Anda di halaman 1dari 10

KOMUNIKASI

A. ARTI PENTING KOMUNIKASI


Di setiap kehidupan manusia baik secara individu, kelompok, maupun organisasi tidak akan
pernah lepas dalam berinteraksi atau saling berkomunikasi, sehingga komunikasi menjadi salah
satu kebutuhan bagi manusia. Komunikasi yang efektif wajib memenuhi dua syarat berikut: (1)
menyampaikan sebuah arti; dan (2) memahami apa arti tersebut.

FUNGSI-FUNGSI KOMUNIKASI
Berikut ini diberikan beberapa fungsi komunikasi yang ada di setiap kehidupan manusia
yang akan berguna bagi organisasi secara keseluruhan.
a) Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh
anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih
baik dan tepat waktu.
b) Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen.
Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.
c) Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa
hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih
suka untuk mempersuasi bawahannya dari pada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang
dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar
dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
d) Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
B. PROSES KOMUNIKASI
Suatu proses komunikasi harus terdiri dari pihak-pihak yang nantinya sebagai pengirim
komunikasi (sender) dan penerima komunikasi (receiver). Proses komunikasi diartikan sebagai
hubungan antara pengirim pesan dan penerima pesan yang menghasilkan penyampaian dan
pemahaman suatu arti. Selengkapnya digambarkan seperti dibawah ini.

Proses Komunikasi

Ketika kita menulis, berbicara, melakukan gerak tubuh, ekspresi itu semua bagian dari
proses komunikasi yang akan disampaikan kepada penerima penerima pesan. Proses
pengkomunikasian pesan bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung (melalui media)
seperti surat, e-mail, TV, radio, telepon. Orang yang berkebutuhan khusus melakukan komunikasi
dengan media seperti bahasa isyarat, huruf braille.
Dalam pengkomunikasian pesan, tidak selamanya berlangsung dengan baik melainkan bisa
terjadi masalah seperti keributan (bising),salah tanggap, kerusakan pada media elektronik,
membuat penyampaian pesan tidak sesuai yang dimaksud akan menimbulkan error dalam
penyampaian pesan. Bukan hanya itu, ketika penerima pesan tidak memahami dengan baik
maksud yang disampaikan pengirim pesan, itu juga masalah dalam proses komunikasi sehingga
menjadi tidak efektif.
Komunikasi yang baik dan efektif yaitu komunikasi yang bisa disampaikan dan dipahami
dengan baik dan jelas. Komunikasi yang baik juga memberi dampak yang baik bagi individu,
kelompok, dan organisasi, dan itulah yang di harapkan.
C. ARAH KOMUNIKASI (DIRECTION OF COMMUNICATION)
Arah komunikasi dapat secara vertikal maupun lateral (horisontal). Pertama kita bahas
mengenai komunikasi dengan arah vertikal yang dibagi menjadi downward
communication dan upward communication.

Downward communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran
manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah
ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik
Tujuan komunikasi ini adalah menyampaikan tujuan strategis (strategic goals), membagi
instruksi kerja, menjelaskan prosedur dan kebijakan kerja, serta memberi umpan balik (feedback).
Komunikasi downward akan menjadi efektif apabila manajer menjelaskan alasan suatu kebijakan
dibuat dan sekaligus terbuka terhadap suara para karyawan pelaksana.
Contoh : Ketika CEO memberitahukan sebuah informasi yang penting kepada manajer , kemudian
manajer meneruskan informasi tersebut kepada pegawai yang ada dibawahnya.

Upward communication
Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada
atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang
pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang
persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c)
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang
dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi upward yang efektif tercapai melalui keterbukaan yang baik dari setiap
anggota organisasi termasuk level manajemen puncak, sehingga tidak memberi kesan tertutup
akan arus informasi dan komunikasi di segala arah.
Contoh : ketika pegawai memberi feedback dari informasi yang mereka terima kebada
manajer dan menajer menyampaikan feedback tersebut kepada atasannya.

Horizontal communication

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki
kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi
tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e)
Membina hubungan melalui kegiatan bersama

Lateral communication
Arah komunikasi antar pihak yang berada dalam level manajemen yang sama seperti:
antara manajer dan manajer, karyawan dan karyawan, supervisor dan supervisor, dsb. Komunikasi
lateral ini lebih mudah dilaksanakan/dikoordinasikan karena tidak membutuhkan waktu yang lama
untuk berkomunikasi dengan level manajemen lainnya yang tidak se-level.
Contoh : Ketika manajer produksi berkoordinasi dengan manajer pemasaran mengenai
produk baru perusahaan yang akan di launching.

D. INTERPERSONAL COMMUNICATION
Media-media apa saja yang memfasilitasi jalannya suatu komunikasi. Media tersebut dapat
secara lisan (oral), tertulis, dan komunikasi nonverbal.
Komunikasi langsung (oral communication)
Merupakan komunikasi yang dilakukan secara langsung baik antar individu maupun
antarkelompok. Komunikasi ini tidak membutuhkan waktu yang lama sehingga lebih efisien waktu
dalam penggunaannya. Pihak penerima pesan akan lebih cepat merespon pesan yang
diterima. Komunikasi ini kurang efektif apabila penyampaiannya dilakukan pada banyak orang
sekaligus.
Komunikasi tertulis (written communication)
Bentuk komunikasi tertulis ini mencakup surat, email, catatan, literatur, memo, proposal,
MoU, dan bentuk tertulis lainnya.Komunikasi ini mempunyai kelebihan yakni tahan lama,
maksudnya adalah apa yang ditulis/tertulis dapat disimpan dan sewaktu-waktu menjadi acuan
dalam suatu perilaku, serta juga berfungsi sebagai pengingat.
Namun, bentuk komunikasi ini memiliki kekurangan yaitu membutuhkan waktu yang
relatif lama. Berbicara 15 menit mungkin secara tertulis bisa menjadi lebih dari 15 menit. Dalam
konteks organisasi, komunikasi tertulis berupa pengajuan proposal mungkin akan membutuhkan
waktu yang lama apalagi lintas hirarki organisasi yang memerlukan persetujuan.
Komunikasi nonverbal
Komunikasi mengacu pada pengiriman pesan melalui sebuah media. Komunikasi
nonverbal dapat disampaikan dalam banyak cara. Komunikasi diidentifikasi melalui beberapa
mode yakni environtment, interpesonal distance, posture, hand gesture, facial expressions, voice
quality, personal appearance.

- Environment

Lingkungan dapat mempengaruhi penyampaian suatu pesan. Lingkungan


seperti warna ruangan, temperatur udara, cahaya, dan tata ruangan memberikan pesan tertentu
kepada yang melihatnya.

- Interpersonal Distance

Interpersonal Distance adalah kedekatan fisik atau sentuhan fisik yang dapat memberi
sebuah tindakan yang bersahabat.

- Posture

Posture adalah sikap mengkomunikasikan pesan. Berdiri tegak biasanya menyampaikan


pesan bahwa seseorang memiliki rasa percaya diri dan memiliki emosiyang positif. Dan berbagai
sikap lainnya dengan maknanya masing-masing.

- Hand Gesture

Menggerakan tangan menunjukan sikap positif terhadap pribadi yang lain. Gesturejuga
menunjukan level dominasi seseorang terhadap yang lainnya.

- Facial Expressions

Memperjelas pesan yang ingin disampaikan dengan menggunakan


ekspresi mata, wajah maupun kepala. Ekspresi wajah dapat menentukan kepercayaan orang lain
terhadap apa yang disampaikan.

- Voice Quality
Kualitas suara sangat penting dalam sebuah peristiwa komunikasi. Suara dapat membuat
orang yang mendengarkan menjadi fokus dan minat terhadap pesan yang disampaikan.

- Personal Apppearance

Penampilan bersifat eksternal yang memainkan peran sangat penting dalam mempengaruhi orang
lain.

E. ORGANIZATIONAL COMMUNICATION
Jika pada subbab sebelumnya kita membahas arti penting dan makna komunikasi secara
umum, pada bagian ini kita masuk pada pembahasan komunikasi organisasi.
Pace & Feules,
ada dua perspektif utama yang akan mempengaruhi bagaimanakomunikasiorganisasi
didefinisikan:
1 Perspektif Objektif
2 Perspektif Subjektif.
Perspektif Objektif menekankan definisi komunikasiorganisasi sebagai pertunjukan dan
penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu
organisasitertentu. Fokusnya adalah penanganan pesan, yakni menerima, menafsirkan, dan
bertindak berdasarkan informasi dalam suatu peristiwa komunikasiorganisasi. Komunikasi
dipandang sebagai alat untuk merekayasa atau mengkonstruksi organisasi yang memungkinkan
individu (anggota organisasi) beradaptasi dengan lingkungan organisasi.

Perspektif Subjektif mendefinisikan komunikasiorganisasi sebagai proses penciptaan


makna atas interaksi diantara unit-unit organisasi yang menciptakan, memelihara, dan
mengubahorganisasi. Fokusnya adalah bagaimana individu anggota organisasi bertransaksi dan
kemudian memberi makna terhadap peristiwa komunikasi yang terjadi.Dalam arti lain, bagaimana
anggota organisasi berperilaku akan bergantung kepada makna informasi itu bagi mereka.

Dengan demikian, definisi atau pengertian komunikasiorganisasi baik dilihat dari


perspektif objektif maupun perspektif subjektif adalah sebagai proses penciptaan dan penafsiran
informasi diantara unit-unit komunikasi sebagai bagian dari suatu organisasi secara keseluruhan.
Dalam konteks demikian, komunikasiorganisasi dipandang sebagai proses mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi di antara unit-unit organisasi yang
memungkinkan sistem komunikasiorganisasi berfungsi secara efektif.

Formal Small-Group Networks


Ada banyak jaringan komunikasi yang lebih kompleks dan memiliki level hirarki yang lebih
tinggi. Pembahasan di topik ini akan menguraikan tiga tipe jaringan komunikasi, yaitu:
1. Chain, komunikasi pada tiga level organisasi. Misal: komunikasi antara direktur utama, direktur
pemasaran, dan karyawan bagian pemasaran.
2. Wheel, penekanan pada seseorang yang menjadi pemimpin dalam komunikasi. Pemimpin
tersebut menjadi satu-satunya yang memberi informasi kepada seluruh anggotanya dan sekaligus
menjadi satu-satunya yang menerima informasi dari anggotanya. Contoh: kepala departemen
penjualan memberi target penjualan kepada anggota departemennya, hasil perolehan penjualan
kembali dilaporkan kepada kepala departemen penjualan.
3. All channel, semua anggota memiliki kesempatan dalam berkomunikasi dan tidak adanya sosok
pemimpin dalam model jaringan komunikasi ini. Contoh: brainstorming.

The Grapevine
Grapvine didefenisikan sebagai komunikasi dalam organisasi yang bersifat informal.
Rumor dan gosip dapat dikategorikan sebagai komunikasi informal dalam sebuah organisasi.
Namun, penting untuk mengetahui sumber informasinya. Gosip dapat menyebabkan ambiguitas
tentang kebenaran suatu hal.
Seseorang tidak bisa menghilangkan gosip. Yang mesti dilakukan ialah menjaga agar gosip
itu tidak bermakna negatif tentang dirinya sendiri atau orang lain melalui sikap dan perilakunya.

Komunikasi Elektronik
Di era globalisasi saat ini, alat-alat komunikasi menjadi semakin canggih. Kantor virtual,
penjualan melalui online shopping, dan masih banyak lagi merupakan contohnya. Komunikasi
secara elektronik lainnya akan dibahas berikut ini.
Email, kelebihannya yaitu lebih efisien dalam waktu dan biaya alias lebih cepat mengirim
informasi tanpa mengeluarkan biaya kertas, cetak. Namun, keterbatasannya yaitu sering terjadi
kesalahpahaman dalam interpretasi pesan atau sukar dimengerti. Hal ini juga dapat disebabkan
karena keterbatasan dalam menampilkan ekspresi emosional dibandingkan dengan komunikasi
verbal atau komunikasi secara langsung. Media elektronik lainnya yaitu pesan singkat (SMS).
Selain itu ada Social media (facebook, line, instagram, path, twitter, dsb) juga merupakan media
komunikasi elektronik.

F. KOMUNIKASI PERSUASIF
Automatic and Controlled Processing (Pengolahan otomatis dan terkendali) adalah salah
satu cara yang dilakukan dalam mempromosi suatu barang yang membuat kita tertarik terhadap
suatu barang karena sebuah iklan yang menarik atau kemasannya menarik bagi kita bukan karena
manfaat Karena pengetahuan kita yang dangkal dan lebih mudah untuk mengikuti promosi atau
iklan yang lebih menarik perhatian kita.
Pengolahan audiens terhadap pesan persuasive :
1. Interest Level (tingkat ketertarikan)
Proses bagaiamana seseorang bisa menerima pesan persuasive yang sesuai dengan
ketertarikan orang itu sendiri.

2. Prior Knowledge (Pengetahuan sebelumnya)


Seseorang yang sudah memiliki pemikiran sendiri dari berbagai argumen dalam melakukan
suatu aksi/tindakan tertentu. Tidak akan gampang mengubah/mempengaruhi pemikirannya kecuali
ada alasan yang bijaksana yang bisa diterima dan dianggap masuk akal. Disisi lain orang yang
kurang informasi tentang topic gampang dengan mudah berubah pikiran. Bahkan didalam
argument yang kurang akurat sekalipun.

3. Personality (kepribadian)
Ada 2 jenis kepribadian orang yaitu Kebutuhan lebih akan kognisi dan rendahnya
kebutuhan akan kognisi. Tinggi kebutuhan akan kognisi hanya membutuhkan bukti dan fakta-
fakta, sedangkan yang kurang kebutuhannya akan kognisi lebih cenderung menggunakan proses
otomatis (gampang terpengaruh), mengandalkan intuisi dan memadu evaluasi mereka dengan
maksud pesan persuasif
4. Message Characteristic (Kareakteristik pesan)
Kebanyakan pesan yang dibuat relative ramping sehingga penyampaian isi pesan kurang
dapat dipahami.

G. HAMBATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF


Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi
tidak efektif yaitu :

1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya
karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang
diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau
pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk
menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang
komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan
pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian
(misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan
salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah
penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai
dan lain-lain.
3. Perceptual distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada
diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain.
Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu
dengan yang lainnya.
4. Cultural Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan , agama dan
lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda.
Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata
jangan dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata
tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
5. Physical Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya
komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan
cahaya yang kurang jelas.
6. Poor choice of communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan
komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-
putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan
yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
7. No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak
adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang
sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para
karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau
respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.