MANUAL

DE
USUARIO
1.0 INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar al Docugest hacemos clic en el icono ubicado en la esquina superior
izquierda de la pantalla

Luego ingresamos nuestro usuario y clave de acceso

El usuario es WALTER Y LA CONTRASEA ES 1

Hacemos clic en aceptar

2.0 MENU PRINCIPAL Y PRIMEROS PASOS

Cliqueamos en Aceptar para acceder al men principal

En este pantallazo podemos acceder a todas la funciones del Docugest, lo primero que
debemos hacer es configurar el software con la reas. Dependencias, cargos y
empleados.

3.0 MINIPANEL DE SEGUIMIENTO

En esta seccin encontramos los ticket de seguimientos los cuales tienen la
funcionalidad de ratrear el documento hasta que se finaliza ya que cuando se manejan
grande volmenes de comunicaciones se hace nesesariao filtrar las mas urgentes por
medio de dichos tickets

4.0 TERCEROS
En este formulario introducimos la
informacin correspondiente a los
ciudadanos que entablan
correspondencia con la institucin
llmese persona natural o persona
jurdica

En dicho formulario seleccionamos el campo Tipo de Persona, el nombre empresa, en

caso de q la correspondencia provenga de una empresa o institucin, de lo contrario
escribe no se hace nada, y asi sucesivamente en tipo doc. Seleccionamos el tipo de
documento q corresponda al tercero, El campo numero lo dejamos tal y como esta no
digitamos nada a no ser que tengamos el nit o nmero de cedula del tercero solo en ese
caso lo introducimos.
Los dems campos deben ser diligenciados completamente campos como direccin,
telfono casa, o mail personal hay que llenarlos

5.0 MENU ADMINISTRADOR

Cliqueamos en el tem Men Administrador

Y accedemos al formulario Administrador

En este formulario podemos editar la informacin de la AREAS, DEPENDENCIAS CARGOS

FUNCIONARIOS Y LA GESTION DE USUSARIOS DE LA BASE DE DATOS
6.0 AREAS
Cliqueamos en el BOTON AREAS

Y accedemos al formulario reas

En dicho formulario codificamos todas la reas de acuerdo a los cdigos ya establecidos

anteriormente para el manejo de dichas reas, el cogido lo introducimos en la casilla
cdigo, este puede ser numrico o alfanumrico, luego le damos el nombre al rea que
estamos creando en este caso despacho del alcalde luego cliqueamos en el botn
guardar y luego en el botn de crear nueva rea para codificar una rea nueva, (sobra
decir que esta codificacin debe hacerse de acuerdo a las TRD y en caso de no haberlas
se deben crear)
En la parte inferior del formulario estn un control de ficha el cual tiene do secciones
una es la ficha Dependencias donde aparecern todas las dependencias de la rea en
cuestin una vez se haya codificado en el programa

Luego est la ficha Funcionarios donde aparecern los todos los datos de los
funcionarios de dicha dependencia
Para terminar cliqueamos en el botn salir

7.0 DEPENDENCIAS

Cliqueamos en el BOTON Dependencias y accedemos al formulario dependencias

En este formulario codificamos todas las dependencias de igual forma que la reas sobra
decir que cada cdigo de la dependencia esta dado de acuerdo al cdigo del rea as:
Si el rea tiene el cdigo 10 y tiene 5 dependencia entonces la primera debera
codificarse 10-10 la segunda 10-20 y as sucesivamente aumentando la numeracin
de 10 en 10
Dicha codificacin recomiendo que se realice primero en papel y reitero de acuerdo a
las TRD del rea de archivo, este cdigo lo introducimos en el campo Cod, el nombre de
la dependencia en el campo Dependencia las funciones de dicha dependencia en el
campo Funciones y en el campo rea, El rea el cdigo de rea correspondiente. Los
botones funcionan de la misma manera que en el resto de formularios, solo tiene tres
guardad, crear nueva dependencia, y salir

8.0 FUNCIONARIOS

En este formulario introducimos la informacin correspondiente a los empleados de

cada una de las dependencias, en este caso solo introducimos los datos bsicos y
asociamos el empleado con un rea y cargo especifico.
en este formulario en la ficha Datos Personales, introducimos todos los datos luego en
la ficha Formacin Acadmica introducimos la informacin correspondiente, en la ficha
Datos Laborales introducimos la informacin de la rea, dependencia y cargo, escala
laboral y tipo de contrato y en la ficha Historial Laboral introducimos la informacin de
los cargos anteriores que tuvo el empleado en cuestin.

9.0 CORRESPENDENCIA DE ENTRADA

En esta parte del men accedemos al formulario
Bandeja de Entrada, donde vamos a ver todas las
comunicaciones entrantes, y donde vamos a
poder buscar ordenar, filtrar la informacin para
poder buscar y recuperar documentacin de
manera fcil y rpida

En esta parte del formulario seleccionamos

rango ejemplo, queremos ver toda la
documentacin quye comience desde la E-
2016-000023 Hasta E-2016-00027 entonces
listara solo los registros que queden en ese
rango que seran 5 registro, podemos filtrar
criterios de bsqueda para poder filtrar la
informacin, por ejemplo si queremos buscar un
numero de radicado en la casilla radicado desde
digitamos el nmero que vamos a buscar y en la
casilla Radicado Hasta volvemos a digitar el
nmero que vamos a buscar o digitamos un
por fecha de radicado, estado, destinatario, y ciudadano

Para ordenar es muy fcil si observan hay un campo donde

el ttulo de campo que est en rojo ese campo es el que
dicta el orden

Pero si queremos cambiar dicho orden y ordenar por cualquier tipo de campo lo
podemos hacer haciendo clic en el encabezado de columna, de mayor a menor y de la a
la z y viceversa solo cliqueando en el encabezado,
Para poder crear una documentacin de entrada procedemos de la siguiente forma
Hacemos clic en el botn Nuevo Documento de Entrada
 1

En la ficha datos bsicos hacemos doble clic en el campo destinatario 1 y buscamos

el tercero digitando ya sea sus nombres sus apellidos o el area, una vez
encontramos dicha informacin cliqueamos en el campo numero y este funcionario que
seleccionamos queda cargado con todos sus datos numero de documento, cargo
nombres y dependencia, luego hacemos doble clik 2 en el campo remitente para
seleccionar el remitente que funciona de la misma forma de formulario datos
empleados
Luego seleccionamos el campo fecha de documento e introducimos la fecha del
documento, luego seleccionamos la casilla folios y digitamos los folios que trae la
correspondencia, luego el asunto, la intencin del radicado que debe ser inicia, la
prioridad, la categora personal, el medio de correo, y el estado se seleccionan de la
lista que tiene cada uno de los campos
Luego cliqueamos en la ficha anexos en esta casilla digitamos la descripcin de los
anexos ya sean cajas cd etc, si es mas documentacin colocamos en numero y folios y
listo
Luego cliqueamos en ficha tramites en donde vamos a procesar todos y cada uno de los
tramites los cuales son :

COD ACTIVIDAD
01.01 REVISAR
01.02 LEER
01.03 ASIGNAR
01.04 REASIGNAR
01.05 FINALIZAR
En primera medida seleccionamos la opcin que corresponda si reasignamos dicho
documento y lo direccionamos a otra rea, lo leemos, lo revisamos y finalizamos. Una
vez procesamos los tramites hacemos clic en el botn ubicado en la parte superior del
formulario que tiene como titulo radicar esta accin inmediatamente
asigna un numero de radicado en la casilla numero de radicado

Luego hacemos clic en el botn imprimir sticker

Y nos sale el sticker con el cdigo de barras listo para imprimir en la impresora validadora

Lo imprimimos y lo pegamos en la copia y el original del documento antes de escanear

Despus nos desplazamos a la ltima ficha la ficha Expediente Archivo
ah procesamos la informacin de gestin documental

Tipo documental, series y subseries, luego procesamos la informacin de la ubicacin

topogrfica la cual es de mucha utilidad para saber donde es la ubicacin fsica del
documento que se est procesando

Despus nos desplazamos a la seccin escanear documentos. Introducimos el

documento en el escner, nos aseguramos que hayamos asignado el nmero de
radicado en caso contrario lo asignamos antes de escanear
Hacemos clic en el botn escanear y nos abre el siguiente cuadro de dialogo

En el seleccionamos el origen del documento ya sea bandeja, adf o cualquier tipo de

origen de papel, seleccionamos si la queremos a color , en escala de grises o a blanco y
negro todas esta opciones se dan para que de acuerdo a la calidad del documento
queden lo mejor posible escaneadas, por ultimo seleccionamos el tamaao de la pagina
y hacemos clic en digitalizar
Luego si hay mas paginas le decimos que si
y repetimos el proceso en caso de que no cliqueamos en no y aparece

y si deseamos adquirir la imagen de nuevo

seleccionamos si de lo contrario no

Y as queda la informacin escaneada le damos clic guardar documento, y luego

cliqueamos en salir para volver a la bandeja de entrada.
Si deseamos volver a entrar a los datos del documento que acabamos de escanear o
cualquier documento que aparezca en pantalla solo tenemos que hacer doble clic en el
campo N_RADICADO e inmediatamente accederemos a los datos del documento en
cuestin

10.0 CORRESPONDENCIA DE SALIDA

En esta parte del men accedemos al formulario
Bandeja de Salida, donde vamos a ver todas las
comunicaciones salientes, y donde vamos a
poder buscar ordenar, filtrar la informacin para
poder buscar y recuperar documentacin de
manera fcil y rpida

En esta parte del formulario seleccionamos

rango ejemplo, queremos ver toda la
documentacin que comience desde la E-
criterios de bsqueda para poder filtrar la
informacin, por ejemplo si queremos buscar un
numero de radicado en la casilla radicado desde
digitamos el nmero que vamos a buscar y en la
casilla Radicado Hasta volvemos a digitar el
nmero que vamos a buscar o digitamos un
2016-000023 Hasta E-2016-00027 entonces listara solo los registros que queden en ese rango
que seran 5 registro, podemos filtrar por fecha de radicado, estado, destinatario, y ciudadano

Para ordenar es muy fcil si observan hay un campo donde el ttulo de campo
que est en rojo ese campo es el que dicta el orden

Pero si queremos cambiar dicho orden y ordenar por cualquier tipo de campo lo
podemos hacer haciendo clic en el encabezado de columna, de mayor a menor y de la a
la z y viceversa solo cliqueando en el encabezado,
Para poder crear una documentacin de entrada procedemos de la siguiente forma
Hacemos clic en el botn Nuevo Documento de salida

1
Cuando la
correspondencia de
2 salida es una
contestacin se cita el
documento que se
contesta en el campo
Documento
antecedente
En la ficha datos bsicos hacemos doble clic en el campo Remitente y empleados
buscamos el Funcionario digitando ya sea sus nombres sus apellidos o el area, una
vez encontramos dicha informacin cliqueamos en el campo nmero y este funcionario
que seleccionamos queda cargado con todos sus datos nmero de documento, cargo
nombres y dependencia, luego hacemos doble clic en el campo Destinatario para
seleccionar el destinatario que funciona de la misma forma de formulario datos
Luego seleccionamos el campo fecha de documento e introducimos la fecha del
documento, luego seleccionamos la casilla folios y digitamos los folios que trae la
correspondencia, luego el asunto, la intencin del radicado que debe ser inicia, la
prioridad, la categora personal, el medio de correo, y el estado se seleccionan de la
lista que tiene cada uno de los campos
Luego cliqueamos en la ficha anexos en esta casilla digitamos la descripcin de los
anexos ya sean cajas cd etc, si es ms documentacin colocamos en nmero y folios y
listo

Luego cliqueamos en ficha tramites en donde vamos a procesar todos y cada uno de los
trmites los cuales son:

COD ACTIVIDAD
01.01 REVISAR
01.02 LEER
01.03 ASIGNAR
01.04 REASIGNAR
01.05 FINALIZAR
En primera medida seleccionamos la opcin que corresponda si reasignamos dicho
documento y lo direccionamos a otra rea, lo leemos, lo revisamos y finalizamos. Una
vez procesamos los tramites hacemos clic en el botn ubicado en la parte superior del
formulario que tiene como ttulo radicar esta accin inmediatamente
asigna un numero de radicado en la casilla nmero de radicado
Luego hacemos clic en el botn imprimir sticker

Y nos sale el sticker con el cdigo de barras listo para imprimir en la impresora validadora

Lo imprimimos y lo pegamos en la copia y el original del documento antes de escanear

Despus nos desplazamos a la ltima ficha la ficha Expediente Archivo

ah procesamos la informacin de gestin documental

Tipo documental, series y subseries, luego procesamos la informacin de la ubicacin

topogrfica la cual es de mucha utilidad para saber dnde es la ubicacin fsica del
documento que se est procesando
Despus nos desplazamos a la seccin escanear documentos. Introducimos el
documento en el escner, nos aseguramos que hayamos asignado el nmero de
radicado en caso contrario lo asignamos antes de escanear

Hacemos clic en el botn escanear y nos abre el siguiente cuadro de dialogo

En el seleccionamos el origen del documento ya sea bandeja, adf o cualquier tipo de

origen de papel, seleccionamos si la queremos a color, en escala de grises o a blanco y
negro todas esta opciones se dan para que de acuerdo a la calidad del documento
queden lo mejor posible escaneadas, por ultimo seleccionamos el tamao de la pgina
y hacemos clic en digitalizar

Luego si hay ms paginas le decimos que si y repetimos el proceso en caso de que no

cliqueamos en no y aparece

y si deseamos adquirir la imagen de nuevo

seleccionamos si de lo contrario no
Y as queda la informacin escaneada le damos clic guardar documento, y luego
cliqueamos en salir para volver a la bandeja de salida.

Si deseamos volver a entrar a los datos del documento que acabamos de escanear o
cualquier documento que aparezca en pantalla solo tenemos que hacer doble clic en el
campo N_RADICADO e inmediatamente accederemos a los datos del documento en
cuestin
11.0 BANDEJA DE INTERNOS
En esta parte del men accedemos al formulario
Bandeja de Salida, donde vamos a ver todas las
comunicaciones salientes, y donde vamos a
poder buscar ordenar, filtrar la informacin para
poder buscar y recuperar documentacin de
manera fcil y rpida

En esta parte del formulario seleccionamos

criterios de bsqueda para poder filtrar la
rango ejemplo, queremos ver toda la informacin, por ejemplo si queremos buscar un
documentacin que comience desde la I- numero de radicado en la casilla radicado desde
2016-000020 Hasta I-2016-00025 entonces digitamos el nmero que vamos a buscar y en la
listara solo los registros que queden en ese casilla Radicado Hasta volvemos a digitar el
rango que seran 5 registro, podemos filtrar nmero que vamos a buscar o digitamos un
por fecha de radicado, estado,
destinatario, y area
 Para ordenar es muy fcil si observan hay un campo donde el ttulo de campo
que est en rojo ese campo es el que dicta el orden

Pero si queremos cambiar dicho orden y ordenar por cualquier tipo de campo lo
podemos hacer haciendo clic en el encabezado de columna, de mayor a menor y de la a
la z y viceversa solo cliqueando en el encabezado,
Para poder crear una documentacin de entrada procedemos de la siguiente forma
Hacemos clic en el botn Nuevo Documento Interno

2
En la ficha datos bsicos hacemos doble clic en el campo Remitente y empleados
buscamos el Funcionario digitando ya sea sus nombres sus apellidos o el rea, una
vez encontramos dicha informacin cliqueamos en el campo nmero y este funcionario
que seleccionamos queda cargado con todos sus datos nmero de documento, cargo
nombres y dependencia, luego hacemos doble clic en el campo Destinatario para
seleccionar el destinatario que funciona de la misma forma de formulario datos
Luego seleccionamos el campo fecha de documento e introducimos la fecha del
documento, luego seleccionamos la casilla folios y digitamos los folios que trae la
correspondencia, luego el asunto, la intencin del radicado que debe ser inicia, la
prioridad, la categora personal, el medio de correo, y el estado se seleccionan de la
lista que tiene cada uno de los campos
Luego cliqueamos en la ficha anexos en esta casilla digitamos la descripcin de los
anexos ya sean cajas cd etc, si es ms documentacin colocamos en nmero y folios y
listo

Luego cliqueamos en ficha tramites en donde vamos a procesar todos y cada uno de los
trmites los cuales son:

COD ACTIVIDAD
01.01 REVISAR
01.02 LEER
01.03 ASIGNAR
01.04 REASIGNAR
01.05 FINALIZAR
En primera medida seleccionamos la opcin que corresponda si reasignamos dicho
documento y lo direccionamos a otra rea, lo leemos, lo revisamos y finalizamos. Una
vez procesamos los tramites hacemos clic en el botn ubicado en la parte superior del
formulario que tiene como titulo radicar esta accin inmediatamente
asigna un numero de radicado en la casilla numero de radicado
Luego hacemos clic en el botn imprimir sticker

Y nos sale el sticker con el cdigo de barras listo para imprimir en la impresora validadora

Lo imprimimos y lo pegamos en la copia y el original del documento antes de escanear

Despus nos desplazamos a la ltima ficha la ficha Expediente Archivo

Ah procesamos la informacin de gestin documental

Tipo documental, series y subseries, luego procesamos la informacin de la ubicacin
topogrfica la cual es de mucha utilidad para saber dnde es la ubicacin fsica del
documento que se est procesando

Despus nos desplazamos a la seccin escanear documentos. Introducimos el

documento en el escner, nos aseguramos que hayamos asignado el nmero de
radicado en caso contrario lo asignamos antes de escanear

Hacemos clic en el botn escanear y nos abre el siguiente cuadro de dialogo

En el seleccionamos el origen del documento ya sea bandeja, adf o cualquier tipo de
origen de papel, seleccionamos si la queremos a color, en escala de grises o a blanco y
negro todas esta opciones se dan para que de acuerdo a la calidad del documento
queden lo mejor posible escaneadas, por ultimo seleccionamos el tamao de la pgina
y hacemos clic en digitalizar

Luego si hay ms paginas le decimos que si y repetimos el proceso en caso de que no

cliqueamos en no y aparece

y si deseamos adquirir la imagen de nuevo

seleccionamos si de lo contrario no
Y as queda la informacin escaneada le damos clic guardar documento, y luego
cliqueamos en salir para volver a la bandeja de salida.

Si deseamos volver a entrar a los datos del documento que acabamos de escanear o
cualquier documento que aparezca en pantalla solo tenemos que hacer doble clic en el
campo N_RADICADO e inmediatamente accederemos a los datos del documento en
cuestin