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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD PEDAGGIA EXPERIMENTAL LIBERTADOR


INTITUTO DE MEJORAMIENTO PROFESIONAL DEL
MAGISTERIO
EXTENSIN ACADMICA PARAGUAN
LAPSO ACADEMICO 2017 I
CURSO: ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN
TUTOR: PROF. RAMN LPEZ

INFORME UNIDAD II
MANUALES

REALIZADO POR:
Br. Angel Amaya; C.I.: V-19.879.742
Cohorte 2013 INFORMTICA

Punto Fijo, 22 de Junio de 2017.


INTRODUCCIN

En el mundo globalizado de hoy es necesario que las empresas, instituciones


pblicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus procedimientos,
servicios y funciones; ya que es el conjunto de informacin que nos dice qu hacen
los sistemas, cmo lo hacen y para quin lo hacen. Es el soporte del sistema de
gestin de la calidad y planificacin, pues en ella se plasman no slo las formas de
operar de la organizacin sino toda la informacin que permite el desarrollo de todos
los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditoras.

Existen diversas tcnicas, elementos y metodologas con los cuales se puede


elaborar la documentacin que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier
tipo de organizacin o cliente; de manera tal que la documentacin a implementar
cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado.

Con la documentacin se puede mantener y actualizar los sistemas de informacin


de una empresa frecuentemente, ya que explica las caractersticas tcnicas y sus
operaciones, con el fin de brindar efectividad en el diseo de las estrategias y para
ensear a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operadores como
hacerlo funcionar; un buen sistema de documentacin debe desarrollarse utilizando
un mtodo nico, estandarizado que proporcione una comunicacin clara y rpida, ya
que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal,
adquisicin de tecnologas y otros.
TIPOS DE DOCUMENTACIN

Existen varios tipos de documentacin. La de programas, que explica la lgica de


un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y
otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del
sistema y cmo usarlo.

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de


documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya documentacin se
muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de
cmputo, archivo y nuevos sistemas.

Otra definicin sera la de registro fsico, generalmente por escrito que contiene los
siguientes elementos:

Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantacin,


operacin y mantenimiento.

El diseo del sistema de informacin administrativo.

Procedimientos para instalar el sistema de informacin administrativo.

Procedimientos para operar el sistema de informacin administrativo.

Procedimientos para mantener el sistema de informacin administrativo.


TCNICAS DOCUMENTALES

Existe una confusin de trmino y situacin que impide la definicin unvoca de la


informacin documental.

Los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondos


documentales reciben nombres distintos como: documentalistas, bibliotecarios,
analistas, cientficos de la informacin, archivistas, informticos documentales, etc.
Tambin los diversos centros documentales se denominan indistintamente segn sus
objetivos propuestos: centros de documentacin, bibliotecas, bancos de datos,
servicios de documentacin, unidades documentales, sistemas documentales,
archivos, etc. Pero estos apelativos, fruto de necesidades siempre en evolucin, no
corresponden, aunque pueda perecerse, a actividades diversificadas. Por el contrario,
todas quedan englobadas en una ciencia comn: La Ciencia de la informacin.

A continuacin se mencionan algunos conceptos sobre Ciencia de la Informacin:

a) Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la informacin, las


fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las tcnicas, tanto manuales
como mecnicas, para procesar la informacin para sus ptimos almacenamientos,
recuperacin y diseminacin. (BORKO, 1968)

b) El campo como particularmente interesado en mensajes registrados o


almacenados, su creacin o marcas distintivas o documentos, su propagacin y uso.
(TAYLOR, 1966)

c) El estudio de los procesos productivos de informacin en cualquier sistema de


informacin en que pueden ocurrir. (HAYES y BECKER, 1970)
Para simplificar ambigedades, se limita el concepto de Ciencia de la Informacin
que abarca el conjunto de Tcnicas Documentales, al trmino generalizado de
Documentacin.

1. Qu es la Documentacin?

En trminos generales, la documentacin es el acto de reunir documentos sobre un


tema dado y el tratamiento de stos en vistas a su difusin.

2. Campo de la documentacin de sistemas:


Son aquellos que espordica o peridicamente tienen necesidad de documentarse
con motivo de estudio, trabajo, investigacin, docencia, formacin permanente,
decisin, etc.

3. Caractersticas de la documentacin de sistemas:


Pertinencia: los documentos que se proporcionan deben responder a las
necesidades especficas de los utilizadores.
Exhaustividad: deben proporcionarse al usuario todos los documentos que
respondan a sus necesidades.
Rapidez: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesado
inmediatamente despus de su publicacin.
Economa: el coste de la Documentacin debe ser mnimo.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN DE SISTEMAS

La importancia de la documentacin bien podra ser comparada con la importancia


de la existencia de una Pliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la
precaucin de confirmar si nuestra Pliza de Seguros est o no vigente.

La documentacin adecuada y completa, de una aplicacin que se desea implantar,


mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de
Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica el menor
tiempo y se le presta menos atencin.

Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia


el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentacin del sistema es incompleta el
diseador continuamente estar involucrado y no podr moverse a otra asignacin.
Todo conocimiento estar fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser
utilizado para consulta, estudio o trabajo, un utensilio irreemplazable para transmitir
los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos.

Funciones de un documento:

Permite la comunicacin humana.


Es un medio muy valioso de formacin y enseanza.
Puede materializar todos los conocimientos humanos formando, de este modo,
una memoria colectiva.

Un documento vlido debe ser:

Original: Es decir, de primera mano. Fruto de un estudio o investigacin.


Fiable: Digno de crdito. Identificacin de autores y fuentes.
Utilizable: Con posibilidad de difusin. De fcil acceso a los utilizadores.
Documentos confidenciales: de utilidad limitada.

TCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una
situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de registros (revisin
en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se
utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una
investigacin completa, en este para la realizacin de manuales de procesos y
procedimientos de sistemas en una organizacin.

Entrevista

Una Entrevista para la recopilacin de informacin es una conversacin dirigida


con un propsito especfico, que se basa en un formato de preguntas y respuestas. En
la entrevista se desea conocer tanto las opiniones como los sentimientos del
entrevistado acerca del estado actual de los sistemas, sus metas personales, de la
organizacin y de los procedimientos informales.

Sobre todo esto, se busca la opinin de la persona entrevistada. Las opiniones


pueden ser an ms importantes y reveladoras que los mismos hechos.

Dentro de una organizacin, la entrevista es la tcnica ms significativa y


productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la
entrevista es un intercambio de informacin que se efecta cara a cara. Es un canal de
comunicacin entre el analista y la organizacin; sirve para obtener informacin
acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, as como concejo y
comprensin por parte del usuario para toda idea o mtodo nuevo. Por otra parte, la
entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente
de simpata con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

Secuela de la Entrevista

1. Escribir los resultados (Documentacin).


2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformacin, correcciones o
adiciones. (Profesionalismo).
3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y anlisis posteriores
(Documentacin).

Encuesta

Hoy en da la palabra "encuesta" se usa ms frecuentemente para describir un


mtodo de obtener informacin de una muestra de individuos. Esta "muestra" es
usualmente slo una fraccin de la poblacin bajo estudio.

El estndar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen


encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al
reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en
resmenes completamente annimos, tal como tablas y grficas estadsticas.

Las encuestas son una fuente importante de conocimiento cientfico bsico. Las
encuestas por correo, a travs de entrevistas telefnicas o en persona son las ms
comunes.

Cuestionario

Los cuestionarios constituyen una tcnica de recopilacin de informacin que


permite a los analistas de sistemas recoger opiniones, posturas, conductas y
caractersticas de las diversas personas claves de una organizacin, que se encuentran
involucradas en la operacin de un sistema actual o en la implantacin de uno nuevo.
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para la entrevista; sin
embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiada en algunas
situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevista, deben disearse
cuidadosamente para una mxima efectividad.

Observacin

Otra tcnica til para el analista en su progreso de investigacin, consiste en


observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de investigacin, la
observacin tiene amplia aceptacin cientfica. Los socilogos, siclogos e ingenieros
industriales utilizan extensamente sta tcnica con el fin de estudiar a las personas en
sus actividades de grupo y como miembros de la organizacin. El propsito de la
organizacin es mltiple: permite al analista determinar que se est haciendo, como
se est haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dnde se
hace y por que se hace.

Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no


podra obtener de otra forma.

Experiencia: (del Lat. experiri = comprobar)

Es una forma de conocimiento o habilidad derivados de la observacin, de la


vivencia de un evento o proveniente de las cosas que suceden en la vida. La historia
de esta palabra se alinea con el concepto de experimento.

Tanto el ser humano como tambin muchos animales pueden obtener esta forma de
conocimiento llamada experiencia a lo largo de sus vidas.

El concepto de experiencia generalmente se refiere al conocimiento procedimental


(cmo hacer algo), en lugar del conocimiento factual (qu son las cosas). Los
filsofos tratan el conocimiento basado en la experiencia como "conocimiento
emprico" o "un conocimiento a posteriori".
Desde el punto de vista de la hermenutica filosfica (Gadamer), solamente son
posibles las experiencias si se tienen expectativas, por eso una persona de experiencia
no es la que ha acumulado ms vivencias (Erlebnis), sino la que est capacitada para
permitrselas.

La experiencia contribuye sensiblemente a la sabidura. Aunque se puede obtener


cierto grado de sabidura al sufrir castigo u observar a otros recibirlo, una mejor
manera de adquirir sabidura, y que adems ahorra tiempo, es beneficiarse y aprender
de la experiencia de los que ya son sabios, prefiriendo su compaa a la de los
inexpertos.

Una persona con considerable conocimiento en un rea determinada puede ganar


reputacin como un experto.

DESARROLLO Y DOCUMENTACIN DEL SOFTWARE

Dentro de las tcnicas estructuradas para el diseo y documentacin del software se


tienen: el mtodo HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi-Schneiderman,
los diagramas Warnier-Orr y el pseudocdigo. Aqu es donde, el analista de sistemas
transmite al programador los requerimientos de programacin.
Durante esta fase, el analista tambin colabora con los usuarios para desarrollar
la documentacin indispensable del software, incluyendo los manuales de
procedimientos. La documentacin le dir al usuario cmo operar l software, y as
tambin, qu hacer en caso de presentarse algn problema.

El mtodo HIPO: consta de un sistema


de programacin que contiene subsistemas, disminuye la dificultad
obtenida en el diseo de arriba hacia abajo ya que los componentes se
pueden manejar por separado.
Diagrama de flujo: gua visual, no estructurada, al diseo y
documentacin de programas. Muestran el flujo del programa pero no su
estructura y son extensos, es decir, ocupan mucho espacio debido a sus
mltiples ramificaciones.
Diagrama N-S: tambin conocido como diagrama de Chapin es una
tcnica de especificacin de algoritmos que combina la descripcin
textual, propia del pseudocdigo, con la representacin grfica del
diagrama de flujo.

El diagrama N-S cuenta con un conjunto limitado de smbolos para


representar los pasos del algoritmo, por ello se apoya en expresiones del
lenguaje natural; sin embargo, dado que el lenguaje natural es muy extenso
y se presta para la ambigedad, solo se utiliza un conjunto de palabras, a
las que se denomina palabras reservadas.

Diagrama Warnier Orr: Es una tcnica que utiliza una representacin


semejante a la de cuadros sinpticos para mostrar el funcionamiento y
organizacin de los elementos que conforman el algoritmo. Los
diagramas Warnier Orr son tiles porque son compatibles con las tcnicas
de programacin estructurada; y adems, son fciles de desarrollar. Los
diagramas Warnier Orr son fciles de leer y modificar y no tienen que
completarse antes de ser tiles. Se van desarrollando hacia otras salidas
del sistema. Bsicamente, utiliza una notacin de llaves para organizar los
mdulos y se auxilia en la siguiente simbologa para indicar operaciones
de control.
Pseudo-cdigo: puede ser usado como un paso para desarrollar el cdigo
de programa, por lo que no es un tipo particular de cdigo. Es comn en la
industria pero su falta de estndar impide la aceptacin de todos.

ESTANDARIZACIN Y NORMALIZACIN

1. Estandarizacin:

-Significa que los smbolos convencionales se usan en todos los diagramas de


flujo para prescribir el sistema y que en la documentacin se usen formas
estandarizadas.

-Aun cuando las normas de documentacin varan de una instalacin a otra, es


esencial que dentro de una organizacin, se utilice un solo mtodo. El uso de
procedimientos y documentacin estandarizada proporciona la base de una
comunicacin clara y rpida, adiestramiento menos costoso del personal de
sistemas, reduccin de costos de almacenamiento, y otros.

2. Ventajas de la Estandarizacin:

-Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organizacin de


Sistemas.

-Es til para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los
sistemas.

-Ayuda a los analistas y diseadores de sistemas en el trabajo de integracin de


sistemas.

-Asegura que el sistema opere correctamente.


-Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

3. Estndares Bsicos de Documentacin:

-Toda documentacin que se relacione con un sistema, ya sea manual o por


computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos bsicos:

-Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente
indicadas, almacenarlas en carpetas e ndice.

-Los diagramas debern ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita


deber ser legible.

-La documentacin deber ser completa.

-Se incluir una leyenda o explicacin de los trminos utilizados.

-La documentacin siempre se conserva actualizada.

4. Normalizacin:

-Asegrese de que los estndares sean completos, actualizados, documentados y


legibles.

-Auditar permanentemente para que se cumplan los estndares.

-Evaluar si los estndares establecidos son los requeridos y hacer los cambios
necesarios para que dichos estndares sean los apropiados.
TEORA GENERAL DE LOS MANUALES DE DOCUMENTACIN

Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepcin hasta su puesta en marcha


se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto
modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.

Para evitar confusiones en las revisiones de la documentacin se desarrollan


diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarn con el sistema
y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentacin de un sistema debe
ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los
trminos utilizados deben explicarse. La documentacin se har disponible a todos
los usuarios de acuerdo a sus necesidades.

El estilo de redaccin de los manuales de documentacin debe ser:

Concreto.
Ser preciso y definir los trminos utilizados.
Utilizar prrafos cortos.
Utilizar ttulos y subttulos.
Utilizar formas activas en lugar de pasivas.
No emplear frases largas que presenten hechos distintos.
No hacer referencia a una informacin solamente con el nmero de referencia.
MANUAL ADMINISTRATIVO

Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que ser funcin de la


gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar si lo expuesto en
l satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la aprobacin, se
estar en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el
resto de la documentacin.

El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la informacin


necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente de consulta
una vez que el Sistema ha sido implantado.

Contenido
Nombre del sistema
Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.
Equipo Encargado Del Sistema
Nombre del personal encargado del anlisis y diseo del sistema.
Resumen Administrativo
Compendio de los puntos que se describen en el manual, el cual tiene como
propsito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de la
propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del
sistema, el cual debe ser nico, este deber conservarse invariable en todos los
documentos referentes a ese sistema.
Planteamiento

Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirn de partida al
desarrollo del anlisis del sistema. Se debe mencionar:

Dependencia que requiri el trabajo.


Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el trabajo
(acuerdos, disposiciones legales, memorandos, y otros)
Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo.
Fechas correspondientes.

Objetivos del Sistema

Aqu se dejarn establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma clara
y precisa para evitar errores de interpretacin.

Entradas Del Sistema (Informacin A Captar)

Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que inician las
operaciones del sistema as como la informacin detallada de aquellos conceptos que
sern los datos a captar por el sistema. Se debern mencionar todos los datos que en
forma secundaria originan una entrada importante al sistema.

Ejemplo:

Mdulo o
Usuarios que
Nombre del Procedimiento Origen del
manejan el
Documento Fuente donde entra el documento
documento
documento

Salidas del Sistema (Resultados a Obtener)

En este punto, solamente se describirn los resultados de mayor importancia


obtenidos a travs de todo el proceso. En esta seccin se debe dar mayor nfasis a la
informacin que el sistema proporciona cuidando de no hacer tan slo mencin de los
resultados a obtener. Ejemplo:
Periodicidad en que Usuarios que lo
Nombre de la salida Destino
se genera requieren

Diagramacin General del Sistema

Es la representacin grfica de las fases del Sistema y su flujo a travs de las


dependencias que intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La tcnica
a utilizar y la simbologa debe ser seleccionada por los interesados.

Explicaciones de Las Fases del Sistema

Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra


grficamente, ahora se describe en forma genrica, explicando los procesos que se
llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles tcnicos o especficos.
Se deber resaltar aquellas fases del proceso en las cules se obtengan resultados de
importancia as como aquellas que requieran una supervisin especial.

Requerimientos del Sistema

Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios para
poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripcin, adems de las
cantidades que se requieran.

Estimacin de la fecha probable de Implementacin del Sistema

Es necesario que exista una fecha probable de implantacin cuya base ser la
terminacin de todas las actividades para la creacin del sistema, tales como: anlisis,
programacin, elaboracin de formas, y otros.
Se recomienda utilizar diagrama de Grantt o de Pert para establecer el perodo de
las actividades requeridas para el desarrollo del sistema.

Ejemplo:

Escala del tiempo en semanas

Actividades a
realizar 1 2 3 4

Presentacin de la *****
Propuesta

Anlisis *****

Costo / Beneficio

Adquisicin del *****


Equipo

Entrenamiento *****

Consideraciones Generales del Nuevo Sistema

En este punto se deber sealar las ventajas, desventajas, y principales diferencias


del nuevo sistema con el anterior, tales cmo seguridad, disminucin de costo, ahorro
de tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros. Adems, desarrollar en cualquier
aspecto de la propuesta del sistema que no file considerado en el desarrollo de los
puntos antes mencionados.
MANUAL DE USUARIO

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para
lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las caractersticas que
tienen los programas y la forma de acceder e introducir informacin. Permite a los
usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos debern desarrollar para la
consecucin de los objetivos del sistema. Rene la informacin, normas y
documentacin necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la
aplicacin desarrollada.

Objetivos

Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada.


Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario:

Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el sistema.
Definir los diferentes tipo de usuarios: se presentan los diferentes tipos de
usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.
Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los mdulos
o procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y
clara.
Importancia del Manual de Usuario

El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:

Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.


Los formatos de los documentos.
Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.
El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.
El momento en que se debe solicitar una operacin deseada.
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.

Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido es


decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el
introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para
que lo entienda cualquier tipo de usuario.

Contenido

Diagrama general del sistema

Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las actividades


que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del sistema. Representar
los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.

Diagrama particular detallado.

Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del departamento
usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de
entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.
Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema

En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones que
aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se analizan cada
una de las fases sealando:

-El proceso principal que se desarrolla.


-La entrada de la informacin.
-La obtencin de un resultado parcial.
-El envo de informacin a otra dependencia.

Instalacin del Sistema

La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar


el sistema en un ambiente particular.

Iniciacin Al Uso Del Sistema

En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar sus
cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir de un
problema cuando las cosas funcionan mal.

Manual De Referencia

Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con


detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las
situaciones en que surgen esos errores.

Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por


separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea evitan que
el usuario pierda tiempo en consultas manuales.
Caducidad de Documento Fuente y Destino Final

Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un perodo
de retencin y un destino especificado.

MANUAL DE CAPTACIN

Permite tener una clara visin del proceso de Captacin de los datos fuentes previo
al procesamiento electrnico de los mismos.

Objetivos

-Documentar al usuario a cerca del recorrido a travs de las pantallas del sistema.

-Conocer la forma cmo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la


ejecucin del sistema.

Contenido

Diagrama General Del Sistema

Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla. Representar


los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques ( es el mismo diagrama que
se presenta en el Manual Administrativo).

Diagramas De Pantalla

Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada
mdulo.

Puntos a documentar en una pantalla:


-Explicacin del recorrido para llegar a la pantalla.
-Formato de los datos a captar.
-Formato en que son captados los datos.
-Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema
-Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el
diagrama general.
-Equipo Utilizado Para La Captacin
-Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del sistema.

Debe contener los siguientes puntos:

-Uso del equipo: Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la
captacin de la informacin, dando una explicacin del encendido, manejo, control y
del material que se usa como medio de captacin de los datos.

-Entrenamiento del Software de la aplicacin:

-Explicacin del software utilizado en complemento al sistema.

-Ejemplo: como entrar y salir del sistema.

-Situaciones Anormales

-Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o


cualquier condicin fuera de lo normal. Ejemplo:

Situacin anormal Mensaje Causas Soluciones

Entregas Al Computador
Establecer un calendario con fechas de entrega al computador, al igual que un
horario para la obtencin de resultados.

El calendario determina marca cundo las actividades deben llevarse a cabo de


manera que la gestin del sistema no se vea afectado. Si es un sistema en lnea no se
requiere. Ejemplo:

Operacin Frecuencia Objetivo Hora de Entrada Hora de salida

Solicitud de Semanal Actualizar Antes de las 2:00 3:00 p.m.


reporte informe del p.m.
Mensual
departamento X

Caducidad De Documentos Fuentes

Establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuentes, el fin a que
han de destinarse ya sea para su destruccin, devolucin o conservacin en un
archivo.

Manual de operacin

Objetivo

Contiene la informacin que permite al personal de operacin utilizar en forma


eficiente la operacin de los sistemas de procesamiento electrnico.

Contenido

Diagrama general del sistema


Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla. Representar
los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el mismo diagrama que
se presenta en el Manual Administrativo).

Diagrama general del flujo del proceso electrnico.

Se representa en este diagrama todo el ambiente perifrico que interacta en el


sistema en cuanto a: entradas manuales, medios magnticos y dispositivos de salida.
La simbologa a utilizar debe ser establecida como estndar. (Ejemplos: cintas,
discos, disquetes).

Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema

Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el


Diagrama general descrito anteriormente.

Diagrama De Pantallas Del Sistema

-Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada
mdulo.
-Puntos a documentar en una pantalla:
-Explicacin del recorrido en pantalla.
-Formato en que son captados los datos.
-Instructivo De Operacin Por Programa
-Se debe desarrollar por cada programa del sistema. Incluye:
-Diagrama electrnico del programa.
CONCLUSIN

El trabajo realizado provee una clara y precisa idea de lo importante que es el uso
de la documentacin en los sistemas de in informacin, ya que esta informa de
manera detallada la operacin de un sistema determinado; adems a travs de la
documentacin se puede conocer las polticas y normas con las cuales se rige una
empresa, puesto de trabajo o funciones de dispositivo tecnolgico.

Con la documentacin de sistemas podemos construir y modificar nuestros sistemas


para poder mejorar las debilidades y ofrecer a los clientes calidad en cuanto a
servicios, productos y tecnologa.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
*PDF: TCNICAS Y ELEMENTOS DE LA DOCUMENTACIN DE
SISTEMAS. Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez, Convenio:
ASOTAN, Ctedra: Documentacin de Sistemas.

La Documentacin de Sistemas de Informacin. *Autor: Rodolfo A. Diguez H.


*Pgina web: Monografas.com. *Enlace:
http://www.monografias.com/trabajos6/dosi/dosi.shtml#ixzz4kknm8p3m

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