OFIMÁTICA

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TEMA 1. EL ORDENADOR
HARDWARE Y SOFTWARE
NDICE
1. Introduccin 5. Software
2. Elementos que constituyen el 6. Sistema Operativo

ordenador: La unidad Central
Placa base 7. Uso del SO:
Microprocesador Gestin de archivos y
Memoria RAM carpetas Apagar el equipo
Tarjetas de
8. Aplicaciones y Accesorios de
expansin
Linux: Calculadora
Puertos de
Juegos
comunicacin Disco
Grficos
duro
Oficina
Unidades pticas
Internet
Fuente de
Sonido y
alimentacin
Vdeo
3. Perifricos
9. Configurar el Sistema
3.1 Perifricos de entrada
Operativo: Salvapantallas
3.2 Perifricos de salida
Resolucin del monitor
3.3 Perifricos de entrada/salida
Desmontar un
dispositivo
4. Unidades de informacin
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1. Introduccin
El ordenador es una herramienta de trabajo y de

ocio ampliamente usada en la actualidad en todo tipo
de tareas administrativas y comunicaciones en casa,
en la escuela y en el trabajo. Hoy en da no se
concibe un ordenador aislado, puesto que su utilidad
estara muy reducida. Los usos y aplicaciones del
ordenador aumentan a medida que aumenta su
conectividad. Puede decirse que un ordenador con
elevadas prestaciones apenas resulta til si no est
conectado a una red local, a un servidor, a Internet, o a
diferentes perifricos que le van a proporcionar plena
operatividad y van a permitir obtener el mximo
rendimiento del mismo.
2. Elementos que constituyen un ordenador. La unidad central

El ordenador est compuesto por la unidad central y los perifricos conectados a ella. La
combinacin de ambos forma el hardware o elementos fsicos del ordenador. Para que el
ordenador funcione necesita adems una serie de programas que nos permiten controlar esos
dispositivos fsicos; el conjunto
de programas que emplea un
ordenador se denomina software y el
ms importante es el Sistema
Operativo (SO).
La Unidad Central, (foto) es el

componente principal del ordenador;
adems de procesar la informacin,
proporciona los puertos necesarios
para conectar los distintos
perifricos. Sus prestaciones internas
y sus conexiones son sus dos
caractersticas ms importantes. La
Unidad Central est compuesta
internamente por la placa base, el
microprocesador, la memoria, tarjetas de expansin, disco duro, unidades pticas (CD o DVD),
la fuente de alimentacin, ventiladores, cables de alimentacin, cables de datos o buses y los
distintos botones de control.
Le placa base o placa madre es un circuito impreso con mltiples conectores; a partir de ella se
construye el ordenador.
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Placa base:
La placa base dispone de un zcalo especifico para el microprocesador; diversos zcalos para alojar
los mdulos de memoria RAM y ranuras para colocar todo tipo de tarjetas de expansin. Tambin
tiene una pila de botn para alimentar el reloj. El suministro elctrico lo recibe directamente de la fuente
de alimentacin a travs de un conector mltiple.
El microprocesador tambin se denomina Unidad Central de

Proceso o CPU (foto). Se encarga de leer y ejecutar los
programas almacenados en la memoria RAM. Es el componente
principal de un ordenador, su velocidad se mide en Gigaherzios
(Ghz) y esta velocidad se incrementa de manera considerable con
cada nueva generacin de ordenadores. Para extraer el calor
generado durante su funcionamiento necesita un disipador y un
ventilador colocados ambos sobre l en la placa base. Existen
actualmente ordenadores con dos o incluso ms
microprocesadores.
La memoria RAM, o memoria de acceso aleatorio. es la memoria principal del ordenador. Se aade a
la placa base en forma de mdulos como los de la foto, puede ampliarse hasta completar todas las
ranuras disponibles. Es una memoria voltil, su contenido se borra al apagar el ordenador. En ella
se carga el sistema operativo, el programa o programas que estemos usando y los archivos de
trabajo: textos, fotos, sonido, etc. Tambin se almacenan en ella otros programas como el antivirus que
estn gestionados directamente por el sistema operativo. Sus caractersticas ms importantes son su
capacidad, indicada en MegaBytes (MB) o GigaBytes (GB), y su velocidad.
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Para evitar la prdida de informacin los ficheros de trabajo deben guardarse en algn dispositivo
permanente antes de apagar el equipo como puede ser el disco duro, o dispositivos
extrables.
Foto. Mdulos de memoria RAM tipo DDRII
Las tarjetas de Expansin son pequeos circuitos impresos que proporcionan conectores extra al
PC. Cuando necesitamos ampliar un ordenador para proporcionarle algn nuevo conector que no se
encuentra en la placa base se recurre a las tarjetas de expansin. Se conectan a la placa base en las
diferentes ranuras de expansin que posee PCI, AGP, PCI Express, etc.
La tarjeta de vdeo es imprescindible para

poder conectar un monitor a la Unidad Central,
le proporciona conectores VGA, DVI, HDMI o
S-Vdeo segn el modelo de tarjeta.
Otras tarjetas son opcionales; la tarjeta de red

o de sonido slo son necesarias si la placa
base no integra estas funciones o si se desea
conectar una nueva con rendimiento
mejorado.
Las tarjetas Wi-Fi incluyen una pequea

antena interna o externa que facilita al
ordenador las comunicaciones inalmbricas
con el router, una red local, una impresora
inalmbrica o telfonos mviles que incorporen
esta funcin.
Estas tarjetas suelen ser internas; pero tambin existen
dispositivos externos que se conectan al ordenador a travs del
puerto USB.
Los Puertos de comunicacin son conectores situados en la

placa base o en las tarjetas de expansin, suelen estar
colocados en la parte posterior del ordenador y en los porttiles
alrededor de la carcasa. Estos pequeos 'enchufes' nos
permiten conectar todo tipo de dispositivos a la unidad
central: el monitor, el teclado, el ratn, la impresora, la red,
el escner, el pendrive, la cmara de fotos, el mvil y un largo
etctera de perifricos nuevos que cada da se incorporan al
mundo de la informtica.
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Puertos en la placa base:
Puertos de la tarjeta de Vdeo:
El puerto HDMI (High Definition Multimedia Interface). Es un puerto digital de alta velocidad que
incorpora la mayora de los ordenadores actuales; porttiles y de sobremesa. Es el sustituto del
Euroconector y se emplea para conectar equipos multimedia de alta definicin, televisores HDTV,
monitores HD, proyectores, etc. La velocidad de transmisin de datos puede llegar hasta 10.2 Gbit/s
e integra sonido y vdeo en el mismo cable.
Foto. Conector hembra HDMI de 19 pines
El disco duro es un dispositivo de almacenamiento permanente (su contenido no se borra al apagar

el ordenador). Est colocado dentro de la Unidad Central. No es visible desde el exterior a menos
que se desmonte la tapa. Los fabricantes suelen incluir
una pequea 'lamparita' tipo LED colocada en la carcasa
que se enciende cuando est funcionando. Un
ordenador puede tener ms de un disco duro interno,
tambin le podemos colocar discos duros externos a
travs de puertos USB o SATA. Tiene dos cables, uno de
suministro elctrico para sus motores y circuitos, y otro
de datos por el que 'viaja' la informacin desde el disco
a la
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placa base y por ella a la CPU, la memoria y otras partes del ordenador. Su caracterstica ms
importante es la capacidad de almacenamiento que se mide en GigaBytes.
Unidades pticas. Las lectoras, grabadoras y regrabadoras de CD, DVD y Blu-ray

habitualmente estn alojadas en la carcasa del ordenador, se conectan a la placa base mediante
conectores IDE o puertos SATA de forma anloga a los discos duros. Tambin existen modelos
externos que se conectan a travs de puertos USB o SATA.
Foto. Puertos SATA II en la placa base.
Los CD, DVD y Blu-ray son soportes muy empleados en

informtica para el almacenamiento de programas, archivos de
sonido, textos, fotos, vdeos y todo tipo de ficheros. La
capacidad de los CD es de 650, 700 o 800
Mbytes. Los DVD tienen una capacidad de 4,7 GB, los de doble
capa 8,5 GB y 17 GB los de doble capa y doble cara. Los Blu-ray tienen una capacidad de 25
GB, o 50GB en el caso de tener doble capa.
Los modelos grabables se identifican con las letras CDR, DVD-R y
DVD+R, todos ellos pueden grabarse una nica vez. Los modelos
regrabables son CD RW, DVD-RW y DVD+RW y permiten mltiples
grabaciones y borrados.
Foto. DVD+R grabable. Capacidad 4,7 GB.
Actividad. Busca en Internet informacin sobre las velocidades actuales de grabacin de distintos
modelos de grabadoras de CD, DVD y Blu-ray.
Fuente de alimentacin. Se encarga de transformar la corriente alterna de la red (230V AC) en

corriente continua de baja tensin (hasta 12 V) para alimentar los distintos dispositivos y circuitos que
componen el ordenador. En los ordenadores de sobremesa la fuente de alimentacin es interna, va
alojada dentro de la carcasa. En los porttiles es externa y se emplea para recargar la batera.
Fotos. Fuente de alimentacin interna desmontada. Fuente de alimentacin de porttil.
Actividad. Desmontar en clase un ordenador que est fuera de uso e identificar todos los
componentes internos y los puertos indicados en el tema.
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3. Perifricos
Un perifrico es cualquier dispositivo electrnico externo susceptible de conectarse a un
ordenador para intercambiar informacin. Pueden ser de entrada, de salida y de
entrada/salida.
3.1 Perifricos en entrada
Sirven para introducir informacin al ordenador; son el teclado, ratn, micrfono, escner,
lectores de cdigos de barras, cmaras de fotos, webcam.
Teclado. Es el perifrico de entrada bsico. Incluye diferentes tipos de teclas:
Ratn. Sirve para desplazar el puntero por la pantalla y

seleccionar las distintas opciones disponibles en los
mens. Existen ratones de bola como el que aparece
desmontado en la foto y pticos que emiten una
luz roja. Los ordenadores porttiles integran un
dispositivo sealador denominado touchpad que
realiza la misma funcin que el ratn. La conexin al
ordenador se realiza mediante cable a travs del
puerto PS/2 o de un puerto USB. Tambin existen
ratones inalmbricos alimentados por pilas que se
conectan mediante ondas de radio.
Micrfono. Se emplea para la grabacin de sonido. Existen

modelos de sobremesa como el de la foto y modelos que lo
integran junto con los cascos de audio. Los porttiles tienen un
micrfono integrado en la carcasa que apenas resulta visible y
disponen de un conector para micrfonos externos con mejor
calidad de sonido.
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3.2 Perifricos de salida
A travs de ellos el ordenador muestra los datos procesados; son el monitor, impresoras,
altavoces y auriculares, proyector, TV, etc.
Monitor. Es el principal perifrico de salida. Existen diversos modelos CRT (ya en desuso), TFT,
LCD y LED. El tamao del monitor se indica en pulgadas y corresponde a la medida de la diagonal
de la pantalla. Los modelos actuales son de de 17, 19 y 21 pulgadas, incluso superiores.
Existen monitores multimedia que tienen
altavoces integrados. Otra caracterstica importante de los
monitores es su resolucin que se indica en pxeles, si nos
dicen que un monitor tiene una resolucin de 1024x768
pxeles el primer nmero es el valor horizontal y el segundo la
resolucin vertical. El valor mximo de los monitores actuales
es de 1920x1080 que corresponde al estndar de alta
definicin.
La conexin a la unidad central se realiza a travs del puerto
VGA o DVI. Los monitores ms modernos se conectan a
travs del puerto HDMI de alta definicin.
Foto. Monitor TFT
Impresora. A travs de ella el ordenador nos presenta en papel los distintos documentos que le
indicamos. Existen modelos en color y en blanco y negro. Segn la tecnologa de impresin
empleada se clasifican en impresoras
de inyeccin de tinta y lser.
Las impresoras de inyeccin son las ms
econmicas y sencillas, por eso se emplean
ampliamente en el mbito domstico. Tienen
varios cartuchos de tinta, segn modelos pueden
tener un cartucho negro y otro de color; o bien
cartuchos independientes para cada color
(Magenta, Cyan y Amarillo), de esta forma
cuando se agota un color slo es necesario
cambiar ese cartucho.
Foto. Impresora de inyeccin y cartuchos de tinta
Las impresoras lser imprimen mediante toner, Se usan ampliamente en el mundo empresarial
por su velocidad de impresin y el bajo coste para la impresin de grandes series. Las ms
modernas disponen, adems del toner negro, de toner magenta, cyan y amarillo y permiten la
impresin en color.
La conexin al ordenador se puede realizar de diversas formas segn el modelo. Mediante el
puerto USB o el puerto paralelo cuando se conectan directamente a un nico ordenador. Tambin
existen impresoras de red que se conectan mediante el conector de red RJ-45 a un concentrador
actuando como impresora de todos los ordenadores conectados a esa red. Otros modelos ms
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sofisticados disponen de conexin inalmbrica.
La primera vez que se conecta una impresora a un ordenador es preciso instalar en el
equipo un programa denominado driver que facilita el fabricante en un disco (o bien se
descarga desde Internet). Este programa le indica al ordenador todas las caractersticas,
tcnicas y funciones disponibles en la impresora. Adems tambin se suelen instalar utilidades de
mantenimiento de la misma. A partir de ese instante est completamente instalada y
disponible para imprimir.
Altavoces y auriculares. Nos permiten escuchar todo tipo de

msica y sonido. Existen altavoces externos como los de la fotografa
y altavoces internos alojados en la carcasa del ordenador. Los
ordenadores porttiles incluyen unos pequeos altavoces integrados
y conectores de sonido para poder aadir altavoces externos con
una mayor calidad de audio o auriculares.
Otros perifricos de salida. Los televisores son dispositivos

independientes que pueden conectarse a un ordenador
convirtindose en un perifrico del mismo con una funcin parecida a un monitor. El
proyector es otro dispositivo de salida de uso habitual en el aula y en la empresa.
3.3 Perifricos de Entrada/Salida
Muchos dispositivos informticos permiten indistintamente la entrada y salida de datos del

ordenador; ste es el caso de los perifricos de almacenamiento (pendrives, tarjetas de
memoria, discos duros externos, reproductores MP3, MP4...), las impresoras multifuncin, las
pantallas tctiles y los perifricos de comunicacin (router, modem, concentradores, tarjetas wi-
fi, puntos de acceso...).
Pendrives y tarjetas de memoria. Se emplean ampliamente por su reducido tamao y

elevada capacidad de almacenamiento. Son
usados por todo tipo de dispositivos:
cmaras de fotos, telfonos mviles, cmaras
de vdeo, consolas de juego, etc. y resultan
muy tiles para el intercambio de ficheros.
Se conectan a travs de ranuras especiales
adaptadas a cada tipo de tarjeta o bien por el
puerto USB.
Los populares reproductores multimedia MP3, MP4 y son dispositivos autnomos; sin embargo
cuando se conectan al PC para intercambiar archivos pueden considerarse dispositivos de
almacenamiento externos con funciones de entrada/salida.
Impresorasmultifuncin. Son un tipo particular de impresora muy populares que integran en un nico
dispositivo impresora, escner de imgenes, fotocopiadora e incluso fax.
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Perifricos de comunicacin. Permiten al ordenador
conectarse a internet, a una red local o a un punto de acceso
wi-fi.
Foto. Modem interno PCI
A travs de ellos llega informacin al ordenador desde Internet cuando visitamos una pgina web,
pero tambin se emplea para enviar datos como, por ejemplo, cuando enviamos un correo
electrnico.
Son perifricos de comunicacin el modem, la tarjeta de red, la tarjeta wi-fi, el punto de
acceso, el switch, el router, )
La conexin de estos dispositivos se realiza con cables de red, cables telefnicos o mediante
ondas de radio en el caso de los dispositivos wi-fi.
4. Unidades de informacin
La informacin que maneja un ordenador se encuentra en formato digital o binario. La
unidad bsica de informacin es el bit que puede tomar nicamente dos valores '1' y '0'. Los bits
se agrupan en bytes; un byte es un conjunto de 8 bits, es decir, una serie de ocho unos o ceros.
Como el byte es una unidad muy pequea de informacin se emplean mltiplos; algunos de ellos
son:
KiloByte (kB) = 1024 bytes MegaByte (MB) = 1024 kB
GigaByte (GB) = 1024 MB TeraByte (TB) = 1024 GB
Ejemplo. El fichero de una fotografa digital ocupa un tamao de 2,8 MBytes (MB). Calcular el
nmero de bytes que contiene:
Tamao = 2,8 * 1024 * 1024 = 2936012,8 Bytes
Ejercicio. Mira el tamao de una cancin en tu reproductor de msica. Suele estar indicado en
MegaBytes (MB). Calcula su tamao en Bytes y tambin en bits.
5. Software
Es el conjunto de programas y aplicaciones instalados en el ordenador. Estos programas

controlan el ordenador indicndole en todo momento las operaciones que tiene que realizar.
El software que emplean los ordenadores es muy diverso y est protegido por diferentes
licencias de uso para garantizar los derechos de autor. As tenemos:
Software libre (Licencia GPL). Da libertad al usuario para usar, copiar y modificar los distintos
programas, con la obligacin de hacer pblicas las mejoras que introduzca. Su uso est
experimentando un gran aumento en la actualidad.
Software propietario. El creador de este tipo de programas vende al comprador las licencias de
uso, pero el software no puede ser copiado ni modificado.
Existen otros tipos licencias como Shareware que permite el uso gratuito durante un cierto de
perodo de prueba para su evaluacin por el usuario. La licencia Freeware proporciona software
gratuito sin lmite de tiempo.
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6. El sistema operativo
Es una serie de programas y aplicaciones que se cargan automticamente al arrancar el
ordenador y su funcin es detectar y controlar el funcionamiento del hardware instalado en el
equipo y los perifricos conectados al mismo. Tambin permite la instalacin y ejecucin de los
programas y aplicaciones que se requieran.
Es un tipo especial de software formado por multitud de archivos que resulta imprescindible para el
funcionamiento del ordenador. Es necesario instalarlo una sola vez al configurar el ordenador y
puede actualizarse para aadir nuevas funciones, mejorar las existentes o proteger al equipo
de errores detectados en el software.
Los sistemas operativos usados en la actualidad son:
Sistemas propietarios. Fundamentalmente de la compaa Microsoft, destacan el Windows XP,

Vista y Windows 7. Requieren su instalacin previa en el disco duro. La compaa Apple tiene el
sistema Mac Os, este sistema operativo est diseado exclusivamente para sus ordenadores
Macintosh.
Sistemas libres. Son sistemas operativos

basados en GNU/Linux y sus mltiples
distribuciones. Se distribuyen de forma
gratuita a travs de internet u otros medios y
pueden usarse libremente.
Muchas distribuciones de Linux incorporan
una versin -live- esto permite que puedan
usarse desde un dispositivo extrable (CD,
DVD o pendrive) sin instalar en el disco duro
y sin modificarlo.
Algunas de las distribuciones ms
empleadas son Debian, Fedora, Ubuntu, Red
Hat, Suse, Gentoo, Mandriva, Knoppix,
Escritorio de Ubuntu
Sistemas Operativos Autonmicos
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En Espaa, la mayora de las Comunidades Autnomas han creado su propia distribucin de Linux para uso
en los centros de enseanza, organismos oficiales y la distribucin gratuita entre sus ciudadanos. Muchos
de estos sistemas operativos autonmicos derivan de Ubuntu por lo que su uso es muy similar. Algunas
distribuciones son GuadaLinex (Andaluca), MAX (Madrid), Molinux (Castilla la Mancha), Trisquel (Galicia).
Es muy corriente en la actualidad los equipos con arranque dual, es decir, con dos sistemas operativos
instalados (o ms), y durante el proceso de arranque tenemos que elegir cual queremos utilizar en ese
momento.
Imagen. Gestor de arranque GRUB en un ordenador con

dos sistemas operativos.
7. Uso del sistema operativo. Gestin de archivos y carpetas.

A travs del sistema operativo accedemos a las distintas aplicaciones que tiene instaladas el ordenador y a los
diferentes dispositivos fsicos que lo forman. Tambin permite configurar y personalizar las distintas opciones
disponibles.
Crear una carpeta. La creacin de una nueva

carpeta es un proceso muy sencillo; basta con hacer
click con el botn derecho del ratn en el lugar
donde se quiera crear la carpeta y elegir la opcin
'Crear una carpeta' y a continuacin teclear el
nombre que se le quiera dar.
Ejercicio. Crea una carpeta con tu nombre. Pincha

en la pestaa Lugares, despus en
Carpeta Personal. A continuacin crea la carpeta
siguiendo los pasos indicados arriba.
Ejercicio. Crea un documento de texto en blanco pinchando sucesivamente con el ratn en Aplicaciones >
Oficina > Procesador de textos. A continuacin escribe la introduccin de este tema, o cualquier otro texto
que indique el profesor, y guardalo en el disco duro. Para ello haz click en Archivo > Guardar como , elige la
carpeta que has creado y asgnale un nombre. Cierra el procesador de textos.
Copiar un archivo. En primer lugar es preciso localizar el documento a copiar haciendo click sucesivamente
en Lugares > Carpeta personal. Se pone el cursor sobre el archivo o carpeta a copiar y se hace click en el
botn derecho. Se elige la opcin Copiar. A continuacin situarse en la carpeta o dispositivo de destino, hacer
click nuevamente con el botn derecho y elegir la opcin Pegar.
Copiar Pegar
Apagar el equipo. Hacer click en el logo de apagado que aparece en la esquina superior derecha. Elegir la
opcin apagar.
8. Aplicaciones y accesorios de Linux
Calculadora. Se activa haciendo click sucesivamente en

Aplicaciones > Accesorios > Calculadora. Tiene distintos
modos: Bsico, Avanzado, Financiero y Programador. En
cada uno de ellos se activan distintas funciones.
Juegos. Segn la versin dispondr de diferentes juegos.

Pueden aadirse ms o quitarse los ya instalados a
travs de las herramientas administrativas del sistema.
Grficos. Las distribuciones Linux incorporan diferentes

programas para la edicin de grficos, fotos y dibujos.
Algunos de ellos son: Draw, GIMP, F-Spot Inkscape,
Imagen. OpenOffice.org Draw
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Oficina. En esta pestaa se incluye el Procesador de
textos, la Hoja de Clculo, las Presentaciones digitales,
el gestor de Bases de datos y Diccionarios.
Imagen. Procesador de textos Writer
Internet. Aqu aparecen distintos programas para la conexin y navegacin por Internet, el
correo electrnico, gestor de descargas, Google Earth... El navegador de Internet empleado por
defecto en las distribuciones Linux es Mozilla Firefox (en la imagen), pero pueden aadirse
otros.
Sonido y Vdeo. Esta pestaa nos da acceso a los

distintos reproductores y editores de sonido y vdeo que
tenga instalados el equipo. Estas aplicaciones nos
permiten escuchar msica, ver vdeos, grabar sonidos,
convirtiendo el ordenador en un completo centro
multimedia.
Imagen. Reproductor de msica Rhythmbox
9. Configurar el sistema operativo

En la pestaa Sistema podemos cambiar, modificar, configurar y administrar el sistema operativo. Las
distintas opciones de configuracin estn disponibles en la pestaa Preferencias. Para administrar los
distintos dispositivos debemos acceder a la pestaa Administracin y elegir una opcin del men desplegable
que aparece.
El salvapantallas es una aplicacin que se inicia de

manera automtica cuando el ordenador est un cierto
tiempo inactivo. Genera pequeos grficos y fotos que
se mueven aleatoriamente por la pantalla. Podemos
configurarlo siguiendo este procedimiento. Hacer click con
el ratn en Sistema > Preferencias > Salvapantallas.
Elegir uno de los temas que tiene el sistema operativo
y el tiempo de espera para que aparezca. A
continuacin hacer click en Cerrar.
Ajustar la resolucin del monitor. Hacer click en Sistema > Preferencias > Monitores. Elegir una resolucin
compatible con la tarjeta de vdeo instalada y el monitor conectado. Hacer click en Aplicar.
Desmontar un dispositivo. Hacer click con el botn derecho sobre el icono del mismo directamente en el
escritorio y elegir la opcin Expulsar, o bien, Extraer de forma segura, a continuacin esperar unos segundos antes
de retirarlo.
Ejercicio. Conecta un Pendrive a un puerto USB libre del ordenador. El sistema operativo lo detecta
automticamente pasados unos segundos. Copia los trabajos que has hecho a tu Pendrive y desmntalo
siguiendo el procedimiento marcado arriba.
Nota. Las distintas capturas de pantalla se han realizado con el Sistema Operativo Ubuntu 10.04 LTS
(Entorno grfico Gnome). En otras distribuciones pueden existir pequeas variaciones.
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TEMA 2. AUTOMATIZACIN DE OFICINA. HERRAMIENTAS OFIMTICAS Y PAQUETES
INTEGRADOS. HERRAMIENTAS OFIMTICAS
13.1. Automatizacin de oficina. 13.2. Herramientas ofimticas: Hojas de clculo, Procesadores de texto
y Bases de datos. 13.3. Paquetes integrados. 13.4. Programas grficos y de autoedicin.
13.5. Herramientas ofimticas de uso comn en la Generalitat Valenciana
AUTOMATIZACIN DE OFICINA Las caractersticas del software ofimtico son las si-
13.1.
guientes:
Gran capacidad de almacenamiento de informacin.
Las empresas necesitan guardar informacin sobre Facilidad de consulta y recuperacin de la
clientes, proyectos, empleados, etc. Para ello hacen uso informacin.
de los ordenadores y de las herramientas adecuadas Facilidad para modificar y tratar los datos.
Enorme potencia de clculo.
que incorporan stos con el fin de ser ms productivos.
Capacidad para manejar informacin de todo tipo:
Se entiende por automatizacin de oficinas el textos, nmeros, imgenes, sonidos, video, etc.
conjunto de tecnologas de la informacin y
comunicacin que permiten mejorar la productividad HERRAMIENTAS OFIMTICAS:
de los trabajos tpicos de
oficina. 13.2. HOJAS DE CLCULO,
PROCESADORES DE
Podemos definir la ofimtica (oficina automtica) como
TEXTO, BASES DE DATOS
la automatizacin de las tareas que se llevan a cabo en
una oficina. En algunos textos se utiliza la denominacin
de bu- rtica como sinnimo de ofimtica.
13.2.1. Herramientas ofimticas
Las principales aplicaciones o herramientas que

incluyen los paquetes ofimticos son las siguientes:
El procesador de textos: sirve para escribir textos,
almacenarlos, recuperarlos, modificarlos y darles
formato.
La hoja de clculo: con la que se realizan clculos ma-
temticos, monetarios, cientficos o estadsticos de
una manera rpida y sencilla. Tambin se emplea para
generar grficos.
Los gestores de base de datos: permiten almacenar y
consultar grandes conjuntos de
datos.
Los programas de presentaciones: utilizados para
presentar proyectos o informes de una manera muy
Figura 13.1. Paquete visual y atractiva.
ofimtico Los programas de dibujo: permiten elaborar diseos
grficos, montajes fotogrficos, etc.
Los gestores de
correo electrnico:
sirven para enviar y
recibir mensajes
escritos entre
ordenadores.
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13.2.2. Herramientas ofimticas Asistente: al usuario se le presenta un asistente en
un cuadro de dilogo para que vaya eligiendo paso a
paso entre las diferentes opciones que se le van
El proceso de incluir todas las funciones que poseen mostrando.
los programas ofimticos (abrir, guardar, imprimir, cortar, Asistente de ideas: el programa ofimtico en ocasiones
copiar, pegar, insertar, corrector ortogrfico) gener un sugiere alguna idea acerca de la tarea que se va a
grave problema: cmo poner todas estas posibilidades en realizar (suele aparecer un asistente con un
manos del usuario, sin que llegue a ser un autntico personaje, tal como se muestra en la figura adjunta).
quebradero de cabeza. La solucin vino con el uso de la Tutorial: libro en formato electrnico que ofrece una des-
interfaz grfica de usuario (GUI), que permite que todas cripcin de las principales caractersticas y
las tareas se puedan realizar ms fcilmente mediante funcionalidades del producto.
el ratn y no a base de comandos escritos. De esta Ayuda sensible al contexto: segn estemos ejecutando
forma aparecen en pantalla los comandos de un ciertas tareas dentro del programa sern accesibles
programa mediante botones, colores, smbolos y algunas opciones, mientras que otras estarn
ventanas. desactivadas.
La interfaz tiene dos misiones principales: Barras de botones

Informar al usuario acerca de los elementos que tiene
a su disposicin y para qu sirven. Consisten en un conjunto de iconos que poseen una
Ofrecer la posibilidad de elegir entre las distintas serie de funciones implantadas. Todos estos comandos
opciones. se po- dran ejecutar mediante la barra de mens, pero de
esta forma resultan ms accesibles, ms rpidos y
Existen numerosos componentes que forman parte gracias al grfico del icono, ms intuitivos. Estas barras
de todos los productos ofimticos actuales. Vamos a de botones incluyen las funciones que se emplean con
describir a continuacin alguno de ellos. mayor frecuencia.
Ayuda Cuadros de dilogo
Todas las aplicaciones ofimticas poseen un sistema Son ventanas donde se muestra al usuario varias
de ayuda para poder aclarar dudas. Existen varios tipos opciones o posibilidades a escoger, de manera que la
de ayuda, entre los que cabe destacar los siguientes: funcin que se va a realizar resulte mucho ms
Ayuda estndar: la ms habitual y la que se utiliza sencilla. Normal- mente su funcionamiento no suele
con
resultar complicado.
mayor frecuencia. Suele incluir botones, ventanas,
enla- ces, ndices, bsquedas temticas, etc.
Lista Desplegable
Casilla
de
vericaci
n
MANUAL CTO OPOSICIONES DE ENFERMERA
Figura 13.3. Ejemplo de dilogo
Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro

Figura 13.2. de dilogo (llamados controles):
Asistente
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Botones de comando: ejecutan una determinada Zoom vista preliminar
accin.
Botones de opciones: presentan varias Zoom: es la distancia a la que vamos a ver el documen-
posibilidades, teniendo que seleccionar uno de ellos. to. Con esta herramienta podemos visualizar el archivo
Casillas de verificacin: presentan diversas desde lejos o acercarnos a l con una precisin muy
posibilida- ele- vada. El cambio en la distancia a la que vemos el
des, pero esta vez se pueden elegir varias de documento no implica que cambie dicho documento,
ellas. tan slo lo vemos ms cerca o ms lejos.
Cuadros de texto: ofrece un recuadro para que Vista preliminar: con este componente podemos ver en
podamos escribir informacin dentro de l (por pantalla una reproduccin con toda fidelidad de lo que
ejemplo para poner un nombre a un archivo). obtendremos al imprimir el documento. Este mtodo de
Cuadros de nmero: que proporciona un espacio previsualizacin tiene un nombre informtico muy carac-
para
terstico: WYSIWYG (What You See Is What You Get),
que podamos escribir un valor numrico (por ejemplo,
que quiere decir: lo que t ves es lo que t tienes.
el nmero de copias a imprimir).
Cuadros de lista: es una lista que contiene diversas
op-
ciones, de forma que para seleccionar una de ellas
se hace clic con el botn izquierdo del ratn en su
interior.
Utilizacin de macrocomandos
Los macrocomandos son funciones que se ejecutan

al pulsar de forma combinada dos o tres teclas. Un
ejemplo tpico de este tipo de macrocomandos son: Alt +
X, Alt + C y Alt +V, que se corresponden con cortar,
copiar y pegar.
Estos macrocomandos suelen ser siempre los

mismos para todas las aplicaciones ofimticas. Adems,
podemos crear nosotros nuestra propia combinacin de
teclas para realizar las funciones que queramos.
Importar exportar
Importar: este componente permite reconocer docu-

mentos o archivos que han sido creados por otros
programas en nuestra aplicacin ofimtica.
Existe incluso la opcin de importar archivos de una
herramienta ofimtica diferente a la que vamos a
utilizar. Por ejemplo, podemos importar en un
documento de tex- to una grficas que se hayan
realizado con una hoja de clculo.
Exportar: con esta opcin, dejamos preparado el
docu-
mento o archivo para que pueda ser ledo
directamente por otra aplicacin ofimtica diferente.
Incrustacin - vinculacin de objetos requieren ms espacio en la base de datos que

los objetos vinculados.
Una de las caractersticas principales de las
aplicaciones ofimticas es que se puede incluir
informacin u objetos creados con otras aplicaciones. 13.2.3. Hoja de clculo
La tcnica OLE (del ingls Object Linking and Em- Aparentemente, se podra decir que realiza las
bedding, vinculacin e incrustacin de objetos) y DDE mismas operaciones que una calculadora; sin embargo,
(Dy- namic Data Interchange, intercambio dinmico de las hojas de clculo ofrecen una gran cantidad de
datos) permite compartir los datos entre distintas ventajas sobre estas mquinas:
aplicaciones y es utilizada en Windows. Gracias a ella, Se pueden almacenar las operaciones y recuperarlas
es posible vincular o incrustar informacin procedente ms adelante.
de otras aplicaciones. Si nos equivocamos al introducir un dato, dentro de
una serie de operaciones, es posible modificarlo sin
Para esta tcnica son necesarios los siguientes
elementos: repetir todo el proceso.
- Objeto: es una informacin que se crea con una
aplicacin distinta a la que se utiliza y que se
puede insertar en ella.
- Archivo origen: archivo del cual procede el objeto.
- Archivo destino: archivo al cual se traslada el
objeto.
- Vincular: un objeto vinculado es un puntero que
se- ala la posicin que ocupan los datos en un
archivo de origen. Cuando se introducen
cambios en dicho archivo, stos se reflejan en
el archivo destino (se puede especificar si dicha
actualizacin se realizar automtica o
manualmente).
Dado que los datos de un objeto vinculado se
guardan en el archivo de origen, los usuarios
que necesiten editar (o actualizar) un vnculo
debern disponer de la aplicacin, tener acceso
al archivo de origen y tener asignada la misma
letra de unidad que el direc- torio que contiene los
datos. Asimismo, si el archivo de origen se
mueve o se elimina, el objeto vinculado tendr
que volver a crearse.
- Incrustar: un objeto incrustado es una copia de la
in-
formacin procedente de un archivo de origen;
cuando se introducen cambios en la informacin
de dicho archivo, stos no se reflejan en el objeto
incrustado. Los usuarios que necesiten editar un
objeto de este tipo no precisarn acceder al
archivo de origen. Los objetos incrustados
Pgina 238
Permite realizar simulaciones, pudiendo cambiar datos Excel fue la primera hoja electrnica que us una
con el fin de observar los distintos resultados interface grfica con un men de desplazamiento en la
obteni- dos. pgina y puntero de mouse. Automticamente se convirti
Se pueden emplear en la creacin de bases de en la hoja electrnica ms fcil de usar, ya que no posea la
datos, vieja interface de PC- DOS (el sistema operativo de IBM
grficas y documentos (facturas, presupuesto) que que muchos tenan en ese momento).
in- tegren texto, imgenes, resultados de operaciones,
etc. Actualmente, Microsoft Excel domina el mercado de las
hojas de clculo. Existen varias versiones de Excel
Desarrollo de las hojas de clculo tales como: Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP,
Excel 2003, Excel 2007 o Excel 2010.
La primera hoja electrnica fue creada en el ao 1978,
por Daniel Bricklin, y se llam Visicalc. El programa le
permita al usuario insertar matrices de cinco columnas
y 20 filas. Posteriormente, el programa se fue modificando
para hacerlo ms poderoso y prctico y as poder ser
utilizado en un microcomputador.
El mercado de las hojas electrnicas fue creciendo

r- pidamente, a principios de la dcada de los 80
Visicalc fue perdiendo auge entre los usuarios de la IBM-
PC que usaban microprocesadores Intel. Mitch Kapor
cre LOTUS 1-2-3, una hoja electrnica rpida que
pronto se convirti en el estndar empleado en las
industrias. Lotus no slo haca el proceso ms corto y
fcil, sino que tena un sistema de referencia A1 (lo
opuesto al sistema R1C1 de Visicalc), sino que aadi
grficos para as posicionar las hojas electrnicas en el
camino de ser el mejor paquete de presentacin visual
de los datos.
Lotus fue la primera hoja electrnica en introducir

las celdas, los rangos y los macros.
Quattro Pro es un programa de planilla de clculo

desarrollado originalmente por la empresa Borland
International y, desde 1996, se incluy en la compaa
Corel Corporation, como parte de su suite de oficina
Corel WordPerfect Office. Fue la principal competidora
de Lotus 1-2-3. Comnmente se dice que Quattro Pro
fue el primer programa en permitir hojas mltiples en un
solo archivo.
Otra hoja de clculo que tambin fue bastante

empleada en aquella poca fue Framework.
El otro gran xito de esa etapa fue Excel, creada

originalmente para la 512k Apple Macintosh, en 1985.
No obstante, hay competidores como el Open con que la hoja de clculo asigna directamente el
Office Calc, integrada en el paquete OpenOffice.org, formato que hayamos designado, mientras que el
de cdigo libre (software libre). Los productos ms formato de celda re- ferido al aspecto de la celda en s,
novedoso son las hojas on line como Google es tambin modificable, pudiendo trabajar con un
Spreadsheets, introducidas en junio de 2006. conjunto de celdas (se denomina "rango de celdas")
aplicando una funcin a todo el conjunto.
Los principales elementos de trabajo son pues:

Fila: conjunto de varias celdas dispuestas en
sentido horizontal.
Figura 13.4. Logo LOTUS 1-2-3
Componentes comunes de hojas de clculo
Una hoja de clculo es una estructura tabular de

renglo- nes y columnas que permite una infinidad de
aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en
la hoja de clculo, se pueden analizar y trabajar
fcilmente con ellos.
Est constituida por columnas, filas y celdas

formadas por la interseccin de ambas. Las columnas
se denomi- nan con letras y las filas se nombran con
nmeros ya que es fundamental la identificacin para
poder realizar la insercin de datos, de forma que
las celdas se identifican con una letra,
correspondiente a la columna y el nmero
correspondiente a la fila. El tamao de las celdas es
ajus- table, pero hay que tener en cuenta que cuando
modificamos el ancho de una columna, cambiamos
el ancho de todas las celdas que estn contenidas
en esa columna. Idntica situacin nos encontramos al
modificar el alto de una fila.
A la hora de introducir los datos, nos encontraremos
Pgina 240
Figura 13.5. Ejemplo de hoja de clculo
Ttulo de fila: est siempre a la izquierda y nombra a en ella se introducen los grficos, ya se trate de texto,
las filas mediante nmeros, que en el caso de Excel nmeros, fecha u otros datos. Una celda se nombra
97 van desde el 1 hasta el 65.536. mediante el nombre de la columna, seguido del nombre
Columna: representa un conjunto de varias celdas de la fila.
dis-
puestas en sentido vertical.
Ttulo de columna: se encuentra siempre arriba y
nombra a las columnas mediante letras, que en el
caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de
la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ
viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente.
Encabezad
os de
columnas
Encabezad
os de las
Figura 13.6. Elementos de una hoja de clculo
Celda: es la interseccin de una fila y una columna y

Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la fila

29 con la columna F, se denomina F29.
Rango: los rangos son una referencia a un conjunto
de
celdas de una hoja de clculos. Se definen mediante
letras y nmeros. Se denomina mediante la celda
de una esquina del rango (generalmente, la superior
izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta.
Es decir, celda inicial y celda final del rango,
separadas por dos puntos. Por ejemplo, al rango que
comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6,
D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
Las funciones ms usuales que se suelen realizar

en una hoja de clculo son las siguientes:
Introduccin de datos: Dentro de una celda se
puede
escribir un nmero, texto, fecha, o frmula que se
desee. Para aceptar dicha informacin se pulsa
Retorno.
Formato de celda: Se elige el ancho de columna y el
alto
de fila, se elige el tipo de alineacin, el formato, el tipo
de letra, color, bordes, etc.
Funciones: Se insertan funciones ya predefinidas por
la
propia hoja de clculo. Existen varios tipos:
matemticas, trigonomtricas, de fecha, de texto,
estadsticas Adems suele existir la posibilidad de
que un asistente vaya guiando al usuario para
realizar este tipo de tareas.
Pgina 242
Grficos: se crean grficos a partir de los datos Desarrollo de los procesadores de texto
introducidos en las hojas de clculo. Se pueden
elegir diferentes tipos: columnas, lneas, reas, Hacia 1970 se lanzaron al mercado los primeros
circulares procesadores electrnicos de texto, que eran
Bases de datos: una hoja de clculo puede computadoras de- dicadas, es decir, especializadas en
servirnos el trabajo con textos. Estas primeras mquinas permitan
para almacenar datos con vista a elaborar una base la manipulacin de un texto mediante su visualizacin en
de datos. Se pueden crear listas, filtros, formularios, una pantalla, de manera que resultaba posible corregir
consultas, bsquedas los errores antes de pasar al proceso de impresin.
Macros: permiten agrupar en una sola las funciones
que En la dcada de los aos 80 fueron lanzados al
vayamos a usar de una manera habitual, de tal
mercado los primeros programas de procesadores de
forma que al pulsar un botn determinado o una
texto, diseados para usarse en computadoras
combinacin de teclas se ejecutarn todas las
personales (PC). Eran simples editores que permitan
funciones juntas.
mover palabras, cortar prrafos, reacomodar textos y, a
veces, alinear columnas de texto, encabezados, resaltar
en negritas y subrayar palabras.
13.2.4. Procesadores de
texto
Pronto aparecieron funciones agregadas a los
procesadores de texto, los correctores ortogrficos, los
El procesador de textos es la herramienta diccionarios, las macros (ejecucin de tareas
ofimtica ms usada. Se emplea tanto en oficinas repetitivas). Tambin se crearon herramientas para la
como en cualquier entorno, ya sea empresarial o ordenacin de listas, generacin de ndices, tablas de
domstico. El conjunto ordenador + procesador de contenido, aplicacin de ecuacio- nes cientficas y los
textos + impresora ha despla- zado de manera clara y mtodos de lnea roja (encontrar errores con un simple
definitiva a la mquina de escribir. vistazo).
Un procesador de textos es un programa de

aplicacin que permite a un ordenador crear todo tipo de
textos con el fin de producir documentos escritos.
Figura 13.7. Ejemplo de procesador de textos
Pgina 244
Ms adelante, los procesadores de texto comenzaron
a incluir funciones de creacin y edicin de todo tipo de
grficos, hojas de clculo, correccin gramatical,
insercin de hipertextos, lo que antes se tena que hacer
con diferentes programas de diseo, de edicin, hojas
de clculo, etc., e incluso podemos elaborar objetos
multimedia y publicarlos en Internet.
Enumeremos, a continuacin, los procesadores ms para uso de oficina, presentado por la compaa Micro-
co- nocidos: soft, que comprenda un procesador de texto conjun-
El WORDSTAR, desarrollado por Micropro tamente con una planilla electrnica y un operador de
International, bases de datos. Existen en uso las versiones 3 y 4,
emergi como el estndar de la industria en pero en los ltimos tiempos ha sido ampliamente
paquetes de software. Prcticamente fue el primer suplantado por el MS Word.
procesador de textos que fue utilizado en PCs. Se El MS Word tuvo una versin que fue inicialmente pre-
caracterizaba por utilizar para las diversas sentada como independiente (versiones Word 1.0 hasta
operaciones un sistema de combinaciones de teclas, Word 6.0 y Word 95), pero inmediatamente ha sido inte-
especialmente con la tecla control, que obligaba a grado al paquete llamado MS Office 97 (Word 97).
memorizar todas esas claves. En la actualidad parece ser el de uso ms generalizado
El DisplayWrite fue el procesador incorporado en los en los ordenadores de uso personal o familiar, y en las
sis- oficinas privadas y pblicas. Existen varias versiones de
temas de mainframes o computadores relativamente Word, todas ellas exitosas: Word 97, Word 2000, Word
grandes en las oficinas y empresas, suministrados XP o 2002, Word 2003, Word 2007, Word 2010.
por la IBM. De funcionamiento ms intuitivo que el
WordStar inicial, tambin ha quedado de hecho casi
en desuso.
El WordPerfect fue seguramente el primer
procesador
de uso ampliamente generalizado, especialmente en
los computadores personales antes de difundirse el
Windows como programa de operacin bsica de los
mismos; y tambin en las primeras versiones del
Windows (3.0 y 3.1). La versin 5.1 de WordPerfect,
que se basaba directamente en el sistema operativo
DOS, fue el primer procesador ampliamente
difundido, con el uso del ratn y de los mens
desplegables activados con el cursor o con la tecla
Alt en los que las opciones se seleccionaban con un
cursor de desplazamiento horizontal.
Posteriormente ha sido adquirido por la compaa
Corel (productora del CorelDraw para grficos).
El AmiPro fue un procesador creado por la compaa
Lo-
tus, productora de las primeras planillas electrnicas
de uso general, que si bien tuvo un uso extenso no ha
sido mayormente utilizado en nuestro pas.
El MS Works fue en realidad un paquete de
programas
tienen en comn los procesadores de texto.
A. La pantalla
La pantalla en los procesadores de texto suele

aparecer divida en varias partes de arriba abajo:
Figura 13.8. Logotipo de MIcrosoft Word
El Write es un procesador de texto muy simplificado,

contenido entre las aplicaciones que integran las
versiones
3.1 y 3.1 de Windows, utilizable para documentos
relativamente cortos, tales como cartas
comerciales; aunque con suficientes posibilidades de
variar diversos elementos como los tipos de letras,
y otros.
El Notebook y el WordPad son tambin
aplicaciones
adecuadas para el procesado de textos, en un
formato de codificacin de texto genrico, bastante
simplificadas
especialmente el Notebook, ya que el WordPad es
una versin del Write contenida en Windows 95 y
98 que sin embargo pueden utilizarse para
operaciones sencillas de edicin.
Notebook se caracteriza por tener una limitada
capaci-
dad en cuanto al tamao de los documentos que
admite; y como el Write y el WordPad, no habilitan
la apertura simultnea de varios documentos.
Open Office Writer. Procesador de textos que se
incluye
en el paquete de software ofimtico OpenOffice.org,
desarrollado bajo licencia GNU o software libre. Es
gratuito, y existen versiones para distintos sistemas
operativos.
Componentes comunes en los

distintos procesadores de texto
Veamos ahora algunas de las funciones tpicas que
Pgina 246
Barra de ttulo. Aparece el ttulo del programa y del Borrado de datos: en un procesador es posible
archivo en el que se est trabajando. borrar tanto un carcter, como una palabra, una
Barra de mens. Aparecen las opciones del men frase, un p- rrafo o el documento entero. Para ello
princi- primero debemos siempre seleccionar antes el
pal, que dan acceso a todas las funciones del texto que queremos borrar.
programa.
Barra de herramientas. Compuesta por iconos que - Existen dos teclas principales de borrado:
dan acceso a las funciones ms utilizadas del Backspace o retroceso: elimina el texto que
programa. Pueden aparecer varias barras de se encuentra a la izquierda del cursor.
herramientas a la vez. Suprimir: elimina el texto que se encuentra a la
rea de edicin. Apartado donde se escriben los derecha del cursor.
docu- - Mover datos: consiste en trasladar texto de un
mentos. lugar a otro. Se realiza con la funcin cortar (Ctrl +
Barra de estado. Aparece en la parte inferior de la X), lle- vando ese texto al portapapeles, para
pantalla. En ella aparece informacin diversa sobre posteriormente hacer uso de la funcin pegar (Ctrl
el documento, nmero de pginas, punto del + V), colocando el texto all donde el cursor
documento en el que se encuentra el cursor, etc. estuviera situado.
- Copiar datos: duplica texto de un lugar a otro. Se rea-
Adems podemos encontrarnos con unas barras liza con la funcin copiar (Ctrl + C) y posteriormente
de desplazamiento que se encuentran en los lados haciendo uso de la funcin pegar (Ctrl + V).
derecho e inferior de la ventana del documento. Se - Deshacer: invierte el ltimo comando o elimina la lti-
utilizan para desplazarse a otra parte del documento ma entrada que se haya escrito (Ctrl + Z). Se
(arriba o abajo, o de izquierda a derecha). pueden eliminar varias acciones al mismo tiempo.
B. Funciones de edicin bsica Funciones de letra: son funciones que se aplican a

la letra de forma aislada (se puede aplicar a una letra,
Introduccin de datos: se puede introducir una palabra o un prrafo).
informacin en cualquier parte del documento. Existen - Tipo de letra, Fuente o Font: representa el tipo de
dos modos de introduccin de datos: le-
- Escribir: se va introduciendo texto, desplazando tra que vamos a usar para escribir el texto; por
el ejemplo, Times New Roman, Arial, etc.
texto que ya haba escrito hacia la derecha.
- Sobrescribir: el texto nuevo que se va
introduciendo va sustituyendo al texto antiguo.
Barra de Barra de Barra de

menus formato herramientas
Regla
s
Barra de
ttulo
Barra
Horizontal Barra de
estado
Figura 13.9. La pantalla de los procesadores
Pgina 248
- Cuerpo de letra: se refiere al tamao de la letra. - Mrgenes del documento: suelen ser cuatro, uno
por
Ge- neralmente se mide en puntos. Ejemplo: 12 cada borde del papel, y sera la distancia desde
puntos. (1 punto equivale a 1/72 pulgadas). dicho borde hasta el comienzo del texto; aunque
- Estilo de fuente: aspecto visual que va a tener
la se ha aa- dido uno ms, que es el margen de
fuente. Aqu entran conceptos tales como negrita, encuadernacin (gutter) que se pone en el
cursiva y subrayado. margen izquierdo.
- Sangra: distancia que existe entre el texto y el
- Cabe resear en este apartado las diferentes mar-
tcnicas de generacin de caracteres: gen. Suele haber tres tipos de
Mapa de bits: el tipo de letra es una matriz de sangra:
pun- Izquierda: el texto se desplaza hacia la
tos o pxeles. Al aumentar el tamao de los derecha.
Derecha: el texto se desplaza hacia la
caracteres, estos puntos se hacen ms izquierda.
evidentes y las letras aparecen recortadas. Especial: puede ser de dos tipos: sangra de
Vectorial y True Type: el tamao de la letra primera lnea (la primera lnea guarda una
se
mayor distancia con respecto al margen
ajusta internamente por un sistema de
que el resto del texto) o sangra francesa
vectores. Conserva siempre la misma resolucin
(todo el texto est
que sopor- ten la pantalla e impresora. Se le
suelen tambin llamar fuentes escalables.
Tipo de impresora: la impresora normalmente
tra-
baja con los tipos que le envan las
aplicaciones, pero tambin dispone de unos
tipos propios. Con estos tipos de letra se acelera
mucho la impresin.
Por ltimo, resaltar que las aplicaciones MSDOS

utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII, que
consta de 256 caracteres y que no contiene ni
maysculas acentuadas ni otros caracteres
necesarios para otros idiomas. En cambio, Windows
utiliza el juego de caracteres de la tabla ANSI, la cual
s que posibilita estas opciones.
Cuando se cargan ficheros de texto creados con

aplicaciones DOS, hay que realizar la oportuna
transformacin de ASCII a ANSI, para evitar que en el
texto aparezcan caracteres extraos.
Funciones de formato: son aplicadas al texto para

cambiar la apariencia en conjunto, no slo a los
caracteres, sino principalmente a los prrafos y al
documento entero. Las principales funciones son:
- Interlineado: distancia que separa las distintas
lneas
de texto. Las opciones ms habituales son sencillo,
espacio y medio y por ltimo doble.
ms distanciado del margen, excepto la primera

lnea).
- Alineacin o justificacin: posicin que tiene el texto

con respecto a un eje imaginario. Existen cuatro tipos
que se exponen seguidamente: Figura 13.10. Tamao y orientacin del
Alineacin izquierda: texto alineado a la izquierda. papel
Alineacin derecha: texto alineado a la derecha.
Alineacin centrada: texto alineado al centro, ajus-
tado a un eje imaginario supuestamente fijado en
el centro.
Alineacin completa o justificada: el texto est
alineado con dos ejes imaginarios, supuestamen-
te fijados a cada lado del texto.
Tabulaciones: desplazan lneas individuales de tex-
to para que comiencen en un determinado punto
de un rengln. Existen cinco tipos de tabuladores:
izquierdo, centrado, derecho, decimal y de barra.
- Columnas. Forma de distribuir la informacin esta-

bleciendo una serie de marcas que van a servir de
tope. Existen dos tipos:
Columnas tabulares: se introducen datos de iz-
quierda a derecha.
Columnas periodsticas: se introducen datos de
arriba abajo. Cuando se termina la columna, se
comienza la siguiente.
- Tablas: forma de encasillar informacin en una serie

de celdas, donde no hay un orden preestablecido a la
hora de escribir datos.
- Numeracin de lneas y pginas.
- Tamao de papel: el usuario puede indicar diferentes
tamaos de medidas, ya sean estndar o personali-
zadas. Por defecto se muestra el A4.
- Orientacin: muestra la posicin de la hoja a la hora
de ser imprimida. Puede ser de dos tipos:
Vertical.
Horizontal o apaisada.
Pgina 250
- Encabezado y pie de pgina: en principio son Las distintas tcnicas para definir las relaciones entre
elementos fijos en todas las pginas, aunque se datos han dado lugar a los distintos tipos de bases de datos:
pueden configurar. Su finalidad es expresar un Bases de datos jerrquica: maneja estructuras en rbol.
determinado texto en todas las pginas, como por Las relaciones son del tipo uno a muchos. Esta
ejemplo el ttulo de un libro y su autor en el estructura se almacena usando punteros como enlace
encabezado, y el nmero de pgina en el pie. entre los distintos registros.
Bases de datos en red: no existe lmite ni en el tipo ni
en los registros que pueden intervenir en las distintas
13.2.5. Bases de
datos
Una base de datos se define como un fichero en el

cual se almacena informacin (conjunto de datos
homogneo) en campos o delimitadores, teniendo
acceso a ella posteriormente tanto de forma separada
como de forma conjunta. Se utiliza para recoger grandes
cantidades de informacin.
Normalmente el nmero de campos (columnas) que

se pueden tener en una base de datos vara segn las
nece- sidades, de forma que despus se pueda explotar
la informacin de forma ordenada y separada, aunque
el resto de la informacin sigue almacenada y guardada
en la base de datos.
Al conjunto de informacin contenida en la base

de datos y programas de aplicacin para su creacin,
modifi- cacin, actualizacin, recuperacin y
realizacin de informes escritos se denomina
sistema de gestin de base de datos (SGBD) o DBMS
(de Database Management System).
Figura 13.11. Sistema Gestor de Base de Datos

(DBMS)
relaciones que se pueden usar. Permite usar datos gir en torno a las bases de datos orientadas a
conexiones muchos a muchos. objetos. Las cuales han tenido bastante xito a la hora de
Base de datos relacional: estn formadas por tablas gestionar datos complejos en los campos donde las
o bases de datos relacionales no han podido desarrollarse
estructuras bidimensionales que incluyen una de forma eficiente. As se desarrollaron herramientas
sucesin de registros del mismo tipo. como Access del paquete de Microsoft Office que
marcan el inicio de las bases de datos orientadas a
Desarrollo de las bases de datos objetos.
En la dcada de los aos 60, y con la aparicin de En la actualidad, las tres grandes compaas que
los discos, se empezaron a crear las primeras bases domi- nan el mercado de las bases de datos son IBM,
de datos que eran de tipo jerrquico y de red. Microsoft y Oracle. Por su parte, en el campo de internet,
la compaa que genera gran cantidad de informacin es
En la dcada de los aos 70, Edgar Frank Codd en
Google.
su ar- tculo "Un modelo relacional de datos para
grandes bancos de datos compartidos" defini el modelo
relacional y public una serie de reglas para la
evaluacin de administradores de sistemas de datos
relacionales. As nacieron las bases de datos
relacionales.
A partir de los aportes de Codd, el multimillonario

Larry Ellison desarroll la base de datos Oracle, el cual
es un sistema de administracin de base de datos,
que se destaca por sus transacciones, estabilidad,
escalabilidad y multipla- taforma.
Las bases de datos relacionales con su sistema de

tablas, filas y columnas, pudieron competir con las
bases de datos jerrquicas y de red, ya que su nivel de
programacin era bajo y su uso muy sencillo.
Posteriormente, en la poca de los ochenta tambin

se desarrollar el SQL (Structured Query Language) o,
lo que es lo mismo, un lenguaje de consultas o
lenguaje declara- tivo de acceso a bases de datos
relacionales que permite efectuar consultas con el fin de
recuperar informacin de in- ters de una base de datos
y hacer cambios sobre la misma de forma sencilla,
adems de analizar grandes cantidades de informacin
y permitir especificar diversos tipos de operaciones
frente a la misma informacin, a diferencia de las bases
de datos de los aos ochenta que se disearon para
aplicaciones de procesamiento de transacciones.
En la dcada de los 90, la investigacin en bases de
Pgina 252
Existe una gran variedad de software que permiten crear columnas y filas respectivamente.
y manejar bases de datos con gran facilidad: Microsoft Consultas: la informacin de las tablas se tratan me-
diante consultas, que son filtros que empleando un de-
Access (en todas sus versiones), Lotus Approach,
terminado criterio seleccionan la informacin de una ta-
Paradox, Oracle.
bla para ser tratada.
Formulario: es una ventana que permite mostrar y editar
Componentes comunes en las bases de datos
la informacin por medio de diferentes controles (boto-
Las principales caractersticas que tienen las bases nes, cuadros de texto, etiquetas, etc.). Los formularios
de datos son las siguientes: en s no almacenan la informacin, slo permiten acce-
Independencia de los datos. Los datos no dependen der a los datos que estn guardados en una tabla.
del Informes: se crean para ofrecer una presentacin perso-
programa, y por tanto cualquier aplicacin puede nalizada de una determinada informacin. Los informes
hacer uso de los datos. permiten controlar el resumen de la informacin, agru-
Disminucin de la redundancia. Llamamos par los datos y ordenarlos de la forma deseada.
redundan- Programacin/macros: los programas de gestin de
cia a la existencia de duplicacin de los datos, al base de datos ofrecen algn tipo de programacin para
reducir sta al mximo conseguimos un mayor usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de ma-
aprovechamiento del espacio y adems evitamos que
existan inconsistencias entre los datos. Las
inconsistencias se dan cuando nos encontramos con
datos contradictorios.
Seguridad: Posibilidad de controlar el acceso a la
infor-
macin, impidiendo su uso a personas no
autorizadas.
Acceso mltiple: Es posible que varios usuarios
puedan utilizar la informacin almacenada en una
misma base de datos.
Proteccin contra errores: Existen mecanismos de
re-
cuperacin en caso de fallos del ordenador o del
propio usuario.
Se visualizan normalmente como una tabla de una
hoja
de clculo, en la que los registros son las filas y las
columnas son los campos.
Permiten realizar un listado de la base de datos.
Permiten la programacin a usuarios avanzados.
Dentro de las bases de datos se distinguen diversos

tipos de objetos, entre ellos cabe destacar los
siguientes:
Tablas: son el objeto ms importante de una base de
da-
tos, ya que se utilizan para organizar y presentar la
informacin. En realidad, una tabla sera una base
de datos simple, ya que siempre contiene un
conjunto de datos organizados. Cada tabla se
compone de campos y registros, organizados en
cros, bien a travs de un lenguaje de programacin otros programas.

que contenga instrucciones especficas para el
tratamiento de informacin estructurada.
13.3.1. Los diferentes tipos de paquetes
integrados
La suite o paquete ms conocido es Microsoft

Office. Esta suite integra todas las aplicaciones descritas
de la empresa Microsoft:
Figura 13.12. Ejemplo de base de datos
Por ltimo hablamos de la indexacin que es una

forma de organizar los datos dentro de una base de
datos, de forma que a la hora de buscar, consultar
y manejar los datos en general, se hace ms fcil su
manejo. Sera como un ndice dentro de un libro
para poder encontrar una informacin determinada.
13.3. PAQUETES
INTEGRADOS
Los paquetes informticos integrados o suite

ofimtica son un conjunto de programas que se
renen en un solo paquete y que proporcionan todos
los servicios ofimticos que se han descrito en el
apartado anterior. Este formato es muy til, ya que
permite distribuir un conjunto de aplicaciones
ofimticas como procesador de textos, hoja de clculo,
base de datos, software de presentaciones y otras
aplicaciones ms pequeas del mismo, integrndose
todas ellas perfectamente para poder realizar todas las
tareas que son necesarias llevar a cabo en una oficina.
Una caracterstica fundamental que ha de cumplir

cualquier aplicacin ofimtica es su portabilidad, es
decir, la posibilidad de trasladar informacin hacia
Pgina 254
Procesador de textos Word. sitivas o empleando transparencias con un
Hoja de clculo Excel. retroproyector. Actualmente, estos medios han sido
Base de datos Access.
Software de presentaciones PowerPoint. sustituidos por un ordenador conectado a un proyector
Agenda y gestor de correo electrnico multimedia que muestra a mayor tamao el contenido de
Outlook. la presentacin que aparece en la pantalla del
ordenador.
Otras suites ofimticas conocidas son:
- Corel Wordperfect Office Suite.
- IBM Lotus Smartsuite.
- OpenOffice.org.
PROGRAMAS GRFICOS
13.4. Y DE AUTOEDICIN
13.4.1. Programas grficos y de presentaciones
Un gestor de grficos y presentaciones crea y

Las presentaciones se emplean en campos muy diver-
manipula imgenes y exposiciones informatizadas.
sos (exposicin de trabajos, exposiciones comerciales,
Los gestores grficos permiten una representacin cam- paas publicitarias, etc.), pero siempre con el mismo
grfica de datos cuantitativos de operaciones prop- sito, exponer algo a los dems.
realizadas en la oficina. Estos grficos hacen que los
Antes de la aparicin de este tipo de programas, las pre-
datos se vean ms interesantes y atractivos, y que sean
sentaciones se realizaban utilizando proyectores de diapo-
ms fciles de leer y evaluar. Tambin pueden servir de
ayuda en el anlisis y la comparacin de datos.
Despus de crear un grfico, stos pueden ser

mejora- dos y hacer hincapi en cierta informacin,
agregando elementos para grficos, como rtulos de
datos, una leyenda, ttulos, lneas de tendencia, lneas de
divisin, etc.
Normalmente, estas aplicaciones muestran la

posibilidad de comunicarse con otras (hojas de clculo,
bases de datos, etc.) de donde se pueden obtener los
datos cuya representacin grfica se desea, e incluso
en muchos casos aparecen integrados con dichas
aplicaciones.
Las aplicaciones de presentacin generan una

secuencia de diapositivas, notas para el ponente y la
proyeccin del documento en la pantalla de un
ordenador a modo de pelcula. Cada diapositiva puede
estar formada por diferentes tipos de objetos: textos
grficos, imgenes, vdeos, sonidos, etc.
Figura 13.13. Ejemplo de programa de

presentaciones
Entre las funcionalidades bsicas que tienen estas

aplicaciones estn las siguientes:
Los paquetes grficos incluyen filtros para importacin/
exportacin de datos, grficos, textos
Permiten insercin de imgenes grficas, diagramas
de barras y tablas.
Permite el dibujo a mano alzada.
Permiten todas las caractersticas incluidas en la
barra de herramientas dibujo (seleccionar y agrupar,
rotar/gi- rar, dimensionar, posicionar en primer o
segundo plano).
Se pueden manipular textos.
Permiten efectos de transicin entre las
diapositivas, con el fin de conseguir una sensacin de
profesionalidad en la presentacin.
Existen fondos de pgina predeterminados.
Asimismo, todos estos programas incluyen una
amplia librera de grficos.
Los principales programas que han aparecido en

el mercado son los siguientes:
Harvard Graphics: fue el primer programa que sali
para
presentaciones grficas.
Powerpoint: es el principal programa de
presentaciones del mercado.
Picture it: programa de Microsoft que permite editar,
re-
tocar y archivar las fotos digitales de forma sencilla.
Corel Draw Graphics Suite: paquete diseado para
el entorno grfico de Windows. Posee varios
programas tales como: CorelDraw, CorelChart,
CorelPhotopaint, Corel- Show y CorelMove.
Pgina 256
Micrograph Designer: programa de ilustracin catlogo a color o un folleto informativo con alto contenido
para Windows. grfico.
Graphic Works: paquete grfico que incluye: Draw,
Phto- Las soluciones ms profesionales para estos
magic, Orgchart, Winchart y propsitos son los programas de DTP (de Desktop
Slideshow. publishing o Autoedi- cin). Estos programas tienen
Lotus Freelance: programa para disear grficos y funciones mucho ms avan- zadas para el diseo de las
presentar informaciones. Est incluido dentro del pginas, el manejo de bloques de texto, control
paquete Lotus SmartSuite Office. tipogrfico, gestin del color y colocacin de imgenes.
Adobe Photoshop: aplicacin informtica en forma
de
La forma en que los programas DTP manejan el texto
taller de pintura y fotografa que trabaja sobre un
es bastante diferente, y mucho ms flexible que en un
lienzo y que est destinado para la edicin, retoque
procesador. Los textos y grficos se pegan como si fueran
fotogrfico y pintura a base de imgenes de mapa de
recortes que se pueden mover libremente por la pgina, o
bits.
Adobe Ilustrator: permite crear grficos vectoriales de una pgina a otra; reservarse al lado de la pgina, sobre
dis- la mesa de trabajo. El texto que no cabe en un bloque,
tintivos para cualquier fluye hacia otro bloque, que se indica con el programa.
proyecto. Esto permite composiciones complejas y creativas de texto
e imagen, como las que tenemos en las revistas o
catlogos; por otra parte, tambin puede automatizarse el
13.4.2. Programas de flujo de texto para crear distribuciones ms regulares y
autoedicin simples (como en el texto de un informe o un libro).
Algunos conceptos de los ms comunes utilizados en los

Un procesador est pensado para documentos de
paquetes de autoedicin son:
oficina o correspondencia, informes, apuntes, etc.,
pero no para un uso intensivo de imagen o tratamientos
especiales del texto. Por ejemplo, podramos escribir
fcilmente una novela o un libro de poesa tal como se
imprimira, pero difcilmente seramos capaces de
maquetar una revista, un
Figura 13.14. Programa de autoedicin
Pgina 258
Portada: primera pgina de una publicacin. 2. Si est creado el acceso directo en el Escritorio,
Historia o cuento: coleccin de textos reconocidos hacer doble clic sobre dicho icono.
como una unidad conexa. 3. Si est el icono incluido en la barra de Inicio rpido,
Sumarios: se utilizan para resumir las ideas generales hacer clic sobre l.
de
4. Clic en el botn derecho Nuevo Documento
una pgina y romper as la linealidad de la
misma. de Word.
Esquematizador: es una herramienta que sirve de
ndice con el fin de guiar una publicacin.
Los programas de autoedicin ms utilizados

son:
Adobe InDesign/Adobe Pagemaker: ste ltimo
lleg hasta la versin 6.5, pero ha sido sustituido por
InDesign como herramienta de maquetacin muy bien
integrada con programas de grficos del mismo
fabricante, y con una interfaz semejante.
QuarkXpress es estrictamente una herramienta
profe-
sional, la que suelen utilizar en las imprentas. Segn
parece, el programa no sirve ms que para
publicaciones impresas y tiene escaso o nulo soporte
para edicin de html o para la pantalla.
Corel Ventura es un viejo programa que despus
de
muchas vicisitudes fue adquirido por Corel.
Algunas versiones de CorelDraw (como la versin
5 de hace unos aos) incluan Ventura, pero ahora
se vende por separado.
HERRAMIENTAS OFIMTICAS DE
13.5.
USO COMN EN LA
GENERALITAT VALENCIANA Figura 13.15. Cmo iniciar Word
Para proceder a dicha instalacin se utilizarn los dis-

13.5.1. Microsoft Word
cos originales proporcionados por el fabricante. Se deben
seleccionar las opciones a instalar e introducir el cdigo de
licencia para autentificar nuestra copia de Microsoft Word.
Microsoft Word es el procesador de textos que viene
integrado en el conjunto de aplicaciones MS-Office de Una vez instalada la aplicacin, para empezar a utilizar-
Micro- soft. Es un programa informtico que permite crear la el primer paso ser ejecutarla. Para ello existen varias
diferentes tipos de documentos como cartas, informes, maneras:
exmenes, artculos de revistas, apuntes, libros, etc. 1. Clic sobre Inicio Programas Microsoft Word.
Para utilizar cualquier aplicacin ofimtica, en primer

lugar es necesario que sta se encuentre instalada en
nuestro ordenador.
Una vez ejecutada la aplicacin aparecer la

pantalla principal, sobre la que sitan todos los
elementos necesarios para trabajar con Word.
Aunque ya vimos las caractersticas de la pantalla

cuando hablamos de los procesadores de texto en
general, vol- vemos a repasar todos y cada uno de los
elementos que nos podemos encontrar al abrir el
programa.
Barra de ttulo
Indica el icono de la aplicacin, el nombre del

programa y del documento que estamos utilizando y los
botones Mini- mizar, Restaurar/Maximizar, Cerrar.
- Minimizar. Oculta la aplicacin mostrando un
icono
en la barra de tareas de Windows. Para volver a
la aplicacin slo ser necesario hacer clic sobre
dicho icono.
- Maximizar. La ventana pasa a ocupar la
pantalla
complet
a.
- Restaurar. Cuando la ventana est maximizada,
este botn devuelve el tamao al estado que
tena anteriormente.
- Cerrar. Cierra la aplicacin.
Pgina 260
Barra de mens diferentes configuraciones de formato tales como negrita,
cursiva, subrayado, alineacin, color, etc.).
Muestra los mens que podemos utilizar para trabajar
con el procesador de textos. Para desplegar el men, Regla
situaremos el ratn sobre la opcin deseada y haremos
clic con el botn izquierdo o primario, inmediatamente Ofrece informacin sobre el ancho y el largo del
observaremos como el men se despliega mostrando documento y adems permiten configurar parmetros
todas sus opciones. como el margen del documento, la sangra, las
tabulaciones, etc.
Barra de herramientas
Barras de desplazamiento
Presenta un conjunto de botones que permiten trabajar
con el procesador de textos de una forma ms rpida Se utilizan para desplazarse por el documento sobre
que con los mens. Para utilizar cualquiera de las el que estamos trabajando.
opciones disponibles situaremos el puntero del ratn
sobre el botn que deseamos accionar y haremos clic rea de trabajo o edicin
con el botn izquierdo del ratn, e inmediatamente la
Es el lugar donde escribimos el texto de los
accin se llevar a cabo.
documentos que vamos a crear con el procesador de
Para visualizar las barras de herramientas, textos.
seleccionamos la opcin del men Ver Barra de
Barra de estado
herramientas. Si el nombre de la barra est marcado,
entonces ya esta visible en la ventana de Word, si no, Ofrece informacin sobre el documento en el que
basta con hacer clic sobre la barra que necesitemos. Las estamos trabajando, por ejemplo, el nmero de
barras ms utilizadas son la Es- tndar (da acceso a pgina, la seccin, el nmero total de pginas, la
funciones como guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar) distancia desde la
y la de Formato (que permite seleccionar
BARRA DE TTULO BARRA DE MEN BARRA DE HERRAMIENTAS
REGLAS
PANEL DE TAREAS
AREA
DE
TRABA
JO
BARRA DE
DESPLAZAMIENTO
BARRA DE ESTADO
Figura 13.16. La ventana de Word
Pgina 262
Figura 13.17. Ejemplo de barra de herramientas
parte superior de la pgina, la lnea, la columna y si se Debemos fijarnos si est activada la opcin sobrescri-
encuentran activas algunas funciones especiales como bir, ya que, si est activada, el nuevo texto que escribamos
la de sobrescribir. reemplazar al anterior. Esta opcin se activa y desactiva
con la tecla Insert o haciendo doble clic sobre el botn SOB
El desplazamiento por la ventana de Word que aparece en la barra de estado. Cuando SOB aparece
en negro, indica que est activado, y si est en gris indica
Cuando escribimos un texto sobre el rea de que est desactivado.
edicin, aparece una pequea lnea vertical que
parpadea: es el punto de insercin. El punto de
insercin indica el lugar donde se va a escribir el texto
que tecleamos. Al escribir un texto, el punto de
insercin se va desplazando hacia la derecha.
Cuando llega al final de una lnea, pasa

automticamente a la siguiente lnea, y as
sucesivamente. Solo cuando queramos cambiar de lnea
de forma manual, deberemos utilizar la tecla Enter.
Para movernos por el texto podremos utilizar el

teclado de la manera siguiente:
Utilizaremos los cursores.
Tecla Inicio. Nos lleva al principio de la lnea en la
que estamos.
Tecla Fin. Al pulsarla nos traslada al final de la lnea en
la
que nos encontramos.
Tecla AvPg. Permite pasar a la ventana siguiente
cuando tenemos mucho texto escrito. No se
corresponde exactamente con un avance de
pgina de un documento.
Tecla RePg. Permite pasar a la ventana anterior.
Tambin podemos utilizar el ratn, ya que al hacer
clic sobre el texto el puntero de insercin se colocar
en el sitio elegido.
Para rectificar un texto se pueden utilizar las

siguientes teclas:
Supr. Borra el carcter que aparece a la derecha del
pun-
to de insercin.
Retroceso o Backspace. Elimina el carcter que se
encuentra a la izquierda del punto de insercin.
Crear, abrir, guardar y salir de documentos de Word tres opciones:
Para crear un documento nuevo tenemos estas dos Hacer clic sobre el botn de la barra de
opciones: herramientas.
Hacer clic sobre el botn de la barra de

herramientas.
Ir al men: Archivo Nuevo En cuyo caso aparece
un
cuadro de dilogo en el que debemos seleccionar
Docu- mento en blanco y hacer clic en Aceptar.
Para abrir un documento ya existente tenemos

estas otras tres opciones:
Hacer clic sobre el botn de la barra de
herramientas.
Ir al men: Archivo Abrir En la lista
desplegable Buscar En, localizamos la carpeta en la
que se encuentra el documento y seleccionamos el
nombre del archivo que queramos abrir. A
continuacin hacemos clic sobre el botn Abrir y el
contenido del documento aparecer en el rea de
edicin.
Combinacin de teclas Ctrl + A.
Figura 13.18. Abrir un documento en Word
Word permite tener abiertos varios documentos de

forma simultnea. Para cambiar de uno a otro
tenemos que entrar en el men Ventana y hacer clic
sobre el nombre del documento que se desea cambiar.
Para guardar un documento tenemos estas otras

Pgina 264
Ir al men: Archivo Guardar. Si es la primera vez
que guardamos un documento, y ste no tiene
nombre, aparece el cuadro de dilogo Guardar
Vista Vista Esquema
como Si queremos guardar dicho documento con
Normal
un nombre diferente al que tiene, deberemos elegir
la opcin: Archivo Guar-
dar
como Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la
Combinacin de teclas Ctrl + G. aplicacin. Realiza la misma accin que en el apartado
En este caso se nos mostrar un cuadro de dilogo en anterior.
el que debemos seleccionar:
- El nombre que asignaremos al La visualizacin de documentos en Word
archivo.
- La unidad y la carpeta en la que lo queremos Los documentos de Word pueden desplegarse de dife-
guardar. rentes formas en la ventana de aplicacin. Para ver todas
las posibilidades nos posicionaremos en el men Ver y
Este cuadro de dilogo se sita en la carpeta Mis elegiremos entre ellas o pulsaremos sobre el botn
Do- cumentos por defecto, dado que lo habitual es correspondiente en la barra de herramientas Vistas:
almacenar los documentos en dicha carpeta; pero
nosotros podemos seleccionar cualquier otro lugar donde
almacenarlo.
La extensin que asigna Word a los documentos es

.doc de manera que cuando encontremos un archivo con
esa extensin sabremos que est elaborado con Word.
En cambio para las plantillas la extensin es .dot
Las siguientes veces que guardemos este archivo ya

tendr asignado el nombre, por lo tanto al guardar se
reemplazar el anterior sin preguntarnos nada.
Para cerrar un documento tenemos estas otras tres

opciones:
Opcin men Archivo Cerrar. Se cierra el
documento
que tenemos activo. Si no se han guardado las
ltimas modificaciones realizadas en el documento, el
programa pregunta si deseamos guardar los cambios.
Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana

del documento. Realiza la misma accin que en el
apartado anterior.
Opcin men Archivo Salir. Para salir del
proce-
sador. En el caso de que no se hayan guardado
las ltimas modificaciones realizadas sobre el/los
documentos que tengamos abiertos, el programa
nos ir preguntando si deseamos guardar los
cambios reali- zados.
Vista Diseo Web Vista operacin que hemos realizado; por ejemplo, si
borramos una parte del texto por error, podemos
Diseo
utilizar la funcin deshacer para recuperar el texto
de perdido.
impresi
Para utilizar la funcin deshacer podemos hacerlo
n
de tres maneras:
Men Edicin Deshacer
Figura 13.19. Barra de herramientas. Vistas
Hacer clic en el botn de la barra de
Modo Vista Normal. Muestra los formatos de la herramientas estndar.
Utilizando la combinacin de teclas Ctrl + Z.
fuente y prrafo del documento. Permite ver los
saltos de p- gina. En cambio no muestra cmo
queda la pgina im- presa, ni tampoco los
encabezados ni pies de pgina. Tampoco se
muestran las figuras creadas con la barra de
herramientas Dibujo, ni los mrgenes o bordes de
columna.
Modo Vista Esquema. Permite ver la estructura del
do-
cumento: se muestra el contenido del archivo y es
posible organizarlo por niveles.
Modo Vista Diseo Impresin. Permite ver los
documen-
tos con grficos u objetos, encabezados y pies de
pgina, notas a pie y al final, mrgenes y bordes de
columnas. Con este comando se ver el documento
tal y como aparecer impreso.
Modo Vista Diseo Web. Permite visualizar
documentos
tal y como aparecern en la venta de un explorador
de Internet.
Opciones del men Edicin
Word permite realizar gran cantidad de operaciones

con texto de un documento, por ejemplo buscar
palabras, reemplazar, cortar, copiar y pegar un texto
de un sitio a otro o borrar un texto. Pero para ello lo
primero que tenemos que hacer es seleccionarlo.
Veamos ahora las diferentes formas de poder

seleccionar un texto:
A. Deshacer
Esta funcin se utiliza para deshacer la ltima
Pgina 266
Si utilizamos el botn de la barra de herramientas, Men Edicin Rehacer.
des- har la ltima operacin; si deseamos deshacer Hacer clic en el botn de la barra de
herramientas estndar.
varias operaciones, haremos clic sobre la flecha del
Utilizando la combinacin de teclas Ctrl + Y.
botn y se desplegar el listado de operaciones que
podemos deshacer. C. Cortar, copiar y pegar
En todos los sistemas Windows y en el resto de

sistemas se ha introducido el sistema OLE (Object
Linking and Em- bedding), que sirve para la vinculacin e
incrustacin de objetos, permitiendo intercambiar
informacin entre partes de un documento. Este sistema
se basa en la existencia de un elemento denominado
portapapeles, que es el encargado de almacenar la
Figura 13.20. Opcin Deshacer informacin en los proceso de intercambio.
B. Rehacer Text
o
Posee la utilidad opuesta a la anterior, es decir, Cor
selecc
cuando hacemos clic se rehace la ltima accin tar Pegar Destino
ionad Porta
deshecha. Por supuesto, es necesario haber deshecho o papel
algo anteriormente para poder utilizar esta funcin. Co es
pia
r
Text
o
selecc
ionad
o
Para utilizar la funcin deshacer podemos hacerlo Figura 13.22. Funcionamiento del portapapeles
de tres maneras:
SELECCIN MTODO IMAGEN

Seleccionar una palabra Doble clic sobre la palabra
Seleccionar un texto Clic y arrastre con el ratn
Seleccionar una lnea Clic en el margen izquierdo del documento

a la altura de la lnea que vamos a
seleccionar
Seleccionar una frase Pulsar la tecla Ctrl y, mantenindola
pulsada, hacemos clic en cualquier
parte de la frase
Seleccionar un prrafo Doble clic en el margen izquierdo del
documento o triple clic en cualquier
parte del prrafo
Situar el punto de insercin al comienzo

del texto a seleccionar. Pulsar la tecla
Seleccionar con el
teclado Mayscula
y mantenindola pulsada nos
desplazamos con los cursores a
izquierda,
Hacer derecha,
triple clic conarriba o abajo
el ratn en el
Seleccionar todo el margen izquierdo del documento,
documento o en el men
( GLFLy Q 6 HOHFFLRQDUWRGR R F RQ FLy Q
OD F RP ELQD
Figura 13.21. Opciones de seleccin de texto
de teclas Ctrl + E
Pgina 268
El funcionamiento bsico consiste en seleccionar Su funcionamiento se basa en una estructura
una parte de un documento, cortarlo o copiarlo con lo llamada LIFO (Last Input, First Ouput), que quiere
que lo desplazamos al portapapeles, situarnos en otro decir que el l- timo que entra es el primero en salir,
lugar y pegarlo para introducir el contenido del de tal manera que el ltimo recorte es el que se inserta
portapapeles. al ejecutar la accin de pegar.
Cortar. Se utiliza para mover la seleccin al
portapape- Para acceder a este portapapeles: Men Edicin
les, de manera que la seleccin se borra del Por- tapapeles de Office.
documento trasladndose a dicho elemento.
Copiar. Crea una copia de la seleccin en el E. Buscar
portapape-
les, mantiene el bloque seleccionado en su lugar Permite recorrer todo el documento en busca del
original y adems crea la copia. texto especificado en el cuadro de texto. Para acceder a la
Pegar. Inserta el contenido del portapapeles en la opcin buscar, tenemos dos opciones:
posi-
Men Edicin Buscar.
cin en la que nos encontremos con el cursor. Combinacin de teclas Ctrl + B.
Para cortar, copiar y pegar, podemos usar F. Reemplazar

diferentes procedimientos:
Utilizando el men Edicin y eligiendo una de las Se utiliza para buscar un texto en un documento y
op-
re- emplazarlo por otro. Para acceder a la opcin
ciones.
Utilizando la barra de herramientas estndar. Reemplazar, tenemos dos opciones:
Utilizando las combinaciones de teclas: (Ctrl +X, Ctrl Men Edicin Reemplazar.
Combinacin de teclas Ctrl + L.
+ C, Ctrl + V).
Cortar
Copiar
Cortar
Ctrl+X
Ctrl+C
Ctrl+V
Figura 13.23. Men Edicin y barra de herramientas

(Cortar, Copiar y Pegar)
D. Portapapeles de Office Figura 13.25. Buscar y Reemplazar
El portapapeles de Office es una mejora con G. Ir a...

respecto al portapapeles de Windows. En este caso,
cada vez que ejecutamos la accin de copiar o cortar, Permite ir a una parte determinada del documento, un
el portapapeles de Office conserva el contenido, nmero de pgina, un salto de seccin, etc. Para acceder
creando un listado de elementos que se han enviado a la opcin Ir a, tenemos dos opciones:
al portapapeles, de manera que podemos Men Edicin Ir a
Combinacin de teclas Ctrl + I.
seleccionar cualquiera de ellos para pegarlo.
Portap apeles Windows
F
Portap o
apele r
s m
Oc a
e t
o
F
u
e
n
t
e
El formato de la fuente se refiere a todas las caractersticas que podemos asignar a una fuente o tipo de
letra. ste se puede modificarRecorte_4
antes de escribir el texto o cuando ya est escrito.
Recorte_3
Recorte Recorte_2 En el primer caso seleccionamos el formato que
Recorte_1 queremos, y despus comenzamos a escribir el texto
que llevar el formato definido, mientras que en el
segundo caso seleccionamos primero el texto y despus
Figura 13.24. Funcionamiento del portapapeles de
le asignamos el formato.
Office
Pgina 270
Para acceder a todas las opciones relacionadas con do, superndice, subndice, sombra, contorno,
la fuente del texto, debemos ir al men Formato relieve, grabado, versales, maysculas, oculto.
Fuente.
Figura 13.27. Ejemplos de efectos
Algunas de las opciones descritas en esta ficha se

Figura 13.26. Formato Fuente encuentran disponibles dentro de la barra de
herramientas Formato, as como mediante la combinacin
Existen tres secciones que aparecen en el cuadro de teclas.
de dilogo:
Fuente.
Espacio entre caracteres.
Efectos de texto.
Tipo de letra Tamao Negrita Cursiva Subrayado

Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+S
Veamos con detalle la primera de las opciones. N K
Dentro de la ficha Fuente encontramos las siguientes
opciones:
Fuente: permite seleccionar el tipo de letra de entre Estilo de subrayado: permite seleccionar diferentes
los disponibles. Estas letras se encuentran en una tipos de subrayados (solo palabras, punteado, doble,
carpeta especial de Windows llamada Fonts. etc.).
Estilo de fuente: aqu se puede escoger el texto en Color del subrayado: en caso de que se haya
negri- elegido
ta, cursiva o ambas cosas a la vez. algn tipo de subrayado en la lista desplegable anterior,
Tamao: aqu se selecciona el tamao de la letra. se puede escoger el color que queramos.
Se puede elegir de la lista o introducir directamente En la parte inferior se encuentran un conjunto de efec-
un valor numrico. tos aplicables al texto tales como tachado, doble tacha-
Color de la fuente: podemos optar entre una paleta
de
colores que se abre al hacer clic sobre la lista
desplegable.
Figura 13.28. Barra de herramientas

Formato
Formato Prrafo
Un prrafo es un bloque de texto que termina con

un punto y aparte. Generalmente el prrafo est
formado por varias lneas. En este apartado se
estudiarn las posibilidades que hayamos en Word
a la hora de tratar un prrafo.
Para acceder al cuadro de dilogo formato, se utiliza

el men Formato Prrafo.
Como podemos ver, dentro se encuentran dos

fichas: Sangra y espacio por una parte y Lneas y
saltos de pgina por otra.
Veremos, con ms profundidad, los objetos de la

primera de las opciones.
Pgina 272
- Justificada. El carcter inicial de cada lnea se
ajusta al margen izquierdo y el ltimo carcter de
cada lnea, si no es un punto y aparte, se ajusta al
margen derecho del documento.
Una forma ms rpida de alinear un prrafo es

utilizar la barra de herramientas. Basta con situarse en
el prrafo que vamos a alinear y hacer clic sobre el botn
que indica el tipo de alineacin que vamos a utilizar (o
utilizar las teclas de combinacin correspondientes).
Izquierda Centrada Derecha Justicada

Ctrl+Q Ctrl Ctrl Ctrl+J
+T +D
Figura 13.30. La alineacin en Word

Figura 13.29. Formato Prrafo
Sangra. Es el espacio en blanco que se deja entre
los mrgenes y el texto. Las sangras nos permiten
Alineacin. Indica cul ser la posicin del texto organizar visualmente un documento. Las opciones
sobre la pgina. Existen cuatro tipos diferentes de que nos podemos encontrar son las siguientes:
alineacin: - Sangra izquierda. Hace que las lneas de prrafo
- Izquierda. El primer carcter de cada lnea se se
ajusta separen del margen izquierdo. Para crearla,
al margen izquierdo del documento y el final de basta con teclear el nmero de centmetros de
las lneas queda desajustado respecto del separacin en el cuadro de texto Izquierda y hacer
margen derecho. clic en Aceptar.
- Derecha. El ltimo carcter de cada lnea se - Sangra derecha. Hace que las lneas del prrafo
encuen- se
tra ajustado al margen derecho del documento y separen del margen derecho. Para crearla, basta
el comienzo de las lneas queda desajustado con teclear el nmero de centmetros de separacin
respecto del margen izquierdo. en el cuadro de texto Derecha y hacer clic en
- Centrada. Los caracteres de cada lnea quedan Aceptar.
cen- - Sangra de primera lnea. Slo afecta a la primera
trados respecto de los mrgenes establecidos. lnea del prrafo. Indica la separacin de la
El texto aparece centrado, y el comienzo y final de primera lnea del prrafo respecto del margen
cada lnea quedan desajustados respecto del izquierdo del documento. Para crearla,
margen izquierdo y derecho, respectivamente. seleccionamos Primera lnea en la lista
desplegable Especial el nmero de
Sangra de primera Sangra izquierda Sangra derecha Sangra francesa

lnea
Figura 13.31. Los diferentes tipos de sangra
Pgina 274
centmetros de separacin en el cuadro de texto Exacto. Establece la distancia
En. No afecta al resto de las lneas del prrafo. exacta.
- Sangra francesa. Tambin llamado texto
colgante. - Espaciado entre prrafos. Indica el espacio que
Consiste en sangrar todas las lneas de un hay que dejar antes y despus de un prrafo.
prrafo excepto la primera. Para crearla, Existen dos tipos:
seleccionamos la opcin Francesa en la lista Anterior. Establece el espacio por encima de
cada
desplegable Especial, y tecleamos el nmero de
prrafo seleccionado.
centmetros en el cuadro de texto En.
Posterior. Establece el espacio por debajo de
cada prrafo seleccionado.
Las sangras tambin se pueden crear con el ratn y
la regla que aparece en la parte superior del rea de Numeracin y vietas. Se utilizan para enumerar
edicin. diferentes prrafos, ya sea mediante algn tipo de
smbolo, una letra o un nmero. Para acceder a esta
Mediante la regla es posible cambiar las sangras
funcin debemos hacer clic en el men Formato
del documento sin necesidad de entrar en los mens.
Numeracin y vietas.
Las sangras se pueden modificar con los tringulos de - Vietas. Permiten utilizar cualquier carcter o
la regla. smbo-
lo para enumerar
Se cuenta con tres tipos, dos a la izquierda y uno a prrafos.
la derecha y el cuadrado que se encuentra en la parte
inferior a la izquierda.
Los dos tringulos de la izquierda marcan la sangra

de la primera lnea y la sangra francesa. El tringulo de
la derecha marca la sangra de la derecha. Para
modificar la sangra izquierda, se debe pulsar el botn
cuadrado que hay en la zona izquierda de la regla. Al
pinchar sobre el cuadrado se movern los dos tringulos
tambin.
Espaciado. Un documento no se organiza

visualmente slo con las sangras, tambin los
espacios entre prrafos o entre lneas son
fundamentales para dar dinamis- mo, fluidez y
armona a los textos. Las opciones que nos podemos
encontrar en Espaciado son las siguientes:
- Interlineado. Establece el espacio entre las lneas
de
texto que forman un prrafo. Existen varias
opciones predeterminadas:
Sencillo. Espacio
normal.
1,5 lneas. Lnea y media de
espacio.
Doble. Dos lneas de
espacio.
Mnimo. Mnimo espacio
permitido.
Para seleccionar cualquier vieta haremos clic en el

cuadro de dilogo en la opcin que deseemos. Si quere-
mos seleccionar otro carcter diferente a los que apare-
cen, nos situaremos en cualquiera de las opciones que
nos da y haremos clic en Personalizar, donde Figura 13.33. Numeracin
podremos elegir la letra, el carcter o la imagen que se
desee.
Figura 13.32. Vietas
- Numeracin. Funciona de la misma manera que las

vietas, con la excepcin que slo se pueden utilizar
letras o nmeros, y el valor de stos se incrementar
automticamente en funcin del prrafo sobre el que
nos situemos.
Utilizando el botn Personalizar es posible seleccio-
nar el formato que se va a emplear para la numera-
cin de prrafos.
Pgina 276
Utilizando la barra de herramientas Formato podemos
activar la Numeracin o Vieta. Se activar la Figura 13.35. Esquema numerado
predeterminada o la ltima seleccionada.

Vietas
Numeracin
Figura 13.34. Barra numeracin y vietas
Esquema numerado. En ocasiones, las listas

ordenadas que debemos elaborar son ms
complejas, y dentro de cada elemento podemos
tener otras listas ordenadas, por ejemplo, al crear el
ndice de un libro. Estas listas que llevan varios
niveles de ordenacin reciben el nombre de
Esquemas numerados.
En el cuadro de dilogo aparece el valor
correspondiente para la numeracin del primer
elemento de la lista.
Cuando dentro de un elemento deseamos aumentar

el nmero de niveles de ordenacin (por ejemplo,
aumentar del 1 al 1.1), basta con hacer clic sobre el
botn Aumentar sangra.
En caso contrario, es decir, queremos disminuir el

nivel de numeracin, debemos hacer clic sobre el botn
Dismi- nuir sangra :

Bordes y sombreado. Word permite crear marcos, como

lneas y sombreados alrededor de un prrafo. fondo tonos de gris y los principales colores.
Adems podemos colocar un color o un tono de Estilo. Word permite utilizar el color de relleno
gris como fondo del mismo. Con la ficha Borde de que hemos elegido anteriormente o poder
pgina podemos llegar a seleccionar un borde para combinarlo con otro. En este caso, Estilo
las pginas del documento. Para acceder a esta permite elegir el porcentaje que queremos que
funcin debemos hacer clic en el men Formato aparezca del otro color en el fondo del texto. Si
Bordes y sombreado. no tenemos elegido ningn color de fondo, esta
- Bordes. A la izquierda podemos seleccionar el lista nos permite elegir entre una gama de gires.
tipo Color. Permite elegir el color que vamos a
de marco que deseamos crear, el estilo de combi-
lnea, slida, discontinua, etc., el color de la nar con el de relleno.
lnea y el ancho.
Figura 13.36. Bordes en Word
A la derecha podemos seleccionar si aplicaremos el

formato sobre una lnea, o sobre el prrafo.
Tambin podemos utilizar los botones para
seleccionar una lnea superior, inferior, izquierda,
derecha o todas.
La ficha borde de pgina es idntica que la de Borde,

con la nica diferencia de que aparece una lista
desplegable llamada Arte para poder colocar
alrededor de la pgina un borde artstico.
- Sombreado. Permite sombrear con un color
que
utilizaremos como fondo del prrafo. Para
colocar un sombreado sobre un prrafo basta
con seleccionar la pestaa Sombreado del
cuadro de dilogo Bordes y sombreado.
Aparecen tres listas de valores:
Relleno. Ofrece una posibilidad de utilizar
Pgina 278
En este cuadro de dilogo es posible seleccionar el
n- mero de columnas, partiendo de las
preestablecidas, si- tuadas en la parte superior, o
introducir el nmero manualmente. Tambin se puede
elegir manualmente el ancho de columnas y el espacio
entre ellas, as como activar la opcin de lnea entre
columnas.
Las columnas predeterminadas se pueden ejecutar

desde la barra de herramientas estndar, para ello
tan slo hace falta hacer clic sobre el icono y se
selecciona el nmero de columnas sobre el men que
aparece.
Tabuladores. Para crear varias columnas de datos en

un documento, los procesadores de textos incorporan
Figura 13.37. Sombreado en Word una herramienta especial denominada tabulador, con
la que se establece el lugar donde se situarn dichas
Columnas. Permiten convertir cualquier documento columnas. Para acceder al cuadro de dilogo de los
a los formatos de columnas existentes. El tabuladores debemos hacer clic en el men Formato
funcionamiento resulta muy sencillo, se seleccionan Tabulaciones.
el nmero de columnas y el formato de las
columnas. Esta operacin se puede llevar a cabo
sobre una parte del documento seleccionado
previamente o para el texto que se introduzca a
partir de la posicin actual. Para acceder a esta
funcin debemos hacer clic en el men Formato
Co- lumnas.
Figura 13.38. Dos Figura 13.40. Tabulaciones en Word

columnas
En este cuadro se aprecia un campo denominado

Tabu- laciones predeterminadas. Este campo permite
establecer los centmetros que se desplazar el
punto de insercin al pulsar la tecla del tabulador del
teclado (Tab).
Para establecer las tabulaciones debemos determinar el

tipo de tabulacin que necesitamos e introducir las
distan- cias a las que fijaremos las tabulaciones. Para la
Figura 13.39. Columnas en distancia introduciremos en el campo posicin un valor
Word numrico con dos decimales y despus haremos clic en
el botn fijar.
Pgina 280
Para establecer el tipo de tabulacin, se ha de Las tabulaciones tambin se pueden fijar desde
determinar de qu manera se debe distribuir el la regla horizontal, para ello se selecciona la
texto sobre la tabulacin: tabulacin en la parte superior izquierda de la
- Tabulacin izquierda. El texto queda a la derecha regla y se hace clic sobre la posicin en la que se
de desea insertar la tabulacin.
la posicin en la que se ha fijado la tabulacin.
Derecha
Izquierda Centrado
- Tabulacin derecha. El texto queda a la izquierda
de
la posicin en la que se ha fijado la tabulacin. Figura 13.41. Los tabuladores en la regla horizontal
Letra capital. Esta tcnica se emplea para aumentar

el tamao de la primera letra de un documento. Para
reali- zarlo, nos situamos sobre el prrafo en el que
queremos realizar la letra capital y accedemos al
cuadro de dilogo haciendo clic en el men Formato
- Tabulacin centrada. El texto se distribuye Letra Capital.
centrado sobre la lnea de la tabulacin. En dicho cuadro podemos seleccionar la forma que
tomar la letra capital y su distribucin sobre el
prrafo.
- Tabulacin decimal. El texto se distribuye a la

izquierda de la tabulacin. Si se utilizan
nmeros, la parte entera queda a la izquierda del
punto, y la parte decimal queda a la derecha.
Figura 13.42. Letra capital
izquierda, pero aade una barra vertical en la

posicin en la que se inserta la tabulacin.
- Tabulacin barra. Es idntica a la tabulacin El Relleno se emplea para seleccionar algn carc-
ter que rellene el espacio desde la posicin en la Cambiar Maysculas y minsculas. Permite cambiar
que se presiona el botn tabulador y la siguiente las maysculas por minsculas y otro conjunto de
tabulacin. operaciones tales como:
- Tipo oracin. Primera en mayscula y el resto en mi-
nsculas.
- Minsculas. Todo en minsculas.
- Maysculas. Todo en maysculas.
- Tipo Ttulo. La primera letra de cada palabra en ma-
ysculas.
Pgina 282
Formato Pgina correccin gramatical. Adems incluyen herramientas
de autocorreccin que permiten realizar correcciones
Los documentos generalmente contienen varias mientras se introduce el texto.
pginas. Cuando se acaba la pgina donde estamos
escribiendo, el procesador de textos genera Por defecto, Word efecta en ocasiones una
automticamente una nueva donde podemos continuar. correccin automtica mientras se escribe, al menos
en los errores ms comunes por descuido. Pero el
Algunas veces, sin embargo, nos interesa pasar a procedimiento ms comn es seleccionar, dentro del
otra pgina sin haber terminado la anterior. Para ello men Herramientas Ortografa y gramtica, o pulsar
utilizamos la siguiente combinacin de teclas: Ctrl +
Enter o utilizamos la opcin de men Insertar en su caso el botn de la barra de herramientas
Salto, eligiendo en el cuadro de dilogo estndar.
correspondiente la opcin Salto de pgina.
El corrector permite utilizar el diccionario propio de
Word o diccionarios creados por el usuario.
La base de cualquier corrector ortogrfico es el

diccionario, que es un listado de palabras escritas
correctamente con el que compara todas las palabras
del documento y comprueba si se han escrito
correctamente. En caso contrario, mostrar todas las
palabras que se parecen a las que se hayan introducido,
ya sea para seleccionar una de ellas o para aadir esta
palabra al diccionario.
Figura 13.43. Salto de pgina
Elementos de una pgina
Dentro de una pgina podemos distinguir las texto.

Encabezado de pgina. Una o dos lneas que se
siguientes partes:
sitan
Mrgenes. Delimitan el espacio disponible para
escri- al comienzo de todas las pginas del documento.
bir el texto. El documento tiene cuatro mrgenes Pie de pgina. A diferencia del encabezado, se colocan
que se pueden modificar de forma independiente: una o dos lneas al final.
superior, inferior, izquierdo y derecho. Existe adems
Herramientas de correccin: ortogrfica y gramatical
un margen adicional llamado margen de
encuadernacin. Todos los procesadores de texto actuales incluyen la
Prrafos. Son bloques de texto de longitud variable
que posibilidad de realizar correcciones ortogrficas sobre
termina con un punto y aparte. Un prrafo puede estar nuestros documentos, incluso algunos incluyen tambin la
formado por un solo carcter o por muchas lneas de
Figura 13.44. El corrector ortogrfico en Word
Las opciones que se encuentran en el cuadro de

dilogo y que aparecen al utilizar el corrector
ortogrfico son las siguientes:
Omitir una vez. Deja la palabra tal y como est, pero
la
prxima vez que aparezca en el documento nos
volver a avisar.
Omitir todas. Omite esa palabra todas las veces
que
aparezca en el documento.
Agregar al diccionario. Aade la palabra a nuestro
diccionario personalizado.
Cambiar. Sustituye la palabra por la que tenemos
selec-
cionada en la parte inferior en el apartado
Sugerencias.
Cambiar todas. Si la palabra aparece en varios
lugares del documento, las cambia todas de una vez.
Autocorreccin. Agrega la correccin a la lista de
Auto-
correccin (se ver ms adelante).
Pgina 284
Otra forma de correccin ortogrfica es el subrayado camos una palabra de este tipo y cambia automticamente,
de las palabras mal escritas. Para ello, existen dos tipos aparece un pequeo recuadro debajo de la palabra.
de subrayado:
Rojo. La palabra que aparece subrayada est mal
escrita,
o al menos no est incluida en ningn diccionario de
Word.
Verde. La palabra o palabras subrayadas tienen un
error gramatical, es decir, no concuerda el gnero, el
Figura 13.46. Deshacer correcciones
nmero, etc.
automticas
Autocorreccin
Si colocamos el ratn en esa posicin, aparece un botn
Esta funcin es la encargada de corregir ciertos y al desplegarlo aparecen un conjunto de opciones tales
errores mientras se escribe (por ejemplo, cambia como:
automticamente varco por barco). Deshacer la correccin.
Dejar de usar maysculas en la primera letra de las frases.
Detener la correccin automtica de esa palabra
(elimi- nndola de la lista).
Idioma
Lo principal para llevar a cabo una correccin es que

el procesador de textos conozca el idioma en el que debe
realizar la correccin.
Figura 13.45. Autocorreccin
Word tiene un listado de autocorreccin en el que vienen con casillas de verificacin por si queremos que
se pueden aadir las palabras que se reemplazarn tambin tengan dichas funciones. Estas funciones son:
automticamente por las indicadas. Adems de corregir dos maysculas seguidas, poner en mayscula la
palabras, tambin se pueden incluir smbolos (cambia (c) primera letra de una oracin, corregir el uso accidental de
por ). bloqueo de maysculas, etc.
Para acceder al cuadro de dilogo de Autocorreccin Por ltimo, comentar que existe la posibilidad de volver a
haremos clic en el men Herramientas Opciones de la palabra que se haba escrito anteriormente. Cuando colo-
Auto- correccin.
Para utilizarlo se introduce el texto en Reemplazar, el

texto por el que se reemplazar en la caja de texto Con y le
damos al botn Agregar. Adems existen otras opciones que
Figura 13.47. Men Idioma
Word es capaz de diferenciar prrafos en

diferentes idiomas aplicando el idioma que se
seleccione, pero en ocasiones esto no es suficiente,
por lo que incluye una opcin para indicar el idioma
del documento o del texto seleccionado.
Para utilizar esta opcin, haremos clic en el men

Herra- mientas Idioma. Analicemos este cuadro de
dilogo con ms detenimiento:
Definir idioma. En esta opcin se selecciona el
idioma
del documento de entre todos los
disponibles.
Traducir. Permite traducir una palabra o un texto
seleccionado a otro idioma.
Sinnimos. Busca los sinnimos asociados a la
palabra
previamente seleccionada en el texto. Es posible
buscar tambin antnimos, tan solo debemos buscar
en el desplegable de Significados las palabras que
lleven al final y
Pgina 286
entre parntesis (antnimo). Tambin se puede
obtener un listado de sinnimos con la combinacin
de teclas Maysculas + F7.
Figura 13.49. Autorresumen
Figura 13.48. Diccionario de sinnimos y antnimos
Otras herramientas de Word
Adems de las herramientas de correccin, Word

incluye un conjunto de herramientas que permiten realizar
diversas tareas para facilitar la creacin de documentos.
Todas estas herramientas se encuentran todo esto.

disponibles dentro del men Herramientas: Bsicamente una macro funciona como una grabadora,
Autorresumen. Esta herramienta utiliza un conjunto almacena las operaciones que realizamos en el mismo or-
de den en el que se realizan, se le asigna un nombre y
reglas para obtener resmenes. Su funcionamiento cuando se reproduce se repiten todas y cada una de
depende del texto que se desea resumir. las acciones almacenadas en la secuencia en la que se
Contar palabras. Realiza un recuento de las grabaron. Para iniciar la grabacin de una macro, se
palabras accede a travs del men Herramientas Macro
del documento. Con esta opcin se puede controlar
Grabar nueva macro.
la extensin del documento.
Control de cambios. Se utiliza fundamentalmente
cuan-
do se trabaja en red con un documento para
comprobar qu cambios van realizando otros usuarios.
Macros. Una macro es un conjunto de acciones que
se
pueden grabar para reproducir ms adelante. Por
ejemplo, podemos grabar una macro en la que se
defina el contenido de los encabezados y el pie de
pgina, un tipo de letra y un color, y cuando
iniciemos un documento nuevo ejecutarla para aplicar
Figura 13.50. Los macros de Word
Asignaremos un nombre a la macro y especificamos

si queremos asignar un botn en la barra de
herramientas. Al aceptar, comenzar la grabacin de la
macro, mostrndose una barra de macros, y cambiando
el cursor del ratn.
Figura 13.51. Listado de Marcos
Pgina 288
Para reproducir una macro, se accede al men Aparecer un cuadro de dilogo en el que se
Herra- mientas Macros en el que aparecer un selecciona- r la impresora que vamos a utilizar, y para
listado de las macros disponibles. indicar el nmero de copias que queremos realizar y si
Tambin es posible crear macros escribiendo deseamos imprimir todo el documento o slo algunas
cdigo, dado que las macros son programas. Para pginas.
crear este tipo de macros es imprescindible conocer el Impresin de pginas sueltas. Indicaremos sus respec-
lenguaje de programacin Visual Basic. tivos nmeros separados por comas.
Impresin de pginas sucesivas. Indicaremos el
Imprimir en Word primer y el ltimo nmero de dicho bloque de pginas
separado por un guion.
Como es lgico, buena parte de los documentos que
escribimos se imprimen para presentarlos o para
revisarlos. Es importante que la impresora se configure
para el ordenador y su sistema operativo.
Una opcin muy importante que poseen los

procesadores de texto es la de poder visualizar cmo
va a quedar el documento sobre el papel antes de
imprimirlo. De esta forma, si hay alguna cosa que no
nos guste, se puede modificar antes de enviar la
informacin a la impresora.
Figura 13.53. Imprimir en Word
Para ver el aspecto que tendr (Vista Preliminar),
hacemos clic sobre el botn de la barra de Las tablas

herramientas estndar o utilizaremos la opcin del men
Archivo Vista preliminar. En ocasiones interesa colocar el texto dentro de una
estructura cuadriculada formada por diferentes casillas
Aparecer en la pantalla la hoja sobre la que se (celdas) llamada tabla.
va a imprimir y el texto tal y como quedar escrito Para insertar una tabla, elegiremos la opcin del men Ta-
sobre el papel. bla Insertar tabla.
La vista preliminar proporciona una barra de
herramientas que permite modificar la forma de
visualizacin del documento.
Figura 13.52. Vista preliminar

Para imprimir el documento, se elegir la opcin Figura 13.54. Insertar tabla

del men Archivo Imprimir, o haremos clic sobre el
Aparece un cuadro de dilogo en el que indicamos el
botn de la barra de herramientas estndar. n- mero de columnas y el nmero de filas que tendr la
Tambin se puede utilizar la combinacin de teclas Ctrl + tabla que vamos a crear. Tambin podemos indicar el
P. ancho de las columnas, aunque si dejamos la opcin
Automtico que aparece por defecto, el procesador de
textos dividir el ancho
Pgina 290
de nuestra pgina entre el nmero de columnas que Podemos cambiar el aspecto de una tabla de forma
hemos elegido y calcular el ancho que debe tener cada automtica o de forma manual. Word proporciona un
columna. conjunto de formatos predefinidos de tablas llamados
autoformatos, que permiten cambiar la apariencia de
Como hemos comentado antes, cada una de las nuestras tablas de forma sencilla.
casillas de la tabla se denomina celda.
Para utilizar los autoformatos basta con seleccionar la
Cada celda es independiente de las dems, es tabla y elegir la opcin del men Tabla
decir, puede tener formatos diferentes del resto de las Autoformatos de tablas. Aparece un cuadro de dilogo en
celdas de la tabla (diferente tipo de letra, tamao, estilo, el que se muestras diferentes modelos, elegimos uno y
etc.). hacemos clic en Aceptar.
Para rellenar una tabla, basta con situarnos en una En ocasiones, los datos de una tabla deben aparecer
celda y teclear el texto que deseemos. Para pasar a la ordenados. Para realizar esta operacin, situamos el
siguiente celda se puede utilizar la tecla del tabulador punto de insercin en cualquiera de las celdas de la tabla
(Tab), los cursores o simplemente hacer un clic con el y elegimos la opcin del men Tabla Ordenar.
ratn. Aparecer un cuadro de dilogo en el que se indicar si la
tabla tiene encabezado o no. El encabezado es el ttulo
Para aplicar simultneamente un formato a un conjunto que lleva cada columna.
de celdas, se han de seleccionar previamente. La forma
de elegir partes de la tabla o la tabla en s son las Una vez seleccionada la columna por la vamos a
siguientes: establecer el orden, automticamente aparece el tipo de
ordenacin: texto, numrico y fecha. Debemos
Seleccionar una fila. Situarse con el cursor en una seleccionar tambin si la ordenacin va a ser de tipo
celda de esa fila y elegir la opcin del men Tabla ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor
Selec- cionar fila. Tambin hacer clic con el ratn a menor).
colocando el cursor justo en la parte izquierda de la fila
que queramos seleccionar. Los grficos
Seleccionar una columna. Situarse con el cursor en
una Tambin podemos incluir en nuestro documento
celda de esa columna y elegir la opcin del men elementos grficos para lograr un mayor impacto visual.
Tabla
Se pueden elaborar las imgenes y los grficos con las
Seleccionar columna. Tambin podemos hacer
propias herramientas del procesador de textos, o bien
clic con el ratn ponindonos el cursor justo en la
insertarlos desde archivos almacenados en el
parte superior de la columna que se quiera
ordenador. Entre las opciones ms frecuentes se
seleccionar.
encuentran:
Seleccionar toda la tabla. Situarse con el cursor
en
cualquier celda de esa tabla y elegir la opcin del Insercin de autoformas. Las autoformas son un
men Tabla Seleccionar tabla. Tambin conjunto de lneas, formas, flechas, diagramas, etc.,
podemos hacer clic sobre el smbolo que aparece que proporciona Word para mejorar el aspecto de
en la parte superior izquierda de la tabla. nuestros documentos. Para insertar una autoforma,
podemos utilizar la opcin del men Insertar
Imagen Autoformas o el botn Autoformas de la
barra de herramientas de dibujo.
Figura 13.55. Autoformato de Figura 13.56. Autoformas

tablas
Pgina 292
Al hacer clic en Autoformas, aparece un listado con ricos, facilitando la posibilidad de efectuar desde sencillas
las categoras disponibles: lneas, formas bsicas, operaciones matemticas hasta complejas funciones.
flechas de bloque, diagramas de flujo, cintas y
estrellas y llama- das. Cada categora se compone Permite introducir datos de manera muy sencilla y
de diferentes objetos o dibujos que podemos insertar realizar aquello que ms nos interesa, sin olvidar la
en nuestro documento. facilidad para corregir errores. Adems proporciona la
Insercin de WordArt. Word incluye la herramienta posibilidad de presentar los trabajos de manera
Wor- vistosa, por ello, conviene prestar atencin a los
dArt que permite insertar en el documento un rtulo formatos y sus combinaciones.
o texto artstico. Para insertar un rtulo podemos
utilizar la opcin Insertar Imagen WordArt o Facilita tambin la realizacin de simulaciones
numri- cas con el uso apropiado de las funciones que
hacer clic en el botn de la barra de dibujo. contiene, permitiendo adems presentar grficos
Insercin de ClipArts. Los ClipArts son imgenes
crea- aclaratorios.
das con otros programas que podemos utilizar en
nuestros documentos. Microsoft Office incluye en la Por tanto, Excel es un programa eminentemente
Galera de imgenes de Microsoft un conjunto de matemtico, de fcil manejo, que no descuida el
imgenes cla- sificadas por categoras. Para insertar aspecto de los trabajos que de su uso se derivan. La
una imagen Cli- pArt en un documento elegiremos la extensin que tienen los ficheros de Excel es .XLS.
opcin del men Insertar Imagen Imgenes
La ventana de Excel
prediseadas.
Insercin de grficos o dibujos. Word permite
Una vez instalada la aplicacin, para empezar a utilizarla
insertar
en los documentos dibujos y grficos que han sido el primer paso ser ejecutarla. Para ello existen varias
creados con otros programas, capturados por maneras:
1. Clic sobre Inicio Programas Microsoft Excel.
medio de un escner, fotografas realizadas con
2. Si est creado el acceso directo en el Escritorio,
cmaras digitales o archivos grficos de Internet.
Para insertar una imagen almacenada en un archivo, hacer doble clic sobre dicho icono.
3. Si est el icono incluido en la barra de Inicio rpido,
debemos elegir la opcin del men Insertar
Imagen Desde archivo. hacer clic sobre l.
Insercin de diagramas. Word cuenta con una
herra- Una vez ejecutada la aplicacin aparecer la
mienta para construir diagramas y organigramas en pantalla principal, sobre la que sitan todos los
un documento, con el fin de poder mostrar de forma elementos necesarios para trabajar con Excel.
grfica informacin jerarquizada o para animar
documentos. Para insertar un diagrama, haremos clic Existen cinco elementos que tienen las mismas
en el men In- sertar Diagrama se desplegar caractersticas que los descritos en Word:
Barra de ttulo.
un cuadro de dilogo con seis tipos de diagrama. Barra de mens.
Elegimos uno de ellos y seguimos los pasos que se Barra de herramientas.
indican. Barras de desplazamiento.
Barra de estado.
Barra de Estndar Barra de Formato

Barra de Frmula
Figura 13.58. Galera de diagramas

Figura 13.59. Barras de herramientas de Excel
13.5.2. Excel A continuacin describimos los elementos que son pro-

pios de Excel:
Barra de frmulas. Se utiliza para introducir informacin
Excel es un programa integrado en el paquete en la celda seleccionada, tambin permite modificar el
Office para Windows, que permite trabajar con contenido de una celda. En la parte izquierda de la barra
elementos num-
Pgina 294
Barra del ttulo Barra
del men Barras de herramientas
Denominaci
n de las filas
y columnas
Barras de
navegacin
por el
documento
Hojas del documento
Panel de tareas
Figura 13.57. La ventana de Excel
de frmulas, aparece un elemento desplegable que fila. Se identifica con la letra de la columna y el nmero
nos indica la celda que tenemos seleccionada, de la fila (por ejemplo A1).
Hojas de trabajo. En esta parte de la ventana aparecen
llamado cuadro de nombres.
Columnas. En esta zona aparece las letras que las hojas que contiene el libro, y desplazndonos con el
identifica ratn sobre ellas, al hacer clic, pasaremos a la hoja que
a cada columna (espacios verticales de la hoja de seleccionemos. El nombre de las hojas puede ser modifi-
clculo). La columna en la que se encuentra la cado y tambin el nmero de hojas de nuestro libro. Por
celda activa aparece destacada. defecto, aparecen tres hojas al comenzar un libro nuevo.
Filas. Aparece la numeracin de las filas (espacios Controlador de relleno. Pequeo punto de color negro
ho- que se encuentra en la esquina inferior derecha de la
rizontales de la hoja de clculo). La fila en la que se celda seleccionada. Cuando acercamos el ratn al
encuentra la celda activa aparece destacada. controlador de relleno, el puntero toma la forma de una
Celdas. Representa la unidad de trabajo de la hoja cruz
de
clculo. Es la interseccin de una columna con una
negra fina y pequea. Es muy til para copiar

frmulas y rellenar datos de una planilla.
Control de relleno
Figura 13.60. Control de relleno
Otros conceptos importantes dentro de Excel son:

Libro. No es otra cosa que un archivo en el que se
introducen los datos. Un libro de Excel est
compuesto por varias hojas de clculo, desde 1 a
255 hojas.
LIBRO
HOJA
COLUMNA
FILA
CELDA
Figura 13.61. Estructura de Excel
Pgina 296
Rango de celdas. Cuando se selecciona ms de Los distintos tipos de datos que admite el programa Ex-
una celda hablamos de un rango, por ejemplo, cel representan valores constantes o frmulas.
A1:B5. Significa que afectamos a un rango
formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) Los valores constantes son aquellos que se introducen
significan hasta. En cambio, si nombramos a un directamente en la celda y pueden ser texto, nmero, fecha
rango A1;B5 afectamos slo a 2 celdas (A1 y B5), y hora.
ya que el punto y coma (;) significa y.
Para introducir los datos lo primero es seleccionar la cel-
El desplazamiento por la ventana de excel da en la cual se desee estn contenidos. Para ello, se
puede realizar de dos formas:
A continuacin, vemos las formas de desplazamiento Haciendo clic sobre la celda que se desee activar
Mediante las flechas de teclado, la celda activa se dife-
en Excel con el teclado:
Cursor izquierdo. Se pasa de la celda activa a la que
se
encuentra a la izquierda
Cursor derecho. Se pasa de la celda activa a la que
se encuentra a la derecha
Cursor arriba. Se pasa de la celda activa a la que se
en-
cuentra encima
Cursor abajo. Se pasa de la celda activa a la que se
encuentra debajo
Ctrl + izquierda. Se pasa de la celda activa a la
primera
de la fila (A)
Ctrl + derecha. Se pasa de la celda activa a la ltima
de la fila (IV)
Ctrl + arriba. Se pasa de la celda activa a la primera
de
la columna (1)
Ctrl + abajo. Se pasa de la celda activa a la ltima de
la columna (65536)
Inicio. Se pasa de la celda activa a la primera celda
de
la fila (A)
Fin. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a
la ltima celda de la fila
Ctrl + Inicio. Se sita la celda activa en la primera de
la
hoja (A1)
RePg. Se mueve la celda activa una pantalla o
ventana hacia arriba
AvPg. Se mueve la celda activa una pantalla o
ventana
hacia abajo
Ctrl + RePg. Pasa a la hoja anterior
Ctrl + AvPg. Pasa a la hoja siguiente
Introduccin de datos en Excel

rencia de las dems celdas ya que el borde de la

misma es de mayor grosor
Celda activa Figura 13.63. Formato de

celdas
Figura 13.62. Ejemplo de una celda

activa
Una vez introducidos, se pulsar la tecla Intro o

Tabulador, y en ese momento el contenido de la celda
quedar grabado.
Si se pretende modificar datos antes de ser

grabados o validados, se puede realizar de distintas
formas:
Pulsando la tecla ESC del teclado
Pulsando el icono de la barra de frmulas

Formatos en Excel
Dar formato a las celdas es de las operaciones que

permite ms cambios visuales en un documento, para
ello existen muchas posibilidades segn el tipo de
dato, el estilo, el color, tamao, etc.
As, seleccionando el men Formato Celda,

aparece- r el siguiente cuadro de dilogo:
Pgina 298
Veamos cada una de estas fichas: Cuando se refiere al tamao se despliega una
Nmeros. Si se selecciona la solapa nmeros se amplia gama de posibilidades, desde tamao 8 en
ob- tendr una imagen como la anterior en la que se adelante. En cuanto al Color existe una amplia gama
encuentran las palabras: de colores en las que se puede escribir el contenido
- Categora de la celda.
- Muestra
En la primera se selecciona sobre un extenso listado

de formatos segn se desee dar a la celda. Al pinchar
sobre cada una de ellas, el propio cuadro de dilogo
muestra una pequea descripcin de la misma.
Alineacin. Se refiere a las diferentes
posibilidades
que un valor (numrico, texto, etc.) puede tener en
una celda.
Existen las siguientes posibilidades de Alineacin
texto:
- Horizontal. Al desplegar esta ventana se puede
elegir qu aspecto se quiere dar al contenido de la
celda o las celdas seleccionadas; si centrado, a la
derecha, justificado, etc.
- Vertical. Permite elegir si en la celda se desea el
texto
en la parte superior, inferior, centrada... Figura 13.65. Fuente de las celdas
- La orientacin permite colocarlos en diferentes
po- siciones, indicando el nmero de grados en Bordes. Se encuentran todas las posibilidades
que se mostrar el texto. referidas al aspecto de las lneas que componen el
permetro de las celdas seleccionadas.
Si se eligen las opciones preestablecidas tendremos:
- Ninguno. La celda no tendr ningn contorno.
- Contorno. Slo marca el permetro de las celdas
seleccionadas.
- Interior. Slo genera borde entre las celdas seleccio-
nadas.
Figura 13.64. Formato de celdas
Fuente. Ofrece distintas posibilidades para cambiar puede ir obser- vando en vista previa.
el aspecto del dato ya sea en tamao, color, estilo, En Estilo, podemos seleccionar si el
tipo de fuente, etc. contenido de la celda debe estar en
As, en Fuente se puede elegir entre una gran cursiva, en negrita, subrayado o en
cantidad de tipos de letra cuya transformacin se ambas.
Figura 13.66. Bordes de las celdas.
Pgina 300
En la opcin Borde se marcan slo aquellas lneas
del permetro que interese (arriba, abajo, derecha,
izquierda). Para dar Estilo a las lneas, se deben
tener las celdas seleccionadas previamente. stas
pueden variar desde una lnea de puntos hasta una
doble lnea, o desde una lnea muy fina a otra muy
gruesa.
Con Color se puede proporcionar un color a los
bordes y tipos de lnea seleccionados previamente.
Tramas. Con esta opcin se modifica el fondo de la

celda.
Figura 13.69. Frmulas
Operaciones de clculo en Excel
Para Excel, una frmula es una ecuacin que

permite realizar clculos con los valores que tenemos
ingresados en la hoja de clculo. Para que Excel
identifique que estamos solicitando que se realice un
clculo, toda frmula debe comenzar con el signo =
(igual). Para relacionar en una frmula los distintos
valores que se utilizan en un clculo, tenemos que
usar operadores.
Los operadores bsicos de Excel son:

+ SUMA.
- RESTA.
* MULTIPLICACIN.
/ DIVISIN.
En una frmula podemos usar valores constantes,

Figura 13.67. Sombreado de las celdas
como por ejemplo, =5+2. El resultado ser, por
supuesto, 7; sin embargo, si tuviramos que cambiar
Tipos de datos en Excel esos valores, el resultado ser siempre 7. En cambio, si
en la frmula se utilizan referencias a las celdas que
Los distintos datos que se pueden introducir en una
contienen los valores, el resultado se modificar
celda, se clasifican en dos tipos de valores: Valores
automticamente cada vez que se cambien alguno o
constantes o Frmulas:
ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1
Valores constantes: son los constituidos por
nmeros, ingresamos valores constantes y los utilizamos en una
textos, fechas u horas. frmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1
y, de este modo, si modificamos cualquiera de esos
valores, el resultado se ajustar automticamente a los
valores que encuentre en las celdas a las que se hace
referencia en la frmula.
Figura 13.68. Valores constantes
Frmulas: expresiones matemticas que se

introducen en una celda y que relacionan valores y
frmulas de otras celdas para producir un resultado, Figura 13.70. Ejemplos de funciones
por ejemplo, su- mar los valores de distintas celdas.
Pgina 302
Clculos combinados que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se
copia la frmula en filas o columnas, la referencia se
Cuando en una misma frmula se realizan diferentes ajusta automticamente. Por ejemplo, como se describe
tipos de clculo, Excel resolver las operaciones dentro seguidamente:
de la frmula con un determinado orden de prioridad,
siguiendo el criterio matemtico de separacin en
trminos. =A1*B1
=A2*B2
Si necesitamos obtener otro tipo de resultado,
podemos introducir parntesis en la frmula, para Figura 13.72. Ejemplo de referencia relativa
indicarle a Excel que primero debe realizar los clculos
que se encuentran dentro de los parntesis. Una referencia absoluta de celda en una frmula,
como
Orden de prioridad: el orden de prioridad que aplica $A$1, siempre hace referencia a una celda en una
Ex- cel para realizar los clculos bsicos que ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda
encuentra en una misma frmula es: que contiene la frmula, la referencia absoluta
- Clculos entre parntesis.
- Negacin.
permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o
- Porcentaje. columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
- Potencia. predeterminada, las nuevas frmulas utilizan
- Multiplicacin y divisin. referencias relativas y es necesario cambiarlas a
- Suma y resta. referencias absolutas. Por ejemplo, a continuacin:
Operaciones de comparacin
RESIDUO
Se pueden comparar dos valores con los siguientes
operadores que se describen a continuacin. Al
comparar dos valores con estos operadores, el resultado
es un valor lgico, bien verdadero o bien falso.
Figura 13.73. Ejemplo de referencia absoluta
Operador de
Para fijar las referencias absolutas se va a utilizar la te-
comparacin
Significado Ejemplo cla F4.
= Igual a A1=b1
> Mayor que A1>b1
Funciones en Excel
< Menor que A1<b1
En Excel, una funcin es una frmula que utiliza
>= Mayor o igual que A1>=b1
palabras especficas (previamente programadas) en una
<= Menor o igual que A1<=b1
estructura determinada. Las funciones se utilizan para
<> Distinto de A1<>b1
simplificar los procesos de clculo. Existen muchos tipos
Figura 13.71. Operadores de comparacin
de funciones en Excel, para resolver distintos tipos de
clculos, pero todas tienen la misma estructura:
Referencias relativas y absolutas =SUMA(A2:A6)

ARGUMENTO
Una referencia de celda es el conjunto de
coordenadas que ocupa una celda en una hoja de
clculo. Por ejemplo,
la referencia de la celda que aparece en la interseccin de
la columna B y la fila 3 es B3. Se refiere, por tanto, a SIEMPRE NOMB

una celda o a un rango de celdas en una hoja de DEBE RE DE
COMENZ LA
clculo y se puede usar en una frmula de manera que AR CON FUNCI
Microsoft Office EL SIGNO N
=
Excel pueda encontrar los valores o datos para el clculo Figura 13.74. Formato de las funciones de Excel
de la frmula.
El argumento de una funcin es el mbito de
Una referencia relativa en una frmula, como A1, aplicacin de la misma. Puede ser un rango de celdas,
se basa en la posicin relativa de la celda que comparaciones de celdas, valores, texto, otras funciones,
contiene la frmula, de modo tal que si cambia la dependiendo del tipo de funcin y situacin de
posicin de la celda aplicacin.
Pgina 304
Excel clasifica a las funciones por categoras: Fecha,
Ma- temticas, Estadsticas, Lgicas, Financieras, etc. En Excel encontramos un grupo de funciones que se
utilizan para contar datos, es decir, la cantidad de celdas
Otra manera de insertar una funcin es utilizar el que contienen determinados tipos de datos. Estas funciones
men Herramientas, la opcin insertar funcin, haciendo son:
clic sobre ella aparecer el siguiente cuadro de dilogo: =CONTAR (A1:A20). Se utiliza para conocer la
cantidad
de celdas que contienen datos numricos.
Figura 13.75. Insertar una funcin en Excel
En este cuadro de dilogo podremos seleccionar

cualquier funcin que utilicemos, se encuentran
ordenadas por categoras, en la parte izquierda aparecen
todas las categoras, incluyendo una que contiene las
usadas recientemen- te y otra en la que aparecern
todas las funciones, dentro de la ayuda de Excel
podremos obtener informacin acerca del manejo de
todas las funciones que tenemos a nuestra disposicin.
Tras seleccionar la funcin aparecer otro cuadro de

dilogo, en el cual podremos seleccionar el rango que
contiene los datos sobre los que queremos aplicar la
funcin. sta se insertar sobre la celda activa en el
momento de ejecutar la opcin del men.
Si modificamos los datos que se utilizan para la

frmula, la frmula se actualizar automticamente, de
forma que el resultado depende de los valores que
insertemos, en caso de que el tamao de la celda no
permita mostrar el resultado de la frmula, en esa celda
aparecer #########; en este caso debemos ampliar el
tamao de la celda para que la frmula se visualice por
completo.
Funciones para contar datos

=CONTARA (A1:A20). Se utiliza para conocer la

cantidad de celdas que contienen datos Figura 13.76. Asistente para grficos. Paso 1
alfanumricos (letras, smbolos, nmeros, cualquier
tipo de carcter). Dicho de otra manera, se utiliza En este cuadro de dilogo seleccionaremos el
para conocer la cantidad de celdas que no estn Tipo de grfico entre los disponibles. Las
vacas. posibilidades son bastante amplias, pues existen
=CONTAR.BLANCO (A1:A20). Se utiliza para grficos de casi todos los tipos, columnas, barras,
conocer la lneas, circulares, etc. Tras seleccionar uno de
cantidad de celdas en blanco. Es decir, la cantidad estos tipos, en la parte derecha de la ventana
de celdas vacas. podremos seleccionar con ms precisin el tipo de
=CONTAR.SI (A1:A20; > 7). Se utiliza para contar grfico que crearemos dentro de ese grupo. Para este
la
cantidad de celdas que cumplen con una ejemplo, seleccionamos un grafico de columnas. Tras
determinada condicin. Es decir, si se cumple la fi- nalizar la eleccin del tipo de grfico se debe hacer
condicin especifica- da en el argumento, cuenta la clic en siguiente.
cantidad de celdas exclu- yendo las que no cumplen
con esa condicin.
Crear e insertar grficos en Excel
El primer paso para crear un grfico es partir de una

tabla; sta debe contener los datos que el grfico
debe mostrar, cuando la tabla est creada se
proceder de la siguiente manera:
Seleccionamos toda la tabla, incluyendo las filas de
t-
tulo
s.
En el men Insertar, seleccionamos la opcin
Grfico, entonces se mostrar una ventana como la
siguiente:
Pgina 306
Una vez terminado, preguntar dnde queremos
insertar el grfico. En caso de querer insertarlo
dentro de un recuadro en la hoja sobre la que
trabajamos, seleccionaremos como Objeto en, y en el
desplegable, la hoja en la que deseamos que aparezca.
Si lo que queremos es crear una hoja nueva que
contenga el grfico, seleccionaremos en una hoja
nueva; de esta manera, el grfico ocupar una hoja
completa que tendr el tamao que est definido en la
impresora.
Imprimir en Excel
En Excel existen varias tcnicas de impresin,

todas ellas se pueden utilizar desde el men Archivo
Figura 13.77. Asistente para grficos. Paso 2 Imprimir (Ctrl +P):
Se puede seleccionar un rango de celdas que ser
el
ste es el segundo cuadro de dilogo de grficos, mismo rea de impresin.
en l se puede seleccionar el rango de datos sobre el Se puede imprimir la hoja directamente.
que se har el grfico; en este caso, el rango lo hemos Lo ms habitual es seleccionar un rango que se
seleccionado previamente, pero si se comete algn definir como rea de impresin, para, posteriormente,
error, seleccionaremos de nuevo la tabla haciendo imprimirlo.
clic en el botn que se encuentra a la derecha del
cuadro de texto Rango de datos.
En la parte superior de este cuadro aparece una

presentacin preliminar, con el aspecto que tendr
nuestro grfico una vez finalizado, y para continuar
haremos clic en Siguiente. En caso de que el grfico que
se muestre alcance nuestras expectativas, podemos
hacer clic en Terminar, con lo que saltaremos
directamente al ltimo paso.
En este cuadro de dilogo podemos asignar un ttulo

a nuestro grfico, modificar los valores de los ejes, Figura 13.79. Configuracin de la pgina en Excel.
crear l- neas de divisin (con lo que el grfico resultar
ms preciso), modificar la posicin de la leyenda (dado Para realizar esta accin, iremos al men Archivo
que el propio Excel genera una leyenda con las series de Imprimir Configurar pgina, iremos a la ficha
datos que le pro- porcionemos), modificar los rtulos de Hoja y haremos clic sobre el botn de la derecha del
cada serie, e incluso aadir al grfico la tabla con los cuadro de texto denominado rea de impresin. Tras
datos del mismo. esto, se mostrar la tabla sobre la que
seleccionaremos el rea a imprimir.
Dentro de Configurar pgina, tambin podemos

asignar un encabezado y un pie a nuestra pgina.
Por supuesto, tambin podremos definir los mrgenes

y configurar el tamao que tendr la hoja.
13.5.3. Microsoft Access
Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de

Figura 13.78. Asistente para grficos. datos, desarrollado por Microsoft y perteneciente a la
Paso 3 suite
Pgina 308
Office, dirigido al usuario domstico y a la pequea y
CAMPO
media- na empresa.
RUIZ SANCHEZ AZUCENA 74618546 PALMA DE MALLORCA REGISTRO
Un sistema de gestin de bases de datos es un NOMBRE

GUTIERREZ VALERO VICTORIA
DNI
7438738
PROVINCIA
TOLEDO
software especfico, dedicado a servir de interfaz JULVE VALERO MARIA PILAR 8956236 PALMA DE MALLORCA
entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones ROMERALES SANCHEZ

DOMINGO
3256874 OVIEDO
que la utilizan. RUIZ SANCHEZ AZUCENA

SANCHEZ BALON JESUS
2639893
8456872
PALMA DE MALLORCA
SANTANDER
TABLA
SANCHEZ LORENZO MARIA 2566983 OVIEDO
Una base de datos conlleva un conjunto de datos SANCHEZ VALERO ANDRES 1238456 OVIEDO
VALERO SANCHEZ ANTONIO 4022011 TOLEDO
homo- gneos, ordenados de una forma determinada; es
decir, la gua telefnica es una base datos, la nica CONSULTA
diferencia entre sta y aquellas con las que vamos a SANCHEZ VALERO ANDRES
SANCHEZ LORENZO MARIA
1238456
2566983
OVIEDO
OVIEDO
trabajar es el soporte donde se ubica, papel en vez de ROMERALES SANCHEZ 3256874 OVIEDO
DOMINGO Figura 13.81. Objetos de Access: Campo,
digital. Registro, Tabla y Consulta
(Tabla)
(Fichero
tradicional) Formularios. Un formulario es una ventana que
permite mostrar y editar la informacin por medio de
diferentes controles (botones, cuadros de texto,
(Clientes) (Base de etiquetas, etctera). El formulario en s no
Datos) almacena informacin, slo permite acceder a los
datos que se guardan en una tabla.
Informes. El informe es resultado de una consulta
pero formateado para poder imprimirlo (generalmente
en una hoja A4). Se le puede aadir encabezado,
pie de pgina y texto libre. Se suele emplear para
imprimir listados.
Figura 13.80. Comparacin entre
fichero
tradicional y base de datos
Existen dos modos principales de trabajar con una

base de datos, el primero en modo Diseo y el segundo
la Admi- nistracin.
Por supuesto, el diseo es muy importante y es

anterior a la administracin que, constara de la
introduccin y mo- dificacin de datos en una base.
Objetos de Access (DNI, nombre, telfono, etc.). Existen diferentes tipos de

datos para definir a un campo.
Dentro de una base de datos existe una serie de Registros: conjunto de campos, es decir, cada una de
partes imprescindibles para el trabajo con dicha las filas de una tabla.
aplicacin. Tablas: las tablas son el objeto ms importante, se uti-
Campos: espacio reservado para almacenar un lizan para guardar informacin. Cada tabla se compone
dato de campos y registros.
Consultas: conjunto de datos filtrados de una tabla

que Figura 13.82. Objetos de Access: Formulario e Informe
componen otra tabla. Por ejemplo, todos los
registros cuya provincia sea Madrid. Fichero. Es el contenedor de todo lo anterior, toda
esta informacin se almacena en un archivo con una
extensin caracterstica; en este caso, MDB.
Acciones bsicas en Access: tablas, consultas,

formularios, informes, pginas, macros y mdulos
Iniciar un trabajo en Access y empezar a trabajar

con una base de datos es muy sencillo: hacer clic en
el men inicio, sealar en el men Todos los
programas, submen Microsoft Office y por ltimo clic
en Microsoft Access.
Pgina 310
Figura 13.83. Ventana de Access
Figura 13.85. Creacin de una tabla
En la barra de la derecha seleccionamos en Base
de datos en blanco. Access nos pedir la ubicacin Para crear una tabla tenemos varias opciones, pero
donde el archivo de la base de datos se almacenar. pri- meramente debemos pulsar sobre el botn Nuevo.
Tene- mos tres opciones a elegir que son las siguientes:
Las fichas que aparecen al iniciar una base de datos Crear una tabla en vista Diseo. Permite crear los cam-
en blanco son las siguientes: pos manualmente y configurar el diseo de la
Tablas. tabla.
Consultas. Crear una tabla utilizando el asistente. El asistente
Formularios. pide las caractersticas de los campos y de la tabla y
Informes.
la genera automticamente.
Pginas.
Crear una tabla introduciendo datos. Crea una nueva
Macros.
Mdulos.
tabla con formato de tabla. En la primera fila de la
tabla aparecen los campos: Campo1, Campo2
A. Las tablas Sobre los cuales se escriben los nombres de los
campos.
Para empezar a trabajar con una base de datos
primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada En la ventana de diseo de tabla se definen los
una hay que definir los campos que contendrn la distintos campos que van a componer la estructura
informacin. de la tabla. La parte superior est compuesta por
tres columnas:
En una tabla nos encontramos con registros y Nombre del campo. En esta columna se escribe el nom-
campos. Un campo es la descripcin de nuestros bre del campo que va a
registros. tener.
Tipo de dato. Determina la naturaleza del contenido
que se introducir posteriormente en el campo.
Listn telefnico Existen los siguientes tipos de datos:
Nombre Direccin - Texto. Cualquier carcter de texto, nmero o signo
Telfono Fernndez de
Ortiz, puntuacin. Mximo de 255 caracteres.
Registro Manuel Escorial, 5 915855544
- Memo. Igual que el texto pero admite hasta 32.000
caracteres.
- Numrico. Cualquier cifra con la que se vayan a
reali-
Gonzlez Desengao, 21 zar clculos matemticos.
Snchez, 9854478
Juan 76 - Fecha/Hora. Admite valores fecha y hora desde 100
Rodrguez Gonzalez Malasaa, 3 915877744
Cam hasta 9.999 aos.

po TABLA
- Moneda. Se usa para valores monetarios.
Figura 13.84. Diferente entre campo y registro - Autonumrico. Inserta un nmero que Access au-
menta progresivamente cada vez que se agrega
Se puede ver cmo la informacin referida a una un nuevo registro en la tabla. Los campos
persona, un dato, aparece en una fila de la tabla, a esto es autonumri- cos no se pueden actualizar.
a lo que se denomina registro. A cada una de las partes en - S / No. Admite slo los valores S o No (verdadero
las que hemos desglosado la informacin se le denomina o
campo, y al conjun- to formado por todos los registros, se le falso). Internamente lleva valores numricos: No
denomina tabla. se corresponde con 0 y S se corresponde con -1
(menos 1).
Pgina 312
- Objeto OLE. Contiene datos de diferente
naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos,
imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo,
para las fichas de los empleados se introducir en
un campo de este tipo la foto del empleado. Se
asociar al campo un archivo
.jpg nicamente.
Figura 13.87. Propiedades de los campos
se dispone.
El formato modifica simplemente el aspecto visual del
dato almacenado. En el campo se almacenan los valores
sin formato.
Se suele definir para campos numricos y moneda el
formato general. Para campos Fecha/hora se dispone
de varias posibilidades: fecha general, fecha corta, et-
ctera.
Figura 13.86. Vista diseo de una tabla.
Descripcin. Es opcional. Se puede incluir una

observa- cin con respecto al campo.
En la parte inferior se especifican las Propiedades de

los campos que se han definido ms arriba.
Dependiendo del tipo de datos que se haya definido
para el campo las propiedades podrn contener
distintos parmetros:
1. Tamao del campo. Es la longitud mxima del campo
en los textos (255). En el tipo Byte, cifras del 0 al
255. En el tipo Entero cifras desde -32768 hasta
32768. En los tipos Entero largo, Simple y Doble se
consigue mucha ms precisin.
2. Formato. Permite establecer la forma en que se
vern los datos introducidos en un campo. Determina
la presentacin de nmeros, fechas, textos y
valores S/No en distintos formatos. Al acceder al
cuadro de texto For- mato aparecer, a la derecha
del mismo, un diminuto tringulo negro que indica lista
desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se
muestran las distintas opciones de formato, en
funcin del tipo de dato contenido en el campo del que
3. Ttulo. El texto que se introduzca en esta propiedad informacin, ya aparece el formato del campo. Esto
ser el texto descriptivo del campo que aparecer puede resultar muy til para fechas, telfonos, etc.
Claves principales. Una clave principal es un
como encabezado en la tabla, o delante del valor
elemento
del campo al disear Formularios o Informes. ms de una tabla (sin ser un campo) formado por uno
Si se omite esta propiedad, Access utilizar como (lo ms sencillo y frecuente) o varios campos, que
ttulo el nombre del campo correspondiente. identifi-
4. Valor predeterminado. El valor que se introduce en
esta propiedad, aparece en el campo al aadir un
nuevo registro. Es til en el caso de que un campo
concreto tenga el mismo valor para la mayora de los
registros que van a ser introducidos. Por ejemplo,
para el campo provincia dentro de una tabla de
clientes, si la gran mayora de nuestros clientes son
de Valencia, podramos establecer como valor
predeterminado Valencia.
5. Requerido. Se utiliza cuando se quiere establecer
que sea obligatoria la introduccin de un dato en el
campo.
6. Indexado. Al activar esta casilla con el valor en S,
Access crea un ndice para el campo, lo que
permitir realizar bsquedas ms rpidas en l. Si,
por ejemplo, en un libro disponemos de un ndice, se
buscar ms rpidamente un determinado concepto
que si no se dispone de ndice. En Access esta
propiedad dispone de tres opciones:
a) No: es el valor por omisin, indica que no se
crear ningn ndice.
b) S (con duplicados): crea un ndice para el
campo.
a) S (sin duplicados): crea un ndice nico para el
campo. De este modo se impide que existan dos
registros en la tabla con el mismo valor en este
campo.
Una vez diseados cada uno de los campos, el

siguiente paso ser grabar la tabla. Seleccionamos la
opcin Archivo
Guardar y luego elegimos un nombre para la tabla.
Si no se ha elegido clave principal para la tabla,
aparecer el mensaje No hay clave principal definida y
Access dar opcin a crear una automticamente.
Mscaras de entrada. Access permite
predeterminar
mscaras de entrada, a modo de plantillas, para
los campos del registro, de forma que al introducir la
Pgina 314
can de forma exclusiva cada uno de los registros de Se pueden conmutar ambas visualizaciones de forma
la tabla. Los valores de los campos de una clave rpida a travs de sus botones (esquina superior
principal nunca se repetirn a lo largo de la tabla. izquierda).
Establecer una clave principal presenta las
siguientes ventajas: - Vista Diseo: para visualizar y modificar el
- Acelera las dise- o del objeto seleccionado.
consultas.
- Al visualizar los registros de una tabla, aparecern - Vista hoja de datos: visualizacin normal
inicialmente ordenados por los valores de la clave de tablas o consultas.
principal. - Las operaciones con los datos se van a realizar en
- Access impide introducir un registro con la la visualizacin Vista Hoja de datos. La Vista
misma Diseo se utilizar para establecer los campos y
clave principal que otro ya existente, lo que sus propiedades.
impide duplicaciones.
Relacionar tablas. Una base de datos relacional es
Las relaciones entre tablas precisan de una clave aquella que permite relacionar varias tablas por un
principal. El concepto de relaciones es un concepto campo comn, de forma que, al acceder a una
avanzado de Access. tabla, se accede automticamente al registro
- Para establecer una clave principal en una tabla correspondiente en la tabla relacionada.
los Para establecer una relacin necesitamos un
pasos a seguir son:
requisito indispensable: que las tablas a relacionar
Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo
tengan un campo en comn, y stos sean del mismo
valor o combinacin de ellos se desea utilizar
tipo de datos. Esta operacin se suele realizar
como clave principal. Para ello hay que hacer clic
normalmente una vez definidas las tablas y antes de
sobre el selec- tor de fila, situado a la izquierda de
introducir registros en ellas, para que las reglas de
la columna Nom- bre del campo, y, si fuese
relacin empiecen a provo- car su efecto. El diseo de
necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para
una base de datos se plantea para que, en la medida
seleccionar ms de una fila.
Seleccionar la opcin Clave principal del de lo posible, no se repitan campos entre las distintas
men tablas, ya que despus se podrn generar consultas o
informes completos con todos los datos ya
Edicin, o bien hacer clic sobre el botn , relacionados.
clave principal de la barra de herramientas. En - Desde la ventana de la base se selecciona la opcin
el se- lector de las filas seleccionadas se Editar Relaciones, o pulsamos sobre el botn
visualizar un icono en forma de llave, Re- laciones.
identificando los campos que se constituyen
como clave principal.
Visualizar una tabla. Existen dos posibilidades de

visualizar una tabla, el modo Vista Diseo (su
estructura), que es en el cual se ha creado la tabla, y
el modo Vista Hoja de datos (entrada y visualizacin
de informacin), que muestra los datos introducidos
en la tabla establecin- dolos en filas y columnas, cada
campo en una columna y cada registro en una fila.
Figura 13.89. Relaccin de tablas
- En el cuadro Agregar Tabla, se agregarn todas

Figura 13.88. Vista Hoja de datos de una las tablas de la base de datos que se van a
tabla relacionar.
Pgina 316
- Cerramos el cuadro de dilogo de Agregar Tabla. registros con valores duplicados en un campo.
- Para establecer la relacin se debe pulsar sobre - Asistentes para consultas destinados a buscar no-
el campo que vincular la relacin en la primera coincidentes: crea una consulta que busca registros
tabla y arrastrarlo hasta el mismo campo de la que no tienen registros relacionados en otra tabla.
segunda tabla.
Por ltimo queda citar los tres tipos de relaciones

que pueden existir entre las tablas:
- Relacin de uno a muchos. Es la relacin ms
usual,
en ella cada registro de la primera tabla o tabla
principal puede tener ms de un registro
relacionado en la segunda tabla o tabla Figura 13.90. Opciones para crear una nueva consulta
relacionada.
- Relacin de muchos a muchos. Cada registro de
la
primera tabla o principal puede tener ms de un
registro relacionado en la segunda tabla, y cada
registro de la segunda tabla puede tener ms de
un registro relacionado con la primera.
- Relacin de uno a uno. En esta relacin, cada
regis-
tro de la primera tabla slo puede tener un
registro enlazado en la segunda tabla y viceversa.
Se trata del tipo de relacin menos frecuente.
B. Las consultas en Access
Las tareas bsicas de gestin de una base de datos

se realizan diseando consultas para localizar, agrupar,
organizar o editar datos contenidos en las tablas.
Las consultas permiten seleccionar registros que

cumplen una serie de condiciones para hacer una serie
de modificaciones.
Opciones de Access para crear una consulta:

- Vista diseo: permite realizar una consulta sin la
ayuda del asistente.
- Asistente para consultas sencillas: crea una
consulta
automticamente, segn los campos
seleccionados.
- Asistente para consultas de referencias
cruzadas: crea una consulta que muestra los
datos con un formato compacto, parecido al de
una hoja de clculo.
- Asistente para consultas destinadas a buscar
dupli-
cados: crea una consulta en la que se buscan
Al crear una nueva consulta, Access nos muestra Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una
una ventana con la tabla o tablas sobre las cuales tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs
queremos realizar dicha consulta. La cuadrcula sobre la de ella.
Consultas de parmetros. Representa una consulta
cual vamos a establecer los criterios de nuestras
que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de
consultas se llama QBE (Query By Example, consulta
dilogo propio que solicita informacin. Por ejemplo,
segn ejemplo).
criterios para recuperar registros o un valor que se
desea insertar en un campo.
Consulta de tablas de referencias cruzadas. Presenta
los datos con ttulos en las filas y en las columnas;
la apariencia es la de una hoja de clculo. De esta
forma se resume en muy poco espacio mucha
informacin de una
Figura 13.91. Cuadrcula QBE para disear

consultas
Las filas de la cuadrcula QBE que se encuentran

por debajo de la fila Campo permiten:
Establecer un orden de clasificacin.
Ocultar el campo si no queremos que aparezca en
la consulta
Establecer los distintos criterios de seleccin.
La fila Total, que permite usar clculos de resumen, y

la fila Tabla, que muestra el nombre de la tabla, slo
estarn visibles si se encuentran activadas las
opciones Totales y Nombre de tabla en el men Ver.
Bsicamente existen cinco tipos de

consultas:
Consulta de seleccin. Es la ms sencilla, se
indican unos criterios para visualizar slo lo que
interesa de una tabla. Los datos aparecen en la
Hoja de respuestas di- nmicas que se asemeja a
una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de
una tabla o de varias tablas segn los criterios de la
consulta. Tambin se puede utilizar una consulta
de seleccin para agrupar los registros y calcular
las sumas, cuentas, promedios y otros tipos de
totales.
Pgina 318
forma muy clara. Las consultas de referencias troducido un valor incorrecto. Adems, puede hacer que
cruzadas calculan una suma, una media, un recuento Ac- cess incluya datos automticamente y presente los
u otro tipo de totales de datos. resultados de clculos. Con un solo clic se puede
Consulta de acciones. Conlleva la manera de cambiar desde el modo de presentacin Formulario al
modificar modo de presentacin Hoja de datos, que es una
registros de una o varias tablas a travs de una sola presentacin tabular del mismo conjunto de registros.
operacin. Existen cuatro tipos de consultas de
accin: A la hora de crear un formulario, tenemos dos
- Consulta de eliminacin. Elimina un grupo de posibilidades:
regis- - Crear un formulario en Vista Diseo. En ese caso
tros de una o ms tablas. di-
- Consulta de actualizacin. Realiza cambios seamos nosotros mismos las posibilidades de crea-
globales en un grupo de registros de una o ms cin del formulario.
tablas. Se pueden cambiar los datos de las tablas Existen diferentes elementos dentro del Diseo del
existentes. formulario:
- Consulta de datos anexados. Agrega un grupo La regla. Ayuda a colocar los controles en un
de de-
registros de una o ms tablas al final de una o terminado punto del formulario.
ms tablas. La cuadrcula. Facilita la insercin de los
- Consulta de creacin de tabla. Crea una tabla controles en determinados puntos del formulario.
nueva El cuadro de herramientas. Contiene las etique-
a partir de la totalidad o una parte de los datos tas y controles que es necesario utilizar en el
de una o ms tablas. dise- o del formulario.
Los controles. Son objetos grficos que se inclu-
Consulta SQL. Una consulta SQL es una consulta yen en el formulario para mostrar los datos de
creada con una instruccin SQL. Se puede utilizar el una forma u otra, e incluso para mejorar la
lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured apariencia del mismo. Cualquier elemento que
Query Lan- guage) para consultar, actualizar y est dentro de la cuadrcula puede ser
administrar bases de datos relacionales, como considerado un control. Existen diferentes tipos
Access. de controles.
a) Segn su funcin pueden ser: etiquetas,
C. Los formularios en Access
cuadros de texto, casillas de verificacin,
Existen diversas formas de insertar informacin en cuadros de lista o botones de comando.
una base de datos pero quizs la ms flexible son los b) Segn su modo de creacin pueden
formularios. ser:
Dependientes. Control que toma el
Un formulario implica, a menudo, el mejor diseo para contenido de un campo de la tabla.
introducir, cambiar y ver los registros de su base de Independientes. Aquel que no se encuentra
datos. Al disear un formulario se especifica la manera en asociado a un campo. Pueden presentar
que se presentan los datos. Al abrir un formulario, Access un texto informativo, grficos o imgenes
recupera los datos deseados de las tablas y los presenta proce- dentes de otras aplicaciones.
Control calculado. Aquel que presenta el re-
de acuerdo con su diseo, ya sea en la pantalla o en
sultado de una expresin en lugar de los
formato impreso.
datos almacenados. El valor es calculado
cada vez que cambia algn dato en la
expresin.
Regla
Controles
Figura 13.92. Formulario en vista
diseo
En un formulario es posible incluir listas de valores Etiquet Cuadro de texto

entre los que puede elegir y usar colores para resaltar as
los datos
importantes y presentar mensajes que le indiquen si ha Figura 13.93. Elementos de un formulario
in-
Pgina 320
- Crear un formulario utilizando un Asistente. Se Existen diferentes elementos dentro del Diseo del
puede crear rpidamente un formulario bsico In- forme y que coinciden casi en su totalidad con los
que muestre todos los campos y los registros de una que se han visto en Vista Diseo del Formulario.
tabla o consulta, o tambin se puede crear un - Crear un informe utilizando un Asistente. En este
formulario personalizado que revele los datos de caso, el asistente gua en la creacin de las
registros seleccionados con un formato diferentes partes del informe. Es ms sencillo,
determinado. pero el usuario tiene menos control en la creacin
Existen diferentes tipos de asistentes para crear del informe.
formularios:
Columna simple. Las diferentes secciones que forman parte de un
Tabular. informe son las siguientes:
Grfico. - Encabezado del informe. Representa la zona donde
Principal/subformulario. aparece el ttulo del informe. Se asigna en el
Formulario automtico. ltimo paso del asistente de creacin de informes,
como hemos visto anteriormente.
Por ltimo, comentar que se pueden agregar - Encabezado de pgina. Aparece al inicio de la
encabezados y pies de pgina y eliminarlos de un pgi-
formulario y de las pginas impresas de un formulario. na. Si queremos incluir alguna etiqueta para que
Los encabezados y pies de pgina aparecen en la parte aparezca al principio de cada pgina, se ha de
superior e inferior de la ventana Formulario y al principio y hacer en esta seccin.
al final de la impresin. - Si hemos definido una agrupacin al crear el informe,
el Encabezado de grupo contiene las etiquetas
D. Los informes en Access que van a aparecer al principio de cada grupo.
- En la seccin Detalle del informe aparecern los da-
Un informe se crea para ofrecer una presentacin tos de los
per- sonalizada de una determinada informacin. Los registros.
informes permiten controlar el resumen de la - El Pie de pgina incluye por lo general el nmero
informacin, agrupar los datos y ordenarlos de la forma de pgina o el nmero de pgina en que nos
deseada. encontramos de un total de pginas que tiene el
documento.
Los tipos de informes ms comunes son los - El Pie del informe incluir las etiquetas o controles
siguientes: en general que nos interesa que aparezcan en la
- Informe Tabular. Muestra los datos en filas o en ltima parte del informe. Por ejemplo, algn
columnas pero suele agruparlos por uno o ms control calculado que represente un total o algo
valores del campo, calcula y muestra subtotales. similar.
- Informe de Columnas. Muestra todos los
campos
en una sola columna, generalmente alineada a la
izquierda de la pgina. Secciones
- Etiquetas. Muestra los datos impresos como de un
etique-
informe
tas de correo.
Clientes
Etiquetas
Ttulo del
informe de
Campos
ycampos
Nombre Apellido Telfono

Figura 13.95. Secciones de un informe
E. Las macros en Access

Cuadro de Herramientas Ejecuta una accin o varias a la vez, que producen
como consecuencia la automatizacin de tareas
Figura 13.94. Elementos de un informe comunes. Se puede automatizar cualquier funcin de
Access para ser ini- ciada con el teclado o con el ratn,
A la hora de crear un informe disponemos de dos abrir una tabla, consulta informe o formulario, etc.
posibilidades:
- Crear un informe en Vista Diseo. En ese caso Estas acciones se pueden realizar de manera individual
dise- o encadenarse unas a otras aadindolas en celdas
amos las posibilidades de creacin del informe. seguidas.
Pgina 322
Para crear una macro, se hace clic en la pestaa de programacin se realiza mediante los denominados m-
la dulos.
ficha Macros y se presiona sobre el botn Nuevo.
Los mdulos se asocian directamente a objetos
tales como formularios o informes, y stos se crean y se
asignan a los eventos ms comunes de los objetos
mencionados. Tambin se pueden crear mdulos
independientes que estarn visibles en la venta de
base de datos en la ficha Mdulos.
Un mdulo es una coleccin de declaraciones y

procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que
se almacenan juntos como una unidad.
Figura 13.96. Las macros en Access
En esta imagen encontramos dos secciones o reas: BIBLIOGRAFA

Ac- cin y Comentario.
En Accin se encuentran todas las posibles ejecuciones Foro de formacin. Excel y Access. Nivel Bsico. 2011.
Foro de formacin. Word. Nivel Bsico. 2009.
de macros que tiene Access y en Comentario aadiremos
La enciclopedia del estudiante. Aplicaciones
una pequea descripcin de la accin (esta parte es
informti- cas. 2005. Santillana.
optativa). Pinillos Martn J,. Pinillos Rubio J.M. Auxiliares de la
Fun-
F. Los mdulos en Access cin Administrativa. 1996. Foro de formacin.
Redal EJ. Tecnologas. Nivel bsico. 2007. Santillana.
Access permite realizar una programacin basada
en el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) y
esta

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3.3 Perifricos de Entrada/Salida

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