SOP PENGENDALIAN

DOKUMEN DAN REKAMAN

No. Dokument :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :

Halaman :

UPT Puskesmas DTP

GunungKencana H. NURHASAN, SKM
NIP. 196209021985011002
Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-
dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan,
distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala
sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui
1. Pengertian
dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan /
kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
 Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-
9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga
2. Tujuan
memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-9001:2008 .

3. Kebijakan

4. Refrensi

5. Alat dan Bahan ATK, Formulir

1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit
/ Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :
Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir

2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN

MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan
dokumen sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian,
Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan),
Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/
Perubahan

3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN

6. Langkah-Langkah Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas

4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang
merupakan identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen,
Nomor kode dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ),
Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan,
diperiksa, disahkan )

5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang
terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
 MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan
nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit
menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit
Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya :
Jenis dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN

REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat
ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan
dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan
Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali
diberi cap TERKENDALI dengan persetujuan MR.

7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN

DOKUMEN DAN REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak
berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti
penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir
berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik
diberi cap TAK TERKENDALI , dan disimpan MR sebagai
arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh
MR.

10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan

mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir
daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah
tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan
dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal
 Menetapkan Membuat
Jenis Dokumen Dokumen

Memberikan Mengesahkan
Identitas isi dokumen

Menerbitkan &
Memberikan
Mendistribusi
Penomoran

Menerbitkan
Merevisi
7. Diagram Alir Ulang
Dokumen

Melakukan
Melakukan
Peninjauan
Penarikan &
Ulang
Pemusnahan

Melakukan
Pengendalian
Dokumen
eksternal

8. Unit Terkait TU, Semua karyawan puskesmas

Formulir Bukti Penerimaan dokumen

Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
9. Dokumen Terkait Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal