LECTURE NOTES

0594M Enterprise System

Week 2

SYSTEMS INTEGRATION

0594M Enterprise System

 LEARNING OUTCOMES

LO1: explain the basic concept of Enterprise System for Management

LO2: explain based on fact finding case study in group

Setelah selesai mempelajari pokok bahasan ini mahasiswa mampu :

Memahami pengertian pengaruh struktur organisasi dalam system informasi.

Mempelajari tentang jenis-jenis silo fungsional dalam organisasi
Mempelajari tentang evolusi sistem informasi generasi teknologi dan
arsitektur dan pengaruhnya pada lingkungan silo
Memahami tentang integrasi sistem dan mengapa penting untuk organisasi.
Memahami peran Enterprise Resource Planning (ERP) sistem dalam
integrasi sistem.

OUTLINE MATERI :
1. Functional Silos

2. Business Processes and Silos

3. Evolution of Information System Organizations

4. System Integration

5. ERP and System Integration

0594M Enterprise System

 ISI MATERI

Bisnis Proses
Fungsional dalam suatu perusahaan merupakan sebuah kelompok fungsional atau
departemen dalam sebuah organisasi yang bertindak sebagai silo atau wilayah yang
berinteraksi dengan kelompok lain terkait data internal atau proses.

Proses bisnis merupakan suatu kumpulan aktivitas, kegiatan atau pekerjaan

terstruktur yang saling terkait dalam fungsional suatu organisasi untuk
menyelesaikan atau menghasilkan suatu produk atau jasa sesuai kebutuhan
pelanggan. Suatu proses bisnis juga merupakan urutan proses bisnis atau cara kerja
mengerjakan suatu kegiatan dalam menghasilkan suatu produk atau jasa. Cara
kerja menyelesaikan urutan proses ini harus dilakukan sebagai upaya untuk
menyempurnakan proses bisnis agar tercapai suatu cara kerja dengan efektif dan
efisien. Untuk itu, perlu dilakukan Analisis proses bisnis (cara kerja sistem
berjalan) sebagai upaya mengembangkan proses bisnis (business process
improvement) yang dilakukan terus-menerus sebagai cara kerja sistem baru (tobe).
Hal ini dapat melibatkan pemetaan proses dan sub-proses, sehingga dapat
menemukan karakteristik proses bisnis tersebut mencapai lebih sederhana, lebih
efektif dan efisien dalam penggunaan sumber daya suatu organisasi, sehingga
akhirnya dapat meningkatkan keuntungan secara maksimal bagi perusahaan.

Dengan memahami secara detail proses bisnis suatu aktivitas dalam menyelesaikan
suatu kegiatan bisnis, maka akan memberikan nilai tambah dan membantu para
tingkatan manajerial dan pimpinan perusahaan dalam mengelola kegiatan
perusahaan untuk lebih memahami kebutuhan pelanggan, supplier dan fungsional
organisasi terkait. Dengan demikian, maka akan terjadi kolaborasi data dan
0594M Enterprise System
penyebaran berbagai informasi secara optimal antar lintas bagian atau departemen
terkait pada suatu Perusahaan. Adanya fungsi kontrol tersebut, maka akan tercapai
cara kerja yang lebih efektif dan lebih efisien dalam mengelola proses bisnis.
Untuk memahami proses bisnis tersebut, perlu mengetahui sumber input
(resource), proses dan output dari proses bisnis tersebut, sampai terjadi penyerahan
produk atau jasa ke pihak pelanggan. Misalnya proses bisnis dalam kegiatan
pengadaan (procurement), dimana bagian input adalah bagaimana melakukan input
data dalam transaksi permintaan pembelian (purchase requisition), dan bagian
proses adalah bagaimana bagian procurement atau bagian pembelian melakukan
proses permintaan pembelian tersebut dalam melakukan kegiatan mulai dari
pemilihan supplier, melakukan negosisasi harga, memperhatikan kualitas dan
spesifikasi barang, jumlah order dalam transaksi purchase order, sampai transaksi
konfirmasi proses pembelian dan pengiriman barang dari pihak supplier secara
tepat waktu, setelah itu akan dilakukan transaksi penagihan oleh pihak
supplier(Account Payable Invoice), sebagai bukti proses pembayaran. Sedangkan
bagian output adalah bagaimana bagian keuangan perusahaan melakukan transaksi
pembayaran kepada pihak supplier sesuai tanggal jatuh tempo pembayaran dan
melakukan pencatatan oleh fungsional Accounting perusahaan.

Selain hal tersebut, perlu kita memahami bahwa fungsi dan kegiatan yang harus
diterjemahkan secara detail dari setiap fungsional dalam suatu Perusahaanadalah
sebagai berikut :
Dalam fungsi purchasing atau pengadaan, maka kegiatan atau aktivitas yang
perlu dipahami adalah bagaimana melakukan penyeleksian pihak supplier
sampai pemilihan supplier terpilih, dan sampai terjadi transaksi menerbitkan
purchase order (PO) dan mengirimkan dokumen PO kepada pihak supplier
0594M Enterprise System
 sebagai bukti konfirmasi order pembelian disetujui, dan melakukan proses
bagaimana melakukan evaluasi atas kinerja pihak supplier berdasarkan
realisasi pembelian yang telah dilakukan pada periode tertentu.
Dalam fungsi inventory control, maka kegiatan atau aktivitas yang perlu
dipahami bagaimana kegiatan yang dilakukan untuk penerimaan barang dari
pihak supplier, melakukan inspeksi/pemeriksaan standarisasi kualitas barang
yang dikirimkan pihak supplierapakah telah sesuai dengan spesifikasi barang
yang tercantum dalam konfirmasi order pembelian yang telah disetujui,
Bagaimana sampai terjadi transaksi pengembalian barang dari pihak supplier,
bagaimana terjadi pengiriman barang ke pihak pelanggan dan bagaimana
terjadi transaksi pengembalian barang dari pihak pelanggan yang telah
dikirimkan ke pihak pelanggan, akibat barang yang dikirimkan tidak sesuai
order atau spesifikasi yang telah disepakati.
Dalam fungsi Marketing, maka kegiatan atau aktivitas yang perlu menjadi
perhatikan adalah bagaimana proses melakukan identitas calon pelanggan,
bagaimana membina hubungan baik dengan para pelanggan terutama
pelanggan yang telah terbukti royal dan setia untuk melakukan pemesanan
barang, bagaimana melakukan kegiatan promosi dan pengenalan produk atau
jasa baru kepada calon pelanggan baru menjadi lebih efektif dan tepat sasaran,
bagaimana proses penerimaan order dari pihak pelanggan secara cepat dan
memuaskan, dengan melakukan tindak lanjut dan upaya untuk meningkatkan
pemberian kepuasan kepada pihak pelanggan, bagaimana tindakan
memberikan peningkatan pelayanan setelah terjadi penjualan, sebagai upaya
untuk meningkatkan volume penjualan.

0594M Enterprise System

 Dalam fungsi Finance dan Accounting, maka kegiatan dan aktivitas yang
perlu mendapat perhatikan secara serius adalah bagaimana proses penyajian
laporan terkait kegiatan operasional perusahaan, seperti laporan keuangan,
laporan saldo outstanding hutang (Account Payable Aging), dimana informasi
hal nilai pembayaran kepada pihak supplier secara tepat waktu, bagaimana
proses penerimaan pembayaran dari pihak customer secara tepat waktu,
bagaimana mengelola arus kas (cash flow), bagaimana mengelola pendanaan
(capital needs), bagaimana menyajikan laporan keuangan secara akurat,
uptodate dan informatif. Hal ini fungsio finance dan Accounting, dapat
memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan tingkatan manajerial dan
pimpinan perusahaan dalam mendukung dan mengambil keputusasn strategis
bagi pengembangan bisnis
Dalam fungsi Manajemen Informasi Sistem, maka kegiatan atau aktivitas
yang perlu diperhatikan adalah menyediakan bantuan (help desk) 24jam
terhadap permasalahan teknis yang dihadapi para pengguna, sehingga dapat
memberikan solusi yang dihadapi secara tepat dan cepat, Bagaimana
mengelola data dari transaksi yang telah diinput oleh para pengguna,
bagaimana menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan pihak terkait
dalam melakukan monitoring proses bisnis, mendeteksi permasalahan yang
terjadi dengan pemberian solusi. Disamping itu, fungsi Manajemen Informasi
System, dituntut untuk membuat suatu sistem hal pelaporan konsolidasi
(dashboard system). Adanya sistem pelaporan dashboard system ini, maka
memungkinkan tiap fungsional terkait pada tingkatan manajerial dalam
memanfaatkan sistem pelaporan tersebut dengan lebih efektif dan efisien
dalam memberikan pemecahan permasalahan berdasarkan ringkasan yang
telah tersedia pada dashboard system tersebut.
0594M Enterprise System
 Dalam fungsi Sumber Daya Manusia (Human Resource Management), maka
kegiatan atau aktivitas yang perlu diperhatikan adalah bagaimana
mengidentifikasikan alur pekerjaan (workflow) yang dibutuhkan tiap
departemen terkait, bagaimana proses rekrut karyawan yang sesuai dengan
kompetensi dan bidang pekerjaan yang dibutuhkan fungsional organisasi
terkait, bagaimana melakukan pelatihan terhadap para karyawan sesuai
kebutuhan, bagaimana memberikan performance evaluasi terhadap kinerja
tiap karyawan, bagaimana dapat mengelola kompensasi terhadap para
karyawan dengan lebih optimal. Dengan demikian diharapkan penggunaan
sumber daya manusia menjadi lebih optimal sesuai kebutuhan tiap fungsional
organisasi.

Disamping hal tersebut, perlu diperhatikan beberapa karakteristik yang

menentukan kegiatan proses bisnis berjalan efektif, yaitu sebagai berikut :
1. Definitif
Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang
jelas, sehingga memudahkan para pengguna dalam menjalankan kegiatan
sesuai proses bisnis.
2. Urutan
Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan
ruang, sehingga memungkinkan cara kerja berjalan lebih efektif dan lebih
efisien
3. Pelanggan
Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima atau pihak lain yang
memanfaatkan hasil proses.

0594M Enterprise System

4. Nilai tambah
Transformasi yang terjadi dalam proses bisnis harus memberikan nilai tambah
pada penerima.
5. Keterkaitan
Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu
struktur organisasi.
6. Fungsi silang
Suatu proses umumnya, walaupun tidak menjadi mutlak atau keharusan, tetapi
dapat mencakup beberapa fungsi dari suatu organisasi sebagai fungsi kontrol.

Sistem Integrasi

Dapat dikatakan bahwa suatu sistem integrasi apabila adanya proses

menggabungkan atau menghubungkan sistem informasi atau aplikasi program
yang berbeda secara fungsional yang digunakan dengan beberapa lintas bagian
atau departemen terkait dalam suatu perusahaan. Untuk itu, perlu adanya
kebijakan-kebijakan yang sudah jelas dan struktur organisasi yang solid. Misalnya
suatu aplikasi program yang digunakan oleh bagian Warehouse dalam melakukan
transaksi penerimaan barang dari pihak supplier, maka bagian terkait yang
berhubungan dan berkepentingan terhadap transaksi penerimaan barang tersebut
adalah bagian Accounting, maka bagian Accounting ini tidak perlu melakukan
penginputan transaksi penerimaan barang yang sudah dilakukan oleh petugas
warehouse. Bagian Accounting cukup melakukan verifikasi/kontrol transaksi
tersebut dengan melakukan verifikasi transaksi tersebut, dan transaksi yang sudah
dilakukan verifikasi oleh bagian Accounting ini, maka suatu aplikasi program

0594M Enterprise System

secara otomatis melakukan transaksi tervalidasi oleh sistem, sehingga transaksi
tersebut sudah tidak bisa dilakukan perubahan oleh PIC warehouse, Hal ini
menunjukkan bahwa cara kerja sistem terintegrasi (terpadu), dimana secara
manajemen sistem database, memiliki integrasi data secara konsistensi. Ini akan
menjamin tingkat akurasi data dan keamanan data terhadap manipulasi data.

Sistem ERP and Sistem Integrasi

Salah satu keunggulan sistem ERP adalah integrasi data. Sistem ERP sebagai
sistem informasiuntuk perusahaan yang meliputi bisnis proses dalam bidang
manufaktur, sales dan distribusi, pembelian, finance dan accounting, sumber daya
manusia (human resource manajemen). Dalam cakupan bidang-bidang atau
bagian-bagian terkait, maka sistem ERP menuntut tingkat integrasi dalam system
manajemen database (Database Management System/DBMS). Integrasi Database
ini akan memberikan kemampuan untuk melakukan mengintegrasikan bisnis
proses dengan fungsi antar departemen atau bagian terkait dalam suatu perusahaan.
Misalnya kegiatan dalam bidang bisnis proses penjualan, bisnis proses
produksi/manufaktur, bisnis proses finance dan accounting, bisnis proses human
resource untuk proses pengembangan sumber daya manusia, bisnis proses
pembelian, bisnis proses inventory control (warehouse).

Integrasi Keuangan

Untuk mencapai proses yang berkaitan dengan keuangan perusahaan dapat

terintegrasi baik, yang memudahkan pengelolaan dan pengendalian terkait bidang
keuangan, untuk meningkatkan pengelolaan transaksi keuangan secara terpadu,
0594M Enterprise System
maka diperlukan integrasi keuangan. Dengan demikian, akan tercapai tingkat
efektif dan efisien dalam mengelola manajemen keuangan yang membantu
tingkatan manajerial dan pimpinan mengetahui posisi keuangan secara real-time.

Integrasi dan standarisasi proses operasional

Proses operasional dapat meminimalisir cara kerja yang tidak efisien, mengurangi
pengulangan kerja yang tidak perlu, sehingga mampu meningkatkan produktivitas
dan meningkatkan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan suatu organisasi,
sehingga organisasi memiliki keunggulan bersaing.

Integrasi data dan informasi

Standarisasi alur informasi, akan memberikan berbagai informasi sesuai kebutuhan

departemen dalam perusahaan bagi tingkatan manajerial dan pimpinan puncak,
terlebih dengan adanya sinkronisasi sistem pelaporan yang terintegrasi seperti
dashboard sistem, maka proses standarisasi alur informasi merupakan suatu hal
yang mutlak. Dengan demikian, akan tercapai cara kerja yang lebih efektif dan
lebih efisien dalam mengelola kegiatan suatu perusahaan.

0594M Enterprise System

 SIMPULAN

Proses bisnis merupakan suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang
saling terkait untuk menyelesaikan atau yang menghasilkan produk atau jasa. Suatu
proses bisnis juga merupakan urutan proses bisnis atau cara mengerjakan suatu
kegiatan. Cara kerja menyelesaikan urutan proses ini harus dilakukan sebagai
upaya untuk penyederhanaan dan penyempurnaan proses bisnis, agar tercapai suatu
cara kerja lebih efektif dan lebih efisien. Untuk itu, perlu dilakukan Analisis proses
bisnis berjalan yang dapat melibatkan pemetaan proses dan sub-proses hingga
dapat menentukan proses bisnis baru sesuai karakteristik perusahaan..

Dengan memahami secara detail proses bisnis suatu kegiatan atau aktivitas
fungsional suatu organisasi dalam menyelesaikan suatu kegiatan bisnis, maka akan
membantu para tingkatan manajerial dan pimpinan perusahaan dalam mengelola
perusahaan dan memahami kebutuhan pelanggan. Dengan demikian akan terjadi
kolaborasi data dan penyebaran informasi antar lintas bagian/departemen terkait
pada suatu perusahaan secara lebih optimal. Adanya fungsi kontrol tersebut, maka
akan tercapai cara kerja yang lebih efektif dan lebih efisien dalam proses bisnis
Untuk memahami proses bisnis tersebut, maka perlu memahami secara detail
terkait sumber input (resource), proses dan output dari proses bisnis tersebut,
sampai terjadi penyerahan produk atau jasa ke pihak pelanggan.

0594M Enterprise System

 DAFTAR PUSTAKA

1. Luvai F. Motiwalla, Jeff Thompson (2009), 2nd EditionEnterprise Systems

for Management, Pearson Prentice Hall, Chapter 2.

2. http://en.wikipedia.org/wiki/System_integration

0594M Enterprise System