PANDUAN

ANALISIS MODUS
KEGAGALAN & DAMPAK (AMKD)
Failure Mode,Effect and Analysis (FMEA)

RSU ATTUROTS AL ISLAMY

SLEMAN
2015
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.......................................................................................................................2
BAB I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG.............................................................................................3
B. TUJUAN..................................................................................................................3
BAB. II. PEMBAHASAN
A. DEFINISI .......4
B. RUANG LINGKUP ...5
C. LANGKAH-LANGKAH
1. Langkah 1. Pilih proses yang berisiko tinggi dan membentuk tim.6
2. Langkah 2. Diagram alur proses.9
3. Langkah 3. Brainstorming modus kegagalan dan dampaknya...10
4. Langkah 4. Hitung skala prioritas kegagalan ...11
5. Langkah 5. Identifikasi akar masalah modus kegagalan...15
6. Langkah 6. Redesain proses..16
7. Langkah 7. Analisa dan uji coba proses baru17
8. Langkah 8. Implementasi dan monitor proses yang diredesain 17
BAB V. PENUTUP.........................................................................................................22
DAFTAR PUSTAKA............................................................ ..........................................23

2
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Tujuh langkah menuju keselamatan rumah sakit adalah upaya untuk menggerakkan
program keselamatan pasien di RSU Atturots Al Islamy. Berdasarkan langkah ke enam dari tujuh
langkah tersebut yaitu rumah sakit mengembangkan kebijakan yang mencakup insiden yang
terjadi dan minimum satu kali pertahun melakukan Failure Modes and Effects Analysis (FMEA)
untuk proses risiko tinggi.

Berkaitan dengan hal tersebut diatas, maka Tim KPRS RSU Atturots Al Islamy menyusun
panduan FMEA (Failure Mode Effect and analysis) sebagai tool untuk penilaian risiko pada
proses yang belum dilakukan, sedang dilakukan dan proses baru dengan pendekatan proaktif.

B. TUJUAN
I. Tujuan Umum
Buku panduan ini sebagai dasar bagi tim KPRS untuk meningkatkan mutu layanan RS
melalui kegiatan redesain proses pelayanan untuk menganalisis modus kegagalan dan
dampaknya
II. Tujuan Khusus
a. Pedoman dalam melaksanakan langkah-langkah melakukan Analisis Modus
Kegagalan dan Dampak
b. Panduan dalam menentukan proses-proses pelayanan yang mempunyai resiko tinggi
terjadi error.
c. Panduan dalam perbaikan sistem (re-desain proses) terhadap proses-proses pelayanan
yang mempunyai resiko tinggi terjadi error.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. DEFINISI
Pada saat ini pencegahan kesalahan medis belum menjadi fokus utama untuk asuhan perawatan
pasien di rumah sakit. Sebagian besar sistem pelayanan kesehatan tidak didesain untuk mencegah
terjadinya error.
Definisi dari FMEA (Failue Mode and Effect Analysis) adalah :
1) Metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah potensi kegagalan
sebelum terjadi.
2) Proses proaktif dimana kesalahan dapat dicegah dan diprediksi.
3) Mengantisipasi kesalahan dan meminimalkan dampak buruk.

Secara umum definisinya adalah metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi

dan mencegah Potensi Kegagalan sebelum terjadi. Hal tersebut didesain untuk meningkatkan
keselamatan pasien.

B. RUANG LINGKUP

1. Memilih proses yang beresiko tinggi dan membentuk tim.

2. Membuat diagram proses.
3. Bertukar pikiran tentang modus kegagalan dan menetapkan dampaknya.
4. Memprioritaskan modus kegagalan.
5. Identifikasi akar masalah.
6. Redesain proses
7. Analisis dan uji prose baru
8. Implementasi dan monitor perbaikan proses.

4
 C. TATA LAKSANA

Tata laksana Analisis Modus Kegagalan & Dampak ( Failure Mode Effect and Analysis / FMEA )
ada 5 tahap. Yaitu :
I. Tahap 1 Pilih proses yang beresiko tinggi dan Membentuk Tim.
A. Pilih proses yang beresiko tinggi.
1. Proses yang beresiko tinggi meliputi :
a. Proses baru.
Misalnya : staf mengoperasikan alat / instrumen medis yang baru.
b. Proses yang sedang berjalan.
Misalnya : proses pengadaan, penyimpanan & distribusi tabung gas medis (O2, N2O).
c. Proses klinis.
Misalnya : proses pengambilan darah di laboratorium.
d. Proses non klinis.
Misalnya : mengkomunikasikan hasil laborat ke dokter atau identifikasi pasien yang
beresiko jatuh.
2. Proses yang beresiko tinggi biasanya memiliki satu atau lebih karakteristik.
a. Variabel individu :
Pasien : tingkat keparahan penyakit, keinginan pribadi pasien, proses pengobatan.
Pemberi layanan : tingkat ketrampilan, cara pendekatan dalam pelaksanaan tugas.
b. Kompleksitas :
Proses dalam layanan kedokteran sangat kompleks, terdiri puluhan langkah. Semakin
banyak langkah dalam suatu proses, semakin tinggi probabilitas terjadinya kesalahan.
Teori Donald Berwick bahwa :
Bila proses terdiri dari 1 langkah, kemungkinan salah 1%.
Bila proses 25 langkah, kemungkinan salah 22%
Bila proses 100 langkah, kemungkinan salah 63%
c. Tidak standar.
Proses dilakukan menurut persepsi pemberi pelayanan berdasarkan kebiasaan atau
prosedur yang sudah ketinggalan jaman.

5
 Diperlukan : SPO, Protokol atau Clinical Pathways untuk membatasi pengaruh dari
variabel ini.
d. Proses tanpa jeda.
Perpindahan satu langkah ke langkah lain dalam waktu berurutan tanpa jeda sehingga
seringkali baru disadari terjadi penyimpangan pada langkah berikutnya. Misal :
NORUM.
Keterlambatan dalam suatu langkah akan mengakibatkan gangguan pada seluruh
proses.
Kesalahan dalam suatu langkah akan menyebabkan penyimpangan pada langkah
berikut.
Kesalahan biasanya terjadi pada perpindahan langkah atau adanya langkah yang
diabaikan. Kesalahan pada satu langkah akan segera diikuti oleh kesalahan
berikutnya, terutama karena koreksi tidak sempat dilakukan.
e. Proses yang sangat tegantung pada intervensi petugas.
Ketergantungan yang tinggi akan intervensi seseorang dalam proses dapat
menimbulkan variasi kesalahan. Misal : penulisan resep dengan singkatan dapat
menimbulkan Medication error.
Sangat tergantung pada pendidikan dan pelatihan yang memadai sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
f. Kultur garis komando ( Hierarchical culture ).
Suatu proses akan menghadapi resiko kegagalan lebih tinggi dalam unit kerja dengan
budaya hirarki dibandingkan dengan unit kerja yang budayanya berorientasi tim.
Hal ini karena :
Staf enggan berkomunikasi & berkolaborasi satu dengan yang lain.
Perawat enggan bertanya kepada dokter atau petugas farmasi tentang medikasi,
dosis serta elemen perawatan lainnya.
g. Keterbatasan waktu.
Proses yang memiliki keterbatasan waktu cenderung meningkatkan resiko kegagalan.

3. Pertimbangkan :
Yang paling tinggi potensi resikonya.
Yang paling saling berkaitan dengan proses lain
Ketertarikan orang untuk memperbaiki.

B. Membentuk tim.
1. Komposisi tim.
a) Multidisiplin & multi personal

6
 Berbagai macam profesi yang terkait dilibatkan menjadi anggota tim.
Beberapa karakter seperti : orang yang memiliki kewenangan memutuskan, orang
yang penting untuk penerapan perubahan yang mungkin diperlukan, pemimpin yang
memiliki pengetahuan-dipercaya-dihormati, orang dengan pengetahuan yang sesuai,
b) Jumlahnya tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4-8 orang)
2. Pembagian peran tim
a) Team leader
Pemimpin yang memiliki pengetahuan, dipercaya dan dihormati.
Mempunyai kemampuan membuat keputusan.
Orang yang memiliki critical thinking saat perubahan akan dilaksanakan.
b) Fasilitator.
Fungsi fasilitator bisa dirangkap oleh team leader.
Orang yang ditunjuk sebagai fasilitator bukan berasal dari area yang dianalisis.
Memandu tim dalam proses diskusi.
Memilah temuan atau masukan yang tidak penting.
Memastikan bahwa anggota tim menyelesaikan setiap langkah dan
mendokumentasikan hasil.
Mengarahkan tim untuk fokus pada masalah yang sedang dibicarakan.
Anggota tim merasa nyaman dengan adanya fasilitator.
c) Expert.
Petugas yang menguasai dan ahli dalam bidang yang dianalisis.
Dengan keahliannya diharapkan memberikan masukan berupa perubahan proses.
d) Perwakilan dari disiplin ilmu terkait.
e) Notulen
Bertanggung jawab mencatat dan membagikan notulen.
Fungsi notulen bisa dirangkap oleh anggota secara bergantian. Fungsi notulis dapat
menghambat kemampuannya dalam mengemukakan pendapat, sehingga perlu
bergantian.
Membuat dokumentasi.

II. LANGKAH 2. MEMBUAT ALUR PROSES

Pilihlah salah satu diagram / mapping Process
Mapping Process juga dikenal sebagai Flowchart, menggambarkan semua
langkah dalam proses.
Mapping Process membantu Tim mengidentifikasi masalah yang dapat
diperbaiki.

7
 Tool ini sangat mendasar yang sebaiknya digunakan pada langkah awal
karena dapat memberikan pandangan yang jelas tentang proses.
Tim sebaiknya memulai dengan Process Map level tinggi (5-12
langkah).Kemudian memilih proses yang mempunyai masalah yang paling
besar.
Contoh :
a. Detaile
Process Map paling umum digunakan

.
b. High-Level.
Process Map tercepat, paling sederhana dan detil

c. High--low (Top--down)
Menambahkan pada kedalaman pada high--level Process Map, namun tanpa
mapping yang detil

8
III. Tahap 3. Brainstorm Potensial Modus Kegagalan dan Dampaknya.
Dalam tahap ke 3, proses harus menggunakan alat bantu berupa :
1. Failure Mode.
Jenis potensi kegagalan dalam proses untuk memenuhi persyaratan atau tujuan proses.
Berasal dari proses yang tidak sempurna.
Menyebabkan dampak.
Contoh : tidak berfungsi, fungsi menurun, fungsi menyimpang, jatuh, salah
identifikasi dll.
2. Efek.
Akibat dari kegagalan, yang mengganggu / merugikan.
Dirasakan pasien
Contoh : keterlambatan penanganan, kematian, cacat, kerusakan jaringan, tidak dapat
diperbaiki, melanggar ketentuan, kerugian finansial.

9
 Contoh diagram 1 proses
No Sub Proses Failure Mode Effect
1. Print charge slip & Charge slip & etiket Dampak pada pasien : salah obat,
etiket berbeda dg resep salah harga, terapi irasional
Dampak pada pengunjung : -
Dampak pada staf : komplain
pasien, sangsi atasan
Peralatan / fasilitas : -
Charge slip & etiket Dampak pada pasien : salah
buram minum obat
Dampak pada pengunjung : -
Dampak pada staf : komplain dari
pasien

IV. Langkah 4. Hitung skala prioritas kegagalan.

Seberapa parah efek yang ditimbulkan.
Tingkat kefatalan dampak menggunakan alat bantu berupa tabel Severity.
Seberapa sering potensi penyebab terjadi.
Tingkat kemungkinan terjadi menggunakan alat bantu berupa tabel Occurrence.
Seberapa mudah potensi penyebab terdeteksi.
Kemampuan deteksi dari sistem yang ada menggunakan tabel Detection.

Risk Priority number (RPN)

Sering digunakan untuk mengkalkulasi kritisnya keadaan sebagai suatu a risk priority
number (RPN), juga disebut Criticality Index (CI), berdasarkan derajat
Severity,Probability dan Deteksi.

Risk Priority Number = severity x Occurence x Detection

10
 Modus kegagalan dengan nilai RPN yang tinggi, otomatis menjadi perhatian untuk diatasi
/ menjadi PRIORITAS.
Memilih skala peringkat :
JCI tidak secara spesifik menentukan skala mana yang harus digunakan dalam
menilai modus kegagalan.
Skala yang dipilih adalah skala 1-10
A. Severity
Yaitu efek pada pelanggan.
Nilai 10 adalah ekstrem (komplain) dan nilai 1adalah pelanggan tidak nyaman.
Contoh skala 1-10

RATING DESKRIPSI DEFINISI

1 Dampak minor atau tidak Tidak akan disadari oleh orang yang
mengalami dan tidak mempengaruhi proses
ada
2
3 Dapat mempengaruhi orang yang mengalami
dan akan sedikit berpengaruh pada proses.
4
5 Dampak moderat Dapat berpengaruh pada orang yang
mengalami & menyebabkan dampak serius
pada proses.
6 Cedera ringan Akan berpengaruh pada orang dan
menyebabkan dampak serius pada proses.
7
8 Cedera berat Akan mengakibatkan cedera serius pada
orang & menyebabkan dampak serius pada
proses.
9
10 Bencana, cacat seumur Sangat berbahaya : kegagalan akan
hidup / meninggal menyebabkan kematian pada orang yang
dilayani & menyebabkan dampak serius
pada proses.

11
B. Occurance
Contoh skala 1-10
DESKRIPSI KEMUNGKINAN DEFINISI
1 Sangat jarang & 1 dalam 10.000 Tidak ada / sedikit diketahui terjadinya,
hampir tidak ada sangat tidak mungkin kondisi akan
pernah terjadi
2
3 Kemungkinan 1 dalam 5.000 Mungkin, tapi tidak diketahui datanya,
rendah kondisi terjadi dalam kasus terisolasi,
tetapi kemungkinannya rendah
4
5 Kemungkinan 1 dalam 200 Didokumentasikan, tetapi jarang,
moderat kondisi tersebut memiliki kemungkinan
cukup besar terjadi
6
7 Kemungkinan 1 dalam 100 Didokumentasikan & sering, kondisi
tinggi tersebut terjadi sangat teratur dan /
selama jangka waktu yang wajar.
8

9 Yakin terjadi 1 dalam 20 Didokumentasikan, hampir pasti,

kondisi tersebut pasti akan terjadi
selama periode panjang yang spesifik
untuk langkah / hubungan tertentu
10 Selalu terjadi 1 dalam 10

C. Detection
Menggunakan skala 1-10

1 Pasti terdeteksi 10 dari Hampir selalu terdeteksi dengan segera

10
2
3 Kemungkinan rendah 7 dari 10 Mungkin terdeteksi
4
5 Kemungkinan moderat 5 dari 10 Kemungkinan sedang terdeteksi
6
7 Kemungkinan tinggi 2 dari 10 Tidak akan terdeteksi dengan mudah
8
9 Hampir pasti tidak 0 dari 10 Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya
terdeteksi serius
10 Tidak ada upaya deteksi Tidak ada mekanisme deteksi atau proses
baru
12
 Prioritaskan Modus Kegagalan
Modus kegagalan harus dilakukan prioritas sesuai dengan prioritas tindakan.
Jika modus kegagalan menggunakan RPN, mungkin dapat memilih cut off
point untuk menentukan prioritas.
o Nilai dibawah cutoff point tidak memerlukan tindakan segera kecuali
tersedia waktu.
o Nilai di atas cutoff point , harus dilakukan eksplorasi.

Tabel RPN dan Criticality

No Sub Failure Effect S Potential Cause O D RPN

Proses Mode
1. Print Charge slip Dampak pada 9 Petugas salah input 3 7 189
charge slip & etiket pasien : salah
& etiket berbeda dg obat, salah
resep harga, terapi
irasional
Dampak pada
pengunjung : -
Dampak pada

13
 staf : komplain
pasien, sangsi
atasan
Peralatan /
fasilitas : -
Charge slip Dampak pada Tinta mesin printer 4 1 36
& etiket pasien : salah hampir habis
buram minum obat
Dampak pada
pengunjung : -
Dampak pada
staf : komplain
dari pasien

Target RPN = 150

Maka :
Dibawah 150 resiko diterima oleh rumah sakit.
Diatas atau sama dengan 150 maka resiko akan di kontrol atau dieleminasi dengan
rencana tindak lanjut.

V. Langkah 5. Identifikasi akar masalah modus kegagalan.

Dalam konteks FMEA : RCA digunakan untuk menganalisa kemungkinan salah dalam
Proses dan sistem.
Desainnya adalah Kegagalan dimasa datang bisa dicegah. Kalaupun tidak dapat dicegah,
pasien harus di proteksi terhadap dampak kegagalan tsb atau Dampak di mitigasi. Alat
bantu yang bisa digunakan untuk analisa akar penyebab :
1. Brainstorming.
Analisa akar penyebab : jika diinginkan ide / solusi yang tidak terbatas untuk
menemukan akar masalah dari semua pihak dalam proses perbaikan.
Tujuan : untuk menghasilkan beberapa ide-ide dalam waktu minimum melalui
proses kreatif dalam kelompok.

2. Cause & Effect Diagram.

Analisa akar penyebab : ketika masalah memiliki beberapa penyebab.
14
 Tujuannya : untuk menampilkan gambaran yang jelas dari beberapa hubungan
sebab akibat antara hasil dan faktor yang mempengaruhi.
Menggunakan 5 faktor yaitu = 5 M + 1 E
1 Tulang mencakup Why sebanyak 5 kali.

VI. Langkah 6. Redesain Proses.

Hal yg perlu dilakukan adalah :
a) Lakukan studi literatur untuk mengumpulkan informasi dari literatur ilmiah.
b) Belajar dari rumah sakit lain dalam mengatasi masalah untuk problem yang sama.
c) Berkomitmen untuk mencapai berubahan baru dalam cara pandang baru.
Strategi Redesain
1) Desain atau desain ulang proses untuk eleminasi peluang terjadinya kegagalan
(mencegah terjadinya kegagalan).
2) Mencegah kegagalan sampai ke pasien dg meningkatkan deteksi kegagalan.
3) Fokus pada mitigasi dampak kesalahan yang sampai ke pasien.

VII. Langkah 7. Analisis dan Uji Coba Proses Baru.

I. Panduan Analisis.
a. Bagaimana proses baru tersebut dapat diterapkan.
b. Kapan proses yg baru akan diterapkan
c. Siapa yang akan bertindak & bertanggung jawab.
d. Dimana proses baru tersebut akan diterapkan.

15
 II. Panduan Pengujian.
a. Pengujian diatas kertas.
b. Simulasi
c. Uji coba terbatas.
III. Pengumpulan Data.
a. Tinjauan terhadap catatan hasil pengujian,
b. Survei sebelum dan sesudah perubahan.
c. Sistem pelaporan.
d. Pengamatan di lapangan
e. Diskusi kelompok terfokus (FGD).
f. Kehadiran pada program pendidikan.
g. Evaluasi kompetensi.

VIII. Langkah 8. Implementasi dan Monitor Proses yang Diredesain.

A. Strategi perubahan.
Buat sense of urgency
Bentuk tim pemandu.
Buat visi dan strategi
Komunikasikan visi yang berubah.
B. Strategi pemantauan.
Dokumentasikan seluruh hasil proses yang baru, masukkan ke dalam prosedur
(sehingga menjadi standar baru).
Berikan training dan sosialisasi menyeluruh.
Jaga kestabilan proses selama beberapa waktu untuk memastikan kekonsistenannya.

Contoh Tabel Implementasi dan Pemantauan :

Hasil Kegiatan
PIC
Dateline
Tindakan yg diambil (penanggung S O D RPN
(Batas waktu)
jawab)

16
 Obat dg nama yg sama Michael 15 April 10 3 3 90
namun berbeda
sediaannya , diletakkan
terpisah ( di rak yg
berbeda)

Tindakan dan pengukuran outcome

1) Tentukan apakah potensial penyebab modus kegagalan akan di :
Kontrol.
Eliminasi.
Terima.
2) Jelaskan tindakan untuk setiap potensial modus kegagalan yang akan dieliminasi atau
dikontrol.
3) Identifikasi ukuran outcome yang digunakan untuk analisa dan uji re-desain proses.
4) Identifikasi penanggung jawab dan deadline / target waktu untuk melaksanakan tindakan
tersebut.
5) Tentukan apakah perlu dukungan direktur atau tidak untuk menjalankan proses baru
tersebut.
6) Lakukan pengukuran S, O dan D kembali setelah tindak lanjut dilakukan.
7) Hitung kembali nilai RPN baru.
8) Jika nilai RPN sudah mencapai target maka cari kembali nilai RPN yang masih diatas
target.
C. DOKUMENTASI
Dokumentasi dalam panduan ini adalah :
Menuliskan semua langkah dalam bentuk form yang tersedia sebagai berikut :

17
2

18
 LANGKAH 3B GAMBARKAN ALUR SUB PROSES
Jelaskan Sub Proses kegiatan yang dipilih

A B C D E F

Cantumkan beberapa Sub Proses untuk setiap tahapan proses

Modus Kegagalan Modus Kegagalan Modus Kegagalan Modus Kegagalan Modus Kegagalan Modus Kegagalan

1. __________ 1. __________ 1. __________ 1. ___________ 1. ___________ 1. ___________

2. __________ 2. __________ 2. __________ 2. ____________ 2. ___________ 2. ___________

3. __________ 3. __________ 3. __________ 3. ____________ 3. ___________ 3. ___________

4. __________ 4. __________ 4. __________ 4. ____________ 4. ___________ 4. ___________

5. __________ 5. __________ 5. __________ 5. ____________ 5. ___________ 5. ___________

HFMEA : Healthcare Failure Mode Effect and Analysis

Langkah 4. Hitung skala prioritas kegagalan dengan tabel RPN dan Criticality
No Sub Failure Effect S Potential Cause O D RPN
Proses Mode
Dampak pada
pasien :
Dampak pada
pengunjung :
Dampak pada
staf :
Peralatan /
fasilitas : -
Dampak pada
pasien :
Dampak pada
pengunjung :
Dampak pada
staf :

19
Langkah 8. Tabel implementasi dan pemantauan.
Hasil Kegiatan
PIC
Dateline
Tindakan yg diambil (penanggung S O D RPN
(Batas waktu)
jawab)

1) Pengorganisasian tim kerja.

2) Mekanisme kerja yaitu langkah-langkah dalam proses AMKD / FMEA.
3) Prosedur yang dilaksanakan, mengunakan :
SPO Pelayanan / Peralatan Medis yang diperlukan.
SPO Analisis Modus Kegagalan dan Dampak (AMKD).
Surat Keputusan penetapan orang-orang yang terlibat.
Surat tugas petugas yang terlibat tim.
4) Laporan AMKD yang telah dibuat untuk satu analisis.
5) Salinan Kebijakan Direktur terkait tindak lanjut yang diusulkan oleh tim.

20
 BAB V
PENUTUP

Demikianlah panduan ini disusun sebagai pedoman dalam menjalankan layanan

pasien yang aman, khususnya dalam rangka mencegah kesalahan identifikasi pasien. Panduan ini
masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu panduan akan ditinjau kembali setiap 2 sampai 3 tahun
sesuai dengan tuntutan layanan dan standar akreditasi.

21
 DAFTAR PUSTAKA

1. Daud A. 2008, Workshop Keselamatan Pasien dan Manajemen resiko Klinis di Rumah Sakit :
Cegah Cedera Melalui Implementasi Keselamatan Pasien Dengan Redesain Proses (Analisa
HFMEA), IMR, Jakarta.
2. Komisi Akreditasi Rumah Sakit, 2012. Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi, IMR,
Jakarta.
3. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008. Panduan Nasional Keselamatan pasien
Rumah Sakit-Edisi 2. Depkes, Jakarta.
4. Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit (KKP-RS), 2008. Pedoman Pelaporan Insiden
Keselamatan Pasien (IKP)-Edisi 2. KKP-RS, Jakarta.
5. Buku FMEA, JCI Edisi Ke-3.

22