PENANGANAN SURAT MASUK Disyahkan oleh

No. Kode : Kepala UPTD Puskesmas

Terbitan : Selomerto 1
No. Revisi :
SPO Tgl. mulai : 1 Mei 2013
UPTD berlaku
PUSKESMAS dr. SUMANTO
Halaman :1/2 NIP. 19640909 200212 1 001
SELOMERTO 1

1. Tujuan Menangani surat masuk dari instansi /pihak diluar organisasi Puskesmas sehingga
dapat segera terkelola dengan baik sesuai yang dimaksud dari isi surat.

2. kebijakan Sebagai pedoman dalam penanganan semua surat yang masuk dari instansi / pihak luar
organisasi Puskesmas

3. Definisi Surat masuk adalah setiap kertas atau tercetak yang dibuat oleh instansi /pihak luar
organisasi Puskesmas yang ditujukan kepada Puskesmas dengan maksud menyampaikan
informasi yang dapat berupa : pemberitahuan , pernyataan, permintaan perintah ataupun
laporan
4. Prosedur a. Petugas menerima surat , meneliti, menyortir surat ( penting, biasa, rahasia atau
Pribadi )
b. Petugas membaca dengan teliti dan menentukan arah secara tepat kepada unit mana
yang berwenang mengenai surat tersebut.
c. Petugas mencatat identitas surat dalam lembar disposisi
d. Petugas rnencatat identitas surat dalam buku agenda surat
e. Petugas Menyampaikan surat kepada Kepala Puskesmas
f. Kepala Puskesmas mempelajari surat dan mengisi /mendisposisi untuk penyelesaiannya
kepada staf /pelaksana.
g. Petugas mengambil kembali surat yang telah diisi disposisi oleh Kepala
Puskesmas.
h. Petugas menyampaikan surat yang telah di disposisi kepada Staf/ pelaksana yang dituju.
i. Staf /pelaksana memaraf lembar disposisi sebagai tanda bahwa surat telah
disampaikan dan mempelajari surat untuk diselesaikan sesuai kehendak pimpinan
j. Staf/pelaksana mengembalikan surat setelah ditindaklanjuti kepada Petugas TU
k. Petugas TU menerima dan menyimpan surat yang telah ditindaklanjuti untuk diarsipkan
ke dalam dokumen yang telah ditentukan
 5. Diagram Alir Petugas membaca
Petugas dengan teliti dan Petugas mencatat
menerima surat menentukan arah surat identitas surat dalam
dan meneliti kepada yang berwenang lembar

Kepala Puskesmas Petugas

mempelajari surat dan menyampaikan Petugas mencatat
mengisi/ mendisposisi untuk surat kepada kepala identitas surat dalam
penyelesaiannya kepada Puskesmas buku agenda surat
staf/pelaksana

Staf/pelaksana memaraf
Petugas lembar disposisi sebagagi
Petugas mengambil
menyampaikan surat tanda bahwa surat telah
kembali surat yang telah
yang telah di disposisi disampaikan dan
diisi/ disposisi oleh kepala
kepada staf/ mempelajari surat untuk
Puskesmas
pelaksana yang dituju diselesaikan sesuai
kehendak Pimpinan

Petugas TU menerima dan Staf/pelaksana

menyimpan surat yang telah
mengembalikan surat
ditindaklanjuti untuk diarsipkan ke
dalam dokumen yang telah ditentukan setelah ditindaklanjuti
kepada petugas TU

6. Refrensi Rl, |_AN.1993. Kerasipan, Jarak Jauh

7. Dok. terkait Disposisi
8. Distribusi Bidang Admen

9. Rekaman Historis Perubahan

No Yang di rubah Isi Perubahan Tgl. Mulai berlaku

 PENANGANAN SURAT MASUK
No. Kode :
Terbitan :

DAFTAR TILIK No. Revisi :

UPTD Tgl. mulai berlaku : 1 Mei 2013
PUSKESMAS Halaman :1
SELOMERTO 1

TIDAK
NO KEGIATAN YA TIDAK
BERLAKU
1. Apakah petugas menerima surat , meneliti, menyortir surat (
penting, biasa, rahasia atau pribadi )?

2. Apakah petugas membaca dengan teliti dan menentukan arah secara

tepat kepada unit mana yang berwenang mengenai surat tersebut?

3. Apakah petugas mencatat identitas surat dalam lembar disposisi?

4. Apakah petugas mencatat identitas surat dalam buku agenda surat?

5. Apakah petugas menyampaikan surat kepada Kepala Puskesmas?

6. Apakah kepala Puskesmas mempelajari surat dan mengisi /mendisposisi

untuk pnylesaiannya kepada staf /pelaksana?

7. Apakah petugas mengambil kembali surat yang telah diisi disposisi oleh
Kepala Puskesmas?

8. Apakah petugas menyampaikan surat yang telah di disposisi kepada

Staf/ pelaksana yang dituju?

9. Apakah Staf /pelaksana memaraf lembar Disposisi sebagai tanda bahwa

surat telah disampaikan dan mempelajari surat untuk diselesaikan sesuai
kehendak pimpinan ?

10. Apakah staf/pelaksana mengembalikan surat setelah ditindaklanjuti

kepada Petugas TU?

11. Apakah petugas TU menerima dan menyimpan surat yang telah

ditindaklanjuti untuk diarsipkan ke dalam dokumen yang telah
ditentukan?

CR = .