actividad Descripcin Responsable evidencia

Se realiza la solicitud de compras en el formato de requisicin de compra detallando las especificaciones

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tcnicas de los artculos a comprar, cantidades, fechas en que se necesita el producto.
2 Se realiza la aprobacin por parte del jefe de planta o gerencia, de la requisicin de compra.
Se procede a verificar toda la informacin detallada en la solicitud, necesaria para iniciar el proceso de
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compra.
Solicitud de cotizaciones al proveedor: Se busca en el listado de proveedores, los proveedores adecuados
para solicitarles cotizacin, teniendo en cuenta que:

Valor de compras Valor de compras

Hasta SMMLV 0
4 Superior a 1/2, 2 hasta 2 SMMLV 2
Superior a 3 SMMLV 3

En el caso que existe nicamente un solo proveedor en el mercado del bien o el servicio que se va a adquirir
se hace una sola cotizacin independiente del valor de la compra.
Las cotizaciones podrn ser realizadas telefnicamente y enviadas por correo electrnico.
Se reciben las cotizaciones fsicas o va correo electrnico, las cuales se anexan a la requisicin de
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compra.
Se procesa la informacin en el sistema, despus de tener los precios de los artculos cotizados, se realiza
cuadro comparativo si la cotizacin supera los 3 SMLV.
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Si no hay necesidad de cuadro comparativo, se genera la Orden de compra para firma del Jefe de Planta o
Gerencia y se pasa a la actividad 10
Se genera el cuadro comparativo, donde se detalla el precio, la forma de pago, el tiempo de entrega y
otras observaciones, el cuadro es enviado al jefe de planta o gerencia para la aprobacin, sugiriendo la
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mejor cotizacin.
Se adjuntan las cotizaciones recibidas y que soportan el cuadro comparativo realizado.
Revisin del cuadro comparativo enviado por la persona solicitante, con la opcin de aprobarlo o
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rechazarlo, tambin se puede revisar las cotizaciones recibidas que se adjuntaron en el paso 7
Una vez aprobado y firmado el cuadro comparativo, se procede a enviar la requisicin con la cotizacin
9 seleccionada al jefe de contabilidad para la asignacin de cuentas. Este paso se realiza exista o no cuadro
comparativo para que el proceso siga su curso.
Se revisan las requisiciones de compra y se asigna el rubro presupuestal, puede cambiar segn el criterio
10 del Jefe de contabilidad y/o el centro de costos detallado en las solicitudes, el cual es colocado por el
solicitante.
 Se recibe la notificacin de asignacin de rubro, se procede a ingresar a la requisicin y se asocia la
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cuenta que le fue estipulada por el rea contable.
12 Se aprueban las requisiciones.
Se genera la orden de compra, ingresando los datos ya acordados con el proveedor en la cotizacin, fecha
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de entrega, forma de pago, plizas, etc.
Se firma la orden de compra, si la orden es hasta 3 SMLV, si supera este monto coloca un visto bueno
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para que pase a firma de Gerencia.
Se firma la orden si esta supera los 3 SMLV, si la orden supera los 10 SMLV pasa a otras firmas de
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XXXXXX
Una vez se recibe la notificacin de la firma de la orden, se procede a enviar por correo electrnico la
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orden al proveedor para poder despachar los artculos solicitados.
Se chequean la mercanca y/o artculos enviado por el proveedor, que cumplan con lo acordado en la
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orden de compra y se realiza el RM en el sistema
Se realizan las evaluaciones de proveedores en el formato establecido para esta actividad, a los
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proveedores crticos de la empresa.