Anda di halaman 1dari 59

Introduo

s Rotinas
Administrativas
de uma Empresa
de Transporte
SEST - Servio Social do Transporte
SENAT - Servio Nacional de Aprendizagem do Transporte

Qualquer parte dessa obra poder ser reproduzida,


desde que citada a fonte.

Fale Conosco
0800 728 2891

ead.sestsenat.org.br
Sumrio
Apresentao 6

Unidade 1 | Introduo s Rotinas Administrativas e de Servios Gerais 8

1 Origem da Administrao 9

2 Conceituando a Administrao 10

3 As Funes da Administrao 11

3.1 Planejar 12

3.2 Organizar 12

3.3 Dirigir 13

3.4 Controlar 13

3.5 Planejar 14

3.6 Organizar 15

3.7 Dirigir 15

3.8 Controlar 15

Glossrio 16

Atividades 17

Referncias 18

Unidade 2 | A Empresa 20

1 Tipos de Organizaes Empresariais 21

1.1 Os tipos Mais Comuns de Organizaes Empresariais 22

1.1.2 Sociedade em Nome Coletivo 22

1.1.3 Sociedade em Comandita Simples 22

1.1.4 Sociedade Limitada 23

1.1.5 Sociedade em Comandita por Aes 23

1.1.6 Sociedade Annima 23

1.1.7 Empresa Individual de Responsabilidade Limitada 24

3
2 O Organograma e suas Variaes 24

Glossrio 26

Referncias 28

Unidade 3 | Os Departamentos da Empresa 30

1 Os Departamentos 31

1.1 A Diviso por Departamentos da Maioria das Empresas 32

1.1.1 Departamento Administrativo 33

1.1.2 Departamento de Compras 33

1.1.3 Departamento Financeiro 34

1.1.4 Departamento de Marketing 35

1.1.5 Departamento de Recursos Humanos 35

1.1.6 Departamento Comercial 36

Glossrio 37

Referncias 39

Unidade 4 | Principais Rotinas Administrativas 41

1 Principais Rotinas Administrativas da Empresa 41

1.1 Abertura de Contas em Bancos 42

1.2 Acompanhamento do Fluxo de Caixa 42

1.3 Acompanhamento de Contas a Pagar 42

1.4 Acompanhamento de Contas a Receber 42

1.5 Emisso de Notas Fiscais 43

1.6 Controlar Folhas de Ponto dos Funcionrios 43

1.7 Gerenciar Estoques 43

1.8 Prezar pela Entrega de Produtos Vendidos e Cumprimento dos Prazos de Produo. 44

Glossrio 44

Referncias 46

4
Unidade 5 | O Cotidiano da Empresa 48

1 A Comunicao Interna da Empresa 48

2 Tcnicas de Arquivamento 50

3 Gerenciamento do Tempo Empresarial 51

4 Carga Tributria no Brasil 52

Glossrio 53

Atividades 54

Referncias 55

5
Apresentao

Prezado aluno,

Seja bem-vindo ao curso Introduo s Rotinas Administrativas de uma Empresa de


Transporte!

Neste curso voc encontrar conceitos, situaes extradas do cotidiano e, ao final de


cada unidade, atividades para a fixao do contedo. No decorrer dos seus estudos
voc ver cones que tem a finalidade de orientar seus estudos, estruturar o texto e
ajudar na compreenso do contedo.

O curso possui carga horria total de 30h e foi organizado em 5 unidades, conforme a
tabela a seguir:

Unidade Carga horria


1 - Introduo s Rotinas Administrativas e de Servios Gerais 6 horas
2 - A Empresa 6 horas
3 - Os Departamentos da Empresa 6 horas
4 - Principais Rotinas Administrativas 6 horas
5 - O Cotidiano da Empresa 6 horas

Fique atento! Para concluir o curso, voc precisa:

a) navegar pelos contedos e realizar as atividades previstas nas Aulas Interativas;

b) responder Avaliao final e obter nota mnima igual ou superior a 60;

c) responder Avaliao de Reao;

d) acessar o Ambiente do Aluno e emitir o seu certificado.

Este curso autoinstrucional, ou seja, sem acompanhamento de tutor. Em caso de


dvidas entre em contato com a suporteead@sestsenat.org.br (0800 7282891).

Bons estudos!

6
7
UNIDADE 1 | INTRODUO S
ROTINAS ADMINISTRATIVAS E
DE SERVIOS GERAIS

8
Unidade 1 | Introduo s Rotinas Administrativas
e de Servios Gerais

ff
Discuta com seus colegas: O que voc entende por
administrao? Quando pensamos em administrar uma
empresa, quais as etapas da administrao? Que reas esto
envolvidas? preciso ser um lder para administrar uma
empresa?

Este curso voltado introduo do contedo de rotinas administrativas e servios


gerais, como derivado da administrao enquanto cincia. Tem como objetivo
proporcionar ao estudante condies de analisar os fundamentos da administrao,
bem como as teorias e seus processos organizacionais.

No decorrer dos nossos estudos, teremos contato com fundamentos tericos e


concretos da cincia administrativa e suas implicaes na empresa e no universo
dos negcios. Durante o percurso, vamos proporcionar condies de contatos com

9
a fundamentao terica da administrao, tratando de conceitos e concepes da
administrao. Alm disto, voc ser incitado a percorrer o caminho das teorias
organizacionais, conhecendo as abordagens clssicas e mais conhecidas.

Em seguida, vamos penetrar no ambiente organizacional, entendendo como ele


funciona e interfere nas organizaes. Finalmente, iremos estudar como se pode
planejar, organizar, dirigir e controlar uma organizao.

1 Origem da Administrao

A administrao existe desde o incio dos tempos quando as mais primitivas civilizaes
j se utilizavam de tcnicas e ferramentas para botar em prtica seus objetivos, alm
de poder facilitar e perdurar suas tticas de sobrevivncia. Seu desenvolvimento veio,
mais fortemente, durante a primeira revoluo industrial vivida na Inglaterra, no sculo
XVII.

Considera-se que a administrao sofreu grande influncia de filsofos, socilogos,


economistas e pensadores durante toda sua histria, alm de ter recebido contribuies
de grandes instituies como da Igreja Catlica Apostlica Romana que, por estar
presente desde a antiguidade em todos os continentes, propagou tcnicas de gesto
e organizao que so empregadas em sua estrutura e aparelhamento, e nos sistemas
empresariais de todo o planeta.

Essa relao entre a cincia administrativa e a Igreja Catlica Apostlica Romana


destacada pelas caractersticas da instituio como, sua estrutura hierrquica,
constituio e divulgao de seus objetivos e metas, alm de tcnicas de gerenciamento,
gesto de bens e recursos, recebimentos e pagamentos, bem como suas relaes com
o estado e a sociedade.

Outra instituio bastante influente na histria da administrao foi a organizao


militar, ou seja, as foras militares que travaram batalhas ao longo de toda a histria,
j que durante uma guerra, questes relacionadas a logstica, estratgias operacionais
e gerenciamento de recursos so fundamentais para o sucesso de qualquer exrcito.

10
Na medida em que se aprofundam os estudos histricos a respeito da administrao,
pode-se perceber muitas referncias necessrias base para seu entendimento. Porm,
podemos considerar estas referncias como algumas das principiais contribuies
tericas histricas a respeito das origens e do significado da administrao.

2 Conceituando a Administrao

Conceituar administrao no uma misso simples. Muitas so as consideraes,


concepes e significados a respeito deste tema to importante. Porm, no se pode
deixar de considerar sua origem sinttica e semntica.

A origem da palavra administrao est ligada ao latim ad


direo para, tendncia para; minister subordinao ou
obedincia, e significa a funo que se desenvolve sob o comando
de outro.Ento, administrar obter resultados por intermdio
de outros, exercer a funo de fazer as coisas atravs de outras
pessoas, com os melhores resultados possveis. Chama-se a
ateno para o fato de o administrador comandar a ao e no a
realiz-la (Chiavenato,2000).

11
Pode-se dizer que a administrao constituda por fazer as coisas de maneira
adequada, com o mnimo de recursos humanos, financeiros e materiais e com o intuito
de alcanar os objetivos traados.

A administrao pode ser representada por um certo tipo de


governana, gesto de uma empresa ou organizao de forma
que as atividades sejam administradas com planejamento,
organizao, direo e controle. Administrar o ato de trabalhar
com e por interferncia de outros indivduos, com o intuito de
atingir os objetivos da organizao, bem como de seus membros.

Administrao tambm pode ser expressa pela tomada de decises sobre os


recursos disponveis. o gerenciamento de um organismo, levando em considerao
as informaes obtidas atravs de outros profissionais e, tambm, prevendo as
consequncias de suas decises. Caracteriza-se tambm como a cincia social que
estuda e organiza as prticas usadas para administrar.

bb
Assista a este video sobre a Histria da Administrao:

http://tinyurl.com/zoyj7t9

3 As Funes da Administrao

A administrao tem diversos princpios e funes que servem para embasar a tomada
de decises em qualquer tipo de organizao, alm de poder evidenciar um nvel
adequado de parmetros para a estruturao de um organismo.

A administrao tem entre seus principais princpios:

12
3.1 Planejar

O ato de planejar significa a criao de um plano ou estratgia


para otimizar a obteno de um resultado.

Em uma empresa de qualquer segmento de mercado, o planejamento est diretamente


relacionado ao modo como a empresa se organiza para enfrentar contratempos
futuros, alm de se preparar adequadamente para atender seus clientes.

O planejamento extremamente importante devido a necessidade de se preverem


acontecimentos futuros, alm de preparar os colaboradores para os passos a serem
seguidos pela instituio.

3.2 Organizar

A organizao de uma empresa passa pela juno de diversos

hh
esforos individuais com vistas a obteno de um objetivo
comum.

No caso de uma empresa, os funcionrios exercendo vrias funes distintas formam


uma fora nica que gira em torno do objetivo principal da firma, o lucro.

Para organizar um negcio necessria a aplicao de diversas tcnicas para que sejam
explorados ao mximo os potenciais de seus colaboradores e para que se possa obter
o desempenho adequado.

13
3.3 Dirigir

Dirigir a companhia compreende a liderana de todos os seus integrantes rumo


obteno do objetivo central da empresa. Dirigir significa tomar decises, cuidar dos
interesses da firma, ou seja, encabear.

3.4 Controlar

Manter o controle da empresa essencial para o sucesso. Os diversos setores da firma


devem ser controlados com vistas a no sarem do compasso, ou no perseguirem um
objetivo diferente do restante da companhia.

E as principais funes da administrao so (Chiavenato, 2006):

Fixar objetivos.

Analisar, conhecer os problemas.

Solucionar os problemas.

Organizar e alocar os recursos, tanto financeiros, quanto tecnolgicos e humanos.

Liderar, comunicando, dirigindo e motivando as pessoas.

Negociar.

Tomar decises.

Controlar, mensurando e avaliando.

O desempenho da cincia administrativa est embasado na liderana e capacidade de


relacionamento com as pessoas atravs da negociao e na comunicao por parte do
administrador.

Basicamente a administrao dividida em quatro grandes reas:

Financeira

14
Produo

Marketing

Recursos humanos

Pode-se dizer que a cincia administrativa constituda por diversas reas como
economia, matemtica, sociologia, filosofia, entre outras, e o administrador deve ter
timas habilidades de relacionamento interpessoal, comunicao e desenvoltura para
poder exercer seu papel (Maximiano, 2009).

Algumas caractersticas da administrao so importantes e fundamentais para


obteno do objetivo esperado. Estas caractersticas so:

Objetivar a obteno de resultados.

Prover a utilizao dos recursos fsicos e materiais disponveis.

Englobar as atividades de planejamento.

Organizar.

Dirigir e controlar.

Tambm existem meios de se chegar aos objetivos traados e que a administrao se


utiliza constantemente como:

3.5 Planejar

Atravs do estabelecimento de planos, mtodos e processos com o objetivo de


fundamentar as aes e objetivos do organismo em questo. Estes procedimentos
ditaro o que fazer, como fazer, quando fazer as coisas que a empresa ou organizao
se props.

15
3.6 Organizar

Atravs do processo de distribuir tarefas, responsabilidades e atribuies entre os


membros da organizao. Tambm necessria a adaptao ao tipo de tarefa a ser
realizada, j que para objetivos distintos existem estratgias distintas de utilizao de
recursos.

3.7 Dirigir

Atravs da liderana, influncia e motivao dos indivduos pertencentes a organizao.


Esta tarefa importante, pois requer habilidades de criao de um ambiente adequado
a realizao do trabalho.

3.8 Controlar

Atravs da verificao, constatao e certificao da realizao das tarefas para que se


tenha a certeza de estarem buscando a realizao dos objetivos.

16
Resumindo

Nesta unidade podemos constatar as influncias que instituies


exercem sobre a cincia administrativa, e um pouco de sua histria.

Foram mostradas tambm algumas funes da administrao, bem


como algumas ferramentas que a administrao utiliza para cumprir
seus objetivos.

importante ressaltar tambm que em qualquer tipo de negcio


importante que se tenha noes sobre os diversos campos de atuao
do administrador, alm de entender a complexidade envolvida em suas
obrigaes.

Glossrio

Concepes: gerar (ou ser gerado) um ser vivo

Perdurar: ter longa durao; durar muito.

Sinttica: studa as relaes estabelecidas entre as palavras

Semntica: componente do sentido das palavras e da interpretao das sentenas e


dos enunciados.

17
Atividades

Identifique a alternativa correta.

dd 1. A Administrao recebeu, ao longo da histria, influncias


de instituies como a Igreja Catlica Apostlica Romana e
diversos exrcitos participantes de batalhas.

( ) Certo ( ) Errado

2. Pode-se dizer que a administrao constituda por fazer


as coisas de maneira adequada, com o mnimo de recursos
humanos, financeiros e materiais e com o intuito de alcanar
os objetivos traados.

( ) Certo ( ) Errado

3. A administrao tem diversos princpios e funes que


servem para embasar a tomada de decises em qualquer
tipo de organizao.

( ) Certo ( ) Errado

4. No existem meios comprovados de se chegar aos


objetivos traados pela administrao.

( ) Certo ( ) Errado

5. Em qualquer tipo de negcio importante que se


tenha noes sobre os diversos campos de atuao do
administrador.

( ) Certo ( ) Errado

18
Referncias

CHIAVENATO, I. Princpios da administrao. Rio de Janeiro, Campus, 2006.

CHIAVENATO, I. Administrao: teoria, processo e prtica. So Paulo: McGraw-Hill,


2000.

KWASNICKA, E. L. Introduo administrao. So Paulo, Atlas, 2000.

MAXIMIANO, A. C. A. Introduo administrao. So Paulo: Atlas, 2009.

ROBBINS, S. P. Administrao: mudanas e perspectivas. So Paulo, Saraiva, 2000.

RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicao interna. Portal da internet, 2002.


Disponvel em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.

STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administrao. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

19
UNIDADE 2 | A EMPRESA

20
Unidade 2 | A Empresa

ff
Quais os tipos de empresa que voc conhece? Cite exemplos.
Cada uma delas dever possuir metas e objetivos diferentes?
Em que sentido? Para alcanar suas metas e objetivos, que
estratgias e ferramentas essas empresas devero usar?

Sabe-se que existem diversos tipos de empresas, principalmente devido a modernidade


e a globalizao da economia, portanto, a administrao deve estar em sintonia com as
variaes e necessidades de cada um destes tipos.

As estratgias a serem adotadas, bem como os procedimentos para a realizao das metas
traadas devem atender as peculiaridades de cada organismo, alm de buscar as melhores
ferramentas para que se obtenha xito nos negcios (Maximiano, 2009).

Tambm necessrio o entendimento da importncia atribuda construo do organograma


da empresa, por se tratar de uma estruturao das funes e destinao de responsabilidades.
Este um processo fundamental para o bom desempenho organizacional.

Nesta unidade trataremos dos tipos de empresas existentes assim como do organograma e
suas variaes.

21
1 Tipos de Organizaes Empresariais

A atividade empresarial pode ser exercida individualmente ou de forma coletiva


obedecendo designaes e estabelecimentos legais. Uma vez que a opo tenha sido
a de empresrio individual, o patrimnio particular se confunde com o da empresa.

importante lembrar que o arcabouo legal prev a forma

hh
da sociedade simples como se tratando de um tipo societrio
criado para substituir o modelo tradicional de sociedade civil.
Sociedades simples no podem exercer atividades econmicas
organizadas, com finalidades de produo ou circulao
de bens ou servios. Seu objetivo deve se concentrar em
atividades profissionais de natureza cientfica, literria e/ou
artstica.

A sociedade cooperativa, que anteriormente era chamada de sociedade civil, agora


sociedade simples. Ela conta com novas caractersticas e continua a ser inscrita na
Junta Comercial, por ser regida por lei especial.

Apesar da legislao brasileira trazer seis tipos diferentes de organizaes empresariais,


apenas duas delas so comumente encontradas, a sociedade limitada, normalmente
preferida, e a sociedade annima. As outras so raras no Brasil.

22
1.1 Os tipos Mais Comuns de Organizaes Empresariais

1.1.2 Sociedade em Nome Coletivo

Este tipo de sociedade constitudo obrigatoriamente por pessoas fsicas e h


igualdade entre os seus scios, que devem respondem solidria e ilimitadamente pelas
obrigaes sociais.

A administrao deste tipo de empresa deve ser realizada

hh
exclusivamente pelos scios, sendo proibida a nomeao de
terceiros para a funo. Seu nome comercial, obrigatoriamente
firma ou razo social, alm de ser composto pelo nome de
um dos scios, acompanhado da expresso & CIA.

1.1.3 Sociedade em Comandita Simples

As sociedades em comandita simples so constitudas por dois tipos de scios, pessoas


fsicas, responsveis solidria e ilimitadamente pelas obrigaes sociais, denominados
comanditados, e comanditrios, que respondem somente pelo valor de suas respectivas
cotas. Este tipo de sociedade deve ser administrado pelo scio comanditado.

23
1.1.4 Sociedade Limitada

As sociedades limitadas so aquelas dedicadas s atividades empresariais, compostas


por dois ou mais scios que devem contribuir com capital ou bens para a formao do
capital social. As responsabilidades dos scios esto limitadas s suas propores no
capital da empresa.

1.1.5 Sociedade em Comandita por Aes

Esta sociedade tem o capital dividido em aes e regulado pelas mesmas normas
relativas s sociedades annimas. Possui duas categorias de acionistas semelhantes
aos scios comanditados e aos comanditrios das comanditas simples.

1.1.6 Sociedade Annima

As sociedades annimas, ou S/A, abrangem a maioria dos empreendimentos de grande


porte no Brasil e esto regulamentadas pela lei de n 6.404, de 1976.

Seu capital social dividido em partes iguais (aes), que podem ser negociadas em
bolsa de valores. Estas aes podem ser adquiridas por qualquer pessoa, sem com
que passe a fazer parte do contrato social, como no caso das LTDA, alm disso, as S/A
podem ser de capital aberto ou capital fechado.

24
1.1.7 Empresa Individual de Responsabilidade Limitada

A empresa individual de responsabilidade limitada


(EIRELI) formada por uma nica pessoa, titular
da totalidade do capital social, e no inferior
a cem vezes o maior salrio-mnimo vigente. A
EIRELI ser regulada, no que couber, pelas normas
aplicveis s sociedades limitadas. Existem duas
formas de se instituir uma EIRELI, a originria e a
superveniente.

A originria refere-se quando decorre de ato de


vontade da criao especfica desta modalidade
de pessoa jurdica. A superveniente est descrita
na forma do inciso terceiro do artigo 980-A da lei
das sociedades, quando resultar da concentrao das quotas de outra modalidade
societria num nico scio, independentemente das razes que motivaram tal
concentrao (Chiavenato,2000).

2 O Organograma e suas Variaes

Uma das maneiras de se representar a


estrutura de uma empresa atravs do
organograma empresarial. Por este motivo
no usual a falta desse modelo nas
pequenas, medias e grandes empresas, j
que atravs dele a representao pode ser
feita de um modo mais sucinto, resumido
e limpo para que as pessoas possam
facilmente compreender.

25
O objetivo do organograma ilustrar, de forma clara, cada departamento da empresa
e seus colaboradores em questo, com intuito de esclarecer dvidas de clientes,
parceiros e fornecedores.

O organograma deve descrever de forma sucinta como a estrutura da empresa, alm


de ilustrar a definio das posies de cada funcionrio.

Um exemplo de organograma pode ser expresso pela seguinte figura:

Os organogramas utilizados so (Chiavenato, 2000):

Organograma clssico.

Organograma em barras.

Organograma em setores (setorial, setograma).

Organograma Radial (solar, circular).

Organograma Lambda.

Organograma Bandeira.

Organograma Linear de Responsabilidade (OLR).

Organograma Informativo.

Organograma Dial de Wyllie.

Resumindo

Nesta unidade vimos os diversos tipos de empresas que existem no


Brasil, alm de algumas peculiaridades existentes em suas designaes.
Foi ressaltado que se deve ficar atento a determinadas obrigaes das
instituies e seus membros.

Foi ressaltado tambm a importncia e a funo do organograma, alm


de seus diferentes tipos existentes.

Lembramos que praticamente todas as empresas podem e devem


utilizar os organogramas para ilustrar sua estrutura organizacional.

26
Glossrio

Peculiaridades: peculiar significa caracterstico, especial, algo que prprio de uma


pessoa ou coisa.

Sucinto: dito ou escrito com poucas palavras; breve, resumido, lacnico.

27
Identifique a alternativa correta.

dd
1. As estratgias a serem adotadas, bem como os
procedimentos para a realizao das metas traadas devem
atender as peculiaridades de cada organismo.

( ) Certo ( ) Errado

2. A sociedade em nome coletivo constituda


obrigatoriamente por pessoas fsicas e h igualdade entre
os seus scios.

( ) Certo ( ) Errado

3. As sociedades annimas, ou S/A, abrangem a maioria dos


empreendimentos de grande porte no Brasil.

( ) Certo ( ) Errado

4. A desvantagem do organograma vem da garantia da


agilidade da percepo das reas de negcios.

( ) Certo ( ) Errado

5. Uma das maneiras de se representar a estrutura de uma


empresa atravs do Organograma Empresarial.

( ) Certo ( ) Errado

28
Referncias

CHIAVENATO, I. Princpios da administrao. Rio de Janeiro, Campus, 2006.

CHIAVENATO, I. Administrao: teoria, processo e prtica. So Paulo: McGraw-Hill,


2000.

KWASNICKA, E. L. Introduo administrao. So Paulo, Atlas, 2000.

MAXIMIANO, A. C. A. Introduo administrao. So Paulo: Atlas, 2009.

ROBBINS, S. P. Administrao: mudanas e perspectivas. So Paulo, Saraiva, 2000.

RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicao interna. Portal da internet, 2002.


Disponvel em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.

STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administrao. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

29
UNIDADE 3 | OS
DEPARTAMENTOS DA EMPRESA

30
Unidade 3 | Os Departamentos da Empresa

As empresas, como em qualquer outra organizao, tm departamentos que so


responsveis pelas diversos atividades desempenhadas. Estes departamentos existem
para descentralizar o poder de tomada de decises e tornar possvel a diviso de
tarefas entre pessoal especializado.

No importando o tamanho, faturamento ou segmento de atuao da instituio, a


diviso por departamentos extremamente til para a organizao e qualidade de
desempenho do cumprimento de sua funo (Chiavenato, 2006).

Nesta unidade estudaremos um pouco sobre os departamentos que so comuns


a maioria das empresas, alm de ressaltar suas funes especficas e ressaltar sua
importncia para o sistema organizacional. Trataremos dos departamentos da empresa,
das peculiaridades do departamento administrativo, do departamento comercial e do
financeiro

31
1 Os Departamentos

Os departamentos de uma empresa esto correlacionados entre si, sendo encabeados


pelo mais importante deles, a administrao. Qualquer organizao que no seja bem
administrada caminhar rumo a falncia.

bb
Acesse Vdeos, Ted Talks na Internet, 2014 Bis: Dr. Eduardo da
Costa at TEDxLaador

aa
Para ressaltar a importncia da administrao, lembre-se
que atravs dela que possvel controlar os gastos, os
pagamentos, reunies e todas as rotinas administrativas
realizadas. Portanto, toda empresa deve alocar funcionrios
competentes para o desempenho de suas atividades nesta
rea.

Segundo o Sebrae, 85% das micro e pequenas empresas no

cc
dividem o negcio em departamentos, por um simples motivo,
a mo-de-obra pequena, alm de na maioria das vezes,
o proprietrio da empresa o nico funcionrio e, por isso,
administra as finanas, cuida do pessoal, das vendas e todas as
outras funes.

Porm, mesmo que seja uma organizao de departamentos imaginria, o administrador


precisa ter conhecimento do papel de cada departamento e da importncia de todos
eles para o sucesso da organizao.

32
J nas empresas maiores, entretanto, existe a diviso por departamentos como uma
necessidade bsica. Se o plano comear pequeno e crescer, recomenda-se que j se
comece a montar a empresa setorizada, obedecendo as regras existentes.

1.1 A Diviso por Departamentos da Maioria das Empresas

Administrativo.

Compras.

Financeiro.

Marketing.

Recursos humanos.

Vendas.

A seguir sero comentadas as caractersticas de cada um dos setores apresentados.

33
1.1.1 Departamento Administrativo

A competncia do departamento administrativo, engloba a gerncia de todo o conjunto


de atividades que do suporte as aes da empresa. Entre as suas principais funes
esto:

Administrar e prover a gerncia de todo o conjunto de atividades da organizao,


seguindo as diretrizes e prioridades estabelecidas para a empresa.

Promover os acordos, negociaes, contratos, ajustes dos negcios pertinentes


companhia.

Articular e integrar a execuo das atividades da empresa com seus prprios


setores e departamentos.

Traar os objetivos e metas a serem seguidos pela organizao.

Acompanhar e controlar a execuo de todas as atividades com vistas a realizao


das metas estabelecidas.

1.1.2 Departamento de Compras

A funo do departamento de compras estabelecida pelo fluxo dos materiais na


empresa, pelo contato com o fornecedor e pelo acompanhamento da entrega. Prazos
de entrega que no so cumpridos podem criar graves distrbios para os demais
departamentos da empresa.

Os objetivos do departamento de compras podem ser divididos em quatro categorias:

Obteno de mercadorias e servios na quantidade e com qualidade necessria.

Obteno de mercadorias e servios ao menor custo.

Garantia do melhor servio possvel e cumprimento dos prazos de entrega por


parte do fornecedor.

34
Desenvolvimento e manuteno das boas relaes com os fornecedores e
desenvolvimento de fornecedores potenciais.

Para a satisfao desses objetivos, o departamento de compras deve desempenhar


algumas funes bsicas:

Determinar as especificaes de compra: qualidade certa, quantidade certa e


entrega certa (tempo e lugar).

Selecionar o fornecedor (fonte certa)

Negociar os termos e condies de compra.

Emitir e administrar pedidos de compra.

Os objetivos do setor de compras devem estar de acordo com os objetivos estratgicos


da empresa de um ponto de vista global, visando o melhor cumprimento de suas
funes.

1.1.3 Departamento Financeiro

Como todos os outros, o departamento financeiro tem grande importncia dentro de


uma empresa, pois tem a competncia de administrar o dinheiro, os investimentos,
riscos financeiros e o relacionamento com investimentos.

aa
As principais funes do departamento financeiro da empresa
so o controle bancrio, planejamento financeiro, contas a
receber, contas a pagar, tesouraria, auditoria e faturamento.

O departamento financeiro da empresa deve ser organizado e funcionar de acordo


com os padres de qualidade estabelecidos para o desenvolvimento do trabalho, este
setor tambm deve contar com funcionrios de confiana, que prezem pela tica e o
compromisso de suas atividades.

35
bb
Assista a um video sobre as funes do departamento
financeiro. Acesse a Internet, Vdeos, Digite Avenida
Cult+Princpios de Administrao Financeira GEST FIN 1.1

1.1.4 Departamento de Marketing

O departamento de marketing da empresa funciona como sua imagem. Ele coordena


e produz todos os materiais para sua representao. Sua funo chegar at os novos
consumidores, investidores e toda a comunidade, alm de criar uma imagem que
represente a empresa de forma positiva.

As principais funes do departamento de marketing so:

Produzir materiais promocionais

Manter relaes com a mdia

Realizar pesquisas de mercado

Supervisionar a comunicao interna

Monitorar as redes sociais

1.1.5 Departamento de Recursos Humanos

O departamento de Recursos Humanos de extrema importncia, apesar de muitas


vezes ser considerado simplesmente como de menor importncia ou um gasto. O
conceito de recursos humanos faz referncia a todas as prticas e polticas que visam
administrar condutas dentro de uma empresa.

A partir do entendimento das pessoas como recursos da empresa, torna-se necessrio


o estabelecimento de formas de administrar e investir neles, com vistas a explorar de
forma completa as potencialidades da empresa.

36
bb
Acesse o vdeo O papel das lideranas no planejamento dos
recursos humanos em Vdeos na Internet. O vdeo produzido
pela Unidade Central de Recursos Humanos, da Secretaria de
Gesto Pblica.

1.1.6 Departamento Comercial

As responsabilidades do departamento comercial da empresa passam por planejar,


dirigir e coordenar as atividades de comercializao e venda de produtos e servios.
atravs desse departamento que a empresa promove e realiza suas vendas
(Kwasnicka,2000)

As principais atividades do departamento comercial so controlar e indicar o


desempenho dos vendedores, definir as reas de venda, prospectar clientes, elaborar
e negociar propostas de venda, analisar o mercado, analisar as condies da empresa e
propor melhorias nas vendas da empresa, alm de intermediar as relaes da empresa
com os clientes. Resumindo, o departamento Comercial responsvel pela ponte entre
a empresa e os clientes e, com isso, proporciona a realizao e controle das vendas.

Resumindo

A importncia dos departamentos da empresa vai muito alm da


diviso interna de tarefas e especializao de pessoal em determinadas
funes.

A diviso de tarefas deve presar pela organizao do negcio como


um todo e contribuir de diversas formas para o desenvolvimento da
empresa.

O departamento de Recursos Humanos de extrema importncia,


apesar de muitas vezes ser considerado secundrio.

37
Glossrio

Correlacionados: ao de fazer com que duas ou mais coisas ou pessoas se relacionem.

Alocar: colocar (algum ou algo) em um ponto determinado de uma sequncia de


lugares.

38
Identifique a alternativa correta.

dd
1. atravs da administrao que possvel controlar
os gastos, os pagamentos, reunies e todas as rotinas
administrativas realizadas.

( ) Certo ( ) Errado

2. O departamento financeiro da empresa deve ser


organizado e funcionar de acordo com os padres de
qualidade estabelecidos para o desenvolvimento do
trabalho.

( ) Certo ( ) Errado

3. O departamento de recursos humanos no possui tanta


importncia quanto os demais, haja vista que muitas vezes
considerado somente um gasto.

( ) Certo ( ) Errado

4. Dentre as principais atividades do departamento


comercial esto: controlar e indicar o desempenho dos
vendedores, definir as reas de venda, prospectar clientes.

( ) Certo ( ) Errado

5. A funo do departamento de compras estabelecida


pelo fluxo dos materiais na empresa.

( ) Certo ( ) Errado

39
Referncias

CHIAVENATO, I. Princpios da administrao. Rio de Janeiro, Campus, 2006.

CHIAVENATO, I. Administrao: teoria, processo e prtica. So Paulo: McGraw-Hill,


2000.

KWASNICKA, E. L. Introduo administrao. So Paulo, Atlas, 2000.

MAXIMIANO, A. C. A. Introduo administrao. So Paulo: Atlas, 2009.

ROBBINS, S. P. Administrao: mudanas e perspectivas. So Paulo, Saraiva, 2000.

RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicao interna. Portal da internet, 2002.


Disponvel em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.

STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administrao. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

40
UNIDADE 4 | PRINCIPAIS
ROTINAS ADMINISTRATIVAS

41
Unidade 4 | Principais Rotinas Administrativas
As rotinas administrativas esto presentes em todas as empresas e devem der tratadas
de forma a possibilitarem o desempenho das atividades empresariais de forma correta.

Rotineiramente a empresa necessita se concentrar em determinadas atividades


internas para que seja possvel realizar as compras necessrias a produo, ou ao
oferecimento de seus servios e suas vendas.

Objetivos

Os objetivos desta unidade so:

Descrever as principais rotinas administrativas da empresa.

Considerar a importncia de determinadas rotinas.

1 Principais Rotinas Administrativas da Empresa

Rotinas administrativas so um conjunto de processos que so desenvolvidos


sistematicamente e necessitam de conhecimento terico e tcnico para sua realizao.

Para que as rotinas administrativas sejam realizadas existem os manuais de rotinas e


regulamentos internos, onde so descritas as normas e padres para a realizao das
rotinas da empresa. Tambm so necessrios outros documentos como, relatrios que
expe fatos e ocorrncias internas, circulares internas e ofcios.

Para a realizao dos processos presentes nas rotinas administrativas so requeridas


as aplicaes de mtodos e tcnicas com o objetivo de obter sua concluso da melhor
maneira possvel, agregando valor a empresa, no menor tempo possvel e com a
qualidade exigida.

Algumas das principais rotinas existentes nas empresas so:

42
1.1 Abertura de Contas em Bancos

comum e recomendvel que as empresas possuam contas em bancos para que no se


misturem as finanas pessoais do proprietrio e da instituio.

1.2 Acompanhamento do Fluxo de Caixa

O acompanhamento do fluxo de caixa de extrema importncia para que se possa


checar se o planejamento est sendo seguido e se as entradas e sadas esto como se
esperava.

1.3 Acompanhamento de Contas a Pagar

Em uma empresa existem muitas contas a pagar como, gua, luz, telefone, fornecedores,
impostos, etc. Essas contas podem possuir vencimentos em datas diferentes e deve-se
ter certeza de que esto sendo pagas corretamente para evitar-se a incidncia de juros
e encargos.

1.4 Acompanhamento de Contas a Receber

As empresas normalmente recebem pagamentos por seus servios restados ou


mercadorias vendidas. Esses pagamentos tambm podem ser realizados em datas
futuras pr-determinadas, ou em parcelas.

O volume de contas a receber pode ser grande dependendo do tipo de empresa e na


maioria das vezes faz-se necessrio que existam pessoas contratadas para a realizao
deste acompanhamento.

43
1.5 Emisso de Notas Fiscais

A emisso de notas fiscais obrigatria e serve no somente para o acompanhamento


realizado pelo governo, para a cobrana de impostos, como para o consumidor, para
que possa ter seus direitos assegurados em caso de troca do produto, defeito de
fbrica ou m prestao do servio.

1.6 Controlar Folhas de Ponto dos Funcionrios

O controle da folha de ponto muito importante para que os funcionrios da empresa


tenham seus proventos assegurados levando em considerao fatores como horas
extras e compensaes de faltas, e tambm para o controle por parte da empresa de
faltas e atrasos.

1.7 Gerenciar Estoques

O gerenciamento do estoque fundamental para o desenvolvimento das vendas da


empresa. O controle dos nveis de segurana, das previses de durao e do espao so
necessrios para que no haja transtornos ao setor responsvel nem consequncias
para os negcios da instituio.

44
1.8 Prezar pela Entrega de Produtos Vendidos e Cumprimento
dos Prazos de Produo.

O ps-venda da empresa deve ser considerado para a reputao da instituio.


Quando se vende um produto deve-se empenhar o mximo esforo possvel para o
cumprimento do prazo estipulado para a entrega, e tambm quando se promete que
determinado produto ser fabricado, existe a obrigao de realizar-se a promessa para
que no existam penalidades legais aplicveis.

Resumindo

As rotinas administrativas so realizadas em todos os tipos de


empresas atuantes em qualquer setor. O esforo em observar-se os
procedimentos necessrios ao desempenho de processos internos de
grande valia para as instituies.

As penalidades para a ineficincia de qualquer processo interno da


empresa podem abranger desde um pequeno atraso na produo at a
perda da boa reputao da companhia e posterior falncia.

Glossrio

Proventos: ganho, lucro, proveito, rendimento.

45
Identifique a alternativa correta.

dd
1. Rotinas administrativas so um conjunto de processos
que so desenvolvidos sistematicamente e necessitam de
conhecimento terico e tcnico para sua realizao.

( ) Certo ( ) Errado

2. O acompanhamento do fluxo de caixa de extrema


importncia para que se possa checar se o planejamento
est sendo seguido.

( ) Certo ( ) Errado

3. O ps-venda da empresa no deve ser considerado para a


reputao da instituio.

( ) Certo ( ) Errado

4. O controle da folha de ponto dos funcionrios apenas


serve para os empregados possam cobrar seus direitos em
caso de desligamento da instituio.

( ) Certo ( ) Errado

5. As rotinas administrativas so realizadas em todos os


tipos de empresas atuantes em qualquer setor.

( ) Certo ( ) Errado

46
Referncias

CHIAVENATO, I. Princpios da administrao. Rio de Janeiro, Campus, 2006.

CHIAVENATO, I. Administrao: teoria, processo e prtica. So Paulo: McGraw-Hill,


2000.

KWASNICKA, E. L. Introduo administrao. So Paulo, Atlas, 2000.

MAXIMIANO, A. C. A. Introduo administrao. So Paulo: Atlas, 2009.

ROBBINS, S. P. Administrao: mudanas e perspectivas. So Paulo, Saraiva, 2000.

RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicao interna. Portal da internet, 2002.


Disponvel em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.

STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administrao. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

47
UNIDADE 5 | O COTIDIANO DA
EMPRESA

48
Unidade 5 | O Cotidiano da Empresa
O cotidiano da empresa marcado por diversos desafios e contratempos que necessitam
ser superados, com o mximo de destreza possvel para garantir a continuidade do
negcio. Os processos internos rotineiros precisam estar integrados e possurem um
padro de qualidade bem definido para que o objetivo da empresa seja atingido da
melhor forma possvel.

Os mtodos de comunicao e propagao de informaes, entre os diversos


departamentos da organizao, so fundamentalmente necessrios devido a sua
imprescindibilidade.

Nesta unidade sero tratados, de forma sucinta, temas relacionados a comunicao


interna entre os departamentos, alm de se ressaltar algumas tcnicas de arquivamento
de documentos e gerenciamento de tempo, alm de algumas consideraes sobre
impostos e taxas, temas de extrema relevncia para qualquer negcio.

Objetivos

Os objetivos desta unidade so:

Levantar aspectos da comunicao da empresa.

Ressaltar tcnicas de arquivamento.

Discutir sobre o gerenciamento do tempo empresarial.

Abordar temas relacionados a carga tributria.

1 A Comunicao Interna da Empresa

No suficiente possuir uma equipe formada por grandes talentos com habilidades
especficas ao seu trabalho e motivao, se no houver um bom nvel de informao e
se seus integrantes no se comunicarem adequadamente, (Ruggiero, 2002).

Para que sejam solucionados os problemas referentes a esta temtica, foram


aprimoradas tticas de comunicao interna. Estas tcnicas tem a misso de encurtar
o caminho entre uma ideia e sua realizao.

49
aa
Para dar incio ao tema comunicao interna expe-se seus
principais objetivos:

Influenciar, informar e integrar todos os funcionrios da


empresa

Possibilitar o conhecimento das transformaes ocorridas no


ambiente de trabalho pelos empregados da empresa

Fazer com que cada funcionrio se torne uma pea chave na


organizao

Facilitar a comunicao empresarial, deixando-a clara e


objetiva para todos os funcionrios

Sabe-se que a comunicao a troca de informaes entre pessoas, e no ambiente


empresarial esse processo pode no ser to simples. Como existem diferentes nveis
hierrquicos em uma empresa, a agilidade de uma informao pode ser comprometida
pelo tamanho da instituio.

50
Para solucionar este processo, utilizam-se meios que a alguns anos atrs no
existiam, redes internas de chats, canais de atendimento aos funcionrios, centrais de
relacionamento, entre outros.

Segundo Stoner e Freeman (1999), quatro fatores podem influenciar na eficcia da


comunicao nas empresas, so eles:

Canais formais da comunicao

Estrutura de autoridade

Especializao do trabalho

Propriedade da informao

Logo, para que seja otimizado todo o processo produtivo da empresa, deve-se
ter um olhar atento para a sua comunicao interna, sabendo que o impacto no
desenvolvimento do negcio pode ser bastante grande.

2 Tcnicas de Arquivamento

Arquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Informao


e tem sua fundamentao na revoluo francesa. A arquivologia
trata da informao que tem por objetivo se tornar nfase,
fator de lembrana de que eventos passados. Pode-se concluir
que a arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de
organizao e tratamento de documentos, e sua transformao
em potencial de informao.

Os documentos, segundo a cincia da informao, podem ser classificados como de


natureza oficial, natureza cientfica ou natureza comercial. Tambm so possuidores
de formato, espcie, gnero e tipo.

Os nveis da documentao nas instituies so (Chiavenato, 2000):

Documentao de Nvel Estratgico

51
Documentao de Nvel Ttico

Documentao de Nvel Operacional

Ento, as caractersticas do arquivamento so relevantes para toda e qualquer


organizao e carecem de cuidado especial para que tempo e recursos sejam
economizados quando for necessrio.

3 Gerenciamento do Tempo Empresarial

O gerenciamento do tempo nas organizaes um fator de extrema relevncia para


o cumprimento de prazos e otimizao de recursos. Para que os processos sejam
concludos no tempo correto alguns tpicos so importantes, so eles:

Planejamento e gerenciamento do cronograma

Definio das atividades

Sequenciao das atividades.

Estimao dos recursos das atividades.

Estimao da durao das atividades.

Desenvolvimento do cronograma.

Controle do cronograma.

Alm desses fatores ainda se pode ressaltar alguns


fatores que podem ajudar na otimizao do tempo,
como por exemplo:

O estabelecimento de prioridades.

O combate s distraes.

A organizao.

A fidelidade agenda programada.

52
Ento, para que haja a otimizao do tempo nas organizaes e em qualquer outro
local, deve-se buscar as alternativas existentes para que se possa aproveitar ao mximo
este recurso to escasso.

4 Carga Tributria no Brasil

No Brasil atualmente existem cerca de 92 impostos e taxas em nvel federal, estadual


e municipal. Esse conjunto de cobranas faz com que nosso pas tenha uma das mais
altas cargas tributrias do mundo, cerca de 37% do Produto Interno Bruto.

Para a empresa esse configura um desafio a mais, j que so grandes os custos e


complexas as formas de contabilizao e recolhimento destes tributos. Algumas das
principais cobranas que afetam diretamente a empresa esto:

IRPJ Imposto de renda de pessoa Jurdica

ISS Imposto sobre servios

ICMS Imposto sobre circulao de mercadorias e servios

II Imposto sobre importao

IPI Imposto sobre produtos industrializados

Alm desses, pode-se ressaltar que, mesmo que um tributo no venha a impactar
diretamente na empresa, ele pode vir a gerar um certo impacto s vendas ou a
produo, j que na economia os indivduos esto correlacionados e sempre haver
um fator que dependa de outro, ou seja, mesmo que um imposto no cause distores
no curto prazo, a tendncia de quE venha a gerar em mdio ou longo prazos.

Em um mundo globalizado as empresas acabam se tornando organismos muitas vezes


complexos e de difcil controle. Para lidar com o ambiente de negcios complexo,
alguns processos internos so cada vez mais aprimorados para que se possa utilizar
melhor o tempo, alm de poder otimizar alguns mecanismos de produo (Robbins,
2000).

53
As tcnicas de comunicao interna e arquivamento so frutos de estudos constantes
por terem a capacidade de exercer um impacto sob as atividades da empresa, caso
essas tcnicas sejam bem executadas, pode-se obter grandes ganhos de produtividade,
porm, caso existam falhas, as consequncias podem ser gravssimas.

Imagine um ambiente corporativo que no se comunica adequadamente, o


departamento financeiro no tem informaes sobre o departamento de marketing,
que por sua vez no se comunica com o departamento comercial. Esta empresa tende
a enfrentar graves desafios, alm dos j comuns a todos os negcios.

Quando no se tem o devido entrosamento entre os setores da empresa, existe um


convite ao desperdcio de tempo, dinheiro e demais recursos, logo no se deve abrir
mo de aprimorar qualquer tipo de mecanismo que vise a otimizao do tempo.

Todo o assunto abordado nesta unidade visa a melhoria dos processos internos da
empresa e no lembrete que os impostos e taxas existem e exercem grande influncia
nas instituies. A boa comunicao interna pode ser um fator decisivo para o sucesso
do negcio, alm de poupar o desperdcio de tempo.

O arquivamento de documentos tambm contribui para a otimizao do tempo, alm


de manter organizada a histria da empresa, bem como todas as suas peculiaridades.

Glossrio

Temtica: Temtica significa o mesmo que assunto, tema, tpico, objeto, teor, etc.

Otimizado: o melhor rendimento possvel, no que concerne a qualquer rea de


atividade.

Aprimorar: perfeioar(-se), esmerar(-se), apurar(-se).

54
Atividades

Identifique a alternativa correta.

dd 1. Em um mundo globalizado as empresas acabam se


tornando organismos muitas vezes complexos e de difcil
controle

( ) Certo ( ) Errado

2. Os documentos, segundo a cincia da informao,


podem ser classificados como de natureza oficial, natureza
cientfica ou natureza comercial.

( ) Certo ( ) Errado

3. Sabe-se que a comunicao a troca de informaes


entre pessoas, e no ambiente empresarial esse processo se
torna bastante simples.

( ) Certo ( ) Errado

4. A arquivologia trata da informao que tem por objetivo


se tornar nfase, fator de lembrana de que eventos
passados.

( ) Certo ( ) Errado

5. No Brasil atualmente existem cerca de 92 impostos e


taxas em nvel federal, estadual e municipal.

( ) Certo ( ) Errado

55
Referncias

CHIAVENATO, I. Princpios da administrao. Rio de Janeiro, Campus, 2006.

CHIAVENATO, I. Administrao: teoria, processo e prtica. So Paulo: McGraw-Hill,


2000.

KWASNICKA, E. L. Introduo administrao. So Paulo, Atlas, 2000.

MAXIMIANO, A. C. A. Introduo administrao. So Paulo: Atlas, 2009.

ROBBINS, S. P. Administrao: mudanas e perspectivas. So Paulo, Saraiva, 2000.

RUGGIERO, A. P. Qualidade da comunicao interna. Portal da internet, 2002.


Disponvel em: <http://tinyurl.com/j5hdkej>. Acesso em: 27 set. 2016.

STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administrao. Rio de Janeiro: LTC, 1999.

56
Gabarito

Unidade 1
1. Resposta: Certo.

2. Resposta: Certo.

3. Resposta: Certo.

4. Resposta: Errado.

5. Resposta: Certo.

Unidade 2

1. Resposta: Certo.

2. Resposta: Certo.

3. Resposta: Certo.

4. Resposta: Errado.

5. Resposta: Certo.

Unidade 3

1. Resposta: Certo.

2. Resposta: Certo.

3. Resposta: Errado.

57
4. Resposta: Certo.

5. Resposta: Certo.

Unidade 4

1. Resposta: Certo.

2. Resposta: Certo.

3. Resposta: Errado.

4. Resposta: Errado.

5. Resposta: Certo.

Unidade 5

1. Resposta: Certo.

2. Resposta: Certo.

3. Resposta: Certo.

4. Resposta: Certo.

5. Resposta: Certo.

58