MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS

MANAGING PROJECTS

Oleh :

Limas Moat Tambing 041311333207

Fitri Rachmadini 041511333225

Safana Mayasari 041511333235

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Airlangga

Prodi Akuntansi
 I. PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

PROYEK MACET DAN KEGAGALAN SISTEM

Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa yang tepat manajemen kemungkinan

besar akan menderita konsekuensi ini :
Anggaran yang berlebih
Penguluran waktu yang tidak diharapkan
Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan
Sistem yang dihasilkan oleh proyek informasi yang gagal sering tidak digunakan
sekali. Pengguna harus sering mengembangkan sistem manual paralel untuk membuat
sistem ini bekerja. Desain yang sebenarnya dari kegagalan sistem mungkin untuk
menangkap persyaratan bisnis yang penting atau meningkatkan kinerja organisasi.

SASARAN MANAJEMEN PROYEK

Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuan bisnis
tertentu. Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan,
peralatan, dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan kendala waktu
yang ditentukan. Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai
resiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan,
pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material, menetapkan
tugas, kegiatan mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan,
dan menganalisis hasil. Sebagai di daerah lain bisnis, manajemen proyek untuk sistem
informasi harus berurusan dengan lima variabel utama yaitu ruang lingkup, waktu, biaya,
kualitas, dan risiko.

II. MEMILIH PROYEK

Perusahaan biasanya disajikan dengan banyak proyek yang berbeda untuk

memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja.

STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

 Unsur struktur manajemen informasi proyek sistem di sebuah perusahaan membantu
memastikan bahwa proyek yang paling penting diberikan prioritas. Di puncak struktur ini
adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan komite Sistem Informasi kemudi.
Perencanaan strategis perusahaan kelompok bertanggung jawab untuk mengembangkan
rencana strategis perusahaan, yang mungkin memerlukan pengembangan sistem baru.

MENGAITKAN PROYEK SISTEM DENGAN RENCANA BISNIS

Organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana

bisnis secara keseluruhan dan di mana sistem strategis yang dimasukkan ke dalam
perencanaan tingkat atas. Rencananya berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan
arah pengembangan sistem (tujuan dari rencana), dasar pemikiran, sistem saat ini / situasi,
perkembangan baru untuk mempertimbangkan, manajemen strategi, rencana pelaksanaan,
dan anggaran.

ANALISIS PORTOFOLIO

Analisis portofolio dapat digunakan

untuk mengevaluasi sistem
alternatif proyek. Analisis portofolio
persediaan termasuk semua informasi
organisasi proyek dan aset sistem,
termasuk infrastruktur, kontrak
outsourcing, dan lisensi. Portofolio
investasi sistem informasi ini dapat
digambarkan memiliki profil risiko
tertentu dan bermanfaat bagi
perusahaan. Manajemen dapat menentukan campuran yang optimal dari investasi risiko
dan imbalan untuk perusahaan mereka, menyeimbangkan proyek high-price berisiko
dengan yang lebih low-price yang lebih aman.

MODEL PENILAIAN

Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek mana yang harus dipilih karena
banyak kriteria yang harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot untuk berbagai fitur
sistem dan kemudian menghitung jumlah tertimbang. Menggunakan Tabel di atas,
 perusahaan harus memutuskan antara dua alternatif perencanaan sumber daya perusahaan
(ERP) sistem.

III. MENENTUKAN NILAI BISNIS DARI SISTEM INFORMASI

BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI

Manfaat nyata dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat tak berwujud, seperti
layanan pelanggan lebih efisien atau ditingkatkan pengambilan keputusan, tidak dapat
segera dihitung tetapi dapat menyebabkan kuantitatif keuntungan dalam jangka panjang.
Sistem transaksi dan administrasi yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang
selalu menghasilkan lebih terukur, manfaat nyata dari sistem informasi manajemen, sistem
pendukung keputusan, dan komputer didukung sistem kerja kolaborati.

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Model penganggaran modal digunakan untuk mengukur nilai investasi dalam modal
jangka panjang proyek-proyek investasi. Metode ini bergantung pada langkah-langkah
arus kas masuk dan keluar dari perusahaan; proyek modal menghasilkan arus kas.
Biaya investasi untuk informasi proyek sistem adalah arus keluar uang tunai langsung
yang disebabkan oleh pengeluaran untuk hardware, software, dan tenaga kerja.

MODEL PENENTUAN HARGA OPSI NYATA

Model penentuan harga opsi nyata (real options pricing models - ROPMs)
menggunakan konsep pilihan valuasi dipinjam dari industri keuangan. Sebuah pilihan pada
dasarnya adalah benar, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak beberapa waktu ke depan.
Sebuah call option yang khas, Misalnya, pilihan keuangan di mana seseorang membeli
hak (namun tidak kewajiban) untuk membeli aset yang mendasari (biasanya saham) pada
harga tetap (strike price) pada atau sebelum contoh date.

KETERBATASAN DARI MODEL KEUANGAN

Fokus tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari Sistem informasi cenderung
mengabaikan dimensi sosial dan organisasi sistem informasi yang dapat mempengaruhi
biaya yang sebenarnya dan manfaat dari investasi. Keputusan investasi di banyak
perusahaan sistem informasi tidak memadai karena tidak mempertimbangkan biaya dari
gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem baru, seperti biaya untuk melatih
pengguna akhir, manajer perlu waktu menghabiskan mengawasi perubahan sistem yang
baru berhubungan.

IV. MENGELOLA PROYEK RISIKO

DIMENSI RISIKO PROYEK

Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas,
dan organisasi dan komponen teknis. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih
mungkin untuk membuat masalah yang kita telah dijelaskan sebelumnya atau menderita
keterlambatan karena mereka membawa tingkat yang lebih tinggi dari risiko daripada yang
lain. Tingkat proyek Risiko ini dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan
tingkat teknis keahlian staf sistem informasi dan tim proyek.

MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

Pengenalan atau perubahan dari suatu sistem informasi memiliki kuat perilaku dan
organisasi dampak. Perubahan dalam cara bahwa informasi adalah didefinisikan, diakses,
dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering menyebabkan untuk
distribusi baru otoritas dan kekuasaan.

Konsep Implementasi
Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan baru sistem informasi secara
efektif, Anda harus memeriksa proses implementasi. Implementasi mengacu pada
semua kegiatan organisasi bekerja menuju adopsi, manajemen, dan rutinisasi dari suatu
inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah
mengubah agen.
Peran Pengguna Akhir
Implementasi sistem umumnya manfaat dari tingginya tingkat keterlibatan pengguna
dan dukungan manajemen. Partisipasi pengguna dalam desain dan operasi sistem
informasi memiliki beberapa hasil positif. Pengguna dan spesialis sistem informasi
cenderung memiliki latar belakang yang berbeda, kepentingan, dan prioritas. Hal ini
disebut sebagai komunikasi user-desainer kesenjangan. Perbedaan ini menyebabkan
divergen loyalitas organisasi, pendekatan untuk pemecahan masalah, dan kosa kata.
Dukungan manajemen dan Komitmen
Jika proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen di berbagai
tingkatan, itu lebih mungkin dirasakan positif oleh kedua pengguna dan staf layanan
informasi teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa mereka partisipasi dalam proses
pembangunan akan menerima tingkat tinggi perhatian dan prioritas.
Reengineering, Aplikasi Enterprise, dan Merger dan Akuisisi
Mengingat tantangan inovasi dan implementasi, tidak mengherankan untuk menemukan
tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara aplikasi enterprise dan proses bisnis
rekayasa ulang (BPR) proyek, yang biasanya membutuhkan luas organisasi mengubah
dan yang mungkin memerlukan menggantikan teknologi lama dan sistem warisan yang
berakar dalam banyak proses bisnis yang saling terkait.

MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO

Berbagai manajemen proyek, persyaratan pengumpulan, dan metodologi perencanaan

telah dikembangkan untuk kategori tertentu dari masalah pelaksanaan. Strategi juga telah
dirancang untuk memastikan bahwa pengguna bermain sesuai peran selama periode
pelaksanaan dan untuk mengelola Proses perubahan organisasi.

Mengelola Kompleksitas Teknis

Proyek dengan teknologi menantang dan kompleks bagi pengguna untuk menguasai
manfaat dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek tersebut tergantung pada
bagaimana juga kompleksitas teknis mereka dapat dikelola,
Perencanaan formal dan Pengendalian Peralatan
 Proyek besar manfaat dari penggunaan yang tepat alat perencanaan formal dan alat
kontrol formal untuk mendokumentasikan dan memantau rencana proyek. Dua metode
yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek yang grafik
Gantt dan grafik PERT. PERT adalah singkatan dari Evaluasi Program dan Ulasan
Teknik, metodologi dikembangkan oleh Angkatan Laut AS selama tahun 1950 untuk
mengelola kapal selam Polaris program rudal.
Peningkatan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Pengguna Perlawanan
Proyek dengan struktur yang relatif sedikit dan banyak persyaratan terdefinisi harus
melibatkan pengguna secara penuh pada semua tahap. Pengguna harus dimobilisasi
untuk mendukung salah satu dari banyak pilihan yang mungkin desain dan tetap
berkomitmen untuk desain tunggal. Alat integrasi eksternal terdiri dari cara-cara untuk
menghubungkan pekerjaan pelaksanaan tim untuk pengguna di semua tingkatan
organisasi.

MERANCANG UNTUK PERUSAHAAN

Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi, proyek
sistem informasi harus secara eksplisit mengatasi cara di mana organisasi akan berubah
ketika sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, extranet, dan aplikasi Web.
Selain prosedural perubahan, transformasi dalam fungsi pekerjaan, struktur organisasi,
kekuatan hubungan, dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati.

Desain sociotechnical
Salah satu cara untuk mengatasi masalah manusia dan organisasi adalah untuk
menggabungkan praktek desain sociotechnical ke proyek-proyek sistem informasi.
Desainer mengatur set sebagainya terpisah dari solusi desain teknis dan sosial. Desain
sosial rencana mengeksplorasi struktur yang berbeda workgroup, alokasi tugas, dan
desain pekerjaan individu.

ALAT BANTU PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK

Perangkat lunak manajemen proyek biasanya memiliki kemampuan untuk

mendefinisikan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas,
membangun awal dan akhir tanggal untuk tugas, pelacakan kemajuan, dan memfasilitasi
modifikasi tugas dan sumber daya. Berkat popularitas media sosial seperti Facebook dan
Twitter, perangkat lunak manajemen proyek juga cenderung menjadi lebih fleksibel,
kolaboratif, dan user-friendly. Sedangkan perangkat lunak manajemen proyek membantu
organisasi melacak individu proyek, sumber daya yang dialokasikan kepada mereka, dan
biaya mereka, portofolio proyek perangkat lunak manajemen membantu organisasi
mengelola portofolio proyek dan ketergantungan di antara mereka.