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o parcial sin el consentimiento escrito del autor.

Edicin especial para

Presenta

Reuniones de Alto

Rendimiento
Manejando el xito!
RAR
Una reunin es la
interaccin
de los no dispuestos,
seleccionados entre los no
informados,
dirigidos por los
inapropiados,
para discutir lo innecesario,
a quienes se les exige
presentar un informe
sobre lo poco importante.
RAR
RAR

La mejor reunin
se da por un grupo de
tres, con una
persona enferma
y otra fuera del pas.
RAR Usted considera que el nmero de
reuniones que tiene a la semana
es:
A. Excesivo 10%
B. Ms de lo necesario 43%
C. El nmero necesario 47%
D. Por debajo de lo
necesario 0%
Usted siente que las reuniones son
en su mayora:
A. Ineficaces 3%
B. Medianamente
Ineficaces 35%
C. Eficaces 62%
D. Muy eficaces 0%
RAR En su opinin, las reuniones a las
que asiste en promedio:
A. Duran demasiado 3%
B. Son un poco largas 44%
C. Tienen el tiempo
adecuado 53%
D. Son cortas 0%
Si dependiera de usted, tendra:
A. Ms reuniones por semana 0%
B. La misma cantidad 41%
C. Menos reuniones 59%
D. Ninguna reunin 0%
RAR
Tiempo utilizado en reuniones
Supervisores y tcnicos profesionales - 25%
Gerencia Media - 40%
Alta Gerencia - tanto como un 80%

En USA
11000,000 de
Reuniones
diarias
RAR Porcentaje de Tiempo en
Reuniones
Ejecutivo 35%
Gerente 50%

Evaluando la Calidad de las

Reuniones
Eficiencia
Efectividad

Y qu hay acerca de los costos?

RAR Inversin Promedio en
Reuniones
10% del costo
de la planilla

Caso UPC
Nmero de reuniones por mes: 61
Duracin promedio: 2 horas
Costo total por mes: $15,147
Costo total por ao: $181,764
RAR Y qu hay acerca de
los costos intangibles?
RAR Por qu tener reuniones?
Para qu NO sirven las reuniones?
Por qu no siempre son efectivas
las reuniones?

Si no fuera por el caf y los pastelitos esta reunin

sera una VERDADERA perdida de tiempo.
RAR Una Reunin es la forma ms
efectiva de lograr la
interaccin y el compromiso de
personas hacia una meta
determinada.
Objetivos Laborales de las
Reuniones:
Planificacin; definicin de objetivos y
monitoreo del avance.
Toma de decisiones.
Resolucin de problemas.
Mejoramiento de procesos.
Comunicacin con retroalimentacin e
interaccin.
RAR Objetivos Psicolgicos de las
Reuniones
1. Somos seres sociales, nos gusta sentir que
pertenecemos.
2. Logro de compromiso.
3. Satisfacen necesidad de reconocimiento y aceptacin.

Todo estaba bien hasta que empezamos a

tener Reuniones
RAR Cules son sus Tres Mayores
Problemas con las reuniones?

Aqu est lo que otros dicen...

#1 Salirse del tema
#2 No tener metas ni agenda
#3 Demasiado larga
#4 Pobre o inadecuada preparacin
#5 Inconclusa
#6 Desorganizada
RAR Las Reuniones son el campo de
accin de los Equipos de Alto
Rendimiento...
Por que en ellas, los equipos:
Toman Decisiones,
Solucionan Problemas,
Resuelven Conflictos,
Crean y
Hacen Reingeniera a sus Procesos

Por qu debemos tener

Reuniones de Alto Rendimiento?
Constantemente extraen la brillantez colectiva del grupo
La brillantez colectiva entrega resultados excepcionales
Los resultados excepcionales se notan.
RAR
Reuniones de Alto Rendimiento
1. Justificacin
2. Planificacin
3. Proceso

Justificacin
1. La persona que convoca.
2. El convocado.
RAR La Persona que Convoca debe
Cuestionar
1. Qu se podra ganar o perder si la reunin no se lleva a
cabo?
2. Se pueden lograr los objetivos de la reunin por memo o
correo electrnico?
3. Se lograran los mismos o mejores resultados con una
entrevista personal?
4. Tendrn los participantes suficiente tiempo para prepararse
para la reunin?
El Convocado debe Cuestionar
1. Cul es el objetivo de la reunin?
2. Vale la pena tenerla?
3. Mi presencia en la reunin aporta al logro de los objetivos?
4. En qu medida perjudica mi ausencia?
RAR
METAS
COMUNICACIN
ROLES
EFECTIVA
REGLAS

REUNIONES MANEJO
CLIMA DE DE ALTO DE
CONFIANZA RENDIMIENTO CONFLICTOS

LIDERAZGO TOMA DE
FACILITADOR DECISIONES
RAR Caractersticas de las Reuniones
de Alto Desempeo

Propsito
Comn
Roles
Claros
Comunicacin
Excelente

Liderazgo
Aceptado
Relaciones
Slidas Procesos y
Reglas del
Juego
RAR Caractersticas de las Reuniones
de Alto Desempeo

Propsito
Comn
RAR
Propsito Comn

Sin un propsito claro y comn,

el escenario est listo
para la anarqua de la reunin
RAR Planificacin de la Reunin
1. Definir el objetivo.
2. Definicin de los participantes.
3. Preparacin de la reunin.
Preparacin de la Reunin
Definir hora, sitio, aspectos logsticos.
Preparar una Agenda.
RAR
Preparar una Agenda:
Solicite puntos por anticipado.
Enve la Agenda con un da de anticipacin.
Prepare la documentacin.
Antes de iniciar solicite los puntos finales.
Asgnele tiempo a cada punto.
Priorice.
Ubique la Agenda en un sitio visible.
RAR Cules Son las Cualidades de una
Agenda Efectiva de Reuniones?

Marco de Referencia

Relevante

No Relevante
RAR
Evale la Relevancia de la Informacin

Es esto relevante para la reunin

que estamos llevando a cabo?

DESCRTELO PARQUELO HGALO

Posibilidad 1: Posibilidad 2: Posibilidad 3:

No es importante/ Importante/ Importante/
No es urgente No es urgente Urgente
RAR Caractersticas de las Reuniones
de Alto Desempeo

Roles
Claros
RAR Para que una reunin sea efectiva se
requieren los siguientes Roles :

LDER
FACILITADOR

REDACTOR PARTICIPANTE
RAR Caractersticas de una Reunin de
Alto Desempeo

Liderazgo
Aceptado
RAR Cul es el Rol de un Lder Efectivo
en las Reuniones?

Describe el marco de
referencia
Decide quin debe
participar en la
reunin.
Define el tiempo y el
lugar.
Asigna los roles de la
reunin.
RAR Funciones del Lder

1. Definir el objetivo
de la reunin.
2. Definir la Agenda
con el Moderador.
3. Monitorear el
proceso de toma de
decisiones.
4. Mantener un perfil
bajo para impulsar
participacin.
RAR El lder de equipo debe moderar la
reunin?
Aspectos Negativos del Lder como
Moderador
1. Los lderes tienden a acaparar la
conversacin.
2. Los miembros se pueden inhibir de
expresar las sugerencias para
mejorar la reunin.
3. Refuerza el estilo autoritario.
4. El lder est ms concentrado en el
proceso disminuyendo su valioso
aporte en los resultados.
RAR
RAR Cul es el Rol de un Participante
Efectivo?
Se preparan adecuadamente para cada
tema.
Estn dispuestos a participar con
preguntas, respuestas e ideas.
Escuchan activamente.
Apoyan al lder de la reunin y al
facilitador en sus esfuerzos por
desarrollar una reunin efectiva.
RAR Cul es el Rol de un Facilitador
Efectivo?
Es organizado y est bien preparado.
Suministra la informacin necesaria
para la preparacin de los
participantes.
Es claro y preciso.
Permanece en el marco de referencia.
Administra adecuadamente el tiempo.
RAR Cul es el Rol de
un Facilitador
Efectivo?
Alguien que ayuda al
equipo, efectiva y
eficientemente, a
cumplir con sus
objetivos Gua

Experto en el Proceso /Guardin Agente de Trnsito

RAR El Rol del Facilitador
Mantenerse enfocado
Aclarar confusiones
Mantener el ritmo/controlar el tiempo de
la discusin
Fomentar la participacin y la cooperacin
Desafiar las suposiciones
Resumir, clarificar e indagar
Apoyar y aplicar las reglas del juego
Resolver conflictos
Aclarar posiciones cuando sea preciso y
llegar al consenso.
RAR Funciones del Facilitador
RAR
Funciones del Moderador
Planificar la reunin en
coordinacin con el
lder.
Indicar el objetivo
Cerrar la agenda
Leer la agenda pasada y
chequear los avances
Asegurar la
participacin de todos
los miembros
Moderar y facilitar las
intervenciones,
cuidando la regla de los
15.
RAR

Las reuniones son 28% ms productivas

desde que tenemos asiento con disparador
para Lopez.
RAR Funciones del Moderador
Permanecer neutral.
Manejar el trfico.
Manejar los tiempos y marcar la velocidad.
Definir cundo cerrar un punto.
Manejar la reunin con empata.
Mantener un entorno positivo y con
humor.
Mantener la reunin sobre los puntos de
Agenda.
Evaluar la reunin.
Cerrar y resumir la reunin.
RAR

Bueno, ahora revisemos la agenda

una vez ms
RAR Habilidades y Cualidades del
Facilitador
Confiable
Seguro de s mismo
Rpido



Es diplomtico
Sabe escuchar
Habilidad para
EQUIPO
resumir

Facilitar es:
Responsabilidad
de todos
RAR
Diferentes Niveles de Facilitacin

Contribuyente Lder
Experto Facilitador

Aprendiz/
Experto en el Proceso
Contribuyente
Bajo

Bajo Alto
Enfoque en el Proceso
RAR
Retos del Facilitador

1. Balancear procesos y el contenido/tarea.

2. Balancear la participacin
3. Manejar Dinmicas de Grupo
RAR
Pensamiento Unilateral
Yo creo que
deberamos... Ya fue suficiente!
RAR
Sociedad Debatiente
RAR
Manejar Dinmicas de Grupo
Pensamiento Unilateral:

Conclusiones Accin
Problema apresuradas

Sociedad Debatiente:

Problema No se cierra No hay Accin

RAR Soluciones para el pensamiento
Unilateral

Fomentar a los miembros del equipo para ser

evaluadores crticos.
Asegurarse de que el lder no lidere
demasiado.
Invitar expertos de afuera cuando sea
necesario.
Acostumbrarse a convocar reuniones extras
por si acaso estamos demasiado seguros.
RAR Soluciones para la Sociedad
Debatiente

Implementar una facilitacin efectiva.

Administrar adecuadamente el tiempo
asignado previamente para cada tema.
Reforzar el marco de referencia.
RAR
Manejar Dinmicas de Grupo

Proceso Ideal de Grupo

Recolectando inteligencia Sacando

e informacin Conclusiones

Discusin
Problema Accin

Pensamiento Pensamiento
Divergente Convergente
RAR Funciones del Redactor

1. Registrar informacin, ideas, acuerdos,

objetivos.
2. Enviar actas a los participantes.
RAR Problemas especficos
Cmo Manejar Comportamientos Negativos?
 Manejando Comportamientos
RAR Negativos
Gua General
Confrontacin Firme y Amigable
Cero comportamientos negativos.
Ilustrar el impacto sobre el grupo.
Sugerir comportamientos diferentes, ms
funcionales.
Invite a compartir la actividad de facilitar.
Utilice lenguaje no verbal.
Refuerce el ambiente de contribucin .
Hablar en privado con las personas que
constantemente se muestran ofensivas .
RAR
Los que llegan tarde
RAR
Los que llegan tarde
RAR El Divagador
RAR
El Objetador Crnico
RAR
El Dominador
El mo es mejor!
RAR
El que cierra las puertas

YO digo que la NICA solucin

es... Y no hay NADA ms...
As que aqu TERMINA la reunin!
??
RAR Conversadores laterales
BLA BLA...BLA
RAR El Callado
RAR Habladores inarticulados
RAR Comentarios impertinentes
RAR Reuniones despus de las
reuniones
Francamente, no estoy de acuerdo con...
RAR Caractersticas de una Reunin de
Alto Desempeo

Procesos de
Soporte y
Reglas del
Juego
RAR Procesos de Soporte y
Reglas del Juego

Metodologa: Ayudas para el Intercambio

Papelgrafo
Lluvia de Ideas
TGN - Tcnica de Grupo Nominal
Priorizar
Reglas del Juego
El que calla otorga.
Venga preparado.
RAR Cmo Dominar los Principios y
Procesos?

Manejo de las Reuniones.

Toma de Decisiones.
Solucin de Problemas.
Planeacin.
Solucin de Conflictos.
RAR Ayudas para el intercambio
Papelgrafo

Preserva informacin
importante y la hace visible.
Provee una base de datos
comn.
Provee retroalimentacin
inmediata que se haya odo.
Provee un rcord para las
notas,despus de cada
sesin.
Provee un Banco de Ideas
para temas no urgentes que
se cubrirn luego.
RAR
Lluvia de Ideas
Es un proceso sin estructura cuyo propsito es expresar tantas
ideas y alternativas como sean posibles. Se concentra en la
generacin de ideas y no en la evaluacin de las mismas.

REGLAS DEL
JUEGO:
Nada de Crticas.
Las ideas
extraas son
bienvenidas.
La cantidad prima
sobre la calidad.
Se fomenta hacer
surgir ideas como
resultado de
otras.
RAR
Tcnica de Grupo Nominal --TGN

Es un proceso similar al de Lluvia de Ideas, pero ms

estructurado. Cada individuo debe trabajar individualmente
escribiendo la mayor cantidad de ideas posible, para luego
compartirlas ordenadamente con el resto del grupo.
RAR
Reglas del Juego
Deben ser claras.
Todos las aceptan, sin condiciones.
Se consideran las normas a seguir, durante
la reunin.
Si alguien no las acata, todos debern
hacerlas cumplir.

Cada cunto nos vamos a reunir?

Cundo se elabora la agenda?
Qu incluye la agenda?
Cmo se establece el incumplimiento de
las normas entre los miembros?
RAR Caractersticas de una Reunin de
Alto Desempeo

Relaciones
Slidas
RAR
Relaciones Slidas

Confianza
Carcter
Competencias
Aceptacin
Respeto
Entendimiento
Cortesa
Responsabilidad Mutua
RAR Caractersticas de una Reunin de
Alto Desempeo

Comunicacin
Excelente
RAR Los Fundamentos de la
Comunicacin de Alto Rendimiento

Dilogo y Discusin
Dilogos Dia = A travs o entre cada uno

Logos = Palabra o significado

El dilogo es una conversacin que hace que sus
participantes entren en un nuevo territorio,
llegando a nuevas posiciones, posibilidades,
ideas y alternativas que quizs tengan poca
semejanza con las posiciones originales.
RAR
Dilogo

Mi punto de vista
o meta
Comportamiento Asertivo

Gano-Pierde GANA - GANA

Mas o menos

Pierdo-Pierde Pierdo-Gana

Su punto de vista
Comportamiento Acomodativo o meta
RAR
Discusin
Extraer y realzar las ideas entre
cada uno
La discusin es una forma
controversial
de promover la fragmentacin

No productiva: Productiva:
- Fragmenta las relaciones - Desenvuelve los
cuando un participante componentes de una idea
trata de ganar y de de forma que se
imponer su punto de vista desarrolla un entendimiento
a expensas de la sabidura ms profundo de los
colectiva. asuntos.
RAR
Dilogo versus Discusin
En una discusin productiva usted escoge,
en un dilogo usted
descubre la naturaleza de la escogencia.

El dilogo es la forma ms elevada del

intercambio verbal.
RAR
Confiabilidad

Confiabilidad en la gente
Que si nosotros estamos abiertos a los
motivos e intereses, preocupaciones y
temores, expectativas y esperanzas, ...
Los otros tambin van a estar abiertos.
Y, que la informacin va a ser utilizada
para desarrollar una solucin creativa,
colectiva, en vez de que sea para herir o
para sacar provecho de mi mismo.
RAR
Confiabilidad

Confiabilidad en el proceso
Que tendremos la oportunidad de decir
nuestras preocupaciones, ideas y
posiciones.
Que los otros van a escuchar con la
intencin de entender.
Que el proceso sea objetivo, busque
soluciones sabias, y que no haya
intereses predominantes que conlleven
a resultados predeterminados.
RAR
Las claves para Dialogar
Estar abierto a nuevas ideas.
Tomar riesgos.
No temerle a la incertidumbre.
Suspender suposiciones.
Valorar las diferencias y la diversidad.

Suspender las suposiciones

Significa no asumir una posicin rgida y no negociable
sobre nuestras ideas y conceptos. Es abrir el espacio para
cuestionar y observar los puntos de vista de otros.
RAR Valorar las diferencias y la
diversidad
Valorar las diferencias es la
clave para lograr la sinergia
colectiva
Si yo veo el mundo como realmente es,
(y yo pienso que as lo hago!)
Por qu iba a desvalorar las diferencias?
Para qu siquiera preocuparme por
atender a alguien que est fuera de base?
Mi paradigma es
que yo soy objetivo;
Yo veo el mundo como realmente es.
RAR Consenso
El Consenso NO es...
El acuerdo completo o unnime.
Un voto por mayora.
Cuando todas las personas estn
totalmente satisfechos.

El Consenso ES . . .
Cuando todos los miembros de un equipo
estn dispuestos a aceptar la decisin.

Tanto un proceso como un producto.

RAR
El Consenso ES . . .

Cuando cada miembro del equipo puede

decir:
Yo s que usted entiende mi punto de
vista...
Yo entiendo su punto de vista...
Aunque yo prefiera o no esta decisin, la
apoyar porque fue alcanzada abierta y
justamente.
William Ouchi
Teora Z
RAR Resumen del Lder para Tomar
Decisiones en Consenso

Todas las personas aceptan esta decisin?

Hay alguna oposicin? (Reglas del Juego:
el silencio otorga)
Pueden todas las personas seguir esta
decisin y apoyarla activamente?
RAR Caractersticas de una Reunin de
Alto Desempeo

Propsito
Comn
Roles
Claros
Comunicacin
Excelente

Liderazgo
Aceptado
Relaciones
Slidas Procesos de

FIN
Soporte y
Reglas del
Juego