A. Pengertian Rapat
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang
bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan
keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai
permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan
aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak
menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk
mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan
penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat
seutuhnya.
Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi
konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau
individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.
B. Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis (pelajari) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut.
C. Macam-macam Rapat
1. Berdasarkan tujuan
a. Rapat Penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan
kepada para peserta rapat dari pimpinan.
b. Rapat Pemecahan Masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu
masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
c. Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya
suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
2. Berdasarkan sifat
a. Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai
dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
b. Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu
rencana yang bersifat resmi.
c. Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat
yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu
organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia
(tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
3. Berdasarkan jangka waktu
a. Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna
membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
b. Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas
masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
c. Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan
evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana
selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.
d. Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi
pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.
4. Berdasarkan frekuensi
a. Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang
waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.
b. Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya
masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
5. Berdasarkan nama
a. Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal
yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b. Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya
dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).
c. Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
D. Syarat-syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang
telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus
diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat.
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut,
yaitu:
1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi,
pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang
dibahas.
5. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-
syarat rapat yang baik.
2. Pelaksanaan rapat.
a. Suasana rapat berlangsung terbuka.
b. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
c. Adanya kendali dari ketua rapat
d. Hindarkan debat kusir.
e. Bahasa harus komunikatif.
f. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
g. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
h. Adanya notulen.
i. Acara rapat.
j. Media rapat.
k. Waktu.
F. Etika Rapat
Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang penting. Entah
kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau sebagai seorang penyelenggara
meeting tersebut, tentu saja kita tidak menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam
meeting yang dapat mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan
diharapkan mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika
dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang
maksimal.
1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan selalu
mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila buku catatan sampai
saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala kebutuhan ataupun informasi.
Meskipun kini sudah tersedia note secara digital. Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak
tergantikan.
2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk keperluan
mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan terlebih dahulu kepada
peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan hal
yang lain selain mencatat.
3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau smartphone,
usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang lain. Fokuskan pada tujuan
awal anda yaitu mencatat apa saja informasi atau kebutuhan dalam meeting.
4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti meeting hindari
menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam bergetar, sebaiknya
jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan tersebut memang perlu direspon cepat.
Hal ini tentu saja akan mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti
meeting. Karena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita
sedang tidak fokus dalam meeting tersebut.
5. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh pada proses
penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita berkonsentrasi mengikuti
semua alur dalam meeting dengan baik, maka informasi yang akan kita dapatkan akan
membantu kita dalam bekerja. Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat
diperlukan.
6. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah meeting tentu saja
kita akan memiliki pertanyaan pertanyaan mengenai materi yang diajukan. Usahakan catat
terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan.
Sehingga tidak perlu melakukan sebuah percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting
yang lain, terutama saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan
tangan untuk menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya meeting, juga sangat
tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain
7. Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan sebelumnya. Dalam
meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila ada ide atau
pendapat yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan jangan meniru dan mengulai apa
yang peserta lain katakan sebelumnya dalam meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari
kita dengan alasan: 1. hal ini membuang waktu 2. mengundang persepsi negatif dari peserta
meeting yang lain.
8. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting berlangsung tidak jarang
terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta meeting. Cobalah bersabar ketika
argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang kita harapkan. Jangan berbicara
dengan nada yang tinggi dan dirasa angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan
bicara dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai orang
yang keras dan kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap pembicaraan yang ada
di dalam meeting. Ini akan mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi yang tidak
baik dari peserta meeting yang lainnya.
9. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting. Usahakan
datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai. Sehingga kita bukan hanya akan
mendapatkan informasi dengan lengkap, melainkan ini akan menunjukkan kredibilitas anda
dalam bekerja.
10. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini perlu dilakukan, karena
bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang lengkap. Melainkan juga
menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting. Apabila tidak ada hal penting
dan mendesak yang perlu dilakukan, maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus
mengikuti meeting hingga selesai.
Etika rapat yang efektif dan efesien.
Pra Rapat :
Saat Rapat :
1. Awali dengan Bismillah
2. Bacakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin dicapai
3. Informasikan tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu sebaiknya etika dan tatib
telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan kembali). Etika rapat, sesungguhnya
merupakan seperangkat tata nilai yang disepakati dan selanjutnya dipahami oleh para peserta
rapat, agar rapat bisa berjalan lancar, tertib, efisien, efektif dan penuh sopan santun. Etika Rapat
ini tentu tidak dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para peserta rapat,
namun sekadar menegaskan hal-hal yang sepantasnya dilakukan dan yang tak pantas dilakukan
ketika rapat berlangsung
4. Tentukan pimpinan rapat
5. Tentukan notulen rapat, yang berfungsi mendokumentasikan, mencatat pembahasan,
pertanyaan, dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat selalu diingat
6. Sampaikan Taujih penyemangat, yang berfungsi meluruskan niat, menyemangati peserta rapat,
dan dapat menambah wawasan pemikiran dan ruhiyah.
7. Pastikan pimpinan rapat bersikap adil
8. Agar dapat menghemat waktu, pembahasan rapat seputar 5W (what, why, where, when, who)
dan 1H (how)
9. Pimpinan dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati, mendengarkan peserta lain
yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide dengan mengacungkan telunjuk lebih dulu dan
saat diperkenanakan bicara barulah berbicara. termasuk soal interupsi,
10. Peserta dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan kemampuan seseorang
11. Peserta diharapkan tidak mencela, negative thinking, berbicara dengan rekan sebelahnya
kecuali diminta
12. Peserta rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan pribadinya hal-hal
yang dibicarakan dalam rapat namun tidak dipublikasikan kecuali mendapat izin dari pimpinan
rapat
13. Bagi waktu rapat menjadi ; waktu untuk pembukaan (doa, taujih,sambutan), waktu untuk
pemaparan (konsep, masalah, target), waktu untuk pembahasan (brainstorming, diskusi dan
bertanya), waktu menyimpulkan, dan waktu penutupan (doa, agenda lanjutan)
14. Peserta wajib mengisi form kehadiran
15. Ingatkan meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi silent mode. Harus
diakui, dering HP apalagi diikuti dengan pembicaraan telepon ditengah berlangsungnya rapat,
memang sangat mengganggu peserta rapat lainnya. Dengan aturan ini diharapkan gangguan
pada rapat dapat diminimalkan.
16. Pemimpin rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan memberi kesempatan peserta
lain untuk bicara dan berpendapat
17. Pemimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil rapat dengan
mengedepankan kepentingan bersama bukan individu
18. Pastikan hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan waktu aksi, dan target
realisasi
19. Pastikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun tidak diterima
dalam forum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil keputusan rapat tersebut.
20. Pastikan setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau audio visual) informasi
atau kesepakatan rapat.
Saat akan mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut :
1. Bacakan kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama
2. Ingatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung dan melaksanakan
hasil rapat
3. Sampaikan agenda lanjutan
4. Doa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah SWT kemudahan
pelaksanaan hasil rapat tersebut.
Pasca Rapat :
1. Peserta rapat memiliki keputusan hasil rapat
2. Peserta berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat
3. Peserta saling mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu mekanisme control