SPO PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN

PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN Ditetapkan Oleh

ESKTERNAL. Kepala Puskesmas Empagae

No. Dokumen :171 /SPO/ PKM-E/I/2016

No. Revisi : DR. Ns. H.BASRA, S.Kep., M.Kes
Tanggal Terbit : 29 Januari 2016 NIP. 197012 199103 1 005
SPO Halaman : 1 dari 3

PUSKESMAS
EMPAGAE
1. Pengertian Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya bisa berupa
kertas, file elektronik dan lain-lain.
Dokumen internal adalah dokumen yang dimiliki oleh Puskesmas Empagae untuk
mendokumentasikan kegiatan puskesmas. Dokumen internal berupa:
a. Pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu
b. Pedoman mutu
c. Prosedur mutu dan prosedur kerja
d. Instruksi kerja
e. Rekaman dan formulir
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dimiliki oleh Puskesmas Empagae sebagai
pendukung kegiatan yang berupa standar, pedoman dan peraturan
2. Tujuan a. Sebagai acuan dalam penatalaksanaan pengendalian dokumen dan rekaman
pelaksanaan kegiatan di Puskesmas Empagae.
b. Mengatur tata cara pengendalian dokumen dan rekaman agar sesuai dengan
persyaratan sistem manajemen mutu
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Empagae No. 179 /SK/PKM-E/I/2016 kebijakan pengendalian
dokumen dan rekaman Puskesmas Empagae
4. Referensi
5. Alat dan Bahan a. ATK
b. Dokumen internal maupun eksternal
c. No. Riwayat dokumen, Lembar distribusi dokumen
6. Langkah-langkah Prosedur Bagan Alir

A. Langkah-langkah
1. Penyusunan dokumen internal dengan
menyiapkan draft dokumen yang
diperlukan dengan format sbb:
a. Format prosedur berisi:
1) Pengertian
2) Tujuan
3) Kebijakan
4) Referensi
5) Alat dan bahan
6) Langkah-langkah
7) Hal-hal yang perlu diperhatikan
8) Unit terkait
9) Dokumen terkait

No. Dokumen : 171 /SPO/ PKM-E/I/2016

PUSKESMAS No. Revisi :
Tanggal Terbit : 29 Januari 2016
 EMPAGAE SPO Halaman : 2 dari 3

7. Langkah-langkah Prosedur Bagan Alir

10) Langkah-langkah
11) Hal-hal yang perlu
diperhatikan
12) Unit terkait
13) Dokumen terkait
b. Format kelengkapan berisi:
1) Halaman judul
2) Lembar distribusi
2. Identifikasi dokumen internal. Setiap
prosedur dan instruksi kerja harus
dilengkapi dengan:
a. Header
1) Logo
2) Judul prosedur
3) No. Prosedur dan instruksi kerja
4) No. Revisi
5) Tanggal penerbitan prosedur dan
instruksi kerja
6) Nomor dan jumlah halaman
7) Pengesahan prosedur dan atau
instruksi kerja memuat:
disiapkan, ditetapkan, diperiksa
atau disetujui
b. Defenisi
Merupakan penjelasan kalimat
dalam prosedur yang tidak
dimengerti atau istilah yang tidak
lazim atau mempunyai arti khusus
atau istilah bahasa asing yang sulit
dimengerti
c. Tujuan
Menjelaskan atau menggambarkan
sasaran kerja secara singkat dan jelas
dari objek yang akan dibuat
prosedurnya atau instruksi kerja dan
Pertanyaan yang diperlukan untuk

No. Dokumen : 171 /SPO/ PKM-E/I/2016

PUSKESMAS No. Revisi :
EMPAGAE Tanggal Terbit : 29 Januari 2016
SPO Halaman : 3 dari 3

8. Langkah-langkah Prosedur Bagan Alir

menjawab tujuan dari prosedur dan

instruksi kerja adalah mengapa
dokumen ini diperlukan
d. Kebijakan
 Merupakan identifikasi sumber
pertanggungjawaban dokumen
dikeluarkan atau diterbitkan
e. Referensi
Daftar pustaka yang digunakan atau
berkaitan dengan penyusunan
prosedur dan instrumen kerja
f. Alat dan bahan
Materi yang digunakan untuk
mendukung kelancaran prosedur/
instruksi kerja
g. Prosedur/langkah-langkah
Langkah-langkah yang harus diikuti
atau dilaksanakan untuk mencapai
atau menyelesaikan apa yang telah
ditulis pada tujuan prosedur dan
instruksi kerja
h. Hal-hal yang perlu diperhatikan
Memuat instruksi untuk mengurangi
terjadinya resiko kesalahan dalam
penerapan prosedur/ instruksi kerja
i. Unit terkait
Memuat jabatan atau unit yang
bertanggung jawab atas tercapainya
sasaran dari prosedur/ instruksi kerja
 SPO PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN
PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN Ditetapkan Oleh
ESKTERNAL. Kepala Puskesmas Empagae

No. Dokumen :171 /SPO/ PKM-E/I/2016

No. Revisi :

SPO Tanggal Terbit : 29 Januari 2016 DR. Ns. H.BASRA, S.Kep., M.Kes
NIP. 197012 199103 1 005
Halaman : 1 dari 3

PUSKESMAS
EMPAGAE
1. Tujuan Sebagai pedoman dalam pengendalian dokumen eksternal di Puskesmas.
2. Kebijakan Pelaksanaan pengendalian dokumen eksternal harus sesuai dengan langkah-langkah
yang tertuang dalam SPO ini.
1. Pengendalian dokumen eksternal adalah sistem pengelolaan dokumen yang meliputi
peraturan-peraturan yang menjadi acuan dalam pelaksanaan program dikendalikan
3. Definisi
sebagai dokumen eksternal yang diberlakukan.
2. Dokumen eksternal meliputi: buku, peraturan, standar, surat keputusan yang
merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen kegiatan di Puskesmas.
4. Prosedur 1. Pelaksana program melakukan verifikasi terhadap seluruh dokumen yang dibutuhkan
untuk mengetahui apakah dokumen tersebut masih bisa diterapkan/digunakan atau
tidak.
2. Dokumen Eksternal yang sudah diverifikasi kemudian diberi kode/tanda dengan
tulisan dan warna tertentu.
3. Cap dengan tulisan TERKENDALI berwarna merah untuk dokumen eksternal copy/
salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi nomor pada nomor salinan yang sesuai
dengan daftar distribusi.
4. Cap dengan tulisan TIDAK TERKENDALI berwarna merah untuk dokumen eksternal
yang tidak dikendalikan.
5. Cap KADALUWARSA dengan tulisan berwarna merah untuk dokumen eksternal Asli
yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa).
6. Setiap pemegang dokumen eksternal bertanggung jawab untuk menjamin bahwa
hanya dokumen eksternal yang masih berlaku saja yang digunakan.
7. Dokumen eksternal yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan.
8. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal
dan ditandatangani oleh Management Representatif.
9. Dokumen eksternal yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam Puskesmas
Empagaeharus berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya.

5. 10.