Fase 2

Hasil Analisis Infrastruktur yang Telah Ada

Berdasarkan hasil penelitian infrastruktur pada Cyberlabs telah terdapat beberapa infrastruktur di
bawah ini :
1. Koneksi Intranet / Local Area Network (LAN), telah menggunakan kabel serat optik, kabel
UTP cat6, LAN Card 1Gbps dan Switch hub.
2. Koneksi Internet, dengan menggunakan 2 provider, yaitu Telkomspeedy dan IconPlus.
3. Bandwith untuk internet 7 Mbps (3 Mbps dari Telkom Speedy, 4Mbps dari IconPlus),
sedangkan untuk LAN, bandwidth bisa mencapai 1Gbps.
4. Sistem Konfigurasi LAN/WAN, menggunakan PC Router untuk mengatur bandwidth dan
DHCP server untuk menentukan IP address otomatis.
5. Webserver, Mail Server dan FTP Server.
6. Mendukung akses jarak jauh (remote access), menggunakan VPN,
7. Aplikasi Freeware Teamviewer dan VNC.
8. Virtual Private Network. (VPN)
Tingkat Kematangan Perusahaan dalam Knowledge Management
Berikut adalah tabel karakteristik peringkat proses pengetahuan kerja dan dampaknya pada tiap
tahapan

Karakteristik peringkat proses pengetahuan kerja dan dampaknya pada tiap tahapan

Perusahaan Karakteristik yang Tahapan Pengetahuan

Anda harus di evaluasi 1 2 3 4 5 6 7 8
6 Sifat Produksi Berdasarkan keahlian Berdasarkan prosedur
Belajar dan
3 Peranan pekerja Semuanya Pemecahan masalah
mengingkatkan
Dalam database
5 Lokasi Pengetahuan Tacit Tertulis dan lisan
atau software
5 Pemecahan masalah Trial and error Metode ilmiah Tabel lookup
Sifat Jenis
3 Organic Mekanis Belajar
Organisasi
Kelayakan untuk
3 Tak satupun Tinggi
otomatisasi
4 Kemudahan transfer Rendah Tinggi
Kelayakan ragam
6 Tinggi Rendah Tinggi
produk
Pengendalian proses
5 Control kualitas Mengurutkan Umpan maju
secara statistik
40 Jumlah
4,4 Rata-rata

Untuk mengetahui tingkat kematangan atau posisi perusahaan dalam knowledge management bisa
menggunakan Bohns Stage Knowledge of Growth. Berikut adalah tabelnya :
Stag Knowledge Knowledge Location of Work Learning
e Stage Characteristic Knowledge Process Method
0 Total Ignorance Cannot tell the Undefinied Undefinied Undefinied
good state from
the bad
1 Pure Art Pure Art In the expert's Rely on trial Keep
head; so tacit that and error. repeating
it cannot even be processes.
articulated Hopefor
some
pattern(s) to
emerge.
2 Awareness List of possibly In the expert's Experts can Experts,
relevant head (tacit); dictate instead of all
variables exists however, the conditions other people,
expert can for processes keep
express it in to work well. repeating
words, diagrams, Some degree processes.
etc., although in a of Hope for
very limited way. randomness some
still exists; pattern(s) to
start with emerge.
methods that
might have
worked in
earlier
problems.
3 Measure Pretechnologica You are able to Patterns Same as
l decide which begin to above. You
variables are emerge; can be more
more important experts will, creative and
by noting their however, tweak
correlation with differ in their processes to
desirable outputs. opinions on see changes.
why
successful
processes
were
successful.
4 Control of the Scientific Written and Some parts Keep good
Mean method feasible embodied in of the records of
hardware/softwar knowledge what was
e to some extent. underlying done, what
the process happened,
can be and the final
explicated, outcomes.
 codified, and
written
down.
However, a
"recipe" is
yet to
emerge.
5 Process Local A local recipe A semi- Use the
Capability repeatable based on reliable records kept
recipe experience is recipe in the
developed; it emerges. preceding
often works, but Some steps stages and
not always; the in the recipe determine
notion of might still be statistic
following a random or patterns that
procedure to inconsistent. work.
obtain desirable Work
results begins to processesare
emerge. The tackled using
recipe this
might or might somewhat
not be formally repeatable
written down in (partially
its entirety. explicated
recipe).
6 Process Tradeoffs to Knowledge is Very Use the
Characterizatio reduce costs; a well documented mechanized; proven
n well-developed in the recipe; a highly methodology
recipe along methodology is automated; ; continuous
with a limited developed; it uses a application
knowledge of almost always timeproven of the
how works; applying methodology methodology
contingencies the process is . (recipe) will
are to be almost a allow
handled now mechanical task weaknesses
exists. of applying the and problems
recipe. in the recipe
to emerge.
7 Know Why Science; Most of the Codifed in More of the
automation is relevant computer above; this is
possible; a knowledge is software and as good as it
formal or documented; most process gets!
informal of tacit knowledge manuals.
quantitative is converted to
model is explicit; almost all
developed. knowledge can be
 codified and built
into computer
software; strong
knowledge of how
contingencies can
be dealt with now
exists.
8 Complete Nirvana Rarely possible. No need for This stage
Knowledge knowledge might never
management be reached;
or you will
knowledge never know
managers. when you are
Knowledge here;
management occasional
becomes a variations
natural part resulting in
of the firm or the inability
group; it is to apply
done processes
perfectly; from the
unlikely to preceding
ever stage push it
back to

Berdasarkan nilai karakteristik seperti pada tabel karakteristik hasilnya adalah 4,4. Bila bobot
tersebut dipetakan kepada Bohns Stages Knowledge of Growth, didapatkan bahwa hasil tersebut
berada pada stage ke-4.
Pada stage 4 ini, KM sudah menjadi bagian dari proses bisnis perusahaan. Penyebarluasan
Knowledge mulai dilaksanakan, dan dipromosikan secara aktif di perusahaan. Fokus dari
penyebarluasan knowledge ini adalah membangun strategi untuk menyebarkan knowledge yang
tersimpan di dalam perusahaan, dan bagaimana cara mengubah explicit knowledge yang tersimpan
di dalam perusahaan menjadi tacit knowledge para staf di perusahaan. Hasil utama yang
diharapkan dari stage 4 ini adalah kinerja KM ditinjau dari sisi keekonomisannya, telah mencapai,
bahkan melebihi ekspektasi perusahaan. Gabungan antara metric pengukuran kualitatif dan
kuantitat if digunakan dalam stage 4 ini untuk mengukur efektivitas dan efisiensi dari implementasi
KM, yang menjadi bahan pertimbangan untuk arah perusahaan ke depannya.
Membentuk Tim Knowledge Management
berikut adalah usulan struktur tim KM yang nantinya bertanggung jawab atas kelangsungan KM
di perusahaan.
Penjelasan fungsi dari masing-masing posisi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Manajer KM, berfungsi sebagai penanggung jawab memimpin dan mengorganisasikan
berbagai inisiatif dalam kelangsungan KM, dan untuk memimpin berbagai kelompok kerja
pada KM.
2. Analisis KM, unit yang berfungsi untuk mengelola isi dari KM. Berbagai konten-konten
yang terdapat di KM dia kelola untuk bisa ditampilkan dan disebarkan. Dia bisa
menampilkan, mana yang boleh masuk KM dan mana yang tidak boleh masuk KM, juga
berfungsi sebagai administrator KM.
3. Pengembangan KM, unit yang bertugas untuk merancang dan membangun infrastruktur
KM, misalnya Portal KM, yellow pages dan berbagai fasilitas lainnya yang terdapat di KM.
4. Operasional KM, unit yang bertugas untuk mengumpulkan, menyimpan dan
mendistribusikan knowledge.
Perancangan Blueprint Knowledge Management
Salah satu komponen utama dalam membentuk arsitektur KM adalah teknologi. Namun demikian,
fokus terhadap teknologi jangan terlalu berlebihan, karena akan melupakan inisiatif KM yang
lainnya. Dalam perancangan blueprint arsitektur KM, disini mengadopsi 7 layer KMS architecture
yang disusun Amrit Tiwana, namun disesuaikan dengan kondisi atau infrastruktur yang telah ada
di perusahaan.
Interface Layer
Interface layer merupakan layer yang menghubungkan user dengan teknologi yang ada untuk
melaksanakan proses-proses pengetahuan dalam KMS.
KMS lebih banyak dan lebih baik dalam mendukung explicit knowledge, tetapi harus tetap dapat
mendukung proses-proses tacit knowledge, serta harus dapat mengubah tacit knowledge ke dalam
informasi dan mengubahnya kembali ke tacit knowledge (tacit-explicit-tacit) seperti pada video
conferencing, chatting, live video atau audio dan fax. KMS juga harus dapat menyimpan tacit
knowledge ke dalam database untuk dapat disebarluaskan kembali di lain kesempatan.
Sesuai dengan kondisi perusahaan yang telah memiliki website namun belum difungsikan secara
khusus untuk KM, disini kami menyarankan untuk memilih platform Web dan Mobile sebagai
interface layer KM.
Access and Authentication Layer
Access and Authentication Layer yaitu lapisan untuk mengotentikasi pengguna yang tepat (valid
user). Pada tingkat ini keamanan dan akses dibatasi untuk lapisan-lapisan yang ada di bawahnya.
Hal ini diperlukan untuk menghindari penyusupan ilegal ke dalam system, dan untuk menjamin
keamanan, beberapa hal yang perlu dilakukan adalah:
Access privileges: Menetapkan beberapa tingkatan hak akses (Access privileges) ke data,
seperti read-only, kemampuan menulis, mengedit dan menghapus. Masalah keamanan dan
hak akses adalah isu yang sangat penting dalam penerapan KMS, karena jika hak akses
tidak diatur secara baik, akan menyebabkan gangguan dalam operasional KMS, misalnya
ada user yang tidak berhak meng-upload konten kepada KMS, tapi dia bisa melakukan
upload konten. Atau bisa terjadi juga, user bisa mengakses informasi yang sebetulnya dia
tidak berhak untuk mengaksesnya.
Membangun firewall antara extranet dan internet. Menguji sepenuhnya firewall oleh
serangan tiruan.
Membuat backup dan mirror sites, untuk memastikan jaringan dan data tetap dapat
berfungsi jika terjadi bencana, seperti kegagalan perangkat keras, pelanggaran keamanan,
atau virus.
Collaborative Intelligence and Filtering
Pada lapisan ini, terjadi proses pengindeksan konten untuk memungkinkan pengambilan konten
dengan cepat sehingga data bisa dengan mudah dicari dan difilter. Di samping proses ini, dalam
KMS harus ada fasilitas untuk pemberian rekomendasi dan penambahan knowledge baru.
Intelligence agent digunakan untuk mengakomodasi KM dalam melakukan push agent atau pull
agent, yang kedua-duanya dapat dipakai pada KMS secara bersamaan ataupun salah satu saja.
Sedangkan yang dimaksud dengan push agent ialah agen pintar yang terdapat KMS yang bertugas
mengirimkan knowledge secara otomatis terhadap user yang mendaftarkan diri, sedangkan pull
agent, ialah agen pintar yang terdapat KMS yang bertugas hanya menyediakan akses kepada
knowledge yang sudah tersedia. Keputusan user mengambil knowledge yang ada pada KMS atau
tidak, tergantung kepada user tersebut.
Application Layer
Aplikasi yang diusulkan dalam KMS:
 Direktori SOP (Standar Operasional Prosedur)
Standar Operasional Prosedur dari setiap unit kerja atau setiap divisi penting untuk dibuat
dalam KMS agar setiap pegawai yang baru menempati unit kerja yang baru mampu belajar
dari direktori ini.
Direktori Keahlian Pegawai
Keahlian pegawai sangat penting untuk didokumentasikan dan diharapkan bisa mendata
keahlian setiap pegawai di perusahaan.
Manajemen Dokumen dan Projek
Pengelolaan dokumen menjadi sangat penting agar dokumen-dokumen (baik fisik maupun
digital) bisa digunakan kembali di masa yang akan datang dan akan menjadi pengetahuan
baru untuk memperbaiki kesalahan dimasa lalu. Selain itu perlu melakukan manajemen
projek ini berguna kepada setiap pegawai yang mana saja yang sedang mengerjakan projek
dan melihat progress yang telah berjalan. Ini penting ketika ada projek baru yang masuk
maka tidak perlu bersusah harus menanyakan kepada satu per satu pegawai untuk
mengambil projek baru tersebut.
Forum Diskusi Online
Fasilitas forum diskusi dibuat untuk melakukan proses diskusi atas beberapa topik tertentu,
kemuadian para ahli bisa menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan oleh user lain,
sehingga terjadi proses knowledge sharing (berbagi pengetahuan).
Transport Layer
Perusahaan telah memiliki infrastruktur yang cukup untuk menerapkan KMS dan mampu
mendistribusikan knowledge. Infrastruktur yang telah ada diantaranya :
Koneksi Intranet / Local Area Network (LAN).
Koneksi Internet.
Bandwith untuk internet 7 Mbps, sedangkan untuk LAN mencapai 100 Mbps.
Sistem Konfigurasi LAN/WAN.
Webserver, Mail Server dan FTP Server.
Mendukung akses jarak jauh(remote access).
Virtual Private Network. (VPN)
Middleware and Legacy Integration Layer
Legacy Integration Layer menyediakan konektivitas antara legacy data antara sistem yang lama
dengan yang baru. Middleware Layer juga menyediakan konektivitas antara format data lama
dengan baru, Jangan sampai format data lama tidak bisa dipakai kembali. Hal ini bisa
mengakibatkan knowledge yang sudah ada sebelumnya tidak bisa dimanfaatkan. Untuk itu harus
dibuat cara agar format-format lama, masih bisa dibaca dan digunakan dalam KMS. Biasanya
melalui Web front end.
Pada saat ini sudah di perusahaan terdapat banyak pengetahuan yang tersimpan pada database
perusahaan yang berasal dari website dan penyimpanan cloud atau laporan-laporan berbentuk file
dokumen baik dokunmen word, spreadsheet, ataupun presentation.
Repositories Layer
Repositories Layer merupakan lapisan paling bawah dalam arsitektur KMS. Lapisan ini terdiri dari
database operasional, database diskusi, arsip forum, legacy data, arsip dokumen digital, dan object
repositories. Layer ini berfungsi sebagai lapisan yang menyimpan data. Fokus pada penyimpanan
knowledge menjadi sangat penting, karena jika tidak diperhatikan, knowledge tidak akan bisa
didayagunakan secara optimal.
Perusahaan menggunakan media penyimapan cloud seperti GDrive, Bitbucket maupun Harddisk
fisik. Mengapa menggunakan media tersebut, karena dengan media tersebut memudahkan
perusahaan untuk mengakses data-data penting yang diperlukan, selain itu penggunaan yang
umum memudahkan semua pegawai untuk mengaksesnya.