URAIAN TUGAS PANITIA REKAM MEDIS

RSUD PANYABUNGAN
I. Tanggung Jawab :
1. Bertanggungjawab atas masuk dan keluarnya berkas rekam medis
2. Bertanggungjawab atas kerapian berkas rekam medis dan pengontrolan out
guide (tanda petunjuk keluar) yang dipasang.
3. Menjaga keselamatan berkas rekam medis dari kemungkinan hilang, rusak,
terbakar, kebanjiran dan lainnya.
4. Bekerjasama dengan pelaksana kelompok kerja lain dilingkungan rekam medis
5. Menjalin kerjasama yang baik dengan unit-unit lain.
6. Menjaga kerahasiaan isi rekam medis.
7. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan

II. Tugas Pokok :

Melaksanakan tugas dan bertanggungjawab atas penyimpanan, penjajaran serta
pengambilan kembali berkas rekam medis.

III. Uraian Tugas :

1. Menerima berkas rekam medis rawat jalan dari masing-masing poliklinik dan
UGD.
2. Mencatat berkas rekam medis yang diterima pada buku penerimaan rekam
medis.
IV. Retensi Rekam Medis

Latar Belakang
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan dan
6. Pemusnahan berkas RM
7. Adanya rasa was-was Aspek hukum

Penyusutan / Retensi :
Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan
cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

Pemusnahan :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM
yang sudah tidak mengandung nilai guna .

Tujuan Retensi :
1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )
4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif
Dasar Hukum :
1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang
penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)
2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk
Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit
3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-
47)
4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006
5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.
Dasar Hukum :
Pasal 8 ayat 1 :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan

Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan,
kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik

Pasal 8 ayat 3 :
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medikharus disimpan untuk jangka
waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut

Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat

Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi

Berkas Rekam Medis In Aktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM in aktif
3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan
Tata Cara Penilaian
1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in
aktif
2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:
Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
Nilai guna:
a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek
b) Sekunder: pembuktian, sejarah

Lembar rekam medis yang dipilah:

1. Ringkasan masuk dan keluar
2. Resume
3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan
6. Lembar kematian
Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif
Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan
Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite
Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait

Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.
Rawat jalan : 2003 7 tahun = Tahun 1996
Rawat Inap : 2003 12 tahun = Tahun 1991

2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi

Ka. Rekam Medis - Panitia Rekam Medis
Perawat Senior - Komite Medik
 Petugas terkait

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi

Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

4. Disiapkan form pertelaan :

No. No. Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PENYUSUTAN
Diposkan oleh dody putra di 00.43