ESCUELA DE FORMACIN ARTSTICA FRANZ LISZT

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PAA LA

GESTN DCUMENTAL

CLAUDIA YADIRA CABEZAS

MIGUEL FABIAN GONZALEZ
JUAN PABLO DAZ
XIMENA DURN CORREA

2015
OBJETIVO
Normalizar y estandarizar en la escuela de formacin artstica Franz
Liszt los procesos y procedimientos de gestin documental que se
maneja en la organizacin.
1. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE COMUNICACIONES
OFICIALES:

1.1. Elaborar las comunicaciones oficiales:

1.1.1. Elegir el tipo documental:

Para la produccin de comunicaciones oficiales en la escuela de formacin
Artstica Franz Liszt se establecen los siguientes tipos documentales:
Carta
Memorando
Circular

1.1.2. Establecer el tipo de copias:

Se elaborarn en original y mximo dos copias, excepto en los casos en los
cuales se anuncien copias para los otros destinatarios.
1.1.3. Aplicar requisitos para su elaboracin:
Los requisitos para la elaboracin de documentos comerciales se soportan en
las normas tcnicas colombianas del Icontec.
Cartas: Se deben elaborar en papel el formato establecido, en original y
dos copias.
Memorandos: Se deben elaborar en papel el formato establecido en
original y dos copias.
Circulares: Se deben elaborar en papel el formato establecido en original
y dos copias.
Actas en informe administrativos: Se deben elaborar en papel bond,
tamao carta, original y dos copias.

Requisitos de presentacin:
Los documentos no deben presentar errores tcnicos, ortogrficos,
gramaticales y de puntuacin.
La presentacin debe ser sin borrones ni repisados.
El tipo y el tamao de la letra deben facilitar la lectura del texto. Se
recomienda el tipo de letra Arial, tamao 11 o 12.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayas afectan la
preservacin del documento; por lo tanto nunca deben afectarse los
documentos con este procedimiento.
1.2. Firmar comunicaciones oficiales:
Solamente podrn firmar comunicaciones oficiales los funcionarios autorizados
que estn a cargo de cada una de las unidades administrativas de la escuela.
1.2.1. Emplear cdigo de oficina productora:
De acuerdo con la estructura orgnica de la escuela adoptada mediante el
acuerdo N 0013 del 23 de mayo de 1996 se establece la siguiente codificacin
para cada una de las dependencias, la cual se requiere para la produccin y
distribucin de comunicaciones oficiales y para la codificacin de las tablas de
retencin documental la codificacin se ha estructurado as:
10 Gerencia
20 rea administrativa
30 rea de recursos humanos

1.3. Radicar las comunicaciones oficiales:

1.3.1. Recibir comunicaciones oficiales producidas:

El funcionario a cargo de la unidad de correspondencia recibir los documentos
producidos para radicar por parte del era que la realiz.

1.3.2. Clasificar comunicaciones oficiales producidas:

De acuerdo con su destinatario las comunicaciones se clasificarn as:
Comunicaciones Internas: Todas las que se dirigen entre las diferentes
dependencias de la escuela formacin artstica Franz Liszt.
Comunicaciones Externas: Todas las que se dirigen a personas naturales o
jurdicas diferentes a las dependencias de la escuela de formacin Artstica
Franz Liszt.

1.3.3. Revisar que las comunicaciones cumplan con las normas

establecidas:
La persona encargada de la unidad de correspondencia revisar que las
comunicaciones cumplan con las normas Icontec adoptadas por la escuela de
formacin Artstica Franz Liszt para su elaboracin.
1.3.4. Radicar las comunicaciones:
Se emplear un consecutivo para las comunicaciones internas y otro para las
externas. El nmero consecutivo d radicacin se registrar al frente del cdigo
de la dependencia y la fecha despus de la cuidad, sobre el original y las copias.
Comunicaciones Internas: El consecutivo iniciar cada ao y finalizar el
ltimo da del ao. El nmero de radicado estar conformado por 5
nmeros conformados de la siguiente forma: 00001
Comunicaciones Externas: El consecutivo iniciar cada ao y finalizar el
ltimo da del ao. El nmero de radicado estar conformado por 5
nmeros conformados de la siguiente forma: 00001

1.3.5. Clasificacin de las comunicaciones:

El documento original es para el destinatario, la primera copia simple para el
consecutivo de correspondencia y la segunda copia con anexos ser para la
serie documental.
Cuando la oficina productora se haga cargo de la entrega de la comunicacin a
los destinatarios, le responsable de la radicacin deber diligenciar los datos del
sello de control de entrega personal- que se registrar en el extremo inferior
derecho de la copia del consecutivo de comunicaciones oficiales producidas.

1.3.6. Registrar la comunicacin en la base de datos:

Se registrar la informacin relacionada con la comunicacin, en la base de
datos; se registrarn los siguientes datos: Nmero de radicacin y fecha,
Nombre de la persona y/o entidad destinataria, Nombre y cdigo de la
dependencia remitente y/o destinataria, Asunto, Breve descripcin del
contenido, Anexos y Copias.

2. RECEPCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y OTROS ENVOS

POSTALES:

2.1.1. Recibir comunicaciones oficiales y otros envos postales:

El funcionario a cargo de la unidad de correspondencia recibir las
comunicaciones y otros envos postales remitidos por diferentes vas de correo
tales como: Entrega personal, Empresas de mensajera, Fax, Correo electrnico,
y cualquier otra forma de envo de documentos.
2.1.2. Revisar las comunicaciones oficiales y otros envos postales:
Revisar que los destinatarios pertenezcan a la escuela de formacin artstica
Franz Liszt, que est firmada y se encuentren anexos los folios o copias que se
anuncian.

2.1.3. Entregar constancia de recibido:

Colocar el sello radicador en la copia del documento a la persona que la entrega
y se registrar el consecutivo de la radicacin.

2.2. Radicar las comunicaciones:

Es el procedimiento por medio del cual la escuela de formacin artstica Franz
Liszt asigna un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas dejando
constancia de la fecha y hora del recibido, con el propsito de oficializar su
trmite y cumplir con los trminos establecidos por la ley. Estos trminos se
inician a contar a partir del da siguiente de la radicacin del documento.

2.3. Registrar las comunicaciones recibidas:

Una vez diligenciado y colocados los sellos se proceder a registrar la
informacin relacionada con la comunicacin y los otros envos postales, de
acuerdo con los campos establecidos en la base de datos: Nmero de radicacin
y fecha, Nombre de la persona y/o entidad destinataria, Nombre y cdigo de la
dependencia remitente y/o destinataria, Asunto, Breve descripcin del
contenido, Anexos y Copias.

3. DISTRIBUCIN DE COMUNICAIONES OFICIALES Y OTROS ENVOS:

3.1. Programacin de recorridos:

La unidad de correspondencia de la escuela deber programar mnimo tres
recorridos para todas las reas administrativas.
3.2. Clasificacin y distribucin de comunicaciones oficiales y otros
envos:
Una vez registrada la informacin en la base de datos y programados los
recorridos el encargado proceder a distribuir en cada una de las reas las
comunicaciones de acuerdo con sus destinatarios.
3.3. Control de trmite de la unidad de correspondencia:
El encargado de la unidad de correspondencia remitir todos los meses dentro
de los primeros 5 das del mes, un informe recordatorio de todas las
comunicaciones producidas y recibidas que se encuentren pendientes de
trmite.
*Plazo para el trmite oportuno de las comunicaciones*
De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trmite
oportuno de las comunicaciones oficiales ser el siguiente:
Derechos de peticin: 15 das hbiles
Solicitudes de informacin: 10 das hbiles
Consultas: 30 das calendario

4. PROCESOS PARA ELABORAR ACUERDOS, CONTRATOS Y

CONVENIOS:

4.1. Produccin de acuerdos:

Se deben elaborar en original y copia, en papelera pre-impresa, tamao oficio
con recuadro y logotipo que identifique la escuela de formacin artstica Franz
Liszt, respetando el diseo institucional.

4.2. Produccin de contratos:

Se deben elaborar en original y en copia, en papelera pre-impresa y diseada,
tamao carta, con recuadro y logotipo que identifique la escuela de formacin
artstica Franz Liszt, respetando el diseo institucional.
La numeracin de los contratos es consecutiva, se inicia y se cierra cada ao
calendario. Para registrar el nmero en la oficina que tenga asignada esta
funcin se deber dejar el espacio necesario.

4.3. Produccin de convenios:

Se deben elaborar en original y en copia, en papelera pre-impresa y diseada,
tamao carta, con recuadro y logotipo que identifique la escuela de formacin
artstica Franz Liszt, respetando el diseo institucional.
5. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA GESTIN DE ARCHIVO:

5.1. Organizacin de archivos de gestin:

5.1.1. Apertura de series documentales:

- Identificar las series documentales: Tome la tabla de retencin documental
(TRD) correspondiente a la unidad administrativa a la cual pertenece e
identifique las series y sub-series documentales que estn establecidas.
- Elaborar guas y sub-guas utilice los elementos de archivo de acuerdo al
tipo de archivador que se maneje, escriba en el vrtice superior derecho, el
cdigo y nombre de la respectiva sub-serie.
- Colocar las guas y sub-guas que identifican tanto las series como las sub-
series al inicio de los expedientes correspondientes.
- Colocar las carpetas: A continuacin de las guas y sub-guas descritas
anteriormente; dentro de la carpeta coloque las tapas legajadoras que a su
vez contendrn los tipos documentales que van conformado el expediente.
- Marcar el sticker: Marque el sticker de las tapas legajadoras con los datos
correspondientes.
- No perforar los documentos: La poltica archivstica propende porque los
documentos no se perforen, motivo por el cual de ser posible se emplearn
tapas legajadoras por carpetas o sobres de cartn, las cuales se colocarn
dentro de la carpeta.

5.1.2. Inventario nico documental:

- Elaborar inventarios documentales
- Entregar documentos a travs de inventario
- Entregar documentaos de conformidad con la TRD

6. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSULTA Y PRSTAMO

DE ARCHIVOS:

6.1. Consultas:
La consulta de documentos de archivos deber efectuarse permitiendo el acceso
a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se
le expidan copias, estas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva
oficina y slo se permitir cuando la informacin no sea de carcter reservado
conforme a la normatividad vigente.
 6.2. Prstamo de documentos:
En cualquier caso deber diligenciarse el siguiente formato
FICHA DE PRSTAMO
DOCUMENTO No. NOMBRE DEL USUARIO FECHA DE RETIRO FECHA DEVOLUCIN FIRMA
FOLIO