LECTURE NOTES

Week 9

ORGANIZATIONAL CHANGE AND

BUSINESS PROCESS REENGINEERING

0594M Enterprise System

 LEARNING OUTCOMES

LO3: analyze to make decision problem solving in enterprise systems

Setelah selesai mempelajari pokok bahasan ini mahasiswa mampu :

Memahami mengapa dalam implemetasi sistem ERP perlu adanya Bisnis

Proses Re-engineering.
Memahami bahwa manajemen senior harus berkomitmen untuk membantu
mengatasi resistensi terhadap perubahan proses bisnis.
Mengembangkan kesadaran tentang Organisasi Manajemen Proyek Model
Kematangan (OPM3) dan penggunaannya dalam menilai kemampuan
organisasi untuk menerapkan sistem ERP dapat berhasil baik.
Memperkenalkan manajemen proses bisnis (BPM) dan mendiskusikan
hubungan dengan BPR.

OUTLINE MATERI :

- Reason for Change

- Organizational Commitment
- Business Process Change
1. Business Process Re-engineering
2. BPR Methodology
3. Current BPR Tools
- Project Organization
- Project Roles and Responsibilities

0594M Enterprise System

 ISI MATERI

Business Process Reengineering (BPR)

Salah satu esensi melakukan suatu upaya untuk peningkatan kinerja (good
performance) adalah melakukan perbaikan proses bisnis. Proses perbaikan proses
bisnis ini memikirkan kembali dan melakukan desain ulang cara kerja yang
dilakukan dalam proses bisnis berjalan. Hal memikiran kembali tersebut dikenal
dengan Business Process Reengineering (BPR). Tahapan BPR menggunakan
pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi dan
mengurangi biaya dalam suatu organisasi. Perancangan ulang tersebut dimulai
dengan penaksiran tingkat tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, dan
kebutuhan pelanggan. Dalam kerangka kerja penaksiran dasar terhadap misi dan
tujuan, perancangan ulang tersebut, maka memfokuskan kepada proses bisnis
organisasi, langkah-langkah dan prosedur yang mengendalikan bagaimana sumber
daya digunakan untuk memproduksi barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan
para pelanggan. Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitas-aktivitas
yang spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki sesuai kebutuhan. Perancangan
ulang mengidentifikasikan, menganalisa, dan merancang ulang proses inti bisnis
organisasi dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja
kritis, seperti biaya, kualitas, jasa dan kecepatan. Perancangan ulang dengan
membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan
oleh beberapa area fungsional dalam organisasi. Perancangan ulang ini bertujuan
untuk memaksimalkan kinerja sub-proses untuk mencapai kinerja yang
optimal,yaitu dengan memfokuskan pada merancang kembali proses secara
keseluruhan untuk mencapai keuntungan secara maksimal bagi suatu Organisasi
dan para pelanggan.
0594M Enterprise System
Jadi BPR merupakan suatu pendekatan manajemen yang bertujuan untuk
memperbaiki proses bisnis dengan cara efisiensi dan efektifitas dari proses bisnis
yang ada (As is) menjadi proses bisnis baru (tobe). Untukitu, maka hal yang perlu
diperhatikan dalam pemikiran dan perancangan ulang suatu sistem bisnis secara
mendasar adalah sebagai berikut :
- Fundamental
Mengapa perlu melakukan proses BPR? Fundamental BPR memulai sesuatu
dari awal, tanpa asumsi dan menentukan apa yang harus dilakukan perusahaan
dan bagaimana cara melakukannya
- Radikal
Desain radikal dari proses bisnis berjalan berarti melakukan desain ulang
sesuatu dari awal, tidak memperbaiki prosedur yang sudah ada, dan berusaha
melakukan secara optimal. Jadi Radikal mengabaikan seluruh struktur dan
prosedur yang sudah ada dan menemukan cara baru yang berbeda dengan
dalam menyelesaikan pekerjaan
- Dramatis
BPR bukan suatu usaha mencapai perbaikan sedikit demi sedikit dan bertahap,
tetapi BPR merupakan suatu usaha mencapai lompatan besar dalam
memperbaiki dan upaya mencapai kinerja perusahaan, dimana perusahaan
dalam menghadapi kesulitan.
- Orientasi Proses
Orientasi pada proses merupakan kata kunci penting dalam proses BPR untuk
memberikan solusi terhadap proses tersebut dalam menghasilkan suatu produk,
tidak hanya berfokus pada tugas, struktur, orang. BPR berfokus pada proses
dan menentukan bagaimana membuat proses untuk memperbaiki cara
melakukan bisnis
0594M Enterprise System
BPR dilakukan dalam konteks yang lebih luas dari perubahan organisasi, dengan
penyesuaian lingkungan kerja dalam proses bisnis,juga perlu dilakukan
penyesuaian agar proses bisnis baru dapat dirancang untuk dijalankan secara lebih
efisen dan efektif. Penekanan BPR bertitik tolak pada proses sebagai focus untuk
meningkatkan kinerja perusahaan. Proses bisnis BPR adalah strategi manajemen
bisnis , berfokus pada analisis dan desain alur kerja dan proses dalam sebuah
organisasi . BPR merupakan upaya melakukan desain ulang secara radikal suatu
proses bisnis yang meningkatkan efisiensi dan efektivitas. BPR bertujuan untuk
membantu organisasi secara fundamental untuk memikirkan kembali bagaimana
melakukan pekerjaan dan melakukan proses bisnis dalam rangka untuk
meningkatkan kualitas pelayanan kepada para pelanggan, mengurangi biaya
operasional. BPR membantu perusahaan secara radikal melakukan restrukturisasi
organisasi dengan berfokus pada desain proses bisnis menjadi lebih efisien dan
efektif.

Proses bisnis adalah serangkaian tugas yang berhubungan secara logis dilakukan
untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Proses Bisnis merupakan sumber daya yang
terkoordinasi dan logis serangkaian kegiatan kerja dan terkait menghasilkan
sesuatu yang member suatu nilai kepada para pelanggan. Sebuah proses bisnis
adalah kumpulan kegiatan terkait yang menghasilkan suatu produk atau layanan
nilai bagi organisasi, mitra bisnis, dan para pelanggan.Sebuah proses bisnis lintas
fungsional adalah area fungsional yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan.

0594M Enterprise System

ALASAN MELAKUKAN PERUBAHAN

Permasalahan kinerja suatu perusahaan dapat dilihat dari penurunan tingkat

produktifitas yang tidak menunjukkan kinerja dan tidak mencapai target yang telah
ditentukan, yang menyebabkan perusahaan tidak memberikan keuntungan secara
maksimal. Disamping itu, permasalahan kinerja perusahaan dapat dipengaruhi
oleh tingkat persaingan yang semakin tinggi, dimana perusahaan tidak dapat
menghasilkan produk atau jasa dengan harga yang bersaing, Hal ini di akibatkan
karena proses kerja yang tidak efisien, sehingga biaya proses produksi tersebut
menjadi relatif lebih tinggi dibandingkan dengan para pesaing.

Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi dapat diartikan sebagai suatu kemampuan tingkatan

manajemen suatu organisasi untuk mencapai manfaat secara maksimal dari
perubahan. Dimana hal tersebut sebagian bergantung pada seberapa efektif
menciptakan dan menjaga iklim yang meminimalkan perilaku bertahan dan
mendorong penerimaan. Meskipun demikian, Organisasi manajemen perubahan
dapat memperhatikan secara serius bagi setiap organisasi yang akan memerlukan
perubahan baik dalam pelanggan atau dalam organisasi itu sendiri. Jadi focus pada
perubahan organisasi ini adalah dalam upaya memberikan beberapa wawasan
tentang bagaimana cara kerja yang lebih efektif dan efisien.

Resistensi atau perlawanan terhadap perubahan dapat menjadi mekanisme

pertahanan yang disebabkan oleh frustrasi dan kecemasan pengguna. Individu
mungkin menolak perubahan, karena menolak potensi kehilangan status,
membayar, kenyamanan, atau kekuasaan yang timbul dari keahlian. Dalam banyak
kasus tidak ada perselisihan dengan manfaat dari proses baru, melainkan takut
0594M Enterprise System
akan masa depan yang tidak diketahui dan tentang kemampuan beradaptasi dengan
itu, misalnya takut bahwa seseorang tidak akan mampu mengembangkan
keterampilan baru dan perilaku yang diperlukan dalam pengaturan kerja baru.
Mungkin ada kebencian dalam karyawan yang tidak puas karena ketidakadilan
yang dirasakan perubahan. Hal ini menjadi cukup kuat alas an untuk menyebabkan
sabotase. Beberapa karyawan mungkin melihat perubahan sebagai pelanggaran
"pribadi compacts" manajemen dengan karyawan. Untuk itu, dapat melibatkan
unsur saling percaya, loyalitas dan komitmen, komunikasi.

BPR dan implementasi sistemERP

Implementasi sistem ERP secara umum akan memerlukan suatu proses BPR, yaitu
proses perubahan atau penyempurnaan proses bisnis berjalan, memperbaiki proses
bisnis yang kurang sempurna atau mengganti proses bisnis dengan sistem yang
lebih modern. Implementasi sistem ERP juga meletakkan dasar system bisnis baru
dimana sistem ERP dapat berintegrasi. Agar sebuah perusahaan dapat melakukan
implementasi system ERP dengan baik, maka kebutuhan dan aspek dari
organisasi, manusia, informasi, dan teknologi harus mempersiapkan dengan
baik. Hal ini mempertimbangkan keuntungan dalam implementasi system ERP.

Keuntungan implementasi sistem ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat

Return on Investment (ROI), dan komponen lain, seperti: Pengurangan lead-time,
Peningkatan control keuangan. Penurunan inventory (inventory aging), Penurunan
tenaga kerja secara total, Peningkatan kualitas pelayanan/service, Peningkatan
sales, Peningkatan kepuasan dan loyalitas pelanggan, Pengiriman barang dilakukan
secara tepat waktu, Kinerja pemasok yang lebih baik, Peningkatan fleksibilitas,
0594M Enterprise System
Pengurangan biaya-biaya, Penggunaan sumberdaya yang lebih baik, Peningkatan
akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan,

Walaupun demikian, Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah melakukan

implementasi system ERP, antara lain adalah :Strategi operasi tidak sejalan dengan
BPR dan pengembangan, Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran,
Pengguna tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan system baru (sistem
ERP), Persiapan implementasi sistem ERP tidak dilakukan dengan baik,
Berkurangnya fleksibilitas system setelah melakukan implementasi system ERP.

Jadi bagaimana melakukan perubahan proses bisnis menjadi sesuai dengan proses
bisnis yang dihendaki oleh system ERP,maka perusahaan harus melakukan BPR.

0594M Enterprise System

 SIMPULAN

BPR merupakan suatu upaya pendekatan manajemen yang bertujuan untuk

memperbaiki proses bisnis berjalan (As Is) menjadi proses bisnis baru (To Be)
dengan cara efisiensi dan efektifitas. Untuk itu, perlu diperhatikan pemikiran dan
perancangan ulang suatu proses bisnis secara mendasar secara Fundamental,
Radikal, Dramatis, Orientasi Proses.

Organisasi manajemen perubahan adalah tindakan yang diperlukan bagi suatu

organisasi untuk memahami, mempersiapkan, melaksanakan dan mengambil
keuntungan dari perubahan yang signifikan. Tujuan dari manajemen perubahan
adalah mencapai tingkat keberhasilan dengan melakukan desain ulang (redesain),
implementasi, pengukuran dan pemeliharaan inisiatif perubahan organisasi.
Transformasi perusahaan didorong oleh strategi yang mendasari untuk mengatur
dan memberikan energy untuk memahami dan memanfaatkan proses dan teknologi
informasi secara optimal

0594M Enterprise System

 DAFTAR PUSTAKA

1. Luvai F. Motiwalla, Jeff Thompson (2009), 2nd Edition, Enterprise Systems

for Management, Pearson Prentice Hall, Chapter 8.

2. https://www.youtube.com/watch?v=YH0G4wfFSW4

0594M Enterprise System