Pengaruh Penerapan Teknologi Informasi

dalam Manajemen Perkantoran Modern

terhadap Produktivitas Kerja Pegawai
By suyatnar on June 9, 2012

A.Latar belakang masalah

Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam manajemen perkantoran
saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya birokrasi tata persuratan, semakin mudahnya
akses informasi dari satu titik ke titik lainnya. Tentu saja, teknologi informasi tidak akan
sedemikian besar kontribusinya bagi perkembangan manajemen pemerintahan jika peran sumber
daya manusia tidak dioptimalkan.

Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer, manajemen dan
teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan sebagai jantung teknologi informasi.
Sejak 1990an perangkat komputer telah mengalami perkembangan yang sangat signifikan.

Komputer di Indonesia digunakan pada tahun 1964 oleh Kementerian Dalam Negeri untuk
kegunaan pengolahan dan penyimpanan data. Adapun jenisnya adalah IBM S360
(Beritaiptek.com, 27/05.02). Kantor Urusan Pegawai (sebelum menjadi Badan Administrasi
Kepegawaian Negara, dan sekarang Badan Kepegawaian Negara) telah menggunakannya sejak
tahun 1957.

Komputer XT dengan kecepatan 256Kb telah mampu membantu manajemen perkantoran

terutama tata persuratan dengan software Word Star dan Lotusnya, bahkan software Dbase-nya
mampu membuat program clerical yang bermanfaat dalam menyimpan database karyawan,
penggajian dan sebagainya. Kini, perkembangan komputer sudah sedemikian pesatnya melalui
pengembangan teknologi keluarga x86-nya, mulai pentium 1, 2,3 sampai dengan 4 dan didukung
oleh CPU clock yang tinggi hingga menembus 3 gb, sebuah perkembangan yang luar biasa pesat.
Dengan demikian perkembangan teknologi komputer sudah mendekati H-Hour bukan lagi D-
Day.

Terkait perkembangan teknologi informasi, pemerintah mengeluarkan Instruksi Presiden Nomor

6 tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia kepada para
menteri, kepala LPND, pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi dan tinggi negara, panglima
TNI, kepala POLRI, Jaksa Agung RI, Gubernur Bupati/Walikota. Tujuannya agar pemerintahan
di pusat dan di daerah dapat mengimplementasikan TI dalam manajemen pemerintahan sehingga
manajemen perkantoran ini dapat dioptimalkan pelaksanaannya.

Sehubungan dengan perkembangan teknologi infomrasi ini, hingga saat ini telah terjadi
perkembangan yang signifikan di beberapa daerah dalam kaitan aplikasi TI dalam Manajemen
Perkantoran yaitu di KPT( Kantor Pelayanan Terpadu) Kabupaten Sragen, Kabupaten Jembrana,
Kabupaten Takalar, dan masih banyak lagi. Kontradiktif dengan contoh di atas, masih banyak
pula daerah yang masih belum memiliki keberanian atau itikad baik untuk mengaplikasikan TI
dalam manajemen perkantoran ini dengan berbagai alasan.

Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen pemerintahan khususnya manajemen perkantoran

dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Contoh kasus,
jika seorang pegawai ekspedisi menghabiskan waktu satu sampai dua jam untuk mengantar surat
maka dengan menggunakan mesin fax atau e-mail maka waktu yang dua jam tadi dapat
dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan lain perkataan, pegawai ekspedisi
tersebut dapat ditingkatkan produktivitasnya.

Contoh kasus lain, database pegawai dan bidang lainnya akan lebih tertata dengan baik jika
disimpan dalam folder dan file website sehingga akan mudah diakses oleh yang memerlukan
dengan tingkat security tinggi. Tidak perlu lagi, staf BKD berkeliling meminta data baik hard
copy maupun soft copy dari bidang lainnya dalam kaitan database kepegawaian karena data yang
diperlukan tinggal mengakses dari website dengan kode verifikasi yang telah didaftarkan
sebelumnya. Dengan kata lain, penggunaan database website meningkatkan produktivitas kerja
pegawai karena adanya efisiensi waktu.

Selain dengan menggunakan website, sistem database dan koneksi jaringan area lokal
memungkinkan seseorang untuk berbagi data (data sharing) dengan menggunakan ethernet cable
dengan menggunakan kode IP adress tertentu, yaitu misalnya dengan mengkonfigurasi kode IP :
192.168.11.1, xxx.xxx.11.2, dst. Semua hal ini menjadi sangat mungkin manakala teknologi
informasi dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai, sehingga waktu
menjadi efisien dan efektivitas kerja juga dapat ditingkatkan.

Dilihat dari sisi anggaran, penggunaan TI hanya memerlukan biaya tinggi diawal dengan biaya
pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen konvensional lebih banyak memerlukan kertas
dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang rendah. Sehingga jika dibandingkan dari
segi efisiensinya, penggunaan TI dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

Berdasarkan deskripsi di atas, penulis mengangkat judul Pengaruh Penerapan Teknologi

Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhadap Produktivitas Kerja Pegawai
sebagai judul Karya Tulis Ilmiah.

B. Identifikasi Masalah
Dalam Karya Tulis Ilmiah ini terdapat dua variabel penelitian, yaitu satu variabel bebas,
penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern (X) dan satu variabel
terikat, produktivitas kerja pegawai (Y). Rumusan dalam pertanyaan penelitian berikut:

1) Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja pegawai?

2) Apakah ada pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajamen perkantoran modern
terhadap produktivitas kerja pegawai?
3) Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh penerapan teknologi informasi dalam
manajemen perkantoran modern terhadap produkitivitas kerja pegawai?

4) Adakah faktor lain yang dapat mempengaruhi peningkat produktivitas kerja pegawai di
bidang manajemen perkantoran?

Untuk menjawab pertanyaan penelitian ini, penulis perlu mengelaborasikan asumsi-asumsi

berkaitan dengan penerapan teknologi informasi (TI) dalam Manajemen Perkantoran Modern
sebagai berikut:

Teknologi Informasi erat kaitannya dengan Manajemen Perkantoran Modern. TI terdiri dari:
Teknologi, Manajemen dan Telekomunikasi. Ketiga peran ini dapat dimainkan dengan baik
dalam teknologi Informasi dalam membantu mempercepat dan mempermudah pekerjaan
manajemen perkantoran dalam konteks manajemen modern. Jadi, dengan mengaplikasikan
teknologi informasi berikut telekomunikasinya sehingga dapat mengakses internet maupun
intranet maka pekerjaan kantor dapat dilakukan secara mudah dan cepat. Dengan asumsi
tersebut maka penulis yakin bahwa produktivitas kerja pegawai dapat ditingkatkan dengan
menerapkan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern. Atau dengan kata lain,
semakin tinggi penggunaan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern maka
pegawai semakin tinggi produktivitasnya.

Penulis menetapkan hipotesis penelitian sebagai berikut: terdapat pengaruh signifikan

penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas
kerja pegawai. Secara matematis dapat ditulis sebagai berikut:

1. H0 : rxy = 0; Tidak terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi informasi

dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai.
2. H1 : rxy > 0; Terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi informasi dalam
manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai

C. Perumusan Masalah
Lokasi penelitian adalah Kantor Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Banten yang
beralamat di Jalan Lintas Timur KM 4 Karang Tanjung Pandeglang. Populasi yang ada saat ini
adalah 90 orang pegawai berstatus PNS dan sampel diambil seluruhnya.

Adapun masalah yang dibahas dibatasi pada penerapan teknologi informasi dalam manajemen
perkantoran modern dan produktivitas kerja pegawai. Oleh karena itu, penulis memformulasikan
rumusan masalah penelitian ini sebagai berikut:

1. Apakah terdapat pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran

modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
2. Seberapa besarkah pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen
perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
D. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan Karya Tulis Ilmiah ini adalah:

1) Bagi penulis

Meningkatkan keterampilan mengolah nalar sebagai upaya mengupas gagasan ilmiah serta
mencari alternatif solusi masalah secara ilmiah, serta dapat menjadi referensi bagi penulis lain
yang berkonsentrasi pada bidang manajemen perkantoran modern.

2) Bagi Institusi

Kerangka Teoritik

1. Teknologi Informasi

Abad ini adalah abad teknologi informasi. Batas-batas kewilayahan kini sudah tak ada lagi dalam
konteks jaringan dunia maya. Dalam istilah yang dikemukakan oleh Ohmae, hal ini disebut
borderless world. Istilah teknologi informasi merupakan kata majemuk yang mengacu pada
teknologi penyampaian informasi secara lebih cepat, lebih luas jangkauannya dan lebih lama
penyimpanannya.

Dalam perkembangannya, TI mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dalam pemerintahan

dikenal istilah e-gov (electronic government) yang tujuannya mempercepat dan mempermudah
akses pelayanan pemerintah kepada masyarakat maupun kepada para pegawainya. Di era serba
digital ini, pelayanan publik meliputi pembuatan KTP, perizinan, akte kelahiran, perpanjangan
STNK dan sebagainya tidak lagi memerlukan waktu berhari-hari. Berkat perkembangan
teknologi yang semakin canggih ini, pelayanan publik menjadi sangat cepat dan mudah
memperolehnya.

Lain halnya dengan daerah otonom yang belum berani berinovasi masih mengalami kendala
dalam memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakatnya. Hal ini terjadi akibat masih belum
diterapkannya sistem manajemen modern dan teknologi informasi. Tidak dipungkiri bahwa
teknologi informasi berdampak pada semakin cepat dan mudahnya mendapatkan akses
informasi.

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merupakan terminologi baru dalam dunia
manajemen modern. Sebelum menerapkan TIK, teknologi sederhana sudah digunakan namun
belum optimal dalam menunjang kegiatan manajemen perkantoran modern. Dengan semakin
majunya teknologi umat manusia saat ini, pemerintah berupaya untuk mengadopsi teknologi ini
untuk membantu para staf pemerintah meningkatkan kinerjanya.

Peranan Teknologi Informasi

Sebagaimana telah dijelaskan di muka, Teknologi Informasi memainkan peranan penting di
berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian tujuan yang
mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan teknologi informasi guna
mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas pelayanan.

Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa. Penemuan
teknologi prosesor komputer yang sudah semakin cepat, semakin tingginya kecepatan Random
Access Memory (RAM) serta ruang harddisk yang semakin luas berdampak pada semakin
cepatnya waktu start up dan response popups komputer.

Berbagai cara koneksi internet dapat menggunakan beberapa metode, antara lain:

Dial Up: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line telepon.
Dengan menggunakan sebuah modem dial-up. Saat online [ connect ] maka telepon tidak dapat
digunakan. Perhitungan pulsa telepon berjalan + biaya internet dari provider. max Kecepatan
56kb.

Broadband: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan kabel tv, dengan
menggunakan modem broadband. Saat online dapat sekaligus nonton tidak berpengaruh. Dan
biaya lebih hemat cukup membayar abodemen tv cable + biaya internet provider untuk 24 jam
online [ no limit ]. kecepatan mulai dari 64kb 256kb.

ADSL: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line telepon juga.
Namun ADSL menggunakan teknologi yang lebih modern. Saat online jalur telepon tidak
terganggu, dapat digunakan dalam kebersamaan. Biaya cukup membayar provider internet
dengan sistem perhitungan berdasarkan besarnya kilobyte yang digunakan, koneksi 24 jam
online. Kecepatan mencapai 512kb.

Handphone: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan handphone.

Dapat dihubungkan melalui Bluetooth maupun usb cable data. Saat online jalur telepon juga
tidak terganggu. Bisa menggunakan jaringan GSM maupun CDMA. GSM dapat lebih cepat
dengan teknologi 3G atau bahkan teknologi terbaru high speed 3,5G. Sedangkan CDMA
menggunakan teknologi CDMA 2000 1x hampir setara dengan 3G. Perhitungan biaya hampir
sama semua yaitu menggunakan sistem perhitungan per kilobyte. Kecepatan mulai dari 64kb
2mb. Bahkan saat ini koneksi melalui jaringan wireless sudah menggunakan teknologi
tercanggih yaitu jaringan 4G.

Dalam prakteknya, Teknologi Informasi dapat dijadikan alat bantu untuk mempersingkat jalur
birokrasi. Di Kantor Perijinan Terpadu (KPT) Sragen, Jawa Tengah Teknologi Informasi
digunakan sebagai media untuk mempercepat dan mempermudah proses pembuatan KTP dan
layanan perijinan lainnya. KPT menggunakan sistem online yaitu dengan menerapkan sistem
jaringan internet Wide Local Area Network atau Wide Area Network. Dengan sistem ini KPT
dapat tersambung secara online dengan seluruh kecamatan. Jadi, warga yang akan membuat KTP
cukup datang ke kecamatan, mengisi formulir pembuatan KTP, duduk untuk difoto, selesai dan
tinggal bayar yang besarannya tidak lebih dari 5000 rupiah saja.
A. Manajemen Perkantoran Modern

1. Manajemen Perkantoran

Perumusan Arthur Grager Office management is the function of administering the

communication and record service of an organization. (Manajemen perkantoran adalah fungsi
tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi).

Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson Office management as a function, is the
branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance
of office work, whenever and wherever that work is to be done.

(Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan di
manapun pekerjaan itu harus dilakukan).

Perumusan Hal Nourse It seems to me that office management in the broader sense might
embrance, not only the generallyaccepted service service functions, but also the arise of
functional control administratrive direction of most clerical and paperwork. (Tampaknya bagi
kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi
pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang
mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas
dan tulis).

Perumusan Edwin Robinson Office management is concerned with the direction and
supervision of office work. (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan
pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).

Perumusan William Spriegel & Ernest Davies Office management is the overall direction of
clerical activities as distinguished such activities as transportation, manufacturing,
warehousing, and sales. (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap
aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan,
kepabrikan, pergudangan dan penjualan).

Perumusan George Terry Office management can be defined as the planning, controlling, and
organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined
objective. It deals with the life cycle of business information, and retention, if of permanent
value, of destruction if obsolute.

(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan

pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebiih dahulu. Ini bersangkut paut dengan
peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan,
penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang).
Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan
rumusannya mengenai manajemen perkantoran. Dikatakannya: Dengan demikian, pada
pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah
office work (pekerjaan perkantoran). Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran
jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:

tata penyelenggaraan;
pelaksanaan secara efisien;
pengendalian, pengawasan dan pengarahan;
perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
penggerakan.

1. Manajemen Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan terbaru
mutakhir, sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan
dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern
mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan
perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya
berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan
jaman. Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis,
efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan
kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering
digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized).
Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990)
menegaskan dalam bukunya Modern Office Management bahwa teknologi baru terus
mengalami kemajuan, terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data (alih bahasa
oleh F.X. Budiyanto, 1991).

Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah
kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik
(electronic data processing, computer). Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang
menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan
komputer (computer based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor
pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kota-kota kecil atau di
daerah-daerah terpencil.

B. Produktivitas Kerja Pegawai

Produktivitas adalah ukuran output dari suatu proses produksi, per satuan dari input. Sebagai
contoh, produktivitas buruh secara tipikal diukur sebagai perbandingan output per jam kerja
pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat disusun sebagai ukuran dari efisiensi teknis atau
rekayasa produksi.

Produksi merupakan proses mengkombinasikan berbagai material input (barang-barang) dan

input non material (perencanaan, tahu-bagaimana) agar membuat sesuatu untuk konsumsi
(output). Metode penggabungan input produksi dalam proses pembuatan output disebut
teknologi. Teknologi dapat digambarkan secara matematis dengan fungsi produksi yang
menjelaskan hubungan antara input dan output. Fungsi produksi dapat digunakan sebagai ukuran
kinerja relatif ketika membandingkan teknologi-teknologi.

Fungsi produksi merupakan paparan sederhana mekanisme pertumbuhan ekonomi. Pertumbuhan

ekonomi dibatasi sebagai peningkatan produksi dari suatu bisnis atau bangsa (apapun yang
diukur). Biasanya diungkapkan sebagai persentase pertumbuhan tahunan yang menggambarkan
pertumbuhan output perusahaan atau produk nasional (per bangsa). Pertumbuhan ekonomi ril
(sebagai kebalikan dari inflasi) terdiri dari dua komponen. Kedua komponen ini merupakan
kenaikan dalam input produksi dan kenaikan produktivitas.

Gambar 2. Proses pertumbuhan ekonomi

Gambar di atas mengilustrasikan proses pertumbuhan ekonomi. Nilai T2 (Nilai pada waktu 2)
mewakili pertumbuhan dalam output dari Nilai T1 (nilai pada waktu 1). Tiap waktu pengukuran
memiliki grafik fungsi produksi sendiriuntuk waktu itu (garis lurus). Output terukur pada waktu
2 lebih besar dari output terukutn pada waktu 1 untuk kedua komponen pertumbuhan: suatu
kenaikan input dan kenaikan produktivitas. Porsi pertumbuhan disebabkan oleh kenaikan dalam
input sebagai ditunjukkan garis 1 dan tidak mengubah hubungan antara input dan output. Porsi
pertumbuhan disebabkan oleh kenaikan dalam produktivitas ditunjukkan di atas garis 2 dengan
kemiringan lebih curam. Jadi produktivitas yang meningkat mewakili lebih besar output per
satuan input.

Karena itu, suatu kenaikan dalam produktivitas dicirikan oleh perpindahan fungsi produksi
(pencuraman kemiringan) dan suatu perubahan yang mengikuti terhadap hubungan input/oupput.
Rumus produktivitas total secara lumrah ditulis sebagai berikut:

Produktivitas Total = Kuantitas Output / Kuantitas Input

Menurut rumus ini, perubahan-perubahan dalam input dan output harus diukur secara iklusif baik
dari perubahan kuanitatif maupun kualitatif. Dalam prakteknya, perubahan kuantitatif dan
kualititatif berlaku ketika harga relative dan kuantitas relative dari input yang berbeda dab factor-
faktor output berubah. Untuk mengaksentuasikan perubahan kuantitatif dalam input dan output,
rumus produktivitas total harus ditulis sebagai berikut:.

Produktivitas Total = Kuantitas dan Kualitas Output / Kuantitas dan Kualitas Input
Produktivitas kerja merupakan suatu istilah yang sering digunakan
dalam perencanaan pengembangan industri pada khususnya dan perencanaan pengembangan
ekonomi nasional pada umumnya. Pengertian produktivitas pada umumnya lebih dikaitkan
dengan pandangan produksi dan ekonomi, sering pula dikaitkan dengan pandangan sosiologi.
Tidak dapat diingkari bahwa pada akhirnya apapun yang dihasilkan melalui kegiatan organisasi
dimaksudkan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat termasuk di dalamnya tenaga kerja
itu sendiri. Dikutip oleh Rusli Syarif ( 1991: 1 ) mengatakan bahwa definisi produktivitas
secara sederhana adalah hubungan antara kualitas yang dihasilkan dengan jumlah kerja yang
dilakukan untuk mencapai hasil itu. Sedangkan secara umum adalah bahwa produktivitas
merupakan ratio antara kepuasan atas kebutuhan dan pengorbanan yang dilakukan. Menurut
Basu Swastha dan Ibnu Sukotjo ( 1995: 281 ) produktivitas adalah sebuah konsep yang
menggambarkan hubungan antara hasil ( jumlah barang dan jasa ) dengan sumber ( jumlah
tenaga kerja, modal, tanah, energi, dan sebagainya ) yang dipakai untuk menghasilkan hasil
tersebut. Sedangkan George J. Washinis ( Rusli Syarif,1991: 1 ) memberi pendapat bahwa
Produktivitas mencakup dua konsep dasar yaitu daya guna dan hasil guna. Daya guna
menggambarkan tingkat sumber-sumber manusia, dana, dan alam yang diperlukan untuk
mengusahakan hasil tertentu, sedangkan hasil guna menggambarkan akibat dan kualitas dari
hasil yang diusahakan.

Menurut profesor Luis Sabourin (Rusli Syarif,1991: 1) adalah Rumusan tradisional dari
produktivitas total tidak lain adalah ratio dari apa yang dihasilkan terhadap saluran apa yang
digunakan untuk memperoleh hasil

tersebut. Menurut Mukiyat ( 1998: 481 ) bahwa produktivitas kerja biasanya dinyatakan
dengan suatu imbangan dari hasil kerja rata-rata dalam hubungannya dengan jam kerja rata-rata
dari yang diberikan dengan proses tersebut. Sedangkan konsep produktivitas menurut piagam
OSLA tahun 1984 adalah ( J. Ravianto,1986: 18 ) :

a. Produktivitas adalah konsep universal, dimaksudkan untuk menyediakan semakin banyak

barang dan jasa untuk semakin banyak orang dengan menggunakan sedikit sumber daya.

b. Produktivitas berdasarkan atas pendekatan multidisiplinyang secara efektif merumuskan

tujuan rencana pembangunan dan pelaksanaan cara-cara produktif dengan menggunakan sumber
daya secara efektif dan efisien namun tetap menjaga kualitas.

c. Produktivitas terpadu menggunakan keterampilan modal, teknologi manajemen, informasi,

energi, dan sumber daya lainnya untuk mutu kehidupan yang mantap bagi manusia melalui
konsep produktivitas secara menyeluruh.

d. Produktivitas berbeda di masing-masing negara denga kondisi, potensi, dan kekurangan serta
harapan yang dimiliki oleh negara yang bersangkutan dalam jangka panjang dan pendek, namun
masing-masing negara mempunyai kesamaan dalam pelaksanaan pendidikan dan komunikasi.

e Produktivitas lebih dari sekedar ilmu teknologi dan teknik manajemen akan tetapi juga
mengandung filosofi dan sikap mendasar pada motivasi yang kuat untuk terus menerus berusaha
mencapai mutu kehidupan yang baik.
Menurut Komarudin, produktivitas pada hakekatnya meliputi sikap yang senantiasa mempunyai
pandangan bahwa metode kerja hari ini harus lebih baik dari metode kerja kemarin dan hasil
yang dapat diraih esok harus lebih banyak atau lebih bermutu daripada hasil yang diraih hari ini
(Komarudin, 1992:121).

Sedangkan menurut Woekirno produktivitas adalah kesadaran untuk menghasilkan sesuatu yang
lebih banyak daripada yang telah atau sedang berada dalam usahanya. Pokoknya menambah
kegiatan guna menghasilkan lebih dari apa yang telah dicapai (Woekirno Sumardi, 1979:3).
Bambang Kusriyanto (1993) juga memberikan pendapatnya bahwa produktivitas merupakan
nisbah atau ratio antara hasil kegiatan (output) dan segala pengorbanan (biaya) untuk
mewujudkan hasil tersebut (input).

Menurut Sondang P Siagian, produktivitas kerja adalah kemampuan memperoleh manfaat

sebesar-besarnya dari sarana dan prasarana yang tersedia dengan menghasilkan output yang
optimal, kalau mungkin yang maksimal (Sondang P Siagian, 1982:15).

Menurut Handari Nawawi dan Kartini Handari, 1990:97-98).menjelaskan secara konkrit konsep
produktivitas kerja sebagai berikut:

a. Produktivitas kerja merupakan perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan
jumlah kerja yang dikeluarkan. Produktivitas kerja dikatakan tinggi jika hasil ynag diperoleh
lebih besar dari pada sumber tenaga kerja yang dipergunakan dan sebaliknya.

b. Produktivitas yang diukur dari daya guna (efisiensi penggunaan personal sebagai tenaga
kerja). Produktivitas ini digambarkan dari ketepatan penggunaan metode atau cara kerja dan alat
yang tersedia, sehingga volume dan beban kerja dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang
tersedia. Hasil yng diperoleh bersifat non material yang tidak dapat dinilai dengan uang,
sehingga produktivitas hanya digambarkan melalui efisiensi personal dalam pelaksanaan tugas-
tugas pokoknya.

Peningkatan produktivitas merupakan dambaan setiap perusahaan, produktivitas mengandung

pengertian berkenaan denagan konsep ekonomis, filosofis, produktivitas berkenaan dengan usaha
atau kegiatan manusia untuk menghasilkan barang atau jasa yang berguna untuk pemenuhan
kebutuhan hidup manusia dan masyarakat pada umumnya.

Sebagai konsep filosofis, produktivitas mengandung pandangan hidup dan sikap mental yang
selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan dimana keadaan hari ini harus lebih baik
dari hari kemarin, dan mutu kehidupan hari esok harus lebih baik dari hari ini. Hal ini yang
memberi dorongan untuk berusaha dan mengembangkan diri.

Sedangkan konsep sistem, memberikan pedoman pemikiran bahwa pencapaian suatu tujuan
harus ada kerja sama atau keterpaduan dari unsur-unsur yang relevan sebagai sistem.

Produktivitas pada dasarnya mencakup sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa
kehidupan hari kemarin harus lebih baik dari hari ini. Cara kerja hari ini harus lebih baik dari
hari kemarin dan hasil kerja yang dicapai esok hari harus lebih baik dari yang diperoleh hari ini.
(Payman J. Simanjuntak, 1987: 34-35).

Pengertian tersebut menjelaskan bahwa di dalam meningkatkan produktivitas kerja memerlukan

sikap mental yang baik dari pegawai, disamping itu peningkatan produktivitas kerja dapat dilihat
melalui cara kerja yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan dan hasil kerja yang diperoleh.
Sehingga dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa di dalam produktivitas kerja terdapat
unsur pokok yang merupakan kriteria untuk menilainya. Ketiga unsur tersebut adalah unsur-
unsur semangat kerja, cara kerja, dan hasil kerja.

Unsur semangat kerja dapat diartikan sebagai sikap mental para pegawai dalam melaksanakan
tugas-tugasnya, dimana sikap mental ini ditunjukan oleh adanya kegairahan dalam melaksanakan
tugas dan mendorong dirinya untuk bekerja secara lebih baik dan lebih produktif. Sehingga
apabila kondisi yang demikian dapat dijaga dan dikembangkan terus menerus, tidak mustahil
upaya untuk meningkatkan produktivitas kerja akan dapat tercapai.

Untuk menilai semangat kerja karyawan dapat dilihat dari tanggung jawabnya dalam
melaksanakan tugas pekerjaanya. Hal ini sebagai mana dikemukakan oleh Alfred R. Lateiner dan
LE. Lavine bahwa faktor-faktor yang mempunyai pengaruh terhadap semangat kerja yaitu
kesadaran akan tanggung jawab terhadap pekerjaanya (Alfred R. Lateiner dan JE. Lavine, 1983:
57).

Unsur kedua dari produktivitas kerja adalah cara kerja atau metode kerja. Cara atau metode kerja
pegawai dalam melaksanakan tugas pekerjaannya dapat dilihat melalui kesediaan para pegawai
untuk bekerja secara efektif dan efisien.

Ukuran ketiga dari produktivitas kerja adalah hasil kerja. Hasil kerja merupakan hasil yang
diperoleh dari pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawan. Hasil kerja yang diperoleh oleh
pegawai merupakan prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Hasil kerja ini
dapat dilihat dari jumlah atau frekuensi di atas standar yang ditetapkan. Hal ini menandakan
bahwa karyawan tersebut produktif di dalam menyelesaikan tugas-tugas pekerjaannya.

Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan oleh peneliti bahwa produktivitas
kerja pegawai dapat diukur dengan adanya semangat kerja dari pegawai dalam menyelesaikan
setiap tugas yang dibebankannya, dengan selalu berdasarkan pada cara kerja atau metode kerja
yang telah ditetapkan sehingga akan diperoleh hasil kerja yang memuaskan.

Dari pendapat di atas, dapat menyimpulkan bahwa produktivitas kerja adalah suatu kemampuan
untuk melakukan kegiatan yang menghasilkan suatu produk atau hasil kerja sesuai dengan mutu
yang ditetapkan dalam waktu yang lebih singkat dari seorang tenaga kerja.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa produktivitas adalah sikap mental
dari pekerja untuk senantiasa berkarya lebih dari apa yang telah dan sedang diusahakan dalam
rangka mempercepat pencapaian tujuan dari suatu usaha.
1. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja Menurut Sukarna (1993:41),
produktivitas kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :

a. Kemampuan dan ketangkasan karyawan

b. Managerial skill atau kemampuan pimpinan perusahaan.
c. Lingkungan kerja yang baik.
d. Lingkungan masyarakat yang baik.
e. Upah kerja.
f. Motivasi pekerja untuk meraih prestasi kerja.
g. Disiplin kerja karyawan.
h. Kondisi politik atau keamanan, dan ketertiban negara.
i. Kesatuan dan persatuan antara kelompok pekerja.
j. Kebudayaan suatu negara.
k. Pendidikan dan pengalaman kerja.
l. Kesehatan dan keselamatan pekerja karyawan.
m. Fasilitas kerja.
n. Kebijakan dan sistem administrasi perusahaan.

2. Pengukuran produktivitas kerja

Pengukuran produktivitas kerja pada dasarnya digunakan untuk mengetahui sejauhmana tingkat
efektivitas dan efisiensi kerja karyawan dalam menghasilkan suatu hasil. Dalam usaha untuk
dapat mengukur tingkat kemampuan karyawan dalam mencapai sesuatu hasil yang lebih baik dan
ketentuan yang berlaku (kesuksesan kerja). Tingkat produktivitas

kerja karyawan yang dapat diukur adalah :

a. Penggunaan waktu

Penggunaan waktu kerja sebagai alat ukur produktivitas kerja karyawan meliputi :
1) Kecepatan waktu kerja
2) Penghematan waktu kerja
3) Kedisiplinan waktu kerja
4) Tingkat absensi

b. Output yaitu hasil produksi karyawan yang diperoleh sesuai produk yang diinginkan
perusahaan.

Pengukuran produktivitas digunakan sebagai sarana untuk menganalisa dan mendorong dan
efisiensi produksi. Manfaat lain adalah untuk menentukan target dan kegunaan praktisnya
sebagai patokan dalam pembayaran upah karyawan. Tujuan pengukuran produktivitas adalah
membandingkan hasil hal-hal berikut :

a. Pertambahan produksi dari waktu ke waktu.

b. Pertambahan pendapatan dari waktu ke waktu.
c. Pertambahan kesempatan kerja dari waktu ke waktu.
d. Jumlah hasil sendiri dengan orang lain.
e. Komponen prestasi utama sendiri dengan komponen prestasi utama
orang lain (Rusli Syarif, 1991:7).

Alat pengukuran produktivitas karyawan perusahaan dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

a. Physical productivity

Physical productivity adalah produktivitas secara kuantitatif seperti ukuran

(Size) panjang, berat, banyaknya unit, waktu dan banyaknya tenaga kerja.

b. Value productivity

Value productivity adalah ukuran produktivitas dengan menggunakan nilai

uang yang dinyatakan dalam rupiah, yen, won, dollar (J. Ravianto,1986:21).

Pengukuran produktivitas ini mempunyai peranan yang sangat penting untuk mengetahui
produktivitas kerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Dalam penelitian ini yang
menjadi pengukuran produktivitas kerja yaitu penggunaan waktu dan hasil kerja atau out put.

Berdasarkan pendapat di atas maka pengukuran produktivitas dapat dilihat dari dua komponen
yaitu:

a. Efisiensi kerja
Efisiensi kerja karyawan dapat dilihat dari ketercapaian terget, ketepatan waktu, ketepatan masuk
kerja.

b. Produksi
Produksi kerja yang dihasilkan karyawan dapat dilihat dari kualitas, peningkatan setiap bulan
dan persentase kesesuaian dengan harapan kantor.

C. Temuan dan Pembahasan

Teknologi Informasi dan Komunikasi pada kenyataannya telah banyak memainkan peranan
teramat penting dalam manajemen perkantoran saat ini, lebih dikenal dengan Manajemen
Perkantoran Modern. Pengelolaan manajemen saat ini berbeda dari generasi sebelumnya yang
belum menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.

Jika dilihat dari sisi produktivitas kerja pegawai maka peranan TIK dalam manajemen
perkantoran modern sangat luar biasa dalam memotivasi pegawai untuk lebih produktif. TIK
lebih dikonotasikan dengan komputer dan internet. Sebenarnya, TIK merupakan paduan dari
manajemen, teknologi (komputer) dan telekomunikasi. Telekomunikasi inilah sebetulnya yang
menjembatani hubungan komputer ke komputer. Jadi interkoneksi terjadi karena adanya alat
telekomunikasi yang digunakan untuk menghubungkan server komputer satu ke komputer
lainnya.

Permasalahan tipikal di kantor adalah (1) tidak adanya jaringan ethernet yang menghubungkan
komputer satu ke komputer lainnya dalam satu jaringan lokal (LAN), (2) belum adanya database
yang sempurna sehingga kapan dan dimanapun database dapat diakses dan digunakan secara
baik, (3) belum optimalnyanya penggunaan jaringan internet yang ada untuk dimanfaatkan
sebagai sarana komunikasi dua arah melalui website kantor.

PENUTUP
A.Kesimpulan
Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu meningkatkan produktivitas kerja
dengan tingkat akurasi, kecepatan dan kemudahan yang tinggi. Penggunaan aplikasi komputer
yang merupakan ringkasan Sistem Informasi Manajemen kini banyak diterapkan di kantor-kantor
pemerintah maupun swasta dengan sistem database yang kompleks dan terintegrasi sehingga
peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat sangat signifikan.

B.Saran
Dari pembahasan ini diajukan saran-saran sebagai berikut:
Hendaknya kantor-kantor di lingkungan pemerintah Provinsi Banten sudah menerapkan Local
Area Network dan Jaringan Intranet agar kemudahan akses pegawai dan masyarakat dapat
terwujud.
Jaringan yang sudah ada sudah selayaknya dikoneksi ke seluruh sistem SKPD secara terintegrasi.
Dengan demikian harapan ke depan seluruh layanan publik di Provinsi Banten meningkat secara
signifikan.

Daftar Pustaka
Buku :
Mcleod, Raymond. Management Information System, SeventhEdition, 1998.
Shore, Barry. Instruction to Computere Information Systems, 1995.
Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992
Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi, 1999
Sumber Internet :
http://www.duniacyber.com, http://kangbudhi.wordpress.com

http://www.ilmukomputer.com
http://www.pera.net
http://www.kominfo.go.id
About these ads