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DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son ttulos, efectos, recibos, facturas, notas de dbito y crdito, planillas de sueldos, vales de
mercaderas, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles
en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los
datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Importancia

Los documentos mercantiles se envan al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad
toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos de diario en los libros. Cuanto ms grande sea la empresa
mayor ser la necesidad del empleo de documentos. Los documentos mercantiles adquieren forma en el momento en que
se realizan las operaciones. Su importancia desde el punto de vista de la contabilidad es que, para registrar cualquier
operacin en el Libro Diario, debe estar amparado dicho asiento por algn documento que justifique la veracidad de la
operacin.

La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones
legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.
An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen
elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el
cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras,
haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del
plazo establecido.

Clasificaron de los Documentos Mercantiles

Los documentos mercantiles se clasifican en dos grupos:

Documentos Negociables.

Documentos No Negociables.

Documentos Negociables. - son aquellos que completan la actividad econmica comercial, generalmente se utilizan para
cancelar una deuda, para garantizar una obligacin, financiar una obra. La redaccin de estas est fija a ciertas formalidades
legales, las mismas que requieren de un estudio e interpretacin cuidadosa. Los documentos negociables son aquellos con
los cuales se puede comprar o vender cualquier bien y adems pueden convertirse en efectivo en el momento de su
presentacin. Los documentos negociables ms utilizados son: cheque, letra de cambio, pagar, acciones de sociedad
annima, etc.

Documentos No Negociables. -Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso
diario, constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la
misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes. Los documentos no negociables ms usados son: nota de
crdito, nota de debito, recibo, vale de caja, vale de pago, etc.

Los documentos no negociables se clasifican en dos grupos:

Documentos Regulados.-Son aquellos que desde el diseo, impresin y distribucin deben seguir ciertas
regulaciones por organismos de control estatal.

Documentos No Regulados.- Son aquellos que no necesitan ser regulados por los organismos de control estatal.

El asiento de apertura: Este es el primer asiento que se hace en contabilidad. Se realiza al iniciarse las actividades
o al inicio del ejercicio econmico.

Consideraremos que el cierre de la contabilidad es la operacin a travs de la cual se detiene momentneamente el registro
de operaciones para ofrecer una visin del patrimonio, de la situacin financiera de la empresa y de sus resultados, en un
momento concreto del tiempo.
El asiento de apertura se formar cargando las cuentas de Activo del Balance y abonando las de Pasivo.

Asientos de operaciones: Dentro de esta categora se encuentran aquellos asientos relacionados con la contratacin y
mantenimiento de operaciones financieras. As dentro de esta agrupacin entre otras cuestiones se encontrar con el
tratamiento contable de las siguientes situaciones:

- Operaciones en moneda extranjera

- Contratacin de operaciones de financiacin

- Pago de cuotas de operaciones de financiacin

Asiento de Ajuste: estos corrigen las diferencias o distorsiones que al cierre del ejercicio se encontraron, esto con el fin de
lograr tener una imagen real de la situacin econmica financiera y patrimonial de la empresa.

Los objetivos de los asientos de ajuste son:

Determinar los resultados obtenidos en una empresa aplicando la base de contabilidad del devengado.

Determinar la situacin patrimonial y financiera de una empresa a una determinada fecha, incluyendo operaciones de
devengamiento.

Verificar y corregir (cuando corresponda) la exactitud de las partidas registradas.

Reconocer los efectos de la inflacin de acuerdo con normas de contabilidad, para preparar y emitir estados financieros a
moneda constante.

Asiento de Cierre: este asiento da como finalizado el proceso contable y consiste en cerrar todas las cuentas de balance
(activo, pasivo y capital) que muestren saldo, para esto se requiere acreditar el saldo que tengan las cuentas de activo y
cargar el saldo que tengan las cuentas de pasivo y capital.

El objetivo fundamental del cierre de registros contables es:

No permitir la posterior incorporacin de transacciones.

Eliminar o cerrar definitivamente la totalidad de cuentas de resultado.

Incorporar contablemente los resultados obtenidos a la conclusin del ejercicio.

Eliminar o cerrar transitoriamente cuentas de balance.