LECTURE NOTES

Week 6

SOFTWARE AND VENDOR

SELECTION

0594M Enterprise System

 LEARNING OUTCOMES

LO3: analyze to make decision problem solving in enterprise systems

Setelah selesai mempelajari pokok bahasan ini mahasiswa mampu :

Memahami langkah-langkah awal dalam proses untuk pembelian dan

implementasi sistem ERP
Memahami penentuan total biaya kepemilikan dan apa artinya parther dengan
vendor ERP
Memahami mengapa pembelian sebuah ERP sangat penting untuk proses
manajemen perubahan
Mengidentifikasi langkah-langkah dalam negosiasi kontrak dengan vendor

OUTLINE MATERI :

- ERP Components
Hardware, Software, People Resources
- Third Party Products
Why are they needed, Integration with ERP, Strategic Partners, Middleware,
Support
- Database Requirements
Understanding Transactional and Reporting Needs, Selecting the database,
Staffing and Database Administration

0594M Enterprise System

- ERP Approaches
Governance, Implementation Methodology, What is a vanilla
Implementation?, Why would you consider a vanilla Implementation?, When
should you consider modifying an ERP?, Benefits and Drawbacks
- ERP Implementation Examples
- Platform Issues
Servers, Network, Security, Disaster Recovery and Business Continuity

0594M Enterprise System

 ISI MATERI

Vendor Software ERP

Dalam era teknologi sekarang ini, dimana beredar dan berkembang bermacam-
macam jenis software system ERP dengan berbagai fitur, versi, skala, dan
kemampuan. Jenis software system ERP ini dapat menyediakan sistem ERP untuk
berbagai jenis perusahaan. Dari berbagai jenis software system ERP ini, beberapa
vendor software ERP yang mendominasi sebagai penyedia software ERP di dunia
internasional, seperti SAP, People Soft, Oracle, dan sebagainya. Demikian
beberapa vendor software ERP lokal yang terbukti dapat membanggakan dalam
memberikan kontribusi bagi perusahaan dalam melakukan perubahan cara kerja
untuk mencapai tingkat yang lebih efektif dan lebih efisien dengan penggunaan
cara kerja melalui system komputerisasi.

Software SAP
SAP merupakan salah satu software ERP yang popular di dunia. SAP didirikan
sekitar tahun1975 di Jerman oleh 5 orang mantan karyawan yang bekerja di IBM.
Singkatan SAP sebenarnya dari bahasa jerman, yaitu Systeme Andwendungen
Produkteinder Datenverarbeitung atau dalam bahasa inggris singkatan SAP adalah
Systems Applications Product in Data Processing.

Modul SAP terdiri dari modul-modul yang terintegrasi, meliputi SAP ERP
Enterprise Core, yaitu merupakan solusi aplikasi ERP, dan SAP Business Suite,
yaitu merupakan paket aplikasi e-bisnis seperti SAP Customer Relationship
Management, SAP Supply Chain Management, SAP Supplier Relationship
Management, SAP Product Lifecycle Management. Pengguna aplikasi sistem ERP

0594M Enterprise System

pada umumnya adalah perusahaan-perusahaan skala menengah besar. SAP
merupakan pemimpin pasar di seluruh dunia dengan penguasaan pasar mencapai
65%. Walaupun demikian, Software SAP kini menyediakan paket solusi ERP
untuk perusahaan menengah kecil, seperti SAP Business One dan SAP All In One.

Di Indonesia, saat ini software SAP digunakan dalam berbagai bentuk kombinasi
modul, fitur dan fasilitas oleh perusahaan-perusahaan skala menengah dan skala
besar, seperti antara lain : Garuda Indonesia, Telkom, PLN, Pertamina, Astra
International, Astra Honda Motor, Indofood, Aqua Danone, Bentoel Prima, Bank
Mandiri, Ultrajaya, Excelcomindo, Blue Bird, Nippon Indosari Corp, Ranch
Market Indonesia, Jamu Puspo, Zyrex, dan lain-lain.

Fungsi utama dalam software SAP ERP adalah sebagai berikut :

- Akuntansi Biaya
- Akuntansi Manajemen
- Penjualan
- Distribusi
- Manufaktur
- Perencanaan Produksi
- Pengadaan
- Sumber Daya Manusia, Penggajian

Sekarang ini, software SAP terus mengembangkan produk dengan menambahkan

beberapa fitur dan fasilitas baru, seperti memanfaatkan teknologi internet dalam
mengembangkan solusi SAP. SAP juga menyediakan seperangkat alat Bantu dan
teknologi integrasi yang memungkinkan pihak ketiga dapat mengintegrasikan

0594M Enterprise System

software lain yang digunakan dengan menghubungkan pada produk SAP, dengan
tujuan agar dapat meningkatkan fungsionalitas produk utama software SAP.

Software SAP merupakan sistem yang relative besar dan sangat komplit, sehingga
sering dianggap rumit. Hal ini mengakibatkan implementasi SAP tidak mudah dan
memerlukan biaya implementasi yang relative mahal. Biaya implementasi SAP
dapat dipengaruhi oleh beberapa factor sebagai berikut :

- KerangkaWaktu
Lama waktu implementasi tergantung pada kondisi perusahaan, dimana
tergantung pada banyak modul yang akan digunakan dan berbagai factor
lainnya. Idealnya waktu implementasi untuk skala perusahaan menengah adalah
sekitar 9 sampai 18 bulan. Untuk UKM, Solusi SAP Business One dapat
diimplementasikan dalam waktu 1 hingga 3 bulan, dan untuk SAP all in one
dapat diimplementasikan dalam waktu 6 hingga 12 bulan.

- Orang
Jumlah orang yang terlibat tergantung modul yang akan digunakan dan kondisi
perusahaan. Dalam lingkungan perusahaan yang relative kecil, maka SAP dapat
diimplementasikan oleh beberapa orang secara paruh waktu tanpa perlu bantuan
pihak luar. Namun pada lingkungan perusahaan skala besar, maka biasanya
SAP memerlukan ratusan orang terlibat dalam manajemen proyek, termasuk
pihak konsultan.

- Hardware
Jumlah hardware yang akan digunakan tergantung pada besar kecilnya
lingkungan perusahaan yang akan menggunakan SAP.

0594M Enterprise System

Software PeopleSoft

Software PeopleSoft adalah perusahaan software yang cukup lama berkembang

dan produknya sudah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan terkemuka di
dunia. Akuisisi peoplesoft oleh Oracle semakin menambah keberagaman produk
oracle dan memperluas dukungan oracle terhadap semua pengguna produknya,
baik produk database maupun aplikasi program.

Produk-produki software people Soft adalah sebagai berikut :

HRMS (Human Resouce Management Sistem), terdiri dari :Payroll, Benefits,

Human Resources, Pension Administration, Time &Labor
Accounting and Control, terdiri dari modul :General Ledger, Payables,
Receivables, Asset Management, Projects, Budgets, Expenses, Cash
Management
Treasury Management
Materials Management
Supply Chain Planning
Service Revenue Management
Procurement
Enterprise Performance Management
Project Management

0594M Enterprise System

Software Oracle
Oracle corperation didirikan tahun 1977 dan merupakan perusahaan software yang
mengembangkan, membuat, memasarkan, mendistribusikan, dan melayani
software database, dan infrastruktur software. Software yang dipasarkan meliputi
application server, software kolaborasi, dan pengembangan. Sejak tahun 2004,
perusahaan oracle mengakusisi salah satu perusahaan pengembangan software
ERP terkemuka, yaitu PeopleSoft, sehingga perusahaan oracle mampu mendukung
berbagai jenis produk dan terus mengembangkan produk dan layanannya.

Produk aplikasi yang tersedia pada Oracle e-business suite, adalah sebagai berikut :

Financials :
Planning (General Ledger, Analyzer)
Analysis
Consolidation
Expenditure Management
Billing and Cash Collection
Cash Management
Asset Management

Supply Chain Management :

Strategic Procurement
Non-production Procurement
Strategic Souring
Catalogue Management

0594M Enterprise System

Projects :
Costing
Billing
Time and Expense
Activity Management Gateway

Materials Management :
Inventory
Purchasing

Manufacturing :
Factory and Item Definition
Planning & Simulation
Materials Management
Production
Cost Management
Integrated Technologies

PEMILIHAN VENDOR ERP

Perlu diperhatikan bahwa pemilihan vendor ERP merupakan salah satu factor
penting yang menentukan dalam pelaksanaan implementasi ERP tersebut sampai
terjadi proses perubahan atau migrasi ke arah cara kerja komputerisasi. Apabila
proses seleksi pemilihan vendor ERP dilakukan secara tergesa-gesa, hal ini akan
berakibat kegagalan dalam melakukan implementasi sistem ERP. Untuk itu, adalah

0594M Enterprise System

suatu hal yang bijak bila pemilihan vendor ERP perlu dilakukan secara cermat dan
kehati-hatian dengan membentuk tim dalam mempertimbangkan factor kebutuhan
penggunaan dan manajemen perusahaan dan reputasi vendor ERP tersebut.
Hal yang penting dan mendasar dalam pemilihan vendor ERP adalah faktor
kebutuhan, permasalahan, kekuatiran, budget dan keinginan dalam pengadaan
sistem informasi perusahaan. Hal tersebut akan menentukan tingkat keberhasilan
dalam melakukan implementasi ERP. Untuk itu, perlu mempertimbangkan
kesiapan dari tingkatan pengguna, manajerial dan pimpinan puncak suatu
perusahaan dalam memberikan komitmen dan dukungan terhadap perubahan
proses bisnis untuk mencapai cara kerja yang lebih efektif dan lebih efisien dari
proses bisnis berjalan.

Untuk mencapai hal tersebut, harus mempertimbangkan hal-hal berikut :

Kebutuhan
Faktor kebutuhan merupakan hal yang penting dalam memutuskan memilih
vendor ERP. Banyak sistem aplikasi dari vendor ERP yang tidak sesuai
kebutuhan proses bisnis perusahaan berjalan. Hal ini akan menyebabkan
kegagalan dan langkah untuk membeli aplikasi program dari vendor ERP
tersebut tidak akan memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi
perusahaan secara keseluruhan.
Permasalahan
Diharapkan dengan pembelian software dari vendor ERP ini, maka tidak
menjadikan permasalahan menjadi semakin komplek, malah sebaiknya
memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi

0594M Enterprise System

 Kekuatiran
Seringkali faktor kekuatiran dalam membeli software dari vendor ERP akan
mempengaruhi tingkat keberhasilan implementasi sistem ERP. Apabila
kekuatiran ini tidak didasari oleh pemikiran logika, maka implementasi sistem
ERP ini tidak akan mempengaruhi secara signifikan terhadap keberhasilan
implementasi ERP. Namun, apabila kekuatiran berdasarkan logika dan fakta di
lapangan, dimana pengguna tidak melakukan penginputan data secara uptodate,
pandangan pengguna bahwa software ERP belum stabil atau belum siap
digunakan, karena akibat adanya permintaan perubahan program.
Budget
Faktor budget menjadi hal penting yang harus dipertimbangkan secara serius,
karena budget merupakan hal penting dalam melakukan investasi dalam
pembelian software dari vendor ERP. Tidak bisa dipungkiri bahwa kualitas
suatu sistem ERP akan ditentukan oleh nilai budget, termasuk dalam
perekrutan tim implementasi dan IT.
Keinginan
Seringkali faktor keinginan untuk membangun suatu sistem ERP tidak
dipertimbangkan oleh kesiapan pengguna melakukan proses perubahan dalam
menggunakan sistem baru. Apabila tingkatan manajemen hanya menjadikan
suatu keinginan dalam membangun membeli software dari vendor ERP, tanpa
mempertimbangkan kebutuhan, maka kemungkinan besar akan mengalami
kegagalan dalam melakukan implementasisistem ERP.

0594M Enterprise System

 SIMPULAN

Pemilihan vendor ERP merupakan salah satu factor penting yang menentukan
dalam pelaksanaan implementasi ERP. Apabila proses seleksi pemilihan vendor
ERP dilakukan secara tergesa-gesa, maka hal ini akan berakibat kegagalan dalam
melakukan implementasi sistem ERP. Untuk itu, adalah bijak bila pemilihan
vendor ERP perlu dilakukan secara cermat dan kehati-hatian dengan
mempertimbangkan factor kebutuhan pengguna dan manajemen perusahaan.

Hal yang penting dan mendasar dalam pemilihan vendor ERP adalah faktor
kebutuhan, permasalahan, kekuatiran, budget dan keinginan dalam pengadaan
sistem ERP. Hal tersebut akan menentukan tingkat keberhasilan dalam melakukan
implementasi sistem ERP. Untuk itu, perlu dipertimbangkan kesiapan dari
tingkatan pengguna, manajerial dan pimpinan puncak suatu perusahaan, dalam
memberikan komitmen dan dukungan terhadap perubahan proses bisnis untuk
mencapai cara kerja yang lebih efektif dan lebih efisien.

0594M Enterprise System

 DAFTAR PUSTAKA

1. Luvai F. Motiwalla, Jeff Thompson (2009), 2nd Edition, Enterprise Systems

for Management, Pearson Prentice Hall, Chapter 6.

2. http://www.softresources.com/software-selection

0594M Enterprise System