CICLO : IX A
PLAN ESTRATGICO, PLAN OPERATIVO DE GESTIN PARA UN PROYECTO DE INVERSIN
AUDITORIA II
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UNI
Para asegurar que las cosas se estn haciendo bien, es imprescindible disear un plan
estratgico empresarial de donde partir y que oriente la puesta en marcha de estrategias
de mejora continua.
Toda empresa disea planes estratgicos para el logro de sus objetivos y metas
planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, segn la amplitud y
magnitud de la empresa. Es decir, su tamao, ya que esto implica que cantidad de planes
y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles
inferiores.
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PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDAD
TAREAS
PLAN
Suele definir los fines, objetivos, prioridades y metas de un pas, de un sector o de una
institucin o servicio. Medios, acciones, recursos, estrategias y polticas para lograrlo
dentro de un horizonte de tiempo previsto, que puede cubrir el largo, mediano o corto
plazo. Suele disgregarse en programas y proyectos, y puede incluir objetivos generales y
especficos de prioridades y polticas. Que coinciden con los de su programa. Incluye
tambin la especificaron de prioridades y polticas para la asignacin de recursos, as
como las previsiones de organizacin, seguimiento, evaluacin y control del proceso de su
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PROGRAMA
Por lo general, se inscribe dentro del proceso de instrumentacin de un plan. Cuenta con
una bolsa de recursos financieros propios que recibe la unidad o entidad, responsable de
su administracin y define criterios, prioridades, lneas de accin y polticas, para la
asignacin de recursos a los proyectos y actividades que se desarrollan dentro del mbito
de un conjunto de proyectos que tienen objetivos similares o complementarios. Los
programas constituyen el modo ordinario de operacin de las entidades gubernamentales
o de servicio pblico. Pero tambin existen muchas instituciones privadas, de carcter
nacional e internacional, que fundan o establecen programas para financiar determinado
tipo de proyectos relacionados con las polticas, los objetivos y las metas que cada uno
persigue. En planeacin no resulta tcnicamente correcto hablar de programas que no
cuentan con una bolsa de recursos propios. Cuando un proyecto es autorizado y se le
asigna recursos financieros de acuerdo con su presupuesto, funciona en realidad como un
pequeo programa.
PROYECTO
Es un proceso que describe la idea dinmica de una accin organizada para lograr
determinados fines u objetivos, que se puedan planear, administrar y evaluar por si
mismo, construyendo un mbito de una gestin peculiar que no puede ser confundido con
el de la entidad madre o del sistema en donde surge. El proyecto se puede definir como la
descripcin y desarrollo de un proceso que permite resolver un problema relevante y
complejo, y orientar un proceso de cambio mediante la instrumentacin de estrategias
apropiadas, dentro de un horizonte de tiempo y espacio dados. Como se hace: Un buen
proyecto no surge como una solucin improvisada y difcilmente podr garantizar el logro
de sus objetivos y metas, si no cuenta con personal competente para su realizacin.
ACTIVIDAD
TAREA
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PLAN: De educacin
PROGRAMA: de Construccin de edificios escolares
PROYECTO: construir este edificio escolar
ACTIVIDAD: levantar la pared
TAREA: colocar un ladrillo
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El Porvenir
De Las
Proceso Filosofa Estructura
Decisiones
Actuales
b) Proceso
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c) Filosofa
Tercero, la planeacin estratgica es una actitud, una forma de vida; requiere de
dedicacin para actuar con base en la observacin del futuro, y una determinacin
para planear contante y sistemticamente como una parte integral de la direccin.
Adems, representa un proceso mental, un ejercicio intelectual, ms que una serie
de procesos, procedimientos, estructuras o tcnicas prescritos.
d) Estructura
Cuarto, un sistema de planeacin estratgica formal une tres tipos de planes
fundamentales, que son: planes estratgicos, programas a mediano plazo,
presupuestos a corto plazo y planes operativos. La planeacin estratgica es el
esfuerzo sistemtico y ms o menos formal de una compaa para establecer sus
propsitos, objetivos, polticas y estrategias bsicas, para desarrollar planes
detallados con el fin de poner en prctica las polticas y estrategias y as lograr los
objetivos y propsitos bsicos de la compaa.
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Sallenave (1991), afirma que "La Planificacin Estratgica es el proceso por el cual los
dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta
gerencia, sino un proceso de comunicacin y de determinacin de decisiones en el cual
intervienen todos los niveles estratgicos de la empresa". La Planificacin Estratgica
tiene por finalidad producir cambios profundos en los mercados de la organizacin y en al
cultura interna.
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Antes es necesario:
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anlisis de las
formulacin de formulacin de
fortalezas y
objetivos anlisis del entorno alternativas
limitaciones de la
organizacionales estratgicas
empresa
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La planificacin estratgica proporciona la direccin que guiar la misin, los objetivos y las
estrategias de la empresa, pues facilita el desarrollo de planes para cada una de sus reas
funcionales. Un plan estratgico completo gua cada una de las reas en la direccin que la
organizacin desea seguir y les permite desarrollar objetivos, estrategias y programas adecuados a
las metas. La relacin entre la planificacin estratgica y la de operaciones es parte importante de
las tareas de la gerencia.
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Anlisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y
debilidades de la empresa. Las primeras constituyen las fuerzas propulsoras de la organizacin y
facilitan la consecucin de los objetivos organizaciones, mientras que las segundas con las
limitaciones y fuerzas restrictivas que dificultan o impiden el logro de tales objetivos.
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El primer punto consiste en determinar los alcances y lmites del sistema econmico, poltico,
social y cultural de la empresa. Esto reviste implicaciones definitivas en la formulacin de una
estrategia.
La empresa est obligada a estudiar las tendencias y cambios que ocurren en su entorno. Es
necesario distinguir entre las tendencias que pueden ser controladas por la empresa, que pueden
ser modificadas mediante su accin social, de las que apenas son susceptibles de influencia y de
las de carcter socieconmico que se hallan totalmente fuera de su control. Algunos negocios de
exportacin y el auge mismo de las empresas de un determinado pas se explican tal vez por la
relacin entre las tasas de inflacin y devaluacin, aspectos sobre los cuales ninguna empresa ni
pas tienen control.
PRESENTACIN
Es necesario que la empresa sepa de donde parte y qu metas quiere conseguir para
poder disear la estrategia ms adecuada para alcanzar sus fines.
Estos tres elementos son la razn de ser de la empresa. A travs de ellos se definen el
propsito y la forma de trabajar de la empresa, por eso, ningn plan estratgico debe
obviar este apartado.
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El diseo de estrategias para alcanzar los objetivos precisa de un anlisis previo para
conocer la situacin tanto de la empresa como del entorno en el que se ubica.
A travs del anlisis interno, las organizaciones deben indagar, de manera especial, en los
procesos que llevan a cabo. El objetivo de esta investigacin ser detectar los aspectos
positivos de la empresa, para sacar el mximo provecho, e identificar aquellos en los
que debera mejorar.
Para llevar a cabo estos estudios existen diversos y efectivos mtodos, entre los que cabe
destacar el anlisis DAFO.
LNEAS ESTRATGICAS
En este apartado, las empresas debern establecer las medidas que se llevaran a cabo
para alcanzar las metas planteadas.
Con el diagnstico inicial se han detectado debilidades y amenazas a las que se debe dar
respuesta, pero tambin oportunidades y fortalezas que hay que aprovechar. Toda esta
informacin recabada se debe tener presente a la hora de formular y priorizar las lneas
estratgicas que se van a llevar cabo.
PLAN DE ACTUACIN
Cada lnea estratgica se compone de diferentes planes de actuacin, que dan vida a la
estrategia definida.
En esta seccin del plan estratgico, los encargados de su elaboracin debern definir
cada uno de los planes de actuacin que se llevarn a cabo y sealar, de cada uno, a qu
lnea estratgica pertenece, qu objetivos persigue, las acciones que se llevarn a cabo y
los responsables o personas implicadas en el plan.
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Una vez que son identificadas las estrategias, deben ser evaluadas. Las estrategias de programa
importantes son en un sentido hiptesis que deben ser probadas y tambin son, a lo que el mundo
acadmico llama, problemas no estructurados. Esto significa que no existe una frmula sencilla
para crear una solucin.
El ltimo apartado del plan deber hacer referencia al proceso de evaluacin, es decir qu, cmo y
cundo evaluar, tanto el plan como de su puesta en marcha. Este proceso es imprescindible para
comprobar si se est desarrollando el plan segn lo previsto, valorar los resultados que se van
obteniendo e introducir las modificaciones y mejoras necesarias para alcanzar las metas.
DEFINICIONES BSICAS
los objetivos, metas actividades y recursos asignados a los componentes del proyecto,
durante un perodo determinado.
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Para la planificacin operativa inicial del proyecto (ao 0) y de los aos siguientes se
deben reunir las siguientes condiciones:
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PRINCIPIO DESCRIPCIN
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PARTICIPANTES RESPONSABILIDADES
DIRECTOR
Es responsable del buen desarrollo de todo el proceso en coordinacin con el
encargado (a) de planificacin y seguimiento y el administrador (a). Gestiona la
aprobacin del POA ante los Comits del proyecto. Presenta el POA para el visto bueno
de la Institucin Financiera.
Encargado (A) Conduce el proceso de preparacin del POA. Prepara y distribuye lineamientos para
De Planificacin
elaborar el anteproyecto, tomando en cuenta la estrategia del proyecto y orientaciones
Y Seguimiento
de entes contralores y ejecutor. Revisa en conjunto con los participantes las demandas
de acuerdo con los alcances del proyecto. Negocia con organismos coejecutores para
determinar capacidad de ofertar servicios y recursos necesarios. Devuelve informacin
y negocia con las comunidades las actividades a ejecutar en el ao. Elabora el
anteproyecto del POA. Participa a otros involucra- dos (usuarios (as) y las prestadoras
de servicios), IC, Organismo Ejecutor. Da seguimiento al trmite y aprobacin del plan y
revisa peridicamente el POA para ajustarlo a los niveles de recursos aprobados y a las
demandas cambiantes de los usuarios (as).
Encargados (as) Apoyan en la identificacin de las demandas de usuarios (as), las revisan y
de los
compatibilizan segn la capacidad de oferta de servicios estimada y recursos asigna-
componentes del
proyecto dos. Elaboran las propuestas iniciales para cada resultado y componente del proyecto a
incluir en el POA. Revisan peridicamente el POA para ajustarlo a los niveles de recursos
aprobados y a los cambios en las demandas de los usuarios (as).
Usuarios (as) Identifican y priorizan las demandas, negocian con la UP recursos para financiar la
contratacin de servicios. Dan seguimiento a la ejecucin del POA y participan en
actividades de evaluacin.
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PARTICIPANTES RESPONSABILIDADES
Entidades prestadores Reciben propuestas del proyecto y de los usuarios (as) para
de servicios
atender demandas, formulan ofertas y eje- cutan acciones
segn lo establecido en los contratos de servicios. Dan
seguimiento a los resultados y participan en actividades de
evaluacin.
Comits directivos Participan en la elaboracin del POA. Aprueban el POA y dan
seguimiento a la ejecucin.
Institucin ejecutora Emite lineamientos para preparar el POA institucional del
de gobierno
prximo ao. Aprueba y da seguimiento a la ejecucin del
Plan - Presupuesto.
Institucin financiera Da recomendaciones al proceso de formulacin y ejecucin
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Las actividades del plan - presupuesto son organizadas en un programa de trabajo, que se
recomienda sea para dos aos (considerando al menos dos ciclos plan -presupuesto), de
modo que los encargados (as) del POA en el proyecto puedan organizar las acciones de un
POA en ejecucin con la preparacin del POA para el perodo siguiente. Es decir, la UP se
encontrar en perodos donde estar formulando un nuevo plan sin haber terminado la
ejecucin del plan del perodo vigente.
ACTIVIDADES A REALIZAR
1. Preparacin del cronograma de trabajo Consiste en definir las actividades a
realizar, el momento en que se realizarn, los participantes y recursos necesarios
para la planificacin operativa. Como parte de este cronograma de trabajo se
deber considerar el diseo o ajuste de los mecanismos e instrumentos de
planificacin, para lo cual se debern con- templar ajustes al proceso de
planificacin establecidos por el organismo ejecutor del proyecto, las autoridades
nacionales de contralora y hacienda y los organismos de cooperacin financiera,
administracin o institucin cooperante (en el caso de los proyectos FIDA).
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INSTRUMENTOS
Esta etapa comprende desde el momento en que la UP recibe las orientaciones para
formular el POA, hasta que se enva para la revisin y aprobacin.
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El ciclo del presupuesto nacional comprende normas de carcter nacional, que imponen
lmites de recursos y plazos para presentar y aprobar los presupuestos de las entidades
pblicas y de los proyectos que eje- cutan. Por su carcter nacional, no permite hacer
excepciones y debe iniciarse con mucha antelacin al perodo en que se va a ejecutar. Por
lo general, este ciclo inicia de 6 a 9 meses antes del comienzo del ao fiscal.
Lo anterior hace necesario que los formuladores del plan operativo tengan muy presente,
que se trabaja simultneamente con dos tipos de informacin y con distintos plazos, y que
se debe hacer un esfuerzo por compatibilizar los dos ciclos, para que el plan sea un
instrumento de orientacin til al proyecto.
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ACTIVIDADES A REALIZAR
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PRODUCTOS
Los dos productos principales de esta etapa son el anteproyecto del POA y del
presupuesto.
INSTRUMENTOS
4. Taller de preparacin del POA. Comprende una serie de acciones para realizar la
adecuada formulacin del POA, que van desde la evaluacin de las actividades del
perodo en curso, anlisis FODA, definicin de estrategias operativas, anlisis de
demandas y definicin del presupuesto preliminar.
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ACTIVIDADES A REALIZAR
1. Remisin y trmite del POA presupuesto Es responsabilidad del Director (a), con
apoyo del encargado (a) de PS&E y el administrador (a) enviar el POA a las
diferentes instancias de revisin y aprobacin. Una constancia de las fechas de
entrega y copias del POA distribuidas deber ser llevada por el proyecto.
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PRODUCTOS
Consiste en la ejecucin de las actividades aprobadas con los recursos asignados, las
cuales son realizadas por medio de la contratacin de entidades prestadoras de servicios y
algunas acciones a travs de la ejecucin directa del proyecto. Durante la ejecucin el
proyecto deber realizar un seguimiento continuo de las actividades y los recursos, para
verificar si se estn alcanzando los resultados esperados en forma eficiente y eficaz y
plantear medidas correctivas, si es el caso.
La etapa de ejecucin inicia con el principio del ao presupuestario, que por lo general,
comienza en enero y concluye en diciembre. En los primeros meses del ao, la UP revisa el
POA que elabor el ao anterior, procede a ajustarlo y a detallarlo para iniciar la ejecucin
del ao.
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ACTIVIDADES A REALIZAR
Como parte de la ejecucin se debern realizar actividades como:
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Anlisis de diferentes regulaciones que afectan la ejecucin normal del POA, como
directrices de entidades gubernamentales y leyes especficas.
Anlisis de factores externos (supuestos y riesgos) que afecten la ejecucin del
proyecto
Revisin contina de los avances en las actividades, segn mecanismos de
seguimiento con los que cuenta el proyecto. Por ejemplo: reuniones semanales o
mensuales, visitas de campo, etc.
Preparacin de informes de ejecucin, misiones de supervisin, procesos de
rendicin de cuentas, estudios y evaluaciones sobre temas especficos
Discusin de los resultados de la ejecucin del POA - presupuesto y divulgacin en
forma peridica.
Replanteo de actividades, metas y estrategias, asignacin de recursos y
presupuesto global.
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Instituciones
contralo- ras y Avance fsico y financiero del proyecto
presupuestarias
PRODUCTOS
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INSTRUMENTOS
Revisin y ajustes del POA del nuevo ao. Da orientaciones para revisar y ajustar las
actividades, metas e indicadores establecidos en el POA.
BIBLIOGRAFA
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http://www.guiadelacalidad.com/modelo-efqm/plan-estrategico
https://www.isotools.org/2015/04/14/el-plan-estrategico-
empresarial-una-herramienta-para-la-calidad/
http://aunap.gov.co/wp-content/uploads/2016/04/Guia-para-la-
elaboracion-del-plan-operativo-y-el-plan-de-
inversi%C3%B3n.pdf
http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/icap/unpa
n033080.pdf
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