7.

GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

Segn la 5 Edicin del PMBOK, la Gestin de los Costos del Proyecto incluye los
procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se
complete el Proyecto dentro del presupuesto aprobado. Debe tener en cuenta los
requisitos de los interesados para la obtencin de los costos, ya que los diversos
interesados medirn los costos del Proyecto de diferentes maneras y en tiempos
diferentes.
Plan de Gestin de costos

El trabajo necesario para llevar a cabo los tres procesos de la Gestin de los Costos,
debe estar precedido de un esfuerzo de planificacin por parte del equipo del Proyecto,
que forma parte del proceso Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto. De l
obtendremos, entre otros, el Plan de Gestin de Costos, que determina el formato y
establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y
controlar los cotos del Proyecto. Entre otros, puede establecer lo siguiente:

Nivel de exactitud de las estimaciones del costo de las actividades.

Unidades de medida utilizadas en las mediciones.
Relacin de las cuentas de control (CA) con la EDT. Es decir, a cada cuenta de control
(CA) se le asigna un cdigo vinculado con el sistema de contabilidad de la organizacin.
Umbrales de control. Porcentaje de variacin o desviacin permitida antes de
actuar, con respecto a la lnea base de costos del Plan para la direccin del Proyecto.
Reglas para medir el desempeo. Gestin del valor ganado: Earned Value
Managemente (EVM).
Formato de informes.
Descripcin de los procesos.
 Procesos de la Gestin de Costos
Planificar la Gestin de los Costos: La Gestin de los Costes del Proyecto debe
considerar las necesidades de los interesados, ya que diferentes interesados medirn
los Costes de diferentes formas y en diferentes momentos. Este proceso establece las
polticas, procedimientos y documentacin necesaria para planificar, dirigir, ejecutar y
controlar los Costes.
Estimar los Costos: Consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
Desarrollar el Presupuesto: Consiste en sumar los costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada.
Controlar los Costos: Consiste en monitorear la situacin del proyecto para actualizar
el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo.

Tipos de costos
Costos variables. Costos dependientes del volumen de produccin. Por ejemplo los
materiales a utilizar. Cuantas ms plantas tenga el edificio que vamos a construir, ms
hormign necesitaremos.
Costos fijos. Costos que no varan con el volumen de produccin. Por ejemplo los
alquileres. Independientemente del nmero de plantas que tenga el edificio que vamos
a construir, el alquiler que se paga por las casetas de obra se mantendr fijo.
Costos directos. Costos repercutibles directamente al Proyecto. Por ejemplo, el coste
del hormign es repercutible en entregables (por ejemplo las zapatas) del Proyecto de
construccin del edificio.
Costos indirectos. Costos necesarios para llevar a cabo el Proyecto, pero que no se
pueden repercutir directamente en ninguna actividad. Por ejemplo los gastos de
estructura (contabilidad, luz, telfono, PMO, etc.).
Costo de oportunidad. Costo de la mejor opcin no realizada. Por ejemplo, si tenemos
un presupuesto de 10 euros para elegir entre comprar caramelos o chicles, decidamos
lo que decidamos, tendremos un coste de la oportunidad. Si decidimos finalmente
 adquirir caramelos, habremos renunciado a los chicles y viceversa. Se basa en el
principio de la rentabilidad esperada, y parte de que los agentes econmicos racionales
basan sus decisiones en base al coste o privacin de recursos para conseguir la mayor
rentabilidad.
Costos hundidos o enterrados. Costo en el que ya se ha incurrido,
independientemente de si se realiza o no el Proyecto, de manera que no es relevante
para la toma de decisiones. Que se debe suprimir en el anlisis y la evaluacin del
Proyecto. Por ejemplo, la realizacin de un estudio de viabilidad de un Proyecto. Se
debe realizar para evaluar si el Proyecto es viable. Tendr un coste, pero ste no influye
en el anlisis de rentabilidad del Proyecto.
Otros conceptos relacionados
Capital de trabajo. Recursos que requiere el Proyecto para atender las operaciones
de produccin y comercializacin de bienes o servicios. Contempla el monto de dinero
que se precisa para dar inicio al Proyecto. En otras palabras es el capital adicional con
el que se debe contar para que comience a funcionar el Proyecto, lo que quiere
decir, financiar el Proyecto antes de percibir ingresos.

Depreciacin contable. Mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que

sufre un bien por el uso que se haga de l. Cuando un activo es utilizado para generar
ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida til que el final lo lleva a ser
inutilizable.

Depreciacin Lineal. Supone que la depreciacin vara linealmente, es decir, que la

depreciacin es una funcin lineal de la edad y su representacin grfica es, por lo
tanto, una recta. Se deprecia la misma cantidad todos los aos.

Depreciacin Acelerada. Supone mayores valores de depreciacin en los primeros

aos de uso del bien.
Depreciacin econmica. Variacin o prdida del valor real de sufren los bienes del
inmovilizado.

Ley de rendimientos decrecientes. El aumento en el uso de recursos, aumenta la

produccin de forma creciente.
 7.1. PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS
COSTOS
La Gestin de los Costos del Proyecto debe considerar las necesidades de los
interesados, ya que diferentes interesados medirn los Costos de diferentes formas y
en diferentes momentos.
Este proceso establece las polticas, procedimientos y documentacin necesaria para
planificar, dirigir, ejecutar y controlar los Costos.
ENTRADAS
1. Plan para la Direccin del Proyecto: Se utilizaran todos los componentes del este plan
que ya desarrollados, como por ejemplo las lneas base del Alcance y del Cronograma,
cualquier informacin que se considere til para establecer las guas de la Gestin del
Costos del Proyecto.
2. Acta de Constitucin: Desarrollada en el grupo de procesos de inicio, provee de
informacin sobre el marco del Proyecto a tener en cuenta para establecer las guas de
la Gestin del costo del Proyecto, por ejemplo el resumen de presupuesto a priori
destinado por el patrocinador para realizarlo.

HERRAMIENTAS
1. Juicio de Expertos: El juicio de expertos se aplica tambin para establecer las polticas,
procedimientos, tcnicas, mtodos y herramientas que se utilizarn en la Gestin de
Costos del Proyecto. Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupo
de personas con conocimientos y/o formacin especializados y puede obtenerse de
numerosas fuentes.
2. Tcnicas Analticas: Para poder elegir racionalmente entre varias estrategias de
financiacin: por autofinanciacin, por intercambio y por endeudamiento. Tambin, para
poder optar por diversas maneras de comprar recursos, tales como fabricar, comprar,
alquilar, etc. Adems, es posible que los procedimientos corporativos recomienden
utilizar tcnicas financieras especficas a la hora de determinar una estimacin y tomar
la decisin adecuada: periodo de recuperacin retorno de la inversin flujo de caja y
valor neto presente.
3. Reuniones: Del equipo de Proyecto. Sirven para discutir y abordar cualquier asunto
relacionado con establecer las polticas, procedimientos, tcnicas, mtodos y
herramientas que se utilizarn en la Gestin de Costos del Proyecto.

SALIDAS
1. Plan de Gestin de Costos: Es necesario elaborar un Plan de Gestin de Costos. Se
deben detallar los criterios para estructurar, estimar, preparar y aprobar el presupuesto
del Proyecto. Tambin para controlarlos. Los procesos de Gestin de Costos varan por
rea de aplicacin. Por lo tanto, es conveniente seleccionarlos y documentarlos en el
Plan de Gestin de Costos del Proyecto, que debe establecer:

Unidades de medida. Para cada uno de los recursos se definen las unidades a usar en
la medicin de los Costos, como por ejemplo, Costes indirectos, tasas horarias, etc.
Nivel de exactitud. El grado de redondeo permitido a las estimaciones de los Costos.
 Nivel de precisin. Las estimaciones de Costos se ajustarn a una precisin prescrita
dependiendo del alcance de los paquetes de trabajo y de la magnitud del Proyecto.
Tambin pueden incluir una cantidad para contingencias.
Enlaces con los procedimientos de la organizacin. El componente de la EDT usado
para la contabilidad del coste del Proyecto suele ser la Cuenta de Control (CA). A cada
cuenta de control se le asigna un cdigo o nmero de cuenta. ste est vinculado de
forma directa al sistema de contabilidad de la organizacin ejecutante. Dado que la
cuenta de control incluye la estimacin de los Costos de los paquetes de trabajo, hay
que tener en cuenta los mtodos idneos para presupuestar dichos paquetes.
Umbrales de control. Se suelen dejar definidos umbrales de control para permitir
desviaciones de costo antes de tomar acciones correctivas preventivas.
Reglas para la medicin del rendimiento. Por ejemplo:
1) Se dejan definidas las frmulas para calcular pronsticos,
2) Se dejan establecidos criterios y reglas para imputar Costos y
3) Se fijan los niveles de la EDT en los que se realizar el anlisis del valor ganado.
Formatos de informe. Se definen los diferentes tipos de informes de rendimiento de
Costes.
Descripciones de los procesos. Se documentan los procedimientos a emplear en cada
uno de los tres procesos de la Gestin de Costos.
Detalles adicionales. Fuentes de financiacin recomendadas, normas para aplicar los
cambios de moneda, reglas para la imputacin de los Costes incurridos, etc.
En el Plan de Gestin de Costos puede incluir otra informacin adicional. Adems, est
incluido en el Plan de Direccin del Proyecto y es un plan subsidiario de ste.
 7.2. ESTIMAR LOS COSTOS DEL PROYECTO
Segn el PMBOK, el proceso Estimar los Costos, consiste en realizar una
aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del
proyecto. La exactitud de la estimacin del costo de un proyecto, aumenta segn
avanza el proyecto, de manera que es un proceso iterativo.
Los costos se estiman para todos los recursos asignados al proyecto, es decir, recursos
de trabajo, recursos materiales, coste de servicios e instalaciones y posibles costes por
contingencias.
La estimacin de los costes de las actividades puede necesitar de los resultados de los
procesos de planificacin de otras reas como por ejemplo el cronograma del proyecto,
el registro de riesgos y las asignaciones de personal. Debido a ello las estimaciones no
pueden darse por definitivas hasta contar con tales informaciones.
Si la organizacin ejecutante no posee estimadores de costes formalmente formados,
el equipo del proyecto deber aportar los recursos y la experiencia necesarios para
llevar a cabo la estimacin de los costes del proyecto
Por lo tanto, podemos definir la estimacin de costos, como una evaluacin cuantitativa
de los costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del
proyecto.
ENTRADAS

Plan de Gestin de Costes: Dado que detalla los criterios, tcnicas, procedimientos y
herramientas para estimar los Costes del Proyecto, adems de los relativos a los otros
procesos de Gestin del coste.
Plan de Gestin de los Recursos Humanos: Las caractersticas del personal
seleccionado para el Proyecto influyen en los Costes de personal, adems del sistema
de reconocimiento y recompensa, por lo que son componentes necesarios para
desarrollar las estimaciones de Costes del cronograma
Lnea Base del Alcance: La lnea base del alcance puede contener informacin
adicional sobre requisitos con implicaciones contractuales y legales, est relacionada
con la salud, la seguridad, el desempeo, el medioambiente, los seguros, los derechos
de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta informacin debe
tomarse en cuenta para la elaboracin de las estimaciones de costos.
o Enunciado del Alcance: Un supuesto que es necesario conocer para estimar los costos
del Proyecto, es si los estimados se referirn nicamente a los costes directos (CD) o
incluirn tambin los costes indirectos (CI) del Proyecto. El enunciado del Alcance
proporciona informacin sobre restricciones, lmites y supuestos del Proyecto. Una
posible restriccin podra ser un presupuesto limitado.
o EDT y su diccionario
Cronograma del Proyecto: Los costos del Proyecto vienen determinados por el tipo y
cantidad de recursos, as como el tiempo que dichos recursos utilizan para completar
las actividades del Proyecto.
Registro de riesgos: Es importante tambin, considerar los costos de mitigacin de
riesgos.
Factores ambientales: Condiciones de mercado e informacin comercial publicada.
 Activos de los procesos de la Organizacin: Polticas y plantillas de estimacin de
costos. Informacin histrica y lecciones aprendidas.

HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Juicio de expertos: Junto con la informacin histrica, el juicio de expertos aporta una
perspectiva valiosa sobre el ambiente y la informacin procedentes de Proyectos
similares anteriores. Tambin puede utilizarse para determinar si es conveniente
combinar mtodos de estimacin y cmo conciliar las diferencias entre ellos.
Estimacin anloga: Utiliza el costo real de Proyectos similares anteriores como base
para estimar el costo del proyecto actual, que a veces se ajusta en funcin de
diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del Proyecto. Generalmente, es un
mtodo menos costo y ms rpido que otros, pero por el contrario, es menos exacto.
Estimacin paramtrica: Consiste en utilizar informacin histrica para estimar los
costos futuros. Consigue niveles superiores de exactitud.
Estimacin ascendente: Estimacin de los costes de los componentes de trabajo. Se
estima el costo de cada paquete de trabajo o actividad, con el mayor grado de detalle
posible, de manera que el costo se resume en niveles superiores.
 Estimacin por tres valores: El mtodo PERT utiliza tres estimados para definir un
rango aproximado de costo de una actividad:
o Ms probable (cM)
o Optimista (cO)
o Pesimista (cP)
o Esperada (cE)

Las estimaciones de costos basadas en esta ecuacin pueden proporcionar una

mayor exactitud. Los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de las
estimaciones de costos.
Anlisis de reserva: El estimado de costos, puede incluir reservas de costo
adicionales para contingencias sobre aquellos eventos previstos, pero inciertos.
Puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse
utilizando mtodos de anlisis cuantitativos. Segn vamos disponiendo de ms
informacin sobre el Proyecto, esta reserva puede utilizarse, reducirse o eliminarse.
Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento. El
presupuesto debe incluir estas reservas y pueden ser administradas por el Director de
Proyecto (DP) sin solicitar autorizacin.
Costo de la Calidad: Aseguramiento de la Calidad del Proyecto.
Software de estimacin de costos
Anlisis de propuestas para licitaciones (o de vendedores): Anlisis de cunto puede
costar el Proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados o
proveedores.
Tcnicas grupales de toma de decisiones: Enfoques basados en el trabajo en equipo.
La aplicacin de tcnicas de creatividad en grupo (tormenta de ideas, nominal de
grupo, votacin secreta, consulta reiterada a expertos o Delphi, mapas mentales,
diagramas de afinidad y anlisis de decisin por criterio mltiple) son muy tiles en la
estimacin de los Costes de las actividades. Sobre todo si la composicin del grupo
permite mejora la exactitud y precisin mediante la mezcla formal de experiencias
especializadas
SALIDAS
1. Estimaciones de costos de las actividades: El trabajo directo de los recursos,
materiales, el equipo, servicios, instalaciones, tecnologa de la informacin y
categoras especiales. Tales como una asignacin por inflacin o una reserva para
contingencias de costo.
2. Base de las estimaciones: Detalles adicionales que respaldan la estimacin de costos.
3. Actualizaciones a los documentos del Proyecto
 7.3. DETERMINAR EL PRESUPUESTO DEL
PROYECTO
Durante este proceso, se suman los costos estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo, para establecer una lnea base de costos autorizada. La lnea base
incluye los presupuestos autorizados y reservas para contingencias, pero excluye las
reservas de gestin.
El Acta de Constitucin del Proyecto y el Enunciado del Alcance del
Proyecto proporcionan presupuestos resumidos y limitaciones al presupuesto del
proyecto. Cuya validez hay comprobar en este proceso. La suma de las estimaciones
de los costes de las actividades del cronograma, de los paquetes de trabajo y dems
componentes de la EDT/WBS, con el fin de preparar un presupuesto detallado, se hace
en el marco de la elaboracin del Plan de Gestin del Proyecto. El cual es necesario
aprobar antes de autorizar la realizacin de los trabajos.
ENTRADAS
Plan de Gestin de Costes. En el cual se detallan los criterios, tcnicas, procedimientos
y herramientas para agregar los costes al proyecto.
Lnea Base del Alcance. Puede incluir limitaciones formales de los gastos de fondos del
proyecto, tanto sobre el total como sobre periodos concretos. Estas restricciones de
financiacin son revisadas cuando se elabora el enunciado del alcance del proyecto.
Adems, pueden estar motivadas por los presupuestos anuales de la organizacin
promotora del proyecto, de alguno de los socios participantes o de otras entidades,
como por ejemplo, bancos o agencias gubernamentales.
Estimacin de costo de las estimaciones y base de las estimaciones. Salida del
proceso 7.2 Estimar los Costes. Dado que hay que sumar las estimaciones de los
costes de cada actividad del cronograma, dentro de cada paquete de trabajo y luego
dentro de cada componente de la EDT/WBS, para obtener un presupuesto de los costes
del proyecto.
Calendario de Recursos y Cronograma. El cual incluye las fechas de inicio y finalizacin
programadas de todas las actividades del cronograma del proyecto, de los hitos del
cronograma, de los paquetes de trabajo, los paquetes de planificacin y las cuentas de
control. Esta informacin se utiliza para desplegar el flujo del presupuesto de costes por
el calendario y planificar cuando se va a incurrir en cada coste.
Registro de Riesgos. Se generar y describir en el proceso 11.2 de Identificar los
Riesgos y ahora hay que tenerlos en cuenta para agregar los costes de las respuestas
para la prevencin de riesgos, as como para estimar la reserva de contingencia.
Acuerdos. La informacin relativa a los costes de los contratos, que comprende los
costes de los productos, servicios o resultados que se han adquirido, se usa tambin
para determinar la lnea base y el presupuesto del proyecto.
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Suma de Costos. Las estimaciones de los costes de las actividades del cronograma se
suman primero por los paquetes de trabajo de la EDT, luego por los niveles superiores
de la EDT, tales como cuentas de control. Y finalmente, para todo el proyecto. Tambin
se agregan los costes temporalmente.
Anlisis de Reserva. El anlisis de reservas establece dos reservas de coste
asignaciones econmicas para impactos de riesgos potenciales. Se trata de
asignaciones econmicas reservadas para potenciales impactos en el alcance, plazo y
 coste del proyecto, que no se utilizan si los riesgos no se producen. Si dichos cambios
son a causa de riesgos identificados en el registro de riesgos (unknown-known), la
reserva econmica se denomina reserva para contingencias. Y dado que debe quedar
aprobada, forma parte de la lnea base de costes. Por lo tanto, el director del proyecto
puede gastar de ella cuando lo juzgue necesario. Usualmente, el patrocinador del
proyecto maneja otra reserva econmica para riesgos desconocidos, denominada
reserva de gestin. Esta reserva de gestin tambin se utiliza para todo lo no cubierto
por la reserva de contingencia. El director del proyecto debe obtener aprobacin del
patrocinador para poder usar la reserva de gestin, que no forma parte de la lnea base
de coste del proyecto, pero est incluida en el presupuesto del proyecto. Debido a ello,
no se suele utilizar en el clculo del valor ganado.

Juicio de Expertos. Dada la dificultad de las estimaciones y la variedad de mtodos a

utilizar, ser necesario contar con la ayuda de expertos generalistas y especialistas en
el rea de aplicacin del proyecto. Tales cmo consultores, proveedores, clientes,
asociaciones tcnicas y profesionales y directivos de otras unidades de la organizacin.
Incluso de otros sectores industriales.
Relaciones Histricas. Para predecir los costes totales del proyecto se pueden utilizar
datos histricos para realizar estimaciones anlogas y/o paramtricas.
Conciliacin del Lmite de Financiamiento. En general, las organizaciones desean tener
control y planificar la asignacin de fondos a sus proyectos. Por lo tanto, los costes del
proyecto se concilian con los lmites de financiacin. Los cuales son establecidos por el
cliente o la organizacin ejecutante, de acuerdo a un plan de desembolso de fondos
para el proyecto. La conciliacin requerir que se ajuste el cronograma del proyecto
para allanar o regular dichos costes. Lo que se logra aplicando restricciones de fechas
impuestas en algunos paquetes de trabajo, componentes de la EDT/WBS o hitos del
proyecto.
 SALIDAS
Lnea Base del Desempeo de Costes. Es el presupuesto del proyecto distribuido en el
tiempo, que se usa como referencia respecto de la cual se puede medir, supervisar y
controlar el rendimiento general del coste del proyecto. Se desarrolla sumando los
costes estimados por perodo y normalmente se representa de forma acumulada en
una curva S. La lnea base del coste es un componente del Plan de Gestin de Costesy
por tanto, del Plan para la Direccin del Proyecto. Para medir diferentes aspectos del
rendimiento, muchos proyectos utilizan mltiples lneas base de coste y lneas base de
produccin. Por ejemplo, una para cada recurso o tipo de recursos.

Requisitos de Financiamiento. Los requisitos de financiacin, totales y peridicos (por

ejemplo, anuales o trimestrales), se derivan de la Lnea Base de Coste. En general, se
establecen con un margen por exceso con el fin de estar preparados para sobre
costes o para el adelanto de los trabajos.
 Actualizaciones. El proceso determinar el presupuesto hace necesario actualizar la
documentacin del proyecto. Como por ejemplo, el registro de riesgos, las
estimaciones de los costes y el cronograma del proyecto.