5 Diccionario de Datos

5.1 Documentacin del sistema

Hasta el momento hemos descrito las tcnicas utilizadas en el desarrollo de sistemas,
pero el desarrollo de modelos no queremos hacerlo sobre hojas sueltas, con el peligro de
extraviarlas, y tener dificultad en mantenerlo. Por el contrario, necesitamos organizar el
seguimiento de los modelos, principalmente por dos razones:
Dar significado a los componentes del modelo, ayudando a gestionar la
complejidad del sistema.
Soportar el mantenimiento, ya que cualquier trabajo puede pasar de una
persona a otro.

A esta forma de seguimiento organizado del trabajo producido durante el anlisis y

diseo del sistema se llama documentacin del sistema.

La documentacin del sistema es tanto una herramienta de comunicacin, como de

comunicacin porque contiene un almacen de todo el trabajo hecho cada da y lo pone a
disposicin de todas las personas que trabajan en un proyecto grande. Tambin es una
herramienta de direccin, porque asegura una alta eficiencia, ya que todas las personas
tienen acceso a lo ltimo realizado. Dado que un proyecto se divide en fases, se establece
la documentacin que se debe aportar en cada fase, lo que ayuda a conocer la situacin en
cada momento del proyecto.

Para que sea til, la documentacin debe ser estructurada y fcil de usar. La
documentacin en un primer momento se divide en informes de proyecto y una descripcin
del sistema.

5.1.1 Informes del proyecto

Los informes del proyecto incluyen la informacin requerida por la direccin del
proyecto. Los informes incluyen un resumen de la fase actual, unas recomendaciones para
la siguiente fase y un plan con los recursos propuestos.

La informacin especfica de la fase depende de la fase del proyecto, por ejemplo el

informe de viabilidad incluir los costes esperados del proyecto, y una recomendacin para
seguir o abandonarlo.
5.1.2 Diccionario del sistema

La estructura de un diccionario de sistema se mostrar mas adelante. El Diagrama

de Flujo de Datos describe el sistema. El diagrama E-R, describe los datos del sistema. El
componente descripcin del proceso describe los procesos del DFD y el Diccionario de
datos que describe los datos del sistema (flujos y almacenes de datos). Los usuarios del
sistema y como lo utilizan se incluyen en la descripcin del usuario.

5.1.3 Descripcin de procesos

La descripcin de procesos incluyen una entrada por cada proceso del diagrama de
flujo de datos. Cada entrada del proceso incluye el nmero de DFD para l, junto con la
descripcin del proceso. Como ejemplo la descripcin de un proceso de alto nivel, incluye
el nmero y nombre del proceso, los nombres de los flujos de datos de entrada y salida y
una descripcin del proceso.

Para la descripcin de procesos en los niveles inferiores de DFD, se usar un mtodo

de descripcin de procesos, no as en los DFD de alto nivel que basta una descripcin
narrativa del proceso.

5.2 Diccionario de datos

El diccionario de datos es una lista organizada de todos los datos pertenecientes al
sistema, con una serie de definiciones precisas y rigurosas para que tanto el analista como
el usuario comprendan entradas, salidas, elementos de los almacenamientos y calculos
intermedios.

En el diccionario de datos incluimos almacenes de datos, flujos de datos, estructuras

de datos, elementos de datos y en algunos casos el modelo E-R.

El diccionario de datos (DD) define los datos en cuanto que:

1. Describe el significado de los flujos de datos y los almacenes que muestran
los DFD's.
2. Describe la composicin de la estructura de datos que se mueven a los largo
de los flujos.
3. Describe la composicin de la estructura de datos en los almacenes.
4. Describe los detalles de las relaciones entre almacenes que aparecen en un
diagrama entidad-relacin.

Los analistas utilizan los diccionarios de datos por cuatro razones:

1. Para manejar los detalles en sistemas grandes ya que es imposible de recordar
todo lo referente a un sistema.
 2. Para comunicar un significado comn para todos los elementos del sistema.
Esto es muy importante cuando trabajan varios analistas y no pueden reunirse
todos los das para comunicarse.
3. Para documentar las caractersticas del sistema.
4. Localizar errores en el sistema.

5.2.1 Contenido de un Diccionario de Datos

El DD contiene las siguientes:

1. Definiciones lgicas de datos:
Elemento de Dato (Atributos de la Entidad).
Estructura de Dato.
Flujos de Datos.
Almacenes de datos.
2. Definiciones lgicas de procesos.
3. Definicion lgicas de entidad externa.

Los elementos de dato se agrupan para formar una estructura de dato.

1. Elemento de dato: Ninguna unidad mas pequea tiene significado para los
analistas o usuarios. Son los bloques bsicos para todos los dems datos del
sistema, por s solo no lleva ningn significado al usuario. Son los atributos
de las entidades.
Por ejemplo: n factura, fecha expedicin, cantidad adeudada.
2. Estructuras de dato: es un grupo de datos elementales que en conjunto
describen un componente del sistema.
Por ejemplo: Factura.

Los flujos de datos, almacenes de datos son estructuras de datos.

5.2.2 Notacin del Diccionario de datos

1. Notacin del elemento dato: Cada uno est identificado con un nombre, una
descripcin, un alias, una longitud, un intervalo de valores. Veamos las reglas
a seguir para cada elemento.
Nombre de los datos: se deben asignar nombres que sean
significativos, es decir, que tengan significado en el contexto del
desarrollo del sistema. Por ejemplo: Fecha-factura. Un nombre no
debe ser mayor de 30 caracteres y tampoco debe contener espacios en
blanco.
Descripcin de los datos: indica de manera breve lo que ste
representa en el sistema, y debe escribirse de forma comprensible
 para el lector y pensando que quien lo lea no sabe nada con respecto
al sistema.
Alias: es cuando el mismo dato recibe varios nombres, segn quien
haga uso del dato. Ejemplo; factura puede tener como alias
documento de pago o nota de pago etc...
No son alias los siguientes casos: factura autorizada, factura
verificada.
Longitud: indica la cantidad de espacio necesario para cada dato sin
considerar la forma en que sern almacenados.
Valores de los datos: si los valores de los datos estn restringidos a un
intervalo especfico, debe reflejarse en la entrada del DD. Por ejemplo
Talla unidad [centmetros], rango [1-200].
2. Descripcin de las estructuras de datos: Las estructuras de datos se
construyen sobre cuatro relaciones de componentes (datos o estructuras) que
son:
Relacin secuencial: Define los componentes (datos o estructuras)
que siempre se incluyen en una estrucutra de datos en particular,
es decir, tambin se llama concatenacin de dos o mas datos.
Relacin de seleccin: Define alternativas para datos o estructuras
incluidas en una estructura de datos.
Relacin de iteracin: Define la repeticin de un componente cero
o ms veces.
Relacin opcional: Es un caso especial de la iteracin, es decir,
una o ninguna iteracin.
3. Descripcin de los flujos de datos: Representamos los flujos de datos
siempre y cuando el flujo no sea un nico atributo. Est formado por una o
mas estructuras previamente definidas. Del flujo nos interesa el contenido,
fuente, destino, volumen.
Nombre del flujo de datos: se deben asignar nombres que sean
significativos, es decir, que tengan significado en el contexto del
desarrollo del sistema. Por ejemplo: factura.
Fuente: indica cual es el proceso fuente de la informacin. Se
indicara el nmero del proceso.
Destino: indica cual es el proceso destino de la informacin. Se
indicara el nmero del proceso.
Definicin: explica el contenido del flujo de datos.
Contenido: describe cuales son las estructuras de datos incluidas.
4. Descripcin de los almacenamientos de datos: Representamos los
almacenamientos de datos. Se documenta su contenido, flujos de entrada,
flujos de salida.
Nombre de almacenamiento de datos: se asignan nombres que sean
significativos, es decir, que tengan significado en el contexto del
desarrollo del sistema. Ejemplo: histrico facturas.
 Flujos de entrada: indica cuales son los flujos que alimentan el
almacenamiento de datos.
Flujos de salida: indica cuales son los flujos que extraen
informacin del almacenamiento de datos.
Definicin: describe el contenido del almacenamiento de datos.
Contenido: especifica el contenido del almacenamiento.
5. Descripcin de los procesos: Representamos los procesos del sistema. Se
documenta su contenido, flujos de entrada, flujos de salida.
Nombre de proceso: se asignan nombres que sean significativos, es
decir, que tengan significado en el contexto del desarrollo del
sistema. Por ejemplo: verificar _crdito.
Entradas: indica cuales son los procesos, almacenamientos de
datos que ejercen de fuente de datos.
Flujos de salida: indica cuales los procesos, almacenamientos de
datos que ejercen de destino de datos.
Definicin: indica la misin del proceso.
Descripcin: describe el proceso. Para ello utilizaremos: Forma
narrativa, arboles de decisin, tablas de decisin, lenguaje
estructurado.
6. Descripcin de las entidades externas: Representamos las entidades externas
del sistema. Se documenta a quien representa, flujos de datos relacionados,
volumen etc.
Nombre de entidad externa: se asignan nombres que sean
significativos, que representen a la entidad. Por ejemplo: clientes.
Flujos de datos asociados: indica cuales son los flujos (entrada /
salida) asociados.
Definicin: indica quienes son la entidad.
Volumen: Nmero de componentes de la entidad.

5.2.3 Sintaxis del Diccionario de Datos

Conocida la forma de describir los datos y estructuras de datos, explicados en el

apartado anterior, a continuacin se va a establecer una sintaxis estandarizada que nos
permitir expresar dichos significados:
= est compuesto por
+y
() opcional, puede o no puede estar presente
[ ] seleccin entre varias alternativas
{ } iteracin, repetir lo mismo varias veces
** comentario
 @ clave principal de un almacenamiento
| separador de alternativas en seleccin

Ejemplo:
Datos elementales.
Son datos, que dentro del contexto del usuario, no tiene sentido
descomponerlo. Es importante especificar: Valores permitidos, y unidad de
medida.

peso_persona =* *
* unidad: kilo ; rango: 1..150 *
sexo = * Masculino o Femenino *
* valores: [ M | F ] *

Datos opcionales.

Direccin_cliente = (direccin _entrega) + (direccin _

facturacin)
Direccin_cliente = [ direccin _entrega | direccin _
facturacin | direccin _
entrega+ direccin _ facturacin
]
Direccin_cliente = direccin _entrega + (direccin _
facturacin)

Iteracin.
Repeticin de uno mas datos elementales o grupo de datos. ' Cero o mas
ocurrencias.'

pedido = nombre _ cliente + direccin _

entrega + { producto }

Seleccin.

' Una y no mas una de las alternativas '.

sexo = [ Masculino | Femenino ]

Dominio (No Yourdon)

Consiste definir una nica vez cada tipo de Dato elemental, y referenciarlo
para cada representacin del tipo.

fecha = * *
* unidad: das ; rango: 0..36500 *
fec _ nacimiento = fecha
fec _ factura = fecha
 Alias (Sinnimo)
No se debe confundir con el dominio. Es un nombre alternativo para un datos
elemental.

fecha _ contable = fecha

fecha _ efectiva = * alias de: fecha _ contable *
Nombre = Tratamiento + Nombre_pila + Primer_apellido +
Segundo_apellido
Tratamiento = [ Sr. | Sra. | Srta. | D. | Dr. ]
Nombre_pila = {carcter}
Primer_apellido = {carcter}
Segundo_apellido = {carcter}
carcter = [ A-Z | a-z | - ]

5.2.4 Definicin de un Diccionario de Datos

1. Definicin de datos secuenciales
Una definicin se realiza mediante el smbolo = que significa se define como
por lo tanto una expresin como A= B + C, se podra leer igual que de forma
matemtica es decir A est compuesto de B y C, pero para completarla se
debera aadir: el significado de dicho dato en el contexto de la aplicacin, el
rango y tipo de valores que cada dato puede tomar.
Por ejemplo: En un sistema informtico de un hospital

Datos_del_Paciente = nombre_completo +
*nombre completo del paciente*
*tipo: array de caracteres*
direccin +
*direccin completa del paciente*
*tipo: array de caracteres*
peso +
*peso del paciente*
*unidad: kilogramos; rango: 1-200*
talla +
*talla del paciente*
*unidad: centmetros;rango: 20-
250*
fecha ingreso +
*fecha de entrada en el hospital*
*tipo: fecha*
2. Definicin de datos opcionales
Es aquel dato que puede o no formar parte de la composicin de un dato
compuesto.
Ejemplo: La direccin de un cliente puede ser
Unica: tanto la direccin comercial como de administracin estn
en el mismo lugar que produccin o almacn.
Dos direcciones: Tiene el almacn y produccin separado
fsicamente de la administracin.
 Esta situacin en un DD se tratara as:

Cliente = nombre_completo + dni_cliente +

direccin_comercial + (direccin_mercancas)
3. Definicin de seleccin
Slo una de entre varias posibilidades ser posible. Esta se define mediante [
].
Ejemplo:
Un cliente puede ser una empresa o un particular, por lo tanto los tipos de
datos son distintos segn sea uno u otro.

cliente = [nombre_cliente | nombre_empresa] +

[dni_cliente | cif_cliente] + direccin_comercial
+ (direccin_mercancas).
4. Definicin de iteracin
La iteracin se expresa mediante { } y sirve para indicar la repeticin de una
cierta ocurrencia dentro de una definicin.
Ejemplo:

Factura = fecha_factura + nombre_cliente +

numero_factura + {linea_factura} + total factura
El dato lnea_factura es un componente de la estructura de datos factura que
puede tener una o varias ocurrencias, ya que una factura puede tener muchas
lneas de facturacin de artculos.
5. Alias (Sinnimos)
Son nombres que dentro del Sistema de informacin tienen el mismo
significado entonces lo que se hace es declarar los sinnimos por medio del
smbolo =.
Ejemplo:

Acreedor = cliente
** definido ya anteriormente.

Hemos visto el contenido del Diccionario de Datos, que deber mostrarse al usuario
siempre conjuntamente con las tcnicas:
Diagrama de Flujo de Datos (DFD).
Modelo Entidad - Relacin (DER).
Especificacin de Procesos ( EP).
5.2.5 Implementacin del Diccionario de Datos

Varias posibilidades para la implementacin de los DD, cada una con sus
caractersticas y ventajas.
Repositorio de datos

Herramientas automticas integradas dentro de un entorno CASE.

Dispone de mas posibilidades de la vistas.
Diccionario de datos de SGBD o SO modernos

Dan soporte automtico para definiciones de datos, validar su

consistencia, producir algunos informes.
Procesador de textos convencional
Totalmente manual

Ejemplo:
__________________________________________________________________

Dato elemental

Nombre : Estado_Civil
Descripcin : Cdigo de una letra para indicar el estado civil de cada
empleado.
Long y tipo : 1 caracter alfabtico.
Sinnimos : ESTADO (Personal)
CIVIL (Nminas)
Valores :S Soltero D Divorciado
C Casado S Separado
V Viudo O Otros
_________________________________________________________________

Estructura de dato

Nombre : Empleado
Descripcin : Datos necesarios de un empleado.
Componentes : Nombre_empleado +
Num_empleado +
Datos_personales =
Fecha_nacimiento +
Estado_Civil +
Num_hijos [ 0 - ] +
(Num _ tfno)
Direccin =
Calle +
Nmero +
(Poblacin) +
Codigo_Postal +
Provincia
__________________________________________________________________
 Flujo de datos

Nombre : Pago _ aceptado

Ref : 11.1 - 11.2.
Fuente : 11.1 Aceptar pago
Destino : 11.2 Validar pago
Descripcin : Pago recibido y sellado pero no validado.
Estruct de datos
: Cheque +
Recibo _ Caja +
(Letra _ Pago) +
Metodo _ pago
Volumen : 5000 por da
Comentarios : La letra de pago esta omitida en el 10 % de los casos.
__________________________________________________________________

Almacenamiento de datos

Nombre : Historia _Pedidos

Ref : P4.
Flujo de Entrada
: 9 - D4 Pedido
Flujo de Salida
: D4 - 10 Detalles pedido
D4 - 11 Detalle ventas
D4 - 9 Demanda anterior
Descripcin : Todos los pedidos aceptados en los ltimos 6 meses.
Contenido : Pedido =
Id_pedido +
Detalle_cliente +
Detalle_libro
__________________________________________________________________

5.2.6 Descripcin lgica de un proceso

Para el proceso Verificar_Crdito la plantilla correspondiente sera la siguiente:

Procesos

Nombre : Verificar _ Crdito

Ref :3
Definicin : Decidir donde van los pedidos sin pago previo, o si debe
pedirle el pago al cliente.
Entradas : 1 - 3 Pedidos
D3 - 3 Historia de pagos
Salidas : 3 - C Pedido de pago previo
3 - D3 Nuevo balance de orden
3 - 6 Pedidos con crdito ok
Descripcion : Recuperar historia de pago.
Si el cliente es nuevo, enviar pedido de pago previo.
Si el cliente corriente (promedio de dos pedidos mensuales)
, OK con el pedido, a menos que el balance est vencido
con mas de dos meses. Para clientes anteriores ( no
corrientes), OK , a menos que tengan cualquier balance
vencido.
__________________________________________________________________
 Hemos visto que para describir la lgica de un proceso, utilizaremos varias
alternativas como son: narrativa, arboles de decisin, tablas de decisin y lenguaje
estructurado.

Cuando utilizamos narrativa podemos encontrarnos con

frases oscuras (no solo, pero no obstante, sin embargo....).
rangos con huecos indefinidos (' hasta 20 unidades sin descuento, mas de 20
u. al 50 % ').
Frases con y/o (' los clientes que nos compran mas de 1milln al ao y tienen
una buena historia de pagos o que han tenido tratos con nosotros por mas de
20 aos debern recibir trato preferencial ').
Adjetivos indefinidos ('buena historia de pagos ', ' trato preferencial ').

Estas razones obligan a pensar en otras alternativas:

rbol de decisin: Pueden resultar una tcnica no vlida en situaciones
complejas con gran nmero de condiciones e implicaciones ya que no asegura
que se hayan considerado todas.
Se debe utilizar cuando el nmero de acciones sea pequeo y no sean posibles
todas las combinaciones.
Tablas de decisin: Son mas precisas dado que permiten reflejar todas las
combinaciones posibles. Pero son mas difciles de entender para el usuario.
Deben simplificarse una vez construdas, y se convertirn en arboles de
decisin.
Se debe utilizar siempre que se dude que el rbol muestra toda la lgica.

*Primera orden > 12 das-----------Hacer

pedido
*Total ordenes< menor que X
*Primera orden <= 12 das---------Esperar
*Descuento< pedido
*Total ordenes <
mayor o igual que X --------Calcular
descuento
*Hacer pedido
*No descuento ---------------------Hacer
pedido
5.2.7 Descripcin lgica de una entidad externa

Para la entidad Proveedores la plantilla correspondiente sera la siguiente:

___________________________________________________________________

Entidad Externa :

Nombre : Proveedores.
Ref : p.
Definicin : Proveedores actuales de la empresa.
Flujos de Datos : 7 - p Pedidos.
p-3 Albaran.
p - 11 Facturas.
Volumen : Actualmente 25. Se espera llegar a 40.

___________________________________________________________________