Anda di halaman 1dari 22

MODUL PERKULIAHAN

Bahasa
Indonesia
Penulisan
Surat Dinas

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

13
Teknik Mesin MK82009 Sugeng Winarna,M.Pd

Abstract Kompetensi
Surat dinas atau resmi merupakan alat Setelah mempelajari materi pada bab ini
komunikasi tertulis untuk diharapkan mahasiswa dapat
menyampaikan berita/informasi yang memahami pengertian, jenis-jenis,
berisi tentang hal-hal yang bagian-bagian, bentuk-bentuk, dan
berhubungan dengan kedinasan. contoh-contoh surat dinas, serta mampu
Penjelasan jenis-jenis surat dinas menyusun surat dinas secara benar dan
dapat dilakukan berdasarkan wujud, efektif.
banyaknya sasaran, keamanan,
urgensi, dan tujuan atau maksud
isinya.
Latar Belakang

Pasti kita pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang
tua, atau kepada guru di sekolah. Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi
yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya, seseorang
mengirim surat melalui jasa pos dengan menggunakan amplop dan membubuhkan
perangko yang sesuai. Namun, zaman sekarang kita dapat mengirimkan berita atau
informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti faksimili, SMS (Short
Message Service atau layanan pesan singkat), dan e-mail (electronic mail atau surat
elektronik).

Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi
dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.1 Surat juga merupakan sarana komunikasi
yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain
yang berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau permohonan, laporan.
Selain itu, surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
pesan dari pembuatnya kepada pihak yang dituju.2 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI) surat adalah kertas yang tertulis; secarik kertas sebagai tanda atau keterangan; dan
sesuatu yang ditulis, sehingga surat merupakan alat komunikasi tertulis penyampai pesan
yang dapat memberikan kemudahan bagi penggunanya. Dalam mencari teman, seseorang
memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan. Nah! Seperti itu pula dalam
membuat sebuah surat. Untuk dapat membuat surat yang baik, kita harus memenuhi kriteria
di bawah ini, yaitu

1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika


2. Menarik, padat, dan jelas.

3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.

Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:

1. Sebagai sarana komunikasi

1
J.S. Marjo. Surat Menyurat Lengkap. (Semarang:Aneka Ilmu, 1990), hlm. 32.

2
Lamuddin Finoza. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia . (Jakarta:Mawar Gempita, 1991),
hlm. 5.

2016 Bahasa Indonesia


2 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan atau permintaan serta
permohonan berupa buah pikiran atau gagasan.

3. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat
menggambarkan citra penulis.

4. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.

5. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.

6. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.

7. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah


instansi/lembaga.

Sekarang kita sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki
jenis kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis jika dilihat dari segi
bentuk, isi, dan bahasanya;3 (1) Surat pribadi merupakan alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan
maupun kepada organisasi/lembaga. Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi, seperti komunikasi antara anak dengan orang tua,
antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Biasanya pada surat pribadi digunakan
semacam kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul. (2) Surat dagang atau niaga
merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang
hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan
kegiatan dagang. Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Beberapa
macam surat niaga, yaitu surat penawaran, surat pengaduan, surat pemesanan, surat
pengiriman, surat pembayaran barang, dan surat penagihan. (3) Surat dinas atau resmi
merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang
hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah.
Selain itu, surat dinas menjadi hal yang berhubungan dengan segala komunikasi tertulis
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi, sehingga menjadi alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan
pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau
sebaliknya. Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang diklasifikasikan berdasarkan
dari isinya atau kepentingannya.
3
Suyono. Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program Studi IPA/IPS. (Jakarta:Ganeca
Exact, 2007), hlm. 85.

2016 Bahasa Indonesia


3 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dengan demikian surat dinas yaitu surat yang berisi masalah-masalah kedinasan.
Umumnya surat ini dikeluarkan oleh kantor atau jawatan pemerintahan.4 Oleh karena itu,
surat dinas juga disebut dengan surat jawatan. Disebut surat jawatan karena surat dinas
umumnya dikeluarkan oleh jawatan atau kantor-kantor pemerintah. Namun, surat dinas
mungkin pula dikeluarkan oleh lembaga-lembaga swasta, atau oleh perseorangan. Maka
surat itu merupakan surat dinas karena surat tersebut isinya ditujukan untuk kepentingan
kedinasan, baik dinas di kalangan pemerintahan maupun di kalangan swasta. Akan tetapi,
fungsi-fungsi kedinasan sebenarnya tidak hanya berlaku di instansi-instansi pemerintahan,
tetapi berlaku juga di instansi swasta. Urusan-urusan seperti pemberian tugas, penyampaian
pengumuman, permohonan izin, atau perintah kerja juga dikenal dalam instansi swasta.
Jadi, apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi informasi yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu
disebut surat dinas atau surat resmi. 5 Surat dinas sering diidentikkan dengan surat resmi.
Hal ini karena surat dinas selalu ditulis dalam format dan menggunakan bahasa yang resmi.

Sebelum surat dinas ditulis, gagasan-gagasan yang akan disampaikan hendaknya


dipertimbangkan dengan baik. Setiap gagasan utama dituangkan dalam satu paragraf. Jika
terdapat tiga gagasan utama, berarti terdapat tiga paragraf. Struktur dan makna kalimat juga
perlu dipertimbangkan ketika menulis surat dinas. Kalimat-kalimat dalam surat dinas
hendaknya tidak terlalu panjang dan tidak berbelit-belit. Di samping memboroskan waktu,
kalimat-kalimat seperti itu sulit untuk dipahami.

Selain itu, pikirkan juga kata atau istilah-istilah yang akan digunakan dalam surat
dinas. Hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan atau kata-kata yang tidak jelas
maksudnya. Perlu diperhatikan juga pemakaian tanda baca. Tanda baca sangat
menentuksan maksud isi surat. Tanda baca dapat memperjelas gagasan dan membantu
pengungkapan perasaan penulis. Akan tetapi, penggunaan tanda baca sebaiknya tidak
berlebihan karena akan memgaburkan maksud kalimat.

13.2 Jenis-jenis Surat Dinas

Surat dinas terdiri dari berbagai jenis. Penjelasan jenis-jenis surat dinas dapat
dilakukan berdasarkan wujud, banyaknya sasaran, keamanan, urgensi, dan tujuan atau

4
Ibid. hlm. 86.

5
E. Zaenal Arifin. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. (Jakarta:Akademika Pressindo, 1996),
hlm. 2.

2016 Bahasa Indonesia


4 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
maksud isinya.6 Oleh karena itu, penjelasan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan
surat dinas secara lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut.

Berdasarkan wujudnya, surat dinas dapat berupa warkat pos dan surat bersampul.
Warkat berarti surat atau isi surat. Warkat pos merupakan lembaran surat yang dapat
dilipat seperti surat tertutup. Dengan demikian, warkat pos merupakan surat dinas yang
tidak menggunakan amplop. Wujudnya berupa lembaran kertas surat yang hanya berupa
lipatan-lipatan. Bagian yang tertutup merupakan isi surat dan bagian luarnya tercantum
alamat surat beserta nama pengirimnya. Surat yang disajikan dalam bentuk warkat,
biasanya surat-surat yang tidak bersifat rahasia. Kemudian, surat bersampul. Sesuai dengan
namanya, surat ini menggunakan sampul atau amplop. Surat-surat yang menyatakan
banyaknya lampiran-lampiran itu tidak mudah tercecer, surat bersampul tampak rapi dan
lebih santun. Surat dinas yang mengutamakan kerahasiaan.

Berdasarkan, banyaknya sasaran atau jumlah objek yang dikehendaki, surat dinas
dapat diklasifikasikan sebagai surat biasa, surtat edaran, dan pengumuman. 7 Yang pertama,
surat biasa, surat ini hanya dikirimkan kepada seorang atau instansi tertentu saja. Yang
termasuk jenis surat ini, misalnya, surat tugas, surat perjanjian kerja, surat peringatan, surat
penunjukkan, dan surat rekomendasi. Kemudian, surat edaran. Surat ini disebut dengan
surat sirkuler. Sesuai dengan namanya, surat ditujukan kepada beberapa orang atau
pejabat tertentu dengan harapan diedarkan pula kepada lingkup yang lebih luas. Yang
terakhitr, pengumuman. Pengumuman ditujukan kepada banyak orang atau instansi. Jika
orang atau instansi yang dituju itu tidak jelas karena terlalu banyaknya dan sulit dihubungi,
maka sebaiknya digunakan dengan model pengumuman. Selain lebih efektif, cara itu lebih
menghemat biaya.

Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot kerahasiaanya, isi surat terbagi
ke dalam beberapa macam. Ada bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa. Yang pertama,
surat sangat rahasia.8 Surat ini umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan
keamanan sebuah negara dan biasanya dikeluarkan oleh dinas-dinas rahasia negara,
seperti badan intelijen negara atau dinas-dinas rahasia lainnya yang berada di bawah
instansi kepolisian atau kejaksaan. Surat semacam ini disebut dengan istilah dokumen
rahasia dan biasanya ditandai dengan SRHS atau SR (sangat rahasia). Kemudian, surat
rahasia. Surat ini berisi RHS atau R (rahasia) hanya boleh dibaca oleh pihak yang dituju

6
Finoza. Op.Cit. hlm. 6.

7
Marjo. Op.Cit. hlm. 33.

8
Arifin. Op.Cit. hlm. 3

2016 Bahasa Indonesia


5 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dalam surat itu. Hampir serupa dengan surat sangat rahasia, dikenal surat konfidental, yaitu
surat yang isinya hanya boleh diketahui atau dibaca pejabat yang bersangkutan. Yang
terakhir surat biasa. Surat ini bila dibaca pihak lain walaupun bukan pihak yang ditujunya.
Hal ini karena walaupun isi surat tersebut diketahui banyak orang, tidak akan merugikan
penerima maupun pengirimnya.

Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat


khusus, surat kilat, dan surat biasa. Yang pertama, surat kilat khusus. Surat ini harus
diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya dengan secepat-cepatnya. Baik penyelesaian
atau pun pengirimanya tidak boleh ditunda-tunda, tapi harus dilakukan dalam waktu yang
sesingkat-singkatnya. Yang temasuk dalam surat ini, misalnya surat panggilan kerja, surat
perintah, dan surat tugas. Berikutnya, surat kilat. Surat ini harus pula diketahui dan
ditanggapi oleh penerimanya dengan secepatnya. Namun denikian, tidak secepat surat kilat
khusus. Sifatnya fleksibel, dalam arti semakin cepat diketahui atau direspon, akan menjadi
lebih baik. Terakhir, surat biasa. Surat ini kadang-kadang tidak memerlukan tanggapan atau
balasan. Isinya lebih kepada pemberitahuan biasa.

Berdasarkan tujuan atau maksud isi surat dinas, yaitu (1) surat pengumuman,
(2) surat pemberitahuan, (3) surat keterangan, (4) surat edaran, (5) surat undangan,
(6) surat laporan, (7) surat berita acara, (8) surat pengantar, (9) surat rekomendasi, (10)
surat perintah, (11) surat tugas, (12) surat kuasa, (13) surat pengusulan, (14) surat
pernyataan, (15) surat keputusan, (16) surat permohonan bantuan, (17) surat permohonan
izin, (18) surat peringatan, (19) surat balasan, dan (20) surat perjanjian.9

13.3 Bagian-bagian Surat Dinas

1. Kepala Surat
Kepala surat sering juga disebut dengan kop surat. Fungsi kepala surat
adalah sebagai identitas diri bagi instansi yang terkait. 10 Surat resmi pemerintah
atau perusahaan ditulis di atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah
dicetak). Kepala surat ini dapat juga dipakai sebagai alat promosi, dengan
mencantumkan bidang usaha, kantor-kantor cabang, bank-bank langganannya, dan
nomor alat komunikasi seperti telepon, teleks, kotak pos, dan faksimili. Oleh sebab
itu, kepala surat sebaiknya mencantumkan identitas instansi tersebut secara jelas
dan lengkap, meliputi (1) nama instansi, (2) lambang atau logo instansi, (3) alamat,

9
Marjo. Op.Cit. hlm. 34

10
Suyono. Op.Cit. hlm. 87

2016 Bahasa Indonesia


6 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
(4) kode pos, (5) nomor telepon, dan (6) nomor faksimile atau surat elektronik (e-
mail). Maka, unsur-unsur kepala surat meliputi dua hal, yaitu:

a. unsur utama meliputi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon


b. unsur tambahan meliputi logo atau simbol jawatan atau perusahaan, nama bank
langganan, alamat kantor cabang, dan bidang usaha, contoh:

2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan
surat itu ditulis.11 Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama
kota sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal surat pada umumnya ditulis pada
pojok kanan atas, sejajar dengan nomor surat.12 Penulisan tanggal surat dipisah
oleh tanda koma dan tidak boleh diakhiri oleh tanda titik. Hal lain yang perlu
mendapat perhatian adalah penulisan nama bulan jangan disingkat atau ditulis
dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak
disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda
baca apa pun, contoh:

Salah Benar

3. Nomor Surat
Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor
untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan
surat.13 Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai
acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari

11
Arifin. Op.Cit. hlm. 16

12
Ibid. hlm. 17

13
Marjo. Op.Cit. hlm. 35

2016 Bahasa Indonesia


7 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat
yang keluar. Penggunaan nomor surat berguna untuk:14

Memudahkan petugas kearsipan


Memudahkan mengatur penyimpanan
Memudahkan dalam pencariannya kembali
Mengetahui banyak surat yang keluar
Mempercepat penyelasaian surat-menyurat (membalas surat)
Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, tetapi sekurang-
kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat,
bulan, dan tahu surat, contoh:

Keterangan:
45 = nomor urut surat keluar
SP = singkatan dari Surat Penawaran
III = penanda bulan (Maret) saat surat dikirim
2009 = tahun surat dikirim

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah sebagai
berikut:

Huruf awal nomor harus ditulis dengan huruf kapital.


Kata nomor tidak boleh disingkat.
Pada akhir baris tidak diberi tanda baca apa pun termasuk tanda titik (.).
Kata nomor diikuti tanda baca titik dua (:) tanpa disela spasi.

4. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan suatu dengan yang lain. Lampiran
merupakan penjelasan dari jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. 15
Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti
dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.

Jika dokumen itu berjumlah satu lembar, harus disebut satu lembar. Namun,
jika terdiri atas satu berkas, harus dinyatakan satu berkas. Lampiran berguna
sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan
tambahan selain surat itu sendiri. Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi

14
Ibid. hlm. 36

15
Suyono. Op.Cit. hlm. 87

2016 Bahasa Indonesia


8 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
surat keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya. Kaidah-kaidah
dalam penulisan lampiran, ialah sebagai berikut:16

Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.


Penulisan kata lampiran boleh disingkat menjadi Lamp. atau tetap dituliskan
utuh, Lampiran.
Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran
dalam surat itu.
Pada akhir baris tidak diikuti tanda baca apa pun termasuk tanda baca titik (.).
Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.

Huruf awal kata lima dan tiga harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan
huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa pun. Jika
bilangan yang menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan dengan
satu atau dua angka, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti Lima
berkas, Tiga eksemplar). Akan tetapi, jika bilangan itu lebih dari dua angka,
pencantumannya dalam lampiran dengan angka (misalnya : 110 eksemplar).

5. Hal Surat
Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat
mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat
selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat karena hal surat sama dengan
judul karangan.17 Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara
penulisan judul dalam karangan biasa, yaitu singkat, jelas, dan menarik serta
berupa kata atau frasa dan buka berupa kalimat. Selain itu, sebaiknya gunakanlah
kata Hal dan bukan Perihal, contoh:

Salah

Benar

16
Ibid.

17
Marjo. Op.Cit. hlm. 36

2016 Bahasa Indonesia


9 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
6. Alamat Surat
Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa
yang harus menerima surat. Selain itu, alamat dalam merupakan alamat yang ditulis
langsung pada kertas surat. Fungsinya adalah sebagai pengontrol bagi penerima
surat dan bahwa hanya dirinyalah yang berhak menerima surat tersebut. 18 Bagi
pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang
dituju sewaktu pemasukan ke dalam surat.

Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula pada sampul surat atau
pada alamat luar. Alamat pada surat sampul surat berfungsi sebagai penunjuk bagi
kurir surat dalam menyampaikan surat itu. Maka dari itu, kita harus cermat dan hati-
hati dalam menulis alamat surat agar surat sampai pada tujuan. Tulislah alamat
dengan lengkap dan jelas, yang meliputi nama orang atau institusi yang terkirim,
nama jalan, nomor kantor, dan nama kota serta kode pos. Penulisan alamat surat
diatur sebagai berikut:

Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat
dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih
menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan
pemenggalan alamat tidak ada. Alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan
tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.
Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai
penghubung intrakalimat yang menyatakan arah.
Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak
diikuti titik).
Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat
mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya,
seperti Dr., Ir., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak digunakan. Demikian
juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten,
kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah
jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata
sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan
Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.
18
Finoza. Op.Cit. hlm. 10

2016 Bahasa Indonesia


10 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan
RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan
propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberti
tanda baca apa pun. Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode
pos, jika kota itu telah memilikinya, contoh:

7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis
surat berkomunikasi.19 Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat dinas
adalah Dengan hormat. Salam pembuka dalam surat resmi perlu dipertahankan
karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab.
Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor,
lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf
kapital, sedangkan kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua, kemudian salam
pemuka itu diikuti koma (,), contoh:

8. Tubuh Surat
a. Paragraf Pembuka Surat
Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak
pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang
20
sebenarnya. Alinea ini selain berfungsi untuk pengantar isi surat juga harus
menyesuaikan dengan isi surat. Walaupun disebut alinea, sesungguhnya bagian
ini umumnya tidak lebih dari satu kalimat. Bahkan sering juga alinea pembuka

19
Marjo. Op.Cit. hlm. 37

20
Arifin. Op.Cit. hlm. 29

2016 Bahasa Indonesia


11 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
sekaligus merupakan alinea isi. Alinea pembuka untuk surat pemberitahuan
hendaknya berbeda dengan alinea pembuka untuk surat tugas:

Melalui surat ini, kami beritahukan kepada Saudara Dadi Waras


Menindaklanjuti surat kami pada tanggal 9 April 2007, kami menugasi Saudari
Nurdiana
Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf
pembuka pada surat dinas ditandai dengan ini, bersama ini, atau berkenaan
dengan, contoh:

Dengan ini perkenankanlah kami untuk melaporkan kepada Bapak tentang


pelaksanaan ujian di .
Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta, yaitu
berupa.
Dengan ini kami beritahukan bahwa.
Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk
Bersama surat ini kami kirimkan kepada Bapak..
Berkenaan dengan., kami meminta Saudara untuk..
Dalam rangka melaksanakan., dengan ini kami menugasi...
Melalui surat ini kami mohon kepada Bapak untuk membuka acara...

b. Paragraf Isi Surat


Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang
diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat.21
Sesuatu yang disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan,
jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Agar pesannya sampai kepada si
penerima surat sesuai dengan keinginan pengirim, penggunaan singkatan, atau
istilah yang yang tidak lazim hendaklah dihindari karena hal itu akan
membingungkan penerima surat.

Setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah. Jika
ada masalah lain, masalah itu dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Kalimat-
kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan
salah tafsir. Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan
sopan. Alinea ini merupakan bagian surat dinas yang berisi maksud penulisan
surat. Isinya merupakan kelanjutan dari alinea pembuka dan menerangkan hal
yang dicantumkan sebelumnya. Selain itu, alenia isi merupakan bagian yang
menampung maksud-maksud pokok dari penulisan surat. Oleh karena itu, bisa
saja bagian isi lebih dari satu alinea jika maksud penulis itu terdiri atas dua atau
lebih. Alinea isi dengan pembuka memerlukan kata-kata penghubung seperti

21
Ibid. hlm. 31

2016 Bahasa Indonesia


12 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
sehubungan dengan hal di atas, berkenaan dengan hal tersebut di atas, dan
berkaitan dengan hal ini, contoh:

Berkenaan dengan hal tersebut, kami atas nama Pemimpin Kursus BIPA
Pravda Quest mengucapkan terima kasih kepada Saudara
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak untuk memberikan
bantuan sebanyak tersebut di atas.
Berkaitan dengan hal tersebut di atas, kami mohon Saudara untuk
memperlancar pengurusan izin penggunaan gedung tersebut.
Untuk itu, kami mohon izin agar dapat menggunakan tempat tersebut pada
waktunya. Keterangan selengkapnya kami lampirkan bersama surat ini.
Jika tugas tersebut sudah dilaksanakan, kami mengharapkan Saudara
menyusun laporannya. Laporan harus kami terima selambat-lambatnya satu
minggu setelah tugas itu selesai.

c. Paragraf Penutup Surat


Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi
surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan
terima kasih kepada penerima surat.22 Di dalam alinea penutup, biasanya berisi
simpulan, harapan, ucapan terima kasih, atau ucapan selamat. Alinea penutup
umumnya terdiri atas satu kalimat saja. Paragraf penutup berfungsi pula untuk
mengakhiri pembicaraan dalam surat. Surat yang tidak menggunakan paragraf
penutup terasa seakan-akan belum selesai. Contoh paragraf penutup yang
salah:

o Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan banyak terimakasih.


o Sebelum dan sesudahnya kami menyampaikan terimakasih banyak.
Contoh paragraf penutup yang benar:

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.\


Harapan kami, semoga kerja sama kita dapat ditingkatkan terus.
Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Terima kasih saya ucapkan atas
perhatian Bapak.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi permohonan kami.
Atas perhatian yang Bapak berikan kami nyatakan terima kasih.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara ini.
Besar harapan kami akan kehadiran Bapak/Ibu pada acara ini.
Atas bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih.

9. Salam Penutup
22
Ibid.

2016 Bahasa Indonesia


13 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
setelah berkomunikasi dengan pembaca surat.23 Salam penutup dicantumkan di
antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim
digunakan dalam surat-urat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi
pengirim terhadap penerima surat. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan
huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil.

Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya,
salam takzim, salam kami, dan wasalam. Hal-hal penting perlu diperhatikan dalam
penulisan salam penutup, yaitu; diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma (,). Bila tidak ada
salam pembuka, tidak perlu dicantumkan salam penutup, contoh:

Salah:

Benar

10. Penanggung Jawab Surat


Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas
penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap
kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di
bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas
penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan Nomor Induk Pegawai pejabat
yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan, contoh:

Salah

23
Marjo. Op.Cit. hlm. 38

2016 Bahasa Indonesia


14 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Benar

11. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas selain hal-hal tersebut
di atas:
a. Nama Jelas Pengiriman
Pengiriman surat adalah pihak yang menuliskan atau menyampaikan
surat. Dalam surat dinas akan lebih baik apabila nama pengirim dilengkapi
identitas diri kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas,
contoh:

Direktur Jendral Pendidikan Tinggi,


Ttd.
Prof. Dr. Robert Davis Chaniago, S.H., M.H., L.L.M.
NIP 130889802

Kepala,
Ttd.
Prof. Dr. Erick Estrada, S.S., M.Pd., Ph.D.
NIP 131288009

Seperti yang tampak pada contoh sebelumnya bahwa dalam


penulisan nama pengirim berlaku ketentuan-ketentuan seperti berikut:

2016 Bahasa Indonesia


15 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1) Pencantum identitas jabatan diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma.
2) Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital.
3) Nama pengirim tidak digaris bawahi dan tidak pula berada diantara tanda
kurung.
4) Pada akhir baris tidak diakhiri tanda titik kecuali untuk singkatan gelar,
seperti; Prof., Dr., S.S., S.H., M.H., M.Pd., L.L.M., Ph.D.
5) Singkatan NIP tidak bertanda titik.
Dalam surat-surat dinas pada bagian pengiriman tersebut sering
ditemukan singkatan-singkatan seperti a.n, anb., dan U.b. Berikut merupakan
uraian dari maksud singkatan-singkatan tersebut.

a) Singkatan a.n
Singkatan ini merupakan kepanjangan dari atas nama. Singkatan ini
digunakan jika pengirim mendatangi surat yang mengatas namakan pejabat
lain. Surat yang ditandatangani tidak perlu dikonsultasikan isinya kepada
atasan pengirim surat, contoh:

a.n Rektor
Pembantu Rektor I
Ttd
Wandasti Nasha Vechnaya Lyubov, M.A., Ph.D.
NIP 131087554
b) Singkatan anb.
Kepanjangaan anb. adalah atas nama beliau. Isi surat harus
dikonsultasikan kepada atasan pengirim surat untuk memperoleh
persetujuan. Isi surat merupakan tanggung jawab pejabat yang
diatasnamakannya itu, contoh:
Anb. Pemimpin Kursus BIPA Pravda Quest
Ttd.
Prof. Dr. Wandasti Navely, S.S., M.A.
c) Singkatan u.b.
Kepanjangan u.b. adalah untuk beliau. Singakatan ini digunakan jika
seorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani
surat dari Pejabat atasannya itu sendiri berhak menandatangani surat dengan
sebutan atasan nama (a.n) karena ia pun menerima limpahan wewenang,
contoh:
a.n. Dekan Pendidikan Bahasa dan Seni
Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa da Sastra Indonesia
u.b.
Sekretaris Jurusan,
Ttd
Nama jelas
NIP
d) Tembusan

2016 Bahasa Indonesia


16 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Tembusan surat dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui
pihak-pihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian pihak
yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirim surat itu.
Tembusan diletakkan pada margin sebelah kiri, lurus vertikal dengan nomor,
lampiran , perihal surat, dan sejajar dengan nama pejabat yang
menandatangani urutan atau hiearki teratas kepada yang terbawah. Hal yang
perlu diperhatikan dalam bagian ini adalah sebagai berikut:
Huruf awal katas tembusan situlis dengan huruf kapital.
Tanda titik dua mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu.
Tembusan diberikan kepada nama pejabat atau orang bukan kantornya.
Jika tembusan lebih satu, pengurutannya lebih dimulai dari pejabat yang
lebih tinggi.
Penulissan kepada Yth. tidak perlu dicantumkan.
Kata arsip atau pertinggalan tidak perlu dicantumkan, contoh:
Tembusan:

- Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat


- Kakandep Depdiknas Kabupaten Garut
e) Inisial
Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda pengenal
yang berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat.
Gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat tersebut.
Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang tersebut jika ada kesalahan
atau kekurangan-kekurangan pada surat tersebut, contoh:
TA/os (Tukul Arwana/Olga Syahputra).

13.4 Bentuk-bentuk Surat Dinas

Dalam buku Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas karya E. Zainal Arifin
disebutkan bahwa ada beberapa bentukan surat dinas yang digunakan di instansi di
Indonesia, antara lain; (a) format lurus penuh, (b) format lurus, (c) format setengah lurus, (d)
format takuk atau format bergerigi, dan (e) format paragraf menggantung.

Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus termasuk format surat resmi
Indonesia versi lama. Berdasarkan pengamatan, surat-surat resmi Indonesia lama banyak
menggunakan format setengah lurus. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Pembinaan
dan Pengembangan Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format
setengah lurus. Pusat Bahasa juga menganjurkan kepada masyarakat melalui penyuluhan
bahasa Indonesia di berbagai instansi, baik melalui telepon maupun surat, untuk
menggunakan format setengah lurus.

2016 Bahasa Indonesia


17 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Walaupun pada dasarnya format yang digunakan bergantung sepenuhnya pada
kelaziman instansi masing-masing, Pusat Bahasa akan merasa senang dan simpati jika
anjurannya, yakni agar masyarakat menggunakan format setengah lurus, ditaati dan
digunakan.

13.5 Contoh-contoh Surat Dinas

2016 Bahasa Indonesia


18 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2016 Bahasa Indonesia
19 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2016 Bahasa Indonesia
20 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Rangkuman:

Surat dinas atau resmi merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan
dinas sebuah instansi pemerintah. Selain itu, surat dinas menjadi hal yang berhubungan
dengan segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi, sehingga menjadi alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam
pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan,
penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari
instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

Surat dinas terdiri dari berbagai jenis. Penjelasan jenis-jenis surat dinas dapat
dilakukan berdasarkan wujud, banyaknya sasaran, keamanan, urgensi, dan tujuan atau
maksud isinya. Berdasarkan wujudnya, surat dinas dapat berupa warkat pos dan surat
bersampul. Berdasarkan, banyaknya sasaran atau jumlah objek yang dikehendaki, surat
dinas dapat diklasifikasikan sebagai surat biasa, surtat edaran, dan pengumuman.
Berdasarkan keamanan isinya, yaitu menurut bobot kerahasiaanya, isi surat terbagi ke
dalam beberapa macam. Ada bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa.
Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai surat kilat khusus,
surat kilat, dan surat biasa.

Bagian-bagian surat dinas, yaitu; (a) kepala surat, yaitu nama, alanat, dan identitas
lainnya dari instansi organisasi, (b) nomor surat, yaitu nomor inventaris surat, (c) tanggal
surat, yaitu memuat tanggal surat dibuat, (d) lampiran, yaitu hal-hal lain yang disertakan
dalam surat, misalnya, jadwal kegiatan, daftar peserta, atau perincian biaya, (e) hal atau
perihal, yaitu persoalan atau perkara yang dibicarakan dalam surat tersebut, (f) alamat surat,
yaitu surat tersebut ditujukan atau diberikan untuk siapa, (g) salam pembuka, yaitu
penghormatan terhadap penerima surat, (h) isi surat, yaitu memuat alinea pembuka, alinea
isi, dan alinea penutup dan (i) pengirim surat, yaitu pihak yang bertanggung jawab atas
penulisan atau penyampaian surat, biasanya disertai dengan pencantuman status/jabatan,
tanda tangan, dan nama jelas.

2016 Bahasa Indonesia


21 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arifin, E. Zaenal. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta: CV Akademika
Pressindo.

Finoza, Lamuddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia. Jakarta:Mawar Gempita.

Marjo, J.S. 1990. Surat Menyurat Lengkap. Semarang:Aneka Ilmu.

Suyono. 2007. Cerdas Berpikir Bahasa dan Sastra Indonesia untuk SMA Program Studi IPA/IPS.
Jakarta:Ganeca Exact.

2016 Bahasa Indonesia


22 Sugeng Winarna,M.Pd
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id