LECTURE NOTES

Week 3

ENTERPRISE SYSTEMS
ARCHITECTURE

0594M Enterprise System

 LEARNING OUTCOMES

1. LO1: explain the basic concept of Enterprise System for Management

2. LO2: explain based on fact finding case study in group

Setelah selesai mempelajari pokok bahasan ini mahasiswa mampu :

Mempelajari secara rinci sistem modul enterprise dan arsitektur

Memahami implikasi dari arsitektur yang baik pada implementasi ERP
Mengetahui berbagai jenis arsitektur ERP dan manfaat relasional dan
kelemahan dari setiap arsitektur
Mempelajari tentang arsitektur berorientasi layanan dan dampaknya
terhadap sistem ERP

OUTLINE MATERI :
- ERP Modules
- ERP Architectures
- Type of ERP Architectures

0594M Enterprise System

 ISI MATERI

MODUL ERP

Modul-modul sistem ERP dari tiap vendor ERP yang merupakan modul standar
memiliki relatif fungsi modul-modul yang hampir sama. Walaupun demikian,
vendor ERP memiliki ciri khas (karakteristik) terhadap modul-modul aplikasi
program yang ada. Vendor-vendor ERP dapat dikatakan bahwa vendor ERP ada
yang sudah berskala multi-nasional dan ada juga yang masih dikembangkan oleh
vendor ERP lokal.

Penentuan pemilihan vendor-vendor ERP tersebut perlu dipertimbangkan secara

mendetail dengan memperhatikan beberapa aspek, seperti terutama kultur atau
budaya perusahaan dan jenis produk perusahaan. Dapat dikatakan bahwa
Pemilihan vendor ERP local, bukan hal utama mempengaruhi tingkat kegagalan
dalam melakukan implementasi sistem ERP, demikian juga sebagian pemilihan
vendor ERP international belum tentu menjadi kepastian dalam mencapai tingkat
keberhasilan dalam melakukan implementasi sistem ERP tersebut. Justru yang
lebih penting mendapat perhatian serius oleh para pihak adalah bagaimana
kesiapan para penguna termasuk tingkatan manajerial dan pimpinan puncak
melakukan perubahan proses bisnis dapat menempatkan fungsi dan keberadaan
modul-modul ERP tersebut dengan memberikan dukungan penuh dengan
menggunakan sistem ERP ini dapat mendukung kegiatan operasional bisnis
perusahaan, sampai kehadiran modul-modul ERP ini dapat memberikan nilai
tambah, seperti kolaborasi berbagai informasi-informasi yang dihasilkan dari
modul ERP ini

0594M Enterprise System

untuk memberikan alternatif yang mendukung pengambilan keputusan yang
bersifat strategis bagi pengembangan bisnis perusahaan.

Dukungan perangkat teknologi informasi dan infrastruktur merupakan hal mutlak

yang dibutuhkan untuk mendukung cara kerja integrasi dari sistem ERP, yang
meliputi bidang operasional dalam Finance Management, Supply Chain
Management (SCM), Corporate Service Management, Customer Relationship
Management (CRM), Manufacturing Management, Human Resource Management.

Financial Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas :

- General Ledger
- Account Receivable
- Account Payable
- Financial Report (Cash Flow, Income Statement, Balance Sheet)
- Cost Control
- Analysis Financial Statement

Supply Chain Management (SCM), meliputi integrasi informasi dari aktivitas :

- Forecasting
- Purchasing
- Sales and Distribution
- Inventory
- Capture customer specifications

0594M Enterprise System

Corporate Service Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas :
- Travel
- Facilities
- Commissions
- Incentives

Customer Relationship Management (CRM), meliputi integrasi informasi dari

aktivitas :
- Sales force automation
- Opportunity management
- Marketing Campaigns
- After sales customer support with help desk and case management
- Knowledge base
- Pricing System
- Field Service
- Quality Control

Manufacturing Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas :

- Material Requirement Planning (MRP)
- Work Centers
- Scheduling

0594M Enterprise System

Human Resource Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas :
- Benefits
- Payroll
- Scheduling

Berikut contoh beberapa vendor ERP yang dapat dipertimbangkan dalam memilih
vendor ERP.

SAP
SAP AG merupakan singkatan dari Systeme Adwendugen Produkte inder
Datenverarbeitung,yang dapat diartikan sebagai system application product in Data
Processing. SAP memiliki modul-modul aplikasi program yang saling terintegrasi.
Produk utama SAP AG adalah SAP ERP Enterprise Core, yang merupakan solusi
ERP. SAP business suite merupakan paket solusi aplikasi e-bisnis dan berbagai
aplikasi lainnya, seperti SAP CRM (Customer Relationship Management), SAP
SCM (Supply Chain Management), SAP SRM (Supplier Relationship
Management) dan SAP PLM (Product LifeCycle Management). Pengguna SAP
adalah rata-rata perusahaan skala menengah besar.
Beberapa keunggulan Produk SAP adalah sebagai berikut :
- Merupakan suatu nilai tambah yang memiliki nilai yang tinggi, dimana
perusahaan dapat menggabungkan dan mengembangkan semua modul-modul
aplikasi yang dibutuhkan Perusahaan.
- SAP menghubungkan semua lini produksi dan seluruh departemen Perusahaan.
SAP R/3 merupakan software yang dinamis, dimana semua menu dan tampilan

0594M Enterprise System

- program dapat dicustomize (dimodifikasi) dengan menggunakan bahasa
pemrograman ABAP yang sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.
- SAP memiliki modul-modul yang saling terintegrasi dan bisa dibuat dan
dipecah-pecah sesuai kebutuhan bagian terkait dalam perusahaan
- Salah satu keunggulan SAP R/3 lainnya adalah pembuatan user interface
dengan menggunakan bahasa pemrograman yang lainnya seperi java, php,
visual basic, asp, vb.net, lotus script, Delphi.
- SAP merupakan penguasa pasar produk ERP saat ini
- SAP mendukung transaksi e-commerce melalui internet, dengan pemanfaatan
dukungan e-commerce melalui modul Supply Chain Management (SCM) yang
terintegrasi dengan para pelanggan SAP lainnya melalui internet, sehingga
dapat menghemant biaya, waktu dan sumber daya lainnya

Disamping keunggulan-keunggulan tersebut, produk SAP memiliki kelemahan

sebagai berikut :
- Biaya investasi dan maintenance yang relatif mahal
- Dalam melakukan implementasi, perlu adanya kelengkapan data entry dan
batas waktunya yang menuntut kedisplinan tinggi para pengguna (user)
- Perangkat lunak yang cenderung memiliki tinggkat kompleksitas dalam
pelaksanaan implementasi
- Biaya perangkat lunak yang relative mahal, terutama ketika mengakui jasa
profesional yang tinggi
- Pelaksanaan implementasi aplikasi yang memiliki risiko tinggi
- Tingginya biaya perawatan perangkat lunak dan biaya upgrade software

0594M Enterprise System

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
1. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan
operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales,
shipping dan billing)
2. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian
(procurement) dan pengelolaan inventory
3. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada
kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
4. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di
keseluruhan rantai logistik
5. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan
sistem secara teknis
6. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR
mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu,
pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
7. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management
(treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
8. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting,
cost element accounting, dan analisa profitabilitas
9. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets,
meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management,
sampai ke investment controlling
10. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project,
pengerjaan dan kontrol

0594M Enterprise System

ORACLE
Oracle corporation merupakan perusahaan software yang mengembangkan,
memasarkan dan mendistribusikan, serta melayani software dengan database dan
infrastruktur software yang dipasarkan melalui application server, software
kolaborasi dan pengembangan.
Oracle mendukung berbagai jenis produk dan mengembangkan produk dan
layanannya, dengan memiliki beberapa keunggulan sebagai berikut :
- Menawarkan berbagai produk dalam bentuk suite package ERP dengan
dukungan layanan konsultasi
- Berfokus pada solusi e-bisnis, sehingga mempermudah dalam pengelolaannya
- Client/Server Environment dapat berjalan pada jaringan komputer. Oracle
memisahkan proses database server dan aplikasi Client, Server yang terinstall.
Oracle dapat menanggani proses database, Client/Workstation yang
menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data, sehingga
mengurangi kemacetan pada system jaringan
- Oracle mendukung cara kerja dengan ukuran database yang relatif besar dan
pengaturan space oracle mendukung ukuran database yang relatif besar
hingga jumlahnya dalam bentuk terabyte.
- Multiuser, terkoneksi pada waktu dan mengakses data yang sama, dan mampu
menghindari konflik data secara baik
- Connectibility, Dapat mengunakan berbagai sistem operasi dalam jaringan
untuk mengakses data
- High Transaction Processing Performance. Oracle dapat mengatur system
agar pemrosesan data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah tansaksi
sangat banyak pada suatu waktu bersamaan

0594M Enterprise System

 - Availability. Oracle dapat menjalankan database secara terus menerus.
- Manajemen keamanan yang baik. Oracle menghindari akses database dari
pihak yang tidak diinginkan
- Database enforced Integrity. Oracle mempunyai control untuk mengendalikan
data yang dapat diterima database

Oracle memiliki beberapa kelemahan, yaitu sebagai berikut :

- Struktur aplikasi yang hanya untuk perusahaan berbasis web dengan hanya
memiliki satu jenis yaitu ERP, pangsa pasar untuk skala besar, karena harga
lisensi mahal, compatible dengan windows, Mac, Linux
- Merupakan DBMS paling rumit
- Hubungan bisnis yang relative kompleks dengan sistem integrator

MICROSOFT AXAPTA
Dikenal dengan nama Microsoft Dynamic Ax, dimana merupakan aplikasi bisnis
yang dilengkapi berbagai modul yang terintegrasi, seperti modul manufacturing,
modul Supply Chain Management (SCM), modul financial management, dan
modul business analysis. Microsoft Axapta dapat mengintegrasikan berbagai
bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-
masing bagian/departemen terkait, sehingga dapat membantu para manager dan
tingkatan pimpinan puncak memberikan strategis-strategis berdasarkan informasi
yang dihasilkan aplikasi dalam mendukung pengambilan keputusan.
Microsoft Axapta lebih cocok digunakan pada perusahaan dalam bidang produksi
(manufacturing) dan bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.

0594M Enterprise System

Microsoft Axapta memiliki keunggulan seperti menggunakan platform Microsoft
yang memudahkan dalam mengintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya.
Tampilan software yang mirip dengan aplikasi Microsoft pada umumnya, sehingga
memudahkan user dalam penggunaan. Microsoft Axapta memiliki cara kerja yang
fleksibel dan mudah dilakukan modifikasi, Disamping itu, Microsoft Axapta
memiliki kemudahan dalam menerima informasi terbaru dari berbagai bagian
dalam perusahaan dan bahkan dapat mengupdate data dari kantor cabang
perusahaan yang berbeda lokasi.

Berikut contoh beberap ERP Lokal, Seperti :

Pratesis

Pratesis mengembangkan aplikasi ERP yang disebuat Scylla (berasal dari bahasa
yunani yang berarti banyak tangan). Scylla merupakan solusi ERP yang berfokus
pada bidang penjualan dan distribusi. Aplikasi Scylla bertumpu pada Oracle
sebagai core databasenya. Disamping itu, Scylla mengembangkan Scylla Mobile
yang mendukung aktivitas penjualan secara web-application. Keunggulan Pratesis
memahami bisnis proses yang disesuaikan perusahaan di Indonesia, solusi on-
going support (dukungan maintenance support), dan harga yang relative
berkompetitif

Orlansoft

ERP Orlansoft dikembangkan yang cocok dengan perusahaan di Indonesia,

disesuaikan dengan compliance, peraturan perpajakan. ERP Orlansoft memiliki
harga yang relative berkompetitif dengan feature lengkap yang dibutuhkan
industry, terutama dikalangan wholesale, distribution dan manufaktur

0594M Enterprise System

Biasanya vendor ERP Lokal memiliki kelemahan, ketidakstabilan program akibat
permintaan modifikasi program, dan belum memahami konsep dan pengerti secara
tetap mengenai ERP (keintegrasian database), yang biasanya vendor ERP lokal
diawali dari software house

0594M Enterprise System

 SIMPULAN

Penggunaan Modul-modul sistem ERP pada setiap vendor ERP relatif memiliki
fungsi modul-modul yang hampir sama. Walaupun demikian, vendor ERP
memiliki ciri khas (karakteristik) terhadap modul-modul aplikasi program yang
ada. Vendor ERP ada yang berskala multinasional dan ada juga vendor ERP yang
dikembangkan oleh vendor ERP lokal. Penentuan pemilihan vendor-vendor ERP
tersebut perlu dipertimbangkan secara mendetail dengan memperhatikan beberapa
aspek, seperti terutama kultur/budaya perusahaan dan jenis produk perusahaan
tersebut. Pemilihan vendor ERP lokal tidaklah mempengaruhi tingkat kegagalan,
demikian sebagian pemilihan vendor ERP multi-nasional tidaklah menjadikan
kepastian keberhasilan dalam melakukan implementasi sistem ERP tersebut. Justru
yang lebih penting diperhatikan adalah bagaimana kesiapan para penguna termasuk
tingkatan manajerial dan pimpinan puncak dapat menempatkan fungsi dan
keberadaan modul-modul ERP tersebut dengan memberikan dukungan penuh
dengan menggunakan sistem baru ini dalam mendukung operasional kegiatan
bisnis perusahaan, sampai kehadiran modul-modul ERP ini memberikan nilai
tambah dengan adanya kolaborasi berbagai informasi-informasi yang dihasilkan
dari modul ERP ini untuk memberikan alternatif yang mendukung pengambilan
keputusan yang bersifat strategis

0594M Enterprise System

 DAFTAR PUSTAKA

1. Luvai F. Motiwalla, Jeff Thompson (2009), 2nd Edition Enterprise Systems

for Management, Pearson Prentice Hall, Chapter - 3

2. http://www.bpm-agu.com/downloads/Summary_ARIS.pdf

0594M Enterprise System