Introduccin

Cuando se dice de archivo, se habla de diferentes documentos o formatos que

contienen informacin de cualquier ndole y son almacenados en objetos que guarden su

conservacin para su inters; La Ley General de archivo, que a su vez es patriarcal a la

Gestin de documentos, regula el control y manejo simtrico de todos los documentos siendo

stos de inters pblico, privados, de patrimonio, entre otros; tambin dispone de artculos en

donde se dicta la categorizacin de archivos, el rea de archivo de correspondencia, la

administracin de documentos desde la gestin de archivo, el ciclo de vida que llevan los

documentos, la radicacin, conservacin de documentos y dems disposiciones funcionales

que cumple la Ley 594 del 2000en todas las entidades e instituciones del pas.
 Ley 594 del 2000 Ley General de Archivo

Los documentos son parte esencial de la vida, en ellos se traza cualquier informacin
que sea de especfica particularidad, sin duda alguna, el documento es el valor fsico del ser
humano por mantener en simetra una sociedad. A continuacin, redactar desde mi punto de
vista las diferentes disposiciones contempladas en la Ley 594 del 2000:

La Ley General de Archivo establece las reglas y principios generales para la funcin
archivstica del estado, quiere decir que sta ley da aplicabilidad a todas las entidades que
deben contar con un departamento de archivo para el manejo de documentos. Dentro de la
misma ley, hay definiciones generalizadas que forman parte de la trazabilidad de los
documentos y son fundamentales para llevar a cabo la gestin de documentos; el archivo es
un conjunto de documentos que tienen informacin ya sea de inters para entidades pblicas y
privadas que son conservados en lugares donde se lleve a cabo el orden e importancia de cada
uno y que stos documentos son de usabilidad por la informacin que lleva para cada persona
que lo requiera de acuerdo con las polticas empresariales y con la confidencialidad de la
informacin que lleva. Los archivos pblicos son todos los documentos que pertenecen a
entidades oficiales de servicio pblico y los archivos privados de inters pblico son todos
aquellos documentos que por su informacin que tiene importancia para la historia, ciencia e
investigacin son de inters pblico. La gestin documental se encarga del manejo,
organizacin y trazabilidad de los documentos de cualquier entidad, las tablas de retencin
documental es la evidencia plasmada en un listado donde se da avalo de los documentos
receptados en una lista elaborada y donde se asigna el tiempo de permanencia de los
documentos. stos son algunos de los diferentes conceptos que por relevancia son integrados
a la Ley General de Archivo.

Cada archivo cuenta con una caracterstica que lo hace diferente entre otros, dentro de

2
la Ley General de Archivo, hay una categorizacin desde su jurisprudencia y competencia
para los archivos:

Archivo General de la Nacin.

Archivo General del Departamento.

Archivo General del Municipio.

Archivo General del Distrito.

Los archivos son ubicados segn la rama organizacional del estado que son los
archivos de la rama ejecutiva, los archivos de la rama legislativa y los archivos de la rama
judicial, los archivos de los rganos de control y los archivos de los rganos autnomos.

La administracin de los archivos cumple con unos parmetros estructurados que

forma parte del proceso funcional del archivo. La administracin de los archivos es
responsable de la gestin de los documentos. Los espacios, lugares y elementos donde sern
receptados los archivos ser la instalacin para su almacenamiento, proceso que es ejecutado
desde la administracin de los archivos. Para la administracin de los archivos, las entidades
pblicas y privadas debern contratar el personal altamente profesional y capacitado en aras
del ciclo de vida, almacenamiento y clasificacin que deben tener todos los archivos
radicados, con base lgicamente en la Ley General del Archivo, el personal adecuado para las
funciones de archivstica deber cumplir con sus funciones. Los funcionarios del proceso
archivstico debern ejercer sus labores conforme al artculo 15 de la Constitucin Poltica de
Colombia, una transparencia tica en sus labores. Las entidades estn en la total obligacin de
capacitar el personal para estar actualizados en cuanto a normatividad y adaptacin de
cambios para el proceso archivstico, segn lo que dispongan las leyes. El Archivo General de
la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional y de especializacin en
archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por
instituciones educativas. El soporte documental podr ser almacenado por medios
tecnolgicos para la salvaguardia de la informacin, as como cintas reproductoras, CD, entre

3
otros.

La gestin de documentos proporciona programas de gestin documental, en donde se

aplicarn tecnologas y soportes en donde haya secuencia y ordenamiento en el proceso de
archivo. Los procesos archivsticos dentro de la gestin documental son de obligatoriedad
funcin tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos llevan una clasificacin como los archivos de gestin que son los
documentos utilizados para la parte administrativa, el archivo central es en donde se agrupan
documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general, los archivos histricos que son parte del
patrimonio y que su permanencia en el archivo central son permanentes. Todas las entidades
estn en absoluta obligacin de elaborar tablas de retencin documental, su finalidad es tomar
evidencia de la fecha y hora de la radicacin de los documentos, su clasificacin,
almacenamiento, agrupamiento de stos mismos con los dems que sean similares en la
documentacin correspondiente. Inventario documental. Es obligacin de las entidades de la
Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de
sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases,
Para el acceso y la consulta de los archivos, toda persona est en su derecho de acceder a la
informacin de diferentes archivos, siempre y cuando la informacin no sea de
confidencialidad. Los archivos que sean de absoluta reserva, sern caducados su periodo de
confidencialidad treinta aos posteriores a su expedicin, entonces cualquier ciudadano tendr
acceso a su informacin como tambin a tener copias o fotocopias del documento. Si los
documentos de valor histrico por su deterioro son difciles de divulgar, entonces su acceso
ser restringido para cualquier persona, evitando micro organismos que puedan perjudicar la
salud de cualquiera que quiera verlo.

El control y vigilancia de los documentos se har primero con las auditoras

pertinentes que sern oficio dispuesto en la Ley General de Archivo y harn las visitas para

4
corroborar la eficacia de la administracin documental en todas las entidades. Con
lineamiento en el artculo 80 de la Constitucin Poltica de Colombia, existirn normas
tcnicas y jurdicas que exijan la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y
servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus
disposiciones.

5
 Web grafa

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf