Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

HOJA DE CLCULO EN LA ENSEANZA

7. Importacin de datos

Instituto de Tecnologas Educativas y de Formacin

del Profesorado. 2012

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Hoja de clculo en la enseanza

Importacin de datos
Vivimos un momento histrico caracterizado por la abundancia y la accesibilidad a la informacin, por cantidades ingentes de datos que
nos rodean. En este mdulo nos planteamos diversas cuestiones: Qu motivos podemos tener para pasar ciertos datos a una hoja de
clculo?; Cmo realizar esa transferencia de un formato a otro?; Qu clculos complementarios nos pueden ayudar a analizarlos?

Objetivos

Para dar respuesta a esas y otras preguntas aprenderemos a...

Importar texto desde diversas fuentes.

Capturar e insertar imgenes.
Integrar frmulas

Contenidos
A la hora de importar datos debemos tener presente la fuente de la que proceden para tratarlos en consecuencia. Estudiaremos la
tranferencia de datos desde:

Procesadores de texto, con sus diversas variantes.

La Web, con la enorme variedad que presenta.
Presentaciones, archivos, soportes de memoria...

Texto de procesadores

Supongamos que queremos importar texto desde OpenOffice.org Writer o cualquier otro procesador de texto. Operaremos de distinta
forma dependiendo de la situacin en la que se encuentren los datos:

Datos en columna separados por tabuladores.

En primer lugar seleccionamos las columnas y pedimos Copiar. Ya en la hoja de clculo, sealamos la primera celda en la que se
alojar la tabla y desde el men Editar (o clic derecho) > Pegado especial > Texto sin formato, accedemos al cuadro Importacin de
texto en el que senalaremos Separado por > Tabulador.

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Abre el fichero andaluca, en Writer, en el que hemos incorporado unos datos, en columna separados por tabulador, que comparan el
censo de la Comunidad Autnoma Andaluza de 1991 con el de 2001 y practica la manera de llevarlos a una hoja de clculo.

Datos en columna separados por espacios en blanco.

Si las columnas contenidas en los textos estuvieran separadas por espacios en blanco (barra espaciadora) en lugar de tabuladores, todo
lo anterior fracasara. Puedes experimentarlo con la segunda tabla del documeto anterior, copia los datos y repite las operaciones
explicadas. Si marcas Separado por Tabulador vers que toda la informacin pega en una sola columna (Podras arreglarlo con copiar
- pegar y despus borrar informacin, pero sera muy costoso) Si optas por marcar Separado por Espacio observars que los datos se
pegan en columnas pero cada espacio cuenta como una columna lo que hace completamente inservible la tabla. Este ltimo
inconveniente se podra solventar eliminando previamente los espacios en el procesador de textos. A modo de conclusin podemos
afirmar que nunca se debera utilizar la barra espaciadora para alinear datos en columnas.

Datos alojados en tablas.

Si los textos en columna estn alojados en tablas es mucho ms sencilla la operacin, pues basta con usar Copiar para capturar la
tabla en el Writer y despus simplemente Pegar en la Hoja de Clculo. Prueba a experimentarlo con la tabla que se incluye en el
documento que estamos manejando. Evidentemente la mejor manera de integrar datos de texto en la hoja es si estn ordenados en una
tabla.

Texto de la Web

Actualmente la mayor parte de la informacin que nuestros alumnos y nosotros mismos manejamos se obtiene de Internet por lo que
resulta imprescindible dar una nociones bsicas para importar datos desde la Web.

Datos estructurados en forma de prrafo.

Siguiendo con el ejemplo anterior, supongamos que queremos visitar la pgina del Instituto Andaluz de Estadstica y capturar de ella
cualquier prrafo descriptivo del censo, y aadirlo a la Hoja de Clculo como una presentacin o comentario.

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Si copiamos (clic derecho > Copiar) el prrafo de la imagen, o cualquier otro, y lo pegamos directamente en una celda de la hoja de
cculo (clic derecho > Pegar) aparecer cada prrafo en una celda distinta de la misma columna. Si lo pegamos en la celda A1 el texto
se repartir por prrafos en A1, A2 y A3. Deberemos adaptar el ancho de la columna A para que el texto importado sea operativo (es
posible que tengamos que tengamos que eliminar el espacio posterior al texto en cada celda)

El resultado final podra parecerse a este:

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Si lo pruebas y no te ocurre lo que aqu hemos comentado podras necesitar al ajuste automtico del texto. Para activarlo sigue la
siguiente ruta: clic derecho sobre A1 > Formatear celdas > Alineacin > Propiedades> Ajustar texto automticamente (puedes
incluso marcar Divisin de palabras activa)

Otra manera, igualmente vlida, para importar el texto consiste en utilizar el Pegado especial esta vez en Formato HTML.

Datos integrados en tablas.

Si al navegar por Internet lo que deseamos es importar una tabla, seleccionamos las celdas que nos interesen y y procedemos como en
el caso anterior, Copiar - Pegar (si hay problemas, Pegado especial en la modalidad Formato HTML) Hemos de tener cuidado ya que
en ocasiones creemos que estamos copiando una tabla y en realidad es una imagen. La diferencia est en que de la tabla puedo
copiarla parte que me interese y la imagen me obliga a copiarla entera. Aqu un ejemplo de una parte de una tabla de peso ideal
copiada de Internet:

Y el resultado de pegarla en la hoja de clculo:

Imgenes

Podemos incorporar imgenes de diversas procedencias aunque debemos tener en cuenta que para ser manejadas por la Web deben
estar en formato gif, jpg o png, que son los ms populares.

De procesadores de texto.

Desde Writer, de OpenOffice, basta el tpico Copiar - Pegar para llevar una imagen a la hoja de clculo. Sin embargo desde Word
deberemos utilizar el Pegado especial, esta vez en su variante GDI Metafile o incluso Documento Microsoft Office Word.

De presentaciones.

Todos hemos recibido multitud de presentaciones PowerPoint en la bandeja de entrada de nuestro correo, la mayora inservibles a todos
los niveles, y de repente en una de ellas descubrimos una foto que queremos copiar y pegar en nuestra hoja de clculo o en cualquier
otro documento. Si la presentacin aparece en modo normal, es decir con la tira de imgenes disponibles a la izquierda bastar con
capturarlas de ah, pero si la presentacin est preparada para ser vista nicamente en modo presentacin no tendremos el acceso tan
sencillo a las imgenes. En este caso un mtodo til consiste en ir a la presentacin y con clic derecho > Nuevo est solucionado; o
bien clic derecho > Abrir con > OpenOffice.or Impress (progra de presentaciones de OpenOffice) y ya tendremos disponible la tira de
imgenes. Seguro que hay ms trucos para este u otros casos pero si no conoces ninguno siempre puedes escribir tu problema en un
buscador de Internet y encontrar consejo al respecto.

A partir de un archivo.

Cuando disponemos de imgenes en alguna carpeta de nuestro ordenador, en un pendrive o cualquier otro tipo de memoria (cmara de
fotos, disco externo, tarjeta de memoria...) y queremos incluir alguna en nuestro modelo de hoja debemos seguir la ruta: men Insertar
> Imagen > A partir de archivo, que nos llevar al cuadro Insertar imagen para examinar las distintas unidades y carpetas en busca
de la imagen deseada.

Esta manera de insertar imgenes es la ms importante ya que si tenemos dificultades con alguna de ellas siempre podemos optar por
guardarla en nuestro ordenador y luego insertarla desde archivo. Como ejemplo, al ejecutar una imagen se abre en un programa editor
de imgenes desde el cual el mtodo de copiar - pegar no suele funcionar, sin embargo si guardamos la foto en nuestro ordenador ya
sabemos cmo llevarla a cualquier otra aplicacin.

De Internet.

La Web es el recurso ms utilizado para capturar imgenes y por ello debemos tener en cuenta que no todos los recursos grficos
disponibles en la Red son de uso pblico. Cuando incluimos una imagen en nuestro trabajo debemos garantizar que es original (creada
por nosotros), pblica o tiene una licencia CC (Licencia Creative Commons) que permite su redistribucin. Todos los cursos del ITE se
distribuyen bajo esta licencia.

Desde Internet suele funcionar el Copiar - Pegar (tambin Pegado especial > Bitmap) para importar una imagen en la hoja de clculo
pero si no fuera posible ya sabes que lo mejor es guardar la foto (clic derecho > Guardar imagen como) y operar como se ha
comentado arriba.

Frmulas

Las frmulas contenidas en las celdas de una hoja slo son visibles en formato propio, pero no en la forma que se suele usarse en los
libros de texto y en las pizarras. As, la frmula del inters simple, para OpenOffice se traduce, por ejemplo, en =A2*B2*C2/100,
mientras que nuestra forma usual se muestra en la imagen de abajo.

OpenOffice posee un editor de frmulas y para acceder a l tenemos dos maneras: Situando el cursor en la celda deseada y pidiendo
men Insertar > Objeto > Frmula; abriendo un archivo nuevo con men Archivo > Nuevo > Frmula. En este ltimo caso se nos
abre OpenOffice.org Math

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Ser necesario hacer visible el selector de elementos mediante el men Ver > Elementos para acceder a los distintos operadores.

Cuando terminemos de escribir la frmula deberemos Seleccionar todo > Copiar, para pegarlo despus en la hoja. La primera forma
es ms sencilla y rpida pero con Math tenemos ms posibilidades de edicin.

Complementos
Ampliamos conocimientos dando unas pinceladas sobre cuestiones algo ms sofisticadas como:

Importacin de datos desde el escner.

Datos en formato txt.

Finalizamos este apartado con una interesante reflexin sobre la integracin de los modelos de hoja de clculo en los trabajos escolares
y cmo aplicar las directrices aprendidas en este mdulo para ayudar a los alumnos a transferir los datos de unos soportes a otros.

Ampliacin

Datos escaneados.

El uso del escner se est popularizando cada vez ms. Aqu solo nos referimos a l como una fuente de imgenes y textos
procedentes de prensa y libros que puede completar muchos trabajos y ser origen de otros.

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Escanear una imagen es sencillo y el proceso de importacin a la hoja de clculo, una vez guardada en nuestro ordenador, ha quedado
suficientemente explicado. Si deseamos importar textos escaneados debemos usar un programa de OCR (Reconocimiento ptico de
Caracteres) que normalmente viene incorporado al software del escner. La captura de textos es muy interesante, pero con resultados
incompletos; tiene sus ventajas e inconvenientes que debes valorar atendiendo al programa que utilice tu escner. Aqu slo indicamos
esta posibilidad de importar datos pero profundizar en ello excede los propsitos de este curso.

Datos en formato TXT.

La inmensa mayora de los gestores de informacin pueden guardar datos en formato TXT, o "texto puro". Cuando alguna transferencia
de datos fracasa por otros medios, es frecuente acudir a guardarlos como TXT. Veamos un ejemplo: Abre el siguiente documento en txt
que contiene un listado de telfonos.

Observa que la separacin de cada nombre con su telfono est lograda slo con un espacio en blanco. Para integrar este texto puro en
un modelo de hoja de clculo basta con seleccionarlo y Copiar > Pegar (o Pegado especial si se prefiere) para acceder al cuadro
Importacin de texto en el que seleccionaremos en Separado por la opcin Espacio.

Trabajos escolares

La principal justificacin del uso de una hoja de clculo en trabajos escolares es aadir los clculos oportunos que nos permitan analizar
con ms profundidad los datos aportados en el trabajo. Normalmente se trabajar con los datos numricos, pero, como hemos visto en
este mdulo, se pueden integrar textos, nmeros, grficos e imgenes de la forma ms estructurada posible. Es muy importante explicar
a nuestros alumnos la manera correcta de importar datos a la hoja.

Los anlisis de datos ms importantes que se pueden realizar a nivel escolar son:

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 Sumas, balances y porcentajes.
Pequeas estadsticas.
Confeccin de grficos.
Conversin en una basa de datos para ampliar las posibilidades de bsqueda y filtrado.

Aprovechando el ejemplo del estudio del censo en la Comunidad Andaluza, al que nos referimos al inicio de este mdulo, y suponiendo
que es el tema de un trabajo escolar, se podran plantear las siguientes preguntas: Qu provincia ha crecido ms en poblacin en estos
diez aos? Cul ha sido el crecimiento global de Andaluca? Qu porcentaje de la poblacin andaluza representa Almera? Ha
crecido ese porcentaje o no? Podramos dividir Andaluca en dos partes, occidental y oriental, y analizar diferencias?

Para responder a esas cuestiones necesitamos, en primer lugar, transformar los datos de tipo texto a una Hoja de Clculo. Cuando
hablamos de tipo texto nos referiremos tambin a datos numricos, pero que estn integrados en documentos, aunque sea mediante
tablas. Se suelen llamar alfanumricos a estos datos que igual contienen palabras que nmeros.

Consulta la hoja de clculo anlisis.ods en la que se dan las respuestas a algunas de las preguntas que formulbamos a la vista de los
datos, e incluye grficos descriptivos:

Qu provincia ha crecido ms en poblacin en estos diez aos? Mlaga con 126.174 hab. pero en trminos porcentuales, Almera, con
17,83%

Cul ha sido el crecimiento global de Andaluca? 417.036 hab, que representa el 6,01%

Qu porcentaje de la poblacin andaluza representa Almera? El 7,29% Ha crecido ese porcentaje o no? S, un 0,73%

Podramos dividir Andaluca en dos partes, occidental y oriental? Si consideramos occidentales Cdiz, Huelva, Sevilla y Crdoba y el
resto como orientales (de forma convencional) observaremos que, en contra de lo que ocurra en el pasado, las provincias orientales
han crecido ms que las occidentales.

Para repasar lo que aprendiste en las anteriores sesiones (y preparar las prcticas) puedes estudiar las frmulas que se han empleado.
Todas ellas estn al alcance de los alumnos a partir de cierta edad y nivel. La experiencia nos dice que, con un poco de ayuda, estos
anlisis fomentan la participacin y discusin entre grupos, siempre que no sean muy complejos.

Prcticas

7.1. Hospitales

En el diario EL PAS de fecha 12-11-2003 apareci una estadstica sobre asistencia geritrica en grandes hospitales de las
distintas C.C.A.A. Despus de un breve recorrido por la tabla era fcil ver que al menos uno de los porcentajes era errneo. Se
trata de un error notable y no un simple problema de decimales o redondeo. Como este curso no va de clculo mental, debers
averiguarlo mediante la siguiente prctica guiada:

Abre el documento camas.odt, en el que se ha recogido el recorte del peridico y la tabla en modo texto, sin las
columnas de los porcentajes.

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 Con las tcnicas que has aprendido en esta sesin, copia la tabla e insrtala en un documento nuevo de Hoja de Clculo,
al que tambin puedes llamar camas.ods.
Inserta tres columnas nuevas para alojar los porcentajes y calclalos. Por ejemplo, el primer porcentaje que figura en la
tabla, el 31% de Madrid que corresponde a Asistencia COMPLETA se ha calculado como 4 dividido entre 13, pasando el
resultado a porcentaje o bien multiplicando por 100 o, mejor an, fijando el formato en modo porcentaje.
Busca en Internet una imagen de cama de hospital o de otro tema relacionado con la prctica e insrtala en la hoja que
has creado.
Guarda el modelo camas.ods.
Si estudias los porcentajes descubrirs que en el peridico se alter la cifra 2 por la 3 en uno de ellos. Cul?

7.2. Pruebas

Una profesora de 1 de ESO ha decidido pasar tres pruebas iniciales al grupo que estar a su cargo. Las tres pruebas tienen
temticas distintas: una mide la comprensin de conceptos, otra el dominio de las tcnicas instrumentales y en la tercera se
intenta medir la capacidad de sntesis. La profesora ha dividido los resultados en tres categoras: BAJO -MEDIO - ALTO y ha
escrito los resultados, en columnas tabuladas, en el documento pruebas.odt.

Sobre ese documento debers realizar la siguiente prctica:

Selecciona todo el texto con Seleccionar todo y ordena Copiar.

Abre un modelo nuevo de Hoja de Clculo, al que puedes llamar pruebas.ods, seala una celda y pide Pegar o bien
Pegado especial con la opcin apropiada (debes decidirlo t). Mueve columnas, elimina alguna, cambia formatos, etc.
hasta que quede una tabla parecida a la de la figura (adems hemos aadiendo totales tanto de filas como de columnas,
mediante autosuma o la funcin SUMA):

Descubrimos que en una de las pruebas hubo una circunstancia que altera algo el resultado Cul?

Construye otra tabla en la que se calculen los porcentajes de BAJO, MEDIO y ALTO que presenta cada prueba y los
porcentajes en la suma de todas las pruebas. Compara los resultados.

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Se entiende que los porcentajes debes construirlos t mediante frmulas y no limitarte a copiar los datos de la figura.

Guarda el modelo pruebas.ods.

Sacaras alguna conclusin estudiando los porcentajes? Hay uno o dos que se distinguen de los dems.

7.3. Poblacin

Esta pgina que ests leyendo ha sido escrita en formato HTML, propio de las pginas web que encuentras en Internet. En esta
ltima prctica capturaremos datos escritos en este formato contenidos en esta misma pgina.

La tabla siguiente recoge la poblacin aproximada de la Comunidad de Madrid en las ltimas dcadas, expresada en miles de
habitantes. Coincide con los censos en algunos aos. En otros se ha aproximado el censo ms cercano.

Ao Miles hab.

1900 773

1910 831

1920 1049

1930 1290

1940 1574

1950 1823

1960 2510

1970 3761

1980 4687

1990 4648
2000 5423

A partir de ella te sugerimos la siguiente prctica:

Selecciona con el ratn todas las celdas de la tabla y pide Copiar.

Abre una nueva Hoja de Clculo, elige una celda y sobre ella copia la tabla mediante Pegar o Pegado Especial en una
de sus modalidades (la que convenga en este caso). Deber quedarte una tabla similar a la de abajo si adems aades
una columna de diferencias. Deja en blanco la celda que est a la derecha de la cifra 773, y en la de abajo escribe la
frmula que reste la segunda poblacin de la primera (831-773). Arrastra despus esa frmula para formar un columna
completa de diferencias.

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 Por ltimo, estas diferencias las convertiremos en tasas de variacin, es decir, las expresaremos como el tanto por
ciento que ha aumentado la poblacin entre cada dcada y la siguiente. Primero hay que averiguar qu porcentaje
representa la diferencia 58 respecto a la poblacin 773. Para ello, en la celda que est a la derecha del 58 escribe la
frmula que divida 58 entre 773. Te resultar 0,08. Le das formato de porcentaje y se transformar en 8% (si le fijas cero
decimales). Arrastras la frmula a toda la columna para construir toda la tabla de tasas de variacin.

La prctica termina con la creacin de un grfico de columnas en el que se representen las tasas de variacin.

En el grfico se puede apreciar fcilmente el decrecimiento habido en los aos de la II Repblica y la postguerra, el gran
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desarrollo de la inmigracin en los sesenta y ochenta y el descenso de los aos noventa.

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