Anda di halaman 1dari 9

WORK REDESIGN IN AN INSURANCE COMPANY

A. Latar Belakang
Staff eksekutif dari perusahaan asuransi jiwa yang relatif kecil sedang mempertimbangkan
sebuah proposal untuk memasang sebuah sistem Electronic Data Processing. Proposal
tersebut dipresentasikan oleh asisten presiden, John Skully. Dia telah melakukan studi
kelayakan dari peralatan tersebut setelah konsultan manajemen merekomendasikan
pembongkaran menyeluruh atas pekerjaan dalam perusahaan.
Konsultan manajemen telah dipekerjakan oleh perusahaan untuk mendiagnosis penyebab
turnover dan absensi yang tinggi. Setelah meninjau kembali situasi dan berbicara dengan
kelompok karyawan, konsultan merekomendasikan agar struktur organisasi diganti dari
berbasis fungsional menjadi berbasis klien. Perubahan dari berbasis departemental akan
menyebabkan manajemen mendesain ulang pekerjaan untuk mengurangi biaya sumber
daya insani terkait tugas berspesialisasi tinggi.
Organisasi saat ini meliputi departemen yang terpisah untuk menerbitkan polis, menagih
premi, mengubah manfaat, dan mengolah aplikasi pinjaman. Karyawan pada masing-
masing departemen mengeluhkan tentang pekerjaan mereka yang membosankan, tidak
signifikan dan monoton. Mereka menyatakan alasan satu-satunya mereka tetap tinggal di
perusahaan adalah karena mereka menyukai atmosfir perusahaan kecil. Mereka merasa
manajemen memiliki perhatian tulus dengan kesejahteraan mereka namun sifat pekerjaan
yang tidak penting berkontradiksi dengan perasaan tersebut. Sebagaimana salah seorang
pekerja mengatakan, Perusahaan ini cukup kecil untuk mengenal hampir semua orang.
Namun pekerjaan yang saya lakukan sangat membosankan sampai-sampai terpikirkan
mengapa mereka perlu saya mengerjakan ini. Komentar ini dan berbagai komentar yang
hampir sama meyakinkan konsultan bahwa pekerjaan harus diubah untuk menyediakan
motivasi yang lebih besar. Menyadari bahwa peluang desain ulang pekerjaan yang dibatasi
oleh struktur organisasi, dia pun merekomendasikan agar perusahaan berganti ke berbasis
klien. Dalam struktur tersebut, setiap karyawan akan menangani setiap transaksi terkait
pemegang polis tertentu.
Ketika konsultan mempresentasikan pandangannya kepada anggota staff eksekutif, mereka
sangat tertarik dengan rekomendasinya. Faktanya, mereka setuju bahwa rekomendasinya
sangat beralasan. Mereka mencatat, bagaimanapun juga, bahwa perusahaan kecil harus
memberikan perhatian khusus terhadap efisiensi dalam penanganan transaksi. Basis
fungsional memampukan organisasi mencapai tingkatan spesialisasi yang diperlukan
untuk efisiensi operasi. Manager operasi internal mengatakan, Apabila kita berganti dari
spesialisasi, maka tingkat efisiensi akan turun karena kita akan kehilangan keuntungan
dari upaya spesialisasi. Satu-satunya jalan bagi kami menerima desain ulang pekerjaan
sebagaimana disarankan konsultan adalah untuk mempertahankan efisiensi kami; dengan
kata lain, tidak akan ada pekerjaan yang didesain ulang karena kami akan kehilangan
bisnis.
Manajer operasi internal menjelaskan kepada staff eksekutif bahwa disamping absensi dan
turnover yang berlebihan, dia juga mampu mempertahankan produktivitas yang dapat
diterima. Rentang dan kedalaman yang rendah dari pekerjaan mengurangi jangka waktu
pelatihan hingga minimal. Juga sangat memungkinkan untuk menyewa bantuan temporer
untuk mengatasi kesibukan pekerjaan dan menggantikan karyawan yang absen. Lebih
lanjut, katanya, mengganti pekerjaan orang-orang kita juga berarti kita harus mengganti
pekerjaan para manajer. Mereka sudah menjadi ahli di masing-masing wilayah
fungsionalnya, namun kita belum pernah mengupayakan untuk melatih mereka untuk
mengawasi lebih dari dua operasi.
Mayoritas staff eksekutif percaya bahwa rekomendasi konsultan harus dipertimbangkan
dengan matang. Pada titik tersebut, grup menugaskan John Skully untuk mengevaluasi
potensi Electronic Data Processing sebagai upaya untuk memperoleh operasi yang efisien
dalam kombinasi dengan desain ulang pekerjaan. Dia telah menyelesaikan studinya dan
mempresentasikan laporannya kepada staff eksekutif.
Pada lini bawah, kata Skully, di sanalah Electronic Data Processing akan
memampukan kita untuk mempertahankan efisiensi saat ini, namun dengan desain ulang
pekerjaan kita tidak akan memperoleh keuntungan lebih besar. Jika analisis saya benar,
kita harus menyerap biaya peralatan dari penghasilan, karena tidak akan ada penghematan
biaya. Oleh karena itu akan tergantung pada harga berapa kita bersedia dan mampu
membayar untuk meningkatkan kepuasan karyawan kita.
B. Problem Statement
1. Jelaskan karakteristik inti pekerjaan karyawan yang akan berubah apabila rekomendasi
konsultan diterima.
2. Alternatif strategi desain ulang yang mana yang seharusnya dipertimbangkan? Sebagai
contoh, rotasi kerja dan perluasan pekerjaan merupakan alternatif yang mungkin. Apa
pertimbangan yang relevan untuk itu dan desain lainnya dalam konteks perusahaan
tersebut?
3. Apa yang akan jadi keputusan anda dalam kasus ini? Apa yang seharusnya disediakan
manajemen untuk memberikan kepuasan bagi karyawannya? Pertahankan pendapat
anda!
C. Tinjauan Literatur
Desain Pekerjaan (Job Design) adalah penentuan cakupan pekerjaan, wewenang,
lingkungan kerja yang mendukung, spesialisasi dari sebuah proses atau organisasi.
1. Elemen Organisasi; Desain pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas. Salah
satu caranya dapat dilakukan melalui pendekatan mekanistik, procedural, dan
ergonomic. Jika dilakukan terlalu mekanistik maka tidak akan memuaskan dan tidak
akan meningkatkan kemampuan.
2. Elemen Keperilakuan; Mempertimbangkan keinginan menusia dalam pelaksanaan
suatu pekerjaan yang terdiri dari :
a. Autonomy (Responsibility for work)
b. Task Variety (use of different skill and ability)
c. Task Identity (doing the whole piece of work)
d. Task Siginificance (meaning of work to other)
e. Feed Back (information on performance)
3. Elemen Lingkungan; Mempertimbangkan keinginan masyarakat, budaya, kemampuan,
dan ketersediaan pegawai.
Aspek-aspek keperilakuan dan eficiency dapat menjadi dua hal yang bertentangan.
Untuk mengetahui karakteristik kerja perusahaan yang harus dirubah terlebih dahulu harus
diketahui bagaimana isi kerja yang dirasakan karyawan. Isi kerja yang dirasakan adalah
penilaian tentang aktifitas pekerjaan secara khusus dan karakteristik pekerjaan yang
berlaku secara umum oleh setiap individu yang melaksanakan pekerjaan. Ukuran isi kerja
yang dirasakan adalah berupa persepsi yang bisa berbeda pada setiap individu; perbedaan
kondisi sosial juga mempengaruhi persepsi atas pekerjaan. Lebih dari satu riset
menyatakan bagaimana seseorang menilai suatu pekerjaan sangat dipengaruhi oleh apa
yang dikatakan orang lain terhadap pekerjaan tersebut.
Setelah ditinjau dan dilakukan wawancara pada kelompok karyawan ditemukan bahwa
kondisi perusahaan saat ini berupa departemen-departemen dengan kerja yang
terspesialisasi. Karyawan dalam departemen ini mengeluh bahwa pekerjaan mereka
membosankan, tidak berarti dan monoton. Karyawan juga mengemukakan bahwa alasan
utama mengapa mereka tinggal adalah karena mereka senang dengan suasana perusahaan
kecil.
Untuk merubah isi kerja yang dirasakan karyawan perlu dilakukan pengukuran terlebih
dahulu isi pekerjaan yang ada. Dengan menggunakan Indeks Karakteristik Pekerjaan
(IKP) persepsi pemegang kerja diukur dalam enam karakteristik yaitu; varietas, otonomi,
identitas tugas, umpan balik, berhubungan dengan pihak lain dan peluang persahabatan.
Untuk itu dengan berdasarkan pada informasi yang didapat dari peninjauan konsultan kita
dapat mengukur IKP dan menentukan karakteristik mana yang harus dirubah dan
bagaimana perubahannya nanti agar isi kerja yang dirasakan karyawan menjadi lebih baik.
1. Variasi : Tingkat dimana sebuah pekerjaan membutuhkan karyawan untuk
menunjukkan kinerja dengan jangkauan luas atas operasional
pada pekerjaan mereka, dan/atau tingkat dimana karyawan harus
menggunakan berbagai macam peralatan dan prosedur pada
pekerjaan mereka.
2. Otonomi : Tingkat dimana karyawan telah memiliki suara yang cukup kuat
untuk menjadwalkan pekerjaan mereka sendiri, memilih peralatan
yang mereka gunakan, dan memutuskan prosedur yang mereka
ikuti.
3. Identitas Tugas : Tingkat dimana karyawan mengerjakan seluruh atau sebagian
pekerjaan mereka dan dapat dengan jelas teridentifikasi dengan
hasil yang telah mereka capai.
4. Umpan Balik : Tingkat dimana karyawan, sebagai pekerja, menerima informasi
yang mengungkapkan seberapa baik performa mereka dalam
bekerja.
5. Berhubungan : Tingkat dimana sebuah pekerjaan membutuhkan karyawan untuk
dengan pihak bersepakat dengan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan
lain mereka.
6. Peluang : Tingkat dimana sebuah pekerjaan mengizinkan karyawan untuk
persahabatan berbicara satu sama lain dalam bekerja dan untuk membentuk
hubungan informal dengan karyawan lain dalam bekerja.
Dalam memberikan alternatif terhadap desain perusahaan, terdapat beberpa teknik dalam
desain perusahaan, yaitu:
1. Rotasi Pekerjaan
Rotasi pekerjaan merupakan praktik untuk menggerakkan individu dari pekerjaan ke
pekerjaan guna mengurangi kebosanan dan meningkatkan motivasi potensial dan
prestasi. Rotasi pekerjaan meningkatkan rentang pekerjaan dan persepsi atas ragam isi
pekerjaan. Peningkatan keragaman tugas berkaitan dengan studi terbaru, akan
meningkatkan kepuasan karyawan, mengurangi beban mental, menurunkan jumlah
kesalahan karena faktor kelelahan, meningkatkan produktifitas dan efisiensi.
Rotasi pekerjaan ini sekaligus akan membantu meningkatkan derajat varietas kerja
dengan menambah rentang pekerjaan karyawan. Rotasi pekerjaan juga akan membuat
karyawan memiliki kesempatan lebih banyak untuk berinteraksi dengan pihak luar.
Ragam jenis pekerjaan dan batasan antar pekerjaan yang dilakukan karyawan akan
memeberi rasa puas dalam setiap penyelesaian satu pekejaan sehingga identitas tugas
masing-masing karyawan akan semakin jelas. Sedangkan dalam aspek otonomi
pekerjaan juga akan lebih baik dari sebelumnya karena dengan skill dalam melakukan
berbagai pekerjaan yang dimiliki karyawan dan hubungan baik antar karyawan maka
karyawan dapat melakukan penjadualan kerja mereka sendiri.
Dengan menerapkan rotasi pekerjaan juga akan didapatkan efisiensi kerja yang mana
dikhawatirkan akan hilang akibat penghapusan sistem spesialisasi pekerjaan. Karena
dengan rotasi pekerjaan karyawan akan memiliki motivasi kerja yang lebih baik.
Selain itu, rentang kerja yang luas membuat karyawan dapat menggantikan posisi lain
yang hilang bilamana ada karyawan absen. Hal ini tentu membuat produktifitas dan
efektifitas perusahaan dapat tetap terjaga.
2. Perluasan Pekerjaan
Perluasan pekerjaan merupakan praktik peningkatan jumlah tugas bagi orang yang
mempnyai tanggung jawab tertentu. Dengan kata lain perluasan pekerjaan
meningkatkan rentang pekerjaan tapi tidak menambah kedalamannya. Strategi
perluasan pekerjaan membentuk desepesialisasi atau meningkatkan jumlah tugas yang
harus dilakukan oleh seorang pekerja.
Seperti diketahui pada perusahaan asuransi ini karyawan mengalami kebosanan akan
kerja mereka yang monoton. Dengan diberlakukannya perluasan pekerjaan maka
karyawan akan memiliki rentang pekerjaan yang lebih luas yang diharapkan akan
meningkatkan kepuasan dan mutu produk serta menurunkan tingkat absesnsi dan turn
over. Dalam penerapan perluasan pekerjaaan akan diperlukan pelatihan keterampilan
lebih lanjut sehingga karyawan akan memiliki nilai lebih yang membuat karyawan
merasa puas akan kinerjanya yang akan terukur lebih baik dari sebelumnya dengan
rentang kerja yang lebih banyak; hal ini juga membuat karyawan merasa lebih berarti
didalam kerja perusahaan sehingga tingkat absensi dan turn over dapat ditekan.
Nantinya pelatihan ini juga akan berpenagruh pada peningkatan mutu produk karena
keterampilan karyawan yang meningkat.
3. Pemerkaya Pekerjaan
Pemerkaya pekerjaan adalah praktik peningkatan keleluasaan individu sehingga bisa
menyeleksi aktivitas dan hasil dari setiap pekerjaannya. Pemerkaya pekerjaan akan
menambah kedalaman kerja yang berarti akan meningkatkan psikologikal (khususnya
tanggung jawab, tantangan pekerjaan dan pencapaian). Secara langsung dengan
menambah tingkat kedalaman pekerjaan akan meningkatkan derajat otonomi pada
karakteristik pekerjaan. Pemerkaya pekerjaan membuat personil non manajerial
memiliki kewenangan untuk ikut mengatur pekerejaannya sendiri sehingga dapat
mengendalikan dan mengarahkan pekerjaannya sendiri, hal ini membuat manajeernya
memiliki peningkatan kedalaman pekerjaan berupa peningkatan fungsi pelatihan dan
konseling karyawan diluar fungsi pengendalian dan pengarahan.
Desain nomor 1 dan 2 merupakan desain yang dibentuk berdasarkan jangkauan
pekerjaan (Job Range) dan desain nomor 3 merupakan desain yang dibentuk
berdasarkan kedalaman pekerjaan (Job Depth).
D. Pemecahan Masalah
1. Berdasarkan pada informasi yang didapat dari peninjauan konsultan kita dapat
mengukur IKP dan menentukan karakteristik mana yang harus dirubah dan
bagaimana perubahannya nanti agar isi kerja yang dirasakan karyawan menjadi
lebih baik.
Karakteristik Keadaan di Perusahaan Tingkat IKP
Varietas Perusahaan terpisah dalam departemen-departemen Rendah
yang spesifik. Manajer operasional mengatakan bahwa
perusahaan memiliki manajer yang tidak pernah dilatih
untuk menangani lebih dari dua operasi. Hal ini
menyimpulkan bahwa rentang varietas kerja yang
sempit.
Otonomi Salah seorang karyawan berkata pekerjaannya terlalu Rendah
membosankan sehingga saya bingung mengapa
mereka meminta saya melakukan hal tersebut, hal ini
menunjukkan bahwa desain pekerjaan terbentur
struktur organisasi sehingga otonomi karyawan dalam
mendesain pekerjaannya terbatas atau hampir tidak
ada.
Identitas Karyawan bahkan tidak mengetahui kenapa Rendah
Tugas perusahaan meminta mereka melakukan pekerjaan
tersebut. Karyawan juga megungkapkan bahwa
pekerjaan mereka tidak berarti Itu berarti karyawan
tidak dapat mengidentifikasi hasil kerja mereka.
Umpan Balik Karyawan merasa bahwa manajemen mempunyai Tinggi
perhatian serius terhadap kesejahteraan.
Berhubungan Keadaan perusahaan yang terdiri dari departemen yang Rendah
dengan pihak terspesialisasi membuat departemen-departemen
lain tertentu akan jauh dari hubungan dengan pihak lain.
Peluang Karyawan berpendapat bahwa perusahaan cukup kecil Tinggi
Persahabatan untuk memungkinkan setiap karyawan saling
mengenal.

Dengan merujuk pada Indeks Karakteristik Pekerjaan yang berdasar atas hasil
peninjauan konsultan terhadap karyawan perusahaan maka dapat diketahui
karakteristik-karakteristik perusahaan yang perlu dirubah untuk meningkatkan isi kerja
karyawan yaitu; Varietas, Otonomi, Identitas Tugas,dan Hubungan dengan Pihak Lain.
2. Pada perusahaan asuransi ini karyawan mengeluarkan statemen bahwa pekerjaan
merkea tidak berarti. Pemerkaya pekerjaan ini akan memberikan implikasi langsung
terhadap hal tersebut. Peningkatan kedalaman pekerjaan akan secara langsung
mengubah isi kerja karyawan menjadi lebih bernilai sehigga karyawan menjadi
memiliki pencapaian atas kerjanya dan tidak menyepelekan fungsinya di perusahaan.
3. Hal yang harus diperhatikan perusahaan adalah kepuasan kerja itu sendiri dengan
meningkatkan otonomi dan pencapaian kerja setiap individu bukan justru menambah
esensi pekerjaannya. Karena dengan meningkatkan otonomi dan umpan balik maka
setiap karyawan akan memiliki nilai lebih dan akan lebih merasakan pencapaian akan
setiap hasil kerjanya. Kedalaman pekerjaan yang ditingkatkan akan mengurangi
tingkat turn over dan absensi karena karyawan akan merasa bahwa dirinya sangat
berarti terhadap kerja perusahaan.
E. Rekomendasi Kebijakan
Perusahaan telah memperkerjakan konsultan manajemen untuk mengidentifikasi masalah
turn over karyawan dan tingkat absensi yang tinggi merupakan langkah yang baik, karena
terkadang untuk melihat suatu masalah kita membutuhkan sudut pandang lain diluar ruang
lingkup perusahaan sehingga pandangan mereka atas masalah bisa terbebas dari bias.
Mendesain ulang proses kerja berarti mengubah cara bekerja dan dalam proses tersebut,
pasti ada yang menjadi lebih profesional dan ada juga yang akan tidak menyukainya.
Berikut merupakan masalah yang ditimbulkan dari mendesain ulang pekerjaan :
1. Program yang baru akan memakan waktu yang lama dan akan mengeluarkan biaya
lebih besar.
2. Ditujukan untuk memenuhi kebutuhan yang belum terpenuhi ditempat kerja
3. Ditolak serikat pekerja karena lebih banyak perkerjaan yang akan dikerjakan, tetapi
dengan upah yang sama
Maka dengan beberepa masalah yang diindikasikan akan muncul dengan mendesain ulang
pekerjaan, sebaiknya manajemen perusahaan harus kembali menghitung nilai manfaat dari
perubahan desain pekerjaan tersebut. Jika nilai manfaat yang diberikan lebih banyak
dibanding masalah dan pengorbanan yang dilakukan dan secara tidak langsung
memberikan dampak signifikan terhadap kinerja maka itu akan sangata layak untuk
dilakukan. Namun jika tidak sesuasi dan tidak berdampak signifikan terhadap kinerja
karyawan sebaiknya dicari alternatif lain diluar mendesain ulang pekerjaan untuk
mengatasi masalah yang sedang dhadapi tersebut.
F. Pembelajaran Dari Kasus
Perusahaaan asuransi ini mengalami kondisi dimana tingkat turn over dan absensi
karyawan yang tinggi. Hal ini dikarenakan kurangnya kedalaman dan rentang kerja
karyawan sehinggga motivasi interistik karyawan terhadap pencapaian perusahaan rendah.
Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukan desain pekejaan yang mengedepankan kedalaman
akan pekerjaan setiap karyawan atau dengan strategi pemerkaya pekerjaan. Desain ulang
pekerjaan ini akan melengkapi penerapan sistem data pemrosesan elektronik yang sedang
dikemukakan pada perusahaan tersebut; karena sistem ini akan membantu memangkas
pekerjaan sehingga karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang lebih memiliki tanggung
jawab dan skill kemampuan manusia dalam pengerjaannya. Dengan penerapan desain
ulang dan sistem pemrosesan data ini maka perusahaan akan mengeluarkan biaya
peralatan yang maksimal dan biaya pelatihan namun dengan hasil bahwa setiap
pencapaian kerja perusahaan akan dirasakan dari lini terbawah hingga eksekutif
perusahaan. Hal ini akan memberikan dampak pada jangka panjang dimana para karyawan
akan bersinergi utuh dengan perusahaan. Karyawan akan mengetahui pentingnya posisi
mereka dalam perusahaan dan perusahaan mengapresiasikan hal tersebut dengan
memberikan tanggung jawab dan timbal balik langsugn atas setiap pencapaian kerja
karyawan. Dengan begitu tanggung jawab akan pencapaian tujuan-tujuan perusahaan akan
dipegang dari lini terbawah perusahaan yang berarti pencapaian perusahaan akan
didukung semua sektor yang diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan
kedepannya.
G. Referensi
Gibson, Ivancevich, Donelly, Konopaske. 2012. Organization: Behavior, structure,
process. 14. Ed. McGraw-Hill.
https://herdi73.wordpress.com/2014/01/20/analisa-pekerjaan-dan-desain-pekerjaan/
http://giikha130908.blogspot.co.id/2012/04/desain-pekerjaan.html