Conciencia y cultura archivstica

Conciencia y cultura archivstica

Varios autores
1
cultura archivstica
2
Conciencia yacia
 Archivo Histrico
BUAP

Conciencia y cultura archivstica

Varios autores

Serie Formacin Archivstica

3
cultura archivstica
 Gobernador Constitucional del Estado de Puebla,
Melquiades Morales Flores

Rector de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla,

Enrique Doger Guerrero

Director del Archivo Histrico Universitario,

Alfonso Yez Delgado

Fotografa de portada:
Archivo Histrico de la UNAM/Armando Lpez Vzquez

Diseo/ Edicin:
Ileana Gmez Torres/Gustavo Villanueva Bazn

Correccin de Estilo:
Sonia Ramrez Torres

Benemrita Universidad Autnoma

de Puebla
Archivo Histrico Universitario
4 Sur 104
Centro Histrico
Tel: 2327479
e-mail: tiempo@siu.buap.mx

ISBN 968863541-3
Impreso y hecho en Mxico
Printed and made in Mexico

4
Conciencia yacia
 Presentacin

Los das 7 y 8 de febrero del presente ao, se llevaron a cabo las II Jornadas Archivsticas: Con-
ciencia y cultura archivstica, de la gestin a la historia, convocadas por la Benemrita Universidad
Autnoma de Puebla y la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educacin Superior.
El objetivo de las Jornadas fue analizar los aspectos relevantes de las tareas archivsticas en las
universidades e instituciones de educacin superior, reflexionar sobre los conceptos, los mtodos, las expe-
riencias y las acciones concretas que se han seguido en esos archivos a fin de contribuir en la formacin de
una conciencia sobre la importancia del resguardo del patrimonio documental en nuestras instituciones y de
una cultura archivstica a nivel nacional.
Teniendo por marco el bello saln Barroco en el edificio Carolino de la Benemrita Universi-
dad Autnoma de Puebla, se desarrollaron las jornadas acadmicas en las cuales se abordaron varios
temas de la agenda archivstica presentados por los especialistas universitarios quienes plantearon, no
solamente la problemtica existente sino que aportaron adems, las propuestas resultantes de su
experiencia institucional. Algunos de los tpicos que generaron mayor inters entre los participantes
fueron los siguientes.
La importancia de la gestin documental como una forma de agilizar el incremento, flujo,
conservacin, organizacin y descripcin de los documentos que conforman los acervos de las
instituciones de educacin superior en nuestro pas.

5
cultura archivstica
 La importancia de la concepcin del archivo como un conjunto orgnico de documentos
que guardan relaciones entre s y que el archivista, como tarea primordial, deber conservar o, en su
caso, reconstruir.
Se presentaron casos concretos de organizacin documental en fondos y series determinados.
A manera de diagnstico, se hicieron presentaciones de diversos archivos universitarios, lo
que nos permiti analizar la situacin existente en las diversas instituciones de educacin superior.
Se habl de la relacin archivo-usuario y por tanto, de las funciones esenciales de la
archivstica as como del papel de los archivos en el contexto cultural y su funcin social.
Se destac la necesidad de una profesionalizacin y capacitacin archivstica que deber
ser ms integral e interdisciplinaria, con mucho nfasis en la formacin histrica.
Se trat el tema de las herramientas tecnolgicas, su aprovechamiento por parte de los
archivistas y algunas experiencias concretas y criterios con que se han abordado estos temas en las
instituciones de educacin superior.
Debido a la importancia que para las instituciones de educacin superior tienen los temas
tratados, la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla, en su calidad de anfitriona de tan im-
portante foro y en su afn por seguir contribuyendo a la formacin de una conciencia y una cultura
archivstica en nuestro pas, ha decidido publicar algunos de los trabajos que se expusieron en esas
II Jornadas Archivsticas y que se consideran representativos por la importancia del tema y por el
tratamiento que se les ha dado con base en las experiencias institucionales.
Sabemos que una verdadera cultura archivstica es el resultado del conocimiento que da
con da se pone a prueba en nuestros archivos; un conocimiento, adems, planteado desde las
prcticas cotidianas que constantemente se analizan y se actualizan con la perspectiva terica que
se aprende en la literatura sobre el tema.
Y este es precisamente otro de los objetivos de la presente publicacin, contribuir al incre-
mento de una literatura archivstica que marque una lnea en el desarrollo de la actividad misma, ya
que la fijacin de prcticas y la formulacin de conceptos sealan la necesaria actividad tanto
intelectual como material que, de un planteamiento determinado, pasa a ocupar un espacio en el
cuerpo terico de ese conjunto sistematizado de conocimientos especficos sobre los archivos, los
documentos y la forma para su tratamiento, es decir, la ciencia archivstica.

6
Conciencia yacia
 La existencia de literatura archivstica es fundamental para el desarrollo de una conciencia y
una cultura en ese mismo mbito pues implica una forma de reivindicacin con el pasado, una
comprensin cabal del presente y la posibilidad de una proyeccin planeada del futuro.
El hecho de fijar las prcticas que mueven a nuestros archivos, contribuye adems a lograr
una identificacin de caracteres, de planteamientos, de inquietudes, de necesidades y, sobre todo,
de respuestas que requieren plasmarse en textos para su amplio conocimiento. En este sentido, la
literatura archivstica es una comunin de voluntades expresadas a partir de ideas compartidas, con
sus respectivas y necesarias diferencias pero como una posibilidad de confrontar para hacer surgir
el consenso de una comunidad profesional como la nuestra.
En enero de 1998, en el primer nmero de Tiempo Universitario, Gaceta Histrica de la
Benemrita Universidad Autnoma de Puebla, considerbamos la necesidad de mantener viva la
memoria colectiva de los pueblos y las instituciones, ya difundiendo ampliamente sus principales
tradiciones, ya rescatando del olvido hechos y personajes destacados.
El Archivo Histrico de la Universidad Poblana se propona, desde ese momento, contri-
buir a que la comunidad universitaria se compenetre con los principales hitos histricos de nuestra
institucin, el papel que sta ha desempeado en la vida cultural, social y poltica de la entidad, y
las transformaciones que ha sufrido a lo largo de su historia en su vida acadmica y cientfica, como
resultado, a su vez, de las transformaciones ocurridas en su entorno social.
Se anunciaba tambin, en ese mismo nmero que, aparte de la gaceta, se editaran los
Cuadernos del Archivo; a la fecha, se han publicado ya 20 ttulos.
Pero adems, como parte esencial de nuestra institucin, hemos considerado la necesidad de
divulgar aquellos trabajos emanados de la comunidad archivstica universitaria a fin de contribuir al
desarrollo y conservacin de la memoria institucional mediante el resguardo de sus fuentes de manera
responsable y profesional. Con ese propsito hemos decidido publicar la Serie Formacin Archi-
vstica, constituida por materiales vinculados a tal problemtica. Al principio del ao en curso
apareci el primero de ellos, esto es el Manual de procedimientos tcnicos para archivos histricos
de universidades e instituciones de educacin superior, el cual fue coeditado con el Archivo Hist-
rico de la UNAM.

7
cultura archivstica
 El texto que el lector tiene en sus manos Conciencia y cultura archivstica, constituye el
segundo nmero de la serie de referencia; ms adelante continuaremos publicando otros mate-
riales en esa misma direccin, de consuno con instituciones como la Fundacin Tavera, el Archivo
Histrico de la Nacin, etctera.
Los trabajos que integran el presente nmero abordan temas que van de la gestin docu-
mental a la importancia de los archivos como resguardo de la memoria colectiva y la importancia
que tienen para el conocimiento retrospectivo de las sociedades; del tratamiento de los archivos
fotogrficos a la utilizacin de las herramientas computacionales para su mejor desempeo en la
conservacin de los mismos y la difusin de su contenido; de los ejemplos particulares de confor-
macin de archivos y fondos universitarios a la propuesta de creacin de un sistema red de archivos
universitarios, a nivel nacional; de las necesidades concretas para el desarrollo de proyectos
archivsticos a la necesidad de una profesionalizacin del personal que labora en los archivos.
Temas en fin, por dems interesantes que pretenden en su conjunto abarcar un espectro amplio de
lo que de alguna manera tenemos pendiente de resolver como comunidad.
Sea pues esta publicacin un aporte ms del Archivo Histrico de la Benemrita Univer-
sidad Autnoma de Puebla al conocimiento archivstico, al conocimiento que guarda la archivstica
en las instituciones de educacin superior y su proyeccin a nivel nacional, en relacin con otras
reas del conocimiento y sobre todo, con relacin a s misma como conjunto de saberes especficos
en aras de objetivos determinados.
Finalmente dejo constancia del reconocimiento institucional hacia los compaeros del Archivo
Histrico de la UNAM, y con especial deferencia a la maestra Celia Ramrez, directora del mencionado
archivo, y al licenciado Gustavo Villanueva Bazn, miembro de esa comunidad, talentoso terico de
la archivstica mexicana.

Alfonso Yez Delgado

8
Conciencia yacia
 Mara del Pilar Paleta Vzquez
Docente investigadora
del colegio de Historia
de la BUAP

9
cultura archivstica
10
Conciencia yacia
Desarrollo de la archivstica en la Benemrita
Universidad Autnoma de Puebla

El archivo como resultado inmediato de toda gestin institucional ha existido a lo largo de la

historia de nuestra universidad. Desde sus orgenes, las instituciones antecesoras crearon y con-
centraron su archivo: el Colegio del Espritu Santo desde 1578, el Colegio Carolino a partir de
1790,1 el Colegio del Estado (1821-1937), la Universidad de Puebla (1937-1956), la Universi-
dad Autnoma de Puebla (1956-1987) y la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla a partir
de 1987 a la fecha.
Desde el principio, la generacin y conservacin de documentos estuvo normada de forma
especfica por los responsables directos del manejo de documentos: se crearon rutinas, se establecie-
ron criterios y se obtuvo una organizacin adecuada al funcionamiento de las diversas oficinas,
despachos o secretaras de la administracin. Sin embargo, tales tareas de sistematizacin solo deja-
ron huella de su existencia en los mismos documentos pues no se guard registro explcito de ellas;
por lo que ahora, el conocimiento de las mismas deber ser fruto de un estudio minucioso de los
testimonios que, a pesar de las diversas circunstancias por las que ha atravesado la institucin, se
conservan hasta la actualidad.
En esta breve exposicin presento algunas reflexiones sobre el desarrollo que en nuestra
casa de estudios ha tenido la labor archivstica, considerando los antecedentes de las instituciones
de las que es heredera la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla.

1
Entre 1805 y 1824 la institucin sufri cambios continuos en su nombre y fines: Real Colegio del Espritu Santo, Imperial
Colegio del Espritu Santo y Muy Ilustres Colegios del Espritu Santo. Otros ms, entre 1834 y 1867, pero en trminos
generales se le reconoce como Colegio del Estado.

11
cultura archivstica
El archivo y su historia
Segn decisin tomada por el gobierno real, la orden jesuita en Mxico sali en 1767 del Colegio del
Espritu Santo hacia Europa, la documentacin que se resguardaba en los despachos tambin abando-
n el edificio que fue su sede durante dos siglos. Su destino no es claro pero se tienen referencias de
documentacin aislada perteneciente a ese gran periodo histrico, por ejemplo, el doctor Efran
Castro hizo una lectura y transcripcin del Libro de la Fundacin del Colegio del Espritu Santo, texto
que fue publicado, en un fragmento, en una revista del ao 1970 y que anteriormente haba sido uno
de los fundamentos de su libro Puebla y su Universidad, publicado en 1959.2
Del periodo que va del momento de la expulsin de la orden jesuita al de su regreso al
entonces ya nombrado Colegio Carolino, se conservan registros en la actual biblioteca Jos Mara
Lafragua, conformados esencialmente por la documentacin que se emiti en proceso de confisca-
cin y administracin de los bienes de la orden que fueron manejados por la Comisin de
Temporalidades ubicados en el llamado Fondo jesuita:

Legajo 131-1767-1782
Cuentas presentadas por los administradores de bienes de Temporalidades sobre casas pertene-
cientes a obras pas, Colegio de San Ignacio, Madre Santsima de la Luz del colegio del Espritu
Santo, casas de la Compaa de Jess, arrendamiento de huertas del Colegio de San Ignacio, del
Espritu Santo, San Ildefonso y San Francisco Javier.3
Sobre el Colegio del Estado, fundado en 1821, la documentacin conservada adquiere
mayor consistencia y homogeneidad con respecto a la anterior; est resguardada esencialmente en
la biblioteca Lafragua y el Archivo Histrico.
Este cuerpo documental es extenso, rico en registros diarios de las decisiones de gobierno,
de la vida acadmica en todas sus implicaciones y de sus movimientos financieros que estn a la

2
Castro Morales, Efran, Fundacin del Colegio del Espritu Santo de Puebla, en Estudios y documentos de la regin
Puebla-Tlaxcala, colegio de Historia, escuela de Filosofa y Letras-Instituto Poblano de Antropologa e Historia, Puebla,
1970, pp. 95-113. Marn Hirschman y Castro Morales, Puebla y su Universidad, Puebla, UAP, 1959.
3
Pezzat Arzave, Delia, Inventario del fondo jesuita, Puebla, UAP, cuadernos de la biblioteca Jos Mara Lafragua, vol. I, nm.
1, sept.,1986, p. 1. Este fondo contiene adems algunos expedientes sobre capellanas, cofradas y escritos varios que
provienen de mediados del siglo XVIII.

1212
Conciencia yacia
espera de un mayor esfuerzo de bsqueda e investigacin.4 Cabe decir que a pesar de los avatares
como incendios5 y destruccin de documentos, ocupaciones del edificio con fines no educativos,
como la instalacin de cuarteles o la venta de espacios del edificio Carolino, como ocurri cuando
en el siglo XIX se instal la cervecera El Fnix en el rea sur del segundo patio, los testimonios
escritos son abundantes.
Caractersticas semejantes en cuanto a riqueza y amplitud tiene la documentacin dejada
por la Universidad de Puebla, establecida en 1937, y aquella generada y conservada a partir de la
obtencin de la autonoma en 1956.
Bibliotecas y documentacin de diversas instituciones no siempre pertenecientes al Colegio,
pero que en algn momento pasaron a formar parte de ella, aportaron a la memoria histrica un
caudal de testimonios que anteceden a la existencia del propio Colegio del Estado. Es el caso del
grupo documental generado por la Academia de Bellas Artes,6 cuyo acervo se encuentra tanto en
la biblioteca Lafragua como en el Archivo Histrico, de los libros de conventos que fueron incor-
porados al acervo universitario, o los archivos incorporados fruto de donaciones hechas, por
ejemplo, la del doctor Manuel Lara y Parra, exrector de la BUAP. Otro acervo integrado es el de
microfilmes, incorporados en 1998, del extinto CIDIS, a este conjunto se han sumado nuevas
pelculas adquiridas por la actual administracin, y cuenta entre otras, con una copia de un trabajo
de microfilmacin logrado bajo la coordinacin del doctor Pompa y Poma. As se pueden consultar,
por ejemplo copias de archivos privados,7 de sindicatos, de acervos internos de la universidad, o de
reales cdulas.

4
Alguna documentacin de siglo XIX y principios del XX se conserva en las dependencias correspondientes, por ejemplo los
Libros de Certificados de los primeros egresados de la Universidad de Puebla y de la UAP, que bien podran integrarse ya al
acervo del Archivo Histrico.
5
Un incendio, el 22 de agosto de 1833, provoc la explosin del material que guardaba el edificio al ubicarse un cuartel de
la Brigada Cvica de Artillera, que origin la prdida de vidas humanas y la destruccin de una parte del edificio, y por
supuesto de documentacin. Una de las fuentes para el estudio de la historia de los Colegios Carolino y del Estado, es el
texto: Rectificaciones histricas al opsculo que escribi el seor doctor Jos Joaqun Izquierdo acerca de la historia del
Colegio del Estado, Puebla, Colegio del Estado, 1922, pp. 8-9, escrito por Jos Mara Carreto.
6
Corona Montiel, Jaime, Catlogo de la Exbiblioteca de la Academia de Bellas Artes. Introduccin, esbozo histrico, notas
y apndices, Puebla, tesis de licenciatura en historia, s.f., 212 pp. El origen de esta Academia se remonta a la Escuela de
primeras letras a cargo de Jos Antonio Jimnez de la Cueva, a principios del siglo XIX, op. cit., p. 20.
7
Fondo privado Matienzo, por ejemplo.

13
cultura archivstica
 La documentacin que se ha logrado preservar es una fuente amplsima para el reconocimien-
to de la historia de la universidad, de la ciudad y de la regin poblano-tlaxcalteca no obstante, la que
ha sobrevivido es apenas una mnima parte de los registros hechos en la actividad cotidiana de la
misma. Cabe mencionar aqu que el actual Archivo Histrico tiene su antecedente en el archivo de la
Secretara General, fundado en 1982, que un ao despus se transform en departamento, y hasta
1984 se consolid como una dependencia propia bajo la direccin del licenciado Jess Martnez.
Poco tiempo despus se busc conformarlo como un archivo histrico universitario regional.
Desde entonces, en el Archivo se han implementado numerosos proyectos con la intencin
de promover el conocimiento de la historia propia y por consiguiente, en la necesidad de conservar
con un orden mnimo la documentacin.

La archivstica en el Archivo
La estructura primaria del Archivo Histrico Universitario fue la de un archivo de Secretara Gene-
ral; el orden dado a la documentacin obedeci a este origen y de hecho fue el que se mantuvo por
once aos, a pesar de que en diferentes momentos ingres documentacin proveniente de muchas
otras dependencias. Un caso fue el de la Junta Liquidadora y Exactora, instancia que se ocup de
llevar los juicios relativos a los legados prescritos por ley a favor de la UAP; otro fue el de las
antiguas secretaras que dejaron de funcionar como tales ante el establecimiento de la estructura
universitaria en vicerrectoras.
Importa sealar que no toda la documentacin de esas y otras instancias fue canalizada
hacia el AHU no obstante, la que s fluy elev el volumen documental considerablemente, pero hay
que precisar: en una estimacin elaborada en julio de 1995, se calcul una extensin de 230.19
metros lineales de documentos del acervo, de ella, 90 por ciento de la documentacin proceda de
la actividad propia de la Secretara General, tanto de los escritos emitidos por ella como de expe-
dientes en ella integrados. Durante ese tiempo toda la documentacin proveniente de otras instan-
cias se integr a la estructura definida desde la fundacin del archivo. Este porcentaje se ha modi-
ficado en parte porque algunas instancias, entre ellas la propia rectora ha remitido con mayor
regularidad su documentacin.

1414
Conciencia yacia
 Ante esa realidad, a partir de 1995 se inici un proceso de evaluacin y revisin de los
criterios no explcitos pero que estaban determinando el orden fsico del acervo; a partir del
siguiente ao, la documentacin de nuevo ingreso fue incorporada de acuerdo al principio de
procedencia, abriendo nuevos fondos, secciones, grupos o series. La tarea apenas fue iniciada,
la dependencia no contaba entonces con el personal necesario para ello, no obstante se comenz
a elaborar inventarios y catlogos de fragmentos de grupos documentales.
Desde 1998 la direccin actual del archivo ha volcado su inters en la formacin del
personal nuevo que labora en la dependencia, para concretar propuestas especficas que permitan
avanzar en la tarea de ordenamiento y sistematizacin del mismo. Nada fcil, pues si bien es un
personal joven y entusiasta, con mucha energa y dispuesto a apoyar las tareas, que desarrollan las
personas que conocen y cuidan el acervo desde tiempo atrs,8 la diversidad de funciones a cumplir
en otras reas del archivo limitan la amplitud de los resultados, hay que agregar los estragos que el
temblor de 1999 caus al repositorio.
Una tarea cotidiana para el personal del archivo es la de definir, ubicar y tomar registro de
la documentacin remitida al acervo, misma que regularmente fluye sin orden archivstico previo;
pocos acervos cuentan con un documento base que gue estas tareas, en este sentido la reciente
publicacin del Manual de procedimientos tcnicos para archivos histricos de universidades e
instituciones de educacin superior 9 es sin duda un precedente fundamental para el avance en la
sistematizacin del archivo de la BUAP, pero tambin es un aporte y gua a adoptar crticamente en
diferentes acervos. La experiencia en l contenida, sin duda se podr aprovechar de acuerdo a la
naturaleza del archivo en cuestin.

La construccin del archivo de todos

Una tarea central en la sistematizacin del AHU traspasa los muros que rodean su acervo y sus
instalaciones, dentro de la cultura cotidiana universitaria se ha alcanzado un gran objetivo: que los
trabajadores, estudiantes y autoridades de la BUAP e incluso fuera de ella, tengan conciencia perma-

8
Incluimos en esta referencia al personal que labora en el AHU desde fines de los ochenta del siglo pasado a la fecha.
9
Villanueva Bazn, Gustavo, Georgina Padilla Flores, et al., Manual de procedimientos tcnicos para archivos histricos de
universidades e instituciones de educacin superior, Mx., UNAM/CESU/BUAP, 2002, pp. 131.

15
cultura archivstica
nente de la existencia del archivo. Esta labor ha sido impulsada por las diferentes administraciones
de la dependencia a travs de sus publicaciones y labores de difusin. Podemos ver por ejemplo las
actividades realizadas desde fines de la dcada de los aos ochenta, como las Jornadas de Archivistas
de la Sierra Norte organizadas en 1987 por su entonces director Jess Mrquez Carrillo. Otras
ms han sido las publicaciones peridicas del acervo, stas se iniciaron en 1986 con una hoja
volante que dio a conocer peridicamente breves relatos de la historia de la BUAP: Hechos y
ancdotas 10 y que tuvo una rpida aceptacin, sobre todo en la poblacin estudiantil. Este esfuer-
zo fue retomado y multiplicado con un esfuerzo de mayor aliento para la actual publicacin
Tiempo Universitario, Gaceta histrica de la BUAP que sali a la luz pblica desde 1998. Esta
actividad hoy se acompaa con la abundante publicacin de libros que abordan temticas univer-
sitarias.11
Ahora, adems de sostener ese conocimiento de la historia de la universidad y ese recono-
cimiento permanente sobre el Archivo Histrico, es necesario dar un paso ms, urgente. Generar
una cultura, suficiente, para que toda nuestra comunidad comprenda que el Archivo Universitario
no es solo el que se concentra en la sede del mismo; es necesario hacer entender que cada depar-
tamento, cada instancia, cada unidad, cada autoridad universitaria es un generador de documen-
tacin del Archivo Universitario y por ende, que cada uno tiene en sus manos la responsabilidad no
slo de definir con claridad los criterios de emisin documental, sino tambin la de velar por los
mecanismos del flujo documental cuando est bajo su jurisdiccin y por si ello fuera poco,
aceptar y actuar en la gran obligacin de preservar los documentos con un criterio amplio, hasta
su traslado al repositorio del Archivo Histrico.
Esta labor no ha estado ajena a las tareas desarrolladas por el personal y responsables del
Archivo Histrico. Desde 1994 apareci la primera propuesta elaborada por el entonces director
del Archivo Histrico, licenciado Jos Luis Salamanca, de un sistema integral del archivo universi-
tario. Entonces se implementaron dos cursos para personal universitario ligado al manejo de docu-
mentos, se public una antologa12 y tambin se dio a conocer la propuesta entonces elaborada

10
Hechos y Andotas, Puebla, AGU-BUAP, 1996-1997, direccin de Mara del Pilar Paleta Vzquez.
11
Se han publicado hasta el momento, 16 ttulos.
12
Salamanca, Jos Luis, Segundo curso de archivstica, BUAP, s.f., 114 pp.

16
16
Conciencia yacia
para la sistematizacin, llamada Manual de procedimientos para las unidades acadmicas y admi-
nistrativas de la BUAP para el manejo de documentos; incluso se elabor tambin una propuesta de
registro electrnico del gran Archivo Universitario, el que se encuentra en sus diferentes etapas en
todo resquicio de la BUAP, esto es, en las direcciones, secretaras e incluso bodegas. Ese programa
se denomin Sistema Red de Archivo, ms tarde, entre 1995 y 1996 se hizo un manual de
aplicacin,13 tras incorporar modificaciones a su estructura de acuerdo a los nuevos requerimien-
tos tcnicos de los sistemas computacionales accesibles en esos momentos y con ajustes en los
criterios de descripcin documental de acuerdo a la Norma Internacional de Descripcin
Archivstica.14
De 1995 a 1997 se inici una constante comunicacin con las direcciones y jefaturas de la
institucin para darles a conocer las funciones y el proyecto general del AHU, buscando evitar, entre
otras circunstancias, la destruccin por descuido o por decisin de los escritos. De esa labor
resultaron algunas respuestas importantes, al menos dos direcciones de escuela aceptaron enviar
todo su archivo muerto a la sede del archivo, la facultad de Economa y la facultad de Filosofa y
Letras, de las que por cierto ya se tenan algunas cajas de documentacin.
Algunos jefes o directores ms, remitieron documentos o colecciones de publicaciones, un
caso muy significativo fue el de Comunicacin Social, que remiti todos los originales y copias de
Noticias universitarias; otro ms fue Servicio Social, que traslad a partir de entonces los expe-
dientes de todos los aos rezagados, el grupo documental correspondiente impuso adems al AHU
ciertas funciones administrativas intermedias.15
En esa poca se llevaba a cabo en la universidad una serie de cambios muy intensos, as que la
invitacin para remitir documentos al archivo cont con un magnifico argumento, convincente en
ms de una ocasin: el de recuperar espacios para sus labores propias, precisamente aquellos donde
se acumulaban los papeles viejos y que de antemano se pensaba ya destinarlos a otras funciones.

13
Manual de uso del sistema Red de Archivo, versin 1.0. Puebla, BUAP-AGU, 1995, 32 pp. Las precisiones y modificaciones
ya no fueron incorporadas, se encuentran en borrador.
14
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, Ottawa, Consejo Internacional de Archivos, 1994, 45 pp.
15
El expediente que se remite slo contiene la carta de liberacin de servicio social y en algunos casos, la carta de liberacin
que expide la entidad pblica o privada a la que se ofreci el servicio. La emisin de constancias de existencia de tal
documentacin procede del ao 1995.

17
cultura archivstica
 De igual forma desde 1994 se haba propuesto a las instancias superiores el estudio de un
conjunto de criterios normativos del acervo a travs del documento Manual de procedimientos ya
antes mencionado. En enero de 1997 se entreg la propuesta, para su anlisis, de la denominada:
Archivo General. BUAP. Lineamientos para su definicin jurdica. En la presente administracin, no
puede menos que celebrarse que en el mes de mayo de 2001, se gir una circular a los jefes de
departamento y directores de unidades acadmicas indicando que la legislacin universitaria pre-
v la preservacin de estos documentos (se refiere a los de valor histrico). Un gran logro, que es
seguido ahora con la propuesta de un acuerdo que establezca un criterio jurdico bsico, donde se
conceptualice y reconozca al documento como patrimonio universitario, prohbe la destruccin
del mismo y obliga a directores de escuelas y jefes de departamento a velar por l.16
Estas propuestas tienen un fundamento slido y obvio para archivistas e investigadores, y
quiz baste expresar aqu el reciente comentario de la maestra Patricia Galeana, exdirectora del
Archivo General de la Nacin de Mxico, en el sentido de que mientras no exista una ley aprobada
refirindose al mbito federal que proteja los archivos administrativos, de concentracin e
histricos para nuestro pas, no ser posible evitar el manejo discrecional de los testimonios que
emergen de las funciones de gestin en las acciones pblicas. Ella comenta casos concretos de
apropiacin personal de documentos o de destruccin dolosa, como lo pudo inferir de los trasla-
dos de documentacin que recibi el AGN durante su gestin.17
En sntesis, hace falta reconocer que la documentacin generada requiere de un manejo
sistematizado desde su concepcin, y por otra parte comprender que su ltima etapa no es la de un
archivo muerto, sino la del archivo histrico. Para ello hay que normar, y la comunidad universitaria
debe considerar la legislacin como indispensable. La tarea de convencimiento no es fcil.

16
Circular nm. 14, dirigida a funcionarios y directores de los departamentos y unidades acadmicas e institutos de
investigacin de la BUAP en la que se ofrece asesora para el manejo de documentacin por parte del AHU de fecha 2 de mayo
de 2001.
17
Jquez, Antonio, Destruccin y ocultamiento de archivos pblicos en Proceso. Semanario de informacin y anlisis,
Mxico, ao 26, nm. 1317, 27 de enero de 2002, pp. 15-17.

18
18
Conciencia yacia
La experiencia universitaria en archivos
Antes de la misma fundacin del Archivo Histrico de la BUAP, la experiencia por el rescate,
organizacin y catalogacin de acervos era ya una realidad. Revisando los testimonios del AHU
encontramos registro de esa experiencia, en esta ocasin retomamos solo algunas referencias:
1967: un equipo de estudiantes del colegio de Historia bajo la direccin de su profesor,
participa en el rescate del Archivo Histrico Judicial de la BUAP.
1970: se elabor una relacin de expedientes del Archivo de la Intendencia de Puebla
publicada en 1970.18
1976: se levant un listado de fuentes relacionadas a la historia social de Puebla en la
biblioteca Jos Mara Lafragua, mismo que fue publicado cinco aos despus, en 1982, inaugurando
as la Coleccin Fuentes y documentos de la historia de Puebla del Centro de Investigaciones Hist-
ricas y Sociales, fundado por el doctor Benoit Joachim en 1977.19
1978: se elabor un registro documental del Archivo parroquial de san Pedro Cholula,
que habra de ser publicado en el ao 1984.20
1979: se levant un listado de manuscritos y fuentes impresas del siglo XIX del Congreso
del Estado de Puebla, por Ana Mara Huerta.21
1982: un equipo de trabajadores del CIHS particip, bajo la coordinacin del AGNM, en la
catalogacin del Archivo Metropolitano de Puebla.

18
Insurgentes procesados en la Intendencia de Puebla, en Estudios y documentos de la regin Puebla-Tlaxcala, op. cit.,
pp. 127-143.
19
Borisovna, Cordero, Hidaldo, Lara y del Razo, Fuentes para la historia de Mxico de 1810 a 1920 en la biblioteca Jos
Mara Lafragua de la Universidad Autnoma de Puebla, UAP, 1982, Coleccin Fuentes y documentos para la historia de
Puebla, 189 pp.
20
De Gante Risela, Guadalupe Olvera y Mariano Torres, Inventario del Archivo parroquial de san Pedro Cholula, Puebla,
UAP, Coleccin Fuentes y documentos para la historia de Puebla, 1984, 46pp.
21
Huerta Jaramillo, Ana Mara, Inventario del Archivo del Congreso del Estado de Puebla, Siglo XIX, Puebla, UAP, Coleccin
Fuentes y documentos para la historia de Puebla, 95 pp.

19
cultura archivstica
 1983: se dise un proyecto de rescate y organizacin de archivos municipales; se inicia
el inventario del Archivo Municipal de Atlixco, posteriormente se sigui con el de Tepeaca y Tecali.
Tres aos ms tarde se levanta el de San Juan Xiuhtetelco, Acateno, Chignautla y Mexcalcuauhtla.22
1984: se elabor un catlogo de una seleccin documental para el AGNM, y se present
como trabajo final para su defensa en examen profesional en la licenciatura de Historia, escuela de
Filosofa y Letras. Es el primer catlogo aceptado en un examen de este tipo. Cabe decir que
pasaran 16 aos ms para que nuevamente se presentara un catlogo para misma situacin.23
1999: Se elabor una relacin de los documentos contenidos en el Archivo Municipal de
Chauzingo, Puebla.24
1999: se elabor un Catlogo de protocolos de notaras del estado de Tabasco.25
2001: se elabor un inventario del Archivo parroquial de san Juan Bautista, dentro de una
tesis que aborda la historia de esa parroquia en Acatln, cabe precisar que es el primero que se
presenta sujeto a la normatividad vigente.26
2001: se presenta un Catlogo de la serie Cofradas, con una gua del Archivo parroquial
de san Miguel Huejotzingo, de acuerdo a criterios archivsticos.27

22
Curi, Paleta, et al., Catlogo del Archivo Histrico Municipal de Atlixco. 1600-1850 vol.I, Puebla, UAP-H. Ayuntamiento
de Puebla, 1984/Idem. Catlogo del Archivo Histrico Municipal de Atlixco, 1851-1880, vol. II, Puebla, UAP-H. Ayunta-
miento de Atlixco, 1985. Idem. Catlogo del Archivo histrico Municipal de Atlixco, 1881-1910, vol. III, Puebla, UAP-H.
Ayuntamiento de Atlixco, 1986. Los Inventarios de los archivos municipales de Mexcalcuauhtla, Chignautla, San Jos
Acateno y San Juan Xiuhtetelco fueron hechos por Mara del Pilar Paleta Vzquez, en el ao 1986, para el CIHS. No han sido
publicados.
23
Torres Bautista, Mariano, Presentacin y gua del ramo de aduana del Archivo General de la Nacin 1821-1850,
Puebla, UAP, 1983 (publicado en las guas y catlogos del AGN, nm. 65).
24
Rodrguez Domnguez, Mara Aurora Clara, Creacin de los municipios en Puebla. Un caso: Chauzingo, 1895-1920,
Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, 1999,142 pp.
25
Contreras Hernndez, Georgina, Catlogo de protocolos de notarias del estado de Tabasco. Aos 1700, 1701,1702...
Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, 1999, 225 pp.
26
Garzn Balbuena, Elisa, Inventario general del Archivo parroquial de san Juan Bautista en Historia de la conformacin
de la parroquia de san Juan Bautista Acatln, Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, colegio de Historia, 2001.
27
Prez Macuil, ngeles, Catlogo de la serie cofradas del Archivo parroquial de san Miguel Huejotzingo, Puebla, BUAP,
tesis de licenciatura, 2001.

20
Conciencia yacia
Comentario final
Sin lugar a dudas, con esta somera revisin se puede observar que fundamentalmente la preocupa-
cin por mantener un orden documental en los acervos universitarios, y no solo en ellos, ha dejado
una gran experiencia, particularmente en quienes han participado en los proyectos del Archivo
Histrico y desde mucho antes, por parte de los historiadores o investigadores de las ciencias
sociales que han ido en la bsqueda de fuentes informativas para sus proyectos. Coincide clara-
mente el impulso de esa labor archivstica con los primeros aos del funcionamiento del colegio de
Historia y de los centros de investigacin histrica y social de esta universidad, seguida de la
fundacin y desarrollo del AHS.
El trabajo en archivos es una de las actividades inmediatas e indispensables de todo historiador,
de tal suerte que desde que se impuls en forma sistemtica la investigacin histrica en la universi-
dad, ha sido una tarea natural de los historiadores. No obstante, es indispensable sealar que apesar
de su importancia, ellos raramente reciben una formacin adecuada para desempear esta labor con
criterios sustentados en la archivstica. Nuestra incursin, me incluyo como historiadora, suele ser
complicada, y si las circunstancias lo precisan, el aprendizaje se convierte en la adquisicin de una
nueva formacin, sin embargo, a pesar de los propios errores el esfuerzo ha sido redituable.
Al respecto, en los planes y programas de estudio de la licenciatura en historia, observamos
que en los ltimos diez aos slo se ha implementado un curso de archivstica dentro de los
denominados cursos libres, rea de materias optativas.28 La misma situacin podemos observar en
otras licenciaturas; en derecho se definen, desde la perspectiva jurdica, los criterios de emisin de
documentos especficos para los procesos legales, se analiza la validez de cierto tipo de documen-
tos y su constitucin de acuerdo a la especialidad del derecho que se trate, por ejemplo una letra de
cambio en derecho mercantil, pero no se cuestiona la necesidad de preservar tal documentacin
ms all del tiempo de vida del valor jurdico del documento, pareciera que tal conocimiento est
sobreentendido, se ve como colateral a la necesidad cognitiva concreta del abogado. Algo seme-
jante ocurre en el rea administrativa donde en la formacin de contadores y administradores se

28
En un egreso aproximado de 100 estudiantes en este periodo, solo doce estudiantes tomaron un curso de archivstica en
toda su carrera universitaria.

21
cultura archivstica
estudia la definicin de criterios de emisin de documentos y procedimientos de manejo de los
mismos, pero no se abordan aspectos especficos de su generacin y conservacin.29
Ahora bien, es evidente que no es funcin particular de estos profesionistas atender de
forma precisa y concreta la problemtica que encierra la investigacin archivstica; para el historia-
dor, para el administrador en general y para el abogado, el documento es un recurso, un medio no
un fin en s mismo, aunque hay un compromiso no reconocido para su emisin y conservacin. Si
bien aqu el historiador, como ha sucedido en otros contextos y pocas, ha tenido que asumir por
necesidad general, la responsabilidad de sistematizar el manejo documental dentro y fuera de la
universidad antes de aprovechar la informacin contenida para sus investigaciones no signi-
fica que necesariamente deba absorber de entrada ambas especializaciones.
La experiencia en sistematizacin de acervos en la BUAP exige considerar una posibilidad ms, la
de reconocer a la archivstica como un rea de conocimiento con caractersticas propias, que requiere
igualmente un espacio propio. Es el momento que en esta universidad se tome en cuenta la necesidad
social e impostergable de formar archivistas con una perspectiva multidisciplinaria pero fundamentada en
el conocimiento y manejo de la propia problemtica de la materia, la trayectoria de definicin terica de
la misma, los problemas cognitivos derivados de ella, su trayectoria histrica general, el conjunto de
alternativas metodolgicas desarrolladas a lo largo de la historia, la construccin de sus diversas tcnicas
y herramientas, como los cuadros de clasificacin, la problemtica del empleo de nuevas tecnologas en
el registro y generacin documental, el estudio de los agentes generadores documentales que incluye el
estudio de instituciones e individuos, el conocimiento primario de tcnicas de conservacin y restaura-
cin documental, la problemtica de la descripcin de documentos y la evolucin jurdica de los archivos.
Por mencionar slo los aspectos generales ms significativos.

29
Gua de Carreras. Puebla, BUAP, s.f., 287 pp.

22
Conciencia yacia
 Valdra la pena revisar minuciosamente propuestas, al respecto, como la de Ramn Cruz
Mundet, profesor en archivstica de la Universidad Carlos III de Madrid, y los resultados de diag-
nsticos como el informe Tavera.30
Fortalecer ampliamente al AHU y reconocer a la archivstica como rea de conocimiento,
promovindola desde diferentes frentes me parece, son dos objetivos por los que hay que trabajar
intensamente en la BUAP.

30
Cruz Mundet, Ramn, Magistral Conferencia, en Memoria histrica, 10 Aniversario del Archivo Histrico del Estado
de Mxico, Mxico, Palacio de Minera, 1994. Los archivos de Amrica Latina. Informe experto de la fundacin histrica
Tavera sobre la situacin actual, Banco Mundial-Fundacin histrica Tavera, 2000, 281 pp.

23
cultura archivstica
24
Conciencia yacia
 Concepcin Moya Grijalva
Patricia Ros Garca
Coordinadora administrativa
del Archivo Histrico de la
Universidad de Sonora

Jefa del rea de concentracin

del Archivo Histrico de la
Universidad de Sonora

25
cultura archivstica
26
Conciencia yacia
La conformacin del Archivo
Histrico de la Universidad de Sonora

La Universidad de Sonora fue creada oficialmente el 12 de octubre de 1942. Tiene como misin:
Formar profesionales creativos, competentes y comprometidos en la solucin de problemas, ge-
nerar conocimientos tiles para vivir mejor y difundir los productos cientficos, tecnolgicos y
artsticos, para engrandecer la cultura, promover la justicia y favorecer la democracia, la equidad
social y la igualdad de oportunidades.1 Actualmente la oferta educativa se integra por 54 progra-
mas: 31 de licenciatura, 15 de maestra, dos doctorados y seis especialidades; atendidos con una
planta docente de dos mil 299 acadmicos y una poblacin de aproximadamente 30 mil estudian-
tes, distribuidos en tres unidades regionales: centro, sur y norte.
Desde el nacimiento de nuestra universidad en el ao de 1938, cuando se realizaron las
primeras sesiones del Comit Administrativo de la Universidad de Sonora, y a casi 60 aos de haber
iniciado su vida acadmica ha generado un gran acervo documental como consecuencia de las acti-
vidades necesarias para el cumplimiento de sus objetivos: La preservacin, creacin y difusin de la
cultura cientfica, tecnolgica y humanstica en beneficio de la sociedad.2
A pesar del tiempo transcurrido, los archivos en la universidad no haban tenido la valora-
cin adecuada y los documentos generados, una vez que perdan vigencia administrativa, pasaban
a formar parte de archivos muertos.

1
Plan de desarrollo institucional 2002-2005.
2
Cuarta Ley Orgnica de la Universidad de Sonora, publicada el 26 de noviembre de 1991.

27
cultura archivstica
 En el ao de 1997 en el departamento de Historia y Antropologa el profesor visitante,
doctor Humberto Monten Gonzlez,3 por su experiencia en archivos, llevaba a cabo el proyecto
Rescate de archivos muertos municipales y su conversin en archivos histricos, en el cual los
alumnos de los ltimos semestres de la licenciatura en historia realizaban prcticas escolares en la
organizacin de archivos en los municipios de Guaymas, La Colorada, Nogales, Hermosillo, Caborca
y Ures, logrando con esto, que las autoridades universitarias tomaran inters en la conservacin y
preservacin de los archivos.
Tomando en consideracin lo anterior, en 1998 se present el proyecto denominado Hacia
la creacin del Archivo Histrico Universitario a cargo del doctor Monten Gonzlez, el antroplogo
Jos Trinidad Chvez Ortiz, jefe del departamento de Historia y Antropologa y el historiador Arturo
Valencia Ramos, profesor investigador del mismo departamento. El proyecto tena como finalidad
resolver la problemtica archivstica de la universidad a travs de la concentracin y flujo de los
documentos.
En noviembre de 1998, la propuesta fue presentada por el entonces rector M.C. Jorge Luis
Ibarra Mendvil a la Junta Universitaria y al Colegio Acadmico de la Universidad de Sonora,
quienes aprobaron esta iniciativa y ofrecieron sugerencias para su mejor funcionamiento.
Como consecuencia de lo anterior, el 24 de febrero de 1999, en la inauguracin del XXIV
Simposio de Historia y Antropologa de Sonora, que tuvo como temtica Archivos y fuentes para
la investigacin histrica, fue establecido formalmente por acuerdo de la rectora, la creacin
como unidad administrativa del Archivo Histrico de la Universidad de Sonora, otorgndole el
rango de subdireccin adscrita a la Direccin de Extensin Universitaria: Considerando que la
Universidad de Sonora en el Plan de Desarrollo Institucional 1997-2001 establece el propsito de
formar el Archivo Histrico de la Universidad de Sonora, que concentre documentos, materiales
fotogrficos, videogrficos y audiogrficos, que ayuden a reconstruir la historia universitaria4 y
cuyos objetivos son la conservacin de los documentos universitarios que tengan valor histrico
y artstico, as como la informacin histrica de relevancia.5

3
Profesor investigador del Instituto Politcnico Nacional.
4
Acuerdo de rectora, de fecha 24 de febrero de 1999.
5
Ibid.

28
Conciencia yacia
 Para su funcionamiento se ha tomado como base la teora archivstica moderna y se ha
considerado como una unidad orgnica tendiente a resolver la problemtica archivstica de la
institucin, que coadyuve en la buena administracin y en la preservacin de su historia. Su
objetivo general es establecer un sistema de archivos que posibilite las funciones propias de la
archivstica universitaria que conlleven a la preservacin de la memoria institucional. Su misin es:
rescatar, custodiar, organizar, conservar, preservar y facilitar el acceso a los fondos documentales,
que formen parte del Archivo Histrico de la Universidad de Sonora.
Actualmente, y en funcin de las necesidades propias de la Universidad de Sonora, el
Archivo Histrico est integrado por el rea de concentracin y el rea histrica, as como por
reas de apoyo en la administracin y difusin.
En su estructura orgnica, aunque actualmente es una subdireccin, se tiene contemplado
que el Archivo sea considerado como una direccin con una ubicacin jerrquica que permita
tener ms centralidad en sus funciones.
Esta unidad orgnica se integra como se describe a continuacin, y desarrolla las siguientes
funciones:
Coordinacin administrativa. Tiene a su cargo el apoyo en la administracin de los recur-
sos humanos, financieros y materiales para que el archivo pueda cumplir con sus objetivos.
rea de concentracin. Est enfocada al resguardo de la documentacin inactiva y semi-
activa, as como a la elaboracin de inventarios, la colaboracin con el Comit de Expurgo ad hoc
para la valoracin documental y la realizacin de las tareas propias de conservacin y restauracin
de material documental.
rea histrica. Est conformada por procesos tcnicos y servicios, su finalidad es la elabo-
racin de instrumentos que faciliten la localizacin y consulta de la documentacin histrica.
rea de difusin. Le corresponde crear los instrumentos adecuados que permitan difundir
la historia universitaria y los productos que genera el Archivo Histrico y, fundamentalmente, el
impulsar una cultura archivstica a la comunidad en general.
rea de informtica. Se encarga del programa integral de informtica que incluye la ela-
boracin y manejo de programas y bases de datos que permitan facilitar y dar mayor eficiencia al
trabajo archivstico, as como la administracin de la red interna del archivo.

29
cultura archivstica
 rea de investigacin. Tiene como finalidad asesorar investigaciones sobre la universidad
y promover proyectos de investigacin en materia archivstica.
El personal del Archivo est conformado por ocho personas: subdirector, coordinadora
administrativa, jefe del rea de concentracin, auxiliar del rea de concentracin, jefe del rea
histrica, auxiliar del rea histrica, auxiliar de oficina e intendente.
Es importante destacar que el 9 de octubre de 2001, fue constituido el Consejo Consultivo
del Archivo Histrico, el cual est integrado por los exrectores de la universidad y el rector en
funcin, M.C. Pedro Ortega Romero. Este rgano tiene como finalidad apoyar y asesorar en las
actividades y estrategias del AHUSON, as como fomentar su vinculacin con otros sectores de la
comunidad.
En estos primeros tres aos, hemos contado con la supervisin y asesora del doctor Humberto
Monten Gonzlez, y la actividad del Archivo se ha concentrado en la elaboracin de los docu-
mentos normativos y operativos, transferencias de archivos, capacitacin del personal, elaboracin
de manuales, presentacin de muestras documentales, publicacin de seis nmeros del boletn del
Archivo Histrico Expedientes Universitarios, y la pgina web que se encuentra dentro de la pgina
principal de la universidad con la direccin www.uson.mx.
El archivo como parte de sus funciones ha brindado asesoras externas a dependencias de
gobierno, ha participado en la organizacin de eventos y ha impartido cursos y talleres en materia
archivstica.
En esta etapa, la capacitacin del personal es considerada como una de las actividades
prioritarias para el archivo, por lo que la mayor parte de su personal ha recibido cursos y semina-
rios sobre teoras y tcnicas de la archivstica moderna.
En cuanto a su infraestructura, el Archivo Histrico se ubica en calle Pino Surez y Nios
Hroes s/n en la colonia Centro de la ciudad de Hermosillo, Sonora. Ocupa la planta baja del ala
sur del edificio de museo y biblioteca. A la fecha se ha acondicionado el rea de concentracin y se
est trabajando en los presupuestos para la remodelacin total de las reas que conforman el
archivo, con una extensin aproximada de 900 metros cuadrados.
En lo que respecta a los recursos financieros, el Archivo ha operado como la mayora de los
archivos, con un reducido presupuesto; sin embargo se han presentado varios proyectos para obtener

30
Conciencia yacia
apoyo financiero para equipamiento ante FOMES, CONACyT y Fideicomiso de Cuotas de la Universidad
de Sonora ste ltimo, siendo aprobado el pasado 3 de diciembre de 2001 para la compra de la
estantera, equipo de oficina y de cmputo.
El Archivo Histrico de la Universidad de Sonora forma parte de la Red Nacional de Archi-
vos de Instituciones de Educacin Superior y asimismo, est registrado ante el Sistema Nacional de
Archivos promovido por el Archivo General de la Nacin y pertenece al Comit Tcnico Nacional
de Archivos de Instituciones de Educacin Superior, en el que participa su subdirector como vocal.
Como se ha dicho, la Universidad de Sonora, es una institucin relativamente joven y est
en un buen momento para recuperar su historia, mediante el rescate y organizacin de sus archi-
vos y de los documentos que han sido generados a lo largo de 63 aos, desde las primeras
reuniones de la mesa directiva del Comit Pro Universidad en 1938 hasta hoy da.
Como resultado de la aplicacin de un cuestionario para diagnosticar la situacin de los
archivos en la universidad, encontramos que al igual que en muchas otras instituciones, stos son
organizados de acuerdo con el criterio del personal que est a su cargo en cada una de las
unidades orgnicas. En el momento en que stos pierden su vigencia administrativa, se convierten
en archivos muertos. Hemos encontrado que existe un aproximado de dos mil cajas, distribuidas en
reas que carecen de las condiciones mnimas para su adecuada conservacin, tales como huecos,
bajo escaleras, almacenes, bodegas, baos fuera de servicio y stanos; raramente los encontramos
en el interior de oficinas administrativas y en el peor de los casos, los archivos se han destruido o
tirado a la basura.
Tomando en consideracin lo anterior, el Archivo Histrico tiene entre sus objetivos capaci-
tar al personal secretarial y administrativo con la finalidad de fomentar una cultura archivstica e
implementar un sistema de archivo homogneo que facilite una mayor funcionalidad y eficiencia
administrativa. Se propone establecer tcnicas y procedimientos para el adecuado manejo de los
documentos que propicien transferencias apropiadas y sistemticas hacia el archivo.
El Archivo Histrico de la Universidad de Sonora ha sido concebido a partir de la conjugacin
de varias concepciones archivsticas, lo que ha permitido conformar un sistema de archivo que cuenta
con un rea de concentracin que hace las veces de archivo general y un rea histrica que representa
el punto culminante de este organismo institucional, cuyos principales objetivos estn encaminados a:

31
cultura archivstica
 a) Sensibilizar a la comunidad universitaria de la importancia que reviste la buena conserva-
cin de las piezas documentales que conforman la historia de nuestra alma mater.
b) Rescatar los archivos muertos de la institucin.
c) Rehacer la historia universitaria.
d) Establecer controles en la metodologa de la archivstica administrativa.
e) Disponer el patrimonio documental al servicio de la comunidad universitaria y la sociedad
en general.
El flujo documental del sistema de archivo de la universidad se inicia en la unidad orgnica
o generadora, instancia de carcter administrativo o acadmico, que produce la documentacin
que conformarn los archivos de trmite de cada unidad.
El archivo de trmite est conformado con documentos generados por la propia unidad y
por aquellos que le son enviados en aras de su quehacer, permaneciendo en este status en tanto
tengan vigencia administrativa o bien sean poco utilizados. Una vez que adquieren estas caracte-
rsticas se realiza la transferencia, accin que se lleva a cabo mediante el traslado sistemtico de los
documentos, de la unidad orgnica hacia el rea de concentracin, a fin de garantizar su perma-
nencia y adecuada conservacin.
El rea de concentracin se conforma con documentacin inactiva o semiactiva que ha
perdido vigencia administrativa total o parcialmente; en esta instancia los documentos son someti-
dos a procesos de organizacin y conservacin, para que de acuerdo a un calendario de caducida-
des sean dispuestos adecuadamente para su valoracin, accin llevada a cabo por el Comit de
Expurgo.
El Comit de Expurgo es un rgano presidido por el subdirector, con la participacin del
jefe del rea de concentracin y los representantes administrativos de la unidad orgnica que
aporta los documentos en estudio. El comit determinar la conservacin definitiva de los docu-
mentos y si ha de utilizarse la tecnologa como medio de conservacin de la informacin o, en su
defecto, el mtodo de destruccin. Los documentos que por sus valores fiscales, legales o histri-
cos se determine que deben conservarse son transferidos al rea histrica, en donde, una vez que
los documentos han llegado a esta instancia, son objeto de procesos como el anlisis documental,
para su clasificacin y catalogacin, el registro definitivo y la disposicin al pblico.

32
Conciencia yacia
 Lo anteriormente expuesto refleja el flujo documental que podemos esquematizar de la
siguiente manera:

ARCHIVO DE TRMITE

TRANSFERENCIAS

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

EXPURGO

ARCHIVO HISTRICO

Para que este flujo se cumpla ser necesario llevar a cabo una serie de acciones que incidan
desde el momento mismo de la creacin de los documentos. Como se ha mencionado, el AHUSON
capacitar al personal secretarial a fin de implementar un sistema de archivo con criterios homog-
neos que faciliten la bsqueda de informacin en cada una de las unidades generadoras a la vez
que, de forma natural, se ordene la documentacin, de tal manera que en el momento que los
expedientes pierdan vigencia, estarn debidamente ordenados e inventariados para ser trasladados
al rea de concentracin, realizando as una transferencia rpida, eficiente y eficaz.
Debido a la importancia y condiciones en que algunos documentos se encontraban a la
fecha, se han realizado algunas jornadas de rescate y transferencias; aunque se han dado de
manera irregular, nos han permitido aplicar y probar las tcnicas y procedimientos propuestos, por
lo que se han registrado un total de 261 cajas que contienen documentos en su mayora inactivos,
los cuales provienen de ocho unidades orgnicas y un archivo adjunto, que perteneci al profesor
Manuel Quiroz Martnez, tercer rector de nuestra mxima casa de estudios.

33
cultura archivstica
 El Archivo Histrico ha planeado que el incremento documental sustancial se realice por
medio de la actividad denominada Transferencia Masiva que se realizar por nica vez mediante una
jornada de trabajo en el rescate y acopio de los archivos inactivos o semiactivos existentes en cada una
de las unidades generadoras de informacin; esta primera jornada consistir en un proceso intensivo,
rpido y efectivo que garantice la retirada ordenada y controlada de la documentacin, debindose
realizar in situ un inventario que se elaborar por triplicado en un formato [01], por parte del
personal del Archivo Histrico en colaboracin con el personal de la unidad generadora.
Una vez realizada la transferencia masiva, adems de los incrementos por donacin o compra,
se establecer como una medida de incremento documental, la denominada Transferencia Ordinaria,
misma que se llevar a cabo de acuerdo a una calendarizacin, previamente establecida, que atender
a las fechas de cambios administrativos que se efecten en las unidades orgnicas. Se sugiere que la
transferencia ordinaria se realice seis meses despus de cada cambio administrativo en cada unidad,
toda vez que la universidad ha reglamentado la entrega ordenada y oficial de los archivos por parte de
los responsables administrativos, al trmino de su gestin; en esta modalidad ya debemos estar obte-
niendo los beneficios de la capacitacin secretarial y del funcionamiento permanente de un procedi-
miento determinado para la retirada y la recepcin de la documentacin.
De igual manera puede darse lo que llamamos Transferencia Extraordinaria; sta puede
ocurrir cuando por circunstancias que pudieran poner en peligro la integridad y conservacin de
la documentacin, ameriten su traslado inmediato al rea de concentracin, sin atender a la
calendarizacin. Una vez que los documentos han sido transferidos, son sometidos a procesos de
organizacin y control, as como a tcnicas de conservacin, cuyas acciones pueden observarse en
los diagramas de flujo.
La diferencia entre los procesos de la transferencia masiva y la transferencia ordinaria radica en
el conocimiento que el personal secretarial habr adquirido y que le permitir disponer de los expe-
dientes para que se lleve a cabo la transferencia de manera adecuada, toda vez que en el primer
proceso participa el personal del archivo desde el inicio y en el segundo, el personal secretarial se har
cargo hasta el momento de la transferencia excluyendo nicamente la accin de calendarizacin.

34
Conciencia yacia
 En lo que se refiere al expurgo, ste se lleva a cabo de acuerdo a un calendario de vigencias
que atiende a los valores administrativos, fiscal, legal o histrico de los documentos en estudio; esta
tarea se lleva a cabo dentro del rea de concentracin y es realizada por un comit multidisciplinario
(Comit de Expurgo), integrado por personal del propio AHUSON y de la unidad generadora que
aporta la documentacin en estudio. En el caso de materiales que por su temtica o soporte
requieran de la opinin de un experto, se buscar la asesora de la persona indicada, para la toma
de una decisin acertada. Esta situacin podr aplicarse en el caso de contar con documentos
relativos a proyectos cientficos o tecnolgicos, obra plstica, fotografas, grabados entre otros.
Por lo anterior habr ocasiones en que algunas personas sean invitadas por sus conocimientos a
formar parte del comit.
El proceso de expurgo se lleva a cabo en cuatro principales acciones:
1. Seleccin y disposicin de la documentacin a estudiar
2. Instalacin del Comit de Expurgo para dictaminar el destino de la documentacin en
estudio
3. Valoracin documental
4. Destruccin de la documentacin obsoleta.
La valoracin documental es un punto sumamente importante ya que determina el valor
histrico de los documentos, basndose en el anlisis completo de la informacin contenida en
ellos. Cada institucin puede generar sus propias normas de evaluacin, atendiendo los marcos
normativos estatales y federales. La responsabilidad del Comit de Expurgo debe ser compartida y
la decisin para la conservacin o destruccin documental, unnime. Cada proceso de valoracin
y seleccin deber quedar documentado mediante un acta que incluya procedencia, signatura
topogrfica, fechas, tipo de documento, tipo de consulta (en el caso de su conservacin), fecha de
caducidad, modo de destruccin (en el caso de su eliminacin) y observaciones cuando las haya.
El rea de concentracin funciona de alguna manera como archivo general y otorga servi-
cios de prstamo o reprografa; ste servicio podrn solicitarlo nica y exclusivamente los repre-
sentantes administrativos de la instancia que gener los documentos en custodia.
El prstamo en esta rea, as como en servicio al pblico, estar debidamente reglamentado.
Los expedientes concentrados podrn ser consultados nica y exclusivamente por personal con

35
cultura archivstica
reconocida autoridad administrativa de la unidad generadora que solicite el prstamo, o bien por
personas que por escrito sean autorizadas a consultar los fondos. Ninguna unidad tendr acceso
en esta instancia al fondo documental de otra.
Para concluir, consideramos que es indispensable que en las instituciones de educacin
superior se fomente la cultura archivstica, por la importancia que reviste el ser los responsables del
patrimonio documental que a posteriori se convertir en fuentes para la investigacin y la historia.

36
Conciencia yacia
 Gloria Carreo
Encargada del Archivo
Histrico y de Concen-
tracin del CCH

37
cultura archivstica
38
Conciencia yacia
La proteccin de la historia institucional. El Archivo del Colegio
de Ciencias y Humanidades

En enero de 2001, dio comienzo la concentracin de los acervos documentales correspondientes

a la gestin administrativa de los 30 aos de existencia del CCH. Esto obedece a la necesidad de
salvaguardar la memoria histrica del Colegio, de lograr la eficiencia en la conservacin y consulta
de la informacin contenida en los documentos de archivo a fin de que sta sea un soporte en la
toma de decisiones, as como en el conocimiento de la historia institucional.
La creacin del archivo histrico y de concentracin es un proceso que consta de varios pasos:
El diagnstico del estado fsico de sus documentos encontrados en varios depsitos
La concentracin de los acervos documentales que se encontraban en diferentes locales
La organizacin y clasificacin de la informacin
La elaboracin de catlogos
La elaboracin de un Manual de polticas y normas para el trmite y control de bajas y
transferencia de la documentacin.
Todo ello permite contar con una eficiente administracin de los documentos y se sustenta en
el Acuerdo para la proteccin, uso y conservacin del patrimonio histrico documental de la UNAM
del 15 de diciembre de 1988 y en el marco jurdico existente de la legislacin federal al respecto.

El encuentro con documentos abandonados y dispersos

El proceso de creacin del Archivo Histrico y de Concentracin del CCH dio sus primeros pasos en
1998 cuando, por iniciativa del director general del CCH, Jos de Jess Bazn Levy, se me solicit
la elaboracin de un diagnstico y un proyecto para organizar y poner al servicio de la institucin
los documentos que se encontraban dispersos en diferentes edificios institucionales.

39
cultura archivstica
 Los acervos documentales datan de algo ms de 30 aos, ya que an antes de su creacin
formal, el Colegio de Ciencias y Humanidades gener en su gestin la documentacin legal, admi-
nistrativa, fiscal, testimonial y cientfica que han acompaado su existencia institucional.
El diagnstico elaborado insisti en que preservar, conservar, clasificar y catalogar esta
informacin contribuira a mantener accesible informacin autntica, que permitiese, con un mejor
conocimiento, una eficaz e inmediata toma de decisiones.
Conscientes de la importancia vital que tiene para la cultura universitaria la memoria institu-
cional y la eficacia administrativa, se present este diagnstico del estado de los acervos documen-
tales del Colegio de Ciencias y Humanidades, con una propuesta de organizacin, clasificacin,
sistematizacin y puesta en servicio del Archivo de Concentracin.

Diagnstico
Acervos
La documentacin que se ha dado de baja en carcter de archivo muerto, por parte de las distintas
instancias institucionales del Colegio de Ciencias y Humanidades, se encuentra depositada en
diferentes locales, a saber:
1. Local de la imprenta del CCH, ubicado en la calle de Monrovia
2. Exunidad Acadmica del Ciclo de Bachillerato
3. Stano del edificio de la Direccin General
4. Archivo de la Direccin General
5. Archivo del Consejo Tcnico

Acervo localizado en el local de la imprenta

Volumen de informacin
Este acervo est integrado por un total de 93.1 metros lineales de documentacin, contenida en
140 cajas [AM-70] de archivo muerto y diez cajas de cartn de diferentes tamaos.

40
Conciencia yacia
Estado de conservacin
El local destinado a la guarda de este acervo documental resulta inadecuado por las propias carac-
tersticas de construccin, los techos de asbesto que cubre el material, escasos 100 centmetros,
propician cambios bruscos de temperatura, desde muy altas durante la primavera, hasta muy bajas
durante la madrugada en el invierno, lo cual repercute en la prdida de humedad y el consecuente
resquebrajamiento del material.
Dado que el local es compartido con la imprenta, esta dependencia por su propia funcin
almacena en la misma bodega donde se encuentra depositada la informacin, materiales qumicos
altamente combustibles como la blancrola. Combinado este elemento con la elevacin de tempera-
turas puede ofrecer el peligro de ignicin espontnea.
En cuanto a la propia guarda del material, se encuentra en cajas AM-70 directamente una
sobre otra, sin estantera, por lo cual las cajas inferiores se vencen al peso y se encuentran rotas. La
colocacin adems impide la localizacin y consulta si llegara a requerirse algn expediente y, en el
caso de las cajas rotas, corren el riesgo de extraviarse las series documentales.
Los expedientes cuentan desde su origen con agentes oxidantes y gomas, que se utilizan en
el manejo de la informacin administrativa, y que en las condiciones de temperatura y humedad
relativa a que se encuentran expuestos se aceleran sus efectos.

Acervo de la Exunidad Acadmica del Ciclo de Bachillerato

Volumen de informacin
Este acervo est integrado por un total de 100.44 metros lineales de informacin, contenida en
192 cajas [AM-70] de cartn, ms algunas cajas de cartn de diferentes tamaos.

Estado de conservacin
El espacio destinado a este acervo, pese a lo inadecuado, resulta ser menos agresivo para el
material, ya que la circulacin de aire da una temperatura baja y un buen nivel de humedad relativa.
En el cubo de escalera se colocaron estanteras fuertes, de fierro y madera, donde caben las
cajas con holgura.

41
cultura archivstica
 Sin embargo, el riesgo de lluvia y de que se forme una corriente que escurra por la escalera
es permanente; incluso algn material ya se ha mojado, en gran parte por el inadecuado manejo
que se hace de ste al consultarlo, pues alguno se ha quedado en el pasillo.
El material est colocado de manera inconveniente, algunas cajas cargan otras de ms peso,
por lo que se han vencido o roto, otras estn colocadas de lado y el material se ha salido y se ha
mezclado, hay mucho material suelto, a causa de cajas rotas, el cual ha perdido su serie o conjunto
documental.
Por lo abierto que est el depsito improvisado, el material est sujeto a prdidas y a merced
de plagas como ratn, las ardillas del entorno, pjaros, cuyo guano y accin biolgica pueden
deteriorar a la larga los documentos.
Igual que el anterior acervo, tiene de origen elementos oxidantes y gomas que hay que
desprender.

Stano del edificio de la Direccin General

Este archivo pertenece a la Direccin de Servicios Generales, se encuentra depositado en el alma-
cn, consta de 38.44 metros lineales de informacin guardada en 62 cajas de archivo muerto
[AM-70], ms algunas cajas sueltas (seis cajas de distintos tamaos).

Estado de conservacin
El local es inadecuado aun para bodega, tiene una humedad relativa superior al 60 por ciento lo
que tiende a favorecer la presencia de hongos, esporas y algunas plagas; el hacinamiento por la
falta de espacio resulta en roturas de cajas adems de la falta de ventilacin natural, que aunado a
los anteriores provocan la proliferacin de agentes de deterioro y degradacin de papel, y la
mnima ventilacin que pudiera drsele, no se efecta por falta de una rutina de mantenimiento.

Archivo de la Direccin General

Este acervo rene los documentos de la antigua coordinacin. Consta de 12.40 metros lineales,
reunidos en 20 cajas [AM-70], ms algn material documental que no se ha sacado de los archivos
originales.

42
Conciencia yacia
Estado de conservacin
Puesto que los expedientes se estn pasando de su rea de archivo administrativo a cajas de archivo
muerto, el material est en ptimo estado de conservacin sin embargo, para su conservacin
futura hay que retirar agentes oxidantes y elementos con adhesivos.

Archivo del Consejo Tcnico

En ltimo lugar quise mencionar el Archivo del Consejo Tcnico, dado su carcter especial, su
eficiente organizacin y manejo.
Este archivo cuenta con un inventario elaborado por Hctor Fabre Cuevas, en 53 cajas hay
expedientes en proceso de evaluacin por el Consejo Tcnico; aproximadamente 2 mil 500 expe-
dientes acadmicos, 385 carpetas de sesiones del Consejo Tcnico de 1972 a 1998, 241 carpetas
de minutas y copias de recibo, entre 1983-1998, 19 carpetas de minutas de la Secretara General,
entre 1992-1997; 62 carpetas de minutas y memorandas de la Comisin Tcnica 1992-1997, 65
carpetas de archivos especficos entre 1994-1997; 11mil 095 expedientes de archivos de programas
de estmulos, PEPRAC 90-93, PEPASIG 93-97, FOMODOC 93-97; cuenta tambin con series de publica-
ciones y material impreso, y trece cajas de material de transferencia.
El caso del Archivo del Consejo Tcnico es especial en el conjunto de los acervos documen-
tales de la institucin, ya que rene las cualidades de ser un archivo de gestin y archivo histrico.
Dada su unidad de series documentales, este archivo debe mantenerse sin fraccionar.

Contenido de la Informacin
De acuerdo con una muestra realizada, los diferentes conjuntos documentales contienen infor-
macin procedente de las diferentes instancias que componen el sistema CCH, como la Direccin
General, la Exunidad Acadmica del Ciclo de Bachillerato, las distintas secretaras, departamentos,
reas del Departamento de Control Presupuestal, de la Coordinacin General, Unidad Administra-
tiva, planes y programas de estudio, personal acadmico, etctera.
En ellos, tambin por muestreo, se pudo constatar el contenido de documentos de impor-
tancia por su carcter testimonial e histrico, tales como evaluaciones de programas, relaciones de

43
cultura archivstica
egresados, inventarios, anteproyectos de sistemas de organizacin y procedimiento, actas departa-
mentales, anlisis de ejercicio presupuestal.
La mayora de las cajas muestreadas contaban con un inventario general que no es lo
suficientemente descriptivo puesto que no contiene fechas lmite y generalmente slo describe el
membrete del expediente, y no su contenido.
La informacin que guarda el Colegio de Ciencias y Humanidades comprende 31 aos de
gestin administrativa institucional. De acuerdo a las normas archivsticas, este acervo an no
tendra la categora de acervo histrico por su edad, sino de acervo intermedio o de concen-
tracin que aun contiene documentos semiactivos.
Este acervo rene asimismo documentos de valor testimonial o histrico, que constituyen la
memoria institucional, por lo que deben desde ahora tomarse las medidas necesarias para su
proteccin, conservacin y preservacin.
En su conjunto, la documentacin contiene expedientes relativos a la administracin de la
dependencia, a su personal acadmico y administrativo, al alumnado, al desarrollo acadmico de
profesores, su promocin y estmulo dentro del mbito institucional, documentacin referente a
convenios establecidos con otras instituciones dentro y fuera de la universidad, material grfico
(carteles, fotografas), documentacin referida a cuerpos colegiados, documentacin que avala el
patrimonio (vehculos, inventarios) y aquella que da testimonio de la obra y crecimiento institucional,
as como publicaciones peridicas y bibliografa.
El conjunto documental, en suma, se conforma de 414 cajas de archivo muerto, ms 26 de
diferentes tamaos que equivalen aproximadamente a 259.38 metros lineales de informacin, sin
incluir el acervo del Consejo Tcnico.
Esta informacin debe ser valorada y en su caso, depurada siguiendo un estricto apego a las
normas archivsticas para la valoracin documental, los lineamientos marcados por el Archivo Ge-
neral de la Nacin, las disposiciones de la Ley General de Bienes Nacionales y los lineamientos del
Acuerdo para la proteccin, uso y conservacin del patrimonio histrico documental de la UNAM,
del 13 de diciembre de 1988.

44
Conciencia yacia
La concentracin de los acervos documentales que se encontraban en dife-
rentes locales
No obstante la motivacin de las autoridades del Colegio respecto a la organizacin de sus
acervos documentales, el inicio del proyecto tuvo que ser pospuesto a causa de la toma de las
instalaciones universitarias por el Consejo General de Huelga durante nueve meses en el ao
de 1999 al 2000.
Finalmente el proyecto dio inicio en octubre de 2000, con la concentracin de los acervos
documentales en un local anexo al laboratorio central del CCH en avenida del Imn 5 bis.
Aunque el local con el que contamos deja mucho que desear tanto en capacidad de almace-
naje como en condiciones ambientales pues se trata de una caseta prefabricada, s ofrece una mejor
condicin para la guarda del material documental. En espera de contar con un mejor local, se han
concentrado los acervos de la direccin, el de la exunidad Acadmica del Ciclo de Bachillerato y el
del edificio de la excoordinacin. Una parte del acervo que se encontraba en un rea de imprenta
se ha cambiado al edificio de la Universidad tres mil en espera de incorporarse al resto de los
acervos.

La organizacin de la informacin
Despus de que se ha hecho la concentracin y la separacin de los acervos con base en el
principio de procedencia, se ha pedido la autorizacin para depurar algn material que no contie-
ne valores primarios ni secundarios, mismo que, previo un adecuado proceso de valoracin, puede
ser depurable como memorandas de compras de insumos, solicitudes de pago de guardera, tarje-
tas de tiempo, incapacidades y das econmicos, plizas de diario, boletos de cine club y listas de
firmas diarias de personal de confianza. Para depurar este tipo de documentacin se hacen pro-
puestas a la Direccin General de CCH y al Consejo Tcnico Consultivo del Archivo quienes, a la
vista de las relaciones propuestas, han dado su autorizacin; el material a depurar se enva al PUMA
(Programa Universitario de Medio Ambiente). Asimismo se ha comenzado la organizacin de los
diferentes fondos y series que integran el archivo; el primer paso fue la elaboracin de un cuadro
clasificador con base en los organigramas pasados y vigentes en el CCH y se ha iniciado la elabora-
cin de inventarios y el procesamiento de los mismos en Micro Isis, con el propsito de integrar

45
cultura archivstica
bases de datos. As tambin, se ha iniciado la elaboracin de un catlogo general que permita un
acceso eficaz y eficiente a la informacin contenida en sus documentos.

La elaboracin de un Manual de polticas y normas para el trmite y control de bajas

y transferencia de la documentacin
Paralelamente al trabajo de concentracin, clasificacin y catalogacin de la informacin, apreciamos
la enorme necesidad que haba de incidir en el proceso de administracin de la documentacin desde
su etapa administrativa a fin de evitar la explosin documental, la baja de documentacin antes de
cumplir su vigencia administrativa as como orientar al personal administrativo para uniformar los
procedimientos de baja y transferencia documental.
Hemos hecho la primera propuesta del Manual de polticas y normas para el trmite y
control de bajas y transferencias de la documentacin, que esperamos presentar en breve a la
Direccin General y a la Comisin Tcnica Consultiva, y hemos advertido la necesidad que hay de
organizar cursos de capacitacin para el personal administrativo en el manejo de la informacin
documental, al fin y al cabo, nica manera de guardar la memoria institucional para el futuro.

46
Conciencia yacia
 Sandra Pea Haro
Jefa de la seccin de
Acervo Grfico del
Archivo Histrico
de la UNAM

47
cultura archivstica
48
Conciencia yacia
La organizacin y conservacin de documentos grficos: un caso
prctico, la coleccin de la Direccin General de Comunicacin
Social de la UNAM

Antecedentes
Los materiales fotogrficos generados por la Direccin General de Comunicacin Social (DGCS) de
la UNAM, plasman la vida y actividades universitarias relevantes desde 1974 a la fecha y se consti-
tuyen como una fuente primordial para la construccin de la historia de nuestra universidad, as
como de la educacin superior y las comunidades cientficas e instituciones acadmicas de nuestro
pas. Este acervo fotogrfico se encuentra dividido para su guarda y conservacin, entre la men-
cionada Direccin y el Archivo Histrico de la UNAM (AHUNAM).
El AHUNAM resguarda una coleccin de positivos y negativos en blanco y negro que ingresaron
en diferentes remesas, durante los aos de 1984 a 1994 y que corresponden al periodo com-
prendido entre 1973 y 1994. Por otra parte, la DGCS resguarda otra parte del material generado
entre 1974 y 1994 y todo el material producido de 1994 a la fecha. En este punto vale la pena
mencionar que el material generado hasta mayo de 2000 est constituido casi exclusivamente por
material blanco y negro y que, a partir de esta fecha las imgenes generadas son a color.
La DGCS resguarda siete mil 881 sobres o eventos con un nmero de negativos variable,
mientras que el AHUNAM cuenta con 66 mil 792 positivos y 165 mil 886 cuadros negativos.
Asimismo, no hay que olvidar que actualmente la DGCS genera un promedio diario de 15 rollos de
36 exposiciones, por lo que se puede esperar un incremento anual de 124 mil 200 imgenes
negativas, ms sus correspondientes positivos.

49
cultura archivstica
Estado de organizacin
Materiales fotogrficos procedentes de la direccin general de comunicacin social
El acervo de la DGCS se encuentra identificado con datos como fecha, evento, lugar y autor, en los
materiales positivos y negativos, asimismo, cuenta con una coleccin de retratos de aproximada-
mente 6 mil 500 personajes relacionados con la vida universitaria.
La coleccin de retratos se encuentra ordenada alfabticamente y protegida por sobres de
papel manila, mientras que el resto de los positivos y negativos se ha ordenado por dependencia y
cronolgicamente y se encuentra resguardado en sobres de papel o de polietileno de alta densidad.
Como ya se ha dicho, actualmente la DGCS produce un promedio diario de 15 rollos de 36
exposiciones, es decir, genera diariamente un aproximado de 540 imgenes positivas de color
sobre soporte de papel y alrededor de 90 tiras de seis imgenes negativas de color sobre soporte
de polister.
Considerando una produccin diaria de esta magnitud, se puede esperar que en una sema-
na de cinco das se produzcan 2 mil 700 fotografas, con sus respectivos negativos. Para un ao
de 46 semanas el acervo se incrementara en 124 mil 200 imgenes, ms sus positivos.
Las imgenes negativas se guardan en fundas de polister de alta densidad y en sobres de
papel bond donde se anotan los datos del evento, los personajes, la fecha y el autor. De igual
forma, los positivos se conservan identificados y ordenados en sobres de papel manila.

Materiales fotogrficos en resguardo del AHUNAM (1973-1995)

De las imgenes que actualmente resguarda el AHUNAM, solamente 13 mil 881 fotografas se
encuentran catalogadas y los negativos se encuentran parcialmente inventariados.
Los positivos carecen, en su mayora, de datos de identificacin, mientras que los negativos
s consignan el evento, fecha, lugar y autor; y se encuentran ordenados por aos, con guardas
adecuadas en espera de un proceso de organizacin.

Estado de conservacin
Dado que el material fotogrfico generado se puede dividir en imgenes positivas y negativas,
tanto en blanco y negro, como en color, y debido a que las caractersticas de procesamiento y

50
Conciencia yacia
estabilidad de ambos materiales no son las mismas, su tratamiento de ordenacin, catalogacin,
conservacin y acceso deber ser diferenciado y se abordar de forma individual.

Fotografa blanco y negro

Tanto en los materiales blanco y negro que se encuentran en resguardo del AHUNAM, como en
aquellos que an pertenecen a la DGCS, se detect que los positivos se encuentran en un estado de
deterioro intermedio caracterizado por manchas pardas, olor a fijador y amarillamiento debido a la
presencia de hiposulfito residual, como resultado de un lavado deficiente y uso de las soluciones
agotadas, provocando daos de carcter irreversible y progresivos tanto en la imagen como en el
soporte.
Asimismo, el manejo al que han sido sometidas estas imgenes, para su publicacin, ha
provocado otro tipo de deterioros por la presencia de adhesivos (diurex, masking tape, mounting
spray), inscripciones al reverso (con lpiz, bolgrafo, crayola y plumn), dobleces, roturas,
mutilaciones, marcas de clips, perforaciones de grapas y huellas dactilares en emulsin y soporte.

Fotografa a color
Los materiales a color se caracterizan por su gran inestabilidad ya que su estructura est constitui-
da por tomos de carbono, hidrgeno, oxgeno y nitrgeno, donde el tipo de enlace entre ellos
determinar el color final. Si la estructura original cambia por alguna razn, el resultado ser una
disminucin en la capacidad de la molcula de interactuar con la luz y con el tiempo, el desvane-
cimiento ser perceptible por el ojo, ya sea en forma de cambios de densidad o color.
Estos cambios son el resultado de reacciones qumicas que se aceleran bajo condiciones de
alta temperatura, alta humedad y en menor grado, de contaminantes; y que pueden darse en
presencia o ausencia de luz.
Por lo anterior, las recomendaciones de resguardo de la American National Standard Institute
se centran en temperaturas cercanas a la congelacin y una humedad relativa entre 20 y 50 por
ciento.

51
cultura archivstica
Propuesta de organizacin y conservacin
Con la finalidad de cuidar la estabilidad del material fotogrfico en cuestin, de proporcionar un
mejor control y manejo de la coleccin, as como para ponerlo a disposicin del pblico usuario, se
propone que el acervo fotogrfico de la DGCS se traslade al AHUNAM, donde se realizarn todos los
procesos tcnicos correspondientes.
Para realizar las actividades de organizacin, conservacin y consulta del acervo fotogrfico en
cuestin, es necesario elaborar una propuesta general con diferentes vertientes especficas donde se
aborde la problemtica en funcin del material fotogrfico y se prevean las condiciones y requerimientos
necesarios para llevar a cabo el tratamiento de un acervo de estas dimensiones y caractersticas.

Organizacin
Para la organizacin de la coleccin ser fundamental la aplicacin del principio de procedencia y
orden original, que establece la necesidad de conservar la forma original en que el archivo fue
creado, pero tambin ser necesaria la incorporacin de criterios de bsqueda y manejo de imge-
nes, necesarios para la consulta y uso de informacin por parte del pblico usuario.

Conservacin
Como ya se mencion, por su estructura y tcnica de manufactura, los materiales a color o blanco
y negro, sobre soporte de papel o polister, presentan caractersticas sumamente diferentes que
debern ser abordadas en diferentes momentos y con diversas estrategias, por lo que se tratarn de
forma individual.

Fotografa a color
Se considera prioritario comenzar a abordar la problemtica de los materiales a color, ya que se
trata de documentos que, como se mencion, se encuentran en buen estado de conservacin y
que, sometidos a condiciones adversas, pueden desarrollar una elevada inestabilidad. Con la fina-
lidad de reducir la velocidad de deterioro y estabilizar las imgenes, es indispensable su resguardo
en condiciones de baja temperatura y humedad.

52
Conciencia yacia
 Los materiales a color reciben un tratamiento de estabilizacin adecuado por parte del
personal de la DGCS, por lo que ingresara al AHUNAM adecuadamente resguardado y, al interior de
la seccin de acervo grfico, sera necesario proveerlos de proteccin de segundo nivel con cajas
de polipropileno inerte y condiciones atmosfricas estables y adecuadas.
Considerando que el uso de pelcula a color por parte de la DGSC se inici en el mes de mayo
del ao 2000, para finales del ao 2001 se prev que existe un acervo de 5 mil eventos y 180 mil
imgenes negativas a color y el mismo nmero de imgenes positivas a color, que hace necesario un
total de 84 cajas.

Fotografa blanco y negro

Para los materiales negativos blanco y negro la problemtica es muy similar, con la salvedad de que
las condiciones de preservacin son menos estrictas en cuestin de humedad relativa y temperatu-
ra; sin embargo, aun as requieren de condiciones atmosfricas estables y relativamente bajas y un
muy cuidadoso control de la calidad del aire.
Sumando el acervo de negativos en blanco y negro con que cuentan actualmente el AHUNAM
y la DGCS encontramos que el acervo asciende a un estimado de 16 mil 175 eventos, que pueden
ser resguardados en 270 cajas.
En suma, el acervo de la DGCS y el AHUNAM, con negativos color y blanco y negro, que van
desde 1974 a finales del presente ao, ascender aproximadamente a 21 mil 175 eventos y 353
cajas. Actualmente la sala 6 del AHUNAM cuenta con 123 metros cuadrados de superficie y sola-
mente un pequeo porcentaje de la misma se encuentra libre por lo que, de acuerdo con las cifras
estimadas y anotadas en los prrafos anteriores, ser posible albergar los materiales blanco y negro
y las imgenes a color hasta el presente ao, en el espacio fsico disponible en la sala, sin embargo,
dificultar el incremento posterior del acervo.
Asimismo, es importante mencionar que aunque las condiciones ambientales de la sala de
resguardo de los documentos fotogrficos son estables, no proporciona los niveles y condiciones
ideales que garanticen la conservacin del material fotogrfico a largo plazo. Para ello, es necesa-
rio contar con bvedas especficas que provean las condiciones ideales para los materiales a color

53
cultura archivstica
y para los materiales blanco y negro, de forma separada. Asimismo, estas bvedas debern alber-
gar el acervo actual y el estimado para los prximos 15 aos, cuando menos.

Propuesta de consulta, descripcin y acceso

El AHUNAM cuenta con un sistema de consulta automatizada, ARHISTO-UNAM, que puede definirse
como un conjunto de bases de datos relacionadas, que corresponden a los diversos instrumentos
descriptivos de los fondos y colecciones. Su objetivo consiste en agilizar los procedimientos de des-
cripcin, ordenacin y publicacin de los datos contenidos en los documentos y por consiguiente, la
consulta de los grupos documentales del archivo. Este sistema permite acceder a los acervos desde
una visin general e ir descendiendo hasta llegar a la descripcin particular de cada una de los grupos
de piezas fotogrficas o bien, a partir de un dato especfico, por todas y cada una de las bases que
conforman el registro de grupos documentales del AHUNAM.
La bsqueda de imgenes a partir de su descripcin, o bien, de un rastreo por expresin
booleana, es posible gracias a la homogeneizacin de los procesos tcnicos aplicados a la docu-
mentacin, entre ellos, el uso de una ficha nica de descripcin de documentos:

FICHA NICA

1. No. de ficha
2. Fecha (ao, mes y da)
3. Lugar (ciudad y en su caso, pas donde se emite el documento)
4. Descripcin:
clase documental y/o gnero
ttulo
asunto y/o tema
personajes
autor (diseador, impresor, dibujante, productor, director, crditos)
5. Observaciones:
estado fsico

54
Conciencia yacia
 formato
escala
tcnica
color
duracin
idioma
reconocimiento
caractersticas del documento fuera de lo comn
6. Ubicacin Archivstica:
siglas del fondo
seccin
serie
7. Ubicacin Topogrfica
unidad de instalacin
expediente
documento
8. Direccin de imagen (en caso de que exista)

Se propone el uso de una ficha de este tipo por imagen, para el caso de la coleccin de
personajes, o bien de un registro por sobre o evento, para las imgenes negativas.
Actualmente la coleccin de retratos asciende a 6 mil 500 sobres y un aproximado de 26
mil imgenes,1 mientras que el nmero de imgenes a color ascender aproximadamente a cinco
mil eventos.2 Se puede estimar la creacin de 31 mil registros tan slo para iniciar la primera fase
de automatizacin de los materiales de la DGCS.
En una segunda fase se propone realizar la descripcin del resto de material blanco y negro,
tanto positivos como negativos, dado que la necesidad de acceso a este tipo de materiales es menor
y los requerimientos de conservacin son menos inmediatos.
1
Considerando un promedio de cuatro imgenes por sobre.
2
A finales del presente ao.

55
cultura archivstica
Acceso
Aun contando con una ficha de descripcin detallada, la consulta de materiales grficos presenta
ciertas limitaciones informativas para el usuario, dado que el universo informativo contenido en las
imgenes difcilmente se cubre en la descripcin y frecuentemente, el usuario requiere la consulta
visual de estos materiales.
Para disminuir el acceso a los documentos originales se considera indispensable acompaar
las cdulas descriptivas de su respectiva imagen digital, permitiendo el acceso a las imgenes a
travs de una presentacin en la pantalla de la unidad de consulta en el AHUNAM, de forma tal que
la informacin pueda ser compartida y obtenida fcil y rpidamente.
Con la finalidad de favorecer la conservacin de los materiales fotogrficos de la DGCS, se
propone su integracin al sistema de consulta automatizado ARHISTO-UNAM, comenzando por las
imgenes de personajes y los materiales ms recientes.
Se propone iniciar la descripcin y digitalizacin de la coleccin de personajes en positivos
pues es el material que se considera ser ms consultado. Es importante mencionar que el banco de
imgenes de personajes puede constituirse como un producto de sistema abierto, perfectible a travs
de su vinculacin con la sociedad, principalmente universitaria, que permitir identificar de forma
precisa los personajes, o bien, corregir aquellos que se encuentren identificados errneamente.
Asimismo, se recomienda continuar con las imgenes a color dado que se encuentran actual-
mente en buen estado de conservacin y se caracterizan por una relativa inestabilidad en condiciones
atmosfricas normales; su digitalizacin permitir la guarda en una bveda adecuada y disminuir el
riesgo de deterioro por manipulacin o condiciones atmosfricas desfavorables. En caso que sea
posible, ser ideal realizar la descripcin y digitalizacin de los materiales blanco y negro, de forma
paralela que los negativos a color.
Como opciones secundarias para el uso de las imgenes digitales, es posible su insercin en
internet, a travs de la pgina web del Centro de Estudios sobre la Universidad y la elaboracin de
un CD/ROM que posibilitar la distribucin e intercambio de informacin.
De acuerdo al uso final de la imagen, el AHUNAM cuenta con una serie de estndares para la
digitalizacin de imgenes, sobre los cuales se plantea la presente propuesta.

56
Conciencia yacia
 En el caso de la coleccin de personajes se realizar la digitalizacin de cada una de las 26
mil imgenes a 600 dpi, doce bits por pxel, en formato TIFF y donde el eje mayor de la fotografa
mida siete pulgadas, es decir que cada imagen ocupar 18 Mb y el total de documentos requerirn
de una memoria de 457 Gb y podrn ser almacenadas en seis discos duros de 80 Gb.3
Por otro lado, para la digitalizacin de las imgenes negativas a color, se propone slo un
porcentaje de ellas, por ejemplo, una tercera parte de las imgenes por evento, es decir, doce imge-
nes por sobre y 60 mil fotografas en total, a una definicin de 600 dpi, 36 bits por pxel, en
formato TIFF y donde el eje mayor de la fotografa mida siete pulgadas, cada imagen ocupar 54 Mb,
es decir que 60 mil imgenes requerirn de tres mil 168 Gb que podrn almacenarse en 39 discos
duros de 80 Gb.4
El sistema ARHISTO cuenta con polticas definidas de respaldo de cada una de las bases de datos
que incorpora y adems, la misma estructura del software utilizado impide la modificacin de la
informacin contenida, por lo que en este aspecto se cubren de manera eficiente los requerimientos
de seguridad y permanencia del Sistema. Asimismo, peridicamente, la Comisin de Automatizacin
realiza el monitoreo del funcionamiento del Sistema a fin de detectar y corregir cualquier eventualidad
o incorporar funciones que en la utilizacin del sistema se juzguen convenientes y, as, optimizar la
calidad de los servicios que se ofrecen.
El AHUNAM cuenta ya con la experiencia inicial de la digitalizacin de imgenes y con la
aprobacin de un proyecto (CONACyt R33061-H) para el Desarrollo del sistema de consulta
automatizada para documentos del Archivo Histrico de la UNAM. Dicha propuesta incorpora la
experiencia generada por la Comisin de Digitalizacin desde 1996 a la fecha y por el desarrollo
del proyecto piloto para la automatizacin y digitalizacin del fondo Ezequiel A. Chvez.
El proyecto de digitalizacin de los documentos grficos la DGCS se constituye como un
paso en los procesos de custodia, ordenacin, catalogacin, conservacin y acceso a las imgenes,
en un afn por revalorar un patrimonio fundamental que no ha sido seriamente considerado y
conservar la memoria grfica de nuestra universidad.

3
En un disco duro de 80 Gb es posible almacenar un aproximado de 17 mil 753.7 imgenes de este tipo.
4
En un disco duro de 80 Gb caben cinco mil 918 imgenes a 300 dpi, 36 bits por pxel, a 5x7 pulgadas y en formato TIFF.

57
cultura archivstica
Metodologa para el desarrollo de la presente propuesta
Para el desarrollo del presente proyecto es indispensable la elaboracin de un acuerdo que regule las
transferencias de material fotogrfico de la DGCS al AHUNAM. Una vez iniciado el proceso de transferencia
y con el material bajo resguardo del Archivo Histrico, se iniciarn los procesos de organizacin,
descripcin y normalizacin en la ficha nica y la digitalizacin de las imgenes fotogrficas con parmetros
de resolucin, formato y dimensiones estandarizados y se interrelacionar la base de datos textual con el
banco de imgenes para permitir un acceso desde las terminales del AHUNAM e internet.
Con el traslado de los materiales grficos de la DGCS al AHUNAM, ste ltimo adquirir la
responsabilidad absoluta de la integridad de la coleccin y tendr la capacidad de decidir sobre las
medidas que considere pertinentes para su manejo, administracin y conservacin.
De forma desglosada, se propone la realizacin de las siguientes etapas:
Elaboracin de un acuerdo de traslado y resguardo entre la DGCS y AHUNAM.
Traslado de las fotografas a las instalaciones del AHUNAM, acompaadas de una relacin de
entrega. El traslado debe ser supervisado por personal del AHUNAM.
Diagnstico del material que ingresa, donde se registre el estado de ordenacin, descripcin
y conservacin.
Organizacin
1. Planteamiento de un esquema de organizacin, de acuerdo con el principio de proceden-
cia y orden original.
2. Realizacin del ordenamiento fsico.
3. Conteo de sobres/eventos, tiras y cuadros, con la finalidad de tener un registro detallado
de la coleccin.
4. Signaturacin de guardas de segundo y tercer nivel.
5. Descripcin y captura de los eventos en la ficha nica de captura.
Estabilizacin
1. Limpieza mecnica de las tiras de negativos.
2. Colocacin de guardas de primer nivel, en caso necesario.
3. Cambio de guardas de segundo nivel, en caso necesario.
4. Cambio de guardas de tercer nivel, en caso necesario.

58
Conciencia yacia
 Digitalizacin
1. Digitalizacin del material fotogrfico e integracin con su ficha nica de descripcin.
2. Integracin al sistema ARHISTO-UNAM.
Segn se puede apreciar, la metodologa a desarrollar tiene el sustento slido en el proyecto
de automatizacin que ya hemos emprendido y los alcances van desde la puesta en prctica de los
principios archivsticos hasta la forma en que la tecnologa computacional puede apoyar de manera
fundamental no slo a la difusin de los acervos histricos, sino a tareas bsicas del procesamiento
tcnico de la documentacin y el acceso al mismo.
Asimismo, las tareas a realizar no constituyen en forma alguna mayor problema que pueda
poner en riesgo el xito del proyecto, puesto que en gran parte mucho del aspecto metodolgico
ha sido ya probado en el arranque del Sistema.

Necesidades materiales
Actualmente la seccin de acervo grfico cuenta con siete tcnicos acadmicos dedicados a la
organizacin, descripcin, automatizacin y estabilizacin de los 250 mil documentos grficos
con que cuenta el AHUNAM.
La transferencia del acervo fotogrfico en cuestin supone el ingreso de ms de 35 mil
eventos en negativos blanco y negro y color, y de alrededor de 270 mil positivos blanco y negro y
color, es decir de un acervo de cerca de un milln de imgenes, cuatro veces mayor que el acervo
con que actualmente se cuenta.
Para el procesamiento tcnico de la coleccin fotogrfica de la DGCS es fundamental contar
con recursos adicionales a los actuales, que nos permitan desarrollar un trabajo de estabilizacin,
resguardo, procesamiento tcnico y manejo adecuado de colecciones.
Para un mayor alcance en el presente proyecto, es indispensable el apoyo de dos archivistas
y un digitalizador que permitan realizar un trabajo continuo y de calidad, as como tambin, dos
equipos de cmputo con escneres especializados para el tipo de material a procesar.
La actividad de los archivistas se centrar en la organizacin del material fotogrfico, en la
verificacin de datos, organizacin fsica y descripcin de los eventos en el formato de la ficha nica.

59
cultura archivstica
 Por su parte, el digitalizador se abocar a realizar la seleccin de un porcentaje de imgenes
y la digitalizacin de los mismos, dentro de los estndares establecidos por el AHUNAM, finalmente
el conservador se dedicar a la preservacin y estabilizacin del material fotogrfico.
Las tres actividades se realizarn de forma paralela con la finalidad de lograr un avance ms
tangible, con resultados a corto plazo. Se estima que el proceso de organizacin, conservacin y
acceso tendr una duracin de siete aos.

60
Conciencia yacia
 David Sergio Placencia Bogarin
Archivo Histrico y de
Concentracin del CCH
de la UNAM

61
cultura archivstica
62
Conciencia yacia
La necesidad de formacin y planeacin en los archivos de
instituciones educativas

Uno de los problemas ms graves que enfrentan los trabajadores documentalistas en los archivos
histricos es que en las reas administrativas los archivos de trmite generalmente son manejados
por empleados con nulo conocimiento sobre administracin documental; consecuentemente, la
nica ptica que se utiliza es la resolucin del problema de la administracin corriente, sin visualizar
el futuro de la documentacin.
Esta situacin ocasiona que el tratamiento a los documentos sea incorrecto. Cuntos de noso-
tros no nos hemos encontrado documentos con agentes de deterioro tales como durex y pegamento,
adems de objetos de metal que son tiles durante el periodo de trmite del documento como son las
carpetas Rado, clips, grapas y, comnmente no se vislumbra que un porcentaje de los documentos
generados tienen valor histrico y son concentrados en bodegas, aun cuando stas contengan eleva-
dos niveles de humedad o de temperatura que causan deterioro a los documentos.
Por ello, creo que el problema debe afrontarse en dos etapas. En la primera, con campaas
de formacin del personal administrativo, es importante iniciar con cursos encaminados a las
secretarias quienes comnmente son las que se encargan de archivar la documentacin, pero es
imprescindible que los mismos jefes estn conscientes de la importancia de los documentos para la
reconstruccin histrica para que, en primer lugar, establezcan las polticas a seguir en materia de
administracin de documentos y, en segundo lugar, les resulte ms eficiente el manejo de sus
archivos puesto que en el mbito administrativo, stos son importantes en la toma de decisiones;
por lo que se hace imprescindible que la localizacin de un expediente se verifique en pocos
minutos.

63
cultura archivstica
 La segunda etapa del proceso es la realizacin de un plan de administracin documental
que considere el trnsito del documento dentro de los diferentes tipos de archivos de acuerdo a la
gestin administrativa: de trmite, de concentracin e histrico, pues ello redundar en el ahorro
de espacios, de tiempo y de dinero. Se ahorrarn espacios en cuanto se elabore un plan de descarte
y depuracin documental que permita eliminar documentos que nunca volvern a revisarse y que
no tienen carcter testimonial, evidencial e informativo y que por lo tanto, no van a servir para
reconstruir la historia; se ahorra tiempo porque cuando se concientizan los dirigentes de la institu-
cin de la importancia de tener un archivo histrico, el primer problema es que en los rescates
documentales, junto con la documentacin histrica rescatada, se recupera tambin un elevado
porcentaje de documentos que no tienen ningn valor histrico, a los cuales se les invierte un
tiempo considerable en la revisin para, finalmente, decidir que deben ser depurados, adems de
que a los administradores documentales se les paga un salario y por lo tanto, en la revisin de estos
documentos obsoletos se estn invirtiendo horas-hombre adems de los insumos necesarios para el
rescate y guarda documental.

Planeacin documental
Este proceso debe iniciar con la programacin de los cursos a las diversas dependencias de las
instituciones, y es necesario que se tome en cuenta, adems de los procedimientos utilizados en
cada uno de los archivos, la importancia de la valoracin documental que permita comprender que
la reconstruccin histrica necesita basarse en documentos, quedando siempre, perfectamente
claro el problema de la explosin documental.
El siguiente paso debe ser la revisin de organigramas y manuales de funciones que permita
conocer en detalle cmo est conformada la institucin, saber qu actividades realizan las direccio-
nes, departamentos, etctera, y qu tipo de documentos generan; ello debe dar la pauta para la
creacin de un rgano colegiado con representantes de diversas reas de la institucin, como son: en
primer lugar, el personal que trabaja directamente con los documentos, puesto que son ellos los que
pueden explicar la importancia de la documentacin que se genera en su departamento, el plazo
conveniente de guarda precaucional y su importancia; en segundo lugar, el abogado de la institucin
que puede plantear las limitaciones en el manejo de la diversidad documental que se est analizando,

64
Conciencia yacia
si se debe conservar con valores fiscales o legales, si se puede depurar o no, etctera; en tercer lugar,
administradores documentales que den sus puntos de vista sobre qu documentos deben ser conser-
vados y en qu condiciones de conservacin y; en cuarto lugar, historiadores que puedan realizar una
valoracin sobre la importancia de los documentos para las futuras generaciones.
El trabajo de este rgano colegiado debe tener como resultado la creacin de un manual de
procedimientos que permita utilizar criterios generales dentro del rea de la administracin docu-
mental, y que idique por ejemplo, bajo qu condiciones se debe conservar la documentacin,
quin es el responsable de la documentacin en cada uno de los procesos documentales, polticas
de utilizacin y prstamo, as como las sanciones a quien incumpla estas disposiciones.
Una vez creado el sistema de funcionamiento administrativo es necesario automatizarlo, lo que
permitir manejar la informacin en red, por lo menos los diferentes catlogos de las diversas dependen-
cias de la institucin; para ello es imprescindible la creacin de una base de datos que permita clasificar
y digitalizar los diversos tipos de documentos que se pretende poner a consulta, posteriormente hay que
crear una red interna que permita tener acceso en primer lugar, a los documentos que maneja el
departamento y en segundo lugar, a la documentacin de diversos departamentos de la institucin.
El siguiente punto es establecer los plazos para la realizacin del trmite dentro del archivo
administrativo, las caractersticas del prstamo documental interinstitucional, periodos de conserva-
cin documental y la creacin del archivo fsico en base al sistema de clasificacin utilizado para la
dependencia y tomando como soporte la base de datos creada para la misma, as como las fechas y
necesidades para la realizacin de la transferencia primaria, donde deber realizarse el descarte
correspondiente y la elaboracin de inventarios de la documentacin que se transfiere para su guarda
precaucional. La transferencia deber realizarse en cajas que estn diseadas para el efecto, estipu-
lando entre otros datos, el periodo de conservacin documental y la tipologa de documentacin a
conservar despus de este periodo as como aquella que, previsiblemente deba ser depurada.
En el archivo de concentracin, es importante siempre tener espacios disponibles para el
material que se integra al archivo, para ello es necesario establecer un catlogo de disposicin
documental en el cual se estipulen los plazos y fechas de depuracin y transferencia secundaria;
para los casos de depuracin, se deber dar aviso al archivo de trmite por medio de un listado en
el cual se pormenorice cul es la documentacin que se depurar, esto para que, en caso de existir

65
cultura archivstica
algn inconveniente, se solicite por escrito la extensin del periodo precaucional de algn docu-
mento y si no, la aprobacin para que se realice la depuracin. En el caso de la transferencia
secundaria, es importante ponerse de acuerdo con los empleados del archivo histrico para esta-
blecer la fecha en que habr de realizarse ya que es importante dar cabida a la documentacin e
incorporar a la base de datos la relacin de los documentos que se estn integrando.
Los miembros del archivo histrico deben acordar las fechas de recepcin de documen-
tacin que se vaya a integrar a sus acervos, esto para preparar los espacios en que se alojar la
documentacin y para que el personal reciba y coteje el material que se especifica en las relaciones
de traslado con el material que se est recibiendo. Es importante adems que se prevenga la
dependencia receptora para la fumigacin inmediata de los materiales ya que es necesario cercio-
rarse de que los fondos documentales entren al archivo sin ningn problema de plagas.
Los siguientes procesos son la organizacin y la descripcin, que permitirn asignar a los
documentos su lugar adecuado en donde reposarn definitivamente y se dar consulta con fines
culturales. Se debe tambin sistematizar la informacin dentro del programa computacional que se
haya elegido y proceder a la formacin de guas para esa consulta.
Los archivos histricos son importantes para la conservacin de la memoria histrica, por
ello, el propsito es facilitar su consulta pues de otra forma, no estaran cumpliendo con ese
objetivo fundamental de brindar informacin. Luego entonces, se debe incentivar la investigacin
ya que esa es una de las formas que se tienen para trascender y, por tratarse de instituciones
universitarias, es necesario encontrar los mecanismos para que los estudiantes investiguen temas
relacionados con nuestra institucin, lo cual enriquecer el conocimiento correspondiente y a su
vez propiciar una toma de conciencia en el alumno para entender mejor la importancia de los
documentos y por tanto, de la institucin.
Se deben establecer las fechas para las fumigaciones preventivas que permitan que el mate-
rial se mantenga libre de microorganismos y de insectos. Este proceso redundar en un mejor
aprovechamiento de los recursos, del personal, del tiempo y permitir adems conservar en mejo-
res condiciones la documentacin.

66
Conciencia yacia
La experiencia del Archivo Histrico y de Concentracin del CCH
La creacin del Archivo Histrico y de Concentracin del CCH se formaliz en noviembre de 1999
atendiendo a las inquietudes de conservacin histrica y documental de la direccin del Colegio de
Ciencias y Humanidades.
En el local asignado para el archivo estaban ya concentrados los documentos de servicios
estudiantiles; la primera tarea fue solicitar los organigramas del CCH, debido a que con el material
mencionado se encontraban tambin cajas que procedan de diversas dependencias, y para poder
clasificar los documentos conforme al principio de procedencia, era necesario conocer la estructu-
ra orgnica y las funciones que realizaba cada uno de los departamentos de la institucin. Afortu-
nadamente, la documentacin perteneciente a servicios estudiantiles estaba clasificada conforme a
los diversos planteles y de acuerdo con las actividades que estos realizan y los tipos documentales
que a partir de ellos se producen, tales como ingresos por plantel y generacin, historias acadmi-
cas, actas de exmenes ordinarios, actas de exmenes extraordinarios, etctera.
La maestra Gloria Carreo imparti un curso sobre archivo de trmite a secretarias y fun-
cionarios de la Unidad de la Direccin General del Ciclo del Bachillerato, con la finalidad de
proporcionar la formacin que se pretende que tengan todas aquellas personas que trabajan con
archivos, adems de homogeneizar criterios de clasificacin.
Exista adems documentacin concentrada en otros dos edificios: el de la Direccin Gene-
ral del CCH y en la imprenta, por lo que se tuvo que realizar sendos rescates documentales. El
primero fue el de la Direccin General donde se encontr documentacin referente a Direccin,
Secretara Acadmica, Secretara Administrativa, Personal, Opciones Tcnicas, etctera. Durante
este rescate se realiz una depuracin primaria, en la cual se incluyeron vales de gasolina, boletos
para teatros, notas, etctera; se realiz tambin un listado del material a depurar para su aproba-
cin por las autoridades del CCH y as pudiera ser enviado al Programa Universitario del Medio
Ambiente.
Se cre el Comit Tcnico del Archivo Histrico y de Concentracin integrado por la
licenciada Emma Morones Estrada en su carcter de funcionaria de la Direccin General; el seor
Hctor Fabre Cuevas como encargado del Archivo del Consejo Tcnico; la licenciada Mara de la
Luz Reyes Morales representando al Archivo de Asuntos Escolares; la maestra Gloria Carreo y el

67
cultura archivstica
maestro David Placencia, encargados del Archivo Histrico; el bilogo Manuel Martnez Pelez en
su carcter de especialista en historia del CCH y de la UNAM; y el licenciado Francisco Cadena Islas
como asesor legal, ste comit deber reunirse para realizar el Manual de procedimientos y trmi-
nos de vigencia de la documentacin de la fase administrativa.
Tuvimos la oportunidad de contar con horas de trabajo prctico de alumnas de la opcin
tcnica Sistemas para el Manejo de Informacin Documental; a ellas en primer lugar, se les impar-
tieron cursos sobre administracin de documentos con la intencin de que entendieran perfecta-
mente bien cules eran los principios de clasificacin utilizados dentro del archivo. Esta labor se fue
realizando al mismo tiempo que se clasific la parte correspondiente al archivo de Servicios Estu-
diantiles, se elaboraron adems inventarios tomando como base cada uno de los planteles del
Colegio de Ciencias y Humanidades, posteriormente se captur esta informacin en una base de
datos con la intencin de que la bsqueda se pudiera realizar eficientemente, por lo tanto, se
obtuvo un primer inventario dentro de un dispositivo electrnico.
Posteriormente se traslad el archivo que estaba concentrado en la imprenta universitaria al
edificio de la Direccin General, ello se debi a que en el local que ocupa el Archivo Histrico y de
Concentracin ya no existe espacio para reunir ms documentacin, por la misma razn se ha
solicitado la resolucin del problema del espacio, para lo cual se planea la adquisicin de una nave
ms, como la que ocupa actualmente el archivo. Los documentos concentrados sern revisados en
el edificio descrito, en el cual se realizar una depuracin avalada por las autoridades del Colegio,
con la intencin de no ocasionar problemas de explosin documental.
Actualmente el trabajo de clasificacin e inventario se est enfocando en la documentacin
de la Unidad Administrativa del Ciclo del Bachillerato, en las secciones de Direccin General,
Secretara Acadmica, Secretara Administrativa, Personal, Opciones Tcnicas, Unidad Acadmi-
ca, Secretara General y Departamento de Actividades Editoriales; se tiene un avance de levanta-
miento, de limpieza e inventarios de 40 por ciento y en todos los casos, se est respetando el
principio de procedencia y cuando es posible tambin el de orden original.

68
Conciencia yacia
Planes de trabajo
El siguiente paso ser una reunin con los secretarios de rea, para saber con exactitud qu tipo de
documentos se manejan en las reas que representan, la importancia de stos, el plazo de conser-
vacin documental, qu tipo de documentos consideran que se pueden depurar y cules se deben
conservar en el archivo histrico. Una vez que se haya realizado esta labor, deberemos reunirnos
con los otros integrantes del Comit Tcnico para realizar el manual de procedimientos, ello nos
permitir que los alumnos de servicio social o de horas prcticas puedan clasificar ms fcilmente
la documentacin y depurar la tipologa documental que se considere sin valores suficientes.
Una vez que se realice el manual de procedimientos, tendremos que programar cursos para
los empleados que manejan los archivos del CCH, adems de entregarles ejemplares del manual con
la intencin de que desde su origen la documentacin sea clasificada conforme a los principios
generales aprobados por el Comit Tcnico, que su manejo sea ms eficiente y que las transfe-
rencias documentales sean ms ordenadas, que requieran menos tiempo y de menor espacio.
Debido a la cantidad de documentacin que conserva el archivo, debemos reclutar alumnos
para que nos auxilien en los trabajos de clasificacin y catalogacin de los fondos documentales, para
ello, ser imprescindible explicarles los criterios generales que se estn utilizando en el archivo y
revisar el manual de procedimientos, con la intencin de que la documentacin se clasifique conforme
a los principios de procedencia y orden original.
Para tener integrados los diferentes acervos documentales en el local del archivo, debere-
mos realizar el rescate documental del acervo proveniente de la imprenta, que se deposit en el
edificio de la Direccin General, depurando ah mismo la documentacin que el manual estipule
que no deba guardarse con carcter precautorio o histrico, realizando el listado correspondiente,
para que sea aprobada la depuracin.
Una vez que todos los acervos que conformarn al Archivo Histrico y de Concentracin se
encuentren resguardados en la sede del archivo, deber clasificarse y catalogarse la documentacin,
para continuar con la realizacin de las guas respectivas que permitan la fcil consulta de la docu-
mentacin, stas adems debern de sistematizarse en catlogos electrnicos y ponerlos en la red de
la Universidad Nacional Autnoma de Mxico.

69
cultura archivstica
 El siguiente objetivo deber ser la creacin de un centro de estudios sobre el Colegio de
Ciencias y Humanidades que se encargue de difundir la historia de la institucin para, de esta
forma, crear un programa editorial y ofrecer cursos y seminarios para alumnos del Colegio, donde
se explique qu es el archivo, con qu tipo de documentacin cuenta, cules son sus publicaciones
e invitarlos a hacer uso de la documentacin del Colegio.
Todo ello debe redundar en un ms eficiente manejo de los acervos documentales, una ms
rpida toma de decisiones, un mayor conocimiento del Colegio, la difusin de la importancia que
ha tenido el CCH durante sus 31 aos de existencia y la formacin terica y prctica de los encar-
gados de los archivos de la institucin.

70
Conciencia yacia
 Walter Fernando Vallejo Romero
Maestro en ciencias de la
educacin y subjefe del Archivo
Histrico Universitario de la BUAP

71
cultura archivstica
72
Conciencia yacia
Los procesos de investigacin en los archivos histricos
universitarios

Los archivos histricos universitarios, como todos los archivos histricos de cualquier lugar del
mundo, corren siempre el riesgo de convertirse en simples archivos muertos, sin vinculacin con
las actividades de sus instituciones, sin trascendencia sobre el quehacer universitario y, sobre todo,
sin incidencia sobre la planeacin y diseo del futuro institucional y, mucho menos, sobre los
procesos de transformacin del entorno social en los que se encuentran inmersos.
Los archivos histricos, siendo los lugares en que se conserva el patrimonio documental de
las instituciones, constituyen los mbitos institucionales ms olvidados y permanecen como recin-
tos reservados para que, en el mejor de los casos, unos pocos investigadores o algunos funciona-
rios de la institucin a la que pertenecen consulten espordicamente sus acervos. Quienes han odo
hablar de estos espacios tienen, en su mayora, la idea de que se trata de almacenes de papeles
viejos o de salas en las que, si acaso ocurre algo, sesudos eruditos se afanan por desentraar
enigmticas informaciones.
En los tiempos actuales, en los que la globalizacin amenaza con desaparecer cualquier
vestigio nacionalista o patritico en los pueblos menos desarrollados, uno de los blancos princi-
pales a destruir es la historia de estos pueblos, misma que se pretende desaparecer, reinterpretar a
conveniencia de los poderosos y reducir a su mnima expresin. Quienes procuran esto saben
perfectamente que un adecuado conocimiento de la historia es capaz de proporcionar a estas
naciones orgullo de su pasado, conciencia de su presente y perspectiva de un futuro, en el que les
sera posible vislumbrar horizontes ms luminosos.

73
cultura archivstica
 Por otro lado, en el mbito nacional, una de las tendencias ms destacadas de los gobiernos
actuales, en el campo de la educacin, es la de menospreciar a la universidad pblica, arguyendo
que se encuentra desfasada de los tiempos. Esta postura, en los hechos, no es sino una justificacin
tendiente a respaldar a las universidades privadas, a las que se les conceden toda clase de privile-
gios, ya que a ellas s se les considera instituciones de excelencia.
Esta tendencia marcha a contrapunto con el desprecio a la formacin humanstica, a la que
se concibe como un lastre o rmora, por lo cual ha sido borrada de los programas universitarios
para privilegiar a las profesiones vinculadas al campo de la tecnologa.
Frente a este tipo de concesiones, se torna preciso reivindicar a la historia como el instru-
mento que permite reforzar el orgullo nacionalista, el ansia de soberana sobre nuestras propias
tierras y recursos y la lucha por la verdadera independencia cultural, poltica y econmica de
nuestra nacin.
En un pas como el nuestro, en el que, aparte del sometimiento econmico comn a todos
los pases clasificados como en vas de desarrollo, tenemos la influencia cultural a que nos obliga
una inmensa frontera con la potencia imperialista ms poderosa del mundo, la defensa de la sobe-
rana cultural pasa necesariamente por el rescate de la historia, tanto en el nivel macro, nacional,
como en el nivel micro, institucional.
Es ste uno de los mbitos en los que la labor de los archivos histricos cobra importancia
primordial. Eliminar los prejuicios que existen acerca del funcionamiento de los archivos histricos,
en general, y universitarios, en particular, se convierte en una necesidad de primer orden, como
medida indispensable para el rescate del perfil histrico que tenemos como nacin y como institu-
ciones de educacin media superior y superior.
Los archivos histricos juegan, y deben seguir jugando, un papel fundamental en la recopi-
lacin, clasificacin y preservacin del patrimonio histrico nacional e institucional pero, aparte de
estas tareas, debe destacarse tambin la de realizar una efectiva difusin histrica de las institu-
ciones a las que pertenecen, ubicadas dentro de su entorno social y regional, deben convertirse, en
el mediano plazo, en verdaderos centros de investigacin histrica, con personal altamente califi-
cado en el terreno de la investigacin cientfico social.

74
Conciencia yacia
 Otro aspecto poco explorado referente a los archivos es el relativo al papel que deben jugar
en la defensa y promocin de los derechos del ciudadano: La mayora de los pases del mundo
cuentan con leyes democrticas que aseguran el derecho de los ciudadanos de acceder a los
documentos histricos, pero existe una gran distancia entre la teora y la prctica.
En el Congreso Nacional de Archivos de Washington de 1966, por primera vez se procla-
m solemnemente la libertad de acceso, a nivel mundial, a los archivos. Hoy, la mayor parte de las
legislaciones modernas admiten este acceso, al menos en teora. La cuestin que entonces se
plantea es: libertad de acceso para hacer qu? Los historiadores y los investigadores tienen el
deber de la objetividad, lo que les hace distanciarse de la historia de los meros acontecimientos
para volcarse hacia los grupos sociales marginados y las temticas de la nueva historia.
Paralelamente, han surgido los archivos especializados, que agrupan documentos relativos
al movimiento obrero y los derechos de las mujeres, por citar algunos ejemplos. Aqu cabra
mencionar el ejemplo de los archivos de las comisiones obreras de Espaa. Es dentro de este marco
de especializacin en el que se ubican los archivos histricos de las universidades.
Qu se descubrira, por ejemplo, si existiese libre acceso a todos los archivos, universitarios
y extrauniversitarios, que contienen documentos relativos al movimiento estudiantil de 1968?,
por qu se sigue ocultando la informacin existente al respecto?
Aqu la labor del personal de los archivos universitarios se conjuga con la de los periodistas, los
investigadores, los historiadores, las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, los par-
tidos polticos y los ciudadanos interesados en la difusin de hechos poco conocidos, para el avance
del derecho a la informacin.
Los periodistas son, junto con los historiadores, los primeros beneficiarios de la apertura de
archivos a la investigacin. No se puede olvidar el papel de la prensa en las encuestas sobre los
derechos lesionados de los ciudadanos a condicin, entindase bien, de no confundir el oficio de
periodista con el de publicista o propagandista. Existe ah una obligacin semejante al deber de
objetividad asumido por los historiadores.
Por lo que se refiere al simple ciudadano y a la defensa de los derechos personales, est
comprobado que en la mayor parte de los pases occidentales se han otorgado leyes de transpa-
rencia, y que las demandas que a continuacin se han planteado han sido introducidas en la mayor

75
cultura archivstica
parte de los casos por los ciudadanos o por los abogados que los representan. Esto no impide la
existencia de un flujo jurdico que libre al pblico de la arbitrariedad de las autoridades polticas y
administrativas y que depende de las condiciones sociales y polticas.
El archivista asume ah un papel de mediador, pero un mediador que interviene ante los
historiadores, los periodistas, los investigadores y los ciudadanos y que tiene una responsabilidad
considerable. El archivista no es simplemente un empleado ms de las instituciones, y debe asumir una
tica social liberada de toda presin. De ello depende en buena medida el futuro de la democracia.
La informacin es un factor de cambio y en su misin cultural administrativa y cientfica, el
archivista debe, en adelante, jugar un papel social cada vez ms ampliamente desarrollado.
La labor de los archivos histricos, por lo tanto, no debe agotarse en la preservacin del
patrimonio y en la investigacin que su personal realiza. En el mbito del derecho a la informacin,
su tarea puede ser sumamente amplia. Los archivos deben dejar de ser espacios reservados y
recnditos para abrirse a la sociedad, ofrecindole la riqueza de la informacin que en ellos se
preserva. As, organizaciones de derechos humanos, grupos ecologistas, partidos polticos, toda
clase de organizaciones, investigadores de otras instituciones, estudiantes de todas las disciplinas,
debemos convertirnos en asiduos buscadores de la informacin que en los archivos existe, tanto de
la referente al pasado reciente como la que corresponde a pocas anteriores.
Aqu cabe recordar los conceptos de Miln Kundera cuando afirma que la lucha contra las
injusticias del poder no es otra cosa que la lucha de la memoria contra el olvido.
Antes de concluir el presente trabajo, considero necesario formular la siguiente propuesta:
Tomando en cuenta que la investigacin histrica y la funcin social de los archivistas no
puede desarrollarse como simple consecuencia de las buenas intenciones, es necesario que quienes
las realizan se encuentren slidamente preparados en el terreno de la investigacin cientfico so-
cial. Para ello, me permito proponer que se adopte el compromiso de organizar un Seminario
Interinstitucional de Investigacin en Archivos Histricos, con sede rotativa, con asistencia tam-
bin rotativa del personal de los archivos universitarios y con un programa de preparacin que,
elaborado de comn acuerdo, sea impartido por especialistas en la materia.

76
Conciencia yacia
 La idea central de esta propuesta es la de convertir los archivos histricos universitarios en
entidades vivas, insertas en la actividad cotidiana de sus respectivas instituciones, como centros de
investigacin y divulgacin histricas y con personal altamente calificado para el mejor desempeo
de dos de las funciones sustantivas de la universidad como lo son la investigacin y la extensin y
difusin de la cultura.

77
cultura archivstica
78
Conciencia yacia
 Alma Leticia Gmez Gmez
Gustavo Villanueva Bazn
Tcnico acadmico del
Archivo Histrico
de la UNAM

Jefe de Procesos Tcnicos

del Archivo Histrico
de la UNAM

79
cultura archivstica
80
Conciencia yacia
Los archivos y la investigacin histrica

Introduccin
Cuando hablamos de archivos y de investigacin histrica, es muy comn que pensemos en aque-
llos graneros de la historia de que hablaba Marc Bloch. Pensamos inmediatamente en la utilidad
que para la historia tienen los documentos. Pensamos adems en la gran variedad de temas que se
pueden investigar con base en los documentos que conforman los archivos, en las investigaciones
que a partir de stos pueden ser sustentadas dndoles un cariz de seriedad y de profesionalismo.
Estos son algunos de los lugares comunes a los que se llega cuando no se tienen claramente
establecidos los criterios que deben regir la profesin archivstica.
Cuando se plantea el archivo solamente como un aporte para la historia, como el lugar que
contiene los documentos que requiere el historiador para su trabajo, hacemos nuestra la visin que
contempla al archivo fundamentalmente como un servicio, es decir, como una forma de tener a punto
la informacin para el cientfico solicitante.
De esta manera ser necesario analizar la verdadera y principal funcin de los archivos como
tales, es decir, como grupos documentales que se organizan bajo criterios no establecidos de manera
arbitraria, sino impuestos por ciertas caractersticas de procedencia y de orden que, de forma natural
les otorga su lugar dentro del conjunto y su importancia en tanto forman parte del mismo y estn en
estrecha relacin entre s.
Esta primera definicin nos llevara, de entrada, a estar en desacuerdo con aquella visin del
archivo que establece como su funcin esencial el servicio y no la organizacin de los documentos.
Y esto, que pudiera parecer irrelevante, trae consigo, mirndolo bien, una serie de elementos que
le dan su fisonoma a la archivstica.

81
cultura archivstica
 La metodologa para la organizacin de documentos, por ejemplo, pudiera variar de mane-
ra exagerada si es que no nos ponemos de acuerdo en el para qu de los archivos y por tanto, de
la archivstica. Si hablamos del servicio como respuesta, los mtodos de organizacin podrn
variar siempre y cuando nos lleven a la consecucin del objetivo que ser tener siempre a punto el
documento para su utilizacin por parte de otros.
Esta misma visin podra crear tambin, la tentacin de buscar, de alguna manera, no
siempre muy visible, la comercializacin de nuestros documentos. No estamos hablando de ese
lucro indignante y delictivo por supuesto; hablamos de esa pretensin muy comn de crear, sin
planeacin alguna, productos que pueden comercializarse y, de alguna manera, satisfacer ciertas
demandas de nuestros investigadores histricos. Tal es el caso, muy socorrido en la actualidad, de
la elaboracin de discos compactos con muestreos documentales, como si el acervo fuera sola-
mente eso, una muestra de testimonios sin estructura interna.

Relacin archivo-usuario
Otro elemento a considerar dentro del anlisis del tema archivos e investigacin sera el de la
relacin archivo-documento-usuario en el cual, dentro de una visin inmediatista de servicio, el
archivo se convierte solamente en repositorio, en intermediario entre el investigador y el docu-
mento que, a fin de cuentas es el que contiene los datos de inters para ste y para la historia.
El archivo entonces, y los archivistas por supuesto, debern realizar de manera urgente,
inmediata, las acciones correspondientes para facilitar el acceso a los documentos; la elaboracin
de guas, inventarios, catlogos, ndices, en fin, todo aquello que permita tener a la mano lo
necesario para el quehacer histrico. Existen mltiples ejemplos de colecciones que han sido for-
madas de manera temtica, a veces por los mismos historiadores, para satisfacer una demanda
especfica de informacin, sin tomar en cuenta que los documentos conllevan un orden natural que
debe respetarse como parte esencial del trabajo archivstico y que, al desvincular un documento de
sus dems correspondientes, estamos formando colecciones que poco o nada tienen que ver con
ese conjunto orgnico que es el archivo.
Otra manera, un tanto distinta, de concebir las funciones del archivo y an ms al archivo
mismo, tiene que ver con la forma en que sus elementos se disponen para conformar un todo

82
Conciencia yacia
orgnico y esto a su vez, en la archivstica, se identifica con uno si no el fundamental de sus
principios, el del respeto a la procedencia y al orden original en los archivos. Si pensamos en el
archivo de esa manera, tendremos que planear nuestra acciones con base en ese principio archivstico
fundamental por lo que, la organizacin se convierte en la esencia misma de la actividad, y enton-
ces el servicio, que estamos conscientes es lo que justifica muchas veces nuestro papel en la
sociedad, ser una consecuencia lgica de nuestro trabajo.
Adems, y esto tal vez sea lo ms relevante para la investigacin histrica, cuando la des-
cripcin se contempla como un proceso relacionado con la organizacin, acorde con las normas
establecidas y con los principios archivsticos, ofrece no solamente la ventaja del dato o del docu-
mento aislado, sino la posibilidad del acercamiento a las series, es decir, al conjunto orgnico, no
solamente de los documentos, sino adems, de las relaciones que entre stos se establecen; as, el
contexto archivstico, institucional, estructural, en una palabra, orgnico, se puede apreciar sola-
mente en las descripciones netamente archivsticas.
De esta manera, es necesario seguir ponderando al inventario como la forma descriptiva
ms acorde con las necesidades y la esencia misma de los archivos.
El inventario al describir series, otorga a la documentacin ese contexto necesario para la
cabal comprensin de todos y cada uno de los elementos que integran al archivo, entendido como
conjunto, como agrupacin orgnica y no solamente como un agregado de documentos sin relacin
entre s.
El inventario mismo es el contexto, es la historia de la institucin que ha producido el
archivo dice Elio Lodolini, refirindose principalmente a la introduccin o prlogo que a decir de
este autor, es el estudio que indica las competencias, las estructuras, el modo de funcionamiento,
la evolucin de la institucin que ha producido el material documental descrito en el inventario y,
por tanto, el modo segn el cual el material mismo est ordenado.1
Esta tarea de elaborar los inventarios con su correspondiente introduccin o prlogo cons-
tituye una parte fundamental de las tareas del archivista que debe ser vista desde otra perspectiva
y no solamente de la utilizacin del archivo por parte de los usuarios investigadores. La elaboracin

1
Lodolini, Elio, Archivstica. Principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993, pp. 212-213.

83
cultura archivstica
de inventarios implica el desarrollo de una serie de procesos que tienen que ver con la forma en
que se construye o reconstruye ese orden originario mediante la clasificacin y la ordenacin, y con
la forma de describir los conjuntos archivsticos emanados de esa organizacin y que dan fusin a
los elementos orgnico funcionales de la entidad productora o recopiladora de los documentos del
archivo.
Cuando pensamos sobre todo en las tareas de reconstruccin de un orden originario debe-
mos pensar, necesariamente, en una tarea histrica, en una forma de investigacin que requiere
poner en la mesa todos los datos que aporten elementos para el conocimiento de la institucin en
sus diversos aspectos: estructural, funcional, de su organizacin interna, sus procedimientos y
competencias, de su normatividad, y, por supuesto lo referente a las variaciones que ha sufrido la
institucin a lo largo del tiempo, es decir, su desarrollo temporal, histrico.
Tal vez con esta posicin ante los planteamientos archivsticos estaramos resucitando la
vieja polmica que se dio en Europa, desde finales del siglo XIX hasta los inicios del XX, acerca de si
las tareas del archivista se limitaban a la organizacin y a la descripcin de los documentos o deban
extenderse a las del historiador y de hecho, ser l mismo un historiador no slo porque siga una
metodologa acorde con la utilizada por la historia, sino porque el trabajo archivstico es, en s, un
aporte histrico que debe quedar plasmado en textos que den noticia de la institucin a lo largo de
su estructura organizacional y de su periodizacin cronolgica.
Concluyendo en este aspecto, tendremos que dejar para la discusin el papel que como
archivistas debemos adoptar ante las exigencias de la sociedad pero, sobre todo, ante las exigencias
que la misma ciencia o disciplina nos vaya sealando como parte de su desarrollo y evolucin.

Relacin archivo-historia
Siguiendo con las lneas anteriores, quisiramos continuar sustentando nuestras ideas al respecto y
recalcar algunos de los aspectos que consideramos esenciales del concepto de archivo y su relacin
con la investigacin histrica.
Los documentos no surgen de la nada, no surgen como una actitud espontnea de uno o
varios personajes, sino que son parte de un contexto determinado, de una serie de actitudes que se
van ligando entre s para dar sentido a una accin o a un fenmeno social que a su vez es parte de

84
Conciencia yacia
otro contexto ms amplio y que produce acciones mayores, tal vez procesos decisivos para la
sociedad en que se desarrollan.
El individuo aislado no hace necesariamente historia, sta es el conjunto de acciones y de
procesos desarrollados por la totalidad de los individuos que forman una sociedad especfica. Ese
conjunto de individuos, de sociedades humanas, se relacionan entre s a travs de la transmisin de
datos y de informaciones, de cdigos especficos que se combinan para dar sentido a la convivencia y
por tanto a los objetivos de la vida en sociedad. A su vez, esa transmisin de contenidos y de
informacin se manifiesta ya sea de manera oral o en su caso, escrita, y esa manifestacin, si se asienta
en algn soporte material, queda plasmada en lo que conocemos todos como documentos, siendo de
esta manera entendido el documento, como la manifestacin de las relaciones entre los individuos,
plasmada en un soporte material que contiene la informacin necesaria para la vinculacin de los
mismos.
Debemos tener en cuenta que los documentos requieren de un contexto, y no solamente de
ese contexto histrico que los envuelve en una serie de procesos para entender la importancia de su
papel en el conocimiento retrospectivo, sino tambin del contexto archivstico, es decir, de la forma en
que se van relacionando entre s de una manera natural, como productos de acciones administrativas
determinadas y, a partir de las mismas, crean una estructura en la que cada uno de sus componentes
adquiere un sentido en tanto se relaciona con los dems y el conjunto adquiere su valor total a partir
de la conjuncin de esos elementos.
Esa visin estructural del archivo es necesaria y forzosa cuando hablamos de la importancia
de los archivos para el conocimiento de las instituciones y cuando lo relacionamos con una visin
semejante a los procesos histricos, es decir una visin segn la cual los sucesos se presentan y
organizan estructuralmente. Caro Baroja explica la visin estructural de la historia de la siguiente
manera: ...con independencia del origen de los elementos que lo constituyen (a los sucesos) se les
da una forma bastante clara y perceptible, que es a lo que podemos llamar estructura... Algo que
tiene que ver con la posicin que cada elemento tiene en relacin con otro y que hace que presente
el conjunto una especie de fisonoma definida.2 Eso mismo podramos decir de los archivos.

2
Caro Baroja, Julio, Reflexiones nuevas sobre viejos temas, Madrid, Ediciones Istmo, 1990, p. 49.

85
cultura archivstica
 Por lo tanto, si no podemos hablar de los individuos aislados como hacedores de la historia,
por lo mismo, tampoco podemos hacerlo de los documentos sueltos como componentes de un
archivo que, entendido de esa manera, contienen informacin relevante y ms an, porque no
solamente se trata de la informacin o de la suma de informaciones contenidas en cada uno de los
documentos que lo conforman sino que ofrece, adems, el conocimiento emanado de las relacio-
nes estructurales que entre s tienen los documentos, y que por s mismas son capaces de desglosar
una serie de datos acerca de las instituciones, datos que no se leen necesariamente en los docu-
mentos.
Otro elemento caracterstico que acerca el trabajo archivstico con el histrico es el de la
periodizacin, de la ubicacin temporal de los documentos y de su desarrollo a lo largo del tiempo.
Jacques Derrida en su obra Mal de archivo 3 distingue de entrada, etimolgicamente, dos aspectos
fundamentales de la palabra archivo, que persisten en el concepto: Comienzo y mandato.
Al primero de ellos quisiramos dedicar algunos minutos de la presentacin ya que lo
consideramos tambin un elemento relevante para el entendimiento del concepto de archivo y de
su importancia en la vida institucional.
Y es que el hablar de archivo como comienzo, como principio, plantea necesariamente la
posibilidad de un origen, de un momento, de un espacio temporal que requiere para un cabal
entendimiento a travs del tiempo, una secuencia, una serie de momentos posteriores al origen que
dan sentido total al proceso de creacin y acumulacin documental.
Y como en todo proceso, para su mejor entendimiento, se requiere de una periodizacin,
de una divisin en etapas, en edades, que ayuden a entender de mejor forma el papel que juegan
los documentos en cada una de ellas y, finalmente, en el proceso de la informacin.
De esta manera, el archivo se concibe como un conjunto de documentos en una sucesin de
etapas, de momentos que le dan ciertas caractersticas y prolongan su valor a lo largo de las
mismas. Los documentos as, tienen varias etapas que definen su funcin especfica y su valor ante
las instituciones y la sociedad y dan origen a determinado tipo de archivos.

3
Mal de archivo, una impresin freudiana, Madrid, Editorial Trotta, 1997, p. 9 y ss.

86
Conciencia yacia
 Para el caso que nos ocupa, diremos que los archivos histricos o permanentes son una
especie de resumen de ese proceso espacial y temporal en tanto guardan la memoria de las estruc-
turas en tiempo y en forma, es decir, en una visin global entre el tiempo, el espacio y la forma en
que los conjuntos se estructuran.
De esta manera, y retomando la polmica acerca de la funcionalidad de los archivos, conside-
ramos que ms all de sta, y de la utilidad evidente que para las instituciones tienen, es preciso hacer
algunos sealamientos que intenten ir un poco ms all y esto, a nuestro juicio, tiene que ver ms con
el mtodo que con el objetivo. Un mtodo que se puede y debe aplicar no slo en la concepcin del
archivo sino tambin para su tratamiento y an ms, su puesta en servicio y su difusin.
El archivo ha sido objeto de diversas formas tradicionales de concepcin y tratamiento. Se
ha ligado generalmente su existencia a otros grupos y conjuntos documentales como las bibliotecas
principalmente, las hemerotecas, los museos, las fototecas, las colecciones documentales y actual-
mente con las bases de datos por sealar algunos.
Sin embargo, los archivos se han venido independizando tanto en el aspecto fsico y mate-
rial como en el conceptual y esto tiene mucho que ver con la forma en que se estructura la
informacin y con el sentido de originalidad natural que resuelve su acumulacin. Para el trata-
miento de los archivos (y nos referimos ya concretamente a los histricos), en cuanto a su organi-
zacin, que tiene una importancia mayor que la difusin como aspecto esencial, es necesario
pensar en la actividad archivstica como una ciencia que plantea la necesidad de mantener un orden
originario o en su caso, de reconstruirlo cuando se haya perdido por cualquier razn.
Esto trae consigo una serie de planteamientos metodolgicos que van desde la identificacin
de los aspectos contextuales y fsicos de los documentos, hasta la propuesta de seriacin de los
mismos en tanto las series, como unidades archivsticas, son producto de relaciones, jerarquas,
influencias, recortes, lmites, reanudaciones, olvidos, repeticiones, en fin, significaciones de con-
junto que son por eso mismo, susceptibles de establecerse en series documentales que a su vez
reflejan esa serie de series de que nos habla Foucault en su Arqueologa del saber.4

4
Mxico, Siglo XXI Editores, 1997, p. 4 y ss.

87
cultura archivstica
 Se trata, no solamente de analizar el documento en su contenido explcito o sea, no hacer
su interpretacin a partir nicamente de lo que leemos en el lenguaje establecido; tampoco se trata
solamente de determinar su validez sino continuando con Foucault cuando se refiriere a la
historia, trabajarlo desde el interior y elaborarlo as como de organizarlo, distribuirlo, orde-
narlo, repartirlo en niveles, establecer series, distinguir lo que es pertinente de lo que no lo es, de
definir unidades, de describir relaciones.5 Y en ese mismo sentido, el documento dice este
autor no es el instrumento afortunado de una historia que fuese en s misma y con pleno
derecho memoria; la historia es cierta manera para una sociedad de dar estatuto y elabo-
racin a una masa de documentos de la que no se separa.6 Acaso no pensamos eso del archivo?
En este mismo sentido, la archivstica puede ser considerada como una arqueologa de los
archivos, de los documentos, una bsqueda de la necesaria reconstitucin del sentido natural y
original que tuvieron los documentos y a partir de esto plantear la importancia de constituir series,
definir sus elementos y fijar sus lmites; disponer las relaciones que les dan sentido y unidad y
establecer el tipo de relaciones con las otras series del archivo a fin de formar esas series de series
de que nos habla Foucault o en su caso, cuadros que reflejen los diversos estratos, las cronologas,
las jerarquas, las relaciones entre las diversas unidades, etctera, etctera.
Esta idea hace de los archivistas, principalmente los especializados en archivos histricos,
productores de conocimiento en tanto la archivstica implica un producto para la historia de las
entidades que crean los documentos y por tanto, los archivos.
Es as que el archivista, el profesional de los archivos, tiene a su cargo la importante misin
de dar coherencia a las fuentes documentales, de restablecer las relaciones estructurales con que
nacen los documentos, de reconstruir el pasado de las instituciones a travs del conjunto de esas
fuentes testimoniales y por fin, como una consecuencia natural, buscar la posibilidad de socializar
el contenido informativo de cada una de las piezas que conforman los archivos pero dentro del
conjunto que stos mismos representan.
Concluiremos recalcando la necesidad de acercarnos a ciertas instrumentaciones tericas y
metodolgicas que identifican al archivo con la historia, al archivista con el historiador, al grado
5
Ibid, pp. 9-10.
6
Ibidem.

88
Conciencia yacia
que podramos decir que entre stos existe una relacin simbitica, en tanto que ambos sacan
provecho de una vida en comn que entre ellos se desarrolla.
La historia y los archivos son as, elementos que se interrelacionan, que se necesitan para
poder ser, para lograr los objetivos que caracterizan a estas actividades, para contribuir de mejor
manera, en el conocimiento de las sociedades humanas.
As, los archivos y la historia, cada uno frente a su papel dentro del saber histrico, repre-
sentan la posibilidad de un conocimiento mucho ms amplio del desarrollo humano a travs del
tiempo, de las capacidades humanas de crear, de transformar y por supuesto, de dejar testimonio
de esas capacidades.

89
cultura archivstica
90
Conciencia yacia
 Vanessa Veintemilla Minaya
Archivera de la Pontificia
Universidad Catlica
de Per

91
cultura archivstica
92
Conciencia yacia
El archivero universitario: una vocacin con formacin

Desde que nacemos, e incluso antes de nacer, ya generamos documentos y crecemos en medio de
ellos reflejando nuestra vida en sociedad; documentos importantes con los cuales asumimos dere-
chos y obligaciones, por ejemplo: la partida de nacimiento, la partida de bautizo, las libretas de
notas, las boletas de pago, etctera. Y sigue nuestra vida y con ella nuestra creciente produccin
documental, documentos que en principio debern mantener una organizacin que permita su
adecuado uso.
Ya con el tiempo, esta actividad innata de archivar dira mejor, esta fatal actividad de
archivar, evidencia la necesidad de adquirir criterios archivsticos, y vamos encajando en el perfil
del archivero, decidindonos a seguir esta profesin, ya no slo por vocacin, que es muy impor-
tante, sino que ya nos preocupamos por una formacin, dndonos cuenta de que no nos equivo-
camos; pero cmo equivocarnos si hacemos esto con nuestros documentos diariamente, verdad?
La vocacin es un proceso interno que orienta al individuo a elegir una profesin u ocupa-
cin; la eleccin es una decisin personal en la que interviene la conciencia y la voluntad. Elegir,
pues, la carrera archivstica requiere, esencialmente, en un plano ideal, una vocacin, vocacin
clara para servir a los dems.
Este llamado interno la vocacin es uno de los ejes ms importantes para nuestro
desarrollo en el campo de los archivos, pues muchas veces no obtenemos el reconocimiento que se
merece como toda carrera profesional y hay necesidad de superar ese mal trance; es tambin la
vocacin la que nos llevar y animar a hacer, crear e innovar los trabajos archivsticos ms intere-
santes y poder difundirlos por tan slo el hecho de acercar a las personas a conocer su pasado, su
historia, su vida.

93
cultura archivstica
 Ser archivero, en el mejor de los casos, es sinnimo de orden, limpieza, responsabilidad,
honradez, respeto al derecho y, sin faltar a la verdad somos eso y mucho ms. En el peor de los
casos, hay una tremenda confusin basada principalmente en la ignorancia.
Es difcil seguir esta carrera si no tenemos vocacin; ste es un trabajo que requiere, en
primer lugar, el gusto por servir a los dems, un trabajo silencioso pero noble y notable que con la
vocacin, ser difcil incumplir todas las exigencias que la profesin archivstica requiere, por lo
que entonces hablamos de calidad profesional.
Porque hablar de personal archivero en nuestras universidades, hoy en da, no es slo
referirse al buen cumplimiento de las labores tcnicas, como acopiar, organizar, describir, conser-
var y servir la documentacin a la institucin universitaria; el personal archivero ya es un profesio-
nal que ha recibido formacin. Y la formacin no es slo el hecho de estudiar cuatro aos la
carrera profesional, como el caso de la Escuela Nacional de Archiveros del Per; sino que es
siempre el estudio constante dentro y fuera de las aulas, es platicar con los que saben ms, es leer
la literatura pertinente, es estar preparado para dirigir la poltica y crear conciencia archivstica,
estar preparado para la aplicacin y la actualizacin de normas legales, estar preparado para
modificar, actualizar y avanzar en la ciencia archivstica. Conseguir la especializacin dentro del
campo archivstico refleja un mayor estudio y un mejor desarrollo personal sin perder de vista lo
general de la carrera.
En el Per la carrera se sigue en la Escuela Nacional de Archiveros, con cuatro aos de
estudios, dentro de los cuales el primer ao est dedicado a una formacin general como humani-
dades, arte y ciencias bsicas; en los siguientes tres aos se llevan las asignaturas propias de la
especialidad como, introduccin a la archivstica, organizacin, descripcin, seleccin, conserva-
cin, servicios archivsticos, difusin, paleografa, legislacin, administracin de archivos, ingls
tcnico, derecho administrativo, etctera; una buena preparacin ayuda en el buen desempeo del
profesional.
A este propsito contribuyen tres asignaturas fundamentales: lgica, filosofa y tica y
epistemologa.
La Pontificia Universidad Catlica del Per es una de las instituciones que en sus archivos ha
delegado esta funcin a un archivero, como debe ser; para seleccionarlos hay dos requisitos esen-

94
Conciencia yacia
ciales: el primero, ser una persona confiable, honrada, en otras palabras una persona con cuali-
dades individuales muy elevadas, una persona decente; el segundo requisito es ser estudiante o
haber estudiado en la Escuela Nacional de Archiveros. Cabe resaltar que la permanencia en la
universidad como archivero, se da con la obtencin del ttulo profesional.
En el Per, y puedo decirlo con orgullo, la carrera de archivstica, tiene un buen desarrollo
profesional para sus alumnos, ya que aproximadamente 80 por ciento del alumnado ya trabaja en
empresas pblicas o privadas y otro 20 por ciento se encuentra en estudios generales y, con
respecto a los graduados y titulados, el 100 por ciento tenemos trabajo seguro; de esta manera
puedo afirmar, que la memoria de la nacin est en buenas manos, las de alumnos y egresados que
estudiaron para dar lo mejor de s en los archivos, y as resguardar el valioso patrimonio docu-
mental de la nacin.
El objetivo de las reuniones entre profesionales de la archivstica, es conseguir, en lo posible,
entre otras cosas, regular las normas y las directivas que algunas veces, o no se cumplen o no
abarcan como deberan, y sobre todo proponer el desarrollo de investigaciones dentro del campo
para enriquecerla. Si bien es cierto que la archivstica requiere de la prctica, sta se mejora con la
teora; los obstculos se enfrentan y se solucionan con la preparacin adecuada.
En la I Reunin de Archivos Universitarios, realizada el 2 de junio de 1989 en la Pontificia
Universidad Catlica del Per, se aprob la Declaracin de los Archivos Universitarios, que en uno
de los puntos dice lo siguiente, los archivos universitarios precisan de archiveros rigurosamente
formados para su acertada conduccin y desarrollo. Los archiveros son responsables de la docu-
mentacin que custodian y deben guardar estricta reserva en los asuntos que la exigan.
La tica es inherente a la labor archivstica, no slo en nuestro trabajo para con la univer-
sidad a la cual servimos en sus fines acadmicos y administrativos, ya que el archivero es el respon-
sable tanto del buen cuidado del documento como de la informacin que maneja; por lo tanto
debemos ser, pensar y actuar con sentido tico. El archivero nunca debe, con sus actos profesio-
nales ni personales, sacar provecho de la informacin sino que deber asumir la responsabilidad
que esto conlleva. Desde lo ms simple de una informacin hasta lo ms complejo, ha de respetar
y har respetar su trabajo. No resto aqu el derecho a la investigacin que tiene todo archivero,
pero esta franquicia no lo deja libre para la ventaja que su posicin le da.

95
cultura archivstica
 La formacin del archivero universitario, luego de ser archivero, incluye conocer y estudiar
a la universidad donde trabaja, sus principios, sus funciones, sus fines, sus metas y sus objetivos;
saber de cada una de las unidades acadmicas y administrativas que la constituyen, para as poder
encauzar el trabajo, saber qu documentacin genera y poder reconocer los tipos documentales
particulares, propios de una universidad, definir a nuestro investigador, y elaborar los instrumentos
descriptivos que ayuden tanto al trabajo archivstico como a los usuarios.
El Archivo de la Pontificia Universidad Catlica del Per preserva, en sus instalaciones todava
provisionales, la memoria documental de la institucin desde su fundacin, en 1917. Precisamente,
ese Archivo mide da a da la preparacin acadmica y profesional de sus archiveros comenzando por
el Archivero de la universidad. All se concretan las tareas tpicas de cualquier archivo y las tareas
singulares de ese archivo universitario, que lo distinguen de sus similares. Esas tareas comprenden
desde el trabajo propiamente archivstico tan amplio y, a veces tan complicado hasta la docencia,
el asesoramiento, la informacin de toda ndole, la publicacin de los Cuadernos del Archivo de la
Universidad con documentos y asuntos de la vida pasada de la institucin, la participacin en reunio-
nes y tantos otros afanes en los que no cabe nicamente la vocacin sino la formacin.
Las ventajas que nos da la formacin archivstica son poder discutir y tomar decisiones
concernientes a la mejor conduccin y aplicacin de nuevas tecnologas para la labor archivstica,
para citar algo actual. Y la formacin deber darse en todos los campos que ayuden al mejor
manejo de nuestro trabajo, por ejemplo la informtica, para la creacin de un software o la aplica-
cin de uno que ayude en la gestin, a la bsqueda en el menor tiempo posible y al control en el
archivo de gestin, especificando en l, el tiempo de vida y reconociendo los documentos de valor
permanente.
Otro estudio obligatorio para el archivero es el de los idiomas; qu difcil y qu engorroso es
no poder desarrollarnos, comunicarnos bien ni servir adecuadamente por la falta de conocimiento
o de profundizacin en idiomas; entonces nos vemos en la obligacin de continuar nuestro estudio
en idiomas, digo continuar, puesto que en la Escuela Nacional de Archiveros del Per el programa
exige el estudio de idiomas nicamente hasta un nivel tcnico.

96
Conciencia yacia
 Creo que todos vamos a coincidir en esto, la carrera archivstica tiene que incluir una
formacin integral, slida y continua. Nosotros los archiveros somos ese engranaje que har fun-
cionar a la gran mquina, la mquina de la memoria, la mquina del recuerdo documental, la
mquina de la administracin. La gran mquina es el archivo universitario que alberga en su
espacio fsico la vida de una institucin fundamental para el desarrollo de su pueblo. Es por ello la
importancia de poder desarrollarnos y formarnos lo mejor posible para poder mantener fresco y en
mejor condicin posible la memoria en documentos.

97
cultura archivstica
98
Conciencia yacia
 Andrea Escobar Barrios
Profesora de la Escuela Nacional
de Biblioteconoma y
Archivonoma

99
cultura archivstica
100
Conciencia yacia
Importancia de la enseanza de la historia para los estudiantes
de archivonoma

En todos los pueblos de todas las pocas, el quehacer histrico ha jugado un papel preponderante,
ya sea como tradicin oral o escrita, utilizando fonemas, pictogramas, dibujos, escrituras, impresos.
Desde la antigedad, las motivaciones del historiador se han dividido entre la preocupacin
por alcanzar la verdad y la pretensin de dar consejos a los hombres de accin; esto es, que la
historia sirva para algo, que su conocimiento permita llegar no solo a una verdad sino a una
utilidad. Al respecto Marc Bloch escribe an en la hiptesis de que la historia deba ser juzgada
incapaz de otros servicios, correspondera hacer valer en su favor su condicin de entretenida [...]
Es que el espectculo de las actividades humanas, que constituye su objeto particular, est hecho,
ms que cualquier otro, para cautivar la imaginacin?1
Pero como sabemos y el mismo Marc Bloch lo afirma, la historia no puede ser sola-
mente conocer el pasado o acumular datos o servir de entretenimiento; la historia debe su primor-
dial importancia a la comprensin de las causas que han dado efecto hacia el presente y cmo esta
historia est interconectada como un nexo universal con las manifestaciones culturales.
La historia se apoya en su propia expresin griega que significa bsqueda o averiguacin,
pero que debe reflejar un proceso social producto de condiciones socioeconmicas concretas y de
relaciones inevitables entre los hechos humanos.
As, la historia abarca, por consiguiente, todo el quehacer humano en sus diversas manifesta-
ciones y de manera especial, diremos nosotros, a la archivonoma quien posee las fuentes primarias de
esa historia.
1
Bloch, Marc, Apologie pour l'Historie ou mtier d'historien, 4 ed., Paris, Colin, 1961, citado por Antoine Leon, en La
historia de la educacin en la actualidad, Oficina Internacional de Educacin, UNESCO, 1985, p. 10.

101
cultura archivstica
 Tanto en el pasado como en el presente, existen una serie de constantes histricas que
debemos considerar para ayudar a la comprensin de los procesos histricos en todas sus manifes-
taciones, sociales, polticas y econmicas y de la evolucin de las sociedades. Al respecto nos dice
Arnaldo Crdova:

La historia es, ante todo, memoria del pasado en el presente. Es una recreacin colectiva, incluso
cuando se la convierte en ciencia, es decir, en explicacin, en respuesta a los porqus del
presente y en afirmacin demostrable o sujeta a comprobacin. Es el hogar de la conciencia de un
pueblo, el contexto objetivo de su modo de pensar, de sus creencias, de su visin de la realidad,
de su ideologa, incluso cuando es expresin individual. No hay independencia de la conciencia
colectiva del hombre... la esencia de la historia como anlisis y enjuiciamiento de los hechos
pasados, consiste en hacer del pasado mismo un problema del presente.2

Los fenmenos sociales, polticos y econmicos, la tecnologa, la ciencia, la religin, el arte

y las ideologas, no constituyen fenmenos aislados que se expliquen por s mismos. Todos ellos
guardan una estrecha vinculacin y lazos de interdependencia; los cambios que en cada esfera se
producen, no dejan de provocar una repercusin en los restantes. De ah que la historia, si preten-
de obtener una explicacin del pasado y con ello una comprensin del presente, deba orientarse
hacia una historia total, que estudie todos los fenmenos, que no se parcialice en determinados
estudios porque con ello no har sino perder elementos de la realidad, a veces muy valiosos, y
perder posibilidades de lograr una aproximacin cada vez mayor a la verdad. La historia ha
tomado a su servicio, determinado nmero de ciencias auxiliares que formulan leyes generales, no
sobre sociedades primitivas, sino sobre civilizaciones, por ejemplo: la economa, la ciencia poltica
y la sociologa.3 La historia abarca todo tipo de actividades humanas.
El enfoque historicista del estudio de la historia nos provee de herramientas para extender el
rea de la influencia de la investigacin histrica hacia todas las actividades acadmicas, pues una
realidad evidente es que toda rama del conocimiento tiene historia; es innegable... que siempre
2
Crdova, Arnaldo, La historia maestra de la poltica en Historia para qu, 4 ed., Mxico, Siglo XXI, 1982, p. 131.
3
Toynbee, Arnold, Estudios de la historia, Compendio I/IV, 5 ed., Madrid, Alianza, 1980, p. 81.

102
Conciencia yacia
nos parecer que una ciencia tiene algo de incompleto si no nos ayuda, tarde o temprano a vivir
mejor. Y cmo no pensar esto an ms vivamente cuando nos referimos a la historia que..., est
destinada a trabajar en provecho del hombre, ya que tiene como tema de estudio al hombre y sus
actos?.4 La etapa de bsqueda de la verdad, de la investigacin es la etapa en la cual se descubren
elementos del conocimiento y se establecen relaciones y conexiones.
El conocimiento de los orgenes de las propias disciplinas de estudio es un valioso recurso
didctico, pues facilita la comprensin de su propio proceso de desarrollo, de esta manera la historia
contribuye a la vida acadmica al proporcionar el registro, anlisis e interpretacin de las aportaciones
de individuos o grupos, as como de tradiciones, instituciones y corrientes de pensamiento, en el
complejo proceso del conocimiento que tratamos de trasmitir a las nuevas generaciones.
Nuestra sociedad se caracteriza por continuos cambios que no siempre alcanzamos a en-
tender, por lo cual fcilmente nos sentimos aislados e inseguros quedando disminuida cada vez ms
nuestra capacidad de adaptacin. Esta situacin puede superarse si en nuestra formacin profesio-
nal se fortalece el vnculo con la investigacin histrica, ya que toda transformacin puede enten-
derse si se conoce su historia.
Por otro lado, debe asumirse que la investigacin histrica no debe quedar en investigacin
de lugares, personajes y circunstancias sociopolticas y econmicas de las distintas etapas o en las
diversas ramas de las ciencias y las artes, sino que debe lograr un conocimiento objetivo. Como nos
dice Freire: A partir de las relaciones del hombre con la realidad, resultantes de estar con ella y en
ella, por los actos de creacin, recreacin y decisin, ste va dinamizando su mundo. Va domi-
nando la realidad, humanizndola, acrecentndola con algo que l mismo crea; va temporizando
los espacios geogrficos, hace cultura.5
Asimismo, quienes hacen historia o por su disciplina se vinculan con la misma, es necesario
que consideren los requisitos que esto conlleva:

Un buen investigador debe estar libre de todo prejuicio, disponer de buen sentido comn,
dominar el pensamiento terico y saber pensar en trminos realistas y... ante todo, tener un

4
Bloch, Marc, Introduccin a la historia, Mxico, Fondo de Cultura Econmica, 1984, p. 16 (Breviarios nm. 14).
5
Freire, Paulo, La educacin como prctica de la libertad, 25 ed., Mxico, Siglo XXI, 1979, p.152.

103
cultura archivstica
 concepto elevado de la responsabilidad y honradez con que se tiene que proceder para inspirar
la confianza de que los datos y antecedentes en que basa su investigacin son exactos y han sido
correctamente utilizados.6

Cuando por el caso utilizamos las fuentes primarias emanadas de los archivos, podemos
encontrar que stas reflejan la faceta humana de los protagonistas que estuvieron en determinado
momento, permitindonos recrear el contexto histrico en que se originaron los documentos.
La historia debe ser una materia fundamental en los programas de estudio, principalmente
por su particularidad de ser un instrumento intelectual de la cultura y que tiene como finalidad
hacer un estudio crtico y objetivo de los acontecimientos humanos trascendentes, buscando las
causas de ellos y las consecuencias que los han originado.
Sabemos que la historia es la disciplina encargada de estudiar nuestro pasado, pero no como
un simple relato de lo acontecido, sino como un proceso social producto de condiciones
socioeconmicas concretas y de relaciones inevitables entre los seres humanos y las obras y sucesos
que han generado; los hechos histricos que los documentos consignan no bastan nunca para llenar
por completo los epgrafes. No dan respuesta directa a muchas cuestiones, faltan rasgos necesarios
para trazar el cuadro completo de los estudios sociales, de la evolucin o de los acontecimientos.
La historia debe investigar cuidadosamente el acontecer social, a fin de determinar las
razones que provocaron los hechos, las conexiones de ellos con otros fenmenos de su poca y
aun la relacin que guardan con sucesos posteriores.
La historia puede ser verdad relativa y no por ello deja de ser ciencia, se apoya en los
documentos para tratar de llegar a una verdad absoluta. Los archivos constituyen la fuente bsica
de investigacin de cualquier aspecto social, pasado o presente; el archivo es el registro de la
informacin, ya sea en su funcin histrica, analtica, previsora y supervisora. Los profesionales
del rea se dedican a seleccionar, valorar y clasificar los documentos, con la finalidad de que dichos
documentos den sustento a las actividades humanas para las que fueron creados, preservando as
la memoria histrica.
6
Hermann, Max, citado por Ernesto de la Torre Villar en Investigacin Econmica: su metodologa y su tcnica, Mxico,
Fondo de Cultura Econmica, 1963, p. 29.

104
Conciencia yacia
 En nuestro pas sabemos que existe una gran problemtica respecto a la falta de integracin
cultural; ser un pueblo multitnico da lugar al desgarramiento de nuestros valores histricos como
tales por lo que es necesario dar una debida valoracin de la historia en el mbito acadmico y
profesional, a efecto de evitar problemas de crisis de identidad cultural y con la finalidad de conseguir
la profesionalizacin del archivista, pues al tener ste una formacin especfica, no puede desligarse
del proceso de racionalizacin y formalizacin de las actividades existentes, del contexto histrico en
que cada documento fue creado, para poder otorgarle su carcter de legtimo.

105
cultura archivstica
106
Conciencia yacia
 Humberto Sotelo Mendoza
Investigador del Archivo
Histrico Universitario
de la BUAP

107
cultura archivstica
108
Conciencia yacia
En torno a la labor de divulgacin de los archivos histricos
universitarios

Como se ha dicho hasta el cansancio, uno de los aspectos centrales si es que no el central que
le permite a las naciones forjar su identidad social y cultural es la conciencia de su memoria
histrica. sta no solo permite asegurar la fortaleza de sus races, sino prever su devenir, estando
as en condiciones de adoptar las providencias necesarias para enfrentar exitosamente los desafos
del presente y del futuro.
De ah la importancia que reviste el resguardo de las constancias documentales del pasado. Los
pueblos que no las preservan estn expuestos a perder su identidad, sobre todo cuando sus enemigos
internos o externos se proponen deformar su historia, en aras de justificar sus intereses.
Estamos persuadidos que esto es lo que tena en mente el poblano Jos Mara Lafragua al
presentar ante el Congreso, el 19 de noviembre de 1846, un reglamento encaminado a organizar el
Archivo de la Nacin, para que puedan extraerse los datos necesarios para escribir la historia con
verdad y exactitud...1 Sin duda el entonces Ministro de Relaciones Interiores y Exteriores ya adverta
los intentos de los adversarios del progreso de nuestro pueblo por desvirtuar la historia patria.
Ahora bien, no basta la organizacin de los archivos para que stos cumplan con la tarea
que sealaba Lafragua: tambin se requiere que contribuyan a la difusin y divulgacin de la
memoria histrica de nuestras instituciones y nuestro pas.
Diversos archivos nacionales y estatales de Mxico impulsan dicha labor de manera ejemplar:
tengo en mente, por ejemplo, las revistas de los archivos estatales de Sonora y del Estado de Mxico.

1
Citado por Patricia Galeana en Los Archivos como fuentes esenciales para la ciencia histrica, en Historia de Sonora,
rgano de la Direccin General de Documentacin y Archivo del Gobierno del Estado, enero-marzo de 1999.

109
cultura archivstica
 En nuestras universidades, si bien los archivos histricos ya comienzan a promover activi-
dades de divulgacin, lo cierto es que an falta mucho camino por recorrer al respecto.
En 1960 el entonces rector de la UNAM Ignacio Chvez impuls las primeras gestiones
encaminadas a crear el Archivo Histrico de esa institucin, tomando en cuenta que en dicho ao
se conmemorara el quincuagsimo aniversario del restablecimiento de la Universidad Nacional.
Entre las actividades iniciales que se dieron para cristalizar dicho proyecto destac la histrica
exposicin La Universidad de Mxico de ayer y hoy, en cuya inauguracin el entonces represen-
tante de la Biblioteca Central de esta institucin, Tobas Chvez, expres: como un medio de
integrar a los universitarios al contexto histrico de su casa de estudios, el rector Ignacio Chvez
decidi la creacin de una exposicin permanente que mostrase la dinmica de su historia.2
Tales palabras, a nuestro parecer, definen a la perfeccin uno de los aspectos principales si es
que no el principal de la misin de los archivos de las instituciones de educacin superior esto es:
contribuir a que los universitarios se compenetren con la memoria histrica de sus casas de estudios, y de
las relaciones de stas con su entorno social, lo cual reviste una relevancia fundamental para la cohesin
social y cultural de los mismos; cuestin tanto ms relevante si tomamos en cuenta la masificacin que
enfrentan la mayora de las instituciones de educacin superior de nuestro pas, hecho que tiende a
propiciar la prdida de identidad de la comunidad universitaria.
A la vez, la compenetracin de los universitarios con la memoria histrica de sus centros de
estudio y de su entorno social es un factor de fundamental relevancia para la formacin cvica de
aqullos. No es por ello casual que en diversas universidades europeas algunos humanistas, peda-
gogos y cientficos sociales planteen la necesidad de que los archivos universitarios desarrollen un
papel protagnico en el campo de la educacin. As, por ejemplo, Herbert Schott, de la Universi-
dad de Baviera, sugiere lo siguiente:

Los archivos tienen que jugar una parte activa en el campo de la educacin; los mtodos tradicio-
nales de relaciones pblicas dentro del mundo de los archivos presentacin de documentos

2
Prez Cruz, Jos E. y Enrique Lira Soria, Archivo Histrico de la UNAM: tres dcadas de vida, en Teora y Prctica
Archivstica I, Coordinacin de Humanidades, Centro de Estudios sobre la Universidad, UNAM, 2000, p. 78.

110
Conciencia yacia
 originales en las exposiciones, seminarios y publicaciones en revistas dirigidas al pblico acad-
mico no es suficiente ni adecuado en la era de la informacin y del papel cambiante de los
archivos y los documentos en la sociedad moderna... Para que los archivos sean considerados
como una institucin que es responsable de la memoria de una nacin y de tomar decisiones
sobre los documentos que tienen que ser conservados o destruidos, hay que participar en las
actividades educativas, tienen que cooperar con las escuelas, universidades y oficinas de la
administracin.3

Sera conveniente que los archivos histricos universitarios de nuestro pas impulsasen inicia-
tivas semejantes. Empero, con antelacin, se requiere en primer trmino que tales instancias le conce-
dan una mayor relevancia a la tarea que sealaba Ignacio Chvez; esto es, la integracin en el buen
sentido del trmino de los universitarios al contexto histrico de sus casas de estudios (a lo que
agregaramos de su entorno social). Porque lo cierto es que, en los hechos, suele suceder que los
universitarios no slo desconocen la historia de sus instituciones, sino incluso de su propia escuela, a
pesar de que existan en sus universidades archivos histricos.
Esto obedece, principalmente, a que las instituciones archivsticas no asumen de manera
adecuada la tarea de la divulgacin.
En casi la mayora de los documentos que hacen referencia a la funcin de los archivos
histricos universitarios, se dice que los mismos han sido creados con la misin de rescatar, custo-
diar, organizar y resguardar todos aquellos documentos esenciales para la preservacin de la
memoria histrica de las instituciones de las que forman parte, y del contexto social en que stas se
encuentran insertas. Pero rara vez se habla acerca de la importancia que revisten tales instancias
para contribuir a la divulgacin de la historia de sus instituciones y de su entorno.
Si bien es innegable que las actividades de rescate, custodia y organizacin de los docu-
mentos mencionados constituyen la labor esencial de los archivos universitarios, no menos cierto es
que las mismas son insuficientes para cristalizar el propsito de contribuir a la preservacin y

3
Schott, Herbert, Archives and education en Bavaria, en Archivum, International Review on Archives, vol XLV, pp. 297,
298.

111
cultura archivstica
difusin de la memoria histrica de las instituciones. Esto exige, sin duda, la puesta en marcha de
proyectos o iniciativas encaminados a definir un rea de divulgacin, que tenga su propia especi-
ficidad y tareas concretas. Y decimos especificidad porque ciertamente dicha labor no debe
interpretarse como una simple tarea de publicacin de determinados documentos fundacionales
tarea que por cierto suelen impulsar la mayora de los archivos universitarios sino debe asumirse
como una funcin que tiene sus propias normas, ritmos de trabajo, y sobre todo, sus propios
criterios y actividades.
As, en primer trmino, la tarea de divulgacin requiere valga la redundancia de un
lenguaje accesible a la mayora de los universitarios, a efecto de que los mismos puedan estar en
posibilidades de acceder a la lectura de los materiales. La experiencia que tenemos al respecto con
nuestra gaceta Tiempo Universitario en la que abordamos la historia de las diversas escuelas y
facultades de la institucin es muy estimulante, ya que hemos logrado involucrar a amplios
sectores de la comunidad universitaria.
Los materiales de divulgacin de los archivos universitarios deben, asimismo, diferenciarse
cabalmente de las publicaciones que editan las otras dependencias institucionales, por ejemplo, los
rganos de informacin que publican las autoridades, o las revistas u otro tipo de publicaciones
que editan las instancias de extensin universitaria o de difusin cultural.
Tales materiales deben, adems, aparecer con regularidad para formar entre los universi-
tarios la costumbre de adquirir los materiales publicados por los archivos.
Suele argirse que las actividades de divulgacin de los archivos propician duplicidad de
funciones respecto a la labor que realizan determinados centros o institutos de investigacin de las
universidades, pero eso no es verdad: estos ltimos desarrollan investigaciones dirigidas a pblicos
distintos o especiales, y su objetivo no es precisamente la divulgacin.
El peligro, a nuestro parecer, no estriba en la duplicidad de funciones sino ms bien en la
falta de comunicacin o de vasos comunicantes entre los archivos y los centros de investigacin,
expresin que tiene que ver con falta de interaccin entre la docencia, la investigacin y la exten-
sin que comnmente se presenta en nuestras universidades.

112
Conciencia yacia
 La experiencia que tenemos en el Archivo Histrico de la Benemrita Universidad Autno-
ma de Puebla nos muestra que s es posible establecer relaciones con los centros de investigacin,
sin que esto implique duplicidad de funciones, tanto de un lado como del otro. As, por ejemplo,
no son pocas las ocasiones en que investigadores de determinados centros colaboran con nosotros
en la divulgacin de temas fundamentales para la historia de nuestra institucin y de su entorno
social, esforzndose, desde luego, por adaptarse a las exigencias que se derivan de las caracters-
ticas de nuestras publicaciones.
Esta prctica resulta muy saludable, ya que por un lado esto le permite al archivo nutrirse de
las investigaciones que se realizan en otras esferas de la institucin y, al mismo tiempo, los investi-
gadores tienen la oportunidad de difundir sus trabajos hacia un pblico ms amplio.
Y, hablando de pblico, pensamos que los materiales de divulgacin de los archivos no
deben circunscribirse a las esferas universitarias, sino deben tambin circular en otros espacios y
mbitos sociales, ya que ello puede contribuir a reforzar las relaciones de las universidades con su
entorno social, particularmente en aquellos espacios que sostienen una relacin muy estrecha con
las mismas: sociedades de exalumnos, instancias culturales, organizaciones defensoras de los dere-
chos humanos, institutos o centros de investigacin no universitarios, e incluso con organizaciones
sociales y polticas, etctera. Es un hecho incuestionable que la divulgacin de la memoria histrica
de las instituciones de educacin superior no interesa solamente a los universitarios, sino tambin
a amplios sectores de la sociedad.
Esto lo hemos podido corroborar con nuestra gaceta Tiempo Universitario, la cual nos es
solicitada por un gran nmero de nuestros conciudadanos.
Desde luego, no basta editar determinadas publicaciones para promover la divulgacin de
la memoria histrica de nuestras universidades y de su entorno. Tambin se requiere de la organi-
zacin constante de seminarios, concursos, exposiciones, conferencias, visitas a las escuelas, con-
tactos permanentes con los alumnos, profesores, trabajadores, autoridades, etctera.
Es de fundamental relevancia, adems, extender nuestras labores de divulgacin hacia el
entorno social, particularmente entre los medios informativos. Se puede, por ejemplo y esto lo
hemos hecho en el Archivo Histrico de la BUAP establecer acuerdos con determinados peri-
dicos para que publiquen nuestros materiales, o crear convenios con determinadas estaciones de

113
cultura archivstica
radio o de televisin con el propsito de abrirle paso a programas especiales de divulgacin, en los
que se involucre a comunicadores, profesionistas, y otras personalidades de la sociedad civil.
Se requiere, en sntesis, romper el aislamiento en que generalmente se encuentran los archi-
vos histricos universitarios, para convertirlos en instancias ms sociales, ms involucrada con su
entorno social.

114
Conciencia yacia
 Fernando Hernndez Olvera
Tcnico acadmico del
Archivo Histrico de la UNAM,
especialista en Reprografa

115
cultura archivstica
116
Conciencia yacia
Aplicacin de las nuevas tecnologas en los archivos histricos

En los ltimos aos el desarrollo de la computacin ha provocado una revolucin, que de alguna
manera afecta todas las reas de la interaccin social. Acordes con esta revolucin, la transmisin
y el acceso a la informacin se han visto afectadas, incluso podramos decir que es en este rubro
donde se han experimentado los mayores cambios.
El ejemplo ms comn a que se recurre para ejemplificar esta situacin es la red mundial de
internet, desde la cual podemos acceder a informacin sobre prcticamente cualquier tema que
pudiera ocurrrsenos, sin tener que recurrir a las formas tradicionales de bsqueda de informacin.
Algo que todo usuario de archivos y bibliotecas ha aplaudido es la posibilidad de tener un rpido
acceso a los catlogos sin tener que salir de casa.
Estas posibilidades de conectividad son el resultado del desarrollo de equipos y programas
cada vez ms potentes; en el caso del equipo, el proceso de miniaturizacin de los componentes ha
permitido incrementar de manera excesiva las capacidades de funcionamiento de los equipos y el
almacenamiento de datos. No hace muchos aos, nos pareca extraordinario poder contar con una
computadora que tuviera 640 Kb de memoria y utilizar discos de 360 Kb de capacidad, lo que
actualmente resulta irrisorio, frente a las ms modernas computadoras con DD de 60 u 80 Gb, y
memorias del orden de varios cientos de Mb, los discos compactos o el moderno DVD con una
capacidad de almacenamiento de seis a ocho Gb.
Estos cambios acelerados en los sistemas computacionales tambin han repercutido en las
reas de trabajo de los archivos; desde la elaboracin de instrumentos descriptivos, los monitoreos
de condiciones ambientales para la conservacin, hasta la puesta en servicio de materiales y cat-
logos a travs de redes.

117
cultura archivstica
 Esto es un aspecto en el que las instituciones archivsticas deben poner atencin ya que los
avances de la tecnologa digital estn repercutiendo en la forma en que archivos y bibliotecas
capturan, resguardan y transmiten la informacin.
Las ventajas y posibilidades de la aplicacin de tecnologa digital para un archivo histrico
son bastante amplias, ya que facilitan y potencian las posibilidades de desarrollo de tareas relacio-
nadas con dos de sus funciones sustantivas como son la preservacin de los documentos que
resguardan y el acceso a la informacin que contienen sus acervos.
Las ventajas que conlleva la utilizacin de las computadoras en los archivos se pueden
apreciar tan solo en su aplicacin para la captura de instrumentos descriptivos, facilitando y promo-
viendo la utilizacin de estndares al interior de cada institucin, con lo que se posibilita una mayor
homogeneizacin en los instrumentos descriptivos, lo que es importante para cada archivo ya que
en esto se reflejan las caractersticas y objetivos de cada institucin, el tipo de documentacin que
resguarda y no solo la perspectiva particular del catalogador.
Asimismo se han desarrollado sistemas de monitoreo ambiental que al conectarse con una
computadora nos pueden facilitar rpidamente los parmetros y promedios de las condiciones de
humedad y temperatura, en un determinado periodo de tiempo y con base en el cual, podemos
contar con abundante informacin con un mnimo de esfuerzo para as tomar decisiones en la
preservacin de los documentos.
Pero el rea en que considero ha habido una repercusin ms favorable para los acervos, es
en la digitalizacin tanto de imgenes como de textos. No hay que olvidar que las labores sustantivas
de un archivo (preservacin y acceso) estn estrechamente relacionadas, por lo que la posibilidad
de poder brindar acceso a la informacin contenida en los documentos a travs de soportes alter-
nativos es una medida que tiene repercusiones en estas dos reas. En este sentido la digitalizacin
es un medio ms a travs del cual se puede brindar acceso a la informacin sin que esto afecte las
condiciones de preservacin de los documentos, ya que cada vez que se presta un documento a los
usuarios, de alguna manera se est colaborando en su deterioro; por otra parte, la digitalizacin
presenta otras ventajas pues es un medio en el que se pueden realizar copias sucesivas sin que
exista degradacin de la informacin, y ampla sensiblemente la difusin a travs de su distribucin

118
Conciencia yacia
por diferentes medios y para los ms variados propsitos, sin necesidad de tener que recurrir
repetidamente al documento original, lo que por supuesto, repercute en su mejor preservacin.
En el Archivo Histrico de la UNAM empezamos en 1997 a concretizar ciertos tanteos que
se haban venido haciendo de manera ms personal que institucional con el proyecto de creacin
de un sistema integral de consulta que denominamos ARHISTO-UNAM. Es en este momento cuando
institucionalmente se contempla la posibilidad de explorar la digitalizacin de imgenes como una
opcin de reproduccin y puesta en servicio de los documentos grficos que resguarda el archivo;
ms recientemente, y como una consecuencia de lo anterior, estamos llevando a cabo un proyecto
con apoyo del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, para la organizacin, catalogacin,
restauracin y conservacin del Fondo Ezequiel A. Chvez as como la digitalizacin de sus docu-
mentos grficos.
En estas experiencias, un factor que ha sido enriquecedor es contar con la opinin de
especialistas de las diferentes reas que intervienen en el procesamiento de la documentacin:
archivistas, restauradores, conservadores, ingenieros en sistemas, especialistas en reproduccin y
administradores.
La participacin de cada uno de ellos no se reduce slo al rea de su competencia sino que
ms bien, se da una interaccin de las diferentes reas. Esto es un factor importante para el
desarrollo de cualquier proyecto ya que, con la documentacin de por medio, existe una interrelacin
entre esas variadas disciplinas, por lo que en la toma de decisiones intervienen, igualmente, las
diferentes especialidades que tienen que ver con la documentacin.
Otro aspecto que es necesario tomar en cuenta a la hora de desarrollar un proyecto que
considere la digitalizacin de la documentacin es que sta se debe apreciar como parte del proce-
samiento de los fondos; sera errneo que en un archivo histrico se digitalice por digitalizar y sin
que se estimen los pasos previos del procesamiento de la documentacin, ya que si bien la digitalizacin
es una herramienta para brindar acceso a la informacin de nuestros acervos, esta informacin
debe ser integral, por lo que se debe dar una vez que el fondo ya fue procesado archivsticamente
y se tomaron las medidas necesarias para su preservacin.
La digitalizacin entonces, se debe considerar como uno de los ltimos pasos dentro del
procesamiento de la documentacin, ya que slo de esta manera se puede garantizar a los usuarios

119
cultura archivstica
toda la informacin archivstica junto con la imagen digital y adems, la manipulacin de los origi-
nales se realizar una vez establecidas las condiciones para su mejor preservacin.
El intercambio de experiencias, el hablar y conocer lo que otras instituciones han hecho al
respecto, nos da un panorama ms amplio, sobre todo en esos casos en que ya se haya transitado
por esa ruta pues esto nos puede ayudar a evitar errores que se pueden tener si no existen expe-
riencias en torno a este tipo de proyectos; nos puede confirmar si vamos por el camino correcto,
nos ayuda a tomar atajos o simplemente a tener una mayor claridad de las dificultades a que
podemos enfrentarnos.
Pero habra que tener cuidado en tomar otras experiencias tal cual, es necesario considerar
que en cuestiones de automatizacin, como en muchas otras, no existen recetas, ya que los parmetros
y necesidades de un proyecto deben estar en funcin de los objetivos generales de la institucin
que lo est desarrollando y de los objetivos particulares que se busquen con su desarrollo.
El establecimiento, por ejemplo, de un proyecto de digitalizacin para la puesta en servicio de
imgenes en la red, no requiere de los mismos elementos que otro que se plante un respaldo digital
de los documentos originales, o que slo busque poner en servicio catlogos automatizados, o que
pretenda abarcar todo eso. De la misma manera las diferencias se podrn plantear a partir de las
caractersticas peculiares del archivo y sus documentos; es distinto si hablamos de fondos grficos,
que de fondos textuales, flmicos o bibliotecas, el perfil del personal, las necesidades de equipo,
financiamiento y parmetros tcnicos. Las condiciones de un proyecto sern diferentes para cada
caso, por lo que hay que poner atencin a estas caractersticas a la hora de tomar decisiones.
Y as como no existen recetas en los aspectos generales de un proyecto, por las mismas
razones tampoco las hay en los parmetros tcnicos de las digitalizaciones, lo que constituye una
de las preocupaciones centrales de quienes tenemos que encargarnos directamente de esa parte del
trabajo. En este aspecto, existen dos cuestiones a considerar que se encuentran estrechamente
relacionadas: los parmetros tcnicos de digitalizacin que se requieran de acuerdo al proyecto y
al tipo documental (texto o imagen) y las caractersticas y costos del equipo a adquirir.
Por ejemplo, para poner en servicio imgenes en la red, sera suficiente digitalizar a una
resolucin de 72 puntos por pulgada, para lo cual nicamente necesitaramos un escner de costo
accesible, si se trata de originales menores a un tamao oficio; pero si lo que se busca es contar con

120
Conciencia yacia
respaldos digitales y los originales son ms grandes, se requiere utilizar resoluciones mucho ms
altas y un escner ms grande y por lo tanto ms costoso o, en su defecto, evaluar si existe la
posibilidad de implementar medidas alternativas que posibiliten el logro de los objetivos con las
limitantes de equipo que se tengan.
Aunque para esto existe un lmite, no se debe, en aras del ahorro, adquirir equipos baratos
que aparentemente brindan las mismas posibilidades que equipos ms costosos, ya que tratndose
de este tipo de equipos, realmente se paga lo que se adquiere y podemos correr el riesgo de
adquirir equipos baratos que nos brindan los parmetros que requerimos pero con muchas limitantes
y problemas.
En cuanto a los aspectos tcnicos de la digitalizacin, habra que comentar algunos que es
necesario considerar a la hora de trabajar. Al escoger un escner o algn otro medio digital de
captura, debemos tomar en cuenta que la resolucin de captura del dispositivo o resolucin ptica
mnima sea la misma que requerimos para nuestro proyecto, y de ser posible que est en posibili-
dades de brindar una resolucin superior, ya que algunos materiales podran requerir ser trabaja-
dos a resoluciones mayores.
En el AHUNAM se digitalizan los positivos a 600 dpi pero los negativos y transparencias
podran requerir hasta dos mil 100 dpi; es importante insistir en que esta resolucin mnima de los
escner debe ser en resolucin de captura, en resolucin ptica, y no que la proporcione por
interpolacin, ya que sta se realiza mediante software y no mediante la captura de la imagen y al
interpolar, el programa del escner aumenta el nmero de puntos por pulgada que pueden no
corresponder a la imagen original, y por lo tanto implican una alteracin de la informacin.
Otro aspecto importante por considerar es el monitor. Existe la impresin de que la
digitalizacin consiste solamente en poner la imagen en el escner y capturarla; esto es errneo ya
que un programa de digitalizacin consistente, debe tomar en cuenta la calibracin de los equipos
a utilizar y dentro de stos, el monitor es muy importante ya que es necesario garantizar que lo que
vemos en la pantalla sea exactamente lo que se va a imprimir, tanto en brillo y contraste como en
color, por lo cual lo ideal sera contar con monitores de alta resolucin que nos permitan la
calibracin mediante software y hardware.

121
cultura archivstica
 La digitalizacin tambin precisa de cumplir ciertos requerimientos: se debe contar con la
memoria de trabajo suficiente para poder cargar los programas y abrir los archivos de imagen que
pueden ser muy grandes; por lo mismo se requiere un procesador que corra rpido y una tarjeta de
video capaz de soportar las caractersticas de nuestras imgenes.
En cuanto al formato de captura a utilizar, ste debe ser sin compresin para las imgenes
mster, ya que la compresin es una forma similar a la interpolacin. Si el proyecto as lo requiere,
de los mster se pueden derivar imgenes comprimidas para usos particulares, como su puesta en
la red a 72 dpi, o una impresin de regular calidad, a 300 dpi, etctera.
Un problema ms a resolver a la hora de pensar en el desarrollo de un proyecto, es el
almacenamiento de las imgenes digitalizadas, sobre todo si estn digitalizadas a altas resolu-
ciones. Una imagen digitalizada en color en 5 por 7 pulgadas y a 600 dpi ocupa aproximadamente
36 Mb, y si pensamos en cientos o miles de imgenes de estas dimensiones, la necesidad de medios
de almacenamiento es muy alta; afortunadamente, hoy en da ya podemos contar con medios ms
poderosos, como el CD, el DVD, o los HD de alta capacidad, en discos compactos, se podran
almacenar entre 18 y 20 imgenes con las caractersticas mencionadas, bastantes si lo vemos en
funcin de las imgenes individuales pero insuficiente si pensamos en fondos que contienen miles
de imgenes; un medio con mayor capacidad es el DVD en el que se podran almacenar ms de 160
imgenes, o un HD de 80 Gb de capacidad en el que se pueden guardar ms de dos mil imgenes
de esas dimensiones.
Con respecto a la digitalizacin de textos habr que hacer algunos comentarios. La captura
digital de este tipo de documentos puede ser una forma ms rpida de contar con la trascripcin de
los textos, ya que la captura manual resulta ser un proceso lento.
Pero para que la captura digital pueda habilitar sistemas de bsqueda, requiere de la utili-
zacin de un programa de reconocimiento ptico de caracteres (OCR) y para que ste sea funcional
y no consuma mucho tiempo y esfuerzo en la limpieza de la trascripcin digital se debe, igual que
en los documentos grficos, poner atencin a las caractersticas de los originales y a las del equipo
con que se va a realizar el trabajo pues de la valoracin de estos factores es posible determinar la
conveniencia o no de utilizar el sistema de captura digital o si resulta ms eficiente la captura

122
Conciencia yacia
manual, aunque siempre tendramos la opcin de digitalizar nicamente los textos originales sin
OCR, como una forma de ilustrar la trascripcin.

Ahora bien, aqu no terminan los problemas ya que tomando en cuenta que la digitalizacin
permite una difusin masiva de la informacin, es necesario poner atencin en las implicaciones
que esto tiene, como el uso de estas imgenes para fines no autorizados, los efectos de la difusin
de las imgenes y los derechos de autor, etctera. Todo esto nos debe llevar a tomar medidas que
impidan que se haga un uso indebido de las imgenes, tal vez mediante algn tipo de sello digital
y, sobre todo, restringiendo el acceso a las imgenes mster.
Respecto a los derechos de autor habra que verificar si nuestra institucin es la propietaria
legal de los derechos de las imgenes que est poniendo en red.
De esta manera, podemos decir, para concluir, que definitivamente, las nuevas tecnologas
estn cambiando la forma en que se produce y se accede a la informacin en los archivos hist-
ricos, necesariamente nos vemos inmiscuidos en su utilizacin por lo que, en la medida en que
algunas de nuestras funciones institucionales tienen que ver con esa produccin y acceso a la
informacin, esta transformacin puede irse haciendo de manera gradual por lo que es necesario
que cada institucin vaya definiendo las formas en que se van a profundizar o a emplear estas
tecnologas.

123
cultura archivstica
124
Conciencia yacia
 Ramn Rivera Espinosa
Profesor investigador de la Universidad
Autnoma de Chapingo. Profesor
de asignatura en la Escuela Nacional
de Biblioteconoma y Archivonoma-SEP

125
cultura archivstica
126
Conciencia yacia
La era de la informacin y la ciberantropologa

las actuales estructuras de la informacin internacional

fomentan la dependencia entre las naciones, legitiman las
disparidades econmicas existentes y contribuyen a la
sincronizacin cultural del mundo.1

En el mundo de hoy existe la necesidad de una filosofa de la historia y del espritu, y una poltica
de la razn; todas las desgracias llegan por no aplicar una poltica del entendimiento. El siglo XX es
de esperanza y de revolucin, de situaciones de conflicto poltico, de crisis econmicas recu-
rrentes, de guerras comerciales, de intereses y de pugnas polticas. Ante la gravedad de esta
situacin se requiere una praxis que sea accin y entendimiento para transformar esta realidad, ya
que la toma de conciencia verdadera o falsa, que efectuamos a travs de nuestra historia no puede
ser simple ilusin dado que tambin ella es un hecho histrico.2
El pensamiento contemporneo tuvo un gran desarrollo a partir de los aportes fundamen-
tales de los crticos de la cultura y de la sociedad burguesa, reunidos estos en torno a la llamada
Escuela de Frankfurt, institucin que orienta una crtica radical de la sociedad en su conjunto. Sus
integrantes han sido continuadores de la mejor tradicin de la filosofa de la razn y del pensa-
miento dialctico.
Estos investigadores en principio planteaban la investigacin con orientacin de poltica
social, como herencia de las grandes gestas de las organizaciones obreras, las cuales cuestionan y
promueven una crtica al modelo de organizacin jerrquico existente en la sociedad contempo-
rnea. Este grupo de investigadores pudo desarrollar su labor debido a la independencia institucional
y terica que mantuvo a pesar de la persecucin y el exilio al cual se vieron sujetos sus integrantes.
El aporte fundamental, a mi juicio, del grupo, fue el cuestionamiento a la alienacin a la cual se ven

1
Hamelink, Cees, Finanzas e informacin, Mxico, ILET-Nueva Imagen, 1984, p. 32.
2
Merleau-Ponty M., Las Aventuras de la Dialctica, Argentina, La Plyade Editorial, 1974, p. 37.

127
cultura archivstica
sujetos los individuos en una sociedad masificada y permeada por la cultura del poder. La pro-
puesta demand estudios multidisciplinarios, fundamentando la crtica de la razn y posibilitando
un acercamiento a la totalidad de los fenmenos sociales, revitalizando y enriqueciendo el pensar
dialctico y la opcin de reinterpretar una vlida hermenutica lase interpretacin en la tarea
de transformar el mundo.
Se orienta la teora crtica en un principio, a cuestionar el modo de vida burgus y del
actuar de sus instituciones, pero adems, de los valores de la sociedad alienada de s misma, en la
que existe una racionalidad tcnica, la cual es racionalidad del poder, del dominio por s mismo, en
donde se evidencia que el conjunto de las instituciones se encuentra modificado por los detentadores
del poder econmico y delimitando a los individuos como aquellos expuestos al influjo de la codi-
ficacin y automatizacin del yo, ya que en los sujetos la coaccin fsica y moral tienen un
denominador comn: el poder.3
La escuela de Frankfurt estuvo orientada por un grupo de hombres interesados en teora
social y formados en escuelas diferentes, agrupados en torno a la conviccin de que la formulacin
de lo negativo en la poca de la transicin era ms importante que las carreras acadmicas. Lo que
los uni fue la aproximacin crtica a la sociedad existente,4 con un notable inters por el registro
histrico. Leo Lowenthal, integrante destacado, por ejemplo, se orient a la revisin de la historia
y a la crtica de la sociedad unidimensional planteada por Horkheimer y posteriormente por Marcuse.5
La tarea fue la de escribir sobre hombres vivos, actuantes de tal manera que la reflexin y la
investigacin no solo estuviera circunscrita al mbito de la disciplina social sino en la mejor tradi-
cin de Hegel, desde la perspectiva de la historia y de la totalidad.
El peligro al que nos conduce una lgica sustentada en una racionalidad cientfica, condi-
cionada por los ordenadores y por la creencia de que el saber cientfico nos conducira a la felicidad
y al progreso tecnolgico, es de que se le asigne enorme valor a la mquina.

3
Marcuse, Herbert, El hombre unidimensional, Espaa, Planeta, 1972.
4
Jay, Martn, La imaginacin dialctica. Una historia de la escuela de Frankfurt, Espaa, Taurus, 1989, p. 9.
5
La emigracin intelectual alemana a Amrica en el periodo de surgimiento del nazismo, con predominio judo, tuvo una
trascendencia de importancia en la investigacin social.

128
Conciencia yacia
Los usuarios de las computadoras y de internet
En nuestra poca los usuarios de las computadoras y de internet estn expuestos a profundos
cambios en sus comportamientos culturales. Es decir, la percepcin de la realidad se orienta hacia
formas nuevas de comunicacin y de construccin de imaginarios colectivos, y el universo simb-
lico de la generacin de los ordenadores se orienta a la imagen y a la ritualidad del poder de la
informacin.
Es el espacio de la imagen que ha estado desplazando poco a poco al universo de Gutenberg,
la escritura, en un momento en que la imaginacin est arrinconada lo mismo que la razn. Rozak
advierte sobre el gran peligro de dejar de lado el ejercicio del pensar, dice que:

La leccin subliminal que se ensea siempre que se utiliza el ordenador (a menos que se haga un
esfuerzo consciente por contrarrestar este efecto) es el modelo procesador de datos de la
mente. Este modelo, como hemos visto, conecta con una transicin importante en nuestra vida
econmica, una transicin que nos lleva a una nueva etapa de industrialismo basado en la alta
tecnologa, la llamada edad de la informacin con su economa orientada a los servicios.6

Aparece en el universo cultural en la sociedad contempornea la tecnofilia, la cual carece de

referentes histrico contextuales de los usuarios, quienes desde nios se convierten en instrumen-
tos de sta, es decir, aqu los papeles se invierten y no es el humano que hace uso de los medios
tcnicos, sino utilizando la tecnologa, en una lgica de alienacin en donde el humano se pierde a
s mismo, en una racionalidad de consumo y de sentido, y al consumo mismo que ya est determi-
nado por los amos del mercado. De tal manera que cabe preguntarnos si hemos mejorado como
humanos?, somos ms humanos ahora con el uso de los ordenadores y de las tecnologas de la
comunicacin? Ciertamente, las tecnologas han cambiado nuestras maneras de percibir el espacio
y el tiempo, con ayuda de la virtualidad y con la adquisicin de nuevas dimensiones en espacios
culturales. Por otra parte, se expresa la tecnofobia, opuesto a la tecnofilia, extremos que no ayudan
en nada al progreso, desde la perspectiva del un progreso razonable.
6
Rozak, Theodor, El culto a la informacin. El folklore de los ordenadores y el verdadero arte de pensar, Mxico, CNCA-
Grijalbo, 1990, pp. 263.

129
cultura archivstica
 Dicen los Toffler (1994) que se han manifestado en la historia del hombre tres grandes olas
o momentos: la primera ola fue la revolucin agrcola, que incentiva grandes transformaciones en
la humanidad, permitiendo la subsistencia de grandes conglomerados y su desarrollo; la segunda
ola fue la revolucin industrial, con sus grandes avances cientficos y tecnolgicos; y la ms inten-
sa, en la que vivimos hoy, la tercera ola, incluye la revolucin de la informacin, la comunicacin y
el conocimiento. Las guerras del Golfo Prsico y contra Afganistn son ejemplos evidentes del uso
agresivo y manipulador que manifiesta el segmento poltico y militar imperial de los Estados Uni-
dos, pas que tiene un amplio poder de decisin en la poltica mundial. Hoy temen los gobernantes
norteamericanos y sus aliados militares al llamado terrorismo informtico, y a diferencia del perio-
do de la guerra de Vietnam, a los medios de comunicacin que puedan difundir imgenes terribles
de la guerra y que puedan influir en la decisin de los ciudadanos para detener la guerra misma.7
Los medios de comunicacin en la tercera ola crean una impresin de irrealidad a diferencia
de antes de la Revolucin Industrial, en que las poblaciones campesinas y analfabetas basaban sus
imgenes en acontecimientos lejanos en el tiempo o espacio, segn los relatos de viajeros en mitos,
leyendas y dogmas religiosos.8 Hoy se explota el morbo que est presente en la lgica de los
medios de comunicacin.

Archivos y explosin de la informacin

Se manifiesta en la dcada de los noventa fundamentalmente la explosin de la informacin, la que
involucra flujos informativos, expresndose como flujo internacional de la informacin, en el internet,
en tecnologas de la informacin, en la llamada carretera de la informacin como el conducto por
donde viaja el texto electrnico.
La informacin histricamente se ha sistematizado en archivos y en sistemas bibliotecarios,
y su manejo por el hombre implica que ste exprese voluntad de poder, manifestado en el saber que
contiene la informacin y que su consciente actuacin motiva transformaciones culturales. Estos
efectos tenemos que considerarlos en la enseanza y la difusin de la disciplina archivstica, en las

7
Adams, James, La prxima guerra mundial. Los ordenadores son las armas y el frente est en todas partes, Argentina,
Granica, 1999.
8
Toffler, Alvin y Heidi Toffler, Las guerras del futuro. La supervivencia en el alba del siglo XXI, Espaa, Plaza y Janes, 1994.

130
Conciencia yacia
disciplinas de las ciencias de la informacin y de la comunicacin. Donde es un deber plantear
como marco contextual la existencia por un lado, de una industria transnacional de la informacin
altamente oligopolizada, con grandes necesidades financieras, y, por el otro, de un sistema banca-
rio trasnacional altamente oligopolizado, con grandes intereses y necesidades informativas;9 en
que se cumple la premisa que sugiere que informacin es poder.

La ciberantropologa
El capitalismo se enfoca a procesar y transmitir informacin, a refuncionalizarse, a controlar. Ha
surgido una gran organizacin de carcter mundial, ya que en el capitalismo avanzado, la distribu-
cin y el ejercicio del poder social est cada vez ms relacionado con la capacidad de controlar a los
medios de informacin a travs de la disposicin de la materia prima, de la infraestructura para su
procesamiento y de los sistemas sociales necesarios para su aplicacin en la toma de decisiones.10
El poder de la red se adhiere al cambio en la naturaleza del poder, ya que este poder se
orienta a la tecnificacin de su ejercicio, en donde el abuso del poder gubernamental, aliado a los
intereses de las corporaciones econmicas y mafiosas, seguir mientras no haya realmente un
poder alterno de los ciudadanos.11
La ciberantropologa12 surge y se est constituyendo tericamente como una disciplina que
se aboca a la comprensin de los cambios culturales que se expresan en los usuarios de los ordena-
dores; integrando en su campo el estudio de los cambios de carcter psicolgico y cultural que se
van manifestando en los usuarios de las computadoras. En el cibernauta, el sentido del tiempo y del
espacio sufre profundas transformaciones que se vern manifestadas en comportamientos y actitu-
des sociales. As como un sentimiento de compaa, en un principio, despus, en numerosos casos,
de soledad y de dependencia hacia la computadora, pensndola como la mejor opcin de vivencia
cotidiana: habr la excepcin en los usuarios que valoricen ms la razn y la conciencia colectiva.

9
Hamelink, Cees, op.cit., p. 185.
10
Ibid, p. 30.
11
Se expresa el poder sobrante como condicin de dominio ante el poder necesario, ya que con ste los estados dominan
a los pueblos. Toffler, Alvin, El cambio del poder. Powershift. Conocimientos, bienestar y violencia en el umbral del siglo XXI,
Espaa, Plaza y Janes, 1990, pp. 385-485.
12
El estudio del hombre en el uso de las tecnologas de la virtualidad.

131
cultura archivstica
De aqu que es importante considerar la historia de las computadoras, su aporte al avance cient-
fico, a la cultura en la sociedad actual, en los usos y abusos del ciberespacio; a la valoracin tica
de su uso, los peligros que expresa su uso irracional; en definitiva, a la influencia cultural que sta
integra al hombre contemporneo en sus dimensiones temporales y espaciales. Ya que en la
humanidad la percepcin de la distancia y del tiempo ha cambiado, Hall en su libro La dimensin
oculta refiere la distinta manera en que percibimos el espacio, orientados principalmente por la
cultura en la que nos ha tocado vivir.13 La cantidad de informacin recopilada por la vista no ha
sido medida o registrada, siendo la gran cantidad de informacin que es la determinante, mayor-
mente en esta poca de construccin y consumo frentico de imgenes.14
Para un hombre urbano que tiene cercana cotidiana con la televisin y el internet el mundo
es pequeo, muy cercano, ya que est en la dinmica de la globalizacin, lo que no sucede para el
habitante de la Sierra Norte de Puebla, indgena nhuatl, que vive su vida cotidiana en la localidad,
que no tiene televisin y que si ocasionalmente la ve, interioriza que las cosas del mundo son
inconmensurables.
El internet, en sus orgenes tuvo fines militares, despus fue de intercambio cientfico, ha
llegado a la lgica del mercado, con tendencia al entretenimiento, ha invadido el espacio de inter-
cambio de supuestas redes de amigos, expresada en la cultura del chat, que ha llegado al abuso y
al extremo de preferir comunicarse a la lejana a travs de las mquinas y no frente a frente. Sigue
desarrollndose en diversas modalidades el internet, pero en definitiva no van a poder sustituir la
experiencia, lo eminentemente humano que aporta la cercana de las personas en el dilogo, en un
espacio que permite la sonorizacin de las intencionalidades, la comunicacin humana.
Hablando de tecnologa de los medios, los cibercafs son espacios que se han popularizado,
si bien anteriormente se reuna uno en el caf para hacer la tarea, charlar, en afn de conquista,
etctera, ahora es para navegar por el ciberespacio. La Revista del Consumidor los define como
sitios en donde el usuario puede tener acceso de forma rpida y eficiente de todos los recursos
que internet ofrece, adems pone a su disposicin una gran variedad de programas informticos,
as como el denominado equipo perifrico, por ejemplo la impresora lser, el escner o la
13
Hall, Twitchell, La dimensin oculta, Mxico, Siglo XXI, 2000.
14
Sartori, Giovanny, Hommo Videns. La sociedad teledirigida, Mxico, Taurus, 1999.

132
Conciencia yacia
videocmara,15 ofreciendo servicios en consulta de pginas electrnicas, impresin de datos e
informacin, digitalizacin de imgenes, copia o quemado de informacin en discos compactos,
envo de fax y captura de trabajos escolares. En Mxico se ha formado ya la AMCC (Asociacin
Mexicana de Ciber-Cafs), con sus ms de 200 cibercafs afiliados en todo el pas.16
Nos encontramos con nuevas maneras de aprendizaje que a mi juicio son demasiado
autogestivas y que nos orientan a una realidad que por ser virtual es imaginaria. Los peligros que
entraa el internet son grandes si no se tiene cuidado en conocerlos, prevenirlos y enfrentarlos.

En educacin
El trabajo educativo auxiliado por los medios de comunicacin es de gran importancia, principal-
mente en esta poca de surgimiento de nuevas tecnologas y de formas innovadoras de apreciar la
realidad a travs de la imagen. Sin embargo, el uso indiscriminado de los medios en tareas educa-
tivas ofrece resultados contrarios a lo esperado.17 Si bien es de gran importancia impulsar las
tecnologas para la educacin, es preciso que sea con conocimiento de causa, desde la perspectiva
pedaggica.
Un programa de educacin virtual ha sido desarrollado en el Centro de Investigacin en
Cmputo del IPN denominado Espacios Virtuales de Aprendizaje que proporciona ambiente interactivo,
automtico y flexible para la enseanza, en el que se pueden ofrecer cursos de diplomados y
posgrados. Esto significa hacer uso de las virtudes del uso de internet.
Hay experiencias de modalidad a distancia con el uso del internet como el concepto de
Universidad Virtual del Tecnolgico de Monterrey, por ejemplo. En la ENBA se tiene este servicio en
el Departamento de Modalidad a Distancia que ofrece las licenciaturas en Biblioteconoma y
Archivonoma, con la caracterstica de ser una opcin viable; sin embargo al parecer la conduccin
administrativa implica dificultades para la expansin del sistema. En la Universidad Autnoma de
Chapingo hemos impulsado un Centro de Autoacceso para la Enseanza de Lenguas Extranjeras

15
Revista del consumidor, octubre de 2000, nm. 284. Mxico, p. 13.
16
En ltimas fechas han surgido infinidad, en el metro, por ejemplo, han proliferado varios cibercafs en algunas estaciones,
a precios accesibles.
17
El Politcnico ofrece cursos, diplomados y maestras a travs de la modalidad de educacin virtual. CICATA, maestra en
matemtica educativa para profesores en servicio, realizando un convenio con la UABC.

133
cultura archivstica
(CALE), tan solo por citar algunos ejemplos. En esta poca se expresa la primaca de la imagen, el
ver sin entender, en una lgica de crecimiento de la paideia, el nio est educado en la televisin,
la que influye de manera determinante en la formacin de la opinin pblica. Sartori (1999) habla
de las posibilidades positivas del internet las cuales integran la posibilidad de un mejoramiento para
la democracia, sin embargo hay pases que ven una amenaza en este recurso, en el que circulan
ideas y permite a la oposicin crtica cuestionar el estado de cosas de un rgimen y asimismo
ofrece una gran variedad de elementos culturales que se consideran contrarios a los valores de una
nacin que constantemente fluyen a travs de la red logrndose nuevas formas de percibir la
sociedad y los smbolos que en ella emanan.
Un nuevo lenguaje y percepcin de la realidad estn presentes en los cibernautas los cuales
adquieren comportamientos diversos. En teora el internet debe buscar el crecimiento cultural pero
en la prctica quiz suceda lo contrario ya que nos enfrentamos a una gran cantidad de informa-
cin y ante esta circunstancia es preciso saber buscar y encontrar la informacin deseada.
El internet 2 se est estableciendo en la Corporacin Universitaria para el Desarrollo del
Internet, originalmente se pens para la navegacin de informacin cientfica pero parece ser que
ser una manera ms fcil de accesar al video, en fibra ptica y con un mdem de mayor capacidad.
Es por esta razn que se precisa de parte de los educadores, que hacen uso de estrategias
que ofrecen los medios de comunicacin, que reflexionen acerca de las ventajas y desventajas que
acarrea la tecnologa y valoren la enorme importancia del trabajo del docente; que si bien su actuar
va en el sentido de orientar, asesorar o coordinar el proceso educativo, difcilmente puede ser
sustituido por las herramientas que ofrece la tecnologa educativa, ya que el docente cuenta con
cualidades insustituibles como experiencia, valores de solidaridad, espritu de servicio, reflexin
pedaggica, capacidad de anlisis crtico, etctera.

Prerreflexiones
Ha surgido una cultura de la biblioinformtica, consecuencia de la cultura de la informacin, la que
opera mediante la interaccin de computadoras y las telecomunicaciones, y que:

134
Conciencia yacia
 el poner al margen los estudios de la sociologa de la informacin, ha dado como resultado que
muchos trabajos importantes para el desarrollo de esta ciencia hayan fracasado. Para el estado
presente son de inters: la investigacin de los factores sociales que interfieren en los procesos
y sistemas de informacin; el investigar la conciencia de trabajo de los informadores cientficos
en relacin a las necesidades de la sociedad; la crtica de situaciones aisladas de carcter muy
tcnico para las situaciones de informacin social.18

Es necesario no dejar de lado, y realizar una exploracin terica e histrica, la importancia

de los medios de comunicacin en la labor educativa enfatizando la experiencia en Mxico, y
valorar las perspectivas que ofrecen los medios de comunicacin en la educacin. Es preciso
cultivar el estudio de la ciberantropologa en nuestro pas, considerando los usos y abusos de la
informacin y de las nuevas tecnologas que soportan esta informacin, as como el considerar los
peligros a que conduce el uso excesivo de los ordenadores en la enseanza y el entretenimiento.
Las tecnologas de la informacin son de enorme importancia en la sociedad, stas permiten
lograr toma de decisiones con mayor grado de certidumbre en el mbito de las polticas pblicas,
sin embargo, una canalizacin errnea del uso del internet nos conduce a una nueva alienacin.
Debemos aceptar el gran avance en la tecnificacin de la informacin, en la tecnologizacin
del ordenamiento de la informacin y de los flujos a travs de redes en el espacio virtual. Claro que es
ms sencillo y a un costo mnimo enviar un trabajo a travs del correo electrnico, inclusive por fax.
Cuidado! La revolucin de las comunicaciones ha venido a ser un factor de avance, pero
tambin de alienacin y de perdida de la razn.

18
Perales Ojeda, Alicia, La cultura biblioinformtica, Mxico, UNAM, 1981, p. 20.

135
cultura archivstica
136
Conciencia yacia
 Ma. del Carmen Sifuentes R.
gina Flores Padilla

Mara de Jess Daz Nava

Georgina
Geor
Jefa de la seccin de Acervo
Documental del Archivo
Histrico de la UNAM

Archivo Histrico del Instituto de

Investigaciones Estticas
de la UNAM

Archivo Histrico de la
Universidad Iberoamericana

137
cultura archivstica
138
Conciencia yacia
El cuadro de clasificacin: tarea pendiente de los archivos de las
instituciones de educacin superior

La docencia, la investigacin y la difusin o extensin de la cultura son tareas inherentes a las institu-
ciones de educacin superior. En el seno de esos organismos se han producido documentos que dan
cuenta, en buena medida, del quehacer cientfico y cultural de las sociedades. Este hecho, en s
mismo, representa un compromiso de las instituciones de educacin superior con la sociedad de la
cual forman parte, ste es: la conservacin y preservacin de la memoria cientfica y cultural de los
pueblos.
Los centros de educacin superior en el cumplimiento de sus funciones y objetivos, desde el
periodo colonial y hasta nuestros das, han producido una gran cantidad de documentos, los cuales
arrojan noticias para la construccin o reconstruccin de la ciencia y la cultura en nuestro pas, tal
es el caso del archivo de la Real Universidad, de los colegios o seminarios novohispanos, de las
escuelas nacionales e institutos literarios creados en el periodo decimonnico, de las universidades
autnomas e institutos existentes a lo largo y ancho de la repblica.
Esas entidades, desde su origen han pasado por distintas etapas como consecuencia del
desarrollo histrico de Mxico. Los archivos de las instituciones de educacin superior son, por
tanto, consecuencia y testimonio de este desarrollo, de aqu que representen, en buena medida, el
patrimonio cultural de nuestra nacin.
La trascendencia que para la historia de Mxico tienen estos archivos, por consecuencia,
motiva a quienes somos custodios de esa documentacin a la bsqueda de medidas tendientes al
mejoramiento, en todos los rdenes, de ese material documental.
En ese sentido como archivistas y salvaguardas de la documentacin generada y recibida
por las instituciones de educacin superior, tenemos el ineludible deber de conservar y preservar

139
cultura archivstica
esa memoria que da con da se va produciendo en esos centros. Tenemos el deber de crear
polticas y procedimientos archivsticos de gestin o produccin documental, ya que es preferible
controlar la produccin de documentos desde su origen, a preocuparse despus por un exceso de
papeles en las oficinas. Debemos responsabilizarnos tambin, de la formacin de un sistema inte-
gral de archivos, de los procesos de identificacin y valoracin que han de regir y garantizar las
transferencias de documentos desde las oficinas de los archivos administrativos, pasando por los
intermedios hasta su conservacin definitiva en los histricos. Debemos organizar, describir, con-
servar y difundir la documentacin con valor histrico en cualquier soporte o formato y contribuir
a la difusin del patrimonio documental de esas instituciones a travs del servicio de consulta e
investigacin de sus fondos.
Parte toral de nuestra tarea como archivistas es implementar un sistema de clasificacin
adecuado a partir de los principios tericos de la archivstica que a saber son: el principio de
procedencia y orden original, lo cual nos lleva necesariamente a dos concepciones igualmente
bsicas de la disciplina: el mantenimiento de la unidad, organicidad e integridad del fondo y del
carcter seriado de los documentos que lo conforman.1
El respeto a la organicidad natural de los fondos es la garanta ms segura para conservar
intacto el valor informativo de la documentacin, el seguimiento del mismo nos dar fiel testimonio
y reflejo de la estructura y actividad de la institucin. El respeto irrestricto al principio de proce-
dencia y orden original permitir a su vez respetar la integridad de cada una de las piezas docu-
mentales que conforman el archivo y de esta manera, se podr colaborar en el control y en la
planeacin de los proyectos descriptivos.
Con base en esos principios archivsticos debemos, como ya se ha mencionado, incidir en la
gestin de documentos, es decir en la organizacin a travs de un cuadro de clasificacin y en el
control de su utilizacin y recuperacin. Esto, desde que se generan o reciben, hasta su elimina-
cin o conservacin definitiva en los archivos histricos.
La docencia, la investigacin y en algunos casos la difusin o extensin de la cultura son las
funciones bsicas de las instituciones de educacin superior, independientemente del marco social,
geogrfico y del carcter pblico o privado de la institucin. En aras del cumplimiento de esos fines,
1
Heredia, Antonia, Archivstica general, teora y prctica, Sevilla, Diputacin Provincial, 1987, p. 16.

140
Conciencia yacia
dichas instituciones realizan diversas acciones administrativas, que necesariamente se ven reflejadas
en un nmero considerable de documentos. El tener objetivos similares trae como consecuencia una
semejante estructura organizativa y funcional. La suma de estos dos factores nos lleva a pensar en la
elaboracin, como ya sucede en algunos pases, de cuadros de clasificacin similares.
Sin embargo, y en contrapartida, debemos considerar tambin que las instituciones de
educacin superior en Mxico, sean pblicas o privadas, cuentan con cierta autonoma para ges-
tionar archivos y documentos, prerrogativa que les ha conferido la legislacin a la cual estn
sujetas. De igual manera, factores como la antigedad, las dimensiones y diversidad del campus
dificultan en gran manera la creacin de un cuadro de clasificacin uniforme, entendiendo por
ello, un cuadro nico.
Por supuesto que esta situacin conduce a ciertas diferencias estructurales y orgnicas que
son a su vez resultado de esa autonoma institucional. Pese a estas diferencias consideramos que es
factible fijar de manera general la denominacin de las secciones que comprendera un cuadro de
clasificacin. Dichas secciones necesariamente tendran que atender a las funciones de las institu-
ciones, las cuales como ya apuntamos son muy similares.
Pero, habra que preguntarnos por qu es importante contar con un cuadro de clasificacin
similar?
Primero, porque facilita el intercambio de informacin en el seno de una institucin y entre
las dems instituciones. De igual forma, facilita la localizacin rpida de los expedientes, ahorran-
do con ello prdidas de tiempo.
Segundo, porque contribuye favorablemente a la eficiencia y eficacia de los archivos de las
instituciones de educacin superior y por tanto agiliza las gestiones de los interesados, la toma de
decisiones por parte de los funcionarios y la labor de los investigadores.
Tercero, porque facilita el acceso y la consulta de la documentacin desde su creacin o
recepcin en los archivos de gestin. En ese sentido, el cuadro de clasificacin en su fase activa
representa una metodologa de organizacin y agrupacin de los documentos que contribuye a la
efectividad y eficiencia administrativa, adems de facilitar la legalidad y transparencia administrativa.
Cuarto, porque su aplicacin generalizada nos permitira el intercambio de informacin a travs
de las nuevas herramientas computacionales, tanto al interior de una institucin, como hacia el exterior.

141
cultura archivstica
 Quinto, y tal vez lo ms importante en trminos archivsticos, sera la ubicacin, desde su
origen, de los documentos, asegurando de esa manera el sentido orgnico del archivo en tanto se
establece de inicio la relacin entre los documentos, la formacin de series documentales y, por
supuesto, se asegura el respeto a la procedencia y orden original de los mismos.
En suma, la importancia del cuadro de clasificacin reside en asegurar su correcta ubica-
cin, en facilitar el acceso y la consulta de la documentacin desde su creacin o recepcin en los
archivos de gestin, tanto para quienes generan los documentos por la necesidad que tienen de
informar y fundamentar los procedimientos establecidos, como para la comunidad de una institu-
cin determinada y la sociedad en general en uso de sus derechos.
Por todo lo anterior, consideramos que es factible la elaboracin de un cuadro de clasifica-
cin similar para nuestras instituciones. Creemos que esta tarea debe ser instrumentada por la Red
Nacional de Archivos de Instituciones de Educacin Superior; su labor hasta ahora realizada en
pro de nuestros archivos nos conduce a considerarla como la opcin viable. Debido a ello nos
atrevemos a sugerir lo siguiente:
La elaboracin de un diagnstico general sobre la situacin legal y las condiciones de cada
uno de los archivos de las instituciones mencionadas, que abarque los siguientes aspectos: gestin
de documentos, transferencias y valoracin, clasificacin, ordenacin y descripcin, servicios y
acceso e instalaciones y equipo.
Inscribir la elaboracin del cuadro de clasificacin aplicable a las instituciones de educa-
cin superior en un proyecto sobre Sistema de archivos. El sistema de clasificacin en este sentido
partir de un anlisis de la estructura administrativa y funcional, y de la forma en que stas se
concretizan en documentos para llevar a cabo sus tareas especficas.
A partir de la eleccin de un mismo sistema de clasificacin, disear un cuadro de clasifi-
cacin que tenga como caractersticas: el ser flexible, adaptable a los cambios y que evidencie tanto
la estructura o funcionamiento de la institucin (secciones y subsecciones) como los testimonios de
actividades derivadas de esa estructura (series documentales).
Consideramos que la eleccin de un sistema de clasificacin que conlleve a la elaboracin de
un cuadro de clasificacin para las IES, es posible en tanto, como se ha dicho, los objetivos son
comunes y por tanto, la forma en que se estructuran para cumplirlos es semejante. De aqu que

142
Conciencia yacia
consideramos que el cuadro de clasificacin mencionado deber contar con las siguientes caracte-
rsticas:
Permitir la identificacin de los documentos y expedientes a travs de un cdigo y un
ttulo precisos que deriven de las funciones y actividades generales o especficas de las IES, de tal
forma que las unidades administrativas clasifiquen sus documentos utilizando los mismos cdi-
gos y ttulos.
Un cuadro de clasificacin como todos sabemos se divide en secciones, subsecciones y
series, divisiones que debern corresponderse con las funciones, rganos y actividades de las IES.
As, la clasificacin de un documento deber atender las funciones principales del cuadro de
clasificacin y llegar hasta las actividades concretas. Estas actividades debern materializarse en la
unidad bsica de archivo: el expediente.
El cuadro de clasificacin deber aplicarse a los documentos administrativos en cualquier
tipo de soporte. En consecuencia, la informacin administrativa en soporte electrnico se clasifica-
r igualmente bajo los cdigos y ttulos del cuadro de clasificacin.

A manera de conclusin
En este trabajo hemos planteado la elaboracin de un cuadro de clasificacin funcional, a nivel
secciones y orgnico a nivel subsecciones.
Las ventajas de aplicar un cuadro como el propuesto podran ser:
Mayor reconocimiento del servicio de archivo en el seno de cada una de las IES y aumento
de efectividad en todas las reas de actuacin.
Ofrecer respuestas concretas ante las demandas administrativas para obtener eficacia y
economa en los procesos de creacin, uso y disposicin de los documentos y archivos.
Compartir algunos recursos necesarios para el desarrollo de programas conjuntos y
especficos, segn los criterios estndares.
Facilitar la conservacin y difusin del futuro patrimonio documental de las IES con
criterios tcnicos y metodologa uniformes desde su inicio.

143
cultura archivstica
 Potenciar la colaboracin entre los servicios de archivos de las IES para el intercambio
de informacin y experiencias comunes en el seno de los programas generales o propuestas
particulares.
Aumentar la preparacin profesional y formativa de los archivistas en reas clave de la
gestin y las nuevas tecnologas de la informacin que se estn aplicando actualmente y que se
incrementarn en un futuro inmediato.

144
Conciencia yacia
 Alicia Barnad Amozorrutia
Directora del Centro de
Documentacin
Institucional de la
Secretara de Salud

145
cultura archivstica
146
Conciencia yacia
Modelo para la organizacin de un sistema de archivos de
instituciones de educacin superior

Los archivos de las instituciones de educacin superior son parte del conocimiento de la educacin
y la ciencia, al igual que otras informaciones que se generan en el entorno acadmico; sin embar-
go, requieren de ser organizadas, tanto como fuente de informacin para la gestin cotidiana en el
hacer de las instituciones, como para servir de testimonio y evidencia sobre la evolucin de las
acciones y programas que se instrumentan para la formacin de profesionales e investigadores, la
historia de las instituciones de educacin superior y de los profesionales e investigadores desta-
cados en el entorno acadmico.
La archivstica, reconocida como un conjunto de prcticas y metodologas destinadas a
organizar y difundir los archivos de las instituciones requiere, para su desarrollo, de otras disci-
plinas para alcanzar objetivos, tanto en archivos que se estn creando en este momento, como en
aquellos que ya forman parte del patrimonio cultural e histrico de la institucin. As, la adminis-
tracin de documentos, llamada por los espaoles gestin documental, viene a ser una disciplina
que junto con la archivstica tendrn impacto en el mejor manejo de los archivos.
En nuestro pas, al igual que en otros de Latinoamrica e inclusive en los de habla inglesa
(aunque stos en menor grado), la distancia que existe entre quienes manejan archivos adminis-
trativos y los responsables de archivos histricos es abismal. Es posible que el administrador de
documentos no tenga la sensibilidad humanstica que tiene el responsable de archivos histricos y
por el contrario, ste ltimo no tenga mayor inters por entender lo que pasa en los archivos
administrativos que tienen que ver ms con la eficiencia y eficacia de la administracin que con los
valores secundarios de los documentos. No obstante, el tratamiento que se d a los archivos en su
origen tendr que ver con la calidad de las fuentes primarias para la historia de las instituciones.

147
cultura archivstica
Paradjicamente ambos profesionales tienen el mismo propsito: hacer que los archivos sirvan de
fuentes de informacin.
En s, la administracin de documentos, conforme a principios archivsticos como el de
procedencia y de orden original, permite llevar a cabo procesos de planeacin, organizacin,
control de los archivos desde su creacin hasta su disposicin, con el propsito de lograr el manejo
eficiente y eficaz de los archivos. Tambin, a travs de la administracin de documentos, es posible
desarrollar las herramientas administrativas para operar y regular los archivos; de igual manera,
ofrece la alternativa de organizarlos a travs de redes, entendidas stas como el conjunto de
elementos que interactan para alcanzar un fin o una meta especfica que en nuestro caso sera el
ptimo manejo de los archivos.
Es as que, brevemente, en el presente trabajo se abordarn los siguientes temas:
Polticas, estrategias para su diseo e instrumentacin
Modelo de organizacin de los archivos en las instituciones de educacin superior
Instrumentos y manuales a desarrollar
En principio y antes de introducirnos al modelo de organizacin de un sistema de adminis-
tracin de documentos y archivo, resulta necesario abordar conceptos que, sin ser novedosos,
resulta importante reafirmar ya que en la actualidad tienen una gran repercusin en los entornos
globalizadores donde la estandarizacin de instrumentos y procesos juega un papel importante.
De esta manera, entendemos a un sistema de administracin de documentos y archivos como el
sistema de informacin que recibe, registra, describe, clasifica, integra, preserva y proporciona
acceso a los documentos de archivo de acuerdo con sus vigencias documentales. El sistema consi-
derar el manejo de archivos en diferentes soportes o formatos, creados o recibidos por la depen-
dencia en el ejercicio de sus funciones y tambin, determinar las interrelaciones de las unidades
archivsticas dentro de la dependencia.
Segn la Norma ISO 15489-1, de publicacin reciente, un sistema de administracin de
documentos y archivos debe:
Estar diseado y puesto en prctica para cumplir con las necesidades operacionales de la
institucin.

148
Conciencia yacia
 Estar diseado para manejar los documentos que renen las caractersticas de archivo.
Ser confiable, es decir, debe tener capacidad para recuperar los documentos que reflejan
la actividad institucional, para organizar los archivos, funcionar como fuente primaria de informa-
cin y proporcionar acceso oportuno a la informacin contenida en los archivos.
Ser ntegro, es decir debe contar con medidas de control en cuanto al acceso, uso,
verificacin y disposicin final de los documentos.
Cumplir con las disposiciones jurdicas y de organizacin de la institucin.
Integrar todo el rango de funciones y acciones que tiene la institucin.
Contar con rutinas de operacin para manejar archivos desde su creacin, mantenimiento
y disposicin final.
Seala adems la ISO 15489-1 que las estrategias toman en cuenta el desarrollo y adop-
cin de polticas, procedimientos y prcticas.
A fin de proponer un modelo de organizacin donde se establezcan las interrelaciones y
vnculos que faciliten la instalacin del sistema, ser necesario analizar el contexto en el que se
manejan los archivos de las instituciones de educacin superior, es decir, se requiere conocer la
situacin que prevalece a travs de un diagnstico para determinar:
La base legal que sustenta el trabajo archivstico.
La estructura o estructuras organizacionales que ya existen.
La regulacin y normatividad archivstica existente en cuanto a clasificacin, vigencias y
mecanismos de disposicin documental.
La existencia de archivos que se localizan en el campus (administrativos o histricos).
El nmero y perfil de los trabajadores que se dedican en forma exclusiva a los archivos.
Recursos materiales y fsicos.
Volumen aproximado de los archivos que se localizan en la institucin.
Los resultados que se deriven en cada caso permitirn un mejor acercamiento al modelo de
organizacin de cada institucin de educacin superior. No obstante las dificultades aparentes,
una aproximacin a un modelo que considere factores de integridad, amplio rango, confiabilidad y
sistematicidad basado en la interaccin operativa y la normatividad centralizada, no es una pro-
puesta aventurada.

149
cultura archivstica
 El modelo de organizacin para un sistema de administracin de documentos y archivos
atendera el establecimiento de interrelaciones que faciliten la aplicacin de los procesos y de las
tcnicas destinadas al manejo adecuado de los archivos a lo largo del ciclo vital de documentos:
En archivos de trmite en oficinas (aqu se crean o reciben documentos, tienen valores
primarios y su uso es constante e interno)
Archivos de concentracin (mantienen sus valores primarios, son de uso espordico que
puede ser interno o pblico)
Archivos histricos (valores secundarios, uso social) o baja de aquellos que carecen valor.

La poltica integral de archivos y sus objetivos

Posiblemente uno de los problemas para la implantacin de un sistema archivstico es la falta de una
poltica integral de archivos, donde la mxima autoridad de la institucin de educacin superior
reconozca la necesidad de establecer y promover mecanismos destinados a proporcionar los ele-
mentos que garanticen la viabilidad de un sistema de administracin de documentos y de archivos,
entendido como un instrumento que apoye tanto a la gestin cotidiana de asuntos como a la
educacin e investigacin y que considere adems, a los archivos como parte del conocimiento y
patrimonio de la institucin.
De ah que no ser posible instrumentar un sistema de administracin de documentos y
archivos en instituciones de educacin superior sin antes establecer una poltica general de archi-
vos, impulsada por la mxima autoridad y que tenga como propsitos:
Proteger a los archivos desde su creacin hasta su disposicin final
Mejorar la interaccin y el flujo de los documentos y de los archivos
Establecer un componente de administracin de documentos y archivos dentro de las
polticas y planeacin de los recursos de informacin institucional
Instrumentar las prcticas y tcnicas archivsticas que garanticen la integracin de archi-
vos, su recuperacin y acceso.
Todo esto, con el propsito de que los archivos sean tiles:
A los administradores y funcionarios en sus tareas administrativas, acadmicas, de inves-
tigacin, as como en el mejoramiento de imagen de la institucin, pues la provee de evidencias

150
Conciencia yacia
acerca de su quehacer cotidiano y apoya a la toma de decisiones.
A los estudiantes, para que conozcan su propia trayectoria dentro del proceso de forma-
cin y para un conocimiento ms certero de la institucin donde estudian.
A los investigadores, como fuentes primarias de informacin para la historia de la institu-
cin, de sus actores y la resea de eventos y acciones.
Conviene detenernos un poco en el objetivo que seala la incorporacin del componente de
archivos dentro del sistema de informacin institucional.
Por razones poco entendidas, a los archivos se les ha considerado como un servicio general
en lugar de un servicio de informacin, lo cual ha trado como consecuencia un grave deterioro,
debido por un lado, a que las reas de servicios generales han relegado a los archivos para dar
cumplimiento a las demandas inmediatas de este tipo de servicios y en otros casos, al desconocimiento
generalizado que existe sobre los archivos y su tratamiento. La incorporacin del componente de
archivos dentro del sistema de informacin institucional ser de gran relevancia, sobretodo en lo que
se refiere a la definicin y diseo de un sistema de conservacin de archivos electrnicos, ya que si
bien dentro de las instituciones ya existe un nmero considerable de archivos de este tipo, an no se
han tomado en consideracin los fundamentos de la prctica archivstica para la preservacin y
acceso a la informacin de stos, de tal forma que garanticen su confiabilidad y autenticidad tanto en
el presente como en el futuro.

El modelo
Vista la multiplicidad de reas acadmicas, de investigacin y de administracin, tanto centrales
como autnomas que pueden existir en una institucin de educacin superior, el modelo de orga-
nizacin que se propone comprende:
Un rgano mximo en el mbito de las instituciones de educacin superior que podra ser
un Consejo o Comisin de Archivos, integrado, en principio, por los responsables de los archivos
de cada facultad, escuela o dependencia y el director de los archivos de oficinas centrales, que
fungira como presidente.
Una direccin de archivos en oficinas centrales, a travs de la cual se contara con los recursos
para impulsar e instrumentar la normatividad que emane del Consejo dentro de la institucin, para

151
cultura archivstica
coordinar los archivos de trmite de las oficinas y reas adscritas a la administracin central, para
operar el archivo central de concentracin y el archivo histrico de la institucin, donde se conserva-
ran los archivos de valor permanente de toda la institucin, con la excepcin de aquellas facultades o
escuelas que ya contaran con un archivo histrico. El director de archivos de oficinas centrales
fungira tambin como presidente del Consejo de Archivos.
Un rea operativa y de coordinacin de archivos por cada facultad, escuela o centro de
investigacin. Esta rea se encargara de instrumentar procesos y prcticas para archivos de trmite
y de concentracin, sean stos de carcter acadmico o administrativos y, en caso de que exista,
tambin coordinar el archivo histrico de la dependencia.
En cuanto a la adscripcin de la Direccin de Archivos Centrales, existen ciertas alternati-
vas: pudiera ser un rgano adscrito a alguna de las secretaras generales de la rectora (secretara
general, como sucede en algunas universidades espaolas), con capacidad jurdica para regular
sobre los archivos dentro de la institucin. En una analoga, la Direccin General de Bibliotecas de
la UNAM que depende de la Secretara General y tiene capacidad jurdica para regular procesos
bibliotecolgicos a nivel central y en facultades y escuelas.
Otra alternativa para la direccin de archivos de oficinas centrales sera la creacin de un
Centro o Coordinacin de Archivos Universitarios, con capacidad para regular sobre la operacin
de los archivos de la institucin, para administrar los archivos centrales de concentracin e hist-
rico as como para realizar proyectos de investigacin y formacin de profesionales en el campo de
la archivonoma y la administracin de documentos.
La base jurdica que sustente el sistema de administracin de documentos y archivos y su
esquema de organizacin dara solucin a ciertos problemas. Por ejemplo, es frecuente que la funcin
para los servicios de archivos administrativos est asignada a las reas de servicios generales o de
logstica, mientras que los archivos histricos, podran estar adscritos a una biblioteca, a una facultad
cuya trascendencia en el tiempo e importancia en su desarrollo haya obligado a su creacin; en otro
caso, el archivo histrico podr estar adscrito a un centro de investigacin. Otro problema que
requiere atencin es la coexistencia, dentro de las instituciones, de unidades de operacin centrali-
zada y aquellas de operacin descentralizada con autonoma en su operacin, donde tambin una
normatividad archivstica que diera lugar a un Consejo de Archivos permitira la vinculacin requerida

152
Conciencia yacia
para un sistema. Aunado a esto se encuentra la divergencia entre lo eminentemente administrativo y
lo eminentemente acadmico sin percibir que la documentacin tanto administrativa como acadmica
es, a todo lo largo de su ciclo vital, importante para la institucin.
La disposicin jurdica que se emita deber regular sobre las interrelaciones, normas y
procesos de los archivos administrativos e histricos, as como sobre otros factores tales como
acceso, privacidad, evidencia, proteccin de datos e informacin.

Las estrategias
Si bien no existe una sola estrategia para crear un sistema de archivos sino varias y diferentes en
cada caso, creo que una aproximacin sera el desarrollar un modelo semejante para varias institu-
ciones y promoverlo a travs de la Asociacin Nacional de Universidades e Instituciones de Educa-
cin Superior. Aqu es importante sealar que un modelo puede ser modificado de acuerdo a las
necesidades de cada institucin no obstante, lo importante ser que los principios generales del
mismo prevalezcan como factor que fortalezca la prctica archivstica.
Coyunturalmente, los temas ya sealados y muy de moda, como la transparencia de acciones,
la rendicin de cuentas y el acceso a la informacin, sobre todo en el caso de instituciones que reciben
apoyos federales, son factores que servirn para fundamentar acciones a favor de los archivos.
Sin duda la Red Nacional de Instituciones de Educacin Superior, donde se conjuntan
voluntades en pro de los archivos, puede ser tambin el motor para proponer modelos y proyectos.
Estoy convencida que el impulso de acciones desde un organismo de carcter civil tiene mayor
influencia hacia las instituciones que las gestiones que se hagan de manera individual.

Las normas y sus instrumentos tcnicos

Para avanzar en el desarrollo de un sistema de administracin de documentos y archivos, adems
de un modelo de organizacin, se requerirn elementos que permitan la instrumentacin de los
procesos y actividades; por lo que habrn de elaborarse los manuales de organizacin y procedi-
mientos, as como aquellos instrumentos tcnicos que garanticen una operacin adecuada de los
archivos. Un ejemplo de cmo un sistema de administracin de documentos y archivos sin instru-
mentos tcnicos puede fracasar, es lo que ha sucedido con los sistemas de archivos de las depen-

153
cultura archivstica
dencias del Poder Ejecutivo Federal. Desde los ochenta se impuls una base legal y el esquema de
organizacin de archivos, sin embargo se descuid la prctica, de ah que en la actualidad se
cuente con sistemas que funcionan a medias y con una gran carencia de normas y polticas.
A continuacin se sealan ciertos instrumentos y polticas a establecer para la operacin de
los archivos a lo largo de su ciclo de vida.
En principio, se requiere establecer criterios y caractersticas del documento de archivo para
diferenciarlo de otros documentos. Este es uno de los factores que afectan a los archivos ya que al no
tener claro cmo se integra y conforma un documento de archivo, resulta que todo lo que se integra
a una carpeta o flder es considerado documento de archivo, lo cual ha trado como consecuencia la
acumulacin indiscriminada de papel en oficinas donde se pierde el sustento y evidencia de acciones.
El calificar a un documento de archivo no excluye que otros que no renen las caractersticas de ste
puedan ser coleccionados para su conservacin permanente.
Tambin es necesario desarrollar un registro de archivos que incluya elementos suficientes
de descripcin e indizacin del documento de archivo, esto en lo referente a expediente, serie o
seccin para su mejor control, manejo y acceso. Los elementos descriptivos debern considerar lo
establecido en estndares ya probados y aceptados como es el caso de la Norma ISAD-G para
archivos histricos u otros a nivel nacional o internacional.
Un cuadro de clasificacin basado en funciones homologadas en cuanto a tareas comunes
resulta ser una herramienta extraordinaria tanto para el acceso de archivos como para los procesos
de valoracin, seleccin y determinacin de las vigencias documentales. Un cuadro de clasificacin
homologado en funciones comunes deber estar basado en la existencia de un nmero importante
de tareas y acciones semejantes que bien podran clasificarse de igual forma. Al respecto, cabe
sealar que la ISO 15489-1 promueve la clasificacin por funciones, as como instrumentos
adicionales para un mejor registro, tal sera el caso de un vocabulario controlado y un tesauro para
la descripcin y registro del documento de archivo.
Criterios y polticas para las vigencias y disposicin documental. Uno de los trabajos ms
importantes de un Consejo de Archivos en una institucin de educacin superior ser el dictamen
sobre las vigencias documentales y disposicin de archivos a travs del anlisis de los grupos
documentales.

154
Conciencia yacia
 En la operatividad los instructivos de transferencias primarias y secundarias resultan ser
prioritarios para garantizar el flujo documental adecuado e impedir acumulacin innecesaria de
archivos donde stos ya no tienen ni los valores por los cuales fueron generados.
Los cuadros y tablas de conservacin para garantizar el flujo permanente de archivos de
concentracin cuando stos pierden sus valores primarios, son instrumentos tcnicos de importan-
cia fundamental en la etapa semiactiva de los archivos a fin de estar en posibilidades de garantizar
que los procesos de valoracin y seleccin secundaria se lleven a cabo en tiempo y en forma.
En los archivos histricos el desarrollo de instrumentos de consulta, basados en normas
internacionales, tiles para el acceso a la informacin, son sin duda los mecanismos que verdade-
ramente dan vida a este tipo de archivos.
Desarrollar las polticas y reglamentos del servicio. Desde mi punto de vista, los servicios
de archivos a lo largo del ciclo vital son indispensables tanto para facilitar al usuario su acceso
como para el mejor control de los mismos. Un ejemplo que me llama la atencin y considero til es
la Carta de los Archivos establecida en ciertos archivos espaoles, donde se establecen los compro-
misos de servicios archivsticos que se ofrecen.
Con respecto a los instrumentos tcnicos para la operacin de los servicios de archivo deseo
hacer nfasis en un factor que todava no encuentra la respuesta suficiente para avanzar en la
modernizacin de la prctica archivstica. Desde mi punto de vista, la homologacin y estandarizacin
de prcticas e instrumentos tcnicos resultan ser indispensables, sobretodo para transitar de los
archivos en soporte papel a los archivos electrnicos y ante la interconectividad que demanda el
acceso a la informacin en ambientes virtuales estandarizados. As, la homologacin en cuadros de
clasificacin de funciones comunes que se realicen dentro de un mismo sector es un mecanismo
que podra facilitar y garantizar una mejor valoracin y seleccin primaria que conduzca al desa-
rrollo de criterios y polticas homogneas de disposicin documental en grupos documentales
comunes.
En el mbito internacional existe una cantidad importante de esfuerzos de estandarizacin
en cuanto a la descripcin de archivos, as por ejemplo la ISAD-G y la ISAAR-CPF son ejemplos
dentro de los archivos histricos, pero tambin se encuentran los metadatos, para la descripcin de

155
cultura archivstica
archivos electrnicos, desarrollados en pases como Australia e Inglaterra o la Descripcin Archivstica
Codificada elaborada por los archivistas americanos.
En este contexto, recientemente y gracias a la influencia que los trabajos de estandarizacin
en la descripcin de archivos impulsados en varios pases, por encargo de la UNESCO, a travs del
Comit sobre Estndares de Descripcin del Consejo Internacional de Archivos, se elabor el
proyecto para disear un modelo preliminar de un sistema codificado prototipo para un instrumen-
to de consulta de archivos que posibilite la integracin de descripciones desde diferentes ubicacio-
nes en un sistema de informacin unificado y gratuito, basado en la aplicacin de la Norma ISAD(G)
e ISAAR(CPF), OSIRIS por sus siglas en ingls (Sistema de informacin de fuentes abiertas para
recursos de archivos). Pudiera utilizarse como software el programa ISIS que UNESCO ha promo-
vido para bibliotecas y se espera que en el mediano plazo esta herramienta est disponible para los
archivos.
Un ejemplo ms de estandarizacin es la ya citada ISO 15489-1 y la ISO/TR 1548-2 de
Informacin y Documentacin-Administracin de Documentos. Cabe destacar que los sistemas
de administracin de documentos implican procesos o instrumentos estandarizados tanto en
archivos en soporte tradicional como en archivos electrnicos. En nuestro pas donde archivos
en soportes tradicionales ya coexisten con archivos electrnicos, resulta un reto particular el
iniciar procesos de estandarizacin ya que as como en ocasiones tenemos serios problemas para
acceder a la informacin de los archivos en papel pues gran parte se han perdido por falta de
normas operativas, tambin se estn perdiendo los archivos electrnicos.
En el desarrollo de instrumentos tcnicos, el consenso para lograr estndares nacionales
compromete la participacin activa y decidida de los expertos de archivos en todo tipo de institu-
ciones en nuestro pas. Los esfuerzos aislados, reconocidos y loables sern tiles para un espacio
reducido pero no tendrn impacto en entornos globalizados donde los acuerdos y las voluntades
deben responder a las necesidades de los servicios que se brindan a travs de los archivos. No
podemos esperar a que otros profesionales sin nuestro conocimiento quieran reinterpretar princi-
pios y prcticas ya reconocidas y universales.

156
Conciencia yacia
 ndice
PRESENTACIN ...........................................................................................................5

Desarrollo de la archvistica en la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla............................9

Mara del Pilar Paleta Vzquez

La conformacin del Archivo Histrico de la Universidad de Sonora............................................25

Patricia Ros Garca
Concepcin Moya Grijalva

La proteccin de la historia institucional. El Archivo del Colegio de Ciencias y Humanidades...........37

Gloria Carrreo

La organizacin y conservacin de docuemntos grficos: un caso prctico, la coleccin de la Direc-

cin General de Comunicacin Social de la UNAM.....................................................................47
Sandra Pea Haro

La necesidad de formacin y planeacin en los archivos de instituciones educativas........................61

David Sergio Placencia Boragin

Los procesos de investigacin en los archivos histricos universitarios..........................................71

Walter Fernando Vallejo Romero

Los archivos y la investigacin histrica..................................................................................79

Alma Leticia Gmez Gmez
Gustavo Villanueva Bazn

157
cultura archivstica
El archivero universitario: una vocacin con formacin..............................................................91
Vanessa Veintemilla Minaya

Importancia de la enseanza de la historia para los estudiantes de archivonoma........................99

Andrea Escobar Barrios

En torno a la labor de divulgacin de los archivos histricos universitarios..................................107

Humberto Sotelo Mendoza

Aplicacin de las nuevas tecnologas en los archivos histricos...................................................115

Fernando Hernndez Olvera

La era de la informacin y la ciberantropologa.......................................................................125

Ramn Rivera Espinosa

El cuadro de clasificacin: una tarea pendiente de los archivos de las instituciones de educacin
superior..........................................................................................................................137
Georgina Flores Padilla
Mara del Carmen Sifuentes Rodrguez
Mara de Jess Daz Nava

Un modelo para la organizacin de un sistema de archivos de instituciones de educacin supe-

rior...........................................................................................................................145
Alicia Barnard Amozorrutia

158
Conciencia yacia
 Conciencia y cultura archivstica,
se termin de imprimir el 4 de septiembre
de 2002 en Litografa Magno Graf, S.A. de
C.V
C.V.., Calle E nmero 6, Parque Industrial Puebla 2000.
El tiraje fue de dos mil ejemplares, financiado por el
Gobernador Melquiades Morales Flores. El costo de negativos,
impresin y encuadernacin es de $50.00, incluyendo IVA.

159
cultura archivstica
160
Conciencia yacia