SENARAI SEMAK FAIL BAGI

BADAN BERUNIFORM/KELAB DAN PERSATUAN/SUKAN DAN PERMAINAN

_______________________________________________________________

BIL SEMAKAN TINDAKAN

PENGURUSAN FAIL

CATATAN
TIADA
PERTAMA GURU

ADA
PENYELARAS PENASIHAT
___/___/20_ ___/___/20_
1 SURAT PERMOHONAN PENUBUHAN
DRAF PERLEMBAGAAN
DRAF AKTIVITI ASAL
SENARAI JAWATAN KUASA PENAJA
2 SURAT KELULUSAN PENUBUHAN PERSATUAN
3 SURAT PERLANTIKAN GURU PENASIHAT
4 MINIT MESYUARAT AGUNG DISAHKAN
5 PERLEMBAGAAN YANG DISAHKAN
6 PERANCANGAN AKTIVITI YANG ASAL
7 RANCANGAN AKTIVITI TAHUNAN
8 TAKWIM KOKURIKULUM
9 SENARAI NAMA KEAHLIAN
10 SENARAI KEAHLIAN MENGUTIP DERMA/YURAN -
BENDAHARI
11 SURAT KELULUSAN MENGUTIP DERMA/YURAN-
BENDAHARI
12 AKAUN KEWANGAN/ BELANJAWAAN DISAHKAN
13 SURAT KELULUSAN MENJADI AHLI GABUNGAN
14 SURAT PERMOHONAN UNTUK MENJADI AHLI
GABUNGAN BADAN INDUK
15 MINIT-MINIT MESYUARAT
16 SURAT-SURAT PEKELILING YANG BERKAITAN
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH LAHAD
DATU
SEKOLAH
17 DOKUMEN PENCAPAIAN CEMERLANG AHLI
18 LAPORAN SETIAP AKTIVITI
19 LAPORAN TAHUNAN
20 DAFTAR PENILAIAN SETIAP AHLI
21 SURAT PENYERAHAN KEMBALI KUASA DAN
PERLANTIKAN GURU PENASIHAT OLEH PENGETUA
22 STOK DAN INVENTORI
23 CONTOH SIJIL/SURAT PENGHARGAAN

Disediakan oleh, Disemak oleh, Disemak oleh,

_______________________________ _______________________________ _______________________________

Guru Penasihat
Pengurusan Fail
PENGURUSAN FAIL

1. Fail Induk Kelab / Persatuan

1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan
Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama :

a. Draf perlembagaan
b. Draf aktiviti asas
c. Senarai Jawatankuasa Penaja

1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong

Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.

1.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan

kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

1.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan.

1.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.6 Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.

1.10 Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

1.11 Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.

1.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

1.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin
kepada Pengetua/Guru Besar.

1.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar.

1.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.

1.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

1.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

1.18 Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:

a. Kementerian Pendidikan Malaysia

b. Jabatan Pendidikan Negeri
c. Pejabat Pendidikan Daerah
d. Sekolah

1.19 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.

1.20 Laporan setiap aktiviti.

1.21 Laporan tahunan.

1.22 Daftar penilaian bagi setiap ahli.

1.23 Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin
daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

1.24 Stok dan inventori.

1.25 Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

2. Fail Pengerusi

2.1 Maklumat ahli

2.2 Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat
2.3 Perlembagaan kelab
2.4 Minit mesyuarat

3. Fail Setiausaha

3.1 Minit mesyuarat

3.2 Surat-surat berkaitan kelab
3.3 Buku-buku panduan kelab
3.4 Perlembagaan kelab
3.5 Maklumat ahli
3.6 Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat
3.7 Laporan Mingguan (Lampiran I)

4. Fail Kewangan (Bendahari)

4.1 Penyata kira-kira kewangan kelab

4.2 Bil-bil pembelian.