Sistem e Arsip
Sistem e Arsip
TUGAS AKHIR
Disusun dalam rangka untuk memperoleh gelar Ahli Madya
pada Universitas Negeri Semarang
Oleh
Furina Shafirahani
7351307033
JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2010
PERSETUJUAN BIMBINGAN
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
Mengetahui,
ii
LEMBAR PENGESAHAN KELULUSAN
Tugas Akhir ini telah dipertahankan dihadapan sidang panitia ujian Tugas
Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada :
Hari : Kamis
Tanggal : 23 September 2010
Penguji 1 Penguji 11
Mengetahui,
iii
PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa yang tertulis dalam Tugas Akhir ini benar-benar
karya sendiri, bukan jiplakan atau temuan orang lain. Semua saduran atau kutipan
yang terdapat dalam Tugas Akhir ini telah menggunakan prosedur ilmiah yang
telah ditetapkan. Apabila Tugas Akhir ini terbukti jiplakan atau temuan orang lain
maka Saya akan menerima konsekuensinya.
Semarang,
Furina Shafirahani
NIM. 7351307033
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
PERSEMBAHAN
Mamah dan bapak tersayang yang
selalu memberikan doa dengan cinta
dan kasih sayangnya.
v
KATA PENGANTAR
vi
8. Pimpinan dan seluruh pegawai dinkes yang telah membantu penulis
dalam melengkapi laporan ini.
9. Dan semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun
laporan ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Semoga tulisan ini dapat menjadi refrensi bagi mahasiswa Universitas
Negeri Semarang, Bahan masukan bagi Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah
dan para pembaca lainnya. Penulis sangat menyadari bahwa Tugas Akhir ini
sungguh jauh dari sempurna, maka penulis mengharap dengan senang hati
mendapat masukan atau saran dan kritikkan dari pembaca yang membangun
penulis untuk dapat menyusun lebih baik lagi dan bertujuan untuk memperbaiki
Tugas Akhir ini agar menjadi bermanfaat bagi yang memerlukan dengan hasil
yang baik. Semoga Tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan.
Penulis,
Furina Shafirahani
NIM. 7351307033
vii
SARI
viii
DAFTAR ISI
ix
3.4 Metode Pengumpulan Data ................................................................ 26
3.5 Metode Analisis Data ........................................................................ 26
3.6 Sitematika Penulisan ......................................................................... 27
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................ 29
4.1. Hasil Penelitian ................................................................................ 29
4.1.1. Gambaran Umum Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah ....... 29
4.1.2. Deskripsi Hasil Penelitian ........................................................ 40
4.2. Pembahasan ...................................................................................... 43
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN......................................................... 51
5.1. Kesimpulan ..................................................................................... 51
5.2. Saran ............................................................................................... 53
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 54
LAMPIRAN ................................................................................................. 55
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar :
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran :
xii
BAB I
PENDAHULUAN
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu
kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil
atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan
surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada
mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
rekaman sesuatu hal yang dibuat seseorang untuk suatu keperluan (Sedarmayanti,
2003:10).
pihak lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh
karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip
juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui
ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada
1
2
tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak
dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang
saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan.
tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang
1994:8).
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar. Sistem pengelolaan
arsip dapat dikatakan baik dan benar apabila pada waktu arsip tersebut diperlukan
yang bergerak dalam bidang kesehatan masyarakat untuk wilayah Jawa Tengah.
Arsip merupakan bukti penting, apabila arsip itu tidak ditata dengan baik maka
arsip tersebut akan hilang, sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang
3
arsip dan seorang atau beberapa arsiparis dalam pengelolaan arsip di Dinas
Kesehatan Provinsi Jawa tengah, hal inilah yang menjadi masalah dalam kantor.
Dari uraian latar belakang di atas, maka masalah yang akan di bahas
yaitu:
sebagai berikut :
1. Praktis
2. Teoritis
1) Bagi Penulis
2) Bagi Mahasiswa
Perkantoran.
5
LANDASAN TEORI
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut
Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari
bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti permulaan. Kemudian kata
Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti catatan. Selanjutnya
dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-cheion yang berati gedung
dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah arsip
sampai saat ini. Disamping pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal
pula istilah File (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records,
(Sedarmayanti, 2003:7).
6
7
yang berkaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat
kegiatan pemerintah.
kehidupan kebangsaan.
yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi,
yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-
film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy
kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode
dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap
datangnya surat).
1) Azas sentralisasi
sendiri-sendiri.
adalah :
peralatan
2) Azas desentralisasi
Desentralisasi adalah :
pada unitnya.
penyimpanan sendiri-sendiri.
penyimpanannya dipusatkan.
penyimpanan arsip.
organisasi/kantor.
3) Arsip Dinamis
negara.
4) Arsip Statis
datang.
13
a. Map
b. Folder
untuk tempat kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem
c. Guide
penyimpanan arsip.
d. Filling Cabinet
e. Almari Arsip
f. Rak Arsip
1) Pemeliharaan Arsip
berikut :
15
sebagainya.
berkala.
g. Larangan-Larangan
arsip.
h. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan
2) Pengamanan Arsip
hidup.
eksternal.
a. Faktor Internal
1) Kwalitas kertas
2) Tinta
b. Faktor Eksternal
1) Lingkungan
17
2) Sinar matahari
3) Debu
karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak
berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat
peminjaman.
dipinjam.
(Sedarmayanti, 2003:76-77).
18
Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip
tersebut dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada waktu dibutuhkan.
Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat
diingat.
terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun,
Bakar, 1990:74-75).
19
antara lain :
a. Kesederhanaan
bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat
d. Menjamin keamanan
dan harus aman dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab
e. Penempatan arsip
g. Petugas arsip
sewaktu-waktu diperlukan.
2003:79-80).
Permintaan arsip
AP = X 100%
Arsip yang disimpan
Makin besar angka pemakaian berarti makin banyak arsip
2. Jadwal Retensi
dimusnahkan.
menunjukkan :
active).
2003:103-104).
3. Pemindahan Arsip
1991:216).
4. Pemusnahan Arsip
atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi
maupun bentuknya.
1. Pembakaran
2. Pencacahan
pencacah kertas.
3. Penghancuran
mengenai badan.
METODE PENELITIAN
darimana data diperoleh. Data merupakan sumber tertulis yang sangat penting
dalam penyusunan Tugas Akhir. Data yang diperoleh dari penelitian dapat
Data yang digunakan penulis dalam penelitian yaitu data primer yang
(Marzuki, 2002:55). Data primer ini diperoleh langsung dari wawancara yang
25
26
Tengah.
sifatnya mutlak untuk dilakukan karena data merupakan fenomena yang diteliti,
sehingga membantu kita untuk menarik satu kesimpulan dari objek atau fenomena
yang diteliti. Semakin tinggi validitas suatu data, semakin dekat pada kebenaran
atau kenyataan setiap simpulan yang didapatkan. Metode pengumpulan data yang
1) Metode wawancara
Tengah.
2) Kuesioner
responden.
27
mengamati data yang sesuai dengan kriteria dan hal-hal yang diperlukan
manusia, objek, kondisi, atau pun pristiwa masa lalu. Kuantitatif adalah
angka, dengan cara membandingkan antara teori dan fakta yang terjadi
Terdiri dari:
BAB I : PENDAHULUAN
BAB V : PENUTUP
c. Bagian Pelengkap
dan lampiran.
BAB IV
1) Sejarah Berdirinya
1. Visi
Tengah Sehat.
2. Misi
29
30
3) Struktur Organisasi
pekerjaan.
1) Sekretaris
penyehatan lingkungan.
6) UPTD
Kepala Dinas.
masing. Berikut akan diuraikan jabatan tiap sub bagian pada Dinas
dinas.
kesehatan nasional.
Kesehatan
skala Provinsi.
Provinsi.
Provinsi.
Bencana.
skala Provinsi.
Provinsi.
tertier, meliputi :
3) Peningkatan kelas RS
5) Perijinan
6) Kesiapsiagaan bencana
7) BLU
peraturan.
(FM2-PK)
STRUKTUR ORGANISASI
Kepala Dinas
Dr.MADIATMO, Sp. Rad
NIP. 195109081978121
SEKRETARIS
Indro Darmadj,i SKM, Mkes
NIP.195508311978041001(IV/b)
39
Dimana Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah ini memiliki Arsip yang
Sangat Banyak dan Perlu Pengelolaan yang baik. Arsip-arsip yang ada di
40
2. Azas-Azas Penyimpanan
3. Jenis Arsip
Jenis arsip terdiri dari arsip dinamis aktif (surat-surat yang masih
jangka waktu yang lama), dan statis (sertifikat, audio visual). Arsip-
arsip agar tetap baik atau tidak rusak. Perlengkapan seperti penyekat,
filling cabinet, lemari arsip, rak arsip yang digunakan sudah dapat
bagus untuk menghindari semut dan hal-hal yang bisa merusak arsip.
menyimpan arsip di lemari arsip, filling kabinet, rak arsip, dus arsip.
simpan sudah tidak aktif atau menjadi inaktif yang disebabkan arsip
tidak lagi di gunakan atau dalam ke adaan tidak aktif, maka arsip-arsip
mana arsip yang akan dipindahkan dan arsip yang akan dimusnahkan.
4.2. Pembahasan
43
data yang akurat. Persiapan yang dilakukan penulis antara lain dengan
pegawai.
sebagai berikut :
1. Fasilitas
Tengah meliputi filing cabinet, rak arsip, dan almari arsip. Peralatan-
harus dikerjakan oleh tenaga kerja yang sesui dalam bidangnya. Begitu
dan efisien maka harus ditunjang dengan sumber daya manusia yang
perkantoran.
1) Penyimpanan Arsip
menggunakan sistem nomor sesuai dengan teori dari The Liang gie
aspek sumber daya manusia yang ahli dan terampil. Hal tersebut
sebenarnya.
2) Peminjaman Arsip
baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja ataupun oleh kolega
menyebabkan arsip sering hilang tanpa ada tanda bukti arsip itu
3) Penemuan Kembali
saring kali tidak berjalan dengan baik hal tersebut karena kurang
48
Kerusakan arsip dapat juga terjadi karena faktor dari arsip itu
rusak.
dapat didaur ulang dan dimanfaatkan kembali. Selain itu juga cara
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
mencakup :
jumlahnya banyak.
Tengah yaitu
Tengah masih sebatas filing cabinet, rak arsip, dan almari arsip.
52
5.2. Saran
kearsipan.
lebih efektif.
hilangnya arsip.
Abubakar, Hadi. 1991. Pola Kearsipan Baru Sistem Kartu Kendali. Jakarta:
Djambatan
Syamsi, Ibnu. 1994. Sistem dan Prosedur Kerja. Jakarta: Bumi Aksara
53