LECTURE NOTES

Week 5

IMPLEMENTATION STRATEGIES

0594M Enterprise System

 LEARNING OUTCOMES

LO3: analyze to make decision problem solving in enterprise systems

Setelah selesai mempelajari pokok bahasan ini mahasiswa mampu :

Memahami basis pengetahuan mengenai komponen ERP dan bagaimana

komponen ERP tersebut dapat bekerja sama untuk mendukung bisnis
Memahami mengapa produk pihak ketiga diperlukan untuk operasional
untuk melengkapi sistem ERP
Memahami dampak implementasi ERP pada komponen platform seperti
keamanan data, keandalan sistem, dan keberlanjutan
Memahami pendekatan implementasi ERP, dengan meminimalisasi atau
tidak ada sistem modifikasi, sistem untuk pelaksanaan dalam jangka pendek
dan jangka panjang

OUTLINE MATERI :

- ERP Components
- Third Party Products
- Database Requirements
- ERP Approaches
- ERP Implementation Examples
- Platform Issues

0594M Enterprise System

 ISI MATERI

Implementasi Sistem ERP

Lazimnya sebuah proyek bisnis, sebelum memastikan digunakan secara

menyeluruh (Go Live) maka perlu melakukan tahapan implementasi. Dalam
Implementasi sistem ERP terdapat tahapan-tahapan yang harus dilalui pihak
terkait, seperti Perusahaan (client) dan Implementor (Vendor ERP). Adapun
tahapan-tahapan yang perlu mendapat perhatikan adalah sebagai berikut:
- Definisi scope (lingkup) proyek.
- Penentuan waktu pengerjaan, batasan-batasan proyek dan kesepakatan biaya.
- Penandatanganan kontrak kerja.
- Pengumpulan data dan Pencitraan system secara menyeluruh.
- Konsultasi penambahan, pengurangan dan atau perubahan cara kerja pada
proses bisnis.
- Pendokumentasian hasil tahapan konsultasi menjadi dokumentasi Standar
Operating Prosedur (SOP).
- Konfigurasi dan kustomisasi Sistem ERP sesuai SOP.
- Pembangunan sistem ERP.
- Instalasi system jaringan komputer (Jika belum ada atau ada perubahan atau
penambahan sesuai kebutuhan perusahaan).
- Instalasi Sistem ERP.
- Pelatihan pengguna.
- Trial simulasi seluruh system yang telah dilakukan instalasi.
- Migrasi Data.

0594M Enterprise System

- Go Live, dimana system baru digunakan secara menyeluruh dengan
menggantikan system berjalan
- Evaluasi kelayakan sistem yang telah dilakukan Go Live.
- Pelayanan (After Sales Services), untuk memastikan penggunaan system
berjalan baik

Sistem ERP juga memiliki karakteristik atau ciri-ciri melalui komponen-komponen

aplikasi yang dilibatkan pada:
Transactional database
Management portal/ Dashboard System
Business Intelligence System
Customizable reporting
External access via technology such as web services and mobile apps.
Search
Document management
Messaging/chat
Workflow management

Dalam Sistem ERP SAP R/3, cakupan implementasi ERP sebagai berikut :

A. FINANCIAL
Financial Accounting (FA)
- Menyediakan pengukuran secara continue terhadap profitabilitas dan kinerja
keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal dan eksternal

0594M Enterprise System

Controlling (CO)
- Mendukung kegiatan operasional pengendalian capital investment,
pengendalian aktivitas keuangan perusahaan dan memonitor dan merencanakan
pembayaran, pengendalian pendanaan dan pengendalian biaya dan keuntungan
berdasarkan semua aktivitas perusahaan

Investment Management (IM)

- Menyediakan analisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari
perusahaan untuk membantu proses pengambilan keputusan strategis
perusahaan

Treasury (TR)
- Mengintegrasikan cash management dan cash forecasting dari aktivitas, logistic
dan transaksi keuangan

Enterprise Controlling (EC)

- Memberikan akses bagi enterprise controller kepada information warehouse
mengenai hal keuangan perusahaan, hasil perencanaan dan pengendalian
perusahaan, investasi, maintenance asset perusahaan, akuisisi dan
pengembangan SDM Perusahaan, kondisi pasar yang berkaitan dengan
pengambilan keputusan serta factor struktural proses bisnis

0594M Enterprise System

B. LOGISTICS
Logistic Execution (LE)
- Pengaturan logistic pembelian hingga distribusi. Dari kegiatan Purchase
Requisition, Good Receipt hingga Delivery dengan tersedia informasi yang
terintegrasi dengan modul lainnya

Sales and Distribution (SD)

- Membuat struktur data yang mampu menganalisis dan mengontrol aktivitas
bisnis untuk memberikan peningkatan kepuasan pelanggan dan menghasilkan
keuntungan secara maksimal

Materials Management (MM)

- Membantu tingkatan manajerial dan manajemen puncak dalam melakukan
aktivitas yang terkait aspek konsumsi material, energi, service

Plant Maintenance (PM)

- Mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara
efektif, mengatur data perawatan dan mengintegrasikan data komponen
peralatan dengan aktivitas operasional yang berjalan

Production Planning and Inventory Control (PP)

- Merencanakan dan mengendalikan material sampai proses delivery produk
Secara tepat waktu

0594M Enterprise System

Quality Management (QM)
- Menyediakan master data berdasarkan rekomendasi Quality Control

Project System (PS)

- Mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan nilai, perencanaan
secara mendetail menggunakan unit costing, menetapkan waktu kritis,
pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari sumberdaya melalui
otomatisasi permintaan material, manajemen inventory, network planning
(SDM, kapasitas, material, operating resources), monitoring material, kapasitas
selama proyek berjalan, serta melakukan evaluasi akhir proyek dengan analisis
hasil dan perbaikan sesuai kebutuhan

Human Resources
- Memudahkan pelaksanaan manajemen secara lebih efektif terhadap salary,
benefit, biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data
personalia dari pihak luar, membangun system rekrut dan pembangunan SDM
yang efisien melalui manajemen karir yang baik

STRATEGIS IMPLEMENTASI SISTEM ERP

Dalam pelaksanaan tahapan implementasi system ERP, maka harus dilakukan

evaluasi untuk mengetahui kinerja dan hasil implementasi yang telah dilakukan,
seperti evaluasi hasil pencobaan simulasi (trial simulation). Masa evaluasi ini
merupakan momentun yang baik untuk menilai pihak yang terlibat dengan
sejumlah pertanyaan sebagai berikut :

0594M Enterprise System

 Bagaimana dukungan dari pihak manajemen puncak dan keterlibatan aktif dari
personil departemen terkait ?
Dengan berbasiskan system baru, apakah perubahan proses bisnis dan
perubahan pola pekerjaan dapat berhasil diterapkan dengan baik ?
Bagaimana pelayanan dan cara penanganan pemberian solusi dari pihak terkait
terhadap permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan implementasi aplikasi
program ERP ?
Bagaimana kualitas solusi dan saran yang diberikan tim implementasi ERP ?

Keberhasilan implementasi sistem ERPtergantung dari kompetensi pihak tim

implementasi ERP. Sistem ERP yang baik dan handal yang telah berhasil
diimplementasikan pada suatu Perusahaan, mungkin tidak berhasil
diimplementasikan atau tidak sesuai dengan tujuan pada perusahaan lain, bila tim
implementasi ERP belum menguasai secara teknis dengan baik mengenai cara
kerja aplikasi program ERP.Setelah sistem ERP dapat diimplementasikan, tes dan
beroperasi, maka langkah selanjutnya adalah menghimpun dan mengumpulkan
semua hasil tes yang telah dilakukan, kemudian melakukan ringkasan dan
menganalisis informasi serta mendokumentasikan hasil perbandingan seluruh
laporan dan harapan permintaan pengguna dengan hasil tes.

Tim implementasi ERP, secara berkala memberikan laporan kepada pihak steering
committee dan manajemen mengenai pelaksanaan tugas yang dipercaya sampai
pada saat implementasi berjalan. Bila tim implementasi gagal melakukan pekerjaan
atau gagal memenuhi janji yang telah disepakati, maka identifikasikan masalah
atau hambatan dan aksi yang akan dilakukan sesuai dengan perjanjian kontrak.
0594M Enterprise System
Untuk itu, rumusan dalam kontrak perjanjian menjadi berperan penting.
Kumpulkan semua materi yang dibutuhkan, untuk dijadikan sebagai bahan laporan
evaluasi kepada manajemen puncak.

Secara umum, tahapan implementasi sistem ERP adalah sebagai berikut :

1. PREPARATION (PERSIAPAN DAN SURVEY)
Merupakan langkah awal dalam tahapan implementasi sistem ERP yang akan
menentukan keberhasilan dalam implementasi ERP tersebut. Untuk itu, perlu
mendapat perhatian serius dan dukungan manajemen puncak. Secara umum,
hal yang perlu diperhatikan dalam tahapan persiapan dan survey adalah sebagai
berikut :
A. Pembentukan tim evaluasi
Project Manajer tidak harus berasal orang departemen Informasi Teknologi,
tapi seorang yang telah memiliki cukup pengalaman dan mengetahui secara
rinci proyek bisnis (business project) perusahaan.

Aktivitas utama awal proyek adalah menyusun kerja :

Ruang lingkup proyek
Wewenang tim evaluasi
Rencana proyek dimulai
Identifikasi kebutuhan pengguna, kebutuhan kinerja sistem yang
dikehendaki
Membuat konsep desain sistem baru
Menganalisis keuntungan dan kerugian
Mengevaluasi faktor biaya, sumber daya (resource) yang terlibat

0594M Enterprise System

 Menyusun laporan hasil evaluasi (business case) untuk menyakinkan
manajemen puncak terhadap kebutuhan sistem baru.

B. Awal Studi
Dalam tahap awal studi, maka Project Manajer harus melakukan
pendekatan terhadap pengguna yang akan menjalankan aplikasi sistem
informasi, yaitu dengan memberikan informasi-informasi rencana
membangun sistem informasi dan meminta masukan atas sistem baru agar
dapat mengakomodasi kebutuhan. Atas masukan dan permintaan pengguna
tersebut, maka manajemen perusahaan perlu melakukan evaluasi atas
permintaan pengguna tersebut, dengan mempertimbangkan sebagai berikut:
Menentukan permintaan pengguna
Mengidentifikasikan kemungkinan terjadinya pelanggaran batas biaya.
Jika terjadi pelanggaran biaya, maka perusahaan harus memutuskan
dilakukan perbaikan sistem informasi secara bertahap per departemen
dan mampu mengantisipasi dampak yang terjadi.
Berdasarkan permintaan kebutuhan pengguna, maka perusahaan perlu
berkoordinasi dengan manajer terkait untuk mengevaluasi kelayakan
kebutuhan terhadap kinerja pengguna
Tanggapan positif / negatif yang disampaikan pengguna, perusahaan
harus memperhatikan dan mempertimbangkan dampak perubahan yang
terjadi pada pengguna, seperti kesulitan pengguna melakukan
perubahan dan beradaptasi dengan pola kerja sistem baru

0594M Enterprise System

 Menentukan departemen yang terlibat dengan perubahan sistem
informasi
Menentukan apakah permintaan merupakan bagian dari paket sistem
aplikasi dan memastikan sasaran dengan penerapan tersebut dapat
tercapai

2. BUSINESS BLUE PRINT

Business Blue Print merupakan langkah kelanjutan dari tahapan persiapan dan
survey, yaitu untuk menerjemahkan dan memastikan kebutuhan pengguna
dengan melakukan perubahan proses bisnis berjalan yang akan
diimplementasikan pada aplikasi program ERP. Jadi perlu diperhatikan dengan
baik untuk memastikan implementasi system ERP berjalan baik, maka
kebutuhan pengguna ini harus menyesuaikan proses bisnis sistem ERP yang
berlaku secara umum.

3. REALIZATION
Realization merupakan langkah kelanjutan dari tahapan business blue print,
yaitu untuk memastikan tindak lanjut (feedback) kebutuhan pengguna yang
akan diimplementasikan pada aplikasi program ERP.

4. FINALIZATION
Finalization merupakan langkah kelanjutan dari tahapan realization, yaitu
untuk memastikan pelatihan pengguna berjalan dengan baik, dimana para

0594M Enterprise System

 pengguna telah memahami cara kerja urutan proses bisnis sistem ERP yang
akan diimplementasikan pada aplikasi program ERP.

5. GO LIVE AND MAINTENANCE SUPPORT

Merupakan langkah kelanjutan dari tahapan finalization dan merupakan
langkah terakhir dalam tahapan penerapan ERP, yaitu untuk memastikan
bahwa implementasi aplikasi program ERP telah berjalan baik dimana cara
kerja system berjalan sudah dapat digantikan dengan aplikasi program ERP
yang telah dilakukan implementasi. Dengan demikian, maka proyek tahapan
implementasi sistem ERP akan berakhir dan ditutup, yang selanjutnya akan
melakukan pengembangan aplikasi program dengan mempertimbangkan
pengembangan bisnis dengan mengutamakan focus dan memberikan pelayanan
maintenance program

Tujuan implementasi sistem ERP dalam pengelolaan bisnis adalah mendukung

strategis bisnis dan berhasil baik, namun dalam praktek realita, implementasi
sistem ERP akan menghadapi berbagai tantangan. Secara umum, tantangan
implementasi sistem ERP yang perlu diperhatikan, adalah sebagai berikut :
Dukungan Teknologi Tinggi (High Tech)
Cara kerja sistem ERP akan menuntut dukungan perangkat teknologi informasi
tinggi (high tech) yang akan mendukung teknologi sistem ERP. Untuk itu,
pengadaan atau investasi yang relatif besar perlu dipertimbangkan dalam
mendukung kesuksesan implementasi sistem ERP.

0594M Enterprise System

 Fleksibilitas
Fleksibilitas sistem ERP merupakan tantangan bagi implementasi sistem ERP
sendiri, dimana adalah suatu hal yang sulit untuk dapat dilakukan
Kompleksitas
Rantai pemenuhan kebutuhan (supply chain), dengan pemenuhan aplikasi
program yang dirancang sebagai kesatuan entity bisnis yang terintegrasi
Kompetensi
Perusahaan dituntut bersikap dinamis dan lincah dan mampu untuk melakukan
respon terhadap tekanan bisnis, dan mampu beradaptasi terhadap perubahan
yang terjadi. Respon untuk melakukan restrukrissasi proses bisnis,
menghasilkan informasi analisis sebagai alat pengambilan keputusan
Sumber Daya Manusia
Cara kerja sistem ERP akan menuntut kemampuan pengguna sebagai Sumber
Daya yang akan menjalankan dan menggunakan aplikasi program yang
terintegrasi. Hal ini sudah pasti akan menuntut pengguna untuk melakukan
proses pelatihan secara intensif, yang bertujuan untuk para pengguna dapat
memahami cara kerja sistem ERP tersebut, terlebih bagi para pengguna yang
telah terbiasa menggunakan sistem berjalan yang masih semi-komputerisasi
atau sistem yang tidak terintegrasi. Untuk itu, peranan sumber daya manusia
yang memiliki pola pikir perubahan dan mendukung cara kerja sistem ERP,
akan dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan dalam melakukan
implementasi sistem ERP.

0594M Enterprise System

 Integrasi
Integrasi merupakan salah satu keunggulan sistem ERP, yaitu Bagaimana
menggabungkan berbagai kebutuhan informasi untuk beberapa departemen,
sehingga dapat memudahkan pengguna yang membutuhkan untuk mengelola
berbagai informasi menjadi suatu alat yang mendukung pengambilan
keputusan strategis. Disamping hal tersebut, integrasi sistem ERP, dapat
meningkatkan cara kerja yang lebih efektif untuk dapat berkomunikasi baik
dengan lintas departemen terkait. Dengan demikian, maka akan menimbulkan
pengaruh positif dengan tercapai sinergi, sehingga dapat terjadi proses
perubahan paradigma parapenggunadari sistem konvensional untukpenggunaan
perangkatteknologiinformasi yang terintegrasidalam menghasilkan aliran
informasi pada semuafungsionaldalamsuatu Perusahaan.

0594M Enterprise System

 SIMPULAN

Dalam tahapan implementasi system ERP, maka harus dilakukan evaluasi untuk
mengetahui kinerja dan hasil implementasi sistem ERP yang telah dilakukan
terhadap aplikasi program ERP, yaitu dengan melakukan proses dalam pencobaan
simulasi (trial simulation).Masa evaluasi ini merupakan momentun yang baik
untuk menilai semua pihak yang terlibat dengan sejumlah pertanyaan sebagai
berikut :
Bagaimana dukungan dari pihak manajemen puncak dan keterlibatan aktif dari
personil departemen terkait ?
Dengan berbasiskan system baru, apakah perubahan proses bisnis dan
perubahan pola pekerjaan dapat berhasil diterapkan dengan baik ?
Bagaimana pelayanan dan cara penanganan pemberian solusi dari pihak terkait
terhadap permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan implementasi aplikasi
program ERP ?
Bagaimana kualitas solusi dan saran yang diberikan tim implementasi ERP ?

Keberhasilan implementasi sistem ERP tergantung dari kompetensi pihak tim

implementasi ERP. Setelah sistem ERP dapat diimplementasikan, melalui proses
tes dan beroperasi, maka langkah selanjutnya adalah menghimpun dan
mengumpulkan semua hasil tes yang telah dilakukan, kemudian melakukan
ringkasan dan menganalisis informasi serta mendokumentasikan hasil
perbandingan seluruh laporan dan harapan permintaan pengguna dengan hasil
tes.Secara berkala memberikan laporan kepada pihak steering committee dan
manajemen mengenai pelaksanaan tugas yang dipercaya sampai pada saat
implementasi berjalan.

0594M Enterprise System

 DAFTAR PUSTAKA

1. Luvai F. Motiwalla, Jeff Thompson (2009), 2nd Edition Enterprise Systems

for Management, Pearson Prentice Hall, Chapter - 5

2. http://www.juran.com/elifeline/elifefiles/Articles/Implementing%20a%20Strat
egy%20Successfully.pdf

0594M Enterprise System