GESTIN EMPRESARIAL

MATERIAL DE ESTUDIO UNIDAD 3. Proceso Administrativo

Empecemos!

Proceso: Conjunto de etapas,

fases o actividades, ordenadas de
una manera lgica para lograr los
resultados que han sido
previamente establecidos

El siguiente grafico rrepresenta las cuatro etapas que conforman un proceso,

entradas, procesamiento, salidas y retroalimentacin.

Politicas
Objetivos
Entradas Estrategias

Conjunto de actividades que sean necesaria

Actividad 1
Actividad 2
Procesamiento Actividad 3

Generacin de informes, Verificacin y control de los resultados

Salida

Elaborar planes de mejora

Implementacin de los planes de mejora
Control

Fuente y Elaboracin: Ilmer Cuello Garca

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Administracin: Conjunto de
etapas, fases o actividades,
ordenadas de una manera lgica
que se realizan para administrar
una economa

EL PROCESO ADMINSITRATIVO

Es el conjunto de etapas, fases, pasos, o actividades que se deben desarrollar en

una empresa, para el logro de los objetivos, financieros, clientes, procesos
internos y con los empleados.

Henri Fayol afirm que la toma de decisiones tambin hace parte de las funciones
de la organizacin, seal cmo las funciones del administrador la prevencin,
organizacin, coordinacin y control, que expresado en trminos ms actuales no es
otra cosa que la planeacin, organizacin, direccin y control.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SUS COMPONENTES - EL CICLO PHVA

El ciclo PHVA puede aplicarse a todos los procesos empresariales y al sistema de

gestin de la calidad como un todo. El ciclo administrativo planificar, Hacer
(organizar), verificar y actuar, toman principal relevancia en la toma de decisiones de
la empresa.
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Planificar: Establecer los objetivos de la empresa y sus procesos, y los recursos necesarios
para generar y proporcionar resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas
de la organizacin, e identificar y abordar los riesgos y las oportunidades.

Planear implica que los administradores de una empresa o negocio, deben basar sus
decisiones y sus actos en algn mtodo lgico y ordenado, que brinde una alta probabilidad
de xito a cada una de las decisiones adaptadas.

La empresa debe definir sus objetivos:

Financieros

Ventas
Rentabilidad
Niveles de inventarios

Clientes

Nivel de servicio
Satisfaccin de clientes

Procesos internos

Reduccin de tiempos de produccin

Reduccin de inventarios
Reduccin de costos
Reduccin de gastos

Personal (Empleados)

Seleccin
Capacitacin

Hacer (Organizar): Implementar lo planificado. Disponer eficientemente de todos los

recursos disponibles, recursos humanos, financieros, administrativos, tcnicos,
tecnolgicos.

Verificar (Direccin): Realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medicin

de los procesos los productos y servicios resultantes respecto a las polticas, los
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objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los
resultados.

Actuar: Tomar acciones para mejorar el desempeo, cuando sea necesario.

COCLO PHVA

Acciones preventivas y Que, Como y cuando

correctivas hacerlo
Establecer los Objetivos y
Como hacerlo mejor la el metodo para alcanzarlo
proxima vez?

ACTUAL PLANEAR

VERIFICAR HACER

Evaluacin del Generacin de

desarrollo productos y servicios
hacer lo plneado

Fuente y Elaboracin: Ilmer Cuello Garca

PLANEACIN ESTRATEGICA

La Planificacin o Planeacin como se la conoce en muchos de los pases latinoamericanos,

constituye el inicio del proceso administrativo y el fundamento de las etapas siguientes. Por
consiguiente la Planeacin es la funcin necesaria e imprescindible de la administracin en todas
sus formas.
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Tiempo
Negocio al que se dedica
Posicionamiento en el mercado
Ambito de accin
Negocio al que se dedica Principios organizacionales
Ambito de accin Estructura funcional
Posicionamiento en el mercado Tamao de la empresa
Valores Cultura organizacional
Clientes Liderazgo
Empreados
Principios organizacionales
Estructura funcional
Financieros Clientes Tamao de la empresa
Ventas N. de servicio Liderazgo
Rentabilidad Satisfaccin Cultura organizacional
Cobranzas # de clientes
Personas Procesos
Capacitacin Costos
Rotacin Gasto
Ambiente Tiempos

Valores Empresariales Compromiso Servicio Respeto Responsabilidad Innovaccin

Fuente y elaboracin: Ilmer Cuello Garcia

El modelo de planeacin estratgica propuesto inicia con la declaracin de las

polticas empresariales, mismas que definirn los lineamientos que la empresa se
compromete seguir.

Declaracin de valores, no menos importante que las Polticas empresariales dan los
fundamentos o normas de conducta en la que la empresa har sus actuaciones.

El modelo propone que despus de haber declarado las polticas y los valores
empresariales, se haga una declaracin de visin, donde se proyecte el futuro de la
empresa, para luego bajarla a la misin o razn de ser de la organizacin.

Este modelo tambin propone hacer una anlisis de entorno externo e interno, para
luego declarar los objetivos financieros, clientes, procesos internos y con los
empleados, lo que dar lugar a generar estrategias gerenciales, mismas que se
deben llevar a un plano operativo.
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VISIN: La visin se refiere a

una imagen que la organizacin,
plantea a largo plazo sobre cmo
espera que sea su futuro, una
expectativa ideal de lo que
espera que ocurra. La visin
debe ser realista pero puede ser
ambiciosa, su funcin es guiar y
motivar al grupo para continuar
con el trabajo.

La visin depende de la situacin presente, de las posibilidades materiales presentes y futuras tal
y como las perciba la organizacin, de los eventos inesperados que puedan ocurrir y de la propia
misin que ya se haya plateado.

ELEMENTOS QUE DEBE CONTENER UNA DECLARACIN DE VISION

1. Tiempo
2. Negocio al que se dedica
3. Posicionamiento en el mercado En este lapso de tiempo donde desea estar
4. mbito de accin Alcance geogrfico
5. Principios organizacionales
a. Estructura funcional
b. Tamao de la empresa
c. Cultura organizacional
d. Liderazgo
6. Valores

Ejemplo:

Ser en 5 aos una Mediana empresa reconocida en Colombia por fabricar y comercializar
zapatos femeninos de alta calidad.
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1. Tiempo 5 aos
2. Negocio al que se dedica fabricar y comercializar zapatos femeninos
3. Posicionamiento en el mercado En este lapso de tiempo donde desea estar
reconocida
4. mbito de accin Alcance geogrfico Colombia
5. Principios organizacionales
a. Estructura funcional
b. Tamao de la empresa Mediana empresa
c. Cultura organizacional
d. Liderazgo
6. Valores calidad

MISIN: El concepto de misin

refiere a un motivo o una razn de ser
por parte de una organizacin, una
empresa o una institucin. Este
motivo se enfoca en el presente, es
decir, es la actividad que justifica lo
que el grupo o el individuo est
haciendo en un momento dado.

La misin depende de la actividad que la organizacin realice, as como del entorno en el que se
encuentra y de los recursos de los que dispone. Si se trata de una empresa, la misin depender
del tipo de negocio del que se trate, de las necesidades de la poblacin en ese momento dado y
la situacin del mercado.

ELEMENTOS QUE DEBE CONTENER UNA DECLARACIN DE MISIN

1. Negocio al que se dedica

2. mbito de accin Alcance geogrfico
3. Valores
4. Principios organizacionales
a. Estructura funcional
b. Tamao de la empresa
c. Cultura organizacional
d. Liderazgo
e. Razn de ser
f. Clientes
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Ejemplo:

Somos una Microempresa que fabrica y comercializa calzado femenino para satisfacer los gustos
de las mujeres Colombianas, actuando siempre con integridad en todo lo que hacemos y
enfocados siempre en entender las necesidades de nuestros clientes

a. Negocio al que se dedica Fabricacin de calzado

b. mbito de accin Alcance geogrfico Colombia
c. Valores Integridad
d. Principios organizacionales
e. Estructura funcional
f. Tamao de la empresa Microempresa
g. Cultura organizacional
h. Liderazgo
i. Razn de ser Fabricacin y comercializacin de calzado femenino
j. Clientes clientes

POLITICAS: La empresa declara sus

principales polticas, las cuales le
permitirn desarrollarse en un entorno
de confianza entre los clientes,
proveedores y colaboradores.

Poltica de Calidad, todos los productos

desarrollados, debern pasar
rigurosas pruebas de estabilidad,
confiabilidad, reproducibilidad de los
datos e informacin.

Poltica de servicio, los productos

ofrecidos al cliente, deben estar siempre
respaldados por servicio posventas.

Poltica sobre prcticas de negocios,

los negocios realizados se harn en un
entorno de transparencia, basados en
la tica y la moral.

Poltica tributaria, total transparencia

en todas las transacciones financieras
de la empresa.
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VALORES EMPRESARIALES: La empresa

define sus valores empresariales, los cuales
determinan sus actuaciones.
Innovacin
Respeto
Trabajo en equipo
Responsabilidad
tica

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA

DISEO ORGANIZACIONAL

En este punto se hace necesario definir una estructura organizacional que refleje la organizacin
de la empresa.

Debido a que es una empresa nueva, se propone crea una estructura plana como la apropiada
para representarla, con pocos niveles jerrquicos. Nivel 1, representado por su gerente y
representante legal; Nivel 2, jefaturas por un jefe de planeacin y desarrollo de productos, Jefe de
ventas y marketing y Jefe de recursos humanos; Nivel 3, representado por los tcnicos y
operarios.
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NIVELES JERRQUICOS DE LA EMPRESA

Nivel
1:
Directiv
o

Nivel
2:
Jefatura
s

Nivel
3:
Mandos Operativo
Medios y
Operativos

Despus de haber definido el tipo de diferenciacin vertical, es decir los diferentes niveles
jerrquicos y de autoridad, es necesario definir como se dividir y agrupar las diferentes tareas
para lograr los objetivos planteados, considerando que la empresa manejara bsicamente una
lnea de produccin.

MODELO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

Directivos

Investigacin Ventas y Contabilidad y Recursos

y Desarrollo Marketing Finanzas Humanos

Tcnicos Control de Calidad

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Como puede verse, la primera etapa de la estructura organizacional es funcional, se agrupan las
personas sobre la base de su conocimiento y experiencia para desempear las diferentes
funciones. Adicionalmente cada uno de los cargos representados en el organigrama cumple una
serie de funciones que contribuyen al logro de los objetivos planteados por la empresa.

Es necesario hacer un detalle de las principales funciones y responsabilidades de cada uno de los
cargos.

Directivos.

Sern los encargados de definir los lineamientos de la empresa, tales como: polticas,
estrategias y objetivos. Los directivos son responsables de diversas actividades relacionadas
con las diferentes reas de la empresa. Deben estar permanentemente informados de todas
las acciones que se llevan a cabo en la empresa, del desempeo de cada rea y del anlisis
peridico de los resultados; exigir al nivel de jefes de rea presentar el anlisis causa raz de
las desviaciones; y, generar los planes de accin para el mejoramiento; implementarlos, hacer
el seguimiento evaluarlos manteniendo los procesos bajo control.

Tambin establecen las metas, direccionan adecuadamente para su ejecucin, verifican su

cumplimiento, y toman las acciones correctivas pertinentes, a fin de garantizar que la
operacin de la empresa sea estables y continua.

Jefes de rea.

Son los encargados de desplegar las estrategias gerenciales a niveles y planes operativos;
estableciendo metas y expectativas, las cuales deben ser especficas, medibles, alcanzables,
realizables y un tiempo claro y definido.
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Son responsables de hacer anlisis de causa raz de las desviaciones, generar planes de
mejoramiento e implementarlos. Deben asegurar el buen desempeo de sus reas y el de
cada empleado contribuyendo al cumplimiento de los objetivos.

Jefe de Investigacin y Desarrollo

Es su responsabilidad investigar las tendencias del mercado en cuanto a herramientas de

software; identificar necesidades no satisfechas en el mercado y desarrollar aplicaciones
que las satisfagan.

Jefe de Ventas y Marketing

Es responsable de elaborar, ejecutar, verificar y controlar los planes de marketing, en

cuanto a nuevos productos, materializndolos en soluciones de software para el mercado
con el objetivo de garantizar las ventas de la empresa. Adems garantiza los ingresos por
ventas de la empresa, buscando su rentabilidad exigida.

Jefe de Contabilidad y Finanzas

Su responsabilidad es planificar, elaborar y analizar los estados financieros; garantizar que

todas las transacciones se ejecuten bajo los principios bsicos de contabilidad
generalmente aceptados, de tal manera que la informacin sea confiable, exacta, precisa y
que siempre este al da. Es encargado de recoger, registrar, resumir, analizar y presentar
todas las transacciones que puedan expresarse en trminos matemticos y contables.

Jefe de Recursos Humanos

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Es responsable por el clima organizacional de la empresa; garantizar seleccionar el mejor

personal con las competencias requeridas para el cargo; desarrollar programas de
entrenamiento para cada empleado capacitacin, salarios y beneficios, evaluacin del
desempeo y desarrollo del talento.

Operativos.

Son responsables por desarrollar las aplicaciones de software que van a satisfacer las
necesidades del mercado, siguiendo los lineamientos de supervisin, y aplicacin de las
mejores prcticas que se requieran. Deben tener competencias tcnicas en programacin de
lenguaje de alto nivel manejo de diferentes programas de programacin y bases de datos;
hbiles para captar los requerimientos de los clientes y plasmarlos en soluciones.
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BIBLIOGRAFIA:

HERNNDEZ-SNCHEZ, Jairo; RODRGUEZ-SOTO, Julin Ricardo.

Cuestionamientos sobre los esfuerzos en la implementacin del
emprendimiento en Colombia, una mirada desde el Estado, la academia y las
agremiaciones. Estrategias, 2013, vol. 11, no 21, p. 65-78.

ANDRADE, Julio Flrez. Cmo crear y dirigir la nueva empresa. Ecoe

Ediciones, 2007.

CIBERGRAFIA:

ABC de Formalizacin. Recuperado de:

http://colombiaseformaliza.com/abc-de-formalizacion/
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Corporacin De Educacin Tecnolgica Colsubsidio AIRBUS GROUP

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Diseado Por: ILMER CUELLO GARCIA
MAYO 2017

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