BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan zaman yang sangat maju dan

modern. Ilmu pengetahuan dan teknologi informasi berkembang sangat

pesat, dan banyak menghasilkan pengetahuan baru yang senantiasa terus

berkembang dan berubah ke arah yang lebih baik. Informasi menjadi kata

kunci dalam berbagai aspek kehidupan sehari-hari. Seseorang yang

menguasai teknologi informasi, ia bisa bersaing di tengah persaingan

yang sedemikian ketat dan rumit, namun dengan alasan inilah perhatian

terhadap proses informasi menjadi sangat ditekankan. Oleh sebab itu

teknologi informasi harus di terapkan di setiap lini kehidupan termasuk

dalam system birokrasi pemerintahan, guna memaksimalkan pelayanan

kepada masyarakat. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)

kabupaten Merauke sebagai salah satu unsur pemerintahan yaitu legislatif

yang bertugas sebagai penyambung aspirasi masyarakat untuk di

sampaikan kepada eksekutif tentu sudah sewajarnya turun langsung

untuk melihat dan mendengar keadaan masyarakat guna di tindak lanjuti.

Oleh karena itu sudah menjadi kewajiban anggota DPRD untuk

sering turun ke kampung-kampung demi menampung aspirasi

masyarakat baik dalam kegiatan reses, monitoring, maupun turun

kampung (turkam) selain itu untuk mengevaluasi kenerja pemerintah dan

menambah wawasan anggota DPRD juga di haruskan melakukan studi

banding, koordinasi, dan konsultasi ke luar wilayah Merauke baik ke

DPRD Propinsi Papua, DPR RI, KEMENDAGRI maupun lembaga-

lembaga lain. Perjalanan dinas di lakukan dengan amanat pimpinan

Dewan dan di sah kan melalui SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)

guna melengkapi administrasi, Sementara ini Sekretariat DPRD

Kabupaten Merauke telah menggunakan komputerisasi, belum adanya

suatu sistim yang membantu menangani SPPD ini menyebabkan

pembuatan SPPD memerlukan waktu yang lama, dan data perjalanan

dinas tidak tersimpan dengan baik. Adapun SPPD di buat secara manual

dengan aplikasi pengolahan kata, lalu mencari data intensif SPPD di

aplikasi pengolahan angka dan melakukan rekap SPPD dalam beberapa

periode, lalu membuat laporan SPPD yang telah dilakukan.

Dengan adanya sistem yang dimaksud maka SPPD dapat di buat

dengan mudah, cepat dan terintegrasi sehingga data perjalanan dinas

tidak hilang namun terrekap di dalam sistem agar mudah dalam membuat

laporan perjalanan dinas. System yang di maksud dapat di buat dalam

aplikasi pengolah angka (excel), aplikasi deskop maupun aplikasi

berbasis web, namun mengingat banyak-Nya anggota DPRD dan banyak-

Nya bagian-bagian yang terlibat dalam pembuatan SPPD maka akan

sangat efisien jika di buat berbasis web baik terhubung ke internet atau

menggunakan Local Area Networks (LAN) sehingga data SPPD dapat di

akses oleh semua orang yang memerlukannya.

Maka berdasarkan pertimbangan di atas kami merancang Sistem

Informasi Surat Perjalanan Dinas (SPPD) yang akan membantu

membuat surat perjalanan dinas, rekapan perjalanan dinas, dan

 menyimpan data surat perjalanan dinas. Rancangan sistem informasi

surat perintah perjalanan dinas ini menggunakan bahasa pemograman

PHP dan MYSQL sebagai databasenya. System yang di buat berbasis

web akan memudahkan bagian-bagian yang terlibat dalam pembuatan

SPPD sehingga saling terintegrasi dan dapat di akses dari berbagai

tempat. System ini juga akan memudahkan anggota dewan dalam melihat

kelengkapan laporan perjalanan dinas agar tidak terjadi masalah dalam

saat diadakan pemeriksaan oleh BPK dan KPK.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan dari pemaparan latar belakang di atas, penulis dengan

ini merumuskan rumusan masalah yang penulis akan kaji sebagai berikut :

1. Bagaimana merancang sistem informasi Surat Perintah Perjalanan

Dinas pada kantor Sekretariat DPRD Kab. Merauke

2. Bagaimana merekap dokumen SPPD secara otomatis?

1.3.Tujuan dan Manfaat

a. Tujuan :

1. Praktek Kerja Lapangan bertujuan memberikan kesempatan kepada

mahasiswa untuk membuat sistem agar memudahkan sebuah pekerjaan.

2. Membantu memberikan alternatif solusi yang mudah terhadap

permasalahan yang ada pada Biagian Keuangan Sekretariat DPRD

Kabupaten Merauke.
3. Menghasilkan aplikasi (software) yang dapat digunakan untuk

mempermudah pembuatan dan perekapan SPPD pada DPRD Kab.

Merauke.

b. Manfaat :

1) Bagi Mahasiswa

Praktek Kerja Lapangan bertujuan untuk memberikan kesempatan

kepada Mahasiswa antara lain:

1. Dapat merasakan gambaran dunia kerja yang nantinya berguna

bagi mahasiswa yang bersangkutan apabila telah menyelesaikan

perkuliahannya, sehingga dapat menyesuaikan diri dengan dunia

kerja.

2. Dapat mengaplikasikan ilmu dan keterampilan yang telah di

dapat pada masa perkuliahan untuk di terapkan pada tempat

Praktek Kerja Lapangan dan sekalian menambah wawasan dan

pengalaman dalam dunia kerja.

3. Meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab dalam dunia

kerja.

4. Menjalin hubungan baik dan menerapkan kerja sama dengan

rekan kerja.

2) Bagi Instansi
 1. Dapat menigkatkan kerjasama antara pihak Akademik dengan

pihak Instansi.

2. Membantu pihak Instansi dalam menyelesaikan tugas dan

tanggung jawab sehari-hari selama Praktek Kerja Lapangan.

3. Dapat menghasilkan aplikasi yang mempermudah pekerjaan

Sekretariat DPRD.

3) Bagi Akademik

1. Dapat meningkatkan kerjasama yang baik antara lembaga

pendidikan khususnya Akademik dengan Instansi.

2. Dapat mempromosikan keberadaan Akademik di tengah-tengah

dunia kerja khususnya Instansi Sekretariat DPRD Kabupaten

Merauke sehingga dapat mengantisipasi kebutuhan dunia kerja

akan tenaga kerja yang profesional dan kompeten dibidangnya

masing-masing.

4) Manfaat Kerja Praktek Lapangan bagi User

1. Aplikasi dibuat agar penguna dapat dengan mudah membuat

& merekap SPPD

1.4 Pembatasan Masalah

Dalam perancangan suatu sistem, perlu diadakannya penelitian

terhadap permasalahan yang diambil. Agar tidak meluas dari

permasalahan yang telah ditetapkan,maka penulis memiliki batasan

dalam penelitian ini, diantaranya:

1. Hanya mendesain atau merancang sistem informasi Surat Perintah

Perjalanan Dinas yang akan di terapkan pada Kantor Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kab. Merauke.

2. Tidak sampai pada tahap implementasi dan pengujian program.

1.5 Metodologi Penelitian

Adapun metodologi Penelitian yang penulis lakukan diantaranya

yaitu:

a. Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Penulis sebelum membuat dan menyusun tugas laporan, penulis

melakukan/melaksanakan praktek kerja lapangan pada Sekretariat

DPRD Kab. Merauke. Selama PKL penulis melihat dan ikut dalam

membantu pegawai kantor dalam menyelesaikan pekerjaan di setiap

bidang. Sehingga menemukan beberapa permasalahan yang kemudian

menjadi inspirasi bagi penulis untuk membuat laporan ini.

b. Qustioner (tanya jawab)

Pada metode ini penulis melakukan tanya jawab kepada pihak

pembimbing di saat melakukan kerja praktek yakni Dra. Saraida, M.Si

selaku Kabag. Keuangan, beserta rekan-rekan kerja yang lainnya pada

Bidang Keuangan.

c. Terjun langsung kelapangan untuk melihat dan penganalisaan

Disini penulis melihat langsung apa yang dilakukan oleh para pegawai

dalam mengamati, menganalisa dan menyalurkan surat perjalanan dinas

ke Ibu Dra. Saraida, M.Si selaku Kabag. Keuangann dan Bapak Drs.

Alberth A. Rapami selaku Sekwan DPRD Kabupaten Merauke.

d. Research Online

Merupakan metode pengumpulan data dengan melakukan studi

kepustakaan melalui media internet untuk mendapatkan data yang

berhubungan dengan topik penelitian.

1.6 .Sistematika Penulisan

Penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan mengacu pada Panduan KP

2017 yang di berikan pihak Jurusan yakni di bagi atas 5 (lima) BAB,

masing-masing bab di bagi atas subbab dengan maksud agar laporan PKL

dapat lebih terperinci dan akan mempermudah di dalam pemahaman

masing-masing bab.
Adapun bab-bab tersebut adalah:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini akan membahas secara umum tentang latar belakang PKL,

rumusan masalah, manfaat dan tujuan PKL, batasan masalah, metode

penelitian, serta sistematika penulisan laporan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan membahas tentang kerangka-kerangka teori yang akan

dimasukan pada landasan teori laporan PKL.

BAB III DESKRIPSI OBJEK

Pada bab ini berisi tentang penjelasan tentang Sekretariat DPRD

Kabupaten Merauke yang meliputi sejarah umum kantor, struktur

organisasi, visi dan misi, aktivitas kerja praktek, serta foto dokumentasi.

BAB IV ANALISA KEBUTUHAN DAN RANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi mengenai analisa kebutuhan perancangan sistem dan

perancangan database.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran atas hasil penelitian yang dilakukan

oleh penulis.