Anda di halaman 1dari 9

ADMINISTRASI KANTOR NOTARI

Pengertian administrasi (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang


sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-
menulis belaka. Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-
sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan
pengertiannya dengan manajemen, yang merupakan proses pencapaian tujuan
melalui dan dengan orang lain.

Kantor dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah
atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata
usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana
terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota
organisasi yang bersangkutan.

Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan,


pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan -bahan, mesin-mesin, metoda,
perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan
pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam


melaksanakan tugas pokoknya.

Sebagai contoh, kantor Notaris yang membuat berbagai jenis akta, tidak akan dapat
melaksanakannya dengan baik tanpa adanya catatan-catatan mengenai segala sesuatu
tentang kliennya, tujuan dari dibuatnya akta, jenis akta yang diinginkan, dan
sebagainya.

Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting
dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

Dengan demikian, pekerjaan kantor mencakup beberapa kegiatan pokok yang meliputi:

- pencatatan, angka-angka dan

- perhitungan-perhitungan.
Catatan adalah segala sesuatu yang tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian-kejadian
untuk disimpan. Catatan -catatan tersebut merupakan data, yang perlu diolah lebih
lanjut untuk menjadi informasi.

Bagi suatu kantor Notaris, catatan itu antara lain dapat berupa :

Catatan mengenai klien (nama, alamat, usia, status, pekerjaan, dsb).

a. Catatan mengenai jenis akta yang akan dibuat.

b. Catatan mengenai keuangan.

c. Catatan mengenai peraturan-peraturan,

d. Catatan mengenai jumlah akta yang dibuat, dan lain-lain.

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan tersebut diatas, diperlukan tersedianya ruangan


yang diatur dengan baik, peralatan dan perlengkapan yang sesuai, tata kearsipan yang
baik, pelaksanaan komunikasi kantor yang efektif, serta tersedianya pegawai yang
mempunyai kejelasan tugas, wewenang, tanggungjawab dan haknya masing-masing.

a. Catatan mengenai jenis akta yang akan dibuat.


b. Catatan mengenai keuangan
.c. Catatan mengenai peraturan-peraturan
,d. Catatan mengenai jumlah akta yang dibuat, dan lain-lain.
Untuk melaksanakan seluruh kegiatan tersebut diatas, diperlukan
tersedianya ruanganyang diatur dengan baik, peralatan dan perlengkapan
yang sesuai, tata kearsipan yang b a i k , p e l a k s a n a a n k o m u n i k a s i k a n t o r
y a n g e f e k t i f , s e r t a t e r s e d i a n y a p e g a w a i y a n g mempunyai kejelasan tugas,
wewenang, tanggungjawab dan haknya masing-masing
.B. Tata Ruang Kantor Suatu kantor yang ditata dengan baik, akan menimbulkan rasa
senang dan nyaman, baik bagi para pegawai kantor yang bersangkutan, maupun
bagi tamu-tamu yang datang kek a n t o r y a n g b e r s a n g k u t a n . O l e h s e b a b
i t u , p e n a t a a n r u a n g k a n t o r p e r l u m e n d a p a t perhatian bagi setiap pimpinan
kantor. Dalam kaitan dengan tata ruang beberapa kondisifisik yang perlu diperhatikan
adalah:
1. Penerangan atau cahaya yang cukup dan baik, sehingga pegawai dapat melihat
dengancepat, mudah, dan senang, Dengan penerangan yang baik, akan dapat
meningkatkan hasil pekerjaan; dan, mengurangi kesalahan -kesalahan dan
kelelahan, serta meningkatkan prestise kantor.
2. Warna, yang tidak hanya untuk mempercantik ruang kerja, tetapi
j u g a j u g a p e r l u diperhatikan faktor keindahan dan psikologis dari warna tersebut,
3. Pilihan warna untuk kantor, disamping dapat member ikan
kindahan, juga dapatmempengaruhi hasil kerja pegawai, karena
w a r n a d a p a t m e m p e n g a r u h i p e r a s a a n , pengertian, dan pikiran seseorang.-
Misalnya warna kuning, jingga, dan merah, dipandang sebagai warna yang
panas, dan biasanya memberikan pengaruh psikologi s yang mendorong
kehangatan dan perasaang e m b i r a . S e b a l i k n y a , w a r n a h i j a u t u a ,
b i r u t u a , d a n u n g u , m e m b e r i k a n p e n g a r u h ketenangan, sedangkan
warna ungu muda dan biru memberikan perasaan menekan
.4. Pengatur suhu udara (air conditioning), yang dapat meningkatkan produktivitas,
mutukerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan
kesanyang menyenangkan bagi para tamu.
5. Suara yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan
timbulnyakesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

Untuk penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
1. Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.
2. Bagian yang melayani tamu diletaknya di bagian depan.
3. Mesin-mesin kantor yang menimbulkan gangguan suara,
h a r u s d i j a u h k a n d a r i pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat
penerimaan tamu.
4. Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh
berbagaisuara, baik berupa percakapan maupun, suara mesin-mesin, pegawai,
semangat kerjayang meningkat, dan kesan yang menycnangkan bagi para tamu.
5. Suara, yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan
timbulnyakesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.Untuk
penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.
b. Bagian yang melayani tamu diletakkan di bagian depan
.c . M e s i n - m e s i n k a n t o r y a n g m e n i m b u l k a n g a n g g u a n s u a r a ,
h a r u s d i j a u h k a n d a r i pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat
penerimaan tamu
.d. Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh
berbagaisuara, baik berupa percakapan maupun suara mesin-mesin.
C. Perlengkapan Dan Mesin-mesin Kantor Penggunaan perlengkapan dan mesin-mesin
kantor merupakan faktor penting bagi suatuk a n t o r y a n g b a i k . P i l i h a n y a n g
t e p a t t e r h a d a p p e r l e n g k a p a n d a n m e s i n k a n t o r , a k a n meningkatkan
efisiensi kantor Dalam menentukan pilihan da n pengadaan perlengkapandan
mesin-mesin kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah
:1. Jenis pekerjaan dan Cara penyelesaiannya.
2. kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.
3. Fleksibilitas penggunaan.
4. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.
5. Harga dan layanan purna jual.
6. Nilai keindahan.

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang


memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang
lainnya.
[sunting] Pengertian menurut para ahli

George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan


pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan


pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan


sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian


aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol)
sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau
kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya
ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran
diantaranya:

mengetik (typing)
menghitung (calculating)
memeriksa (checking)
menyimpan warkat/arsip (filing)
menelepon (telephoning)
menggandakan (duplicating)
mengirim surat (mailing)
dan kegiatan lain.

[sunting] Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian


aktivitas antara lain:

Manajemen dan pengarahan


Tata laksana/penyelenggaraan
Pelaksana secara efisien
Manajemen
Pengawasan
Pengendalian dan pengawasan
Pengarahan dan pengawasan
Pengarahan
Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

pegawai
Material perlengkapan
Persayaratan
Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office


management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

Kepegawaian perkantoran (office personel)


Metode perkantoran (office methods)
Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
Biaya perkantoran (office costs)
Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran


oleh Charles O Libbey meliputi :

ruang perkantoran (office space)


komunikasi (communications)
kepegawaian kantor (office personnel)
perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
peralatan dan mesin (appliance and machine)
perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
metode (methods)
tata warkat (records)
kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

[sunting] Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office
Management and Control, yaitu[1]:

Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan
dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
Membantu perusahaan memelihara persaingan.
Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
Membuat catatan dengan biaya minimal

[sunting] Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :


1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang
membutuhkan.

A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learners Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi
kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau
yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa
administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H.
Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang
P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan
atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya
manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori
1
yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya
satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut
tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum
dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses,
tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan
keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.
--------------------
A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai
dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru
pembina
7K dan siswa, serta guru piket.
B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu.
Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.
C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan
digital
sesuai dengan kebutuhan.
D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.

E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan
lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.
III. Penutup
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena
itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai
dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang
telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara
harmonis dan berkesinambungan.

Disarankan kepada semua sekolah, agar mampu


dan jeli dalam menggali dan memberdayakan setiap potensi yang ada di sekolah supaya
tercapai tujuan bersama berupa pelayanan adminsitrasi yang prima.