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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE

GESTIN DEL DNP

Departamento Nacional de Planeacin


Bogot, 2017

Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de planeacin del DNP. Su impresin se considera copia no controlada.
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y CONTROL DE CDIGO: DS-L01
DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DEL DNP
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ........................................................................................................................................... 3
1 OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 3
3 DEFINICIONES.............................................................................................................................. 3
4 REFERENCIAS NORMATIVAS ..................................................................................................... 5
5 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN.............................. 5
6 ELABORACION DE DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN .................................... 6
6.1 GENERALIDADES ................................................................................................................ 6
6.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN ............................... 6
Documentacin de Procesos .................................................................................................. 6
Documentacin de Subprocesos .......................................................................................... 11
Documentacin de instructivos ............................................................................................. 12
Documentacin de manuales, lineamientos y guas ............................................................... 12
Elaboracin de formatos de los Sistemas de Gestin ............................................................. 15
Elaboracin de Mapas de riesgo ........................................................................................... 15
Elaboracin hojas de vida de herramientas de seguimiento y medicin .................................... 15
7 CONTROL DE DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DEL DNP .......................... 16
7.1 CODIFICACIN DE DOCUMENTOS .................................................................................... 16
Codificacin de los manuales de los Sistemas de Gestin ...................................................... 16
Codificacin de procesos y subprocesos ............................................................................... 16
Codificacin de instructivos .................................................................................................. 18
Codificacin de manuales .................................................................................................... 19
Codificacin de lineamientos ................................................................................................ 19
Codificacin de guas .......................................................................................................... 19
Codificacin de anexos de documentos ................................................................................ 20
Codificacin de formatos...................................................................................................... 20
Codificacin mapas de riesgo ............................................................................................... 21
Codificacin hojas de vida de herramientas de seguimiento y medicin ................................... 21
7.2 ACTUALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN ...................... 22
Cambio de versin. ............................................................................................................. 23
Revisin de documentos de los Sistemas de Gestin ............................................................. 23
7.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN ................................ 24
Control de documentos y registro de actualizacin de documentos de los SG .......................... 24
7.4 CONTROL Y REGISTRO DE NORMATIVA INTERNA, EXTERNA Y DEMS DOCUMENTOS DE
ORIGEN EXTERNO ASOCIADOS A LOS PROCESOS ......................................................... 25
7.5 CONTROL Y REGISTRO ASOCIADOS A NORMAS TECNICAS Y MECI ................................ 26
Disposicin de los documentos ............................................................................................ 26
Divulgacin ......................................................................................................................... 26
Documentos utilizados para la gestin que no se formaliza en el Sistema de Gestin ............... 26
8 APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN ............................ 26

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INTRODUCCIN

De acuerdo con las directrices establecidas durante la implementacin y para el adecuado mantenimiento
de los Sistemas de Gestin del Departamento Nacional de Planeacin (DNP), el Grupo de Planeacin
presenta los lineamientos que definen cmo se elaboran y controlan los documentos de los sistemas,
dando cumplimiento al requisito de Control de documentos establecido en las normas aplicables a los
mismos.

1 OBJETIVO

Establecer las directrices generales para la elaboracin y control de los documentos de los Sistemas de
Gestin del Departamento Nacional de Planeacin.

2 ALCANCE

Estos lineamientos son aplicados por todas las dependencias que hacen parte del Departamento Nacional
de Planeacin, as como por los responsables de la actualizacin y elaboracin de los documentos de los
sistemas de gestin y en especial por el Grupo de Planeacin quien velar por su correcta aplicacin.

3 DEFINICIONES

A continuacin, se presentan algunas definiciones aplicables para la actualizacin y documentacin de los


Sistemas de Gestin del Departamento Nacional de Planeacin:

Documento: Informacin o datos que poseen significado. Su medio de soporte puede ser: papel, disco
magntico, ptico, electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos. Con frecuencia, un
conjunto de documentos se denomina "documentacin". Los documentos son producidos por una entidad
pblica o privada en razn de sus actividades o de sus funciones.

Documentos de los Sistemas de Gestin: es la informacin contenida en la estructura documental


definida para los sistemas de gestin del Departamento Nacional de Planeacin.

Documentos de Origen Externo: constituyen el grupo de documentos emitidos por entes externos a la
Entidad (terceras partes) que son utilizados en la ejecucin de los procesos de los Sistemas de Gestin.
Ejemplo: Ley 1150 de 2007, Manual SIIF, entre otros.

Documentos Internos: son todos aquellos documentos emitidos por el DNP en desarrollo de su funcin.
Entre estos se encuentran: procesos, subprocesos, instructivos, formatos, manuales, lineamientos, guas,
resoluciones y circulares entre otros.

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Manual de Calidad y Operaciones: es el documento que explica y resume el Sistema de Gestin de


Calidad SGC y el Modelo Estndar de Control Interno MECI de la entidad mediante el cumplimento de los
requisitos de la ISO 9001/ NTCGP:1000 / MECI:2014, a travs de las polticas y los objetivos de la entidad,
la interaccin de sus procesos con base en el modelo de operaciones, el alcance de los Sistemas de
Gestin, la justificacin de sus exclusiones, el listado maestro de documentos externos e internos
asociados a los procesos de la entidad, mapas de riesgo, funciones roles y responsabilidades, etc.,
necesarios para dirigir las operaciones de la entidad hacia el logro de sus objetivos.

Modelo de Operacin por Procesos: es la ruta de navegacin que armoniza la misin y visin de la
entidad a travs de la gestin por procesos. En el DNP representa grficamente los cuatro niveles de
macroprocesos: Estratgico, Misional, Apoyo y Evaluacin.

Macroproceso: agrupacin sistemtica de los procesos que hacen parte del DNP en sus 4 niveles
(Estratgico, misional, apoyo y evaluacin).

Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Subproceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. El desarrollo de uno o varios subprocesos
permiten avanzar en el cumplimiento de los procesos.

Instructivo: es la descripcin de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas


minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un subproceso.

Manual: documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas, procesos o mtodos
los cuales incluyen informacin de inters.

Lineamiento: documento en el cual se establecen directrices especficas o polticas internas asociadas a


un tema, proceso o mtodo en particular. Para el caso del Sistema de Gestin para la Seguridad y Salud
en el Trabajo (SGSST) este tipo documental se asocia a los procedimientos, entendidos como un conjunto
de acciones u operaciones especficas para llevar a cabo una actividad o proceso de conformidad con los
aspectos legales o tcnicos aplicables en el tema.

Gua: documento en el cual se describen caractersticas detalladas, orientaciones o casos de aplicacin de


un tema, proceso o mtodo. Para el caso del Sistema de Gestin para la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SGSST), este tipo documental se asocia a Programas, entendidos como al desarrollo de planes, donde se
especifican las distintas actividades a ejecutar.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades
realizadas.

Dependencia: trmino general para nombrar a las direcciones, subdirecciones, oficinas y grupos de
trabajo que hacen parte de la estructura funcional del Departamento Nacional de Planeacin.

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Versin: nmero correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado sustancialmente el documento.


La primera edicin del documento corresponde a la versin 0.

Interaccin: relacin que existe entre dos o ms procesos o subprocesos, la cual se da a travs de las
entradas (Proveedores) y las salidas (Clientes).

Interrelacin: relacin que existe entre los documentos propios de un proceso y de otros procesos.

4 REFERENCIAS NORMATIVAS

Ver Normograma y otros documentos de origen externo"(Anexo 6. MC)

5 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

La estructura documental de los Sistemas de Gestin del Departamento Nacional de Planeacin se puede
observar en la siguiente pirmide:

POLITICAS Y
OBJETIVOS DE LOS
SISTEMAS DE GESTIN

MANUALES DE LOS SISTEMAS DE


GESTIN
ANEXOS DE LOS MANUALES DE
LOS SISTEMAS DE GESTIN

PROCESO, SUBPROCESO, INSTRUCTIVO,


MANUALES, LINEAMIENTO, GUA, FORMATO,
MAPA DE RIESGOS, HOJA DE VIDA DE
HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN,
ANEXOS DE DOCUMENTO

REGISTROS

REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS

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6 ELABORACION DE DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

6.1 GENERALIDADES

La presentacin de los documentos de los Sistemas de Gestin permite uniformidad, a excepcin de los
formatos que se ajustan a los requerimientos de informacin de la dependencia.

Se emplea letra tipo Arial Narrow.

Sencillez y brevedad: se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo nicamente
las explicaciones estrictamente necesarias.

Legibilidad: los documentos no deben presentar tachones ni enmendaduras.

Terminologa uniforme: todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo posible el
uso de trminos en otro idioma o abreviaturas. En caso de emplear palabras tcnicas o muy
especializadas, se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo trmino para un
mismo concepto y emplear los smbolos y unidades establecidos por la organizacin.

Tablas e ilustraciones: siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones que den
mayor claridad al texto o para garantizar buena comprensin del documento, siempre debe hacerse
referencia a las mismas o incluirlas a continuacin del texto.

Notas: se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. stas
deben utilizarse inmediatamente despus del prrafo al cual hacen alusin, precedidas de la palabra
Nota. Cuando existan varias notas se enumerarn consecutivamente.

6.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

De acuerdo con la estructura documental de los Sistemas de Gestin (pirmide documental), existen nueve
clases de documentos: proceso, subproceso, instructivo, manual, lineamiento, gua, formatos, hoja de vida
de herramientas de seguimiento y medicin, mapa de riesgos y anexo a documentos. Estos tienen las
siguientes caractersticas:

Documentacin de Procesos

Para la documentacin de un proceso, deben ser tenidas en cuenta el cumplimiento de las siguientes
Caractersticas:

Debe tener impacto y relacin con el cumplimiento de la misin y los objetivos institucionales (para el
caso de los procesos estratgicos y misionales)
Debe guardar relacin con las funciones de la entidad (para el caso de los procesos estratgicos y
misionales)
Los productos o servicios que genere deben contribuir a la gestin institucional (en el caso de los
procesos misionales) o a su funcionamiento (para el caso de los procesos de apoyo).
Debe mostrar una clara interaccin con otros procesos cuando aplique

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Es medible y/o cuenta con herramientas para un control permanente


Es de ejecucin permanente y continuo
No tiene un tiempo lmite establecido de funcionamiento o aplicabilidad
Un proceso no debe constituirse por el cumplimiento de una o varias de las funciones de un cargo (no
se debe confundir proceso con funciones)
No pueden existir dos procesos con objetivo o propsitos similares
Tener en cuenta si se encuentra contemplado y descrito como requerimiento de ley (Si es un
requerimiento de ley, es de cumplimiento obligatorio y debe ser controlado, razn por la cual no es
necesario que se incluya como proceso interno)
No constituyen un proceso, aquellas actividades requeridas para el cumplimiento de un trmite

Para documentar los procesos de los Sistemas de Gestin, se debe utilizar el formato descriptor de
procesos F-GP-01 que se compone de cuatro (4) partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobacin e
identificacin, como se muestra a continuacin:

Encabezado

Cuerpo

Registro de
aprobacin

(Identificacin del cdigo


del Formato y la versin del
mismo)

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Los procesos, subprocesos e instructivos estn identificados de acuerdo al color del macroproceso asignado
en el modelo de operacin por procesos de la siguiente manera:

Procesos Color
Macroproceso Estratgico Amarillo
Macroproceso Misional Naranja
Macroproceso Apoyo Azul
Macroproceso Evaluacin Verde

El cuerpo de los descriptores de procesos cuenta con los siguientes campos:

AUTORIDAD DEL PROCESO: Identifica el cargo de quien toma las decisiones del proceso.

LDER DEL PROCESO: Identifica el cargo del responsable del proceso, quien ser el encargado de velar
por su operacin y en caso de requerirse responder por la actualizacin, aprobacin y socializacin del
documento a las dems partes interesadas.

MACROPROCESO: Identifica la agrupacin de procesos a la que pertenece el documento, de acuerdo


con el Modelo de Operacin por Procesos.

OBJETIVO: Indica el propsito general del proceso, este debe ser medible y coherente con su alcance
y su redaccin debe contener un verbo en infinitivo que indique la accin a ser medida.

Principalmente debe responder a tres aspectos:


Qu hace el proceso? Inicia con un verbo que indica la accin
Para qu lo hace? Est directamente relacionado con el propsito
Cmo lo hace? Este debe ser en trminos generales

ALCANCE: Describe brevemente el inicio y fin de las actividades del proceso.

PROVEEDOR: Identifica los procesos, subprocesos (con sus respectivos cargos o roles), entidades
externas o usuarios que proporcionan insumos o necesidades para ejecutar las actividades del proceso.
Se pueden generalizar o particularizar de la siguiente forma:

General

Funcionarios o contratistas DNP (Procesos interesados)


En el caso que varios procesos puedan entregar insumo(s) para la ejecucin de la actividad.

Usuarios
En el caso que la naturaleza del proceso sea la prestacin de un servicio.

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Particulares

Administrador SGC (Administracin de Riesgos)


En el caso que se relacione un proceso especifico, caso en el cual se debe indicar el cargo o rol de la
persona que entrega el producto de una actividad o un determinado proceso.

Coordinador de Auditorias (Subproceso Auditoras Internas de Calidad)


En el caso que la interaccin se presente con un subproceso.

Congreso de la Republica
En el caso que sea una entidad externa. Para estos casos es necesario identificar la entidad.

Cuando el proveedor es el mismo proceso que se est documentando, no es necesario identificar el


proceso. Solo se realiza la identificacin cuando se haga llamado a un proceso diferente.

Cuando sea necesario detallar los procesos interesados se podrn incluir en una nota en la casilla
descripcin de la actividad.

De esta manera se determina la interaccin que existe entre entradas (proveedores) y salidas (clientes)
entre procesos.

ENTRADA: Son los insumos o la informacin de necesidades o aspectos legales que se requieren para la
ejecucin de las actividades. Estas tienen una relacin directa con el proveedor y pueden ser explcitas
cuando provienen de la salida de otro proceso o implcitas cuando se generan de necesidades o
requerimientos asociados a la gestin de un proceso o de usuarios.

ACTIVIDAD: Corresponde a cada uno de los pasos que hacen parte de un proceso. Su redaccin debe
iniciar con un verbo. Para cada actividad se establece un nmero, el cual debe tener un orden lgico; la
primera actividad siempre ser el nmero uno (1) y seguir la secuencia hasta la ltima actividad que
contenga el documento. No todas las actividades son consecutivas o secuenciales, pueden darse en
paralelo o ser cclicas.

RESPONSABLES: Define los cargos y/o roles responsables de realizar la actividad descrita. Los cargos
pueden ser los siguientes: Director General, Subdirector Sectorial, Subdirector Territorial y de Inversin
Pblica, Secretaria General, Director Tcnico, Jefe de Oficina, Subdirectores, Coordinadores de Grupo,
Asesores, Profesionales, Tcnicos, Auxiliares, Secretarias. Los roles pueden ser los que se describen a
continuacin: Representante de la alta direccin, Auditor Lder, Auditor interno, Web master, Delegado
Web, Supervisor de proyecto, Coordinador de proyecto, profesionales, entre otros.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD: Explica de manera especfica y sencilla cada una de las actividades
que forman parte del proceso que se est documentando.

La descripcin de las actividades de los procesos constituye los procedimientos y cuando se considere
necesario ampliar la informacin se podr hacer a travs de subprocesos, instructivos, guas,
lineamientos o manuales lo cual se denomina interrelacin.

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Cuando se hace referencia a un documento de los Sistemas de Gestin se relaciona el cdigo y/o nombre
del mismo.

PUNTO CRTICO DE CONTROL PCC: Hace referencia a actividades dentro de cada proceso que
requieren de especial atencin debido a que su ejecucin tiene un mayor impacto sobre el resultado
final esperado. Los PCC registrados en los descriptores de los procesos, estn directamente
relacionados con los mapas de riesgo del DNP. Ver Lineamiento para la administracin de riesgos
en los procesos del DNP AR-L02

SALIDAS: Son los resultados o informacin que se generan al ejecutar las actividades de un proceso. Por
lo general las salidas estn asociadas a registros (documentos finales) que se identifican con la letra (R).
Ver Lineamientos para el control de la gestin documental del DNP DC-L01.

Nota 1: Los registros de las actividades de los procesos y documentos de los sistemas de gestin,
debern consignarse y conservarse en los formatos propios de la entidad, sin importar que las
actividades sean realizadas por firmas externas, esto con la finalidad de promover el control y
conservacin de los documentos.

CLIENTE: Identifica los procesos, subprocesos (con sus respectivos cargos o roles) y/o entidades externas
que reciben o se involucran en las salidas generadas en una actividad. Las salidas deben guardar una
relacin directa con los clientes.

Al igual que en la casilla PROVEEDOR se especifica el proceso, subproceso (Con sus respectivos
cargos o roles) o entidad externa con los cuales interacta. Cuando el cliente es el mismo proceso solo es
necesario identificar el cargo o rol. Una misma salida puede ir para diferentes clientes. De igual forma que
con los proveedores, cuando se requiera detallar los procesos interesados, podrn incluirse en una nota
en la casilla Descripcin de la actividad.

REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS: Son el marco de referencia normativo que da


instrucciones o directrices acerca de la operatividad del proceso. Esta normativa debe especificar atributos
de los productos o servicios generados en el proceso, tiempos establecidos para los mismos, mecanismos
de seguimiento y evaluacin, descripcin de alguna(s) actividad(es) del proceso, entre otras.

Los requisitos legales asociados a los procesos del SGC se relacionarn en el formato F-GP-04
Normograma y otros documentos externos y para el descriptor de los procesos y subprocesos se
registra la siguiente nota Ver Normograma y otros documentos de origen externo"(Anexo 6. MC)

SEGUIMIENTO Y/O MEDICIN: En este campo se incluyen mecanismos o herramientas que permiten
hacer seguimiento a los procesos como, por ejemplo: aplicativos o sistemas de informacin,
cronogramas o planes de trabajo, bases de datos, nombre del indicador(es) formulado(s) para el
proceso. Esto acorde a lo establecido en la Gua metodolgica para el seguimiento a la gestin
del DNP RD-G01.

REQUISITOS DE LAS NORMAS TCNICAS APLICABLES AL PROCESO: Se relacionan en el Anexo


9. Matriz de requisitos Procesos-Subprocesos del manual de calidad del manual de calidad los
numerales de las normas NTCGP:1000, ISO:9001 a los cuales se les da cumplimiento con el desarrollo

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de las actividades del proceso, deben incluirse la totalidad de los requisitos aplicables. En este campo
de los descriptores de los procesos y subprocesos se registrar la siguiente nota Ver Matriz de
Requisitos Procesos/subprocesos" (Anexo 9. MC)

MECI (Modelo Estndar de Control Interno): Se relacionan en el Anexo 9. Matriz de requisitos


Procesos-Subprocesos del manual de calidad todos los elementos del MECI que se promueven,
desarrollan o utilizan en la gestin del proceso o subproceso; cabe anotar que un mismo elemento
puede relacionarse en varios procesos.

Informacin complementaria

Cuando el Lder de Proceso requiera ampliar la informacin presentada en los descriptores, podr
complementar su explicacin mediante diagramas de flujo, los cuales se incluirn como un anexo.

Documentacin de Subprocesos

Para documentar los subprocesos de los Sistemas de Gestin, se utiliza el formato descriptor de
subprocesos F-GP-25 que se compone de cuatro (4) partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobacin e
identificacin, como se muestra a continuacin:

Encabezado

Cuerpo

Registro de
aprobacin

(Identificacin del
cdigo del Formato y
la versin del mismo)

El formato descriptor de los subprocesos tiene diferencias con el formato descriptor de procesos en los
siguientes aspectos:

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LIDER DEL SUBPROCESO: identifica el cargo responsable del subproceso.

PROCESO: identifica el nombre del proceso en el cual se referencia el subproceso.

Para los dems componentes del formato se manejarn las definiciones establecidas para la descripcin de
procesos. Es importante tener en cuenta que los Puntos Crticos de Control (PCC) y seguimiento y medicin,
solo aplican para la descripcin de los procesos.

Documentacin de instructivos

Para documentar los instructivos, se utiliza el Formato instructivo F-GP-02. Este se compone de cuatro (4)
partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobacin e identificacin, como se muestra a continuacin:

Encabezado

Cuerpo

Registro de
aprobacin

(Identificacin del
cdigo del Formato y
la versin del mismo)

El formato instructivo tiene diferencias con los formatos de descripcin de procesos y subprocesos en los
siguientes aspectos: Casillas de lder, objetivo, alcance, proveedores, entradas, salidas, requisitos legales y
otros documentos, seguimiento y/o medicin y requisitos de las normas tcnicas aplicables al proceso.

Para los dems componentes del formato se manejarn las definiciones establecidas para la descripcin de
procesos y subprocesos.

Documentacin de manuales, lineamientos y guas

Las caractersticas de estos documentos son:

Manuales: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas, procesos o


mtodos los cuales incluyen informacin de inters.

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Puede tener aspectos de obligatorio cumplimiento y otros que definan casos de aplicacin
y normativas.
No tienen un orden sistmico (por la variedad de temas)
Dan pauta para la toma decisiones
Incluyen definiciones

Lineamiento: Documento en el cual se establecen directrices especficas o polticas internas


asociadas a un tema, proceso o mtodo en particular. Para el caso del Sistema de Gestin para la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) en el DNP los procedimientos que exige la ley respecto
al tema se encuentran documentados como Lineamientos.

Son de obligatorio cumplimiento y generalmente estn asociados a normativas


Generalmente tienen un orden sistmico.
Se constituyen para detallar informacin relevante asociada a un proceso o subproceso.
Dan pautas para la toma decisiones.
Incluyen definiciones, si aplica.

Gua: Documento en el cual se describen caractersticas detalladas, orientaciones o casos de


aplicacin de un tema, proceso o mtodo. Para el caso del Sistema de Gestin para la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SGSST) del DNP, los Programas, entendidos como el desarrollo de los planes
en el tema, donde se especifican las distintas actividades a ejecutar, se encuentran documentos
como Guas.

Son de obligatorio cumplimiento frente al caso de aplicacin.


Generalmente tienen un orden sistmico.
Dan pautas para la realizacin de actividades especficas.
Incluyen definiciones, si aplica.

Para documentar los manuales, lineamientos o guas de los Sistemas de Gestin, se utiliza la plantilla de
manuales, lineamientos y guas, la cual debe tener como mnimo la siguiente informacin:

Portada

Logo del DNP

Nombre del lineamiento o gua

Departamento Nacional de
Planeacin
Bogot, ao

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Contenido

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Requisitos legales y otros
documentos.
4. Definiciones (Si aplica)
5. Cuerpo del documento

Aprobacin
Fecha aprobacin:

Revis:
___________________
Nombre
Cargo

Aprob: ___________________
Nombre
Cargo

Objetivo: indica el propsito general del manual, lineamiento o la gua, este debe ser coherente con el
alcance del documento y su redaccin debe contener un verbo en infinitivo. Debe tener relacin directa
con el proceso o subproceso con el cual interactan.

Alcance: describe el campo de aplicacin del lineamiento o la gua.

Requisitos legales y otros documentos: Son el marco de referencia normativo que da instrucciones o
directrices acerca del tema especfico del documento, los cuales se relacionarn en el formato F-GP-04
Normograma y otros documentos externos y en el documento se registra la siguiente nota Ver
Normograma y otros documentos de origen externo"(Anexo 6. MC)

Definiciones: hace referencia a los trminos que facilitan la comprensin por los usuarios del manual,
lineamiento o gua. Estos son de obligatorio cumplimiento para los manuales y para todos los tipos
documentales del Sistema de Gestin para la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST)

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Cuerpo del documento: es la descripcin propia del documento y su contenido depende de la


temtica a describir y las necesidades de la dependencia lder.

Elaboracin de formatos de los Sistemas de Gestin

Para la elaboracin de los formatos que hacen parte de los Sistemas de Gestin del Departamento Nacional
de Planeacin se deben considerar los siguientes aspectos:

1. Analizar si la informacin que se va a registrar se puede estandarizar, es decir que siempre se requerirn
los mismos datos.
2. Que la informacin solicitada requiera un orden o secuencia especifica.
3. Canalizar la disponibilidad de la informacin en un solo documento.
4. Que la informacin que se requiera registrar en el formato sea diligenciada por clientes internos del DNP.

Para elaborar un formato se deben definir los campos necesarios para que la informacin registrada
proporcione evidencia de la realizacin de una actividad o tarea, de manera coherente y eficiente.

El formato consta de tres (3) partes: encabezado, cuerpo y pie de pgina, los cuales se describen a
continuacin:

Encabezado: como mnimo debe contener el logo del Departamento Nacional de Planeacin, el ttulo
del formato, y si se considera pertinente, la fecha y otros campos.

Cuerpo: es la parte destinada para el registro de informacin (Campos).

Pie de pgina: Contiene la identificacin del formato: cdigo, versin y nombre de la dependencia. La
dependencia que aparece en el pie de pgina es la responsable del formato, la que lo ha diseado
para su implementacin, y quien lidera los cambios y modificaciones del mismo, as como la que da
informacin acerca de su uso correcto.

El Grupo de Planeacin administra el formato, en lo referente a cambios de versin, cdigo, e imagen


institucional y evala la pertinencia de creacin, actualizacin o eliminacin, para su posterior publicacin, y
conservacin de su custodia.

Elaboracin de Mapas de riesgo

Para la elaboracin de los mapas de riesgo asociados a los procesos, se aplica lo establecido en los
Lineamientos para la administracin de riesgos en los procesos del DNP AR-L01.

Elaboracin hojas de vida de herramientas de seguimiento y medicin

Para la documentacin de las hojas de vida de las herramientas de seguimiento y medicin, se aplica lo
establecido en la Gua metodolgica para el seguimiento de la gestin del DNP RD-G01.

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DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DEL DNP
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7 CONTROL DE DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DEL DNP

7.1 CODIFICACIN DE DOCUMENTOS

La codificacin de los documentos ser asignada nicamente por el Administrador del Listado Maestro de
Documentos del Sistema de Gestin, teniendo en cuenta los cdigos ya existentes Listado Maestro de
Documentos.

Los cdigos de los documentos que hayan sido eliminados, no podrn ser utilizados nuevamente.

Codificacin de los manuales de los Sistemas de Gestin

El cdigo de los manuales de los sistemas de gestin est compuesto por dos (2) letras en mayscula

Ejemplo: manuales de los sistemas de gestin

M C
CODIGO
MANUAL DE CALIDAD Y MC
OPERACIONES

7.1.1.1 Codificacin de los anexos de los manuales de los Sistemas de Gestin

Los anexos de los manuales de los Sistemas de gestin se identificarn con la palabra Anexo seguido
de un numero consecutivo y su correspondiente nombre.

Ejemplo: anexos de los manuales de los sistemas de gestin

Anexo 9 CODIGO
ANEXO 9
Anexo 9. Matriz de Requisitos
Procesos/subprocesos

Codificacin de procesos y subprocesos

Para codificar los procesos y subprocesos es necesario tener en cuenta el cdigo de los macroprocesos
que se indica a continuacin:

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MACROPROCESO SIGLA
Direccionamiento Estratgico DE
Gestin de Calidad GC
Planeacin de Mediano y Largo Plazo PM
Finanzas Pblicas FP
Gestin y Coordinacin GN
Monitoreo al SGR MO
Seguimiento, Control y Evaluacin de Polticas, Planes,
SE
Programas y Proyectos
Gestin de Recursos Humanos RH
Gestin Financiera FN
Gestin Administrativa y Logstica AD
Gestin Jurdica JU
Gestin de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones TI
Gestin de Informacin IN
Atencin a Requerimiento Internos y Externos AR
Seguimiento a la Gestin SG
Mejora Continua MC

7.1.2.1 Codificacin de procesos: el cdigo del proceso est compuesto por cuatro (4) letras en
mayscula, las dos (2) primeras hacen referencia al Macroproceso, seguidas de un guion y las
dos (2) siguientes hacen referencia al proceso.

Ejemplo: Proceso

D E P I

MACROPROCESO PROCESO
CODIGO
DE-PI

DIRECCIONAMIENTO FORMULACIN Y
ESTRATEGICO SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIN
INSTITUCIONAL

7.1.2.2 Codificacin de subprocesos: el cdigo del subproceso est compuesto por seis (6) letras en
mayscula: las dos (2) primeras hacen referencia al macroproceso, seguidas de un guion, las dos
(2) siguientes hacen referencia al proceso, seguidas de otro guion y finalmente las ltimas dos (2)
letras corresponden al subproceso.

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Ejemplo: Subproceso

D E P I C P

MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO


CODIGO
DE-PI-CP

DIRECCIONAMIENTO FORMULACIN Y CAPACITACIN


ESTRATEGICO SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIN
INSTITUCIONAL

Codificacin de instructivos

El cdigo est compuesto por cinco (5) caracteres: los dos (2) primeros son letras maysculas que
identifican el proceso o subproceso al cual pertenece el instructivo, seguidos de un guion; el tercer carcter
corresponde a la letra I mayscula que identifica que es un instructivo; y el cuarto y quinto, corresponden
a (2) dos nmeros que indican la secuencia de instructivos asociados a un mismo documento (proceso o
subproceso).

Ejemplo: Proceso

E I I 0 4
CODIGO
EI-I04
PROCESO INSTRUCTIVO CONSECUTIVO

ELABORACIN DE RENDICIN DE CUENTAS A


INFORMES LA DIAN

Ejemplo: Subproceso

P S I 0 1
CODIGO
SUBPROCESO INSTRUCTIVO CONSECUTIVO PS-I01

PAGOS CONSTITUCIN DE CUENTAS


POR PAGAR

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Codificacin de manuales

El cdigo est compuesto por cinco (5) caracteres: los dos (2) primeros son letras maysculas que
identifican el proceso o subproceso al cual pertenece el manual, seguidos de un guion; el tercero
corresponde a la letra M mayscula que identifica que es un manual, y el cuarto y quinto, corresponden a
(2) dos nmeros que indican la secuencia de manuales asociados a un mismo documento (proceso o
subproceso).

Ejemplo: Manual

C T M 0 1
CODIGO
CT-M01
PROCESO MANUAL CONSECUTIVO

CONTRATACIN DE
MANUAL DE CONTRATACIN DNP
BIENES Y SERVICIOS

Codificacin de lineamientos

El cdigo est compuesto por cinco (5) caracteres: los dos (2) primeros son letras maysculas que
identifican el proceso o subproceso al cual pertenece el lineamiento, seguidos de un guion; el tercero
corresponde a la letra L mayscula que identifica que es un lineamiento, y el cuarto y quinto,
corresponden a (2) dos nmeros que indican la secuencia de lineamientos asociados a un mismo
documento (proceso o subproceso).

Ejemplo: Lineamiento

D S L 0 1
CODIGO
DS-L01
PROCESO LINEAMIENTO CONSECUTIVO

DOCUMENTACIN DE LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y


LOS SISTEMAS DE CONTROL DE DOCUMENTOS DE LOS
GESTIN SISTEMAS DE GESTIN DEL DNP

Codificacin de guas

El cdigo est compuesto por cinco (5) caracteres descritos as: los dos (2) primeros son letras maysculas
que identifican el proceso o subproceso al cual pertenece la gua, seguidos de un guion; el tercero

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corresponde a la letra G mayscula que identifica que es una gua; y el cuarto y quinto, corresponden a
(2) dos nmeros que indican la secuencia de guas asociadas a un mismo documento (proceso o
subproceso).

Ejemplo: Gua
R D G 0 1
CODIGO
PROCESO GUIA CONSECUTIVO RD-G01

SEGUIMIENTO A LOS GUIA METODOLGICA PARA EL SEGUIMIENTO A LA


SISTEMAS DE GESTIN GESTION DEL DNP

Codificacin de anexos de documentos

El cdigo est compuesto por cinco (5) caracteres que corresponden al cdigo del documento asociado
(manual, lineamiento y gua) seguido de la palabra Anexo y un nmero consecutivo y su correspondiente
nombre.

Ejemplo: Anexo de documento

S E L 0 1 ANEXO 1
CODIGO
SEL01 Anexo 1.
PROCESO LINEAMIENTO CONSECUTIVO CONSECUTIVO
O

SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS ANEXO 1. PROTOCOLO CARGUE Y DEFINICIN ARCHIVO DISCO S
FINANCIADOS CON
RECURSOS DEL SGR

Codificacin de formatos

El primer carcter es la letra F mayscula que identifica que es un formato, seguido de un guion,
posteriormente se escriben las inciales de la dependencia o grupo de acuerdo a lo definido en la tabla de
Siglas por dependencia1, seguido de otro guion; y finalmente un consecutivo compuesto por dos (2) nmeros
que inicia en 01 para el primer formato y as sucesivamente para los dems que sean elaborados y que
pertenezcan a la misma dependencia.

1
Ubicacin: Rebeca, Direccionamiento Estratgico en el men superior

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Ejemplo: Formato

F G P 0 1 CODIGO
F-GP-01
FORMATO DEPENDENCIA O CONSECUTIVO
GRUPO

GRUPO DE PLANEACIN

Codificacin mapas de riesgo

El cdigo del mapa de riesgos est compuesto por seis (6) letras en mayscula, las dos (2) primeras hacen
referencia al Mapa de riesgos MR seguidas de un guion, las dos (2) segundas hacen referencia al
macroproceso seguidas de un guion y las dos (2) ultimas hacen referencia al proceso al cual est asociado el
mapa de riesgos.

Ejemplo: Mapa de Riesgos

M R D E P I

MAPA DE RIESGOS MACROPROCESO PROCESO


CODIGO
MR-DE-PI

DIRECCIONAMIENTO PLANEACIN
ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

Codificacin hojas de vida de herramientas de seguimiento y medicin

El cdigo de la hoja de vida de la herramienta de seguimiento y medicin del proceso est compuesto por
ocho (8) dgitos en mayscula, los dos (2) primeros hacen referencia a la Hoja de Vida HV seguidos de un
guion, los dos (2) siguientes hacen referencia al macroproceso seguidos de un guion, los dos (2) siguientes
hacen referencia al proceso al cual est asociada la hoja de vida y los dos (2) ltimos hacen referencia al
consecutivo de las hojas de vida.

Ejemplo: Hoja de vida de herramientas de seguimiento y medicin


H V D E P I 0 1
CODIGO
HOJA DE VIDA MACROPROCESO PROCESO HV-DE-PI-01
CONSECUTIVO

DIRECCIONAMIENTO FORMULACIN Y SEGUIMIENTO A


ESTRATEGICO LA PLANEACIN INSTITUCIONAL

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7.2 ACTUALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

Cuando una de las dependencias requiera la creacin, eliminacin o actualizacin de un documento de los
sistemas de gestin, el representante MECI-SGC de la dependencia, realiza la solicitud al Grupo de
Planeacin, mediante correo electrnico dirigido a gpcalidad@dnp.gov.co con copia al lder del proceso,
adjuntando el formato F-GP-13 Solicitud para la actualizacin, creacin o eliminacin de
documentos, dispuesto en la Intranet, el cual contiene los siguientes campos:

Fecha de solicitud: indicar, ao, mes y da en el que se enva el requerimiento al Grupo de Planeacin

Tipo de Solicitud: seleccionar el tipo de modificacin a realizar.

Tipo de Documento: seleccionar el tipo de documento a actualizar, crear o eliminar.

Cdigo del Documento: corresponde al cdigo del documento que est aprobado. En el caso de tratarse
de un nuevo documento, no se diligenciar esta casilla

Proceso asociado: corresponde al nombre del proceso en el cual se hace referencia o llamado al
documento que se va a crear, eliminar o actualizar. Si la actualizacin corresponde a un proceso, no se
diligencia esta casilla.

Nombre del Documento: corresponde al nombre completo del documento que est aprobado. En el caso
de tratarse de un nuevo documento, se debe indicar el nombre propuesto.

Versin Actual: en el caso de tratarse de una actualizacin, se debe indicar la versin vigente del
documento. En caso de tratarse de un nuevo documento, no se diligencia esta casilla.

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Justificacin y cambios previstos: se describen los cambios especficos a realizar en el documento y su


respectiva justificacin. Ejemplo: Como resultado de auditora interna, es necesario actualizar el
documento con respecto a

Este formato permite realizar hasta cinco solicitudes de actualizacin, creacin o eliminacin de
documentos.

El administrador del SGC, analiza la pertinencia y alcance de la solicitud realizada por la dependencia
teniendo en cuenta lo descrito en el Proceso Documentacin de los Sistemas de Gestin (GC-DS) y los
requisitos de las normas aplicadas a los sistemas de gestin. Una vez analizados cada uno de los aspectos
que generan la modificacin, se designa a un Profesional del Grupo de Planeacin para adelantar el
acompaamiento o apoyo en la elaboracin, actualizacin o eliminacin de un documento del Sistema de
Gestin.

Cambio de versin.

El cambio de versin est determinado por la magnitud del ajuste a realizar. Cuando se considere que la
modificacin no afecta sustancialmente el contenido y alcance del documento como: imagen institucional
(Logo DNP, colores identificativos), errores de ortografa y listas desplegables al interior de los formatos, no
se cambia la versin y surte todos los pasos para formalizar el documento.

Si la actualizacin del documento comprende cambios significativos en su identificacin (nombre o


codificacin), modificacin del objetivo o alcance, eliminacin, adicin o modificacin de actividades
(proveedores, entradas, actividad, responsable, descripcin de actividad, PCC, salidas, clientes), procede
el cambio de versin y los pasos para formalizar el documento.

Para efectos de trazabilidad, los documentos que, dentro de su actualizacin, se incluya la modificacin en
cuanto a tipo documental, cambiarn su cdigo (para adoptar la nomenclatura correspondiente al nuevo
tipo de documento que se adopte) y se actualizar la versin del documento, teniendo en cuenta el
consecutivo que traa de su tipo documental anterior.

Ejemplo.

El Proceso Jurisdiccin Coactiva, JU-JC Versin 02 pasa a instructivo y queda GJ-I01 Versin 03.

Nota 2: todos estos cambios, motiven o no cambio de versin, estarn descritos en el listado maestro de
documentos.

Revisin de documentos de los Sistemas de Gestin

La revisin de los documentos de los sistemas de gestin se har de acuerdo con las necesidades de
cambio, a excepcin de los Mapas de Riesgos de los procesos implementados en el DNP, los cuales

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debern revisarse de acuerdo a los estipulado en el Lineamiento para la administracin de riesgos en


los procesos del DNP AR-L02

7.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

Control de documentos y registro de actualizacin de documentos de los SG

Para controlar los documentos de los Sistemas de Gestin, el representante de la dependencia que
actualiz el documento (Representante MECI- SGC, Enlace GP) informar mediante e-mail los cambios
realizados al mismo, para que el Administrador del Listado Maestro los registre, diligenciando los siguientes
campos del F-GP-05 Listado Maestro de los Documentos de los Sistemas de Gestin

CASILLA DESCRIPCIN
Relaciona el nmero ID que le fue asignado al documento que se actualiz. Ejemplo: Si
se actualiza el proceso GC-DS Documentacin de los sistemas de gestin (Que tiene
asignado el numero 9) se relaciona el nmero 9 en el nuevo registro. En caso de
No ID
eliminacin de documento se borra el # de todos los registros relacionados, este indicar
eliminado en la columna de vigencia del documento. El nmero es la cdula del
documento y no puede haber diferentes documentos con el mismo nmero.
Selecciona de la lista el macroproceso al cual est asociado el documento. Ejemplo:
Macroproceso
Gestin de Calidad.
Nombre del Diligencia el nombre del documento que se actualiz. Ejemplo: Documentacin de los
documento sistemas de gestin, en caso de cambiar el nombre se indica como qued definido.
Diligencia el cdigo del documento. Ejemplo: GC-DS, en caso de cambio de cdigo del
Cdigo
documento se indica como qued definido.
Fecha de
Diligencia la fecha de aprobacin del documento, da/mes/ao. Ejemplo: 28/09/2009.
aprobacin

Describe los cambios realizados al documento. Ejemplo: Cambio de nombre de


Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad a Documentacin de los Sistemas
de Gestin, se modific el objetivo y alcance del proceso, la descripcin de las
Descripcin de
actividades, la normativa, se incluy en otros documentos las normas NTC OHSAS
la actualizacin
18001:2007 y NTC ISO/IEC 27001:2005, en caso que sea un nuevo documento se
registra la justificacin de creacin. Si se elimina el documento se escribe la fecha en la
que se solicit la eliminacin con su debida justificacin.

Responsable Selecciona de la lista el cargo del lder del documento. Ejemplo: Coordinador Grupo de
del documento Planeacin.

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CASILLA DESCRIPCIN

Vigencia del Una vez relacionado el No ID., este indicar que el documento es el vigente y la versin
documento anterior la marcar automticamente como obsoleto.

Los documentos originales que se encuentren en los manuales de procesos se retiran de las carpetas y se
destruyen. Estos documentos no pueden utilizarse como papel de reciclaje.

Las versiones digitales de estos documentos se guardan en una carpeta denominada OBSOLETOS, en el
disco privado de red destinado para tal fin.

7.4 CONTROL Y REGISTRO DE NORMATIVA INTERNA, EXTERNA Y DEMS DOCUMENTOS DE


ORIGEN EXTERNO ASOCIADOS A LOS PROCESOS

El lder del proceso determinar las normas legales vigentes y otros documentos que se utilizan en la ejecucin
de los procesos y documentos asociados (subprocesos, manuales, lineamientos y guas), que no han sido
elaborados por el DNP y/o aquellos que han sido elaborados por el DNP y los usuarios del mismo no son
clientes internos.

Algunos ejemplos de normas importantes a relacionar son:

Norma Fundamental - Estudios Estatutos


Constitucin Poltica Actas internas o externas Libros
Leyes Criterios Polticas internas o
Decretos Sentencias externas
Resoluciones internas y externas Ordenanzas Documentos
Circulares internas o externas Catlogos CONPES
Directivas internas o externas Memorandos Regmenes
Normas y Documentos Tcnicos Acuerdos, Protocolos o Reglamentos
Manuales, guas, lineamientos, Plantillas Planes de calidad
instructivos o instrucciones de Convenios Carpetas de
origen externo normativa
Cdigos Actos legislativos

Para llevar el control de la normativa interna o externa y/o documentos de origen externo asociados a los
procesos y documentos asociados al mismo, el representante MECI-SGC registrar los cambios en el F-GP-
04 Normograma y otros documentos externos y lo remitir con copia al lder del proceso al correo
gpcalidad@dnp.gov.co, con la finalidad de actualizar el Anexo 6. Normograma y otros documentos de
origen externo del manual de calidad.

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7.5 CONTROL Y REGISTRO ASOCIADOS A NORMAS TECNICAS Y MECI

Para llevar el control de las normas tcnicas y elementos MECI aplicados en la entidad, se registrar en el
Anexo 9. Matriz de requisitos Procesos-Subprocesos del manual de calidad, la totalidad de los
requisitos de las normas NTCGP:1000, ISO:9001 y MECI, a los cuales se les da cumplimiento con el
desarrollo de las actividades de cada uno de los procesos y subprocesos del DNP. Este anexo se revisar y
actualizar de ser necesario conforme a modificaciones sustanciales de los procesos y subprocesos.

Disposicin de los documentos

Los documentos estarn a disposicin en la pgina Web e Intranet, con la siguiente nota Este documento
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no controlada

Las auditoras internas y externas se llevarn a cabo con base en los documentos publicados en la Intranet
y web del DNP en la seccin Sistema de Gestin de Calidad.

Divulgacin

Una vez publicado o eliminado el documento, el enlace del GP-SGC informa al representante MECI-SGC
de la dependencia la actualizacin, creacin y/o eliminacin del o los documentos a travs de correo
electrnico.

El responsable del documento deber comunicar la actualizacin, creacin y/o eliminacin del o los
documentos a todos los funcionarios y contratistas del DNP involucrados con los mismos. Tambin, podr
programar reuniones para tal efecto en caso de considerarse necesario.

Documentos utilizados para la gestin que no se formaliza en el Sistema de Gestin

Siempre que se genere un documento utilizado para la gestin de la entidad (como memorando, plantillas y
solicitudes de informacin, entre otros), es necesario contar con la asesora del Administrador SGC, con el
fin de determinar si dicho documento debe ser incluido en el Sistema de Gestin de Calidad. Cuando no se
incluya un documento dentro del Sistema de Gestin, no se utilizar la codificacin establecida en este
Lineamiento, ni ninguna otra, con el fin de evitar confusiones.

8 APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

El registro de aprobacin (firma de quien revisa y aprueba) de los documentos que hacen parte de los
Sistemas de Gestin, se diligenciar teniendo en cuenta los siguientes parmetros:

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TIPO DE DOCUMENTO QUIEN REVISA QUIEN APRUEBA


Director General, Subdirector
Polticas y Objetivos de los
Representante de la Direccin Sectorial, y Subdirector Territorial y
Sistemas de Gestin
de Inversiones Pblicas.
Director General, Subdirector
Modelo de Operacin por
Representante de la Direccin Sectorial, y Subdirector Territorial y
Procesos
de Inversiones Pblicas.
Director General, Subdirector
Manuales de los Sistemas de
Representante de la Direccin Sectorial, y Subdirector Territorial y
Gestin
de Inversiones Pblicas.
Procesos, Subprocesos,
Instructivos, Manuales, Lder del documento Autoridad del documento
Lineamientos, Guas
Lder del documento o Jefes de
Formatos No Aplica
Dependencia mediante Vo.Bo.
Lder del proceso o Jefes de la
Mapas de riesgo No Aplica Dependencia mediante correo
electrnico gpcalidad@dnp.gov.co
Hojas de vida de
Lder del proceso mediante correo
herramientas de seguimiento No Aplica
electrnico gpcalidad@dnp.gov.co
y medicin

Fecha aprobacin: Marzo 15 de 2017

Revis: ______________________________
Camilo Cortes Mora
Coordinador Grupo de Planeacin

Aprob: ______________________________
Edgar Antonio Gomez lvarez
Representante de la Alta Direccin

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