleh Kepala Cabang,
Supervisor. Setelah disetujui sebagai pelanggan PT. Sapta Sari Tama, outlet yang
bersangkutan akan diinformasikan dapat mulai melakukan pemesanan barang sesuai
dengan ketentuan sebagai pelanggan baru.

Penerimaan pesanan di PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung dilayani secara
tertulis melalui Surat Pesanan (SP) yang ditandatangani oleh penanggung jawab.
Penerimaan SP dilayani dengan beberapa cara yaitu pemesanan melalui salesman di
outlet ataupun pesanan langsung melalui telepon / faximile. Apabila pemesanan
dilakukan melalui telepon maka Surat Pesanan harus diserahkan pada saat obat
diterima.
 Untuk penjualan barang pada outlet dapat dilakukan dengan pembayaran tunai
maupun kredit. Dalam penjualan tunai, faktur pajak langsung dilampirkan dengan Surat
Pesanan (SP) / Delivery Order (DO) dan juga faktur penjualan. Outlet yang baru
terdaftar sebagai pelanggan; harus dilakukan secara tunai dan hanya diperbolehkan
kredit setelah 3 kali pengambilan baru.

Untuk penjualan kredit, faktur penjualan dilampirkan dengan SP/DO dan nota
inkaso, sedangkan faktur pajaknya baru dilampirkan pada saat pelunasan. Faktur pajak
diserahkan ke outletnya sebagai bukti kalau pajaknya sudah dibayarkan. Pajak yang
dibayar oleh outlet dilaporkan oleh PT. Sapta Sari Cabang Bandung. Untuk kedit jangka
waktu pembayaran (Term Of Payment/TOP) sesuai dengan perjanjian biasanya 15 hari,
30 hari, sampai 45 hari. Tiap outlet mempunyai limit (batas maksimal) untuk kredit.
Untuk outlet yang jangka waktu pembayarannya sudah jatuh tempo tapi belum
melakukan pembayaran secara otomatis tidak bisa memesan barang lagi secara kredit,
kecuali konfirmasi terlebih dahulu kekantor pusat PT. Sapta Sari Tama untuk mendapat
persetujuan kredit dengan melihat history outletnya.

Standar Operasional Prosedur yang diterapkan dalam penjualan, meliputi :

1. Surat Pesanan (SP) dari pelanggan dicek dulu oleh supervisor, selanjutnya dicek oleh
Apoteker.
2. Faktur dibuat oleh fakturis (cek jumlah barang di komputer, apakah cukup untuk
memenuhi pesanan).
3. Faktur dan SP dikirim ke gudang untuk disiapkan barangnya (cek barang di gudang,
apakah cukup untuk faktur yang sudah dicek).
4. Sebelum dikirim, barang dicek ulang oleh Apoteker dengan disaksikan oleh
pengirim barang (jika dikirim driver). Kemudian barang diserah-terimakan ke driver
dan driver menandatangani bagian belakang copy faktur penjualan yang kemudian di
arsip di gudang.
5. Barang yang telah dikirim dicatat di kartu gudang dan buku pengeluaran barang.
6. Untuk barang yang telah dikirim, fakturnya dikembalikan dari driver ke Apoteker.
Apoteker mengecek kembali faktur, harus ada tandatangan dan nama jelas
penerimaan barang dan distempel. Jika tidak lengkap, harus dikonfirmasi ke
pelanggan dan diminta untuk dilengkapi.
7. SP dan salah satu copy faktur yang sudah ditandatangani oleh pembeli di arsip oleh
Apoteker.
8. Untuk pengiriman via ekspedisi, barang diperiksa kembali oleh staff gudang
disaksikan oleh Apoteker sebelum dipak.
Proses pemesanan dari konsumen ke PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung
adalah sebagai berikut.

3.5.5 Pendistribusian
Pendistribusian sediaan farmasi di wilayah Bandung terbagi menjadi beberapa
rayon yang meliputi wilayah Kota dan Kabupaten Bandung, yaitu :

1. Rayon Barat mencakup daerah Bandung Barat.

2. Rayon Timur mencakup daerah Bandung Timur.
3. Rayon Selatan mencakup daerah Bandung Selatan.
4. Rayon Utara mencakup daerah Bandung Utara dan Tengah.
 Untuk luar Kota Bandung meliputi beberapa wilayah pengiriman, yaitu : meliputi
wilayah Purwakarta dan Subang, Karawang, Cikampek, Sumedang dan Garut,
Tasikmalaya, dan Ciamis.

Proses distribusi untuk sediaan farmasi dimulai dari masuknya Surat Pesanan (SP)
/ Delivery Order (DO) yang diverifikasi kelayakannya untuk menjadi faktur dan
diberikan nomor urut yang telah ditentukan dalam sistem komputerisasi (oleh bagian
Fakturis). Kemudian SP diserahkan pada bagian Administrasi Gudang untuk dilakukan
pencatatan dan pemotongan persediaan, faktur lalu disiapkan bersama produk yang
dipesan (sesuai yang tertera dalam faktur) hingga sampai pada bagian transito untuk
dikelompokkan dan dikemas. Kemudian dibuatkan daftar pesanan berdasarkan faktur,
sebagai alat kontrol terhadap pengiriman barang. Kemudian produk didistribusikan
kepada pelanggan / outlet sesuai fakturnya masing-masing disertai Surat Penyerahan
barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan.

3.5.6 Penanganan Produk Kembalian

Obat kembalian adalah obat yang telah disalurkan yang dikembalikan karena
adanya keluhan masalah kualitas atau atas permintaan dari institusi yang berwenang,
penarikan kembali, atau karena hal lain.

Penerimaan obat kembalian harus sesuai dengan dokumen yang ada dan tertelusur
agar produk yang dikembalikan benar berasal dari PT. Sapta Sari Tama Cabang
Bandung.

Apabila pada saat pengiriman barang terjadi penolakan (retur) atas barang yang
dipesan, maka outlet harus mengisi Surat Penolakan / retur yang dilengkapi alasan
penolakan, cap resmi dari outlet, penanggung jawab outlet, serta telah mendapatkan
persetujuan dari salesman dan Formulir Pemohonan Retur Barang. Formulir Penolakan
yang telah sampai di PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung akan diproses dan
dibuatkan Nota Retur yang akan dijadikan arsip atau tanda bukti bahwa telah terjadi
penolakan / retur barang dari outlet. Untuk Retur Penjualan, maka :
1. Pelanggan menghubungi kantor dan menjelaskan kalau ada barang yang akan di
retur, jumlahnya dan alasan untuk retur.
2. Kantor mengutus orang untuk mengambil barang, disertai dengan blanko tanda
terima barang atau barang tersebut dikirim lewat ekspedisi.
3. Barang yang sudah diterima gudang dibuat form returnya.
4. Form retur diserahkan ke fakturis untuk dibuat nota retur.
3.5.7 Industri Farmasi/Principal
PT. Sapta Sari Tama adalah perusahaan distribusi yang bergerak di bidang
farmasi dan alat kesehatan. Industri Farmasi/principal yang dipilih oleh PT. SST untuk
didistribusikan produknya adalah industri farmasi yang berkualitas baik. Adapun
kriteria industri farmasi/pricipal yang akan dipilih oleh PT. SST, diantaranya:
1. Memenuhi CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik).
2. Industri farmasi yang akan berkembang (future), dan sama-sama memiliki keiginan
untuk mengembangkan produk.
3. Memiliki manajemen yang baik dan dapat diajak kerja sama.
4. Memiliki akreditasi yang baik.
5. Ada tidaknya promosi, program bonus, dan sebagainya.
6. Barang yang akan didistribusikan diperlukan atau tidak oleh masyarakat. Hal
tersebut berkaitan dengan pola penyakit masyarakat saat ini.
7. Bila dilihat dari sisi bisnis, menguntungkan atau tidak.
8. Cara pembayaran atau plafond kredit yang dihubungkan dengan target.
Industri Farmasi/Principal yang produknya didistribusikan oleh PT. SST
diantaranya:

1. PT. Mecosin Indonesia

2. PT. Tropika Mas Pharmaceutical
3. PT. Armoxindo Farma
4. PT. Bernofarm
5. PT. Solas
6. PT. Trifa Raya Laboratories
7. PT. Mersi
8. PT. Holi Farma
9. PT. Pharos
10. PT. Fahrenheit

Principal alat kesehatan :

1. JMS
2. Ansell (Gammex)
3. PT. Axion Healthindo (Aximed)
 BAB IV
PEMBAHASAN

PT. Sapta Sari Tama merupakan salah satu Pedagang Besar Farmasi yang ada di
Indonesia dan memiliki 27 cabang yang tersebar diseluruh Indonesia dan merupakan
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan perundang-undangan. Sedangkan PBF cabang adalah cabang PBF yang telah
memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan
atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan.
PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung ini mendistribusikan obat dan
perbekalan kesehatannya ke sarana pelayanan kesehatan yang ada dikota Bandung dan
sekitarnya maupun ke PBF lain. Obat yang didistribusikan oleh PBF PT. Sapta Sari
Tama Cabang Bandung meliputi obat generik, obat bebas, obat bebas terbatas, obat
keras, obat prekusor dan OOT (obat-obat tertentu), obat psikotropika, vitamin,
suplemen makanan, serta beberapa kosmetik dan Alat Kesehatan. PBF PT. Sapta Sari
Tama Cabang Bandung telah mendapat izin pendirian dan izin operasional sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.Nomor izin PBF PT.
Sapta Sari Tama Cabang Bandung adalah 442/Kep.10/1.99/Cab.PBF-BPPT/2013.
Selain izin PBF, PT. Sapta Sari Tama juga memiliki izin Penyalur Alat
Kesehatan (PAK) yang diberikan dari Dinas Kesehatan Provinsi. Sesuai dengan
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1191 tahun 2010 pasal 9 yang menyebutkan
bahwa setiap PAK, cabang PAK, dan toko alat kesehatan wajib memiliki izin.
PT. Sapta Sari Tama dalam menjalankan fungsinya sebagai perusahaan yang
bergerak di bidang perdagangan dan distribusi farmasi berupa obat dan alat kesehatan
bekerja sama dengan kurang lebih 25 principal.
 Sumber daya manusia di PT. Sapta Sari Tama cabang terdiri dari 1 Kepala Cabang,
1 Apoteker Penanggung Jawab dan masing masing 1 orang kepala untuk tiap divisi yaitu
divisi logistik, divisi keuangan, disivi Costumer Service Order (CSO) dan divisi Entry Data
Processing (EDP). Hal ini telah sesuai dengan PP 51 dimana Menurut Peraturan
Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian pada pasal 14
menyatakan bahwa setiap fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi berupa obat
harus memiliki seorang Apoteker sebagai penanggung jawab. Apoteker bertugas sebagai
penanggung jawab PBF karena PBF lebih banyak mendistribusikan sediaan farmasi,
dimana Apoteker di nilai memiliki kemampuan dalam mengendalikan alur distribusinya.
Selain itu, agar mutu dari sediaan farmasi yang akan didistribusikan tetap terjaga kualitas
serta keamanannya sesuai pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB).
Secara umum pelaksanaan kegiatan distribusi sediaan farmasi dan perbekalan
kesehatan di PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung menerapkan Cara Distribusi Obat
yang Baik (CDOB) termasuk mengenai manajemen mutu, personalia, bangunan dan
peralatan, operasional, inspeksi diri, penanganan keluhan, obat kembalian, diduga palsu
dan penarikan kembali, transportasi, fasilitas distribusi berdasarkan kontrak, dokumentasi
bertujuan untuk memastikan bahwa kualitas produk yang dicapai melalui CDOB
dipertahankan sepanjang jalur distribusi.
Penerapan manajemen mutu di PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung ialah
dengan dibuatnya SOP (Standar Operasional Prosedur) oleh manajemen puncak (dalam hal
ini PBF Pusat) dimana SOP tersebut telah disetujui direktur utama dan SOP ini berlaku
untuk seluruh karyawan PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung. Peran dan tanggung
jawab Apoteker pada manajemen mutu adalah membuat, mengontrol dan mengevaluasi
pelaksanaan SOP (Standar Operasional Prosedur) serta merivisi SOP pada masing-masing
divisi secara keseluruhan dan IK (Instruksi Kerja) masing-masing personel sesuai dengan
tugas pokok, sehingga manajemen mutu dapat dipertahankan.
Personalia Berdasarkan organogram (struktur organisasi), total personalia PBF
Sapta Sari Tama berjumlah 56-70 orang. Dengan jumlah yang tidak terlalu banyak
tersebut memungkinkan koordinasi dan komunikasi di antara sesama staf dapat

i
dilaksanakan dengan baik. Setiap personil bertanggung jawab penuh dan hanya terfokus
pada tugas masing-masing serta bekerja sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP)
dan instruksi kerja yang berlaku.
Apoteker pada PBF SST Cabang Bandung bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
dan pengawasan kegiatan pengelolaan tersebut. Hal ini sesuai dengan ketentuan di dalam
peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148 tahun 2011 dan perubahanna
Nomor 34 tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi, yang menyatakan bahwa suatu
PBF harus memiliki Apoteker penanggung jawab yang bertanggung jawab terhadap
kegiatan pengelolaan obat di sarana distribusi tersebut. Menurut Job Description yang ada
di PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung, fungsi utama Apoteker Penanggung Jawab
PBF ialah mengimplementasikan CDOB di PBF dan memastikan semua aktifitas distribusi
tidak keluar dari jalur regulasi.
Pelatihan CDOB dilakukan minimal 1 tahun sekali dan training yang dilakukan
dapat berupa teori maupun test online untuk memastikan baik atau tidaknya pekerjaan
dilakukan. Selain itu untuk meningkatkan kompetensi para personil PBF PT. Sapta Sari
Tama Cabang Bandung, maka personil diikut sertakan pada pelatihan-pelatihan, baik
pelatihan yang secara khusus diadakan oleh PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung
maupun pelatihan yang diadakan oleh pihak luar sehingga setiap kegiatan yang dilakukan
pada rantai distribusi dapat menjamin mutu sediaan farmasi dan Alat Kesehatan tetap
terjaga.
Kegiatan usaha PBF Sapta Sari Tama bertempat di suatu bangunan yang terletak di
Jl.Caringin No. 254 Kota Bandung. Bangunan dan fasilitas PBF PT. Sari Tama Cabang
Bandung meliputi gudang, kantor dan fasilitas pendukung lainnya. Gudang di PBF
berfungsi sebagai tempat pengadaan, penyimpanan, pendistribusian sediaan farmasi dan
alat kesehatan. Gudang PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung terdiri atas gudang obat
regular yang berisi obat-obat yang dapat didistribusikan secara satuan, Gudang obat non
reguler yang berisi obat yang didistribusikan dalam skala besar atau jumlah banyak, ruang
karantina yang menjadi ruangan untuk obat atau alkes yang statusnya belum jelas, misalnya
obat yang diduga palsu, barang recall, sedangkan ruang reject berisi produk rusak atau
kadaluarsa sebelum dimusnahkan, ada pula ruang khusus obat prekursor yang berisi obat
yang mengandung bahan kimia perkursor, ruang penyimpanan obat psikotropika dengan
pengamanan khusus yaitu berkunci ganda, karena berada di dalam lemari yang terkunci
rapat dan di ruangan yang terpisah dari obat lainnya dan gudang alkes selain itu terdapat
ruangan khusus untuk produk cold chain (rantai dingin) yang disimpan pada lemari

pendingin atau chiller (suhu 2 8oC) misalnya human albumin, cendo mycos dan serum
kecantikan. Kantor berfungsi sebagai tempat adminitrasi yang terdiri dari ruang CSO, ruang
EDP (Entry Data Processing), ruang administrasi gudang, ruang apoteker, ruang inkaso,
ruang supervisor, ruang kepala cabang, ruang salesman, dan ruang kepala gudang.
Gudang tempat menyimpan sediaan farmasi dan alat kesehatan di PBF PT. Sapta
Sari Tama Cabang Bandung sudah memiliki penerangan yang baik dan memadai sehingga
memudahkan proses penerimaan sediaan farmasi sampai dengan penyaluran. Gudang di
PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung dapat melindungi sediaan farmasi dan alat
kesehatan dari sinar matahari langsung sehingga mutu dan kualitas sediaan farmasi tetap
terjaga. Lantai gudang PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung dibuat lebih tinggi atau
ditinggikan dari permukaan tanah untuk menghindari banjir. Di dalam gudang, terdapat alat
ukur suhu yaitu Thermohygrometer. Dengan tujuan untuk memantau atau mengontrol
kesesuaian suhu dan kelembaban ruangan yang dibutuhkan oleh suatu sediaan agar
kualitas tetap terjaga, suhu dan kelembaban akan terus dipantau 4 kali sehari yaitu pada
pukul 08.00; 11.00; 13.00; dan 16.00 agar kondisi penyimpanan untuk sediaan farmasi dan
alkes selalu sesuai dengan syarat yang telah ditentukan Peralatan di SST Cabang Bandung
dalam hal pemantauan penyimpanan perbekalan farmasi di gudang, terdapat beberapa
peralatan dan perlengkapan pendukung diantaranya yaitu alat ukur suhu dan kelembaban
(thermohygrometer), chiller, ice pack, dan pallet. Selain itu, SST Cabang Bandung juga
memiliki genset yang berfungsi sebagai penghasil daya listrik. cadangan ketika listrik
padam sehingga proses pelayanan tetap berlangsung.
PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung juga sudah menggunakan sistem
komputerisasi dalam beberapa kegiatan operasionalnya, misalnya penghitungan stok
barang. Sediaan farmasi dan alat kesehatan yang datang akan langsung diinput ke komputer
dan stok akan berkurang secara otomatis ketika faktur pesanan dari apotek dicetak. Namun
pada saat pengambilan sediaan farmasi dan alat kesehatan di gudang pencatatan dilakukan
secara manual yang ditulis pada kartu stok masing-masing barang.
Penyimpanan sediaan farmasi dan Alkes di PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang
Bandung dilakukan berdasarkan; 1) principal, 2) barang reguler dan non reguler, 3) barang
tender, 4) alat kesehatan. Sediaan farmasai dan Alkes disusun di atas pallet untuk mencegah
kerusakan produk karena pengaruh kelembaban lantai gudang.
Sanitasi dan higienitas merupakan tanggung jawab seluruh karyawan, terutama
pada bagian penyimpanan di area gudang. Selain itu dalam rangka penjaminan mutu pada
saat penyimpanan dilakukan pengendalian untuk mencegah adanya hewan pengerat yang
dapat menyebabkan timbulnya kontaminasi terhadap lingkungan penyimpanan. Pada hal
ini PBF SST bekerja sama dengan Terminix untuk melakukan pest control yang disimpan
pada titik tertentu atau area yang rentan terhadap serangan hewan pengerat seperti tikus.
Dalam aspek operasional yang dilakukan PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang
Bandung meliputi kualifikasi pemasok, kualifikasi pelanggan, pengadaan, penerimaan dan
penyaluran. Jenis sediaan farmasi yang didistribusikan PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang
Bandung ialah obat bebas, obat bebas terbatas (daftar W), obat keras ( daftar G), kosmetik,
vitamin, suplemen, dan alat kesehatan. Kualifikasi pemasok harus menerapkan CPOB
sedangkan untuk kualifikasi pelanggan yaitu adanya apoteker yang memiliki SIPA dan
Apotek yang memiliki SIA. Pengadaan barang di PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang
Bandung dilakukan berdasarkan dengan kebutuhan stok kritis. Hal ini dilakukan untuk
memastikan dan memelihara stok sediaan farmasi dan alat kesehatan sehingga dapat
memberikan pelayanan distribusi yang berkasinambungan dan teratur. Untuk Pengadaan
barang di PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung, Apoteker Penanggung Jawab PBF
PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung membuat surat permintaan (SP) barang kemudian
dikirimkan ke PBF pusat dan akan diteruskan ke industri-industri obat.
Penerimaan barang di PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung dilakukan oleh
kepala gudang atau apoteker dibantu oleh staff gudang. Pada saat penerimaan, sediaan
farmasi dan alat kesehatan yang diterima harus dipastikan sesuai dengan yang dipesan
(item, jumlah, bets, dan keaslian) serta dilakukan pemerikasaan kualitas produk. Apabila
terdapat ketidaksesuaian antara surat jalan dengan barang yang diterima maka dibuat berita
acara penolakan oleh administrasi gudang. Setelah proses penerimaan selesai sediaan
farmasi dan alat kesehatan akan disimpan ke gudang PBF dan disimpan diruang karantina.
Pengendalian sediaan farmasi dan alat kesehatan di PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang
Bandung dilakukan dengan Stock Opname Barang Harian (SOBH) dan Stock Opname
Barang Bulanan yang biasanya dilakukan pada hari jumat minggu pertama. Stock opname
merupakan kegiatan mencocokkan jumlah fisik barang dengan jumlah yang tertera dikartu
stock. Stock Opname Barang Harian (SOBH) dilakukan setiap hari untuk sediaan farmasi
dan alat kesehatan yang keluar pada hari sebelumnya (barang tertentu). Stock opname
bulanan, dilakukan setiap bulan untuk seluruh item sediaan farmasi dan Alkes yang ada di
PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung. Kegiatan stock opname dilakukan untuk
pengendalian jumlah fisik barang, serta memudahkan untuk penelusuran selisih barang
dengan data (kartu stock manual dan komputerisasi).
Pemesanan barang di PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung dapat dilakukan
dengan pemesanan langsung, faximile, email, SMS, atau telepon ke divisi CSO (Costumer
Service Official). Pemesanan yang dilakukan melalui faximile, email, SMS atau telepon
harus menyerahkan SP (Surat Pesanan) pada saat barang diterima oleh outlet. Faktur
penjualan yang telah dicetak ditandatangani oleh APJ PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang
Bandung, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang yang tercantum di dalam
faktur disalurkan kepada pemesan yang sah dan tepat. Khusus untuk sediaan farmasi yang
mengandung prekursor atau psikotropika, pemesanan tidak bisa dilakukan melalui telepon,
faximile, email atau sms. Pemesanan sediaan farmasi harus ditulis pada SP khusus
prekursor dan SP khusus Psikotropika yang langsung ditandatangani oleh Apoteker
Penanggung Jawab outlet bersangkutan serta mencantumkan nomor izin praktek yang
berlaku. Hal ini bertujuan agar distribusi sediaan farmasi yang mengandung prekursor dan
Psikotropika dapat diawasi dan dikendalikan, sehingga dapat meminimalisir
penyalahgunaan obat oleh masyarakat. Faktur yang sudah dibuat oleh bagian EDP
kemudian dilanjutkan ke gudang dan diterima oleh kepala gudang atau langsung diterima
oleh apoteker untuk di cek. Pengecekan bertujuan untuk mengontrol keluarnya obat.
Setelah itu dilakukan proses penyiapan obat dan kemudian diantar oleh ekspedisi. Faktur
terdiri dari 6 rangkap.
a. Faktur asli : Untuk outlet jika sudah lunas (untuk penagihan kredit)
b. Faktur merah : Untuk arsip Apoteker
c. Faktur biru : Untuk arsip sementara outlet
d. Faktur hijau : Untuk Ekspedisi
e. Faktur kuning : Untuk arsip petugas gudang
f. Faktur putih gading : Untuk arsip petugas gudang
Sebelum obat disiapkan, maka apoteker menandatangani terlebih dahulu semua Faktur
yang masuk. Faktur putih atau faktur copy yang disimpan oleh kepala gudang adalah
sebagai bukti distribusi obat, persiapan audit, inspeksi diri dan pemeriksaan BPOM.
Sebelum di distribusikan, obat yang telah disiapkan di cek kembali oleh apoteker,
baru setelah itu obat diserah terimakan ke ekspedisi. Setelah penandatanganan serah terima
surat jalan, maka obat menjadi tanggung jawab ekspedisi. Untuk pendistribusian di luar
kota Bandung, PT Sapta Sari Tama Cabang Bandung menggunakan pihak ketiga, yaitu
menggunakan ekspedisi BEDJO bersama dengan surat jalan dari gudang, dan faktur yang
ditujukan kepada Outlet pemesan. Pengiriman (ekspedisi) di PT. Sapta Sari Tama Cabang
Bandung sehari dilakukan dua kali pengiriman, yaitu pada pukul 11.00 dan pukul 16.00
WIB.
Penjualan barang pada outlet dapat dilakukan dengan pembayaran tunai maupun
kredit. Dalam penjualan tunai, dilampirkan Surat Pesanan (SP) / Delivery Order (DO) dan
juga faktur penjualan. Sedangkan Penjualan secara kredit, dilampirkan dengan SP/DO
dan Contra Bond Receipt (CBR).
Pelaporan precursor, OOT, dan Psikotropika dilakukan satu bulan sekali ke Badan
POM melalui e-Napza. Dokumen wajib disimpan ditempat yang aman dalam jangka waktu
sekurang-kurangnya 3 (satu) tahun setelah kadaluarsa dan mudah diperlihatkan pada saat
ada audit atau diminta oleh regulator.
 PBF Sapta Sari Tama menerima pengembalian barang dari outlet yang dapat terjadi
apabila terdapat kesalahan pesanan dari produk, rusaknya barang, atau kelebihan barang.
Barang retur yang masuk dan belum diperiksa disimpan di ruang retur, kemudian akan
diterima oleh Kepala Gudang untuk diperiksa kondisinya. Jika barang tersebut retur dalam
kondisi baik, maka dibuat Bukti Retur Barang yang ditandatangani oleh Kepala Cabang,
Apoteker Penanggung Jawab dan Supervisior, kemudian barang dimasukan kembali ke
stoknya. Sedangkan jika barang retur dalam kondisi rusak ketika diterima maka disimpan
diruang retur untuk ditelusuri penyebab kerusakannya. Jika kerusakan karena kesalahan
pabrik, maka barang masuk ruang reject untuk kemudian dimusnahkan. jika barang rusak
karena kesalahan pelanggan itu sendiri maka barang tidak dapat dikembalikan dan menjadi
tanggung jawab outlet yang bersangkutan. Penerimaan obat kembalian harus sesuai dengan
dokumen yang ada dan ditelusuri agar produk yang dikembalikan memang berasal dari
SST Cabang Bandung. Adanya keluhan mengenai informasi obat atau bahan obat dicatat
terlebih dahulu pada form lembar keluhan mutu obat (LKMO), kemudian di analisis
terlebih dahulu keluhan yang di alami dan langsung memberitahukan kepada industri
farmasi yang bersangkutan untuk ditindak lanjuti keluhan mutu yang dialami.
Pemusnahan produk bertujuan untuk mencegah beredarnya produk yang sudah
tidak layak jual beredar dan jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab. Melakukan
pemusnahan untuk produk dalam jumlah kecil dan produk dalam jumlah besar yang
disaksikan oleh PBF pusat, sedangkan pemusnahan untuk prekursor disaksikan oleh
BPOM.
Inspeksi diri dilakukan dengan tujuan untuk memantau pelaksanaan dan kepatuhan
terhadap pemenuhan CDOB dan untuk bahan tindak lanjut langkah-langkah perbaikan yang
diperlukan. Inspeksi diri di SST Cabang Bandung dilakukan dua kali dalam setahun.
Dimana SST Cabang Bandung membentuk tim independent yang bukan merupakan
karyawan cabang atau pusat untuk melakukan audit di seluruh cabang Sapta Sari Tama.
Setelah tim dibentuk maka selanjutnya akan dibuat list-list yang akan diperiksa sesuai
dengan CDOB.
Hal-hal yang perlu di inspeksi adalah sebagai berikut:
a. Karyawan
b. Bangunan termasuk fasilitas
c. Peralatan
d. Dokumentasi
Setelah audit nya selesai maka akan dilakukan meeting yang akan membahas hasil
temuan. Dan akan di kelompokan berdasarkan kategori minor, mayor atau critical, setelah
selesai selanjutnya dibuat laporan kesimpulan inspeksi diri dan dikirim ke PBF pusat
melalui email, kemudian dari pusat akan memberikan jawaban yang berisi pembuatan
CAPA. Kemudian akan dilakukan meeting kembali dan untuk kesimpulan yang dibuat akan
di masukan ke form CAPA dan setelah dibuat CAPA maka akan dikirim kembali ke pusat
dan nanti akan dapat jawaban silahkan selesaikan sampai tidak ada masalah lagi. Inspeksi
diri eksternal dilakukan oleh Badan POM yang mengaudit tentang kesesuaian CDOB di
Sapta Sari Tama.
Aspek transportasi PT. Sapta Sari Tama cabang Bandung, telah memenuhi CDOB.
Dimana selama proses transporasi obat dan atau bahan obat dipertahankan pada kondisi
penyimpanan yang sesuai dengan informasi pada kemasan. Kendaraan dan personil yang
terlibat dalam pengiriman akan dilengkapi dengan peralatan kemananan tambahan yang
sesuai untuk mencegah pencurian obat dan atau bahan obat serta penyelewengan selama
transportasi dengan adanya surat jalan untuk setiap expedisi dan lembar faktur.
Teradapatnya sistem kontrol suhu yang tervalidasi untuk memastikan kondisi
transportasi yang benar dipertahankan antara fasilitas distribusi dan pelanggan dimana
pelanggan akan dapat memperoleh dokumen data suhu untuk menunjukkan bahwa obat
tetap dalam kondisi suhu penyimpanan yang dipersyaratkan selama transportasi dengan
terdapatnya form laporan pengiriman produk dengan suhu 2-8oC.
Desain dan penggunaan kendaraan serta peralatan PT. Sapta Sari Tama sudah sesuai
dengan aspek CDOB dimana desain dan penggunaan kendaraan serta peralatan bertujuan
untuk meminimalkan resiko kesalahan, memudahkan dalam pembersihan atau
pemeliharaan untuk menghindari kontaminasi, penumpukan kotoran atau debu yang dapat
mempengaruhi mutu obat dan atau bahan obat.
 Ekspeditur telah diberikan pelatihan khususnya pelatihan CDOB terkait dengan
pengiriman produk. Alur transportasi di PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung yaitu proses
penyiapan dan dikirim sesuai rayon lalu sampai ke outlet. Pemeriksaan saat barang
disiapkan, serah terima dengan pihak ekspedisi lalu pemeriksaan saat di outlet. Apoteker
dalam aspek transportasi berperan dalam memastikan kondisi barang di transportasi sama
dengan kondisi barang saat penerimaan dan sesuai prosedur CDOB.
Fasilitas distribusi berdasar kontrak di PT. Sapta Sari Tama Cabang Bandung yaitu
kontrak antara fasilitas distribusi yaitu PT. Sapta Sari Tama cabang Bandung (pemberi
kontrak) dengan pihak penyedia jasa (penerima kontrak) antara lain transportasi dengan
BEDJO dan pengendalian hama (Pest Control) dengan TERMINIX. Semua kegiatan
kontrak harus tertulis antara pemberi kontrak dan penerima kontrak serta setiap kegiatan
harus sesuai dengan persyaratan CDOB. Pada proses realokasi antara cabang dengan
cabang dimana pemberi kontrak bertanggung jawab terhadap kegiatan yang di kontrakan
dan penerima kontrak harus kompeten melakukan tugas yang dikontrak.
Dokumentasi yang dilakukan PT. Sapta Sari cabang Bandung meliputi dokumen
tertulis terkait dengan distribusi (pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pelaporan),
prosedur tertulis (SOP), Instruksi Kerja, Form, dan dokumen lain yang terkait dengan
pemastian mutu. PT. Sapta Sari Tama cabang Bandung memiliki dokumentasi seluruh
kegiatan distribusi sesuai dengan standar prosedur yang ditetapkan. Semua dokumen/arsip
yang berhubungan dengan kegiatan distribusi disimpan di lemari khusus. Penyimpanan
dokumen minimal selama 3 tahun dan setelah itu dapat dimusnahkan. Apoteker
bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan dokumentasi. Tujuan dari dokumentasi
mempermudah penelusuran data. Dokumentasi merupakan aspek penting apabila ada sidak
dari BPOM, karena segala sesuatu yang dilakukan harus di dokumentasikan. Secara umum
peranan apoteker dalam pelaporan adalah melaporkan berbagai kegiatan yang terjadi
berkaitan dengan obat/sediaan farmasi yang dikelolanya oleh PBF tersebut.
Peranan apoteker penanggung jawab di PT. Sapta Sari Tama cabang Bandung
antara lain memastikan bahwa prosedur/syarat-syarat dalam proses pemesanan telah sesuai,
memeriksa kebenaran surat pesanan khususnya untuk surat pemesanan prekusor, OOT &
psikotropika, mengontrol penyimpanan obat sesuai dengan peraturan perundang-undangan,
memantau suhu ruangan penyimpanan agar kualitas produk tetap terjaga, memeriksa
kesesuaian produk antara fisik dengan kartu stok dan stok komputer, membuat laporan
penggunaan OOT, prekursor dan laporan dinamika obat, melakukan pemusnahan,
melaporkan berita acara pemusnahan, memastikan legalitas dari dokumen pelanggan baru
yang meliputi legalitas dari pemilik sarana, legalitas dari penanggung jawab sarana. Ada 2
jenis laporan yang harus dilaporkan oleh Apoteker Penanggung Jawab PBF, yaitu :
a. Laporan distribusi OOT dan prekursor (Laporan e-Napza)
Laporan ini berisikan data keluar masuknya obat OOT dari dan ke PBF selama satu
bulan, dimana pada laporan ini harus detail nama apotek penerima dan alamat apotek
penerima. Laporan ini ditujukan kepada Badan POM yang diserahkan maksimal tiap
tanggal 10 pada bulan berikutnya.
b. Laporan e-Report
Laporan e-report yaitu laporan yang berisikan data logistik obat yang mencakup
pengeluaran dan pemasukan semua produk selama 3 bulan. Pelaporan ini dilakukan setiap
3 bulan sekali kepada Kementrian Kesehatan. Prosedur sistem e-report yaitu buka website
Kementerian Kesehatan, pilih e-report masukan nomor dan password, kemudian data di
import.
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan
Dari hasil Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang dilaksanakan di fasilitas
distribusi yaitu Pedagang Besar Farmasi (PBF) PT. Sapta Sari Tama cabang Bandung maka
dapat disimpukan:
1. Melalui Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini, calon Apoteker telah memahami
bahwa pentingnya CDOB dalam sistem distribusi farmasi terutama tentang peran,
fungsi, posisi, dan tanggung jawab Apoteker distribusi farmasi berkaitan dengan
kegiatan yang bersifat teknis pada perencanaan, penerimaan, penyimpanan, dan
penyaluran produk.
2. Melalui Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini, calon Apoteker telah mendapatkan
wawasan untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di bidang distribusi farmasi seperti
pengelolaan produk baik mulai penerimaan hingga penyaluran, dalam kegiatan
penyimpanan merupakan tanggung jawab apoteker yang penting untuk menjaga
kualitas produk.
3. Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini telah memberikan gambaran nyata
kepada calon Apoteker tentang penerapan prinsip CDOB dan penerapan nyata dalam
mengelola kegiatan penyimpanan dan pendistribusian produk farmasi dan calon
Apoteker menjadi siap dalam memasuki dunia kerja sebagai tenaga farmasi yang di
distribusi farmasi.

5.2 Saran
Setelah pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Sapta Sari Tama cabang
Bandung, ada beberapa hal yang ingin disarankan, diantaranya :
1. Bagi mahasiswa PKPA untuk terlebih dahulu meningkatkan pengetahuan dan
pemahaman terhadap prinsip CDOB dan dapat membandingkan kesesuaian yang telah
 ditetapkan oleh pemerintah sehingga dapat meningkatkan pelayanan kefarmasian di
tempat PKPA.
2. Bagi PT. Sapta Sari Tama cabang Bandung tetap yang terbaik menjalankan fungsinya
sebagai distributor sediaan farmasi, sebaiknya penerapan CDOB terus ditingkatkan
disetiap aspeknya serta berkenan member kesempatan kepada calon apoteker untuk
dapat melakukan PKPA berkelanjutan di PT. Sapta Sari Tama.
 DAFTAR PUSTAKA

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2009. Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 1997. Undang-Undang Republik Indonesia

No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 31 Tahun. 2016. Tentang

Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan No 889/MENKES/PER/V/2011
tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Jakarta.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2011. Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor 1148 Tahun 2011 tentang Pedagang Besar Farmasi.
Jakarta.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2014. Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2014 tentang Pedagang Besar Farmasi.
Jakarta.

Badan Pengawas Obat dan Makanan. 2012. Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang
Baik. Jakarta.

Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia. 2016. Republik
Indonesia Nomor 7 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Obat-obat Tertentu
Yang Sering Disalahgunakan. Jakarta

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta.
 LAMPIRAN 1

DENAH PT. SAPTA SARI TAMA CABANG BANDUNG

RUANG INKASO CSO RUANG EDP GERBANG

RUANG
SUPERVISOR RUANG ADMIN

RUANG APJ

RUANG
SUPERVISOR RUANG KEPALA
CABANG
TEMPAT
RUANG SALES PARKIR

GUDANG OBAT NON REG

GUDANG OBAT REG

RUANG
GUDANG PREKURSOR

GIM REJE RET

ALKES & OOT
KAR
MIC CT UR ANT RUANG
K INA PSIKOTROPIKA

TOILET TOILET TOILET

 LAMPIRAN 2
STRUKTUR ORGANISANI
PT. SAPTA SARI TAMA CABANG BANDUNG

KEPALA CABANG

APOTEKER (APJ)

KEPALA STAF KEPALA SUPERVISOR :

ADMINISTRASI LOGISTIK 1. REGULER
2. NON
REGULER
3. ALKES

- CSO - ADMINISTRASI SALES

- EDP GUDANG
- KASIR - STAF GUDANG
- INKASO - SUPIR
- OB - LOPER
 LAMPIRAN 3
CONTOH SURAT PESANAN PREKURSOR DARI PBF KE PRINCIPAL
 LAMPIRAN 4
CONTOH SURAT PENGADAAN BARANG
 LAMPIRAN 5
CONTOH FAKTUR
 LAMPIRAN 6
CONTOH SURAT PESANAN PREKURSOR KEPADA PBF SAPTA SARI TAMA
 LAMPIRAN 7
CONTOH FAKTUR RETUR PENJUALAN
 LAMPIRAN 8
CONTOH KARTU BUKTI RETUR BARANG
 LAMPIRAN 9
CONTOH BLANKO KARTU STOCK GUDANG
 LAMPIRAN 10
CONTOH FORM EXPEDISI
 LAMPIRAN 11
SERTIFIKAT KALIBRASI TERMOMETERHYGRO