STANDAR

OPERASIONAL
PROSEDURE
(SOP)

HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI

KEBIDANAN BOGOR KABINET GLORIA

Jl. Dr. Sumeru No. 116 Bogor

 PENDAHULUAN

Manusia diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang luar biasa disekelilingnya
hingga menyadari betapa Agungnya Sang Pencipta, yang telah menciptakan segala sesuatu tanpa sia-sia, maka
pantaslah puji dan syukur senantiasa kita lantunkan pada Sang Khalik Allah SWT, Dzat yang Maha Melihat
dan Maha Mengetahui apa yang tersembunyi. Himpunan Mahasiswa sebagai lembaga kemahasiswaan yang
dipercaya menjalankan amanah besar dan menampung aspirasi mahasiswa HIMA Program Studi
Kebidanan Bogor Poltekkes Kemenkes Bandung membutuhkan sebuah perangkat yang dijadikan
standar pedoman kerja selama periode kepengurusan.Manajemen yang baik sangat diperlukan untuk
menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu, dibuat sebuah Standart Operational Procedure yang
selanjutnya disebut SOP.
SOP HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung adalah standar
tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA Program Studi Kebidanan Bogor
Poltekkes Bandung untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya
suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam
menjalankan mekanisme kinerja organisasi dan mekanisme kinerja dari pelaksanaan program-
program kerja yang telah disahkan maupun belum pada saat rapat kerja HIMA Program Studi Kebidanan
Bogor Poltekkes Bandung. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka
yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama. SOP dibuat secara tertulis sebagai
panduan untuk mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan sebuah program kerja yang
dilaksanakan oleh HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung.
 BAB I

VISI MISI LAMBANG MOTTO ATRIBUT

1.1 VISI
Menjadikan organisasi HIMA sebagai organisasi yang Holistik, Idealis, Mandiri dan
Apresiatif.
1.2 MISI
1. Meningkatkan rasa kecintaan mahasiswa Kebidanan Bogor terhadap kampusnya
sendiri
2. Meningkatkan komunikasi, silahturahmi dan koordinasi yang baik antara pengurus
HIMA, BPM, anggota HIMA, dan institusi.
3. Menampung semua ide mahasiswa Kebidanan Bogor serta meningkatkan kinerja
HIMA menjadi lebih baik lagi
4. Mendukung dan mengapresiasi tercapainya pengembangan bakat kreativitas
akademik maupun non akademik mahasiswa Kebidanan Bogor.

1.3 LAMBANG

1.4 ATRIBUT
Atribut yang di miliki oleh HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes
Bandung segala kelengkapan yang menunjukkan identitas organisasi yang diatur dalam
peraturan sendiri.
 BAB II

STRUKTUR KEPENGURUSAN & JOBDESCRIPTION

2.1 STRUKTUR KEPENGURUSAN

JABATAN NAMA TINGKAT

Ketua Nurullita Ulfa Yulianie IIA

Wakil Ketua Eka Agustina Ningsih IB

Sekretaris 1 Fitriyani Rahmah IIA

Sekertaris 2 Evita Quarty Putri IA

Bendahara 1 Linda Cahyani Agustin IIB

Bendahara 2 Andini Yulistiyani IA

Informasi dan Komunikasi Siti Rani Angelina IA

Divisi PSDMO dan Kerohanian

Koordinator Mega Kartika Sari IIA

Sekretaris Lia Amelia IIA

Anggota Diana Suryadiani IB

Anggota Dilla Novelitia Sudrajat IB

Divisi Kesejahteraan Mahasiswa

Koordinator Rukhsoh Riqotul Milah IIB

Sekretaris Desi Duwi Arianti IIB

Anggota Febiriani Martha IA

Anggota Tika Rosita IA

Divisi Minat dan Bakat

Koordinator Maya Muya Sarotu Rizqi II.A

Sekertaris Nur Alinda Pratiwi IIC

Anggota Siti Hasna Muslimah IB

 Anggota Givanti Nurul Afiat IB

Divisi Pengabdian Masyarakat

Koordinator Siska Haryati IIA

Sekretaris Nurul Fairuz Qolbi IIA

Anggota Sri Utari IB

Anggota Ayu Lafiefah IB

Divisi Inventarisasi

Koordinator Firda Damala IIB

Sekretaris Mukhowimah Quraesyin IIC

Anggota Marisya Mahmud Pradita IA

2.2 URAIAN TUGAS

1. Ketua
a. Mengkoordinir pengurus dan Anggota
b. Bertanggung jawab terhadap keberlangsungan organisasi HIMA Prodi Kebidanan
Bogor Poltekkes Bandung
c. Mengarahkan dan menyalurkan aspirasi Anggota
d. Mengendalikan organisasi
e. Mengkoordinir pelaksanaan program kerja yang telah ditetapkan dalam rapat kerja
f. Mengeluarkan mandat (Surat Keputusan) kepanitiaan yang berkaitan dengan
kegiatan kepanitiaan HIMA Prodi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung
g. Mempertimbangkan dan menyetujui tentang keluar masuknya keuangan HIMA Prodi
Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung

2. Wakil Ketua
a. Membantu ketua dalam menjalankan tugas organisasi
b. Membawahi dan mengkoordinasi pelaksanaan program kerja tiap Divisi
c. Bertanggung jawab kepada ketua HIMA
d. Menjalankan tugas ketua apabila :
1) Ketua meninggal dunia
 2) Ketua dikeluarkan dari pendidikan
3) Apabila ketua dianggap tidak mampu menjalankan Anggaran Dasar dan
Anggaran Rumah Tangga yang ditetapkan dalam Musyawarah Anggota.
4) Ada kepentingan organisasi mendadak sementara ketua tidak ditempat.
3. Sekretaris 1
a. Menjalankan tugas ketua apabila ketua dan wakil ketua HIMA berhalangan.
b. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap administrasi kesekretariatan seluruh
pengurus dan Anggota HIMA Prodi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung.
c. Membuat SOP kesekretariatan.
d. Mengatur agendaagenda internal.
e. Mengkoordinasi seluruh sekretaris dalam kegiatan surat menyurat.
f. Bertanggung jawab melaporkan keadaan administrasi kepada ketua HIMA Prodi
Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung.
5. Sekretaris 2
g. Menjalankan tugas ketua apabila ketua dan wakil ketua HIMA berhalangan.
h. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap administrasi kesekretariatan seluruh
pengurus dan Anggota HIMA Prodi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung.
i. Membuat SOP kesekretariatan.
j. Mengatur agendaagenda internal.
k. Mengkoordinasi seluruh sekretaris dalam kegiatan surat menyurat.
l. Bertanggung jawab melaporkan keadaan administrasi kepada ketua HIMA Prodi
Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung.
6. Bendahara I
a. Mengkoordinir keuangan dan kekayaan organisasi
b. Membuat rencana anggaran berdasarkan rencana anggaran yang diajukan tiap
Divisi.
c. Bertanggung jawab melaporkan keuangan kepada ketua HIMA.
d. Mengkoordinasi laporan pertanggung jawaban keuangan HIMA Prodi Kebidanan
Bogor Poltekkes Bandung
e. Mencatat pemasukan dan pengeluaran keuangan dan kekayaan organisasi
7. Bendahara 2
a. Membantu mengkoordinir keuangan dan kekayaan organisasi.
b. Membuat rekapitulasi pemasukan dan pengeluaran uang kas HIMA Prodi Kebidanan
Bogor Poltekkes Bandung
 c. Membuat rekapitulasi pemasukan dan pengeluaran keuangan Divisi kesejahteraan
mahasiswa.
d. Melaporkan keuangan Divisi kesejahteraan mahasiswa ke Bendahara 1.
8. Komunikasi dan Informasi
a. Membantu tugas sekretaris dan ketua HIMA dalam menyusun kegiatan harian.
b. Memfasilitasi data dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung agenda
kegiatan internal dan eksternal.
c. Bertanggung jawab terhadap pendokumentasian dari masingmasing kegiatan yang
dilaksanakan.
d. Berkoordinasi dan mendokumentasikan laporan kegiatan divisi yang terlaksana.
e. Bertanggungjawab kepada coordinator dan ketua HIMA
f. Pengelolaan sekretaris beserta fasilitas atau inventarisasi secara tertulis dan dapat
dipertanggungjawabkan.

9. Koordinator
a. Bertanggung jawab atas keberlangsungan dan kegiatan sesuai dengan bahan kerja
Divisi.
b. Mengembangkan dan membangun potensi dan motivasi setiap SDM Divisi.
c. Memimpin dan mengorganisasikan Divisi yang bersangkutan.
d. Mengawasi kinerja Sekretaris dan Anggota Divisi.
e. Bertanggung jawab kepada ketua HIMA.

10. Sekretaris Divisi

a. Membantu kinerja Koordinator.
b. Mewakili Koordinator jika berhalangan hadir.
c. Berkoordinasi dan mendokumentasikan laporan kegiatan Divisi yang terlaksana.
d. Bertanggung jawab kepada koordinator dan ketua HIMA.

11. Anggota
a. berkoordinasi dengan Sekretaris Divisi dan Koordinator.
b. Membantu tugas Sekretaris Divisi
c. Pelaksana kegiatan HIMA Prodi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung.
d. Bertanggung jawab pada kegiatan yang di PJ-kan.
e. Bekerjasama dengan Anggota lain.
 f. Bertanggung jawab kepada Koordinator.

12. Ketua pelaksana Program Kerja

a. Ketua pelaksana ditunjuk oleh Koordinator berdasarkan persetujuan ketua HIMA.
b. Menyusun dan mengusulkan susunan kepanitian.
c. Bertanggung jawab terhadap rencana konsep acara.
d. Bertanggung jawab terhadap kelangsungan acara.
e. Bertanggung jawab melaporkan perkembangan acara kepada ketua HIMA.

13. Divisi
a. Melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan dalam rapat kerja yang telah
disetujui oleh Pengurus Inti.
b. Membantu Ketua Pelaksana untuk memperlancar pelaksanaan program kerja.
c. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan program kerja kepada Pengurus Inti dan
BPM.

14. Divisi PSDMO

a. Bertanggungjawab terhadap peningkatan ketakwaan terhadap Tuhan Yang Maha
Esa, terbentuknya jiwa kepemimpinan, motivasi, keterampilan berorganisasi,
manajemen, dan profesionalisme mahasiswa.
b. Bertanggungjawab terhadap kegiatan bidang bidang penguasaan dan penerapan
IPTEK, dan penggalian potensi, serta pengembangan bidang keilmuan yang berbasis
profesionalisme
c. Bertanggungjawab terhadap eksensi moralitas dan etika mahasiswa Prodi Kebidanan
Bogor Poltekkes Bandung

15. Divisi Kesejahteraan Mahasiswa

a. Bertanggung jawab terhadap peningkatan kesejahteraan mahasiswa.
b. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan usaha
dana usaha guna menambah kas organisasi.
c. Memfasilitasi dana dalam menunjang kegiatan HIMA Prodi Kebidanan Bogor
Poltekkes Bandung.
d. Mengelola dana talang untuk modal UPT.
16. Divisi Minat dan Bakat
a. Menampung minat & bakat mahasiswa di berbagai bidang kreativitas dan
keahlian sebagai potensi mahasiswa dapat tersalurkan pada kegiatan- kegiatan
yang positif.
b. Merumuskan dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan
pengembangan minat & bakat mahasiswa.
c. Bertanggung jawab terhadap UPT.

17. Divisi Pengabdian Masyarakat

a. Merumuskan strategi gerakan mahasiswa berdasarkan kondisi objektif dan
dinamisasi pelayanan kesehatan terhadap masyarakat serta kebijakan Pemerintah
dalam mensejahterahkan Masyarakat.
b. Sebagai wadah/media mahasiwa dalam mengimplementasikan Tridharma
Perguruan tinggi ketiga yaitu Pengabdian Masyarakat dalam memberikan
pelayanan kesehatan terpadu.
c. Bekerja sama dengan pihak kuratif dalam pelaksanaan pelayanan kesehatan
terhadap Masyarakat.
d. Ikut berkontribusi terhadap pergerakan mahasiswa baik dalam maupun luar
kampus dalam kegiatan Pengabdian masyarakat

18. Divisi Inventarisasi

a. Bertanggung jawab terhadap ruangan HIMA.
b. Pengelolaan sekretariatan beserta fasilitas atau inventarisasi secara tertulis dan
dapat dipertanggungjawabkan.
 BAB III

KOORDINASI PENGURUS DAN TATA LAKSANA ORGANISASI

3.1 SISTEM KOORDINASI INTERN PENGURUS

1. Pengantar
Kepengurusan HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung tidak
akan berjalan lancar tanpa adanya koordinasi, integrasi dan evaluasi yang sangat
kuat. Untuk melaksanakan hal tersebut maka diturunkan dalam bentuk rapat, baik dilakukan
rapat pemimpin, rapat divisi, rapat kegiatan dan sebagainya.
2. Rapat
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi kemajuan kerja
divisi selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus
yang terlibat pada rapat tersebut juga diharapkan semua pengurus HIMA Program
Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
a.Pimpinan Rapat
1) Rapat pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA Program Studi Kebidanan Bogor
Poltekkes Bandung
2) Rapat Divisi dipimpin oleh Koordinator divisi
3) Rapat kegiatan dipimpin oleh Ketua Pelaksana

b.Undangan Rapat
1) Undangan pimpinan Rapat dibuat oleh Sekteraris 1 atau sekertaris 2 kemudian
disebarkan ke setiap Koordinator divisi .
2) Undangan Rapat Divisi dibuat oleh Koordinator Divisi dengan menyatakan
tembusan ke Ketua HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes
Bandung
3) Undangan rapat Kegiatan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan diserahkan kepada
humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.

c.Berita Acara Rapat

1. Berita Acara Rapat Pemimpin dibuat oleh Sekretaris 1 atau Sekertaris 2,
kemudian disebarluaskan kepada seluruh pengurus oleh Informasi dan Komunikasi.
2. Berita Acara Rapat Divisi dibuat oleh Sekertaris Divisi
 3. Berita Acara Rapat Kegiatan dibuat oleh Sekretaris Panitia Kegiatan.

3. Macam Rapat
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1) Rapat pimpinan adalah rapat yang dilaksanakan sesuai kebutuhan dan dihadiri
oleh dewan harian dan koordinator
2) Rapat Divisi adalah rapat yang rutin dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan dihadiri
koordinator, sekretaris, dan seluruh Anggota Divisi
3) Rapat kegiatan adalah rapat yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan dihadiri oleh
seluruh panitia

4. Tata Laksana Rapat

Rapat dipimpin oleh Ketua Hima/ Ketua Pelaksana/ yang bersangkutan yang
mempunyai maksud.
Dibuka oleh Sekretaris 1 atau Sekretaris kegiatan .
Notulen rapat oleh Sekertaris 2 atau Seketaris kegiataan.
Agenda rapat harus disiapkan sebelum rapat dimulai.
Setiap agenda rapat dibubuhkan alokasi waktu.
Absensi rapat harus diberikan kepada Sekertaris 1 atau Sekertaris 2.
Membaca lafazh basmalah dan doa setelah rapat di buka.
Rapat diserahkan kepada Ketua Hima/Ketua Pelaksana/yang bersangkutan yang
mempunyai maksud.
Ketua Hima/Ketua Pelaksana memimpin dan mengarahkan rapat.
Notulen membacakan hasil & kesimpulan rapat.
Rapat ditutup oleh Sekretaris 1 atau Sekertaris 2
Dan membaca Doa penutup.
Format notulen rapat.
 KOP SURAT

Hari/ Tanggal : ________________________________________________________

Notulen : ________________________________________________________

Agenda Rapat : 1. ___________________ , 10

2. ___________________ , 5

Hasil Rapat : ________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

PR untuk rapat selanjutnya : ______________________________________________

_________________________________________________________

Pemimpin Rapat Sekertaris,

________________________ ______________________

3.2 TATA LAKSANA ORGANISASI

1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam
Jobdescription yang disusun ketua HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes
Bandung.
2. Hierarki Kepengurusan
a) Keputusan Ketua Hima
Merupakan peraturan tertinggi di dalam HIMA Program Studi Kebidanan Bogor
Poltekkes Bandung.,diputuskan ketua Hima melalui pertimbangan-pertimbangan
yang ada dalam rapat pimpinan HIMA Program Studi Kebidanan Bogor
Poltekkes Bandung.
b) Keputusan Koordinator Divisi
Merupakan peraturan pelaksana/penjelas dari keputusan Ketua HIMA yang di
putuskan oleh Koordinator Divisi di Divisi terkait.
c) Peraturan Kabinet
Merupakan peraturan yang dibuat Sekretaris 1 dan Sekertaris 2 bersifat mengikat
ke dalam Kabinet sebagai Standar Prosedur Operasional baku (SOP) kinerja
organisasi.

3. Mekanisme Laporan
a) Setiap pengurus wajib melaporkan laporan pertanggungjawaban kegiatan kepada
Ketua Hima paling lambat 1 (satu) minggu setelah kegiatan dan Surat Pertanggungjawaban
maksimal 3 hari setelah kegiatan.
b) Jika dalam waktu yang ditentukan Ketua HIMA Program Studi Kebidanan Bogor
Poltekkes Bandung tidak memberikan laporan, maka Ketua Hima berhak menegur dan
memberikan sanksi.

4. Mekanisme Peringatan
a) Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang
berlaku di HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung, maka
akan diberikan peringatan pertama secara lisan.
b) Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan
kedua berupa surat teguran.
c) Surat panggilan akan diberikan jika 2 (dua) kali surat teguran diabaikan.
 BAB IV

KESEKRETARIATAN dan ADMINISTRASI

4.1 PENDAHULUAN
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu
Sekretaris 1, Sekretaris dan Sekretaris Divisi. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang
paling penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi.
Selain kelancaran administrasi merupakan suatu tolak ukur keberhasilan organisasi
(dalam hal ini HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung.).Apalagi
sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapihkan dan diarsipkan,
sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Administrasi bukanlah suatu hal yang
menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data
yang menunjukan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.

4.2 URAIAN TUGAS KESEKRETARIATAN

Sekretaris 1
- Menjalankan tugas ketua apabila ketua dan wakil ketua HIMA berhalangan.
- Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap administrasi kesekretariatan
seluruh pengurus dan Anggota HIMA PRODI KEBIDANAN BOGOR
POLTEKKES BANDUNG.
- Membuat SOP kesekretariatan.
- Mengatur agendaagenda internal.
- Mengkoordinasi seluruh sekretaris dalam kegiatan surat menyurat.
- Bertanggung jawab melaporkan keadaan administrasi kepada ketua HIMA
PRODI KEBIDANAN BOGOR POLTEKKES BANDUNG.
Sekretaris 2
- Menjalankan tugas ketua apabila ketua dan wakil ketua HIMA berhalangan.
- Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap administrasi kesekretariatan
seluruh pengurus dan Anggota HIMA PRODI KEBIDANAN BOGOR
POLTEKKES BANDUNG.
- Membuat SOP kesekretariatan.
- Mengatur agendaagenda internal.
- Mengkoordinasi seluruh sekretaris dalam kegiatan surat menyurat.
 - Bertanggung jawab melaporkan keadaan administrasi kepada ketua HIMA
PRODI KEBIDANAN BOGOR POLTEKKES BANDUNG.

4.3 SURAT MENYURAT

1. Perlengkapan Surat
a. Kop surat
1) Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo Universitas dan logo HIMA
Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung).
2) Kop surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin
dibawah nama organisasi atau bagian bawah kertas termasuk mencantumkan nama kota,
kode pos, nomor telepon, e-mail dan nomor faximili (bila ada).
3) Penggunaan kertas (jenis dan ukuran kertas) harus sama/standar setiap kali
HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung mencetak kop
surat baru.
4) Tipe huruf sebaiknya konsisten, terutama untuk nama HIMA Program Studi Kebidanan
Bogor Poltekkes Bandung.

b. Memorandum
Suatu bentuk komunikasi tertulis intern organisasi (antar Divisi).Merupakan surat
sederhana yang sifatnya formal, dengan ukuran A4.
c. Amplop surat
Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat HIMA
Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung, sebaiknya desain senada dengan
kop surat, dan ukuran standar amplop kabinet.
d. Stempel/cap
Stempel atau cap merupakan bukti validasi/legalitas dari surat yang dikeluarkan
HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung. Stempel harus
disimpan/tidak boleh di bawa keluar karena menyangkut nama suatu organisasi.
 Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan-kepanitiaan besar. Pencantumannya dapat
dilihat pada bagian wewenang pembuatan surat.

2. Pengelolaan Surat
Berkas dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan
penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah
Sekertaris 1 dan Sekertaris 2
a. Surat Masuk
Standarisasi Surat Masuk
1) Penerimaan surat
Berkas surat yang diterima Sekteraris 1 dan Sekertaris 2 terlebih dahulu di
sortir mana yang merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus atau surat-
surat lainnya. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya
disortir lewat pemilahan mana surat bagi Ketua Hima, Sekteraris, Bendahara
dan Koordinator Divisi.
2) Pencatatan surat
Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk .Berikut poin-poin yang
dapat dicantumkan :
Tanggal Ditujukan
No Tanggal No.Surat Perihal Pengirim Ket
Surat Kepada

3) Penyampaian Surat
Setelah dicatat dalam buku registrasi surat masuk.Lalu diparaf dan dibubuhi
stempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal
penerimaaan.Kemudian dibuat lembar disposisi/ digandakan, lalu disampaikan pada pihak
yang bersangkutan untuk ditindak lanjuti.
4) Penindak lanjutan surat
Bila pihak/Divisi yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak harus
memberitahukan kepada Sekteraris 1 atau Sekertaris 2 untuk dibuatkan surat balasan. Bila
Divisi/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat sendiri,
divisi tersebut tetap harus memberitahu Sekteraris 1 atau Sekertaris 2 untuk meminta
nomor surat.
5) Penyimpanan Surat
 Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh Sekertaris.

3. Klasifikasi Surat
Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi :
a. Surat Khusus
Surat yang termasuk ke dalam klasifikasi surat khusus adalah keputusan yang dikeluarkan oleh
Ketua Hima Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung Program Studi Kebidanan Bogor.
b. Surat Umum
Surat umum terdiri dari :
- Surat yang ditujukan untuk kalangan sendiri atau intern Poltekkes Kemenkes
Bandung yang diberikan kode A.
- Surat yang ditujukan untuk kalangan lain selain intern Poltekkes Kemenkes
Bandung yang diberikan kode B.
Perihal surat umum dibedakan sebagai berikut :
1) Surat Permohonan
2) Surat Tugas
3) Surat Berita Acara
4) Surat Perjanjian, dan sebagainya.

4. Jenis-Jenis Surat
Dalam melakukan administrasi surat menyurat tentu akan selalu mengeluarkan surat yang
berbeda-beda. Jenis surat ini antara lain:
a. Surat Keputusan (SK)
b. Surat Undangan (SU)
c. Surat Permohonan (SPm)
d. Surat Pemberitahuan (SPb)
e. Surat Peminjaman (SPj)
f. Surat Pernyataan (SPn)
g. Surat Laporan Pertanggung Jawaban (SLPJ)
h. Surat Mandat (SM)
i. Surat Tugas (ST)
j. Surat Keterangan (SKet)
k. Surat Rekomendasi (SR)
5. Sistem Penomoran Surat
Nomor surat ditulis nomor, nomor surat tiap kegiatan (tidak berurut, setiap
kegiatan dimulai dari nomor 1.
a. Surat Keputusan
Contoh :01/SK/KAHIM/II/2016
01: Nomor surat
SK : Surat Keputusan
KAHIM : yang mengeluarkan
I I: Kode bulan berjalan
2016 : Tahun berjalan
b. Surat selain surat keputusan
Contoh: 01/A/SU/SEKMUM/II/2016
01 : Nomor surat
A : jenis surat umum (lihat kode surat umum)
SU : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
SEKMUM : yang mengeluarkan
I I: Kode bulan berjalan
2016 : Tahun berjalan
c. Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing Divisi
Contoh: 01/A/SPm/PSDMO/II/2016
01 : Nomor surat
A : jenis surat umum (lihat kode surat umum)
SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
PSDMO : contoh Divisi yang mengeluarkan
I I:Kode bulan berjalan
2016: Tahun berjalan
d. Surat Kegiatan non-Divisi
Contoh: 01/B/SPm/Pan-pel/II/2016
01 : Nomor surat
B : jenis surat umum (lihat kode surat umum)
SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)
Pan-pel : Panitia pelaksana kegiatan
II: Kode bulan berjalan
2016 : Tahun berjalan
 e. Surat Kepanitiaan di Bawah divisi
Contoh: 01/A/SPm/Pan.TMO/PSDMO/II/2016
f. 01 : Nomor surat
A : jenis surat umum (lihat kode surat umum)
SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat
PSDMO : Divisi yang membawahi kepanitiaan
Pan.TMO : Panitia pelaksana kegiatan TMO ( menyesuaikan)
I I: Kode bulan berjalan
2016 : Tahun berjalan

6. Kode Bulan Berjalan

a) I : Januari
b) II : Febuari
c) III : Maret
d) IV : April
e) V : Mei
f) VI : Juni
g) VII : Juli
h) VIII : Agustus
i) IX : September
j) X : Oktober
k) XI : November
l) XII : Desember

7. Kode Surat
1. KAHIM: Ketua HIMA
2. SEKMUM : Sekretaris Umum
3. BEND: Bendahara
4. PSDMO : Divisi Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Organisasi
5. MIBAT : Divisi Minat dan Bakat
6. PEMAS : Divisi Pengabdian Masyarakat
7. KESMA : Divisi Kesejahteraan Mahasiswa
8. INVENT : Divisi Inventarisasi
8. Lembar Pengesahan
LEMBAR PENGESAHAN

Bogor, ..................

Ketua Pelaksana, Sekretaris

Mengetahui,
Ketua Hima

Menyetujui,
Ketua Program Studi

9. Wewenang surat
1. Pihak yang membuat
Surat umumnya dibuat oleh Sekteraris 1 dan Sekertaris 2, tetapi bisa saja
Sekertaris divisi membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan
meminta nomor surat pada Sekretaris 1 dan 2 . Pada intinya, setiap surat yang
keluar harus diketahui oleh Sekteraris 1 dan 2. Dalam momen tertentu, kepanitiaan
besar biasanya juga memiliki sekretaris sendiri yang membuat surat yang
berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Sekteraris 1 dan 2
hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan
memberi bantuan yang diperlukan.
2. Pihak yang menandatangani/menyetujui
Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu :
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Ketua Hima/ Sekteraris 1 atau Sekertaris
2
b. Surat kepada pihak luar HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes
Bandung tetapi masih lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak
mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat undangan)
 ditandatangani oleh Ketua HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes
Bandung, Sekteraris 1 dan Ketua Pelaksana kegiatan .
c. Surat kepada pihak luar HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes
Kemenkes Bandung dalam lingkup ekstra kampus yang bersifat mengikat dalam suatu
hubungan kerja sama, ditanda tangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua Hima dan Pejabat yang
berwenang.
d. Surat kepada pihak internal HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes
Bandung atau memorandum, ditanda tangani oleh Sekretaris divisi dan koordinator
divisi yang bersangkutan.
e. Ucapan terima kasih atas sumbangan / paritipasi / sponsor / bantuan lain
ditandatangani oleh Sekteraris 1 dan Ketua HIMA Program Studi Kebidanan Bogor
Poltekkes Bandung.
f. Surat Izin kegiatan kepada pejabat / birokrat kampus yang berwenang : Surat
ditandatangani oleh Sekretaris Pelaksana, Ketua Pelaksana, dan Ketua HIMA
Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung.
10. Umum
Format yang digunakan adalah justified atau rata kiri kanan

Jenis huruf yang digunakan :

o Times new roman
o Arial

Line spacing yang digunakan 1,5 lines

Ukuran huruf 12 size

Menggunakan font style regular

 BAB V

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

A. Ketentuan
1. Bila terdapat kepanitiaan maka LPJ dibuat oleh Sekretaris Kegiatan yang terdapat
dalam kegiatan tersebut.
2. Bila tidak terdapat susunan kepanitiaan (seperti pada program kerja propaganda)
maka LPJ dibuat oleh Sekretaris Divisi.
3. LPJ kegiatan dibuat paling lambat 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
4. Bila program kerja 2 kementerian dilebur menjadi satu, LPJ dibuat 2 buah (misalnya
2 kementerian membuat proker bersama).

B. Format
1. Format yang digunakan adalah justified atau rata kiri kanan
2. Jenis huruf yang digunakan :
-Times new roman
-Arial
3. Line spacing yang digunakan 1,5 lines
4. Ukuran huruf 12 size
5. Menggunakan font style regular

C. Susunan Laporan Pertanggungjawaban

1. Cover
Terdiri dari :LPJ
- Nama Kegiatan
- Tanggal pelaksanaan
- Logo Poltekkes Bandung
- Kop Hima Kebidanan Bogor
- Background/design cover boleh dimodifikasi (kreasi masing-masing)
tetapi unsur-unsur di atas wajib dicantumkan

2. Lembar Pengesahan
a. Bila terdapat susunan kepanitian. Ditandatanagi oleh:
Ketua pelaksana
 Sekertaris 1
Ketua Hima
Ketua Program Studi Kebidanan Bogor
b. Bila tidak terdapat susunan kepanitiaan
Sekertaris 1
Ketua Hima
Ketua Program Studi Kebidanan Bogor

3. Bab 1 Kegiatan
1.1 Latar belakang
1.2 Dasar hukum
1.3 Tujuan kegiatan

4. Bab2 Pembahasan
2.1 Nama kegiatan
2.2 Tema kegiatan
2.3 Pelaksanaan (Hari,Tanggal,Waktu,Tempat)
2.4 Peserta/sasaran/delegasi
2.5 Susunan acara[waktu,acara,sub-acara (bila terdapat) ]
2.6 Susunan kepanitian(bila terdapat)
2.7 Faktor pendukung & penghambat
2.8 Rekapitulasi anggaran dana
Terdiri dari 2 bagan yang berisi sumber dana atau pemasukan & pengeluaran.
Format anggaran sebagai berikut :
ANGGARAN BIAYA
KEGIATAN ____________
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTRIAN KESEHATAN BANDUNG

RINCIAN BIAYA
KODE URAIAN Harga JUMLAH BIAYA
banyak x hari x
satuan

Rp
Belanja Gaji dan Tunjangan 1.500.000,00
Rp
....... 1.000.000,00
Rp
....... 500.000,00

Bahan

Konsumsi

Belanja Jasa

TOTAL BIAYA

5. Bab 3 Penutup
Mencantumkan tanggal pembuatan LPJ.Ditandatangani oleh Ketua pelaksana dan
Sekretaris kegiatan bila terdapat susunan kepanitiaan, bila tidak maka ditanda
tangani oleh Koordinator Divisi dan sekretaris divisi.

6. Lampiran
- Melampirkan kwitansi / tanda bukti pembayaran
- Melampirkan dokumentasi
- Melampirkan presensi (panitia & peserta)
- Melampirkan absensi kegiatan
- Berkas yang terkait dengan kegiatan (termasuk didalamnya dokumentasi rapat)
 BAB VI
PENDELEGASIAN

Pendelegasian dilakukan sesuai izin dari Ketua Hima , yang dilatarbelakangi oleh surat dan
memo yang diberikan kepada Ketua Hima mengenai pendelegasian. Mekanisme
pendelegasian sebagai berikut

1. Surat Masuk
2. Izin dari Ketua Hima dan pembuatan surat tugas oleh Sekertaris 1
3. Pelaksanaan pendelegasian
4. Bila yang diberi delegasi tidak menjalankan tugas sesuai yang dimandatkan maka
pendelegasian akan dicabut.
 BAB VII

PENUTUP

Demikian SOP PengurusHIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung

Kabinet GLORIA, semoga SOP yang dibuat dapat diaplikasikan dengan baik, sehingga visi
dan misi HIMA Program Studi Kebidanan Bogor Poltekkes Bandung Kabinet GLORIA
dapat tercapai.

Hidup Mahasiswa!!!